PERANCANGAN DATA WAREHOUSE PENJUALAN, PEMBELIAN, DAN PERSEDIAAN PADA PT. CENTRAL NETWORK INDONESIA Detci Meyanti, Brian Ridwan, & Tony Chandra Information System, School of Information System, Universitas Bina Nusantara Jln.Kh. Syahdan No.9 Palmerah Jakarta – Barat 11480, (021) 5345830 e-mail :
[email protected]
ABSTRAK Tujuan dari tugas akhir ini yaitu menganalisa data pada PT. Central Network Indonesia, merancang data warehouse sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan dan membuat suatu rancangan aplikasi yang dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan yang tepat berdasarkan pada informasi yang akurat. Dimana perusahaan membutuhkan report tools dari data warehouse untuk menganalisa tren pasar di bidang fashion. Metode Penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data secara studi pustaka, dan metode perancangan arsitektur data warehouse berdasarkan Business Dimensional Lifecycle Road Map menurut Ralph Kimball. Hasil Yang Dicapai ini adalah tersedianya data warehouse dan aplikasi report tools yang dapat menghasilkan informasi secara multidimensi yang cepat dan akurat. Simpulan dari laporan tugas akhir ini adalah berdasarkan sistem yang ada saat ini, pihak eksekutif dari perusahaan kesulitan dalam melakukan berbagai analisa informasi yang ada dan dengan menggunakan data warehouse, permasalahan yang dihadapi oleh manajer mengenai proses analisa dapat teratasi. Kata kunci : Data warehouse, Business Dimensional Lifecycle Road Map, report tools.
ABSTRACT The main purpose of this thesis is to analyze data on PT. Central Network Indonesia, designing data warehouse according to the research and make an application design that can facilitate in making the right decision based on accurate information. The company needs report tools from data warehouse to analyze fashion market trends.The methods applied for data collection is literature and methods of designing data warehouse architecture based on Business Dimensional Lifecycle Road Map by Ralph Kimball. Result from this research is an availability of data warehouse and report tools application that can quickly provide the accurate multidimensional information.The conclusions of this final report is based on the current system, the executive of the company difficult to analyze information and with using data warehouse, the problems faced by manager can be resolved regarding the analysis process. Key Words : Data warehouse, Business Dimensional Lifecycle Road Map, report tools.
PENDAHULUAN Salah satu kebutuhan perusahaan saat ini yaitu mengenai penyajian informasi yang cepat dan akurat, yang kemudian dapat digunakan oleh para eksekutif. Namun perlu diketahui bahwa semakin banyaknya transaksi operasional maka database yang dimiliki perusahaan sebagai media penyimpanan akan semakin berat beban kapasitasnya. Sedangkan para eksekutif ditantang untuk dapat mengambil keputusan dari sekian banyak informasi yang dihasilkan oleh database. Oleh karena itu, diperlukan database yang berisi data yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan eksekutif. PT. Central Network Indonesia adalah perusahaan ritel yang memiliki pangsa pasar dalam memasarkan pakaian pria, yaitu jas, jaket dan celana. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 15 Agustus 2002. Pada tahun 2004 PT. Central Network Indonesia melakukan under lisence merk Allan Brooke
yang dimana produk tersebut merupakan produk luar negeri. PT. Central Network Indonesia mempunyai 30 counter dan akan terus bertambah. Sistem yang berjalan pada PT. Central Network Indonesia sudah terkomputerisasi dengan menggunakan database SQL Server 2005. Namun sistem yang sudah dimiliki kurang membantu manajer dalam melihat informasi secara multidimensi. Sehingga membutuhkan suatu data warehouse untuk mengintegrasikan seluruh data pada perusahaan. Agar penyajian informasi menjadi lebih mudah sehingga pengambilan keputusan lebih cepat, tepat dan akurat. Berdasarkan hasil survei pada PT. Central Network Indonesia, masalah yang kini sedang dihadapi oleh perusahaan, yaitu : 1. Proses pengolahan data untuk pengambilan keputusan memerlukan waktu yang cukup lama. 2. Saat ini perusahaan belum mampu menyediakan laporan yang dapat dilihat secara multidimesi. Laporan yang dihasilkan saat ini hanya menampilkan informasi dari satu dimensi saja, sehingga: • Manager kesulitan memilih supplier dalam pembuatan sampel, terlebih jika bahan yang hendak digunakan jarang atau sudah lama tidak diproduksi lagi. • Bagian operasional kesulitan dalam menentukan konveksi dalam memproduksi pakaian. • Manager tidak dapat menentukan pakaian atau jenis pakaian mana saja yang menjadi best seller , atau motif, warna, dan bahan apa saja yang paling banyak diminati pada masing-masing counter berdasarkan jumlah penjualan dari masing-masing produk. 