PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL (PM-STT )

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL (PM-STT-822-0601-04)

BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

(BPMP STT-PLN)

SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN JAKARTA 2012

PERATURAN KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK YAYASAN PENDIDIKAN DAN KESEJAHTERAAN PT.PLN (PERSERO) Nomor : 302.SK/1/1/2012 Tentang PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL

KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN Menimbang

Mengingat

: a. Bahwa untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SMPI) dipandang adanya audit mutu internal untuk mengetahui ketersediaan dokumen, ketidaksesuaian, dan kepatuhan melaksanakan prosedur mutu yang sesuai dengan standar mutu layanan; b. Bahwa untuk melaksanakan kegiatan Audit Mutu Internal sebagaimana dimaksud dalam butir (a) dipandang perlu adanya prosedur mutu demi terwujudnya penjaminan mutu internal; c. Bahwa untuk memberlakukan pelaksanaan prosedur mutu sebagaimana dimaksud pada butir (b), perlu adanya penetapan dan pemberlakuannya yang dituangkan dalam Peraturan Ketua. 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010, tentang Perubahan Atas PP No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indoensia Nomor : 63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan 7. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor : 73 Tahun 2009, tentang Perangkat Akreditasi Program Studi Sarjana (S1) 8.Keputusan ....

8. Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan PT. PLN (Persero) No. 039.K/Pend/YPK-PLN/1998 tanggal 1 April 1998 9. Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan PT. PLN (Persero) No. 096.K /PEG/YPK-PLN/2010 tanggal 13 Desember 2010 10. Statuta STT-PLN Tahun 2011 Memperhatikan : Persetujuan Rapat Pimpinan

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN

: PERATURAN KETUA STT-PLN TENTANG PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL

PERTAMA

: Menetapkan Prosedur Mutu tentang Audit Mutu Internal, sebagaimana tercantum dalam lampiran peraturan ini. : Pelaksanaan Prosedur Mutu ini dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan : Semua biaya sebagai akibat diterbitkannya peraturan ini dibebankan kepada anggaran STT-PLN : Peraturan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwa apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan pada penetapan ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

KEDUA KETIGA KEEMPAT

Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 21 Desember 2012 -----------------------------------------------Ketua,

Dr. Ir. Supriadi Legino

Tembusan Kepada Yth: 1. Ketua YPK-PLN 2. Ketua BPH STT-PLN 3. Waket I, II, III, IV 4. Ketua Jurusan & Ketua Program Diploma 5. Kepala Lembaga 6. Kepala Bagian

`

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL Kode Dokumen

: PM-STT-822-0601-04

Revisi ke

: 0

Tanggal

:

Disusun oleh

: KBPMP

21 Desember 2012

Drs. Prayudi, MM, MT Diperiksa oleh

: Wakil Ketua I

Dr. Ir. Uno Bintang Sudibyo Disetujui oleh

: Ketua

Dr. Ir. Supriadi Legino

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0

Halaman

iv dari vii halaman

KATA PENGANTAR Dalam rangka mengimplementasikan Standar Mutu SM-STT-06-01 Pengelolaan, dan Manual Mutu khususnya butir 8.2.2 Audit Internal, maka salah satu dokumen yang dibutuhkan adalah Prosedur Mutu Audit Mutu Internal. Audit Mutu internal ini ditujukan untuk memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar mutu yang telah ditetapkan, serta untuk memeriksa keefektifan pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan. Diterapkannya prosedur mutu PM-STT-822-0601-04, Audit Mutu Internal ini, diharapkan pelaksanaan standar mutu dengan kenyataan di lapangan dapat dievaluasi dengan baik. Di samping itu, diterapkannya prosedur mutu ini azas transparansi pengelolaan layanan pendidikan di STT-PLN dapat berjalan dan terlaksana dengan baik. Dalam penerapan prosedur mutu Audit Mutu Internal ini dipandang perlu adanya evaluasi yang berkelanjutan untuk perbaikan sistem, serta tertib administrasi pelaksanaan penjaminan mutu internal. Untuk itu diperlukan saran dan usulan perbaikan dari semua pemangku kepentingan khususnya dari mahasiswa, dosen, pimpinan jurusan dan pimpinan STT-PLN demi terwujudnya penjaminan mutu internal di STT PLN. Adanya prosedur mutu PM-STT-822-0601-04 ini, diharapkan semua kegiatan layanan yang menyimpang dari standar mutu dapat ditangani dengan baik dan tepat waktu. Pada akhirnya, semoga Prosedur Mutu PM-STT-822-0601-04, tentang Audit Mutu Internal ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak pelaksana penjaminan mutu internal di lingkungan STT-PLN.

Jakarta, 21 Desember 2012 Ketua

Dr. Ir. Supriadi Legiono


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0

Halaman

v dari vii halaman

CATATAN PERUBAHAN No. Revisi

Halaman

Bagian Yang Diubah

Disetujui Oleh

Tanggal


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0

Halaman

vi dari vii halaman

DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL PERATURAN KETUA PENGESAHAN PROSEDUR MUTU

i

HALAMAN PENGESAHAN

iii

KATA PENGANTAR

iv

CATATAN PERUBAHAN

v

DAFTAR ISI

vi

DAFTAR LAMPIRAN

vii

I.

TUJUAN

1

II.

RUANG LINGKUP

1

III.

REFERENSI

2

IV.

ISTILAH DAN DEFINISI

2

V.

TANGGUNG JAWAB DAN PIHAK TERKAIT

8

VI.

RINCIAN PROSEDUR

9

VII.

BAGAN ALIR PROSEDUR

11

VIII. KRITERIA KEBERHASILAN

12

IX.

13

FORMULIR, BORANG DAN LAMPIRAN TERKAIT


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0

Halaman

vii dari vii halaman

DAFTAR LAMPIRAN Judul Lampiran Lampiran 01. Lampiran 02. Lampiran 03. Lampiran 04. Lampiran 05. Lampiran 06. Lampiran 07. Lampiran 08. Lampiran 09. Lampiran 10. Lampiran 11. Lampiran 12. Lampiran 13. Lampiran 14. Lampiran 15. Lampiran 16. Lampiran 17. Lampiran 18. Lampiran 19. Lampiran 20. Lampiran 21. Lampiran 22. Lampiran 23. Lampiran 24.

Halaman Surat Pengesahan Ruang Lingkup AMI Borang Ruang Lingkup AMI Institusi Borang Ruang Lingkup AMI Program Studi Borang Jadwal Sosialisai AMI Borang Nota Dinas Kesediaan Auditor Internal Borang Surat Kesediaan Auditor Internal Borang Undangan Sosialisasi AMI Borang Penyegaran/Pelatihan Auditor Internal Borang Nota Dinas Kesediaan Waktu AMI Borang Nota Dinas Kesediaan Waktu Unit Kerja Borang Lampiran SK Ketua Tentang TIM AMI Borang Pemberaitahuan Pelaksanaan AMI Borang Penilaian AMI Institusi/Program Studi Borang Laporan Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan Borang Penilaian Akhir AMI Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Borang Umpan Balik Kepuasan Auditor Borang Umpan Balik Kepuasan Teraudit Format Laporan Pelaksanaan AMI Borang Surat Undangan Klarifikasi Hasil AMI Borang Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan Borang Laporan Perbaikan Atas PTK Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI Untuk Auditor Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI Untuk Teraudit

13 14 22 28 29 30 31 32 33 34 35 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL I.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0

Halaman: 1 dari 49 halaman

TUJUAN Prosedur Mutu ini ditujukan untuk mengatur tata cara, persyaratan dan langkah-langkah pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) dengan tujuan. a. Memerika kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu, kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, standar mutu, manual mutu dan prosedur mutu yang telah ditetapkan; b. Memeriksa kefektifan pencapaian tujuan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan c. Memberikan kesempatan Teraudit memperbaiki sistem mutu d. Memenuhi syarat-syarat peraturan dan atau perundang-undangan yang berlaku, Manfaat yang diharapkan dari Audit Mutu Internal ini adalah. a. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu b. Meyakinkan bahwa sebuah institusi memiliki akuntabilitas terhadap mutu dan standar mutu yang telah diterapkan c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu e. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan f. Menyediakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu. Prosedur mutu ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari prosedur mutu yang berkaitan dengan Standar Mutu Pengelolaan SM-STT-06-01.

II.

RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur mutu ini meliputi keseluruhan kegiatan yang terkait dengan Audit Mutu Internal yang terkait dengan pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat institusi STTPLN, Jurusan/Program Studi, dan Unit Kerjanya yang meliputi. a. Pelaksanaan sistem penjaminan mutu STT-PLN dan Unit Kerja terkait yang mengacu pada Statuta, Borang Akreditasi Istitusi Perguruan Tinggi, Standar Akademik, Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, serta dokumen-dokumen lainnya.


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


b. Pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat Jurusan/Program Studi yang mengacu pada Statuta, Borang Akreditasi Program Studi, Standar Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja serta dokumen-dokumen terkait lainnya

III. REFERENSI 3.1. Manual Mutu STT-PLN (MM-STT-01), khususnya butir 8.2.2. Audit Internal 3.2. Standar Mutu STT-PLN (SM-STT-00-01), khususnya Standar Pengelolaan (SM-STT-0206) 3.3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM), ISO 9001:2008, khususnya klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu.

