KEMENTERIAN PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA
PENGELOLAAN ARSIP KEMENTERIAN PERHUBUNGAN DALAM PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
SOLO, 25 JANUARI 2017 BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL
AGENDA 1. DASAR HUKUM 2. PENGERTIAN ARSIP DAN INFORMASI 3. KETERBUKAAN ARSIP 4. ARSIP DAN SIFAT ARSIP 5. IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG DAPAT DIAKSES
DASAR HUKUM • UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; • Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; • Peraturan Menteri Perhubungan No PM 78 Tahun 2010 tentang Kode Klasifikasi Arsip; • Peraturan Menteri Perhubungan No PM 79 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip
• Peraturan Menteri Perhubungan No PM 94 Tahun 2013 tentang Penyusutan di Lingkungan Kementerian Perhubungan; • Peraturan Menteri Perhubungan Nomor : PM 72 Tahun 2010 tentang Standar Prosedur Operasional Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Perhubungan
ARSIP
UU NO 43 /2009 TENTANG KEARSIPAN
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara
Informasi Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (1) ).
INFORMASI PUBLIK * Informasi Publik adalah informasi yang
dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lain yang berkaitan dengan kepentingan publik (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (2).
ARSIP MERUPAKAN INFORMASI ATAU SALAH SATU BAGIAN DARI INFORMASI
BADAN PUBLIK Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (3) .
SIFAT INFORMASI PUBLIK
• Setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik; • Informasi publik yang tidak dapat diberikan oleh badan publik seperti informasi yang dapat membahayakan negara, informasi tentang perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat, informasi tentang hak-hak pribadi, informasi tentang rahasia jabatan dan informasi yang belum dikuasai/didokumentasikan; • Ada beberapa informasi publik yang dikecualikan yang bersifat tertutup;
KRITERIA ARSIP YANG TERTUTUP/ INFORMASI YANG DIKECUALIKAN DI LINGKUNGAN KEMENHUB a. b. c. d. e. f. g.
h. i.
Menghambat proses penegakan hukum; Mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; Membahayakan pertahanan dan keamanan negara; Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; Merugikankepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; Mengungkapkanisi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang; Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menuntut sifatnya perlu dirahasiakan.
INFORMASI WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN • Informasi yang wajib diumumkan secara berkala, yaitu informasi yang berkaitan dengan badan publik, i nformasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik, informasi menegnai laporan keuangan, informasi lain sesuai aturan perundangan; • Informasi tersebut disampaikan paling singkat 6 bulan sekali;
INFORMASI WAJIB DIUMUMKAN SECARA SERTA MERTA
•
Informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum;
•
Penyebarluasan informasi tersebut dengan cara yang mudah dan bahasa yang mudah;
Organisasi
Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri) bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta
PPID Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer
diumumkan
Tugas & Fungsi
kebijakan
program
kegiatan kegiatan
Arsip
kegiatan
Arsip
Informasi
Arsip
disediakan
Informasi
Dg alasan pengambilan keputusan publik
kegiatan
terbuka
tertutup Informasi
Dg alasan: politik, ekonomi, sosial, dan hankam
PEMBEDAAN ARSIP ARSIP DINAMIS Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
ARSIP STATIS, Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah diverifikasi oleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga kearsipan, kemudian ditetapkan masuk dalam kategori arsip statis sesuai dengan peraturan per UU an.
PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF, ARSIP INAKTIF, arsip yang frekuensi arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus penggunaannya telah menurun menerus
KRITERIA ARSIP STATIS • Arsip yang mempunyai nilai informasi mengenai kesejarahan tentang suatu peristiwa atau kegiatan; • Arsip yang mempunyai nilai informasi yang tinggi, mengenai iptek sebagai akibat penelitian murni/terapan, mengenai orang, tempat, benda, fenomena dan masalah; • Arsip mengenai perumusan dan pelaksanaan kebijakan; • Arsip mengenai fakta dan keterangan tentang bagaimana lembaga diciptakan, tugas dan fungsi; • Arsip mengenai bukti kekuatan hukum, hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah termasuk bahan bukti peradilan.
JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN 1.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Arsip tentang kebijakan organisasi baik tingkat pusat atau daerah; Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi (struktur, tugas fungsi, job desk, pendirian organisasi) Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (pesawat cn235, sosro bahu, cakar ayam; Arsip tentang bangunan monumental; Arsip tentang batas wilayah Arsip tentang hak patent, formula, resep dan copy right Arsip tentang tokoh atau perorangan yang melekat dari suatu peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah, org.Golkar, lpu, fenomena kejahatan, peristiwa malari, dll.
MEDIA ARSIP ARSIP DAPAT BERUPA:
BAGAIMANA DENGAN ARSIP ? APAKAH ARSIP DAPAT DIAKSES OLEH PUBLIK ?
BAGAIMANA DENGAN PERATURAN KEARSIPAN??? APA SEMUA ARSIP DAPAT DIAKSES PUBLIK ?? 2. PP 34/1979 TENTANG PENYUSUTAN DALAM PENJELASAN DISEBUTKAN BAHWA PADA PRINSIPNYA ARSIP DINAMIS BERSIFAT TERTUTUP 3. PERLU ADANYA IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS MANA YANG DAPAT DIAKSES DAN DIBUKA UNTUK PUBLIK DAN MANA YANG TERTUTUP 1.
SIFAT ARSIP STATIS 1. Pada prinsipnya arsip statis bersifat terbuka untuk umum (open to public); 2. Sebagian arsip dipertimbangkan tertutup dengan alasan keamanan nasional, sensitivitas perorangan, alasan perudangan, dll; penetapan tertutup oleh Kepala Kementerian/Lembaga dilaporkan kepada DPR/D; 3. Perlu adanya pembatasan berapa lama arsip tersebut dapat dibuka untuk umum, di beberapa negara pembatasan tersebut 3o tahun,; 4. Walaupun tertutup tetapi untuk kepentingan penelitian, penyidikan dan penyelidikan arsip tersebut dapat dibuka;
LANJUTAN
• Jika pencipta arsip memberikan persyaratan tertentu maka akses harus dilakukan sesuai persyaratan tersebut; • Arsip statis yang dinyatakan tertutup dapat dibuka setelah 25 tahun setelah melewati masa penyimpanannya, Kepala Lembaga/Kementerian dapat menyatakan arsip menjadi terbuka; • Lembaga/Kementerian memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip dengan beberapa pertimbangan
Identifikasi arsip DINAMIS yang dapat diAKSES
LANGKAH KEGIATAN
• • • •
Memahami fungsi organisasi dan unit kerja; Menggunakan analisa fungsi; Membuat daftar berkas yang ada dalam unit kerja; Penilaian dan penentuan berkas yang dapat dibuka/diakses untuk publik; • Membuat daftar berkas yang dapat dibuka untuk umum; • Legalisasi/pengesahan oleh pimpinan organisasi untuk berkas yang dapat dibuka
ANALISA FUNGSI ORGANISASI FUNGSI/FUNCTION
KEGIATAN/ACTIVITIES
PROSES ADMINISTRASI/ TRANSAKSI/TRANSACTION
BERKASKAN/FILE
Berkas yang diciptakan unit pengolah
NO
Judul Berkas (File)
Keterangan
Berkas yang diusulkan untuk DAPAT diakses NO
Berkas (File)
Keterangan
Berkas yang diciptakan unit pengolah
NO
1.
Judul Berkas (File)
Keterangan
Kepegawaian: a. pengadaan peg; b. pengangkatan pegawai; C. kesejateraan pegawai; d. hasil fit and proper test
Dapat diakses Dapat diakses Dapat diakses Tertutup
Berkas yang diusulkan untuk DAPAT diakses NO
1.
Berkas (File)
a. Pengadaan peg b. pengangkatan pegawai, dll
Keterangan
