AIM ( Audit Internal Mutu ) BAAK

AIM ( Audit Internal Mutu ) BAAK Siklus : 6

Auditor :

Amin Setyo Leksono, Ph.D

Tanda tangan Ketua Auditor :

Eka Wenda S.W. Tanggal : 16 Oktober 2013

No. Temuan (1)

Auditee :

Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit (2)

Bidang yang diaudit (3)

1.

KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012

Tinjauan Manajemen (5.6)

2.

KTS/ New, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012

Kepuasan Pelanggan (8.2.1) Analisis Data (8.4.a)

3.

KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012

Infrastruktur (6.3)

Kepala

Tanda tangan Auditee :

Biro Administrasi Akademik dan Kerjasama (BAAK)

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran (4)

- Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2008. - Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya. - Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan. - Belum dilakukan pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum adanya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan. - Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan saranaprasarana (asset maintenance).

Tindakan Perbaikan (5)

Target Waktu Selesai (6)

Verifikasi

Status Akhir

(7)

(8)

Melaksanakan tinjauan manajemen dengan mengacu kepada SNI ISO 9001 dan mempertimbangkan hasil tinjauan manajemen sebelumnya.

5 bulan

Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012)

- Mengukur kepuasan pelanggan menggunakan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), sesuai KEPMENPAN No.25 Th.2004 serta melakukan kajian terhadap hasil IKM tersebut. - Menindaklanjuti keluhan pelanggan yang disampaikan melalui e-complaint. Berkoordinasi dengan BAUK untuk pemeliharaan aset dan melaksanakannya.

Oktober

Evaluasi kepuasan telah dilakukan, hasilnya telah dapat ditunjukkan (mas Dimas)

1 minggu

Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus

Close d

Closed

Close d

Siklus : 6

Auditor :




No. Temuan (1)

Auditee :


Kepala



Bidang yang diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran

Tindakan Perbaikan

Target Waktu Selesai

(3)

(4)

(5)

(6)

Verifikasi

Status Akhir

(7)

(8)

5 (Okt 2012) Capaian sasaran mutu telah dievaluasi, hasilnya telah dapat ditunjukkan (sekretariat BAAK) Manual Mutu

4.

KTS/ New, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012

Sasaran Mutu (5.4.1)

- Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu)

Melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) secara berkala (2 bulan) sesuai dengan jadwal tinjauan manajemen.

Oktober 2012

5.

KTS/Old MSD, SRU, 4 Mei 2012 KTS/Old MSD, SRU, 4 Mei 2012 KTS/Old MSD, SRU, 4 Mei 2012 KTS/Old MSD, SRU, 4 Mei 2012 KTS/New

MM, Tinjauan Manajemen

Perlu dilakukan tinjauan manajemen secara reguler

5 Oktober 2012

Implementasi

Tidak ada bukti hasil audit internal

Tinjauan manajemen dilakukan minimal satu kali setahun dan dijelaskan di MM Telah dilakukan AIM siklus 5 UB

Oktober 2012

Visitasi AIM 5

Closed

Form Kalender Akademik

Nomor Revisi tidak ada

Form sudah diperbaiki

4 Mei 2012

Closed

Penerimaan Mahasiswa Baru SMM ISO

Prosedur penerimaan mahasiswa baru dimonitor, tetapi tidak direview

Selma mengikuti aturan Dikti secara nasional

Oktober 2012

Web site UB dan Buku Pedoman UU PT 12 2012

Pelanggan belum disesuaikan dengan proses

Sebaiknya disesuaikan dengan

18

Lampiran

Closed

6. 7. 8. 9.

Closed

Closed

Closed

Siklus : 6

Auditor :




No. Temuan (1)

10. 11.

Auditee :


MSD, SRU, 4 Mei 2012 KTS/New MSD, SRU, 4 Mei 2012 KTS/Old MSD, SRU, 4 Mei 2012

12.

KTS/New MSD, SRU, 4 Mei 2012

13.

OBS/New MSD, SRU, 4 Mei 2012 OBS/New MSD, SRU, 4 Mei 2012 KTS/New MSD, SRU,

14. 15.

