PENGELOLAAN INFORMASI TENTANG BANJIR 2007 OLEH HUMAS PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA (Periode Januari-Februari-Maret)

PENGELOLAAN INFORMASI TENTANG BANJIR 2007 OLEH HUMAS PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA (Periode Januari-Februari-Maret)

Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Strata 1 (S1) Ilmu Komunikasi

SKRIPSI Disusun Oleh :

Nama

:

Sila Kastin

NIM

:

04203-011

Jurusan

:

Public Relations

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2007

UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG SKRIPSI

Nama

: Sila Kastin

NIM

: 04203-011

Fakultas

: Ilmu Komunikasi

Program Studi

: Public Relations

Judul Skripsi

: Pengelolaan Informasi Tentang Banjir 2007 Oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Periode JanuariFebruari-Maret)

Jakarta, Desember 2007

Mengetahui,

Pembimbing I

Pembimbing II

Endri Listiani, S.IP, M.Si

Siti Dewi Sri Ratna Sari, S.S., M.Si

i

UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS LEMBAR TANDA LULUS SIDANG

Nama

: Sila Kastin

NIM

: 04203-011

Fakultas

: Ilmu Komunikasi

Program Studi

: Public Relations

Judul Skripsi

: Pengelolaan Informasi Tentang Banjir 2007 Oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Periode JanuariFebruari-Maret)

Jakarta, Desember 2007

1. Ketua Sidang Ponco Budi Sulistio, S.Sos, M.Comm

(............................................)

2. Penguji Ahli Irmulan Sati T, SH, M.Si

(............................................)

3. Pembimbing I Siti Dewi Sri Ratna Sari, S.S., M.Si

(............................................)

4. Pembimbing II Endri Listiani, S.IP, M.Si

(............................................)

ii

UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI

Nama

: Sila Kastin

NIM

: 04203-011

Fakultas

: Ilmu Komunikasi

Program Studi

: Public Relations

Judul Skripsi

: Pengelolaan Informasi Tentang Banjir 2007 Oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Periode JanuariFebruari-Maret)

Jakarta, Desember 2007

1. Ketua Sidang Ponco Budi Sulistio, S.Sos, M.Comm

(............................................)

2. Penguji Ahli Irmulan Sati T, SH, M.Si

(............................................)

3. Pembimbing I Siti Dewi Sri Ratna Sari, S.S., M.Si

(............................................)

4. Pembimbing II Endri Listiani, S.IP, M.Si

(............................................)

iii

UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS LEMBAR PENGESAHAAN SKRIPSI

Nama

: Sila Kastin

NIM

: 04203-011

Fakultas

: Ilmu Komunikasi

Program Studi

: Public Relations

Judul Skripsi

: Pengelolaan Informasi Tentang Banjir 2007 Oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Periode JanuariFebruari-Maret)

Jakarta, Desember 2007

Disetujui dan diterima oleh,

Pembimbing I

Pembimbing II

Endri Listiani, S.IP, M.Si

Siti Dewi Sri Ratna Sari, S.S., M.Si

Mengetahui,

Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi

Ketua Bidang Studi Public Relations

Irmulan Sati T, SH, M.Si

Dra. Diah Wardhani., M.Si

iv

UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS ABSTRAKSI Sila Kastin (04203-011) Pengelolaan Informasi tentang Banjir 2007 oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Periode Januari-Maret 2007) i-xi + 92 halaman; 2 tabel; 7 lampiran Biografi-Daftar Pustaka (1990-2004) Keberhasilan suatu program pemerintah antara lain juga sangat ditentukan oleh sejauhmana aparat pelayanan pemerintah termasuk humas untuk dapat berperan secara aktif dalam memberi pelayanan informasi kepada publik secara luas. Begitu pula pada waktu banjir 2007 yang melanda Ibukota, kesimpangsiuran informasi yang tidak jelas dapat menimbulkan opini yang negatif di mata publiknya. Adanya sikap dan opini masyarakat yang negatif membuat citra Pemerintahan Jakarta menurun. Oleh sebab itu, penelitian ini memiliki rumusan masalah yakni bagaimanakah Pengelolaan Informasi tentang banjir oleh Humas pemprov DKI Jakarta (Periode Januari-Maret). Kerangka teori dari penelitian ini terdiri dari teori komunikasi teori dari Humas, definisinya, Humas Pemerintah, fungsi serta tugas dari Humas Pemerintah, media Humas dan Pengelolaan Informasi Humas. Metodologi penelitian yang digunakan adalah bersifat deskriptif-kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. Pengumpulan data diperoleh melalui hasil dari wawancara mendalam (dept interview) dengan dua narasumber. Penelitian ini difokuskan pada langkah-langkah proses humas yang dikemukakan oleh Cutlip, Center and Broom dalam bukunya “Efektive Public Relations” yang yakni mendefinisikan masalah, membuat rencana dan program, bertindak dan berkomunikasi, serta mengevaluasi program. Langkah-langkah yang dilakukan oleh Humas Pemprov DKI Jakarta dalam mengelola informasi tentang banjir ini yakni, pertama adalah menginput berbagai data yang berkaitan dengan banjir dan diolah menjadi materi informasi. Kedua, membuat program dengan menetapkan tujuan komunikasi, sasaran yang dituju, penggunaan komisaris media, menyiapkan informasi yang akan disampaikan kepada publik. Ketiga, bertindak dan berkomunikasi Humas melakukan konferensi pers, membuat press release serta dialog publik yang dilakukan pada awal sebelum banjir (warning system), pada saat banjir itu terjadi, dan setelah banjir. Terakhir, Humas melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program dengan melihat melalui media dan complain dari publik. Saran akademis dari penelitian ini adalah diharapkan peneliti lain dapat menggunakan teori yang berbeda dari penelitian ini. Sedangkan saran praktis penelitian ini, peneliti berharap agar Humas memiliki strategi komunikasi dalam pengelolaan informasi tentang banjir. Sehingga hasil yang diperoleh dapat maksimal.

v

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Alhamdulillah, Alhamdulillah HiRobilalamin. kasih ya Allah SWT,

Terima

atas nikmat, hikmat dan rahmat-Mu hamba mampu

menyelesaikan laporan magang ini dengan baik.

Skripsi ini disusun untuk

memenuhi salah satu syarat untuk menjadi Sarjana yaitu telah melaksanakan mata kuliah skripsi. Khususnya di bidang ilmu komunikasi jurusan Public Relations di Universitas Mercu Buana. Adapun skripsi yang dibuat oleh peneliti merupakan pembahasan mengenai Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007 oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (periode Januari-Maret 2007). Dalam menyelesaikan skripsi ini, peneliti banyak sekali dibantu oleh berbagai pihak. Pada kesempatan ini, peneliti hendak mengucapkan banyak terima kasih dengan setulus-tulusnya kepada pihak-pihak yang tersebut ini :

1. Ibu Siti Dewi Sri Ratna Sari selaku Pembimbing I, terima kasih atas segala masukan dan kesabaran ibu dalam memberikan bimbingan dan support, semangat luar biasa yang ibu miliki sangat memberikan motivasi bagi peneliti sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini. 2. Ibu Endri Listiani selaku Pembimbing II, terima kasih atas kemurahan hati ibu untuk memberikan segala masukan positif untuk peneliti. 3. Ibu Dra. Diah Wardhani., M.Si selaku Dekan Fakultas. 4. Ibu Irmulan Sati., SH, M.Si selaku Ka. Bidang Studi PR dan Pembimbing Akademik

vi

5. Keluarga tercinta atas do,a, dukungan, semangat, bantuan serta perhatian yang diberikan baik secara spiritual dan material. Khususnya mamah & papah semoga sehat selalu dan terus mendampingi peneliti. Raya, Mba wati & suami, adiku Ulit, Pon Ambon Family thanks for All. 6. Bapak Arie Budhiman selaku Kepala Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Bapak Rinta Afdalifah Imron selaku Kepala sub bagian Publikasi yang banyak meluangkan waktunya untuk saya dan memeberikan banyak pengalaman serta ilmu yang sangat bermanfaat. 7. untuk mamas aku serta keluarga mamas, atas semangat, dukungan dan do,anya. 8. Toek teman-teman di PR A’03 –The cOngors-, terutama Nina u emang sahabat sejati que yang nerima apa adanya dirique, Iis, Ana, Hawa, Lisa lay, Dini, Gita, dan semuannya, Lov U Guys….. Untuk teman-teman di UMB semuannya yang kenal Sila. Untuk Irul sama Ewin & Edwin makasih atas bantuannya. 9. For my friend in PLN Pa Joe, Inge. Ibu Wartini dan Mba Emil makasih ya surat izinnya dan para staff Humas. 10. Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu per satu, yang telah banyak memberikan dukungannya. Adapun dalam skripsi ini, masih jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu apabila terdapat banyak kekurangan dan kesalahan, peneliti mohon maaf sebesarbesarnya. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Jakarta, Desember 2007 Peneliti

vii

DAFTAR ISI ABSTRAKSI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR LAMPIRAN BAB I

PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang .........................................................................

1

1.2

Pokok Permasalahan ................................................................

9

1.3

Tujuan Penelitian .....................................................................

9

1.4

Signifikansi Penelitian .............................................................

9

1.4.1 Signifikansi Akademis ...................................................

9

1.4.2 Signifikansi Praktis ........................................................

9

BAB II KERANGKA TEORI 2.1

Komunikasi .............................................................................. 10 2.1.1 Pengertian Komunikasi .................................................. 11 2.1.2 Fungsi dan Tujuan Komunikasi ..................................... 12

2.2

Hubungan Masyarakat (Humas) ............................................. 14 2.2.1 Pengertian Humas .......................................................... 15 2.2.2 Humas Pemerintah ......................................................... 18 2.2.3 Fungsi Humas Pemerintah ............................................. 19 2.2.4 Tugas Humas Pemerintah .............................................. 20 2.2.5 Media Humas ................................................................. 21

2.3 BAB III

Pengelolaan Informasi Humas ................................................. 24

METODOLOGI PENELITIAN 3.1

Sifat Penelitian ......................................................................... 27

3.2

Metode Penelitian .................................................................... 28

3.3

Tekhnik Pengumpulan Data..................................................... 28

3.4

Definisi Konsep........................................................................ 29

3.5

Fokus Penelitian ....................................................................... 29

viii

BAB IV

3.6

Narasumber .............................................................................. 30

3.7

Analisis Data ............................................................................ 31

HASIL PENELITIAN DAN ANALISA DATA 4.1

Gambaran Umum Pemerintah Provinsi DKI Jakarta ............... 33 4.1.1 Sejarah Pemerintah Kota Jakarta ................................... 33 4.1.2 Profil Pemerintah Provinsi DKI Jakarta......................... 34 4.1.3 Visi dan Misi Pemprov DKI Jakarta .............................. 35 4.1.3.1 Visi .................................................................... 35 4.1.3.2 misi.................................................................... 35 4.1.4 Biro Humas dan Protokol............................................... 36 4.1.5 TUPOKSI Biro Humas dan Protokol............................. 37 4.1.5.1 Tugas Biro Humas dan Protokol ....................... 37 4.1.5.2 Fungsi Biro Humas dan Protokol...................... 37 4.1.6 Visi dan Misi Biro Humas dan Protokol ........................ 38 4.1.6.1 Visi Biro Humas dan Protokol .......................... 38 4.1.6.2 Misi Biro Humas dan Porotokol ....................... 38 4.1.7 Tujuan Biro Humas dan Protokol .................................. 38 4.1.8 Sasaran Humas Pemprov DKI Jakarta ........................... 40 4.1.9 Bagian dan Sub Bagian di Biro Humas dan Protokol .... 40

4.2

Hasil Penelitian ........................................................................ 53 4.2.1 Pengelolaan Informasi Biro Humas dan Protokol.......... 54 4.2.2 Bagan Hasil Penelitian ................................................... 76

4.3

BAB V

Analisa Data ............................................................................. 80

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1

Kesimpulan .............................................................................. 88

5.2

Saran......................................................................................... 90 5.2.1 Saran Akademis ............................................................. 90 5.2.2 Saran Praktis .................................................................. 91

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

ix

DAFTAR TABEL

Tabel I .................................................................................................................

5

Tabel II ................................................................................................................ 76

x

DAFTAR LAMPIRAN Transkip Wawancara Struktur organisasi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta Struktur organisasi Biro Humas Dan Protokol Kegiatan Kehumasan Siaran Pers Kliping berita Curriculum viae

xi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Membangun citra yang baik untuk memperoleh saling pengertian merupakan hal yang tak bisa dihindarkan dan menjadi fungsi Humas. Ketidakpercayaan publik terhadap instansi bisa menempatkan instansi pada posisi yang sulit, karena publik merupakan salah satu unsur penting yang sangat mempengaruhi eksistensi instansi. Krisis kepercayaan dari publik harus segera ditangani oleh Humas agar tidak berdampak negatif pada instansi. Keterampilan berkomunikasi, baik melalui tulisan maupun lisan adalah salah satu upaya untuk membentuk opini atau menguasai pendapat umum sesuai dengan apa yang diinginkan komunikator, yakni sarananya yang efektif berkomunikasi antar individu, berbicara langsung di seminar dan diskusi, dan sebagainya. Kemudian melalui media massa, apa dan bagaimana pesan tersebut dirancang atau disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian komunikan. Pesan harus sistematis, deskriptif, persuasif, emosional, responsif, yang disesuaikan dengan situasi, kondisi kepentingan dan keinginan dari kedua belah pihak.1 Sesuai dengan definisi yang dikeluarkan oleh Frank Jefkins “ Public relations adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu instansi dengan semua

1

Muslimin, M.Si, Hubungan Masyarakat dan Konsep Kepribadian, UMM Press, Malang, 2004, Hal. 39

1

2

khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.”2 Humas bertanggung jawab dalam menjaga hubungan yang harmonis antara instansi dengan publiknya, sehingga Humas merupakan penghubung bagi instansi dengan publik instansi tersebut baik internal maupun eksternal. Humas juga bertanggung jawab untuk menciptakan dan membangun citra instansi. Selain itu Humas juga berfungsi untuk mengatasi kendala-kendala yang dihadapi instansi yang bisa berdampak negatif bagi kelangsungan hidup instansi. Begitu pula Humas Pemprov DKI Jakarta atau Humas Pemerintah yang bertugas memberikan informasi dan penjelasan kepada khalayak atau publik mengenai kebijakan dan langkah-langkah atau tindakan yang diambil oleh pemerintah serta memberikan pengertian tentang apa yang dikerjakan oleh instansi pemerintahan yang diwakilinya. Ada beberapa tahap yang dilakukan Humas dalam mengelola informasi yakni mendefinisikan suatu issue yang muncul, membuat rencana dan program, bertindak dan berkomunikasi, dan mengevaluasi program. Langkah-langkah tersebut dilalui Humas dengan proses yang sangat signifikan dan tentunya tidak semudah membalikan telapak tangan. Banyak diakui bahwa keberhasilan suatu program pemerintah antara lain juga sangat ditentukan oleh sejauhmana aparat pelayanan pemerintah termasuk humas untuk dapat berperan secara aktif dalam memberi pelayanan informasi kepada publik secara luas. Peran humas pemerintah saat ini menjadi sorotan masyarakat berkaitan dengan sering terjadinya kesimpangsiuran informasi karena banyaknya sumber informasi dari berbagai media yang akhirnya justru 2

Frank Jefkins, Public Relations, Erlangga, Jakarta, 1995, Hal. 9

3

mengundang kebingungan publik. Fungsi sesungguhnya dari informasi itu sendiri adalah untuk mengurangi ketidakpastian dalam suatu sistem komunikasi suatu instansi.3 Sorotan masyarakat terhadap peran Humas pemerintah yang terkesan belum secara optimal dalam melakukan tugasnya itu sangat wajar, karena banyaknya kendala internal yang dihadapi oleh Humas untuk melakukan tugas dan fungsinya termasuk dalam reposisinya guna mengantisipasi perkembangan teknologi komunikasi yang ada. Humas perlu memiliki kemampuan untuk mendeteksi secara dini fenomena kritis publik itu serta memikirkan langkah-langkah antisipasi secara cermat dalam memberikan masukan-masukan kepada pimpinan. Pemprov DKI Jakarta harus dapat mengendalikan krisis itu dan dapat menjelaskan kepada publik mengenai apa yang sebenarnya terjadi. Untuk itu Pemprov DKI Jakarta harus dapat mengontrol setiap statement yang keluar berkaitan dengan pemberitaan. Selain itu Humas perlu menyiapkan tahapan yang mantap untuk memastikan kembalinya kredibilitas publik terhadap Pemprov DKI Jakarta. Ini berarti Humas memiliki tahapan komunikasi yang baik dan tepat untuk menyelesaikannya agar tidak terjadi kesalahpahaman. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta merupakan lembaga pemerintahan yang mengatur segala kehidupan, kepentingan serta keamanan dan kesejahteraan masyarakat di Ibu Kota Jakarta.

Kota Jakarta adalah jantung dari negara

Indonesia segala aktivitas dan berbagai macam serta keanekaragaman seni budaya ada disini.

Kota Jakarta adalah kota yang perkembangan pembangunannya

semakin cepat, ini dapat dilihat dari banyaknya gedung-gedung bertingkat yang 3

Rosadi Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2005. Hal.91

4

ada di Wilayah Ibu Kota Jakarta. Untuk itu penting sekali adanya tatanan kota yang baik bagi masyarakat Jakarta agar terlihat lebih indah, makmur dan sejahtera. Diawal tahun 2007 kawasan Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang dan Bekasi ditandai dengan hujan deras selama dua hari. Menurut Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG), curah hujan pada saat itu lebih tinggi dibanding hari-hari biasa. Tingginya curah hujan tersebut mengakibatkan meluapnya bendungan Katulampa, Bogor, Jawa Barat yang dimana bendungan ini merupakan pintu masuk air dari dataran tinggi Bogor ke wilayah Ibu Kota.4 Hingga terjadilah banjir di wilayah Jakarta dan sekitarnya. Data Wahana Lingkungan Hidup Indonesia (Walhi) menyebut, 80 persen wilayah Jakarta tergenang air. Pusat-pusat bisnis dan perdagangan lumpuh. Bank dan sejumlah perkantoran tutup.

Lebih dari 80 ribu jaringan telepon mati.

Begitupun demikian dengan kereta api, bus, dan angkutan barang, lumpuh selama beberapa hari. Banjir menyebabkan kerugian hingga Rp 7 triliun lebih. Sementara 200 ribu lebih warga Jakarta mengungsi. Sebagian kehilangan rumah-rumah dan harta benda, kendaraan, dan juga sanak saudara yang meninggal.5 Banjir yang melanda Jabodetabek kemarin lalu mengakibatkan kepiluan yang mendalam bagi warga DKI Jakarta dan sekitarnya. Di perekonomian, banjir Jakarta menimbulkan kerugian miliaran rupiah. Aktivitas warga lumpuh akibat sejumlah ruas jalan tergenang air.

Namun tidak menutup kemungkinan bagi

masyarakat lain yang tidak terkena banjir aktivitasnya pun ikut terganggu. Peristiwa

ini

selalu

terulang,

ini

memprihatinkan. 4 5

www.detik.com berita bulan Januari 2007 www.Liputan6.com berita 11 Februari 2007

merupakan

suatu

hal

yang

sangat

5

Tidak hanya warga Jakarta saja yang mengalami hal seperti ini. Banyak instansi-instansi baik profit maupun non profit ikut merasakan kejadian yang sama. Banjir yang mengakibatkan beberapa instansi mengalami kerugian, karena aktivitas instansi tidak berjalan dengan normal, lokasinya pun turut tergenang air. Banjir tahun ini merupakan banjir terbesar dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. Di tahun sebelumnya jika diurut mundur terjadi pada tahun 2002, 1996, 1979, 1918, 1654, dan 1621, sedikitnya 25 orang terenggut nyawanya akibat bencana ini.6

Berarti korban banjir 2007 dua kali lipat lebih banyak

dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini dapat dilihat dari daftar korban meninggal dan korban pengungsi banjir pada 2 Februari 2007. Tabel 1 Data Pengungsi dan Korban Tewas Akibat Banjir 2 Februari 2007 di Wilayah Jabodetabek WILAYAH Jakarta Pusat Jakarta Timur Jakarta Barat Jakarta Selatan Jakarta Utara Kota Tangerang Kabupaten Tangerang Kota Bekasi Kabupaten Bekasi Total

JUMLAH PENGUNGSI 68.000 52.000 35.000 80.000 28.009

40.000 263.009

JUMLAH KORBAN TEWAS 3 16 7 7 2 9 2 4 50

Sumber : Sinar Harapan, Rabu, 7 Februari 2007

Selain itu banyak rumah-rumah yang pada tahun 2002 tidak terkena banjir, namun sekarang ikut terendam. Begitu pula dampak dari akibat banjir ini, korban yang terserang penyakit lebih banyak. Korban kebanyakan menderita penyakit 6

Sinar Harapan, Rabu, 7 Februari 2007

6

diare, gatal-gatal, batuk-pilek, DBD (Demam Berdarah Dengue), dan penyakit yang disebabkan oleh racun kencing tikus. Dapat dilihat bahwa banjir kali ini adalah banjir terparah dibandingkan banjir sebelumnya. Adanya musibah banjir bandang yang dialami oleh masyarakat Jakarta ini dapat kita ambil hikmahnya, yakni dengan melakukan penanggulangan banjir. Jadi diharapkan masyarakat tidak mengalami musibah yang serupa dan mendapatkan kerugian yang cukup besar. Hal ini bisa kita lakukan mulai dari pencegahan banjir, penanganan pada saat banjir, hingga pembenahan pasca banjir. Tentunya hal-hal tersebut harus dilakukan dengan adanya kerjasama dan dukungan dari masyarakat itu sendiri dan pemerintah, khususnya Pemerintah Provinsi (Pemprov) DKI Jakarta. Bagi semua makhluk hidup air adalah sebuah anugrah, tidak ada satupun makhluk hidup yang bisa hidup tanpa air. Itu kalau kita dapat mengelolanya dengan baik, namun kenyataan bicara lain.

Sudah menjadi suatu realita

kehidupan kita yakni musim hujan banjir dan musim kemarau kering kerontang. Pemprov DKI Jakarta kewalahan menghadapi masalah ini.

Pasalnya

masyarakat terus menyalahkan Pemerintah karena tidak dapat mengatasi dan mengantisipasi bencana yang terus terulang.

Masyarakat menilai Pemerintah

tidak becus menangani permasalahan ini, bencana ini sudah sering terjadi tetapi tidak ada peningkatan pembenahan dari pihak Pemerintah. Karena itu masyarakat sangat

kecewa

sekali,

mengapa

Pemerintah

tidak

mampu

membenahi

permasalahan yang ada di Ibukota ini. Dari sudut geomorfologis, Jakarta memang amat rentan terhadap ancaman banjir. Selain berada di dataran rendah, bahkan lebih rendah dari permukaan laut, Jakarta juga merupakan daerah aliran 13 sungai yang bermuara di Teluk Jakarta

7

yang menyebar merata di semua wilayah Jakarta.

Bagian timur ada Sungai

Cakung, Jati Kramat, Buaran, Sunter, dan Cipinang, Di bagian tengah ada Sungai Ciliwung, Cideng, dan Krukut, dan di bagian barat ada Sungai Grogol, Sekretaris, Pesanggrahan, Mookervart, dan Angke.7 Tingginya curah hujan juga memberi sumbangan yang signifikan terjadinnya banjir di Jakarta dan kawasan sekitarnya.

Demikian pula,

ketidakpastian pemerintah dan masyarakat memelihara lingkungan, melanggar tata ruang langsung maupun tak langsung ikut andil menjadi penyebab terjadinnya banjir.

Banyaknya pemukiman di bantaran kali yang menghambat jalannya air

sungai juga menjadi penyebab datangnya banjir. Selain itu banyak lahan yang merupakan daerah resapan air berubah fungsi menjadi daerah bisnis. Jika ini dibiarkan, tentu satu persatu daerah resapan air di Jakarta bakal hilang. Artinya kita tidak bisa lagi melindungi air secara maksimal. Setiap tahun banjir dan krisis air bakal terus datang silih berganti. Ini menjadi pelajaran besar bagi pihak warga Jakarta dan pemerintah. Meskipun sudah banyak hal yang dilakukan pemerintah untuk mengantisipasi datangnya banjir, namun tetap saja Jakarta tidak luput dari masalah ini. Banjir Kanal Timur (BKT) yang menjadi andalan pemerintah untuk menampung air agar tidak meluap, belum terselesaikan meskipun proyeknya sudah berjalan kurang lebih lima tahun, namun masih banyak kendala yang dihadapi pemerintah salah satunya adalah belum berhasil dalam pembebasan lahan yang dijadikan BKT tersebut. Selain itu program Pemprov DKI Jakarta menjadikan kota Megapolitan terhalang dengan kurang adanya kerjasama antar provinsi perbatasan (wilayah sekitar yakni Bodetabekpunjur). 7

www.detik.com berita bulan Januari dan Februari 2007

8

Pemprov DKI Jakarta merupakan badan pemerintahan yang mengatur wilayah DKI Jakarta, tentunya banyak masalah yang dihadapi. Untuk itu penting sekali Pemprov DKI Jakarta membereskan segala permasalahan yang ada baik internal maupun eksternal. Masalah yang dihadapi oleh Pemprov DKI Jakarta itu tidak lepas dari peran Humas, yang mampu membantu dalam menghadapi segala persoalan yang berkaitan dengan Pemprov DKI Jakarta tentunnya. Opini publik yang timbul di masyarakat merupakan hal penting bagi baik buruknya citra instansi tersebut, dan ini menjadi salah satu tugas humas untuk mengelola informasi yang dapat menciptakan opini publik yang timbul di masyarakat. Dari sinilah peneliti tertarik untuk mengetahui Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007 oleh Humas Pemprov DKI Jakarta (Periode Januari-Maret). Selain itu, peneliti ingin sekali menelusuri cara kerja Humas khususnya bidang komunikasi dalam mengatasi setiap permasalahan yang belakangan ini menjadi hal yang penting bagi kesejahteraan warganya. Secara umum, sebenarnya musibah ini merupakan penderitaan yang kita alami bersama.

