JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
Manual Prosedur Audit Internal
Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
Kode Dokumen Revisi Tanggal Dikaji Ulang Oleh
: : : :
MP-UJM-AP-FIA-UB-10-04 1 20 Juni 2011 Sekretaris Jurusan Muhammad Nuh,S.IP,M.Si
Dikendalikan Oleh
:
Unit Jaminan Mutu
Disetujui Oleh
:
Ketua Jurusan Dr.MR Khairul Muluk,M.Si
DAFTAR ISI Daftar Isi ............................................................................................................... ii 1. Tujuan ........................................................................................................ 1 2. Ruang lingkup.............................................................................................. 1 3. Definisi........................................................................................................ 1 4. Rujukan ...................................................................................................... 2 5. Prosedur ..................................................................................................... 3 6. Bagan Alir ................................................................................................... 5 7. Lampiran ..................................................................................................... 7
1. TUJUAN Tujuan dari Audit Internal ini adalah untuk menjamin bahwa Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi – UB melaksanakan Audit Internal (AIM) sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang ditetapkan 2. RUANG LINGKUP Adapun Ruang lingkup yang perlu diaudit Internal adalah sistem dokumentasi yang meliputi : Dokumen Visi, Misi dan Tujuan Dokumen Rencana Strategis (Renstra) Dokumen Program Kerja (Proker) Dokumen Pedoman Pendidikan Manual Prosedur Wajib Manual Prosedur terkait dengan layanan Utama Instruksi Kerja Dokumen Mutu lainnya 3. DEFINISI Audit adalah Proses yang sistematis dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan didalam lingkungan jurusan administrasi public dan dikoordinir oleh Management Representative (Sekretaris Jurusan). Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah suatu lembaga fungsional yang merada dilingkungan jurusan serta diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Internal (SPMI) ditingkat Jurusan. Dokumen induk adalah dokumen Normatif yang disusun oleh Senat Universitas dan Dekan dibantu GJM, sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen Induk Untuk jurusan Meliputi :
Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Ilmu Administrasi Publik – FIA UB
Rencana Strategis
Program Kerja Dekan
Pedoman Pendidikan
Dokumen Mutu adalah Dokumen Yang Melengkapi dokumen Induk, Digunakan sebagai sarana untuk Menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk Jurusan Ilmu Administrasi Publik Meliputi :
Manual Mutu
Manual prosedur
Dokumen Pendukung
Borang
4. RUJUKAN 4.1. BAN-PT. 2008 Akreditasi Program Studi Sarjana :
Buku I tentang Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta
Buku II tentang Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta
Buku IIIA Tentang Borang Akreditasi Sarjana. Jakarta
Buku IIIB Tentang Borang Fakultas – Sekolah Tinggi. Jakarta
Buku IV Tentang Panduan Pengisian Instrumen Akreditasi S1. Jakarta
Buku V Tentang Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta
Buku VI Tentang Matriks penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta
Buku VII Tentang Pedoman Asesmen Lapangan. Jakarta
Buku Pedoman Evaluasi Diri. Jakarta
Buku Matriks Penilaian laporan Evaluasi Diri. Jakarta
Ketua Jurusan memberikan Perintah Kepada Management Representative (Sekretaris Jurusan) untuk melaksanakan audit Internal Jurusan.
Management Representative (Sekretaris jurusan) Mempersiapkan Ruang Lingkup dan dokumen audit
Ketua jurusan mengesahkan Ruang Lingkup audit Internal
Management Representative (Sekretaris jurusan) Membuat jadwal sosialisasi dan pelaksanaan Audit Internal serta menentukan auditor dalam pelaksanaan Audit
Management Representative (Sekretaris Jurusan) Meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor
Ketua
jurusan
dan
Management
Representative
(Sekretaris
Jurusan)
melakukan koordinasi pelaksanaan Audit Internal dengan UJM/Unit Kerja sebagai Auditee
Management Representative (Sekretaris Jurusan) Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit Internal kepada Auditee
Pelaksanaan Audit Internal :
Management Representative (Sekretaris jurusan) membuat check List dan memberitahukan kepada auditor bahwa audit sudah dapat dilakukan
Auditor melakukan audit
Management Representative (Sekretaris jurusan)
meminta klarifikasi jika
ditemukan Ketidaksesuaian dengan mengundang Auditor dan Auditee yang bersangkutan
Management Representative (sekretaris jurusan) Menyusun laporan hasil audit dan menyampaikan kepada Dekan disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi
Ketua Jurusan menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepada UJM/Unit Kerja
UJM/Unit kerja melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan ketua jurusan dan melaporkannya kepada Ketua jurusan.
6. Bagan Alir Persiapan Audit Internal
Mulai
Kajur
Pemberian mandate kepada MR untuk melaksanakan Audit Internal
MR
Mempersiapkan Ruang Lingkup dan Dokumen Audit
Dokumen Audit
Kajur
Menyetujui dan mengesahkan Ruang Lingkup Audit Internal
Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal
MR
Penyusunan Jadwal Sosialisasi dan Pelaksanaan Audit Internal serrta Menentukan Auditor
MR
Meminta Kesediaan dan Alokasi Waktu Auditor
MR
Melakukan Koordinasi pelaksanaan Audit Internal dengan Para Auditee
A
Tupoksi MR
Jadwal Sosialisasi dan Daftar Auditor
Surat Permohonan Kesediaan
7. Bagan Alir Audit Internal A
MR
Menyampaikan Checklist Audit Dan Memberitahukan kepada Auditor bahwa audit sudah dapat dilakukan
Auditor
Pelaksanaan Audit Sesuai Dengan Ruang Lingkup Audit Internal
Borang laporan Audit Internal
MR
Meminta Klarifikasi Temuan Ketidak Sesuaian
Surat Undangan Klarifikasi Hasil Audit Internal
MR
Penyusunan Laporan Hasil Audit & Penyampaian Kepada Dekan Disertai Dengan Konsep Permintaan Tindakan Koreksi
Kajur
Penerbitan & Penyampaian Surat PTK kepada Auditee
Auditee
Melakukan Tindakan Koreksi Sesuai Permintaan Rektor dan Melaporkannya Kepada Dekan Melalu MR
Selesai
Surat Pemberitahuan & Checklist Audit
Laporan Audit Internal
Surat PTK
Laporan PTK
Lampiran 1. Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR) Audit ke :
Auditor :
Tanggal :
Auditee :
Tanda tangan KetuaAuditor : Tanda tangan Auditee:
No. Temuan
Tanggal Temuan
Kategori Temuan
Status Temuan
Auditor
Ter audi t
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(1) Nomer temuan
(2) Tanggaltemuan
(7) Bidang yang diaudit
(8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
Bidangyang diaudit (7)
Uraian Ketida ksesua ian (8)
Tindak an Perbaik an (9)
(4) Status: New, open, closed
(5) Nama Auditor
(10)
(11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Tanggalwaktupenyelesai an
Target Waktu Selesai
Verifikas i
Status Akhir
(10)
(11)
(12)
(6) Personil /unit kerja yang diaudit (12) Status Akhir: open, closed
Lampiran 2. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Kategori Temuan :
Tanggal Temuan :
No. Temuan :
Auditor :
Uraian temuan:
Akar penyebab:
Rencana tindakan koreksi atas temuan : 1. 2. 3. 4. 5.
Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : 1. 2. 3. 4. 5. Penanggung jawab tindakan koreksi : MR Sekretaris Jurusan Ilmu Administrasi Publik FIA
