PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN OTOMATISASI PENCATATAN JURNAL

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN OTOMATISASI PENCATATAN JURNAL Felicia Soedjianto Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra e-mail: [email protected] ABSTRAK Akuntansi adalah suatu proses pencatatan transaksi-transaksi bisnis yang diolah sehingga menghasilkan laporan keuangan yang diperlukan oleh berbagai pihak untuk mengambil keputusan. Proses akuntansi meliputi pencatatan jurnal, posting ke buku besar, pembuatan neraca yang belum disesuaikan, pembuatan jurnal penyesuaian, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan neraca akhir. Melihat panjang dan rumitnya proses akuntansi di atas dapat mengakibatkan kesalahan perhitungan karena human error. Selain itu juga dibutuhkan waktu yang panjang untuk menyelesaikan proses tersebut dari awal sampai menghasilkan laporan keuangan. Sistem informasi yang dibuat meliputi sistem informasi pembelian, penjualan, retur pembelian, retur penjualan dan pengiriman barang. Otomatisasi pencatatan jurnal ditambahkan pada sistem infomasi yang dibuat untuk mempermudah badan usaha yang bergerak di bidang trading. Di mana badan usaha tersebut ingin sistemnya menghasilkan laporan akuntansi tetapi tidak memiliki staff yang mampu membuat jurnal. Jurnal-jurnal akan secara otomatis dibuat ketika user menginputkan data transaksi ke dalam sistem. Setelah jurnal dibuat posting ke buku besar juga langsung dilakukan. Sedangkan proses berikutnya akan dilakukan pada akhir periode. Sistem informasi akuntansi yang dibuat menghasilkan laporan akuntansi yang sama dengan laporan akuntansi yang dibuat secara manual dengan waktu yang jauh lebih singkat. Kata kunci: sistem informasi akuntansi, otomatisasi pembuatan jurnal, laporan keuangan

____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-10-2

PENDAHULUAN Dewasa ini persaingan bisnis antar peru-sahaan semakin ketat, sehingga setiap perusahaan dituntut untuk meningkatkan kualitas kerja, mutu pelayanan dan ketepatan data. Khususnya untuk perusahaan trading, kom-puterisasi sistem yang meliputi sistem pembelian, sistem penjualan dan sistem akuntan-si akan sangat membantu, bila dibandingkan dengan sistem manual. Karena kehilangan data akan dapat diminimalisasi, selain itu juga waktu yang dibutuhkan untuk mendapat-kan data yang diperlukan akan jauh lebih cepat dan akurat. Sistem akuntansi yang dibuat bertujuan untuk menghasilkan laporan keuangan yang nantinya digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan. Proses penjurnalan transaksi bisnis secara otomatis bertujuan untuk mempermudah user yang tidak mahir dalam bidang akuntansi. Selain itu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu siklus akuntansi akan jauh lebih singkat. DASAR TEORI Sistem Akuntansi Akuntansi adalah proses mengidentifika-si kejadian-kejadian ekonomis dalam organi-sasi kemudian diklasifikasikan, dicatat dan diproses sampai menghasilkan laporan keu-angan yang dipergunakan sebagai informasi dalam pengambilan keputusan. Dalam prin-sip akuntansi terdapat daftar dari rekening-rekening akuntansi yang digunakan yang disebut dengan Chart Of Account (COA). COA dapat terdiri 3-7 digit, yang sangat bergantung pada kompleksitas perusahaan. Di-git pertama menunjukkan rekening tersebut masuk ke kelompok besar mana, apakah a-set, liabilities, equity, pendapatan, pengeluaran atau summary. Untuk digit berikut da-pat diatur sendiri oleh perusahaan sesuai kebutuhan. Sistem Inventori Pada perusahaan yang bergerak pada bi-dang perdagangan pasti berhubungan dengan inventory (barang dagangan). Terdapat dua sistem inventori yang biasa dipakai pada perusahaan perdagangan. Pertama Perpetual Inventory system yang mencatat secara de-tail biaya yang dikeluarkan untuk membeli dan menjual barang, kemudian membeban-kannya pada setiap barang. Sehingga cost of goods sold (COGS) ditentukan dan dicatat setiap penjualan barang terjadi. Kedua Peri-odic Inventory System yang akan melakukan perhitungan COGS pada akhir periode saat sebelum membuat laporan laba rugi. Jumlah barang yang tersisa pada awal dan akhir pe-riode akan menentukan besarnya COGS. Perpetual Inventory system tidak perlu me-lakukan perhitungan fisik barang setiap ak-hir periode akuntansi seperti dilakukan pada Periodic Inventory System, tetapi tetap per-hitungan itu dilakukan (stok opname) seti-dak-tidaknya satu tahun sekali. Jurnal Akuntansi Setiap kejadian-kejadian ekonomis akan dicatat terlebih dahulu dalam jurnal-jurnal. Perusahaan yang bergerak di bidang perda-gangan memiliki jurnal umum dan jurnal khusus. Macam-macam jurnal khusus ada-lah:  Jurnal Pembelian Transaksi yang dicatat dalam jurnal pembelian adalah semua pembelian ba-rang dagangan secara kredit.