Untuk itu,

Pemprov DKI Jakarta pastinya mengharapkan

partisipasi dari masyarakat juga. Tanpa dukungan dari masyarakat instansi tidak berarti apa-apa. Pada penelitian ini peneliti memfokuskan pada ”Pengelolaan Informasi tentang Banjir 2007 oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Periode Januari-Maret).

9

1.2 Pokok Permasalahan Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka peneliti akan mengembangkan pokok permasalahan sebagai berikut : “Bagaimana Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007 oleh Humas Pemprov DKI Jakarta (Periode Januari-Maret) ?”.

1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui langkah-langkah yang dilakukan oleh Humas Pemprov DKI Jakarta dalam mengelola informasi tentang banjir pada periode Januari-Februari-Maret 2007. 1.4 Signifikansi Penelitian 1.4.1

Signifikansi Akademis

Bagi mahasiswa data atau informasi yang dikumpulkan diharapkan dapat membantu dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama dalam ilmu Public Relations. Penelitian ini juga diharapkan dapat memberikan kontribusi terhadap penelitian ilmu Public Relations, khususnya dalam mengimplementasikan praktek-praktek dan program Humas dan sebagai bahan acuan untuk penelitian selanjutnya. 1.4.2

Signifikansi Praktis

Data atau informasi hasil penelitian yang dikumpulkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan saran yang bermanfaat kepada pihak Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam meningkatkan Pengelolaan Informasi tentang banjir yang dilakukan oleh Humas. Selain itu dapat dijadikan sebagai bahan untuk menambah pengetahuan bagi pembaca mengenai langkah-langkah Humas Pemprov DKI Jakarta dalam mengelola informasi tentang banjir.

10

BAB II KERANGKA TEORI

2.1 Komunikasi Komunikasi memegang paranan yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari.

Setiap kegiatan manusia merupakan suatu komunikasi, karena

komunikasi membantu manusia untuk mengatasi rasa ingin tahu, disamping itu komunikasi dapat juga membantu untuk membina hubungan antara manusia yang satu dengan yang lainnya dalam melakukan aktivitas. Manusia sebagai makhluk yang diciptakan Tuhan YME merupakan makhluk sosial, yang tidak dapat hidup sendiri. Komunikasi membantu manusia untuk berinteraksi dengan sesamanya. Manusia memiliki rasa keingintahuan yang tinggi, sehingga dengan ini, secara tidak langsung manusia dituntut agar dapat berkomunikasi baik verbal ataupun non verbal. Komunikasi merupakan bagian yang sangat penting dalam kehidupan, hingga selama manusia hidup ia membutuhkan komunikasi. Komunikasi merupakan suatu hal penting di dalam kehidupan manusia, karena tanpa komunikasi manusia akan sulit menjalankan aktifitas kehidupannya. Dari hal-hal diatas menjadi suatu pandangan bahwa, komunikasi merupakan suatu alat dalam menyampaikan suatu pesan agar terciptanya suatu pemahaman. Komunikasi dapat menciptakan kesejahteraan dan keseimbangan hidup manusia sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman. Untuk lebih jelasnya lihat definisi dari komunikasi.

10

11

2.1.1

Pengertian komunikasi Komunikasi mengandung makna bersama-sama (common). Komunikasi

atau communication yang berasal dari bahasa Latin yaitu, communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran.

Kata sifat communis yang bermakna

umum atau bersama-sama.8 Shannon dan Weaver mengungkapkan, bahwa komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lain, sengaja atau tidak disengaja dan tidak terbatas pada bentuk komunikasi verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi.9 Dalam bukunya Ilmu Komunikasi suatu pengantar Deddy Mulyana mengutip definisi komunikasi dari para pakar komunikasi antara lain adalah William I. Gorden yang menjelaskan bahwa “komunikasi secara ringkas dapat didefinisikan sebagai suatu transaksi dinamis yang melibatkan gagasan dan perasaan”.

Sedangkan Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss menyatakan “

komunikasi adalah proses pembentukan makna diantara dua orang atau lebih”. Deddy Mulyana menyimpulkan bahwa para pakar tersebut mendefinisikan komunikasi sebagai proses karena komunikasi merupakan kegiatan yang ditandai dengan tindakan, perubahan, pertukaran, dan perpindahan. Terdapat kontinuitas dari setiap unsurnya.10 Komunikasi adalah proses interaksi sosial yang digunakan orang untuk menyusun makna yang merupakan citra mereka mengenai dunia (yang

8

Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, Grasindo, Jakarta, 2004, Hal.5 Wiryanto, Opcit. Hal.7 10 Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi suatu Pengantar, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2000, Hal. 69 9

12

berdasarkan itu mereka bertindak) dan untuk bertukar citra itu melaui simbolsimbol.11 Dari semua definisi-definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses pemberian informasi, gagasan, emosi, sinyal-sinyal yang dilakukan seseorang atau lebih kepada orang lain melalui saluran tertentu baik verbal ataupun non verbal dengan adanya timbal balik atau respon yang berupa tindakan (action), sikap atau perilaku tertentu (behavior) dan setelah menerima pesan apakah mendukung, menentang atau tidak peduli. Peran komunkasi timbal balik dalam instansi masa kini adalah hal yang mutlak. Pentingnya komunikasi tidak dapat memberikan suatu penjelasan yang signifikan dengan hanya melihat dari definisinya saja. Untuk itu dapat dilihat lebih dalam lagi mengenai fungsi dan tujuan dari komunikasi itu sendiri.

2.1.2

Fungsi dan Tujuan Komunikasi Komunikasi sebagai ilmu, seni dan lapangan kerja sudah tentu memiliki

fungsi yang dapat dimanfaatkan oleh manusia dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Fungsi komunikasi dapat disederhanakan menjadi empat fungsi, yaitu : a. Menyampaikan informasi ( to inform ) b. Mendidik ( to educate ) c. Menghibur ( to entertain ) d. Mempengaruhi ( to influence ).12

11

Dan Nimmo, Political Communications (pengantar : Jalaluddin Rakhmat), PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2000, Hal. 6 12 Onong Uchjana Efendi, Ilmu Komunikasi dan Praktek, Remaja Rosda Karya, Bandung, 1994, Hal. 10

13

R. Wayne Pace, Brent D. Peterson, dan Dallas Barnett menjelaskan tujuan utama dari komunikasi adalah : a. Untuk memastikan bahwa terjadi suatu pengertian dalam berkomunikasi (to secure understanding). b. Bagaimana cara penerimaan itu terus dibina dengan baik (to establish ecceptance) c. Penggiatan untuk memotivasi (to motive action). d. Bagaimana mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh pihak komunikator dari proses komunikasi tersebut (the goals which the communicator sought to achieve).13 Dari semua penjelasan mengenai komunikasi dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa komunikasi merupakan kebutuhan terpenting dalam kehidupan makhluk hidup sehari-hari baik itu komunikasi verbal maupun non verbal. Kegiatan komunikasi selain mempunyai tujuan dan fungsi, juga diharapkan memiliki dampak atau hasil pada pihak penerima atau komunikan sesuai dengan keinginan sumber informasi atau komunikator. Adapun efek yang dihasilkan dari kegiatan komunikasi yang dilakukan, sebagai berikut : 1. Kognitif, terjadi bila ada perubahan pada apa yang diketahui, dipahami atau dipersepsi khalayak.

Efek ini berkaitan dengan transmisi pengetahuan,

keterampilan, kepercayaan atau informasi. 2. Afektif, terjadi bila ada perubahan pada apa yang dirasakan, disenangi atau dibenci khalayaknya. 3. Konatif, terjadi apabila ada perubahan tingkah laku atau perilaku seseorang, seperti membeli, memukul, mengikuti. Efek ini dapat menggerakan seseorang 13

Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1998, Hal.29

14

secara aktif untuk melakukan tindakan atau perilaku atas suatu reaksi yang sedang dihadapinya.14

2.2

Hubungan Masyarakat (Humas) Pada dasarnya, humas (hubungan masyarakat) merupakan bidang atau

fungsi tertentu yang diperlukan oleh setiap instansi, baik itu instansi yang bersifat komersial maupun instansi yang non komersial.

Humas yang merupakan

terjemahan bebas dari istilah Public Relations atau PR, kedua istilah ini akan dipakai secara bergantian itu terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara instansi yang bersangkutan dengan siapa saja yang berkepentingan dengan instansi itu sendiri. Humas membantu masyarakat yang kompleks dan majemuk untuk mencapai keputusan dan fungsi secara lebih efektif dengan menyumbangkan saling pengertian antara seseorang atau kelompok dengan instansi atau lembagalembaga lainnya. Humas berfungsi menyelaraskan kebijaksanaan pribadi dan umum. Humas melayani banyak ragam instansi di dalam masyarakat, seperti bisnis, perdagangan (serikat dagang), pemerintahan, yayasan, rumah sakit, sekolah, perguruan tinggi dan asosiasi sukarela lainnya serta lembaga keagamaan. Untuk mencapai tujuannya, instansi-instansi tersebut harus membina hubungan yang efektif dengan beragam khalayak atau masyarakat, seperti karyawan, anggota, pelanggan, komunitas setempat, pemegang saham, dan instansi lainnya serta dengan masyarakat secara keseluruhan.

14

Onong Uchjana Effendy, Opcit, hal 4

15

2.2.1

Pengertian Humas Istilah public relations acap kali kabur dan tidak semua orang dapat

memahaminya. Berbagai definisipun digunakan untuk mendapatkan penjelasanya lebih spesifik tentang humas. Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak tentang definisi dari PR/Humas. Ketidaksepakatan tersebut disebabkan oleh : Pertama, beragamnya definisi public relations yang telah dirumuskan baik oleh para pakar maupun profesional public relations didasari perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian PR. Kedua, perbedaan latar belakang, misalnya definisi yang dilontarkan oleh kalangan akademis perguruan tinggi tersebut akan lebih lain bunyinya dengan apa yang diungkapkan oleh kalangan praktisi ( Public Relations Practioner ).15 Menurut definisi kamus terbitan Institute of Public relations (IPR), yang merupakan

sebuah

lembaga

humas

terkemuka

di

Inggris

dan

Eropa

mengemukakan “humas adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu instansi dengan segenap khalayaknya”. Jadi, humas adalah suatu rangkaian kegiatan yang diinstansi sedemikian rupa sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya itu berlangsung secara berkesinambungan dan teratur.16 Sedangkan menurut kamus Fund and Wagnal, American Stanard Desk Dictionary terbitan 1994, istilah humas diartikan sebagai segenap kegiatan dan teknik/kiat yang digunakan oleh instansi atau individu untuk menciptakan atau memelihara suatu sikap dan tanggapan yang baik dari pihak luar terhadap 15

Rosadi Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2005. Hal.15 16 Linggar Anggoro, Teori dan Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia, Bumi Aksara, Jakarta, 2002, Hal.2

16

keberadaan dan sepak terjangnya.

Istilah “kiat” dalam definisi ini

mengindikasikan bahwa humas harus menggunakan metode manajemen berdasarkan tujuan (management by objectives).17 Dalam mengejar suatu tujuan, semua hasil atau tingkat kemajuan yang telah dicapai harus bisa diukur dengan jelas. Jika kita sedang melakukan kegiatan kehumasan pasti kita dapat mengukur hasil-hasil yang sudah dicapai, bila perlu kita bisa menerapkan teknik-teknik riset pemasaran untuk menguji tingkat keberhasilan atau tingkat kegagalan dari suatu kegiatan yang dijalankan. Onong Effendy pun merumuskan public relations sebagai komunikasi dua arah secara timbal balik antara suatu instansi dengan publiknya atau khalayaknya, baik publik internal maupun publik eksternal dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dari instansi tersebut dengan meningkatkan pembinaan kerjasama dan pemenuhan kepentingan bersama yang dilandasi atas saling pengertian dan saling mempercayai.18 Sedangkan menurut Frank Jefkins “Public relations adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu instansi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.”19 Beratus-ratus definisi ditulis orang dalam upaya mereka mendapatkan intisari humas.

Setelah mengkaji 472 lebih definisi humas Dr. Rex Harlow,

ilmuan dan tokoh profesional humas kawakan, membuat satu definisi yang mencakup aspek konseptual dan operasionalnya, yaitu :

17

Ibid. Hal.2 Onong U. Effendi, Ilmu Komunikasi : Teori dan Praktek, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 1992, Hal. 32-34 19 Frank Jefkins, Public Relations, Erlangga, Jakarta, 1995, Hal. 9 18

17

“Humas merupakan fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan dan pemeliharan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan dan kerjasama antara instansi dengan masyarakatnya, yang melibatkan manajemen problem atau masalah, membantu manajemen untuk mendapat informasi dan merespon pendapat umum, mendefinisi dan menekankan tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat; membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai system peringatan awal untuk membantu mengantisispasi kecendrungan, dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamannya”.20

Definisi di atas adalah definisi yang paling lengkap dan akomodatif terhadap perkembangan dan dinamika humas.

Sebab, terdapat aspek cukup

penting dalam PR, yaitu teknik komunikasi, dan komunikasi yang sehat dan etis. Namun definisi itu terlalu panjang. Oleh karena itu wakil dari pakar Humas dari negara maju mengadakan pertemuan di Mexico City pada bulan Agustus 1978 yang menghasilkan definisi humas yang lebih singkat dan dinamakan The Statement of Mexico, definisi itu berbunyi : “ Praktik Public Relations adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecendrungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasihati para pemimpin instansi, dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan instansi maupun kepentingan publik atau umum”.21 Evolusi konsep humas serta berbagai upaya untuk menjabarkan prakteknya menuntun kita pada definisi berikut ini : “ Humas merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara instansi dan masyarakat, yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya”.22

20

Scott Cutlip, Center, and Broom, Efektive Public Relations ; Merancang dan Melaksanakan Kegiatan Kehumasan dengan Sukses (edisi kedelapan), PT INDEKS Kelompok Gramedia, Jakarta, 2000, Hal. 4 21 Rosady Ruslan, Opcit, Hal. 17 22 Scott Cutlip, Opcit, Hal. 5

18

2.2.2

Humas Pemerintah Hampir seluruh instansi pemerintahan memerlukan humas, ini dikarenakan

agar terciptanya saling pengertian antara instansi itu sendiri dengan publiknya. Humas pemerintah merupakan bagian terpenting dan sangat berpengaruh terhadap opini publik (public opinion), terutama dalam bidang pemerintah yang langsung atau tidak langsung mempunyai hubungan dengan berbagai publik dan mengatur kesejahteraan dan keamanan tiap warga negara. Pemerintah demokratis yang sukses mempertahankan hubungan yang responsif dengan warga, berdasarkan pemahaman dan komunikasi dua arah yang saling menguntungkan. Pentingnya peranan humas di instansi-instansi atau lembaga-lembaga pemerintah dalam masyarakat modern, yaitu melakukan kegiatan-kegiatannya dan operasi-operasinya diberbagai tempat dan berbagai bidang.

Terutama sangat

penting peranan humas bagi tiap negara dalam proses pembangunan, misalnya dalam melaksanakan REPELITA.23 Tujuan utama praktisi humas pemerintah adalah memberi informasi. Keseluruhan tujuan program humas pemerintah, apapun tingkat pemerintah setidaknya mempunyai tiga hal yang sama, yakni : 1. Menginformasikan konstituen tentang aktivitas badan pemerintahan 2. Memastikan kerja sama aktif dalam program pemerintah, serta kepatuhan program yang berkaitan dengan peraturan (contoh, peraturan anti rokok) 3. Memupuk dukungan warga negara bagi kebijakan dan program yang dibuat.24

23

Oemi Abdurrachman, Dasar-dasar Public Relations, PT Citra Aditya Bakti, Bandung, 1990, Hal. 112 24 Scott Cutlip, Opcit, Hal. 389

19

2.2.3

Fungsi Humas Pemerintah Humas pemerintah bertugas memberikan informasi kepada khalayaknya

mengenai kebijakan pemerintah, apa yang dilakukan oleh pemerintah yang diwakilinya dan langkah-langkah yang dilakukan oleh instansinya itu. Selain itu Humas berfungsi menyelaraskan hubungan yang baik antara instansi pemerintah yang diwakilinya dengan khalayak atau publiknya. Pada dasarnya fungsi humas pemerintah adalah sebagai berikut : 1. Memberikan penerangan dan pendidikan kepada masyarakat tentang kebijakan , langkah-langkah, dan tindakan-tindakan pemerintah, serta memberikan pelayanan pada masyarakat berupa informasi yang diperlukan secara terbuka, jujur, dan objektif. 2. Memberi bantuan kepada media berita (news media) berupa bahan-bahan informasi mengenai kebijakan dan langkah-langkah serta tindakan pemerintah, termasuk fasilitas peliputan kepada media berita untuk acara-acara resmi yang penting. 3. Mempromosikan kemajuan pembangunan ekonomi dan kebudayaan yang telah dicapai oleh bangsa kepada khalayak di dalam negeri, maupun khalayak di luar negeri. 4. Memonitor pendapat umum tentang kebijakan pemerintah, selanjutnya menyampaikan tanggapan masyarakat dalam bentuk feedback kepada pimpinan instansi pemerintah yang bersangkutan sebagai input.25

25

F. Rachmadi, Public Relations dalam Teori dan Praktek, PT Gramedia Pustaka Utama, 1994, Hal 78

20

2.2.4

Tugas Humas Pemerintah Secara umum, ruang lingkup tugas humas dalam sebuah instansi antara

lain meliputi aktivitas sebagai berikut : 1. Membina Hubungan ke dalam (public internal) public internal adalah publik yang menjadi bagian dari instansi itu sendiri. PR harus mampu mengidentifikasikan atau mengenali hal-hal menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh instansi. 2. Membina hubungan ke luar (public eksternal) publik eksternal adalah publik umum (masyarakat).

Mengusahakan

tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap instansi yang diwakilinya. Dengan demikian, PR bersifat dua arah yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward looking). 26 Untuk melaksanakan fungsinya, Humas pemerintah itu melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. Membina pengertian khalayak atas kebijakan instansinya.

Dalam hal ini

khalayak yang menjadi sasaran adalah khalayak intern atau karyawan atau publik yang berada di dalam lingkungan instansi itu sendiri, dan khalayak ekstern yakni publik yang berada di luar lingkungan instansi seperti media massa, instansi lain, pemuka-pemuka masyarakat, dan masyarakat umum. 2. Menyelenggarakan dokumentasi mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan instansinya

26

Rosadi Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2005. Hal.23

21

3. Memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat umum masyarakat. Dalam rangka ini, humas harus melakukan komunikasi dan membina hubungan baik dengan masyarakat. Dari dialog yang dilakukan oleh humas dengan masyarakat itu akan lahir tanggapan atau pendapat masyarakat yang merupakan input yang amat berharga bagi instansinya. 4. Mengumpulkan data dan informasi. Data dan informasi dapat diperoleh dari berbagai sumber. Hasil pengumpulan data kemudian diolah, dianalisis, dan dibuat kesimpulannya sebagai masukan terutama kepada pejabat pengambil keputusan. 5. Mengkoordinasi lalu lintas informasi di dalam lingkungan instansinya 6. Mengatur penyelenggaraan konferensi pers, press tour, press interview dengan pimpinan.27

2.2.5

Media Humas Media komunikasi adalah penyampaian informasi yang ditujukan ke

khalayak agar pesan menjadi efektif. Humas harus memilih media yang tepat dalam rangka pelaksanaan tugasnya, sehingga pesan dapat disampaikan seefektif mungkin. Humas harus dapat memilih media yang disesuaikan dengan karakter pesannya dan publik sasaran yang dituju. Bentuk media komunikasi yang digunakan untuk mengkomunikasikan kegiatan humas, yaitu : 1. The Printed Word, meliputi: Majalah, surat kabar, booklets, surat-surat, buletin, papan pengumuman, poster, reklame. 27

F. Rachmadi, Opcit. Hal. 83

22

2. The Spoken Word, meliputi : Rapat-rapat, pertemuan-pertemuan, konferensi-konferensi. 3. Media lainnya, meliputi : Televisi, Radio, Pameran, open house, dan lain sebagainya.28

2.3

Pengelolaan Informasi Humas Setiap permasalahan pasti ada jalan keluarnya, meskipun terkadang sulit

untuk mengatasinya.

Namun, dengan berbagai macam upaya instansi harus

mampu menyusun serta merancang rencana dan program yang mampu menyelesaikan permasalahan itu. Sekarang ini, humas merupakan bagian dari pemecahan masalah dan proses perubahan instansi, yang dikelola menurut ilmu pengetahuan. Dalam hal ini humas menggunakan empat langkah proses pemecahan masalah (Four Step Problem-Solving)29 yakni : 1. Mendefinisikan masalah Langkah pertama ini mencangkup penyelidikan dan pemantauan pengetahuan, opini, sikap, dan perilaku mereka yang peduli dan terpengaruh oleh tindakan dan kebijakan instansi. Intinya ini merupakan fungsi kecerdasan instansi. Langkah ini memberi landasan bagi semua langkah proses pemecahan masalah lainnya dengan menentukan, “Apa yang sedang terjadi saat ini?” Tugas pertama adalah menyusun semua fakta melalui penelitian sehingga tindakan itu bisa dijelaskan dan dibenarkan dari sudut pandang pihak yang 28

Linggar Anggoro, Teori dan Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia, Bumi Aksara, Jakarta, 2000, Hal. 57 29 Scott Cutlip, Center, and Broom, Efektive Public Relations ; Merancang dan Melaksanakan Kegiatan Kehumasan dengan Sukses (edisi kedelapan), PT INDEKS Kelompok Gramedia, Jakarta, 2000, Hal.268

23

berkepentingan. Tanpa adanya penelitian, ketegasan praktisi hanya terbatas pada pengetahuan akan situasi dan kemampuan untuk merekomendasi jalan keluar.30 Ada beberapa cara dan pendekatan yang dapat dilaksanakan oleh PR dalam melakukan penelitian : a.

Penelitian informal, pada penelitian ini dilakukan wawancara secara sistematis dan dicara informasi dari sumber-sumber lain yang menjadi sasaran. Penelitian ini memerlukan cara pandang menyeluruh dari PR.

b.

Penelitian sekunder, pada penelitian ini PR melakukan analisis terhadap data-data

sekunder

dari

sumber-sumber

lain,

termasuk

skripsi

mahasiswa, surat kabar, majalah, jurnal ilmiah dan sebagainya. c.

Riset formal, instansi dapat menggunakan jasa consultan dengan alasan keahlian profesional, efesiensi waktu, proses relajar, dan objektivitas yang dimiliki pihak ketiga.31

2. Membuat rencana dan program Informasi yang terkumpul pada langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan tentang publik program, tujuan, tindakan, serta tahapan, taktik, dan tujuan komunikasi. Untuk itu penemuan dari langkah yang pertama harus dijadikan faktor kebijakan dan program instansi. Langkah kedua dari proses ini menjawab, “Berdasarkan situasi yang telah kita pelajari, apa yang sebaiknya kita ubah, lakukan dan katakan?” Rumusan perencanaan yang matang, akan menghasilkan suatu program PR yang efektif. Perencanaan program PR didasarkan kepada fakta dan landasan berfikir yang sehat serta memiliki kejelasan arah dan tujuan yang ingin

30

Ibid. Hal. 270 Rhenald Kasali, Manajemen Publik Relations Konsep dan Aplikasi di Indonesia, PT Pusaka Utama Grafiti, Jakarta, 2006, Hal. 93 31

24

dicapainya.32 Menurut Cutlip, Center and Broom (2000:574) harus mengikuti pola sistematik yang berlaku untuk seluruh operasional pelaksanaan rencana kerja PR yaitu sebagai berikut : a.

Apresiasi tehadap situasi, kerja PR tidak dapat direncanakan tanpa pengetahuan yang mendetail mengenai fakta, data dan informasi.

b.

Menentukan tujuan apa yang hendak dicapai

c.

Menentukan publik yang akan dituju

d.

Memilih media dan teknisnya

e.

Rencana pengeluaran atau pemasukan dana secara rinci temasuk biaya tek terduga

f.

