PERAN PANITERA PENGGANTI MEMBANTU HAKIM*) Pendahuluan Tugas profesi Panitera Pengganti di pengadilan mungkin bagi sebagian orang dipandang sebatas mendampingi hakim dalam persidangan dan mencatat jalannya proses persidangan. Padahal jika ditelisik lebih jauh tugas seorang panitera pengganti tentunya cukup menentukan dalam proses persidangan untuk menelurkan sebuah putusan yang berkualitas guna memenuhi rasa keadilan bagi para pihak yang terlibat. Tanpa peran seorang Panitera Pengganti di persidangan niscaya akan sulit tersusun sebuah pertimbangan putusan pengadilan yang komprehensif. Sebab di tangan seorang Panitera Pengganti justru peran hakim sangat terbantu olehnya dalam menyusun sebuah pertimbangan putusan yang baik. Kemampuan seorang Panitera Pengganti sangat menentukan sedemikian rupa sehingga kehadirannya dalam persidangan dalam membantu hakim perlu mendapat perhatian yang sungguh sungguh, khususnya apa saja yang harus dilakukan dan atau apa yang boleh dilakukan serta apa yang tidak boleh dilakukan. Meskipun seorang Panitera Pengganti mempunyai tugas utama membantu hakim dalam persidangan bukan berarti diluar persidangan ia lepas dari tugas tugas yang harus juga dikerjakan. Tugas utama membantu hakim dalam persidangan akan membawa implikasi tugas tugas lain yang harus dikerjakan sebelum dan sesudah persidangan, dan hal hal inilah yang sering dikeluhkan oleh sebagian hakim karena belum adanya persiapan sebelum sidang sekaligus tidak mampunya Panitera Pengganti menyelesaikan pembuatan berita acara sidang (BAS) tepat pada waktunya terutama bagi pengadilan yang mempunyai banyak perkara. Dalam uraian ini akan memberikan gambaran tugas tugas apa saja yang seharusnya dilakukan seorang Panitera Pengganti sebelum, pada waktu dan sesudah persidangan, sekaligus apa saja yang boleh dikerjakan dan atau tidak boleh dikerjakan oleh seorang Panitera Pengganti dalam hubungannya membantu hakim sesuai tugas yang diembanya. Bekal bagi seorang Panitera Pengganti Dengan kedudukan dan fungsi Panitera Pengganti yang cukup strategis mempunyai kontribusi yang lebih dalam rangka mewujudkan jalannya peradilan yang sewajarnya. Karena itu Panitera Pengganti harus mempunyai ketrampilan dan pengetahuan yang memadahi setiap saat dapat memenuhi harapan dalam mengemban tugas dan pekerjaannya. Panitera Pengganti harus faham tentang tugas tugasnya, dan untuk menunjang pengetahuannya itu ia harus mempunyai dan atau menyimpan pedoman pedoman, catatan catatan tentang perundang undangan yang berlaku khusus yang berhubungan dengan tugas tugasnya itu, misalnya uraian tugas yang telah diberikan oleh pimpinan, catatan catatan dari buku II yang menyangkut pembuatan berita acara sidang, format BAS yang baku, 1
format pengetikan putusan, batas waktu membuat berita acara sidang, catatan tentang penulisan bahasa yang benar sesuai EYD, dll Pedoman pedoman praktis tersebut yang setiap saat sebagai bahan melaksanakan tugas sehari hari harus dihafal di luar kepala dan sekaligus ia mengetahui referensinya, dan jika ada revisi dan atau petunjuk lain yang menyimpangi pedoman yang ada juga harus dicatat dalam catatan khusus pedoman Panitera Pengganti tersebut. Tugas Panitera Pengganti Susunan Pengadilan Agama terdiri dari Pimpinan, Hakim Anggota, Panitera, Sekretaris dan Juru Sita. Tugas utama Panitera adalah (1) menyelenggarakan administrasi pengadilan, meliputi administrasi umum dan administrasi perkara, (2) mengikuti dan mencatat jalannya persidangan dan (3) melaksanakan putusan / penetapan pengadilan. Khusus dalam mengikuti dan mencatat jalannya persidangan Panitera dibantu oleh Wakil Panitera, Panitera Muda dan Panitera Pengganti, dengan cara menghadiri