PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Oleh : HERI KUSNANTO NIM: 103025029873
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011
PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Skripsi Diajukan Kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh : HERI KUSNANTO NIM: 103025029873
Di bawah Bimbingan
Pungki Purnomo, MLIS NIP: 19641215 199903 1 005
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011
SURAT PERNYATAAN
Untuk ini saya menyatakan bahwa: 1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi satu persyaratan gelar Strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Semua sumber yang saya gunakan dalam tulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika di kemudian hari terbukti karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Ciputat, 23 Januari 2011
Heri Kusnanto
ABSTRAK
PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Penyiangan bahan pustaka merupakan salah satu unsur penting dalam proses pelestarian. Bagi sebuah perpustakaan; baik perpustakaan umum, khusus ataupun perpustakaan perguruan tinggi, penyiangan perlu dilakukan sebagai salah satu cara untuk melestarikan bahan pustaka dari mulai fisik hingga informasi yang terkandung di dalamnya. Perpustakaan
Utama
UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta merupakan
Perpustakaan Perguruan Tinggi yang membantu terlaksananya program ‘Tri Dharma Perguruan Tinggi’ dengan maksud mengangkat khazanah budaya Islam dan ilmu pengetahuan. Selain itu tujuan lain perpustakaan utama adalah sebagai perpustakaan perguruan tinggi terkemuka baik dalam kelengkapan koleksinya maupun keragaman pelayanan. Untuk mewujudkannya, Perpustakaan Utama dirasa perlu melakukan penyiangan bahan pustaka. Untuk memahami tentang kebijakan, prosedur dan juga kendala-kendala dalam proses penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini, penulis menggunakan metode penelitian deksriptif. Penyiangan bahan pustaka di perpustakaan utama secara garis besar dilakukan satu tahun sekali yang mana dilakukan oleh staf layanan teknis. perpustakaan utama memiliki kriteria khusus untuk bahan pustaka yang disiangi, diantaranya seperti bahan pustaka yang sudah out of moment, buku yang rusak dan bahan pustaka yang informasinya cepat kadaluarsa. Selama ini perpustakaan utama telah melakukan usaha yang cukup maksimal dan optimal dalam hal penyiangan bahan pustaka ini, namun tetap saja ada kendala yang dihadapi. Secara garis besarnya kendala-kendala tersebut diantaranya adalah tidak seimbangnya pengadaan bahan pustaka dan juga proses penyiangan dan minimnya tenaga ahli. Problematika seperti ini menjadi bahan kajian bagi para pustakawan, terutama bagian penyiangan bahan pustaka Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
i
KATA PENGANTAR
Segala puja dan puji serta syukur penulis panjatkan kepda Allah Swt., Yang telah memberikan kekuatan iman dan Islam, taufiq, hidayah serta inayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam senantiasa tercurahkan kepada Baginda Nabi besar Muhammad Saw., yang telah memberikan wejangan dan fatwa kepada seluruh ummatnya hingga akhir zaman. Syukur dengan mengucapkan alhamdulillah, dan dengan usaha yang maksimal dan tekad yang bulat serta dorongan yang kuat dari saudara-saudaraku tercinta dan kedua orang tua, akhirnya penulisan skripsi ini dapat penulis seselsaikan. Dengan izin Allah Swt. akhirnya hambatan serta kendala selama penulisan bisa dilalui oleh penulis, dan hingga akhirnya skripsi ini mampu diselesaikan dan disajikan sebagaimana yang ada di hadapan pembaca. Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini tidak terlepas dari berbagai unsur yang turut andil dengan rela berpartisipasi dalam membantu proses penulisan skripsi ini dari awal hingga selesai, maka sudah sepantasnya penulis menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya dan mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya, kepada: 1. Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M. Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora beserta para stafnya. 2. Drs. Rizal Saiful-Haq, MA, selaku Kepala Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
ii
3. Pungki Purnomo, MLIS, selaku pembimbing atas kebijaksanaannya dalam memberikan tugas kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 4. Dr. M. Zuhdi, M. Ed., selaku kepala Perpustakaan Utama Syarif Hidayatullah Jakarta, kasubag layanan teknis, Siti Maryam, S. Ag, M. Hum., dan kaur pemeliharaan, Hj. Nilzamni Lubis, BA, atas informasi yang telah diberikan kepada penulis hingga terselesaikannya skripsi ini. 5. Terima kasih yang agung untuk para dosen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora, yangmana telah memberikan ilmu dan bimbingan yang luar biasa kepada penulis. Penulis berharap ilmu yang selama in telah diberikan bisa menjadi manfaat untuk masa depan penulis dan masyarakat pada umumnya. 6. Buat ayah dan ibuku tercinta yang telah bersabar memberikan support dan doa kepada penulis serta bantuan moril dan materilnya. Tak lupa untuk adik-adikku tercinta; Edi Kuskarmianto dan Fifit Kumalasari, serta ponakan penulis, Mohammad Hanzaliyah, untuk tawa, canda serta doa yang selalu menghibur penulis. 7. Untuk yang terspesial sesuatu yang indah Nurul “Mahadewi” Khasanah yang telah memberikan segala doa, waktu, support, canda dan kesabaran yang luar biasa kepada penulis. 8. Untuk anak-anak KPK (Kosan Pedro dan Kawan-kawan); Joy, Ryo, Bang Ubz, Pedro, Bang Ari ‘Baloteli’, Borang, Fadli, Pipo, Muso, Bung
iii
Ad, Roy Nike, Haikal, Paung, Jonday yang telah banyak memberikan kritik yang membangun dan dukungan yang luar biasa kepada penulis. 9. Terima kasih untuk semua kawan-kawan KM. UIN (Komunitas Mahasiswa Universitas Islam Negeri) dan GEMA (Gerakan Mahasiswa Adab); Syifak ‘CC’, Adit ‘Gondrong’, Barkowi, Alan, Panden, Pandai, Ncek, Surya, Faiz, Hijrah, Chibo, Gele, Ateng, Adit, Aang, Cuplai, Heru, Oi, Sultan, Mia, Angga, Ima ‘Inong’, Fitri ‘Manohara’, Goci, Mumu, Yandi, Cuplu, Jadel, Andai, Bang Bo, Haikal Kribo yang telah mengobarkan semangat penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 10. Terima kasih kepada kawan-kawan IPI ’03; Munir, Luki, Lupe, Robin, Dila, Shuriyah, Daus, Agung, Farhan, Tasya, Mul, Andin, Hasanudin, Yasir, Jamal, Pendi, Yudi, Tyo, Ocha, Leha, Balqis, Ardi, Fauziah, Elly, Sasmita, Rohmat, dan yang tak bisa penulis sebutkan, untuk perjuangan dan tawanya bersama penulis. Tak lupa terima kasih untuk para junior IPI; Davi, Agus, Kafi, Ridho, Ippoy, Metha, Winda, Salam, Ayu, Ana, Fhalube, Qwil dan Melly, TB, Ateng, Al Karim, Intan, untuk semangat dan kebersamaannya. 11. Terima kasih yang terdalam untuk PADI Band; Mas Piyu, Mas, Fadly, Mas Rindra, Mas Ari, Mas Yoyo, yang telah memberikan motivasi, hiburan serta inspirasi tanpa batas untuk penulis, dan tak lupa pula untuk seluruh sobat padi; Deni, Asep, Laramma, Aji, Mario, Eko, Eka, Kizz Bolang.
iv
12. Terima kasih untuk para sahabar Mahadewi; Emon, Lya, Buntut, Nilam, Ara, Emak, Dodo, Lina, Hendra, Faulina, Desy, Cahya, Aqin, Herman, Nandra, Arni Afiati, untuk support dan motivasinnya kepada penulis. 13. Terima kasih kepada Mbak Dewi “Sudiro” untuk segala bantuan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Akhirnya hanya kepada Allah Swt. penulis serahkan segalanya, semoga jasa dan bantuan semua pihak yang diberikan kepada penulis menjadi pemberat timbangan amal kebaikan di akhirat kelak. Mudah-mudahan usaha kecil penulis melalui tulisan ini dapat membawa manfaat, baik bagi peulis sendiri maupun bagi pembaca pada umumnya. Amiin.
Jakarta, 23 Januari 2011 Penulis
v
DAFTAR ISI ABSTRAK
……………………………………………………………….
i
KATA PENGANTAR ……………………………………………………..
ii
DAFTAR ISI ……………………………………………………………….
vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ……………………………………….
1
1.2 Pembatasan Masalah ……….………………………………….
5
1.3 Perumusan Masalah ………….…………………………………
5
1.4 Tujuan Penelitian ………………………………………………
6
1.5 Manfaat Penelitian ………….…………………………………
6
1.6 Metode Penelitian …………..………………………………….
7
1.7 Sistematika Penulisan ……….…………………………………
9
BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1. Perpustakaan Universitas ……………………………………..
11
2.1.1. Pengertian Perpustakaan Universitas ………………....
11
2.1.2. Fungsi Perpustakaan Universitas ………………………
12
2.1.3. Koleksi Perpustakaan Universitas ……………….........
14
2.2. Pengertian Stock Opname ........................................................
17
2.3. Penyiangan (weeding) Koleksi ……………………………….
18
2.3.1. Pengertian Penyianga (weeding) Bahan Pustaka ………
18
2.3.2. Tujuan dan Fungsi Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka …………………………………………
20
2.3.3. Kebijakan Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka ……..
22
2.3.4. Prosedur Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka ………
26
vi
2.3.5. Kendala Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka ………. BAB III PROFIL
PERPUSTAKAAN
UTAMA
UIN
27
SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA 3.1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta …………………………………………
30
3.2. Struktur Organisasi Perpustakaan ……………………………
33
3. 3. Koleksi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta .....................................................................................
36
3.4. Sistem Pelayanan Perpustakaan ……………………………..
38
3.5. Keanggotaan …………………………………………………
39
3.6. Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan …………………….
40
BAB IV TEMUAN HASIL PENELITIAN DI PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 4.1. Profil Informan ........................................................................
43
4.2. Prosedur Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka …………….
45
4.3. Kebijakan Penyiangan (Weeding) Bahan pustaka ……………
48
4.4. Problematika Penyiangan (Weeding) Koleksi di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ……………………..
59
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ......………………………………………………
64
5.2. Saran ......……………………………………………………..
67
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
vii
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung
itu sendiri yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca.1 Dunia perpustakaan menawarkan berbagai pengetahuan yang beraneka ragam. Ilmu pengetahuan berangsur-angsur masuk ke dalam dunia perpustakaan, sehingga lebih menarik untuk disimak.2 Karena itu perpustakaan memiliki peran yang sangat penting bagi masyarakat pad aumumnya. Berbicara mengenai peran perpustakaan yang begitu syarat dengan harapan dan banyaknya pengguna perpustakaan yang ada, tentu perpustakaan mempunyai tugas yang sangat berat yang harus diemban oleh para pengelola perpustakaan untuk memenuhi segala kebutuhan pengguna jasa perpustakaan. Karena melalui perpustakaan, setiap orang bisa mendapatkan informasi dengan mudah dan menggunakannya sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan berperan sebagai pengantar ilmu pengetahuan dan informasi dan terhimpun secara sistematis kepada masyarakat dan pengguna jasa perpustakaan, sehingga lebih menarik untuk menggunakan koleksi perpustakaan. Untuk itu, pengguna jasa perpustakaan dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian sesuai dengan jenis
1
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003), h.
