PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014 PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

MUKA SURAT

: 1/9

IPGM-PPK-PUP-06

PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

………………………………

……………………………

Jawatan:

Tarikh:

PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN 15 JUN 2014

Jawatan:

Tarikh:

REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 15 JUN 2014

SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tantatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01


MUKA SURAT

: 2/9

IPGM-PPK-PUP-06

1.0

OBJEKTIF Prosedur

ini

bertujuan

memastikan

penyelenggaran

infrastruktur

dapat

dilaksanakan mengikut jadual dan kaedah yang ditetapkan untuk menyediakan kemudahan infrastruktur yang kondusif bagi pengurusan pentadbiran dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG). 2.0

SKOP Prosedur ini digunakan oleh IPGM dan IPG untuk mengendalikan urusan penyelenggaraan infrastruktur.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN 3.1.

Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01

3.2.

Arahan Perbendaharaan

3.3.

Undang-Undang Seragam Bangunan (UBBL)

3.4.

Akta Jalan, Parit dan Taliair

3.5.

Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerja

3.6.

Undang-Undang Kecil Pihak Berkuasa Tempatan

3.7.

Peraturan Elektrik 1994

Julai 2014


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01


MUKA SURAT

: 3/9

IPGM-PPK-PUP-06

4.0

DEFINISI 4.1. Definisi 4.1.1. Penyelenggaraan

meliputi

kerja-kerja

yang

dilakukan

untuk

memelihara, menjaga dan membaiki infrastruktur yang meliputi kawasan, bangunan, dan kelengkapan mengikut spesifikasi/skop yang telah ditetapkan. 4.1.2. Infrastruktur bermaksud kemudahan asas yang melibatkan aspekaspek sivil, elektrikal dan mekanikal. 4.1.3. Sivil meliputi bangunan, paip air, saliran, sistem pembetungan, kemudahan sukan dan jalan raya. 4.1.4. Elektrikal bermaksud pemasangan dan pendawaian elektrik. 4.1.5. Mekanikal meliputi sistem hawa dingin, pencegah kebakaran, pam booster, lif dan lain-lain yang berhubung dengan mesin dan jentera. 4.1.6. Kemudahan Sukan bermaksud arena atau lengkapan bagi semua jenis permainan seperti gelanggang tenis, padang bola sepak, trek olahraga dan lain-lain. 4.1.7. Penyelenggaraan dilakukan ke atas

Berkala

bermaksud

penyelenggaraan

yang

infrastruktur mengikut jangka masa yang

dicatatkan dalam peraturan semasa atau manual infrastruktur berkenaan 4.1.8. Kemudahan PdP bermaksud infrastruktur yang digunakan untuk tujuan penyampaian pengajaran dan pembelajaran seperti bilik kuliah, makmal, perpustakaan, bilik simulasi, bengkel dan sebagainya. 4.1.9. Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur merujuk kepada jawatankuasa yang bertanggungjawab memantau penyampaian perkhidmatan penyelenggaraan yang dilaksanakan yang terdiri

Julai 2014


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01


MUKA SURAT

: 4/9

IPGM-PPK-PUP-06

daripada P SKP, KPP SKP, PP SKP, KPT dan PT di IPGM dan TP, KJHEP, KUKP, PE, KPT, PPA, dan JT di IPG. 4.2. Singkatan

Julai 2014

WP

Wakil Pengurusan (Rektor dan Timbalan Rektor)

P SKP

Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan

TWP

Pengarah Institut Pendidikan Guru

TP IPG

Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru

KPP SKP

Ketua Penolong Pengarah (Unit Pembangunan) Sektor Khidmat Pengurusan

PP SKP

Penolong Pengarah (Unit Pembangunan) Sektor Khidmat Pengurusan

PE

Pegawai Eksekutif

JT

Juruteknik

KPT

Ketua Pembantu Tadbir

PdP

Pengajaran dan Pembelajaran

PPA

Penolong Pengurus Asrama

PO

Pembantu Operasi

IPGM

Institut Pendidikan Guru Malaysia

IPG

Institut Pendidikan Guru

SKP

Sektor Khidmat Pengurusan

KUKP

Ketua Unit Khidmat Pengurusan

JKPI

Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur

MPPP

Mesyuarat Pengurusan Pembangunan IPG

PT

Pembantu Tadbir

Penyelenggaraan

dan


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01


MUKA SURAT

: 5/9

IPGM-PPK-PUP-06

5.0

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab

Tindakan

WP/TWP

1.

Menubuhkan Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur

P SKP/TP IPG

2.

Mempengerusikan mesyuarat JKPI dua kali setahun.

KUKP/PE/KPT

3.

Menyediakan jadual perancangan penyelenggaraan infrastruktur seperti dalam LAM-PUP-06-01.

JT/PT

4.

Melaksanakan pemeriksaan infrastruktur mengikut jadual LAM-PUP-06-01 dan permohonan berdasarkan LAM-PUP06-02.

PPA/JT/PT

5.

