Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 1/16
PROSEDUR
PENGURUSAN LATIHAN PK.UniMAP.(P).14
Disediakan oleh :
Disemak oleh :
PENOLONG PENDAFTAR
WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
___________________________________________________ (En. Zuber Bin Haji Mohamad) Pemangku Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
1.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 2/16
OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan bagi memastikan aktiviti latihan dijalankan dengan berkesan dan sistematik. Tujuan ini selaras dengan perancangan latihan yang ditetapkan untuk meningkatkan kompetensi, kesedaran dan kemahiran staf di Universiti.
2.0
SKOP Prosedur ini digunapakai bagi mengenalpasti keperluan latihan serta melaksanakan latihan yang telah diluluskan oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) untuk staf UniMAP.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
3.0
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 3/16
SINGKATAN NC
:
Naib Canselor
EXCO
:
Jawatankuasa Tertinggi Pengurusan Universiti
KJ
:
Ketua Jabatan
KPP(JP)
:
Ketua Penolong Pendaftar (Jabatan Pendaftar)
PL
:
Pegawai Latihan
PPP
:
Pegawai terdekat yang menilai sasaran kerja tahunan staf
PPTJ
:
Pegawai dari setiap bertanggungjawab
PTO
:
Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)
PTJ
:
Pusat Tanggungjawab
ULJP
:
Unit Latihan, Jabatan Pendaftar
PPSM
:
Panel Pembangunan Sumber dipengerusikan oleh Naib Canselor
IUS-HRM
:
Integrated User Management
JP
:
Jabatan Pendaftar
Staf
:
Kakitangan UniMAP
Pdf
:
Pendaftar
jabatan/pusat/unit
Manusia
System-Human
yang
yang
Resources
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
4.0
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 4/16
DEFINISI :
Kursus, seminar, bengkel, lawatan kerja, bagi tujuan pembangunan sistematik yang berteraskan pembelajaran sepanjang hayat dalam membentuk sahsiah diri yang tinggi, berkemahiran dan berpengetahuan (Skills, Knowledge and Attitude, (SKA). Latihan adalah perlu bagi memastikan kualiti kerja staf di tahap yang diinginkan oleh Universiti.
Latihan Dalaman
:
Latihan yang dirancang dan dianjurkan oleh Unit Latihan, Jabatan Pendaftar UniMAP.
Latihan Luaran
:
Latihan yang dianjurkan oleh agensi kerajaan atau swasta sama ada di dalam atau luar negara yang dikenalpasti atau dipohon oleh staf pentadbiran dan akademik di Universiti.
Latihan PTJ/ Unit Lain di UniMAP
:
Latihan yang dianjurkan oleh PTJ/Unit Lain di UniMAP
Pegawai Latihan
:
Pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan berkaitan latihan staf akademik (yang berkenaan) dan staf pentadbiran di setiap Jabatan di universiti.
Jabatan
:
Merujuk kepada PTJ, Pusat dan Unit di UniMAP.
Staf Bukan Akademik
:
Staf yang dilantik untuk bekerja di UniMAP sama ada secara tetap, kontrak atau sementara.
Pemohon
:
Staf yang terpilih atau memohon sesuatu program latihan
Peserta
:
Staf yang terpilih
Latihan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
5.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 5/16
DOKUMEN RUJUKAN Bil.
Nama Dokumen
Lokasi
No. Rujukan
5.1
Manual Kualiti
Bilik Dokumen
MK-UniMAP-01
5.2
Dasar-dasar latihan UniMAP
Unit Latihan
DS.PK.UniMAP.(P).14-01
5.3
Fail Pekeliling dan Dasar Latihan
Unit Latihan
DS.PK.UniMAP.(P).14-02
Unit Latihan
DS.PK.UniMAP.(P).14-03
UL:LTHN – 300/01 dan 300/02
5.4
Program atau risalah latihan anjuran sektor kerajaan dan swasta
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 6/16
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1
PERANCANGAN LATIHAN DI UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR Tanggungjawab
Tindakan
ANALISA KEPERLUAN LATIHAN (TRAINING NEED ANALYSIS, TNA) DAN TAKWIM LATIHAN TAHUNAN PL ULJP
1. Edar Borang Keperluan Latihan (Borang UL-05) kepada semua Ketua Jabatan (KJ) untuk kenalpasti latihan yang diperlukan di pusat tanggungjawab (PTJ) masing-masing.