3. Data transaksi yang terdapat pada database perusahaan semakin bertambah setiap waktunya. Hal tersebut menyebabkan informasi yang diakses memiliki tingkat kerincian yang tinggi atau detail. Berdasarkan hal–hal yang telah diulas dalam latar belakang, tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah: 1. Menganalisis kebutuhan informasi keputusan pada perusahaan. 2. Merancang data warehouse sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan. 3. Membuat suatu rancangan aplikasi yang dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan yang tepat berdasarkan pada informasi yang akurat. Dalam penutup di jurnalnya menurut Darudiato (2008:64), keuntungan dari pengimplementasian data warehouse diantaranya adalah mempertinggi akses end-user terhadap data yang lebih luas dan beragam, para pembuat keputusan bisnis dapat mendapatkan laporan yang mengikuti tren, meningkatkan kekonsistenan data dan produktivitas, mengurangi biaya, dapat mengombinasi data dari sumber yang berbeda pada satu tempat serta menyediakan infrastruktur yang dapat mendukung perubahan terhadap data dan penduplikasian dari perubahan data tersebut dikembalikan pada sistem operasionalnya. Pencapaian kesimpulan yang terdapat dalam jurnal karya Huda, et al (2010:448) yaitu dengan adanya aplikasi data warehouse, pengambil keputusan dapat memperoleh informasi yang lebih lengkap, format yang lebih mudah dipahami dan variatif, informasi dapat dikaji dari beraneka dimensi sesuai yang dibutuhkan, lintas waktu, beragam skala dari tingkatan kumulatif hingga detail. Penyajian ini dapat membantu pengambil keputusan di perusahaan untuk lebih cepat memperoleh dan menganalisa data.
METODE PENELITIAN Berdasarkan permasalahan yang sedang dialami oleh PT. Central Network Indonesia, berikut ini merupakan metode dalam membuat data warehouse yang di tujukan untuk memecahkan permasalahan yang terjadi di PT. Central Network Indonesia. 1. Metode Pengumpulan Data a. Studi kepustakan Metode studi pustaka ini menjadikan buku, jurnal, maupun karya tulis sebagai sumber pengumpulan data. Dengan melakukan pencarian, membaca dan meringkas pada sumber tersebut untuk selanjutnya dapat dijadikan landasan dalam mendukung penulisan laporan tugas akhir. 2. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan data warehouse menurut Ralph Kimball, yang dikenal dengan nama Business Dimensional Lifecycle Road Map, dengan tahapan sebagai berikut: a. Project Planning Pada tahap ini berfokus pada perencanaan proyek yang diluncurkan, termasuk kesiapan proyek, scoping, justification, dan staffing. b. Business Requirements Definition Pada tahap ini, mengumpulkan semua persyaratan untuk menentukan faktor-faktor kunci yang berdampak bisnis dengan berfokus pada pengguna data warehouse. Dimana persyaratan atau requirement di dapat dengan cara melakukan wawancara. Wawancara dilakukan pada manajer
c.
d.
e.
f.
operasional PT. Central Network Indonesia. Ini dilakukan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan sehingga selanjutnya dapat menganalisis kebutuhan data serta informasi untuk membuat data warehouse. Selain itu juga untuk mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi untuk selanjutnya dapat dipecahkan dan itu semua menjadi persyaratan dalam merancang data warehouse. Technology Track Trek teknologi dimulai dengan desain sistem arsitektur untuk membuat shopping list dari kemampuan yang dibutuhkan, dilanjutkan dengan pemilihan dan pemasangan produk yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan arsitektur. Data Track Data track dimulai dengan desain model target dimensi untuk menangani kebutuhan bisnis, dengan tetap memperhatikan realitas data yang mendasarinya. Model dimensi dapat diturunkan pada database relasional, disebut sebagai skema bintang, atau database multidimensi. Model dimensi dikonversi menjadi desain fisik di mana kinerja strategi tuning dipertimbangkan, kemudian di-extract, transform, dan load (ETL) sistem desain dan tantangan development yang ditangani. Dengan kata lain pada proses ini dilakukan Dimensional Modeling, Physical Design dan Data staging Design and Development. Business Intelligence Track Pada tahap ini sebagian fokus untuk mengidentifikasi dan membangun berbagai aplikasi, termasuk standar laporan, query parameter, dashboard, model analitik, bersama dengan interface navigasi yang terkait. Dengan kata lain pada tahap ini dilakukan analisis spesifikasi aplikasi dan analisis pengembangan aplikasi. Deployment, Maintenance and Growth Pada tahap ini dilakukan implementasi. Kemudian iterasi deployed memasuki fase maintenance, sementara pertumbuhan (growth) menunjukkan dengan arrow back ke perencanaan proyek untuk iterasi berikutnya dari data warehouse.
