LAPORAN PENGELOLAAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK TAHUN 2015 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

LAPORAN PENGELOLAAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK TAHUN 2015

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

BAB I KEBIJAKAN A. Latar Belakang Pusat Pelayanan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dibentuk berdasarkan SK No: HK.01/141/2010 merupakan salah satu unit layanan ANRI yang dilaksanakan oleh Bagian Hubungan Masyarakat dan Tata Usaha Pimpinan. Pembentukan unit ini merupakan implementasi dari Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dalam rangka menjamin pemenuhan hak warga negara dalam memperoleh akses informasi publik dan mewujudkan tujuan penyelenggaraan keterbukaan informasi. Unit ini melaksanakan tugas menyajikan informasi publik dan melayani permohonan informasi dibawah koordinasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Pelayanan informasi publik yang dilaksanakan oleh unit ini merupakan bagian dari pengelolaan informasi publik ANRI berdasarkan peraturan perundangan kearsipan yang telah ditetapkan seiring dengan adanya peraturan keterbukaan informasi publik baik peraturan yang berskala nasional maupun internal. Peraturan Nasional No. 26 Tahun 2011 tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis sebagai Informasi Publik merupakan panduan tidak saja bagi ANRI tetapi juga bagi seluruh badan publik dalam mengelola dan menyediakan informasi yang bersumber dari arsip dinamis sebagai bahan akuntabilitas kinerja badan publik. Sedangkan peraturan No. 11 Tahun 2010 mengenai Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik di Lingkungan ANRI merupakan panduan teknis dalam dalam menyelenggarakan pelayanan informasi publik. Peraturan kearsipan lainnya yang berkaitan dengan pelayanan informasi publik di ANRI adalah Peraturan Kepala ANRI

Nomor 40 tahun 2011 tentang Petunjuk

Pelaksanaan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan ANRI. Peraturan ini juga merupakan pedoman teknis yang digunakan dalam memberikan layanan akses atas suatu informasi yang bersumber dari arsip dinamis terutama dalam mengatur kewenangan pengguna dalam mengakses suatu informasi sesuai dengan tingkat klasifikasi keamanannya. Pengelolaan informasi publik dilakukan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan didukung oleh unit terkait seperti Bagian Arsip sebagai penanggung jawab penyedia informasi publik yang bersumber dari arsip dinamis ANRI, Bagian Hubungan Masyarakat sebagai penangung jawab penyajian dan pemberian layanan

informasi kepada masyarakat serta Biro Organisasi, Hukum dan Kepegawaian dan Inspektorat ANRI sebagai penanggung jawab atas penyelesaian sengketa informasi jika terjadi sengketa dalam pelaksanaan pelayanan pengajuan keberatan. Diharapkan ANRI sebagai badan publik dapat mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik yang dapat dipertanggungjawabkan kepada masayarakat melalui pemberian layanan akses keterbukaan informasi publik yang bersumber dari arsip dinamis dengan sebaik-baiknya.

B. Dasar 1) Peraturan Kepala ANRI Nomor 11 Tahun 2010 Tentang Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik di Lingkungan ANRI. 2) Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 Tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik. 3) Peraturan Kepala ANRI Nomor 40 Tahun 2011 Tentang Petunjuk Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan ANRI. 4) Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja ANRI 5) Program Kerja Biro Perencanaan dan Humas Tahun 2016. C. Tujuan dan Sasaran Laporan ini merupakan pertanggung jawaban kegiatan dan sarana pengawasan serta pengendalian atas pelaksanaan pelayanan dan pengelolaan informasi publik yang dilakukan oleh PPID di lingkungan ANRI. Laporan ini dibuat untuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan publik di ANRI pada tahun 2015.

D. Ruang Lingkup Penyelenggaraan pelayanan informasi publik ANRI melingkupi penyediaan dan penyajian informasi publik ANRI berdasarkan dengan jenis keterbukaan informasi publik, pelayanan permohonan informasi dalam memenuhi hak masyarakat untuk memperoleh informasi publik dengan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam pengelolaan informasi publik yang bersumber dari arsip dinamis ANRI, pendokumentasian pelayanan informasi publik serta pembuatan laporan penyelenggaraan informasi publik di lingkungan ANRI pada setiap tahun pelaksanaan.

BAB II PELAKSANAAN A. Kondisi Saat Ini Kegiatan pelayanan informasi publik ditujukan untuk memenuhi hak masyarakat terhadap informasi yang terkait dengan fungsi ANRI sebagai badan publik yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sebagai upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan dapat dipertanggung jawabkan kepada masyarakat melalui keterbukaan informasi serta sebagai salah satu upaya mendorong masyarakat untuk berperan aktif dalam proses pembangunan melalui pengawalan, pengawasan dan pengendalian seperti memberikan kritik, sumbang saran dan masukan dalam pembuatan kebijakan publik di bidang kearsipan. Upaya peningkatan kualitas layanan informasi publik dilaksanakan oleh PPID melalui beberapa kegiatan yang dimulai dari penyediaan informasi yang bersumber dari arsip dinamis, penyimpanan, pendokumentasian, pengujian konsekuensi atas informasi yang dikecualikan, dan pengklasifikasian informasi, serta pelayananan permohonan informasi. Target pencapaian pelayanan informasi diantaranya tersedianya informasi publik ANRI berdasarkan dengan jenis keterbukaan informasi publik, teraksesnya informasi publik sesuai jenis keterbukaannya, terpenuhinya hak masyarakat dalam memperoleh informasi, serta terkelolanya penyimpanan dan pendokumentasian informasi publik ANRI berdasarkan peraturan kearsipan. Pelaksanaan pelayanan informasi publik oleh PPID ANRI pada tahun 2015 masih berpedoman pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 10 tahun 2010 tentang Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik Di lingkungan ANRI, akan tetapi hanya memberikan layanan informasi yang bersumber dari arsip dinamis karena untuk layanan informasi yang bersumber dari arsip statis telah dilaksanakan oleh unit tersendiri sesuai dengan prosedur layanan arsip statis yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karenanya, sejak tahun 2012 Peraturan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2010 telah diusulkan dan dibuat naskah akademik untuk dilakukan revisi. Sesuai dengan Keputusam Kepala ANRI Nomor 222 Tahun 2015 tentang Program Legislasi ANRI Tahun 2015, perubahan Peraturan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2010 termasuk pada peraturan yang diprioritaskan untuk dilakukann finalisasi. Adapun pada Desember 2015, draft peraturan tersebut sudah diserahkan kepada Bagian Hukum dan Perundang-Undangan. Namun sampai tahun 2015 berjalan drat Perka tersebut belum ada