7 2
Sri Rohyanti Zulaikah, Meracik Sosok Perpustakaan Ideal, PERTA, (Jakarta: Departemen Agama RI, 2000), Vol. I, No. 2, h. 42
1
2
perpustakaannya yaitu perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus. Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tegabung dalam lingkungan lembaga pendidikan, baik perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi maupun perpustakaan sekolah tinggi. Tujuan utamanya adalah membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran dan pendidikan.3
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah sarana penunjang yang didirikan untuk mendukung kegiatan Civitas Akademik, dimana perguruan tinggi itu berada. Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi disebutkan bahwa, perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam rangka menunjang kegiatan ‘Tri Darma’ tersebut, maka perpustakaan diberi beberapa fungsi diantaranya, fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi informasi. Perpustakaan juga merupakan lembaga yang berkompeten dalam mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan serta menemukan kembali informasi. Karena perpustakaan merupakan lembaga penyedia sumber informasi. Menurut Undang undang Perpustakaan No. 43/2007 perpustakaan dilingkungan Pendidikan penting peranannya dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Sehubungan dengan hal tersebut, informasi yang dikumpulkan dan diolah oleh perpustakaan harus sesuai dengan tujuan perpustakaan serta harus disesuaikan dengan lingkungan perguruan tinggi, sikap pemakai dengan kebutuhan informasinya. Kebutuhan informasi pemakai sangat beragam dan kebutuha tersebut banyak dipengaruhi oleh latar 3
Pamunjak Rusina Syahrial, Pedoman Penyelenggaraan perpustakaan, (Jakarta: Djambatan, 1998), Cet. Ke-5, h.2
3
belakang pendidikan dan sosial budaya masyarakat. Untuk dapat menjadikan perpustakaan sebagai jantung perguruan tinggi, maka perpustakaan hatus dapat dijadikan sebagai pustak informasi sekaligus bermanfaat bagi civitas akademika serta mendukung program tridarma perguruan tinggi tentu bukan merupakan tugas yang ringan,4 terutama dalam hal penyiangan/weeding. Di dalam sebuah sistem perpustakaan, bahan pustaka adalah salah satu unsur penting. Nilai informasi yang dikandung di dalam suatu bahan pustaka, serta harga bahan pustaka yang relatif cukup mahal, mengharuskan perpustakaan melakukan upaya-upaya pelestarian. Upaya pelestarian bahan pustaka di perpustakaan tidak hanya dalam hal fisik, tetapi juga dalam hal informasi yang terkandung di dalamnya. Dengan kata lain upaya pelestarian ini dimaksudkan untuk menjaga bahan pustaka yang dimiliki agar tidak cepat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh berbagai macam serangga, rayap, pemakaian oleh pengguna perpustakaan, cuaca dan kondisi alam (basah, lembab, sinar matahari dan lain-lain). Dengan demikian upaya pelestarian ini dapat menjaga dan melindungi bahan pustaka supaya menjadi lebih awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan. Dan disinilah peran penyiangan/weeding bahan pustaka dibutuhkan. Penyiangan bahan pustaka atau weeding adalah upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.5 Dalam definisi lain, penyiangan bahan pustaka (weeding) adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali (ressessing) 4
Sri Rohayanti Zulaikah, op.cit., h.42 Maunglib’s Weblog, Analisis Koleksi Perpustakaan Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi, http//maunglib.wordpress.com, diakses pada 1 Juni 2010, 18:17 WIB 5
4
nilainya dari segi kebutuhan saat ini. Sekali bahan pustaka dikeluarkan, maka hal itu akan dipindahkan, dibuang, atau disimpan dan dikelompokkan dalam gudang, atau diputuskan untuk dijual atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.6 Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen. Adapun tujuan dari penyiangan adalah untuk memperoleh tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien. Sebagai perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki bahan pustaka dengan jenis yang beragam dan jumlah koleksi yang besar, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta telah melakukan beberapa kegiatan konservasi dan preservasi sebagai bentuk upaya pelestarian. Kegiatan yang ada di dalammya, disesuaikan dengan keragaman maupun jenis bahan pustaka yang ada di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Ragam dan jenis bahan pustaka yang dimiliki Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah bahan pustaka cetak seperti buku, majalah, surat kabar, skripsi dan lain-lain, dan bahan pustaka non cetak (koleksi audio visual) seperti kaset, CD, VCD, dan DVD. Walaupun jenis koleksi audio visual itu sendiri belum terpublikasikan. 6
Pungki Purnomo, Bahan Ajar Mata Kuliah Manajemen Pembinaan dan Pengembangan Koleksi, 2010. h.31
5
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki visi yaitu menjadikan Perpustakaan Utama sebagai Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam yang terkemuka baik dalam kelengkapan koleksinya maupun keragaman pelayanannya. Untuk mewujudkan visi tersebut, maka perlu adanya penyiangan/weeding bakan pustaka.
Mengingat pentingnya penyiangan/weeding bahan pustaka, maka penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian tentang penyiangan/weeding di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Natinya akan dituangkan dalam skripsi yang berjudul: “PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI
PERPUSTAKAAN UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA”.
1.2.
Pembatasan Masalah Melalui latar belakang yang telah dipaparkan dan dijelaskan pada bab
sebelumnya, peneliti memfokuskan penelitian ini pada aspek penyiangan (weeding) bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Adapun hal-hal yang akan diangkat dalam persoalan ini seperti kebijakan penyiangan, proses penyiangan dan problematika penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Fokus penelitian ini dibuat agar peneliti tidak melebar atau bahkan menyimpang dari apa yang ditelitinya. Sehingga maksud yang diinginkan mampu tersampaikan dengan baik kepada para pembaca.
1.3.
Perumusan Masalah Dari latar belakang dan batasan masalah di atas maka permasalahan yang
akan dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut:
6
1. Bagaimana Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta melaksanakan kebijakan penyiangan bahan pustaka? 2. Bagaimana proses penyiangan bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta? 3. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam melakukan penyiangan bahan pustaka?
1.4.
Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah :
1. Untuk mengetahui kebijakan penyiangan bahan pustaka yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Untuk mengetahui proses penyiangan bahan pustaka pada Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dialami oleh Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam melakukan penyiangan bahan pustaka.
1.5.
Manfaat Penelitian Sedangkan manfaat penelitian skripsi ini adalah : 1. Sebagai masukan kepada para pemegang kebijakan di perpustakaan untuk menentukan kebijakan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Diharapkan memberikan kontribusi pemikiran bagi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
7
3. Dapat menambah wawasan baik bagi penulis maupun masyarakat umum. 4. Sebagai bahan masukan pengembangan penelitian selanjutnya dalam skala yang lebih besar.
1.6.
Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah menggunakan penelitian deskriptif, yaitu metode yang bertujuan untuk menggambarkan sifat suatu keadaan yang sementara berjalan pada saat penelitian dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. 1. Pendekatan Penelitian Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini, penulis menggunakan pendekatan penelitian kualitatif, yaitu penelitian yang analisis datanya bersifat penyelidikan; topik atau populasi belum banyak ditulis, dan peneliti harus mendengarkan informasi dari informan berdasarkan keterangan mereka. 2. Jenis dan Sumber Data 1. Data Primer, yaitu data yang berasal dari narasumber yang ditemui langsung di lapangan (lokasi penelitian) yakni staf penyiangan. 2. Data Sekunder, yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara. Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan. 3. Informan, yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti melalui narasumber yang bersangkutan. Dalam penelitian ini
8
narasumber yang bersangkutan adalah kepala perpustakaan, bagian layanan teknis, kaur pemeliharaan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 4. Instrumen penelitian, yaitu alat-alat yang digunakan dalam proses wawancara. Alat-alat tersebut diantaranya Hp, kertas, bolpoint, dan lembar pertanyaan. 3. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data lapangan, penulis menggunakan teknik field research (penelitian lapangan). Peneliti merumuskan gagasan dan topik, selanjutnya peneliti memilih kelompok sosial atau lokasi untuk diteliti dan akhirnya melakukan penelitian di lokasi yang telah ditentukan tersebut. Dalam teknik ini, penulis menggunakan dua cara yaitu sebagai berikut: a. Wawancara, penulis mengadakan tanya jawab (interview) dengan pihak yang berkaitan dengan objek penelitian penulis. 7 b. Observasi,
penulis
mengadakan
pengamatan
langsung
ke
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memperoleh data yang akurat tentang gejala, peristiwa dan kondisi aktual yang terjadi pada masa sekarang.
7
Masi Singarinbun, Metode Penelitian Survey, (Jakarta: LP3ES, 1989), h. 192
9
4. Teknik Analisa Data Analisis
data
adalah
proses
mengatur
urutan
data,
mengorganisasikanya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar. Dalam penelitian ini, analisa data yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut: a.
Mengorganisasi data; data-data yang ada diperoleh dari catatan lapangan dan komentar peneliti, dokumen wawancara, dan berita acara penyiangan.
b.
Menganalisa data; yaitu proses pengolahan data-data yang ada.
c.
Menemukan tema; setelah melakukan pengolahan data maka hasilnya disimpulkan menjadi sebuah tema besar sesuai dengan tujuan penelitian.
1.7.
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah :
BAB I
PENDAHULUAN Berisi
latar
belakang
permasalahan,
pembatasan
masalah,
perumusan masalah, tujuan peneltian, manfaat peneltian, metode penelitian, sistematika penulisan. BAB II
TINJAUAN LITERATUR Bab ini berisi suatu landasan teoritis terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah yang hendak diteliti dari segi definisi, fungsi dan koleksi perpustakaan perguruan tinggi. Selain ini penjelasan mengenai definisi penyiangan/weeding bahan
10
pustaka,
tujuan dan fungsi penyiangan/weeding, kebijakan
penyiangan/weeding, dan metode penyiangan/weeding bahan pustaka. BAB III
PROFIL PERPUSTAKAAN Menguraikan tentang kondisi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang mana meliputi sejarah berdirinya perpustakaan, tujuan didirikannya, koleksi, keanggotaan dan sistem pelayanan perpustakaan.
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Dalam pembahasan bab ini, penulis memberikan gambaran dari hasil penelitian yang dijelaskan secara objektif mengenai metode, kebijakan, problematika penyiangan/weeding dan koleksi pada Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari penyajian hasil peneltian yang dikemukakan oleh penulis, dan penulis memberikan saran-saran yang merupakan masukan dan sumbangan pemikiran penulis.
BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1. Perpustakaan Universitas Dalam bab kedua ini, penulis akan memberikan beberapa tinjauan teoritis yang nantinya akan digunakan sebagai acuan atau pegangan dalam penelitian tentang weeding di perpustakaan universitas. Berbicara mengenai perpustakaan universitas, penting untuk terlebih dahulu mengetahui tentang seluk beluk perpustakaan universitas; seperti pengertian, fungsi dan juga koleksi yang ada di perpustakaan universitas. 2.1.1. Pengertian Perpustakaan Universitas Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi (akademi, sekolah tinggi, universitas, institut, politeknik) dimana para penggunanya adalah para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk melaksanakan tugasnya itu, perpustakaan perguruan tinggi memilih, mengolah, mengoleksi, merawat, dan melayankan koleksi yang dimilikinya kepada para warga lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.
11
12
Sebagai bagian integral dari suatu perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan
tinggi
diselenggarakan
dengan
tujuan
untuk
menunjang
pelakasanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu:1 a) Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku. b) Dharma
kedua
mengumpulkan,
yaitu
penelitian
mengolah,
dilakukan
menyimpan,
melalui
kegiatan
menyajikan,
dan
menyebarluaskan informasi bagi para peneliti. c) Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat. Diselenggarakan melalui
kegiatan mengumpulkan,
mengolah,
menyimpan,
dan
menyebarluaskan informasi masyarakat.
2.1.2. Fungsi Perpustakaan Universitas Perpustakaan universitas atau perguruan tinggi mempunyai peran yang cukup strategis dalam mendukung program perguruan tinggi. Keberadaan perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi adalah untuk menunjang kegiatan perkuliahan. Dalam hal ini dikatakan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan jantung Perguruan Tinggi. 2 Artinya, dengan keberadaan perpustakaan memungkinkan sivitas akademika memperoleh kesempatan
1
Muhtamaruddin Fahmi. Mengenal lebih Dekat Perpustakaan Perguruan Tinggi atau Universitas. http://www.ubb.ac.id/, diakses pada 26 September 2010. 2 Agus Sutoyo, Perpustakaan dan Perguruan Tinggi, Arsip Artikel Perpustakaan dan Buku Terbitan Indonesia: http://asmakmalaikat.com/ilmu_metafisika_gratis.htm diakses pada 24 Juli 2010.
13
untuk memperluas dan memperdalam ilmu pengetahuan dengan membaca bahan pustaka yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Tanpa perpustakaan, maka proses pelaksanaan pembelajaran kurang optimal. Fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:3 a) Fungsi edukasi b) Fungsi informasi c) Fungsi riset d) Fungsi rekreasi e) Fungsi deposit Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun masyarakat di luar kampus. Sementara tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut : a) Mengikuti
perkembangan
kurikulum
serta
perkuliahan
dan
menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran. b) Menyediakan koleksi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugastugas dalam rangka studinya. c) Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha
3
Muktamarudin Fahmi, Mengenal Lebih Dekat Perpustakaan Perguruan Tinggi Atau Universitas, http://www.ubb.ac.id diakses pada 24 Mei 2010.
14
menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti. d) Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun non cetak. e) Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun data base-data base melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
2.1.3. Koleksi Perpustakaan Universitas Mengingat perpustakaan sebagai jantung universitas, maka untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran perpustakaan universitas harus menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat pengguna jasa perpustakaan. Sebagaimana dikatakan oleh Asrukin bahwa perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang koleksinya relevan dengan kebutuhan masyarakat yang dilayani. Pelayanan sebuah perpustakaan akan dianggap stabil bila suatu perpustakaan memiliki kelengkapan koleksi. Koleksi merupakan unsur terpenting pada sebuah perpustakaan, karena koleksi yang yang dimiliki oleh perpustakaan hanya untuk dimanfaatkan oleh pengguna jasa perpustakaan. Koleksi sendiri mengandung pengertian bahwa semua bahan pustaka yang
15
dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pemakai.4 Dikatakan pula bahwa koleksi merupakan kumpulan bahan pustaka baik tercetak maupun terekam yang disimpan dan dikelola perpustakaan.5 Sedangkan menurut World Encyclopedi of Library and Information Science, jajaran koleksi perpustakaan umumnya dalam bentuk buku-buku, terbitan berkala, laporan rekaman yang selesai diklipping/film dan CD untuk video kaset dan CD ROM, microform.6 Dalam buku berjudul ‘Perpustakaan, Kepustakaan dan Perpustakaan’, Soeatminah menyebutkan bahwa sebuah perpustakaan harus memiliki apa yang dinamakan koleksi, sehingga tidak hanya satu macam, melainkan bermacam-macam jenisnya yang antara lain koleksi umum dan koleksi khusus. Dalam Pengertian koleksi perpustakaan ada bahan cetak dan non cetak.7 Sumber lainnya juga menyebutkan bahwa koleksi terbagi ke dalam dua bagian, yaitu koleksi bahan cetak dan non cetak. Koleksi bahan cetak berasal dari karya cipta atau hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti: buku, majalah, koran dan lain sebagainya, termasuk koleksi dalam terbitan berseri atau hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam 4
Rahmat Nata Djumaena Suikarman, Pedoman Umum pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Pernas, 2000), h.5 5 Keputusan Presiden RI No. 11 Tentang Peraturan Pemerintah RI Mengnai Pelaksanaan Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, (Jakarta: Pernas, 1996), h.35 6 American Library Association, World Encyclpedi of Library and Information Services, (Chicago: ALA, 1953), h.35 7 Soeatminah, Perpustakaan, Kepustakawanan da Perpustakaan, (Yogyakarta: Kanisius, 1999), h.19
16
bentuk yang bukan cetak, seperti: rekaman suara, rekaman video, audio film dan lain sebagainya.8 Dari beberapa uraian di atas mengenai pengertian koleksi, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa koleksi adalah sekumpulan buku-buku atau sekumpulan non buku yang dihimpun oleh pengelola perpustakaan. Koleksi sebagai bahan pustaka perlu diatur dan ditata secara sistematis, sehingga mudah digunakan, dicari dan ditemukan kembali pada saat dibutuhkan. Jadi, koleksi adalah kumpulan buku-buku dan non buku yang dihimpun dari bahan pustaka yang berupa bahan cetak, non cetak, bentuk mikro serta dalam bentuk elektronik. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi seyogynya terdiri dari : b) Buku referensi baik referensi umum maupun untuk bidang studi khusus. c) Buku teks baik yang diperlukan mahasiswa maupun dosen, baik yang diwajibkan untuk mata kuliah tertentu maupun yang dianjurkan. d) Buku untuk pengembangan ilmu yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan diluar bidang studi yang ditekuni. e) Majalah ilmiah dan populer penerbitan perguruan tinggi baik penerbitan sendiri maupun penerbitan perguruan tinggi lain. f) Penerbitan pemerintah, terutama produk hukum yang berkaitan dengan perguruan tinggi g) Laporan-laporan, baik laporan penelitian ataupun laporan lainnya terutama dari lembaganya sendiri.