HASIL DAN BAHASAN a.
Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Central Network Indonesia memiliki beberapa kegiatan utama dalam proses bisnisnya yaitu mengenai pembelian bahan baku berupa kain, penggunaan jasa konveksi dalam pembuatan pakaian, penjualan pakaian baik secara langsung ke customer ataupun penjualan dengan sistem konsinyasi di berbagai department store di Indonesia, proses persediaan, serta proses retur. Proses pembelian kain dimulai dari menentukan tren yang dilakukan oleh bagian merchandise, kemudian membuat spesifikasi pakaian yang akan dibuat dan diberikan ke bagian operasional. Berdasarkan tren atau model pakaian yang sudah ditentukan, bagian operasional menentukan supplier yang sesuai untuk pembuatan sampel berupa pakaian jadi, lalu membuat PO (purchase order) sampling ke beberapa supplier. Setelah beberapa hari sejak pengiriman surat PO sampling, beberapa supplier mengirimkan contoh hasil (sampel) yang sudah dibuat ke PT. Central Network Indonesia. Sampel-sampel tersebut ditujukan ke bagian merchandise untuk kemudian bagian merchandise menilai sampel dari supplier mana yang sesuai dengan spesifikasi pakaian yang akan dibuat dalam jumlah banyak. Ketentuan kesesuaiannya dilihat dari kualitas bahan, efek bentuk jahitan pada kain serta harga bahan antara satu supplier dengan supplier lainnya. Setelah menentukan supplier yang dipilih, bagian merchandise akan memberikan wewenang kepada bagian operasional untuk dapat membuat PO Kain. Apabila kain sudah dikirim oleh supplier ke PT. Central Network Indonesia, kain akan diterima oleh bagian warehouse yang kemudian bagian warehouse membuat surat terima kain. Lalu kain dimasukkan ke gudang sebelum diproduksi. Setelah kain disimpan di dalam gudang, bagian operasional memilih konveksi yang sesuai untuk memproduksi pakaian. Pemesanan pakaian terjadi tidak hanya ditujukan untuk didistribusikan ke counter tetapi dapat juga disebabkan karena adanya pesanan langsung dari customer atau disebut juga direct sales. Sehingga biasanya PO Pakaian yang dibuat sudah memiliki tujuan akan didistribusikan ke sebuah counter atau customer. Terdapat 2 jenis PO, yakni PO pakaian untuk counter dan PO untuk direct sales. Setelah proses produksi pakaian selesai, konveksi akan mengirimkan barang yang ditujukan ke bagian gudang. Kemudian bagian warehouse membuat surat receive order sesuai jenis PO-nya, received order pakaian untuk counter atau received order untuk memenuhi permintaan direct sales, sesuai dengan barang yang diterima dan memasukkan barang ke gudang sebelum di kirimkan ke counter / customer.
Mengenai proses penjualan, PT. Central Network Indonesia saat ini memiliki 30 counter yang tersebar di berbagai department store di beberapa kota besar di Indonesia. Jumlah counter diperkirakan terus bertambah setiap tahunnya seiring dengan pembangunan pusat-pusat perbelanjaan baru di kota-kota besar. Transaksi penjualan di counter dilayani oleh SPG (sales promotion girl) atau SPB (sales promotion boy) dan supervisor counter, dimana setiap transaksi penjualan dicatat oleh SPG dan kasir department store. Setiap harinya pihak department store dan SPG mengirimkan laporan total penjualan perharinya ke manajer operasional. Kedua laporan tersebut (dari SPG dan pihak department store) digunakan untuk membandingkan antara transaksi pembayaran di kasir department store dengan catatan penjualan yang dibuat oleh SPG. Untuk penjualan di counter biasanya terdapat promo yang berbentuk discount atau potongan harga mengikuti kebijakan dari department store atau dari kebijakan PT. Central Network Indonesia itu sendiri. Untuk transaksi direct sales, customer direct sales memesan langsung ke PT. Central Network Indonesia. Kemudian PT. Central Network Indonesia membuat PO Kain sesuai permintaan customer direct sales apabila stok kain di gudang tidak mencukupi, kemudian membuat PO direct sales. Produk dikirimkan beberapa hari setelah customer memesan, durasinya tergantung pada jumlah produk yang dipesan dan konveksi yang memproduksi. Dalam transaksi direct sales, pada saat hendak mengirimkan barang ke customer bagian warehouse membuat packing list. Produk dikirimkan bersama dengan packing list dan faktur penjualan sebagai tagihan pembayaran bagi customer. Customer dapat melakukan pembayaran dengan cara transfer. Proses persediaan pada PT. Central Network Indonesia dibagi menjadi 2 yaitu barang masuk dan barang keluar. Barang yang masuk ataupun keluar dibagi menjadi 2 macam yaitu mengenai kain dan pakaian. Kain yang masuk (yang dikirim oleh supplier) dicatat oleh bagian warehouse ke dalam surat terima kain untuk kemudian melakukan update stock. Update stock pakaian yang masuk dicatat berdasarkan receive order, baik receive order dari PO untuk counter maupun receive order dari PO direct sales berdasarkan barang yang dikirim dari