pembahasan kembali. Demikian pula halnya dengan perubahan Keputusan Kepala ANRI tentang Organisasi PPID masih belum dilakukan perubahan, masih mengacu kepada Keputusan Kepala ANRI Nomor HK.01/141/2010. Hal ini menjadi penting untuk dibahas dan disepakati pada level pengambil kebijakan. Fasilitas penunjang pelaksanaan pelayanan informasi ANRI pada unit PPID telah dilengkapi dengan sarana layanan informasi antara lain tersedianya ruang layanan dan meja layanan lengkap dengan 3(tiga) buah komputer untuk mengakses informasi publik melalui situs internet dan intranet PPID ANRI, papan pengumuman informasi manual maupun elektronik, mesin foto copy, scanner yang ditunjang dengan pengadaan bahan berupa toner untuk mesin foto kopi, printer, CD/VCD serta kertas yang digunakan untuk menggandakan salinan informasi yang dibutuhkan oleh pemohon. Sarana pendukung lainnya berupa penyediaan kotak saran yang berfungsi pula sebagai media pengawasan dan pengaduan masyarakat terhadap layanan yang diberikan oleh PPID ANRI dan pada tahun 2015 ini layanan yang berikan PPID ANRI tanpa pengaduan. Hanya ada masukan agar keterkaitan arsip dan PPID lebih digemakan ke daerah-daerah. Sarana administrasi layanan berupa formulir pengajuan permohonan, tanda bukti pengajuan, tanda terima informasi, formulir pengajuan keberatan serta buku registrasi yang digunakan untuk mendokumentasikan kegiatan pelayanan. Seluruh fasilitas yang disediakan dalam keadaan baik dan dapat digunakan oleh petugas maupun pemohon informasi. Sumber Daya Manusia yang menangani pengelolaan dan pelayanan informasi selalu berusaha dalam mengembangkan kemampuannya demi mewujudkan pelayanan yang prima kepada publik. Peran dan tugas yang dilakukan oleh SDM pengelola informasi publik sesuai dengan jabatannya yaitu arsiparis dalam penyediaan informasi publik, Pranata Komputer dalam pengolahaan data dan penyajian informasi publik pada media yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) serta pranata humas dan hal pelayanan publik di PPID ANRI. B. Upaya yang telah dilaksanakan Upaya peningkatan kualitas layanan publik pun telah dilakukan PPID ANRI antara lain dengan berpartisipasi aktif dalam mengikuti berbagai forum diskusi mengenai Keterbukaan Informasi Publik yang diselenggarakan badan publik lainnya guna memperdalam materi yang terkait dengan pelayanan informasi publik. Upaya tersebut

dilakukan dengan mengikuti berbagai forum pengembangaan kapasitas SDM pengelola informasi

publik

seperti

mengikuti

bimbingan

teknis

uji

konsekuensi

yang

diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat. Partisipasi PPID ANRI dalam kegiatan ini selain merupakan motivasi dalam memperluas wawasan juga menjadi inspirasi bagi PPID ANRI untuk meningkatkan kualitas layanan yang lebih baik kepada publik. Pada tahun 2015 ini PPID ANRI aktif dalam Forum Koordinasi PPID di Lingkungan Badan Publik tingkat nasional maupun forum diskusi lainnya yang terkait layanan masyarakat. Adapun dalam Forum Koordinasi PPID di lingkungan Badan Publik, sesuai dengan Keputusan Direktur Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik Kementerian Komunikasi dan Informatikan Nomor37 Tahun 2015, ANRI berperan sebagai Anggita Bidang Pengembangan. Pada tahun 2015, peran unit-unit kerja sebagai penyedia informasi publik beserta unit kearsipan sebagai penanggung jawab kegiatan penyediaan informasi publik harus terus dioptimalkan agar dapat memudahkan dalam penyusunan dan penyediaan Daftar Informasi Publik. Upaya ini dilaksanakan melalui kerja sama dengan unit kearsipan dan unit kerja lainnya dalam penyediaan, pendokumentasian serta penyimpanan informasi publik termasuk pelayanan informasi melalui media elektronik yang dikekola bagian arsip ANRI. Kegiatan pelayanan yang juga telah dilaksanakan berupa pengadaaan sarana pendukung berupa penyediaan kotak saran di ruang layanan yang akan digunakan sebagai sarana komunikasi antar publik dengan PPID ANRI sebagai badan publik terutama dalam menampung aspirasi, kritik dan saran yang membangun. Layanan yang diberikan PPID ANRI pada tahun 2015 ini meliputi penyediaan informasi publik sesuai dengan jenis keterbukaan informasi publik pada situs resmi (www.anri.go.id) yang dapat diakses publik serta melalui papan pengumuman elektronik (touch screen) yang disediakan di luar ruang layanan. Penyediaan Informasi publik dilaksanakan sesuai dengan jenis keterbukaan informasi ; informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta dan tersedia setiap saat. Pengembangan sistem informasi dan dokumentasi juga telah dilakukan oleh PPID ANRI dengan memanfaatkan TIK. Salah satu upaya yang telah dilakukan yaitu publikasi informasi yang bersumber dari arsip dinamis aktif yang berasal dari unit pencipta arsip ANRI melalui layanan online pada situs www.jikn.go.id. Situs ini selain menyajikan informasi arsip statis juga menampilkan informasi publik yang bersumber dari arsip