Evaluasi hasil-hasil yang dicapai

Selain itu kesungguhan dan disisplin kerja sangat penting sehingga rencana kerja dapat memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan PR dan instansinya.33 3. Bertindak dan berkomunikasi Langkah ketiga mencakup pelaksanaan program tindakan dan komunikasi yang dirancang untuk mencapai tujuan spesifik bagi setiap publik demi mencapai tujuan program. Pertanyaan dalam langkah ini adalah, “Siapa yang harus melakukan dan mengatakannya, serta kapan, di mana, dan bagaimana?” Humas telah siap memegang peranan untuk menolong instansi agar tidak sekedar memutuskan apa yang harus dikatakan, tetapi apa yang harus dilakukan.34

32

Rosadi Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2005. Hal. 145 33 Ibid. Hal. 159-160

25

4. Mengevaluasi program Langkah terakhir dari proses ini mencakup penilaian persiapan, pelaksanaan, dan hasil program. Saat program sedang dilaksanakan, dibuat penyesuaian berdasarkan evaluasi umpan balik tentang bagaimana program berjalan atau tidak berjalan.

Program diteruskan atau dihentikan setelah mempelajari,

“Bagaimana kita sekarang, atau dulu?”. Penelitian evaluasi digunakan untuk mengetahui apa yang terjadi dan mengapa, bukan untuk membuktikan atau melakukan sesuatu. Setiap langkah dalam evaluasi program memberi kontribusi pada meningkatnya pemahaman dan menambah informasi untuk menilai keefektifan. Evaluasi persiapan menilai kualitas dan kecukupan informasi dan perencanaan strategis. Evaluasi implementasi mendokumentasikan kecukupan taktik dan upaya. Evaluasi dampak memberi umpan balik atas konsekuensi-konsekuensi program. Tidak ada evaluasi yang lengkap tanpa adanya penanganan kriteria pada setiap tingkatan.35 Cutlip, Center, and Broom menjelaskan beberapa pertimbangan dan asas utama dalam mengimplementasikan program humas, yang dikenal dengan istilah “7-Cs PR Communications”, yakni : a. Credibility. Komunikasi itu dimulai dari suasana kepercayaan yang diciptakan oleh pihak komunikator secara sungguh-sungguh, untuk melayani publiknya yang memiliki keyakinan dan respek. b. Contex. Meyangkut dengan sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan kehidupan sosial, dan pesan harus disampaikan jelas serta memperlihatkan 34

Scott Cutlip, Center, and Broom, Efektive Public Relations ; Merancang dan Melaksanakan Kegiatan Kehumasan dengan Sukses (edisi kedelapan), PT INDEKS Kelompok Gramedia, Jakarta, 2000, Hal. 323 35 Ibid. Hal. 343

26

sikap parsipatif. Komunikasi efektif diperlukan untuk mendukung lingkungan sosial melalui pemberitaan diberbagai media massa. c. Content. Pesannya menyangkut kepentingan orang banyak/publik dan sehingga informasi dapat diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat secara umum bagi masyarakat. d. Clarity. Pesan harus disusun dengan kata-kata yang jelas mudah dimengerti serta memiliki pemahaman yang sama antara komunikator dan komunikan dalam hal kesamaan maksud, tema dan tujuan semua pihak. e. Continuity and Consistency. Komunikasi tersebut merupakan proses yang tidak pernah berakhir, oleh karena itu dilakukan secara berulang-ulang dengan berbagai variasi pesan. Maka dengan cara demikian untuk mempermudah proses belajar, membujuk dan tema dari pesan-pesan tersebut harus konsisten. f. Channels. Mempergunakan saluran media informasi yang tepat dan tepat dan dipercaya serta dipilih oleh khalayak sebagai target sasaran. g. Capability of the Audience. Memperhitungkan kemampuan yang dimiliki oleh khalayak, dan komunikasi dapat efektif yang berkaitan dengan faktor-faktor bermanfaat,

kebiasaan,

kemampuan

pengetahuan bagi khalayak.36

36

Scott Cutlip, Opcit. Hal.335-336

membaca

dan

mengembangkan

27

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1

Sifat Penelitian Sifat penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian

deskriptif kualitatif, yakni hanya memaparkan situasi atau peristiwa saja. Dengan metode deskriptif kita menghimpun data, menyusunnya secara sistematis, faktual dan cermat. Metode deskriptif tidak mencari atau menjelaskan hubungan, tidak menguji hipotesis atau membuat prediksi.37 Penelitian ini ingin memberikan gambaran terpadu mengenai Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007 oleh humas Pemprov DKI Jakarta (Periode JanuariFebruari-Maret). Sedangkan kualitatif digunakan dengan pertimbangan bahwa dimensi penelitian yang ingin diungkapkan lebih bersifat kualitatif dibandingkan pengungkapan dengan data kuantitatif. Penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan dan lain-lain secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.38

37

Jalaludin Rakhmat, Metode Penelitian Komunikasi, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2000, Hal.24 38

Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2000, Hal. 6

27

28

3.2

Metode Penelitian Metode yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini adalah studi

kasus. Alasan metode tersebut digunakan adalah adanya fenomena atau gejala yang bersifat kontemporer, yaitu penerapan Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007 oleh Humas Pemprov DKI Jakarta. Aspek kontemporer tercermin dari awal terjadinya banjir hingga banjir surut. Menurut Robert K. Yin, studi kasus lebih dikehendaki untuk melacak peristiwa-peristiwa kontemporer, bila peristiwa-peristiwa yang relevan tidak dapat dimanipulasi. Karena itu, studi kasus mendasarkan diri pada teknik-teknik yang sama dengan kelaziman yang ada pada tahapan histories, tetapi dengan menambahkan dua sumber bukti yang biasanya tidak termasuk dalam penelitian pada sejarahwan, yaitu observasi dan wawancara sistematik.39 Pengertian dari metode penelitian studi kasus itu sendiri adalah penelitian yang mempelajari secara intensif tentang latar belakang keadaan sekarang, dan interkasi lingkungan sesuatu unit sosial, individu, kelompok, lembaga atau masyarakat.40 Penelitian studi kasus berusaha menelaah sebanyak mungkin data mengenai subyek yang diteliti.

3.3

Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini, yaitu :

1. Data Primer Yaitu data yang diperoleh melalui depth interview (wawancara mendalam). Peneliti meminta data serta melakukan wawancara mendalam dengan menggunakan pedoman wawancara yakni mengajukan pertanyaan-pertanyaan 39 40

Robert K. Yin, Studi Kasus : Desain dan Metode, Grafindo Persada, Jakarta, 1996, Hal.12 Sumadi Suryabrata, Metode Penelitian, Rajawali Pers, Yogyakarta, 1995, Hal.22-23

29

kepada nara sumber (key informan) untuk memperoleh data yang dibutuhkan dan diperlukan dalam penelitian ini. 2. Data Sekunder Data sekunder mengacu kepada data-data yang didapat melalui studi pustaka yang dimaksudkan untuk mengumpulkan data, dokumen sebagai bahan yang berkaitan dengan masalah yang diteliti melalui sumber informasi yang dapat mendukung data, seperti surat kabar, majalah, company profile Pemprov DKI Jakarta, dan lain-lain. Semua itu dimaksudkan untuk mendapatkan keterangan secara rinci dan sistematis.

3.4

Definisi Konsep

1. Mengelola Informasi : usaha dalam menghimpun dan menumpulkan data kemudian diklasifikasikan, dianalisis hingga dapat disimpulkan menjadi bahan informasi yang nantinya dapat dimanfaatkan menurut kebutuhan, keperluan atau dapat juga disimpan, menjadi referensi serta juga dapat diolah kembali. 2. Humas : merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara instansi dan masyarakat, yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya

3.5

Fokus Penelitian Penelitian ini difokuskan pada Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007

oleh Humas Pemprov DKI Jakarta dan upaya mempertahankan citra serta kepercayaan terhadap instansi yang diwakilinya. Langkah-langkah yang diterapkan dalam pengelolaan informasi humas sebagai pemecah masalah, yakni :

30

1. Mendefinisikan masalah Langkah pertama ini mencakup penyelidikan dan pemantauan pengetahuan, opini, sikap, dan perilaku mereka yang peduli dan terpengaruh oleh tindakan dan kebijakan instansi. Intinya ini merupakan fungsi kecerdasan instansi. Langkah ini memberi landasan bagi semua langkah proses pemecahan masalah lainnya dengan menentukan. 2. Membuat rencana dan program Informasi yang terkumpul pada langkah petama digunakan untuk membuat keputusan tentang publik program, tujuan, tindakan, serta tahapan, taktik, dan tujuan komunikasi. Untuk itu penemuan dari langkah yang pertama harus dijadikan faktor kebijakan dan program instansi. Langkah kedua dari proses ini menjawab. 3. Bertindak dan berkomunikasi Langkah ketiga mencakup pelaksanaan program tindakan dan komunikasi yang dirancang untuk mencapai tujuan spesifik bagi setiap publik demi mencapai tujuan program. Mengevaluasi program Langkah terakhir dari proses ini mencakup penilaian persiapan, pelaksanaan, dan hasil program. Saat program sedang dilaksanakan, dibuat penyesuaian berdasarkan evaluasi umpan balik tentang bagaimana program berjalan atau tidak berjalan. Program diteruskan atau dihentikan setelah mempelajari.

3.6

Narasumber Narasumber yang akan dipilih untuk mendukung penelitian dan data tentang penelitian ini, adalah :

31

1. Bapak Arie Budiman selaku Kepala Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, yang dibeberapa kesempatan menjadi juru bicara pada saat banjir awal tahun 2007. 2. Bapak Rinta Afdalifah Imron selaku Kepala Sub Bagian Publikasi Pemprov DKI Jakarta yang lebih banyak mengetahui dan ikut serta dalam penanganan banjir tahun 2007. Pemilihan narasumber ini dikarenakan mereka yang lebih banyak terlibat dan ikut serta dalam menjalankan langkah-langkah Humas. Mereka yang sering berhubungan langsung dengan media massa yang selalu mencari berita mengenai banjir 2007. Narasumber ini mewakili Pemprov DKI Jakarta untuk menerangkan kepada masyarakat baik langsung maupun tidak langsung seperti menggunakan media massa mengenai apa yang sebenarnya terjadi. Hal ini dikarenakan agar tidak terjadinya kesimpangsiuran informasi antara Pemprov DKI Jakarta dengan publiknya yang dapat menyebabkan opini publik yang negatif.

3.7

Analisis Data Setelah Peneliti memperoleh berbagai data dan fakta yang dikumpulkan melalui wawancara mendalam dan lainnya, selanjutnya akan disajikan suatu analisa yang sesuai dengan tujuan penelitian. Data yang dikumpulkan berupa kata-kata, gambar, dan bukan angkaangka. Hal ini disebabkan oleh adanya penerapan metode kualitatif. Selain itu data yang dikumpulkan bermungkinan menjadi kunci terhadap apa yang sudah diteliti.41

41

Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2000, Hal. 6

32

Laporan penelitian akan berisi kutipan-kutipan data untuk memberi gambaran penyajian laporan tersebut. Penelitian menganalisis data yang sangat kaya tersebut dan sejauh mungkin dalam bentuk aslinya. Sehingga penelitian ini akan memberikan gambaran mengenai Tahapan Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam Mengelola Informasi Tentang Krisis Banjir 2007. Peneliti juga menggunakan triangulasi data yakni teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain. Di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai bahan pembanding terhadap data itu.42 Peneliti melakukan wawancara dengan nara sumber pembanding yakni Bapak Endy M. Saputra selaku Kordinator Liputan dari RCTI yang selalu mengikuti perkembangan berita Pemprov DKI Jakarta.

42

Ibid. Hal. 330

33

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN ANALISIS DATA

4.1

Gambaran Umum Pemerintah Povinsi DKI Jakarta

4.1.1

Sejarah Pemerintahan Kota Jakarta Setelah menjadi Ibukota Negara, kota Jakarta dipimpin oleh seorang

Walikota bernama Soewirjo (1950-1951) dan kemudian digantikan oleh Walikota Sjamsurudjal (1951-1953). Pemimpin Kota Jakarta ini berusaha membangum kota Jakarta menjadi kota yang indah dan tentram dengan memperhatikan masalah lalu lintas, air minum, perbaikan kampung dan kebersihan kota.

Setelah itu

digantikan oleh Sudiro (1953-1960), di masa ini Jakarta menjadi tiga wilayah, yaitu Wilayah Jakarta Utara, Jakarta Tengah, dan Jakarta Selatan. Masing-masing wilayah dipimpin oleh Bupati. Sejak tahun 1960-1966, Jakarta dipimpin oleh seorang Gubernur yang bernama Brigjen Dr. Soemarno. Pada tahun 1966 Kota Jakarta dipimpin oleh Gubernur Ali Sadikin yang membagi kota Jakarta menjadi lima wilayah seperti sekarang ini. Masa dua periode kepemimpinannya, Ali Sadikin merubah kota Jakarta menjadi metropolitan yang sejajar dengan kota besar lainnya di dunia. Kemudian Ali Sadikin digantikan oleh Tjokropranolo (1977-1982) dan diteruskan oleh Gubernur R. Soeprapto (1982-1987), lalu digantikan lagi oleh Wiyogo Atmodarminto (1987-1992), dan dilanjutkan oleh Gubernur Suryadi (1992-1997) dan sekarang dalam periode kedua kepemimpinan Gubernur DKI Jakarta adalah Sutiyoso (1997-2002 dan 2002-2007).

Jakarta telah terbukti sebagai barometer dari

berbagai aspek kehidupan bangsa Indonesia.

Keberhasilan kepemimpinan

Gubernur DKI Jakarta, akan berdampak secara nasional. Jakarta sebagai Ibukota

33

34

Negara, merupakan etalase bagi masyarakat Indonesia dan sekaligus sebagai sebuah cermin bagi bangsa asing untuk mengenal Indonesia secara luas. Kota Jakarta sekarang merupakan daerah khusus ibukota negara, yang terdiri atas lima wilayah kotamadya : Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Barat, Jakarta Utara, dan Jakarta Selatan dan satu kabupaten administratif yaitu Kepulauan Seribu. Batas-batas pemisah wilayah tersebut sekarang tidak tampak jelas lagi, berhubung banyaknya bangunan yang bermunculan dan perubahan tata kota Jakarta.

Sekarang tampak semakin deras para pendatang baru terus

bermunculan. Beranekaragam sukubangsa hadir di Jakarta. Bersama mereka masuk pula beragam adat tradisi yang dibawa oleh masing-masing suku bangsa tersebut.

Bahasa pergaulan yang digunakan antar penduduk adalah bahasa

melayu, yang telah banyak dipengaruhi bahasa Portugis, Cina juga Inggris.

4.1.2

Profil Pemerintah Provinsi DKI Jakarta Efektivitas penyelenggaraan pemerintahan daerah adalah kemampuan

pemerintah daerah dalam menjalankan fungsi utamanya, yaitu menjamin ketentraman dan ketertiban menyelenggarakan pelayanan masyarakat DKI Jakarta, mendorong pemberdayaan masyarakat. Problema dalam mengoptimalkan efektivitas pemerintahan Provinsi DKI Jakarta adalah akseptabilitas atau kepercayaan rakyat terhadap pemerintah yang cenderung merosot setelah reformasi. Lemahnya legitimasi pemerintahan menyebabkan kurang efektifnya pemerintah daerah sebagai institusi pengatur yang absah. Dalam pengelolaan pemerintahan tantangan utama mengambil bentuk sebagai berikut : 1. Gangguan keamanan, ketentraman dan ketertiban masyarakat DKI Jakarta. 2. Penegakan peraturan perundangan yang belum optimal.

35

3. Pelayanan masyarakat yang belum optimal. 4. Profesionalisme aparatur dan penanganan KKN. Bertolak dari realitas yang ada dan kompleksnya masalah yang dihadapi Jakarta masa kini, perlu dilakukan perubahan cara pemecahan masalah yang lebih pada pendekatan partisipatif dan manusiawi dalam rangka good governance yang dirumuskan dalam visi baru Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

4.1.3

Visi dan Misi Pemprov DKI Jakarta

4.1.3.1 Visi Dalam menghadapi tantangan Jakarta di masa depan, apabila direnungkan lebih dalam, maka rumusan Visi Pembangunan Jakarta adalah sebagai berikut : “ Terwujudnya Jakarta sebagai Ibukota Negara Republik Indonesia yang manusiawi, efisien, dan berdaya saing global, dihuni oleh masyarakat yang partisipatif, berakhlak, yang sejahtera dan berbudaya, dalam lingkungan kehidupan yang aman dan berkelanjutan “.

4.1.3.2 Misi Untuk merealisasikan Visi tersebut, dijabarkan dalam bentuk Misi sebagai berikut : Pemerintahan yang baik adalah pemerintahan yang digerakkan oleh misi. Pemerintahan tersebut tidak saja menjadi partisipasif dan efisien, tetapi juga lebih efektif, inovatif dan manusiawi. Karena itu, guna merealisaikan visi pembangunan Jakarta, disusunlah 5 (lima) misi untuk membangun Jakarta yang meliputi : 1. Mewujudkan pembangunan Jakarta yang adil, ramah lingkungan, dan berbasis peran serta masyarakat.

36

2. Meningkatkan pembangunan sarana dan prasarana kota Jakarta yang efisien, efektif, kompetitif dan terjangkau. 3. Meningkatkan kualitas kehidupan dan kerukunan warga Kota Jakarta. 4. Meningkatkan keamanan, ketentraman, dan ketertiban kota. 5. Melaksanakan pengelolaan pemerintah Kota Jakarta yang baik.

4.1.4 Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta Berdasarkan Peraturan Daerah No.3 Tahun 2001, seluruh unit yang ada di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta mengalami perubahan. Tidak terkecuali Biro Humas yang berganti nama menjadi Biro Humas dan Protokol. Biro Humas dan Protokol merupakan penggabungan 2 unit kerja yang ada sebelumnya yang diatur dalam Perda No. 10 Tahun 1992, yaitu Biro Humas dan sebagian tugas dan fungsi dari Biro Administrasi Pimpinan dan Protokol ( APP ). Sebagian lain dari tugas dan fungsi Biro APP dilebur kedalam Biro Umum. Dengan adanya Perda No. 3 Tahun 2001 ini juga mempengaruhi jumlah unit – unit yang ada dilingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Dengan adanya penggabungan Biro Humas dan sebagian Tupoksi dari Biro APP ini maka struktur Biro Humas dan Protokol juga membesar, dari 3 ( tiga ) bagian menjadi 5 bagian, yaitu Bagian Non Media Massa, Bagian Tata Acara, dan Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas, dengan jumlah karyawan sebanyak 170 orang. Sedangkan Sub Bagian yang sebelumnya berjumlah 8 Sub Bagian menjadi 17 Sub Bagian. Untuk Biro Humas dan Protokol ini, berdasarkan surat Keputusan Gubernur No. 2264/2001, Tanggal 19 September 2001, Drs. Muhayat tetap menjabat sebagai Kepala Biro.

37

4.1.5

Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta mempunyai tugas serta

peranan yang penting dan tahapans dalam rangka penyampaian informasi pemerintah, pembangunan, dan kemasyarakatan, sekaligus dalam menumbuhkan pengertian dan keyakinan kepada masyarakat agar mendukung program pembangunan yang telah, sedang maupun yang akan dilaksanakan. Selain itu melalui penyampaian informasi yang akan komprehensif dan persuasive diharapkan akan semakin tumbuh dan berkembangnya citra positif Pemerintah DKI Jakarta.

4.1.5.1 Tugas Pokok Biro Humas dan Protokol Sebagaimana yang tertuang dalam Peraturan Daerah ( Perda ) DKI Jakarta No. 3 Tahun 2001, tugas pokok Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta adalah : merumuskan kebijakan dan melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data, informasi, publikasi, pelayanan informasi dan keprotokolan. 3.1.5.2 Fungsi Biro Humas dan Protokol 1) Perumusan kebijakan di bidang Humas dan Keprotokolan. 2) Pengumpulan dan pengolahan data dan informasi mengenai pendapat, sikap, dan kegiatan masyarakat terhadap pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah. 3) Publikasi dan dokumentasi kebijakan Pemerintah Daerah. 4) Pelayanan Informasi kebijakan dan kegiatan Pemerintah Daerah. 5) Penyelenggaraan kegiatan upacara, resepsi dan pelayanan tamu. 6) Penyiapan kelengkapan dokumen perjalanan dinas pimpinan dan staf pemerintahan daerah.

38

3.1.6

Visi dan Misi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta

4.1.6.1 Visi Biro Humas dan Protokol Terwujudnya citra pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang positif melalui peningkatan pelayanan komunikasi dan informasi serta keprotokolan secara cepat, tepat, dan akurat.

4.1.6.2 Misi Biro Humas dan Protokol 1) Meningkatkan pelayanan informasi secara tepat, cepat, akurat dan actual. 2) Meningkatkan kualitas pelayanan keprotokolan. 3) Meningkatkan kemitraan dengan media massa dalam rangka sosialisasi dan publikasi kebijakan atau program Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 4) Meningkatkan sinkronisasi dan koordinasi dalam pelaksanaan tugas – tugas kehumasan dan keprotokolan. 5) Meningkatkan interaksi positif antara Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dengan public. 6) Meningkatkan dan menjaga reputasi pimpinan dalam penyelenggaraan acara di lingkungan Pemprov DKI Jakarta. 7) Mewujudkan “ Sense of PR “ dan “ Sense of Common Protocol “.

4.1.7

Tujuan Humas Pemprov DKI Jakarta Adapun tujuan dari Humas Pemprov DKI Jakarta adalah sebagai berikut :

1) Memasyarakatkan

atau

mensosialisasikan

kebijakan

dan

program

pembangunan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta kepada seluruh lapisan masyarakat.

39

2) Meningkatkan pelayanan informasi kepada masyarakat baik secara kuantitatif maupun kualitatif. 3) Menciptakan komunikasi timbal balik yang harmonis antara Pemprov DKI Jakarta dengan warga Jakarta. 4) Mewujudkan kesamaan visi dan persepsi warga Jakarta terhadap kebijakan dan program pembangunan Pemprov DKI Jakarta, sehingga setiap kebijakan dan program pembangunan yang dilaksanakan oleh Pemprov DKI Jakarta didukung oleh seluruh masyarakat dan pada gilirannya masyarakat dapat berperan aktif dalam pelaksanaan program dan kebijakan tersebut. 5) Menampung aspirasi yang berkembang di tengah masyarakat, sebagai bahan masukan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam menyusun dan menetapkan kebijakan atau program pembangunan sehingga manfaatnya dapat dirasakan seluruh lapisan masyarakat. 6) Mewujudkan opini positif terhadap citra dan wibawa Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 7) Meningkatkan kelancaran tugas – tugas keprotokolan antara lain dalam penyelenggaraan resepsi, pelayanan tamu, audiens, dan masyarakat dengan pimpinan serta perjalanan dinas pimpinan atau pejabat Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 8) Memberikan pelayanan sebaik – baiknya kepada pimpinan daerah terutama bidang keprotokolan. 9) Menjaga prestise ( kewibawaan ) pimpinan daerah.

40

4.1.8

Sasaran Humas Pemprov DKI Jakarta

1) Terpenuhinya kebutuhan informasi ditengah masyarakat maupun dikalangan aparatur tentang berbagai kebijakan, program dan kegiatan Pemprov DKI Jakarta. 2) Termotivasinya masyarakat untuk mendukung dan berperan serta aktif dalam pelaksanaan kebijakan dan program Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 3) Terjalinnya komunikasi timbal balik antara Pemerintah Daerah dengan masyarakat sehingga dapat terwujud hubungan sinergis dalam menghadapi berbagai masalah perkotaan. 4) Terjalinnya hubungan timbal balik yang harmonis dengan insan pers dan pengelola media massa. 5) Terlaksananya peningkatan kualitas penyelenggaraan keprotokolan, resepsi, acara pimpinan, pelayanan tamu serta administrasi perjalanan dinas. 6) Tersedianya dokumentasi tentang data dan informasi hasil kegiatan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

4.1.9 Bagian dan Sub Bagian di Biro Humas dan Protokol Biro Humas dan Protokol mempunyai tugas merumuskan kebijakan dan melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data informasi, publikasi, pelayanan informasi, serta pelayanan keprotokolan. Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri dari : i.

Bagian Data dan Informasi

ii.

Bagian Media Massa

iii.

Bagian Non Media Massa

iv.

Bagian Tata Acara

41

v.

Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas Tiap bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam

melaksanakan tugas dan fungsinya bertanggung jawab kepada Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol. Penelitian kegiatan hanya dibatasi pada kegiatan Biro Humas saja.

1.

Bagian Data dan Informasi Bagian Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan

data dan pengolahan informasi, monitoring dan menganalisa pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah, melakukan peliputan dan pendokumentasian serta mengelola kepustakaan data dan informasi daerah . Untuk menyelenggarakan tugas tersebut bagian ini mempunyai fungsi : a) Pengumpulan Data dan Informasi. b) Pemantauan ( monitoring ) dan penganalisaan kebijakan. c) Pengelolaan Kepustakaan dan Data Informasi Daerah. d) Peliputan dan Pendokumentasian kegiatan Pemerintah Daerah. Bagian Data dan Informasi terdiri dari empat Sub Bagian, tiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Data dan Informasi.