8
Yayu Yulia, dkk., Pengadaan Bahan Pustaka, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), h. 4
17
2.2. Pengertian Stock Opname Perkembangan peradaban manusia saat ini berjalan dengan cepat, sehingga manusia memerlukan informasi agar tidak tertinggal. Perpustakaan sebagai penyedia informasi harus dapat memberikan layanan yang dapat memudahkan pengguna untuk mengakses informasi dengan cepat, tepat, dan akurat. Hal ini dikaitkan dengan tujuan dan fungsi perpustakaan itu sendiri yaitu mengumpulkan, menyimpan, menata, merawat atau memelihara dan menyediakan bahan pustaka dalam berbagai bentuk khususnya buku. Agar perpustakaan dapat memberikan layanan secara maksimal, maka koleksi perpustakaan juga dikelola dengan baik karena koleksi merupakan aset informasi yang sangat berharga bagi perpustakaan. Selain menjaga aset informasi yang dimiliki, perawatan merupakan bukti kepedulian sebuah perpustakaan atas informasi yang dimilikinya. Apalagi perpustakaan dianggap sebagai pusat informasi maka perawatan merupakan suatu yang perlu dilakukan oleh setiap perpustakaan. Salah satu kegiatan pemeliharaan atau perawatan koleksi yang dapat dilakukan adalah Stock Opname. Stock Opname Adalah kegiatan penghitungan kembali koleksi yang dimiliki perpustakaan agar diketahui profil koleksi, jajaran katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi untuk tujuan peningkatan pelayanan kepada pengguna.9 Selain berfungsi untuk mencocokkan kembali koleksi yang ada di rak dengan jumlah data inventaris, juga dapat sebagai sarana untuk melakukan pemeliharaan, karena disamping 9
Elang. Pengembangan Koleksi (Stock Opname). http://my.opera.com, diakses pada 9 Februari 2011
18
memeriksa koleksi, buku–buku yang ada kemudian dibersihkan tidak terkecuali dengan tempat pemajangan buku/rak.
2.3. Penyiangan (Weeding) Koleksi Di dalam sebuah sistem perpustakaan, bahan pustaka adalah salah satu unsur penting. Nilai informasi yang dikandung di dalam suatu bahan pustaka, serta harga bahan pustaka yang relatif cukup mahal, mengharuskan perpustakaan melakukan upaya-upaya pelestarian. Upaya pelestarian bahan pustaka di perpustakaan tidak hanya dalam hal fisik, tetapi juga dalam hal informasi yang terkandung di dalamnya. Dengan kata lain upaya pelestarian ini dimaksudkan untuk menjaga bahan pustaka yang dimiliki agar tidak cepat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh berbagai macam serangga, rayap, pemakaian oleh pengguna perpustakaan, cuaca dan kondisi alam (basah, lembab, sinar matahari dan lain-lain). Dengan demikian upaya pelestarian ini dapat menjaga dan melindungi bahan pustaka supaya menjadi lebih awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan. Dan disinilah peran penyiangan bahan pustaka dibutuhkan.
2.3.1. Pengertian Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Penyiangan bahan pustaka atau weeding adalah upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.10 Dalam definisi lain, penyiangan bahan pustaka (weeding) adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali nilainya 10
Maunglib’s Weblog, Analisis Koleksi Perpustakaan Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi, http//maunglib.wordpress.com, diakses pada 1 Juni 2010, 18:17 WIB
19
dari segi kebutuhan saat ini. Sekali bahan pustaka dikeluarkan, maka hal itu akan dipindahkan, dibuang, atau disimpan dan dikelompokkan dalam gudang, atau diputuskan untuk dijual atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.11 Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen. Menurut Sulistyo Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:271-274) disebutkan bahwa preservation atau pelestarian mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk didalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan, sumber daya manusia, metode, dan teknik penyimpannnya. Conservation atau pengawetan terbatas pada kebijakan serta cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut. Kebijakan pengawetan dan pelestarian bahan pustaka suatu perpustakaan berkaitan dengan perencanaan serta kegiatan mengurangi kerusakan bahan pustaka. Kegiatan-kegiatan pengawasan lingkungan
dan fisik
materi dan
gedung,
pengembangan perencanaan kesiagaan terhadap kerusakan bahan pustaka, usaha alih media/bentuk, serta perawatan preventif dan perbaikan dituangkan dalam program yang terpadu. Harus ditunjuk orang, bagian atau pihak tertentu yang bertanggung jawab atas program pengawetan dan pelestarian ini, yang dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi perpustakaan, pengawas gedung (maintenance), dan pihak atasan dari instansi induk setempat. 11
Pungki Purnomo, Bahan Ajar Mata Kuliah Manajemen Pembinaan dan Pengembangan Koleksi, 2010. h.31
20
2.3.2. Tujuan dan Fungsi Penyiangan/Weeding Bahan Pustaka Adapun tujuan dari penyiangan adalah untuk memperoleh tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien. Dalam sumber lain menyebutkan tentang tujuan dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka12 adalah sebagai berikut: 1) Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen 2) Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen 3) Mengatasi kendala kekurangan ruang 4) Mempercepat proses temu balik informasi Sedangkan fungsi dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka adalah sebagai berikut:13 1) Fungsi melindungi, adalah untuk melindungi bahan pustaka supaya terjaga kelestariaannya sehingga dapat digunakan lebih lama 2) Fungsi pengawetan, untuk membuat bahan pustaka menjadi lebih awet dan tahan lama
12
Kenretno, Penyiangan Koleksi Buku Teks Di Perpustakaan UMS (Salah Satu Upaya Konservasi Dalam Rangka Pemeliharaan Koleksi), http://kenretno.blogspot.com diakses pada 1 Mei 2010. 13
Ibid.
21
3) Fungsi Kesehatan, adalah terjaga kebersihannya sehingga petugas maupun pengguna perpustakaan terjaga kesehatannya 4) Fungsi pendidikan, adalah melatih atau mendidik pengguna untuk lebih memperhatikan penggunaan dan perlakuan terhadap bahan pustaka 5) Fungsi kesabaran, adalah melatih kesabaran karena untuk merawat bahan pustaka diperlukan kesabaran yang besar 6) Fungsi sosial, adalah mampu menciptakan komunikasi dan hubungan dengan pihak luar 7) Fungsi
ekonomi,
adalah
menghemat
anggaran
dalam
kegiatan
pemeliharaan bahan pustaka 8) Fungsi keindahan, karena dengan kerapian dan kebersihan bahan pustaka maka akan tercipta keindahan sehingga pengguna akan merasa senang Marry Peacock Douglas menyebutkan bebrapa criteria dalam penyiangan bahan pustaka berupa buku14, yaitu: 1. Buku yang sangat rusak yang tidak bisa diperbaiki 2. Buku yang lembarannya tidak lengkap lagi 3. Buku yang isinya sudah out of date 4. Buku yang jumlah salinannya terlalu banyak 5. Buku yang kurang bermanfaat bagi masyarakat yang dilayani 6. Buku yang telah ada edisi baru atau ada edisi revisi 7. Buku yang dilarang beredar oleh pemerintah.
14
Yunus WInoto, “Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka: Sebuah Tinjauan Teoritis”Journal Info PERSADA; Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Vol.2/No.2/Agustus 2004, h.11
22
Sedangkan menurut HF McGraw (dalam Evans, 2000) menyebutkan bebrapa hal yang dapat menjadi criteria penyiangan, yaitu: 1. Memiliki duplikasi eksemplar yang terlalu banyak (melebihi ketentuan) 2. Merupakan koleksi sumbangan dan koleksi kurang dibutuhkan atau kurang sesuai dengan visi dan misi perpustakaan 3. Buku-buku yang sudah using (out of date) kuno terutama untuk kategori ilmu pengetahuan 4. Edisi yang sudah digantikan dengan edisi baru 5. Buku yang sangat kotor, lusush, lapuk, sobek dan lain-lain. 6. Buku-buku yang dicetak dengan huruf-huruf yang terlalu kecil dengan kualitas kertas yang rendah (mudah patah atau sobek) dan banyak halaman yang hilang 7. Volume yang sudah tidak dibutuhkan atau digunakan lagi oleh pengguna 8. Terbitan berkala yang tidak disertai ideks.
2.3.3. Kebijakan Penyiangan/Weeding Bahan Pustaka Kebijakan atau policy merupakan landasan atau pedoman untuk menyusun kebutuhan. Ada beberapa kebijakan yang perlu diperhatikan. Adapun kriteria penyiangan bahan pustaka menurut jenis bahan pustaka yang disiangi yaitu sebagai berikut.
23
1. Buku (monografi) Dalam melakukan penyiangan bahan pustaka yang berupa buku atau monografi15, yaitu sebagai beriku: 1) Bidang kajian. Bidang kajian yang sudah tidak sesuai dengan kebijakan instansi dan tujuan perpustakaan sebaiknya diasingkan 2) Usia atau umur koleksi dapat dipertimbangkan agar koleksi tersebut dapat diganti dengan koleksi baru 3) Cakupan duplikasi. Jumlah koleksi yang memiliki duplikasi yang banyak dalam jajaran rak sebaiknya dikurangi dan disisihkan ke tempat lain 4) Sumber alternatif. Dengan adanya kerjasama antar perpustakaan maka koleksi yang kurang bermanfaat dapat dikurangidengan mengakses kepada perpustakaan lain yang memiliki informasi yang dibutuhkan. 5) Kondisi fisik, buku-buku yang sobek, lapuk dan jilidnya rusak sebaiknya di-weeding untuk dilakukan perbaikan 6) Tingkat perlakuan, buku-buku yang berisi prinsip-prinsip dasar mempunyai manfaat yang lebih tinggi dan bersifat lama jika dibandingkan dengan buku-buku yang bersifat manual yang akan cepat out of date sejalan dengan perkembangan teknologi. 7) Kepentingan pengarang. Pengarang yang lebih menguasai tentang suatu sunbyek dalam ilmu tersebut, sebaiknya dipertahankan. Namun
15
Yunus WInoto. Ibid. h.14
24
apabila terpaksa harus dikeluarkan, maka harus ditempatkan pada tempat yang mudah untuk ditelusuri kembali. 8) Bahasa. Buku yang diterbitkan dalam bahasa Inggris biasanya lebih lama umur pemakaiannya, jika dibandingkan dengan buku yang diterbitkan dalam bahasa lain.
2. Serial Berbeda dengan kebijakan penyiangan untuk bahan pustaka yang berupa buku atau monografi, penyiangan bahan pustaka yang berupa serial memiliki kebijakan tersendiri16, yaitu: 1) Penerbit. Untuk penerbit serial yang prestisius dengan menerbitkan terbitan untuk objyek kajian kepada masyarakat luas, hendaknya dipertahankan. 2) Cakupan indeks. Majalah yang mempunyai cakupan indeks dan abstraks lebih bagus hendaknya menjadi bahan pertimbangan jika dibandingkan dengan majalah yang tanpa disertai indeks dan abstraks. 3) Versi diganti. Saat ini sudah banyak dijumpai majalah versi mikro, sehingga terbitan berseri yang sudah ada penggantinya ini dapat disisihkan untuk disiangi. 4) Usia. Untuk terbitan berseri ini dilakukan penyisihan, maka keseluruhan volume saja dengan atau dengan beberapa nomor saja
16
Yunus WInoto. Ibid. h.15
25
5) Bahasa. Bahasa yang digunakan akan turut menjadi faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiangi koleksi serial ini. Dalam bukunya, Lasa HS mengemukakan beberapa kriteria penyiangan untuk majalah. Menurutnya “Penyortiran majalah dilakukan untuk judul-judul majalah yang telah banyak dibaca oleh pengguna karena telah cukup waktu dipajang, maka hendaknya segera diambil. Kemudian majalah-majalah untuk sementara waktu disimpan dulu dalam almari, gudang, rak khusus diurutkan judulnya.”