persidangan dan mencatat jalannya sidang pengadilan kemudian dari catatan sidang tersebut dibuatlah berita acara sidang (BAS). Kedudukan Wakil Panitera, Panitera Muda dan Panitera Pengganti dalam persidangan adalah membantu Panitera tersebut, maka dalam berita acara sidang mereka itu selalu diberi titel dengan sebutan Panitera Pengganti, bukan lagi disebut Wakil Panitera atau Panitera Muda. Penyebutan tersebut untuk keseragaman sebagaimana format berita acara sidang dari Badilag, meskipun ada penyebutan lain dengan `panitera sidang` dijumpai dalam Pasal 51 Undang Undang Nomor 48 Tahun 2009 dan Buku II Edisi 2013 halaman 32. Untuk melaksanakan tugas tugas Panitera Pengganti dalam membantu hakim tersebut sebagaimana diuraikan di atas dalam praktek sehari hari dirasakan perlu menguraikan dan merumuskan yang lebih rinci sebagaimana maksud tulisan ini. Persiapan sidang Kelancaran persidangan sesuai rencana dan tepat waktu harus ditunjang oleh tindakan yang nyata terutama oleh Panitera Pengganti agar menyiapkan semua sarana persidangan. Persidangan dilakukan oleh beberapa petugas yang saling menunjang satu dengan lainnya (merupakan suatu sistem), tidak siapnya satu pelaksana dapat mempengaruhi kegiatan lainnya, misalnya terganggunya alat pemanggil pihak (sound sistem), dokumen kelengkapan dalam berkas semisal panggilan yang masih tercecer, instrumen2, dan atau formulir formulir lainnya, kesemuanya bisa menghambat jalannya persidangan dan dalam dalam hal ini panitera mempunyai peran penting mengatasi hambatan semua itu. Persiapan yang perlu dilakukan panitera sebelum persidangan antara lain meliputi: 2
-
Ketersediaan ruang sidang dan sarana penunjangnya Sebelum sidang dimulai panitera memastikan jika ruang sidang siap untuk digunakan, meliputi kerapihan, kebersihan, perangkat kursi untuk para pihak dan atau saksi saksi sesuai jumlah para pihak, sarana untuk menyumpah saksi, palu sidang, AC ruangan, pewangi ruangan, pengeras suara untuk memanggil para pihak yang bisa terdengar jelas / nyaring ke seluruh ruang tunggu, termasuk sarana kenyamanan para pihak di ruang tunggu dengan tersedianya papan daftar sidang hari ini beserta nomor urut dipanggil ke ruang sidang. Kalau perlu jika jumlah perkara yang disidangkan banyak sehingga antrian menjadi panjang dan lama maka suara panggilan masuk ruang sidang oleh panitera harus menjangkau seluruh halaman pengadilan, sehingga karena lamanya menunggu dan para pihak misalnya sedang di kantin atau di toiletpun ia dipastikan dapat mendengar panggilan itu.
-
Ketersediaan instrumen instrumen Instrumen yang harus disediakan meliputi formulir yang telah dibakukan, dan setelah selesai sidang satu perkara, instrumen mengenai perkara itu segera diisi termasuk jika memerlukan tanda tangan hakim atau ketua majelis dengan tidak menunggu selesainya seluruh persidangan.
-
Kelengkapan berkas dan semua dokumen penunjangnya Pada hari sebelum hari persidangan panitera harus sudah memastikan seluruh berkas yang akan disidangkan telah ada beserta dokumen dokumennya, misalnya berita acara sidang sebelumnya sudah selesai diketik dan ditandatangani, untuk perkara baru sudah ada PMH dan PHS, relas relas untuk sidang hari itu, kalaupun karena sesuatu dan lain hal relaas tersebut belum ada maka panitera harus mengetahui secara pasti penyebab ketiadannya itu, agar Majelis Hakim dapat menentukan dengan pasti tindak lanjutnya. Khusus panggilan dari dan atau ke luar wilayahnya dilakukan melalui tabayun on line, Panitera Pengganti juga harus mengetahui sejauh mana tahapan dan respon pengadilan lain yang diminta bantuan, ia harus bisa koordinasi / kerja sama dengan petugas yang menangani panggilan tabayun online tersebut.
