PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN OTOMATISASI PENCATATAN JURNAL PADA TOKO SEPATU ALFIN SHOES YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh : BAYU PRIYATMAN 06.12.1497
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER “AMIKOM” 2011
Designing and Making Accounting Information System With Automated Recording Journal in Alfin Shoes Store Yogyakarta Perancangan Dan Pembuatan Sisitem Informasi Akuntansi Dengan Otomatisasi Pencatatan Jurnal Pada Toko Sepatu Alfin Shoes Yogyakarta Bayu Priyatman Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
Computerized accounting system is an impact of the development of science and technology, where the accounting records manually now be replaced by computers, it is certainly a positive impact and negative impact for companies and human resources, namely the accounting work becomes easier and faster and can meinimalisasi errors in preparing financial statements, on the other hand also bring positive effects of a reduction in workforce. Along with the rapid technological advances make it easier for someone to get useful information. Financial accounting system records the activities a day - day or in that a transaction into evidence - evidence of transactions. Evidence - evidence of transactions can include receipts, sales invoices, purchase invoices, proof of expenditure, receipts and evidence - evidence of other transactions, the evidence - the evidence of this transaction is the reference for further accounting process. SHOES Alfin shoe store is a store that sells a wide range of shoes from various brands both at home and abroad from both kinds of sports shoes and various kinds of shoes styles of new models. In oprasionalnya day - the day the store owner that has several branches of shoe stores do not always exist in Alfin SHOES shoe store is located at Jl.Kaliurang km 07, the owner of the store employs six employee which is divided into two labor turnover, open from 08:00 and closes at 22:00, on a shift of 3 people where an employee which include a cash register and writing accounting bookkeeping and daily reports. Accounting carried on in both the profit-seeking companies and organizations organizations that are not seeking profit. One reason is because it is in required to by law. However the main reason why accounting should be carried out in different organizations because of the complexity of the variables in the face, even though in small companies. This situation led to the decision makers become dependent on accounting data. Keywords : Accounting Information Systems, Sales, Purchase
i
1. Pendahuluan Sistem komputerisasi akuntansi merupakan suatu dampak perkembangan ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual sekarang di gantikan oleh komputer, hal ini tentunya memberikan dampak yang positif dan dampak yang negatif bagi perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu pekerjaan akuntansi menjadi lebih mudah serta cepat serta dapat meinimalisasi kesalahan dalam menyusun laporan keuangan, disisi lain juga membawa dampak positif yaitu terjadinya pengurangan tenaga kerja. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat memudahkan seseorang untuk mendapatkan informasi yang berguna. Sistem akuntansi mencatat kegiatan keuangan sehari – hari atau yang di sebut transaksi kedalam bukti – bukti transaksi. Bukti – bukti transaksi bisa berupa kwitansi, faktur penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan dan bukti – bukti transaksi lainya, bukti – bukti transaksi ini yang menjadi acuan untuk proses akuntansi selanjutnya.
2. Dasar Teori Tujuan utama untuk didirikan perusahaan adalah untuk mencari keuntungan semaksimal mungkin. Dengan keuntungan yang di peroleh perusahaan dapat di kembangkan dan di pertahankan kelangsungan hidupnya. Berapa besarnya keuntungan yang di peroleh oleh perusahaan akan sulit di tentukan jika perusahaan tidak menyelenggarakan kegiatan akuntansi. Dengan akuntansi perkembangan perusahaan dapat di ikuti dari waktu ke waktu, keuntungan atau kerugian dapat di deteksi, sehingga jika perusahaan merugi dapat segera di cari penyebabnya dan di tanggulangi, sedangkan jika mendapat