3. Bahan Audio-Visual Menurut Qolyubi semua bahan audio-visual yang rusak atau cacat menjadi calon untuk disiangi. Keputusan dibuat per judul oleh Kepala bagian audio visual. Frekuensi penggunaan dan kerusakan menjadi faktor penting dalam keputusan.17
4. Bahan terbitan pemerintah Edisi-edisi terbitan pemerintah yang ada dalam koleksi terbitan pemerintah (Government Document Collection) yang menjadi kadaluarsa dengan adanya edisi baru menjadi calon untuk ditarik. Keputusan akhir dibuat per judul oleh pustakawan yang mengelola koleksi tersebut.18
5. Bahan rujukan
17
Masridah, Lelis. Kebijakan Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaka, 2009. 18
Ibid. 15
26
Bagian rujukan telah menetapkan kebijakan khusus bagi banyak sumber rujukan yang secara periodik menjadi kadaluarsa karena telah ada revisi atau edisi baru sebagai penggantinya. Keputusan untuk menarik judul-judul ini dan untuk merevisi kebijakan penyiangan dibuat oleh kepala bagian rujukan,
yang berkonsultasi dengan pustakawan
pengembangan koleksi.19 2.3.4. Prosedur Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka Hal selanjutnya yang tak kalah penting untuk dikaji adalah masalah prosedur penyiangan. Prosedur adalah sebuah cara sistematis dan terpikir secara baik untuk mencapai tujuan; prinsip dan praktek-praktek pengajaran.20 Dalam melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka, ada bebrapa prosedur yang harus dilakukan, yaitu: 1. Pustakawan (bersama dengan pihak terkait lainnya) mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan yang telah ditetapkan. 2. Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak 3. Buku-buku yang akan dikeluarkan dari rak buku, kartu-kartunya dikeluarkan dari buku yang bersangkutan dan kartu katalognya ditarik dari laci/jajaran catalog
19 20
448
Ibid. 16 Tim reality, Kamus Terbaru Bahasa Indonesia, (Surabaya: Reality Publisher), 2008, h.
27
4. Buku-buku yang dikeluarkan diberi tanda “dikeluarkan dari koleksi perpustakaan” sebagai bukti bahwa buku tersebut bukan lagi milik perpustakaan 5. Apabila bahan pustaka tersebut masih layak untuk digunakan (eksemplarnya terlalu banyak namun isi belum “out of date” dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau hadiah 6. Jika bahan pustaka dirasakan masih banyak dicari dan digunakan pemakai, maka buku tersebut hanya disimpan di gudang (weeding stock) 7. Untuk bahan pustaka yang akan dimusnahkan hendaknya memperhatikan peraturan yang berlaku berkaitan dengan penghapusan barang milik negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung di bawah pemerintah.
2.3.5. Kendala Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Kegiatan penyiangan bukanlah hal mudah yang bisa dilakukan siapa saja. Karena proses weeding memerlukan proses yang panjang dan tidak sebentar. Selain itu dalam pelaksanaannya banyak kendala atau hambatan dalam dari pihak pengelola perpustakaan sendiri. Berkaitan dengan hal ini penulis melihat bebrapa kendala dalam pelaksanaan kegiatan penyiangan21, yakni sebagai berikut. 1) Adanya kebanggaan terhadap koleksi (hambatan psikologis) seperti adanya perasaan tidak rela membuang bahan pustaka
21
Yunus WInoto, “Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka: Sebuah Tinjauan Teoritis”Journal Info PERSADA; Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Vol.2/No.2/Agustus 2004, h.17
28
2) Masih adanya anggapan jumlah koleksi menentukan mutu. Jumlah koleksi dianggap akan menunjukkan kehebatan perpustakaan tanpa memperhatikan kondisi dan relevansi bahan pustaka tersebut dengan tujuan perpustakaan 3) Adanya anggapan bahwa penyiangan berlawanan dengan tujuan pengadaan atau konsep pembangunan koleksi 4) Masih dijumpainya prosedur yang rumit, terutama untuk koleksi yang ada di perpustakaan pemerintah, karena setiap pengeluaran barang harus dilakukan melalui prosedur yang membutuhkan waktu lama dan terkesan rumit. Dalam buku yang berjudul less more than less, karya Donna J. Baumbach dan Linda L. Miller menyebutkan bahwa ada beberapa kendala dalam weeding22, yaitu: 1) Rasa bangga terhadap sebuah koleksi. 2) Pustakawan atau staf perpustakaan sebelumnya tidak melakukan weeding, sehingga malas untuk melakukannya. 3) Perasaan tidak suka membuang koleksi. 4) Lebih senang memberikan koleksi kepada perpustakaan lain atau orang lain dari pada membuangnya. 5) Koleksi yang banyak akan menunjang proses akreditas, jadi koleksi tetap disimpan.
22
Donna J. Baumbach dan Linda L. Miller, Less is More A Practical Guide to weeding School Library Collection, (Chicago: American Library Association, 2006), h. 4
29
6) Rasa sayang terhadap sebuah koleksi, hingga tidak akan membuang atau melakukan weeding hingga koleksi tersebut pantas untuk dibuang (benar-benar rusak) 7) Prinsip seseorang yang tidak akan pernah melakukan weeding. 8) Jika weeding dilakukan orang akan menganggap bahwa hal tersebut membuang ilmu atau penemuan dan membuang uang. 9) Tidak memiliki waktu cukup waktu untuk melakukan weeding 10) Ketidaktahuan seseorang mengenai ilmu dan manfaat weeding, sehingga timbul rasa takut akan membuang koleksi yang berhara atau seharusnya tidak dibuang, atau bahkan koleksi yang baru.
BAB III PROFIL PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
3.1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Utama Syarif Hidayatullah Jakarta Berdasarkan buku pedoman Perpustakaan Utama Perguruan Tinggi Universitas islam negeri Jakarta, pada dasarnya Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan peralihan nama dari perpustakaan IAIN Jakarta, yaitu sejak berdirinya ADIA (Akademi Dinas Ilmu Agama) pada tanggal 1 Juni 1957. Pada waktu itu keadaan perpustakaan ini masih sangat sederhana, hanya terdiri dari satu ruangan dengan koleksi sebanyak 2000 eksemplar dan hanya dikelola oleh seorang pegawai. Kemudian perpustakaan mulai berkembang ketika dipimpin oleh Bapak Drs. Ahmad Syadali (Rektor IAIN periode 1984 – 1993). Di masa kepemimpina beliau, kondisi perpustakaan lebih sistematis. Koleksi buku sudah diklasifikasikan menurut DDC (Dewey Decimal Classification). Sistem peminjaman sudah mulai tertib dan pegawainya pun bertambah menjadi empat orang. Selanjutnya pada tahun 1964, perpustakaan beralih ke pemimpinan Ny. Nabila Lubis, seorang sarjana ilmu perpustakaan dari Universitas Cairo Mesir. Pada masa beliau, perpustakaan banyak menerima sumbangan buku dari berbagai lembaga, khususnya kedutaan Mesir dan kedutaan Saudi Arabia, sehingga pada bulan Januari 1969 jumlah koleksi tercatat 1320 judul atau 10.999 eksemplar buku, 23 skripsi dan 310 eksemplar majalah. Saat ini, Prof. Dr. Nabilah Lubis
30
31
menjabat sebagai guru besar di fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Selanjutnya di tahun 1971-1983, perpustakaan dipimpin oleh Ny. Dra. Hj. Halimah Madjid. Pada masa kepemimpinannya perpustakaan lebih teratur dan menempati ruang yang lebih luas yang sekarang dikenal dengan gedung Aula Madya. Pada masa kepemimpinannya tepatnya pada tahun 1980 perpustakaan IAIN tercatat sebagai perpustakaan perguruan tinggi terbaik di seluruh wilayah DKI Jakarta. Sebuah prestasi yang cukup membanggakan yang diperoleh di masa kepemimpinan Ny. Dra. Hj. Halimah Madjid. Lalu pada tahun 1983-1984, Drs. M. Kailani Eryono menggantikan Ny. Dra. Hj. Halimah Madjid memimpin perpustakaan IAIN. Beliau merupakan alumni jurusan
perpustakaan
dari
Universitas
Indonesia.
Tidak
kalah
dengan
kepemimpinan sebelumnya, Drs. M. kailani pun memperoleh kesuksesan dengan berkembangnya perpustakaan dengan pesat. Pada tahun 1984-1998, Drs. Zainal Arifin Toy MLIS , seorang alumni jurusan bahasa Inggris dari IAIN Jakarta dan Master bidang perpustakaan dari Universitas of Illnois Urbana-Champaign, diangkat menjadi kepala perpustakaan IAIN. Pada masanya perpustakaan sempat mengalami perpindahan gedung baru berlantai tiga di Jl. Kertamukti No. 5 Pisangan – Ciputat yang saat ini menjadi Fakultas Psikologi. Di bawah kepemimpinannya dibentuklah Sekretariat Kerjasama Perpustakaan (SKP) yang anggotanya meliputi seluruh perpustakaan IAIN dan STAIN di Indonesia.
32
Periode selanjutnya, perpustakaan IAIN dipimpin oleh Drs. M. Djuhro S. Beliau adalah seorang sarjana bidang ilmu perpustakaan dari Universitas Indonesia. Ia mengepalai perpustakaan IAIN dari tahun 1998 hingga tahun 2000. Pada masa kepemimpinannya kembali terjadi perpindahan gedung. Gedung baru tersebut dibangun pada bekas gedung sanggar Pravitasari. Dengan demikian lokasi perpustakaan dan kampus menjadi lebih dekat dan hal ini mungkin menjadi sebuah harapan bagi para insane akademik untuk menjadikan perpustakaan sebagai gudang ilmu pengetahuan. Sejak tahun 2001 hingga akhir tahun 2006, Perpustakaan Utama UIN Jakarta dikepalai oleh DR H. Udjang Tholib, MA. Beliau pernah bekerja di perpustakaan ini pada tahun 1975-1985, dan di tahun 1984 mengikuti Program Sertifikat Tenaga Asisten Perpustakaan selama 8 bulan di Universitas Indonesia. Di tahun ini, berbagai upaya perbaikan telah dilaksanakan, antara lain perbaikan gedung dan perlengkapannya, penerapan system otomasi, penerapan system kamanan koleksi dengan sensormatic, penambahan jenis layanan seperti warnet, audio visual dan lain sebagainya. Perkembangan selanjutnya, pada tahun 2004 bekerjasama dengan kedutaan Amerika Serikat Perpustakaan Utama UIN Jakarta telah membuka American Corner (Amcor). Ini dimaksudkan sebagai upaya memenuhi kebutuhan informasi para sivitas akademika, terutama berbagai informasi yang terkait dengan Amerika. Banyak informasi yang disediakan di Amcor, seperti buku-buku, majalah, jurnal tercetak, online journal (EBSCO, dll). Selain itu Amcor juga secara regular
33
mengadakan berbagai kegiatan seperti pemutaran film, teleconference, diskusi, dll. Hingga tahun 2009 pengembangan perpustakaan terus dilakakukan, mulai dari system otomasi berbasis web dengan nama TULIIS (The Technology of UIN for Library & Information System), perubahan layout perpustakaan, khususnya pada ruang koleksi dan ruang baca. Saat ini Perpustakaan Utama UIN dipimpin oleh DR. Muhammad Zuhdi. Seiring dengan berubahnya status IAIN menjadi UIN yang mengacu kepada Surat Keputusan Presiden RI No. 31 tertanggal 20 Mei 2002, maka dengan sendirinya nama perpustakaan ikut berubah menjadi Perpustakaan Utama Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.1 Dari uraian di atas bisa ditarik kesimpulan bahwa Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dari tahun ke tahun terus mengalami perkembangan yang sangat pesat. Hal ini bisa dibuktikan dengan sarana dan prasarana perpustakaan yang mulai modern dan canggih.
3.2. Struktur Organisasi Perpustakaan Untuk membantu berjalannya kinerja perpustakaan yang baik maka dibutuhkan struktr organisasi. Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pun memiliki struktur organisasi sendiri yang dibentuk untuk mengoptimalkan usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan, terutama sebagai pusat kegiatan dan penelitian civitas akademika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 1
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Pedoman Penggunaan Perpustakaaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, (Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2009), h. 1- 4
34
Dengan adanya struktur organisasi ini, maka secara tidak langsung Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dapat menggambarkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh pegawai perpustakaan tersebut. Dalam struktur organisasi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, kepala perpustakaan utama bertanggung jawab langsung kepada rektor melalui Pembantu Rektor Bidang Akademik. Dalam pelaksanaan tugas-tugas operasional, kepala Perpustakaan Utama dibantu oleh Wakil Kepala, tiga sub bagian yaitu Sub Bagian Umum, Sub Bagian Layanan Teknis dan Sub Bagian Layanan Umum, serta dibantu oleh Kepala-Kepala Urusan dan Kelompok pustakawan. Sub bagian layanan teknis membawahi Kepala-kepala Urusan (Kaur) seperti Kepala Urusan Pemeliharaan, dan Kepala Urusan Pengolahan, Kepala Urusan Pemeliharaan, dan Kepala Urusan Pustakawan dan SDM Koleksi. Sedangkan Sub Bagian Layanan Umum membawahi Kepala Urusan Sirkulasi, Kepala Urusan Referensi, Kepala Urusan Layanan Khusus dan Kerjasama serta Kepala Urusan Otomasi, ICT dan Multimedia. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi Perpustakaan utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
35
STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA2 Rektor Prof. Dr. Komaruddin Hidayat, MA Pembantu Rektor Bidang akademik Dr. Jamhari MA
Kepala Perpustakaan Dr. M. Zuhdi. M. Ed. Phd.
Wakil Kepala Perpustakaan Nuryudi. Mlis.