Menerima laporan kerosakan atau permohonan penyelenggaraan melalui borang LAM-PUP 06-02

Julai 2014


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01


MUKA SURAT

: 6/9

IPGM-PPK-PUP-06

Tanggungjawab

Tindakan 6.

JT/PT

TINDAKAN PENYELENGGARAAN 6.1 PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR Memeriksa kerosakan infrastruktur selepas menerima laporan kerosakan/permohonan penyelenggaraan dan mengkategorikannya kepada:

JT

JT/PT

Julai 2014

(i)

Kerosakan yang boleh dibaiki terus secara dalaman

(ii)

Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti

(iii)

Kerosakan yang perlu dibaiki kontraktor/ pemunya bangunan

6.1.1

oleh

pembekal/

Kerosakan yang boleh dibaiki terus secara dalaman

(i)

Membaiki kerosakan tersebut

(ii)

Mencatatkan tindakan ke dalam borang Laporan Kerosakan (LAM-PUP-06-02) setelah kerosakan dibaiki

(iii)

Melaporkan penyelenggaraan selesai menyerahkan LAM-PUP-06-02 kepada KPT

dan

6.1.2

Kerosakan yang memerlukan alat ganti

(i)

Membuat perolehan alat ganti

(ii)

Menerima alat ganti dan membaiki kerosakan dalam tempoh yang sesuai

(iii)

Mencatatkan tindakan ke dalam borang LAM-PUP06-02 setelah kerosakan dibaiki

(iv)

Melaporkan penyelenggaraan selesai dan


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01


MUKA SURAT

: 7/9

IPGM-PPK-PUP-06

Tanggungjawab

Tindakan

JT/PT

KUKP/PE

JT/PT

Julai 2014

menyerahkan LAM-PUP-06-02 kepada KP

6.1.3

Kerosakan yang perlu dibaiki oleh Pembekal/Kontraktor/ Pemunya Bangunan

(i)

Memaklumkan kepada pihak pengurusan untuk mendapatkan kelulusan jika kerosakan perlu dibaiki oleh pembekal/ kontraktor/ pemunya bangunan

(ii)

Setelah kelulusan diperoleh, tindakan selanjutnya diambil.

(iii)

Menyelia kerja kontraktor.

(iv)

Memastikan kerja-kerja pembaikan yang dilakukan oleh pembekal/ kontraktor dalam keadaan sempurna.

(v)

Maklumkan kepada PE/KPT bahawa kerja-kerja pembaikan telah dilakukan dengan memuaskan untuk tujuan pembayaran

(vi)

Mengesahkan perakuan kerja-kerja pembaikan siap seterusnya melaporkannya kepada KPP SKP/PP SKP/KUKP

pembaikan

oleh

pembekal/

6.2 PENYELENGGARAAN BERKALA

PE/KPT

KUKP/PE/KPT

(v)

7

(i)

Menyediakan senarai untuk berkala (LAM-PUP-06-01).

penyelenggaraan

(ii)

Melakukan penyelenggaraan dalaman secara berkala mengikut jadual (LAM-PUP-06-01). Sila rujuk langkah 6.1 (a) dan 6.1

(iii)

Menyelia penyelenggaraan yang dijalankan oleh pembekal/kontraktor. Sila rujuk langkah 6.1 (c)

Mengarahkan JT/ PT mengambil tindakan pembaikan berdasarkan kepada tahap keseriusan kerosakan tertakluk kepada peruntukan mencukupi dan mematuhi peraturan sedia ada.


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01


MUKA SURAT

: 8/9

IPGM-PPK-PUP-06

Tanggungjawab

Tindakan

JT/PT

8

Merekodkan butir-butir penyelenggaraan dan menyediakan Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur dalam borang LAMPUP-06-04 untuk dikemukakan kepada KUKP/PE

KUKP/ PE

9

Mengemas kini dan mengesahkan status pembaikan yang dilakukan melalui borang LAM-PUP-06-02 dan LAM-PUP-0603 kepada KPP SKP (di IPGM) dan TP (di IPG).

10 Menyediakan analisis penyelenggaraan infrastruktur berdasarkan LAM-PUP-06-04 untuk dibentangkan dalam mesyuarat JKPI. JKPI

Julai 2014

11 Mengadakan mesyuarat setiap enam (6) bulan iaitu pada bulan Julai bagi laporan setengah tahun pertama dan pada bulan Januari tahun berikutnya bagi separuh tahun kedua.


NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01


MUKA SURAT

: 9/9

IPGM-PPK-PUP-06

6.0

REKOD KUALITI

Bil.

Rekod

Lokasi

Tempoh Disimpan

Lampiran

1.

Jadual Perancangan Penyelenggaraan Infrastruktur

Unit Pembangunan IPGM / Pejabat Pentadbiran IPG

2 tahun

LAM-PUP-06-01

2.

Borang Laporan Kerosakan/Permohonan Penyelenggaraan


3 tahun

LAM-PUP-06-02

3.

Status Pemeriksaan Infrastruktur


3 tahun

LAM-PUP-06-03

4.

Borang Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur


3 tahun

LAM-PUP-06-04

Julai 2014

PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

Recommend Documents