PL ULJP
2. Terima Borang Keperluan Latihan dan analisa.
PL ULJP
3. Senarai latihan sepanjang tahun dan bajet disediakan untuk semakan Pendaftar.
Pdf
4. Pembentangan Takwim Latihan Tahunan pada mesyuarat PPSM.
PPSM
5. Kelulusan Takwim Latihan Tahunan
PL/PTO ULJP
6. Hebahan Takwim Latihan Tahunan secara emel, portal dan cetakan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
6.2
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 7/16
PENGANJURAN LATIHAN DALAMAN Tanggungjawab I.
Tindakan
LATIHAN ANJURAN UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR
PL ULJP
1.
Berdasarkan Takwim Latihan Tahunan, tentukan tarikh dan tempat latihan.
PL ULJP
2.
Kenalpasti penceramah dan modul latihan
PL ULJP, Pdf
3.
Sediakan kertas kerja beserta bajet untuk semakan dan kelulusan Pendaftar.
PTO ULJP
4.
Hebahan penawaran latihan kepada semua PTJ dengan lampiran Borang Permohonan Latihan (Borang UL-01) untuk kelulusan Ketua Jabatan (KJ).
PTO ULJP
5.
Nama peserta dimasukkan dalam ke dalam sistem, IUSHRM.
6.
Makluman/surat panggilan hadiri latihan dikeluarkan kepada pemohon dengan salinan kepada Ketua Jabatan.
7.
Persediaan dan pelaksanaan latihan
8.
Mengedar dan mengumpul Borang Penilaian Latihan (Borang UL-02) untuk dianalisa.
9.
Staf yang gagal menghadiri latihan perlu menghantar Borang Tunjuk Sebab (Borang UL-04)yang disahkan oleh Ketua Jabatan.
PL, PTO ULJP
Staf, KJ
II.
LATIHAN ANJURAN BERSAMA UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR DAN PTJ
PL ULJP
1.
Terima permohonan penganjuran latihan menggunakan peruntukan Vot Unit Latihan
PL ULJP, Pdf
2.
Sediakan kertas kerja beserta bajet untuk semakan dan kelulusan Pendaftar
PTO ULJP
3.
Hantar kertas kerja yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Tanggungjawab PPTJ
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 8/16
Tindakan 4.
Pelaksanaan penganjuran latihan seperti prosedur 6.2 (I) (4 – 9)
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
6.3
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 9/16
PENGURUSAN LATIHAN ANJURAN LUAR (INDIVIDU/BERKUMPULAN) Tanggungjawab
Tindakan
PL ULJP
1. Terima permohonan staf yang diluluskan Ketua Jabatan untuk menghadiri latihan anjuran luar.
PL ULJP, Pdf
2. Pertimbangkan permohonan dan memohon kelulusan Pendaftar.
PTO ULJP
3. Memaklumkan keputusan permohonan kepada staf dan mengeluarkan surat tawaran menghadiri kursus bagi permohonan yang diluluskan dengan salinan kepada Ketua Jabatan. 4. Berurusan dengan pihak Bendahari berhubung pembayaran kepada penganjur latihan.
Staf
5. Hadiri latihan anjuran luar. 6. Kemukakan Borang Penilaian Latihan (Borang UL-02).
PTO ULJP, PPTJ
6.4
7. Memaklumkan staf PTJ yang bertanggungjawab untuk mengemaskini kehadiran latihan staf dalam IUS-HRM.
PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN Tanggungjawab
Tindakan
Staf, PPP
1. Staf yang menghadiri latihan perlu dinilai untuk tempoh 3 bulan selepas menghadiri kursus oleh PPP dengan menggunakan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (Borang UL-03).