A. Sub Bagian Pengumpulan Data dan Informasi 1. Pengolahan Data dan Informasi Kebijakan : 2. Melakukan pengumpulan data dan informasi kebijakan, program dan kegiatan Pemerintah Daerah secara langsung dari instansi atau lembaga terkait maupun melalui media.

42

3. Pengumpulan Data dan Informasi : 4. Pengumpulan data dan informasi mengenai pendapat, opini, sikap, dan kegiatan masyarakat terhadap pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah. 5. Pengolahan dan Penyajian Data dan Informasi : 6. Melakukan pengumpulan, penyaringan dan pengolahan data dari berbagai sumber informasi didalam dan diluar lingkungan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta untuk keperluan Bank Data, informasi pimpinan, pendukung publikasi pers dan penerbitan belaka, serta pendukung bahan pembuatan teks pidato. B. Sub Bagian Analisa dan Monitoring Kebijakan mempunyai tugas 1. Memonitoring pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah : 2. Melaksanakan monitoring secara langsung ke lapangan tentang aplikasi dan berbagai kebijaksanaan pembangunan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta. Hasil monitoring kemudian dilaporkan kepada Gubernur DKI Jakarta dan Pejabat lainnya di lingkungan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk mengambil keputusan mendatang juga untuk monitoring permasalahan yang berlarut – larut dan tidak pernah selesai untuk mengklarifikasi sehingga kemudian dilaporkan kepada gubernur atau unit terkait. 3. Melaksanakan analisa terhadap informasi dan berita media massa : 4. Melakukan penyaringan dan penyusunan synopsis terhadap berita atau surat pembaca surat kabar yang memuat pelaksanaan kebijakan Pemerintah DKI Jakarta yang mengandung permasalahan untuk kemudian dikonfirmasi kepada unit terkait sebagai bahan pertimbangan pemecahan masalah.

43

5. Merupakan bahan tangggapan berita 6. Setelah melakukan analisa melalui synopsis kepada unit terkait kemudian menyiapkan bahan klarifikasi atau tanggapan dari unit terkait mengenai permasalahan yang berada di Surat Kabar, baik berita maupun surat pembaca. C. Sub Bagian Kepustakaan dan Informasi Daerah mempunyai tugas : 1. Mengelola Kepustakaan Data dan Informasi 2. Mengelola berita kliping harian 3. Mengelola tentang berita, artikel, tulisan atau opini yang berkaitan dengan DKI Jakarta. Di distribusikan kepada Gubernur, Para Wagub, Sekwilda, Asisten, Kepala Bappeda, dan beberapa Kepala Unit. 4. Mengelola berita kliping, berita khusus, dan informasi tercetak : 5. Dibuat untuk mendokumentasikan berita – berita yang khusus seperti kliping khusus dan kliping kegiaan gubernur. Hasilnya kemudian didistribusikan kepada : Gubernur, Para Wagub, dan Sekdaprop. D. Sub Bagian Peliputan dan Dokumentasi mempunyai tugas : 1. Menyiapkan rencana peliputan aplikasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah untuk bahan penyuluhan dan Dokumentasi. 2. Melaksanakan peliputan aplikasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah untuk bahan penyuluhan dan dokumentasi. 3. Mengelola dokumentasi hasil peliputan.

2.

Bagian Media Massa Bagian Media Massa mempunyai tugas menyelenggarakan hubungan

dengan media massa dalam rangka penyebarluasan informasi dan solusi kebijakan

44

pemerintah daerah dibidang pelayanan dan pemberdayaan masyarakat serta pembangunan. Untuk meyelenggarakan tugas tersebut, Bagian Media Massa mempunyai fungsi : a) Penyiapan materi untuk media massa. b) Penyelengaraan kerjasama dengan media massa. c) Penyebarluasan informasi dan sosialisasi kebijakan pemerintah daerah. Bagian Media Massa terdiri dari 3 ( tiga ) Sub Bagian dengan uraian tugas sebagai berikut : A. Sub Bagian Penyiapan Materi 1. Menyusun dan menyiapkan tanggapan dan atau klarifikasi berita. 2. Menyiapkan dan meyusun materi wawancara. 3. Menyiapkan bahan sambutan yang berkaitan dengan pers dan kehumasan. 4. Menyiapkan materi artikel, advertorial, dan rubrik husus. B. Sub Bagian Kerjasama Media Massa 1. Menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan tatap muka pimpinan pemerintah daerah dan pengelola media massa. 2. Melaksanakan kerjasama dengan pengelola media massa. 3. Menyiapkan rencana dan melaksanakan kerjasama dengan media massa dalam menyebarluaskan informasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah. C. Sub Bagian Publikasi 1. Menyiapkan rencana, memfasilitasi dan melaksanakan jumpa pers dan publikasi media massa. 2. Mempersiapkan dan menyusun bahan informasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah melalui media massa.

45

3. Melaksanakan kegiatan publikasi Pemerintah Daerah sebagai bahan pemberitaan di media massa dalam siaran pers dan audio visual.

3.

Bagian Non Media Massa Bagian Non Media Massa mempunyai tugas menyelenggarakan hubungan

langsung dengan masyarakat luas dalam rangka pelayanan informasi dan sosialisasi tentang kebijakan Pemerintah Daerah di bidang pelayanan dan pemberdayaan masyarakat, serta pembangunan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bagian Non Media Massa mempunyai fungsi : a) Pengelolaan media cetak dan elektronik internal. b) Pengolahan dan pelayanan informasi serta sosialisasi kebijakan melalui media cetak dan media elektronik internal. c) Penyiapan materi dan sosialisasi tentang kebijakan dan program Pemerintah Daerah dengan menggunakan mobil penerangan. d) Perencanaan dan pelaksanaan penyebarluasan informasi melalui kegiatan tatap muka dengan penerangan langsung. e) Peningkatan kualitas petugas kehumasan. Bagian Non Media Massa terdiri dari 3 ( tiga ) Sub Bagian, dengan uraian tugas sebagai berikut :

A. Sub Bagian Tercetak 1. Melaksanakan pengelolaan dan distribusi penerbitan internal : a. Menyelenggarakan

rapat

persiapan

maupun

rapat

koordinasi

penerbitan media cetak internal. b. Melaksanakan pendistribusian media cetak / penerbitan internal.

46

c. Mengolah dan menyusun materi informasi baik tentang kebijakan, program maupun Pemerintah Daerah sebagai bahan sosialisasi melalui media internal. 2. Menyiapkan dan menyusun materi informasi serta sosialisasi kebijakan, program, kegiatan Pemerintah Daerah sebagai bahan penerbitan internal : a. Melaksanakan perencanaan atau merancang ( jadwal, materi, dan sebagainya ) penerbitan internal. b. Melaksanakan pengumpulan materi berupa data / bahan / informasi kebijakan, program maupun Pemerintah Daerah untuk disosialisasikan melalui penerbitan internal. c. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap penerbitan internal. 3. Melaksanakan penyebarluasan informasi melalui penerbitan internal : a. Memberikan arahan dan mengkoordinasikan tugas – tugas keredaksian penerbitan berkala internal. b. Menyusun atau membuat laporan Sub Bagian. B. Sub Bagian Media Mayantara 1. Melaksanakan pengelolaan media mayantara dan elektronik internal : a. Melakukan kerjasama dengan Kantor Pengelola Teknologi Informasi ( KPPI ) dan Klub Sejuta Information Technologie ( KSIT ) dalam pengelolaan dan operasional Media On Line BeritaJakarta.com. b. Melakukan kerjasama dengan Biro Umum ( Sound System ) dalam pengelolaan dan pelaksanaan elektronik internal . 2. Menyiapkan dan menyusun bahan informasi serta sosialisasi kebijakan, program, kegiatan Pemerintah Daerah melalui media Mayantara dan elektronik internal :

47

a. Menyiapkan bahan informasi dalam upaya peningkatan pelayanan informasi

baik

secara

langsung

kepada

masyarakat

melalui

BeritaJakarta.com (baik bersifat berita maupun kegiatan Pimpinan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta), dan elektronik internal di lingkungan Balai Kota. b. Menyiapkan bahan untuk counter berita atas pemberitaan media massa yang mungkin salah interpretasi dan persepsi. c. Melaksanakan

penyajian

data

atau

informasi

yang

dianggap

dibutuhkan masyarakat. d. Melakukan koordinasi dengan unit – unit di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, untuk secara dialog interaktif melalui media On line. e. Melakukan monitoring atau pemantauan terhadap aspirasi masyarakat yang disampaikan melalui media On line. f. Melakukan koordinasi dengan Bagian Data dan Informasi yang perlu di sosialisasikan. 3. Melaksanakan penyebarluasan informasi kebijakan, program kegiatan pemerintah daerah melalui media elektronik internal dan media luar ruang. a. Menyiapkan bahan informasi tentang berbagai program dan kebijakan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta melalui Videotron yang ada di wilayah DKI Jakarta. b. Menyiapkan bahan informasi tentang berbagai program dan kebijakan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, melalui slide bioskop yang ada di wilayah DKI Jakarta.

48

c. Melakukan koordinasi dengan unit – unit di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, terhadap berbagai program yang akan di sosialisasikan baik melalui videotron maupun slide bioskop. 4. Meningkatkan kualitas petugas teknis di bidang kehumasan : a. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan kantor Pendidikan dan Pelatihan Provinsi DKI Jakarta, dalam upaya melakukan peningkatan sumber daya manusia di bidang teknis kehumasan bagi lingkungan internal Biro Humas dan Protokol. b. Melakukan kerjasama dengan lembaga – lembaga yang bergerak di bidang kehumasan dalam upaya peningkatan SDM. C. Sub Bagian Tatap Muka dan Penerangan Langsung 1. Merencanakan, mengkoordinasikan, memfasilitasi, serta melaksanakan tatap muka pimpinan dengan public : a. Membuat perencanaan dan melaksanakan tatap muka pimpinan dengan public. b. Menyiapkan materi yang akan disampaikan oleh pimpinan kepada public. c. Mengadakan rapat koordinasi dengan unsur terkait guna pelaksanaan tatap muka pimpinan dengan public. d. Memfasilitasi kegiatan tatap muka pimpinan dengan public yang akan dilaksanakan oleh pihak lain. e. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan tatap muka pimpinan dengan publik. 2. Menyiapkan dan melaksanakan penyebarluasan informasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah dengan menggunakan mobil penerangan :

49

a. Membuat

perencanaan

dan

melaksanakan

operasional

mobil

penerangan. b. Menyiapkan materi infromasi yang akan disampaikan dan menyiapkan petugas pelaksana. c. Membuat laporan dan evaluasi pelaksanaan di lapangan. 3. Menyiapkan dan melaksanakan penyebarluasan informasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah melalui pameran, kesenian tradisional, dan pertunjukan rakyat. a. Membuat perencanaan dan melaksanakan kegiatan pameran. b. Membuat perencanaan dan melaksanakan kegiatan sosialisasi melalui media kesenian tradisional dan pertunjukan rakyat. c. Mengumpulkan dan menyusun materi untuk kegiatan sosialisasi melalui media kesenian tradisional dan pertunjukan rakyat. d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pameran dan sosialisasi melalui media kesenian tradisional dan pertunjukan rakyat.

4.

Bagian Tata Acara Bagian Tata Acara mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan,

mengendalikan, menganalisa, dan mengevaluasi acara pemerintah daerah. Bagian Tata Acara mempunyai fungsi : a) Penjadwalan acara, penyiapan dan pendistribusian undangan serta penyiapan fasilitas kerja Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. b) Penganalisaan dan evaluasi acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.

50

c) Pelaksanaan dan pengendalian acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. d) Penyelenggaraan dan pengaturan urusan resepsi, kebutuhan fasilitas, acara, dan cinderamata Pemerintah Daerah. Bagian Tata Acara terdiri dari empat Sub Bagian : A. Sub Bagian Penjadwalan mempunyai tugas : 1. Menerima permohonan audiensi dan undangan yang disampaikan kepada Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. 2. Menyusun rancangan acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. 3. Menyiapkan dan mendistribusikan undangan kegiatan atau acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. 4. Menyiapkan bahan acara atau kegiatan, kelengkapan serta fasilitas kerja Gubernur, Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah. B. Sub Bagian Analisa dan Evaluasi Acara mempunyai tugas : 1. Menginventarisasi data dan informasi pelaksanaan acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. 2. Menelaah usulan penyelenggaraan acara pimpinan daerah dari unit-unit kerja di pemerintah daerah maupun instansi atau lembaga di luar Pemerintah Daerah. 3. Menganalisa jenis-jenis acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah

yang

di

usulkan

untuk dapat

di

koordinasikan

dalam

pelaksanaannya. 4. Menganalisa dan mengevaluasi permasalahan di bidang keprotokolan. 5. Meningkatkan kualitas petugas teknis di bidang keprotokolan.

51

C. Sub Bagian Pelaksana dan Pengendalian Acara mempunyai tugas: 1.

Mengatur

dan

melaksanakan

kegiatan

keprotokolan,

acara-acara

Pemerintah Daerah dan peringatan hari-hari Nasional di daerah. 2.

Mengatur persiapan penyelenggaraan acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.

3.

Melaksanakan tugas penghubung dalam kaitannya dengan kelancaran acara-acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.

4.

Menyelenggarakan acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah yang bersifat khusus.

5.

Menyiapkan dan mengatur penugasan ajudan dan pengemudi Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.

D. Sub Bagian Sarana Acara 1.

Menyiapkan sarana Pemerintah Daerah.

2.

Menyiapkan dan mengatur kebutuhan sarana kelengkapan acara gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah serta cinderamata Pemerintah Daerah.

3.

Menyiapkan dan mengatur penggunaan ruang atau tempat acara Pemerintah Daerah di lingkungan Balaikota DKI Jakarta.

5.

Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas mempunyai tugas mengatur

pelayanan tamu Pemerintah Daerah, menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas Pemerintah Daerah serta mengurus ke tatausahaan. Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas mempunyai fungsi : a) Pengaturan dan penyelenggaraan pelayanan tamu Pemerintah Daerah. b) Penyiapan fasilitas tamu Pemerintah Daerah.

52

c) Pengurusan administrasi perjalanan dinas pimpinan, pejabat dan pegawai Pemerintah Daerah. d) Pelaksanaan urusan tata usaha biro. Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas memiliki Sub Bagian yang terdiri dari: A. Sub bagian Pelayanan tamu 1.

Menyiapkan kunjungan tamu yang telah mendapatkan persetujuan dari Gubernur, Wakil Gubernur dan sekretaris daerah.

2.

Menyusun jadwal kunjungan dalam maupun luar negeri.

3.

Menyiapkan fasilitas tamu meliputi penterjemah, pengawalan, kunjungan wisata, akomodasi, transportasi dan fasilitas lainnya sesuai dengan arah pimpinan.

B. Sub Bagian Perjalanan Dinas 1.

Menerima dan menelaah usulan perjalanan dinas dalam negeri, baik kunjungan kerja, studi banding, pendidikan maupun duta wisata dan promosi serta pemberi masukan pada pimpinan.

2.

Menyiapkan agenda rapat tim penyaring perjalanan dinas.

3.

Menyiapkan dan menyelesaikan administrasi serta dokumen perjalanan dinas bagi pimpinan, pejabat dan pegawai pemerintah daerah.

4.

Mengadakan korespondensi dan komunikasi dengan kota tujuan perjalanan dinas Gubernur,Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah.

C. Sub Bagian Tata Usaha 1.

Melaksanakan kegiatan ketatausahaan, surat menyurat dan kearsipan.

2.

Menyelenggarakan urusan kepegawaian.

3.

Mengelola keuangan, termasuk fasilitas pimpinan daerah.

53

4.2

4.

Mengurus tugas – tugas kerumah tanggaan.

5.

Melaksanakan penatausahaan perlengkapan dan perawatan.

6.

Menyiapkan program kerja dan laporan biro.43

Hasil Penelitian Pada sub bab ini peneliti akan memaparkan dan membahas mengenai hasil

penelitian yang diperoleh dari hasil wawancara serta pengumpulan data dari berbagai macam bahan informasi yang membantu melengkapi penelitian ini. Wawancara ini dilakukan oleh peneliti kepada narasumber yaitu Kepala Biro Humas dan Protokol dan Kepala Sub Bagian Publikasi Pemprov DKI Jakarta, serta satu narasumber pembanding yakni Bapak Endy M. Saputra Kordinator Liputan dari RCTI. Sedangkan untuk data dan informasi lainnya peneliti memperoleh dari kliping koran harian, press release yang dibuat oleh Humas, company profile, artikel-artikel dan data lainnya yang diperoleh dari Humas Pemprov DKI Jakarta, serta data dari berbagai media di Jakarta. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif, yaitu dengan mendeskripsikan dan menginterprestasikan data yang diperoleh dari jawaban-jawaban yang diberikan oleh narasumber untuk mengetahui langkah-langkah pngelolaan informasi tentang banjir 2007 yang dilakukan oleh humas Pemprov DKI Jakarta (periode Januari-Maret).

43

SK Gubernur No.70 th 2002 tentang Struktur Organisasi dan Perangkat Kerja Setda Provinsi DKI Jakarta

54

4.2.1

Pengelolaan Informasi Biro Humas dan Protokol Pemerintah Provinsi DKI Jakarta Krisis banjir yang terjadi pada awal bulan Februari 2007 membuat

Pemprov DKI Jakarta menjadi pusat perhatian. Data yang diperoleh Pemprov untuk memprediksi banjir lepas dari apa yang terjadi. Pemprov memperkirakan bahwa banjir 2007 tidak seluas dan separah ini.

Meskipun Pemprov DKI

mengkondisikan serta mempersiapkan segalannya dengan kondisi yang terburuk, nyatanya banjir meluas hingga 60% disebagian kota Jakarta dan lebih luas dari banjir sebelumnya.

Hal ini jelas membingungkan warga Jakarta, selain itu

Pemprov juga selayaknya memberikan penjelasan mengenai apa yang dilakukannya untuk warga Jakarta. Sesuai dengan tugas dan fungsinya Humas Pemprov dalam mengelola informasi tentang krisis banjir berperan untuk memberikan penjelasan mengenai kebijakan-kebijakan serta hal-hal yang dilakukan oleh Pemprov DKI Jakarta kepada masyarakat. Melalui komunikasi baik langsung maupun tidak langsung, Humas menjelaskan apa yang terjadi.

Mulai dari perkiraan cuaca yang

memprediksi terjadinya banjir hingga tindaklanjut Pemprov untuk mengatasi masalah banjir Jakarta ini. Proses komunikasi Humas yang efektif harus dilaksanakan dengan melalui empat tahap yakni 1) mendefinisikan masalah (fact finding), 2) membuat rencana dan program, 3) bertindak dan berkomunikasi, 4) mengevaluasi program. Empat tahap proses komunikasi milik Scott Cutlip, Center, and Broom dalam bukunya “Efektive Public Relations” tersebut adalah merupakan bentuk yang paling maju saat ini karena Humas merupakan bagian dari pemecahan masalah dan proses perubahan instansi yang dikelola menurut ilmu pengetahuan.

55

Terlihat jelas bahwa pelaksanaan tugas humas bukan semata-mata melakukan aksi, melainkan membutuhkan rencana-rencana dan diikuti dengan langkahlangkah pengendalian melalui suatu proses evaluasi. Sama halnya dengan proses komunikasi yang dilakukan pada Humas Pemprov DKI Jakarta dalam mengelola informasi tentang banjir. Berikut penuturan dari Bapak Rinta Afdalifah Imron selaku Kepala Sub Bagian Publikasi yang lebih banyak mewakili Humas Pemprov DKI Jakarta untuk publik eksternal khususnya dari media massa. “Untuk melakukan proses komunikasi itu biasanya kita melakukan persiapan terlebih dahulu dimana kita memperoleh informasi dan fakta-fakta yang terjadi di luar dan informasi yang diberikan baik dari pihak-pihak internal maupun pihak eksternal dalam hal ini kita katakan masyarakat DKI Jakarta khusunya yang kita kelola menjadi materi informasi kemudian barulah kita rencanakan apa yang nantinya akan kita lakukan baru kita implementasikan pada saat baik sebelum, pada saat banjir hingga sesudah banjir sambil kita evaluasi kekurangan-kekurangan di dalamnya”44 Meskipun tidak secara langsung berpedoman pada teori yang dijelaskan di atas namun tahapan pengelolaan informasi yang dijalankan oleh Humas pun melalui proses empat langkah tersebut yakni 1. Mengelola fakta dan informasi hingga menjadi materi informasi 2. Merencanakan apa yang akan dilakukan 3. Melaksanakan apa yang telah direncanakan dan 4. Mengevaluasi setiap pelaksanaan dan kekurangan-kurangan dalam melakukan perencanaan.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai apa yang dilakukan oleh Humas Pemprov DKI Jakarta dalam mengelola informasi tentang banjir peneliti memaparkan hasil penelitian yang diperoleh dari wawancara mendalam dengan 44

Hasil Wawancara dengan Bapak Rinta Afdalifah Imron, Kepala Sub. Bagian Publikasi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007

56

pihak Humas Pemprov DKI Jakarta yang diwakili oleh Kepala Biro Humas dan Protokol yakni Bapak Arie Budiman serta Bapak Rinta Afdalifah Imron yang lebih banyak memberikan waktunya kepada peneliti serta Bapak Endy M. Saputra selaku Korlip dari RCTI. Langkah-langkah yang dilakukan Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam mengelola informasi tentang banjir 2007, adalah :

1. Identifikasi Masalah Dalam menjalankan Pengelolaan Informasi, Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta terlebih dahulu mencari dan mengumpulkan fakta-fakta dan data-data yang menjadi permasalahan ini.

Langkah ini untuk mengetahui

permasalahan apa yang timbul dimasyarakat. Humas mendapatkan data-data dan informasi melalui Rapat Pimpinan yang diselenggarakan Pemprov DKI dalam Apel Siaga mengatasi banjir 2007 serta opini publik baik langsung maupun melalui media massa. Input yang diperoleh oleh Humas adalah informasi dan data dari pihak internal mengenai apa yang dilakukan pada saat Warning System (peringatan dini), rencana yang akan dilakukan oleh Pemprov pada saat banjir itu terjadi dan sesudah banjir, informasi ini diberikan oleh antara lain Unit-Unit teknis, BMG, Departemen yang berkaitan dengan masalah ini seperti Dinas Perhubungan, Departemen Sosial, dan pihak lain yang berkaitan dengan masalah banjir ini. Selain itu Humas menginput data dari opini dari media massa serta masyarakat khususnya warga DKI Jakarta. Kemudian informasi dan data-data tersebut diolah menjadi Materi Informasi. perwakilan dari Humas.

Hal ini diungkapkan oleh Bapak Rinta sebagai

57

“Sebelum melakukan proses komunikasi, sebagai komunikator Humas tentunya ada persiapan yang kita lakukan, yakni adanya input data dari BMG, Unit Teknis, informasi dari Masyarakat (stakeholder) yang dibicarakan pada saat Rapim Muspida dan kemudian diolah menjadi Materi Informasi”45

Tugas pertama adalah menyusun semua fakta melalui penelitan, sehingga tindakan bisa dijelaskan dan dibenarkan dari sudut pandang pihak yang berkepentingan. Melalui materi informasi tersebut barulah Humas Pemprov DKI Jakarta dapat mendefinisikan permasalahan apa yang sebenarnya terjadi. Bapak Rinta Afdalifah menambahkan : “Permasalahan yang terjadi dimasyarakat adalah pemahaman atas informasi yang disampaikan dan yang kedua adalah tingkat aplikatif atau tingkat pelaksanaan masyarakat atas apa yang diinformasikan, dengan kata lain kita mengharapkan adanya partisipasi masyarakat terhadap antisipasi terjadinya banjir” Bapak Rinta menjelaskan bahwa permasalahan dari segi Humas adalah pemahaman atas informasi apa yang disampaikan kepada masyarakat dan apakah masyarakat terpengaruh dan dapat melaksanakan apa yang telah diinformasikan. Sama halnya dengan yang diungkapkan oleh Kepala Biro Humas bapak Drs. Arie Budhiman, M.Si, beliaupun mengharapkan apa yang dinginkan oleh Pemerintah dapat dipahami pula oleh masyarakat. Materi informasi yang dikelola oleh Humas memberikan gambaran mengenai kemungkinan-kemungkinan situasi yang akan terjadi pada saat banjir dan setelah banjir, apa yang masyarakat butuhkan pada saat itu dan apa yang dilakukan oleh Humas dan Pemprov nantinya. Sayangnya waktu yang digunakan oleh Humas dalam melakukan penelitian terlalu sedikit, sebab itu halnya Humas hanya memperoleh sedikit informasi mengenai pendapat serta keinginan publik khususnya warga DKI Jakarta. 45

Hasil Wawancara dengan Bapak Rinta Afdalifah Imron, Kepala Sub. Bagian Publikasi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007

58

Sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Scott Cutlip, Center, and Broom langkah pertama dalam melakukan identifikasi masalah mencakup penyelidikan, pemantauan pengetahuan, opini, sikap, dan perilaku mereka yang peduli dan terpengaruh oleh tindakan dan kebijakan instansi.46 Proses Humas selalu dimulai dan diakhiri dengan penelitian. Penelitian merupakan pengumpulan informasi yang sistematis untuk menggambarkan dan memahami situasi, serta untuk memeriksa asumsi tentang publik dan konsekuensi humas. Tujuan utamanya adalah mengurangi ketidakpastian dalam pembuatan keputusan. Meskipun penelitian tidak dapat menjawab semua pertanyaan atau mengubah semua keputusan, penelitian yang sistematis dan metodis merupakan landasan bagi humas yang efektif.47 Dari

permasalahan

inilah

Humas

membuat

perencanaan

untuk

menyampaikan kebijakan-kebijakan serta informasi atau apa yang dilakukan oleh Pemprov DKI Jakarta tentang krisis banjir ini.