IV. ISTILAH DAN DEFINISI 4.1. Unit Jaminan Mutu atau BPMP adalah lembaga fungsional yang dibentuk Ketua dan diberi tugas untuk menyelenggarakan dan mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat institusi 4.2. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan oleh Auditor internal yang dikoordiansikan oleh BPMP untuk mengevaluasi secara obyektif sejauh mana kesesuaian antara persyaratan mutu dengan kenyataan di lapangan. 4.3. Auditor internal adalah seseorang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu dan ditunjuk oleh lembaga untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan pelaksanaannya oleh unit kerja pelaksana 4.4. Etika Auditor adalah  Tidak dibenarkan mengaudit suatu pekerjaan yang pernah (dalam kurun waktu 2 tahun sebelumnya) atau sedang menjadi tanggung jawabnya  Independen (dalam fakta dan proses pekerjaan), obyektif dan tidak bias terhadap teraudit  Memiliki integritas yang tinggi serta mempunyai pengalaman mengenai lokasi audit  Mampu menjaga kerahasiaan 4.5. Kriteria kualifikasi Auditor Internal adalah.  Pendidikan minimum Sarjana (S1) atau ditentukan lain oleh STT-PLN  Telah mengikuti pelatihan/kursus Auditor Bersertifikat yang diselenggarakan atau telah memiliki sertifikat sebagai Auditor yang diakui oleh STT-PLN.  Meningkatkan kompetensinya dengan cara :


4.6.

4.7.

4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 4.12.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


(1) Memuktahirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur mutu; (2) Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan; (3) Mengikuti evaluasi secara berkala oleh manajer audit internal  Memiliki karakteristik atribut personal, artinya Auditor harus berfikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, memiliki ketrampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi. Auditor menerapkan atribut tersebut untuk. (1) Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar (2) Melaksanakan audit sesuai dengan program audit (3) Mengevaluasi secara konsisten pengaruh pengamatan audit dan interaksi personal selama audit (4) Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit terbaik (5) Menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit (6) Tanggap dalam menghadapi situasi sulit (7) Mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima (8) Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan Kriteria Ketua Tim Audit. Ketua Tim Audit dipilih oleh Manajaner Audit atau dengan sebutan lain yang telah memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut.  Calon sudah berpengalaman sebagai auditor  Calon mempunyai kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik lisan maupun tulisan. Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan Audit Internal adalah institusi STT-PLN, jurusan/program studi dan unit kerja yang menjalankan SPMI. Teraudit adalah organisasi atau pihak yang diaudit Tindakan korektif adalah kegiatan memperbaiki tindakan yang sudah dilakukan tetapi dalam pelaksanaannya dianggap terjadi kekurangan (ketidaksempurnaan Tindakan Pencegahan adalah suatu kegiatan untuk mencegah terjadinya kesalahan produk Ketidaksesusaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan. Ketidaksesuaian Mayor adalah apabila diketemukan.

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL    

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Tidak terdapat elemen sistem Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten Ketidaksempurnaan penerapan sistem mutu telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan  Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut. 4.13. Ketidaksesuaian Minor (ringan) adalah apabila diketemukan.  Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausul sistem mutu atau dokumen referensi lainnya  Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur mutu organisasi 4.14. Obervation (observasi) adalah apabila diketemukan ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu. 4.15. Inisiasi Audit terdiri atas. (a) Lingkup Audit (i) Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit orgnisasi dan waktu audir (ii) Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit (iii) Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus dipatuhi (iv) Teraduit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit (v) Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadahi sesuai dengan lingkup dan kedalaman audit (b) Frekuensi Audit Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi audit adalah (i) Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh Klien dengan mempertimbangkan persyaratan atau peraturan tertentu (ii) Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau teknologi yang mempengaruhi atau mengubah sistem mutu dan mengubah hasil audit terdahulu (iii) Audit internal dapat dilakukan secara teratur (c) Telaah Awal Sistem mutu audit (i) Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem mutu teraudit; (ii) Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan, langkah


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi. 4.16. Persiapan Audit a. Rencana Audit Rencana audit disusun oleh Ketua Tim Audit, disetujui oleh Klien, dan dikomunikasikan kepada Auditor dan teraudit. Rencana Audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumber daya audit. Rencana audit meliputi. i. Tujuan dan lingkup audit; ii. Identifikasi individu yang bertanggung jawab atas langsung terhadap tujuan dan lingkup audit; iii. Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar sistem mutu dan manual mutu audit; iv. Identifikasi anggota tim audit; v. Tanggal dan tempat audit dilakukan; vi. Identifikasi unit organisasi teraudit; vii. Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit; viii. Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit ix. Jadwal penyerahan laporan audit b. Penugasan Tim audit Masing-masing anggota tim audit mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan c. Dokumen Kerja Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah. i. Daftar pengecekan yang dipersiapkan oleh tim audit ii. Borang untuk melaporkan pengamatan sudit dan mendokumentasikan bukti pendukung Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit 4.17. Pelaksanaan Audit a. Pertemuan pembukaan 1. Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit 2. Menelaah lingkup dan tujuan audit 3. Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit 4. Menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


5. Mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan 6. Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit 7. Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas. b. Pemeriksaan lapangan 1. Pengumpulan Bukti Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi yang relevan dari sumber lain yang independent. Selama kegiatan audit, Ketua tim Audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal. Jika tujuan tidak tercapai, Ketua Tim Audit memberitahukan alasannya kepada teraudit. 2. Hasil Pengamatan Audit Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya kesesuaian/ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh Ketua Tim Audit dengan pimpinan teraudit. Semua kesesuaian/ ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus dituangkan dalam berita acara dan ditandatangni oleh Ketua Tim Audit dan pimpinan teraudit. c. Pertemuan penutup Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan. 4.18. Dokumen Audit a. Persiapan Laporan Audit Laporan audit disiapkan dengan pengarahan Ketua Tim Audit yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelangkapannya b. Isi Laporan Laporan audit berisi hal pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal akhir pekerjaan lapangan dan ditandatangani oleh Ketua Tim Audit. Laporan audit harus berisi hal-hal berikut. 1. Pernyataan pendapat audit 2. Tujuan dan lingkup audit, serta legalitas audit 3. Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan perwakilan teraudit, tanggal audit, periode audit, penanggung jawab dan identitas unit organisasi teraudit 4. Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit antara lain Kebijakan


4.19. 4.20.

4.21.

4.22.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Akademik, Standar Akademik, Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur mutu, Borang-borang 5. Butir-butir program audit yang dilaksanakan 6. Temuan audit – temuan ketidaksesuaian 7. Rekomendasi perbaikan 8. Daftar distribusi laporan audit c. Distribusi Laporan 1. Laporan audit dikirim ke Kepala BPMP oleh Ketua Tim Audit. KBPMP meneruskan kepada Ketua STT-PLN. 2. Laporan audit diterbitkan oleh BPMP 3. BPMP mendistribusikan laporan kepada Ketua dan klien 4. Klien menginformasikan laporan hasil audit kepada teraduit 5. Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh semua pihak yang menerima laporan 6. Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati maka perlu disepakati jadwal baru, dengan menyampaikan alasan penundaan 7. Kertas kerja pemeriksaan disimpan oleh BPMP dan dapat dijadikan dasar untuk mengauditan berikutnya 8. Satu eksemplar laporan hasil audit disimpan oleh BPMP Kelengkapan Pelaksanaan Audit Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada BPMP Tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi a. Ketua STT-PLN memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi dan atau pencegahan b. Tindakan koreksi dan pencegahan harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit setelah berkonsultasi dengan MR atau BPMP c. BPMP memantau pelaksanaan pemintaan tindakan korektif Daftar Pengecekan terdiri atas (a) Implementasi sistem penjaminan mutu di tingkat STT-PLN yang mengacu pada borang akreditasi institusi, (b) Implementasi sistem penjaminan mutu di tingkat program studi yang mengacu pada borang akreditasi program studi, (c) Implementasi sistem penjaminan mutu di tingkat lembaga dan bagian yang mengacu pada uraian tugas, fungsi dan wewenang dari masing-masing bagian atau unit kerja. Tinjauan manajemen adalah evaluasi formal yang dilakukan oleh manajemen puncak atau pimpinan STT-PLN terhadap penerapan sistem manajemen mutu, yang disingkat dengan RTM (Rapat Tinjauan Manajemen).

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL V.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


TANGGUNG JAWAB DAN PIHAK TERKAIT 5.1. Pihak-pihak terkait dalam pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal ini adalah. a. Auditor b. Ketua Tim Auditor c. Teraudit (Teraudit) d. Tim Penjaminan Mutu Jurusan (TPMJ) e. BPMP selaku MR (Management Representative) f. Ketua Jurusan/Program Studi g. Ketua STT-PLN 5.2. Tanggung jawab dari masing-masing pihak terkait adalah. a. Auditor bertanggung ajawab atas. (1) Mengumpulkan dan menganalisis data yang relevan agar dapat mentimpulkan pelaksanaan sistem mutu teraaudit; (2) Menyusun kertas kerja pemeriksaan (3) Melakukan konfirmasi baik terhadap internal maupun eksternal (4) Melakukan observasi dan pengujian fisik (5) Bersama dengan Ketua Tim merumuskan hasil Audit dan membuat laporan hasil audit b. Ketua Tim Auditor jawab atas: (1) Membuka dan menutup rapat pemeriksaan (2) Memilih anggota tim audit (3) Menyiapkan jadwal dan menyusun program audit (4) Memimpin pelaksanaan audit (5) Melakukan supervisi terhadap anggota tim audit (6) Memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis kepada teraudit (7) Membuat keputusan akhir atas temuan audit berupa pendapat hasil audit (8) Menyerahkan laporan akhir audit selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pekerjaan lapangan selesai. c. Klien bertugas dan bertanggung jawab atas. (1) Menentukan keperluan/permintaan dan tujuan audit serta saat proses audit internal. (2) Menentukan unit organisasi yang akan diaudit (3) Menentukan lingkup umum audit, mislanya standar sistem mutu atau dokumen yang digunakan (4) Menerima atas laporan hasil audit melalui BPMP


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


(5) Memberitahukan teraudit untuk menindaklanjuti hasil temua audit d. Teraudit bertanggung jawab atas. (1) Menginformasikan kepada penanggungjawab unit organisasi/kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit. (2) Menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim auidt (3) Menyediakan sumber daya yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin kefektifan dan keefisienan proses audit (4) Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor (5) Melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit tercapai (6) Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan korektif dan pencegahan berdasarkan laporan audit e. Ketua bertanggung jawab atas: (1) Menerima loporan hasil Audit Mutu Internal (2) Memerintakan kepada teraudit untuk melakukan tindakan koreksi dan atau pencegahan berdasarkan hasil audit.

