PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA BADAN PELAYANAN DAN PERIJINAN TERPADU (BP2T) KOTA TANGERANG SELATAN Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh : PANGGIH NURAPRIYANTO NIM: 1112025100029
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1438 H/2017 M
LEMBAR PENGESAHAN PANITIA UJIAN SKRIPSI Nama
: Panggih Nurapriyanto
NIM
: 1112025100029
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan. Ujian Skripsi : 10 Mei 2017 Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai dengan saran dan komentar Tim Penguji sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) pada Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta, 14 Juli 2017 Tanda Tangan
1. Ketua Sidang
Tanggal
: Pungki Purnomo, MLIS ....................... NIP. 19641215 199903 1 005
............
2. Sekretaris Sidang : Mukmin Suprayogi, M.Si ....................... NIP. 19620301 199903 1 001
............
3. Pembimbing
: Mukmin Suprayogi, M.Si ....................... NIP. 19620301 199903 1 001
............
4. Penguji I
: Alfida, M.LIS ....................... NIP. 19710215 199903 2 001
............
5. Penguji II
: Nurul Hayati, M.Hum NIP.
............
.......................
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa 1. Skripsi ini hasil karya asli yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, 10 Juli 2017
Panggih Nurapriyanto
ABSTRAK
Panggih Nurapriyanto (NIM: 1112025100029). Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan. Dibawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M. Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2016. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja, serta mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangerang Selatan. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Badan Pelayanan Perijinan Terpadu dari beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis belum sepenuhnya berjalan dengan baik, yang baru hanya menjalankan empat aspek, yaitu penciptaan dan penerimaan arsip, penggunaan arsip, penyimpanan arsip dan pemeliharaan arsip. Pengelolaan arsip dinamis yang sudah berbasis komputer dengan menggunakan sistem Sisumaker dapat menunjang efisiensi kerja di lingkungan BP2T, terutama dalam hal temukembali arsip dinamis yang lebih cepat dan tepat termasuk mudah dalam penerimaan dan pengiriman arsip dan dalam prosesnya pengelolaan arsip dinamis di BP2T yang ditunjang SISUMAKER dapat menunjang efisiensi kerja. Dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel terdapat beberapa kendala yang dihadapi, yaitu: tidak adanya anggaran khusus untuk pengelolaan arsip dinamis, kurangnya pelatihan/diklat untuk pegawai dan juga kurang pegawai dari background arsip aris, dan belum ada Standar Operasional Pekerjaan (SOP) secara tertulis, beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yang belum sistematis yaitu, belum melakukan fumigasi, penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis. Kata kunci: Arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis, efisiensi kerja
i
KATA PENGANTAR Alhamdulillahirabbil’alamin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan” ini sesuai rencana. Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjungan ku, Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala kasih dan sayangNya dapat terus kita rasakan hingga akhir perjalanan hidup kita. Amin! Dengan berakhirnya penulisan skripsi, tentu banyak pihak yang telah banyak membantu dan mendukung penulis. Untuk itu sepatutnya penulis ucapkan terimakasih atas segala perhatiannya dan dukunannya, mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi ini siap jilid. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada: 1.
Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2.
Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3.
Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4.
Bapak Mu‟min Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk
ii
memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dna waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini. 5.
Bapak Nuryudi, MLIS selaku Dosen Pembimbing Akademik yang memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.
6.
Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademis, sosial dan keagamaan.
7.
Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu yang telah mengijinkan penulis melakukan penelitian di lembaga tersebut.
8.
Bapak Helmi Kamaludin M.Si, Bapak Saprudin, dan Bapak Sabur S.E, sebagai narasumber yang telah banyak membantu selama penulis melaksanakan penelitian di Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan.
9.
Kedua Orangtua, Bapak Siyam dan Ibu Wagiyah Tuti tercinta dan tersayang, terimakasih bapak dan ibu telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materilserta untaian do‟a yang tak pernah putus, nasehat, perhatian, dan
selalu
memberikan
semangat
yang
mendorong
penulis
untuk
menyelesaikan skripsi ini. 10. Adik ku Septia Falih Anggraeni dan Dwi Yulianti yang telah memberikan dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. 11. Semua pihak yag telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do‟a dan ucapan terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas
iii
segala
amal
kebaikan
kepada
semua
pihak
yang
telah
membantu
menyelesaikan skripsi ini, amiiin!! Kesempurnaan hanya miliki Allah, dan ibarat pepatah „tiada gading yang tak retak‟, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih banyak kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan berupa kritik dan saran yang membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil apapun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta,
Maret 2017
Penulis
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i KATA PENGANTAR ......................................................................................... . ii DAFTAR ISI ........................................................................................................ iii DAFTAR TABEL ............................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ..............................................................1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ..........................................7 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ....................................................8 D. Definisi Istilah .............................................................................8 E. Sistematika penulisan ................................................................10
BAB II
TINJAUAN LITERATUR A. Definisi Arsip............................................................................12 B. Arsip Dinamis ............................................................................14 1. Kegunaan Arsip.....................................................................15 2. Arsip Dinamis dari Segi Waktunya ......................................16 3. Fungsi Arsip Dinamis ...........................................................17 C. Siklus Hidup Arsip ....................................................................18 D. Perlengkapan Arsip Dinamis .....................................................19 E. Pengelolaan Arsip Dinamis .......................................................21 1. Manajemen Arsip Dinamis ...................................................21 2. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis .......................................24 a.
Penciptaan dan Penerimaan ...........................................25
b.
Penyimpanan ..................................................................26
c.
Pemeliharaan ..................................................................30
d.
Penyusutan dan Pemusnahan .........................................33
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis ....................................35 4. Ciri-Ciri Sistem Pengelolaan Arsip yang Baik .....................36
v
5. Manajemen Arsip Inaktif ......................................................38 6. Tata Kelola Arsip Otomatis/Komputerisasi ..........................40 F. Sistem Temu Kembali Arsip .....................................................42 G. Efisiensi Kerja ...........................................................................44 H. Pengaruh Pengelolaan Arsip dalam Menunjang Efisiensi Kerja ...........................................................................45 I. Penelitian Terdahulu ..................................................................46 BAB III
METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ...............................................50 B. Pemilihan Informan .................................................................51 C. Teknik Pengumpulan Data .......................................................52 1. Data Primer .........................................................................52 2. Data Sekunder.....................................................................55 D. Teknik Analisis Data ................................................................56 1. Reduksi Data.......................................................................56 2. Penyajian Data ....................................................................57 3. Penarikan Kesimpulan ........................................................57 E. Jadwal Penelitian ......................................................................57
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan ............................................................60 1. Sejarah Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan .........................................60 2. Tugas dan Fungsi Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan .........................................60 3. Visi dan Misi Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan ..........................72 4. Struktur Organisasi Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan ..........................73 5. Waktu Kerja Badan Pelayanan dan Perijinan
vi
Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan ..........................74 6. Letak Geografis ..................................................................74 7. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis..........................74 B. Hasil Penelitian .........................................................................75 1. Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangerang Selatan ................................................................................75 2. Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan .................................85 3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Kota Tangerang Selatan .............................................................88 C. Pembahasan ..............................................................................90 1. Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangerang Selatan.................................................................................91 2. Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan ...............................100 3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangerang Selata .............................................................103 BAB V
PENUTUP A. Kesimpulan .............................................................................104 B. Saran .......................................................................................105
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................107 LAMPIRAN BIODATA PENULIS
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Lingkaran Siklus Hidup Arsip ..........................................................18 Gambar 4.1 Struktur Organisasi ...........................................................................73
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Informan ...................................................................................... 52 Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ......................................................................... 58 Tabel 4.1 Perlengkapan Arsip Dinamis ....................................................... 74
ix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Informasi di masa kini berkembang dengan sangat cepat. Hal ini yang menjadikan semua lembaga penyedia dan pengelola informasi lebih bersunggungsungguh dalam menyediakan dan mengelola berbagai informasi yang mereka miliki agar dapat dimanfaatkan dan digunakan dengan sebaik-baiknya. Beragam
informasi
tersedia
dalam
berbagai
pilihan
media-media
penyimpanan, tidak hanya terbatas pada media cetakan, seperti buku, majalah, koran saja tetapi juga dengan kecanggihan teknologi, informasi memungkinkan untuk di simpan dalam bentuk elektronik maupun digital. Apalagi saat ini masyarakat cenderung lebih terbiasa dengan penggunaan teknologi informasi yang semakin maju. Kenyataan yang muncul pada masyarakat inilah yang membuat para penyedia dan pengelola informasi berbenah diri untuk lebih inovatif dan mengatur strategi demi menjaga eksistensinya. Pengelola informasi sangatlah lekat dalam kehidupan kita seperti Perpustakaan, Pusat Arsip, Pusat Dokumentasi dan masih banyak lainnya yang berada di dalam naungan lembaga-lembaga baik pemerintahan maupun swasta. Masing-masing pengelola informasi berfungsi sesuai dengan visi dan misi lembaga yang dinaunginya. Salah satu pengelola informasi yaitu Pusat Arsip atau records center yang ada di sebuah lembaga pemerintahan ataupun swasta, suatu lembaga tentu akan melaksanakan berbagai macam pekerjaan kantor seperti
1
2
halnya administrasi, dengan begitu sebuah lembaga perlu memiliki pusat arsip guna membantu penyimpanan dan pengelolaan hasil pekerjaan kantor seperti halnya dokumen, warkat, dan sebagainya atau yang biasa disebut dengan arsip. Pusat arsip sendiri merupakan sebuah bangunan yang digunakan sebagai tempat penyimpanan dan pengelolaan arsip yang ada pada suatu lembaga pemerintahan ataupun swasta, yang memiliki fungsi mengelola arsip dan menyediakan arsip dengan cepat dan tepat ketika arsip itu dibutuhkan. Arsip yang dimiliki oleh suatu lembaga merupakan sumber informasi atau sumber rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk tercetak atau tidak tercetak yang dihasilkan atau diterima oleh lembaga negara atau swasta yang digunakan dalam pelaksanaan
kegiatannya
sehari-hari.
Menurut
Undang-undang
Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1 Arsip dapat dikatakan sistem yang saling keterkaitan dalam satu ikatan yang utuh karena dapat membantu kegiatan yang ada pada suatu lembaga mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, perumusan kebijakan maupun
1
Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
3
pengendalian tugas lembaga yang bersangkutan. Arsip mempunyai peranan sebagai ―pusat ingatan, sebagai ―sumber informasi‖, dan ―sebagai alat pengawasan‖ yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
―perencanaan‖,
―penganalisaan‖,
―pengembangan‖,
perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. 2 Jadi dapat dikatakan arsip itu adalah rekaman kegiatan yang berisi informasi dan sebagai sumber ingatan yang juga mempunyai fungsi dan nilai guna yang sangat penting dan perlu ada dalam kegiatan sehari-hari dalam hal pengambilan keputusan, bukti pertanggung jawaban yang valid dan penyelenggara kegiatan administrasi di lembaga negara, pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi masyarakat, lembaga swasta dan sebagainya. Arsip sebagai informasi yang diterima dan dihasilkan oleh suatu lembaga pemerintah atau swasta pada dasarnya akan digunakan kembali oleh pengguna sebagai bahan rujukan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari, dengan begitu arsip tersebut arsip yang masih diperlukan secara langsung dan memiiliki frekuensi penggunaan yang tinggi yang disebut dengan arsip dinamis. Arsip dinamis merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
2
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. (Jakarta : Bumi Aksara, 2012).h. 2
4
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 3 Kantor Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu yang pada nyatanya di sebut dengan BP2T Kota Tangsel adalah salah satu lembaga pemerintah yang berada di Kota Tangerang Selatan yang memiliki tugas dan fungsi melayani dan memberikan izin dalam pembangunan khususnya di wilayah Tangerang Selatan. BP2T Kota Tangsel sendiri memiliki sebuah pusat arsip yang berfungsi sebagai unit pengelola arsip-arsip administrasi dan arsip-arsip izin pembangunan yang dihasilkan dan diterima dari setiap unit kerjanya. Arsip yang diterima dan dihasilkan oleh BP2T Kota Tangsel termasuk jenis arsip dinamis yang frekuensi penggunaanya masih tinggi, karena masih seringnya arsip itu digunakan dalam membantu kegiatan sehari-hari yang ada di lingkungan BP2T Kota Tangsel. Arsip dinamis yang dimiliki merupakan alat yang memberikan kontribusi dalam membantu mempengaruhi dan melandasi pengambilan keputusan atau perumusan kebijakan di BP2T Kota Tangsel. Tetapi pada dasarnya BP2T Kota Tangsel memiliki unit kerja yang berkaitan antara satu dengan yang lainnya sesuai dengan deskripsi kegiatannya masing-masing, dari kegiatan tersebut unit kerja menghasilkan atau menerima berbagai macam arsip dalam berbagai bentuk, arsip inilah yang nantinya akan dikelola berdasarkan deskripsinya dengan begitu memudahkan pengguna dalam mencari dan temu kembalinya. Dalam bidang kearsipan terdapat aspek penting yang harus diperhatikan yakni pengelolaan arsip/manajemen rekod. Manajemen rekod merupakan bagian 3
I.G Wursanto, Kearsipan 2. (Yogyakarta : Kanisius, 1991), h. 18
5
dari tanggung jawab manajemen untuk menciptakan suatu kontrol yang sistematis dan efisien mulai dari tahap penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan arsip/rekod. 4 Karena pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Di dalam manajemen arsip ini lah diatur tata cara pengelolaan arsip yang sistematis, seperti tahapantahapan yang dilakukan mulai penciptaan dan penerimaan arsip, pendistribusian arsip, penggunaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, hingga pemusnahan arsip. Dalam surat Al-Hujuraat ayat 6 :
ًَف ََت َب َّي ُىوا َأ ْن ُثص ُيبوا َق ْوما ِ
َ َيا َأ ُّي َها َّالذ َيً َآم ُىوا إ ْن َج َاء ُك ْم َفاس ٌق ب َيبإ ِ ٍ ِ ِ ِ
َ ْ َُْ َ َ ََ ُ ْ ُ َ َ َ َ َ ٦( ِبجهال ٍة فتص ِبحوا على ما فعلتم ه ِاد ِمين Artinya: “Wahai orang-orang yang beriman! Jika seseorang yang fasik datang kepadamu membawa suatu berita, maka telitilah kebenarannya agar kamu tidak mencelakakan suatu kaum karena kebodohan (kecerobohan) yang akhirnya kamu menyesali perbuatanmu itu”.5 Pada ayat di atas ada kalimat,
َ ف َت َب َّي ُىوا
―periksalah dengan teliti” yang
dimaksud periksalah dengan telitilah berita itu dengan cermat, tidak tergesa-
4
ISO 15489-1: 2001, ―Information and documentation- Records Management‖. First edition. Diakses pada 20 Maret 2016 dari https://www.iso.org/standard/62542.html 5 Marwan bin Musa Hafidzhahullahu, ―Tafsir Al Quran Al Karim‖. 05 April 2013. Diakses pada 02 Februari 2017 dari www.tafsir.web.id/2013/04/-al-hujuraat-ayat-1-11.html
6
gesa menghukumi perkara dan tidak meremehkan urusan, sehingga benarbenar menghasilkan keputusan yang benar.6 Seperti ayat di atas arsip juga harus diteliti dan di cek kebenarannya tidak hanya diterima atau diciptakan begitu saja oleh suatu lembaga. Karena arsip yang mempunyai kegunaan sangat penting dan bukti yang valid untuk berjalannya kegiatan sehari-hari pada suatu lembaga seperti pengambilan keputusan, bahan pertanggung jawaban, maupun alat pengawasan. Maka perlunya arsip diteliti dan di cek kebenarannya karena arsip memiliki informasi yang sangat penting didalamnya, karena jika suatu saat arsip itu digunakan tidak akan merugikan pengguna yang akan menggunakannya. Sistem temu kembali arsip adalah hal yang sangat diperlukan dalam pengelolaan arsip, karena jika sistem temu kembali arsip itu tidak berjalan dengan baik, arsip akan sulit dicari dan ditemukan pada saat dibutuhkan atau akan digunakan. Dengan menerapkan teknologi dalam sistem pengelolaan arsip secara komputerisasi
menggunakan
software
Sistem
Surat
Masuk
Keluar
(SISUMAKER) untuk menunjang efisiensi kerja BP2T Kota Tangsel dalam memberikan pelayanan yang prima kepada pengguna, terutama dalam proses temu kembali arsip yang dibutuhkan. Seperti didalam Q.S Al-‗Asr (103:1-3) Allah SWT bersumpah demi waktu dikarenakan banyaknya hamba tidak lihai dalam memanfaatkan waktu sehingga apa yang mereka usahakan tidaklah mencapai hasil yang maksimal. 6
Muhammad bin Alwi, ―Cara Menerima Informasi Menurut Al-Qur‘an (Bag 2)”. 25 Januari 2015. Diakses pada 02 Februari 2017 dari www.khazanahalquran.com
7
ُ َ َ ُ َ َ َّ ُ َ َ َ ْ َّ َ الصال َ َو ْال ْ ْ َّ ات ح وا ل م َ ع و وا ى آم ًي ذ ال ال إ ) ٢ ( ر س خ ي ف ل ان س إلاو ن إ ) ١ ( ر ص ع ِ ِ ِ ِ ٍ ِ ِ ِ ِ ْ َ اص ْوا بال َح ّق َو َث َو َ َو َث َو َّ اص ْوا ب ٣( الص ْب ِر ِ ِ ِ Artinya: “Demi masa, sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam kerugian. Kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal saleh dan nasehat menasehati supaya mentaati kebenaran dan nasehat menasehati supaya menetapi kesabaran”.7 Seperti ayat diatas dengan menerapkan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip dinamis agar dapat meningkatkan efisiensi kerja di BP2T Kota Tangsel dengan begitu pekerjaan yang dilakukan lebih menghemat waktu dan diharpkan pekerjaan menjadi lebih maksimal. Namun dalam penerapan sistem pengelolaan arsip secara komputerisasi harus didukung dengan sumber daya manusia yang kompeten baik dari aspek pengetahuan, keahlian dan sikap yang salah satunya dengan teknologi digunakan tersebut dan juga sarana dan prasarana. Penerapan pengelolaan arsip tersebut pun masih dilakukan evaluasi secara berkala mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dibuat menuju proses penyempurnaan dan pengembangan untuk menunjang efisiensi kerja BP2T Kota Tangsel dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
7
Rudi Abu Zaka, “Tafsir Ibnu Katsir: tafsir surat Al-‘Asr ayat 1-3”. 10 Oktober 2015. Diakses pada 20 Juni 2017 dari http://www.ibnukatsironline.com/2015/10/tafsir-surat-al-asr-ayat-13.html
8
Berdasarkan paparan permasalahan di atas penulis tertarik untuk melakukan penelitian lebih lanjut tentang, “Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan. B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah : Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang telah dipaparkan di atas, maka penelitian ini hanya akan membatasi masalah pada pengelolaan arsip dinamis, pengaruh pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja, kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel. 2. Perumusan Masalah : a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota Tangerang Selatan? b. Bagaimana pengaruh pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja BP2T Kota Tangerang Selatan? c. Kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangerang Selatan? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan dari penelitian ini adalah : a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis BP2T Kota Tangerang Selatan.