dinamis, dengan demikian masyarakat dapat mengakses informasi publik yang berasal dari seluruh badan publik yang terjaring dan terhubung dengan situs ini. Selain itu, pada tahun 2015 PPID ANRI turut aktif dalam kegiatan Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik pada Badan Publik yang diinisiasikan oleh Komisi Informasi Pusat. Kegiatan pemeringkatan ini merupakan salah satu bentuk monitoring dan evaluasi terhadap implementasi Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang dilakukan Komisi Informasi Pusat. Tahun 2014 ANRI berada pada peringkat I kategori Lembaga Negara dengan nilai keterbukaan 94,6. Jika diurutkan secara keseluruhan dari seluruh kategori Badan Publik, ANRI berada pada peringkat keenam dengan peringkat kesatu Kementerian Keuangan. Pada tahun 2015 ANRI berada pada peringkat I kategori Lembaga Pemerintah Non Kementerian dengan nilai keterbukaan 98,056 dan berada pada peringkat II dari seluruh kategori Badan Publik dengan peringkat I masih dipegang oleh Kementerian Keuangan. Partisipasi aktif PPID ANRI dalam pemeringkatan keterbukaan informasi publik tersebut juga menjadi salah satu bahan evalusi terhadap hal-hal pa saja yang masih belum terpenuhi ANRI dalam mengimplementasikan Keterbukaan Informasi Publik. Pelayanan informasi publik oleh PPID ANRI pada tahun 2015 secara umum berlangsung sesuai dengan rencana. Target pelaksanaan penyajian informasi publik telah dilaksanakan antara lain tersedianya informasi publik berdasarkan jenis keterbukaan pada situs resmi ANRI. Dalam hal pelayanan permohonan informasi oleh publik yang datang secara langsung dan tidak langsung telah dilaksanakan dengan baik. Waktu layanan yang diberikan kepada pemohon informasi dapat dipenuhi, yang disesuaikan dengan kondisi informasi yang diminta dan informasi tersebut adalah informasi yang dapat dipertanggungjawabkan, tidak menyesatkan, benar dan akurat. Dalam usaha pemenuhan hak-hak publik atas informasi publik PPID telah melayani seluruh lapisan masyarakat dengan baik sesuai prosedur dan peraturan perundangan yang berlaku.

BAB III RINCIAN Rekapitulasi Pemohon Informasi Publik Tahun 2015 pada unit layanan PPID :

TIDAK ADA TANGGAL -

Permohonan informasi secara langsung a.n Saharudin Karsan mengenai Informasi keterbukaan informasi publik di ANRI

-

Permohonan informasi secara langsung a.n Egananda Pratama Ramadhan mengenai magang

-

Permohonan informasi secara langsung a.n Marviana Dewi mengenai foto rakoor bidakara

-

Permohonan informasi secara langsung a.n Avestiva Iriyati mengenai mencari dokumentasi alm.Tino Sida

Bulan Januari 2015 1.

Permohonan informasi secara langsung a.n Nuri S, Hilwijaya,Rr , Harifah mengenai Koordinasi dengan Humas ANRI pada tanggal 6 Januari 2015.

2.

Permohonan informasi melalui email a.n Ulqiyatus Zahrah mengenai Jam kunjungan ANRI pelaksanaan KKL mahasiswa Pend.Sejarah, Jurusan Sejarah, Fak. Ilmu Sosial Universitas Negeri Malang pada tanggal 17 Januari 2015

3.

Permohonan informasi secara langsung a.n Rini Fajarwati mengenai Penelusuran arsip PU (lampiran dan berita acara) Tahun 2000 (sebagai tembusan ke Ka.ANRI) pada tanggal 27 Januari 2015.

4.

Permohonan informasi secara langsung a.n Liyana mengenai Surat izin penayangan video Bung Karno pada tanggal 30 Januari 2015.

Bulan Februari 2015 5.

Permohonan informasi secara langsung a.n Fauzan Anyasfika mengenai Wawancara sejarah lisan Mayjend (Purn) Saurip Kadi pada tanggal 6 Februari 2015.

6.

Permohonan informasi secara langsung a.n Juhairiah mengenai Prosedur kunjungan, penelitian, magang dan riset bagi mahasiswa sejarah pada tanggal 11 Februari 2015.

7.

Permohonan informasi secara langsung a.n Sandi Gustomo mengenai Peraturan Bersama kepala ANRI dan kepala BKN tentang pedoman JRA Kepegawaian pada tanggal 17 Februari 2015.

8.

Permohonan informasi secara langsung a.n Aulia Citra mengenai Peraturan-peraturan yang terkait dengan kearsipan pada tanggal 17 Februari 2015.

9.

Permohonan informasi secara langsung a.n Adi Candra mengenai Prosedur dan sistem magang Mahasiswa jurusan sejarah pada tanggal 18 Februari 2015.

10.

Permohonan informasi secara langsung a.n Ahmad Arif Cahyono mengenai Sarana dan Prasarana serta struktur bangunan Depo Arsip sesuai standar kearsipan di ANRI pada tanggal 18 Februari 2015.

11.

Permohonan informasi secara langsung a.n Swandy Sitohang mengenai Persyaratan pelaksanaan magang kearsipan beserta jadwal magang yang telah terlaksana pada tanggal 18 Februari 2015.

12.

Permohonan informasi secara langsung a.n Sumaryanto mengenai prosedur pelaksanaan PKL bagi SMK Jurusan Akuntansi pada tanggal 23 Februari 2015.

13.

