ANALISA DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE UNTUK PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN PENJUALAN DAN PEMASARAN DI PT. XYZ

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

ANALISA DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE UNTUK PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN PENJUALAN DAN PEMASARAN DI PT. XYZ Irwan Limintono, Aris Tjahjanto Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Email: irwan.limintono@gmail,com

ABSTRAK PT. XYZ merupakan salah satu pabrik pulp dan kertas tertua di Indonesia. Seiring dengan ditutupnya pabrik-pabrik pulp dan kertas di Eropa dan Amerika Utara, industri pulp dan kertas di Indonesia memiliki potensi tumbuh yang besar. Akan tetapi jumlah pemain di industri kertas juga sangat banyak sehingga menyebabkan kompetisi yang ketat. Pengambilan keputusan penjualan dan pemasaran baik di level operasional (penjadwalan produksi, pembelian), manajerial (peramalan, anggaran) maupun strategik (investasi) harus dilakukan secara cepat dan tepat untuk merespon pasar. Hal ini merupakan kunci utama untuk dapat memenangkan persaingan. Hampir tidak mungkin untuk mengandalkan intuisi saja dalam pengambilan keputusan-keputusan tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan data warehouse untuk membantu pengambilan keputusan penjualan dan pemasaran di PT. XYZ Dalam melakukan desain data warehouse, ada beberapa tahapan yang harus dilaksanakan, masing-masing adalah; menganalisa sistem yang ada saat ini ,dilanjutkan dengan analisa kebutuhan. Setelah dilakukan perencanaan desain data warehouse untuk mendapatkan desain data warehouse yang sesuai dengan kebutuhan. Langkah terakhir adalah melakukan verifikasi desain yang sudah dibuat dengan kebutuhan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu proses pengambilan keputusan di departemen penjualan dan pemasaran PT. XYZ sehingga keputusan yang diambil dapat membantu memberikan keunggulan kompetitif bagi PT. XYZ untuk memenangkan persaingan di industri kertas. Kata Kunci: Data Warehouse, Pengambilan Keputusan Penjualan dan Pemasaran, Sistem Pendukung Keputusan.

PENDAHULUAN Latar Belakang Industri kertas saat ini dikuasai oleh negara-negara di Amerika Utara dan Eropa Utara dengan menguasai 56,4% produksi dunia yang mencapai 221,3 juta ton. Sementara itu, kapasitas produksi pulp (bubur kertas) Indonesia diperkirakan mencapai 6,73 juta ton pada 2007 dengan pangsa pasar dunia sebesar 2,5%. Dengan ditutupnya beberapa perusahaan di kedua kawasan Amerika Utara dan Eropa Utara serta didukung oleh ketersediaan bahas baku yang melimpah, Indonesia berpotensi untuk menguasai industri pulp dan kertas dunia. Pengambilan keputusan penjualan dan pemasaran baik di level operasional (penjadwalan produksi, pembelian), manajerial (peramalan, anggaran) maupun strategik (investasi) harus dilakukan secara cepat dan tepat untuk merespon pasar. Hal ini merupakan kunci utama untuk dapat memenangkan persaingan. Hampir


tidak mungkin untuk mengandalkan intuisi saja dalam pengambilan keputusankeputusan tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan data warehouse untuk membantu pengambilan keputusan penjualan dan pemasaran di PT. XYZ Data Warehouse Ada empat pendekatan utama untuk membangun sebuah lingkungan Data Warehouse yaitu top-down, bottom-up, hibrid dan federasi., Pada pendekatan top-down, data warehouse menjadi pusat dari lingkungan analitik. Data Warehouse didesain dan dibangun terlebih dahulu baru kemudian membangun Data Mart berdasarkan Data Warehouse. Pada pendekatan bottom-up, yang dilakukan adalah kebalikannya, Data Mart dibangun terlebih dahulu sejalan dengan proses bisnis. Kemudian data mart diorganisasi ke dalam suatu Data Warehouse. Pendekatan hibrid mencoba untuk menggabungkan pendekatan top-down dan bottom-up. Sedangkan pendekatan federasi melibatkan integrasi dari sistem-sistem yang berlainan. Pada penelitian ini digunakan pendekatan bottom-up yang dicetuskan pertama kali oleh Ralph Kimball. Karakteristik Data Warehouse: Karakteristik dari Data Warehouse adalah sebagai berikut: 1. Berorientasi Subyek 2. Terintegrasi 3. Time-variant 4. Non Volatile 5. Ringkas 6. Tidak ternormalisasi 7. Metadata Tujuan Data Warehouse Salah satu aset yang paling penting dalam suatu organisasi adalah informasi. Informasi ini hampir selalu dikelola oleh organisasi dalam dua bentuk: data sistem operasional dan data warehouse. Secara sederhana dapat dijabarkan bahwa data dari sistem operasional adalah bagaimana data itu dimasukkan, sedangkan data warehouse adalah bagaimana data itu dikeluarkan/digunakan. Menurut Ralph Kimball(1998), tujuan dari pembuatan Data Warehouse adalah sebagai berikut: 1. Membuat informasi organisasi dapat diakses dengan mudah 2. Menampilkan informasi organisasi secara konsisten 3. Sumber informasi yang mampu beradaptasi terhadap perubahan 4. Sebagai dasar untuk pengambilan keputusan