9
b. Untuk mengetahui pengaruh pengelolaan arsip dinamis dalam efisiensi kerja BP2T Kota Tangerang Selatan. c. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelola arsip dinamis di BP2T Kota Tangerang Selatan. 2. Manfaat Penelitian a. Memberikan masukan kepada BP2T Kota Tangsel sehingga dapat meningkatkan dan mendukung kegiatan kerja yang ada agar sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan agar memudahkan proses pengelolaan arsip. b. Dapat dijadikan pertimbangan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan atau kebijakan BP2T Kota Tangsel. c. Manfaat bagi penulis dalam penelitian ini untuk menambah pengetahuan dan ilmu tentang sistem pengelolaan arsip dinamis yang baik dan benar. D. Definisi Istilah Untuk memudahkan dalam memahami dan menganalisa penelitian ini, penulis menyampaikan definisi istilah yang penulis bahas seperti dibawah ini : 1. Arsip Arsip adalah sumber informasi terekam dalam berbagai bentuk dan media yang diterima dan dihasilkan dari kegiatan suatu lembaga baik pemerintah atau swasta yang kemudian dikelola dan disimpan sebagai bukti pertanggung jawaban, serta bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan yang ada pada Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel.
10
2. Arsip Dinamis Arsip dinamis sendiri dibagi menjadi dua yaitu: arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang berada di setiap unit kerja dan masih sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang retensi penggunaannya sudah menurun tetapi masih disimpan untuk memenuhi syarat retensi. 3. Pengelolaan Arsip Pengelolaan arsip adalah dimana arsip yang diterima atau dihasilkan dari hasil kegiatan akan diolah yang kemudian disimpan yang nantinya akan digunakan untuk membantu kegiatan yang ada pada suatu lembaga mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, perumusan kebijakan maupun pengendalian tugas lembaga yang bersangkutan. 4. Temu Kembali Temu Kembali adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil (retrieval) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai jawaban atas suatu informasi. 5. Efisiensi Menurut
Sedarmayanti
―efisiensi
adalah
perbandingan
terbaik
atau
rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan, atau input‖.8 Efisiensi dari sistem pengelolaan arsip dinamis ini adalah untuk membantu
8
Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantora. (Bandung : CV Mandar Maju, 2001), h.112.
11
kerja BP2T Kota Tangsel dalam hal kecepatan temu kembali arsip yang akan digunakan atau dibutuhkan dalam kegiatan sehari-sehari yang ada pada lembaga tersebut. E. Sistematika Penulisan Bab I
Pendahuluan
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan dan pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan. Bab II
Tinjaun Literatur
Bab ini berisi landasan teori dan tinjauan pustaka yang digunakan dalam kegiatan penelitian. Bagian pertama dari bab ini berisi landasan teori yang digunakan oleh peneliti untuk mendukung kegiatan penelitian dan penulisan hasil penelitian. Sedangkan bagian kedua berisi penelitian terdahulu terkait dengan subyek penelitian yang peneliti lakukan dengan berbagai referensi tersebut. Bab III Metode Penelitian Bab ini penulis membahas jenis dan pendekatan penelitian, pemilihan informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, dan jadwal penelitian. Bab IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan tentang pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja di BP2T Kota Tangsel.
12
Bab V Penutup Bab ini merupakan bab terakhir yang menjelaskan penelitian laporan yang dilengkapi dengan kesimpulan dan saran. Pada bagian akhir terdapat daftar pustaka dan lampiran-lampiran yang menjelaskan tentang penelitian ini.
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Definisi Arsip Arsip adalah informasi terekam yang dihasilkan atau diterima oleh sebuah instansi lembaga atau perorangan dalam melaksanakan kegiatannya terutama yang berkaitan dengan masalah administrasi, hukum dan bisnis. 9 Di Indonesia kata rekod lebih lazim dikenal dengan istilah arsip dinamis, sedangkan arsip lebih mengacu pada arsip statis. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.10 Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), 11 yaitu segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
9
Sulistyo-Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996),
h.1 10
Republik Indonesia. ―Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,‖ artikel diakses pada 22 Maret 2016 dari www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf 11 Lembaga Administrasi Negara (LAN). ―Pedoman Tata Surat-Menyurat dan Kearsipan,‖ artikel diakses pada 13 September 2016 dari www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembagaadministrasi-negara.html/
13
14
aslinya atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsifungsi, kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaanpekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Dari beberapa pengertian tentang arsip yang telah penulis jabarkan, maka dapat disimpulkan pengertian arsip adalah sumber informasi terekam dalam berbagai bentuk dan media yang diterima atau dihasilkan dari kegiatan suatu lembaga pemerintah atau swasta yang kemudian dikelola dan disimpan sebagai bahan perencanaan, pengorganisasian, bukti pertanggung jawaban, serta bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan. B. Arsip Dinamis Menurut Saiman dalam bukunya Manajemen Sekretaris yang dimaksud dengan arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan
administrasi negara.12 Sedangkan Sulistyo-Basuki mengartikan ―Arsip dinamis (record) adalah informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut‖.13
12 13
Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 102 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003), h.13
15
1.
Jenis dan Pembagian Arsip Dinamis Arsip dinamis berdasarkan penggunaannya yang masih berada disetiap unit kerja dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. a.
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terusmenerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah (centra file).14
b. Arsip dinamis inaktif adalah yang sudah jarang dipergunakan. Setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan di dalam menentukan lama arsip atau retensi arsip itu di simpan di record center. Setelah habis masa retensinya arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunya nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional (ANRI).15 Berdasarkan paparan mengenai arsip dinamis dapat disimpulkan arsip dinamis adalah arsip yang diterima atau dihasilkan oleh lembaga pemerintahan atau swasta yang masih disimpan di unit kerja (centra file) yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, bahan rujukan dan sebagai bukti aktivitas kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Sedangkan lebih spesifik arsip dinamis dibedakan menjadi 5, yaitu:16
14
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan., h. 4 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 1989), h. 16 16 Sulistyo-Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), 15
h. 65-66.
16
a.
Korespondensi.
Yang
termasuk
korespondensi
adalah
surat,
memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumentasi terkait. b.
Rekod Transaksi. Merupakan formulir dan korespondensi yang menunjukkan adanya kegiatan transaksi.
c.
Rekod Proyek. Yang termasuk rekod proyek adalah korespondensi, nota, dan data lain yang terkaitpada proyek tertentu pengembangan produk atau pelaksanaan kegiatan suatu proyek.
d.
Berkas Kasus. Yang termasuk berkas kasus yaitu rekam medis, klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis.
e.
Berkas Khas. Yang termasuk kedalam berkas khas adalah peta dan gambar, pita/gulungan real, foto sinar X, foto, kliping, berkas rujukan tercetak dan media terbacakan mesin.
2.
Arsip Dinamis dari Segi Waktunya Menurut Sulistyo-Basuki dilihat dari segi waktunya arsip dinamis dapat dibagi menjadi arsip dinamis jangka panjang dan arsip dinamis temporer. Arsip dinamis jangka panjang mencakup arsip dinamis sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur, dan kertas pribadi yang memiliki makna historis; dengan kata lain arsip dinamis yang memiliki nilai bersinambungan bagi instasi/lembaga atau perorangan. Arsip dinamis temporer adalah arsip (dinamis) yang tidak memiliki nilai bersinambungan atau permanen bagi organisasi atau badan. Arsip dinamis temporer termasuk jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk
17
kegiatan jangka pendek, kartu kontrol proyek dan semua formulir yang memiliki sifat rutin.17 3.
Fungsi Arsip Dinamis Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip dinamis18, yaitu: a.
Sebagai bukti (evidence)
b.
Sebagai bahan referens (referens material) bagi badan korporasi untuk fakata, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
c.
Agar
dapat
disesuaikan
dengan
peraturan
pemerintah
dalam
penjadwalan retensi arsip. Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit pengelola rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi yang terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip. Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif,19 adalah: a.
Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor, abjad atau subjek.
17
Sulistyo-Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan. , h. 29 Penn Ira A, ―Records management handbook”. (England: Gower House, 1992) h. 107 19 Nina Mayesti. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, 2003) h.20 18
18
b.
Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana temu balik rekod berupa pengawasan terhadap isi rekod berdasarkan prinsip asal-usul dan urutan asli.
C. Siklus Hidup Arsip Menurut Sedarmayanti lingkaran siklus hidup kearsipan20, yaitu
Gambar 2.1 Lingkaran Siklus Hidup Arsip 1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. 20
Sedarmayanti. Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung: Mandar Maju, 2008) h. 44
19
3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surta tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip. 5. Tahap pemusnahan, pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunya nilai guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan Swasta. 6. Tahap Penyimpanan di Unit Kearsipan, Arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan. D. Perlengkapan Arsip Dinamis Perlengkapan kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi, sehingga dibutuhkannya perlengkapan yang memadai untuk mengelola arsip dinamis. Perlengkapan arsip dapat berupa boxfile, stop map, paper clip dan lain sebagainya.21 Ada beberapa perlengkapan lain yang sekiranya dapat digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, antara lain:22 1.
Perangkat elektronik. Perangkat
elektronik
dapat digunakan untuk
komputerisasi arsip dinamis. Seiring dengan bentuk arsip dinamis yang 21
Malabay. ―Kajian Analisis Dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka Tertib Administrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer).‖ Jurnal Ilmu Komputer V. 10 no.2 (September 2014)h. 75 22 Jonner Hasugian, ―Pengantar Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 20 Juli 2016 dari http//usu.ac.id.
20
beragam, maka organisasi membutuhkan perlengkapan elektronik untuk memperlancar pengelolaan arsip dinamis. Adapun yang termasuk perangkat elektronik adalah komputer, mesin print, mesin scan, microreader, mesin fax dan sebagainya. Perangkat elektronik membantu pengelolaan arsip secara cepat dan akan menghemat ruang penyimpanan. Namun, selain memiliki kelebihan, perangkat elektronik dapat rusak karena kesalahan dalam pengoperasian
perangkat
elektronik
yang
tidak
sesuai
dengan
prosedur/human eror. 2.
Map, yaitu lipatan kertas/karton manila/berbahan plastik mika yang digunakan untuk menyimpan arsip.
3.
Filing cabinet berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) yang berfungsi sebagai tempat menyimpan berkas-berkas atau arsip.
4.
Folder, yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet.
5.
Guide, yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang berfungsi sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah.
6.
Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.
7.
Rak arsip yaitu sejenis lemari tidak berpintu, yang dijadikan tempat untuk menyimpan arsip.
8.
Box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip. Box file ini nantinya akan ditempatkan pada rak arsip.
21
Rotary filing adalah perlengkapan rekod yang dapat berputar (terutama rekod
9.
yang berupa kartu). 10. Cardex merupakan alat yang memiliki laci-laci yang dapat ditarik dan berfungsi sebagai tempat menyimpan arsip yang berupa kartu. 11. File yang dapat dilihat (visible reference record file), adalah alat yang berfungsi sebagai tempat menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leaflet, brosur dan sebagainya. E. Pengelolaan Arsip Dinamis 1.
Manajemen Arsip Dinamis Menurut Judith Read Smith manajemen rekod adalah pengawasan sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu tahap pemrosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan dan temu kembali, sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.23 Arsip sebagai sumber informasi atau sumber ingatan pastinya akan selalu berkembang seiring perkembangan zaman, dengan begitu arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu lembaga baik pemerintah ataupun swasta perlu memiliki pengelolaan arsip. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, mengartikan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip
23
Read-Smith, dkk, ―Record Management”. (USA: South Western, 2002). h. 2
22
dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.24 Arsip memiliki sistem yang saling terkait dalam satu ikatan yang utuh karena dapat membantu kegiatan pada suatu lembaga mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, perumusan kebijakan maupun pengendalian tugas lembaga yang bersangkutan. Karena arsip memiliki informasi yang sangat berharga maka perlunya arsip dikelola dengan baik, pengelolaan arsip inilah yang biasa disebut dengan manajemen rekod. Menurut Wursanto sistem filing disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer ialah filing system. Tetapi ada pula yang menyebutkan manajemen kearsipan atau record management, tetapi yang jelas semua istilah itu mengandung pengertiaan yang sama, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip.25 Dalam bukunya Sedarmayanti yang berjudul Tata Kearsipan, George R.Terry, mendefinisikan ―Manajemen merupakan proses khas, terdiri dari tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang
24
Republik Indonesia. ―Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,‖ artikel diakses pada 22 Maret 2016 dari www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf 25 Ig. Wuranto, Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.21
23
dilakukan untuk menentukan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber lainnya.‖26 Persyaratan fungsional sistem manajemen rekod adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelusuran, temu kembali,
pemusnahan,
pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.27 Menurut
Dhifa
Peggy
Tagbotor,
dkk
menerangkan
Records
Management adalah manajemen professional ketika informasi dalam bentuk fisik atau arsip diterima atau dibuat kemudian diolah, didistribusikan dan ditempatkan dalam sistem penyimpanan, sampai pengambilan arsip untuk digunakan hingga akhirnya pemusnahan atau retensi penyimpanan permanen arsip.28 Tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut29, yaitu : a.
Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien,
b.
Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin,
c.
Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah,
d.
Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau pengguna rekod.
26
Sedarmayanti, Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 24 Kennedy, Jay and Cherry Schauder. ―Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998), h. 199 28 Dzifa, Peggy Tagbotor. dkk. ―Analysis of Reecords Mangement and Organizzational Performance‖, International Journal of Academic Research in Accounting, Finance and Management Sciences, vol 5 No. 2, Ghana 2015, h.4 29 Robek, dkk. Information and Record Management. (California: Glencoe, 1987), h. 8. 27
24
Jadi secara umum kearsipan memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan
bahan
pertanggungjawaban
nasional
tentang
rencana,
pelaksanaan dan penyelenggaraan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah. Maka perlunya unit kearsipan yang mengelola arsip tersebut, tugas pokok yang dimiliki unit kearsipan,30 yaitu : a. Menerima warkat. b. Mencatat warkat. c. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan. d. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu. e. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. f. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip. g. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain. 2.
Proses Pengelolaan Arsip Dinamis Manajemen kearsipan sangat dibutuhkan di sebuah lembaga pemerintah atau swasta agar arsip yang dimiliki dapat dikelola secara baik dan benar, maka dari itu pengelola arsip dinamis perlu mengetahui proses manejemen arsip. Pengelola arsip dinamis adalah suatu kegiatan yang secara efisien dan sistematis meliputi penciptaan dan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan. 30
Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 43
25
“Record management is the field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records.”31 a.
Penciptaan dan Penerimaan Dalam pengelolaan arsip dinamis penciptaan dan penerimaan arsip dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi adalah tahap awal yang dilakukan agar arsip dapat dikelola dengan baik dan benar. Dengan penciptaan dan penerimaan arsip dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga dan organisasi menjadikan informasi yang terdapat di dalamnya akan berguna bagi kegiatan sehari-hari dan juga sebagai pedoman bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijakan. Penciptaan arsip dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga ataupun organisasi memiliki beberapa tahap seperti berikut:32 1) Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan. 2) Membuat konsep surat, hasil dikte segera dikonsepkan dengan tulisan dan disusun sesuai bentuk surat yang benar dan yang dikehendaki pimpinan. 3) Mencatat pada buku registrasi keluar. Setelah konsep selesai dibuat kemudian diketik maka diberikan kepada pimpinan untuk diperiksa. 4) Mengetik surat dalam bentuk akhir. 5) Meminta tanda tangan pimpinan. 6) Mengecek surat yang akan dikirim.
31
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and practice. (London: Facet Publishing, 2003), h.1 32 Ig. Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 111
26
7) Mendistribusikan surat. Adapun prosedur dalam proses penerimaan arsip dinamis yang dilakukan, sebagai berikut:33 1) Penerimaan 2) Penyortiran 3) Pembukaan surat 4) Pencatatan 5) Pengarahan dan penerusan 6) Penyampaian surat 7) Penyimpanan berkas arsip/ surat masuk. Sehingga dapat diketahui dari penjelasan di atas tahap penciptaan dan penerimaan arsip merupakan tahap awal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidaknya. Oleh karena itu dari tahap penciptaan dan penerimaan inilah menjadi hal yang penting dalam pengelolaan arsip dinamis yang ada pada suatu lembaga. b. Penyimpanan Terdapat tempat penyimpanan arsip yang dikenal dengan nama records centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis merupakan tempat penyimpanan secara fisik yang aman untuk
33
Abdan Syakuro, ―Cara Menangani Surat atau Dokumen Kantor.‖ Artikel diakses pada 15 Mei 2017 dari http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumen-kantor.html?m+1
27
melindungi arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan,34 yaitu: 1.
Penyimpanan Onsite Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia di perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis. Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip dinamis dalam jumlah sedikit.
2.
Penyimpanan Off-site Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan jauh dari kota dengan maksud untuk menghemat biaya. Pusat arsip dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip dinamis dalam jumlah besar.
3.
Penyimpanan Komersial Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan dapat
membuat
kontrak
kerja
dengan
perusahaan
yang
menyediakan layanan tersebut atau menyewa tempat yang dikelola suatu perusahaan untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip dinamis.
34
Elizabeth and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and practice. (London: Facet Publishing, 2003).
28
Menurut Sedarmayanti, terdapat beberapa azas penyimpanan arsip, yaitu:35 1.
Azas Sentralisasi Dalam azas ini penyimpanan arsip dalam suatu organisasi dipusatkan pada satu unit kerja khusus yang sering disebut sentral arsip atau dalam kantor-kantor sering ditangani oleh unit tata usaha yang merupakan unit sentral pengiriman surat. Dengan sentralisasi arsip, maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses, akan disimpan di sentral arsip. jadi dengan sistem ini, unit-unit lain dalam organisasi tidak menyelenggarakan kegiatan arsip.36
2.
Azas Desentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masingmasing unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masingmasing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
3.
Azas kombinasi Sentralisasi-Desentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas Sentralisasi dan Desentralisasi. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan oleh
35 36
h.16
Sedarmayanti, Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern., h.45 Zulkifli amsyah.,Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1991),
29
semua unit disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit. Berdasarkan
ketiga
azas
penyimpanan
tersebut,
dalam
penyelenggaraan di tiap-tiap organisasai atau kantor berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya dan pelaksanaannya pun tergantung dari tujuan penyelenggaraan penyimpanan arsip yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut. Selanjutnya menurut Barthos, ada lima sistem tata cara mengarsip surat,37 yaitu : 1.
Sistem Abjad, adalah suatu sistem untuk menyususn arsip dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun tersebut dibagi 4 golongan yaitu menurut nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial lainnya.
2.
Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun
menurut
perihal,
menurut
nama-nama
perusahaan,
koresponden dan sebagainya. 3.
Sistem Geografis, adalah penyusunan arsip dimana surat-surat atau arsip dibagi menurut letak wilayah.
4.
Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka petugas arsip lebih dahulu membuat daftar-daftar kelompok
37
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara, swasta dan pergurutan tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 44.
30
masalah-masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya. 5.
Sistem Kronologis, yaitu sistem yang penyusunan arsip atau suratsurat menurut urutan tanggal dari datangnya surat-surat tersebut. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Berdasarkan dari kelima sistem penyimpanan tersebut, tidak ada
penyimpanan yang lebih baik. Hal itu dikarenakan baik tidaknya sistem penyimpanan yang dilakukan tergantung dari lembaga atau organisasi yang bersangkutan dalam menerapkan sistem penyimpanan dalam pengelolaan arsip dinamis. Jadi dengan begitu sistem penyimpanan dapat dikatakan mempunyai karakteristik tertentu yang dapat diterapkan secara maksimal oleh suatu lembaga ataupun organisasi. c.
Pemeliharaan Pemeliharaan terhadap arsip dinamis perlu dilakukan terutama suatu lembaga atau organisasi yang mempunyai kegiatan yang berkaitan dengan arsip dinamis, karena arsip dinamis yang berisi informasi sangat perlu pemeliharaan arsip dinamis dari segala kerusakan dan kemusnahan karena untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan fisik arsip dinamis sekaligus dengan isinya. Jadi sangat penting sekali ruang penyimpanan arsip dinamis harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan, seperti kebakaran, air dan serangga. Selain itu ruang penyimpanan juga harus kering, kuat, terang
31
dan berfentilasi yang baik. Sedangkan untuk pengaturan suhu ruangan dapat menggunakan AC yang berfungsi untuk mengatur kelembaban dan mengurangi debu, pemasangan AC harus konsisten (suhu normal 20 derajat C), sehingga suhu udara tidak berubah-ubah karena pergantian suhu yang mendadak akan menyebabkan kerusakan kertas.38 Secara
umum,
usaha-usaha
yang
dapat
dilakukan
dalam
pemeliharaan arsip dinamis adalah:39 1) Membersihkan
ruangan.
Sebaiknya,
ruangan
penyimpanan
dibersihkan dengan alat penyedot debu (vacum cleaner). 2) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya. Pemeriksaan ruangan dapat dilakukan setiap saat untuk mengawasi jika ada serangga yang merusak arsip dinamis. 3) Penggunaan racun serangga. Penyemprotan racun serangga dapat dilakukan kearah dinding, lantai atau alat-alat yang terbuat dari kayu dan jangan sampai mengenai arsip dinamis. 4) Mengawasi serangga anai-anai. Untuk mengawasi serangga anaianai. Dapat menggunakan sodium arsenite. 5) Larangan makan dan merokok 6) Rak penyimpanan arsip dinamis sebaiknya terbuat dari logam dimana jarak papan rak yang terbawah lantai sekitar 6 (enam) inci,
38 39
Basir Barthos. Manajemen Kearsipan.,h. 56-57 Ibid., h. 58-60
32
sehingga memudahkan sirkulasi udara dan membersihkan lantai bagian bawah. 7) Arsip dinamis jangan diletakkan secara berdesak-desakan dan jangan diletakkan pada tempat yang lebih kecil dari ukuran arsip dinamis. 8) Mengeringkan arsip yang basah, dengan cara menggunakan kipas angin atau membuka jendela-jendala dan pintu-pintu. Selain itu juga dapat dengan kertas penyerap (blotting). 9) Arsip dinamis yang tidak terpakai sebaiknya, arsip dinamis disimpan pada tempat tersendiri secara teratur agar tidak menimbulkan penumpukan. 10) Arsip dinamis yang rusak atau sobek. Untuk arsip dinamis yang sobek, kita dapat menggunakan perekat berbahan dasar kanji agar tulisan atau kertas tidak rusak. Selain itu ada pemeliharaan arsip dinamis yang berbentuk elektronik/digital, dapat dilakukan dengan cara menjaga dan mengupgrade media, software, format penyimpanan dan isi arsip dinamis. Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu mengelola arsip dinamis elektronik:40 1) Jauhkan arsip dinamis elektronik resmi dan pribadi secara terpisah.
40
Fermi National Accelerator Laboratory (FERMILAB), Employee Records Management. (T.tp.:FERMILAB: 2011), h. 13
33
2) Simpan ke format standar seperti Portable Document Format (PDF, Post Script (PS) atau file teks. 3) Gunakan folder bernama sesuai dengan jenis atau seri untuk menyimpan arsip dinamis. 4) Simpan arsip dinamis ke folder tertentu pada drive atau server cadangan, bukan pada komputer. d. Penyusutan atau Pemusnahan Terakhir yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu penyusutan dan pemusnahan. Penyusutan arsip bukan sekedar masalah mendesak yang harus dilakukan karena banyak arsip yang tidak terkendali, berserakan, dan menumpuk di sudut ruangan, tetapi juga terkait apresiasi pimpinan. 41 Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 23 penyusutan arsip adalah ―Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan‖. Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan juga mengemukakan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut: 1) Memindahkan arsip inaktif (arsip yang sudah tuntas penggarapannya) dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Negara atau badan pemerintahan masing-masing. 2) Memusnahkan arsip-arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
41
Machmoed Effendi, Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah, 26 April 2011.
34
3) Menyerahkan arsip statis (arsip yang sudah tidak digunakan lagi atau frekuensi penggunaannya sangat kecil) oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip yang dilakukan dapat menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena dapat membantu untuk meninjau kembali arsip dinamis yang akan dipermanenkan atau dimusnahkan. Prosedur yang dapat dilakukan dalam proses penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis, yaitu:42 1) Menyiangi (weeding). Tujuan dari weeding yaitu memisahkan arsip dinamis yang telah sampai jangka waktu penyimpanannya dan rekod yang tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip. 2) Mempersiapkan alat-alat. Alat-alat yang digunakan antara lain folder, filing cabinet, guide, rak dan lain-lain yang berguna untuk menampung pemindahan arsip dinamis dari unit pencipta ke record centre. 3) Penyisihan. Arsip dinamis yang akan disusutkan (dipermanenkan) atau dimusnahkan, disisihkan dari folder aktifnya. 4) Mensortir. Arsip dinamis yang telah disisihkan, kemudian disortir untuk
memilih
arsip
dinamis
yang
akan
disusutkan
(dipermanenkan) atau dimusnahkan. 5) Membuat dan menyiapkan daftar atau surat pemindahan arsip dinamis dari unit pecipta ke record centre. Dalam daftar/surat
42
Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 217
35
tersebut berisi nama unit pengolah, tanggal persetujuan, tanggal penyerahan, tanggal penerimaan penyerahan dan nama pejabat yang menerima penyerahan. 6) Pendaftaran, yaitu kegiatan mendaftarkan arsip dinamis yang akan disusutkan (dipermanenkan) atau dimusnahkan. 7) Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip dinamis. 8) Memusnahkan arsip dinamis. Dalam melaksanakan pemusnahan, hendaknya arsip dinamis benar-benar musnah, diketahui oleh pejabat yang berwenang. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
43
pencacahan, pembakaran, pemusnahan
kimiawi dan pembuburan. 3.
Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Ig. Wursanto menjelaskan ada beberapa kendala dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu: a.
Penemuan kembali arsip yang lama akibat sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau unit lain dalam organisasi yang tidak dikembalikan kembali ke unit pencipta arsip.
b.
Bertambahnya arsip dinamis tanpa disertai dengan penyusutan dan pemusnahan.
c. 43
Pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan., h. 105
36
yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. d.
Peralatan
kearsipan
yang
tidak
memadai,
tidak
mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan modern karena kurangnya dana yang tersedia.44 4.
Ciri-Ciri Pengelolaan Arsip yang Baik Arsip merupakan informasi yang akan terus diterima dan dihasilkan oleh suatu lembaga atau instansi, sehingga semakin lama lembaga itu bekerja akan semakin banyak arsip yang diterima dan dihasilkan. Maka perlunya sistem pengelolaan arsip yang dijalankan disuatu lembaga atau instansi untuk mengelola arsip mulai dari arsip itu diterima atau dihasilkan hingga arsip di musnahkan atau di simpan permanen. Sistem kearsipan dikatakan baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut45: a.
Mudah dilaksanakan. Sistem
kearsipan
harus
mudah
dilaksanakan,
sehingga
tidak
menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip. b.
Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalalm pelaksanaannya. Jadi sistem kearsipan harus sederhana dan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
44 45
Ig. Wursanto, Kearsipan 2., h. 29 Ibid., h. 30-32
37
c.
Murah/ekonomis Sistem kearsipan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip
d.
Tidak memakan tempat Tempat penyimpan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung, rak arsip, almari dan sebagainya. Pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
e.
Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f.
Cocok bagi organisasi Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
g.
Fleksibel atau luwes Fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat diterapkan
di
setiap
satuan
perkembangan organisasi.
organisasi
dan
dapat
mengikuti
38
h.
Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalan bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
i.
Mempermudah pengawasan Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan seperti : kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out slip dan sebagainya.
5.
Manajemen Arsip Inaktif Dalam menjalankan manajemen arsip inaktif terdapat beberapa proses yang harus dilakuakan yaitu : a.