keuntungan
perusahaan
dapat
mengembangkanya
untuk
memperluas usaha. Akuntansi di laksanakan baik dalam perusahaan yang mencari laba maupun dalam organisasi – organisasi yang tidak mencari laba. Salah satu penyebabnya adalah karena hal ini di haruskan oleh undang-undang. Namun demikian alasan utama kenapa akuntansi harus di laksanakan dalam berbagai
organisasi karena semakin rumitnya variabel-variabel yang di hadapi, walau didalam perusahaan kecil sekalipun. Keadaan ini menyebabkan para pengambil keputusan menjadi tergantung kepada data akuntansi. Dalam akuntansi, transaksi – transaksi keuanagan di olah sedemikian rupa sehingga menjadi laporan keuangan yang siap di gunakan untuk mengambil keputusan manajemen. Dengan demikian akuntansi merupakan suatu sistem informasi yang sangat di perlukan oleh perusahaan modern dewasa ini.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem a. Analisis Sistem 1. Analisis PIECES a. Kinerja (Performance) Tabel 3.1 Kinerja (performance) Sistem Lama
Sisitem Baru
1).beban kerja personil lebih berat, karena 1). Beban kerja personil lebih ringan proses pencatatan transaki – transaksi karena hanya perlu input tran saksi saja maupun proses pencarian transaksi – dan laporan beserta jurnal kan di buat oleh transaksi yang telah dilakukan maupun komputer dan hanya membutuhkan waktu proses penyusunan jurnal dan laporan bebrapa menit saja. keuangannya masih di lakukan dengan cara manual dan memakan waktu yang cukup
lama
untuk
menyusun
jurnal
beserta laporan – laporan keuanganya. 2). Sering terjadinya kesalahan manusia berupa hilangnya arsip – arsip atau nota – nota transaksi serta sering pula terjadi 2).
Berkurangnya
kesalahan
manusia
kesalahan dalam penulisan karena belum dalam pengarsipan dan penulisan serta adanya
sistem
komputerisasi
yang input data pada jurnal dan laporan di
memadai.
karenakan telah adanya sistem yang mampu mengarsip dengan lebih teliti dan mudah
b. Informasi (Information) Tabel 3.2 Informasi (Information)
Sistem Lama
Sistem Baru
1). Karena masih bersifat arsip – 1).
Semua transaksi langsung di
arsip print out yang terpisah – pisah catat pada komputer dan ter save tidak
tersusun
dengan
baik
itu (tersimpan dalam data base sehingga
menyebabkan informasi dalam jurnal lebih mudah dalam proses pencarian dan laporan – laporan keuangan data yang kita butuhkan. bulanan
masih
memiliki
banyak
kekuranagn baik di dalam kecepatan,
2). Dengan otomatisasi pencatatan jurnal ini maka pencarian arsip lebih
ketepatan dan kecermatanya.
mudah dikarenakan telah tersusun 2). Sangat tidak efektif dan efisisen dengan baik di dalam data base pada saat kita membutuhkan arsip sehingga lebih memudahkan dalam atau data bulan lalu sebagai referensi pencarianya dan lebih efektif dan apabila
harus
membongkar
arsip efisien.
secara manual 3). Dengan sistem baru maka data 3).
Karena
pengurutan
waktu yang tersusun pada laporan dan juga
penataan arsip tidak beraturan maka jurnal menjadi lebih relevan. data yang di peroleh pada laporan serta jurnal menjadi kurang relevan
c. Ekonomi (Economic) Tabel 3.3 Ekonomi (Economic)
Tanpa sistem
Menggunakan sistem
1). Memerlukan biaya untuk membeli 1). Pengolahan data lebih efisien dan peralatan tulis dan kertas dalam seimbang dengan biaya yang di jumlah yang banyak apabila di hitung keluarkan. dalam
jangka
sehingga
waktu
yang
menimbulkan
lama biaya
oprasional yang besar.
d. Pengendalian (Control) Tabel 3.4 Pengendalian (control) Tanpa Sistem 1).
Kontrol
pasiva karena
Menggunakan Sisitem
terhadap
masih
kurang
pencatatan
aktiva
dan 1).
Semua
pencatatan
transaksi
terkendali, dilakukan dengan komputer secara aktiva
dan otomatis
akan
memperlihatkan
pasivanya masih secara manual dan dengan jelas semua bentuk jurnal menggunakan Ms Word dan Exel serta aktiva dan pasivanya. yang belum terkomputerisasi, hal ini menjadikan kondisi datanya masih rumit dan belum tersistem dengan baik. 2).