Staf
2. Hantar Borang UL-03 kepada Unit Latihan/penganjur latihan setelah dinilai PPP.
PTO ULJP
3. Terima borang dan failkan.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
7.
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 10/16
REKOD KUALITI Bil. 7.1
Jenis/Rekod Penawaran Latihan Anjuran ULJP
Rujukan
Lokasi
Tempoh Simpanan
RK.UniMAP.(P).14-01
Unit Latihan
5 Tahun
RK.UniMAP.(P).14-02
Unit Latihan
5 Tahun
RK.UniMAP.(P).14-03
Unit Latihan
5 Tahun
RK.UniMAP.(P).14-04
Unit Latihan
5 Tahun
UniMAP:UL.LTHN-001 7.2
Penganjuran Latihan Anjuran PTJ di UniMAP UniMAP:UL.LTHN-002/PTJ
7.3
Permohonan Latihan Luaran UniMAP:UL.LTHN-002/KL
7.4
Program Latihan Tahunan UL: LTHN-001
7.5
Borang Permohonan Latihan (Borang UL-01)
RK.UniMAP.(P).14-05
Unit Latihan
5 Tahun
7.6
Borang Penilaian Latihan (Borang UL-02)
RK.UniMAP.(P).14-06
Unit Latihan
5 Tahun
7.7
Penilaian Keberkesanan Latihan
RK.UniMAP.(P).14-07
Unit Latihan
5 Tahun
(Borang UL-03) 7.8
Borang Tunjuk Sebab Ketidakhadiran Berkursus (Borang UL-04)
RK.UniMAP.(P).14-08
Unit Latihan
5 Tahun
7.9
Borang Keperluan Latihan (Borang UL-05)
RK.UniMAP.(P).14-09
Unit Latihan
5 Tahun
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
8.
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 11/16
LAMPIRAN
No. Lampiran
Tajuk Carta Alir Prosedur Pengurusan Latihan dan Arahan Kerja:
Lampiran 1
Perancangan Latihan di Unit Latihan Jabatan Pendaftar
Lampiran 2
Penganjuran Latihan Dalaman Anjuran Unit Latihan
Lampiran 3
Penganjuran Latihan Anjuran Bersama Unit Latihan dan PTJ
Lampiran 4
Menghadiri Latihan Anjuran Luar (Individu/Berkumpulan)
Lampiran 5
Penilaian Keberkesanan Latihan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 12/16 Lampiran 1
ANALISA KEPERLUAN LATIHAN (TNA) DAN TAKWIM LATIHAN TAHUNAN UNIMAP Tanggungjawab
Aliran Kerja MULA
Proses Kerja
Rekod
Mula Borang Keperluan Latihan
PL ULJP
1. Edar borang keperluan latihan kepada semua Ketua Jabatan untuk kenalpasti latihan yang diperlukan.
PL ULJP
2. Terima borang keperluan latihan untuk dianalisa.
PL ULJP
3. Senarai latihan dan bajet disediakan untuk semakan pendaftar
Senarai Latihan dan Bajet
Pdf
4. Pembentangan Takwim Latihan Tahunan pada mesyuarat PPSM
Takwim Latihan Tahunan
PPSM
5. Kelulusan Takwim Latihan Tahunan Unimap
Takwim Latihan Tahunan
6. Hebahan/edaran Takwim Latihan Tahunan secara emel, portal & cetakan
Takwim Latihan Tahunan
Tidak PL/PTO ULJP
Ya
TAMAT T
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Borang Keperluan Latihan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 13/16 Lampiran 2
PENGANJURAN LATIHAN DALAMAN ANJURAN UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR Tanggungjawab