Pemindahan Arsip Inaktif Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip (Central File) yang berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center) merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif. Prosedur pemindahan arsip inaktif sebagai berikut:
39
1) Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap unit pencipta arsip di lingkungan lembaga induknya mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif sesuai jadwal retensi arsip (JRA). 2) Arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip melakukan pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip 3) Hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan. Daftar tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti dan mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Sedangkan arsip yang akan dipindah, dibuatkan daftar. 4) Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali melakukan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records Center). 5) Penyiapan ruang simpan arsiparis atau pengelola arsip menyiapkan ruang dan alat penyimpanan arsip di Pusat Arsip (Records Center). 6) Penerimaan arsip Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan dari central file (unit pengolah arsip) dilakukan oleh arsiparis atau pengelola arsip yang bertugas di Pusat Arsip (Records Center).
40
Arsip
tersebut
harus
diteliti
kelengkapannya,
kondisi
dan
kesesuaiannya dengan daftar arsip pindah yang dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip.46 b.
Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif Sistem penyimpanan arsip dapat diartikan sebagai suatu sistem yang teratur dalam penyimpanan arsip, sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat, supaya penyimpanan arsip dapat ditata dengan baik maka diperlukan suatu cara atau sistem untuk melaksanakan penyimpanan arsip secara efektif. Menurut A.W. Widjaja, ―Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat.‖47
6.
Tata kelola Arsip Otomatis/Komputerisasi Pengaruh teknologi
modern, menunjukkan atau memungkinkan
pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan pula bahwa keputusan atas masalahmasalah yang sangat mendesak segera diselesaikan. Dengan semakin
46
Effendie, Mahmoed, dkk. ―Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas Gajah Mada‖. Artikel diakses pada diakses 17 September 2016 dari http://arsip.ugm.ac.id/download/1904112050PANDUANRINGKASTTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf. 47 A.W.Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo, 1993), h.103
41
banyaknya informasi yang diciptakan berdampak pula pada arsip sebagai sumber informasi terekam yang diterima dan juga dihasilkan oleh suatu lembaga, maka dari itu penanganan arsip akan lebih efisien bila dilakukan dengan
menggunakan
alat-alat
elektronis.
Seperti
yang
dikatakan
Serdamayanti penciptaan, pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui suatu sistem yang bekerja secara otomatis. Tata Kearsipan Otomatis/Komputerisasi adalah cara-cara pelaksanaan prosedur tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefisien mungkin atas mesin-mesin, sehingga bahan-bahan dan sumbersumber yang ada dapat pula dimanfaatkan.48 Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan dengan bantuan mesin cetak. Penentuan pola otomatisasi informasi harus memperhatikan 4 hal49, yaitu: 1) 2) 3) 4)
Sifat pengguna informasi Lingkungan informasi Cara menggunakan informasi Tujuan pengguna informasi Tata kearsipan otomatisasi/komputerisasi adalah kearsipan yang
menggunakan sarana pengolahan data elektronik. Di dalam otomatisasi, semua pengelompokkan dapat disatukan kedalam satu data base dan dapat
48 49
Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 139 Ibid., h.140
42
ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomatisasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan kebutuhan calon pengguna. Otomatisasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.50 Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam kearsipan adalah kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan suatu lembaga ataupun organisasi. Sehubungan dengan hal itu, yang perlu dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan komputer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyimpanan informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkannya.51 Jadi tata kearsipan secara komputerisasi yaitu penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam pengelolaan kearsipan mulai dari pencatatan,
penyimpanan,
penggunaan,
temu
kembali,
hingga
pendistribusian arsip dinamis. F. Sistem Temu Kembali Arsip Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan memungkinkan 50 51
Ibid., h. 141 Sedarmayanti, Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 142
43
untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Peminjaman arsip yang telah disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan temu kembali arsip. Sebuah sistem penyimpanan arsip tidak dikatakan efektif, kecuali jika sistem tersebut dapat memberikan informasi secepat mungkin sesuai dengan permintaan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari kemampuan temu kembali arsipnya. Prosedur untuk meminta arsip, meminjam,dan tindakan lanjutan merupakan syarat utama temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.52 Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali, yaitu: 1.
Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna.
2.
Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.
3.
Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna.
4.
Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database.
5.
Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.
6.
Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna.
7.
Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.53 Wursanto mengemukakan bahwa yang dimaksud penemuan kembali arsip54
yaitu ―Kegiatan memastikan dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakan
52
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis., h.16 Chowdurry,G.G, Introduction to Modern Information Retrieval. (London: Facet Publishing, 2004). h. 3 54 Ig. Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta : Kanisius, 1991) h. 187 53
44
disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa dan bagaimana cara mengambilnya‖. Menurut Wursanto agar temu kembali dapat dilakukan dengan mudah dan efisien, ada faktor-faktor yang diperhatikan 55 , yaitu: 1.
Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2.
Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang sesuai dengan system penataan berkas yang digunakan.
3.
Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan kembali arsip. Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenagatenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap tinggi, cepat mau dan suka belajar secara detail tentang kearsipan.
G. Efisiensi Kerja Menurut Drucker dalam bukunya Amirullah, efisiensi berarti mengerjakan sesuatu dengan benar.56 Stoner mendefinisikan efisiensi sebagai kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi. Seorang yang bertindak efisien mampu meminimalkan biaya sumber daya yang diperlukan.57 Sedarmayanti mendefinisikan efisiensi kerja merupakan pelaksanaan caracara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah
55
Ibid, h.193 Amirullah, Pengantar Manajemen. (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004), h.8 57 Stoner, Manajemen. (Jakarta: Prenhallindo, 1996), h.9 56
45
dalam mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya, teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya.58 H. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Pengelolaan arsip dinamis secara komputerisasi yang dilakukan pada suatu lembaga pada dasarnya sangat berpengaruh terhadapa efisiensi kerja. Karena arsip sebagai sumber informasi terekam perlu diatur dan ditata dengan baik sehingga memudahkan para pengguna yang membutuhkan dalam temu kembali arsip yang cepat dan tepat. Menciptakan pengelolaan arsip yang baik dan benar berarti dapat mengatur, menyusun, mengumpulkan, menyimpan, serta mendistribusikan arsip yang terprogram. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan benar akan semakin lancar dan memudahkan koordinasi dan pengawasan. Sebagai seorang pimpinan pasti harus mempunyai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan, arsip merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh pimpinan maka perlunya arsip yang rapi, tertib, guna memudahkan penyimpanan dan temu kembali arsip sewaktu-waktu dibutuhkan dapat cepat dan tepat ditemukan. Walaupun itu pimpinan perlu memiliki staf yang mampu dalam hal mengelola dan memelihara arsip untuk pimpinan, ataupun untuk kepentingan lembaga tersebut dalam kegiatannya.
58
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran. (Bandung: Mandar Maju,2001), h.112
46
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efisiensi kerja. I.
Penelitian Terdahulu Penelitian pertama sebelumnya pernah dilakukan oleh mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, yang bernama Ade Tarmidi dengan judul ―Pengelolan Arsip Dinamis Dalam Membantu Pengambilan Keputusan di Koperasi Mahasiswa (Kopma) UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta‖. Skripsi ini diperoleh dari repository UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis dan mengetahui tentang arsip dinamis dalam membantu pengambilan keputusan di Kopma UIN Sunan Kalijaga. Perbedaan dengan dengan penelitian yang penulis lakukan adalah pertama pada tempat penelitian yang dilakukan, peneliti terdahulu bertempat di Koperasi Mahasiswa UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, sedangkan yang penulis teliti yaitu pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel. Perbedaan yang kedua yaitu pada tujuan penelitian, peneliti terdahulu bertujuan untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis dan mengetahui tentang arsip dinamis dalam membantu pengambilan keputusan di Kopma UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, sedangkan penelitian yang penulis lakukan bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Tangerang Selatan, pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja serta kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip
47
dinamis. Persamaan terletak pada teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi serta persamaan yang lain yaitu pada teknik analisis data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Penelitian terdahulu berikutnya yang pernah dilakukan oleh mahasiswi Universitas Sebelas Maret, yang bernama Adriyani Umi Sa‘adah dengan judul ―Analisis Pengelolaan Arsip di Bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta‖. Skripsi ini diperoleh dari Digital Library Universitas Sebelas Maret. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta. Perbedaan dengan penelitian yang penulis lakukan adalah pertama pada tempat penelitian, peneliti terdahulu bertempat di Bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, sedangkan peneulis meneliti di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel. Perbedaan yang kedua yaitu tujuan penelitian, peneliti terdahulu bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, hambatan-hambatan yang dihadapi serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, sedangkan pada penelitian ini
48
penulis bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel, pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja, serta kendala dalam pengelolaan arsip dinamis di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel. Persamaan pertama yaitu pada jenis penelitian yang menggunakan deskriptif kualitatif dan persamaan yang kedua dengan penelitian yang penulis lakukan terletak pada tujuan penelitian yaitu untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dan kendala yang dihadapi.
BAB III METODE PENELITIAN
Metode penelitian mengemukakan secara teknis tentang metode atau sarana khusus yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dilakukan seseorang melalui penyelidikan yang hati-hati terhadap suatu masalah, sehingga diperoleh pemecahan yang tepat terhadap masalah tersebut. Agar penelitian ini dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan suatu pedoman yang dapat digunakan ketika penelitian dilaksanakan agar mendapatkan informasi mengenai gambaran umum mengenai pengelolaan arsip dinamis. A. Jenis dan Pendekatan Penelitian Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini yaitu jenis metode deskriptif untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum dari sistem pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja. Metode deskriptif yaitu metode penelitian yang bertujuan mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.59 Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Bogdan dan Taylor dalam Lexy J.Moleong mendefinisikan metode kualitatif adalah sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati.60
59 60
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian. (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60 Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif. (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2006),
h. 5.
49
50
B. Pemilihan Informan Pemilihan informan bertujuan untuk memberikan informasi yang terlengkap sehingga penulis mendapatkan informasi yang lengkap dalam penulisan penelitian. Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih orang-orang yang akan diwawancarai (informan).61 Informan ditentukan menggunakan purposive sampling dimana informan dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu dengan tujuan untuk memperoleh satuan sampling yang memiliki karakteristik atau kriteria yang dikehendaki dalam pengambilan sample. Informan adalah orang yang diperkirakan meguasai dan memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian. 62 Peneliti memilih beberapa informan untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penelitian ini. Dalam penelitian ini penulis memilih informan yang memahami tentang pengelolaan arsip dinamis kepala sub bagian umum, kepala staf bagian kearsipan, staf bagian umum, staf bidang data, informasi dan regulasi dan staf bidang pelayanan perijinan pembangunan. Penulis mengambil informan sebanyak 5 orang, yaitu:
61
Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h.
53. 62
M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108
51
Tabel 3.1 Informan No. Nama
Jabatan
1.
Helmi Kamaludin, S.Sos
Kepala Sub Bagian Kepala Bagian Umum atau Umum sekretariat di BP2T Kota Tangsel, pernah menjabat sebagai pengelolaan arsip di BP2T Kota Tangsel.
2.
Saprudin, S.IP
Kepala Staf Bagian Menjabat sebagai kepala Kearsipan pengelolaan arsip di BP2T Kota Tangsel.
3.
Sabur S.E
Staf Bagian Umum
Menjabat sebagai yang mengoperasikan pengolahan arsip di SISUMAKER BP2T Kota Tangsel.
4.
Sri Laksmi Staf Bidang Data, Handayani Informasi dan Regulasi Eri Setiawan, Staf Bidang S.E Pelayanan Perijinan Pembangunan
Menjabat sebagai pegawai di BP2T Kota Tangsel
5.
Kategori
Menjabat sebagai pegawai di BP2T Kota Tangsel
Dengan alasan yang bersangkutan dianggap memiliki informasi lebih mengenai pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel dan penulis berharap mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja, kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis serta pengalaman yang dimiliki oleh informan. C. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data adalah langkah penting dalam rangka keberhasilan penulisan penelitian dengan cara mengumpulkan sumber-sumber data informasi
52
yang menjadi dasar kesimpulan penelitian. Pada penelitian ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data dengan cara, yaitu: a.
Data Primer Data Primer merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung dari sumber aslinya yang berupa wawancara, maupun hasil observasi yang dilakukan peneliti dari suatu obyek. Penelitian ini memperoleh data primer secara langsung dari hasil observasi di lokasi penelitian yaitu arsip dinamis Badan pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel dan dari hasil wawancara dengan Kepala Sub Bagian Umum, Kepala Staf Bagian Kearsipan, dan Staf Bagian Umum di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel. a.
Observasi Observasi yang dilakukan pada penelitian ini adalah teknik observasi langsung. Observasi adalah sebagai pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap suatu gejala yang tampak pada objek penelitian 63 . Jadi observasi merupakan kegiatan pencatatan dan pengamatan langsung terhadap objek ditempat terjadi, dan pencatatan dan pengamatan ini dilakukan baik saat keadaan sedang berlangsung. Sehingga apabila informasi yang didapat mengenai persitiwa ataupun kejadian yang diperoleh dari informan masih kurang, peneliti dapat
63
M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h.20
53
memperoleh dengan mencatat pola tingkahlaku terhadap informan yang sesuai dengan waktu kejadiannya. Sulistyo-Basuki menambahkan bahwa observasi memiliki beberapa keuntungan64, yaitu : 1) Pemanfaatan observasi memungkinkan pencatatan perilaku yang diamati sesuai dengan kejadiannya. 2) Observasi memungkinkan peneliti membandingkan apa yang sebenarnya perilaku seseorang dengan apa yang mereka katakan. Peserta dalam kajian mungkin sadar atau tidak sadar melaporkan perilaku mereka yang berbeda dengan kenyataan yang berlangsung. 3) Teknik observasi atau pengamatan dapat mengidentifikasi perilaku, tindakan dan sebagainya yang memungkinkan tidak dilaporkan oleh partisipan karena dianggap tidak penting atau tidak relevan. Dengan demikian, peneliti dapat memeriksa pengaruh relatif dari berbagai faktor. 4) Teknik observasi, peneliti dapat mengkaji subjek yang tidak mampu memberikan laporan verbal. 5) Pemanfaatan observasi tidak memerlukan keinginan subjek untuk ikut dalam penelitian. 6) Observasi merupakan metode yang langsung dapat dilakukan tanpa perlu persiapan mendalam. Pengamatan langsung seringkali
64
Sulistyo-Basuki, Metode penelitian. (Jakarta: Wedatama Widya Sastra Bekerja sama dengan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia, 2006), h. 151
54
memberikan pandangan bermanfaat mengenai masalah yang tengah dikaji serta masalah berkait lainnya. 7) Observasi menghindari bias dari responden yang acapkali dijumpai pada metode lain. Observasi yang dilakukan ini untuk menjawab permasalahan mengenai pengelolaan arsip dinamis dan juga kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel. b.
Wawancara Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan 65 . Wawancara yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara secara mendalam. Wawancara mendalam yaitu dengan membuat pedoman pertanyaan yang diajukan agar dapat memberikan informasi mengenai sistem pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja pada Sub Bagian Umum di BP2T Kota Tangsel.
2.
Data Sekunder Data sekunder merupakan sumber data yang diperoleh melalui media perantara atau secara tidak langsung yang berupa buku, catatan, bukti yang telah ada, atau arsip yang dipublikasikan ataupun yang tidak dipublikasikan. Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh atau dikumpulkan dari
65
Sofian Effendi, Metode Penulisan Survei. (Jakarta: LP3ES, 2012), h.135
55
dokumentasi dan kepustakaan, yang terdiri dari berbagai literatur dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. a.
Dokumentasi Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui dokumen-dokumen yang terdapat di Bagian Umum yang berupa buku catatan surat masuk dan surat keluar, dan foto-foto yang penulis ambil sendiri setelah meminta izin dari pihak BP2T Kota Tangsel dengan tujuan sebagai bahan bukti dan data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
b.
Kajian Pustaka Mengumpulkan data dan informasi dengan memanfaatkan literatur yang tersedia sebagai pedoman dalam menemukan penelitian yang relevan. Sehingga didapat teori pendukung pada penelitian yang dilakukan.
