TUGAS INDIVIDU MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENILAIAN PENERAPAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN SISTEM OUT SOURCING, IN SOURCING DAN COSOURCING PADA PERUSAHAAN
Disusun oleh : Parlin Erikson Hutahaean P056131822.47E
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
EKSEKUTIF 47 SEKOLAH PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR JANUARI 2014
1
DAFTAR ISI DAFTAR ISI ....................................................................................................... 2 DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... 2 BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 3 1.1. Latar Belakang ......................................................................................... 3 1.2. Perumusan Masalah .................................................................................. 3 1.3. Tujuan Penulisan ...................................................................................... 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 5 2.1. Pengertian Sistem Informasi ..................................................................... 5 2.2. Pengelolaan Operasional Sistem Informasi ............................................... 7 2.3. Organizing teknologi informasi ................................................................ 7 2.4. Pengertian Outsourcing ............................................................................ 8 2.5. Pengertian Insourching ............................................................................. 8 2.6. Pengertian Cosourching............................................................................ 9 BAB III PEMBAHASAN .................................................................................. 10 3.1 Perbedaan antara Outsourching dan Insourcing dan Cosourcing ............. 10 3.1.1 Kelebihan dan kekurangan outsourcing ............................................ 10 3.1.2 Kelebihan dan kekurangan insourcing .............................................. 12 3.1.3 Kelebihan dan kekurangan cosourcing ............................................. 13 4.1. Kesimpulan dan Saran ............................................................................ 15 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 17
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Komponen Sistem Informasi …………………………………….....5 Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi………………………………………… ……6
2
BAB I PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang Perkembangan dunia usaha senantiasa diimbangi dengan melakukan pengembangan sistem pada masing masing perusahaan dan termasuk di dalamnya sistem informasi dan teknologi informasi. Pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi menjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan dalam upaya mampu bertahan dan memenangkan persaingan bisnis yang semakin ketat. Dalam penerapan dan pengembangan sistem informasi, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang penting untuk medukung kesuksesan sebuah usaha. Penerapan dan pengembangan sistem informasi perusahaan pada awalnya dibangun hanya sekedar untuk dapat menunjang rutinitas aktivitas sehari hari yang sangat sederhana. Seiring dengan terus tumbuh dan berkembang sebuah perusahaan akan meningkatkan kompleksitas di dalam perusahaan tersebut. Oleh karenanya sistem informasi yang dibangun sebelumnya untuk hal hal yang sangat sederhana akan semakin sulit untuk memenuhi kebutuhan yang semakin kompleks. Oleh karena itu perlu dipertimbangkan kebutuhan sistem informasi yang dapat mendukung perkembangan dan perubahan bisnis yang semakin cepat. Sistem informasi yang dibangun perusahaan hendaknya dapat menyediakan informasi dalam format tepat serta mampu mengantisipasi perubahan dan perkembangan perusahaan di masa yang akan datang. Sistem informasi yang dimiliki harus mampu memberikan manfaat di dalam proses pengambilan keputusan dan mendukung strategi bisnis perusahaan. Terkait dengan kepentingan tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengidentifikasi masalah dan kebutuhan perusahaan serta mengantisipasi perubahan dan perkembangan perusahaan sehingga dapat memperkecil risiko dalam proses pengambilan keputusan. Dalam perencanaan dan pengembangan sistem informasi, perusahaan perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan tersebut seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Ada beberapa startegi yang dapat dipilih dalam mengelola perencanaan dan pengembangan sistem informasi dalam perusahaan, yaitu pendekatan insourcing, out-sourcing dan cosourcing. Pilihan pilihan ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing masing serta sangat dipengaruhi oleh kondisi masing masing perusahaan. 1.2.
Perumusan Masalah Dalam makalah ini akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai masingmasing pendekatan outsourcing, insourcing maupun cosourcing serta bagaimana keunggulan dan kelemahan masing masing strategi tersebut dan alasan alasan yang mendasari suatu perusahaan memilih pendekatan tersebut dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dalam proses bisnis suatu perusahaan. 1.3.
Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan paper ini adalah selain sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, juga untuk: 3
1. Mengidentifikasi keterkaitan antara pengelolaan sistem informasi dengan proses bisnis perusahaan. 2. Mengetahui perbedaan antara pengembangan sistem informasi perusahaan menggunakan outsourcing, insourcing dan cosourcing. 3. Mengetahui kelebihan dan kekurangan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan cara insourcing atau cosourcing .
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Sistem Informasi Menurut O’ Brien (2012) sistem informasi manajemen adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2013). Tujuan dikembangkannya sistem informasi manajemen yaitu: 1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok produk atau jasa serta tujuan lain yang diinginkan manajemen. 2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, penilaian dan perbaikan yang berkelanjutan. 3. Menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan proses data dan fakta dan mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2012), simtem informasi manajemen merupakan kombinasi yang teratur antara manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi (communication network) dan sumber daya data (data resources). Kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada gambar berikut ini.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2010)
Di dalam dunia usaha setidaknya ada tiga peran utama sistem informasi, yaitu : 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan 3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
5
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2012)
Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan yang membentuk satu kesatuan dalam upaya mencapai suatu tujuan. Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh manusia untuk menambah pemahaman terhadap fakta-fakta yang ada. Manajeman adalah sebuah proses pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan secara efektif dan efisien. Sebagaimana disebutkan diatas peranan dan fungsi utama dari sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Mendukung operasi bisnis . Dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi bisinisnya hariannya. Ketika respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem informasi untuk mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi penting. 2. Mendukung pengambilan keputusan managerial. Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik dan juga membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna. 3. Mendukung keuntungan kompetitif yang strategik. Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategik perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.
6
2.2.
Pengelolaan Operasional Sistem Informasi Menurut O’ Brien (2102) pengelolaan operasional sistem informasi menyangkut masalah penggunaan hardware, software, jaringan dan sumber daya manusia dalam pusat data (pusat komputer) unit bisnis atau perusahaan. Aktifitas operasional harus dikelola termasuk di dalamnya sistem operasional komputer, manajemen jaringan, pengendalian dan support produksi. Kebanyakan aktifitas manajemen operasional sudah diotomatisasi dengan dengan menggunakan software untuk sistem komputer manajemen performance. Sistem performance monitor memelihara pelaksanaan kerja komputer, membantu mengembangkan schedule untuk komputer beroperasi yang dapat mengoptimalkan performance dari sistem komputer dan menghasilkan data statistic yang tidak ternilai harganya untuk perencanaan dan pengendalian kapasitas komputasi yang efektif. Informasi ini akan mengevaluasi penggunaan sistem komputer, biaya dan performancenya. Evaluasi ini akan memberikan informasi untuk rencana kapasitas, rencana dan pengendalian produksi serta rencana hardware dan software yang diakusisi. Sistem ini dapat juga dipakai untuk quality assurance dengan penekannanya pada kualitas pelayanan bisnis pada end user. Sistem performance monitor juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk melakukan sistem backcharge yang mengalokasikan biaya berdasarkan service informasi yang dilakukan. Semua biaya ini terekam, dilaporkan dialokasikan serta dibebankan kepada unit bisnis sebagai end user sesuai dengan pemakaiannya. Manakala perusahaan menggunakan sistem ini, departemen pelayanan informasi akan menjadi service center dimana seluruh biaya service dibebankan langsung kepada unit bisnis masing masing ketimbang dikumpulkan biaya service administratif dan diperlakukan sebagai biaya overhead. Banyak performance monitor juga bisa memiliki kemampuan pengendalian proses. Seperti sistem yang dapat bukan hanya dapat memonitor tetapi juga secara otomatis mengendaliakan operasi komputer untuk pusat data yang lebih besar. Sistem performance monitor ini lebih efisien dibandingkan dengan sistem yang mnggunakan manusia. Keberhasilan suatu pelayanan informasi pada suatu organisasi sangant tergantung pada kulaitas sumber daya manusianya. Banyak perusahaan mempertimbangkan rencana staff IT atau merekrut, mentraining dan mempertahankan personal yang qualified sebagai tantangan terbesarnya. Fungsi manajemen pelayanan informasi meliputi manajemen manajerial, teknikal dan tenaga administratif. Salah satu tugas yang terpenting dari manajer pelayanan informasi adalah merekrut SDM yang qualified, dan mengembangkan, mengatur dan mengarahkan SDM yang ada. SDM harus secara terus menerus ditraining, untuk menjadikan mereka tetap sejalan dengan pengembangan teknis yang cepat di lapangan. Performance karyawan harus secara terus menerus dievaluasi baik dengan sistem reward dan promosi agar karyawan dapat memasuki jenjang karir yang lebih tinggi sesuai dengan senioritas dan kemampuannya. 2.3.
