ANALISA DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE BAGIAN PENJUALAN, PEMBELIAN, DAN PRODUKSI PADA PT. ANUGRAH SAMUDERA PESAKA

ANALISA DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE BAGIAN PENJUALAN, PEMBELIAN, DAN PRODUKSI PADA PT. ANUGRAH SAMUDERA PESAKA Danny Indarto Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat [email protected]

Dedy Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat [email protected]

Emanuel Denny Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat [email protected]

Ali Gunawan S.Kom., MM.

Abstrac PT. Anugrah Samudera Pesaka a manufacturing company engaged in the field of frozen processed foods. In support of the company's performance to compete with its competitors in the company should be able to provide good and accurate information that is used to define business strategies and making the right decisions, then the firm should use the Data Warehouse. The aim of the research was to Perform analysis to obtain information or understanding of the needs of the current system and propose solutions and build support application Data Warehouse to facilitate the company to obtain and process information required for decision-making, especially in the sales, purchasing and production . The research methodology used in designing Data Warehouse At PT. Anugrah Samudera Pesaka refers to 9 stages, known as Nine-Steps methodology proposed by Kimball and Ross and perform data collection methods to obtain information - information relating to the manufacture of final thesis. The results achieved are a data warehouse and report tools that can assist the company in providing multidimensional reports and information in the form of historical data to the executive.

With the data warehouse is expected to help the process of analysis and decision-making by the executive in sales, purchasing and production.

Keywords: Design, Data Warehouse, Sales, Purchasing, Production

ANALISA DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE BAGIAN PENJUALAN, PEMBELIAN, DAN PRODUKSI PADA PT. ANUGRAH SAMUDERA PESAKA Abstrak

PT. Anugrah Samudera Pesaka merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak pada bidang makanan olahan beku. Dalam menunjang kinerja perusahaan dalam bersaing dengan para kompetitornya pihak perusahaan harus dapat menyediakan informasi baik dan akurat yang digunakan untuk menentukan strategi bisnis dan pengambilan keputusan yang tepat, maka pihak perusahaan harus menggunakan Data Warehouse. Tujuan penelitian ialah untuk Melakukan Analisa untuk mendapatkan informasi ataupun pemahaman tentang kebutuhan sistem yang sedang berjalan dan memberikan usulan pemecahan masalah dan Membuat perancangan aplikasi pendukung Data Warehouse untuk memudahkan pihak perusahaan dalam mendapatkan dan mengolah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan khususnya pada bagian penjualan, pembelian dan produksi. Metodologi penelitian yang digunakan dalam merancang Data Warehouse Pada PT. Anugrah Samudera Pesaka mengacu pada 9 tahapan yang dikenal dengan Nine-Steps Methodology yang dikemukakan oleh Kimball dan Ross dan melakukan metode pengumpulan data untuk mendapatkan informasi - informasi yang terkait dengan pembuatan tugas akhir skripsi. Hasil yang dicapai adalah data warehouse dan report tools yang dapat membantu pihak perusahaan dalam menyediakan laporan multidimensional dan informasi berupa data historical kepada pihak eksekutif. Dengan adanya data warehouse ini diharapkan membantu proses analisis dan pengambilan keputusan oleh pihak eksekutif pada bagian penjualan, pembelian dan produksi. Kata Kunci

: Perancangan, Data Warehouse, Penjualan, Pembelian, Produksi

PENDAHULUAN Di masa sekarang ini persaingan bisnis penggunaan sistem teknologi yang cangih bukanlah hal yang mengejutkan lagi dan sudah sangat umum bagi perusahaan-perusahaan pada jaman sekarang. Pada umumnya perusahaan menggunakan sistem teknologi untuk menunjang kinerja perusahaan