D. Teknik Analisis Data Setelah semua data diperoleh melalui wawancara dan observasi terhadap informan. Penulis akan menganalisis data yang diperoleh dengan teknik analisis data. Menurut Tripp dalam Basrowi dan Suwandi analisis data merupakan proses mengurai (memecah) sesuatu ke dalam bagian-bagiannya, terdapat tiga langkah penting dalam analisis data, yaitu (1) identifikasi apa yang ada dalam data, (2) melihat pola, dan (3) membuat interpretasi66. Berikut langkah-langkahnya :
66
h.192
Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rineka Cipta, 2008),
56
a. Reduksi Data Reduksi data merupakan proses pemilihan dan penyederhanaan data-data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara dan kajian pustaka mengenai sistem pengelolaan arsiip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja BP2T Kota Tangsel. Penulis akan memilih data yang diperoleh dari lapangan, dengan memilih hal-hal yang pokok. Dengan demikian data yang telah dipilih akan memberikan gambaran yang jelas. b. Penyajian Data Penyajian data merupakan kegiatan penyajian dan penggabungan informasi-informasi yang sudah didapat dalam bentuk narasi. Dalam penyajian data ini penulis akan menyajikan data berupa dalam bentuk teks yang bersifat naratif dengan uraian singkat tanpa harus mengurangi maknanya. c. Penarikan Kesimpulan Setelah dilakukan reduksi dan penyajian data, maka tahap selanjutnya adalah penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian yang disajikan dalam bentuk narasi. Di sini penulis membuat kesimpulan yang berasal dari data yang diperoleh dan kemudian akan disajikan dalam bentuk naratif. E. Tempat dan Jadwal Penelitian Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel merupakan salah satu lembaga yang mempunyai tingkat perkejaan sangat tinggi karena melayani dan memberikan ijin kepada masyarakat yang ingin membuat ijin di wilayah
57
Kota Tangsel, dari kegiatan sehari-harinya itu BP2T Kota Tangsel menghasilkan banyak arsip dinamis maupun arsip vital yang diciptakan maupun diterima. Alasan penelitian ini lebih difokuskan terhadap arsip dinamis adalah karena arsip dinamis yang ada di BP2T Kota Tangsel lebih sering dirujuk untuk kebutuhan kerja yang ada disana sebagai bahan pengambilan keputusan, perumusan kebijakan, pertanggung jawaban dan sebagainya. Sehingga penelitian ini dilaksanakan di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Tangerang Selatan yang terletak di Jalan Raya Serpong Km. 12 Serpong Kota Tangerang Selatan, bersebelahan dengan gedung Balai Latihan Kerja Industri (BLKI) Provinsi Banten. Penelitian ini dilaksanakan selama 11 bulan (Maret 2016 – Januari 2017) dengan perincian sebagai berikut: Tabel 3.2 Jadwal Penelitian
No
Tahun 2016 – 2017
Kegiatan Mar
1
Observasi Awal dan Penyerahan Proposal Skripsi dan Dosen Pembimbing
2
Pelaksanaan Bimbingan Skripsi
Apr
Mei
Jun
Jul
Agu
Sep
Okt
Nov
Des
Jan
Feb
Mar
58
3
Pengumpula n Literatur Skripsi
4
Pelaksanaan Penelitian Observasi dan Wawancara
5
Analisis Data Penelitian
6
Penyerahan Skripsi
7
Sidang Skripsi
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil
Badan
Pelayanan
Perijinan
Terpadu
(BP2T)
Kota
Tangerang Selatan. 1.
Sejarah BP2T Kota Tangerang Selatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah
yang dibentuk berdasarkan Peraturan
Walikota Tangerang Selatan Nomor 7 Tahun 2009, tentang Perubahan atas Peraturan Walikota Tangerang Selatan
Nomor 1 Tahun 2009 tentang
Organisasi Perangkat Daerah Kota Tangerang Selatan. Pada tanggal 30 Desember 2010 ditetapkan kembali dengan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kota Tangerang Selatan. Dengan keberadaan SKPD ini, diharapkan dapat meningkatkan profesionalisme kerja aparatur Pemerintah Kota Tangerang Selatan dalam memberikan pelayanan Perijinan dan Non Perijinan yang didasarkan kepada nilai-nilai komitmen dan konsistensi, wewenang dan tanggungjawab, integritas dan profesional, ketepatan/keakurasian dan kecepatan, disiplin, serta penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi. 2.
Tugas dan Fungsi BP2T Kota Tangerang Selatan Badan Pelayanan dan Perizinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel mempunyai tugas pokok, fungsi dan tata kerja yang diatur dalam Peraturan Walikota No 23 Tahun 2011, yaitu:
59
60
a.
Badan 1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu merencanakan,
melaksanakan,
mempunyai tugas pokok
mengarahkan,
mengawasi
dan mengendalikan kegiatan dibidang Pelayanan Perijinan Terpadu sesuai kebijakan Pemerintah Daerah; 2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu mempunyai fungsi: a) Perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu; b) Pelaksanaan
persiapan
fasilitasi
program
kerja
Badan
Pelayanan Perijinan Terpadu; c) Pelaksanaan kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu; d) Pembinaan pelaksanaan pengelolaan Pelayanan Perijinan Terpadu; e) Pengembangan sitem informasi Pelayanan Perijinan Terpadu; f)
Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kebijakan program kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;
g) Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait dengan kegiatan Pelayanan Perijinan Terpadu; h) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;
61
3) Badan dipimpin oleh Kepala Badan yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. 4) Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Badan
sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Kepala Badan bertugas membina,
memimpin,
memfasilitasi,
menyelenggarakan,
mengawasi, mengevaluasi dan mengendalikan tugas dan fungsi Badan serta mengkoordinasikan kegiatan Staf, Pelaksana dan Kelompok Jabatan Fungsional. b. Sekretariat 1) Sekretariat Badan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan membina dan mengkoordinasikan serta melakukan pengendalian pada urusan umum, keuangan serta program, evaluasi dan pelaporan. 2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat mempunyai fungsi: a) Perencanaan dan pengelolaan bahan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan umum dan keuangan serta monitoring dan evaluasi; b) Pelaksanaan pemberian fasilitas dan dukungan pelayanan teknis administrasi dilingkungan Badan; c) Pelaksanaan penyusunan program kegiatan bidang, umum keuangan serta monitoring dan evaluasi Badan;
62
d) Pelaksanaan pengelolaan tata naskah Badan, surat menyurat, kearsipan, perlengkapan, rumah tangga dan pemeliharaan sarana dan prasarana Badan; e) Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan sarana dan prasarana, perlengkapan dan aset Badan; f)
Pelaksanaan pengelolaan administrasi dan penatausahaan keuangan;
g) Pelaksanaan dan pembinaan organisasi dan tatalaksana di lingkup Badan; h) Pelaksanaan koordinasi
dengan instansi/lembaga lainnya
terkait kegiatan Badan; i)
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan Badan;
j)
Pelaksanaan
tugas
lain
yang
diberikan
atasan
sesuai
bidang tugasnya; c. Kasubbag Umum 1) Sub
Bagian
Umum
dan
Kepegawaian
mempunyai
tugas
merencanakan, melaksanakan pembinaan dan mengkoordinasikan serta pengawasan dan pengendalian surat menyurat, kearsipan, urusan rumah tangga perlengkapan, pengelolaan administrasi dan kepegawaian.
63
2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Sub Bagian Umum dan kepegawaian mempunyai fungsi: a) Perencanaan persiapan bahan pelaksanaan kegiatan tata usaha, aset, perlengkapan dilingkungan Badan; b) Pelaksanaan pengelolaan kegiatan surat menyurat yang meliputi
pengetikan,
penggandaan,
pengiriman
dan
pengarsipan; c) Pelaksanaan pengurusan administrasi perjalanan Badan; d) Pelaksanaan inventarisasi, penyediaan, pendistribusian dan pemeliharaan barang-barang inventaris kantor; e) Pelaksanaan konsultasi, penyiapan bahan pedoman dan analisis formasi terkait sub bagian umum dan kepegawaian; f)
Pelaksanan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya;
d. Kasubbag Keuangan 1) Sub
Bagian
Keuangan
mempunyai
tugas
merencanakan,
melaksanakan, pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan pengendalian penyusunan rencana anggaran dan belanja Badan, 2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi: a) Perencanaan kegiatan pengelolaan administrasi keuangan meliputi penyusunan anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan pertanggungjawaban anggaran;
64
b) Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi penyusunan, anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan pertanggungjawaban anggaran; c) Pelaksanaan usulan perbaikan
dan perubahan anggaran
kegiatan Badan; d) Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan; e) Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lain terkait dengan kegiatan sub bagian keuangan; f)
Pelaksanaan moniotoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan sub bagian keuangan;
g) Pelaksanaan pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi serta pengurusan keuangan Badan. h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya. e. Kasubbag Program, Evaluasi dan Pelaporan 1) Sub Bagian Program, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan pengendalian program, evaluasi dan pelaporan. 2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Sub Bagian Program, Monitoring dan Evaluasi mempunyai fungsi : a) Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan kebijakan Badan;
65
b) Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data Badan; c) Pelaksanaan penyusunan pedoman dan program kerja Badan; d) Pelaksanaan penyusunan dokumen perencanaan Badan; e) Pelaksanaan konsultasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait Program, monitoring dan evaluasi Badan; f)
Pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan Badan;
g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya; f. Bidang Data Informasi dan Regulasi 1) Bidang Data Informasi dan Regulasi mempunyai tugas pokok pengelolaan data, dokumentasi dan sistem informasi perijinan, serta menyusun persiapan regulasi. 2) Untuk melaksanakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Data informasi dan regulasi mempunyai fungsi: a) menyelenggarakan pengumpulan data, informasi, peraturan perundang-undangan dan kebijaksanaan teknis yang berkaitan dengan data, dokumentasi dan sistem informasi perijinan; b) menyelenggarakan upaya pemecahan masalah yang berkaitan dengan data, dokumentasi dan sistem informasi perijinan;
66
c) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi, pelaporan kegiatan dan anggaran bidang data, informasi, dokumentasi dan regulasi; d) menyelenggarakan pengelolaan data; e) menyelenggarakan koordinasi pengembangan sistem informasi dan manajemen perijinan; f)
menyelenggarakan pembangunan dan pengembangan sistem informasi manajemen perijinan;
g. Seksi Pengembangan TIK dan Pelaporan Seksi Pengembangan TIK dan Sistem Pelayanan mempunyai Tugas Pokok membangun, mengembangkan Sistem Informasi Manajemen dan penyusunan data untuk meningkatkan pelayanan perijinan; h. Seksi Regulasi dan Dokumentasi Seksi Regulasi dan Dokumentasi mempunyai Tugas Pokok menyiapkan prosedur, mekanisme dan regulasi untuk meningkatkan pelayanan perijinan; i. Bidang Pelayanan Pembangunan dan Lingkungan 1) Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan mempunyai Tugas Pokok memberikan pelayanan dan pengelolaan perijinan Bidang Pembangunan; 2) Untuk melaksanakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan mempunyai fungsi:
67
a) menyiapkan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan; b) menyusun laporan pelaksanaan kegiatan bidang berdasarkan laporan hasil kegiatan masing-masing seksi di lingkungan Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan; c) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi, pelaporan kegiatan dan anggaran bidang perijinan pembangunan; d) melaksanakan
verifikasi
administrasi
dan
teknis
serta
penetapan pelayanan perijinan pembangunan; e) menyiapkan konsep surat keputusan perijinan; f)
memproses surat pemberian, penolakan, pembatalan dan pencabutan ijin;
g) melaksanakan koordinasi penyelenggaraan pelayanan dan pemrosesan perijinan; h) mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja bawahan; i)
melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
j. Seksi Pelayanan Bidang Pembangunan dan Lingkungan Seksi Pelayanan Perijinan Bidang Pembangunan mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan dan penelitian berkas pengajuan perijinan Bidang Pembangunan
68
k. Seksi Verifikasi dan Penetapan Bidang Pembangunan dan Lingkungan Seksi Verifikasi dan Penetapan Perijinan Bidang Pembangunan mempunyai Tugas Pokok melaksanakan verifikasi berkas pengajuan perijinan dan menetapkan retribusi daerah pelayanan perijinan; l. Bidang Ekonomi Dan Kesejahteraan Rakyat 1) Bidang Pelayanan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat mempunyai Tugas Pokok memberikan pelayanan dan pengelolaan perijinan bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat. 2) Untuk melaksanakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Pelayan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan rakyat mempunyai fungsi: 1.
menyiapkan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan rakyat;
2.
menyusun laporan pelaksanaan kegiatan bidang berdasarkan laporan hasil kegiatan masing-masing seksi di lingkungan Bidang Pelayanan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan rakyat;
3.
menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi, pelaporan kegiatan dan anggaran bidang perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan rakyat;
4.
melaksanakan
verifikasi
administrasi
dan
teknis
serta
penetapan pelayanan perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan rakyat;
69
5.
menyiapkan konsep surat keputusan perijinan;
6.
memproses surat pemberian, penolakan, pembatalan dan pencabutan ijin;
7.
melaksanakan koordinasi penyelenggaraan pelayanan dan pemrosesan perijinan;
8.
mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja bawahan;
9.
melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.
m. Seksi Pelayanan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat Seksi Pelayanan Perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat mempunyai Tugas Pokok memberikan pelayanan dan penelitian berkas pengajuan perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat. n. Seksi Verifikasi dan Penetapan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat Seksi Verifikasi dan Penetapan Perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan
Rakyat
mempunyai
Tugas
Pokok
melaksanakan
verifikasi berkas pengajuan perijinan dan menetapkan retribusi daerah pelayanan perijinan. o. Bidang Pengawasan Pengendalian dan Pengaduan 1) Bidang Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan mempunyai Tugas Pokok melaksanakan pengawasan, pengendalian dan pengaduan perijinan;
70
2) Untuk melaksanankan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan mempunyai fungsi: a) melaksanakan pengumpulan data, informasi, permasalahan, kebijaksanaan teknis yang berhubungan dengan pengawasan, pengendalian dan pengaduan perijinan; b) melaksanakan
perencanaan,
pelaksanaan,
pengendalian,
penanganan pengaduan dan evaluasi pelaporan kegiatan bidang; c) menyelenggarakan pengelolaan pengawasan, pengendalian dan penanganan pengaduan perijinan; d) menyelenggarakan upaya pemecahan masalah yang berkaitan dengan pengawasan, pengendalian dan pengaduan perijinan; e) melaksanakan
koordinasi
penyusunan
laporan
hasil
pengawasan, pengendalian dan pengaduan perijinan; f)
melaksanakan penanganan pengaduan perijinan;
g) melaksanakan
penertiban
berupa
pemanggilan,
teguran,
pemberhentian dan penyegelan; h) mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja bawahan; i)
melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan;
71
p. Seksi Pengawasan, Pengendalian Pada Bidang Pembangunan Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan Bidang Pembangunan mempunyai
Tugas
Pokok
mengelola
data,
menginventarisir,
melaksanakan pengawasan serta penanganan pengaduan
perijinan
Bidang Pembangunan. q. Seksi
Pengawasan,
Pengendalian
Pada
Bidang
Ekonomi
dan
Kesejahteraan Rakyat Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat mempunyai Tugas Pokok mengelola data, menginventarisir,
melaksanakan
pengawasan
serta
penanganan
pengaduan perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat; 3.
Visi Misi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan. Sesuai dengan tugas, pokok dan fungsi Badan Pelayanan dan Perizinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel, berikut visi dan misi: Visi : Terwujudnya Pelayanan Prima Tahun 2016 Misi : a.
Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good governance).
b.
Mengembangkan sistem dan mekanisme pelayanan ang partisipatif dan terintegrasi.
c.
Ketersediaan
data/
informasi
komprehensif serta akurat.
dan
dokumen
pelayanan
yang
72
4.
Struktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan Gambar 4.1 Sturktur Organisasi KEPALA BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU SEKRETARIS
JABATAN FUNGSIONAL
SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
BIDANG DATA, INFORMASI DAN REGULASI
BIDANG PELAYANAN PERIJINAN PEMBANGUNAN
SUB BAGIAN PROGRAM EVALUASI DAN PELAPORAN
BIDANG PELAYANAN PERIJINAN EKONOMI DAN KESEJAHTERAAN RAKYAT
SUB BAGIAN KEUANGAN
BIDANG PENGAWASAN, PENGENDALIAN DAN PENGADUAN
SISTEM PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DAN SISTEM PELAPORAN
SEKSI PELAYANAN PERIJINAN BIDANG PEMBANGUNAN
SEKSI PELAYANAN PERIJINAN BIDANG EKONOMI DAN KESEJAHTERAAN RAKYAT
SEKSI PENGAWASAN PENGENDALIAN DAN PENGADUAN BIDANG PERIJINAN
SEKSI REGULASI DAN DOKUMENTASI
SEKSI VERIFIKASI DAN PENETAPAN PERIJINAN BIDANG PEMBANGUNAN
SEKSI VERIFIKASI DAN PENETAPAN PERIJINAN BIDANG KESEJAHTERAAN RAKYAT
SEKSI PENGAWASAN PENGENDALIAN DAN PENGADUAN BIDANG EKONOMI DAN KESEJEHTARAAN RAKYAT
73
5.
Waktu Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan Waktu kerja efektif Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan adalah pada hari Senin s/d Kamis pukul 07.30 – 16.00 WIB dan hari Jum‘at pukul 07.30 – 16.30 WIB.
6.
Letak Geografis Kantor Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) yang terletak di Jalan Raya Serpong Km. 12 Serpong Kota Tangerang Selatan, bersebelahan dengan gedung Balai Latihan Kerja Industri (BLKI) Provinsi Banten.
7. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis Berikut beberapa perlengkapan yang dimiliki untuk menunjang pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel: Tabel 4.1 Perlengkapan Arsip Dinamis No.
Jenis Barang
Jumlah
1
Meja Kerja
4
2
Komputer
2
3
Printer
2
4
Scanner
2
5
Lemari Besi
3
6
Filing Cabinet
3
7
Bindex
-
8
Box File
-
9
Buku Induk Surat Masuk dan Keluar
2
10
ATK
-
11
AC (Air Conditioner)
2
74
B. Hasil Penelitian Pengumpulan data yang penulis lakukan dengan cara wawancara dan observasi. Adapun yang diperoleh, sebagai berikut: Pengelolaan Arsip Dinamis pada BP2T Kota Tangerang Selatan
1.
a.
Penciptaan dan Penerimaan Arsip Tahap awal yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu penciptaan dan penerimaan, BP2T Kota Tangsel telah menciptakan dan menerima beberapa jenis arsip dinamis yang dihasilkan. Seperti hasil wawancara sebagai berikut: “..... tapi yang lebih dominan diutamakan tentang arsip berkas perijinan, surat kedinasan .... seperti surat masuk surat keluar dan sebagainya.”67 “Arsip Dinamis ya kaya surat menyurat kedinasan, kepegawaian, termasuk perijinan.”68 “Salah satunya tambahan arsip dinamis itu ada ijin-ijin yang kita keluarkan, terus ditambah dengan berkas-berkas yang kita keluarkan untuk pihak lain contoh surat SK, ..... surat dinas, surat tugas, surat undangan, surat teguran, surat tagihan yang ditujukan dari BP2T ke pihak lain.”69 Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui, arsip dinamis yang telah diciptakan dan diterima oleh BP2T Kota Tangsel meliputi: surat-surat perijinan dan surat kedinasan, kepegawaian, (surat masuk surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat teguran, surat tagihan).
67
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin, S.Sos. Serpong, 25 November 2016 Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 69 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016 68
75
Dalam tahap penciptaan arsip dinamis perlu adanya prosedur yang dilakukan, agar arsip dinamis yang diciptakan dapat dimanfaatkan sesuai dengan keguanaannya. Pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel memiliki prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip dinamis, sebagaimana hasil wawancara berikut ini: “..... surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu secara fisik jadi dibuat secara fisik misalkan undangan akan dibuat secara tertulis fisik, ditulis, diketik, dicetak 2-3 lembar ya yang salah satunya untuk arsipnya kita kemudian dimintakan tandatangan kepada kepala badan untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan dikirim secara fisik ke bidang-bidang lain, ..... ataupun dikirim ke instansi lain terus yang kedua dikirim melalui SISUMAKER jadi surat itu tidak dicetak secara fisik tetapi dibuat secara digital nanti surat itu akan dibuat oleh Kasubag, kalau disini kasubag ya atau kepala bidangnya yang setelah dibuat dikirim ke kepala badan atau kepala BP2T untuk di cek dan dimintakan keabsahannya ..... validasi untuk di validasi atau ditandatangani ......”70 Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di BP2T Kota Tangsel lebih ke jenis rekod korespondensi yang lebih khusus surat berdasarkan pernyataan narasumber di atas. Surat yang diciptakan dibuat oleh masing-masing bidang yang akan ditujukan ke internal atau eksternal instansi, ada 2 cara yaitu yang pertama secara fisik, cara yang ke dua surat dikirim melalui sistem SISUMAKER. Terkait dengan penciptaan rekod korespodensi seperti surat, tidak terlepas dari pengiriman atau pendistribusian surat sehingga informasi yang ada di dalamnya dapat digunakan, dalam hal ini penulis mengajukan pertanyaan mengenai cara yang dilakukan dalam pengiriman atau distribusi surat di BP2T Kota Tangsel. Dari hasil wawancara diperoleh jawaban sebagai berikut:
70
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
76
“....... surat itu akan dikirimkan ke tujuan ..... akan diberikan baik itu ke instansi maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru SKPD kota tangerang selatan yang bisa mengakses SISUMAKER tersebut jadi untuk perorangan paling akan dicetak berbentuk fisik yang akan kita kirimkan melalui POS ataupun jasa pengiriman surat yang lain.”71 Dari jawaban informan di atas dapat diketahui cara yang dilakukan dalam pengiriman atau distribusi rekod korespondensi yang lebih khususnya surat, yaitu surat yang telah dibuat oleh suatu bidang akan dikirim melalui SISUMAKER, pengiriman tersebut dikhususkan untuk SKPD di Kota Tangerang Selatan. Sedangkan untuk perorangan akan dikirim melalui POS atau jasa pengiriman surat. Arsip yang diterima tidak hanya diterima begitu saja perlu adanya prosedur, harus jelas arsip tersebut berasal dari mana, untuk siapa arsip ditujukan, dan sebagainya maka perlu adanya prosedur yang dilakukan dalam penerimaan arsip. BP2T Kota Tangsel juga memiliki prosedur dalam penerimaan arsip dinamis. Penulis memperoleh jawaban wawancara sebagai berikut: “Untuk penerimaan arsip dinamis disini, jadi kan begini ada 2 mekanisme surat itu kita terima. Jadi pertama itu surat fisik yang dari pihak lain baik itu instansi atau perorangan yang ditujukan ke BP2T itu kita terima lalu diberikan tanda terima, terus ..... kita input di dalam suatu sistem dengan cara ya surat discan, terus di input di sistem namanya Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER) setelah di input di SISUMAKER itu, surat fisik dilampirkan lembar disposisi yang kemudian akan kita kirim ke kepala badan setelah ....... dari kepala badan nanti didisposisikan surat itu ke bidang yang harus menghendelnya, setelah di disposisi nanti surat fisik tersebut akan dikembalikan ke sekretariat umum untuk di arsipkan sebagai surat 71
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
77
masuk seperti itu. Terus yang kedua itu ada surat masuk yang dari sistem atau SISUMAKER namanya yang dimiliki atau di operasikan diwilayah pemerintah kota tangerang selatan ....... kita bisa terima di sistem tersebut yang nanti akan bisa langsung didisposisikan secara digital didalam sistem tersebut kepada kepala maupun dari kepala ke staf-stafnya.”72 Berdasarkan hasil wawancara dengan staf bagian umum prosedur yang dilakukan dalam penerimaan arsip dinamis lebih mengarah kepada penerimaan arsip korespondensi yang berupa surat. Pada dasarnya penerimaan surat dalam bentuk fisik akan diberikan tanda terima (jika tidak membawa tanda terima), surat kemudian di scan, di input dalam SISUMAKER
dengan
mengisikan
data
deskripsi
surat
untuk
didisposisikan ke kepala badan, kemudian surat fisiknya dilampirkan lembar disposisi dengan mengisi deskripsi surat yang ditujukan kepada kepala badan untuk di diberikan ke bidang yang akan menanganinya. Mekanisme penerimaan surat melalui SISUMAKER dalam bentuk digital, dilakukan dengan cara menerima pesan pemberitahuan atau notice dan surat diterima dan surat digital langsung didisposisikan ke kepala badan tanpa harus mengisi data deskripsi surat yang diterima. Surat yang diciptakan maupun yang diterima harus dicatat sehingga ada data pencatatan surat tersebut, dalam hal ini BP2T Kota Tangsel memiliki beberapa cara pencatatan surat, yaitu berdasarkan Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER) dan buku agenda surat masuk maupun surat keluar. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, yaitu :
72
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
78
“Ada kalau buku agenda secara fisik yaa, itu kita punya baik buku agenda surat masuk maupun buku agenda surat keluar. Jadi setiap surat yang masuk pasti akan kita catat secara manual, maupun secara elektronik atau dengan otomatis di sistem SISUMAKER yaa.”73 Pengkategorian atau klasifikasi arsip dinamis dilakukan agar arsip dinamis yang ada dapat dikelompok dan diseragamkan berdasarkan panduan yang ada, penulis mengajukan pertanyaan mengenai buku pedoman atau pengklasifikasian yang digunakan, dan diperoleh hasil wawancara sebagai berikut: “Kalau untuk surat dinas kita masih menggunakan kode klasifikasi yaah yang menggunakan buku panduan tata naskah yang dikeluarkan oleh Walikota Tangerang Selatan mengenai tata klasifikasi arsip.”74 “Buku pedomannya salah satunya itu dari buku yang dari arsip daerah yang memuat informasi mengenai perwal, perwal perihal arsip daerah tentang klasifikasi arsip seperti itu ....”75 Dari pernyataan informan di atas, arsip dinamis yang ada di BP2T Kota Tangsel menggunakan pedoman pengkategorian atau pengklasifikasian dari kantor Arsip Daerah yang di keluarkan oleh Walikota Tangerang Selatan yaitu tentang klasifikasi arsip. b.
Penyimpanan Penyimpanan merupakan salah satu kegiatan berupa menata dan menyusun arsip secara sistematis sehingga mudah, cepat dan akurat pada saat dibutuhkan. Dalam hal ini penulis menanyakan mengenai
73
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016 Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016 75 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 74
79
sistem penyimpanan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel, berikut pernyataan yang diberikan informan, yaitu: “....... ketika ada yang butuh kita tinggal carikan kita panggil perihalnya di pencarian keluar yaa langsung kita print, .......”76 Hal senada juga diungkapkan oleh Staf Bagian Umum yang mengelola arsip surat masuk dan keluar di lingkup BP2T Kota Tangsel, yaitu: “Tapi saya sih lebih sering menggunakan perihal dalam pencariannya ya jadi gampang aja nyarinya.”77 Dari pernyataan informan dapat diketahui, sistem penyimpanan arsip dinamis yang digunakan oleh BP2T adalah sistem penyimpanan berdasarkan subjek, dengan penggolongan arsip berdasarkan perihal dapat memudahkan pencarian arsip ketika dibutuhkan. Besar atau kecilnya suatu organisasi dalam lingkupnya dapat menggunakan beberapa azas penyimpanan arsip dinamis. Mengenai azas penyimpanan yang digunakan di BP2T Kota Tangsel penulis memperoleh jawaban dari informan sebagai berikut: “...... kalau disini sih berkas yang masih suka disimpan di setiap bagian bagiannya atau bidangnya tersendiri karena kan masih suka digunain, terus kita juga nyimpen arsip softcopynya di sistem kita ya secara umum di simpan di bagian arsip....”78 “Jadi kita butuh tuh 3 yang satu untuk kesana copyannya lalu yang arsip satunya di simpan di bidangnya yang buat, lalu yang kita simpan di sistem arsip kita, lebih banyak bagian arsip sih yang simpan.”79
76
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 78 Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016 79 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 77
80
Penulis
juga
melakukan
observasi
dan
wawancara
mengenai
penyimpanan arsip dinamis di lingkup BP2T Kota Tangsel, azas yang digunakan dalam penyimpanannya adalah azas sentralisasi atau secara terpusat karena BP2T Kota Tangsel yang berada dalam satu lingkungan gedung lebih memudahkan dengan penyimpanan secara terpusat. Dalam hal penyimpanan dan pengelolaan arsip dinamis diperlukan juga fasilitas dan perlengkapan yang memadai agar kegiatan penyimpanan yang dilaksanakan dapat terlaksana dengan baik. Adapun fasilitas dan perlengkapan yang dimiliki BP2T Kota Tangsel untuk penyimpanan dan juga pengelolaan arsip dinamis, yaitu: “Kalau fasilitas yang digunakan itu yaa komputer, scanner, printer, terus aplikasinya seperti itu, sama kalau untuk fisiknya ada filling kabinet, box fille, roll O’pac, lemari besi tahan api.”80 “Ini tempat penyimpanannya lemari, filling kabinet, ya paling sama komputer, printer, scanner kita ada yang besar itu untuk kertas ukuran besar.”81 “Fasilitas dan perlengkapan karena udah pake sistem juga ya ada komputer, scanner, fasilitasnya itu ada bindex, boxfile, untuk suratsurat keluar, filling kabinet, kalau diruang arsip ini ada lemari yang dikhususkan untuk menyimpan arsip anti api dan bisa geser, roll O’pac.”82 Berangkat dari pernyataan informan, fasilitas dan perlengkapan yang dimiliki oleh BP2T Kota Tangsel untuk penyimpanan arsip dinamis adalah komputer, printer, scanner, filling kabinet, box file, roll O‘pac, bindex, lemari besi arsip tahan api. 80
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 82 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 81
81
c.
Penggunaan Arsip Arsip dinamis mempunyai kegunaan dalam kegiatan sehari-hari yang dilakukan oleh suatu lembaga, maka dari itu seringnya penggunaan arsip dinamis yang dilakukan. Seperti halnya penggunaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel, dalam hal ini penulis memperoleh jawaban sebagai berikut: “Yang ngegunaain arsip disini ya pegawai yang ada disini, kan buat rujukan kalau ada pengaduan terus juga kalau ada pegawai yang dinas luar harus melampirkan suratnya, dan sebagainya.” Berdasarkan pernyataan informan di atas, penggunaan arsip dinamis pada umumnya digunakan oleh pegawai BP2T Kota Tangsel sebagai bahan rujukan dan membantu kegiatan lainnya.
d.
Pemeliharaan Pemeliharan arsip dilakukan untuk menjaga, melindungi dan mengatasi arsip-arsip yang dimiliki dari kerusakan sehingga informasi yang terkandung dalam arsip dapat terlindungi. Dalam hal pemeliharaan arsip dinamis BP2T Kota Tangsel belum melakukan perawatan secara keseluruhan, hanya melakukan perawatan secukupnya. Seperti jawaban informan dibawah ini, yaitu: “......... untuk selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa adanya aja dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk menghindari serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih apa adanya lah.”83 “Kalau untuk perawatan ya ...... belum ada ya paling cuman dikasih kapur barus yaa biar gak ada hewan-hewan sama serangga aja. Yaa
83
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016.
