ANALISA DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE BAGIAN PENJUALAN, PEMBELIAN, DAN PEMBAYARAN PADA PT. CITRA BANGUN SANJAYA
Dandy Wijaya Mario Markus Wendy Wirawan Ali Gunawan Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Bina Nusantara University Jl. Kebon Jeruk Raya No. 2 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644,
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstrak
Kebutuhan informasi yang ringkas dan jelas sangat diperlukan dalam proses pengambilan keputusan di perusahaan, sehingga diperlukan aplikasi yang dapat membantu penyajian informasi tersebut dengan mudah. Tujuan penelitian untuk merancang Data Warehouse untuk PT. Citra Bangun Sanjaya yang bisa memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan. Metode perancangan Data Warehouse menggunakan metode perancangan Data Warehouse oleh Ralph Kimball, sedangkan metode pengumpulan data dilakukan dengan melakukan studi pustaka, observasi, dan survei secara langsung ke lapangan. Hasil
penelitian
menunjukkan
bahwa
semakin
banyak
dimensi
yang
dimasukkan,
semakin
mudah
pengkategorisasian informasi yang ingin ditampilkan. Simpulan yang didapatkan adalah dengan adanya Data Warehouse, pihak eksekutif dapat mengambil keputusan jauh lebih mudah dengan data yang sudah dikelola dan ditampilkan dengan lebih terkategorisasi.
Kata kunci: Data Warehouse, Metode perancangan Data Warehouse, kategorisasi, pengambilan keputusan
PENDAHULUAN Industri plastik mulai berkembang pada tahun 1907 oleh Leo Hendrik Baekaland. Kemudian plastik tersebut mulai diperkenalkan oleh masyarakat umum sejak saat itulah abad plastik dimulai.Penyebarannya dari sekitar Amerika ke Eropa lalu ke asia dan masuk ke Indonesia.Dimana wilayah Indonesia memiliki beberapa perusahaan plastik yang bersaing dengan perusahaan lainnnya.Salah satu faktor mempengaruhi persaingan adalah informasi. Informasi merupakan hal yang penting dalam menentukan keefektifan dan keefesienan suatu perusahaan. Tidak peduli seberapa besar kesuksesan yang didapatkan oleh perusahaan sebelumnya kalau perusahaan tidak bisa mengikuti perkembangan informasi di sekitarnya. Data-data yang didapatkan dari transaksi sehari-hari di perusahaan sangat banyak sehingga memerlukan cara yang tepat untuk mengolah data tersebut menjadi informasi yang bisa membantu dalam proses pengambilan keputusan. Menganalisa informasi tersebut menjadi knowledge yang membantu dalam produktivitas dan kemajuan perusahaan cukup sulit tanpa manajemen informasi yang bagus. Pada jaman sekarang ini perusahaan-perusahaan di dunia semakin memiliki banyak persaingan dengan perusahaan yang lain terutama pada perusahaan yang menjual produk yang sama.Setiap perusahaan sudah banyak yang menggunakan berbagai macam cara untuk mendapatkan keuntungan.Perusahaan mendapatkan keuntungan baik dari penjualan barang ataupun jasa , namun tidak ada satupun yang mendapat keuntungan yang sama.Dalam penerapan SI dimana nantinya keuntungan yang didapat itu dianalisa setiap waktunya.Ada beberapa faktor yang menentukan kesuksesan seperti kualitas produk , pelayanan terhadap customer , dan mudahnya menggunakan jasa pada perusahaan tersebut. Salah satu penerapan sistem informasi yang dapat membantu dalam proses analisa dan pengambilan keputusan yang baik adalah dengan cara menerapkan data warehouse ke dalam perusahaan. Perusahaan Citra Bangun Sanjaya merupakan perusahaan yang memproduksi kantong plastik sesuai dengan pesanan yang diterima yang kemudian dijual ke retailer yang memesan. Perusahaan Citra Bangun Sanjaya sudah menggunakan sistem terkomputerisasi yaitu database yang mencakup proses pemasukan data yang membantu dalam menjalankan proses bisnisnya. Proses pemasukan data tersebut merupakan proses bisnis yang terjadi sehari-hari di dalam perusahaan Citra Bangun Sanjaya seperti proses pembayaran, pembelian, dan penjualan barang.Data yang digunakan masih hanya digunakan sampai level operasional dan belom bisa dipakai ke tingkat yang lebih tinggi seperti analisis pada eksekutif. Berdasarkan hal-hal diatas maka disarankan agar perusahaan Citra Bangun Sanjaya bisa menerapkan sistem aplikasi Data Warehouse supaya bisa memanfaatkan data-data proses bisnisnnya secara keseluruhan dan dapat membantu proses analisa dan pengambilan keputusan pihak eksekutif dari perusahaan Citra Bangun Sanjaya.