D-10-3



Jurnal Penjualan Transaksi yang dicatat dalam jurnal penjualan adalah semua penjualan ba-rang dagangan secara kredit.  Jurnal Penerimaan Kas Transaksi yang dicatat dalam jurnal penerimaan kas adalah semua transaksi dimana ada kas yang masuk baik itu be-rupa cek, tabungan atau uang tunai.  Jurnal Pengeluaran Kas Transaksi yang dicatat dalam jurnal pengeluaran kas adalah semua transaksi dimana ada kas yang keluar baik itu cek, tabungan atau uang tunai. Sedangkan untuk jurnal umum meliputi transaksi yang dicatat dalam jurnal umum adalah transaksi yang tidak dapat dimasuk-kan ke dalam keempat jurnal di atas, meliputi jurnal koreksi, jurnal penyesuaian, jur-nal penutup. Proses Akuntansi Setelah pencatatan kejadian-kejadian e-konomis ke dalam jurnal, kemudian dilakukan berbagai langkah untuk menghasilkan laporan keuangan yaitu:  Posting ke Buku Besar. Buku Besar (General Ledger) adalah tempat menyimpan perubahan-perubahan saldo yang terjadi dalam satu periode akun-tansi per rekening akuntansi. Dalam buku besar dapat terlihat dengan jelas kejadian ekonomis apa saja yang mempengaruhi besarnya saldo tiap-tiap rekening. Posting adalah prosedur untuk mentransfer jurnal-jurnal ke buku besar.  Membuat Jurnal Penyesuaian yang diperlukan. Jurnal penyesuaian ini dibuat agar la-poran keuangan yang dihasilkan memenuhi standard GAAP (Generally Accepted Ac-counting Principles). Tipe-tipe penyesuaian dikategorikan menjadi empat yaitu: Prepa-id Expenses, Unearned Revenues, Accrued Revenues, Accrued Expenses.  Membuat Income Statement. Income Statement (laporan laba rugi) berfungsi untuk menghitung keuntungan perusahaan dalam satu periode akuntansi. Terbagi menjadi dua bagian pokok yaitu pendapatan dan pengeluaran. Untuk peru-sahaan dagang pendapatan juga dikurangi Cost of Goods Sold (COGS) yaitu segala bi-aya yang dikeluarkan untuk membeli barang yang terjual.  Menutup rekening-rekening yang tidak kekal (Jurnal Penutup). Pada akhir periode akuntansi, rekening-rekening sementara (tidak kekal) harus dipindahkan nilainya ke rekening kekal yaitu modal pemilik melalui jurnal penutup. Jadi rekening-rekening sementara nilainya akan menjadi nol pada awal periode akuntansi berikutnya. Saat membuat jurnal penutup a-kan muncul rekening sementara yaitu: Income summary. Rekening ini muncul untuk menutup rekening-rekening pendapatan dan pengeluaran jika ada tetapi kemudian lang-sung ditutup lagi dan jumlahnya dimasukkan ke modal pemilik. Bila terjadi drawing (pengambilan uang untuk keperluan pribadi) maka rekening ini juga harus ditutup dan besarnya mengurangi modal pemilik.  Membuat Laporan Perubahan Modal. Laporan Perubahan Modal adalah lapor-an yang menghasilkan besarnya saldo akhir dari modal pemilik tiap periode akuntansi. Apabila dari income statement memperoleh laba maka besarnya laba akan menambah modal, sebaliknya bila rugi maka akan mengurangi modal. Bila pemilik melakukan drawing maka besarnya drawing akan mengurangi modal. ____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-10-4