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-20-2


Elemen-elemen Data Warehouse

Gambar 1. Elemen-elemen Data Warehouse

Analisis Keputusan Pemasaran Aspek Eksternal Keputusan pemasaran aspek eskternal adalah keputusan pemasaran terhadap hal yang diluar kendali perusahaan. Keputusan apek eksternal ini antara lain meliputi 1. Keputusan Siapa Pelanggan 2. Keputusan Siapa Rekanan 3. Keputusan Strategi Pesaing Analisis Keputusan Aspek Internal Keputuan pemasaran aspek internal adalah keputusan pemasaran yang dapat dikendalikan oleh perusahaan. Aspek internal ini meliputi bauran pemasaran yaitu : Produk, Harga, Tempat dan Promosi. Keputusan aspek internal meliputi: 1. Keputusan Produk  Keputusan bauran produk  Keputusan lini produk  Keputusan pemberian merek/branding 2. Keputusan Penentuan Harga 3. Keputusan Tempat 4. Keputusan Strategi Promosi METODE Metodologi Penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-20-3


Gambar 1. Metodologi Penelitian

Pengumpulan Data Pada tahap ini dilakukan proses pengumpulan data yang selanjutnya akan digunakan pada tahapan analisa sistem saat ini dan analisa kebutuhan. Pengumpulan data dilakukan dengan beberapa metode yaitu: Observasi, Telaah Dokumen,Wawancara, dan Studi Literatur Analisa Sistem Saat Ini Dari data yang diperoleh dari tahap pengumpulan data sebelumnya akan dilakukan analisa terhadap sistem yang ada saat ini. Analisa sistem saat ini saling terkait dengan analisa kebutuhan.Analisa sistem saat ini antara lain meliputi: Analisa Organisasional, Analisa Proses Bisnis Departemen Penjualan dan Pemasaran, Analisa Legacy System/Sistem Sumber Analisa Kebutuhan Selain untuk kebutuhan analisa terhadap sistem yang ada saat ini, data yang diperoleh dari tahap pengumpulan data sebelumnya juga digunakan pada analisa kebutuhan. Analisa kebutuhan yang dilakukan yaitu: Analisa Kebutuhan Informasi, dan Analisa Kebutuhan Fungsional

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-20-4


Perancangan Data Warehouse Pada tahap ini dilakukan perancangan Data Warehouse sesuai dengan hasil analisa kebutuhan. Perancangan Data Warehouse ini meliputi Pemodelan Dimensional dan Desain Proses ETL Verifikasi dan Rekomendasi Pada tahap ini dilakukan proses verifikasi hasil rancangan Data Warehouse yang telah dibuat untuk dibandingkan dengan hasil analisa kebutuhan. Setelaj itu memberikan rekomendasi rancangan Data Warehouse yang sesuai dengan kebutuhan PT. XYZ untuk memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada. ANALISA PERMASALAHAN Dari hasil analisa sistem saat ini dan analisa kebutuhan diperoleh kebutuhan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan pemasaran sebagai berikut: Tabel 1. Faktor Eksternal Keputusan Pemasaran Jenis Keputusan Keputusan Siapa Pelanggan Pelanggan utama(Key Account) Kepuasan pelanggan

Siapa Rekanan

Kinerja Agen

Kinerja Ekspedisi

Strategi Pesaing

Strategi bersaing

Pengambil Keputusan Kepala Bagian Penjualan, Kepala Unit masing-masing Kepala Unit Region Pemasaran dan Pengembangan Produk Kepala Bagian Penjualan, Kepala Unit masing-masing Region

Kepala Bagian Penjualan, Kepala Unit masing-masing Region Direksi, Kepala Bagian Pemasaran, Kepala Bagian Penjualan

Analisa

Kebutuhan Informasi

Regularitas, Profitabilitas pelanggan, Peramalan Kepuasan pembelian, pelanggan Kelancaran pembayaran Regularitas , Profitabilitas pelanggan, Intelijen pemasaran yang reliable

• Frekuensi pembelian, Volume pembelian, Nilai pembelian,Keuntungan penjualan. Pembayaran Keluhan pelanggan

Kinerja pengiriman

Frekuensi pembelian, Volume pembelian, Nilai pembelian, Keuntungan penjualan, Perbandingan data intelijen pemasaran dari seluruh agen Perbandingan harga, Kinerja pengiriman

Pesaing di setiap Permintaan, lini produk dan pesaing wilayah penjualan Harga jual Pangsa pasar