Kepala



Bidang yang diaudit


(3)

(4)

Tindakan Perbaikan (5)

Target Waktu Selesai (6)

bisnis

struktur yang baru

SMM ISO

Belum ada siklus PDCA (untuk semua kegiatan pada proses bisnis utama)

Perbaikan Manual Mutu

Pemantauan Output

Ada pemantauan output, namun belum ada evaluasi output layanan

Berkoordinasi dengan PIDK untuk melakukan evaluasi output kepuasan pimpinan

Pemantauan, pengukuran, analisis dan tindak lanjut perbaikan Layanan Prima

Audit internal belum dilakukan, demikian juga rekaman perbaikan PTK

Pendampingan pembuatan Laporan PTK siklus sebelumnya

18 Oktober 2012

Motto belum disesuaikan dengan proses layanan secara spesifik

Mengikuti Motto UB “Join UB be the Best”

Layanan Prima

Standar rentang waktu belum dicantumkan secara eksplisit dalam MP, walaupun telah menjadi acuan praktis layanan Prosedur pengaduan layanan termasuk ecomplaint, namun belum melakukan evaluasi

Sudah diperbaiki di 5 MP

18 Oktober 2012 18 Oktober 2012 18 Oktober

Layanan Prima: Sistem

Terintegrasi dengan prosedur di PIDK

Oktober 2012 18 Oktober 2012 1 bulan

Verifikasi

Status Akhir

(7)

(8)

Manual Mutu Manual Mutu

Closed

Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012) Visitasi AIM siklus 5

Close d

Visitasi AIM siklus 5

Closed


Closed


Closed

Closed

Siklus : 6

Auditor :




No. Temuan (1)

16.

17.

18.

19.

20.

21.

Auditee :



Kepala




Tindakan Perbaikan

(4)

(5)


Verifikasi

Status Akhir

(6)

(7)

(8)

4 Mei 2012 KTS/Old MSD, SRU, 4 Mei 2012

dan Prosedur Layanan Prima: Sistem dan Prosedur

secara spesifik sesuai bidang layanan Tupoksi ada, tetapi masih dalam proses perubahan dengan adanya perubahan struktur baru

KTS/New, Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013 KTS/New, Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013 KTS/New, Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013 OBS ASL/EWSW, 16 Oktober 2013 KTS/New,

ISO 9001-2008 PDCA

Ada kelemahan dalam controlling suatu proses/kegiatan. Bahkan beberapa proses tidak terdokumentasi dengan baik.

Closed

ISO 9001-2008 Audit internal

Hasil audit internal belum dicari akar masalahnya dan tidak diverifikasi atau verifikasi tidak terdokumentasi sehingga tindakan preventif dan korektif tidak dilakukan. Sistem dokumentasi masih lemah dalam hal ketersediaan dokumen MP, perubahan dokumen dan legalitasnya.

Closed

Penanganan keluhan sudah ada tetapi analisis data untuk mengetahui problem yang ada belum ada sehingga tindakan korektif dan preventif belum dapat dilakukan. Belum ada klasifikasi dalam indikator pelanggan

Closed

ISO 9001-2008 Dokumentasi ISO 9001-2008 Penanganan keluhan pelanggan ISO 9001-2008

Mengajukan surat kepada pimpinan terkait kejelasan Tupoksi Sub bag Pembelajaran

2012 2 minggu

Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012)

Close d

Closed

Open

Siklus : 6

Auditor :




No. Temuan (1)

22.

23.

24.

25.

Auditee :


Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013 OBS ASL/EWSW, 16 Oktober 2013


Kepala




Tindakan Perbaikan


Verifikasi

Status Akhir

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(semestinya ada pemisahan untuk mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan). ISO 9001-2008 Dokumentasi

OBS ALS/EWSW, 16 Oktober 2013 KTS/Old MSD, SRU, 4 Mei 2012

ISO 9001-2008 Sasaran Mutu Penyediaan SDM

Perlu dilakukan review dari MP yang menyangkut perubahan MOU untuk menjamin organisasi mempunyai fleksibilitas ketika ada kasus yang tidak sesuai dengan perencanaan semula. Menambahkan prosedur pada MP Pembuatan dan Penandatanganan Kerjasama Beberapa indikator dalam sasaran mutu belum spesifik dan tidak bisa terukur, sehingga timbul kesulitan dalam proses evaluasi implementasi dari suatu proses. Belum ada analisis kompetensi SDM, kebutuhan pengembangan.

OBS ASL/ 9-11 Mei 2012

Pengendalian Dokumen (4.2.3) Pengendalian Rekaman

- Metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip sudah ada namun belum memiliki MP Pemeliharaan retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip.