VI. RINCIAN PROSEDUR (1)

Ketua STT-PLN memberikan mandat/perintah kepada MR dan atau BPMP untuk melaksanakan Audit Mutu Internal (2) BPMP menyiapkan ruang lingkup dan dokumen Audit Mutu Internal (AMI), dan menyampaikannya kepada Ketua (3) Ketua menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AMI (4) BPMP menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AMI untuk setiap unit kerja (5) BPMP menentukan Tim AMI dan meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor internal (6) Ketua didampingi oleh BPMP melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan Ami dengan para Teraudit (7) BPMP menyelenggarakan penyegaran dan pelatihan AMI untuk pada auditor internal (8) BPMP meminta waktu dan kesediaan waktu pelaksanaan audit kepada Teraudit (9) BPMP menyusun konsep surat tugas Tim AMI disertai distribusi auditor internal, jadwal dan tempat pelaksanaan AMI (10) Ketua mengesahkan Surat Tugas Tim AMI, dan BPMP menyampaikan kepada pihakpihak terkait (11) BPMP menyampaikan pemberitahuan kepada Teraudit untuk mempersiapkan diri menghadapi AMI sesuai dengan ruang lingkup yang ditetapkan dan mempersiapkan


(12) (13) (14) (15)

(16) (17) (18) (19) (20) (21) (22) (23) (24) (25) (26)

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


dokumen sesuai ruang lingkup AMI, paling lambat 2 (dua) minggu setelah pemberitahuan disampaikan. Teraudit mengisi dokumen sesuai ruang lingkup AMI dan mengirimkan ke BPMP dan Ketua Tim AMI BPMP menyampaikan checklist AMI kepada Teraudit dan auditor internal BPMP/Tim AMI, dan MR mengkoordinasikan pelaksanaan AMI di masing-masing unit kerja Tim AMI/Auditor internal melakukan AMI sesuai ruang lingkup Standar Mutu, Prosedur Mutu, dan Sistem Manajamen Mutu (SMM), melalui pemeriksaan dokumen, pemeriksaan lapangan, dan wawancara. Auditor internal/Tim AMI mendiskusikan hasil temuan AMI dengan Teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Auditor internal/Tim AMI menyerahkan hasil temuan AMI (softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AMI kepada BPMP Teraudit membuat klarifikasi atas hasil temuan AMI, dan menyerahkan hasilnya kepada Ketua Tim AMI dan BPMP Auditor Internal/Tim AMI dan Teraudit mengisi umpan balik dan mengirimkan kepada BPMP TIm AMI menyusun laporan palaksanaan hasil AMI, serta menyampaikan hasilnya kepada Ketua melalui Ka.BPMP dengan konsep permintaan tindakan koreksi BPMP menundang unit kerja Teraudit dengan tingkat kepatuhan rendah untuk mengidentifikasi hambatan dan solusi bagi perbaikan unit kerja BPMP mengusulkan tindakan koreksi dan pencegahan berdasarkan hasil AMI Ketua menerbitkan surat permintaan tindakan koreksi dan pencegahan kepada pimpinan unit kerja Unit kerja melakukan tindakan koreksi dan pencegahan atas permintaan Ketua BPMP memonitor pelaksanaan tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan oleh unit kerja Unit kerja melaporkan hasil tindakan koreksi dan pencegahan kepada Ketua melalui BPMP


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


VII. BAGAN ALIR PROSEDUR Kegiatan Menerbitkan instruksi untuk melaksanakan internal audit Menyiapkan ruang lingkup, dokumen AMI Persetujuan ruang lingkup, dan dokumen AMI Menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AMI Persetujuan jadwal, alokasi dan pembentukan Tim AMI Sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AMI Penyegaran dan pelatihan AMI untuk auditor Penentuan jadwal palaksanaan AMI bagi unit kerja Menyusun konsep surat Tugas/SK Tim Audit AMI Pengesahan surat Tugas/SK Tim Audit AMI Pemberitahuan palaksanaan AMI kepada unit kerja Pengisian borang dokumen untuk AMI

Auditor

Teraudit

BPMP

Ketua

1

1

2 3

3

Waktu

Dokumen FO-03.L.01

FO-04.L.02 FO-04.L.03 FO-04.L.02 FO-04.L.03 FO-04.L.04

4

4

FO-04.L.05 FO-04.L.06

5

FO-04.L.07 6

6

6 FO-04.L.08

7

7

8

FO-04.L.09 FO-04.L.10

8

FO-04.L.11 9 FO-04.L.11 10

10

10 FO-04.L.12

12

11

11

12

12 A

FO-04.L.02 FO-04.L.03

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL Kegiatan

Auditor

Teraudit

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0

Halaman: 12 dari 49 halaman BPMP

Ketua

Waktu

Dokumen

A Penyampaian checklist borang kegiatan AMI Koordinasi rencana pelaksanaan AMI Pelaksanaan AMI di setiap unit kerja sesuai jadwal Mendiskusikan hasil temuan auditor AMI Penyerahan rekapitulasi temuan Klarifikasi hasil temuan AMI Pengisian umpan balik hasil temuan AMI Penyusunan laporan pelaksanaan AMI Identifikasi masalah dan rencana korektif Pengusulan tindakan korektif pencehahan Penerbitan surat tindakan korektif Melakukan tindakan korektif pencegahan Monitoring tindakan korektif pencegahan Laporan akhir hasil tindakan korektif dan pencegahan

13

13

13

14

14

14

15

15

16

16

17

FO-04.L.02 FO-04.L.03 FO-04.L.11 FO-04.L.13 FO-04.L.23 FO-04.L.24 FO-04.L.14 FO-04.L.14

17

FO-04.L.16

18 19

19

20

20

20

FO-04.L.20

21 22

FO-04.L.17 FO-04.L.18 FO-04.L.19

22 23

FO-04.L.16 FO-04.L.21 FO-04.L.21

24 25

FO-04.L.22 FO-04.L.22

26

VIII. KRITERIA KEBERHASILAN 7.1. Prosedur mutu pelaksanaan Audit Mutu Internal ini dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya 7.2. Audit Mutu Internal terlaksana minimal 1 (satu) tahun sekali


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


IX. FORMULIR, BORANG DAN LAMPIRAN TERKAIT LAMPIRAN 01. SURAT PENGESAHAN RUANG LINGKUP AMI FO-STT-PM-822-0601-04.L01 NOTA DINAS ---------------------------------Nomor : ............................. Kepada Yth Dari Tanggal Sifat Lampiran Perihal

: : : : : :

Pimpinan Unit Kerja ..... Ketua STT-PLN

1 (satu) berkas Ruang Lingkup AMI Dalam rangka evalusi implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada Uni Kerja Pelaksana Akademik dan Non Akademik, maka telah ditetapkan ruang lingkup Audit Mutu Internal (AMI) siklus tahun akademik 20xx, yaitu : 1. ....................... 2. ........................ Untuk itu, diharpakan masing-masing unit kerja memperhatikan checklist AMI dan mengisi terlampir, sebagai pedoman untuk mempersiapkan diri menghadapi AMI. Isian AMI yang telah diisi harap dikirimkan ke BPMP (hrad copy atau soft copy) atau melalui email [email protected] atau [email protected] Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Ketua,

......................................... Tembusan

: 1. BPH-YPK PLN 2. Ka.BPMP


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 02. BORANG RUANG LINGKUP AMI INSTITUSI FO-STT-PM-822-0601-04.L02 BORANG KINERJA INTITUSI STT-PLN Tahun Akademik : No.

No. Butir Penilaian

1

1.1

2

1.2

3

1.3.1

4

1.3.2

5

2.1.1

6

2.1.2

7

2.1.3

8

2.2

Aspek Penilaian Kejelasan, kerealistikan, dan keterkaitan antar visi, misi, tujuan dan sasaran perguruan tinggi, dan pemangku kepentingan yang terlibat. Perguruan tinggi menetapkan tonggaktonggak capaian (milestones) tujuan sebagai penjabaran atau pelaksanaan renstra, serta mekanisme kontrol ketercapaiannya. Sosialisasi visi dan misi perguruan tinggi dilaksanakan secara sistematis dan berkelanjutan kepada pemangku kepentingan. Visi dan misi perguruan tinggi dijadikan pedoman, panduan, dan rambu-rambu bagi semua pemangku kepentingan internal serta dijadikan acuan pelaksanaan renstra, keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, ketercapaian tujuan melalui strategi-strategi yang dikembangkan. Perguruan tinggi memiliki tata pamong yang memungkinkan terlaksananya secara konsisten prinsip-prinsip tata pamong, terutama yang terkait dengan pelaku tata pamong (aktor) dan sistem ketatapamongan yang baik (kelembagaan, instrumen, perangkat pendukung, kebijakan dan peraturan, serta kode etik). Kelengkapan dan keefektifan struktur organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan dan pengembangan perguruan tinggi yang bermutu. Keberadaan lembaga, mutu, SOP, dan efektifitas pelaksanaan kode etik. Karakteristik kepemimpinan yang efektif dalam kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik.

Bobot

0.88

0.44

0.44

0.88

1.48

1.48

0.74

1.48

Nilai*

Ketersediaan dokumen ya Tdk

Catatan

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL No.