konveksi yang diterima oleh bagian warehouse. Update stock pakaian yang masuk juga bisa berdasarkan Return Note dari counter dengan catatan bahwa pakaian yang diretur dalam kondisi baik dan tidak rusak. Mengenai update stok pada proses barang keluar masih tetap ditangani oleh bagian warehouse. Kain dikeluarkan dari gudang berdasarkan PO untuk counter dan PO untuk direct sales yang dibuat oleh bagian operasional untuk kemudian dikirim ke konveksi. Pakaian yang keluar dari gudang utama berdasarkan transfer note sebagai surat pengiriman barang ke counter atau berdasarkan transaksi direct sales yang dibuat oleh bagian operasional dengan menggunakan packing list yang dibuat oleh bagian warehouse pada saat ingin dikirim ke customer. Untuk proses persediaan di gudang counter terbagi menjadi 2 yaitu barang masuk dan barang keluar. Proses update stock barang yang masuk gudang counter dibuat berdasarkan surat transfer note dari gudang utama. Sedangkan untuk barang yang keluar dapat disebabkan oleh adanya transaksi penjualan, retur barang dari gudang counter ke gudang utama, ataupun transfer barang antar counter (transfer out). Transaksi penjualan itu sendiri dilakukan update stock barang keluar berdasarkan Sales on Counter. Proses transfer barang antar counter merupakan proses perpindahan barang dari sebuah counter ke counter lain yang dapat disebabkan karena barang di counter A memiliki stok berlebih atau tidak laku terjual namun di counter B barang tersebut sangat laku terjual hingga counter B mengalami kekurangan barang tersebut, kemudian barang di counter A dipindahkan ke counter B. Perpindahan barang tersebut dilakukan atas perintah manajer operasional dengan memberitahukan via email ke kedua counter tersebut. Supervisor pada counter pengirim akan membuat surat Transfer Out yang dikirim bersamaan dengan barang yang akan dipindahkan ke counter penerima. Update stock pada kedua counter tersebut dilakukan berdasarkan surat Transfer Out. Sedangkan pada proses retur dapat disebabkan karena 2 hal yaitu karena kerusakan barang atau barang tidak laku terjual. Barang yang diretur dikirim dari gudang counter ke gudang utama di Jakarta menggunakan surat Return Note. Dan akan disortir untuk seluruh barang yang pada awalnya diterima dengan membuat surat Received Return oleh bagian warehouse. Barang-barang yang terdapat dalam surat Received Return memiliki status yaitu kondisi good quality dan defect. Apabila barang berkondisi good quality maka barang akan di-update masuk kembali ke stok pakaian di gudang. Untuk laporan yang ada di PT. Central Network Indonesia ini mencakup laporan penjualan per counter, laporan penjualan direct sales per bulan, laporan pembelian kain, dan mutasi per counter.
b.
Analisis Kebutuhan Informasi Hasil laporan yang akurat dan mudah mengerti saat ini merupakan hal yang sangat penting bagi PT. Central Network Indonesia, dengan demikian berarti pihak manajemen memerlukan data dan informasi yang akurat dari kegiatan operasional. Laporan bernilai bagi perusahaan karena laporan menjadi bahan pertimbangan utama bagi para eksekutif dalam mengambil keputusan bagi perusahaan. Berdasarkan hasil wawancara, berikut ini merupakan data dan informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif pada PT. Central Network Indonesia: - Laporan penjualan meliputi jumlah produk yang terjual, total penjualan produk, total rupiah dari produk. Laporan penjualan tersebut dapat dilihat berdasarkan per-produk, warna, counter, lokasi, harga, jenis pakaian, motif, bahan dasar, dan ukuran. - Laporan pembelian bahan baku meliputi total pembelian kain dan total (rupiah) pembelian kain. Laporan pembelian bahan baku dapat dilihat berdasarkan bahan, warna, motif, dan supplier. - Laporan pembelian jasa produksi meliputi total pembelian jasa produksi, total (rupiah) pembelian jasa produksi dan durasi pengerjaan produksi. Laporan tersebut dapat dilihat berdasarkan per-produk, jenis pakaian, ukuran, warna, bahan, konveksi, harga, motif, bahan dasar, durasi pengerjaan. - Laporan persediaan produk gudang meliputi jumlah kain yang masuk dan kain yang keluar, serta jumlah pakaian yang masuk dan pakaian yang keluar. Laporan tersebut dapat dilihat berdasarkan per-produk, warna, counter, jenis pakaian, bahan dasar, harga, supplier, konveksi. - Laporan retur counter meliputi jumlah produk dan total rupiah dari produk yang diretur dari counter ke gudang. Laporan tersebut dapat dilihat berdasarkan per-produk, warna, counter, motif, jenis pakaian, bahan dasar, harga, lokasi, ukuran, alasan retur. - Laporan transfer out meliputi jumlah produk dan jumlah dalam total rupiah yang di-transfer dari satu counter ke counter lain berdasarkan produk, jenis produk, ukuran, counter asal, dan counter tujuan. - Laporan-laporan tersebut dapat menampilkan informasi berdasarkan tahun, bulan dan hari.