Open

Open

Berkoordinasi dengan BAUK untuk penyelesaian Job analysis

2 minggu

Berkoordinasi dengan BAUK dan BAKP untuk membuat surat & pengadaan barang penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi

1 minggu

Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012) Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Okt 2012)

Open

Open

Siklus : 6

Auditor :




No. Temuan (1)

Auditee :


Kepala



Bidang yang diaudit


(3)

(4)

(4.2.4) 26.

27.

28.

29.

30.

KTS ASL/EWSW, 16 Oktober 2013 KTS ASL/EWSW, 16 Oktober 2013 KTS ASL/EWSW, 16 Oktober 2013 KTS ASL/EWSW, 16 Oktober 2013 KTS ASL/EWSW, 16 Oktober 2013

Tindakan Perbaikan


(5)

(6)

rekaman/dokumen/ arsip dan barang milik pelanggan

Verifikasi

Status Akhir

(7)

(8)

dan Buku Pedoman Pendidikan

Website

Belum ada content Struktur organisasi

Open

Website

Belum ada content program kerja

Open

Website

Belum ada menu prestasi

Open

Website

Audit intenal belum diunggah

Open

Website

Proses pelaksanaan tinjauan manajemen belum diunggah

Open

Siklus : 6

Auditor :




No. Temuan (1)

31.

Auditee :


OBS ASL /EWSW, 16 Oktober 2013


ISO 9001:2008

Kepala




Tindakan Perbaikan


Verifikasi

(4)

(5)

(6)

(7)

MP-MP wajib belum dilengkapi dengan timeframe waktu pelayanan, MP Produk tidak sesuai belum lengkap pada setiap proses layanan

Status Akhir (8)

Open

MP Produk tidak sesuai belum dilengkapi sesuai dengan prosedur penanganan Ijazah, KTM, dokumen kerjasasma dan dokumen lain yang tidak sesuai.

32.

33.

34.

35.

OBS ASL /EWSW, 16 Oktober 2013 KTS ASL /EWSW, 16 Oktober 2013 KTS ASL /EWSW, 16 Oktober 2013 OBS

ISO 9001:2008

Siklus PDCA pada bisnis proses belum dijelaskan pada manual mutu

Open

ISO 9001:2008

Evaluasi kinerja internal SDM belum diterapkan

Open

Pelayanan Prima, ISO 9001:2008

Belum ada Rekaman Analisis dan tindaklanjut dari Survey IKM

Open

Pelayanan

Kode etik pegawai belum disosialisasikan

Open

Siklus : 6

Auditor :




No. Temuan (1)

36.

37.

38.

Auditee :


ASL /EWSW, 16 Oktober 2013 OBS ASL/EWSW, 16 Oktober 2013 OBS ASL /EWSW, 16 Oktober 2013 OBS ASL /EWSW, 16 Oktober 2013

Kepala



Bidang yang diaudit


Tindakan Perbaikan


Verifikasi

Status Akhir

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Prima Pelayanan Prima dan website

Ada SDM namun tidak ada deskripsi tupoksi, Uraian tugas ada, namun belum dipampangkan

Open

Pelayanan Prima dan website

Motto mengikuti Universitas, namun belum terunggah

Open

Pelayanan Prima dan website

Maklumat layanan mengikut UB belum terunggah.

Open

21. Tinjauan Manajemen 22. Melengkapi MP wajib dengan time frame 23. PDCA 24. Evaluasi Kerja Internal (rekaman rapat rutin) 25. Analisis Survay IKM 26. Kode Etik Pegawai Kurang diunggah Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.16 Tahun 2012 Tentang Kode Etik Pegawai di Lingkungan Kemendikbud 27. SDM tidak ada deskripsi tupoksi 28. Motto Kurang diunggah Motto BAAK mengikuti motto UB yang tertera dalam logo UB, yaitu join UB be the best. 29. Maklumat layanan Kurang diunggah Selain itu, BAAK merumuskan maklumat pelayanan sesuai dengan maklumat pelayanan UB, yaitu: Dengan ini, Kami menyatakan sanggup menyelenggarakan pelayanan sesuai standar pelayanan yang telah ditetapkan dan apabila tidak menepati janji ini, kami siap menerima sanksi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

AIM ( Audit Internal Mutu ) BAAK

Recommend Documents