No. Butir Penilaian

9

2.3.1

10

2.3.2

11

2.3.3

12

2.3.4

13

2.3.5

14

2.4.1

15

2.4.2

16

2.4.3

17

2.4.4

18

2.4.5

19

2.4.6

20

3.1.1

Aspek Penilaian Sistem pengelolaan fungsional dan operasional perguruan tinggi mencakup fungsi pengelolaan (planning, organizing, staffing, leading, dan controlling), yang dilaksanakan secara efektif untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi perguruan tinggi. Perguruan tinggi memiliki analisis jabatan, deskripsi tugas, program peningkatan kompetensi manajerial yang menjamin terjadinya proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit kerja. Diseminasi hasil kerja perguruan tinggi sebagai akuntabilitas publik, serta keberkalaannya. Keberadaan dan keefektifan sistem audit internal, dilengkapi dengan kriteria dan instrumen penilaian serta menggunakannya untuk mengukur kinerja setiap unit kerja, serta diseminasi hasilnya. Keberadaan dan keefektifan sistem audit eksternal, dilengkapi dengan kriteria dan instrumen penilaian serta menggunakannya untuk mengukur kinerja perguruan tinggi. Perguruan tinggi menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung dengan adanya bukti-bukti berupa manual mutu, dan pelaksanaannya. Implementasi penjaminan mutu. Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, sarana prasarana, keuangan, manajemen, serta tindak lanjutnya. Perguruan tinggi memiliki sistem pembinaan perguruan tinggi yang mencakup: (1) pengembangan perguruan tinggi, (2) penyusunan dokumen akreditasi dalam bentuk pelatihan, dana, dan informasi. Kelengkapan dan aksesibilitas sistem basis data institusi yang mendukung penyusunan evaluasi diri institusi dan perguruan tinggi. Status akreditasi BAN-PT untuk seluruh perguruan tinggi dalam perguruan tinggi. Sistem penerimaan mahasiswa baru disusun secara lengkap (kebijakan,

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot

0.74

0.74

0.74

0.74

0.74

0.74 0.37

0.37

0.37

0.74

14.83 0.82

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

21

3.1.2

22

3.1.3

23

3.1.4

24

3.1.5.1

25

3.1.5.2

26

3.1.5.3

27

3.1.6

28

3.1.7

29

3.1.8

30

3.1.9

31

3.1.10

32

3.1.11

33

3.1.12

34

3.2.1.1

Aspek Penilaian kriteria, prosedur, instrumen, sistem pengambilan keputusan) dan konsistensi pelaksanaannya. Sistem penerimaan mahasiswa baru yang memberikan peluang dan menerima mahasiswa yang memiliki potensi akademik namun kurang mampu secara ekonomi dan/atau cacat fisik disertai bukti implementasi sistem tsb. berupa ketersediaan sarana dan prasarana penunjang. Sistem penerimaan mahasiswa baru yang menerapkan prinsip-prinsip ekuitas. Sistem penerimaan mahasiswa baru menerapkan prinsip pemerataan wilayah asal mahasiswa. Rasio jumlah calon mahasiswa yang ikut seleksi terhadap jumlah calon mahasiswa yang lulus seleksi. Rasio jumlah mahasiswa yang mendaftar ulang terhadap jumlah mahasiswa yang lulus seleksi. Rasio jumlah mahasiswa baru transfer terhadap jumlah mahasiswa baru bukan transfer. Instrumen dan tata cara pengukuran kepuasan mahasiswa terhadap layanan kemahasiswaan. Hasil pelaksanaan survei kepuasan mahasiswa terhadap layanan kegiatan kemahasiswaan, dan tindak lanjutnya. Layanan kepada mahasiswa dalam bidang bimbingan dan konseling, minat dan bakat, pembinaan soft skills, beasiswa, dan kesehatan. Pemilikan program layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan. Pelaksanaan program layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, serta hasilnya. Pencapaian prestasi mahasiswa di tingkat propinsi/ wilayah, nasional, dan internasional. Upaya institusi untuk meningkatkan prestasi mahasiswa dalam bidang akademik dan non-akademik. Persentase mahasiswa DO atau mengundurkan diri untuk semua perguruan tinggi.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot

0.41

0.41 0.41

0.82

0.41

0.41

0.41

0.41

0.41

0.41

0.41

0.82

0.41

0.41

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

35

3.2.1.2

36

3.2.2.1

37

3.2.2.2

38

3.2.3

39

3.2.4

40

3.2.5

41

4.1

42

4.2.1

43

4.2.2

44

4.3.1.1

45

4.3.1.2

46

4.3.1.3

47

4.3.1.4

48

4.4

49 50

4.5.1.1 4.5.1.2

Aspek Penilaian Persentase kelulusan tepat waktu untuk semua perguruan tinggi. Rata-rata lama studi lulusan dalam tiga tahun terakhir. Rata-rata IPK lulusan dalam tiga tahun terakhir. Sistem evaluasi lulusan yang efektif, mencakup kebijakan dan strategi, keberadaan instrumen, monitoring dan evaluasi, serta tindak lanjutnya. Rasio alumni dalam lima tahun terakhir yang memberikan respons terhadap studi pelacakan. Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan perguruan tinggi dalam bentuk: sumbangan dana, sumbangan fasilitas, masukan untuk perbaikan proses pembelajaran, dan pengembangan jejaring. Sistem pengelolaan sumber daya manusia yang lengkap, transparan, dan akuntabel, mencakup: perencanaan, rekrutmen, seleksi, dan pemberhentian pegawai, orientasi dan penempatan pegawai, pengembangan karir, remunerasi, penghargaan, dan sanksi. Pedoman formal tentang sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev) kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat. Rasio jumlah mahasiswa terhadap jumlah dosen tetap. Persentase dosen tetap berpendidikan doktor/Sp-2. Persentase dosen tetap dengan jabatan guru besar (untuk institut, universitas, dan sekolah tinggi) dan lektor kepala (untuk akademi dan politeknik). Persentase jumlah dosen tidak tetap terhadap jumlah seluruh dosen. Persentase dosen tetap yang menjalani program peningkatan kompetensi melalui tugas belajar. Pustakawan dan kualifikasinya. Laboran, teknisi, analis, operator, dan

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot 1.23 1.23 0.82

0.82

0.82

0.82

0.92

0.92

0.92

2.76 0.92

0.92

1.84 1.84 0.92 0.92

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

51

4.5.1.3

52

4.5.1.4

53

4.5.2

54

4.6.1

55

4.6.2

56

4.6.3

57

5.1.1

58

5.1.2

59

5.2.1

60

5.2.2

61

5.2.3

62

5.3.1

63

5.3.2

Aspek Penilaian programer. Tenaga administrasi: jumlah, kualifikasi, dan mutu kerjanya. Persentase laboran/teknisi/analis/operator/programer yang memiliki sertifikat kompetensi. Upaya perguruan tinggi dalam meningkatkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan. Instrumen survei kepuasan dosen, pustakawan, laboran, teknisi, dan tenaga administrasi terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia. Pelaksanaan survei kepuasan dosen, pustakawan, laboran, teknisi, tenaga administrasi, dan tenaga pendukung terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia. Pemanfaatan hasil survei kepuasan dosen, pustakawan, laboran, teknisi, dan tenaga administrasi terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia. Dokumen kebijakan tentang pengembangan kurikulum yang lengkap. Monitoring dan evaluasi pengembangan kurikulum perguruan tinggi. Unit pengkajian dan pengembangan sistem dan mutu pembelajaran mendorong mahasiswa untuk berfikir kritis, bereksplorasi, berekspresi, bereksperimen dengan memanfaatkan aneka sumber yang hasilnya dimanfaatkan oleh institusi. Sistem pengendalian mutu pembelajaran diterapkan institusi termasuk proses monitoring, evaluasi, dan pemanfaatannya Pedoman pelaksanaan tridarma perguruan tinggi yang digunakan sebagai acuan bagi perencanaan dan pelaksanaan program tridarma unit di bawahnya, menjamin terintegrasinya kegiatan penelitian dan PkM ke dalam proses pembelajaran. Dokumen formal tentang kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan, serta konsistensi pelaksanaannya. Sistem pengembangan suasana akademik yang kondusif bagi pebelajar untuk meraih prestasi akademik yang

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot

0.92 0.92

0.92

0.92

0.92

0.92

0.79 0.79

1.58

1.58

0.79

0.79

1.58

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

64

6.1.1

65

6.1.2

66

6.1.3

67

6.1.4

68

6.1.5

69

6.1.6

70

6.1.7

71

6.1.8

72

6.1.9

73

6.2.1

74

6.2.2

Aspek Penilaian maksimal. Dokumen pengelolaan dana yang mencakup perencanaan penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan. Mekanisme penetapan biaya pendidikan mahasiswa dengan mengikutsertakan semua pemangku kepentingan internal. Kebijakan mengenai pembiayaan mahasiswa yang berpotensi secara akademik dan kurang mampu secara ekonomi, serta persentase mahasiswa yang mendapatkan keringanan atau pembebasan biaya pendidikan terhadap total mahasiswa. Persentase dana perguruan tinggi yang berasal dari mahasiswa (SPP dan dana lainnya). Penggunaan dana untuk operasional (pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, termasuk gaji dan upah, dan investasi prasarana, saran, dan SDM). Jumlah dana operasional/ mahasiswa/tahun. Dana penelitian dalam tiga tahun terakhir. Rata-rata dana penelitian/dosen tetap/tahun. Dana yang diperoleh dalam rangka pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dalam tiga tahun terakhir. Rata-rata dana pelayanan/pengabdian kepada masyarakat /dosen tetap/tahun. Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal untuk pemanfaatan dana yang lebih efektif, transparan dan memenuhi aturan keuangan yang berlaku. Laporan audit keuangan oleh auditor eksternal yang transparan dan dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan. Sistem pengelolaan prasarana dan sarana berupa kebijakan, peraturan, dan pedoman/panduan untuk aspek: pengembangan dan pencatatan, penetapan penggunaan, keamanan dan keselamatan penggunaan, pemeliharaan/ perbaikan/kebersihan. Kepemilikan dan penggunaan lahan.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot

0.61

0.61

0.61

1.23

1.23

1.23

0.61

0.61

0.61

0.61

1.23

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

75

6.2.3

76

6.2.4

77

6.2.5

78

6.2.6

79

6.2.7

80

6.3.1

81

6.3.2

82

6.3.3

83

6.3.4

84

6.3.5

85

6.3.6

86

6.3.7

87

6.3.8

88

7.1.1

89

7.1.2

Aspek Penilaian Kecukupan dan mutu prasarana yang dikelola perguruan tinggi, untuk kegiatan akademik dan non-akademik. Rencana pengembangan prasarana. Kecukupan koleksi perpustakaan, aksesibilitas termasuk ketersediaan dan kemudahan akses e-library. Aksesibilitas dan pemanfaatan bahan pustaka, mencakup waktu layanan, mutu layanan (kemudahan mencari bahan pustaka, keleluasaan meminjam, bantuan mencarikan bahan pustaka dari perpustakaan lain), dan ketersediaan layanan e-library. Penyediaan prasarana dan sarana pembelajaran terpusat untuk mendukung interaksi akademik antara mahasiswa, dosen, pakar, dan nara sumber lainnya dalam kegiatan-kegiatan pembelajaran dan aksesibilitasnya. Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan perguruan tinggi dalam proses pembelajaran (hardware, software, elearning, e-library). Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan perguruan tinggi dalam administrasi (akademik dan umum). Sistem informasi untuk pengelolaan prasarana dan sarana yang transparan, akurat dan cepat. Sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system) yang lengkap, efektif, dan obyektif. Manfaat sistem informasi untuk mahasiswa dan dosen serta akses terhadap sumber informasi. Perguruan tinggi memiliki kapasitas internet dengan rasio bandwidth per mahasiswa yang memadai. Kapasitas bandwidth (dalam Kbps per mahasiswa). Aksesibilitas data dalam sistem informasi. Blue print pengembangan, pengelolaan, dan pemanfaatan sistem informasi yang lengkap. Pemilikan pedoman pengelolaan penelitian yang lengkap, dan dikembangkan serta dipublikasikan oleh institusi. Jumlah penelitian dosen tetap selama tiga tahun terakhir.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot

2.46 0.61 1.23

0.61

1.23

0.61

0.31

0.31

0.31

0.31

0.31 0.61 0.31

0.94

0.94

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

90

7.1.3

91

7.1.4

92

7.1.5

93

7.1.6

94

7.2.1

95

7.2.2

96

7.2.3

97

7.3.1

98

7.3.2

99

7.3.3

100

7.3.4

101

7.3.5

Aspek Penilaian Jumlah artikel ilmiah yang dihasilkan oleh dosen tetap dalam tiga tahun terakhir. Banyaknya artikel yang tercatat dalam lembaga sitasi. Karya dosen dan atau mahasiswa yang berupa paten/hak atas kekayaan intelektual (HaKI)/karya yang mendapatkan penghargaan tingkat nasional/internasional. Kebijakan dan upaya perguruan tinggi dalam menjamin keberlanjutan penelitian. Pemilikan pedoman pengelolaan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat yang lengkap, dan dikembangkan serta dipublikasikan oleh institusi. Jumlah kegiatan PkM dosen tetap selama tiga tahun terakhir. Kebijakan dan upaya perguruan tinggi dalam menjamin keberlanjutan kegiatan PkM. Kebijakan, pengelolaan, dan monev oleh perguruan tinggi dalam kegiatan kerjasama untuk menjamin aspek: mutu kegiatan kerjasama, relevansi kegiatan kerjasama, produktivitas kegiatan kerjasama, keberlanjutan kegiatan kerjasama. Kegiatan kerjasama dengan instansi di dalam negeri dalam tiga tahun terakhir. Kegiatan kerjasama dengan instansi di luar negeri dalam tiga tahun terakhir. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan hasil kerja sama secara berkala. Manfaat dan kepuasan mitra kerja sama.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot

Nilai*


0.94 0.94

0.94

0.94

0.94

0.94 0.94

0.94

0.94 0.94 0.94 0.94

Jakarta, Tim Audit Mutu Internal

(...................................)

Catatan


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 03. BORANG RUANG LINGKUP AMI PROGRAM STUDI FO-STT-PM-822-0601-04.L03 BORANG KINERJA JURUSAN/PROGRAM STUSI STT-PLN Tahun Akademik : No.

No. Butir Penilaian

1

1.1.a

2

1.1.b

3

1.2

4

2.1

5

2.2

6

2.3

7

2.4

8

2.5

9

2.6

10

3.1.1.a

11

3.1.1.b

12

3.1.1.c

13

3.1.1.d

14

3.1.2

Aspek Penilaian

Bobot

Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi. Strategi pencapaian sasaran dengan rentang waktu yang jelas dan didukung oleh dokumen. Sosialisasi visi-misi. Sosialisasi yang efektif tercermin dari tingkat pemahaman seluruh pemangku kepentingan internal yaitu sivitas akademika (dosen dan mahasiswa) dan tenaga kependidikan. Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil. Karakteristik kepemimpinan yang efektif (kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, kepemimpinan publik). Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup: planning, organizing, staffing, leading, controlling yang efektif dilaksanakan. Pelaksanaan penjaminan mutu di program studi. Penjaringan umpan balik dan tindak lanjutnya. Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi. Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi terhadap daya tampung. Rasio mahasiswa baru reguler yang melakukan registrasi terhadap calon mahasiswa baru reguler yang lulus seleksi. Rasio mahasiswa baru transfer terhadap mahasiswa baru regular. Rata-rata Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) selama lima tahun terakhir. Penerimaan mahasiswa non-reguler

1.04 1.04

1.04

1.39

0.69

1.39

1.39 0.69 0.69 1.95 0.65

0.65 1.30 0.65

Nilai*

Ketersediaan dokumen Ya Tidak

Catatan


No. Butir Penilaian

15

3.1.3

16 17

3.1.4.a 3.1.4.b

18

3.2.1

19 20

3.2.2 3.3.1.a

21

3.3.1.b

22

3.3.1.c

23

3.3.2

24

3.3.3

25

3.4.1

26

3.4.2

27

4.1

28

4.2.1

29

4.2.2

30

4.3.1.a

31

4.3.1.b

Aspek Penilaian (selayaknya tidak membuat beban dosen sangat berat, jauh melebihi beban ideal sekitar 12 sks). Penghargaan atas prestasi mahasiswa di bidang nalar, bakat dan minat. Persentase kelulusan tepat waktu. Persentase mahasiswa yang DO atau mengundurkan diri. Layanan dan kegiatan kemahasiswaan (ragam, jenis, dan aksesibilitasnya) yang dapat dimanfaatkan untuk membina dan mengembangkan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan. Kualitas layanan kepada mahasiswa. Upaya pelacakan dan perekaman data lulusan. Penggunaan hasil pelacakan untuk perbaikan: (1) proses pembelajaran, (2) penggalangan dana, (3) informasi pekerjaan, (4) membangun jejaring. Pendapat pengguna lulusan terhadap mutu alumni. Profil masa tunggu kerja pertama (dalam bulan). Profil kesesuaian bidang kerja dengan bidang studi (keahlian) lulusan. Bentuk partisipasi lulusan dan alumni dalam mendukung pengembangan akademik program studi. Bentuk partisipasi lulusan dan alumni dalam mendukung pengembangan nonakademik program studi. Pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan. Pedoman tertulis tentang sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS. Dosen tetap yang berpendidikan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot

1.30 1.30 0.65 0.65

0.65 0.65 0.65

1.30 1.30 0.65 0.65

0.65

0.72

0.72

1.43

1.43

2.15

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

32

4.3.1.c

33

4.3.1.d

34

4.3.2

35

4.3.3

36

4.3.4 & 4.3.5

37 38

4.3.4 & 4.3.5 4.4.1

39

4.4.2.a

40

4.4.2.b

41

4.5.1

42

4.5.2

43

4.5.3

44

4.5.4

45

4.5.5

46 47

4.6.1.a 4.6.1.b

48

4.6.1.c

Aspek Penilaian kompetensi PS. Dosen tetap yang memiliki jabatan lektor kepala dan guru besar yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS. Dosen yang memiliki Sertifikat Pendidik Profesional. Rasio mahasiswa terhadap dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang PS. Rata-rata beban dosen per semester, atau rata-rata FTE (Fulltime Teaching Equivalent). Kesesuaian keahlian (pendidikan terakhir) dosen dengan mata kuliah yang diajarkannya. Tingkat kehadiran dosen tetap dalam mengajar. Rasio jumlah dosen tidak tetap, terhadap jumlah seluruh dosen. Kesesuaian keahlian dosen tidak tetap dengan mata kuliah yang diampu. Pelaksanaan tugas atau tingkat kehadiran dosen tidak tetap dalam mengajar. Kegiatan tenaga ahli/pakar sebagai pembicara dalam seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap). Peningkatan kemampuan dosen tetap melalui program tugas belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang PS. Kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/ workshop/ pagelaran/ pameran/peragaan yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri. Prestasi dalam mendapatkan penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional; besaran dan proporsi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi. Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi. Pustakawan: jumlah dan kualifikasinya. Laboran, analis, teknisi, operator: jumlah, kualifikasi, dan mutu kerjanya. Tenaga administrasi: jumlah dan kualifikasinya.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot

1.43

0.72 0.72

0.72

0.72

0.72 0.72 0.72 0.72

0.72

0.72

1.43

1.43

1.08 0.72 0.72 0.72

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

49

4.6.2

50

5.1.1.a

51

5.1.1.b

52

5.1.2.a

53

5.1.2.b

54

5.1.2.c

55 56

5.1.3 5.1.4

57

5.2.a

58

5.2.b

59

5.3.1.a

60

5.3.1.b

61 62

5.3.2 5.4.1.a

63

5.4.1.b

64

5.4.1.c

65

5.4.2

66

5.5.1.a

67

5.5.1.b

68

5.5.1.c

69

5.5.1.d

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Aspek Penilaian

Bobot

Upaya PS dalam meningkatkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan. Struktur kurikulum (harus memuat standar kompetensi lulusan yang terstruktur dalam kompetensi utama, pendukung dan lainnya ). Orientasi dan kesesuaian kurikulum dengan visi dan misi PS. Kesesuaian mata kuliah dengan standar kompetensi. Persentase mata kuliah yang dalam penentuan nilai akhirnya memberikan bobot pada tugas-tugas (PR atau makalah) ≥ 20%. Matakuliah dilengkapi dengan deskripsi matakuliah, silabus dan SAP. Fleksibilitas mata kuliah pilihan. Substansi praktikum dan pelaksanaan praktikum. Pelaksanaan peninjauan kurikulum selama 5 tahun terakhir. Penyesuaian kurikulum dengan perkembangan Ipteks dan kebutuhan. Pelaksanaan pembelajaran memiliki mekanisme untuk memonitor, mengkaji, dan memperbaiki secara periodik kegiatan perkuliahan (kehadiran dosen dan mahasiswa), penyusunan materi perkuliahan, serta penilaian hasil belajar. Mekanisme penyusunan materi perkuliahan. Mutu soal ujian. Rata-rata banyaknya mahasiswa per dosen Pembimbing Akademik per semester. Pelaksanaan kegiatan pembimbingan akademik. Jumlah rata-rata pertemuan pembimbingan akademik per mahasiswa per semester. Efektivitas kegiatan pembimbingan akademik. Ketersediaan panduan, sosialisasi, dan penggunaan. Rata-rata mahasiswa per dosen pembimbing tugas akhir. Rata-rata jumlah pertemuan/ pembimbingan selama penyelesaian TA. Kualifikasi akademik dosen pembimbing

0.72

0.57

0.57 0.57 0.57

0.57 0.57 1.14 0.57 0.57 1.14

0.57 0.57 0.57

0.57 0.57

0.57 0.57 0.57 0.57 1.14

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

70

5.5.2

71

5.6

72

5.7.1

73

5.7.2

74

5.7.3

75

5.7.4

76

5.7.5

77

6.1

78

6.2.1

79 80

6.2.2 6.2.3

81 82

6.3.1 6.3.2

83

6.3.3

84 85

6.4.1.a 6.4.1.b

86

6.4.1.c

87

6.4.1.d

88

6.4.1e

Aspek Penilaian tugas akhir. Rata-rata waktu penyelesaian penulisan tugas akhir. Upaya perbaikan sistem pembelajaran yang telah dilakukan selama tiga tahun terakhir. Kebijakan tentang suasana akademik (otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik). Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana yang memungkinkan terciptanya interaksi akademik antara sivitas akademika. Program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik (seminar, simposium, lokakarya, bedah buku, penelitian bersama dll). Interaksi akademik antara dosenmahasiswa. Pengembangan perilaku kecendekiawanan. Keterlibatan program studi dalam perencanaan target kinerja, perencanaan kegiatan/ kerja dan perencanaan/alokasi dan pengelolaan dana. Besarnya dana (termasuk hibah) yang dikelola dalam tiga tahun terakhir. Dana penelitian dalam tiga tahun terakhir. Dana yang diperoleh dalam rangka pengabdian kepada masyarakat dalam tiga tahun terakhir. Luas ruang kerja dosen Prasarana (kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang perpustakaan, kebun percobaan, dsb. kecuali ruang dosen) yang dipergunakan PS dalam proses pembelajaran. Prasarana lain yang menunjang (misalnya tempat olah raga, ruang bersama, ruang himpunan mahasiswa, poliklinik). Bahan pustaka yang berupa buku teks. Bahan pustaka yang berupa disertasi/tesis/ skripsi/ tugas akhir. Bahan pustaka yang berupa jurnal ilmiah terakreditasi Dikti. Bahan pustaka yang berupa jurnal ilmiah internasional . Bahan pustaka yang berupa prosiding seminar dalam tiga tahun terakhir.

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Bobot

1.14 0.57

0.57

1.14

1.14

0.57 0.57 0.67

1.34 2.02 0.67

2.02 2.02

0.67

0.17 0.17 0.67 1.01 0.17

Nilai*


Catatan


No. Butir Penilaian

89

6.4.2

90

6.4.3

91

6.5.1

92 93

6.5.2 7.1.1

94

7.1.2

95

7.1.3

96

7.1.4

97

7.2.1

98

7.2.2

99

7.3.1

100

7.3.2

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Aspek Penilaian

Bobot

Akses ke perpustakaan di luar PT atau sumber pustaka lainnya. Ketersediaan, akses dan pendayagunaan sarana utama di lab (tempat praktikum, bengkel, studio, ruang simulasi, rumah sakit, puskesmas/balai kesehatan, green house, lahan untuk pertanian, dan sejenisnya). Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan PS dalam proses pembelajaran (hardware, software, elearning, dan perpustakaan). Aksesibilitas data dalam sistem informasi. Jumlah penelitian yang dilakukan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS per tahun, selama 3 tahun. Keterlibatan mahasiswa yang melakukan tugas akhir dalam penelitian dosen. Jumlah artikel ilmiah yang dihasilkan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS per tahun, selama tiga tahun. Karya-karya PS/institusi yang telah memperoleh perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI) dalam tiga tahun terakhir. Jumlah kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) yang dilakukan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS. Keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Kegiatan kerjasama dengan instansi di dalam negeri dalam tiga tahun terakhir. Kegiatan kerjasama dengan instansi di luar negeri dalam tiga tahun terakhir.

0.67

Nilai*


1.34

1.34

0.67 3.75

1.88 3.75

1.88

1.88

1.88 1.88 1.88

Jakarta, Tim Audit Mutu Internal

(...................................)

Catatan


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 04. BORANG JADWAL SOSIALISASI AMI STT-PLN FO-STT-PM-822-0601-04.L04 JADWAL SOSIALISASI AMI STT -PLN Tahun Akademik : Hari/tanggal

Waktu/Tempat

Peserta

Penanggung Jawab

Kegiatan Sosialisasi

Diperiksa/disetujui oleh Ketua/Waket I

Disusun Oleh Ka.BPMP

(...............................)

(......................................)


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 05. BORANG NOTA DINAS KESEDIAAN AUDITOR INTERNAL FO-STT-PM-822-0601-04.L05

NOTA DINAS ------------------------------------Nomor : xxxx/1/13/ND/ 2012

Kepada Yth. Dari Tanggal Sifat Lampiran Perihal

: .................................. Auditor Internal STT-PLN : Ka.BPMP : Xx Bulan Tahun : : 1 (satu) berkas : Kesediaan Menjadi Auditor Internal AMI Tahun xxxx/yyyy

Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), STT-PLN akan melakukan Audit Mutu Internal (AMI) untuk unit kerja, program studi, bagian dan lembaga pada tahun akademik 20xx/20yy, yang akan dilaksanakan pada tanggal .................. Sehubungan hal tersebut, untuk melaksanakan AMI, BPMP membutuhan Tim Auditor Internal yang akan melaksanakan AMI dengan ruang lingkup sesuai Prosedur Mutu Pelaksanaan AMI. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor Internal dengan mengisi Borang Kesediaan terlampir. Borang kesediaan yang telah diisi harap dikirimkan kembali ke Sekretariat BPMP STT-PLN paling lambat hari xxxx, tanggal yyy bulan 20yy. Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih. (Nama Ka. BPMP)

Tembusan

: 1. Ketua 2. Wakil Ketua I


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 06. BORANG SURAT KESEDIAAN AUDITOR INTERNAL FO-STT-PM-822-0601-04.L06

SURAT KESEDIAAN Kepada Yth. Dari Tanggal Sifat Perihal

: Ka.BPMP : ..................... Auditor Internal STT-PLN : xx Bulan 20yy : : Kesediaan Menjadi Auditor Internal AMI Tahun xxxx/yyyy Sehubungan dengan Nota Dinas Ka.BPMP No. Xxxx/1/13/ND/2012 mengenai Permintaan Kesediaan sebagai Audit Internal, dengan ini saya sampaikan : Nama : Unit Kerja : Menyatakan BERSEDIA/TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internal untuk AMI Tahun Akademik 20xx/20yy sesuai dengan alokasi waktu yang disediakan oleh BPMP, serta tidak menganggu tugas pokok dalam Tri Dhama PT. Apabila dikemudian hari terdapat hal-hal yang menyebabkan saya berhalangan melaksanakan tugas audit, maka saya akan memberitahukan 1 (satu) minggu sebelumnya dan bersedia dibebas tugaskan dari Auditor Internal Atas kepercayaan yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih

Auditor,

(.................................) *)Coret yang tidak perlu


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 07. BORANG UNDANGAN SOSIALISASI AMI FO-STT-PM-822-0601-04.L07

NOTA DINAS ------------------------------------Nomor : xxx/1/1/ND/ 20xx

Kepada Yth.