2. Membuat Rencana dan Program Setelah masalah Humas didefinisikan melalui penelitian dan analisa, humas memilih tahapan untuk mengelola masalah tersebut.

Hal ini adalah

membuat rencana dan program, yaitu membuat keputusan-keputusan tahapans dasar atas apa yang akan dilakukan dengan urutan yang disusun dalam menanggapi atau mengantisipasi masalah tersebut. Perencanaan dimaksudkan untuk membuat atau mencegah sesuatu terjadi, mengeksploitasi atau memperbaiki situasi.

46 47

Scott Cutlip, Center and Broom, Opcit, Hal. 268 Ibid, Hal. 270

59

Waktu yang sangat singkat membuat Biro Humas dan Protokol harus cepat segera menyusun program perencanaan dalam masalah ini. Namun hal ini sudah biasa dilakukan oleh Biro Humas, pasalnya mereka terbiasa bekerja secara dinamis, segera dan disesuaikan dengan kebutuhan. . Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti rencana dan program yang dilakukan oleh Biro Humas dalam mengelola informasi mengenai banjir tidak terlalu spesifik dan maksimal. Hal ini dikarenakan Humas hanya memiliki waktu yang sangat sedikit untuk berfikir tahapans.

Tetapi Humas

Pemrpov DKI Jakarta lebih menekankan, memfokuskan serta memaksimalkan pada saat terjadinya banjir, karena mereka melihat masyarakat akan lebih banyak membutuhkan informasi pada saat itu. Bapak Arie Budhiman menjalaskan bahwa ”Sebenarnya kami tidak banyak memiliki rencana atau program tertentu, tetapi kami hanya melihat lebih dari perkiraan apa yang akan terjadi nanti. Rencana yang kami rancang itu adalah untuk melakukan atau mencegah sesuatu yang akan terjadi. Ketika BMG memprediksikan bahwa kemungkinan banjir lima tahunan itu tidak akan terjadi, kami tetap pada posisi keadaan yang terburuk, maksud saya begini meskipun BMG memprediksikan kalau Jakarta tahun ini kemungkinan banjir itu hanya beberapa persen tatapi kami sudah terlebih dahulu mempersiapkan segala sesuatunya dengan matang, meskipun apa yang terjadi nantinya akan berbeda.”48 Rencana dan program humas dalam mengelola informasi pada banjir 2007 ini adalah memepersiapkan segalanya dengan kondisi yang terburuk, hal ini dilakukan untuk mengantisipasi nantinya ada hal-hal yang tidak menyenangkan terjadi, dengan kata lain humas menghindari adanya kesalahpahaman yang terjadi antara pemerintah dengan masyarakat itu sendiri. Dengan waktu yang singkat terlebih dahulu humas mempersiapakan kebutuhan akan informasi yang akan diberikan oleh publik.

Bapak Arie

menjelaskan langkah awal rencana dan program yang akan dilakukan. 48

Hasil Wawancara dengan Bapak Arie Budhiman, Kepala Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007

60

”Pertama, kami sudah mempersiapkan segala informasi yang nantinya disiapkan untuk menjawab berbagai pertanyaan dari pihak luar seperti media, LSM, bahkan pihak pemerintah pusat sekalipun, yang kedua, kami telah menyiapkan segala fasilitas-fasilitas komunikasi yang nantinya diperlukan jika terjadi banjir seperti hotline, fax dengan nomor pusat khusus humas kami juga memiliki layar monitor yang bekerja selama 24 jam selama musim hujan untuk memonitor setiap keadaan dan pemberitaan yang terjadi, kami juga sudah menyiapkan tempat dengan fasilitas yang lengkap jika kami ingin menyelenggarakan konferensi pers, dan banyak lagi deh yang kami siapkan. Kan terkadang apa yang direncanakan berbeda dengan yang terjadi di lapangan.”49 Persiapan yang dilakukan oleh humas adalah menyiapkan materi informasi yang didapat dari berbagai sumber informasi, kemudian barulah disusun menjadi suatu rencana dan progam yang akan dilakukan.

Kemudian humas telah

menyiapkan tempat dengan fasilitas yang lengkap untuk menyelenggarakan proses komunikasi yang akan dilakukan nantinya. Pembuatan rencana dan program dilanjutkan dengan menetapkan tujuan dan sasaran dari program yang direncanakan. Tujuan menyatakan upaya terkoordinasi apa yang diinginkan untuk pencapaian dan bilamana tercapainya. Tujuan menetapkan apa yang akan terpenuhi jika perangkat sasaran untuk setiap publik tercapai. Keseluruhan tujuan instansi menyediakan kriteria hasil untuk tujuan unit, dan individu termasuk tujuan Humas.50 Dengan kondisi krisis seperti ini, humaspun telah merumuskan tujuan dalam merencanakan suatu program. Tahapan komunikasi yang dilakukan oleh Biro Humas Pemprov DKI Jakarta adalah bertujuan untuk memberikan penjelasan serta pemahaman kepada masyarakat mengenai apa yang sebenarnya terjadi, tindakan-tindakan yang dilakukan oleh Pemerintah dalam menghadapi masalah ini

49

Hasil Wawancara dengan Bapak Arie Budhiman, Kepala Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007 50 Scott Cutlip, Opcit, Hal. 297

61

dan meningkatkan serta mengubah sikap masyarakat itu sendiri untuk berpartisipasi atas apa yang akan dilakukan oleh Pemerintah. Berikut adalah penuturan dari Bapak Arie Budhiman selaku Kepala Biro Humas dan Protokol serta yang menjadi juru bicara Pemprov DKI Jakarta di beberapa kesempatan pada krisis banjir 2007 ini. “………kita harus berusaha memberikan pemahaman sejelas-jelasnya kepada warga masyarakat, agar mereka lebih mengerti dan paham bahwa kami pun telah bekerja keras untuk masalah banjir ini. Sebenarnya semua itu sudah kita lakukan berkali-kali bahkan kami tidak pernah capek untuk terus memberikan penyuluhan seperti Jangan buang sampah di kali, Jangan membangun rumah atau tempat usaha dan sebagainya sebelum ada IMB dan banyak pula hal-hal yang sudah pemprov lakukan seperti mengeruk sampahsampah yang menutup jalannya arus kali, menertibkan rumah-rumah yang ada dibantaran kali, karena ini kan untuk kebaikan kita semua, tetapi masih banyak masyarakat yang idak mempedulikan itu, padahal kalau kena banjir siapa yang sengsara kan kita juga”.51

Dari apa yang dituturkannya Pak Arie berusaha menegaskan bahwa timnya dari Biro Humas berjuang semaksimal mungkin untuk dapat memberikan pemahaman kepada masyarakat dan peduli akan bahaya yang akan ditimbulkan dari bencana banjir ini. Rencana selanjutnya adalah menetapkan publik sasaran. Krisis banjir ini sangat mempengaruhi berbagai pihak baik internal maupun eksternal. Namun publik yang paling utama adalah masyarakat yang mengalami musibah ini, mereka sangat mengharapkan bantuan dari manapun khususnya Pemerintah baik dalam bidang materi, bantuan fisik, serta kebutuhan akan informasi yang jelas. Publik sasaran adalah abstraksi yang ditentukan oleh perencana program yakni humas. Humas harus menelusuri publik untuk mengembangkan sasaran, tahapan dan taktik yang diperlukan untuk mengimplementasikan program. 51

Hasil Wawancara dengan Bapak Arie Budhiman, Kepala Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007

62

Definisi yang berguna menjabarkan publik program berdasakan bagaimana orangorang itu terlibat atau terpengaruhi oleh situasi masalah ini, siapa mereka, dimana mereka tinggal, hal relevan apa yang mereka lakukan dalam situasi seperti ini, dan seterusnya. Definisi ini akan menjadi latar belakang rencana program humas.52 Biro Humas Pemprov DKI Jakarta menentukan publik sasaran dalam menjalankan tahapan komunikasinya, dan mereka menjelaskan yang menjadi sasaran utama dalam masalah ini adalah masyarakat Jakarta, berikut adalah penjelasan dari bapak Rinta : “Dalam masalah ini pastinya masyarakat Jakarta khususnya (stakeholder) menjadi publik sasaran kita”

Tidak berbeda dengan apa yang diungkapkan oleh Bapak Arie publik yang dominan dalam masalah ini adalah warga DKI Jakarta dan sekitarnya yang terkena musibah banjir. Mereka sangat membutuhkan informasi yang jelas, tepat dan akurat ini untuk mengantisipasi adanya kesalahpahaman antara pemerintah dengan publiknya dan pemerintah dapat membangun citra oranisasinya melalui tahapan komunikasi yang dilakukan ini. Pada krisis banjir ini, setidaknya terdapat juru bicara yang mampu mewakili instansinya untuk memberikan informasi kepada khalayaknya. Bapak Rinta menegaskan siapa yang menjadi juru bicara dalam masalah ini. ”Juru bicara pastinya Kepala Biro Humas, tetapi ada tipikal yang berbeda lho! Pak Sutiyoso itu karena ia menguasai permasalahan di Jakarta ia welcome banget dengan wartawan kadang-kadang dia sendiri jawab dan itu seringkali kami hanya memback up, tetapi sering juga pak Arie yang menjadi juru bicara tergantung kebutuhan dari momentum mediannya.”53

52

Scott Cutlip, Opcit, Hal. 305 Hasil Wawancara dengan Bapak Rinta Afdalifah Imron, Kepala Sub. Bagian Publikasi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007 53

63

Informasi yang berpengaruh terhadap publik membawa instansi untuk dapat menunjuk seorang juru bicara yang dapat dipercaya. Namun berbeda dengan pemerintahan media berusaha mencari tahu mengenai apa yang terjadi dan informasi yang dibutuhkan publik tidak hanya pada satu sumber saja. Hal ini dibenarkan pula oleh Bapak Endy selaku korlip RCTI yang hadir pula pada rapat Muspida banjir 2007. ” tidak ada juru bicara secara khusus masalah banjir, pengalaman selama meliput biasanya kalau ada masalah banjir kesempatan kita untuk mengcroscheck ke narasumber itu kita check langsung ke lapangan, nah hal itulah yang nanti akan disosialisasikan kepada pembaca atau pemirsa”54 Siapapun juru bicaranya paling tidak ia harus mengetahui informasiinformasi yang nantinya akan disampaikan oleh publik. Untuk itu merancang pesan sangat penting, agar informasi yang dismpaikan tepat pada sasaran. Demikian penuturan dari Bapak Arie. ”Kalau isi pesan yang disampaikan kepada juru bicara tentunya tidak didasarkan atas pesan itu saja, yang kami sampaikan kan informasi yang ditanyakan kepada kami serta informasi apa yang ingin diketahui oleh publik”.55

Tidak berbeda dengan Bapak Rinta, bahwa informasi yang dikeluarkan disesuaikan dengan kebutuhan media atau publik. Namun Pak Rinta menambahkan bahwa setiap staetment yang dikeluarkan itu terus dikaji, agar tidak adanya kesalahpahaman. Kemudian hal selanjutnya adalah memilih media yang tepat untuk menjalankan tahapan komunikasi ini. Dalam kondisi krisis seperti ini pemilihan media yang tepat dan akurat adalah salah satu unsur tercapainya tujuan program. Humas haruslah hati-hati dalam memilih media, diharapkan media yang 54

Hasil Wawancara dengan Bapak Endy M. Saputra, Kordinator Liputan RCTI Hasil Wawancara dengan Bapak Arie Budhiman, Kepala Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007 55

64

digunakan dapat menyampaikan informasi yang aktual dan tepercaya. Humas dapat menggunakan media baik langsung maupun tidak langsung yakni melalui media massa lain seperti media cetak, elektronik dan lain sebagainya. Media yang dipilih oleh Biro Humas Pemprov DKI Jakarta dalam menyelenggrakan program yang dilakukan adalah hampir semua media massa di Jakarta baik cetak maupun elektronik bahkan tatap muka langsung. Hal ini berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Rinta mengenai media yang dipilih adalah sebagai berikut : ”Untuk pemilihan mediannya, dalam istilah komunikasi itu ada yang namanya gate keeper, kita di sini menggunakan komisaris wartawan di Balaikota, yang terdiri dari puluhan media, puluhan surat kabar dari yang bener sampai yang abal-abal itu bisa sampai dua ratus koran yang terdaftar tetapi yang resmi yang memadai dalam takaran media itu bisa diukur sekitar tiga puluh sampai empat puluh koran itu baru koran aja, kalau televisi jelas di Jakarta ini ada dua belas chanel kita pakai semuannya, hanya barangkali frekuensinya saja berbeda. Radio di Jakarta ada 39 kita gunakan hanya sebagian besar saja, karena tidak semua radio bernuansa berita misalnya Elshinta, Sonora, Ramako, RKM, Suara Metro, Pro2 FM, Trijaya dan media itu sendiri proaktif jadi tidak usah didorong-dorong mereka melakukannya sendiri. Untuk dialog publik itu kita selenggarakan bekerjasama dengan radio dan televisi. Jadi kami ingin ada penetrasi informasi, penyebarluasan informasi, atau bahasa kerennya desiminasi berita”56

Biro Humas Pemprov DKI menggunakan komisaris media sebagai penghubung (gate keeper) yang terdapat di Pemprov DKI Jakarta yang di dalamnya terdapat puluhan media mulai dari media cetak baik itu berbentuk surat kabar maupun majalah, dua belas channel yang ada di Jakarta, serta hampir mencapai tiga puluh sembilan stasiun radio yang mengudara di Jakarta. Hal ini dibenarkan pula oleh Bapak Endy dari RCTI. ”kita selalu diundang setiap ada persoalan atau kejadian apapun baik itu melalui telepon, fax, sms dan sebagainya, karena kita juga memiliki hubungan baik dengan humas. Memang di humas itu ada sekitar 4-5 orang 56

Hasil Wawancara dengan Bapak Rinta Afdalifah Imron, Kepala Sub. Bagian Publikasi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007

65

yang bertugas setiap harinya yang menghubungi kita Pers semua dan ia pun turut mendampingi acara konpers tersebut”57 Rencana dan program selanjutnya adalah tindakan apa yang dilakukan untuk dapat menginformasikan krisis banjir kepada masyarakat mulai dari warning system, pada saat terjadinya banjir, hingga banjir surut.

Setelah

menentukan media yang dipilih untuk menjalankan tahapan komunikasi barulah humas dapat merumuskan apa yang akan dilakukan. Untuk mengimplementasikan rencana dan program humas dapat melakukan komunikasi dengan publiknya baik langsung maupun tidak langsung. Praktisi humas dapat melaksanakan komunikasi langsung dengan publiknya melalui seminar-seminar, dialog publik, rapat-rapat atau pertemuanpertemuan, acara-acara tertentu seperti kunjungan langsung, bakti sosial dan lain sebagainya. Sedangkan melalui media massa humas dapat menyelenggarakan konferensi pers yang disertakan dengan press release bagi wartawan-wartawan, publikasi, wawancara atau dialog di media elektronik dan lain sebagainya. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Rinta rencana dan program yang dilakukan Humas untuk menyelenggarakan proses komunikasi tersebut adalah : ”Aplikasinnya bisa kita lakukan konferensi pers, bisa mengeluarkan press release dan kami juga melakukan dialog di radio, kemudian kita juga memfasilitasi wilayah”58 Humas akan menyelenggarakan konferensi pers yang disertai dengan press releasenya serta dialog publik yang dapat dilakukan agar terciptannya komunikasi dua arah atau two-ways communications.

57 58

Hasil Wawancara dengan Bapak Endy M. Saputra, Kordinator Liputan RCTI Ibid

66

Dari apa yang telah dijelaskan oleh bapak Rinta Afdalifah sebagai orang yang mewakili Humas dan lebih banyak terlibat dalam masalah ini menerangkan bahwa rencana dan program Humas dalam mengelola informasi tidak dapat difokuskan pada perencanaan yang matang dan memakan waktu cukup banyak, karena pada situasi krisis seperti ini Humas harus dapat bersikap cepat, tangkap dan cerdas. Apa yang diungkapkan oleh Bapak Rinta sama halnya dengan yang ditutur kan oleh Bapak Arie bahwa pesan atau informasi yang diberikan adalah apa yang dilakukan oleh Pemprov DKI Jakarta untuk mengatasi banjir dan apa yang diharapkan masyarakat dari Pemerintah. Dalam bukunya “Efektif Public Relations” Cutlip, Center, and Brom menerangkan bahwa langkah kedua dalam membuat rencana dan program adalah Informasi yang terkumpul pada langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan tentang publik program, tujuan, tindakan, serta tahapan, taktik, dan tujuan komunikasi.

Untuk itu penemuan dari langkah yang pertama harus

dijadikan faktor kebijakan dan program instansi.59 Pada tahap ini biasanya praktisi menetapkan rencana dan program komunikasi dengan menunjuk juru bicara yang akan mewakili instansinya, memilih tahapan yang akan digunakan, menyiapkan pesan atau informasi yang akan disampaikan, dan memilih media yang akan digunakan. Setelah mengetahui rencana dan program yang akan dilakukan, tindakan selanjutnya adalah melaksanakan apa yang telah direncanakan dari program tersebut. Untuk itu humas langsung memberikan keterangan mengenai apa yang terjadi dilapangan pada saat banjir itu terjadi.

59

Scott Cutlip, Center and Broom, Opcit, Hal. 268

67

3. Bertindak dan Berkomunikasi Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada Bapak Arie Budhiman, tindakan serta komunikasi yang dilakukan adalah : “Kami melakukan Konferensi Pers yang diselenggarakan di Balai Rung, Balaikota Provinsi DKI Jakarta begitu kami menyebutnya. Yang saya ingat itu waktu Rapat Muspida yang dihadiri oleh Pangdam, Pangalmabar, Pangkoop, AU yang berembuk bareng mengenai penanganan pendistribusian sembako dengan bantuan dari TNI Polri, kemudian kami telah melakukan penambahan tenda kesehatan. Yang saya ingat lagi adalah Gubernur melakukan peninjauan ke tenda-tenda kesehatan di lima kota itu diadakan konferensi pers langsung dilapangan seperti di Jakarta barat di Cengkareng. Trus Pangdamnya sendiri juga melakukan konferendi pers di Lapangan Jendral Urip, Jakarta Timur itu kita yang bantu menggiring wartawannya.”60 Beliau menegaskan bahwa konferensi pers dilaksanakan dan disesuaikan dengan kondisi serta kebutuhan akan informasi dari Pemprov DKI Jakarta kepada media.

Untuk melengkapi apa yang diutarakan oleh bapak Arie, Bapak Rinta

akan menjelaskan secara rinci tindakan dan komunikasi yang dilakukan oleh Humas. Implementasi dilakukan oleh humas sekaligus mengevaluasi kekurangankekurangan sebagai bahan acuan rencana dan program selanjutnya. “Saya akan menjelaskan secara rinci mulai dari sebelum terjadinya banjir. Sebelum terjadinya banjir Pemprov DKI Jakarta telah mengadakan apel kesiapsiagaan yang diikuti sseluruh anggota tim krisis yang dimulai dari Pimpinan daerah antara lain adalah Gubernur, Kapolda Metro Jaya, Pangdam Jaya, dan yang lainnya, kemudian ada Dinas-Dinas Daerah, BMG, Perwakilan dari Pemerintah pusat sampai ke jajaran lini bawah dalam hal ini petugas di tingkat kelurahan di wilayah Jakarta. Disini kami memperoleh data informasi dan segala macamnya yang akan kami kumpulkan menjadi suatu materi informasi yang nantinya akan kami sampaikan kepada masyarakat. Kemudian mulailah kami memberikan himbauan-himbauan agar warga masyarakat waspada ancaman terjadinya banjir. Kami adakan Konferensi Pers untuk memberitakan mengenai informasi persiapan serta tindakan-tindakan yang akan dilakukan oleh Pemprov DKI Jakarta…”61

60

Hasil Wawancara dengan Bapak Arie Budhiman, Kepala Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007 61 Ibid

68

Hal yang pertama dilakukan humas dalam mengelola informasi pada banjir 2007 adalah memberikan himbauan pada warga masyarakat agar waspada terhadap banjir, semacam warning system, humas juga menginformasikan segala persiapan yang akan dilakukan oleh Pemprov jika banjir terjadi.

Untuk

menginformasikan hal tersebut humas menyelenggarakan konferensi pers. Informasi yang disampaikan dalam konferensi pers adalah hal-hal yang berkaitan dengan masalah banjir mulai dari prakiran cuaca, tindakan yang dilakukan oleh pemrintah, keadaan dan situasi yang terjadi, apa yang semestinya dilakukan oleh masyarakat hingga apa yang akan dilakukan untuk pembenahan selanjutnya. Berikut penjelasan tambahan dari beliau “selain itu pula kami sudah mempersiapkan informasi yang melatar belakangi terjadinya banjir ini agar masyarakat lebih mengerti bahwa banjir bukan hanya karena kesalahan dari Pemerintah. Konferensi Pers kami adakan di tempat kami itu biasanya kami sebut Balai Rung di dalam situ kami bahas serta berusaha menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh para wartawan. Dalam kondisi seperti ini kami akan sering melakukan konferensi pers jika ada berita atau informasi terbaru dari Pemprov atau dari luar yang berkaitan dengan kami. Kan nanti informasi dan berita tersebut akan dikembangkan oleh media untuk menjadi suatu informasi yang bermanfaat dan dikonsumsi publik…………yang kami informasikan adalah Pemprov DKI Jakarta telah mengerahkan satuan petugas dengan perlengkapan dan peralatan sebagai tim yang terjun langsung kelapangan untuk mengevakuasi korban banjir nantinya… kemudian persedian logistik yang kami siapkan untuk korban banjir yang terlebih dahulu sudah kami drop di masing-masing wilayah Jakarta, serta dari dinas kesehatan yang siap melayani korban banjir selama 24 jam.”62 Humas mempersiapkan dan menghimpun informasi serta data untuk menghadapi setiap pertanyaan yang datang dari luar, hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kesimpangsiuran berita. Bapak Endy pun menjelaskan informasi yang disampaikan pada saat rapat Muspida adalah ”...bagaimana persiapan masing-masing tim mulai dari tingkat walikota sampai ketingkat kelurahan , kemudian juga dari TNI dan Kapolda serta unit62

Ibid

69

unit lainnya, bagaimana kondisi Jakarta saat ini, apa yang akan dilakukan oleh Pemprov DKI pada musim banjir kali ini, langkah-langkah apa, kebijakan-kebijakan apa yang diambil, masterplannya, termasuk evaluasi terhadap progres pemabangunannya...”63 Informasi pada saat warning-system intinya adalah memberitahukan kepada warga mengenai kondisi Jakarta saat ini dan hal-hal yang dipersiapkan oleh Pemprov DKI untuk menghadapi banjir. Bapak Rinta melengkapi kembali yang dilakukan Humas selanjutnya. “Kemudian yang kedua, pada saat terjadinya banjir konferensi pers kan kami adakan terus disesuaikan dengan perkembangan situasi di Jakarta dan di Pemprovnya itu sendiri. Kami pun terus menyiapkan press release yang dibutuhkan oleh media sebagai bahan acuan beritanya. Setiap ada tema baru kami informasikan, kami kasih tau, kan kami juga pingin informasi ini di publikasikan kepada masyarakat agar masyarakat tidak khawatir dan paham atau mengertilah begitu. Selain itu juga kami bekerjasama dengan beberapa stasiun televisi dan radio yang menginginkan wawancara langsung dengan Gubernur atau Kepala Humas, tim kami di humaslah yang menyiapkan materinya. Kami juga memantau setiap pemberitaan di media, agar tidak trjadi kesimpangsiuran berita, kan terkadang ada media yang kontra dengan kami mereka menginformasikan berita-berita yang tidak benar itu juga mesti kami croscek kembali. Kami terus memantau arus komunikasi dan perkembangan situasi yang terjadi di crisis center, daerah mana yang paling parah dan membutuhkan bantuan lebih banyak itu kami informasikan kembali pada unit yang bersangkutan, kami saling membantu bertukar informasi, komunikasi kami tidak pernah putus……”64 Konferensi pers dilakukan oleh humas jika ada informasi atau berita baru yang berkaitan dengan Pemprov DKI Jakarta dan banjir.