c. -
Technology Track Technical Architecture Design Arsitektur data warehouse yang dirancang untuk PT. Central Network Indonesia adalah arsitektur data warehouse terpusat. Dengan menggunakan data warehouse, PT. Central Network Indonesia memiliki sebuah database yang digunakan untuk menghasilkan ringkasan informasi atau sebagai dasar bagi pengembangan sistem. Data warehouse tersebut independen atau terpisah dari database operasional agar tidak mengganggu kinerja dari database operasional.
Operasi onal Data
Staging Area ETL
Data Warehouse Report Tools
Gambar 1 Arsitektur Data Warehouse Terpusat pada PT. Central Network Indonesia
Alasan memilih arsitektur data warehouse terpusat yaitu karena: • Data yang terdapat dalam data warehouse merupakan hasil integrasi dari sub departemen yang berbeda, dan digunakan oleh pihak eksekutif perusahaan. • Penyimpanannya terpusat mempermudah dalam melakukan pengawasan dan pemeliharaan data yang ada di data warehouse. • Informasi yang dihasilkan lebih mudah dan murah dibandingkan dengan data warehouse terdistribusi dan juga datanya cenderung lebih konsisten dibandingkan data warehouse fungsional. -
d.
Product Selection and Installation 1. Spesifikasi Hardware Perangkat keras yang dibutuhkan dalam memenuhi kebutuhan dalam mengimplementasikan rancangan data warehouse pada PT. Central Network Indonesia adalah sebagai berikut: a. Satu buah PC Server dengan spesifikasi sebagai berikut: • Intel E3110 Xeon Dual Core 3.0 GHz • Memory 4GB RAM • Hard disk 500GB • Monitor 14” LCD • Hard disk untuk back-up 500GB, dengan tipe hard disk STBU500300 b. 4 buah PC Client dengan spesifikasi sebagai berikut: • Intel i3 540 Processor 3.06 GHz • Memory 2 GB RAM • Hard disk 320 GB • Monitor 14” LCD c. 4 buah printer dengan tipe printer HP 1050 (Print, Scan, Copy) d. Satu buah modem ADSL untuk koneksi internet dan TP-Link 24 Port untuk mendukung jaringan / local area network (LAN) 2. Spesifikasi Software Software atau perangkat lunak yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan PT. Central Network Indonesia dalam mengimplementasikan rancangan data warehouse ini adalah sebagai berikut: a. Server: • Sistem Operasi : Microsoft Windows Server 2008 • Database : Microsoft SQL Server 2008 • Front End Tool : Microsoft Visual Studio 2010 Ultimate b. Client: • Sistem Operasi : Windows 7 • Office Tools : Microsoft Office Word, Excel dan Power Point. Selain komponen-komponen di atas dibutuhkan juga pendukung lain, yaitu Dev Express sebagai tools grafik dan pivot table.