Aliran Kerja MULA
Proses Kerja
Rekod
Mula
PL ULJP
1. Berdasarkan Takwim Latihan Tahunan, tentukan tarikh dan tempat latihan.
PL ULJP
2. Kenalpasti penceramah dan bahan latihan.
PL ULJP, Pdf
3. Sediakan kertas kerja beserta bajet untuk semakan dan kelulusan Pendaftar.
Kertas kerja yang diluluskan
4. Hebahan penawaran latihan kepada semua PTJ dengan lampiran Borang Permohonan Latihan (Borang UL-01)
Borang Permohonan Latihan (Borang UL-01)
PTO ULJP
5. Nama peserta dimasukkan dalam sistem, IUS-HRM 6. Makluman/surat panggilan hadiri latihan dikeluarkan kepada pemohon dengan salinan kepada Ketua Jabatan.
PTO ULJP
PL, PTO ULJP
7. Persediaan dan pelaksanaan latihan. 8. Mengedar dan mengumpul Borang Penilaian Latihan (Borang UL-02) untuk dianalisa
Staf, KJ
9. Menghantar Borang Tunjuk Sebab (Borang UL-04)yang disahkan oleh Ketua Jabatan jika staf gagal hadiri kursus.
Takwim Latihan Tahunan
- Rekod IUSHRM terkini - Surat Panggilan Peserta
TAMAT
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Borang Penilaian Latihan (Borang UL-02) Borang UL-04
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 14/16 Lampiran 3
PENGANJURAN LATIHAN DALAMAN ANJURAN BERSAMA UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR DAN PTJ Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod
MULA
1. Terima permohonan penganjuran latihan menggunakan peruntukan Vot Unit Latihan.
Permohonan Latihan Luaran
PL ULJP, Pdf
2. Menyediakan kertas kerja serta bajet untuk semakan dan kelulusan Pendaftar.
Kertas kerja
PTO ULJP
3. Hantar kertas kerja yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.
Kertas kerja yang diluluskan
PL ULJP
4. Patuhi carta alir Penganjuran Latihan Dalaman anjuran ULJP, (proses 4 – 9)
PTJ
TAMAT
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 15/16 Lampiran 4
MENGHADIRI LATIHAN ANJURAN LUAR (INDIVIDU/BERKUMPULAN) Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod
MULA
PL ULJP
1. Terima permohonan staf yang diluluskan Ketua Jabatan
Permohonan Latihan Luaran
PL ULJP, Pdf
2. Pertimbangkan permohonan dan mohon kelulusan Pendaftar
Surat Kelulusan Berkursus
Tidak lulus
Lulus
PTO ULJP
3. Memaklumkan keputusan permohonan kepada staf. a. Proses tamat bagi permohonan yang tidak lulus. b. Keluarkan surat jemputan hadir latihan luar bagi permohonan yang diluluskan
PTO ULJP
4. Berurusan dengan pihak Bendahari berhubung proses pembayaran kepada penganjur latihan luar.
Staf
5. Hadiri latihan dan kemukakan Borang Penilaian Latihan.
PTO ULJP, PTJ
Surat Jemputan Surat Arahan Pembayaran
Borang UL-02
6. Maklumkan staf PTJ yang bertanggungjawab untuk mengemaskini kehadiran latihan staf dalam IUS-HRM TAMAT
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
IUS-HRM
Prosedur Kualiti PENGURUSAN LATIHAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(P).14 17 Februari 2013 04 03 16/16 Lampiran 5
PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod
MULA
1. Edar Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (Borang UL-03) kepada Ketua Jabatan selepas peserta tamat hadiri kursus.
PL/PTO ULJP
2. Borang UL-03 perlu diisi untuk penilaian oleh PPP dalam tempoh tiga (3) bulan dan selepas itu dihantar kepada Unit Latihan/ penganjur latihan.
Staf, PPP
PTO ULJP
3. Terima Borang UL-03 dan failkan.
TAMAT
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Borang UL-03
Borang UL-03