Sub Bagian Administrasi Dra. Sumiati Sub Bag. Layanan Teknis Sub Bag. Layanan Umum Siti Maryam M.Hum Drs. Anwar Syamsuddin. MM
Kaur Pengolahan
Kaur Pengadaan dan Pengmb. Koleksi
Kaur Pemeliharaan
Kaur Sirkulasi
Supriyani. S.Ip Dra. Gustiati
Kaur Referensi M. Salbani
Hj. Nilzamni Lubis BA
Ulfa Andayani. M, Hum
Gambar 1 Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
2
Ibid, h. 14
Kaur Otomasi ICT & Multimedia
Kusaeni
36
3. 3. Koleksi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki banyak koleksi, yaitu meliputi koleksi umum, koleksi referensi, koleksi deposit (skripsi, tesis, disertasi), laporan hasil penelitian, jurnal ilmiah dan majalah populer serta surat kabar.3 Pertama, koleksi umum. Koleksi umum di Perpustakaan Utama ini terdiri dari buku-buku yang dapat dipinjam untuk dibawa pulang. Saat ini Perpustakaan Utama menyediakan tidak kurang dari 32. 400 judul (61.500 eksemplar) koleksi umum yang siap dipinjamkan kepada para anggota. Kedua, koleksi referensi. Koleksi Referensi (bahan rujukan) adalah berbagai bahan yang hanya bisa digunakan atau dibaca di perpustakaan, tidak untuk dipinjamkan (dibawa pulang). Hingga saat ini Perpustakaan Utama memiliki kurang lebih 1300 judul (4500 eksemplar) buku rujukan (referensi) yang meliputi rujukan tentang kajian Islam, tafsir, hadis, rujukan dalam ilmu-ilmu sosial seperti pendidikan, hukum, politik, ekonomi dan berbagai biografi para tokoh. Ketiga, koleksi deposit. Yang termasuk dalam kategori ini adalah koleksi skripsi, tesis dan disertasi. Koleksi ini mayoritas berasal dari deposit karya para alumni UIN sendiri, dan sebagian kecil berasal dari karya tulis alumni McGill University (terutama tesis dan disertasi). Hingga bulan September 2009, koleksi skripsi berjumlah 15.876, koleksi tesis sebanyak 968 dan koleksi disertasi sebanyak 434.
3
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,. Pedoman Penggunaan perpustakaan.. Jakarta: 2009. h. 6
37
Keempat, koleksi serial. Koleksi serial adalah koleksi yang terdiri dari jurnal ilmiah, majalah populer dan surat kabar. Beberapa judul jurnal ilmiah yang dikoleksi oleh Perpustakaan Utama UIN adalah Al-Huda, Jauhar, Studia Islamika, Kultur, Al-Jami’ah, Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan, Jurnal Adabiyah, Archipel, International Journal of Middle East Studies, Journal of Islamic Studies, Modern Asias Studies, dan lain-lain. Dan majalah populer yang dilanggan saat ini adalah Forum Keadilan, Gatra, Amanah,dan Alo Indonesia (berbahasa Arab). Perpustakaan Utama UIN ini juga berlangganan surat kabar harian yaitu Republika, Media Indonesia, Tempo dan Kompas. Kelima, koleksi non-cetak. Koleksi ini berupa Audio-visual (AV). Namun karena beberapa hal koleksi jenis ini belum bisa dilayangkan kepada para pengguna perpustakaan. Adapun koleksi non cetak yang ada di Perpustakaan Utama adalah CD-ROM sebanyak 600 judul (877 CD), kaset audio sebanyak 11 judul (15 kaset) dan kaset video sebanyak 3 judul (24 kaset). Dan koleksi terakhir yang dimiliki Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah adalah koleksi laporan penelitian. Saat ini ada sekitar 1800 judul laporan penelitian yang terdiri atas laporan penelitian dalam bidang keagamaan, sosial dan budaya. Itulah beberapa koleksi yang tersedia di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Selanjutnya kita masuk ke pembahasan tentang sistem pelayanan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
38
3.4. Sistem Pelayanan Perpustakaan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam kegiatan sirkulasi menggunakan system layanan terbuka (open access). Dengan sitem layanan terbuka maka setiap pengunjung mendapat kesempatan untuk dapat mengakses secara langsung koleksi yang ada di perpustakaan. Bagi para pengguna jasa perpustakaan yang ingin meminjam koleksi dapat mencari atau memilih koleksi secara langsung di rak dan kemudian dibawa ke petugas sirkulasi untuk dip roses. Namun, hal penting yang harus diperhatikan oleh pengguna jasa Perpustakaan Utama UIN adalah memperhatikan jam kerja dan jam layanan pada perpustakaan ini. Tabel 1 Jam Layanan Peminjaman dan Pengembalian
Senin - Kamis
Jum’at Sabtu
Jam: 08.30 – 12.00 WIB Buka Jam: 12.00 – 13.00 WIB Istirahat Buka Jam: 12.00 – 20.00 WIB Buka Jam: 08.30 – 11.00 WIB Istirahat Jam: 1.00 – 14.00 WIB Buka Jam: 14.00 – 20.00 WIB Tidak ada pelayanan/tutup (Stack Reading)
Layanan yang ada di Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah ini meliputi layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan koleksi khusus, layanan tendon, layanan audio visual dan multimedia, layanan corners, layanan pendidikan pemakai, layanan fotokopi dan layanan warnet. Dengan layanan terbuka atau open access ini diharapakan setiap pengunjungdapat melakukan browsing (pencarian informasi) sepuas-puasnya.
39
3.5. Keanggotaan Mengenai keanggotaan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, semua sivitas akademika UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen maupun karyawan berhak menjadi anggota dan menggunakan fasilitas perpustakaan. Namun, fasilitas tersebut baru terpenuhi apabila telah memenuhi persyaratan yang ditentukan. Persyaratan bagi mahasiswa dan dosen berbeda prosedurnya. Mahasiswa dan dosen yang telah melakukan prosedur dengan benar dan lengkap, mereka langsung teregristrasi menjadi Perpustakaan Utama UIN. Setiap anggota Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki hak seperti: 1) Menggunakan bahan Pustaka (koleksi) Perpustakaan Utama UIN Jakarta. 2) Memperoleh satu kartu anggota 3)
Memperoleh satu eksemplar buku Panduan Penggunaan Perpustakaan Utama UIN Jakarta
4) Mendapatkan pelayanan peminjaman buku, informasi, foto copy dan bimbingan perpustakaan. 5) Menggunakan ruang baca dan fasilitas lainnya 6) Menggunakan skripsi, tesis, disertasi, majalah dan laporan penelitian 7) Menggunakan rental internet, rental computer dan fasilitas-fasilitas lainnya. Yang berhak menjadi anggota Perpustakaan Utama ini tidak hanya sivitas akademika UIN Jakarta saja, anggota dari luar pun diperbolehkan menjadi anggota. Sama seperti yang lainnya, mereka pun harus melakukan registrasi sesuai prosedur yang ada baru kemudian mereka akan diterima menjadi anggota
40
istimewa. Setelah itu mereka akan mendapatkan hak yang sama seperti anggota lainnya. Jadi dari keterangan di atas, bisa disimpulkan bahwa keanggotan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta terdiri dari tiga golongan, yaitu mahasiswa UIN Jakarta, Dosen dan Karyawan UIN Jakarta dan anggota istimewa (dari luar UIN Jakarta).
3.6. Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan Suatu perpustakaan erat hubungannya dengan keadaan gedung atau ruang perpustakaan yang menyangkut keamanan para pengguna jasa perpustakaan. Lokasi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini terletak di tempat yang sangat strategis, yaitu berada di tengah-tengah kampus dekat dengan fakultas-fakultas yang ada di dalamnya yang mudah dijangkau baik oleh mahasiswa maupun staf pengajar dari berbagai tempat kegiatan akademis. Lokasi perpustakaan yang demikian memiliki bebrapa keuntungan dimana letaknya yang dekat dengan gedung-gedung perkuliahan dan jauh dengan jalan raya sehingga memungkinkan perpustakaan terhindar dari kebisingan lalu lintas. Tepatnya, Perpustakaan Utama UIN Jakarta berada di Kampus I UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Jl. Ir. H. Juanda No. 95 Ciputat. Meskipun
dikelilingi
dengan
gedung-gedung
yang
tinggi,
tidak
mengakibatkan tehalangnya sinar matahari untuk dapat masuk ke dalam ruang perpustakaan. Perpustakaan ini dibangun dengan banyak kaca dan jendela sehingga memudahkan untuk cahaya masuk ke dalam ruang perpustakaan. Selain
41
itu
untuk
menjaga
kenyamanan
para
pengguna
perpustakaan,
gedung
perpustakaan memanfaatkan AC (Air Conditioner) sehingga walaupun jendela tidak selalu dibuka, udara tetap sejuk dan aktivitas di dalam perpustakaan pun tetap nyaman. Perpustakaan Utama terdiri dari 3 (tiga) lantai. Gedung ini dibangun dengan menggunakan disain modul, yaitu disain bangunan yang menggunakan dinding pemisah ruang untuk menopang bobot sebagai pendukung konstruksi dan juga menggunakan sejumlah tiang yang berderet pada jarak yang sama. Dengan demikian diharapkan mampu menopang bobot, sehingga tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Adapun ruangan yang terdapat pada gedung Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini adalah sebagai berikut. Lantai I digunakan sebagai ruang perkantoran. Lantai II digunakan sebagai layanan baca, layanan sirkulasi dan layanan Corners. Lantai III digunakan sebagai tempat layanan koleksi referensi, layanan skripsi, tesis, disertasi serta layanan jurnal dan majalah. Ruangan yang dimiliki oleh Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah jakart yang tidak kalah pentingnya adalah ruangan kepala perpustakaan. Ruang kepala perpustakaan terletak di lantai I berdampingan dengan ruang tat usaha dan ruang pemeliharaan. Selanjutnya ruangan lainnya adalah ruang pengolahan. Ruangan ini terletak di lantai I, berdampingan dengan ruang pengadaan. Ruang pengolahan ini
42
berukuran 4 x 8m dan merupakan ruang kerja bagi para petugas pengolahan. Segala aktivitas yang menyangkut proses pengolahan bahan pustaka seperti pendaftaran pada buku induk, penentuan nomor kelas, pembuatan katalog dan penempatan pada buku berlangsung di ruangan ini. Setelah pengolahan bahan pustaka ini selesai dilakukan, maka barulah bahan pustaka tasi diteruskan ke ruang koleksi untuk disusun di rak. Dari semua uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan perpustakaan perpguruan tinggi yang membantu terlaksananya Tri Darma Perguruan Tinggi dengan maksud mengangkat khazanah budaya Islami dan ilmu pengetahuan serta menjadikan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai perpustakaan Perguruan Tinggi terkemuka baik dalam kelengkapan koleksinya maupun keragaman pelayanannya. Di samping memiliki kelengkapan koleksi dan keragaman pelayanan, Perpustakaan Utama ini juga mempunyai gedung dan fasilitas perpustakaan yang cukup lengkap. Dengan demikian Perpustakaan Utama Universitas Islam Negeri Jakarta layak dijadikan sebagai sumber informasi pengetahuan dan sarana penelitian bagi para pengguna jasa perpustakaan.
BAB IV TEMUAN HASIL PENELITIAN DI PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
1.1. Profil Informan Pada bab ke empat ini penulis akan memaparkan tentang temuan hasil penelitian penyiangan (weeding) bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Penulis telah melakukan observasi di perpustakaan utama tersebut adalah untuk mengetahui secara jelas tentang proses penyiangan (weeding) di perpustakaan tersebut. Observasi tersebut diakhiri dengan wawancara dengan beberapa informan, yaitu Kepala Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Dr. M. Zuhdi, M, Ed. (MZ), kasubag layanan teknis, Siti Maryam. S.Ag, M, Hum (SM) dan kaur bagian pemeliharaan, Hj Nilzamni Lubis, BA (NL); beliau semua adalah orang yang memiliki wewenang dalam pelaksanaan penyiangan (weeding) di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Sebelum masuk pada pembahasan inti pada skripsi ini; yaitu kebijakan, prosedur dan kendala penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, penulis akan mendeskripsikan profil-profil informan. Adapun profil jelas dari informan-informan tersebut adalah sebagai berikut. 1.1.1. Informan I Dr. M. Zuhdi, M, Ed. (MZ) menjabat sebagai kepala perpustakaan utama selama empat tahun, yaitu periode 2007 sampai 2011. Pada periode 2001 sampai 2006, beliau kuliah di Jurusan Pendidikan pada McGill 43
44
University. Selama menjabat sebagai kepala perpustakaan, beliau masuk golongan 3B. Selain dipercaya sebagai kepala Perpustakaan Utama UIN Jakarta, beliau juga aktif mengajar di Fakultas Tarbiyah untuk jurusan PAI (Pendidikan Agama Islam) dan Pendidikan Bahasa Arab (PBA). Dalam proses penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, beliau
memiliki wewenang dalam
memonitori kegiatan penyiangan.
memberikan persetujuan dan
Selain itu beliau juga salah satu
penanggung jawab utama seluruh kegiatan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta.
1.1.2. Informan II Siti Maryam. S.Ag, M,Hum (SM) telah bekerja di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sejak 1998 dan langsung menjabat di bagian pengadaan. Saat itu Perpustakaan Utama baru ada pengadaan, pemeliharaan dan pengolahan. Memasuki tahun 2009 dibentuk layanan teknis yang langsung dipercayakan kepada beliau. Selain bekerja di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, hingga saat ini informan yang masuk golongan 3D ini aktif mengajar sebagai dosen Ilmu Perpustakaan di Fakultas Adab dan Humaniora untuk mata kuliah Sistem Temu Kembali dan Informasi. Dalam kegiatan penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, beliau bertanggung jawab dalam proses pengadaan, pemeliharaan dan pengolahan. Selain itu bersama dengan kaur penyiangan, beliau juga ikut serta dalam pelaksanaan penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta.