Membuat Neraca Akhir. Neraca akhir berisi saldo akhir dari se-mua rekening-rekening akuntansi yang kekal, sesuai dengan balance-nya. Neraca ter-diri dari tiga bagian besar yaitu aset, liabilities dan equity. Pada neraca jumlah aset ha-rus sama dengan jumlah liabilities ditambah equity. ANALISIS DAN DESAIN Analisa Sistem Sistem yang akan dianalisa meliputi sistem pembelian, penjualan dan akuntansi secara umum pada sebuah perusahaan trading. Gambaran sistem ini akan direpresentasikan dalam bentuk Data Flow Dia-gram (DFD) berikut.

Supplier

Purchase Order Sales Order 0 Invoice

Faktur

Sistem Informasi Umum

Customer Bukti Kas Keluar

Bukti Kas Keluar

Laporan Jurnal Laporan Keuangan

Manager

Gambar 1. Context Diagram Customer Supplier

Sales Order Invoice Bukti Kas Keluar

Bukti Kas Keluar Faktur 1 Barang kosong

Sistem Penjualan

2

Purchase Order

Sistem Pembelian

+ Data Jurnal

Data Jurnal

+

3 Laporan Jurnal

Sistem Akuntansi

Laporan Keuangan

Laporan Jurnal Manager

Gambar 2. Level 0 Sistem Informasi


D-10-5

Barang

Jumlah Barang 1 Sales Order

Pengecekan Stok Barang

Customer Data pemesanan Invoice

Customer Data customer

2 Pembuatan Invoice

Bukti Kas Keluar Rekening

Data Piutang

Data Penj Data Invoice

3

Data Piutang

Penjualan

Saldo rekening

Pelunasan Piutang Data Pelunasan Piutang

4 Pembuatan Jurnal

Data Jurnal Laporan Jurnal

Jurnal Manager

Gambar 3. Level 1 Sistem Penjualan Sistem Penjualan dimulai dengan cus-tomer melakukan pemesanan barang, kemudian dilakukan pengecekan apakah stok barang mencukupi. Jika tidak bermasalah dapat dilanjutkan dengan proses pembuatan invoice. Jurnal penjualan dibuat secara otomatis setelah barang diterima customer. Jurnal penerimaan kas dibuat secara otoma-tis setelah customer melunasi piutang yang ditagihkan. Supplier