Masalah yang dihadapi oleh perusahaan Citra Bangun Sanjaya adalah :
1. Pembelian Sistem perusahaan masih memakai sistem job order, sehingga biaya barang supply menjadi lebih mahal dibandingkan dengan membeli supply dalam jumlah yang lebih banyak. 2. Penjualan Perusahaan mengalami kesulitan dalam mengetahui pelanggan yang berpotensial tinggi sehingga keuntungan yang dicapai belum maksimal. 3. Pembayaran Ada beberapa customer yang pembayarannya melewati waktu yang dijanjikan.
Tujuan dari skripsi ini adalah :
Merancang data warehouse agar pihak eksekutif memudahkan pengambilan keputusan.
Menganalisa dan memudahkan penampilan data.
Membantu prediksi trend-trend atau waktu.
Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah :
Mempermudah pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan.
Membantu pihak eksekutif mengetahui apa yang sedang terjadi dan akan terjadi.
METODE PENELITIAN Metodologi Pengumpulan Data Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah : •
Studi Pustaka Studi Pustaka dilakukan dengan menggunakan buku panduan, buku teks, dan beberapa website yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini.
•
Obsevarsi Pengamatan secara langsung dengan mengumpulkan beberapa informasi dan data yang dibutuhkan untuk merancang data warehouse.
•
Interview Menanyakan langsung kepada pihak yang bersangkutan tentang prosedur kerja.
Metodologi Analisis Metode analisis yang digunakan adalah UML yang merupakan sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasi OO(Object Oriented). Salah satu diagram UML yang dipakai dalam metodologi analisis untuk PT.Citra Bangun Sanjaya adalah activity diagram. Activity diagram digunakan untuk menggambarkan hubungan antara aktivitas yang berada di dalam PT Citra Bangun Sanjaya.
Metodologi Perancangan Data Warehouse Metode perancangan yang digunakan untuk merancang data warehouse adalah dengan menggunakan Nine Step Methodology(Metodologi Sembilan Tahap) dari Connolly dan Begg yaitu: 1.
Menentukan proses bisnis. Proses ini menentukan proses bisnis yang akan di pakai untuk data warehouse.
2.
Memilih grain. Di tahap ini menentukan proses pemilihan grain yaitu dimana data seperti apa yang akan ditampilkan oleh record dari tabel fakta tersebut.
3.
Identifikasi dan penyesuaian dimensi.
Pada tahap ini dilakukan identifikasi setelah menentukan grain pada tahap sebelumnya nantinya akan dibandingkan grain dengan dimensi yang ada. 4.
Memilih fakta. Pada tahap ini dipilih tabel fakta untuk membuat Star Scheme dan ditampilkan dalam bentuk grafik dan diagram.
5.
Menyimpan pre-kalkulasi pada tabel fakta. Pada tahap ini masing-masing tabel fakta akan di pre-kalkulasi untuk meningkatkan performance dalam memberikan hasil query.
6.
Melengkapi tabel dimensi. Pada tahap ini melengkapi tabel dimensi berdasarkan pemilihan grain yang ditentukan.
7.
Memilih durasi dari database. Pada tahap ini akan mengukur dan menentukan durasi data yang dimasukkan ke dalam data warehouse yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
8.
Melacak perubahan dimensi secara perlahan. Pada tahap ini dengan menentukan kebutuhan pada dimensi untuk melacak suatu perubahan di dalam dimensi.
9.
Memilih Prioritas dan mode dari Query. Tahapan ini membahas proses yang berkaitan dengan pemindahan data ke dalam Data Warehouse yang dilakukan secara berkala.