45
1.1.3. Informan III Hj Nilzamni Lubis, BA (NL) adalah salah satu staff Perpustakaan Utama UIN Jakarta yang telah mengabdi sejak tahun 1977 dan masih berlanjut hingga saat ini. Sepanjang pengabdiannya, beliau pernah dipercayakan untuk menangani bagian sirkulasi, pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan. Saat ini beliau dipercayakan untuk menangani masalah pemeliharaan, yaitu di bagian Kaur penyiangan. Selain itu, beliau juga pernah aktif mengikuti Forum Studi Wanita sejak tahun 1980-an dan juga menjabat sebagai bendahara II di Darma Wanita. Dalam kegiatan penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, beliau memiliki wewenang dalam membentuk anggota pelaksana penyiangan. Selain itu beliau juga turut serta melaksanakan dan mengawasi kegiatan penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Melalui pemaparan mengenai hasil observasi serta wawancara yang dilakukan dengan ketiga informan tersebut,
diharapkan nantinya mampu
memberikan penjelasan yang jelas mengenai kebijakan (policy), prosedur serta kendala penyiangan (weeding) di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Secara lebih jelas, pemaparan tersebut akan dijelaskan pada point atau sub-sub bab berikut ini.
1.2. Kebijakan Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Selanjutnya masuk pada kebijakan penyiangan bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Sebelumnya telah
46
diterangkan bahwa kebijakan (policy) merupakan landasan atau pedoman untuk menyusun kebutuhan. Ada beberapa kebijakan yang perlu diperhatikan dalam proses
penyiangan.
Melalui
‘Draft
Kebijakan
Pengembangan
Koleksi’
Perpustakaan Utama UIN Jakarta disebutkan bahwa kebijakan penyiangan (weeding) bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai berikut1. 1. Koleksi umum (koleksi yang disirkulasikan) yang tidak lagi digunakan dalam waktu 10 tahun terakhir. 2. Koleksi yang rusak dan tidak bisa diperbaiki lagi 3. Pustaka yang informasinya cepat kadaluarsa (seperti pamflet, majalah umum dan lain-lain) dikeluarkan secara teratur setiap tiga bulan sekali. Dalam wawancara khusus dengan kasubag layanan teknis, yaitu SM, beliau menyebutkan bahwa kebijakan tersebut merupakan kebijakan pengembangan koleksi. Namun, secara tidak resmi kebijakan tersebut digunakan sebagai pedoman pelaksanaan penyiangan (weeding) bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, karena penyiangan adalah salah satu bagian dari proses pengembangan koleksi.2 Kebijakan secara khusus mengenai penyiangan belum ada, tapi kita ada Draft Kebijakan Pengembangan Koleksi dimana di dalamnya ada kebijakan penyiangan. Karena penyiangan adalah bagian dari pengembangan koleksi. Namun ini belum bisa dijadikan kebijakan khusus karena belum disahkan. Dan selama ini kurang lebih penyiangan di Perpustakaan Utama ini berpedoman pada draft tersebut.(sm)
1 Perpustakaan Utama. Draft Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Tidak diterbitkan. 2 Siti Maryam, S.Ag, M.Hum. Staf Layanan Teknis Perpustakaan Utama UIN Jakarta, Wawancara Pribadi, Jakarta, 6 Januari 2011.
47
Sedangkan menurut MZ, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah tidak memiliki kebijakan secara tertulis karena perpustakaan lebih sering melakukan stock opname dari pada penyiangan. Karena penyiangan yang terlalu sering dilakukan, dikhawatirkan nantinya target untuk menambah koleksi akan terhambat.3 Namun, MZ, juga menyebutkan bahwa hal tersebut tidak sepenuhnya menjadi kendala untuk tidak melakukan penyiangan karena setiap tahunnya penyiangan tetap dilaksanakan dengan kebijakan sebagai berikut. 1. Koleksi yang sudah out of date. 2. Usia atau umur koleksi dapat dipertimbangkan agar koleksi tersebut dapat diganti dengan koleksi baru. Buku-buku yang sobek, lapuk dan jilidnya rusak juga masuk kriterian penyiangan. 3. Cakupan duplikasi. Jumlah koleksi yang memiliki duplikasi yang banyak dalam jajaran rak sebaiknya dikurangi dan disisihkan ke tempat lain. Kami tidak memiliki kebijakan tertulis. Itu sangat susah dilakukan karena koleksi di perpustakaan utama masih sangat terbatas. Jadi, penyiangan yang terlalu sering dilakukan, dikhawatirkan target untuk menambah koleksi akan terhambat. (mz) Walaupun penyiangan tidak sering dilakukan, bukan berarti kami tidak melakukan weeding atau penyiangan. Yang kami lakukan adalah kami melakukan stock opname setiap tahun pada musim libur pada bulan Juli - Agustus.(mz) Kemudian pendapat lain juga diungkapkan oleh salah seorang kaur bagian pemeliharaan, NL, menyebutkan bahwa salah satu kebijakan serta kriteria bahan pustaka yang disiangi adalah sebagai berikut:4 1. Bahan pustaka yang sudah rusak.
3 M. Zuhdi, M. Ed. Kepala Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Wawancara Pribadi, Jakarta, 2 Desember 2010. 4 Hj. Nilzamni Lubis, BA. Staf Bagian Pemeliharaan Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Wawancara Pribadi. Jakarta, 7 Januari 2011.
48
2. Bahan pustaka yang beberapa jumlah halamannya hilang atau sobek. 3. Banyaknya cakupan duplikasi sebuah bahan pustaka yang kurang diminati. Kriteria penyiangan antara lain bahan pustaka yang rusak, out of date,duplikasinya banyak dan juga buku-buku yang beberapa jumlah halamannya hilang.(nl) Dalam hal ini, penulis menyimpulkan bahwa Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memang belum memiliki kriteria atau kebijakan khusus yang menjadi pedoman untuk melakukan penyiangan. Hal ini dapat dilihat melalui wawancara langsung dengan beberapa informan; yaitu dengan Kepala Perpustakaan Utama, kasubag layanan teknis dan juga kaur bagian pemeliharaan, dan observasi langsung ke lapangan. Setelah menganalisa lebih dalam penulis memang tidak menemukan kebijakan khusus yang dilegalkan untuk melakukan penyiangan, jadi hingga saat ini penyiangan yang dilakukan masih berpatok kepada kebijakan umum penyiangan bahan pustaka. Meskipun tanpa kebijakan tertulis, setiap tahunnya Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta terus melakukan penyiangan. Hal tersebut dilakukan
guna
mencapai
visi
utama
perpustakaan
yaitu
menjadi
perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki koleksi yang lengkap pada koleksi Islamic Study.
1.3. Prosedur Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Sebagai perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki kewajiban untuk memenuhi kebutuhan akademis para penggunanya, perpustakaan utama memang selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik. Salah satu pelayanan yang
49
diberikan adalah dalam hal perawatan koleksi, yang mana direalisasikan dengan diadakannya stock opname dan juga penyiangan (weeding). Namun, karena masih minimnya koleksi yang dimiliki oleh perpustakan utama, maka MZ menuturkan bahwa pelaksanaan penyiangan yang terlalu sering akan menjadi kendala tercapainya kuota koleksi yang dibutuhkan. Maksud dari ‘minimnya koleksi’ di sini adalah jumlah koleksi yang ada di perpustakaan utama masih belum mencukupi kuota pengguna, yaitu mahasiswa UIN Jakarta khususnya dan non-UIN jakarta pada umumnya. Dalam hal ini MZ menuturkan bahwa minimal seorang mahasiswa memiliki lima belas judul buku yang bisa ditawarkan oleh Perpustakaan Utama. Hal tersebut masih belum terwujud karena setiap tahunnya jumlah pengguna terus bertambah, khususnya dalam lingkungan UIN Jakarta sendiri.5 Maksud dari kebijakan satu mahasiswa berbanding 15 buku (1:15) hanya merupakan kebijakan/standar lokal Perpustakaan Utama UIN Jakarta yang idelanya mampu memenuhi kebutuhan mahasiswa, dan bukan mengacu pada standar apapun. Rasionalisasinya adalah satu mahasiswa lima belas judul. Dan jika ada dua puluh ribu mahasiswa, maka lebih dari tiga ratus ribu judul lebih koleksi diperlukan. Saat ini kurang lebih ada tujuh puluh ribu judul. Jika anggaran belanjanya dua miliar, maka untuk mewujudkannya kurang lebih membutuhkan lima tahun untuk memenuhi atau menambah koleksi dan memenuhi target kuota yang diinginkan. Nah itu jika jumlah anggaran belanja sebanyak dua miliyar, tetapi UIN hanya menganggarkan satu milyar untuk anggaran belanja karena kebutuhan UIN tidak hanya untuk perpustakaan saja. Nah, oleh karena itu jika weeding terlalu sering dilakukan maka target tersebut akan susah dicapai.(mz) Layaknya proses penyiangan pada umumnya, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki prosedur tersendiri dalam pelaksanaan
5
M. Zuhdi, Wawancara Pribadi, op.cit.
50
penyiangan. Dalam proses penyiangan tersebut biasanya dilaksanakan bersamaan dengan
proses
stock
opname,
yang
mana
biasanya
diakhiri
dengan
dilaksanakannya penyiangan bahan pustaka dengan tetap mengacu pada kebijakan penyiangan yang sudah disepakati bersama. Dalam kasus ini, kasubag layanan teknis, SM, memberikan penjelasan tentang pelaksanaan penyiangan yang dibarengi dengan stock opname. Beliau menjelaskan bahwa proses penyiangan tidak bisa dipisahkan dari proses stock opname karena tidak adanya tenaga untuk melaksanakannya. Karena jika dilaksanakan di luar waktu stock opname tidak ada tenaga dan waktu untuk memilih bahan-bahan yang akan disiangi.(sm) Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang mekasanakannya adalah bagian teknis (khususnya bagian pemeliharaan).6 Kemudian dalam wawancara lain kaur bagian pemeliharaan, NL, juga menerangkan bahwa penanggung jawab penyiangan adalah staf penyiangan yang dibentuk oleh kaur pemeliharaan.7 Dalam hal ini penulis menyimpulkan bahwa penanggung jawab penyiangan secara umum dipegang oleh kepala perpustakaan, dan dilaksanakan oleh kasubag layanan teknis dan kaur bagian pemeliharaan. Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang mekasanakannya adalah bagian teknis (khususnya bagian pemeliharaan).(sm) Kita membentuk panitia dan panitia tersebutlah yang bertanggung jawab. (nl)
6 7
Siti Maryam, S.Ag, M.Hum, Wawancara Pribadi, op.cit. Hj. Nilzamni Lubis, BA. Wawancara Pribadi.op.cit.
51
Sesuai dengan kebijakan penyiangan (weeding) bahan pustaka yang telah dipaparkan sebelumnya, prosedur penyiangan yang dilakukan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai berikut.8 1) Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan kebijakan penyiangan yang telah disepakati. Mulanya kaur penyiangan, dalam hal ini kaur pemeliharaan, membentuk tim pelaksana penyiangan, yang mana terdiri dari staf penyiangan, staf layanan teknis dan beberapa pustakawan lain. Tim inilah yang melakukan pemilihan bahan pustaka yang perlu disiangi sesuai dengan kebijakan penyiangan
yang sudah disepakati. Umumnya
dilaksanakan pada musim libur, yaitu Juli – Agustus. Para pustakawan mengecek dan mendata semua bahan pustaka yang ada pada form khusus. Selain pada waktu-waktu tersebut, para staf kaur pemeliharaan juga melakukan steak reading (pembenahan koleksi dengan kurun waktu yang biasa ditentukan perpustakaan, seperti menata ulang koleksi-koleksi yang tercecer dengan melihat urutan nomor panggil, abjad, pengarang serta abjad judul) setiap harinya; yaitu setiap hari mereka mengecek buku-buku yang ada di rak koleksi dan buku-buku yang rusak langsung ditarik untuk disiangi. 2) Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak. Sebelumnya perlu dipahami bahwa proses penyiangan bahan pustaka di perpustakaan utama diawali dengan proses stock opname atau perawatan. Setelah melakukan stock opname biasanya akan menghasilkan 8
M. Zuhdi, Wawancara Pribadi, op.cit.
52
beberapa buku yang kurang layak dipakai, seperti out of date, rusak, tidak bisa dijilid dan kekurangan-kekurangan lainnya. Jadi, awalnya para pustakawan bagian layanan teknis mendata semua buku yang ada. Setelah semua data terkumpul, para pustakawan biasanya terbagi dalam beberapa orang atau kelompok kecil untuk mendata dan menganalisa setiap bahan pustaka, apakah masih layak untuk dipakai ataukah masuk kriteria penyiangan. Bahan pustaka yang masih layak akan diberi tanda khusus, dan untuk bahan pustaka yang sudah tidak layak langsung masuk kriteria penyiangan dan dalam formnya akan diberi keterangan ‘disiangi’ atau ‘weeding’. 3) Daftar koleksi yang akan disiangi kemudian dilaporkan kepada Kepala Perpustakaan untuk kemudian disetujui. Prosedur selanjutnya adalah bahan pustaka yang sudah selesai didata dan dianalisa oleh para petugasnya kemudian diserahkan kepada kepala perpustakaan. Kepala perpustakaan utama akan membaca dan mengecek hasil laporan tersebut, dan jika bahan pustaka yang siap disiangi sudah sesuai dengan kebijakan yang ada maka kepala perpustakaan akan langsung menandatangani atau menyetujuinya. Setelah itu proses penyiangan weeding bisa langsung dilaksanakan. Kemudian untuk mempermudah penyeleksian, para staf yang membagi koleksi menjadi dua kategori, yaitu koleksi umum dan koleksi Islam. Dari data tersebut dijadikan sebagai acuan melakukan stock opname dan
weeding.