kearah yang lebih baik. Akan tetapi untuk mengikuti perubahan – perubahan sistem tersebut tidaklah mudah dikarenakan perusahaan yang masih berpikiran tradisional dan cenderung tidak mengharapkan adanya perubahan, hal ini tentunya akan mempersulit sebuah perusahaan untuk bersaing dengan para kompetitornya. Pada dasarnya setiap perusahaan sudah memiliki strategi bisnis untuk menghadapi para pesaingnya, permasalahannya adalah tepatkah strategi tersebut diterapkan oleh perusahaan tersebut, karena apabila strategi tersebut tidak sesuai dengan keadaan perusahaan maka strategi tersebut hanya akan mengakibatkan kegagalan bagi perusahaan tersebut. Oleh karena itu pengambilan keputusan yang tepat merupakan langkah yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan sebuah perusahaan. Informasi merupakan komponen yang sangat dibutuhkan untuk menunjang pengambilan keputusan pada level eksekutif manejerial. Dengan adanya informasi yang lebih mendetail maka semakin pesat pula perkembangan perusahaan tersebut. Seiring berjalanya waktu dan berkembangnya sebuah perusahaan, data dan informasi yang dimiliki perusahaan pun semakin banyak sehingga memori penampung data yang diperlukan semakin banyak. Dengan banyaknya data ini akan menimbulkan penurunan performa komputer dan dapat mengurangi kinerja, hal ini merupakan salah satu hal yang tidak diinginkan oleh para eksekutif perusahaan yang membutuhkan informasi yang cepat dan akurat guna untuk pengambilan keputusan. Untuk membantu perusahaan memperoleh informasi yang berkualitas, cepat dan akurat salah satu alternatif yang dapat digunakan perusahaan adalah dengan mengunakan Data Warehouse. Dengan adanya Data Warehouse ini maka Top Level Management dalam pengambilan keputusan akan semakin cepat dan akurat. Data Warehouse juga dapat mengolah data – data menjadi informasi yang berguna untuk kebutuhan analisis laporan bagi pihak menejemen. Selain itu Data Warehouse juga dapat mengintegrasi database – database perusahaan agar memudahkan penggunanya, menurut jurnal dari Guerra & Andrews (2011) yang berjudul “Why You Need a Data Warehouse” dijelaskan bahwa Data Warehouse digunakan secara luas dan bahkan digunakan pada bisnis yang sangat complek sekalipun, dengan perusahaan memiliki 1000 atau lebih karyawan tidak akan mengurangi kinerja dari Data Warehouse tersebut dan kami sangat yakin jika teknologi ini akan berkembang pesat dalam beberapa tahun kedepan. Pada sebuah perusahaan manufaktur sangat diperlukan sebuah Data Warehouse seperti PT. Anugrah Samudera Pesaka. PT. Anugrah Samudera Pesaka ini berdiri pada bulan April tahun 2009 dan terus berkembang hingga saat ini. PT. Anugrah Samudera Pesaka merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang makanan olahan beku, adapun produk – produk yang dijual seperti dimsum : Siomay, Dumpling, Lumpia, Ceker Ayam, Bakpao, dan sebagainya. PT. Anugrah Samudera Pesaka ini berlokasi di Jalan Rasamala Selatan No. 2B Duri Kosambi – Cengkareng Jakarta Barat. Pada sistem yang berjalan sekarang PT. Anugrah Samudera Pesaka sudah mengunakan aplikasi penunjang untuk melakukan transaksi sehari – hari, namun pihak managerial mengalami kesulitan dalam pencocokan laporan bulanan karena masih dalam bentuk kertas printout dan pihak manejerial juga mengalami kendala dalam mengakses data – data historis dikarenakan bentuk penyampaian data masih dalam rincian dan detail padat dan akan memperlambat proses pengambilan keputusan. Untuk itu dibutuhkanlah Data Warehouse untuk dijadikan alternatif solusi dari keluhan PT. Anugrah Samudera Pesaka dan membantu pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan akurat.

METODE PENELITIAN Untuk dapat menganalisis dengan rinci proses bisnis yang di miliki PT. Anugrah Samudera Pesaka, akan digunakan metode penelitian sebagai berikut : 1.

Metode Pengumpulan Data a.

Wawancara Melakukan wawancara langsung dengan pemimpin atau

perusahaan terkait dengan informasi yang b.

pihak

manajemen

dibutuhkan untuk penulisan Skripsi.

Survey Melakukan Survey langsung ke PT. Anugrah Samudera Pesaka guna mencari data – data yang digunakan dalam pembuatan skirpsi.

2.

Studi Kepustakaan Mencari refrensi dan tinjauan terhadap buku – buku yang berkaitan dengan topic skripsi untuk mendapatkan landasan teori yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini.

3.

Metode Analisa dan Perancangan Data Warehouse. Untuk merancang Data Warehouse, penulisan Skripsi ini mengacu pada pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram) dan untuk perancangannya mengunakan 9 tahapan yang dikenal dengan Nine-Steps Methodology yang dikemukakan oleh Kimball & Ross (2010). 9 tahapan tersebut adalah : a.

Memilih Proses (Choosing the Process)

b.

Memilih Grain (Choosing the Grain)

c.

Identifikasi dan Penyesuaian Dimensi (Identifying and Confroming the Dimension )

d.

Memilih Fakta (Choosing The Fact)

e.

Menyimpan Pre-Calculation pada Tabel Fakta (Storing Pre-Calculation in the Fact-Table)

f.