-
Catatan para pihak yang hadir dan nomor urut kehadirannya Panitera Pengganti sebelum sidang harus mempunyai catatan nama pihak yang pada hari itu telah hadir mengambil nomor urut antrian sidang, dan memanggil sesuai nomor urut antriannya itu. Dapat menyimpangi ketentuan itu jika ditemukan hal hal yang mendesak dengan memanggil lebih dahulu padahal nomor antriannya belakangan, misalnya dalam perkara perkara tertentu karena sifatnya harus segera diselesaiakan, bagi ibu ibu yang mempunyai anak kecil, mereka yang lemah, sakit atau lanjut usia. Akan tetapi pengecualian itu harus dituangkan dan diberitahukan tertulis dalam papan 3
pengumuman yang disediakan khusus untuk itu dan dapat dibaca dengan mudah oleh para pihak di ruang tunggu. -
Kepastian adanya petugas terkait persidangan Sebelum persidangan dimulai Panitera Pengganti memastikan seluruh hakim yang akan menyidangkan sudah hadir, dan jika ada yang belum atau tidak hadir ia perlu mengetahui ketidak hadirannya itu untuk memastikan persidangan dapat segera dimulai atau ditunda beberapa waktu. Jika karena sesuatu dan lain hal persidangan tidak bisa dimulai tepat waktu jam 09.00 maka berapa lama penundaan itu harus pula diumumkan kepada para pihak. Atau jika karena salah seorang hakim berhalangan sidang dan digantikan hakim lain, maka Panitera Pengganti berperan koordinasi dengan hakim pengganti dan dengan Ketua pengadilan untuk dibuatkan PMH yang baru.
-
Sarana piranti pencatatan Piranti pencatatan menjadi komponen penting juga yaitu alat tulis dan kertas, alat tulis harus pula menyiapkan beberapa untuk cadangan. Ada Panitera Pengganti karena keahliannya langsung mengetik keterangan keterangan pihak / saksi langsung pada perangkat komputer, ada lagi untuk kasus kasus yang rumit karena bobot perkaranya Panitera Pengganti menggunakan alat bantu recorder / perekam suara.
-
Sehari sebelum persidangan Panitera Pengganti melaporkan jumlah perkara dan jenis perkaranya yang akan disidangkan kepada Ketua Majelis Hakim. Semua persiapan itu semata mata untuk memenuhi standar tugas panitera secara profesional, menghindari pengaduan para pihak karena keterangannya yang dianggap penting lalai dicatat oleh panitera yang berakibat lain oleh hakim dalam mempertimbangkan dan mengambil putusan. Menghindari kurang percayanya hakim kepada panitera dalam melaksanakan tugasnya sehingga sebagian hakim membuat catatan sendiri, dan dari catatan itu hakim membuat putusan sementara panitera membuat berita acara sidang sendiri terlepas dari putusan hakim, kesemuanya itu berakibat masih ditemui adanya perbedaan apa yang tertulis di dalam berita acara sidang dengan yang tertulis di dalam putusan.
Waktu persidangan Berita acara sidang (BAS) merupakan akta otentik sebagai bahan bagi hakim untuk membuat putusan maka BAS tersebut disamping harus dibuat sesuai format dan cara cara yang standar / baku tetapi juga harus mengandung kebenaran sesuai fakta yang didapat dari dalam persidangan, bukan kesimpulan, bukan karangan panitera apalagi sebuah rekayasa, dan persidangan dilakukan dalam suasana tertib, aman serta penuh wibawa sebagai lembaga peradilan yang harus dihormati semua pihak baik oleh petugas sendiri maupun oleh para pihak. 4
Untuk memenuhi hal tersebut dalam mengikuti persidangan Panitera Pengganti antara lain perlu melakukan hal hal sebagai berikut : -
Panitera memakai pakaian sesuai pedoman (jas, berdasi dan kopiah bagi laki2), dan pakaian tidak lusuh.
-
Datang ke ruang sidang sebelum persidangan dimulai, mengecek semua kelengkapan persidangan dan segera melaporkan kepada Ketua Majelis siap dimulainya sidang.