Konferensi pers

disesuaikan dengan perkembangan situasi di lapangan. Sama halnya dengan ungkapan Bapak Endy berikut ini ”ketika banjir itu sudah terjad,i konpers pun sudah jarang dan yang dilakukan humas biasanya hanya mendampingi Gubernur dan bekerja di crisis center untuk mengupdate data semacam daily operations, dan kita yang datang ke situ untuk memperoleh data seputar banjir. Di crisis center biasanya mereka membuat jadwal siapa yang menjadi narasumber setiap

63

Hasil Wawancara dengan Bapak Endy M. Saputra, Kordinator Liputan RCTI Hasil Wawancara dengan Bapak Rinta Afdalifah Imron, Kepala Sub. Bagian Publikasi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007 64

70

harinya, jadi humas hanya menyediakan fasilitasnya saja seperti datanya dan menyediakan nomor hotline narasumber yang barsangkutan”65 Langkah kedua yang dilakukan humas Pemprov DKI Jakarta ketika banjir itu terjadi adalah memantau serta menjaga arus informasi antara masing-masing petugas yang berada di lapangan dengan melalui alat telekomunikasi serta layar monitor yang menggambarkan situasi yang sesungguhnya yang berada di crisis center. Bapak Rinta pun menceritakan kejadian-kejadian yang tak terduga pada saat banjir terjadi “Nah pada saat banjir tuh banyak hal-hal yang diluar perkiraan kita terjadi seperti ada korban banjir yang belum makan selama dua hari, setelah mendengar pemberitaan itu kami langsung menyuruh pak Gubernur datang ke tempat kejadian, ke tempat korban tersebut itu jam 11 malam, mau tidak mau kami yang berusaha menghubungi pers untuk meliput hal tersebut, tujuannya kan agar masyarakat tahu kalau kita memperhatikan dan peduli kepada masyarakat jadi kami tidak pernah membedakan masyarakat manapun mau yang miskin yang kaya ke semua sama. Selain konferensi pers dan wawancara media televisi, kami juga dibeberapa kesempatan mengadakan dialog langsung oleh warga Jakarta hal ini dilakukan di sela-sela kunjungan langsung bapak Gubernur ke tempat-tempat pengungsian, bahkan Gubernur turun langsung ke tempat yang terkena banjir, untuk memberikan ketenangan pada warga Jakarta, dan berusaha dalam kondisi yang terbaik. Seperti yang saya bilang tadi pada saat kami melakukan komunikasi kepada masyarkaat secara langsung maupun tidak langsung kami mendapatkan masukanmasukan yang mendorong kami untuk terus berusaha mengendalikan banjir, dan kami mendapatkan data informasi mengenai “apa yang diinginkan dan diharapkan oleh masyarakat terhadap Pemprov DKI Jakarta”66 Selain itu banyak hal-hal yang di luar rencana humas terjadi pada saat banjir. Antara lain humas beserta Gubernur mengadakan tinjauan langsung ke tempat korban banjir sehingga dengan tidak sengaja terjadi dialog langsung antara pihak Pemprov dengan korban banjir dan di dalam kunjungan tersebut humas menjelaskan sekaligus memberi pemahaman kepada masyarakat yang pada saat 65

Hasil Wawancara dengan Bapak Endy M. Saputra, Kordinator Liputan RCTI Hasil Wawancara dengan Bapak Rinta Afdalifah Imron, Kepala Sub. Bagian Publikasi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007 66

71

itu berada di tempat kejadian untuk terus waspada karena Pemprov DKI Jakarta akan selalu memberikan yang terbaik bagi wargannya, selain itu pula humas mendapatkan masukan-masukan langsung dari masyarkat yang nantinya akan dikaji dan diproses oleh Humas dan disampaikan kepada yang bersangkutan atau petugas yang bersangkutan. “Dan yang terakhir ketika banjir itu surut, kami pun mengadakan kunjungan langsung ke beberapa rumah sakit di Jakarta yang banyak dihuni oleh korban banjir di situ kami berdialog secara langsung dan berusaha pula memasukan pesan-pesan yang intinya masyarkaat harus sadar akan bahaya bencana banjir. Tetapi kan yang sekarang sudah terjadi dan diharapkan tidak akan terulang lagi. Nah, maka dari itu kita butuh adanya kesadaran serta partisipasi masyarakat untuk menghindari bahaya banjir, ya itu dengan menjaga kebersihan, jangan mempersempit kali, dan yang lain sebagainya. Kan kami harus terus mensosialisasikan Pekan Sadar Bencana kepada masyarkat”67 Hal yang terakhir dilakukan adalah membangun citra kembali yakni dengan mengadakan kunjungan-kunjungan ke area lokasi banjir dan memberikan bantuan yang disertai penyuluhan-penyuluhan pasca banjir yakni waspada terhadap ancaman banjir dan pasca banjir

“Untuk membangun kembali serta memperbaiki citra kami di masyarakat maka kami melakukan tinjauan ke sekolah-sekolah yang rusak akibat banjir, memberikan pelayanan gratis terhadap warga yang surat-surat pentingnya terendam atau hilang meskipun memalui prosedur yang telah ditetapkan, selain itu pula Pemprov menurunkan dana PPMK yang dibagikan di masingmasing kelurahan untuk diserahkan kepada warganya yang menjadi korban banjir, dan warga yang terserang penyakit akibat banjir untuk dapat berobat secara gratis yang serta dengan kelas tiga. Itu lah yang kami sampaikan kepada media dan warga DKI Jakarta.”68

Membangun citra instansi merupakan tujuan utama Humas dan Pemprov DKI Jakarta. Dengan melakukan hal tesebut di atas Humas dan Pemprov DKI

67

Ibid Hasil Wawancara dengan Bapak Rinta Afdalifah Imron, Kepala Sub. Bagian Publikasi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007 68

72

Jakarta berusaha meningkatkan kredibilitas serta persepsi positif masyarakat khususnya warga DKI Jakarta. Merupakan suatu hal yang baru yakni Pemprov DKI Jakarta peduli pada kepentingan masyarakat untuk mengurus semua suratsurat berharga di tempat yang disediakan dengan melalui prosedur yang sudah ditetapkan, ini artinya Pemerintah tidak pernah menutup mata untuk hal-hal yang menyangkut kelangsungan hidup serta masa depan warganya. Langkah yang ke tiga adalah mengimlementasikan rencana dan program yang telah dibuat. Dalam hal ini humas telah siap bertindak dan berkomunikasi untuk memberikan informasi tentang apa yang sebenarnya terjadi dan apa yang dilakukan oleh Pemprov DKI Jakarta dalam mengelola banjir kali ini.69 Dalam bertindak dan berkomunikasi praktisis humas dapat menjalankan tahapan tindakan dengan melihat perubahan apa yang harus dilakukan untuk mencapai hasil yang dinyatakan dalam sasaran. Sedangkan untuk tahapan komunikasi informasi seperti apa yang harus dikomunikasikan untuk mencapai hasil yang dinyatakan dalam sasaran, media apa yang mengantarkan informasi itu kepada publik sasaran.

Untuk rencana implementasi programnya dapat

menentukan siapa yang bertanggungjawab atas implementasi setiap taktik tindakan dan komunikasi, bagaimana urutan kejadian dan jadwalnya, dan berapa besar biaya untuk program itu.

4. Mengevaluasi Program Langkah terakhir yang dilakukan Biro Humas adalah melihat hasil dari apa yang sudah dilakukan. Berikut penuturan dari Bapak rinta

69

Scott Cutlip, Center and Broom, Opcit, Hal. 268

73

”Kami mengukur cenderung melihat dari kuantitas kenapa! Karena semakin banyak media membuat berita tentang kita, maka makin tersebar informasi yang kita berikan”70 Beliau menjelaskan bahwa untuk mengevaluasi kegiatan yang dilakukan mereka hanya tinggal melihat dari berapa banyak media memuat berita tentang Pemprov DKI Jakarta dalam masalah banjir ini.

Kemudian beliau pun

menambahkan hasil dari program yang dilaksanakan “Itu gampang bagi kami kita melihat dari complain masyarakat, kami kan ada yang namanya kliping itu pasti dibuat oleh media kami memonitoringnya dari kliping itu. Apa yang menjadi permasalahan di masyarakat dan itulah yang kami smpaikan kepada unit-unit teknis nantinya kalu mereka belum tahu, tetapi biasanya mereka sudah tahu kan mereka juga punya kliping”71 Untuk melihat hasilnya mereka menggunakan kliping media yang biasa sehari-hari dilakukan oleh pihak humas.

Dari hasil tersebut baru kemudian

ditindaklanjuti kembali, jadi informasi serta kegiatan humas terus berjalan dan berkesinambungan. “Untuk unit-unit yang bersangkutan kami sampaikan langsung keluhankeluhan dan pendapat –pendapat masyarkat untuk terus dapat diperbaiki, dan sebagainya”72

Beliau menegaskan bahwa program yang dilakukan humas tidak terlalu banyak berubah dari yang sebelumnya, tetapi mereka mengharapkan masyarakat yang lebih banyak peduli atas apa yang diharapkan oleh Pemprov DKI Jakarta itu sendiri. Bapak Arie menambahkan ”Apa yang sudah kami lakukan saya kira sudah cukup masksimal, tetapi masyarkat kelihatannya masih belum puas untuk terus mencari dan ingin

70

Hasil Wawancara dengan Bapak Rinta Afdalifah Imron, Kepala Sub. Bagian Publikasi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007 71 72

Ibid Ibid

74

tahu, mereka hanya bisa menyalahkan kita, padahal kita sudah berusaha semaksimal mungkin”73

Humas beranggapan bahwa informasi yang telah disampaikan cukup untuk memberikan penjelasan selengkap-lengkapnya kepada warga, namun tidak menutup kemungkinan banyaknya hambatan dalam proses penyampaian pesan tersebut. Masyarakat masih banyak yang kurang peduli dan kurang memahami apa yang diberikan serta dilakukan oleh Pemprov DKI Jakarta. Sedikit berbeda dengan apa yang diungkapkan oleh Korlip dari RCTI yang meliput pemberitaan di Pemprov DKI Jakarta, bahwa pelaksanaan program pengelolaan informasi yakni ”kalau kita bicara secara keseluruhan ya.. masih ada yang perlu diperbaiki namun masih cukup baik artinya mereka mempermudah Pers untuk liputan, hal-hal yang masih kurang misalnya update datanya lamban, dan terkadang waktu konpersnya mendadak jadi kita bingung mempersiapkannya”74 Ini artinya humas harus terus berusaha untuk mencapai tujuannya, hal ini ditegaskan kembali oleh Bapak Rinta ”Iya pasti, tetapi tema itu tidak pada banjir saja, pada saat ijin mendirikan bangunan itu kita yang arahkan, kita lakukan penertiban pada penghuni dibantaran kali. Walaupun memang di dalamnya terdapat unsur banjir itu. Untuk mengantisipasinya kitakan melakukan penataan lingkungan tidak harus mengenai banjir seperti ”Lingkungan Sehat, Langit Biru Udara Bersih” itukan saling ketergantungan”75 Beliau menyatakan bahwa Pemprov DKI Jakarta tetap memberikan penyuluhan serta melakukan kegiatan untuk membenahi kota Jakarta dalam masalah banjir. Pemprov DKI Jakarta sangat mengharapkan adanya partisipasi dari masyarakat Jakarta khususnya.

73

Hasil Wawancara dengan Bapak Arie Budhiman, Kepala Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007 74 Hasil Wawancara dengan Bapak Endy M. Saputra, Kordinator Liputan RCTI 75 Hasil Wawancara dengan Bapak Rinta Afdalifah Imron, Kepala Sub. Bagian Publikasi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, Agustus 2007

75

Di dalam menjalankan langkah humas Pemprov DKI Jakarta menghadapi kendala yang cukup sulit. Bapak Rinta menuturkan hal yang menjadi hambatan dalam melaksanakn program komunikasi yakni ”Hambatan pada saat kita melakukan konferensi pers itu kita sulitnya menyesuaikan penyelenggaraan konferensi pers dengan waktu deadline itu sendiri. Contohnya begini media elektronik televisi rata-rata pemberitaan sore itu jam enam terkadang jam lima pun sudah ada, sekarang kalu kita membuat konferensi pers jam empat atau setengah lima kapan mo disiarinnya? Begitu pula kondisi di lapangan, katanya ada masyarakat yang belum makan kelaparan kemudian ditinjau oleh pak Gubernur malam-malam sekitar jam sebelasan siapa yang mau datang pers. Jadi kesesuaian waktu dari waktu deadline teman-teman pers. Kemudian Radio, yang namanya program broadcast itukan sudah terjadwal semuannya tiba-tiba Gubernur atas saran kita untuk bicara di radio. Kita kan harus menggeser program orang. Menyesuaikan dengan program dari stasiun radio tertentu berbeda kalau itu permintaan dari stasiun radionnya itu sendiri namanya dia udah minta pasti dia udah siapin dong....Juga berat dukungan biaya, kalau itu bukan permintaan dari stasiun televisi kami yang minta hem... yang namanya mengadakan dialog untuk disiarkan itu bukan barang murah berapa biaya produksi satu jam di televisi itu!”76 Menurut Kepala Sub Bagian Publikasi kesulitan yang dihadapi oleh Humas adalah menyesuaikan waktu deadline dari media, yang kedua menyesuaikan media dengan situasi dan kondisi di lapangan, dan yang ketiga keterbatasan anggaran.

Hasil evaluasi yang dilakukan oleh Humas akan

memberikan asumsi serta kontribubusi yang signifikan untuk menjalankan program selanjutnya yang akan diterapkan. Ini langkah terakhir dalam tahapan komunikasi humas adalah mengevaluasi program, hal ini mencangkup bagaimana hasil dari apa yang dilakukan.77

4.2.2

Bagan Hasil Penelitian Secara lebih jelas dan juga ringkas mengenai pengelolaan informasi

tentang banjir 2007 oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Periode 76 77

Ibid Scott Cutlip, Center and Broom, Opcit, Hal. 268

76

Januari-Februari-Maret), berikut peneliti buat dalam tabel kategorisasi di bawah ini : TABEL 2 Pengelolaan Informasi tentang Banjir 2007 oleh Humas Pemprov DKI Jakarta (Periode Januari-Februari-Maret 2007) NO.

Langkah-langkah Humas

1

Mendefinisikan

Pengelolaan Output Informasi Humas Pemprov DKI Jakarta Biro Humas Pemprov Dari materi informasi

masalah

DKI Jakarta mencari tersebut

Humas

dan meneliti apa yang menyimpulkan sebenarnya

terjadi permasalahan dari segi

dalam hal ini Humas humas

dalam

memeperoleh data dari melakukan

proses

pihak-pihak

yang komunikasi

adalah

bersangkutan

yakni memberikan

antara lain BMG, Unit- pemahaman

kepada

unit teknis, Pemerintah masyarakat untuk ikut pusat, serta Opini atau berpartisipasi pendapat

dalam

dari mengantisispasi

dan

masyarakat yang diolah menghadapi banjir. oleh Humas menjadi materi informasi. 2

Membuat

rencana Rencana dan program Humas

dan program

menggunakan

Humas adalah pertama sekitar 200 surat kabar menyiapkan informasi di yang

Indonesia

berhubungan yang

resmi

dengan banjir, untuk sekitar

30-40

pilihan

12

Humas

medianya kabar,

namun hanya surat chenel

mengunakan televisi, dan sekitar 39

77

komisaris

media stasiun radio di Jakarta.

Pemprov DKI Jakarta, Informasi

yang

karena pada saat krisis diberikan

kepada

media proaktif meliput publik

sasaran

setiap

pemberitaan mengenai

apa

yang

yang ada, selanjutnya dilakukan

oleh

adalah menunjuk juru Pemerintah bicara

yakni

Bapak masyarakat serta apa

Arie Budhiman Kepala yang Biro

Humas

Jakarta

disesuaikan kebutuhan serta

diharapakan

dan masyarakat

Protokol dan Gubernur kondisi DKI

untuk

dalam

banjir

yang Seperti

ini.

mengenai

dengan peringatan

dini

medianya waspada banjir kepada

situasi

dan masyarakat

(warning

kondisi. Program yang system), kondisi atau dilakukan oleh Humas situasi Jakarta, Pos-pos adalah sebagai berikut : kesehatan, 1.

2.

Menyelenggarakan lokasi

sembako, pengungsian

Konferensi Pers

serta informasi lainnya

Mengadakan

yang berkaitan dengan

Dialog publik baik permasalahan ini. langsung maupun bekerja

sama

dengan

media

elektronik . 3

Bertindak

dan Humas

Konferensi

berkomunikasi

mengimplementasikan

(implementasi)

apa

yang

diadakan

Pers di

Balai

telah Rung, Balaikota DKI

direncanakan sebelum Jakarta di mulai pada terjadinya Humas

banjir sebelum memberikan banjir

terjadinya Humas

warning system kepada menginformasikan

78

masyarakat

dengan bahwa Pemprov telah

memberikan informasi mengerahkan mengenai

persiapan petugas untuk banjir

yang harus dilakukan serta dalam banjir,

ribuan

menyiapkan

menghadapi perlengkapanhumas

terus perlengkapan

yang

memberikan informasi dibutuhkan. Pada saat mengenai

terjadinya

perkembangan yang

terjadi

situasi Humas

banjir memberikan

dengan informasi

mengenai

terus-menerus

gambaran kondisi dan

menyelenggarakan

situasi

konferensi

pers

Jakarta

serta

dan hal-hal apa saja yang

juga dialog publik, dan dilakukan

oleh

hal-hal yang dilakukan Pemerintah. Kemudian pemerintah memperbaiki

untuk setelah

banjir

surut

citra Humas

Pemprov DKI Jakarta.

menginformasikan mengenai

waspada

penyakit pasca banjir serta

informasi

bantuan-bantuan yang dibutuhkan oleh warga mulai dari keperluan rumah

tangga,

pengobatan

gratis,

memperbaiki sekolahsekolah akibat

yang

rusak

banjir,

serta

memberikan kemudahan

untuk

membuat

surat-surat

berharga

yang

79

terendam.guna memperbaiki

citra

Pemprov DKI Jakarta. Humas

juga

mengeluarkan

press

release

Pers.

untuk

Selain itu juga Humas mengadakan

dialog

publik baik langsung terjun

ke

tempat

korban banjir maupun melalui

media

elektronik. 4

Evaluasi Program

Untuk

melihat

dari

apa

hasil Humas

menggunakan

yang kliping media harian

direncanakan

dan (media

monitoring)

dijalankan serta untuk untuk melihat hasil dari membuat

rencana tujuan utama langkah-

kedepannya

Humas langkah

melakukan

evaluasi dilakukan.

yang

pada setiap program media

Dari hasil monitoring

yang dijalankan baik tersebut pada saat program itu penyebarluasan berlangsung

maupun atau

telah dilaksanakan.

berita

informasi

yang

dilakukan humas sesuai dengan

kebutuhan

namun

banyak

hambatan kurangnya serta waktu

yakni anggaran penyesuaian

deadline

hingga maksimal.

pers belum

80

4.3

Analisa Data Proses menganalisa hasil penelitian ini adalah untuk mencari hubungan

antara teori atau konsep dari penelitian ini dengan hasil penelitian yang diperoleh. Dengan analisa data ini, peneliti akan menguraikan analisis hasil yang diperoleh dari wawancara tak berstruktur dan data-data lain sehingga diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007 oleh Humas Pemprov DKI Jakarta (Periode Januari-Maret). Berdasarkan hasil penelitian tahapan komunikasi yang dilakukan oleh Humas Pemprov DKI Jakarta pada saat banjir 2007 terjadi adalah memeberikan pemahaman kepada masyarakat Jakarta khususnya untuk ikut berpartisipasi dalam mengantisispasi bencana banjir. Informasi yang disampaikan adalah kebijakankebijakan yang diberikan oleh pemerintah, kegiatan serta hal-hal yang dilakukan pemerintah untuk menghadapi serta mengatasi banjir serta menciptakan two-ways communications antara pemerintah dengan masyarakat. Sesuai dengan peran Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta yakni menyampaikan informasi pemerintah, pembangunan, dan kemasyarakatan, sekaligus dalam menumbuhkan pengertian dan keyakinan kepada masyarakat agar mendukung program pembangunan yang telah, sedang maupun yang akan dilaksanakan. Selain itu melalui penyampaian informasi yang akan komprehensif dan persuasive diharapkan akan semakin tumbuh dan berkembangnya citra positif Pemerintah DKI Jakarta. Fungsi Biro Humas Pemprov DKI Jakarta adalah : 1.

Perumusan kebijakan di bidang Humas dan Keprotokolan.

81

2.

Pengumpulan dan pengolahan data dan informasi mengenai pendapat, sikap, dan kegiatan masyarakat terhadap pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah.

3.

Publikasi dan dokumentasi kebijakan Pemerintah Daerah.

4.

Pelayanan Informasi kebijakan dan kegiatan Pemerintah Daerah. Fungsi Biro Humas Pemprov sesuai dengan apa yang terdapat di dalam

bukunya F Rachmadi yang menerangkan fungsi humas pemerintah. Dalam melakukan pengelolaan informasi pada saat banjir Biro Humas dan Protokol menerapkan teori dan bukti terbaik yang ada dalam empat langkah proses pemecahan masalah (Fourstep Problem-Solving Prosess) yang terdapat dalam Efektif Public Relations milik Scott M. Cutlip, Center and Broom. Langkah pertama yang dilakukan dalam tahapan komunikasi adalah mengidentifikasi masalah, hal ini mencangkup penyelidikan dan pemantauan pengetahuan, opini sikap, dan perilaku publik yang peduli dan terpengaruh oleh tindakan dan kebijakan instansi.

Humas Pemprov DKI Jakarta melakukan

tahapan komunikasi yang dimulai dari pengumpulan data-data dan informasi yang diperoleh dari pihak terkait antara lain BMG, Unit Teknis dan petugas serta tim krisis banjir serta opini yang ada di masyarkat khususnya. Setelah itu Humas mengelolanya menjadi materi informasi sebagai pedoman Humas dalam menghadapi serta mengendalikan informasi pada banjir 2007.

Langkah Humas

dalam mendefinisikan masalah sesuai dengan teori yang ada. Hasil dari penelitian dan penyelidikan informasi adalah kurangnya pemahaman masyarakat untuk ikut berpartisispasi dalam mengantisispasi bencana banjir.

Hal ini tentu saja

mempengaruhi pemerintah dan masyarkat itu sendiri, pasalnya tanpa ada kesadaran dan kerjasama dari masyarakat masalah tidak akan segera terselesaikan.

82

Berdasarkan hasil yang diperoleh melalui wawancara mendalam dengan nara sumber dan menyesuaikan dengan teori yang dikemukakan, peneliti berasumsi bahwa yang dilakukan oleh Biro Humas dalam mengidentifikasi masalah tidak maksimal. Hal ini dikarenakan Biro Humas tidak sepenuhnya memanfaatkan waktu yang ada, sedangkan krisis banjir yang terjadi itu berselang selama lima tahun setelah krisis banjir sebelumnya.

Dalam mengidentifikasi

masalah Humas sebaiknya dapat menggunakan waktu yang lama untuk memproses hingka ke pokok permasalahan yang sebenarnya, jadi Humas dapat merencanakan program-program yang tepat, yang harus dilakukan. Selain memperoleh data-data primer humas juga dapat memperoleh datadata sekunder lain, yakni dengan hasil evaluasi banjir sebelumnya, skripsi mahasiswa, buku-buku yang mengemukakan tentang krisis banjir, serta pemberitaan di media-media sudah lama sebagai bahan acuan. Langkah kedua adalah membuat rencana dan program, informasi yang terkumpul pada langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan dengan publik program, tujuan, tindakan, tahapan serta taktik dan tujuan komunikasi. Biro Humas mengawali rencana dan program dengan menentukan tahapan yang bersifat dinamis, segera, dan disesuaikan dengan kebutuhan, karena waktu yang begitu singkat humas tidak dapat lagi memilih-milih serta mencari stategi khusus untuk masalah ini. Namun tahapan yang digunakan itu berpedoman pada good will khususnya dari media massa yang dimiliki oleh instansi. Hal ini sesuai dengan salah satu dari “7Cs Communications” yakni credibility, komunikasi itu dimulai dari suasana kepercayaan yang diciptakan oleh pihak komunikator secara sungguh-sungguh, untuk melayani publiknya yang memiliki keyakinan dan respek.