82
sama dengan cara menyimpannya aja yang rapih dengan lemari kaya gini eehh roll O’pac, kan kalau diluar kan jadi lembab bahaya aja sama berkasnya.”84 “Perawatannya ada cuman tidak terlalu serius sih hanya membersihkan sewaktu-waktu saja ..... kalau sudah banyak debu, sama itu dikasih kamper biar gak ada serangga. Cuman itu aja sih perawatannya setau saya.”85 Berdasarkan jawaban informan mengenai perawatan atau pemeliharaan arsip dinamis, pengelola arsip dinamis BP2T Kota Tangsel melakukan kegiatan perawatan/pemeliharaan hanya dengan menggunakan kapur barus untuk menghindari serangga dan menyimpan berkas di lemari arsip agar tidak lembab dan membersihkan arsip maupun lemari arsip. e.
Penyusutan dan Pemusnahan Kegiatan penyusutan dan pemusnahan merupakan kegiatan terakhir yang ada pada pengelolaan arsip dinamis, kegiatan ini ditujukan untuk mengurangi volume arsip dinamis yang dimiliki akibat selalu bertambahnya
arsip
dinamis.
Mengenai
hal
penyusutan
dan
pemusnahan, penulis memperoleh jawaban dari hasil wawancara sebagai berikut: “...... kalau untuk yang arsip perijinan itu sih kita tidak berani menyusuti gak ada penyusutan malah, karena kan yaa arsip itu terkait perijinan dan juga kantor arsip daerah belum punya tempat untuk menampungnya terkecuali yang surat-surat kedinasan atau arsip dinamis itu.”86
84
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 86 Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 85
83
“Kalau penyusutan yaa belum, karena kantor arsip kota belum bisa menampung ya.”87 “........ mengenai penyusutan dan pemusnahannya ya itu ya setau saya sih kalau untuk berkas fisik kita sih belum melakukan pemusnahan yaa kan kita juga udah simpan yang softcopynya di sistem, terus juga untuk penyusutan paling hanya berkas perijinan karena kan tempat kita kan spacenya terbatas jadi surat yang perijinan semua arsip yang ada di BP2T itu pasti akan ditempatkan ditempat yang special lah khususnya untuk ....... menyimpan arsip tersebut.”88 Berdasarkan pernyataan di atas, kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum dilaksanakan karena tidak terlalu dihiraukan dan juga sudah memiliki softcopy yang ada di sistem. Terlebih belum dilakukannya penyusutan arsip karena kantor arsip daerah belum dapat menampung arsip karena keterbatasan tempat yang dimiliki. 2.
Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan. Selanjutnya sesuai dengan tujuan kedua dari skripsi ini, yaitu untuk mengetahui pengaruh pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja BP2T Kota Tangsel. Pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel dalam pelaksanaannya juga telah menggunakan sistem untuk memudahkan pengelolaan arsip dinamis yang ada, penulis pun memperoleh hasil jawaban dari informan sebagai berikut:
87 88
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
84
“Yaa kita ada yang namanya sistem surat masuk keluar (SISUMAKER) untuk pengelolaan arsip kedinasan dan digitalisasi arsip yang khusus untuk berkas perijinan.”89 “Ya itu disini namanya digitalisasi arsip untuk pengelolaan arsipnya sudah berjalan dan juga apa ya kalau untuk surat-surat ke dinasan itu kita ........ menggunakan sistem namanya SISUMAKER.”90 “Pengelolaan arsip dinamis disini sih kita sudah menerapkan pengelolaan secara komputerisasi ya, jadi surat yang masuk ataupun keluar akan kita input ke dalam sistem, yang sudah ku sebutkan namanya Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER).”91 Berdasarkan pernyataan informan di atas pengelolaan arsip dinamis di lingkungan BP2T Kota Tangsel sudah menggunakan sistem dengan menggunakan aplikasi. Dengan menggunakan SISUMAKER untuk rekod korespondensi atau seperti surat menyurat dan digitalisasi arsip untuk arsip vital berkas perijinan. Penggunaan sistem komputerisasi yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis akan mempengaruhi pencarian arsip dinamis dalam temu kembali ketika arsip tersebut dibutuhkan. Dalam hal ini penulis menanyakan pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan BP2T Kota Tangsel yang telah menggunaan sistem komputerisasi mempengaruhi dalam hal temu kembali arsip dinamis, berikut hasil wawancara dengan informan, yaitu: “........ biasanya kalau yang untuk surat keluar dan masuk sih sekarang sudah lebih mudah menggunakan sistem SISUMAKER. Pencariannya juga mudah tinggal mengetikan perihal di pencarian nanti muncul langsung ketemu gitu, jadi kita sekarang udah jarang mencari fisiknya langsung ke database SISUMAKER nya, kalau yang 89
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 91 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 90
85
berkas perijinan sendiri juga sama kita menggunakan digitalisasi arsip.”92 “Jadi lebih mudah menemukan arsip yang dicari terus juga lebih cepet nemuinnya, gak kaya manual cari satu-satu dulu jadinya lebih lama.”93 “Selama ini sih ....... sesuai sih, memudahkan, sesuai dengan kebutuhan, ....... jadi kan mengurangi penggunaan kertas coba kalau semua instansi menggunakan sistem SISUMAKER ini. Sangat membantu sekali sih ya, jadi kaya pencarian kita gak perlu lagi nyari satu-satu arsip kalau kita butuh, kalau pake sistem kan cepet gampang lagi, tinggal klik search kita bisa nyari berdasarkan perihal, tanggal, nama dan sebagainya arsip langsung ketemu tinggal dicetak dah jadi temu kembalinya arsip cepetlah kalau pake sistem SISUMAKER itu.”94 Hal senada juga dikatakan oleh dua pegawai BP2T Kota Tangsel dari bidang lainnya dalam hal ini sebagai pengguna arsip, seperti yang dikatakan dibawah ini: ―Sampai saat ini sih sangat membantu ya dengan adanya Sisumaker terutama dalam pengiriman surat jadi lebih cepat ...... peminjaman suratnya juga lebih cepat”95 “...... sangat membantu sekali ya terutama pegawai yang membutuhkan waktu lama dalam pencariannya ataupun yang akan mengirimkan surat kepada antar SKPD menjadi lebih cepat pengirimannya”96 Dari jawaban informan di atas dapat diketahui BP2T Kota Tangsel telah menggunakan sistem berbasis komputer dalam pengelolaan arsip dinamis. Pengelolaan arsip dinamis berbasi komputerisasi lebih membantu dan juga mempengaruhi temu kembali arsip dinamis yang ada di BP2T Kota Tangsel, 92
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 94 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 95 Wawancara Pribadi dengan Sri Laksmi Handayani. Serpong, 07 Juli 2017. 96 Wawancara Pribadi dengan Eri Setiawan. Serpong, 07 Juli 2017. 93
86
menjadikan pencarian yang dilakukan untuk menemukan arsip dinamis yang akan digunakan lebih mudah, lebih cepat dan tepat dalam menemukannya. Pengaruh dari penggunaan Sisumaker dan sebelum penggunaan Ssumaker dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T juga senada dikatakan oleh pengguna arsip yaitu pegawai BP2T yang menggunakan arsip sebagai bahan rujukan untuk pengambilan keputusan dalam kegiatan kerja sehari hari, seperti yang dikatakan oleh informan dari bidang Data, Informasi dan regulasi dan juga bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan, yaitu: “Wah sebelum pengelolaan arsip menggunakan Sisumaker pekerjaan agak lambat ..... pengiriman surat juga membutuhkan waktu, karena kan harus dikirim melalui kurir pengirim surat.”97 “Kalau sebelum adanya Sisumaker yang digunakan untuk pengelolaan arsip di BP2T yang saya ketahui sih lebih lama ya dalam pencarian surat, jdi pencarian secara manual dengan mencek satu persatu jadi waktu yang dibutuhkan juga lebih lama, berbeda setelah penggunaan Sisumaker pencariannya lebih cepat dan tidak membuang waktu menunggu surat ketika saat meminjam. Menurut saya sih sudah lebih baik sekarang dengan adanya Sisumaker ya.”98 Dari hasil pernyataan informan diatas jelas penggunaan Sisumaker dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T berpengaruh dalam membantu kegiatan kerja pegawai, berbeda sebelum penggunaan Sisumaker waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman maupun peminjaman surat butuh waktu lebih lama. Dengan digunakannya sistem aplikasi untuk pengelolaan arsip dinamis di suatu organisasi itu membuat kegiatan pengelolaan arsip dinamis menjadi 97 98
Wawancara Pribadi dengan Sri Laksmi Handayhani Serpong, 07 Juli 2017. Wawancara Pribadi dengan Eri Setiawan. Serpong, 07 Juli 2017.
87
lebih mudah dan cepat di laksanakan dan menjadikan pekerjaan yang ada menjadi lebih efisien dikerjakannya. Seperti halnya di lingkungan BP2T Kota Tangsel yang telah menggunakan sistem aplikasi, dari wawancara penulis memperoleh jawaban sebagai berikut: “Yaa sangat efisien sekali ya, yang pertama kita bisa banyak menghemat kertas, yang kedua informasi terkait dengan surat kedinasan itu lebih cepat dari pengolahannya maupun pengirimannya, karena kita berbasis pada aplikasi.”99 “Yaa memudahkan berpengaruh, terutama dalam pencarian arsipnya menjadi mudah dan cepat ditemukannya jadi sangat efisien ya. Karena kan disini menggunakan sistem jadi pengolahannya juga lebih gampang.”100 “Iya sangat membantu sih efisien sekali, iya jadi eeh pengelolaan arsip yang saat ini ada sih sebenernya memudahkan sekali ya untuk menemukan ....... dan sangat membantu sekali lah jadi lebih cepat dan hemat yaa.”101 Pernyataan lain juga diberikan oleh pegawai pengguna arsip yang ada di BP2T Kota Tangsel dari staf bidang data, informasi, regulasi dan juga staf bidang pelayanan perijinan pembangunan, yaitu: “...... menurut saya sih pengelolaan arsip dinamis yang telah dilakukan oleh BP2T sangat membantu sekali ya dalam kegiatan sehari-hari yang ada di BP2T, karena ketika membutuhkan surat lebih cepat peminjamannya dan cepat ditemukannya.”102 “ya seperti yang saya katakan tadi sangat membantu terutama dalam pencarian surat yang dibutuhkan oleh pegawai lebih cepat pencarian suratnya.”103
99
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. Wawancara Pribadi dengan Sabur. Serpong, 23 November 2016. 101 Wawancara Pribadi dengan Sabur. Serpong, 23 November 2016. 102 Wawancara Pribadi dengan Sri Laksmi Handayani. Serpong, 07 Juli 2017. 103 Wawancara Pribadi dengan Eri Setiawan. Serpong, 07 Juli 2017. 100
88
Dari pernyataan informan di atas dapat diketahui, kegiatan pengelolaan arsip dinamis dengan menggunakan sistem aplikasi Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER) sangat membantu dan mudah dalam pengelolaan arsip dinamis, dengan begitu menjadikan pekerjaan yang ada lebih mudah terutama untuk menemukan arsip dinamis yang dicari, kemudian juga lebih mudah dalam menata dan menyimpan arsip dinamis, dan juga lebih efisien menyelesaikan pekerjaan yang ada di BP2T Kota Tangsel terkait dengan arsip dinamis yang dibutuhkan. 3.
Kendala
Dalam Pengelolaan
Arsip
Dinamis
di
BP2T
Kota
Tangerang Selatan Ada 3 kendala yang ada dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel, yaitu terkait dengan anggaran dana, Sumber Daya Manusia (SDM) dan Standar Operasional Prosedur dalam pengelolaan arsip. Dari hasil wawancara yang telah dilakukan penulis mendapatkan jawaban mengenai kendala dalam pengelolan arsip dinamis sebagai berikut: a.
Anggaran dana Kendala pertama yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel, yaitu anggaran dana, sebagaimana hasil dari wawancara yang telah dilakukan sebagai berikut: “Saat ini sih belum belum kita anggarkan untuk ...... insentifnya belum ada untuk bagian arsip, ya paling kalau ada butuh keperluan langsung mintanya ke bagian umum karena kan anggaran dana masuknya ke ke bagian umum.”104
104
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016.
89
“Ya paling tadi yang saya bilang gak adanya anggaran khusus aja terkait pengelolaan arsip disini.”105 Hal senada juga di katakan oleh staf bagian umum yang mengolah arsip dinamis, yaitu: “Anggaran tetap untuk bagian arsip tuh gak ada, kan anggarannya langsung di jadikan satu ke bagian umum jadi gak ada lah khusus buat pengelolaan arsip.”106 Berdasarkan
jawaban
yang
diperoleh
dari
wawancara,
tidak
diberikannya anggaran khusus untuk bagian pengelolaan arsip, karena anggaran yang ada menjadi satu dengan bagian umum yang ada di BP2T Kota Tangsel. b.
Sumber Daya Manusia (SDM) Kendala kedua dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu sumber daya manusia (SDM). Berikut hasil wawancara yang telah di dapat: “Yang pasti sih ....... keterbatasan sumber daya manusia (SDM) dari sisi jumlah pengelolaan dengan keilmuannya SDM itu.”107 “Untuk SDM paling butuh pelatihan-pelatihan khusus aja terkait pengelolaan arsipnya.”108 “Terus juga kurangnya orang yaa Sumber Daya Manusia (SDM)nya yaa kurang dari jumlah maupun keilmuannya ya paling kaya saya lebih sering untuk belajar sendiri dari pada diklat mengenai pengelolaan arsip.”109 Dari hasil wawancara yang didapatkan kendala yang dihadapi mengenai Sumber Daya Manusia karena kurang adanya pelatihan-pelatihan khusus
105
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 107 Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 108 Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 109 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 106
90
atau diklat untuk pegawai bagian pengelolaan arsip dinamis, dan keterbatasan jumlah pegawai untuk bagian pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel. c.
Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis Kendala terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu mengenai SOP pengelolaan arsip dinamis yang belum ada secara tertulis. Seperti jawaban informan dibawah ini, yaitu: “Belum sih saat ini belum membuat SOPnya, yaa kita sesuaikan saja dengan pengelolaannya secara umum saja dan yang mengolah arsip surat dinas pun juga cara yang dilakukan menurutnya mudah itu yang digunakannya.”110 “Terus sama ya itu dalam peminjaman arsip yang dibutuhkan belum adanya SOP tertulis.”111 “Tidak ada SOP yang dibuat khusus untuk pengelolaan arsip disini ya belum ada SOP nya tertulis lah seperti itu.”112 Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui pengelola arsip dinamis BP2T Kota Tangsel belum dibuatnya Standar Operasional Prosedur. Staf yang ada di bagian pengolahan arsip di BP2T Kota Tangsel pun hanya yang menurutnya pengolahan arsip dinamis yang dilakukannya itu sesuai dengan yang diketahui itulah yang menjadi Standar Operasional Prosedur untuk mengolah arsip dinamis.
110
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 112 Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 111
91
C. Pembahasan Pada bagian ini peneliti akan membahas hasil penelitian yang telah diuraikan di atas, sebagai berikut: 1.
Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangsel Penciptaan arsip dinamis merupakan suatu tahap dimana arsip dinamis mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsip dinamis yang diciptakan dan diterima oleh BP2T Kota Tangsel meliputi surat perijinan dan surat kedinasan, kepegawaian, (surat masuk surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat teguran, surat tagihan). Surat ini dapat dikelompokkan menjadi rekod proyek (surat-surat perijinan) dan rekod korespondensi (surat kedinasan, kepegawaian, surat masuk, surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat undangan, surat teguran, surat tagihan). Seperti yang dikatakan Sulistyo-Basuki dalam teorinya mengenai arsip dinamis yang diciptakan dan diterima memiliki jenis yang beragam diantaranya, seperti rekod korespondensi, rekod transaksi, rekod proyek, berkas kasus, berkas khas.113 Setelah
surat
yang
diciptakan
dan
diterima
surat
kemudian
didistribusikan. Pendistribusian surat ini dapat bersifat internal maupun eksternal disebarkan melalui pos, kurir khusus, sistem surat antar kantor atau langsung ke pangkalan data komputer atau elektronik. 114 Surat-surat yang
113 114
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 65-66. Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Universitas Terbuka, 2003), h.36.