Permohonan informasi secara langsung a.n Gustiyarini mengenai PERKA pada tanggal 24 Februari 2015.

14.

Permohonan informasi secara langsung a.n Achmad Yusuf mengenai Prosedur alih media arsip digital (kaset,video,dll) pada tanggal 24 Februari 2015.

15.

Permohonan informasi secara langsung a.n Asep Restu Jaya mengenai Prosedur kunjungan SMK Jurusan Administrasi Perkantoran pada tanggal 24 Februari 2015.

16.

Permohonan informasi secara langsung a.n Eman Ati Ayumi mengenai Prosedur pelaksanaan prakerin di ANRI pada tanggal 24 Februari 2015.

17.

Permohonan informasi secara langsung a.n Indah Kurniasari mengenai SOP keterbukaan informasi publik dan daftar berkas dan isi berkas pada tanggal 25 Februari 2015.

18.

Permohonan informasi secara langsung a.n Heni Oktiandawati mengenai SOP Prakerin di ANRI pada tanggal 27 Februari 2015.

19.

Permohonan informasi secara langsung a.n Dini Sofiyani mengenai Pelaksanaan prakerin administrasi perkantoran di ANRI pada tanggal 27 Februari 2015.

Bulan Maret 2015 20.

Permohonan informasi secara langsung a.n Aryani mengenai Tahapan kunjungan ke ANRI pada tanggal 2 Maret 2015.

21.

Permohonan informasi secara langsung a.n Sugiyono mengenai Praktek Kerja Industri di ANRI pada tanggal 2 Maret 2015.

22.

Permohonan informasi secara langsung a.n Luluk Masruroh,S.Pd mengenai Sumber belajar sejarah yang otentik pada tanggal 2 Maret 2015.

23.

Permohonan informasi secara langsung a.n Drs.Suyud mengenai Arsip tentang Kepulauan Bangka Belitung,Arsip layanan (CD) tentang layanan arsip yang terkena bencana pada tanggal 3 Maret 2015.

24.

Permohonan informasi secara langsung a.n Slamet Priyadi mengenai Event ANRI (seminar/workshop) pada tanggal 10 Maret 2015.

25.

Permohonan informasi secara langsung a.n Tjoki Aprianda Siregar (Aa.Dir. Timur Tengah Kemenlu RI) mengenai Data Mr.Abdurrauf Bin Muhammed Sholeh AsShobban selaku kuasa usaha Ad Interim (KUA) pertama Kadubes Kerajaan Arab Saudi pada tanggal 17 Maret 2015.

26.

Permohonan informasi melalui email a.n Aulia Citra mengenai Data-data mengenai dokumen elektronik pada tanggal 13 Maret 2015.

27.

Permohonan informasi secara langsung a.n Henny D.S Onibala mengenai Permintaan data Kearsipan dan Pemberkasan pada tanggal 13 Maret 2015.

28.

Permohonan informasi secara langsung a.n Musdalifah Zaenuddin,S.Sos mengenai Restorasi dan ruangan depo pada tanggal 13 Maret 2015.

29.

Permohonan informasi secara langsung dan email a.n Widi Hafidi (SMKN 1 Cipanas) mengenai surat tanggapan kesediaan kunjungan industri untuk tanggal 7 Mei 2015 pada tanggal 17 Maret 2015.

30.

Permohonan informasi secara langsung a.n Ramadhany Firmansyah mengenai prosedur magang, penelitian dan penelusuran arsip statis atau arsip bersejarah pada tanggal 17 Maret 2015.

31.

Permohonan informasi secara langsung a.n Nadhila Adelina menganai Prosedur layanan perbaikan arsip pada tanggal 17 Maret 2015.

32.

Permohonan informasi secara langsung a.n Nabiella Hamdania mengenai Prosedur pengajuan penelitian skripsi pada tanggal 18 Maret 2015.

33.

Permohonan informasi melalui email a.n Yudi Indonesia Travel mengenai permohonan prosedur dan izin kunjungan ke ANRI pada tanggal 24 Maret 2015.

34.

Permohonan informasi secara langsung a.n Egga Sumarna Anas mengenai Laporan prakerin (Konsep) pada tanggal 24 Maret 2015.

35.

Permohonan informasi melalui email a.n Hayrunnisa Mutya mengenai Informasi permohonan PKL pada tanggal 24 Maret 2015.

36.

Permohonan informasi melalui email a.n Manda mengenai Informasi kunjungan pada tanggal 24 Maret 2015.

37.

Permohonan informasi secara langsung dan email a.n Dr. Tamara Adriani Susetyo,S.S,M.A mengenai

Prosedur

tetap pelaksanaan kegiatan di

ruang

penyimpanan arsip statis pada tanggal 25 Maret 2015. 38.

Permohonan informasi secara langsung a.n Mohammad Sabila Rusydi mengenai Buku tentang ANRI pada tanggal 25 Maret 2015.

39.

Permohonan informasi secara langsung a.n Diny Albayyinah mengenai mengetahui informasi lebih detail tentang profil ANRI dan untuk bahan laporan observasi pada tanggal 25 maret 2015.

40.

Permohonan informasi secara langsung a.n Diana Suryadi mengenai pelaksanaan kunjungan mahasiswa UNINDRA pada tanggal 25 Maret 2015.

41.

Permohonan informasi secara langsung a.n Niken Aditya mengenai Daftar absensi prakerin pada tanggal 25 Maret 2015.

42.

Permohonan informasi secara langsung a.n M.Sabila Rusydi mengenai dokumen peraturan tentang perawatan arsip pada tanggal 26 Maret 2015.

43.

Permohonan informasi secara langsung a.n Fauzan Anyasfika mengenai Konsep Surat Edaran pada tanggal 27 Maret 2015.

44.

Permohonan informasi secara langsung a.n Fitriyan mengenai Film Bung Hatta pada tanggal 31 Maret 2015.

45.

Permohonan informasi secara langsung a.n Nani Herawati,SH mengenai Peraturan kearsipan, layanan arsip pada tanggal 31 Maret 2015.

46.

Permohonan informasi secara langsung a.n Windi Rachmisyah mengenai Acara Observasi Keprotokolan pada tanggal 31 Maret 2015.

47.

Permohonan informasi secara langsung a.n Chandra Wahyu Utama mengenai konsep proposal magang pada tanggal 31 Maret 2015.

48.

Permohonan informasi secara langsung a.n Deni mengenai Dokumen Pendukung kearsipan pada tanggal 31 Maret 2015.

Bulan April 2015 49.

Permohonan informasi secara langsung a.n Desi Dwi Sugianti mengenai Jadwal kunjungan diorama pada tanggal 1 April 2015.

50.

Permohonan informasi melalui email dari Perpustakaan di Banyumas mengenai Sambutan Mempan RB RI dalam acara Rakor Penyelenggaraan Kearsipan tanggal 31 Maret 2015 pada tanggal 2 April 2015.

51.

Permohonan informasi melalui surat a.n Frans Julius Wenas mengenai Informasi nama, Jabatan, alamat dan telp.kantor kepala ANRI dan Pejabat Eselon I & II pada tanggal 6 April 2015.

52.

Permohonan informasi secara langsung a.n Ardy Pratama mengenai Soft copy peraturan kepala ANRI 31 tahun 2012, 32 tahun 2012, UU 43 2009, PP 28 tahun 2012 pada tanggal 7 April 2015.

53.

Permohonan informasi secara langsung a.n Vicky Verry Angga mengenai Prosedur pelaksanaan magang di ANRI pada tanggal 8 April 2015.

54.

Permohonan informasi secara langsung a.n Raka Prima Santosa mengenai Peraturan tentang Kearsipan UU ataupun Peraturan Pemerintah pada tanggal 8 April 2015.

55.

Permohonan informasi secara langsung a.n Baharuddin Usudullah mengenai informasi jadwal kunjungan untuk SMK di ANRI pada tanggal 9 April 2015.

56.

Permohonan informasi secara langsung a.n Padhyni Ashridhona mengenai Peraturan tentang perawatan Arsip di ANRI pada tanggal 13 April 2015.

57.

Permohonan informasi secara langsung a.n Bpk.Purwanto mengenai kunjungan mahasiswa program Vokasi pada tanggal 13 April 2015.

58.

Permohonan informasi secara langsung a.n Patriot M. Mengenai Standar penyimpanan arsip statis pada tanggal 14 April 2015.

59.

Permohonan informasi secara langsung a.n Bahagio Rahardjo mengenai prosedur penelitian di ANRI pada tanggal 14 April 2015.

60.

Permohonan informasi secara langsung a.n Nida Tsaura mengenai Prosedur magang jurusan Antropologi

61.

Permohonan informasi secara langsung a.n Djodi Setiawan mengenai Fungsi dan tigas ANRI pada tanggal 20 April 2015.

62.

Permohonan informasi secara langsung a.n Prima Putri mengenai koleksi layanan publik ANRI (di ruang baca) anggota untuk akses arsip pada tanggal 24 April 2015.

63.

Permohonan informasi secara langsung a.n Puji Puspita Sari mengenai a. Sistem penomoran/pengkodean/labeling arsip yang ada di ANRI, b. Kegiatan konservasi, c.

Member, d. Persyaratan suatu arsip dapat diserahkan ke ANRI pada tanggal 24 April 2015. 64.

Permohonan informasi secara langsung a.n Esti Indah P.L mengenai Magang untuk mahasiswa pada tanggal 27 April 2015.

65.

Permohonan informasi melalui email dari KPAD Raja Empat mengenai Pelaksanaan rakornas kearsipan tahun 2015 pada tanggal 28 April 2015.

66.

Permohonan informasi secara langsung a.n Yanuar Kurniawan mengenai SOP PPID pada tanggal 29 April 2015

67.

Permohonan informasi secara langsung a.n Desriani Eka Putri mengenai kontak penyewaan Gd.ANRI di Jl.Gajah Mada pada tanggal 30 April 2015.

Bulan Mei 2015 68.

Permohonan informasi secara langsung a.n Adham mengenai publikasi melalui radio pada tanggal 4 Mei 2015.

69.

Permohonan informasi secara langsung a.n M.Afif Nikmatullah mengenai cara mencari data skripsi tentang klasifikasi di ANRI pada tanggal 6 Mei 2015.

70.

Permohonan informasi secara langsung a.n Susilowati mengenai mobil sedan arsip pada tanggal 6 Mei 2015.

71.

Permohonan informasi secara langsung a.n Tantyo Hamami mengenai Profil ANRI pada tanggal 7 Mei 2015.

72.

Permohonan informasi secara langsung a.n Ahmad Faisal mengenai pelaksanaan magang mahasiswa di ANRI pada tanggal 8 Mei 2015.

73.

Permohonan informasi secara langsung a.n Crist Forend mengenai Profil diorama sejarah bangsa indonesia pada tanggal 11 Mei 2015.

74.

Permohonan informasi secara langsung a.n Fauzan mengenai Contoh formulir penilaian dewan juri lomba paduan suara pada tanggal 13 Mei 2015.

75.

Permohonan informasi secara langsung a.n dr. Lely Eliana,SPM mengenai legalisir dan surat keterangan juara tingkat pada tanggal 25 Mei 2015.

76.

Permohonan informasi secara langsung a.n M.Hafizh Asysyafa mengenai legalisir serfitikat pada tanggal 27 Mei 2015.

77.

Permohonan informasi secara langsung a.n Kurnia Pertiwi,S.H mengenai dokumentasi kegiatan sosialisasi SIKD JIKN tanggal 28 Mei 2015 pada tanggal 28 Mei 2015.

Bulan Juni 2015 78. Permohonan informasi secara langsung a.n Nurul Fatmi mengenai peraturan perundang-undangan tentang kearsipan pada tanggal 10 Juni 2015. 79. Permohonan informasi secara langsung a.n Idham Cholid mengenai JRA substansif dan informasi diklat teknis kearsipan pada tanggal 11 juni 2015.

Bulan Juli 2015 80. Permohonan informasi secara langsung a.n Windhu Jatmiko mengenai Pengajuan magang pada tanggal 2 Juli 2015. 81. Permohonan informasi secara langsung a.n SM Hasan Saman mengenai arsip suratsurat pemerintah / BUMN terkait dengan pengosongan dan pengadaan lahan pemukiman Koja Utara – Jakut pada tanggal 30 Juli 2015.

Bulan Agustus 2015 82. Permohonan informasi secara langsung a.n Hj.Ratna Rauf mengenai film-fil dokumenter di bagan Humas pada tanggal 12 Agustur 2015. 83. Permohonan informasi secara langsung a.n Dra. Hj. Sri Rahmawati MH mengenai film dokumenter soekarno dan rev.mental pada tanggal 12 Agustus 2015. 84. Permohonan informasi secara langsung a.n Lulu Tantikurrahman,S.Sos mengenai Fil Kesejarahan pada tanggal 13 Agustus 2015. 85. Permohonan informasi secara langsung a.n Pebiyani Jayanti S.Ip mengenai Kelembagaan PPID di ANRI pada tanggal 25 Agustus 2015. 86. Permohonan informasi secara langsung a.n Nico Indra Sakti,SH,Mkn mengenai Keputusan Pensiun Badan Administrasi Kepegawaian Negara a.n Ny.RA.Rukiyah Jd.Alm Soekarjo pada tanggal 31 Agustus 2015.

Bulan September 2015 87.

Permohonan informasi melalui email a.n Ratna Fitria Utami mengenai nomor kontak untuk mewawancarai Tim Task Force pada tanggal 1 September 2015.

88.

Permohonan informasi secara langsung a.n Dra Ismiyati Gay mengenai Dokumentasi wawancara kepala daerah (Bentuk contoh buku , vidio, dll) pada tanggal 1 september 2015.

89.

Permohonan informasi secara langsung a.n Herry Sudjatmiko mengenai Peraturanperaturan yang berhubungan dengan proses akreditasi perusahaan pada tanggal 10 September 2015.

90.

Permohonan informasi secara langsung Nunik Pujiyati (Peserta diklat pengelolaan arsip berbasis TIK) mengenai Seputar PPID pada tanggal 10 September 2015.

91.

Permohonan informasi secara langsung a.n Puji Indradi mengenai dukungan surat edaran kegiatan magang, surat dukungan kegiatan alih media pada tanggal 22 September 2015.

Bulan Oktober 2015 92.

Permohonan informasi secara langsung a.n Siska Handayani,S.Sos mengenai Tentang kearsipan pada tanggal 5 Oktober 2015.

Bulan November 2015 93.

Permohonan informasi melalui email a.n Asih Rahayu mengenai Restorasi Arsip Statis pada tanggal 2 November 2015.

94.

Permohonan informasi melalui email a.n Blasius Mengkaka mengenai Penankan karya tulis pada tanggal 4 November 2015.

95.

Permohonan informasi melalui email a.n Budiarto Eko Kusumo mengenai Sejarah Hotel Tonjes di Pasuruan pada tanggal 11 November 2015.

96.

Permohonan informasi secara langsung a.n Julaeha mengenai SK Pensiun D.Harahap no 1236320 tanggal 1 juli 1964;Gol II/b pada tanggal 5 November 2015.

97.

Permohonan informasi secara langsung a.n Rasiman mengenai bukti arsip koferensi asia afrika dan film pada tanggal 10 November 2015.

98.

Permohonan informasi secara langsung a.n Dra. Ika Rukasih mengenai Penataan/ pengelolaan informasi dan dokumentasi pada tanggal 12 November 2015.

99.

Permohonan informasi secara langsung a.n Hamidullah mengenai Memperoleh informasi tentang asosiasi arsiparis indonesia pada tanggal 16 November 2015.

100.

Permohonan informasi secara langsung dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor mengenai Informasi masalah kearsipan dalam tahun kedepan pada tanggal 18 November 2015.

101.

Permohonan informasi secara langsung a.n Richo Prafitra Avianto mengenai Permohonan magang bidang pranata humas pada tanggal 19 November 2015.

102.

Permohonan informasi secara langsung a.n Lisa Nursafitri mengenai Permohonan madang bidang kesekertarisan pada tanggal 19 November 2015.

103.

Permohonan informasi secara langsung a.n Aa Firmansyah mengenai Kunjungan Lapangan pada tanggal 19 November 2015.

104.

Permohonan informasi secara langsung a.n Ferdia Reza Armanda mengenai Struktur organisasi, Job Base unit kerja pada tanggal 23 November 2015.

105.

Permohonan informasi secara langsung a.n Andi Supiandi mengenai Struktur Organisasi pada tanggal 23 November 2015.

106.

Permohonan informasi secara langsungKunjungan bahan informasi Non Buku pada tanggal 23 November 2015.

107.

Permohonan

informasi

secara

langsung

a.n

Ani

Setijawati

mengenai

Pemarsyarakatan Kearsipan,meliputi pameran, lomba & penerbitan Buletin warta arsip pada tanggal 24 November 2015. 108.

Permohonan informasi secara langsung a.n Johana sari mengenai Standar gedung arsip dan depo arsip pada tanggal 27 November 2015.

109.

Permohonan informasi secara langsung a.n Miyati Dwi Martitin mengenai yang berkaitan dengan kearsipan pada tanggal 24 November 2015.

110.

Permohonan informasi secara langsung dari SMK Bumi Putera / Abdul Hapid mengenai Permohonan kunjungan kearsipan pada tanggal 27 November 2015.

Bulan Desember 2015 111.

Permohonan informasi secara langsung a.n M.Zaenal Mutaqin dkk mengenai Tata kelola arsip di pusat layanan informasi pada tanggal 1 Desember 2015.

112.

Permohonan informasi secara langsung a.n Tapi Lanniarni mengenai Magang /pkl pada tanggal 2 Desember 2015.

113.

Permohonan informasi secara langsung a.n Rilla Putri Oktavia mengenai informasi tentang kearsipan pada tanggal 2 Desember 2015.

114.

Permohonan informasi secara langsung a.n Haznam Fahriza mengenai observasi lapangan manajemen lembaga informasi pada tanggal 2 Desember 2015.

115.

Permohonan informasi secara langsung a.n M.Dwison Alizah mengenai implementasi tanda tangan elektronik di ANRI pada tanggal 8 Desember 2015.

116.

Permohonan informasi secara langsung a.n Miftahudin,SE mengenai Konfirmasi tanggal pada tanggal 10 Desember 2015

117.

Permohonan informasi secara langsung a.n Wahyudin mengenai Pedoman pelestarian arsip pada tanggal 14 Desember 2015.

Selama tahun 2015 tidak terdapat keberatan informasi dari masyarakat terhadap layanan informsi publik yang dilaksanakan oleh unit layanan PPID ANRI, dengan demikian, tidak pula terjadi sengketa informasi karena, sesuai dengan mekanismenya, sengketa informasi akan muncul jika keberatan informasi tidak terselesaikan di badan publik. Namun untuk penolakan informasi terjadi pada permohonan informasi: 1. a.n. Rini Fajarwati mengenai Penelusuran arsip PU (lampiran dan berita acara) Tahun 2000 (sebagai tembusan ke Ka.ANRI) pada tanggal 27 Januari 2015; 2. a.n Nico Indra Sakti,SH,Mkn mengenai Keputusan Pensiun Badan Administrasi Kepegawaian Negara a.n Ny.RA.Rukiyah Jd.Alm Soekarjo pada tanggal 31 Agustus 2015; 3. a.n Julaeha mengenai SK Pensiun D.Harahap no 1236320 tanggal 1 juli 1964;Gol II/b pada tanggal 5 November 2015 Penolakan ini dilakukan karena informasi yang dimohon tidak didokumentasikan di ANRI, seperti halnya terdapat pada Pasal 6 ayat (3) huruf e Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Alasan tersebut juga diperoleh berdasarkan keterangan tertulis dengan unit kerja terkait.

BAB IV ANGGARAN

Dalam pelaksanaan pelayanan informasi publik di PPID ANRI didukung oleh anggaran yang melekat di kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat dengan suboutput Pelayanan Informasi Publik. Jumlah mata anggaran yang disediakan pada tahun 2015 untuk pelayanan informasi publik sebesar Rp. 22.162.000,00. Adapun anggaran sampai dengan akhir tahun anggaran ini telah digunakan sebesar Rp. 21.387.000,00 (96,46%). Anggaran tersebut dibelanjakan alat tulis kantor yang medukung kegiatan pelayanan informasi publik. Adapun pembelanjaan alat tulis kantor ini terdiri dari pembelian toner foto copy, tinta printer, kertas dan cakram dvd. Keseluruhannya disediakan di Pusat Pelayanan Informasi PPID ANRI. Selain itu, guna koordinasi kegiatan PPID dilaksanakan dan dianggarkan pula rapat kerja. Rapat ini melibatkan unit pengolah dan unit kearsipan.

BAB V EVALUASI Pelaksanaan penyelenggaraan layanan publik di ANRI tentu saja tidak terlepas dari berbagai masalah yang menjadi kendala dalam mengupayakan pencapaian target-target yang telah direncanakan. Berikut adalah beberapa hal yang menjadi catatan dan evaluasi dalam pengelolaan pelayanan informasi publik: 1)

Kebijakan mengenai pengelolaan informasi publik di lingkungan ANRI hingga saat ini masih dalam proses revisi sehingga aturan tata kelola informasi publik yang menjadi dasar dari pelaksanaan pelayanan informasi publik ANRI perlu untuk segera ditetapkan mengingat peraturan tersebut juga merupakan panduan teknis bagi PPID ANRI dan unit-unit kerja terkait. Selain itu, penetapan peraturan tersebut juga dapat mempertimbangkan masukan-masukan dari tiap unit eselon I dan hasilnya disemakati, sehingga dalam implementasi dapat bersama-sama konsisten dan komitmen untuk mendukung implementasi keterbukaan informasi publik;

2)

Penyajian dan pemutakhiran informasi publik pada website resmi PPID ANRI terkadang tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan yang disebabkan oleh kurangnya koordinasi dengan unit kerja penyedia informasi dalam menyampaikan informasi publik ke PPID ANRI. Perlu adanya komitmen dan kesepakatan untuk selalu berkoordinasi dengan unit kerja terkait demi terpenuhinya hak-hak publik berdasarkan peraturan yang ditetapkan. (Perka Nomor 10 tahun 2010 tentang Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik Di Lingkungan ANRI) Tidak harus selalu PPID yang meminta, namun unit kerja terkait seharusnya memahami informasi publik apa saja yang dimilikinya, terutama untuk jenis informasi publik yang wajib diumumkan secara berkala;

3)

Penyajian informasi publik melalui website resmi PPID ANRI yang pada tahun 2015 dilakukan melalui situs resmi ANRI dan pada tahun 2015 ini masyarakat telah dapat mengakses informasi publik ANRI melalui webiste www.anri.go.id. Kendala yang dihadapi seperti ketidakstabilan koneksi website ANRI sehingga jaminan terhadap publik dalam mengakses informasi publik secara online tidak optimal;

4)

Sistem Informasi dan Dokumentasi yang telah dikembangkan dan diimplementasikan di ANRI seperti aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) telah terintegrasi dengan pengelolaan informasi publik ANRI. Namun tetap memerlukan konsistensi dukungan dari seluruh pegawai ANRI demi terwujudnya pelayanan yang baik yang

cepat, tepat, mudah dan murah mengingat TIK telah menjadi kebutuhan dan tuntutan dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan publik; 5)

Penyempurnaan Keputusan PPID ANRI terhadap hasil Uji Konsekuensi harus dilakukan. Uji konsekuensi juga dikomunikan kepada unit kerja pemilik informasi serta dikoordinasikan kepada Bagian Hukum dan Perundang-Undangan. Pada tahun 2015 hasil Uji Konsekuensi baru dituangkan ke dalam berita acara pelaksanaan Uji Konsekuensi;

6)

Pelaksana tugas-tugas pelayanan informasi publik di PPID ANRI masih membutuhkan peningkatan secara kualitas dan kuantitas. Sejatinya dalam pelaksanaan tugas PPID dibantu oleh Pejabat Fungsional PPID (PFPID) yang terdiri dari pranata humas, pranata komputer dan arsiparis. Namun pada tahun 2015, PFPID juga merangkap penugasan di Bagian Humas dan Tata Usaha Pimpinan yang terdiri dari pranata humas dan arsiparis. Sedangkan untuk pranata komputer, hanya diperbantukan sehingga tidak dapat sertamerta langsung menindaklanjuti penugasan. Selain itu, sdm pun dibutuhkan tambahan pengetahuan dan wawasan yang lebih melalui pendidikan dan pelatihan yang terkait dengan pelayanan sehingga lebih prima dalam memberikan layanan kepada publik. Setidaknya turut aktif dalam forum diskusi mengenai pelayanan informasi publik yang diselenggarakan Kementerian Komunikasi dan Informatika, Kantar Staf Presiden, Komisi Informasi Pusat, Badan Publik pemerintah lainnya;

7)

Diperlukan penyusunan electronic PPID e-PPID untuk semakin memudahkan pemohon informasi memperoleh informasi publik ANRI yang tepat, cepat, murah dan sederhana;

8)

Standar Operasional Prosedur (SOP) harus dilengkapi, mengingat saat ini baru ada SOP pelayanan informasi publik dan penyajian informasi publik. Adapun SOP yang harus dilengkapi yaitu: Penggandaan Informasi Publik, Pengajuan Keberatan/Ketidakpuasan Permohonan Informasi Publik, Pengajuan Keberatan terhadap Permohonan Informasi Publik, dan Tata Cara Uji Konsekuensi.

BAB VI REKOMENDASI DAN TINDAK LANJUT

1) Rekomendasi Pelayanan informasi publik oleh PPID ANRI terus diupayakan agar sesuai dengan rencana sehingga dapat mencapai target pada setiap tahapan pelaksanaan. Tersajinya dan informasi publik ANRI berdasarkan jenis-jenis keterbukan informasi publik pada situs resmi ANRI, telah menunjukkan adanya upaya dan usaha PPID dalam meningkatkan penyelenggaraan keterbukaan informasi publik. Ketersediaan informasi publik sangat bergantung pada cara pengelolaan informasi di unit-unit kerja yang mengolah informasi. Selain sdm pengelola arsip menjadi informasi yang harus lebih menjadi perhatian PPID juga dibutuhkan dukungan dari pejabat di tiap unit kerja (central file) agar pengelolaan informasi di Unit Kerja tepat dan efektif. Bberapa hal yang menjadi evaluasi dan catatan diperlukan tindak lanjut oleh para pemegang kebijakan. Mengingat melalui implementasi Keterbukaan Informasi Publik sebenarnya momentum bagi ANRI untuk menjadikan role model peran arsip dalam akuntabilitas kinerja organisasi, khususnya dalam penyediaan informasi publik yang akurat yang bersumber dari arsip. Penyelengaraan keterbukaan informasi publik ANRI oleh PPID sesuai dengan UU KIP yang diberlakukan. PPID ANRI selalu berusaha untuk menunaikan kewajibankewajiban sebagaimana diamanatkan dalam UU KIP. Kendala yang yang dihadapi PPID dalam implementasi UU KIP harus diselesaikan dengan baik, sehingga tidak menjadi hambatan dalam mengimplementasikan UU KIP secara menyeluruh di Badan Publik ANRI. Adanya dukungan dari seluruh pegawai ANRI adalah faktor penentu keberhasilan pelayanan informasi publik oleh PPID ANRI.

2) Tindak Lajut 1. Perlu terus diupayakan peningkatan kualitas layanan untuk mengantisipasi tuntutan masyarakat yang semakin meningkat melalui kualitas SDM yang didukung dengan sarana dan prasarana yang memadai. 2. Komunikasi dan koordinasi antar unit kerja (pengolah) sebagai pemilik informasi dengan unit kearsipan sebagai koordinator dan unit layanan PPID sebagai penyaji informasi publik perlu terus terjalin untuk memperlancar kegiatan layanan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat

3. PPID ANRI telah dua tahun berturut-turut memperoleh peringkat I, dibutuhkan keseriusan dalam peningkatan kulalitas dan kuantitas SDM. 4. Forum komunikasi antar PPID dari seluruh badan publik perlu terus terjalin dalam upaya menyamakan persepsi dan bertukar pikiran mengenai keterbukaan informasi guna mensukseskan amanat undang-undang. Demikian penyampaian informasi mengenai pelayanan informasi publik oleh PPID ANRI agar dapat ditindak lanjuti sebagaimana mestinya.

Jakarta, 31 Desember 2015 Kepala Biro Perencanaan dan Humas Selaku PPID ANRI

Dra. Multi Siswati, MM