83

Setelah itu Biro Humas memfokuskan pada publik sasaran dalam masalah ini, publik sasaran yang paling utama adalah masyarakat Jakarta yang terkena banjir. Kemudian humas memilih juru bicara yakni Kepala Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta yakni Bapak Arie Budhiman sebagai juru bicara yang mewakili Pemprov DKI Jakarta terutama untuk media massa, tetapi banyak hal yang memungkinkan bahwa Gubernur sendiri yang menjadi juru bicara, hal ini dikarenakan masalah banjir yang terjadi dinilai masyarakat adalah tanggungjawab Gubernur untuk dapat segera dan memberikan keterangan yang jelas tentang banjir yang terjadi. Kemudian setelah itu Humas memilih media yang digunakan untuk menyampaikan informasi-informasi tentang banjir. Humas menyatakan bahwa mereka dapat memilih semua media atau beberapa media yang disesuaikan pula oleh jenis serta kegunaan media itu sendiri. Pemilihan media sesuai dengan teori “7Cs Communications” yakni channels, mempergunakan saluran media informasi yang tepat dan dipercaya serta dipilih oleh khalayak yang merupakan target sasaran. Dalam hal ini humas melakukan tolak ukur media massa melalui desiminasi informasi atau melihat dari seberapa luas dan sejauh mana informasi itu bisa tersebar. Dalam pemilihan media tentunya pihak humas tidak merasa kesulitan, hal ini dikarenakan berbagai macam media yang ada di Jakarta pastinya mencari serta membutuhkan informasi yang sejelas-jelasnya tentang semua yang dilakukan oleh Pemprov DKI Jakarta pada saat banjir terjadi. Informasi yang dikomunikasikan oleh Humas adalah apa yang dilakukan oleh Pemprov DKI Jakarta untuk masyarkat dan apa yang masyarakat inginkan dan harapkan dari Pemprov dalam mengatasi banjir 2007.

Informasi yang

disampaikan di dalamnya terdapat teori “7Cs Communications” yakni Content,

84

pesannya menyangkut kepentingan orang banyak/publik dan sehingga informasi dapat diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat secara umum bagi masyarakat. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan melalui wawancara mendalam dengan Kepala Biro Humas dan Protokol yakni Bapak Arie Budhiman serta Bapak Rinta Afdalifah Imron selaku Kepala Sub Bagian Publikasi menjelaskan bahwa rencana dan program Humas dalam mengelola informasi pada saat banjir terjadi adalah dengan melakukan Konferensi Pers yang disertai dengan pembuatan Press Release dengan berbagai media massa di Jakarta kemudian juga Humas melakukan Dialog Publik baik langsung maupun tidak langsung dengan menggunakan media elektronik. Untuk langkah yang kedua dalam proses komunikasi humas peneliti berpendapat bahwa dalam merencanakan program Humas dapat merancangnya jauh hari sebelum krisis banjir datang, ini disebabkan krisis banjir yang sebelumnya menjadi acuan untuk rencana krisis banjir selanjutnya. Humas dapat merencanakan tahapan program yang berbeda dengan langkah yang dilakukan pada banjir sebelumnya, karena banjir yang sebelumnya belum tepat pada sasaran, masyarakat masih banyak yang belum memahami dan kurang berpartisipasi pada program yang dilakukan pemerintah. Seharusnya untuk banjir kali ini paling tidak sebagian masyarakat lebih peduli terhadap lingkungan sekitarnya serta hal-hal yang menyangkut masalah banjir. Rumusan perencanaan yang matang akan menghasilkan suatu program humas yang efektif. Dalam praktik biasanya humas sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada di luar perkiraan seperti krisis banjir yang terjadi ini, maka rencana dan program harus dibuat sebaik mungkin. Untuk membuat rencana dan program membutuhkan waktu yang cukup serta didasarkan pada fakta dan

85

landasan pikiran yang sehat serta memiliki kejelasan arah dan tujuan yang ingin dicapai. Langkah ketiga adalah bertindak dan berkomunikasi, langkah ini mencakup pelaksanaan program tindakan dan komunikasi yang dirancang untuk mencapai tujuan spesifik bagi setiap publik demi mencapai tujuan program. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta, komunikasi dilakukan mulai dari adanya warning system atau peringatan dini sebelum terjadinya banjir, dan saat terjadinnya banjir hingga banjir surut yakni bulan Januari-Febuari-Maret 2007. Sebelum melaksanakan komunikasi Humas terlebih dahulu menyiapkan latar belakang informasi yang berkaitan dengan masalah ini yang nantinya akan dipertanyakan oleh pihak luar khususnya media massa. Sebelum terjadinya banjir Humas menghimbau warga masyarakat untuk waspada terhadap ancaman banjir (Warning system) hal ini dilakukan dengan melakukan Konferensi Pers, yang dihadiri oleh berbagai media massa di Jakarta yakni sekitar tiga puluh hingga empat puluh media cetak, dua belas channel televisi, dan beberapa stasiun Radio di Jakarta. Humas stand by mengontrol arus komunikasi di media center, untuk memastikan serta mengawasi setiap pemberitaan yang muncul di berbagai media, selain itu pula Humas menjadi penghubung antara unit-unit teknis yang terlibat langsung ke lapangan dalam penanganan banjir, karena Humas yang memberikan informasi serta masukanmasukan mengenai kondisi di lapangan. Hal ini dilakuakn dari awal hingga banjir reda. Pada saat terjadinya banjir Humas melakukan kunjungan-kunjungan langsung bersama tim krisis lainnya, dan tugas Humas adalah menghimpun opini-

86

opini dari masyarakat, serta menjawab berbagai pertanyaan dari masyarakat langsung.

Hal ini akan menimbulkan komunikasi dua arah (two-ways

communications) yang efektif. Disaat banjir reda Humas pun terus memberikan informasi-informasi mengenai kebijakan-kebijakan yang diberikan oleh Pemerintah antara lain adalah mengadakan himbauan waspada akan penyakit pasca banjir, menginformasikan adanya pengobatan gratis bagi korban banjir di rumah sakit-rumah sakit di Jakarta, memberikan secara gratis pembuatan surat-surat berharga bagi yang terendam ataupun kehilangan, dan banyak lagi. Untuk memperbaiki citranya Humas bersama tim Pemprov DKI Jakarta meninjau langsung ke sekolah-sekolah yang rusak akibat banjir, dan rumah-rumah yang rusak akibat banjir. Setelah peneliti mengetahui apa yang dilakukan oleh Biro Humas dalam menjalankan Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007 ini, peneliti berasumsi meskipun sesuai dengan apa yang direncanakan namun kelemahan humas dalam bertindak dan berkomunikasi kurang tepat pada sasaran. Seharusnya ada program lain yang dilakukan oleh Humas selain mengadakan konferensi pers dan dialog publik. Dalam hal ini humas tidak saja melakukan pemberitaan tetapi humas dapat ikut langsung dalam pelaksanaan program yang dilakukan Pemprov dalam mengatasi

banjir

sekaligus

memberikan

pengarahan

langsung

kepada

masyarakatnya itu sendiri. Humas juga dapat melakukannya tidak pada saat krisis banjir itu datang dan hal ini dilakukan secara terus-menerus. Seperti mengadakan lomba kebersihan, lomba membuat tempat sampah dan sebagainya. Langkah keempat adalah mengevaluasi program ini adalah langkah terakhir dalam melakukan tahapan komunikasi yang mencangkup penilaian persiapan, pelaksanaan, dan hasil program. Humas mengevaluasi program dengan

87

melihat kliping media yang dilakukan setiap hari serta melihat dan mengukur dengan adanya complain dari masyarakat. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada Biro Humas dan Protokol hasilnya cenderung kurang baik karena sampai saat ini masih banyak masyarakat yang tidak sadar akan bahaya bencana banjir, walaupun dari sudut pandang Pemerintah warga yang kurang menyadari hal ini adalah penduduk dari daerah luar Jakarta yang hijrah ke Jakarta untuk menopang hidup. Untuk itu Humas menerangkan bahwa hal ini tidak hanya dilakukan pada saat banjir saja, tetapi penyuluhan dan publikasi dapat dilakukan secara terus menerus meskipun dengan tema yang berbada namun dilatar belakangi oleh waspada akan bahaya bencana banjir. Sesuai dengan yang terdapat dalam “7Cs Communications” Continuity and Consistency, komunikasi tersebut merupakan proses yang tidak pernah berakhir, oleh karena itu dilakukan secara berulangulang dengan berbagai variasi pesan.

Maka dengan cara demikian untuk

mempermudah proses belajar, membujuk dan tema dari pesan-pesan tersebut harus konsisten. Pada langkah terakhir peneliti berasumsi bahwa Humas telah melakukan evaluasi dengan baik, hanya saja hasil evaluasi yang seharusnya dijadikan bahan acuan untuk membuat rencana dan program selanjutnya tidak dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya oleh Humas. Padahal dengan hasil evaluasi ini humas akan mendapatkan masukan-masukan yang lebih membangun untuk tindakan komunikasi selanjutnya

88

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan Bedasarkan hasil analisis data dan penelitian yang dilakukan di Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta mengenai Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007 (periode Januari-Maret), maka dapat peneliti simpulkan bahwa: Humas menerapkan proses empat langkah pemecah masalah dalam menyebarluaskan informasi banjir yang terjadi di awal tahun 2007, yaitu :

1. Mendefinisikan masalah (Fact Finding) Langkah awal yang dilakukan biro Humas dan Portokol Pemprov DKI Jakarta adalah mendefinisikan masalah yang terjadi di masyarakat pada saat banjir. Humas melakukannya dengan mencari serta meneliti informasi-informasi yang berada di dalam instansi seperti dari pihak-pihak yang bersangkutan dalam menangani banjir serta BMG dalam memprediksi perkiraan cuaca serta dari pihak luar instansi seperti opini dan sikap warga masyarakat, LSM-LSM dan instansi masyarakat lainnya. Setelah itu input informasi tersebut dikelola dan dianalisis oleh Humas hingga menjadi materi informasi yang akan digunakan sebagai bahan acuan untuk membuat rencana dan program. 2. Membuat rencana dan program Lagkah kedua adalah mambuat rencana dan program, dimana Humas menetapkan tujuan dari proses komunikasi yang dilakukan yakni adanya penyebarluasan informasi, kemudian menetapkan publik sasaran utama

88

89

Humas adalah masyarakat yang terkena musisbah banjir khususnya warga DKI Jakarta, dalam menyampaikan informasinya Humas memiliki juru bicara yang selalu siap dimintai keterangan yakni Bapak Arie Budhiman selaku Kepala Biro Humas dan Portokol Pemprov DKI Jakarta. Untuk media Humas memiliki komisaris media yang mempunyai satuan kordinator liputan yang terdiri dari puluhan media mulai dari media cetak baik itu berbentuk surat kabar maupun majalah, dua belas channel yang ada di Jakarta, serta hampir mencapai tiga puluh sembilan stasiun radio yang mengudara di Jakarta. Untuk menyampaikan informasi Humas akan menyelenggarakan konferensi pers dan menyiapkan press release sert melakukan dialog publik. 3. Bertindak dan berkomunikasi Dalam bertindak dan berkomunikasi Humas melaksanakan apa yang telah direncanakan dengan maksimal. Dimulai dari sebelum banjir terjadi Humas melakukan warning system kepada masyarakat agar dapat mempersiapakan diri untuk menghadapi banjir, pada saat banjir humas terus memberikan informasi mengenai peningkatan situasi dan kondisi banjir dan informasi banjir lainnya, dan yang terakhir Humas berupaya untuk memperbaiki citra Pemprov DKI Jakarta dengan membantu pemerintah membenahi serta memberikan segala bantuan dan apa yang diperlukan oleh masyarakat. Meskipun tidak berjalan dengan lancar Pemprov DKI Jakarta tetap memaksimalkan niatnya untuk mensejahterakan warganya. 4. Mengevaluasi program Langkah terakhir adalah mengevaluasi program, Humas menggunakan kliping media harian atau yang biasa disebut media monitoring untuk melihat hasil dari apa yang dilakukan. Informasi yang diberikan dapat tersebar dengan baik

90

walaupun sebagian media masih kontra dengan pemerintah, namun yang lebih disayangkan lagi masyarakat masih kurang peduli atas apa yang disampaikan. Kenyataanya masyarakat masih belum menyadari pentingnya menjaga kebersihan agar tidak terjadi banjir. Humas dalam menjalankan tahapannya berupaya semaksimal mungkin untuk memberikan pemahaman kepada masyarakat untuk ikut berpartisispasi dalam mengantisispasi bancana banjir.

Proses pengelolaan informasi dilalui

dengan bebagai macam hamabatan sehingga hasil yang didapat tidak maksimal. Humas telah berusaha menjalankan tahapannya dengan efektif yakni melalui konferensi pers yang dihadiri oleh hampir seluruh media massa di Jakarta, selain itu pula Humas mengadakan dialog langsung antara pihak Pemerintah dengan publiknya, tetapi situasi yang kurang memungkinkan serta rendahnya pendidikan warga DKI Jakarta untuk memahami program yang dilakukan Pemerintah. Selain itu pula banyak penduduk di Jakarta ini dihuni oleh para pendatang dari luar daerah, sehingga mereka kurang menyadari akan bahaya bencana banjir.

5.2 Saran Setelah melakukan penelitian dan mengetahui Pengelolaan Informasi tentang banjir 2007 oleh Humas Pemprov DKI Jakarta, peneliti memberikan saran yang semoga dapat menjadi bahan masukan atau pertimbangan sebagai berikut :

5.1.2

Saran Akademis Peneliti mengharapkan untuk penelitian selanjutnya, peneliti lain dapat

menggunakan teori-teori komunikasi yang lain bagi bidang studi Ilmu

91

Komunikasi khususnya Humas dalam menjalankan proses komunikasi. Sehingga hasinya akan terlihat lebih baik dan saling melengkapi.

5.1.3

Saran Praktis Sebagai saran praktis bagi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI

Jakarta, peneliti memberikan sumbangan sran antara lain sebagai berikut : 1.

Dalam mengidentifikasi masalah humas seharusnya dapat meneliti lebih dalam lagi agar tujuan tepat pada sasaran.

2.

Hendaknya Humas telah memiliki perencanaan yang matang agar dapat mencapai tujuan yang maksimal. Serta lebih dapat memperhitungkan kemampuan yang dimiliki khalayak dengan keterbatasan, kebiasaan, serta kemampuan membaca dan pengembangan pengetahuan.

3.

Humas hendaknya melakukan perubahan atas Pengelolaan Informasi yang dilakukan setiap musim banjir terjadi, jangan melakukan langkah-langkah yang biasa dilakukan karena hal ini tidak akan merubah persepsi masyarakat terhadap Pemprov DKI Jakarta. Humas hendaknya memiliki strategi komunikasi agar dapat mencapai hasil yang diharapkan.

4.

Hasil evaluasi seharusnya dapat dibuat dan dimanfaatkan dengan sebaikbaiknya, dengan adanya evaluasi dari banjir sebelumnya humas dapat membuat rencana dan program yang matang serta melihat lebih jauh apa yang sebenarnya diinginkan dan diharapkan oleh publik.

5.

Humas hendaknya lebih aktif memberikan masukan, ide yang membangun kepada pihak atasan dalam mengambil keputusan agar dapat meningkatkan program pengendalian banjir di Jakarta dan untuk musim hujan selanjutnya

92

Pemrpov DKI Jakarta sudah siap meminimalisir banjir, dan Humas pun dapat terjun langsung untuk ikut melaksanakan hal itu. 6.

Penyuluhan sebaiknya dilakukan secara terus-menerus tidak hanya pada saat banjir saja dan humas harus lebih aktif ikut dalam pelaksanaan program pengendalian banjir dan dibarengi dengan pemberian pemahaman langsung kepada masyarakat khusnya warga DKI Jakarta, agar mereka lebih sering mengingat pentingnya bahaya banjir. Seperti lomba kebersihan, membuat tempat smpah dan sebagainya.

TRANSKIP WAWANCARA NARASUMBER Nama Jabatan

: Bapak Rinta Afdalifah Imron : Kepala Sub Bagian Publikasi

1. Peran Humas dalam mengatasi krisis banjir 2007 ? Biro Humas dan Protokol adalah salah satu anggota dari crisis center, sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya (TUPOKSI) Humas itu sebagai juru bicara Pemerintah, nah itulah yang kami lakukan 2. Langkah-langkah apa yang dilakukan oleh humas dalam mengelola informasi tentang banjir 2007 ? Langkah-langkah yang kami lakukan selama banjir terjadi bulan Januari, Februari, Maret menyelenggarakan komunikasi, itu yang saya bilang kegiatan Humas itu sifatnya dinamis, dia reaktif, segera dan sesuai dengan kebutuhan. Dalam menjalankan strategi itu kita berangkat dari Good Will dengan temanteman pers, kita berhubungan baik dengan pers (Press Relations), yang kita jaga. Untuk melakukan proses komunikasi itu biasanya kita melakukan persiapan terlebih dahulu dimana kita memperoleh informasi dan fakta-fakta yang terjadi di luar dan informasi yang diberikan baik dari pihak-pihak internal maupun pihak eksternal dalam hal ini kita katakan masyarakat DKI Jakarta khusunya yang kita kelola menjadi materi informasi kemudian barulah kita rencanakan apa yang nantinya akan kita lakukan baru kita implementasikan pada saat baik sebelum, pada saat banjir hingga sesudah banjir sambil kita evaluasi kekurangan-kekurangan di dalamnya. 3. Permasalahan apa yang sebenarnya timbul pada publik ? “Sebelum melakukan proses komunikasi, sebagai komunikator Humas tentunya ada persiapan yang kita lakukan, yakni adanya input data dari BMG, Unit Teknis, informasi dari Masyarakat (stakeholder) yang dibicarakan pada saat Rapim Muspida dan kemudian diolah menjadi Materi Informasi” Permasalahan yang timbul pada publik dari sudut Humas adalah pemahaman atas informasi yang diberikan atau disampaikan, terus yang kedua tingkat aplikatif atau tingkat pelaksanaan di masyarakat atas informasi yang diberikan atau dengan kata lain partisispasi masyarakat dalam mencegah atau mengurangi kemungkinan terjadinnya banjir. Sebelum terjadinya banjir kita sudah memberikan penyuluhan seperti “Jangan Buang Sampah di Kali”, pembangunan rumah dibantaran kali yang akhirnya arus sungai menjadi rendah dan ketika curah hujan tinggi itu akan membawa derasnya air, selain itu juga ada “Ayo Kerja Bakti” dan sebagainya, tetapi tidak ada tanggapan dari masyarakat seolah-olah semua itu menjadi tanggungjawab pemerintah 4. Siapa-siapa saja yang termasuk dalam publik sasaran humas dalam mengelola informasi tentang krisis banjir 2007 ? Informasi yang bagaimana yang diperlukan oleh publik tersebut? Dalam masalah ini pastinya masyarakat Jakarta khususnya (stakeholder) menjadi publik sasaran kita.

Yang kami sosialisasikan apa yang kami perbuat untuk masyarakat dan apa yang kami harapkan dari masyarakat dengan kondisi seperti ini. Sebetulnya maknanya cuma itu ko, meskipun bentuknya apa yang kami beritakan seperti Pos Kesehatan, Sembako, Lokasi Pengungsian itu yang kami informasikan kepada masyarakat, seperti Warning System atau peringatan dini lah. 5. Rencana atau persiapan apa yang akan dilakukan Humas Pemprov DKI Jakarta dalam masalah ini ? Apa maksud dan tujuannya ? Di dalam melakukan kegiatan komunikasi itu ada unsur yang namanya SMCR, saya lebih gampang menyebutnya komunikator, pesan, media dan komunikan, begitukan? Nah komunikator ini adalah Humas, dan sebelum Humas ini melakukan kegiatan komunikasinya pastinya ada persiapan dong! Diposisi persiapan ada input namanya data, data ini macam-macam ada BMG, dari Unit Teknis, ada info dari masyarakat/stakeholder, nah ini kita olah menjadi materi informasi. Setelah menjadi materi informasi baru kita rencanakan memilih mediannya, bisa kesemua media atau salah satu media. Pilihan mediannya itu tolak ukurnya seberapa jauh informasi itu bisa diterima oleh masyarakat. Media yang kita gunakan kecendrungannya semua media, kaya media cetak kita bikin Konferensi Pers, kita juga bikin Release. Pilihan mediannya seperti itu jadi kita gunakan desiminasi atau perluasan informasi kita menggunakan semua saluran media. Aplikasinnya bisa kita lakukan Konferensi Pers, bisa mengeluarkan Press Release dan kami juga melakukan dialog di radio, kemudian kita juga memfasilitasi wilayah. 6. Siapa yang menjadi juru bicara untuk menyampaikan informasi kepada masing-masing publik? Juru bicara pastinya Kepala Biro Humas, tetapi ada tipikal yang berbeda lho! Pak Sutiyoso itu karena ia menguasai permasalahan di Jakarta ia welcome banget dengan wartawan kadang-kadang dia sendiri jawab dan itu seringkali kami hanya memback up, tetapi sering juga pak Arie yang menjadi juru bicara tergantung kebutuhan dari momentum mediannya. 7. Apa isi pesan atau pernyataan apa yang dikeluarkan oleh juru bicara tersebut ? Ketika kami mengeluarkan staetment itu kita harus kaji, ada nuansa politiknya, sosialnya, ekonominya dan sebagainya. Pesannya apa pak ? Kitakan publikasi, penyebaran berita, kita memberikan berita sesuai dengan kebutuhan kalu tidak diperlukan buat apa kita keluarkan. 8. Media apa saja yang digunakan untuk menyampaikan pesan, informasi atau berita ini ? Untuk pemilihan mediannya, dalam istilah komunikasi itu ada yang namanya ged keeper, kita di sini menggunakan komisaris wartawan di Walikota, yang terdiri dari puluhan media, puluhan surat kabar dari yang bener sampai yang abal-abal itu bisa sampai dua ratus koran yang terdaftar tetapi yang resmi yang memadai dalam takaran media itu bisa diukur sekitar tiga puluh sampai empat puluh koran itu batu koran aja, kalau televisi jelas di Jakarta ini ada

dua belas chanel kita pakai semuannya, hanya barangkali frekuensinya saja berbeda. Radio di Jakarta ada 39 kita gunakan hanya sebagian besar saja, karena tidak semua radio bernuansa berita misalnya Elshinta, Sonora, Ramako, RKM, Suara Metro, Pro2 FM, Trijaya dan media itu sendiri proaktif jadi tidak usah didorong-dorong mereka melakukannya sendiri. Untuk dialog publik itu kita selenggarakan bekerjasama dengan radio dan televisi. Jadi kami ingin ada penetrasi informasi, penyebarluasan informasi, atau bahasa kerennya desiminasi berita. 9. Bagaimana pelaksanaan atau implementasi dari program yang direncanakan? Semuanya harus ada partisispasi antara pemerintah dengan masyarakat itu sendiri. Pengendalian, perencanaan kita lakukan kemudian pada saat terjadinya perencanaan itu kami implementasikan sambil mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang dibutukan dan kita dorong untuk memperbaiki nah begitu selesai banjir kita lihat dampaknya seperti apa dan apa yang harus kita lakukan walaupun kami sudah memprediksi rumah yang terendam, terutama warga masyarakat yang sakit, kelengkapan dokumen rumahnya terendam silahkan semua gratis, tetapi harus mengkuti prosedur. Saya akan menjelaskan secara rinci mulai dari sebelum terjadinya banjir. Sebelum terjadinya banjir Pemprov DKI Jakarta telah mengadakan apel kesiapsiagaan yang diikuti sseluruh anggota tim krisis yang dimulai dari Pimpinan daerah antara lain adalah Gubernur, Kapolda Metro Jaya, Pangdam Jaya, dan yang lainnya, kemudian ada Dinas-Dinas Daerah, BMG, Perwakilan dari Pemerintah pusat sampai ke jajaran lini bawah dalam hal ini petugas di tingkat kelurahan di wilayah Jakarta. Disini kami memperoleh data informasi dan segala macamnya yang akan kami kumpulkan menjadi suatu materi informasi yang nantinya akan kami sampaikan kepada masyarakat. Kemudian mulailah kami memberikan himbauan-himbauan agar warga masyarakat waspada ancaman terjadinya banjir. Kami adakan Konferensi Pers untuk memberitakan mengenai informasi persiapan serta tindakantindakan yang akan dilakukan oleh Pemprov DKI Jakarta selain itu pula kami sudah mempersiapkan informasi yang melatar belakangi terjadinya banjir ini agar masyarakat lebih mengerti bahwa banjir bukan hanya karena kesalahan dari Pemerintah. Konferensi Pers kami adakan di tempat kami itu biasanya kami sebut Balai Rung di dalam situ kami bahas serta berusaha menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh para wartawan. Dalam kondisi seperti ini kami akan sering melakukan konferensi pers jika ada berita atau informasi terbaru dari Pemprov atau dari luar yang berkaitan dengan kami . Kan nanti informasi dan berita tersebut akan dikembangkan oleh media untuk menjadi suatu informasi yang bermanfaat untuk publik. (fasilitas apa saja si pak yang terdapat di ruang tersebut?) Tentunya ada meja dan kursi yang memuat banyak untuk para wartawan selain itu juga ada meja dan kursi untuk para pembicara terutama juru bicarannya, sound sistem beserta peralatan pengeras suara, serta layar monitor atau screen yang biasanya diunakan untuk presentasi. Yang kami informasikan adalah Pemprov DKI Jakarta telah mengerahkan satuan petugas dengan perlengkapan dan peralatan sebagai tim yang terjun