Organizing teknologi informasi Pada masa awal pemakaian komputer pengembangan komputer mainframe dan jaringan telekomunikasi mengakibatkan sentralisasi komputer, perangkat keras dan perangkat lunaknya, database dan ahli informasi pada perusahaan atau
7
organisasi. Kemudian pengembangan mini komputer dan komputer mikro mempercepat trend makin kecilnya ukuran komputer (downsizing) yang mendorong pada arah desentralisasi oleh banyak perusahaan bisnis. Distribusi jaringan server pada level perusahaan, departemen, kelompok kerja sampai level group kecil juga ada disana 2.4.
Pengertian Outsourcing Sebuah pendekatan yang populer dalam manajemen sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (IT) pada suatu organisasi adalah dengan mangadopsi strategi outsourcing. Secara luas pengertian outsourcing adalah pembelian barang atau jasa dari pihak ketiga dimana sebelumnya hal itu dilakukan secara internal. Dalam konteks teknologi informasi adalah dengan melakukan subkontrak dengan pihak service provider eksternal. Umumnya fungsi sistem informasi yang di outsourcing adalah pengembangan aplikasi software. Proses ini meliputi subkontrak dengan pihak lain untuk pengembangan baik keseluruhan maupun sebagian produk software atau sebuah proyek, pembelian sebuah paket software baik yang jadi maupun yang costumized, atau aktivitas dan atau sumber daya yang dapat membantu siklus hidup dari pengembangan software. Adapun fungsi IT yang umum dilakukan outscourcing adalah sebagai berikut : 1. Perawatan dan perbaikan 2. Training 3. Pengembangan aplikasi 4. Konsultasi dan reengineering 5. Mainframe data center 6. Servise dan administrasi Client/server 7. Jaringan administrasi 8. Service desktop 9. Support pada end user 10. Outsourcing IT secara keseluruhan 2.5.
Pengertian Insourching Pengertian insourcing adalah mengoptimalkan SDM yang dimiliki oleh perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, halftime atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI, insourcing atau contracting merupakan delegasi suatu pekerjaan ke pihak yang ahli atau spesialis teknologi informasi (TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. 8
2.6.
Pengertian Cosourching Pengertian cosourcing adalah hubungan kerja sama sebuah perusahaan dengan perusahaan lain untuk melakukan suatu tujuan tertentu. Misalnya perusahaan A menggunakan sumberdaya perusahaan B dan sebaliknya perusahaan B juga menggunakan sumberdaya perusahaan A. Cosourcing menyediakan keseimbangan karena perusahaan yang menggunakan sumberdaya bisa mendapatkan personal teknologi informasi sesuai yang dengan yang dibutuhkan. Jadi ahli teknologi informasi yang dipakai adalah yang sesuai dengan kebutuhan dalam bisnis yang dijalankan perusahaan. Perusahaan masih bisa mengendalikan seluruh proses yang ada dengan memanfaatkan keahlian dan dukungan dari para tenaga ahli TI tersebut. Cosourcing bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas, penghematan biaya dan pengendalian yang efektif.