Purchase Order

1 Pemesanan Barang

Faktur Data pesanan Barang1 Stok barang

Bukti Kas Keluar

2 Penerimaan Barang

Data Faktur Jumlah hutang

Data pesanan

3 Status Pembelian 4

Pelunasan Hutang

Jumlah hutang

Pembuatan Jurnal

Laporan Jurnal

Manager

Gambar 4. Level 1 Sistem Pembelian Sistem Pembelian dimulai dengan ada-nya informasi barang yang stoknya habis sehingga dilakukan pembuatan purchase or-der untuk dikirim kepada supplier. Apabila barang telah diterima oleh bagian gudang maka dilakukan pencatatan stok dan jurnal pembelian secara otomatis. Sedangkan jur-nal pengeluaran kas akan dibuat secara otomatis setelah dilakukan pelunasan hutang yang ditagihkan. Proses akuntansi secara keseluruhan da-pat dilihat pada gambar 5 yang direpresentasikan dalam bentuk DFD. Jurnal penyesu-aian dibuat pada setiap akhir periode akuntansi. Setelah itu dibuat laporan laba rugi untuk mengetahui profit perusahaan dalam satu periode akuntansi. Hasilnya digunakan untuk membuat laporan perubahan modal, tetapi sebelum itu dilakukan pembuatan jur-nal penutup secara otomatis terlebih dahulu. Modal akhir yang dihasilkan dari laporan perubahan modal digunakan dalam pembuatan laporan neraca. ____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-10-6

1 Pembuatan Jurnal Penyesuaian

Data Jurnal Jurnal Umum Saldo akhir Rekening1

2 Pembuatan Laporan Laba Rugi

Saldo Akhir

Data Jurnal Saldo Akhir Saldo Akhir 3 Pembuatan Jurnal Penutup

Laba Rugi 4 Pembuatan Laporan Perubahan Modal

Saldo Akhir

Modal Pemilik Akhir 5

Laporan Keuangan

Pembuatan Neraca Akhir

Manager

Gambar 5. Level 1 Sistem Akuntansi IMPLEMENTASI Implemensi Database Database diimplementasikan dalam ben-tuk table-tabel. Tabel yang akan dijelaskan berikut dikhususkan pada tabel yang diguna-kan dalam proses akuntansinya saja.  Tabel Chart yang digunakan untuk me-nyimpan account yang digunakan. Tabel 1. Tabel Chart Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Noacc Text 3 Nomor rekening a-kuntansi Deskripsi Text 50 Nama rekening a-kuntansi Balance Text 6 Normal balance re-kening (Debet/Kre-dit) Tipe Text 20 Tipe tiap rekening 

Tabel Coa yang digunakan untuk me-nyimpan saldo awal maupun saldo akhir per bulan untuk setiap rekening akuntan-si. Tabel 2. Tabel Coa Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Noacc Text 3 Nomor rekening akuntansi Bulan Text 2 Bulan periode Tahun Text 4 Tahun periode Saldo_aw Number Long Integer Saldo awal Saldo_ak Number Long Integer Saldo akhir



Tabel Jurnal_umum, yang digunakan un-tuk menyimpan jurnal transaksi ekonomi selain pembelian dan penjualan. Tabel 3. Tabel Jurnal_umum Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Tanggal Date Time Tanggal dilaku-kan jurnal Noacc Keterangan Jumlah Balance

Text Text Number Text

3 75 Long Integer 6

Nomor reke-ning akuntansi Keterangan jur-nal Jumlah rupiah jurnal Balance kredit atau debet


D-10-7









Tabel Jurnal_pemb, yang digunakan un-tuk menyimpan jurnal-jurnal pembelian yang dilakukan secara kredit. Tabel 4. Tabel Jurnal_pemb Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Tanggal

Date Time

Noacc Keterangan Jumlah Balance


Tanggal dilaku-kan jurnal 3 75 Long Integer 6

Nomor rekening akuntansi Keterangan jur-nal Jumlah rupiah jurnal Balance kredit atau debet

Tabel Jurnal_penj, yang digunakan un-tuk menyimpan jurnal-jurnal penjualan yang dilakukan secara kredit. Tabel 5. Tabel Jurnal_penj Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Tanggal

Date Time

Noacc Nopemb Deskripsi

Text Text Text

Jumlah

Number

Tanggal dilakukan jurnal 3 5 75

Nomor rekening a-kuntansi Nomor pembelian Keterangan pem-belian dari suppl-ier mana

Long Jumlah rupiah Integer Balance Text 6 Balance kredit a-tau debet Tabel Jurnal_penerimaankas, yang digu-nakan untuk menyimpan jurnal-jurnal transaksi ekonomi yang berkaitan de-ngan uang tunai yang masuk, seperti pelunasan piutang, penjualan tunai. Tabel 6. Tabel Jurnal_penerimaankas Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Tanggal