langsung kelapanga untuk mengevakuasi korban banjir nantinya, kemudian persedian logistik yang kami siapkan untuk korban banjir yang terlebih dahulu sudah kami drop di masing-masing wilayah Jakarta, sertai dari dinas kesehatan yang siap melayani korban banjir selama 24 jam . Kemudian yang kedua, pada saat terjadinya banjir konferensi pers kan kami adakan terus disesuaikan dengan perkembangan situasi di Jakarta dan di Pemprovnya itu sendiri. Kami pun terus menyiapkan press release yang dibutuhkan oleh media sebagai bahan acuan beritanya. Setiap ada tema baru kami informasikan, kami kasih tau, kan kami juga pingin informasi ini di publikasikan kepada masyarakat agar masyarakat tidak khawatir dan paham atau mengertilah begitu. Selain itu juga kami bekerjasama dengan beberapa stasiun televisi dan radio yang menginginkan wawancara langsung dengan Gubernur atau Kepala Humas, tim kami di humaslah yang menyiapkan materinya. Kami juga memantau setiappemberitaan di media, agar tidak terjadi kesimpangsiuran berita, kan terkadang ada media yang kontra dengan kami mereka menginformasikan berita-berita yang tidak benar itu juga mesti kami croscek kembali. Kami terus memantau arus komunikasi dan perkembangan situasi yang terjadi di crisis center, daerah mana yang paling parah dan membutuhkan bantuan lebih banyak itu kami informasikan kembali pada unit yang bersangkutan, kami saling membantu bertukar informasi, komunikasi kami tidak pernah putus. Nah pada saat banjir tuh banyak hal-hal yang diluar perkiraan kita terjadi seperti ada korban banjir yang belum makan selama dua hari, setelah mendengar pemberitaan itu kami langsung menyuruh pak Gubernur datang ke tempat kejadian, ke tempat korban tersebut itu jam 11 malam, mau tidak mau kami yang berusaha menghubungi pers untuk meliput hal tersebut, tujuannya kan agar masyarakat tahu kalau kita memperhatikan dan peduli kepada masyarakat jadi kami tidak pernah membedakan masyarakat manapun mau yang miskin yang kaya ke semua sama. Selain konferensi pers dan wawancara media televisi, kami juga dibeberapa kesempatan mengadakan dialog langsung oleh warga Jakarta hal ini dilakukan di sela-sela kunjungan langsung bapak Gubernur ke tempat-tempat pengungsian, bahkan Gubernur turun langsung ke tempat yang terkena banjir, untuk memberikan ketenangan pada warga Jakarta, dan berusaha dalam kondisi yang terbaik. Seperti yang saya bilang tadi pada saat kami melakukan komunikasi kepada masyarkaat secara langsung maupun tidak langsung kami mendapatkan masukan-masukan yang mendorong kami untuk terus berusaha mengendalikan banjir, dan kami mendapatkan data informasi mengenai “apa yang diinginkan dan diharapkan oleh masyarakat terhadap Pemprov DKI Jakarta” Dan yang terakhir ketika banjir itu surut, kami pun mengadakan kunjungan langsung ke beberapa rumah sakit di Jakarta yang banyak dihuni oleh korban banjir di situ kami berdialog secara langsung dan berusaha pula memasukan pesan-pesan yang intinya masyarkaat harus sadar akan bahaya bencana banjir. Tetapi kan yang sekarang sudah terjadi dan diharapkan tidak akan terulang lagi. Nah, maka dari itu kita butuh danya kesadaran serta partisipasi masyarakat untuk menghindarai bahaya banjir, ya itu dengan

menjaga kebersihan, jangan mempersempit kali, dan yang lain sebagainya. Kan kami harus terus mensosialisasikan Pekan Sadar Bencana kepada masyarkat. Untuk membangun kembali serta memperbaiki citra kami di masyarakat maka kami melakukan tinjauan ke sekolah-sekolah yang rusak akibat banjir, memberikan pelayanan gratis terhadap warga yang surat-surat pentingnya terendam atau hilang meskipun melalui prosedur yang telah ditetapkan, selain itu pula Pemprov menurunkan dana PPMK yang dibagikan di masing-masing kelurahan untuk diserahkan kepada warganya yang menjadi korban banjir, dan warga yang terserang penyalit akibat banjir untuk dapat berobat secara gratis yang setra dengan kelas tiga. Itu lah yang kami sampaikan kepada media dan warga DKI Jakarta. 10. Reaksi apa yang timbul dari publik? Masih begitu saja, kecendrungannya masih rendah, orang yang biasa membuang sampah ke kali masih terus melakukan hal itu. 11. Bagaimana evaluasi dari strategi tersebut ? Kami mengukur cenderung melihat dari kuantitas kenapa! Karena semakin banyak media membuat berita tentang kita, maka makin tersebar informasi yang kita berikan. (hasilnya bagaimana pak?) Itu gampang bagi kami kita melihat dari complain masyarakat kami kan ada yang namanya kliping itu pasti dibuat oleh media kami memonitoringnya dari kliping itu. Apa yang menjadi permasalahan di masyarakat dan itulah yang kami smpaikan kepada unit-unit teknis nantinya kalu mereka belum tahu, tetapi biasanya mereka sudah tahu kan mereka juga punya kliping. Untuk unit-unit yang bersangkutan kami sampaikan langsung keluhan-keluhan dan pendapat –pendapat masyarkat untuk terus dapat diperbaiki, dan sebagainya Dari segi Humas perilakunya tidak berubah banyak justru yang kita harapkan perubahan dari masyarakat kepedulian dia terhadap lingkungan. (Kalau tidak banyak perubahan dari masyarakat berarti Humas harus lebih lagi melakukan kegiatan penyuluhannya dong?) Iya pasti, tetapi tema itu tidak pada banjir saja, pada saat ijin mendirikan bangunan itu kita yang arahkan, kita lakukan penertiban pada penghuni dibantaran kali. Walaupun memang di dalamnya terdapat unsur banjir itu. Untuk mengantisipasinya kitakan melakukan penataan lingkungan tidak harus mengenai banjir seperti ”Lingkungan Sehat, Langit Biru Udara Bersih” itukan saling ketergantungan. 12. Dalam menjalankan strateginya, hambatan-hambatan apa saja yang dilalui Humas ? Hambatan pada saat kita melakukan konferensi pers itu kita sulitnya menyesuaikan penyelenggaraan konferensi pers dengan waktu deadline itu sendiri. Contohnya begini media elektronik televisi rata-rata pemberitaan sore itu jam enam terkadang jam lima pun sudah ada, sekarang kalau kita membuat konferensi pers jam empat atau setengah lima kapan mo disiarinnya? Begitu pula kondisi di lapangan, katanya ada masyarakat yang belum makan kelaparan kemudian ditinjau oleh pak Gubernur malam-malam

sekitar jam sebelasan siapa yang mo datang pers. Jadi kesesuaian waktudari waktu deadline teman-teman pers. Kemudian Radio, yang namanya program broadcast itukan sudah terjadwal semuannya tiba-tiba Gubernur atas saran kita untuk bicara di radio. Kita kan harus menggeser program orang. Menyesuaikan dengan program dari stasiun radio tertentu berbeda kalau itu permintaan dari stasiun radionnya itu sendiri namanya dia udah minta pasti dia udah siapin dong....Juga berat dukungan biaya, kalau itu bukan permintaan dari stasiun televisi kami yang minta hem... yang namanya mengadakan dialog untuk disiarkan itu bukan barang murah berapa biaya produksi satu jam di televisi itu

TRANSKIP WAWANCARA NARASUMBER Nama Jabatan

: Arie Budiman : Kepala Biro Humas dan Protokol

1. Permasalahan apa yang sebenarnya timbul pada publik berkaitan dengan banjir 2007 ? Pada dasarnya kita menginginkan warga DKI Jakarta khususnya ikut berpartisipsi dalam mengantisipasi serta meminimalisir terjadinya bahaya banjir yang akan datang menyeran. Kita berusaha untuk memberikan pemahaman kepada warga masyarakat untuk terus mendukung dan bekerjasama dengan pemerintah dalam menangani banjir yang terjadi. Jadi tidak hanya pemerintah saja yang turun tangan, kami juga mengharapkan adanya dukungan dari masyarakat itu sendiri. Kita humas berusaha melakukan strategi komunikasi untuk memberikan informasi tentang apa yang sebenarnya terjadi dan apa yang kita lakukan untuk masyarakat. Humas juga berusaha memberikan pemahaman kepada warga atas informasi yang diberikan agar tidak terjadi kesalahpahaman dan kesimangsiuran berita yang tidak jelas. 2. Kenapa harus membuat strategi komunikasi untuk mengelola informasi tentang krisis banjir ini ?

Kan seperti yang saya bilang tadi bahwa kita harus berusaha memberikan pemahaman sejelas-jelasnya kepada warga masyarakat, agar mereka lebih mengerti dan paham bahwa kami pun telah bekerja keras untuk masalah banjir ini. Sebenarnya semua itu sudah kita lakukan berkali-kali bahkan kami tidak pernah capek untuk terus memberikan penyuluhan seperti “Jangan buang sampah di kali, Jangan membangun rumah atau tempat usaha dan sebagainya sebelum ada IMB” dan banyak pula hal-hal yang sudah pemprov lakukan seperti mengeruk sampah-sampah yang menutup jalannya arus kali, menertibkan rumah-rumah yang ada dibantaran kali, karena ini kan untuk kebaikan kita semua, tetapi masih banyak masyarakat yang idak mempedulikan itu, padahal kalau kena banjir siapa yang sengsara kan kita juga. 3. Siapa-siapa saja yang termasuk dalam publik sasaran humas dalam mengatasi banjir 2007 ? Informasi yang bagaimana yang diperlukan oleh publik tersebut? Tentunya warga masyarakat DKI Jakarta dong, kan yang punya masalah sama kita mereka. Informasi yang kata berikan tentunya semua hal yang berkaitan dengan banjir, Pemprov DKI Jakarta, dan warga Jakarta khusunya, dengan kata lain kita mengelola apa yang kita lakukan untuk mereka dan apa yang mereka harapkan dari kita. Humas berusaha untuk memberikan informasi sebanyak-bnyaknya dan sangat terbuka untuk siapa pun, meskipun caranya memperoleh beritanya berbeda-beda tentunya. 4. Rencana atau persiapan apa yang akan dilakukan Humas Pemprov DKI Jakarta dalam masalah ini ? Apa maksud dan tujuannya ?

Sebenarnya kami tidak banyak memiliki rencana atau program tertentu, tetapi kami hanya melihat lebih dari perkiraan apa yang akan terjadi nanti. Rencana yang kami rancang itu adalah untuk melakukan atau mencegah sesuatu yang akan terjadi. Ketika BMG memprediksikan bahwa kemungkinan banjir lima tahunan itu tidak akan terjadi kami tetap pada posisi keadaan yang terburuk, maksud saya begini meskipun BMG memprediksikan kalau Jakarta tahun ini kemungkinan banjir itu hanya beberapa persen tatapi kami sudah terlebih dahulu mempersiapkan segala sesuatunya dengan matang, meskipun apa yang terjadi nantinya akan berbeda. Pertama, kami sudah mempersiapkan segala informasi yang nantinya disiapkan untuk menjawab berbagai pertanyaan dari pihak luar seperti media, LSM, bahkan pihak pemerintah pusat sekalipun, yang kedua, kami telah menyiapkan segala fasilitas-fasilitas komunikasi yang nantinya diperlukan jika terjadi banjir seperti hotline, fax dengan nomor pusat khusus humas kami juga memiliki layar monitor yang bekerja selama 24 jam selama musim hujan untuk memonitor setiap keadaan dan pemberitaan yang terjadi, kami juga sudah menyiapkan tempat dengan fasilitas yang lengkap jika kami ingin menyelenggarakan konferensi pers, dan banyak lagi deh yang kami siapkan. Kan terkadang apa yang direncanakan berbeda dengan yang terjadi dilapangan. 5. Siapa yang menjadi juru bicara untuk menyampaikan informasi tentang banjir kepada masing-masing publik ? Juru bicara Pemprov DKI Jakarta adalah Humas, namun terkadang banyak media yang mewakili warga masyarkat itu menginginkan jawaban langsung dari Bapak Gubernur, jadi semua tergantung dari kebutuhan masing-masing media dan biasanya jika media tidak mendapatkan langsung dari Gubernur larinya ke saya. Begitu juga pada saat dialog publik yang biasanya terjadi pada saat Gubernur melakukan kunjungan langsung ke lokasi kejadian. 6. Apa isi pesan atau pernyataan apa yang dikeluarkan oleh juru bicara tersebut ? Kalau isi pesan yang disampaikan kepada juru bicara tentunya tidak didasarkan atas pesan itu saja, yang kami sampaikan kan informasi yang ditanyakan kepada kami serta informasi apa yang ingin diketahui oleh publik. 7. Media apa saja yang digunakan untuk menyampaikan pesan, informasi atau berita ini (untuk masing-masing publik) ? Yang pastinya kami tidak pernah menentukan media yang boleh meliput atau menyajikan berita dan informasi dari kami. Pemprov terbuka untuk umum siapapun atau media manapun boleh meliput kami, dan biasanya media itukan punya karakternya masing-masing dan yang pastinya tidak mungkin kalau misalnya majalah bobo itu meliput pemberitaan kami ya kan ! Mulai dari media cetak, media elektronik dan sebagainya itu kan ingin menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh publiknya masing-masing. (terus kalau pada saat konferensi pers pak, kan kita pasti memanggil media ?)

Kan kami di sini memiliki yang namanya komisaris media, di situ ada kontak personya berbagai media di Jakarta, dia yang menjadi penghubung antara kita dengan media jadi kami tinggal bilang kalau kita ingin mengadakan konferensi pers, nah mereka sudah siap dengan berbagi pertanyaanpertannyaanya 8. Bagaimana pelaksanaan atau implementasi dari program yang direncanakan? Kami melakukan Konferensi Pers yang diselenggarakan di Balai Rung, Balaikota Provinsi DKI Jakarta begitu kami menyebutnya. Yang saya ingat itu waktu Rapat Muspida yang dihadiri oleh Pangdam, Pangalmabar, Pangkoop, AU yang berembuk bareng mengenai penanganan pendistribusian sembako dengan bantuan dari TNI Polri, kemudian kami telah melakukan penambahan tenda kesehatan. Yang saya ingat lagi adalah Gubernur melakukan peninjauan ke tenda-tenda kesehatan di lima kota itu diadakan konferensi pers langsung dilapangan seperti di Jakarta barat di Cengkaren. Trus Pangdamnya sendiri juga melakukan konferendi pers di Lapangan Jendral Urip, Jakarta Timur itu kita yang bantu menggiring wartawannya. (kalau siran pers dibuatnya bagaimana ?) Siaran pers setiap ada tema yang harus disajikan itu kami buat walaupun sudah ada konferensi pers kita harus liat, terutama jumlah wartawannya yang lebih banyak kami harus siapkan kalau yang terlambat kan dia tidak punya masanya kan sudah lewat nah kami yang nyiapin dalam bentuk siaran pers itu. Jadi kalu dibutuhkan kami siapkan. Dialog publik ada dua di televisi dan radio, ada juga face to face tetapi biasanya tidak efektif arang kebanjiran ko diajak ngobrol siapa yang mo dateng, yang mo dikumpulin ! (Berarti kalau banjir tidak ada dialog dong ?) Ada tetapi biasanya di area lokasi yang tidak terkena banjir. 9. Reaksi apa yang timbul dari strategi komunikasi Humas dalam hal ini? Umumnya masyarakat kita ini, lebih cenderung melihat bahwa hal ini merupakan sesuatu yang bisa, padahal inikan untuk kebaikan dan kesejahteran kita semua, tapi sepertinya mereka sudah kebal menghadapi bencana ini. Jadi ya, reaksinya biasa saja. 10. Bagaimana evaluasi dari strategi tersebut ? Apa yang sudah kami lakukan saya kira sudah cukup masksimal, tetapi masyarkat kelihatannya masih belum puas untuk terus mencari dan ingin tahu, mereka hanya bisa menyalahkan kita, padahal kita sudah berusaha semaksimal mungkin. 11. Dalam menjalankan strategi komunikasinya, hambatan-hambatan apa saja yang dilalui Humas ? Ya hambatannya cukup banyak sekali ya. Situasi pada saat itu ya, banjir kami sulit untuk menjangkau msyarakat secara langsung, kemudian informasi terlambat dikonsumsi oleh publik, ya banyak lah.

TRANSKIP WAWANCARA NARASUMBER Nama Jabatan

: Bapak Endy M. Saputra : Kordinator Liputan RCTI

1. Sejak kapan Anda meliput pemberitaan di Pemprov DKI Jakarta ? Kalau masalah komunikasi Saya di Pemprov sejak tahun 2005 hingga tahun 2007 sampai sekarang. 2. Apakah Anda meliput masalah banjir tahun 2007 lalu ? Berapa lama periode peliputan tersebut ? Ya pastinya, waktur kemarin itu sebenarnya pemberitaan masalah banjir itu keluar pada musim hujan November 2006 dan banjirnya itu terjadikan awal bulan februari terus sampai akhir Maret 2007. 3. Apakah Anda mengetahui siapa yang menjadi juru bicara banjir 2007 ? Bagaimana kredibilitas yang dimiliki oleh juru bicara tersebut ? Tidak ada juru bicara secara khusus masalah banjir ya, pengelaman banjir selama liputan itu biasanya klo ada masalah banjir itu kesempatan untuk cross check ke narasumber ketika mengunjungi daerah-daerah banjir misalnya, Gubernur bicara langsung pada pers dan hasil itu akan disosialisasikan kepada pembaca atau pemirsa, jasi semacam on the spot ke tempat lokasi itu digunakan untuk komunikasi dengan warga. Juru bicara secara khusus tidak ada karena selama ini kita pers selalu diundang seperti gubernuringin melakukan hal apa kita yang datang diundang ke Balaikota untuk jumpa pers. (Bagaimana kredibilitas Humas dimata Pers menurut Anda?) Tugas humas kan memang memberikan informasi, namanya juga ”corong plat merah” mereka sebatas memberikan informasi ke kita, dan kita yang langsung cross check ke lapangan. Memang selama ini ada beberapa hal yang berbada tetapikan namanya juga humas yang disampaikan itukan halhal positif dan yang berhasil, dan hal-hal yang kurang tidak disampaikan nah disinilah tugas pers yang mengecek. Kalau saya nilai sejauh ini kredibilitas mereka karena posisi sebagai humas itu tidak semuanya benar. 4. Bagaimana Anda mengetahui setiap ada konpers, peristiwa atau kegiatan penting di Pemprov DKI Jakarta ? Itu dari Humas, kebetulan kita RCTI memiliki hubungan baik dengan Humas Pemprov, jadi mereka mengundang melalui fax, telepon, sms dan sebagainya untuk masalah apapun biasanya mereka itu mengundang kita, atau yang kedua inisiatif dari kita sendiri kita bertanya kepada Humas acara hari ini apa dan kita langsung hunting dan melakukan wawancara langsung 5. Apa yang dilakukan Humas untuk menyampaikan atau memberikan informasi (mengkomunikasikan) tersebut kepada media dan publiknya ? Setiap tahun sebelum Foke, masih jamanya Sutioso, sudah menjadi tradisi musim penghujan datang itu diadakan rapat Muspida badan penanganan terkait termasuk BMG. Jadi yang dilakukan adalah bagaimana persiapan masing-masing Walikota sampai ketingkat Lurah mengenai banjir kemudian dari TNI & Kapolda, karena masing-masing memiliki tim yang besar nantinya tergabung dalam tim pengendalian banjir hal itu yang dikomunikasikan.

Semua media diundang, juga perwakilan dari LSM diundang dalam rapat itu ”ini loh kondisi Jakarta sat ini dan apa yang dilakukan oleh Pemprov”. Kemudian langkah kedua biasanya menjadi tradisi di Pemprov hingga sekarang mereka melakukan simulasi untuk upaya warning ke warga agar hati-hati karena musim penghujan datang warga diingatkan kembali sekaligus final check, masing-masing tim terlibat dan sudah sejauh mana persiapan mereka, biasanya di Monas, PMInya bagaimana, Pemadam Kebakarannya bagaimana, Trantibnya bagaimana, jadi semua dilaporkan. Kalau sudah terjadi banjir itu biasanya konpers sudah jarang sekali dilakukan, humas biasanya hanya mendampingi Gubernur dan bekerja di crisis center. Tugas mereka mengupdate data daily operations, jadi kita biasanya datang ke crisis center untuk memperoleh data terbaru tentang banjir, misalkan distribusi logistiknya, korban, dan langkah-langkah yang sudah dilakukan Pemprov itu apa (day to day). Setelah banjir di crisis center biasanya buat jadwal konpers misalnya hari ini dengan siapa, dan masalahnya apa. Jadi setiap hari ada, dan Huams hanya menyediakan fasilitasnya saja seperti datanya, orang-orang yang berkaitan siapa mereka yang menyediakan hotlinenya. (Apakah Humas menyediakan Press Release dalam masalah ini?) Release itu kadang-kadang ada, kadang-kadang ngga, ya dari konpers itu hasilnya kita catat sendiri kita hanya disediakan datanya saja. 6. Bagaimana menurut Anda pelaksanaan kerja Humas Pemprov DKI di lapangan ? Pelaksaksanaan komunikasi kalau kita bicara keseluruhan ya masih ada yang perlu diperbaiki, namun yang cukup baik artinya mereka mempermudah kita untuk meliput, wawancara narasumber untuk data dibantu kalau ada apa-apa kita diingetin. Kerjasamanya baik, kinerja mereka juga baik tetapi ada beberapa hal yang masih kurang sempurna itu pasti. 7. Menurut Anda bagaimana hasil dari apa yang dilakukan Humas Pemprov DKI Jakarta pada pengelolaan atau penyampaian banjir tahun 2007 lalu ? Sebetulnya disinilah fungsi pers yang strategis sebagai penghubung Pemprov dengan warga, kalu mengenai hal-hal kebijakan maslah banjir kemudian ditulis oleh pers umumnya akan berpengaruh dan akan membentuk opini kemudian wrga akan tau tidak semata-mata dari Pemprov itu tetapi murni dari lapangan. Efektif atau engganya itu karena pers. 8. Menurut Anda saran atau masukan apa saja yang perlu diperbaiki dari pengelolaan informasi yang dilakukan oleh Humas ? Kita ingin sekali adanya portal khusus mengenai itu, memang ini merupakan kerja orang-orang yang mengerti dan cinta akan jurnalistik, kita butuh portal atau website khusus, kalau wartawan terlambat jadi tidak perlu repot kita cukup lihat di internet atau telepon kita browsing apa yang diinformasikan atau kejadian apa, kecuali televisi. Website khusus day to day operations mengenai jadwalnya, ada kejadian apa, berita apa itu selalu up date. Yang kedua dari humas sendiri itu dokumentasi (gambar), audio visual itu seringkali dari Pemprov tidak ada yang mendokumentasikan kejadiankejadian, misalnya gambar Gubernur atau Wagub saat menggunakan staetment.

Menerangkan bahwa benar yang bersangkutan telah melaksanakan wawancara untuk keperluan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Informasi tentang Banjir 2007 oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta”. (Periode Januari-Februari-Maret 2007), dengan

SURAT KETERANGAN NO. 1216/ BHMP/XIl/2007 TENTANG PENGUMPULAN DATA PENELITIAN

Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Jabatan

: Drs. Arie Budhiman, M.Si. : Kepala Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi DKI Jakarta

Dengan ini menerangkan bahwa : Nama NIM Jurusan Mahasiwa

: : : :

Sila Kastin 04203-011 Public Relations Universitas MERCU BUANA

Telah melakukan Pengumpulan Data Skripsi di Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi DKI Jakarta dengan judul : "Pengelolaan Informasi tentang Banjir 2007 oleh Humas Pemerintah Provinsi DKI Jakarta". Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 28 Desembar 2007

Curriculum Vitae

Data Pribadi Nama

: Sila Kastin

Tempat/Tgl Lahir

: Jakarta, 1 Oktober 1985

Jenis Kelamin

: Perempuan

Agama

: Islam

Status

: Belum Menikah

Kewarganegaraan

: Indonesia

Alamat

: Jl. Jelambar Timur No. 22 Rt. 011 Rw. 09 Jelambar Jakarta Barat 11460

Telepon

: 021-56961430

HP.

: 081519171730

Pendidikan Formal •

2003 s/d 2007

: Universitas Mercu Buana

•

2000 s/d 2003

: SMK N 9 Bandengan, Jakarta Barat

•

1997 s/d 2000

: MTsN 10 Wijaya Kusuma, Jakarta Barat

•

1991 s/d 1997

: SD N Jelambar 03 PG Jakarta Barat

Pendidikan Non Formal •

SCIENCE COLLEGE kursus computer

•

WASHINGTON ENGLISH INSTITUTE

Pengalaman Lapangan dan Organisasi •

Magang di PT PLN (Persero) Distribsi Jakarta Raya & Tangerang

•

Praktek kerja lapangan di Lembaga Administrasi Negara (LAN)

•

Praktek kerja lapangan di kantor Imigrasi

•

Praktek kerja lapangan di Perpajakan Cengkareng