Manual Prosedur Audit Internal
JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
Manual Prosedur Audit Internal Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
Disetujui oleh
: 002020-06004 :1 : 18 Juli 2014 : Sekretaris Jurusan
:
Ainur Rofiq, SKom., SE., MM., Ph.D Ketua Jurusan
Dr. Sumiati, SE., MSi.
DAFTAR ISI
1. Tujuan ............................................................................……………………………1 2. Tanggung Jawab .............................................................……………………………1 3. Deskripsi Kegiatan ...........................................................……………………………1 4. Lampiran 4.1.. Bagan Alir ................................................................……………………………5 4.2. Daftar Auditor Internal UJM UB (00009 02003 01) ....……………………………6 4.3. Rencana Jadwal Audit Internal (00009 02003 02) ……………………………7 4.4. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement-CAR (00009 02003 03) .......................……………………………8 4.5. Borang Klasifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (00009 02003 04) ............................................................……………………………9
1. Tujuan
Manual Prosedur Internal Audit bertujuan untuk : 1) Melakukan verifikasi terhadap efektivitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien. 2) Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
2. Tanggung Jawab dan Wewenang Audit Internal ini melibatkan beberapa orang dan unit dengan wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Auditor Wewenang
: Memeriksa dan melakukan penilaian
Tanggung Jawab
: Melakukan audit
2) Auditee Kajur Wewenang
: Memastikan ketersediaan data dan fasilitas bagi auditor
Tanggung Jawab
: Penanggung jawab PS
Sekjur Wewenang
:
Memberikan
penjelasan
sesuai
dengan
poinyang diaudit Tanggung Jawab
: MR (Manajer Representatif)
UJM Wewenang
: Menyiapkan data yang dibuat audit dan kebutuhan audit lainnya
Tanggung Jawab
: Membantu proses audit
Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu di UJM Jurusan Manajemen FEB UB.
1
3. Deskripsi Kegiatan a. Audit Internal Sistem Mutu : 1) Tim UJM menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun. 2) Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan tim audit yang masing-masing terdiri dari maksimal 2 orang, ialah personel yang terdaftar dalam daftar auditor Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) bukan auditee. Satu diantaranya ditunjuk sebagai ketua. 3) Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MR. Auditor akan mengonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan tim UJM. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MR. 4) Apabila dianggap perlu MR akan menjadi peninjau dan/atau mengundang
personel lain untuk menjadi peninjau. b. Pelaporan Hasil Audit 1) Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Borang Laporan Ketidaksesuaian (002090200303). 2) Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang nomor 002090200303, Auditor
harus
melengkapi
kolom-kolom
yang
disediakan
dan
mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu: a) Diskripsi dari ketidaksesuaian (nonconformance) b) Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian c) Aspek/ proses ketidaksesuaian d) Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu.
2
3) Laporan audit internal ditandatangani oleh Ketua Auditor sebelum diserahkan kepada Tim UJM yang diaudit untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan. 4) Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major. 5) Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi/ pencegahan dari bidang terkait, maka Ketua Auditor masih bertanggung jawab terhadap status pelaporan. Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan. 6) Apabila bidang yang diaudit tersebut telah melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bidang tersebut akan memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati. 7) Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Koordinator Bidang sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama. 8) Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Koordinator Bidang yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu. 9) Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
3
10) Jika ada saran atau permintaan koreksi dari auditor eksternal, maka laporan temuan dan tanggapannya mengikuti langkah-langkah seperti pada audit internal.
4
4.1. Bagan Alir Audit Internal Mula i
Ti m UJM menetapka n jadwal a udit internal untuk semua UKPA berda sarkan J adwal Audit Internal (1 hari)
Ti m UJM menetapka n Tim Auditor Internal da n distribus inya dengan mengisi D aftar Auditor Internal (1 hari)
Ketua Tim Auditor Internal meng oordi nasika n tim Auditor Interna l untuk pers iapan p ela ksana an audi t internal da n meng informas ikan kepada Auditee sesua i Jadwal Audit Interna l (1 hari)
Ti m Audito r Interna l melak sana kan audit internal pa da auditee UKPA s esua i checklist audit interna l (1 hari)
Ketua Tim Auditor Internal membua t lapora n ketida ksesuaia n dan meng informas ikannya kepa da Auditee dengan mengisi Bo ra ng La poran Audit Interna l dan Da fta r Ketidak ses uaian (1 hari)
Auditee menerima kla rif ikasi temuan k etidaksesua ian dan meng ajuka n rencana tindaka n perbaik an dengan mengisi Borang Klarifikasi (1 hari)
Auditee melakuka n tinda kan perba ikan da n pencegaha n atas temua n Tim Auditor Internal denga n mengis i Borang Laporan Audit Interna l dan D afta r Ketidaksesua ian (1 hari)
Ti m Audito r Interna l melak ukan verifi kasi terhada p tinda kan perba ikan da n pencegaha n yang tela h dilakuk an dengan meng isi Borang Kl arifikasi (1 hari)
Ketua Tim Auditor Internal mel aporkan has il audit internal dan verifikas i tinda kan perba ikan kepada MR s esua i Borang Laporan Audit Interna l dan Da fta r Keti daksesuaia n (1 hari)
Ketua Tim Auditor Internal mel akukan verifikas i terha dap ti ndakan perbaika n dan pencega han yang telah dila kukan dengan mengisi Bo ra ng Klarifika si (1 hari)
Ti m UJM mema nta u tinda kan perba ikan da n pencegaha n yang dilakuka n (1 hari)
Ti m UJM melaporkan ha sil audi t internal s ecara keseluruha n dala m rapa t tinjaua n ma najemen (1 hari)
Seles ai
5
4.2. Daftar Auditor Internal FEB UB
No.
Nama Internal Auditor
Fakultas/Jurusan/PS
6
Lampiran Rencana Jadwal Audit Internal 5 No. 1. 2.
Kegiatan
1
2
3
4
5
Tahun 2011 6 7 8
9
10
11
12
Keterangan
Audit Internal I Realisasi Audit Internal II Realisasi
Malang,……………………… Disetujui oleh,
Dibuat oleh,
(Tim Ketua UJM )
(Sekretaris Jurusan)
7
Lampiran Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement – CAR (00209 02003 03)
Audit ke- : Bulan No. Temuan (1)
Tanggal Temuan (2)
: Kategori Temuan (3)
Status Temuan (4)
Auditor (5)
Teraudit (6)
Bidang/ Dokumen yang diaudit (7)
Uraian Ketidaksesuaian (8)
Tindakan Perbaikan (9)
Target Waktu Selesai (10)
Verifi -kasi (11)
Tandatangan MR
……………………..
(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed
8
Status Akhir (12)
Lampiran Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (00209 02003 04)
Bidang yang diaudit :
Auditor : Tgl. Audit Internal : No. Temuan : Kategori :
Uraian temuan :
1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah :
Rencana perbaikan dilakukan Auditee :
/pencegahan
Tandatangan MR
yang Target Waktu Selesai :
Verifikasi :
Status CAR 1.OPEN
Tandatangan Ketua UJM : 2.CLOSED
9