Melengkapi Tabel Dimensi (Rounding Out the Dimension Table)

g.

Memilih Durasi dari Basis Data (Choosing the Duration of the Database)

h.

Melacak Perubahan dari Dimensi secara Perlahan (Tracking Slowly Changing Dimension)

i.

Memutuskan Prioritas dan Mode dari Query (Deciding the Query Priorities and the Query Modes)

HASIL DAN BAHASAN A. Analisis Sistem Berjalan PT. Anugrah Samudera Pesaka merupakan perusahaan yang bergerak di bidang makanan beku yang berupa dimsum. Sistem yang berjalan di PT. Anugrah Samudera Pesaka sebagai berikut: Penjualan •

Proses penjualan ini merupakan proses penjualan PT. Anugrah Samudera Pesaka ke customer dan restoran sesuai permintaan dari customer dan restoran. Customer maupun restoran datang ke perusahaan kemudian diberi katalog produk. Setelah itu customer dapat meminta sample dari perusahaan untuk dicoba. Kemudian data customer akan didaftarkan kedalam sistem. Ada 2 cara pembayaran dalam PT. Anugrah Samudera Pesaka yaitu tunai dimana jika total pesanan kurang dari 10 juta rupiah maka pesanan harus dibayar tunai, kemudian tempo dimana total pesanan lebih dari 10 juta rupiah. Kemudian untuk pengambilan barang pesanan dibawah 1 juta rupiah harus diambil langsung di perusahaan, sedangkan pesanan diatas 1 juta rupiah dapat dikirim menggunakan kurir dari perusahaan atau penyedia jasa pengiriman barang. Pada saat barang keluar barang dicek oleh bagian gudang, admin stok, dan admin penjualan. Admin Penjualan (Sales) memiliki tugas membuat faktur penjualan. Surat jalan kemudian dibuat jika pengiriman dilakukan oleh kurir.

•

Di dalam proses penjualan juga terdapat Retur Penjualan. Transaksi retur penjualan terjadi jika ada produk yang cacat/ rusak pada saat barang pertama kali diterima oleh customer maupun restoran. Retur Penjualan tidak berlaku jika produk yang ditukar rusak/ cacat pada saat produk sudah berada di customer maupun restoran dalam waktu yang lama.

Pembelian •

Proses pembelian ini merupakan proses pembelian bahan baku dari PT. Anugrah Samudera Pesaka ke supplier. Pembelian terbagi menjadi 2 yaitu pembelian harian dan pembelian stok. Pembelian harian biasanya untuk bahan baku yang hanya bisa bertahan hanya dalam 1 hingga 2 hari saja seperti sayuran. Pembelian stok biasanya untuk bahan baku yang bisa disimpan dalam waktu lama seperti bahan baku utama seperti ikan, ayam, dll. Khusus untuk pembelian stok ke supplier ada 2 cara pembayaran yaitu tunai dan tempo.

•

Di dalam proses pembelian juga terdapat Retur Pembelian. Transaksi retur pembelian terjadi jika ada produk yang cacat/ rusak pada saat barang pertama kali diterima oleh PT. Anugrah samudera Pesaka.

Produksi •

Proses produksi ini merupakan proses produksi produk dari PT. Anugrah Samudera Pesaka. Pertama ada penyiapan bahan baku dan pengecekan bahan baku. Kemudian proses pengadukan dan pencampuran bahan. Setelah proses pengadukan

dan

pencampuran

bahan

dilakukan

proses

pencetakan/

pembentukan produk. Setelah dicetak kemudian dilakukan proses memasak. Setelah produk selesai dimasak, kemudian dilakukan proses pendinginan dan kemudian dilakukan proses pembekuan. Setelah produk dibekukan kemudian dilakukan proses pengemasan dan penyimpanan. Segala produk yang gagal dalam proses produksi ini dicatat dan kemudian dilaporkan 3.6

Analisis Database

Berikut ini merupakan analisis database berdasarkan proses bisnis yang telah dianalisa dari PT. Anugrah Samudera Pesaka yang dibuat dalam bentuk ERD (Entity Relationship Diagram):

Gambar 3.2 : ERD Berdasarkan Proses Bisnis dari PT. Anugrah Samudera Pesaka

B. Analisis Kebutuhan Informasi Hasil laporan yang akurat dan mudah dimengerti merupakan komponen yang berharga dalam sebuah perusahaan, berdasarkan hasil analisis dan wawancara yang telah dilakukan, berikut ini merupakan data dan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif PT. Anugrah Samudera Pesaka : 1.