Date Time

Noacc Keterangan Jumlah Balance


Tanggal dila-kukan jurnal 3 75 Long Integer 6

Nomor reke-ning akuntansi Keterangan jurnal Jumlah rupiah jurnal Balance kredit atau debet

Tabel Jurnal_pengeluarankas, yang digu-nakan untuk menyimpan jurnal-jurnal transaksi ekonomi yang berkaitan de-ngan uang tunai yang keluar, seperti pembayaran hutang, pembayaran biaya-biaya (expense).


D-10-8

Nama Field Tanggal

Tabel 7. Tabel Jurnal_pengeluarankas Tipe Data Panjang Keterangan Date Time Tanggal dila-kukan jurnal

Noacc Keterangan

Text Text

3 75

Jumlah Balance

Number Text

Long Integer 6

Nomor reke-ning akuntansi Keterangan pe-ngeluaran kas untuk apa Jumlah rupiah Balance kredit atau debet

Implementasi dan Pengujian Program Implementasi interface dan program di-lakukan dengan menggunakan Borland Delphi 6.0, sedangkan report-nya menggunakan Crystal Report 8.5. Form Tambah Rekening Baru digunakan untuk menambah account akuntansi baru yang diperlukan.

Gambar 6. Form Rekening Baru Apabila rekening yang baru tersebut mempunyai saldo awal maka user dapat memasukkannya dengan menekan tombol Set Saldo Awal. Saldo awal yang dimasukkan akan disimpan pada tabel Coa, dengan bulan dan tahun saat proses ini dilakukan.

Gambar 7. Form Set Saldo Awal Form Pembelian ini digunakan saat ada pengiriman barang yang dipesan dari supplier. Form ini menyediakan pilihan nomor Purchase Order yang terkirim untuk dipilih oleh user, kemudian klik ‘Show’ untuk me-nampilkan kembali barang-barang yang telah dipesan. Kolom harga dan jumlah yang terkirim diisi oleh user sesuai dengan faktur yang diberikan oleh supplier.


D-10-9

Gambar 8. Form Pembelian Proses ini juga menghasilkan jurnal otomatis yang termasuk dalam jurnal pembelian seperti pada gambar berikut.

Gambar 9. Contoh Jurnal Pembelian Form Pelunasan Hutang digunakan saat perusahaan melakukan pelunasan kepada supplier. Pelunasan dapat dilakukan secara tunai, transfer dan cek. Kemudian tombol Proses dapat diklik untuk meng-update tabel Pembelian dan membuat jurnal secara otomatis. Jurnal yang dihasilkan untuk proses di atas dapat dilihat pada gambar 11.

Gambar 10. Form Pelunasan Hutang

Gambar 11. Contoh Jurnal Pengeluaran Kas


D-10-10

Form Penjualan digunakan untuk mela-kukan pembuatan invoice yang digunakan untuk penagihan sekaligus untuk memasuk-kan jumlah barang yang terkirim. Pada form ini user disediakan pilihan kode customer, apabila ada sales order dengan kode custommer yang dipilih maka semua pesanan akan ditampilkan ulang dengan mengeklik tombol Check. Kemudian klik tombol Edit untuk melakukan proses perhitungan total dari penjualan tersebut, bila ada potongan tekan Enter pada kolom diskon untuk menghitung diskonnya. Untuk menyimpan data penjual-an dalam tabel Penjualan dan Detail_penj, klik tombol Simpan sekaligus untuk pembu-atan jurnal otomatisnya. Jurnal Penjualan yang dihasilkan pada proses ini dapat dilihat pada gambar 13.

Gambar 12. Form Penjualan

Gambar 13. Contoh Jurnal Penjualan Form Pelunasan Piutang ini digunakan saat customer melunasi piutangnya. Pelunasan dapat dilakukan secara tunai, transfer dan cek. Klik tombol Proses untuk meng-update tabel Penjualan dan membuat jurnal peneri-maan kas secara otomatis.

