PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00

TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012 PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

MUKA SURAT

: 1/10

IPGM-PPK-PUP-06

PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

………………………………

……………………………

Nama: Jawatan:

AIDAWATI BINTI MISDAR PENGARAH

Nama:

Dr. LEE BOON HUA

Jawatan:

TIMBALAN REKTOR

SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN Tarikh:

02 MEI 2012

Tarikh:

02 MEI 2012

SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tantatangan Jawatankuasa Dokumentasi Induk

Jun 2012


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00


MUKA SURAT

: 2/10

IPGM-PPK-PUP-06

1.0

OBJEKTIF Prosedur

ini

bertujuan

memastikan

penyelenggaran

infrastruktur

dapat

dilaksanakan mengikut jadual dan kaedah yang ditetapkan untuk menyediakan kemudahan infrastruktur yang kondusif bagi pengurusan pentadbiran dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) / Institut Pendidikan Guru (IPG). 2.0

SKOP Prosedur ini digunakan oleh Pengarah SKP IPGM dan Pengarah mengendalikan urusan penyelenggaraan infrastruktur.

3.0

2.1.

Pembelian Terus;

2.2.

Sebut Harga; dan

2.3.

Kontrak Pusat.

DOKUMEN RUJUKAN 3.1.

Manual Kualti IPGM-PPK-MK-01

3.2.

Arahan Perbendaharaan

3.3.

Undang-Undang Seragam Bangunan (UBBL)

3.4.

Akta Jalan, Parit dan Taliair

3.5.

Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerja

3.6.

Undang-Undang Kecil Pihak Berkuasa Tempatan

3.7.

Peraturan Elektrik 1994

Jun 2012

IPG untuk


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00


MUKA SURAT

: 3/10

IPGM-PPK-PUP-06

4.0

DEFINISI DAN SINGKATAN 4.1. Definisi 4.1.1. Penyelenggaraan

meliputi

kerja-kerja

yang

dilakukan

untuk

memulihara, menjaga dan membaiki setiap kemudahan yang ada meliputi kawasan, bangunan, kenderaan dan kelengkapan mengikut spesifikasi/ skop yang telah ditetapkan. 4.1.2. Infrastruktur bermaksud kemudahan asas yang melibatkan aspekaspek sivil, mekanikal dan elektrikal. 4.1.3. Kenderaan meliputi kenderaan bermotor seperti bas, van, pick-up, lori, kereta dan pacuan empat roda. 4.1.4. Alat Komunikasi ialah telefon, mesin faks, PABX dan Walkie Talkie. 4.1.5. Sivil meliputi bangunan, paip air, saliran, sistem pembentungan, gelanggang permainan dan jalan raya. 4.1.6. Elektrikal bermaksud pemasangan dan pendawaian elektrik. 4.1.7. Mekanikal meliputi sistem hawa dingin, pencegah kebakaran, pam penggalak (booster) dan lif. 4.1.8. Gelanggang Permainan bermaksud arena atau tempat bermain bagi semua jenis permainan seperti gelanggang tenis, bola keranjang, sepak takraw, badminton, bola jaring dan bola tampar. 4.1.9. Penyelenggaraan

Berkala

bermaksud

penyelenggaraan

yang

dilakukan ke atas alat-alat tertentu mengikut jangkamasa seperti yang dicatatkan dalam manual alat berkenaan 4.1.10. Permohonan

Penyelenggaraan

bermaksud

borang

untuk

menyelenggara kerosakan infrastruktur/ bangunan/ mesin dan kenderaan

Jun 2012


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00


MUKA SURAT

: 4/10

IPGM-PPK-PUP-06

4.2. Singkatan

Jun 2012

R

Rektor IPGM

TR

Timbalan Rektor

P SKP

Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan

P IPG

Pengarah Institut Pendidikan Guru

TP IPG

Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru

KPP

Ketua Penolong Pengarah

PP/PB

Penolong Pengarah/ Pegawai Berkaitan

PE

Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif

JT

Juruteknik

KPT

Ketua Pembantu Tadbir

P&P

Pengajaran dan Pembelajaran

PPA

Penolong Pengurus Asrama

PAP

Pembantu Am Pejabat

PA

Pekerja Am

IPGM

Institut Pendidikan Guru Malaysia

IPG

Institut Pendidikan Guru

SKP

Sektor Khidmat Pengurusan

KUKP

Ketua Unit Khidmat Pengurusan

JKPI

Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur

MPPP

Mesyuarat Pengurusan Pembangunan IPG

Penyelenggaraan

dan


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00


MUKA SURAT

: 5/10

IPGM-PPK-PUP-06

5.0

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab

Tindakan

R/P

1.

Menubuhkan Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur yang terdiri daripada P SKP, KPP SKP, PPA, KPT A dan PT A di IPGM dan TP/ KUKP, PE, KPT, PPA, PT dan JT di IPG.

P SKP/TP

2.

Merancang pelan tindakan pencegahan dan pembaikan bagi aspek sivil, mekanikal dan elektrikal.

KUKP/PE/KPT

3.

Menyediakan jadual perancangan penyelenggaraan infrastruktur bagi tujuan pencegahan dan pembaikan seperti dalam LAM-PUP06-01.

JT/PT

4.

Mengadakan pemeriksaan infrastruktur mengikut jadual berdasarkan LAM-PUP06-01 dan LAM-PUP06-02.

PPA/JT/PT

5.

Menerima laporan kerosakkan melalui borang LAM-PUP 06-02 hasil dari pemeriksaan pencegahan dan aduan pelanggan.

5.1

PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR / BANGUNAN

1.