HASIL DAN BAHASAN Arsitektur Data Warehouse Perancangan data warehouse PT. Citra Bangun Sanjaya menggunakan data warehouse terpusat, dimana semua data operasional tergabung ke dalam satu data warehouse sehingga users tidak perlu memilih dari setiap sumber.Jadi, data tersebut sebelum di pindahkan ke dalam data warehouse akan melewati proses transformasi.Pada saat melakukan transformasi data akan menjadi lebih konsisten dan lebih mudah pengambilan datanya.Berikut dibawah ini Arsitektur PT. Citra Bangun Sanjaya :
Sumber data
Transformasi Data
Data warehouse
User
Data penjualan
Data Pembelian
ETL(Extract, Transform, Load)
Meta Data
Raw Data
Summary Data
Users
Data Pembayaran
Gambar 1 Arsitektur Data Warehouse PT. Citra Bangun Sanjaya
Fakta dan Dimensi
Berikut adalah fakta dan dimensi yang ada pada PT. Citra Bangun Sanjaya : Bagian Penjualan Fact : Penjualan. Dimension : Barang, Customer, Time, SalesOrder. Bagian Pembelian Fact : Pembelian. Dimension : Barang, Supplier, Time, PurchaseOrder. Bagian Pembayaran Fact : Pembayaran. Dimension : SalesOrder, Customer, Time, PaymentSell.
Fakta Penjualan
Tabel 1 Tabel fakta penjualan
Fact Table Penjualan IDTime (FK) IDCustomer (FK) ID SalesOrder (FK) IDBarang (FK) JumlahPenjualanPlastikIndividual JumlahPenjualanPlastikKeseluruhan TotalPenjualanPlastikIndividual TotalPenjualanPlastikKeseluruhan
Fakta Pembelian
Tabel 2 Tabel fakta pembelian
Fact Table Pembelian IDTime (FK) IDSupplier (FK) IDPurchaseOrder (FK) IDBarang (FK) BiayaBahanBaku
Fakta Pembayaran
Tabel 3 Tabel fakta pembayaran
Fact Table Pembayaran IDTime(FK) IDCustomer (FK) IDPaymentSell (FK) IDSalesOrder (FK) JumlahCustomerYangLunas JumlahCustomerYangBelumLunas TotalHutangIndividual TotalHutangKeseluruhan
Keterangan Dimensi Berikut ini adalah penjelasan dari setiap dimensi yang ada :
Tabel 4 Dimensi
Dimensi Customer Supplier Barang SalesOrder PurchaseOrder PaymentSell Time
Keterangan Laporan dapat dilihat berdasarkan Customer Laporan dapat dilihat berdasarkan Supplier Laporan dapat dilihat berdasarkan Barang Laporan dapat dilihat berdasarkan SalesOrder Laporan dapat dilihat berdasarkan PurchaseOrder Laporan dapat dilihat berdasarkan PaymentSell Laporan dapat dilihat berdasarkan Time
Star Schema Rancangan yang dipilih oleh PT. Citra Bangun Sanjaya ini adalah star schema. Model ini mudah dipahami dan digunakan oleh users. Berikut gambar star schema pada PT.Citra Bangun Sanjaya :
Star Scheme Pembelian
Gambar 2 Star Scheme Pembelian
Star Scheme Penjualan
Gambar 3 Star Scheme Penjualan.
Star Scheme Pembayaran Bagian Penjualan
Gambar 4 Star Scheme Pembayaran Bagian Penjualan.
User Interface Di bagian bawah ini adalah hasil laporan akhir pada PT. Citra Bangun Sanjaya dalam bentuk grafik agar pihak pengambilan keputusan lebih mudah untuk menganalisanya, yaitu :
User Interface Pembelian
Gambar 5 UI Pembelian Penjelasan : Pihak eksekutif bisa melihat biaya bahan baku dari setiap supplier dengan memilih jenis plastik, supplier, bulan, dan tahun. Setelah semua parameter dimasukkan, maka akan ditampilkan biaya bahan baku sesuai periode yang dipilih.
Pihak eksekutif bisa memasukkan supplier lainnya dengan memilih nama supplier lainnya dan menekan tombol “tambah”. Setelah tombol “tambah” ditekan, maka akan muncul biaya bahan baku dari supplier lain yang dipilih, yang berfungsi sebagai pembanding.
Gambar 6 UI Pembelian dengan Perbandingan
User Interface Penjualan
Gambar 7 UI Penjualan
Penjelasan : Pihak eksekutif bisa melihat total pendapatan, total plastik yang terjual dan total bahan bakunya, dengan memasukkan bulan, tahun, dan urutan penampilannya. Urutan berdasarkan pendapatan tertinggi berarti akan ditampilkan grafik pendapatan dari setiap customer berdasarkan urutan penjualan yang tertinggi. Apabila pihak eksekutif ingin melihat data detail dari setiap customer, maka pihak eksekutif cukup mengklik nama atau grafik dari grafik pendapatan. Kemudian di data bagian individu di sebelah kanan akan terisi dengan data individu dari customer yang di klik tersebut.