Gambar 14. Form Pelunasan Piutang ____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-10-11

Gambar 15. Contoh Jurnal Penerimaan Kas Untuk traksaksi ekonomis di luar penju-alan dan pembelian disediakan formform sehingga user hanya mengisinya untuk dibu-atkan jurnalnya secara otomatis. Contohnya pendapatan bunga, bonus pembelian, beban listrik, dan beban-beban operasional lain-nya. Kemudian pada akhir periode akuntansi secara otomatis software akan melakukan proses akuntansi sampai dengan keluar la-poran keuangan. Dimulai dengan pembuatan laporan laba rugi seperti contohnya pada gambar berikut.

Gambar 16. Laporan Laba Rugi Hasil perhitungan laporan di atas akan digu-nakan untuk membuat laporan perubahan modal seperti pada contoh gambar berikut.

Gambar 17. Laporan Perubahan Modal Kemudian yang terakhir adalah membuat la-poran neraca akhir dengan menggunakan modal pemilik baru yang diperoleh dari la-poran perubahan modal.


D-10-12

Gambar 18. Laporan Neraca Akhir KESIMPULAN DAN SARAN Setelah melalui berbagai tahap peran-cangan, desain dan implementasi software sistem akuntansi pada perusahaan trading umum diambil beberapa kesimpulan seba-gai berikut:  Sistem penjualan dan pembelian yang terstruktur dan terkomputerisasi dapat memberikan data yang lebih akurat dan menghasilkan laporan dengan lebih tepat waktu jika dibandingkan dengan sistem ma-nual.  Pembuatan jurnal dan buku besar akan menjadi lebih mudah, lebih tepat dan lebih cepat karena pembuatannya dilakukan se-cara otomatis. Sehingga perusahaan tidak perlu mengalami kesulitan untuk mencari user yang menguasai akuntansi.  Pembuatan Laporan Keuangan juga menjadi lebih cepat dan tepat. Bila dengan sistem manual pembuatannya bisa mema-kan waktu satu hari, dengan software ini hanya dalam beberapa menit.  Kelemahan yang terdapat pada program aplikasi ini adalah bahwa program aplikasi ini hanya dapat digunakan oleh single user (bukan jaringan). Saran-saran yang dapat diberikan da-lam pembuatan software sistem akuntansi ini sehingga dapat lebih dikembangkan adalah:  Sistem perlu dikembangkan menjadi ja-ringan sehingga proses dapat berjalan lebih efisien dan memudahkan setiap divisi yang akan menjalankan tugasnya.  Program aplikasi ini dapat dikembang-kan lebih lanjut dengan dibuatnya sistem penggajian untuk memudahkan penghitung-an komisi yang berhubungan erat dengan penjualan.  Program aplikasi ini hanya terbatas pa-da perusahaan trading, sehingga dapat dikembangkan pada sistem akuntansi untuk perusahaan produksi.


D-10-13

DAFTAR PUSTAKA 1. Baridwan, Zaki Drs., Intermediate Ac-counting. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.1982. 2. Cushing, Barry E., Romney, Marshall B., & Steinbart, Paul J., Accounting Information Systems. USA: Addison-Wesley Publishing Company, Inc.1997. 3. Downton, Andy., Engineering the Hu-man-Computer Interface, London: Mc-GrawHill Book Company. 1993. 4. Dwelle, Duncan., “Reading on Informa-tion Modelling.” Conceptual, Logical and Physical Data Models: http:// www.aisintl.com/case/ datamdl.htm (15 Agt. 2000.), 2000. 5. Eberts, Ray E., User Interface Design. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall. 1994. 6. Soedjianto, Felicia., Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Pada Perusahaan Distribusi Barang CV.’X’ . 2004.


PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN OTOMATISASI PENCATATAN JURNAL

Recommend Documents