Dalam
proses
penyiangan
(weeding),
pustakawan
53
menggolongkannya dalam beberapa golongan dan setiap golongan diberi tanda khusus. Tanda-tanda tersebut adalah sebagai berikut. Tabel 2 Tabel Tanda-tanda dalam Penyiangan Tanda A B C D E
Keterangan Rusak parah dan penggunaan masih tinggi Rusak parah dan penggunaan rendah Rusak ringan dan penggunaan tinggi Rusak ringan dan penggunaan rendah Out (out of date, rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi)
4) Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi, nomor katalognya dibiarkan namun koleksinya dianggap tidak tersedia. Perlu diketahui bahwa saat ini perpustakaan utama sudah menggunakan katalog online, dan maksud dari prosedur ini adalah bahan pustaka yang akan disiangi harus dikeluarkan dari katalog online. Namun, dalam hal ini perpustakaan tidak benar-benar
mengeluarkannya,
perpustakaan hanya memberi tanda khusus untuk bahan pustaka yang ditarik tersebut. Biasanya dalam katalog online ada tiga tanda khusus; yaitu tersedia, rusak dan hilang. Jika bahan pustaka ditarik untuk disiangi, maka dalam katalog online tanda “rusak” akan di-check list. Lebih jelas mengenai tanda-tanda tersebut akan dijelaskan berikut ini. Tabel 3 Tabel Status Bahan Pustaka Tanda Tersedia Hilang Rusak
Keterangan Bahan pustaka ada di perpustakaan utama/ koleksi Bahan pustaka tidak ada di perpustakaan utama/ koleksi Bahan pustaka sedang diperbaiki
54
Tanda-tanda tersebut digunakan agar para pemustaka tahu tentang status dari sebuah bahan pustaka yang ada di perpustakaan utama, apakah tersedia, rusak atau hilang. 5) Bahan pustaka yang sudah out of date, kurang diminati dan rusak atau sudah mendapat gantinya bisa disiangi. Dari semua data yang masuk kategori ‘disiangi’ biasanya masih dilihat dan dianalisa ulang. Semua bahan pustaka yang masuk daftar tersebut belum tentu benar-benar layak disiangi. Ada bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki, dijilid ulang dan jika ada bahan pustaka yang masih banyak dibutuhkan tetapi sudah tidak bisa disimpan biasanya akan di-scan. 6) Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan ke dalam rak koleksi. Untuk memastikan bahwa bahan pustaka memang layak disiangi, maka perlu dilakukan pengecekan dan analisa yang benar. Bahan pustaka yang selayaknya masih bisa dijilid bisa dikembalikan ke rak koleksi setelah dijilid ulang. Kemudian bahan pustaka yang eksemplar atau copyannya lebih dari dua dan memiliki banyak peminat, perpustakaan utama menyediakan kurang lebih lima duplikasi. Sedangkan bahan pustaka yang kurang tampak (sedikit) diminati oleh pemustaka, maka bahan pustaka yang jumlahnya lima eksemplar oleh kaur pemeliharaan akan ditarik tiga eksemplar dan menyisakan dua eksemplar di dalam koleksi. Kalaupun ada koleksi yang sama sekali tidak pernah dipinjam, bukan berarti koleksi tersebut akan sepenuhnya ditarik dari koleksi. Kaur pemeliharaan akan tetap menyisakan dua eksemplar sebagai koleksi, walaupun di dalam
55
akumulasi peminjaman buku selama satu tahun buku ini hanya tercatat satu kali peminjaman saja. Hal ini dilakukan karena mempertimbangkan minimnya koleksi yang ada di perpustakaan utama. Biasanya proses penyiangan ini tidak serta merta langsung dikerjakan dalam satu waktu. Namun temponya biasanya tidak lebih lama dari pada proses stock opname ataupun proses pendataan karena harus mendata seluruh bahan pustaka. Sementara dalam penyiangan pustaka hanya perlu mengecek ulang data yang sudah ada (yaitu bahan pustaka yang siap disiangi). Pustakawan akan memperbaiki bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dan menyiangi bahan pustaka yang sudah tidak layak digunakan. Dalam kasus lain, ada bahan pustaka yang beberapa jumlah halamannya hilang. Untuk mengatasinya, petugas akan langsung menariknya dari koleksi untuk disiangi. Dan petugas akan mencari buku yang sama, baik dari koleksi perpustakaan utama sendiri maupun perpustakaan lain, dan selanjutnya halaman yang diinginkan dikopi dan selanjutnya digabungkan dengan buku yang halamannya hilang. 7) Bahan pustaka yang sudah disiangi disimpan dalam tempat khusus. Maksudnya adalah bahan pustaka yang benar-benar tidak bisa diperbaiki, rusak dan lapuk disimpan dalam tempat khusus, yaitu ruang penyiangan sementara. 8) Jika bahan pustaka yang sudah rusak tetapi dirasa masih banyak dicari dan digunakan pemakai, maka buku tersebut hanya disimpan di gudang (weeding stock), atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.
56
Umumnya buku-buku yang sudah disiangi idealnya diberi stampel ‘buku ini dikeluarkan dari koleksi’, namun hingga saat ini perpustakaan utama masih belum menggunakan teknis tersebut.9 Hal ini karena untuk mengantisipasi bahan pustaka yang masih dicari atau dibutuhkan pengguna, atau istilah lainnya weeding stock. Jika hal tersebut Dalam hal ini penulis mengasumsikan bahwa secara teknis pemakaian stempel ini baru dilakukan sebatas rencana saja. Koleksi-koleksi tersebut diberi stempel dengan keterangan dikeluarkan dari koleksi. Namun proses pembuatan stempel tersebut masih belum terealisasikan. Yang jelas koleksi-koleksi tersebut dikeluarkan dari katalog koleksi.(sm) Kaur bagian pemeliharaan menyebutkan bahwa ada beberapa koleksi yang sudah disiangi masih dicari oleh mahasiswa atau pengguna perpustakaan. Jika hal ini terjadi biasanya kaur pemeliharaan akan langsung mencari buku yang dimaksud dan memperbaikinya agar bisa kembali masuk ke dalam katalog koleksi. Salah satu kelemahan dalam proses penyiangan di perpustakaan utama ini adalah lemahnya manajemen waktu, kegiatan penyiangan biasanya harus tertunda pengerjaannya karena pekerjaan lain. Jadi, bahan pustaka yang sudah disiangi tidak langsung diperbaiaki, akibatnya banyak pengguna yang harus turun langsung mencari buku yang diinginkan. Selain itu bahan pustaka yang sudah di-weeding juga dihadiahkan ke perpustakaan lain. Menurut Kepala Perpustakaan Utama, MZ, biasanya
9
Siti Maryam, S.Ag, M.Hum, Wawancara Pribadi, op.cit.
57
pihak perpustakaan utama tidak langsung memberikannya. Biasanya beberapa lembaga, sekolah ataupun instansi lain akan mengajukan proposal, dan setelah itu proposal akan dipelajari langsung oleh kepala perpustakaan utama dan menentukan apakah buku-buku yang disiangi bisa dihadiahkan ke sekolah ataupun instansi tersebut. Namun menurut kaur pemeliharaaan, NL, hingga saat ini tidak ada instansi atau golongan yang secara resmi mengajukan proposal tersebut. Dalam hal ini penulis mangasumsikan bahwa dalam proses penyaluran bahan pustaka yang sudah disiangi ini baru sebatas konsep saja atau agenda yang belum terlaksana. Karenanya wajar jika banyak buku yang sudah disiangi tertumpuk di gudang penyiangan sementara tanpa disalurkan ke instansi yang membutuhkan, bahkan terkadang sampai rusak dan diserang hama rayap. Untuk disalurkan atau disumbangkan, biasanya kita menunggu permohonan. Biasanya kita banyak mendapatkan permohonan dari madrasah, sekolah dan lain-lain.(mz) Hingga saat ini belum ada. Yang jelas yang diperbolehkan untuk memintanya adalah lembaga atau instansi, seperti masjid, sekolah dan lain-lain, dan bukan perorangan.(nl) 9) Buku yang sudah benar-benar rusak dimusnahkan. Buku-buku yang dimusnahkan adalah bahan pustaka yang benarbenar rusak atau bahan pustaka yang halamannya hilang dan tidak ditemukan penggantinya. Bahan pustaka tersebutlah yang akhirnya akan dimusnahkan, karena jika tidak hanya akan mengundang rayap atau hama lain dan merusak bahan pustaka lainnya.
58
Prosedur tersebut di atas adalah prosedur umum yang biasanya dilakukan dalam proses penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Namun, melalui pantauan dan analisa langsung di lapangan, penulis menemukan banyak kendala dalam pelaksanaan penyiangan di perpustakaan utama ini. MZ mangakui bahwa proses penyiangan weeding di Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini masih tergolong belum maksimal. Kalau saya katakan masih belum maksimal karena kendala-kendala yang sudah saya sebutkan sebelumnya.(mz) Statement tersebut membuat penulis yakin bahwa proses penyiangan yang ada di Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini masih tergolong lemah dan banyak kendala serta masalah yang dihadapi. Mengenai kendala serta masalah-masalah tersebut akan diungkap dan dipaparkan lebih jelas pada bab selanjutnya.
1.4. Problematika Penyiangan (Weeding) Koleksi di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Pada dasarnya setiap perpustakaan pasti memiliki problematika dalam penyiangan bahan pustaka. Hal ini dirasakan sama oleh Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Melalui proses observasi secara langsung dan juga wawancara, penulis menemukan bahwa hingga saat ini masih banyak problematika penyiangan yang dihadapi oleh perpustakaan utama. Problematika penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini terbagi atas dua macam, yaitu problematika manajemen penyiangan sendiri dan problematika teknisnya.
59
Problematika pertama yang akan penulis jabarkan di sini adalah problematika secara teknis penyiangan. Problematika-problematika tersebut antara lain adalah sebagai berikut. 1. Rasa sayang terhadap sebuah koleksi, hingga tidak akan membuang atau melakukan weeding hingga koleksi tersebut pantas untuk dibuang (benarbenar rusak). Penyiangan memang memiliki manfaat yang besar terhadap sebuah perpustakaan, yaitu untuk memperoleh tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien. MZ juga menyebutkan bahwa tujuan dari penyiangan itu sendiri adalah untuk me-refress koleksi. Bagi beliau manfaat utama yang dirasakkan adalah ketika koleksi bertambah sementara tempat tidak bertambah, dengan adanya proses penyiangan maka akan memberikan space atau ruang untuk koleksi baru.10 Menurut saya tujuannya adalah untuk me-refress koleksi. Bagi saya manfaatnya terutama kita koleksi bertambah sementara tempat tidak bertambah, saat buku diturunkan maka akan memberikan space atau ruang untuk koleksi baru.(mz) Namun pihak perpustakaan utama mengakui bahwa tujuan penyiangan tersebut masih terhalang oleh beberapa kendala, dimana kendala pertama adalah masalah dana. Ketika perpustakaan utama membutuhkan koleksikoleksi baru, namun tidak bisa dipenuhi karena terhambat masalah dana. 10
M. Zuhdi, Wawancara Pribadi, op.cit.
60
Tantangan yang harus dirasakan oleh perpustakaan utama dalam posisi tersebut adalah jika penyiangan terus dilakukan secara radikal maka akan mempengaruhi jumlah koleksi yang ada. Alhasil koleksi akan terus berkurang jumlahnya. Pada faktanya koleksi yang ada di Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini hanya
berkisar
32.400
judul (61.500
eksemplar).11
Untuk
sebuah
perpustakaan perguruan tinggi sebesar UIN Jakarta ini jumlah tersebut masih tergolong kurang memadai. Karenanya penyiangan yang terlalu sering akan mengurangi jumlah koleksi yang ada. Perpustakaan
utama
pernah
melakukan
pemusnahan,
namun
pemusnahan yang dilakukan hanya untuk bahan pustaka yang benar-benar sudah lapuk, rusak atau halamannya hilang. Hingga tahun 2010 lalu, pemusnahan yang sudah pernah dilakukan sebanyak 299 eksemplar yang terdiri dari koleksi umum dan Islam. Biasanya kaur pemeliharaan akan mencatatnya terlebih dahulu untuk kemudian dimusnahkan. Catatan tersebut dijadikan sebagai berita acara. Jadi, secara tidak langsung perpustakaan utama benar-benar melakukan proses yang selektif dalam melakukan penyiangan. Karena masih ada rasa sayang saat harus menyingkirkan sebuah bahan pustaka. Karenanya bahan pustaka yang akan disiangi adalah bahan pustaka yang sudah benar-benar rusak dan tidak dapat digunakan.
11
Pedoman Penggunaan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Op.cit. h.17
61
2. Jika weeding dilakukan orang akan menganggap bahwa hal tersebut membuang ilmu atau penemuan dan membuang uang. Kendala selanjutnya adalah masalah pemusnahan koleksi yang sudah disiangi. Untuk koleksi yang memiliki nomor investarisasi negara sangat susah untuk memusnahkannya. Pihak perpustakaan harus mengirim surat izin untuk memusnahkan sebuah buku. Selain itu pemerintah juga tidak memiliki surat keputusan khusus untuk memusnahkan bahan pustaka. Jadi prosesnya dianggap susah dan rumit oleh Perpustakaan Utama.12 Di pemerintah itu kalau barang yang sudah ada nomor inventarisnya, itu sangat susah untuk memusnahkannya. Laporannya harus sampai pusat. Kita pernah mencoba mengirimkan laporan ke pusat, namun tidak ada jawabannya.(sm) Karenanya untuk menangani kendala tersebut pihak perpustakaan utama benar-benar memilih bahan pustaka yang sekiranya masih bisa diperbaiki dan digunakan akan dikembalikan ke dalam koleksi. Jika ada bahan pustaka yang sudah tidak bisa digunakan maka disimpan di tempat khusus. 3. Adanya kebanggaan terhadap koleksi (hambatan psikologis) seperti adanya perasaan tidak rela membuang bahan pustaka. Kendala lainnya adalah masalah psikologis, dimana pihak perpustakaan utama masih merasa bangga terhadap sebuah bahan pustaka. Hal ini terlihat ketika ada sebuah bahan pustaka yang tidak pernah dipakai dan tidak pernah dipinjam. Bahkan hingga sepuluh tahun lamanya buku itu tidak dipinjam sama sekali. Karenanya bahan koleksi tersebut masih dipertahankan karena kondisinya yang masih baik. 12
Siti Maryam, S.Ag, M.Hum, Wawancara Pribadi, op.cit.