Memeriksa kerosakan infrastruktur/ bangunan selepas menerima laporan dan mengkategorikan kerosakan kepada:

JT /PT

(i)

Kerosakan yang boleh dibaiki terus

(ii)

Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti

(iii)

Kerosakan yang perlu dibaiki kontraktor/ Pemunya Bangunan

oleh

pembekal/

a) Kerosakan yang boleh dibaiki terus KPT/JT/PB

Jun 2012

(i)

Membaiki kerosakan tersebut

(ii)

Mencatatkan tindakan ke dalam borang permohonan Penyelenggaraan (PP) setelah kerosakan dibaiki

(iii)

Menyerahkan PP kepada KPT/PB


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00


MUKA SURAT

: 6/10

IPGM-PPK-PUP-06

Tanggungjawab

Tindakan b)

c)

5.2

Kerosakan yang memerlukan alat ganti (i)

Membuat perolehan alat ganti

(ii)

Menerima alat ganti dan membaiki kerosakan dalam tempoh yang sesuai

(iii)

Mencatatkan tindakan ke dalam permohonan Penyelanggaraan (PP) kerosakan dibaiki

(iv)

Menyerahkan PP kepada KPT/PB

Kerosakan yang perlu dibaiki Kontraktor/ Pemunya bangunan

Pembekal/

(i)

Jika kerosakan perlu dibaiki oleh pembekal/ kontraktor/ pemunya bangunan lmaklumkan kepada pihak pengurusan untuk kelulusan

(ii)

Setelah kelulusan selanjutnya

(iii)

Menyelia kerja kontraktor

(iv)

Memastikan kerja-kerja pembaikan yang dilakukan oleh pembekal/ kontraktor dalam keadaan sempurna dan boleh diguna dalam keadaan selesa

(v)

Maklumkan kepada PE/KPT/PB bahawa kerja-kerja pembaikan telah dilakukan dengan memuaskan untuk tujuan pembayaran

(vi)

Mengesahkan kerja-kerja pembaikan perakuan siap seterusnya melaporkannya kepada PE/KPT/PB

diperolehi, pembaikan

ambil oleh

tindakan pembekal/

PENYELENGGARAAN BERKALA i)

Jun 2012

oleh

borang setelah

Menyediakan senarai Induk peralatan untuk Penyelenggaraan Berkala (LAM-PUP06-01) yang memerlukan penyelenggaraan secara berkala.


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00


MUKA SURAT

: 7/10

IPGM-PPK-PUP-06

Tanggungjawab

Tindakan

ii)

Melakukan penyelenggaraan berkala mengikut jadual

iii)

Menyelia kerja-kerja pembaikan oleh pembekal/ kontraktor

iv) v)

Mengesahkan kerja-kerja penyelenggaraan siap dilakukan Mencatatkan dalam borang Daftar harta Modal KEWPA 2 atau Daftar Inventori

PE/KPT

6.

Mengarahkan JT/ PT membuat pembaikan berdasarkan kepada tahap kesegeraan pembaikan tertakluk kepada peruntukan mencukupi dan mematuhi peraturan sedia ada.

JT/PT

7.

Merekod butir-butir penyelenggaraan dalam borang KEW PA 14 (Daftar Penyelenggaraan Harta Modal) dan menyediakan Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur dalam borang LAM-PUP06-04.

8.

Memeriksa dan mengesahkan tahap pembaikan yang telah dilaksanakan.

9.

Memaklumkan status pembaikan yang dilakukan kepada R/TR/KPP (SKPA)/P/TP/KUKP dan mengemaskini borang LAM-PUP06-02.

10.

Menyedia laporan analisis penyelenggaraan infrastruktur berdasarkan LAM-PUP06-04.

11.

Mengadakan mesyuarat jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur setiap enam (6) bulan iaitu pada bulan Julai bagi laporan setengah tahun pertama dan pada bulan Januari tahun berikutnya bagi separuh tahun kedua.

KUKP/ PE/KPT

JKPI

Jun 2012

kesempurnaan


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00


MUKA SURAT

: 8/10

IPGM-PPK-PUP-06

6.0

REKOD KUALITI

Bil.

Rekod

Lokasi

Tempoh Disimpan

Lampiran

1.

Jadual Perancangan Penyelenggaraan Infrastruktur

Pejabat Pentadbiran IPGM /IPG

2 tahun

LAM-PUP06-01

2.

Borang Laporan Kerosakan


3 tahun

LAM-PUP06-02

3.

Senarai Semak Pemeriksaan Infrastruktur


3 tahun

LAM-PUP06-03

4.

Borang Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur


3 tahun

LAM-PUP06-04

Jun 2012


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00


MUKA SURAT

: 9/10

IPGM-PPK-PUP-06

CARTA ALIRAN PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR/ BANGUNAN

Menerima aduan

Memeriksa kerosakan dan kategorikan kerosakan Baiki

Pembaikan oleh Pembekal/ Kontraktor

Membaiki kerosakan

Merekod tindakan kerja pembaikan Memohon perolehan bekalan perkhidmatan pembekal Menyelia kerja-kerja pembaikan

Mengesahkan kerjakerja pembaikan siap

Memaklumkan kepada PE/KPT/PB

Jun 2012


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 00


MUKA SURAT

: 10/10

IPGM-PPK-PUP-06

CARTA ALIRAN PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN BERKALA Sediakan Senarai Induk Peralatan

Sediakan Jadual berkala Penyelenggaraan terus

Penyelenggaraan oleh Pembekal/ Kontraktor

Melakukan penyelenggaraan secara berkala

Memohon perolehan bekalan perkhidmatan pembekal Menyelia kerja-kerja penyelenggaraan

Mengesahkan kerjakerja pembaikan siap

Merekodkan kerja-kerja Penyelenggaraan dalam borang pendaftaran Harta Modal KEW.PA2/KEW.PA-3

Jun 2012

PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

Recommend Documents