Tidak
adanya
proteksi
yang
memadai terhadap data yang ada sehingga
kemungkinan
untuk 2). Adanya penggunaan password
terjadinya kebocoran data rahasia dalam penggunaan data serta dalam
perusahaan
masih
sangat penyimpanan
memungkinkan terjadi.
data
sehingga
kemungkinan kebocoran data rahasia perusahaan dapat di minimalisasi. Hanya orang – orang tertentu yang memiliki password dan acount yang dapat mengakses data perusahaan.
3). Kurang tertibnya penulisan data baik itu keluar masuk barang atau pun jurnal – jurnal yang di perlukan sehingga
data
yang
ada
masih
kurang mudah untuk di periksa oleh
3).
Terotomatisasinya
jurnal
maka
semua
pembuatan data
keluar
masuk barang beserta pemasukan jurnal menjadi lebih transparan dan mudah untuk di periksa oleh pemilik toko.
pemilik toko
e. Efisiensi (efficiency) Tabel 3.5 Efisiensi (efficiency) Tanpa Sistem
Menggunakan Sisitem
1). Pembuatan laporan dengan data 1). Pembuatan lapor dengan data yang sama di catat berulang ulang yang sama secara otomatis akan sehingga menimbulkan dampak tidak dapat langsung di gunakan sehingga efisiennya waktu yang di gunakan.
menghemat waktu.
2). Sumberdaya manusia yang di 2). Sumber daya manusia yang di butuhkan lebih banyak.
gunakan untuk pencatatn data atau pembuatan
jurnal
dikarenakan
telah
lebih terbantu
sedikit oleh
sisitem otomatisasi dalam program ini.
f. Pelayanan (Service) Tabel 3.6 Pelayanan (Service) Tanpa Sistem
Menggunakan Sistem
1). Di butuhkan waktu yang kurang 1). efisien
untuk
Pengecekan
terhadap
semua
pengecekan semua jenis laporan dan jurnal jauh lebih
data – data laporan yang ada pada cepat dan mudah. perusahaan.
b. Perancangan Sistem Flowchart Sistem Flowchart sistem merupakan gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan dan menjelaskan urutan dari prosrdur – prosedur yang ada di dalam sistem. Adapun gambaran flowchart sistem baru yang di buat adalah sebagai berikut. Data suplayer
Data pelanggan
Data barang
Input data supplayer
Input data pelanggan
Input data barang
Input data penjualan
Pengolahan data suplayer
Pengolahan data pelanggan
Pengolahan data barang
Pengolahan data penjualan
Suplayer
Pelangga n
Barang
Penjualan
A
B
Data penjualan
C
Pembuatan laporan suplayer
Pembuatan laporan pelanggan
Pembuatan laporan barang
Pembuatan laporan penjualan
Laporan data suplayer
Laporan data pelanggan
Laporan data barang
Laporan data penjualan
Data pembelian Bukti transaksi pembayaran
Data Rekening
Input data jurnal
Input data rekening
Proses penjurnalan
Proses data rekening
Jurnal
Rekening
Input data pembelian
Pengolahan data pembelian
A
C
B
Pembelian
Pembuatan laporan pembelian
Laporan akuntansi
Laporan data pembelian
Lap buku besar
Lap neraca saldo
Lap jurnal
Lap neraca
Lap rugi laba
Lap perubahan modal
Lap arus kas
DFD (Data Flow Diagram) Data flow diagram adalah suatu model yang menggambarkan dari mana asal data akan di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data tersimpan dan proses.