-
Memanggil para pihak masuk ke ruang sidang sesuai daftar urutannya, dan mengumumkan pihak yang akan dipanggil berikutnya agar mereka tahu dan menyiapkan diri untuk tidak menjauh dari ruang tunggu. Contoh kasus sederhana pihak berperkara menunggu sejak pagi dan sewaktu dipanggil kebetulan ia sedang berada di kantin dan tidak mendengar panggilan, setelah selesai dan sidang ditutup pihak tadi mengadu kepada ketua majelis, tetapi ketua majelis bersikeras karena sudah menunda sidang maka ia tidak mau menyidangkannya, kasus demikian menggambarkan layanan kaku mengabaikan kepentingan para pihak disebabkan tidak teraturnya sarana pengadilan dan tentu saja merugikan para pihak itu sendiri.
-
Memastikan pihak yang dipanggil ke ruang sidang mematuhi tata tertib persidangan, misalnya berpakaian sopan, tidak membawa senjata tajam, tidak merokok, mematikan telpon dan lain lain, jika hal itu terjadi Panitera Pengganti memberitahu kepada Majelis Hakim agar pelanggaran tata tertib tersebut dapat dihindari.
-
Mencatat jalannya persidangan, yaitu mecatat hal hal yang bernilai hukum dan catatan tersebut sebagai bahan untuk membuat berita acara sidang (BAS), maka panitera harus pula bertanggung jawab atas kebenaran catatan tersebut.
-
Setiap catatan harus dengan mudah dibacanya sendiri walau tulisan tersebut mungkin orang lain tidak memahaminya.
-
Atas keterangan keterangan yang anggap penting dan Panitera Pengganti tidak / kurang memahaminya, ia menanyakan kepada hakim pada waktu itu juga, jika perlu meminta kepada hakim memberi kesempatan kepada panitera mencatat dengan lengkap, jika ditunda bisa terlalaikan.
-
Jika ada keterangan dengan memakai bahasa daerah setempat agar diberi penjelasan dalam tanda kurung padanan dalam bahasa Indonesianya.
-
Panitera harus teliti dan mempunyai daya tangkap yang cermat, jika hal itu terkendala karena sesuatu dan lain hal, panitera bisa memakai alat bantu berupa perangkat recording / perekam suara untuk melengkapi catatan catatan yang dianggap kurang.
-
Selesai sidang harus merapikan kembali meja sidang dan semua penunjang di atas meja tersebut untuk digunakan sidang berikutnya. 5
Setelah persidangan -
Menyelesaikan seluruh intrumen dan melaporkan sesuai peruntukan masing masing, misalnya instrumen penundaan sidang, perkara diputus dan amar putusan diserahkan ke Panitera Muda (Meja II), instrumen panggilan / pemberitahuan diserahkan ke Jurusita, instrumen redaksi meterai (rmt) diserahkan ke Kasir, dsb.
-
Membuat berita acara sidang (BAS) sesuai dengan petunjuk dan atau format yang telah ditentukan, meneliti kebenaran isinya maupun formatnya dan harus selesai dan sudah ditandatangi sebelum sidang berikutnya.
-
Menyelesaikan perintah hakim lainnya misalnya pengetikan penetapan sita, PMH baru dll.
-
Mengetik konsep putusan, mengoreksi hasil pengetikan sesuai format maupun ejaan yang baku sebelum diserahkan kepada hakim.
-
Menanda tangani berita acara sidang dan putusan;
-
Menyusun berkas perkara sesuai susunan yang baku dan dimulai sejak ia menerima berkas berkara disusun secara kronologis, menyusun tidak perlu menunggu selesainya pemeriksaan perkara.
-
Menyelesaikan minutasi perkara dan menyerahkan berkas perkara yang telah diminutasi kepada Panitera Muda Hukum dengan buku ekspedisi.
-
Melayani Majelis Hakim dalam proses kelengkapan berkas perkara yang masih berjalan.
-
Membantu tugas Hakim dalam menangani sisa perkara yang akan dilaporkan kepada Ketua Pengadilan Agama cq. Panitera Muda Hukum pada setiap akhir bulan, serta menyiapkan data data sebagai bahan upload ke info.infobadilag.net maupun ke direktori putusan Mahkamah Agung.
