Manual Prosedur Audit Internal
Satuan Pengawas Internal Universitas Brawijaya Malang 2011
Manual Prosedur Audit Internal Satuan Pengawasan Internal Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
:
00010 02014
Revisi
:
1
Tanggal
:
8 Juni 2011
Diajukan oleh
:
Staff Admin
Putri Harziani, SE Dikendalikan oleh
:
Sekretaris Satuan Pengawasan Internal
M. Khoiru Rusydi., SE., M.Si., Ak., BKP Disetujui oleh
:
Ketua Satuan Pengawasan Internal
Prof.Dr. Made Sudarma, SE., Ak., MM., CPA
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN DAFTAR ISI MANUAL PENYUSUNAN STANDAR MUTU PENGAWASAN INTERNAL 1. PENDAHULUAN 2. PIHAK/FUNGSI TERKAIT 3. KETENTUAN UMUM 4. PROSEDUR AUDIT INTERNAL
MANUAL PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Pendahuluan Standar mutu audit internal ditentukan dalam rangka untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan internal Satuan Pengawas Internal (SPI) Universitas Brawijaya baik dari segi input, proses, maupun output. Melalui standar mutu audit internal diharapkan para pelaksana kegiatan bisa termotivasi untuk bisa memenuhi target mutu yang diharapkan melalui serangkaian kegiatan evaluasi internal setiap periodik.
Pihak/Fungsi Terkait Pihak/Fungsi terkait dalam pencapaian Audit Internal Sistem Mutu Satuan Pengawasan Internal (SPI) Universitas Brawijaya adalah: 1. Ketua SPI 2. Sekretaris SPI (MR) 3. Auditor 4. Koordinator Bidang 5. Auditor Eksternal
Ketentuan Umum 1. Internal audit dilaksanakan minimal pada setiap periode (1 tahun sekali). 2. Internal audit dilaksanakan di internal SPI UB. 3. Ketua SPI mengevaluasi tindak lanjut setiap hasil audit internal. 4. Administrasi Satuan Pengawasan Internal membuat arsip kompilasi hasil audit internal dan hasil evaluasi.
Prosedur Audit Internal
1.
2.
Audit Internal Sistem Mutu a.
Sekretaris SPI menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun.
b.
Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bagian setelah sertifikasi, tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit.
c.
Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan tim audit yang masing-masing terdiri dari 2 orang, ialah personel yang terdaftar dalam daftar auditor internal ISO tetapi bukan berasal dari bagian yang akan diaudit (independen). Satu diantaranya ditunjuk sebagai ketua.
d.
Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MR. Auditor akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan Koordinator Bidang yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MR.
e.
Apabila dianggap perlu MR akan menjadi peninjau dan/atau mengundang personil lain untuk menjadi peninjau.
Pelaporan Hasil Audit a.
Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Borang Laporan Ketidaksesuaian (00010 05002 01).
b.
Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang nomor 00010 05002 01, Auditor harus melengkapi kolomkolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu: • Diskripsi dari ketidaksesuaian (non conformance) • Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian • Aspek/proses ketidaksesuaian • Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu.
c.
Laporan audit internal ditandatangani oleh Ketua Auditor sebelum diserahkan kepada Koordinator Bidang yang diaudit untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan.
d.
Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major.
e.
Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi / pencegahan dari bidang terkait, maka Ketua Auditor masih bertanggungjawab terhadap status pelaporan. Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan.
f.
Apabila bidang yang diaudit tersebut telah melaksakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bidang tersebut akan
memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati. g.
Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Koordinator Bidang sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama.
h.
Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Koordinator Bidang yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu.
i.
Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
1. Jika ada saran atau permintaan koreksi dari auditor eksternal, maka laporan temuan dan tanggapannya mengikuti langkah-langkah seperti pada audit internal.
Bagan Alir Mulai
Jadwal Audit Internal
Sekretaris SPI
Menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal untuk semua Wakabid.
Sekretaris SPI
Menetapkan Tim Auditor Internal dan distribusinya
Ketua Tim Auditor Internal
Mengkoordinasikan Tim Auditor Internal untuk persiapan pelaksanaan audit internal dan menginformasikan kepada
Jadwal Audit Internal
Melaksanakan audit internal pada masing-masing Wakabid
Checklist Audit Internal
Tim Auditor Internal
A
Daftar Auditor Internal 00010 02014
A
Ketua Tim Auditor Internal
Auditee
Auditee
Tim Auditor Internal
Membuat Laporan Ketidaksesuaian dan mengkonfirmasikannya kepada Auditee
Menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan
Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas temuan Tim Auditor Internal
Melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan
Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian
Borang Klarifikasi
Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaia
Borang Klarifikasi
Tidak
Sesuai Ya
Ketua Tim Auditor Internal
Ketua Tim Auditor Internal
Melaporkan hasil audit internal dan verifikasi tindakan perbaikan kepada
Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian
Laporan Audit Internal dan Melakukan verifikasi terhadap efektivitas Daftar Ketidaksesuaian hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan
Sekretaris SPI
Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan
Sekretaris SPI
Melaporkan hasil audit internal secara keseluruhan dalam rapat tinjauan manajemen
Selesai 1.
Daftar Auditor Internal SPI UB (00010 02014 01)
No.
Nama Auditor Internal
Kompe
1
M. Khoiru Rusydi, SE., M.Ak., Ak., BKP
Pengawas Keuangan
2
Prof. Dr. Ir. Abdul Latief Abadi, MS
Pengawas Kepegawaian
3
Ir. MA. Helmy Sjoekoer
Pengawas Pembanguna
4
Dr. Ir. Osfar Sjofjan, M.Sc
Pengawas Sarana Prasa
5
Suprapto, ST, MT
Pengawas Teknologi Inf
