SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
SISTEM INFORMASI SDM DOSEN : TAUFIK HIDAYAT, S.KOM, MMSi
M. CHUSNUL SYAICHUDIN
(55108120016)
Universitas Mercu Buana Program Pasca Sarjana Megister Manajemen Juni 2009
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN Pendahuluan : Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem
ini
menggabungkan
MSDM
sebagai
suatu
disiplin
yang
utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Kementerian Perhubungan telah membuat Sistem Informasi Kepegawaian Berbbasis Web, sehingga akses terhadap system aplikasi dan data kepegawaian menjadi lebih luas dan tentunya dengan harapan seluruh sub sektor dilingkungan perhubungan baik pengelola, pejabat Pembina dan pengambil keputusan bidang kepegawain serta pegawai yang bersangkutan dapat dengan mudah melakukan pemantauan terhadap akurasi data yang dimilikinya.
Konsep Sistem : Konsep Sistem yang dianut dalam Sistem Informasi Kepegawaian adalah Konsep Sinergi dimana konsep ini mengandung pengertian bahwa sistem mengupayakan agar output dari suatu organisasi lebih besar daripada output individual atau output masingmasing bagian. Dengan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian para Pembina Kepegawaian dan pihak-pihak yang terkait dengan pengambilan kebijakan dalam memiliki informasi yang diperlukan dalam Organisasi seperti : 1. Komposisi Pegawai berdasarkan Pangkat Golongan/Ruang per-sub sektor atau seluruh pegawai Kementerian Perhubungan, yang berguna bagi pemetaan pegawai dan dasar pemberian promosi jabatan atau jenjang karir. 2. Komposisi Pegawai berdasarkan Usia per-sub sektor atau seluruh pegawai Kementerian Perhubungan, yang berguna bagi persiapan bagi pensiunan dan dasar penerimaan jumlah pegawai yang diperlukan.
3. Kompsisi Pegawai berdasarkan Latihan Jabatan per-sub sektor atau seluruh pegawai Kementerian Perhubungan, yang berguna bagi pendukung kelayakan dan pertimbangan promosi jabatan serta peningkatan kompetensi dalam jabatan pegawai. 4. Komposisi Pegawai berdasarkan Jenis Kelamin per-sub sektor atau seluruh pegawai Kementerian Perhubungan, yang berguna bagi pemerataan jumlah dan kesenjangan gender pegawai. 5. Komposisi Pegawai berdasarkan Tingkat Pendidikan per-sub sektor atau seluruh pegawai Kementerian Perhubungan, yang berguna bagi peningkatan kompetensi pegawai.
Oleh karean itulah Sistem Informasi Kepegawaian sangatlah diperlukan dalam operasional administrasi kepegawaian dalam suatu organisasi terutama dengan konsep system sinergi yang memiliki manfaat bukan hanya secara individu, bagian atau kelompok tetapi memiliki manfaat yang lebih besar lagi dan merupakan sasaran yang sebenarnya terhadap kebutuhan organisasi terutama bidang Sumber Daya Manusia sehingga operasional organisasi menjadi lebih baik.
Karakteristik Sistem Secara Lengkap : Sistem Informasi Kepegawaian Kementerian Perhubungan sudah berbasis web sehingga secara karakteristik sistem memiliki : 1. User Friendly GUI, dengan tampilan yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pengguna aplikasi. 2. Menggunakan RDBMS (Relational Database Management System) sebagai platform penyimpanan datanya sehingga mudah dikelola, scalable (tidak terpengaruh secara signifikan oleh perkembangan besarnya data) serta dapat dibackup/restore setiap saat. 3. Dilengkapi dengan User Management sehingga aplikasi hanya bisa diakses oleh orang yang berhak. 4. Arsitektur Client/Server berbasis web. 5. Terkoneksi secara jaringan baik LAN maupun internet dengan keamanan akses tertentu.
6. Adaptif terhadap perubahan, beberapa parameter dapat dikonfigurasi ulang oleh pengguna aplikasi sehingga bila terjadi perubahan regulasi, aplikasi dapat menyesuaikan diri. 7. Interfacing, aplikasi mengakomodasi kebutuhan bila data ingin dikirim ke format CSV (comma separated value), hingga data dapat diolah lebih lanjut misalnya dengan MS Excel atau MS Word.
Dengan Karakteristik yang dimiliki oleh Sistem Informasi Kepegawaian Kementerian Perhubungan, manfaat yang di dapat dalam kemudahan input, proses dan output menjadi lebih mudah dimana pengelola, pegawai dan pejabat terkait dapat setiap saat apabila diperlukan dapat melakukan update data, melihat laporan yang sudah disediakan dan berguna bagi perencanaan serta proses bisnis di bidang kepegawaian.
Klasifikasi Sistem : Sistem Informasi Kepegawaian Kementerian Perhubungan memiliki klasifikasi sistem terbuka yaitu sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya dan juga sistem ini dipergunakan untuk kepentingan organisasi bukan hanya kebutuhan individu, bagian dan organisasi Kementerian Perhubungan saja tetapi juga informasi dalam sistem berguna bagi Organisasi lain seperti : Badan Kepegawaian Negara, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan lain-lain yang terkait dengan jumlah komposisi pegawai di lingkungan Kementerian Perhubungan.
Penutup : Dengan kondisi Apalikasi Sistem Informasi Kepegawaian yang ada saat ini, Kementerian Perhubungan sudah selayaknya memiliki konsep akurasi data yang tepat sehingga dapat menunjang dan meningkatkan penggunakan aplikasi, aplikasi akan sangat berguna apabila data yang dimiliki mempunyai tingkat akurasi data yang baik. Oleh karena itu diperlukan komitmen terhhadap Standar Operasional Prosedur dan manual penggunaan sesuai dengan hak-hak akses terhadap aplikasi maupun data yang dimiliki setiap pegawai, baik sebagai pengelola, pegawai maupun sebagai pengambil kebijakan dalam proses bisnis bidang kepegawaian, dengan demikian dapat
terciptanya jenjang karir yang sehat, kompetensi pegawai yang meningkat dan sasaran akhirnya adalah terciptanya e-govermen dan reformasi birokrasi di lingkungan pemerintahan.