Data Track 1. Memilih Proses (Choosing the process) Proses dari PT. Central Network Indonesia yang digunakan untuk merancang data warehouse adalah penjualan (dimana didalamnya termaksud penjualan counter dan penjualan direct sales serta retur), pembelian (dimana didalamnya termaksud pembelian kain dan pembelian jasa pakaian), persediaan (dimana didalamnya persediaan kain dan pakaian di gudang serta persediaan stok counter). 2. Memilih Grain (Choosing the grain) Memilih grain dapat diartikan menentukan record yang direpresentasikan pada tabel fakta. Hasil keputusan dalam memilih grain menentukan grain disetiap tabel dimensi. Grain pada PT. Central Network Indonesia dalam merancang data warehouse yaitu:
• Penjualan produk di counter, yakni : produk dan jenis produk, warna, bahan, motif, ukuran, lokasi dan counter yang paling banyak diminati / terjual, Analisis tersebut mengacu pada jumlah penjualan produk dan total (rupiah) penjualan produk. Kemudian analisis tersebut dilakukan per periode waktu hari, bulan, dan tahunan. • Penjualan direct sales, yakni : produk dan jenis produk, warna, bahan, motif, ukuran yang paling banyak diminati / terjual, Analisis tersebut mengacu pada jumlah penjualan direct sales dan total (rupiah) penjualan direct sales. Kemudian analisis tersebut dilakukan per periode waktu hari, bulan, dan tahunan. • Pembelian bahan baku, yakni :kain, bahan, warna, motif, supplier yang paling banyak dipesan. Analisis tersebut mengacu pada jumlah pembelian kain, (rupiah) pembelian kain, dan harga beli kain. Kemudian analisis tersebut dilakukan per periode waktu hari, bulan, dan tahunan. • Pembelian jasa produksi, yakni : produk dan jenis produk, ukuran, bahan, konveksi yang paling banyak diproduksi konveksi, Analisis tersebut mengacu pada jumlah pembelian jasa produksi, total (rupiah) pembelian jasa produksi, lama pengerjaan jasa produksi, dan biaya produksi. Kemudian analisis tersebut dilakukan per periode waktu hari, bulan, dan tahunan. • Persediaan kain gudang, yakni : kain, warna, motif, barang dari supplier yang paling sering masuk dan keluar, Analisis tersebut mengacu pada jumlah kain yang masuk dan keluar. Kemudian analisis tersebut dilakukan per periode waktu hari, bulan dan tahunan. • Persediaan produk gudang, yakni : produk dan jenis produk, ukuran, warna, konveksi, counter yang paling sering masuk dan keluar, Analisis tersebut mengacu pada jumlah produk yang masuk dan keluar. Kemudian analisis tersebut dilakukan per periode waktu hari, bulan, dan tahunan. • Transfer Out Counter, yakni : produk dan jenis produk, ukuran, counter asal dan counter tujuan yang paling sering di-transfer out, Analisis tersebut mengacu pada jumlah barang transfer out, total (rupiah) jumlah barang di transfer out. Kemudian analisis tersebut dilakukan per periode waktu hari, bulan dan tahunan. • Retur produk, yakni : produk dan jenis produk, warna, motif, bahan, ukuran, alasan retur, lokasi dan counter yang paling banyak diretur, Analisis tersebut mengacu pada jumlah retur dan total (rupiah) retur. Kemudian analisis tersebut dilakukan per periode waktu hari, bulan, dan tahunan. 3. Memilih Fakta (Choosing the facts) Pada tahap ini dilakukan pemilihan fakta. Dimana fakta ini dipilih sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dalam proses bisnis. Fakta–fakta yang terdapat dalam PT. Central Network Indonesia adalah: • Fakta penjualan di counter, Meliputi WaktuID, WarnaID, BahanID, MotifID, UkuranID, CounterID, LokasiID, JenisProdukID, ProdukID, Jumlah penjualan counter, dan total penjualan counter. • Fakta penjualan direct sales, Meliputi WaktuID, WarnaID, BahanID, MotifID, UkuranID, JenisProdukID, ProdukID, Jumlah penjualan direct sales dan total penjualan direct sales. • Fakta pembelian bahan baku, Meliputi WaktuID, BahanID, WarnaID, MotifID, KainID, SupplierID, jumlah pembelian kain, total (rupiah) pembelian kain, dan harga beli kain. • Fakta pembelian jasa produksi, Meliputi WaktuID, UkuranID, WarnaID, BahanID, ProdukID, JenisProdukID, KonveksiID, jumlah pembelian jasa produksi, total (rupiah) pembelian jasa produksi, lama pengerjaan produksi, dan harga pembelian jasa produksi. • Fakta persediaan kain gudang, Meliputi WaktuID, KainID, WarnaID, BahanID, MotifID, SupplierID, total kain yang masuk, dan total kain yang keluar. • Fakta persediaan produk gudang, Meliputi WaktuID, UkuranID, WarnaID, ProdukID, JenisProdukID, KonveksiID, CounterID, total pakaian jadi yang masuk, dan total pakaian jadi yang keluar. • Fakta transfer out counter, Meliputi WaktuID, UkuranID, ProdukID, JenisProdukID, CounterAsalID, CounterTujuanID, jumlah barang transfer out dan total (rupiah) barang transfer out. • Fakta retur produk, Meliputi WaktuID, ProdukID, JenisProdukID, WarnaID, MotifID, BahanID, UkuranID, CounterID, LokasiID, RemarkID, jumlah retur, dan total (rupiah) retur.
