MANUAL PROSEDUR Pengendalian Dokumen Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2016
i
ii
DAFTAR REVISI Revisi ke 00 : Rumusan MP Pengendalian Dokumen Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi (LPKE) Jurusan Teknik Industri UB. Revisi ke 00 : Perubahan terkait nomor dokumen menjadi 00607 26102 disahkan pada tanggal 3 Juni 2016
iii
DAFTAR ISI Halaman Judul ……………………………………………………………………………..................i Lembar Pengesahan ………………………………………………………………………………….....ii Daftar Revisi..……………………………………………………………………………….................iii Daftar Isi …………………………………………………………………………............................iv I.
Tujuan
1
II.
Ruang Lingkup
1
III. Tanggung Jawab
1
IV.
Definisi
1
V.
Rujukan
2
VI.
Singkatan
2
VII. Garis Besar Prosedur
2
VIII Prosedur Pengendalian Dokumen LPKE .
3
iv
I. Tujuan dan Pengertian 1) Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu di Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Teknik Industri FT-UB. 2) Memastikan bahwa semua dokumen yang berhubungan dengan Manajemen Mutu di Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Teknik Industri FT-UB telah dikaji dan disetujui secara memadai. II. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen harus ditetapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. III. Tanggung Jawab Ketua Jurusan dan pengurus pengendalian dan perekaman dokumen Jurusan Teknik Industri bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen. IV. Definisi 1.
Spesifikasi produk adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu.
2.
Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi GJM FP-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk
secara
konsisten
sesuai
dengan
persyaratan
pelanggan dan peraturan yang berlaku 3.
Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis GJM UB 2008-20011 dan sasaran mutu GJM UB
4.
Dokumen
Mutu adalah dokumen
yang melengkapidokume akademik,
digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan penjaminan mutu. Dokumen Mutu
untuk
jurusan
adalah
Manual
Prosedur,
Dokumen
Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu.
1
5.
Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar
6.
Dokumen Level I ialah Dokumen Manual Mutu.
7.
Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja.
V. Rujukan 1.
Manual Mutu Jurusan (00607 05000)
2.
Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – PersyaratanISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional
VI. Singkatan 1.
MM
: Manual Mutu
2.
IK
: Instruksi Kerja
3.
MP
: Manual Prosedur
4.
UJM
: Unit Jaminan Mutu
5.
MR
: Management Representative
VII. Garis Besar Prosedur 1.
Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada Ketua Laboratorium. Setelah diterapkan Wakil ketua bidang, dikaji ulang oleh MR. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan.
2.
Sekretaris UJM menerbitkan dan menggandakan dokumen.
3.
Pendistribusian dokumen dilakukan oleh tata usaha jurusan dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen.
4.
Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 2
5.
Instruksi Kerja disiapkan oleh Staff yang relevan ditinjau untuk disetujui Ka Lab. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian penguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI.
6.
Dokumen Level I dan Level II dibuat oleh Ketua UJM dan sebelumnya diterbitkan harus disetujui oleh Ketua Laboratorium. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Prosedur dan Instruksi Kerja.
7.
Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.
8.
Masing-masing Ketua Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: • Judul/Nama • Nomor • Tanggal penerbitan • Persetujuan yang berwenang • Status perubahan (Revisi)
9.
Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA.
10.
Masing-masing Wakil Ketua Bidang harus mengendalikan data dengan cara berikut : • Peta Lokasi File Dokumen (site Map) • Peta Lokasi File Dokumen yang ada pada masing-masing bidang.
11.
Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah
penggunaan dokumen yang tidak
digunakan lagi. 12.
Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui.
13.
Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali. Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut 3
dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 14.
Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. jika Dokumen Terkendali di fotokopi
maka dokumen
tersebut dianggap
sebagai
Dokumen Tidak
Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 15.
Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. PLP harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR.
16.
17.
Dalam pengendalian rekaman, MR harus memberi identitas sebagai berikut: o
Judul/Nama
o
Nomor
o
Tanggal penerbitan
o
Persetujuan yang berwenang
o
Status perubahan (Revisi)
Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan perubahan Nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA.
18.
Masing-Masing Ketua Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut : • Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang\ • Peta lokasi file Rekaman atau borang yang ada pada masing-masin bidang.
19.
Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.
20.
Tiap
enam
bulan
sekali
Tenaga
Administrasi
melakukan
tinjauan
rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluarsa Asisten Laboratorium melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ka. Lab sesuai dengan metode pemusnahannya.
4
VIII. Prosedur Pengendalian Dokumen LPKE
Mulai
Kepala Laboratorium
Mengesahkan Dokumen
MR
Menerbitkan Dokumen
Staf Administrasi Lab
Menggandakan Dokumen
Staf Administrasi Lab
Mendistribusikan Dokumen
Penerima Dokumen
Mengganti Dokumen lama dengan yang baru
MR
Mengendalikan data
UJM
Merevisi Isi Dokumen
Penerima Dokumen
Menyerahkan kembali ke Sekretaris Jurusan
Selesai
5
