ANALISIS DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE PEMESANAN, RECEIVE-IN DAN PEMASARAN PADA PT. XPSLINK BERBASIS WEB Rahma Sinatrya Fatmawati, Martin Pryant, Herdwira Yodha Caesario, Sugijanto M.Said School of Information System Universitas Bina Nusantara, Jl. KH Syahdan No. 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat; Telp 534 5830
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis dan merancang data warehouse yang dapat mendukung proses pengambilan keputusan perusahaan. Perancangan data warehouse ini meliputi pada bagian pemesanan, receive in atau penerimaan pesanan, dan marketing. Metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan data warehouse adalah dengan menggunakan metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis yang terdiri dari survey langsung untuk mengetahui sistem dan proses yang sedang berjalan, wawancara dengan pihak yang terkait, dan studi pustaka. Adapun metode perancangan yang digunakan ialah Steps of Development dari W. H Inmon. Hasil yang dicapai pada penelitian ini adalah sebuah sistem data warehouse yang di aplikasikan menggunakan Pentaho dan menggunakan database MySQL berbasis web yang digunakan untuk mengintegrasikan data agar dapat menghasilkan informasi secara cepat dan akurat untuk mendukung proses pengambilan keputusan perusahaan. Simpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah dengan adanya data warehouse, aliran data dapat lebih cepat dan terintegrasi dengan baik sehingga dapat menghasilkan informasi yang dapat mempermudah pelaporan dan pengambilan keputusan. Kata Kunci : data, informasi, data warehouse, database, MySQL, Pentaho The purpose of this study is to analyze and design a data warehouse that can support the decision-making process of the company. This includes the design of data warehouse on the reservation, receive in or acceptance of orders, and marketing. The method used in the manufacture of a data warehouse is to use the method of analysis and design method. The analytical method consists of a direct survey to determine the systems and processes that are running, interviews with stakeholders, and literature. The design method used is Steps of Development of W. H Inmon. The results achieved in this study is a data warehouse system that is applied using Pentaho and use web-based MySQL database that is used to integrate the data in order to produce fast and accurate information to support the decision-making process of the company. The conclusions derived from this study is the presence of a data warehouse, the data flow can be quickly and properly integrated in order to produce information that can facilitate reporting and decision-making. Keywords: data, information, data warehouse, database, MySQL, Pentaho
1
PENDAHULUAN PT. XPSLINKadalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa kurir, pengangkutan, dan logistik. PT. XPSLINKberpusat di kota Denpasardenganmemilikitujuhcabangutama salah satunya Branch Office yang ada di Jakarta. Dengan data yang semakin banyak dari setiap proses bisnis yang berlangsung pada branch office Jakarta maka data yang dihasilkan menjadi semakin rumit dan sulit diolah sehingga perusahaan semakin sulit untuk melakukan proses pengambilan keputusan yang efektif, efisien, dan akurat. Maka untuk mengambil suatu keputusan dibutuhkan data warehouse untuk mengintegrasikan data-data pada branch officeJakarta. Dengan demikian maka sistem tersebut akan mendukung penyajian informasi yang baik sehingga pengambilan keputusan dapat menjadi efektif, efisien, dan akurat.
METODE PENELITIAN Metode-metode yang digunakan dalam skripsi ini terbagi atas dua jenis yaitu, metode analisisdan metode perancangan. Metode analisis yang dilakukandalampenyusunanlaporanskripsiiniadalahstudipusaka, observasi, danwawancara.Studi pustaka merupakan tahapan proses pengumpulan bahan atau data berkaitan dengan permasalahan yang ada dijadikan sebagai dasar dalam pelaksanaan suatu analisis dan perancangan sistem bersumber dari berbagai media seperti buku dan internet. Observasimerupakantahapan review terhadap aktifitas proses bisnis yang sedang berlangsung pada suatu organisasi atau perusahaan.Wawancaraadalahkegiatan dimana terjadi interaksi dua arah antara narasumber dengan pencari informasi sehingga mendapatkan data dan informasi yang lengkap atas masalah yang dihadapi.Metode perancangandatawarehouse yang digunakan adalah Steps of DevelopmentdariInmondalambukunya yang berjudulBuilding The Data Warehouse (2000)
HASIL DAN BAHASAN Setelah melakukan observasi pada PT. XPSLINKditemukanpermasalahan yang dihadapiolehperusahaan, diantaranyaadalah : 1. Proses penyediaaninformasi yang berlangsung pada bagian marketing masih lambat di karenakan struktur database banyak yang bertumpukdanterlaluterperinci 2. Karenaketersediaan data yang terlaluterperincidandetilmengakibatkanpihakeksekutiftidakdapatmemahamide nganbaik proses bisnis yang terjadi. 3. Tidaktersedianyalaporan yang di presentasikanmenggunakanbentuk visual ataugrafik. Berdasarkanpermasalahandiatas kami merancangdanmembangundatawarehouse yang sesuaidengankebutuhanlaporanperusahaan. Adapunkebutuhanlaporanperusahaansebagaisebagai berikut : 2
1. Menampilkan jumlah pemesanan berdasarkan jenis barang, nama barang dan tipe barang dalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun. 2. Menampilkan jumlah pemesanan berdasarkan customer dalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun. 3. Menampilkan jumlah penerimaan barang berdasarkan pemesanan barang dalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun. 4. Menampilkan jumlah pemesanan kompetitor dalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun. 5. Menampilkan jumlah “Top Ten” (10) barang yang paling sering di pesan dalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun. 6. Menampilkan perbandingan jumlah pemesanan dengan exception atau penyimpangan sesuai target marketing dalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun. 7. Menampilkan perbandingan jumlah pemesanankompetitor denganpemesananperusahaandalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun. APLIKASI DATA WAREHOUSE
Kami warehousesesuaidengankebutuhanlaporanperusahaan. Berikutadalahgambardariaplikasi yang kami rancang.