4. Menyimpan Pre-kalkulasi pada Tabel Fakta (Storing Pre-calculations in Fact Table) Pada tahap ini, masing–masing fakta akan dikaji dan diuji untuk menentukan prekalkulasi. Pre-kalkulasi tersebut dalam tabel fakta, meningkatkan performa dalam memberikan hasil query. Kalkulasi awal yang ada pada tabel fakta antara lain: • Fakta penjualan di counter − Jumlah penjualan counter merupakan jumlah (count) produk yang terjual di seluruh counter. − Total (rupiah) penjualan counter merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi jumlah (count) penjualan produk di counter dikali harga jual per produk. • Fakta penjualan direct sales − Jumlah penjualan direct sales merupakan jumlah (count) produk yang terjual secara direct sales. − Total (rupiah) penjualan direct sales merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi jumlah (count) penjualan produk direct sales dikali harga jual per produk. • Fakta pembelian bahan baku − Jumlah pembelian kain merupakan jumlah (count) pembelian kain oleh supplier. − Total pembelian kain merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi jumlah (count) pembelian kain dikali harga beli per kain. − Harga pembelian kain merupakan rata–rata (average) dari keseluruhan pembelian kain oleh supplier. • Fakta pembelian jasa produksi − Jumlah pembelian jasa produksi merupakan jumlah (count) pembelian jasa produksi oleh supplier. − Total (rupiah) pembelian jasa produksi merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi jumlah (count) pembelian jasa produksi dikali ongkos kerja per produk. − Lama pengerjaan produksi merupakan range tanggal dari PO pakaian dibuat sampai baju jadi diterima oleh pihak warehouse PT. Central Network Indonesia. − Harga biaya produksi merupakan rata–rata (Average) dari keseluruhan pembelian jasa produksi oleh supplier. • Fakta persediaan kain gudang − Total kain masuk merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi penerimaan kain dari supplier kain. − Total kain keluar merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi pengeluaran kain ke konveksi untuk diproses menjadi pakaian jadi. • Fakta persediaan produk gudang − Total pakaian jadi yang masuk merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi penerimaan pakaian jadi dari konveksi ditambah dengan retur dari seluruh counter. − Total pakaian jadi keluar merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi pengeluaran pakaian jadi ke seluruh counter atau ke customer direct sales melalui packing list. • Fakta transfer out − Jumlah barang transfer out merupakan jumlah (count) perpindahan produk antar counter. − Total (rupiah) barang transfer out merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi jumlah (count) produk yang berpindah antar counter dikali dengan harga jual barang pada saat itu. • Fakta retur penjualan − Jumlah retur merupakan jumlah (count) retur produk di seluruh counter. − Total (rupiah) retur merupakan jumlah (sum) dari keseluruhan kalkulasi jumlah (count) produk yang di retur dikali dengan harga jual barang pada saat itu. 5. Melengkapi Tabel Dimensi (Rounding out the dimension tables) Pada tahap ini, setiap dimensi ditambahkan atribut dan deskripsi informasinya agar mudah dimengerti user. Tabel 1 menunjukan deskripsi pada tabel dimensi antara lain:
Tabel 1 Tabel Rounding Out Dimension Dimesi Waktu Produk Jenis Produk Motif Warna Ukuran Counter Lokasi Kain Bahan Supplier Kain Konveksi Remark Counter Asal Counter Tujuan
Deskripsi Laporan dapat berdasarkan waktu yakni: per tahun, per bulan, per hari Daftar keseluruhan produk mencakup jas, jaket, dan celana Daftar jenis produk Daftar motif produk Daftar warna produk Daftar ukuran produk Daftar counter Daftar lokasi counter berdasarkan provinsi Daftar kain yang digunakan pada produk Daftar bahan pada kain yang digunakan pada produk Daftar supplier pemasok kain Daftar konveksi yang memproduksi produk Daftar alasan penyebab retur produk Daftar counter asal yang membuat transfer out Daftar counter tujuan pengiriman transfer out