9
BAB III PEMBAHASAN 3.1
Perbedaan antara Outsourching dan Insourcing dan Cosourcing Dalam pengembangan sistem informasi yang dinginkan oleh perusahaan sesuai dengan kemajuan teknologi dan menyesuaikan perubahan dan kebutuhannya terdapat tiga alasan mendasar penerapan system informasi dalam sebuah perusahaan yaitu mendukung proses dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya, mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif yang dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu insourcing, outsourcing dan co-sourcing. Ketiga metode tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam membangun system informasi sebuah perusahaan. Begitu pula dengan alasan pemilihan metode pengembangan yang dilakukan oleh perusahaan yang juga harus memperhatikan kebutuhan dan kondisi perusahaannnya. Berikut ini akan dibahas mengenai kelebihan dan kekurangan serta alasan perusahaan dalam pemilihan metode pengembangan system informasinya. 3.1.1 Kelebihan dan kekurangan outsourcing Ada beberapa alasan mengapa perusahaan memilih strategi outsourcing dalam pengembangan sistem informasinya. Namun secara umum dipilihnya strategi outsourcing oleh sebuah perusahaan adalah seperti: 1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional 2. Meningkatkan focus perusahaan pada bidang bisnisnya 3. Untuk mencapai aksess menjadi perusahaan berkapasitas kelas dunia 4. Agar SDM yang dipunyai bisa dimanfaatkan untuk melaksanakn fungsi yang lain selain IT. 5. Ketidak tersediaan SDM IT yang dimiliki 6. Untuk melakukan percepatan manfaat dengan pelaksanaan reengineering melalui IT. 7. Memiliki keterbatasan dalam melakukannya dan mengendalikannya secara internal. 8. Agar dana yang seharusnya diinvestasikan untuk IT bisa dimanfaatkan untuk manfaat bisnis yang lain. 9. Memperkecil resiko. 10. Untuk mendapatkan pemasukan dana. Sumber: Survei Lancar dan outsourcing Potensi Akhir-Pengguna The outsourcing Institute Keanggotaan, 1998 Jika disederhanakan alasan alasan dipilihnya strategi outsourcing tersebut di atas dapat diringkas sebagai berikut: 1. Penghematan untuk mencapai ROI yang lebih tinggi Outsourcing fungsi fungsi sistem informasi (SI)/teknologi informasi (IT) kepada ahlinya sering merupakan pendekatan startegik untuk melonggarkan budget yang ketat. Perusahaan yang dapat mengelola pendekatan outsourcing ini dapat menghemat biaya sampai 40-80%. 2. Fokus pada core competencies Melakukan outsing kepada perusahaan yang professional memungkin perusahaan bisa fokus pada bidang bisnisnya. Dengan strategi outsoursing untuk pengembangan aplikasi, perusahaan dapat fokus
10
pada tenaga SI profesionalnya untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah bisnis dari pada merencanakan dan mebuat prototype untuk aplikasi yang baru. 3. Mencapai tingkat fleksible staff Bisa mengurangi overhead perusahaan untuk menghire tenaga IT. Outsourcing dapat menyediakan tenaga yang ahli, khusus atau hanya dibutuhkan by project. Jika tenaga dengan skill yang khusus ini sulit didapatkan oleh perusahaan atau menrupakan biaya yang besar untuk mempertahankannya maka dengan sistem outsourcing ini lebih dimungkinkan. 4. Untuk mendapat akses pada SDM tingkat global Kesuksesan sebuah bisnis saat ini telah bergeser. Bukan lagi dipahami dari apa yang dipunyai atau bisa dikerjakan melainkan sukses adalah bagaimana kita memiliki akses kepada SDM dan talenta yang ahli. Menggunakan tenaga ahli kelas dunia memberikan keuntungan bagi perusahaan untuk memanfaatkan keuntungan dari tenaga skill tanpa dibatasi oleh lokasi dan secara signifikan meningkatan kualitias yang dapat dikerjakan. 5. Percepatan masuk ke dalam pasar Outsourcing memperluas manfaat bagi usaha kecil tradisional baik dari sisi fleksibilitas maupun responsibilitas, memungkinkan perusahaan yang lebih kecil untuk bersaing secara efektif terhadap perusahaan besar. Melengkapi tenaga kerja yang ada dengan dukungan tenaga lepas yang memungkinkan adanya produktivitas dalam 24 jam sehari. Memiliki akses pada sumber daya yang mampu melakukan pekerjaan pada proyek-proyek kunci bahkan ketika karyawan lokal masih tidur, dapat bekerja untuk melakukan percepatan masuk ke pasar dan memberikan keuntungan kompetitif. Selain kelebihan tadi sistem outsourcing juga memilikji beberapa kelemahan anatara lain : 1. Kehilangan kendali terhadap sistem informasi dan data karena bisa saja data dan informasi dan rahasia perusahaan bocor ke pesaing. 2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing. 3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga. 4. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya. 5. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang sitem informasi (SI) akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami sistem informasi dan teknologi informasi yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.