Gambar 8 UI Penjualan dengan Data Individu
User Interface Pembayaran
Gambar 9 UI Pembayaran Penjelasan : Pihak eksekutif pertama-tama memasukkan periode bulan dan tahun yang diinginkan, setelah itu akan muncul total transaksi di periode tersebut dan grafik status pembayaran(lunas dan tidak lunas). Apabila pihak eksekutif ingin melihat total hutang yang ada, maka pihak eksekutif harus menekan grafik tidak lunas tersebut, kemudian di groupbox daftar customer di sebelah kanan akan menampilkan grafik urutan pemegang hutang dimulai dari yang tertinggi atau terendah, dan menampilkan total hutang yang ada.
Gambar 10 UI Pembayaran dengan Daftar Customer
Apabila pihak eksekutif ingin melihat nama, ID customer, ID Payment, Tanggal transaksi, tanggal payment, subtotal, dan total hutang dari customer tersebut, maka pihak eksekutif harus menekan nama customer dari grafik di bagian daftar customer sebelumnya.
Gambar 11 UI Pembayaran Lengkap
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisa dan penelitian di PT. Citra Bangun Sanjaya, dapat ditarik kesimpulan bahwa : 1.
Data Warehouse yang telah dirancang dapat menampilkan data penjualan barang, pembelian bahan baku, dan status pembayaran setiap customer yang dapat dilihat dari berbagai dimensi sesuai kebutuhan pihak eksekutif, sehingga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.
2.
Data Warehouse mampu menampilkan laporan dalam bentuk grafik dan chart, sehingga mempermudah pihak eksekutif dalam mengamati dan menganalisis laporan.
3.
Data Warehouse menyimpan data-data historis perusahaan, sehingga bisa berfungsi sebagai pembanding dengan tahun-tahun lainnya dan mendukung analisis dari pihak eksekutif.
Saran Ada beberapa saran yang dapat diusulkan kepada PT.Citra Bangun Sanjaya agar Data Warehouse dapat berkembang lebih jauh, yaitu : 1.
Memperluas ruang lingkup data warehouse agar bisa menghasilkan informasi secara keseluruhan terhadap kebutuhan informasi dari pihak eksekutif.
2.
Menerapkan Business Intelligence, Data mining, dan Decision Support System untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan.
Referensi
Bill Inmon.2015.A Brief History of Data Warehousing : From the Vendors Perspective (Part I).(01-142015)http://www.eiminstitute.org/library/eimi-archives/volume-1-issue-3-may-2007-edition/a-brief-history-of-datawarehousing-from-the-vendors-perspective-part-i Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management(5th Edition). Boston: Addison-Wesley. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B., & Topi, Heikki. (2009). Modern Database Management. Boston: Pearson. Kimball, R., Ross, M., Becker, B., Mundy, J., & Thornthwaite, W. (2010). The Kimball Group Reader.Indianapolis: Wiley Publishing, Inc. Miranda, E. (2012). Desain Data Warehouse Pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sub-Sistem Rekrutmen. Comtech. Poolet, M. A. (2009). Lessons Learned from Poor Data Warehouse Design. SQL Server Magazine. Shelly, G.B., & Vermaat, M.E. (2011). Discovering Computers 2011 : Living in a Digital World. Boston:Course Technology. SPI.2015.History of plastic.(01-14-2015) http://www.plasticsindustry.org/AboutPlastics/content.cfm?ItemNumber=670&navItemNumber=1117 Susan Freinkel.2011.A Brief History of Plastic's Conquest of the World.(01-142015)http://www.scientificamerican.com/article/a-brief-history-of-plastic-world-conquest/ Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. (2004). Systems Analysis and Design Methods(6th edition). United-States: McGraw Hill .
RIWAYAT PENULIS Dandy Wijaya lahir di kota Jakarta pada tanggal 3 Juni 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2015.
Mario Markus lahir di kota Manado pada tanggal 10 Mei 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2015.
Wendy Wirawan lahir di kota Jambi pada tanggal 16 Juli 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2015.
