INSTRUKSI KERJA Peminjaman Dan Pengembalian Buku Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2016
i
ii
DAFTAR ISI
Halaman Sampul …………………………………………………………………………..................i Lembar Pengesahan ………………………….……………….……………………….................. ii Daftar Isi ………………………………………………………………………………….................. iii 1. Tujuan dan Pengertian ………………………………………………………………........ 1 2. Pihak-pihak yang terkait……………………………………………………………………… 1 3. Referensi ………………………………………………………………………………..………… 1 4. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………..…….. 1 5. Prosedur …………………………………………………………………………………….…….. 1 5.1 Syarat dan Ketentuan …………………………………………………………………… 2 5.2 Mekanisme dan Prosedur ……………………………………………………………… 2 6. Bagan Alir ………………………………………………………………………………………… 4 6.1 Bagan Alir Peminjaman Buku………………………………………………………..
4
6.2 Bagan Alir Pengembalian Buku........................................................
5
7. Evaluasi dan Tindak Lanjut ………………………………………………………………… 5
iii
1. Tujuan dan Pengertian Tujuan Manual Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Buku LPKE Jurusan Teknik Industri (JTI) ini adalah: 1) Menjelaskan prosedur peminjaman dan pengembalian buku di LPKE 2) Mempermudah pengendalian buku LPKE Adapun pengertian pengguna terkait dengan permasalahan dalam manual prosedur ini adalah pihak yang telah mendapatkan izin peminjaman buku milik LPKE. 2. Pihak-pihak yang Terkait 1) Pimpinan Fakultas (Dekan dan Pembantu Dekan I FT UB) 2) Ketua Jurusan Teknik Industri FT UB 3) Kepala LPKE JTI UB 4) Asisten-asisten LPKE JTI UB 5) Pengguna/ Peminjam buku (Mahasiswa/ Dosen JTI UB/ Pihak Luar yang memiliki izin peminjaman) 3. Referensi Referensi pembuatan manual prosedur ini adalah Manual Mutu Fakultas Teknik UB (00600 05000). 4. Ruang Lingkup Peminjaman buku ini hanya berlaku untuk mahasiswa, dosen JTI UB, dan pihak luar yang telah mendapat izin untuk melakukan peminjaman buku di LPKE. 5. Prosedur Dalam peminjaman buku di LPKE terdapat syarat dan ketentuan serta prosedur yang berlaku.
1
5.1
Syarat dan Ketentuan Syarat yang diberlakukan adalah adanya jaminan peminjaman buku Laboratorium yaitu berupa identitas pengguna (KTM, KTP, atau SIM pengguna). Identitas pengguna akan ditahan selama pengguna tersebut meminjam buku Labratorium dan akan dikembalikan setelah pengembalian buku Laboratorium. Selain itu peminjaman buku Laboratorium harus menggunakan surat resmi dari instansi terkait dengan tanda tangan penanggung jawab instansi atau kegiatan yang ditujukan kepada Kepala LPKE yang sudah mendapatkan ACC dari Kepala LPKE. Ketentuan yang diberlakukan adalah sebagai berikut: 1) Buku Laboratorium yang dipinjamkan sesuai dengan yang ada di surat peminjaman. 2) Lama peminjaman buku Laboratorium sesuai yang tertera dalam surat peminjaman. 3) Asisten laboratorium melayani peminjaman dan pengembalian buku Laboratorium pada hari kerja, mulai pukul 09.00 – 15.00 WIB 4) Apabila pengembalian melebihi batas waktu yang diberikan tanpa adanya konfirmasi ke asisten laboratorium, maka akan dikenakan denda. Denda berupa uang sebesar Rp 5.000,-/buku/hari.
5.2
Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan Prosedur Peminjaman Buku Mekanisme dan prosedur peminjaman buku di LPKE adalah sebagai berikut: 1) Pengguna
meminta
persetujuan
asisten
untuk
melakukan
peminjaman buku 2) Pengguna memilih buku yang akan dipinjam pada perpustakaan LPKE
2
3) Buku dan kartu identitas diberikan ke asisten laboratorium untuk diproses dengan mencatat identitas buku dan peminjam di Buku Arsip Peminjaman LPKE 4) Asisten menginformasikan tanggal pengembalian buku dan akan dikenakan denda jika pengembalian buku melebihi batasan waktu yang diberikan 5) Asisten menyimpan kartu identitas sebagai jaminan peminjaman buku 6) Setelah proses selesai, buku dapat dipinjam oleh pengguna Mekanisme dan Prosedur Pengembalian Buku Mekanisme dan prosedur pengembalian buku di LPKE adalah sebagai berikut: 1) Pengguna mengembalikan buku dalam kondisi baik (buku tidak rusak) 2) Asisten menerima buku yang dikembalikan, serta memprosesnya dengan memberi keterangan bahwa buku sudah dikembalikan oleh pengguna. Apabila buku yang dikembalikan melebihi batas waktu, maka asisten mengenakan denda kepada pengguna sesuai dengan perhitungan keterlambatan pengembalian buku 3) Asisten mengembalikan buku pada perpustakaan LPKE. 4) Asisten mengembalikan KTM pengguna
3
6. Bagan Alir 6.1
Bagan Alir Peminjaman Buku Mulai
Pengguna Buku
Pengguna meminta persetujuan asisten untuk melakukan peminjaman buku
Pengguna Buku
Pengguna memilih buku yang akan dipinjam pada perpustakaan LPKE
Asisten LPKE JTI UB
Buku dan kartu identitas diberikan ke asisten untuk dicatat.
Asisten LPKE JTI UB
Asisten LPKE JTI UB
Asisten LPKE JTI UB
Borang No. 00607 29004 Formulir peminjaman Buku dan Alat
Asisten menginformasikan tanggal pengembalian buku dan akan dikenakan denda jika pengembalian melebihi batas waktu
Asisten menyimpan kartu identitas sebagai jaminan peminjaman buku
Buku dapat dipinjam
Selesai
4
6.2
Bagan Alir Pengembalian Buku Mulai
Pengguna mengembalikan buku dalam kondisi baik ke asisten LPKE JTI UB
Pengguna Buku
Asisten menerima buku yang dikembalikan, apabila melebihi batas waktu maka pengguna diberi denda sesuai keterlambatan
Asisten LPKE JTI UB
Asisten mengembalikan buku pada perpustakaan LPKE
Asisten LPKE JTI UB
Kartu identitas yang telah ditinggal dikembalikan ke pengguna
Asisten LPKE JTI UB
Selesai
7. Evaluasi dan Tindak Lanjut
Evaluasi
dilakukan
pada
kejadian
diluar
prosedur
peminjaman
dan
pengembalian buku yang berlaku, yaitu sebagai berikut : 1) Apabila pengguna terlambat mengembalikan buku yang dipinjam, maka akan dikenakan denda sebesar 5.000/buku/hari. 2) Apabila pengguna mengembalikan buku yang telah dipinjam namun tidak sesuai dengan kondisi awal saat peminjaman, maka pengguna wajib mengganti buku tersebut sesuai dengan kondisi awal.
5
LAMPIRAN 1. Formulir Peminjaman Alat dan Buku
SURAT PEMINJAMAN ALAT/BUKU INVENTARIS LABORATORIUM Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : ................................................................................................................................. NIM : .................................................................................................................................. Jurusan: ......................................... Fakultas: ...................................................................... Instansi : ............................................................................................................................... Alamat :................................................................................................................................ No. HP................................................................................................................................. : Mengajukan permohonan untuk meminjam peralatan laboratorium sebagai berikut: Nama Barang, Spesifikasi dan Nomor No Jumlah Keterangan Inventaris Barang 1. 2. 3. Tanggal Peminjaman: ......................................................................................................... Tangggal Pengambilan: ...................................................................................................... Keperluan : ............................................................................................................ Demikian permohonan ini diajukan. Atas bantuan dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih. Mengetahui dan menyetujui, Malang, . . . . . . . . . . . Asisten LPK&E Pemohon
......................
......................
Berita Acara Pengembalian Alat/Barang Telah dikembalikan barang tersebut di atas pada: Pemohon Hari/tanggal :....................... Pkl :....................... Keadaan Barang : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Catatan Khusus : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..................... .
6