1. Pivot jumlahpemesananberdasarkanbarang
3
membuatsistemdata
Gambar 1TampilanPivot JumlahPemesananBerdasarkanBarang
TampilandiatasMenampilkan jumlah pemesanan berdasarkan jenis barang, nama barang dan tipe barang dalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun. Untuktampilanlaporandiataspelaporanditampilkanberdasarkanjenisbarang (accessoriesdanbrochure).
2. Pivot jumlahpemesananberdasarkancustomer
4
Gambar 2TampilanPivot JumlahPemesananBerdasarkanCustomer Tampilandiatasmenampilkan jumlah pemesanan berdasarkan customer dalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun.Untuktampilanlaporandiataspelaporanmenampilkanduapelangganyaitu STB dan Oakley.
5
3. Pivot jumlah pemesanan kompetitor
Gambar3Tampilan Pivot Jumlah Pemesanan Berdasarkan Kompetitor
6
Tampilandiatasmenampilkan tentang jumlah transaksi pemesanan kompetitor dalam hitungan per bulan, per kwartal dan per tahun.
4. Pivot jumlahpenerimaanbarangberdasarkanpemesananbarang
7
Gambar4Tampilan Pivot Jumlah Pemesanan Berdasarkan Pemesanan Barang Pada tampilan ini menjelaskan tentang konfirmasi jumlah transaksi penerimaan barang apakah sudah sesuai dengan jumlah pemesanan barang pada PT.XPSLINK.
5. pivot perbandinganjumlahpenerimaandengan exception sesuai target 8
Gambar5Tampilan PerbandinganJumlahPenerimaanDenganException SesuaiTarget
Pivot
Padatampilanberikutinimenjelaskantentangperbandinganjumlahpemesananbara ngdengan exception ataupenyimpangansesuaidengan target PT.XPSLINK.
6.
Pivot “top 10” barang
9
Gambar6Tampilan Pivot “top 10” Barang Padatampilanberikutinimenjelaskantentang chart sepuluhbarang yang paling sering di pesankepada PT.XPSLINK.
10
7.
Pivot perbandingan pemesanan xpslink vs kompetitor
Gambar7 Tampilan Pivot Perbandingan Pemesanan PT. XPSLINK vs Kompetitor Pada tampilan berikut ini menjelaskan tentang perbandingan jumlah pemesanan barang dengan exception atau penyimpangan sesuai dengan target PT.XPSLINK
11
SIMPULAN DAN SARAN Dari hasilanalisisdanperancangandata warehousepada PT.XPSLINK makadapatditarikbeberapakesimpulansebagaiberikut : 1. Skripsiinidapatmenghasilkansuatu proses dananalisisdata warehousesecara cepat sehinggaInformasidanlaporan yang dihasilkantelahdapatmemenuhikebutuhanperusahaandalamanalisis data padabagianoperasional, marketingdansales dengan demikian kualitas perusahaan dalam menangani pelayanan terhadap customer menjadi tidak terhambat. 2. Data warehouse dapat meghasilkan kebutuhan informasi yang strategis sehingga dapat membantu eksekutif menentukan strategi bisnis jangka panjang sesuai dengan perkembangan pasar. 3. Skripsiinisetelahmenghasilkananalisisdilanjutkandenganpembuatanaplikasise rtatampilansecaravisualdalambentukpivotdanchart yang bergunauntukmempermudahpihakeksekutifmanagermelakukananalisisterhad apsuatumasalahdandapatmemberikankeputusan yang lebihstrategis.