Dari Tanggal Sifat Lampiran Perihal

: 1. Waket 2. Kajur/Sekjur 3. Ka. Lembaga 4. Kabag 5. Tim Penjaminan Mutu Jurusan : Ketua : Xx Bulan 20xx : : 1 (satu) lembar : Penjelasan AMI Tahun 20xx/20yy

Dalam rangka mempersiapkan Audit Mutu Internal untuk setiap unit kerja di lingkungan STT-PLN Tahun Akademik 20xx/x0yy, maka bersama ini dimohon kesediaan pada Tim Penjaminan Mutu Jurusan, Kajur/Sekjur/Kabag/Ka,Lembaga untuk hadir dalam cara penjelasan AMI Tahun Akademik 20xx/20yy. Adapun tempat dan jadwal terlampir Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih Ketua

(.............................) Tembusan

: Arsip


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 08. BORANG UNDANGAN PENYEGARAN/PELATIHAN AUDITOR INTERNAL FO-STT-PM-822-0601-04.L08



: ..................... Auditor Internal STT-PLN : Ka. BPMP : Xx Bulan 20xx : : : Penyegaran/Pelatihan Auditor Internal

Dalam rangka menyamakan presepsi di antara Auditor Internal di lingkungan STT-PLN untuk menghadapi Audit Mutu Internal (AMI) Unit Kerja Pelaksana Akademik dan Non Akademik Tahun Akademik 20xx/20yy, dengan ini diharapkan Saudara hadir pada : Hari : ................................ Tanggal : .............................. Jam : ............................. Tempat : ............................ Acara : Penyegaran/Pelatihan Auditor Internal Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih. Ka.BPMP

(.............................) Tembusan

: 1.Ketua 2.Waket I 3. Ka.BSRT untuk penyedian tempat dan konsumsi


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 09. BORANG NOTA DINAS KESEDIAAN WAKTU AMI UNIT KERJA FO-STT-PM-822-0601-04.L09



: : : : : :

Pimpinan Unit Teraudit Ketua Xx Bulan 20xx 1 (satu) lembar Permintaan Kesediaan Waktu AMI Unit Kerja

Menindaklanjuti hasil pertemuan sebelumnya tentang penjelasan Audit Mutu Internal (AMI) Tahun Akademik 20xx/20yy, maka diharpakan agar masing-masing pimpinan unit kerja menyediakan waktu untuk kegiatan tersebut. Adapun alokasi waktu yang ditetapkan BPMP untuk pelaksanaan AMI Tahun akademik 20xx/20yy di unit kerja Saudara dilaksanakan pada tanggal ........ s.d. .......... Untuk itu, Saudara diminta menyampaikan kesediaan alokasi waktu untuk AMI unit kerja Saudara sesuai dengan borang terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Ketua,

(..................................) Tembusan

: Ka. BPMP


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 10. BORANG NOTA BINAS KESEDIAAN WAKTU AMI FO-STT-PM-822-0601-04.L10

NOTA DINAS ------------------------------------Nomor : xxx/1/xx/ND/ 20xx


: : : : : :

Ka.BPMP Pimpinan Unit Kerja Xx Bulan 20xx Kesediaan Waktu AMI Unit Kerja

Menunjuk Nota Dinas Ketua Nomor : xxx/1/1ND/20xx perihal Permintaan Kesediaan Waktu AMI unit Kerja, maka dengan ini disampaikan bahwa : Unit Kerja : .................................................. Bersedia mengalokasikan waktu pelaksanaan Audit Mutu Internal sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BPMP, yaitu : Hari

: ........................................................

Tanggal : ........................................................ Atas kesempatan yang diberikan disampaikan terima kasih.

Pimpinan Unit Kerja

(...................................)


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 11. BORANG LAMPIRAN SK KETUA TENTANG TIM AMI STT-PLN FO-STT-PM-822-0601-04.L11 Lampiran SK Ketua STT-PLN Nomor : Tanggal :

TIM AUDIT MUTU INTERNAL Pengarah Penanggungjawab Ketua Pelaksana Sekretaris Auditor Internal

Sekretariat

: Ketua : Wakil Ketua I : Ka.BPMP : : 1. ................................... 2. .................................. 3. .................................. 4. .................................. 5. .................................. 6. .................................. 7. .................................. 8. .....................dst ........ : 1. .................................. 2. .................................. 3. .................................. 4. .................................. 5. .....................dst ........

Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : .............. -------------------------------------------Ketua STT-PLN

(.................................................)


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


Lampiran SK Ketua STT-PLN Nomor : Tanggal :

DISTRIBUSI AUDITOR INTERNAL No

Unit Kerja Teraudit

Rencana Jadwal AMI

Auditor Internal Ketua Anggota

Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : .............. -------------------------------------------Ketua STT-PLN

(.................................................)


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 12. BORANG PEMBERITAHUAN PELAKSANAAN AMI FO-STT-PM-822-0601-04.L12



: : : : : :

Pimpinan Unit Kerja Wakil Ketua I Xx Bulan 20xx 1 (satu) berkas Pemberitahuan Pelaksanaan AMI

Menindaklanjuti Surat Keputusan Ketua No.xxx.SK/1/1/2012, serta surat kesediaan waktu Audit Mutu Internal Unit Kerja dilingkungan STTPLN Tahun Akademik 20xx/20yy, maka diharapkan pimpinan unit kerja mempersiapkan diri dan mengirimkan dokumen sesuai ruang lingkup AMI. Dokumen yang telah diisi mohon dikirimkan ke BPMP mulai dari tanggal surat ini diterbitkan s.d. H-4 pelaksanaan audit, dalam bentuk hard copy dan soft copy yang dapat dikirimkan melalui email dengan alamat [email protected] atau [email protected] Adapun alokasi waktu pelaksanaan audit untuk unit kerja kerja yang Saudara pimpin tercantum dalam lapiran SK Ketua sebagaimana terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Wakil Ketua I

(..............................) Tembusan

: 1. Ketua sebagai laporan 2. Ketua Tim AMI


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 13. BORANG PENILAIAN AMI INSTITUSI/PROGRAM STUDI FO-STT-PM-822-0601-04.L13

FORMAT PENILAIAN AMI INSITUSI/PROGRAM STUDI Nama Unit Kerja Tinggi

:

Nama Auditor

:

Tanggal Audit

:

No

No Butir

Informasi dari Borang/Kontrak Kinerja

Keberadaan dokumen/hasil kinerja pada saat Audit

Skor

Bobot

Nilai

Keterangan

Jakarta Auditor Internal

(......................................)


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 14. BORANG LAPORAN DAFTAR KETIDAKSESUAIAN DAN TINDAKAN PERBAIKAN FO-STT-PM-822-0601-04.L14

DAFTAR KETIDAKSESUAIAN DAN TINDAKAN PERBAIKAN Periode Audit Tanggal

Auditor

Tanda tangan Ketua Auditor Tandan tangan Teraudit

Teraudit

No Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

Status Temuan

Audi tor

Ter audit

Bidang Yang Diaudit

Uraian Ketidak sesuaian

Tinda kan Per baikan

Target Waktu selesai

Veri fikasi

Status Akhir

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

Catatan : (1) Nomor urut (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan : mayor, minor, observasi (4) Status temuan : New, Open, Closed (5) Auditor : nama auditor (6) Teraudit : Personil/unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaaksesuaian (9) Uraikan tindakan perbaikan yang perlu dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) verifikasi dokumen yang diperbaiki (12) Status akhir : Open, closed


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 15. BORANG PENILAIAN AKHIR AMI FO-STT-PM-822-0601-04.L15

REKAPITULASI PENILAIAN AMI Tahun Akademik Nama Unit Kerja Tanggal Audit Auditor

No

No. Butir

: .................................................................. : ........................ ......................................... : .................................................................. : 1. .............................................................. 2. ............................................................... Aspek Penilaian

Auditor 1

Nilai *) Auditor 2 Rata-rata

Maksimum

Nilai Keseluruhan Catatan : Nilai=SkorxBobot Auditor 1

Auditor 2

(.......................................)

(......................................)

Keterangan


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 16. BORANG KLARIFIKASI DAN RENCANA TINDAKAN KOREKSI FO-STT-PM-822-0601-03.L16

BORANG KLARIFIKASI DAN RENCANA TINDAKAN KOREKSI/PENCEGAHAN Bidang /Jenis Ketidaksesuaian

Auditor Tanggal Audit No. Temuan

Uraian Temuan Ketidaksesuaian

Ketegori : 1. Major 2. Minor 3. Observasi

Penyebab/Akar Masalah

Tanda tangan MR/Auditor 1

Rencana Tindakan koreksi atas temuan

Target Waktu Selesai

Rencana tindakan perbaikan atas akar masalah

Status Tindakan/Perbaikan

1.Open

2.Close

Penaggung Jawab tindakan Koreksi


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 17. BORANG UMPAN BALIK KEPUASAN AUDITOR FO-STT-PM-822-0601-03.L17 LEMBAR UMPAN BALIK KEPUASAN AUDITOR Kepada Yth. : KBPMP Setelah pelaksanaan AMI Tahun Akademik 20xx/20yy pada hari ....... tanggal ..... 20xx, maka selaku Auditor Internal STT-PLN untuk unit kerja ..................., Saya sampaikan hasil evaluasi kepuasan sebagai berikut : BPMP No 1 2 3 4 5

Kriteria Kepuasan

Kurang (1)

Nilai Cukup Baik (2) (3)

Sangat Baik (4)

Ketepatan proses pelaksanaan AMI Manajemen waktu Pelayanan BPMP Pelaksanaan penyegaran Auditor ....................................................