6. Memilih durasi dari database (Choose the durations of the database) Pada tahap ini, mengukur dan menentukan durasi data yang akan dimasukan ke dalam data warehouse sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Analisis durasi data pada PT. Central Network Indonesia, yakni: Tabel 2 Tabel Durasi Database Nama Database Ada Sejak Data Yang Masuk Ke Data Data Dalam Data Database Tahun Warehouse Warehouse OLTP CNI 2007 Januari 2007- Juni 2012 5 Tahun 6 bulan 7. Melacak perubahan dimensi secara perlahan (Determine the need to track slowly changing dimensions) Pada tahap ini, mengukur dan menentukan durasi data yang akan dimasukan ke dalam data warehouse sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dari 3 jenis perubahan yang telah dibahas di bab 2, maka perubahan atribut dimensi pada perancangan data warehouse PT. Central Network Indonesia yakni: • Changing Atributte Perubahan Atribut pada suatu record akan mempengaruhi perubahan data dalam data warehouse. Terdapat pada dimensi Dim_Produk, Dim_Motif, dan Dim_Kain. • History Atribut Perubahan atribut pada suatu record akan membuat record baru dalam data warehouse. Terdapat pada fakta penjualan counter, fakta penjualan direct sales, fakta pembelian bahan baku, fakta pembelian jasa produksi, fakta persediaan kain, fakta persediaan produk, fakta transfer out counter, dan retur produk. 8. Memilih desain fisik (Decide the physical design) Pada tahap ini, sebuah model multidimensional untuk data warehouse telah dibuat. Rancangan desain model dimensi yang dipilih PT. Central Network Indonesia adalah star schema. Hal ini disebabkan karena star schema mudah dipahami dan digunakan oleh pengguna daripada skema yang lain. Berikut gambar star schema PT. Central Network Indonesia:
•
Star schema keseluruhan
Gambar 2 Star Schema Keseluruhan
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisa dan penelitian yang dilakukan pada PT. Central Network Indonesia, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan sistem yang ada saat ini, pihak eksekutif dari PT. Central Network Indonesia mengalami kesulitan dalam melakukan berbagai analisa informasi yang ada. Hal ini disebabkan karena informasi yang dihasilkan pada saat ini hanya dapat dilihat dari 1 dimensi, bersifat detail, terbatas, dan tidak interaktif. 2. Aplikasi report tools yang merupakan produk dari data warehouse mampu memberikan informasi mengenai penjualan counter, penjualan direct sales, pembelian bahan baku, pembelian jasa produksi, persediaan kain, persediaan pakaian, retur, dan transfer out kepada pihak eksekutif dalam bentuk tabel dan grafik yang disajikan dengan user interface yang interaktif sehingga memudahkan eksekutif dalam melihat informasi yang dibutuhkan dan mempercepat pengambilan keputusan. 3. Penggunaan informasi yang disajikan oleh data warehouse secara tepat dapat menghasilkan keputusan yang memiliki dasar yang kuat sebagai langkah strategis yang tepat. 4. Dengan menggunakan data warehouse, permasalahan yang dihadapi oleh manajer mengenai proses analisa dapat teratasi. Dari perancangan data warehouse yang dilakukan, ada beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk pengembangan data warehouse pada PT. Central Network Indonesia kedepannya, beberapa saran tersebut adalah sebagai berikut: 1. Ruang lingkup data warehouse dapat diperluas hingga dapat mencakup seluruh divisi yang ada pada PT. Central Network Indonesia. 2. Pemeliharaan data warehouse secara rutin dan pengawasan terhadap proses transformasi harus tetap dilakukan secara berkala dan baik agar kualitas data dalam data warehouse tetap terjamin. 3. Sebaiknya dilakukan peningkatan software dan hardware yang digunakan agar dapat mendukung pengembangan data warehouse dan memperoleh kinerja data warehouse yang lebih maksimal. 4. Perlu dilakukan training terhadap user dalam menggunakan aplikasi report tools yang dibuat agar dapat dimanfaatkan secara maksimal.
5. Memanfaatkan data warehouse tersebut untuk mengembangkan aplikasi sistem pendukung keputusan lainnya, seperti data mining, decision support systems (DSS), executive information system (EIS), maupun business intelligence yang dapat digunakan untuk kebutuhan bisnis.
REFERENSI Connolly ,T & Begg,C (2005). Database Systems, A practical Approach To Design, Implementtation, And Management. Fourth Edition. Harlow : Addison Wesley. Darudiato, S. (2008). Data Warehouse. Binus Journal. 1 (1) : 58-64. Huda, C., Lai, J., Pangestu, B., & Teja, R. (2010). Analisis dan Perancangan Data Warehouse pada PT Gajah Tunggal Prakarsa. Comtech. 1 (2) : 437-448 Kimball, Ralph & Ross, Margy. (2010). The Kimball Group Reader: Relentlessly Practical Tools For Data Warehousing and Business Intelligence. First Edition. Indianapolis: Wiley.
RIWAYAT PELULIS Tony Chandra lahir di kota Bagan Siapi-Api pada 17 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2013. Penulis aktif di Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi sebagai Pengurus Organisasi.