Kode Etik Panitera Ppengganti Panitera Pengganti ikut serta dalam proses jalannya peradilan dengan membantu, menghadiri dan mencatat jalannya sidang, maka kepada Panitera Pengganti disamping harus selalu menjaga dan memegang amanah sesuai sumpahnya, ia harus juga menjaga kehormatan, keluhuran martabat yang mulia sebagaimana layaknya seorang panitera yang memberikan pelayanan prima kepada pencari keadilan. Kode Etik Panitera dan Jurusita telah disahkan oleh IPASPI di Manado tanggal 18 Oktober 2012, selanjutnya diberlakukan dengan SK Mahkamah Agung RI Nomor 122/KMA/SK/VII/2013 tanggal 29 Juli 2013. Kode Etik Panitera dimaksud meliputi sikap dalam melaksanakan tugas, sikap dalam persidangan, sikap di luar persidangan, sikap dalam kedinasan dan sikap kepada sesama atau kepada bawahannya. 6
Dari beberapa pasal dalam SK tersebut khusus sikap Panitera Pengganti yang dianggap penting di waktu persidangan dan atau di luar sidang antara lain : -
Dilarang menjadi penasehat hukum baik langsung maupun tidak langsung.
-
Dilarang menjadi penghubung dan memberikan akses antara pihak berperkara atau kuasanya dengan Pimpinan pengadilan atau Majelis Hakim.
-
Dilarang memasuki tempat perjudian, tempat minum yang memabukkan dan tempat prostitusi kecuali dalam menjalankan tugas.
-
Dilarang membocorkan hasil musyawarah / konsep putusan kepada siapapun.
-
Di dalam mengikuti sidang dilarang mengaktifkan telepon dan dilarang mengantuk.
-
Didalam persidangan panitera harus berpakaian rapi sesuai peraturan, harus adil dalam memanggil para pihak masuk ke ruang sidang.
Implementasi aplikasi SIADPA Di era kemajuan tehnologi dan informasi sekarang ini adalah suatu keharusan bagi semua lembaga yang melayani masyarakat dengan dukungan fasilitas tehnologi yang selalu berkembang setiap saat. Tuntutan masyarakat pencari keadilan semakin tinggi akan pelayanan prima tidak akan terpenuhi tanpa didukung oleh sarana tehnologi, karena itu setiap pelayan di satker harus mampu dan menguasai tehnologi semata mata bertujuan untuk mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat pencari keadilan. Sistem Administrasi Pengadilan (SIADPA) menjadi satu satunya pilihan untuk mewujudkan manajemen perkara terpadu ke dalam, sekaligus memenuhi layanan prima kepada pencari keadilan serta pelaporan sebagai bahan pengawasan ke atasan. Tidak ada alasan misalnya karena perkaranya sedikit lantas Panitera Pengganti merasa cukup mengerjakan tugasnya secara manual, karena tugas tugas panitera tersebut menjadi satu sistem saling berhubungan antara petugas satu dengan lainnya. Aplikasi SIADPA difahami bukan segala galanya tetapi sebagai alat bantu yang secara nyata diperlukan adanya, karenanya setiap pemakai (user) tetap harus menggunakannya secara cerdik tidak larut apa adanya, tetapi harus tetap koreksi dan mengedit setiap file yang dianggap kurang / tidak sesuai baik dengan hukum acara maupun dengan format yang telah dibakukan, sebab secara bertahap sesuai perkembangan file file yang ada di aplikasi perlu selalu di update. Penutup Demikian uraian tentang peran Panitera Pengganti untuk menjadi bahan dan catatan dalam pelaksanakan tugas sehari hari, dengan harapan dapat mendorong semangat untuk selalu mengembangkan diri dan merobah pola pikir lama dari sebagian kecil Panitera Pengganti dalam menjalankan tugasnya hanya 7
sekedar menunggu perintah dan apa adanya dengan pasif. Masih banyak yang lebih detil peran peran Panitera Pengganti lainnya yang belum diuraikan dalam tulisan ini. Akhirnya semoga bermanfaat dan terima kasih. Mataram, 16 Maret 2015
*) Disampaikan oleh Drs. Ali Rahmat, S.H. pada Pelatihan Panitera Pengganti sewilayah Pengadilan Tinggi Agama Mataram tanggal 26 s/d 28 Maret 2015
8