DFD Level 0
User
0 Sistem Informasi Akuntansi
Pemimpin
Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel akan memberikan gambaran tentang hubungan masing – masing tabel terhadap tabel lainya. Dengan adanya relasi tersebut akan mempermudah pembacaan tabel karena kan terlihat field mana yang di jadikan premary key dan foreign key. Hubungan tersebut akan mempengaruhi isi tabel jika terjadi pemasukan, penghapusan maupun perubahan data pada suatu tabel. Berikut ini adalah relasi antar tabel tersebut:
1. Implementasi Dan Pembahasan 4.2 Manual Program a. Dialog Login System
Form Login
Pesan Kesalahan b. Dialog Menu Utama
Tampilan Menu Utama c. Dialog Menu Master
Dialog Menu Mater
a) Dialog Sub Menu Master Data Pelanggan
Form Data Pelanggan b) Dialog Sub Menu Master Data Supplier
Form Data Supplier
c) Dialog Sub Menu Master Data Jenis Barang
Form Jenis Barang d) Dialog Sub Menu Master Data Barang
Form Data Barang d. Dialog Menu Transaksi
a) Dialog Sub Menu Transaksi Pembelian
Form Transaksi Pembelian
b) Dialog Sub Menu Transaksi Penjualan
Form Transaksi Penjualan
c) Dialog Sub Menu Transaksi Pembayaran Hutang
Form Bayar Hutang
d) Dialog Sub Menu Transaksi Penerimaan Piutang
Form Login
e. Dialog Menu Akuntansi
Form Login a. Dialog Sub Menu Akuntansi Data Rekening
Form Data Rekening b. Dialog Sub Menu Akuntansi Jurnal Umum
5. Penutup A. Kesimpulan Berdasarkan pada pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya, dengan adanya penelitian pada Toko Sepatu ALFIN SHOES, maka dapat di simpulkan dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul “PERANCANGAN DAN
PEMBUATAN
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
DENGAN
OTOMATISASI PENCATATAN JURNAL PADA TOKO SEPATU ALFIN SHOES YOGYAKARTA” maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Pada sistem lama, pencatatan data transaksi toko baik itu keuangan maupun non-keuangan masih di catat secara manual. Karyawan atau pegawai memerlukan waktu yang cukup lama mempersiapkan
data
yang
diperlukan.
Hal
untuk mencari dan ini
menyebabkan
pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, sistem lama juga rentan terhadap keamanan dan keakuratan data, sehingga dapat menghasilkan informasi yang tidak valid dan relevan. Hal ini tentunya akan mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan terhadap pelayanan yang di berikan. 2. Pengembanagan Sistem Informasi Akuntansi dengan Otomatisasi Jurnal ini di harapkan dapat membantu kinerja Toko Sepatu Alfin Shoes, supaya dapat menghasilkan informasi yang terpercaya dan berkualitas. 3. Sistem Informasi Akuntansi ini berbasis client server, hal ini tentu dapat di gunakan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan data – data penjualan dan pembelian berdasarkan konsep basis data dan aturan bisnis yang digunakan pada perusahaan. Sehingga sistem ini dapat menjaga integritas dan keakuratan data serta mempermudah dalam pemanggilan data untuk pembuatan laporan ataupun keperluan lainnya. B. Saran 1. Bagi Mahasiswa dan Pengambang Sistem.
Untuk semua mahasiswa dan pengembang sistem agar dapat mengembangkan sistem ini dengan lebih sempurna. Ada beberapa teori yang harus lebih di pahami dalam analisis ini, antara lain : a. Merancang sistem basis data yang lebih baik lagi untuk menjaga integritas data dan keakuratan data. b. Konsep analisis dan pemrograman yang lebih baik lagi untuk memenuhi kebutuhan sistem yang terus berkembang sesuai perkembangan usaha dan peningkatan kebutuhan user. 2. Bagi Toko Alfin Shoes Diharapkan pihak instalasi untuk mengembangkan dan menggunakan sistem informasi akuntansi ini untuk di terapkan pada lingkungan kerja Toko Alfin Shoes. Dengan harapan lebih memudahkan dalam penyimpanan dan pembuatan laporan. Mengingat tidak ada yang sempurna di dunia ini karena kesempurnaan mutlak hanya Milik Allah s.w.t. maka dari itu penulis menyadari sepenuhnya bahwa sistem ini masih jauh dari kata sempurna, dan masih
banyak
memliki
kekurangan.
Untuk
itu
penulis
akan
menampung semua kritik dan saran demi perkembangan dan kesempurnaan sistem ini.
DAFTAR PUSTAKA
Alam, Agus J.,: “Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0”, Jakarta, PT elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2000 Jerry Fitzgerlard, Arda F. Fitzgerlard, Warren D. Stallings, Jr.,: “Fundamental of System Analysis”, (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons, 1981). Jogianto, H.M.,: “Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer”, Yogyakarta, Andi Offset, 1995 Sunyoto, S.Kom., Andi.: “Pemrograman Visual dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access”, STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2003 Sutrisno, H : “Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan”, Yogyakarta, Ekonisia 2006