12
Setelahmenjalaniberbagaimacam proses analisadanimplementasi, pihak PT.XPSLINK memberikanbeberapa saran yang bertujuanuntuklebihmendukungdanmengembangkankelanjutansistemkedepannya, saran yang diberikanadalahsebagaiberikut: 1. Disarankan untuk melakukan perekrutan sumber daya manusia yang berkualiatas khususnya pada bidang teknologi informasi untuk melakukan pemeliharaan dan pengembangan sistem. 2. Mengembangkan data warehouse dengan cara menambahkan data-data baru, contohnya menambahkan data finansial untuk lebih terpenuhinya kebutuhan informasi yang akurat, cepat, dan terintegrasi sehinggadapatmendukung proses pengambilankeputusanpada proses bisniskeseluruhanperusahaan. 3. Sistemdata warehouse yang telahadadapatdikembangkanmenjadisistemaplikasidatamining yang dapatdikembangkankembalimenjadisistemaplikasibusinessintelligencedengan melakukan proses pengumpulan data dananalisissistemlebihlanjutsehinggadapatdipergunakansebagaialatprediksiter hadaptrendpasardimasamendatang.
REFERENSI B. Shneiderman, C. Plaisant. (2010). Longman, Inc.
Designing the User Interface. Addison Wesley
Connolly, T., Carolyn Begg. (2005). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, 4thEdition. Harlow, England : Addison Wesley. Connolly, T., Carolyn Begg.(2002). Database System : A Practical Approach to Design,Implementation, and Management, 3rdEdition. United States ofAmerica (USA) : Addison-Wesley. Evans, J. R.,D. A. Collier (2007). Operations Management: an integrated goods and service approach. Thomson Southwestern Heizer, J., B. Render. (2006). Manajemen Operasi. Buku-1. Jakarta :Salemba Empat. Heizer, J., B. Render. (2006). Manajemen Operasi. Buku-2. Jakarta : Salemba Empat. Hoffer, Jeffrey A., Mary B. Prescott, Fred R. McFadden.(2005). Modern Database Management, 7th Edition.USA : Pearson Education, Inc. Hoffman, K. Douglas, John E. G. Bateson. (2006). Services Marketing: Concepts, Strategies, & Cases, Third Edition. USA : Thomson South-Western. Inmon, W.H. (2000). Building The Data Warehouse, Getting Started. , diakses 12 Januari 2013 dari Inmoncif.com Inmon, W.H. (2005). Building The Data Warehouse, 4thEdition. Indianapolis, Indiana : Wiley Publishing, Inc. Inmon, W.H. (2010). DW 2.0 The Architecture For the Next Generation of Data Warehousing. USA : Morgan Kaufman.
13
Keegan, Warren J. (2008). Global marketing, 5thedition. United States : Pearson Prentice Hall . Kimball, Ralph, Margy Ross. (2002). The data Warehouse Toolkit : The Complete Guide to Dimensional Modeling. SecondEdition.Canada : John Wiley andSons, Inc. Mcleod, Raymond Jr., George Hall (2001). “Management Information System, edisi ke-8”. New Jersey : Prentice Hall Inc. O’Brien, James A. (2003). Managing Information Technology In The BusinessEnterprise, 6th Edition. New York : McGraw-Hill. Ponniah, Poulraj.(2001). Data Warehousing Fundamentals: A Comprehensive Guide for IT professionals. New York : John Wiley and Sons, Inc. Shneiderman, Ben. (1998). Designing the User Interface : Strategies for Effective Human – Computer Interaction, 3rd Edition. Addison Wesley Longman, Inc. Jain, Tanvi, Rajasree S, Shivani Saluja. (2012). Refreshing Data Warehouse in Near RealTime. International Journal of Computer Application. 46 (18) : 27. Turban, Efraim, R. Rainer, Kelly Jr., Richard E.Potter.(2005).Introduction toInformation TechnologyInformation Technology. 3rdEdition.Canada : John Wiley & Sons. Whitten, Bentley, Dittman. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem, Edisi ke-6. Jakarta : Penerbit Andi.
RIWAYAT PENULIS Rahma Sinatrya Fatmawati lahir di kota Bogor pada 12 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi pada 2013. Saat ini bekerja sebagai Business analyst of Credit Operation di Bank HSBC. Penulis aktif di organisasi edukasi sosial sebagai pengajar. Martin Pryant lahir di kota Jakarta pada 4 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi pada 2013. Penulis aktif di organisasi Triniti Choir sebagai ketua koordinator perlengkapan. Herdwira Yodha Caesario lahir di kota Jakarta 11 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi pada 2013. Saat ini bekerja sebagai designer freelance.
14