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-20-5

Jumlah pesaing,

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009 Tabel 2. Faktor Internal Keputusan Pemasaran Jenis Pengambil Keputusan Keputusan Keputusan Produk Lini produk Direksi, Kepala baru Unit Pemasaran dan Pengembangan Produk, Kepala Kepala Bagian Menghentikan Direksi, Pemasaran, penjualan Bagian Kepala Bagian produk Pemasaran Penjualan Kepala Bagian Penjualan Harga Harga jual Direksi, Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Harga jual Direksi, Kepala Penjualan NOS Bagian Pemasaran Kepala Bagian Penjualan Tempat Membuka Direksi, Kepala area Bagian penjualan Pemasaran baru Kepala Bagian PenjualanKepala Menutup area Direksi, pejualan Bagian Pemasaran Kepala Bagian Penjualan

Analisa

Kebutuhan Informasi

Kelayakan operasional, Kelayakan ekonomis

Biaya produksi, Jumlah pesaing, Harga jual pesaing, Pangsa pasar, Permintaan Pasar Kelayakan Biaya Produksi, Target ekonomis Penjualan, Penjualan, Jumlah pesaing, Harga jual pesaing, Pangsa pasar, Permintaan Pasar Tren penjualan, Biaya Produksi, Target Profitabilitas, Penjualan, Penjualan, Peramalan penjualan Jumlah Pesaing, Harga Pesaing, Pangsa Pasar, Tren penjualan, Biaya Produksi, Permintaan Pasar Profitabilitas, Realisasi Penjualan, Umur persediaan Level persediaan, Harga pesaing Kelayakan operasional, Kelayakan ekonomis,Peramalan penjualan Kelayakan operasional, Kelayakan ekonomis

Biaya Produksi, Penjualan Target Penjualan, Jumlah Pesaing, Harga Pesaing, Pangsa Pasar, Biaya Produksi, Permintaan pasar Penjualan Target Penjualan, Jumlah Pesaing, Harga Pesaing, Pangsa Pasar, Permintaan pasar

DESAIN DATA WAREHOUSE Berdasarakan analisa yang telah dilakukan kemudian dirancang desain pemodelan dimensional yang sesuai dengan kebutuhan yang telah dijelaskan sebelumnya

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-20-6


Gambar 2. Skema Snowflake Tabel Fakta Penjualan

Gambar 3. Skema Bintang Tabel Fakta Realisasi Penjualan

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-20-7


Gambar 4. Skema Snowflake Tabel Fakta Pembayaran

Gambar 5. Skema Snowflake Tabel Fakta Persediaan

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-20-8


Gambar 6. Skema Snowflake Tabel Fakta Intelijen Pemasaran

Gambar 7. Skema Snowflake Tabel Fakta Keluhan Pelanggan

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-20-9


KESIMPULAN 1. Desain data warehouse yang telah dibuat dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung proses pengambilan keputusan baik aspek eksternal maupun internal 2. Desain data warehouse yang telah dibuat dapat mengatasi kendala-kendala yang dihadapi yaitu, dapat menggabungkan data dari berbagai sumber data, memiliki data yang konsisten, waktu pemrosesan yang lebih cepat, dan dapat melihat data historis 3. Desain data warehouse dapat memenuhi kebutuhan fungsional yang diinginkan oleh manajemen yaitu, tampilan yang dinamis, mudah menampilkan grafis dan dapat membandingkan data historis. DAFTAR PUSTAKA Cassie, Claire (1997). “Marketing Decision Support Systems”. Industrial Management & Data Systems, Vol. 97, Hal. 293-297. Inmon, W.H., (2002), Building the Data Warehouse, 3rd edition, John Wiley & Sons, Inc., Canada. Kendall, K.E., dan Kendall, J.A., (2002), Analysis and Design, 5th edition, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey. Kimball, R., Reeves, L., Ross, M., dan Thornhwaite, W., (1998), The Data Warehouse Lifecycle Toolkit : Expert Methods for Designing, Developing, and Deploying Data Warehouses, John Wiley & Sons, Inc., Canada.. Kimball, R. dan Ross, M., (2002), The Data Warehouse Toolkit : The Complete Guide to Dimensional Modeling, 2nd edition, John Wiley & Sons, Inc., Canada.. Kimball, R. dan Caserta, J., (2004), The Data Warehouse ETL Toolkit : Practical Techniques for Extracting, Cleaning, Conforming, and Delivering Data,. Wiley Publishing, Inc., Canada. Kotler, P., (2000), Marketing Management, 10th edition, Prentice Hall, Inc., Upper Saddle River, New Jersey. O’Brien, J., (2005), Introduction to Information System, 12th edition, The McGraw-Hill Companies, Inc. Trisiana, (2002), Analisis Kebutuhan, Desain dan Implementasi OLAP Berbasis Web untuk Analisis Penjualan di Perusahaan X, Tesis Magister, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Turban, E., Aronson J., dan Peng Liang, T., (2005), Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th edition, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey. Turban, E., Rainer Jr., R.K., Potter, R.E, (2005), Introduction to Information Technology, 3rd edition, John Wiley & Sons, Inc., Canada.

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-20-10

ANALISA DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE UNTUK PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN PENJUALAN DAN PEMASARAN DI PT. XYZ

Recommend Documents