Pihak eksekutif kesulitan dalam mendapatkan informasi dalam bentuk laporan penjualan, laporan produksi serta laporan pembelian yang dapat dilihat dari berbagai dimensi.

2.

Pihak eksekutif kesulitan dalam menentukan area promosi yang tepat.

3.

Dalam menganalisa laporan per periode pihak eksekutif mengalami kesulitan yang disebabkan laporan yang terlalu rinci.

C. Solusi yang ditawarkan Dari permasalahan yang dihadapi PT. Anugrah Samudera Pesaka maka diusulkan pemecahan masalah dengan menggunakan data warehouse, dimana data warehouse akan dapat digunakan untuk memecahkan masalah dan memenuhi kebutuhan informasi pada PT. Anugrah Samudera Pesaka seperti:

1. Dengan diterapkannya Data Warehouse data – data historis perusahaan dapat diolah secara maksimal dan dapat disesuaikan dengan informasi yang dibutuhkan pihak eksekutif.

2. Dengan perancangan Data Warehouse dapat memudahkan untuk menganalisa data yang ada dalam database dan tersedianya data yang dapat dianalisis dari berbagai macam sudut pandang dalam berbagai dimensi seperti dimensi barang, dimensi bahan baku, dimensi waktu, dimensi customer, dimana dimensi tersebut berguna untuk pembuatan laporan yang multidimensional. Dengan perancangan Data Warehouse terdapat end user access tools untuk memudahkan dalam menganalisa karena end user access tools bisa membantu dalam membuat laporan secara mendadak dan menghasilkan reporting atau laporan jangka panjang.

D. Hasil Data Warehouse Skema bintang merupakan struktur logical yang memiliki table fakta yang berisikan data – data factual, dan dikelilingi oleh table dimensi yang berisi data refrence untuk table fakta. Berikut ini merupakan rancangan skema bintang pada PT. Anugrah Samudera Pesaka : Skema Bintang Penjualan Dimsum Skema bintang penjualan ini menjelaskan tentang jumlah penjualan dimsum dan total penjualan dimsum berdasarkan data yang berasal dari beberapa

dimensi yang terkait, yaitu DimensiWaktu, DimensiCustomer, DimensiBarang, DimensiJenisBarang.

Gambar 4.11 : Tabel Fakta Penjualan Dimsum

Skema Bintang Pembelian Bahan Baku Skema bintang pembelian ini menjelaskan tentang jumlah pembelian bahan baku dan total pembelian bahan baku berdasarkan pada data yang berasal dari table dimensi

yang

terkait,

yaitu

DimensiWaktu,

DimensiJenisBahanBaku, DimensiSupplier.

Gambar 4.12 : Tabel Fakta Pembelian Bahan Baku

DimensiBahanBaku,

Skema Bintang Produksi Dimsum Skema bintang produksi ini menjelaskan tentang jumlah pembuatan / produksi dimsum berdasarkan pada data yang berasal dari table dimensi yang terkait,

yaitu

DimensiWaktu,

DimensiBahanBaku,

DimensiBarang, DimensiJenisBarang, DimensiKaryawan.

Gambar 4.13 : Tabel Fakta Produksi Dimsum

DimensiJenisBahanBaku,

Skema Bintang Retur Penjualan Skema bintang retur penjualan ini menjelaskan tentang jumlah retur penjualan dimsum dan total retur penjualan dimsum berdasarkan data yang berasal dari beberapa dimensi yang terkait, yaitu DimensiWaktu, DimensiCustomer, DimensiBarang, DimensiJenisBarang.

Gambar 4.14 : Tabel Fakta Retur Penjualan

Skema Bintang Retur Pembelian Skema bintang retur pembelian ini menjelaskan tentang jumlah retur pembelian bahan baku dan total retur pembelian bahan baku berdasarkan pada data yang

berasal

dari

table

dimensi

yang

terkait,

yaitu

DimensiBahanBaku, DimensiJenisBahanBaku, DimensiSupplier.

Gambar 4.15 : Tabel Fakta Retur Pembelian

DimensiWaktu,

Skema Bintang Gabungan Skema Bintang gabungan ini merupakan gabungan dari seluruh tabel fakta dan tabel dimensi pada perancangan Data Warehouse ini.

Gambar 4.16 : Skema Bintang Gabungan

SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil dari analisa dan perancangan Data Warehouse pada PT. Anugrah Samudera Pesaka, dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu : 1.

Data Warehouse

yang dirancang dapat digunakan untuk menghasilkan laporan sesuai

dengan kebutuhan pihak eksekutif dalam bentuk yang lebih sederhana dan fleksible. Laporan tersebut diantaranya laporan penjualan , produksi, dan pembelian yang dapat dilihat dari berbagai dimensi. 2.