62
4. Kurangnya atau minimnya tenaga ahli yang melakukan penyiangan. Dalam hal penyiangan, Perpustakaan Utama UIN Jakarta masih memiliki kendala dalam hal SDM (Sumber Daya Manusia); khususnya tenaga ahli yang melakukan penyiagan. Untuk menentukan layak tidaknya sebuah bahan pustaka untuk disiangi harus benar-benar dilakukan oleh ahlinya. Seperti pada kasus No. 3 bahwa ada beberapa bahan pustaka yang memerlukan prediksi oleh para ahli. Bahan pustaka seperti apa yang layak disiangi dan yang tidak. Hingga saat ini perpustakaan utama masih belum menemukannya. Selain itu perpustakaan utama juga masih belum memiliki tempat khusus untuk melakukan penyiangan sehingga proses penyiangan belum maksimal. Dan bisanya buku-buku yang sudah dikeluarkan dari koleksi atau disiangi akan diberi stempel yang bertuliskan ‘Buku ini dikelurkan dari koleksi’, namun perpustakaan utama masih belum merealisasikannya. Dari beberapa uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa problematika teknis penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah rasa sayang dan kebanggaan terhadap sebuah bahan pustaka serta rasa takut dalam memusnahkan sebuah bahan pustaka karena prosedur yang dianggap merepotkan. Problematika penyiangan tersebut akan segera terpecahkan manakala didukung oleh tenaga ahli dalam hal penyiangan dan juga pengadaan koleksi yang seimbang. Sedangkan problematika manajemen penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta sendiri ada beberapa macam, yaitu:
63
1. Manajemen waktu kerja yang masih belum efektif. Pada dasarnya Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini sudah mengupayakan hal terbaik untuk melaksanakan penyiangan.
NL,
selaku
kaur
bagian
pemeliharaan mengungkapkan bahwa buku-buku yang sudah disiangi tidak langsung ditindak lanjuti; apakah itu diperbaiki, dikopi atau disiangi. Bahan pustaka tersebut terkadang tertumpuk di gudang penyiangan sementara karena staf yang bertanggung jawab memperbaikinya harus melakukan pekerjaan lain. Karenanya terkadang mahasiswa harus turun tangan mencari buku yang dimaksud di gudang penyiangan.13 Kendalanya adalah masalah SDM yang kurang waktu (stafnya digunakan untuk pekerjaan lain) dalam melaksanakan proses penyiangan. Maksudnya adalah buku-buku yang ada di gudang penyiangan yang seharusnya segera dijilid tertunda dengan pekerjaan lain. Sehingga mahasiswa terkadang harus turun tangan sendiri mencari buku-buku yang dicari di gudang kita.(nl) Jadi, menurut penulis, manajemen kerjanya masih belum efektif karena ada pekerjaan yang tidak dikerjakan dengan baik karena pekerjaan lain. 2. Kebijakan penyiangan Pada subbab sebelumnya telah diterangkan bahwa kebijakan penyiangan digunakan sebagai acuan untuk melakukan penyiangan. Kebijakan di sini mencakup kriteria-kriteria bahan pustaka yang harus disiangi. Namun, hingga saat ini belum ada kebijakan penyiangan yang legal di Perpustakaan Utama UIN Jakarta.
13
Hj. Nilzamni Lubis, MBA. Staf Bagian Pemeliharaan, op.cit.
64
3. Dana. Dana adalah sumber pokok untuk memperlancar suatu program kerja, termasuk dalam proses penyiangan. Dalam hal ini kepala perpustakaan utama dan bagian layanan teknis menyebutkan bahwa hingga saat ini dana pengadaan masih kurang, sehingga jika terus menerus dilakukan penyiangan maka buku akan habis. Selain itu staf bagian pemeliharaan juga mengungkapkan mengenai minimnya dana untuk pelaksanaan penyiangan sehingga penyiangan tidak terlaksanan secara maksimal. Rasionalisasinya adalah satu mahasiswa lima belas judul. Dan jika ada dua puluh ribu mahasiswa, maka lebih dari tiga ratus ribu judul lebih koleksi diperlukan. Saat ini kurang lebih ada tujuh puluh ribu judul. Jika anggaran belanjanya dua miliar, maka untuk mewujudkannya kurang lebih membutuhkan lima tahun untuk memenuhi atau menambah koleksi dan memenuhi target kuota yang diinginkan. Nah itu jika jumlah anggaran belanja sebanyak dua miliyar, tetapi UIN hanya menganggarkan satu milyar untuk anggaran belanja karena kebutuhan UIN tidak hanya untuk perpustakaan saja. Nah, oleh karena itu jika weeding terlalu sering dilakukan maka target tersebut akan susah dicapai.(mz) Kendala yang paling berat adalah masalah dana. Maksudnya adalah masalah dana yang saya maksud di sini yaitu dana untuk pemeliharaan bahan pustaka setiap semesternya.(nl) Dari sini, penulis menilai bahwa dana memang masih menjadi salah satu kendala utama pelaksanaan penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Agar hal tersebut tidak menjadi kendala lagi, sebaiknya diadakan penganggaran awal sehingga semua program kerja yang ada di perpustakaan utama bisa terealisasikan. Dengan begitu pengadaan pun akan seimbang dan proses penyiangan pun bisa terlaksana dengan lancar.
65
4. Tempat. Kendala lain yang dihadapi oleh perpustakaan utama adalah masalah tempat. Hingga saat ini belum ada tempat khusus untuk melaksanakan penyiangan. Umumnya buku yang sudah disiangi diletakkan di tempat khusus di ruang penyiangan sementara. Tempat yang belum jelas juga menjadi masalah, seperti penyiangan tidak bisa dilakukan secara maksimal karena jumlah bahan pustaka yang banyak. Jadi, problematika manjemen penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini antara lain terkait masalah soal manajemen waktu kerja yang masih belum efektif, dana dan tempat.
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian, penjelasan dan analisa tentang penyiangan (weeding) di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, maka sebagai upaya mengakhiri pembahasan skripsi ini penulis mengambil beberapa kesimpulan: 1) Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, hingga saat ini, belum memiliki kebijakan penyiangan yang legal. 2) Proses penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta biasanya setiap satu tahun sekali. Proses penyiangan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dilakukan bersamaan dengan proses stock opname. Selain itu bagian pemeliharaan juga biasa melakukan steak reading setiap harinya untuk memeriksa buku-buku yang rusak atau sobek halamannya, dan lain-lain. 3) Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tidak memiliki tim khusus untuk melakukan penyiangan (weeding). Tim yang biasanya melakukan penyiangan sama dengan tim yang melakukan stock opname yang mana dibentuk oleh Bagian Pemeliharaan. Adapun pihak lain yang mengetahui masalah penyiangan di Perpustakaan Utama ini adalah Kepala Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, beliau menjadi penanggung jawab umum proses penyiangan, dan kasubag layanan teknis,
64
65
sebagai salah satu pelaku dan juga penanggung jawab penyiangan bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Jakarta. 4) Kendala yang dialami oleh Kepala Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam melakukan kegiatan penyiangan diantaranya adalah kendala psikologis, teknis pemusnahan bahan pustaka yang cukup merepotkan, tidak seimbangnya pengadaan koleksi dan masalah minimnya tenaga ahli. Selain itu kendala lainya juga dimasalah manajemen, misalnya terkait soal manajemen waktu kerja yang masih belum efektif, dana pemeliharaan, kebijakan penyiangan, dan tempat.
5.2. Saran Dari hasil studi dan penelitian tentang observasi yang tertuang dalam skripsi ini, kiranya tidak berlebihan jika penulis mengungkapkan saran-saran sebagai beriku: 1) Dalam melakukan penyiangan bahan pustaka, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta hendaknya memiliki kebijakan yang urgen, terutama kebijakan penyiangan (weeding) agar proses penyiangan bahan pustaka memiliki konsep yang jelas dalam menyiangi bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2) Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki cita-cita yang agung, yaitu sebagai Perpustakaan Perguruan Tinggi terkemuka baik dalam kelengkapan koleksinya maupun dalam keragaman pelayanannya. Untuk melanjutkan cita-cita agung ini, hendaknya Perpustakaan Utama
66
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta perlu mengadakan evaluasi dari sistem kerja yang telah ada dan masih relevan serta beranfaat untuk penyiangan bahan pustaka dan keragaman pelayanannya. 3) Agar proses penyiangan bahan pustaka bisa benar-benar terealisasikan dengan baik, alangkah baiknya jika Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki dana yang cukup untuk melakukan pengadaan koleksi dan anggaran khusus untuk pemeliharaan (dalam hal ini penyiangan). Dengan begitu penyiangan bisa dilaksanakan dengan maksimal setiap tahunnya. 4) Untuk merealisasikan proses penyiangan bahan pustaka yang baik, alangkah baiknya Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memisahkan kegiatan stock opname dengan proses penyiangan. Dengan begitu proses tidak akan tumpang tindih dan data pun tidak tercampur aduk. 5) Sebagai Perpustakaan Perguruan Tinggi yang mengedepankan kualitas, baik manajemen, pelayanan maupun koleksi, sebaiknya Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta membuat data khusus (berita acara) tentang proses penyiangan bahan pustaka. Data tersebut bisa dijadikan patokan sebagai koreksi dan evaluasi untuk perbaikan kegiatan penyiangan bahan pustaka dan juga kebutuhan-kebutuhan lainnya.
1
DAFTAR PUSTAKA
Ajick, Analisis Koleksi Perpustakaan Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi, http://pustaka.uns.ac.id, 7 Juni 2010, 18:22 WIB. Baumbach, Donna J., dan Miller, Linda L, Less is More; A Practical Guide to Weeding School Library Collection, Chicago: American Library Association, 2006. CMRLS ARC, Weeding Principles and Evaluation Criteria, (2009), 7 Juni 2010, 19:45 WIB. Diane J. Young, Get to Effective Weeding, http//www.schoollibraryjournal.com, diakses pada 7 Juni 2010, 19:00 WIB Ed Sadowsk, Weeding Guidelines by Subject, http//www.tsl.state.tx.us., diakses pada 7 Juni 2010, 19:12 WIB Fahmi, Muhtamaruddin. Mengenal lebih Dekat Perpustakaan Perguruan Tinggi atau Universitas. http://www.ubb.ac.id/, diakses pada 26 September 2010. Farkhan, Muhammad. Penulisan Karya Ilmiah. Jakarta: Cella, Oktober 2006. http://www.libsuccess.org/index.php, Weeding Library Collection, diakses pada 7 Juni 2010, 19:30 WIB. Kenretno, Penyiangan Koleksi Buku Teks Di Perpustakaan UMS, http//www.berbagiyuk.blogger.com. Diakses pada 7 Juni 2010, 19:24 WIB. Kumar, R Sunil. Libraries, Museums, etc, 7 Juni 2010, 20:00 WIB. Maunglib’s Weblog, Analisis Koleksi Perpustakaan Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi, http//maunglib.wordpress.com, diakses pada 1 Juni 2010, 18:17 WIB Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Pedoman Penggunaan Perpustakaaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2009. Purnomo, Pungki, Bahan Ajar Mata Kuliah Manajemen Pembinaan dan Pengembangan Koleksi, 2010 Singarinbun, Masi, Metode Penelitian Survey, (Jakarta: LP3ES, 1989). Sulistyo, Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991. Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003.
2
Syahrial, Pamunjak Rusina, Pedoman Penyelenggaraan perpustakaan, (Jakarta: Djambatan, 1998), Cet. Ke-5. Winoto, Yunus, “Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka: Sebuah Tinjauan Teoritis” Journal Info PERSADA; Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Vol.2/No.2/Agustus 2004. Yulia, Yuyu, dkk. Pengadaan Bahan Pustaka, Jakarta: Universitas Terbuka, 1993. Zulaikah, Rohyanti, Sri, Meracik Sosok Perpustakaan Ideal, PERTA, Jakarta: Departemen Agama RI, 2000, Vol. I, No. 2.
ALUR PENYIANGAN PERPUSTAKAAN UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
MULAI
Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan kebijakan penyiangan yang telah disepakati.
Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak.
Daftar koleksi yang akan disiangi kemudian dilaporkan kepada Kepala Perpustakaan untuk kemudian disetujui.
Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi, nomor katalognya dibiarkan namun koleksinya dianggap tidak tersedia.
KOLEKSI
Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan ke dalam rak koleksi.
Bahan pustaka yang sudah out of date, kurang diminati dan rusak atau sudah mendapat gantinya bisa disiangi.
Bahan pustaka yang sudah disiangi disimpan dalam tempat khusus.
Jika bahan pustaka yang sudah rusak tetapi dirasa masih banyak dicari dan digunakan pemakai, maka buku tersebut hanya disimpan di gudang (weeding stock), atau dihadiahkan ke perpustakaan lain
Buku yang sudah benar-benar rusak dimusnahkan.
SELESAI