11
3.1.2 Kelebihan dan kekurangan insourcing Keunggulan insourcing antara lain: 1. Sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan serta dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. 2. Biaya pengembangannya bisa relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan terhadap sistem informasi yang ada karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 5. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 6. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 7. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. 8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol. 9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya. 10. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing. 11. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks 12. Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan enduser sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan. 13. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar Namun disamping kelebihannya sistem insourcing juga memiliki kelemahan yaitu: 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 3. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 5. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga
12
ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). 7. Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol. 8. Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa. 9. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan. 10. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri. Alasan perusahan melakukan strategi insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com). Ada beberapa alasan mengapa insourcing dilakukan oleh beberapa perusahaan: 1 Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan. 2 Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan. 3 Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan. 3.1.3 Kelebihan dan kekurangan cosourcing Keunggulan cosourcing antara lain: 1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. 5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem
13
informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Kekurangan dari metode cosourcing antara lain adalah : 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. Beberapa alasan yang mendasari pemilihan metode co-sourcing oleh perusahaan : 1. Perusahaan menginginkan pengawasan langsung untuk membangun fitur dan fungsi sistem informasi 2. Perusahaan ingin tetap mempertahankan pengetahuan korporasi 3. Perusahaan menginginkan adanya win-win relationship dengan partner yang berkompeten dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan 4. Perusahaan menginginkan pengetahuan SI menjadi bagian dari pengetahuan perusahaan 5. Tidak keberatan dengan adanya negosiasi ulang biaya pengembangan sistem informasi seiring dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi yang cepat 6. Perusahaan membutuhkan aksi yang efektif, cepat dan fleksibel terhadap strategi bisnisnya 7. Perusahaan membutuhkan perbaikan dan peningkatan sistem yang berkelanjutan 8. Perusahaan menginginkan biaya tetap dapat diprediksi dengan baik
14
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1.
Kesimpulan dan Saran Pada era persaingan global perusahaan terus berlomba melakukan perubahan dan pengembangan untuk menjadi lebih unggul dibandingkan dengan pesaingnya. Untuk dapat menjadi yang terus bertahan dan unggul dalam persaingan bisnis, perusahaan harus bisa menciptakan perbedaan di antara para pesaingnya, baik produk atau jasa maupun prosesnya. Salah satu cara untuk membuat perbedaan tersebut seperti telah dibahas sebelumnya adalah outsourcing. Perusahaan pengguna outsourcing bisa memenangkan persaingan, karena outsourcing bisa melahirkan dua keunggulan, yaitu menurunkan biaya produksi (pengguna professional dari luar jatuhnya bisa lebih murah daripada mempekerjakan karyawan secara permanen) dan memaksimalkan kapabilitas (professional mempunyai keahlian yang bisa diandalkan). 