Data Warehouse yang dirancang dapat membandingkan data – data historis dengan data – data baru yang dibuat dalam bentuk summary data (telah dikalkulasi) mengenai jumlah penjualan, produksi, serta pembelian sehingga menghasilkan informasi secara tepat dan akurat untuk menunjang pengambilan keputusan pihak eksekutif.

3.

Aplikasi data warehouse dapat yang dibuat menyajikan summary laporan perbandingan dalam periode waktu tertentu dalam kasus ini adalah selama 4 tahun sehingga eksekutif dapat melihat performa kinerja pada perusahaan dari tahun ketahun.

5.2

Saran Dari analisi dan perancangan Data Warehouse yang dilakukan pada PT. Anugrah Samudera

Pesaka, ada beberapa saran yang dapat dijadikan masukan untuk pengembangan Data Warehouse selanjutnya, yaitu : 1.

Dapat dilakukan pembuatan Data Warehouse dengan scope atau ruang lingkup yang lebih luas dari sebelumnya.

2.

Melakukan pengembangan Data Warehouse lebih lanjut sesuai dengan perubahan-perubahan yang terjadi di waktu yang akan datang.

3.

Data Warehouse yang sudah dibuat dapat dikembangkan menjadi Business Intelligence untuk menemukan sebuah pola baru yang dapat digunakan untuk kebutuhan bisnis sehingga mampu meningkatkan kinerja perusahaan.

REFERENSI Al-Debei, M. M. (2011). Data Warehouse as a Backbone for Business Intelligence Issue and Challenge. European Journal of Economics, Finance And Administrative Sciences, 134-165. Ariyachandra, T., & Watson, H. J. (2010). Which Data Warehouse Architecture Is Most Successful? BUSINESS INTELLIGENCE JOURNAL VOL. 11, NO.1, 4-6. Assauri, S. (2008). Manajemen Produksi dan Openrasi (Edisi Revisi). Depok: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Design : A Practical Approach To Design, Implementation, And Management (5th Ed.). Boston: Peason Educational International. Darudiato, S. (2010). Perancangan Data Warehouse Penjualan Untuk Mendukung Informasi Eksekutif Cemerlang. Seminar Nasional Informatika 2010, 350-359. Gelinas, U. J., & Dull, R. B. (2010). accounting information systems (8th edition). Ohio: SouthWestern Cengage Learning. Guerra, J., & Andrews, D. (2011). Why You Need a Data Warehouse, 1-7. Kimball, R., & Ross, M. (2010). The Kimball Group Reader: Relentlessly Practical Tools for Data Warehousing and Business Intelligence. Boston: Wiley. Kimball, R., & Ross, M. (2013). The Data Warehouse Toolkit : The Definitive Guide To Dimensional Modeling (3rd Ed). New York: Wiley. Laudon, K., & Laudon, J. (2010). Management Information System : Managing The Digital Firm (11th Ed). New Jersey: Pearson Educational International. Mulyadi. (2008). Sistem Akutansi Edisi 3, Cetakan Keempat. Jakarta: Salemba. O'Brien, J. (2009). Management System Information (9th Ed). New York: McGraw Hill.

Rainer, R. K., & Turban, E. (2009). Introduction To Information System (Second Edition). New York: Wiley. Saunders, T. (2009). Cooking up a Data Warehouse . Business Intelligence Journal. Vol 14(2), 16-22. Singh, A., D.C.Upadhaya, D., & Yadav, H. (2011). Data Warehouse Processes: An Multidimensional Meta Modeling Framework. Ifrsa International Journal, 1-10. Sulistiyowati, L. (2010). Panduan Praktis Memahami Analisis Laporan Keuangan. Jakarta: PT. Alex Media Komputindo. Widyawati, D. K. (2012). The Design of Data Warehouse to Support Product Marketing Plan Using Star Schema. Jurnal Ilmiah ESAI Volume 6, No.3.

RIWAYAT PENULIS Nama Tempat / Tanggal Lahir Pendidikan Formal • Jan 2011 - Present

: Danny Indarto : Semarang, 11 November 1993 : : Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia

Nama Tempat / Tanggal Lahir Pendidikan Formal • Jan 2011 - Present

: Dedy : Tanjungpandan, 27 Desember 1993 : : Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia

Nama Tempat / Tanggal Lahir Pendidikan Formal • Jan 2011 - Present

: Emanuel Denny : Jakarta, 29 September 1993 : : Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia.