LAPORAN TAHUNAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK TAHUN 2015
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI ©2015
Daftar Isi Daftar Isi ............................................................................................................................................ 2 Gambaran Umum Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di BATAN ................................... 3-5 Gambaran Umum Perkembangan Layanan Informasi Tahun 2015 ............................................. 6-14 Rincian Pelayanan Informasi Publik................................................................................................. 15 Penyelesaian Sengketa Informasi Publik ......................................................................................... 16 Kendala dan Rekomendasi Tindak Lanjut ........................................................................................ 16 Kesimpulan ..................................................................................................................................... 17
2
Gambaran Umum
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di BATAN
D
alam rangka mengimplementasikan Undangundang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik untuk memberikan pelayanan informasi yang terbaik dan seadil-adilnya kepada masyarakat, telah dilakukan beberapa aksi nyata, dimulai dengan penyusunan payung hukum pelaksanaan keterbukaan informasi publik di BATAN yaitu dengan diterbitkannya Peraturan Kepala BATAN, yaitu Nomor 148/KA/VII/2010 yang kemudian diubah dengan Peraturan Kepala BATAN Nomor 5 Tahun 2014. Sebagai garda terdepan dalam memberikan pelayanan informasi telah dibentuk Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala BATAN No. 170/KA/VIII/2014 mencabut Surat Keputusan Kepala BATAN Nomor 181/KA/IX/2012. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah Pejabat Eselon II di Lingkungan BATAN yang dalam pelaksanaannya dibantu oleh Bidang Pelayanan dan Pengelolaan Informasi, Bidang Dokumentasi dan Arsip, Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa, serta Petugas Pelayanan Informasi (PPI). Penunjukkan Petugas Pelayanan Informasi ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala Biro Hukum, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama selaku PPID Utama, yang ditetapkan setiap tahun. Dalam melaksanakan tugas PPI dilengkapi dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Layanan Informasi Publik, yang bertujuan untuk mengatur tata cara pengelolaan layanan informasi di BATAN agar pemberian pelayanan informasi dapat berjalan dengan tertib dan lancar. Setelah itu, yang menjadi fokus dalam pelayanan keterbukaan informasi adalah
3
penyediaan informasi publik sebagaimana diatur Undang-undang KIP dan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik, yang meliputi materi informasi dan klasifikasi yang tersusun sebagai daftar informasi publik. Informasi publik diumumkan melalui media elektronik seperti website dan monitor informasi, serta media cetak seperti majalah Nutec, Laporan Tahunan, Buku, Banner, Brosur. Selain informasi yang dipublikasikan, ada klasifikasi informasi yang bersifat tertutup
ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala BKHH Nomor. 2943/IF 00/X/2013 tentang Daftar Informasi Yang Dikecualikan BATAN. Agar setiap pelayanan dapat terselenggara dan dikelola dengan baik, maka disediakan ruang pelayanan informasi yang dilengkapi dengan sarana dan prasarana sesuai dengan standar layanan informasi. Mengingat informasi publik di bawah kewenangan BATAN bersifat teknis dan bervariatif, maka kepada petugas pelayanan informasi yang memiliki peran penting dalam kegiatan pelayanan informasi diikut sertakan
Gambar1.
atau dikecualikan. BATAN telah melakukan uji konsekuensi terhadap beberapa informasi yang dianggap tertutup, yang berada di bawah kewenangan Sekretaris Utama, dan
dalam workshop, agar memiliki kecakapan dalam pemberian pelayanan dan memiliki pengetahuan yang memadai tentang informasi BATAN.
4
Dalam upaya untuk memberikan kualitas pelayanan yang prima, secara periodik juga dilakukan koordinasi dan supervisi, serta evaluasi bersama seluruh Petugas Pelayanan Informasi di lingkungan BATAN. BATAN sebagai lembaga penelitian dan pengembangan (litbang) di bidang nuklir telah menghasilkan produk penelitian yang jumlahnya terus meningkat dari tahun ke tahun. Informasi tentang keberhasilan BATAN dalam menghasilkan produk teknologi secara terus menerus diinformasikan agar ada ketertarikan minat masyarakat untuk memanfaatkan. Memberikan informasi tentang keberhasilan litbang dan mengupayakan agar masyarakat bisa memperoleh manfaat dari output yang dihasilkan BATAN adalah menjadi kewajiban BATAN sebagai Badan Publik.
5
Gambaran Umum
Perkembangan Layanan Informasi Tahun 2015
S
ejak dilaksanakan layanan informasi publik pada tahun 2010 jumlah permohonan informasi tentang nuklir terus meningkat. Hal ini sangat menggembirakan karena menunjukkan bahwa kesadaran masyarakat terhadap manfaat teknologi nuklir sudah semakin tinggi. Pemohon informasi juga bervariatif namun, jumlahnya masih didominasi dari Lembaga Pendidikan. Meningkatnya pemahaman masyarakat tidak lepas dari sosialisasi intensif yang dilakukan Badan Tenaga Nuklir Nasional (BATAN) kepada masyarakat luas tentang
teknologi nuklir dan manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan teknologi tersebut. Terkait dengan pengelolaan dan pelayanan informasi, PPID BATAN melalui PPID Utama terus melakukan pembenahan untuk memenuhi persyaratan minimal yang telah ditetapkan sesuai UU KIP, antara lain dengan menyelenggarakan sosialisasi dan workshop, koordinasi dan supervisi Petugas Pelayanan Informasi, Evaluasi Pelaksanaan Pelayanan Informasi, memutakhirkan materi layanan informasi di website, melengkapi sarana dan prasarana. 1. Pengembangan Pelayanan Informasi Kegiatan pengembangan pelayanan informasi bertujuan untuk selain memberikan pemahaman kembali tentang peran PPID dalam Keterbukaan Informasi Publik, juga untuk meningkatkan kompetensi Petugas
Gambar2. Foto Bersama Kegiatan Sosialiasi KIP 6
Pelayanan Informasi dalam hal pengetahuan tentang organisasi BATAN, hasil litbang, jasa yang bisa diberikan, pemanfaatan aplikasi sistem pelayanan informasi di BATAN. Bentuk kegiatan berupa: 1. Sosialisasi Keterbukaan Informasi Publik kepada PPID Kegiatan ini bertujuan memberikan pemahaman kepada PPID dalam hal pengelolaan dan pelayanan informasi di BATAN. Diselenggarakan di Wisma BATAN Cipanas, tanggal 26 Februari 2015, diikuti oleh Pejabat Eselon II BATAN selaku PPID Pembantu dan Kepala Bagian/Sub Bagian Tata Usaha. Kegiatan ini mendatangkan narasumber ahli Ketua Komisi Informasi Pusat Abdul Hamid Dipopramono.
2. Workshop Petugas Pelayanan Informasi Untuk meningkatkan kompetensi SDM dalam pelayanan informasi, pada tanggal 25-26 Maret 2015 diselenggarakan Workshop Petugas Pelayanan Informasi (PPI) di Pusat Sains dan Teknologi Nuklir Terapan BATAN, Bandung. Selain untuk meningkatkan kinerja PPI dalam melayani permohonan informasi, workshop juga untuk memberikan bekal pengetahuan seputar organisasi BATAN dan penggunaan sistem aplikasi pelayanan informasi berbasis website.
Gambar3. Workshop Petugas Pelayanan Informasi BATAN Tahun 2015
7
Workshop diikuti oleh Petugas Pelayanan Informasi yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala BHHK
selaku PPID Utama Nomor. 306/HHK2.2/IF00/II/2015. Dengan susunan sebagai berikut.
DAFTAR PETUGAS PELAYANAN INFORMASI BATAN TAHUN 2015 NO
NAMA
PUSAT/BIRO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.
Ir. Eko Madi Parmanto Nani Suryani, S.Sos Purnomo, A.Md Lia Mariyasih, S.Kom Yustantiana, S.Sos Siti Erwina T, A.Md Asep Gumilar, S.ST Medio Venda Ahmad Taufik Permana Dewa Rina Yuliyani Ngariatinah Suharyo Suharni, SH Rachmawati Lubis Syamsul Ali Ikhsan Dra.Nina Kusumah Erwin Kurnia, B.Sc Setya Darmono Taurina Eka K., SST Siti Umi Sholikhati, S.ST Rita Tyas Mulatsih, SH Erwin Fakhrurozi, ST Slamet Riyadi T.H.Budi Santoso, S.IP Jamilah Hanum, S.IP Ir. Moch Djoko Birmano, M.Sc Eddy Syah Putra, ST Retno Tjatur Endang Sri Wahyuningsih Mursiti, SST Aris Bastianudin Hana Maria, S.IP Lilis Suryani, S.Sos Sri Handayani Ade Lili Hermana Ina M.Pieter Eko Purwito H., SSI E.M. Wardana, MP Dian Herlina Iriawati Siti Rokhmah Indra Kurniawan Reza Panditatwa, A.Md Bambang Bayuaji, S.Sos Tamimah Sigit Santosa Tety Fatimah Egnes Ekaranti, A.Md Teja Kisnanto, A.Md Chantar Harumi, S.Sos I. Aeni Muharromah, SS Iis Sustini Sulistioso Giat Sukaryo Mirah Yulaili
BHHK BHHK BHHK BHHK BHHK BHHK BHHK BP BP PSTNT PSTNT PRSG PRSG PTBBN PTBBN PTKRN PTKRN PTBGN PTBGN STTN STTN STTN Pusdiklat Pusdiklat PTLR PTLR PKSEN PKSEN PSTA
30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53.
PSTA PSTA PSTA PAIR PAIR PTRR PTRR PDK PDK PRFN PRFN Inspektorat Inspektorat BU BU PSMN PSMN PTKMR PTKMR BSDMO PPIKSN PPIKSN PSTBM PSTBM
8
2. Koordinasi dan Supervisi Dalam upaya mengetahui kendala dan hambatan dalam pelayanan informasi yang dihadapi oleh masing-masing unit kerja di BATAN dan memberikan solusi solusi terhadap permasalahan yang ada, Bagian Humas melakukan kegiatan koordinasi dan supervisi kepada PPI di seluruh unit kerja BATAN, yang dilaksanakan secara periodik. Kegiatan ini dilakukan dengan mengunjungi anggota PPI di Unit Kerjanya, dan melalui pertemuan dalam satu forum gabungan. Pada tahun 2015 Koordinasi dan Supervisi dilaksanakan di Pusdiklat Pasar Jumat, dan Kantor Pusat BATAN. Selain itu, untuk memudahkan komunikasi antar PPI dibentuk forum bersifat nonformal berbasis aplikasi whatsapp.
Gambar4. Supervisi di Gedung Kantor Pusat BATAN, 22 September 2015.
Gambar5. Supervisi di Pusdiklat BATAN, tanggal 8 September 2015.
Gambar6. Koordinasi dengan PPI di Pusat Kajian Sistem Energi Nuklir, tanggal 23 Oktober 2015.
Gambar7. Koordinasi dengan PPI di Biro Perencanaan, tanggal 23 Oktober 2015.
9
3. Evaluasi Pelaksanaan Informasi
Pelayanan
Tahap akhir dari seluruh program kegiatan adalah Evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan informasi guna mengetahui permasalahan maupun kekurangan dari pelaksanaan pelayanan informasi selama tahun 2015. Hal-hal yang dievaluasi antara lain mekanisme pelayanan, ketepatan waktu pelayanan di setiap unit kerja, pemanfaatan sistem aplikasi pelayanan informasi berbasis website, sarana dan prasarana yang digunakan sesuai dengan UU KIP.
Hasil dari Evaluasi yang dilakukan pada bulan Nopember 2015 yaitu: jumlah permohonan informasi di semester I masih rendah diakibatkan PPI belum seluruhnya menginput permohonan informasi ke dalam sistem aplikasi pelayanan informasi berbasis website, Sistem Aplikasi perlu diintegrasikan ke portal BATAN, perlu dibentuk tim terkait pengaduan layanan, perlu dibuat SOP terkait pelaksanaan uji konsekuensi, dan perlu adanya keseragaman pada ruang pelayanan informasi.
Gambar8. Evaluasi Pelaksanaan Pelayanan Informasi
10
4. Sarana dan Prasarana Mulai tahun 2015, hampir seluruh unit kerja di BATAN sudah membangun ruang pelayanan informasi. Hal ini merupakan pengaruh positif dari diadakannya Sosialisasi Keterbukaan Informasi kepada PPID Pembantu di awal tahun 2015. a. Ruang Layanan Informasi
c. d.
a.
b.
\
Keterangan gambar: a. Ruang Layanan Informasi PSTA b. Ruang Layanan Informasi PSTNT c. Ruang Layanan Informasi PTKRN d. Ruang Layanan Informasi PRFN
11
Keterangan gambar: e. Ruang Layanan Informasi PRSG f. Ruang Layanan Informasi PTBGN g. Ruang Layanan Informasi PUSDIKLAT h. Ruang Layanan Informasi PTKMR
e.
f.
g.
h.
12
b.
Sistem Aplikasi Pelayanan Informasi
Dalam rangka mendukung program egovernment dan mengantisipasi perkembangan teknologi yang semakin cepat, BATAN menerapkan Sistem aplikasi layanan informasi berbasis website yang diaplikasikan sejak tahun 2012. Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan masyarakat dapat memperoleh informasi tentang BATAN dan hasil litbangnya secara transparan, mudah, murah dan cepat. Sistem aplikasi terbagi menjadi 2 (dua), yaitu aplikasi untuk pemohon informasi, dan aplikasi untuk administrator dalam hal ini PPI. Guna memberikan informasi terkini, dilakukan kegiatan updating website informasi publik BATAN yang dilakukan secara berkesinambungan.
Gambar9. www.batan.go.id/kip
Gambar10. Administrator Sistem Aplikasi
13
5.
Prestasi
Kembali BATAN berpartisipasi dalam penilaian mandiri keterbukaan informasi publik yang diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat RI. Tahun 2015 BATAN mendapat peringkat ke-7 kategori Lembaga Negara.
14
Rincian Pelayanan Informasi Publik
Tabel 1. Rincian Pelayanan Informasi Publik 2015 Per Semester
NO
S
elama Tahun 2015, BATAN menerima 2688 (dua ribu enam ratus delapan puluh delapan) permohonan informasi dengan waktu rata-rata pelayanan 3 (tiga) hari kerja. Jumlah ini meningkat 60% dari tahun sebelumnya. Hal ini menunjukkan keingintahuan masyarakat terhadap BATAN meningkat dan penggunaan sistem layanan informasi berbasis website sudah Jumlah Bulan dipahami. Dengan Permohonan menggunakan layanan melalui website jumlah Januari 501 Februari 298 permohonan dan jenis Maret 237 permohonan informasi April 186 dapat terdokumentasi Mei 174 dengan baik. Pelayanan Juni 214 informasi dilakukan baik Juli 144 secara tatap muka bagi Agustus 226 September 241 masyarakat yang datang Oktober 220 langsung, melalui telepon, Nopember 187 fax, email, maupun online. Desember Total
Dari data permohonan informasi bisa dilihat bahwa latar belakang masih didominasi dari lembaga pendidikan sebesar 52%, kemudian diikuti kelompok swasta (32%) , individu (9%) dan lembaga pemerintah (7%). Tujuan pemohonan informasi sebagian besar untuk melakukan kunjungan ke fasilitas nuklir, melakukan penelitian untuk bahan skripsi/PKL di BATAN, dan informasi tentang jasa layanan BATAN.
60 2688
1400 1200 1000 800 600 400 200 0
1 2
Semester I II Jumlah
Jml.Permohonan Informasi 1610 1078 2688
Tabel2. Rincian Pelayanan Informasi 2015 Per Bulan
waktu ratarata pelayanan (hari kerja) 2 2 7 1 1 3 2 1 2 3 8 2 3
Jumlah permohonan yang diterima
Jumlah permohonan yang ditolak
501 298 237 186 174 214 144 226 241 220 187 60 2688
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2014 2015
Grafik1. Perbandingan Jumlah Latar Belakang Pemohon Informasi Tahun 2014 dan 2015
15
Penyelesaian Sengketa Informasi Publik Sepanjang tahun 2015 PPID di lingkungan BATAN tidak menerima keberatan dari pemohon informasi yang menimbulkan sengketa informasi.
Kendala dan Rekomendasi Tindak Lanjut
Kendala Beberapa kendala yang dihadapi dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik di BATAN adalah sebagai berikut: 1. Pada tahun 2015 belum dilaksanakan uji konsekuensi informasi publik karena kesesuian dalam waktu pelaksanaan kegiatan antara Atasan PPID, PPID Utama, dan unit kerja yang memiliki informasi yang akan diuji. 2. Masih ada PPI yang belum mendokumentasikan pelayanan informasi kedalam aplikasi sistem pelayanan informasi. 3. Pengetahuan PPI tentang organisasi BATAN dan jenis layanan masih perlu ditingkatkan. 4. Bahan publikasi Informasi publik yang tersedia masih kurang. 5. Pemohon informasi tidak semua bersedia mengisi kuesioner IKM.
Rekomendasi Tindak Lanjut
Untuk meningkatkan kelancaran pengelolaan dan pelayanan informasi publik di BATAN, maka perlu upaya perbaikan di tahun 2016,: 1. Merencanakan uji konsekuensi di Triwulan I (satu), pada saat pimpinan belum memiliki agenda yang padat. 2. Menyelenggarakan workshop untuk PPI terkait dengan peningkatan pengetahuan tentang produk, kegiatan dan jasa layanan BATAN. 3. Melakukan kunjungan ke fasilitas nuklir BATAN untuk meningkatkan wawasan PPI tentang BATAN. 4. Berkoordinasi dengan unit kerja dalam hal penyediaan bahan publikasi informasi publik. 5. Mengkonfirmasi pengisian IKM kepada pemohon informasi.
16
Kesimpulan • Secara umum pelayanan informasi di lingkungan BATAN dapat dilaksanakan dengan baik selama tahun 2015. • Ada kencenderungan jumlah pemohon meningkat dari tahun ke tahun. • Ada peningkatan kesadaran di sebagian besar unit kerja tentang pentingnya kegiatan layanan informasi di tunjukkan dengan dibangunnya sarana layanan informasi dan dibentuknya petugas pelayanan informasi di setiap unit kerja.
17