21% perusahanperusahaan di AS dan 31% dari Kanada, telah melakukan outsourcing dan telah merasakan keuntungan yang mereka dapat memenangkan persaingan dengan memanfaatkan kedua keunggulan tersebut. Namun, berdasarkan hasil survey yang dilakukan Istitute of Internal Auditors (AS) pada awal 1998, menunjukkan bahwa 35% hingga 40% perusahaan-perusahaan di AS dan Kanada merencanakan tidak akan melakukan outsourcing, khususnya untuk melakukan pekerjaan bidang internal audit. Alasang dibalik keinginan itu, dari survey itu ditemukan dua kelemahan outsourcing. Pertama, dengan outsourcing manajemen kehilangan control sehari-hari terhadap bidang yang dikerjakan dengan sistem outsourcing ini. Kedua, outsourcing bisa membuka rahasia perusahaan, terutama dalam bidang internal audit. Sebab di bidang ini banyak tersimpan rahasia perusahaan, terutama dalam hal keunagan. Sebagai gantinya, mulai dipertimbangkan cosourcing. Cosourcing memang cara untuk membuat perbedan, guna mendapatkan keunggulan dalam bersaing yang datangya lebih belakangan dibanding outsourcing. Definisi operasional di luar perusahaan. Dalam penyerahan pekerjaan kepada outsider itu, perusahaan tidak serta merta menyerahkan seluruh pekerjaan kepada professional dan mem-PHK pekerja tetapnya. Perusahaan tetap menyertakan pekerjanya, untuk secara bersama-sama menjalankan pekerjaan. Sekalipun pekerjaan itu membutuhkan keahlian yang spesifik. Andai kata pekerjaan yang dikerjakan itu merupakan proyek, maka ketika selesai, perusahaan akan tatap mempertahankan pekerjanya dan memutuskan kontrak dengan partnernya. Bedanya dengan outsourcing adalah, pada cosourcing pekerja tetap yang bekerja bersama dengan professional yang terlibat aktif dalam pekerjaan sejak perencanaan, pengambilan keputusan dan kemungkinan berpartisipasi dalam membuat laporan. Sebaliknya, pada outsourcing professional datang dengan keahlian yang spesifik, merencanakan. Mengerjakan, mengambil keputusan dan membuat laporan secara independen. Dengan cara melibatkan/menempatkan pekerja tetap mendampingi professional, maka perusahaan berharap bisa ikut mengontrol perkembangan pekerjaan dari waktu ke waktu dan menjaga agar rahasia perusahaan tidak bocor. Dua hal yang disebut terakhir merupakan kelemahan outsourcing. Tentu saja dengan munculnya cosourcing, tidak berarti outsourcing ditinggalkan begitu saja. Cosourcing hanya menguntungkan untuk dilakukan pada bidang-bidang pekerjaan yang mengandung rahasia perusahaan. Sedang untuk bidang bidang pekerjaan yang lain, keunggulan outsourcing
15
penurunan biaya produksi dan maksimaliasasi kapabilitas masih dapat berjalan. Yang popular saat ini untuk dicosourcingkan adalah bidang internal audit. Untuk masa-masa mendatang, nampaknya bidang teknologi informasi sudah mulai cenderung dilaksanakan dengan strategi cosourcing. Juga proyek dan pengoperasian teknologi informasi bagi perusahaan. Yang menakjukan, ternyata ekspansi perusahaan perusahaan raksasa, baik ekspansi ke wilayah lain termasuk ke negara lain dan ekspansi secara business line (penganekaragaman produk), cenderung dilakukan dengan cara cosourcing Adalah jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas, di mana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing biasa. Ini misalnya terjadi dalam hal staf spesialis perusahaan diperbantukan kepada rekanan pemberi jasa karena sulitnya menemukan keahlian yang diperlukan atau karena perusahaan tidak mau kehilangan staf spesialis tersebut. Dengan cara ini, keberhasilan pekerjaan seakan-akan menjadi tanggung jawab bersama, termasuk juga risiko ketidakberhasilan
16
DAFTAR PUSTAKA O’Brien, James dan George M. Marakas. 2011. Management Information System: Global Edition. McGraw-Hill Irwin. New York. Suroso, Arif Iman. 2013. Materi kuliah : Enterprise Global Management of Information Technology. Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor.
http://www.outsource2india.com/ http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
17