Nama Unit Kerja : .............................................. No 1 2 3 4 5 6

Kriteria Kepuasan

Kurang (1)


Sangat Baik (4)

Keterlibatan dalam pelaksanaan Audit Manajemen waktu Kamampuan komunikasi Palayanan unit kerja Kemampuan menanggapI temuan untuk unit kerja .................................................... Jakarta, Auditor (...........................................)


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 18. BORANG UMPAN BALIK KEPUASAN AUDIEE FO-STT-PM-822-0601-03.L18 LEMBAR UMPAN BALIK KEPUASAN TERAUDIT Kepada Yth. : KBPMP Setelah pelaksanaan AMI Tahun Akademik 20xx/20yy pada hari ....... tanggal ..... 20xx, maka selaku pimpinan unit kerja ..................., Saya sampaikan hasil evaluasi kepuasan sebagai berikut : Auditor 1 : .................................................... No 1 2 3 4 5

Kriteria Kepuasan

Kurang (1)


Sangat Baik (4)

Kurang (1)


Sangat Baik (4)

Kompetensi (kemampuan mengaudit) Manajemen waktu Kamampuan komunikasi Palayanan / sopan santun Manfaat temuan bagi unit kerja

Auditor 2 : .................................................... No 1 2 3 4 5

Kriteria Kepuasan Kompetensi (kemampuan mengaudit) Manajemen waktu Kamampuan komunikasi Palayanan / sopan santun Manfaat temuan bagi unit kerja

Jakarta, Pimpinan unit kerja

(...........................................)

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL LAMPIRAN 19. FORMAT LAPORAN PELAKSANAAN AMI FO-STT-PM-822-0601-03.L19 FORMAT LAPORAN PELAKSANAAN AMI JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang 1.2. Tujuan 2. PELAKSANAAN 2.1. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan 2.2. Auditor dan Distribusinya 2.3. Teraudit 2.4. Prosedur Pelaksanaan 2.5. Evaluasi Pelaksanaan 2.6. Umpan Balik (Feed Back) 2.7. Analisis Data 3. HASIL 4. PENUTUP LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Jadwal Audit 2. Kesediaan Auditor 3. Distribusi Auditor 4. Alokasi Waktu Auditor 5. Jadwal Visitasi 6. Chcklist Berkas 7. Temuan Audit 8. Borang Audit

Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0



Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 20. BORANG SURAT UNDANGAN KLARIFIKASI HASIL AMI FO-STT-PM-822-0601-03.L20



: 1. Pimpinan Unit Kerja 2. ..................(Auditor Internal) : KBPMP : Xx Bulan 20xx : : : Klarifikasi Hasil AMI Tahun Akademik 20xx/20yy Sehubungan telah diperolehnya hasil Audit Mutu Internal Mutu Akademik 20xx/20yy, maka bersama ini dimohon kepada Auditor Internal dan Teraudit untuk hadir pada ; Hari Tanggal Waktu Tempat Acara

: ............................................................. : ............................................................. : ............................................................. : ............................................................. : Klarifikasi Hasil AMI Tahun Akademik

Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih

(......................................) Tembusan

: 1. Ketua sebagai laporan 2. Wakil Ketua I


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 21. BORANG PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN FO-STT-PM-822-0601-03.L21



: : : : : :

Pimpinan Unit Kerja Ketua Xx Bulan 20xx Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Berikut ini disampaikan hasil temuan Auditor Internal dalam Audit Muti Internal (AMI) untuk Unit Kerja Akademik dan Non Akademik Tahun Akademik 20xx/20yy Sehubungan dengan hal tersebut, diharapkan Bapak/Ibu/Saudara memberikan tanggapan terhadap temuan, sekaligus meminta tindakan koreksi dan pencegahan terhadap temuan yang ada di unit kerja yang Bapak/Ibu/Saudara pimpin. Laporan tindakan perbaikan harap dikirimkan paling lambat pada hari ................, tanggal ......................., ke BPMP, email : [email protected] atau [email protected]. Demikian, atas perhatian dan kersamanya diucapkan terima kasih.

(.............................................) Tembusan

: KBPMP


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 22. BORANG LAPORAN PERBAIKAN ATAS PTK FO-STT-PM-822-0601-03.L22

BORANG LAPORAN PERBAIKAN ATAS PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI

Periode Audit Tanggal

No . (1)

Kategori Status Temuan Temuan (2) (3)

Auditor

Tanda tangan Ketua Auditor Tandan tangan Teraudit

Teraudit

Uraian Ketidak sesuaian (4)

Tinda kan Per baikan (5)

Target Waktu selesai (6)

Status Akhir (7)


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 23. INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN AMI UNTUK AUDITOR FO-STT-PM-822-0601-03.L22

a. b. c. d. e. f. g. h.

i. j. k. l. m.

INSTRUKSI KERJA AMI UNTUK AUDITOR Mengikuti penyegaran AMI Menerima SK dan distribusi Auditor dari Ketua Memastikan unit Teraudit dan teman auditor, luas/batasan ruang lingkup audit dan periode audit sesuai dengan SK Ketua Merencanakan audit dan mendiskusikannya dengan teman satu Tim Audit Melakukan tinjauan Dokumen dan Borang Kinerja unit kerja Teraudit untuk persiapan pelaksanaan audit Mendapatkan potensi temuan berdasarkan Dokumen sesuai dengan lingkup audit yang dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan audit (check list) Melakukan visitasi ke unit kerja Teraudit sesuai waktu yang telah ditentukan Membuka, berkaitivitas dan menutup audit di tempat teraudit dengan kegiatan sebagai berikut. 1) Ketua Tim Audit memimpin acara setelah dipersilahkan oleh Teraudit 2) Memperkenalkan tim audit kepada wakil manajemen Teraudit 3) Melakukan Audit Sistem terhadap dokumen Manual Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja di setiap unit kerja, dokumen-dokumen pelaksanaan kerja 4) Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar) 5) Mengelompokkan temuan-temuan (Ketidaksesuaian/KTS atau observasi) 6) Mengevaluasi dan melakukan kaji ulang hasil audit 7) Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar 8) Menyampaikan hasil temuan secara lisan kepada Teraudit 9) Menyusun temuan audit dalam laporan audit rangkap 4 (empat) 10) Menyerahkan laporan audit 1 (satu) eksemplar kepada Teraudit 11) Menyetujui rencana tindakan koreksi dan pencegahan, serta waktu penyelesaian yang ditetapkan Teraudit 12) Memastikan borang klarifikasi yang telah diisi ditandatangan oleh Teraaudit dan diberi stempel Masing-masing Tim Audit menyimpan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasi temuan Mengisi borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR) Memberi penilaian secara objektif Menyerahkan hasil audit sistem ke BPMP dalam bentuk hard copy dan soft copy secara langusng atau pelalu email, [email protected] atau [email protected] Menyerahkan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan soft copy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasi temuan kepada Ketua melalui BPMP selambat-lambatnya 2 hari kerja setelah audit selesai, mengisi berita acara penyerahan laporan audit.


Kode

PM-STT-822-0601-04

Tanggal

21 Desember 2012

Revisi ke

0


LAMPIRAN 24. INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN AMI UNTUK TERAUDIT FO-STT-PM-822-0601-03.L24 INSTRUKSI KERJA AMI UNTUK TERAUDIT a. Mengikuti sosialisasi kebijakan dan pelaksanaan AIM; b. Menyiapkan dan menginformasikan pada semua staff akan adanya audit maupun visitasi di unit kerja masingmasing; c. Menerima Surat Tugas Tim AIM dan Distribus Auditor Internal dari Ketua; d. Menerima Surat kesediaan Audit; e. Menerima daftar Auditor Internal, seberapa luas/batasan ruang lingkup audit dan jadwal audit; f. Menerima rencana audit dari Tim Auditor dan mendiskusikannya; g. Mengunduh borang dan dokumen terkait AIM di web host www.bpmp.sttpln.ac.id; h. Mengisi borang-borang serta dokumen terkait, kemudian mengunggah (upload) di laman (website) masing-masing unit kerja; i. Menerima tim auditor pada waktu audit sesuai kesediaan; j. Selama tim auditor melakukan audit dan visitasi : 1) Memperkenalkan tim Teraudit yang hadir dan mempersilahkan tim auditor untuk memulai audit; 2) Menyetujui agenda visitasi yang ditetapkan auditor dengan kisaran waktu audit 4-6 jam; 3) Menyamakan persepsi tentang “tujuan dan lingkup audit” 4) Mengikuti proses audit dan menunjukkan bukti yang diminta auditor; 5) Memfasilitasi pertemuan auditor dengan dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni pengguna lulusan dan mitra kerja yang dianggap perlu; 6) Mendengarkan temuan audit dan mengklarifikasikan temuan dengan auditor; 7) Menerima 1 (satu) eksemplar laporan laporan audit yang telah ditandatangani auditor; 8) Mengisi borang klarifikasi temuan dengan menetapkan dan mengisikan akar penyebab ketidaksesuaian, tindakan koreksi atas temuan dan akar penyebab, jadwal/waktu dan penanggung jawab perbaikan, serta mengkonfirmasikan pada auditor; kemudian menandatanganinya dan membubuhkan stempel; 9) Borang isian klarifikasi temuan ini dibuat untuk masing-masing temuan dan diperbanyak rangkap 4 (empat). Satu untuk arsip teraudit dan tiga diserahkan auditor, satu diantaranya untuk diserahkan Ketua melalui auditor dan BPMP 10) Mengisi borang feedback yang dikirimkan BPMP 11) Mendapatkan penjelasan selanjutnya dari auditor, 12) Berterimakasih atas kunjungan auditor dan mengakhiri audit/visitasi; k. Menyerahkan 2 (dua) eksemplar borang feedback ke BPMP selambat-lambatnya 2 hari kerja setelah audit selesai;

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL (PM-STT )

Recommend Documents