92
diciptakan oleh BP2T Kota Tangsel didistribusikan ke antar Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di Kota Tangsel dan juga perorangan. Dalam hal ini surat yang didistribusikan antar SKPD dikirim melalui sistem SISUMAKER sedangkan untuk perorangan dikirim melalui POS atau jasa pengiriman surat. Dalam proses penciptaan surat-surat, ada beberapa prosedur dalam penciptaan arsip dinamis yang dapat dilakukan oleh organisasi/lembaga, yaitu menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan, membuat konsep surat, mencatat pada buku registrasi keluar setelah konsep selesai dibuat kemudian diketik maka diberikan kepada pimpinan untuk diperiksa, mengetik surat dalam bentuk akhir, meminta tanda tangan pimpinan, mengecek surat yang akan dikirim, mendistribusikan surat. 115 Secara garis besar, prosedur yang dilakukan dalam tahap penciptaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel sudah sesuai dengan teori yang ada. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi penciptaan arsip dinamis yang dilakukan menggunakan 2 (dua) cara, pertama surat fisik dibuat konsep di bidang masing-masing, kemudian konsep surat diketik, lalu surat tersebut dicetak untuk di cek kebenarannya selanjutnya surat tersebut akan dimintakan keabsahannya dengan bukti tandatangan, stempel basah, dan kemudian surat dikirim. Cara kedua yang dibuat dengan sistem SISUMAKER, surat dibuat langsung diketik di komputer secara digital, setelah itu dikirim ke kepala badan untuk di cek dan dimintakan keabsahan 115
Ig. Wursanto. Kearsipan 1. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 111
93
dengan bukti tandatangan digital, stemple dan QR Code, kemudian surat tersebut dikirim atau didistribusikan. BP2T Kota Tangsel juga menerima berbagai macam arsip, seperti pernyataan yang diberikan informan dan data dilapangan arsip yang diterima yaitu seperti surat-surat perijinan (IMB, SIUP, TDP, ijin usaha, ijin usaha industri, IPPT, Reklame) dan surat kedinasan, kepegawaian (surat masuk surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat teguran, surat tagihan). Surat-surat yang diterima tidak begitu saja diterima ada prosedur yang dilakukan dalam penerimaannya. Adapun prosedur yang dapat dilakukan dalam penerimaan surat, yaitu:116 penerimaan, penyortiran, pembukaan surat, pencatatan, pengarahan dan penerusan, penyampaian surat, penyimpanan berkas arsip/surat masuk. Penerimaan surat yang diterapkan di BP2T Kota Tangsel ada 2 cara, yaitu surat diterima secara langsung dan juga yang diterima melalui sistem SISUMAKER, surat yang diterima secara langsung akan diberikan tanda terima jika pengirim tidak membawa tanda terima. Surat kemudian discan, lalu diinput ke dalam SISUMAKER, kemudian surat didisposisikan kepada kepala badan dan surat dalam bentuk fisik juga dilampirkan lembar disposisi dengan mengisi data deskripsi seperti yang ada pada sistem SISUMAKER, terakhir surat fisik dikirim ke kepala badan. Penerimaan surat yang dilakukan menggunakan SISUMAKER pun tidak jauh berbeda dengan
116
Abdan Syakuro, ―Cara Menangani Surat atau Dokumen Kantor.‖ Artikel diakses pada 15 Mei 2017 dari http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumen-kantor.html?m+1
94
penerimaan surat secara langsung yaitu dengan membaca pemberitahuan yang dikirim ke sistem SISUMAKER, lalu surat diterima yang langsung didisposisikan ke kepala badan BP2T Kota Tangsel dan terakhir surat yang diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk. Berdasarkan teori yang ada dan hasil dilapangan, prosedur penerimaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel yang telah dilakukan sudah berjalan dengan baik dan sistematis. Untuk penciptaan dan penerimaan surat tidak luput dari hal pencatatan sehingga pendataan surat keluar ataupun masuk menjadi jelas. BP2T Kota Tangsel juga mempunyai buku agenda surat keluar maupun surat masuk yang digunakan untuk mencatat arsip dinamis yang telah dikeluarkan maupun yang diterima oleh BP2T Kota Tangsel dan tidak hanya menggunakan buku induk tetapi juga mendata arsip dinamis yang diciptakan atau dibuat dengan sistem SISUMAKER dengan adanya folder khusus untuk surat keluar. Kegiatan
selanjutnya
dalam
pengelolaan
arsip
dinamis
yaitu
penyimpanan. Penyimpanan merupakan kegiatan menyusun, menata arsip secara sistematis dan seragam dengan tujuan arip dinamis dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat ketika arsip dinamis dibutuhkan. Terlepas dari itu perlu adanya sistem penyimpanan arsip dinamis yang digunakan agar mempermudah pengurutan berdasarkan sistem yang ada. BP2T Kota Tangsel dalam penyimpanan arsip dinamis menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan subjek, dengan penggolongan arsip berdasarkan perihal. Basir Barthos menjelaskan sistem penyimpanan subjek adalah penggolongan
95
dimana dokumen-dokumen disusun menurut perihal, menurut nama-nama perusahaan, koresponden dan sebagainya.117 Berangkat dari teori yang ada sistem penyimpanan arsip dinamis yang digunakan oleh BP2T Kota Tangsel sudah sistematis dan berjalan dengan baik. Dalam penyimpanan arsip dinamis ada 3 azaz yang digunakan, yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi, azas kombinasi atau sentralisasi-desentralisasi.
118
Azas
penyimpanan yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel yaitu azas sentralisasi, karena lebih di utamakan penyimpanan surat yang asli di bagian pengolahan arsip dinamis. Dengan menerapkan penyimpanan sentralisasi arsip, maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip/pusat arsip. Jadi dengan sistem ini, unit-unit lain dalam organisasi tidak menyelenggarakan kegiatan arsip.119 Untuk menunjang penyimpanan arsip dinamis juga perlu memiliki fasilitas dan perlengkapan yang memadai, sehingga penyimpanan arsip akan terjaga dengan baik. Ketika penulis melakukan observasi ada banyak perlengkapan yang digunakan oleh BP2T Kota Tangsel untuk penyimpanan arsip dinamis seperti, box file, bindex, filing kabinet, roll O‘pac, komputer, scanner, printer (yang digunakan untuk menunjang sistem SISUMAKER). Dari hasil wawancara juga dikatakan BP2T Kota Tangsel mempunyai fasilitas dan perlengkapan penyimpanan arsip yaitu, komputer, printer, 117
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara, swasta dan pergurutan tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 44. 118 Sedarmayanti, Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung: Mandar Maju, 2008), h.45 119 Zulkifli amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1991), h.16
96
scanner, filing kabinet, box file, roll O‘pac, bindex, lemari besi arsip tahan api. Dalam teorinya Jonner Hasugian mengatakan perlengkapan yang dapat digunakan, antara lain: 120 perangkat elektronik (komputer, mesin print, mesin scan, microreader, mesin fax dan sebagainya, map, filing kabinet, folder, guide, almari, rak arsip, box file, rotary filing, cardex, file. Perlengkapan dan fasilitas yang dimiliki oleh BP2T Kota Tangsel sudah cukup menunjang, hal tersebut berdasarkan dari hasil wawancara dengan teori yang sudah dijelaskan tidak hanya itu penulis melihat kondisinya pada saat observasi masih layak digunakan. Arsip dinamis yang dimiliki oleh suatu lembaga tidak semata-mata hanya untuk disimpan begitu saja, arsip dinamis pasti akan digunakan dan diperlukan oleh pengguna yang membutuhkan untuk membantu kegiatannya. Arsip dinamis yang dimiliki BP2T Kota Tangsel lebih banyak digunakan oleh pegawai sebagai bahan rujukan dan membantu untuk kegiatan lainnya. Seperti teori yang dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yaitu arsip dinamis memiliki kegunaan seperti untuk mengambil keputusan, keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan ataupun membantu tuntutan hukum. 121 Arsip dinamis pada BP2T Kota Tangsel digunakan oleh pegawai sebagai bahan rujukan maupun bahan pertimbangan dan membantu kegiatan lainnya. Penggunaan arsip dinamis di BP2T Kota
120
Jonner Hasugian, ―Pengantar Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 20 Juli 2016 dari http//usu.ac.id. 121 Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 36
97
Tangsel senada dengan teori yang dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yang menjelaskan mengenai penggunaan arsip. Pemeliharan arsip dinamis diperlukan untuk menjaga informasi yang terkandung di dalamnya karena arsip juga mempunyai kegunaan sebagai bahan rujukan, pengambilan keputusan, bahan pertanggungjawaban dan sebagainya. Usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip seperti yang dijelaskan oleh Basir Barthos, yaitu:122 Membersihkan ruangan dari debu, penggunaan racun serangga, mengawasi serangga anai-anai, larangan untuk tidak makan dan merokok, rak penyimpanan yang terbuat dari logam, tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan. Basir Barthos juga menjelaskan pemeliharaan terhadap arsip dinamis dalam bentuk elektronik/digital dengan cara: menjaga dan meng-upgrade media, software, format penyimpanan dan isi arsip dinamis. Dalam pelaksanaannya pemeliharaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel yaitu baru sekedar pembersihan rak maupun arsip dari debu, memberikan kamper untuk menghindari serangga dan penataan fisik arsip. Untuk pemeliharaan arsip
elektronik/digital
pada
saat
penulis
observasi
melihat
telah
digunakannya software terbaru untuk menunjang SISUMAKER dan memisahkan folder khusus penyimpanan surat. Dari penjelasan di atas mengenai pemeliharaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel, pelaksanaan pemeliharaan fisik arsip belum sepenuhnya berjalan dengan baik karena baru hanya sekedar melaksanakan beberapa usaha yag 122
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Bumi Aksara, 2012), h. 58-60
98
dilakukan, berbeda dengan pemeliharaan arsip dinamis elektronik/digital yang dilakukan sudah cukup baik dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel. Tahap terakhir yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu penyusutan dan pemusnahan arsip. Penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis dilakukan bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau tidak digunakan lagi, sehingga volume arsip yang dimiliki instansi/organisasi akan berkurang dan diharapkan dapat menghindari
adanya
pemborosan
tenaga,
ruangan,
anggaran
dan
perlengkapan. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 23 menjelaskan penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.123 Dari hasil wawancara, kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum dilakukan karena kantor perpustakaan dan arsip daerah belum mempunyai
tempat
untuk
menampung
arsip-arsip
dari
SKPD
di
pemerintahan Kota Tangsel. Dengan adanya sistem yang digunakan juga membantu BP2T Kota Tangsel dalam menyimpan softcopy arsip atau arsip digital secara otomatis. Mengenai penjelasan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis sebaiknya BP2T Kota Tangsel membuat kebijakan mengenai penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis agar arsip dinamis yang sudah tidak digunakan dan tidak terpakai dapat dilakukan penyusutan dan pemusnahan. Hal senada juga dijelaskan oleh Sulistyo Basuki bahwa 123
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 23
99
pemusnahan arsip artinya pemusnahan arsip yang tidak diperlukan lagi oleh instansi/lembaga.124 2.
Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja BP2T Kota Tangsel Pengelolaan arsip dinamis secara komputerisasi yang dilakukan pada suatu lembaga pada dasarnya sangat berpengaruh terhadap efisiensi kerja, karena pada dasarnya arsip sebagai sumber informasi terekam perlu diatur dan ditata dengan baik sehingga memudahkan pengelola dalam menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat ketika arsip dibutuhkan pengguna untuk membantu pekerjaannya. Dari hasil observasi dan wawancara pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel telah menerapkan pengelolaan arsip secara komputerisasi dengan sistem SISUMAKER dan Digitalisasi Arsip. Hal itu sesuai dengan teori
yang dikemukakan oleh
Serdamayanti penciptaan, pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui suatu sistem yang bekerja secara otomatis.125 Temu kembali arsip merupakan salah satu hal yang ada pada pengelolaan arsip dinamis, karena arsip dinamis yang telah dikelola akan digunakan kembali oleh pengguna. Temu kembali juga menjadi faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, karena dengan terhambatnya temu kembali arsip dalam pencariannya menjadikan suatu pekerjaan juga akan menjadi 124
Sulistyo-Basuki. Pengantar Kearsipan (Malang: Dioma, 2006), h. 105 Serdamayanti. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung: Mandar Maju, 2008), h. 139 125
100
terhambat. Dalam temu kembali arsip dinamis BP2T Kota Tangsel telah dimudahkan dengan adanya sistem SISUMAKER. Dari proses temu kembali arsip yang telah dilakukan oleh BP2T sudah cukup baik dalam memenuhi kebutuhan pengguna, hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto, yaitu agar temu kembali dapat dilakukan dengan mudah dan efisien, ada faktor-faktor yang diperhatikan:126
1.
Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2.
Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang sesuai dengan system penataan berkas yang digunakan. Suatu lembaga/organisasi dalam pengelolaan arsip dinamis perlu
menerapkan
otomatisasi/komputerisasi
karena
dengan
begitu
akan
mempengaruhi dalam membantu pekerjaan yang ada pada suatu lembaga, karena arsip merupakan informasi terekam dari berbagai kegiatan yang telah dilakukan salain itu juga memiliki kegunaan yang penting seperti sebagai bahan rujukan, pertanggungjawaban, maupun pengambilan keputusan dalam keberlangsungan kegiatan/pekerjaan yang ada di suatu lembaga. Menciptakan pengelolaan arsip yang baik dan benar berarti dapat mengatur, menyusun, mengumpulkan, menyimpan, serta mendistribusikan arsip yang terprogram secara sistem komputerisasi.
Setelah melakukan
observasi dan wawancara di BP2T Kota Tangsel dengan sistem 126
Ig. Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta : Kanisius, 1991), h. 193
101
SISUMAKER, dalam hal ini pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel menjadi terbantu, menjadi lebih efisien dalam menunjang kerja yang ada terkait dengan temu kembali arsip dinamis, memudahkan pengelolaan arsip dinamis dan juga penataan dan penyimpanan arsip dinamis lebih mudah dan menghemat waktu. Penjelasan di atas menggambarkan bahwa pengelolaan arsip dinamis dengan cara menerapkan sistem komputerisasi dapat menunjang efisien kerja yang ada, hal tersebut sesuai dengan teori yang dikemukakan Serdamayanti, efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi
tujuannya
merupakan
cara
yang
termudah
dalam
mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya, teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya.127 Sistem pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan BP2T Kota Tangsel sudah cukup baik, berdasarkan teori yang dikatakan Ig. Wursanto dalam bukunya Kearsipan 2, ciri-ciri sistem kearsipan yang baik adalah mudah dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel atau luwes, dapat mencegah kehilangan dan kerusaksn arsip, mempermudah pengawasan.128 Dari ciri-ciri yang disebutkan secara keseluruhan sesuai dengan sistem pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel.
127 128
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran (Bandung: Mandar Maju,2001), h.112 Ig. Wursanto. Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 30-32
102
3.
Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangsel. Kendala yang ada pada pengelolaan arsip dinamis menjadikan sesuatu pekerjaan yang ada pada kearsipan menjadi terhambat. Ig.Wursanto menjelaskan ada beberapa faktor kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu: penemuan kembali arsip yang sudah lama akibat penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pengamanan yang kurang sempurna, peralatan kearsipan yang kurang memadai, serta tidak melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip yang selalu bertambah setiap waktunya.129 Dari hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan oleh penulis, didapat informasi mengenai kendala yang dihadapai BP2T Kota Tangsel dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu: Anggaran dana. Anggaran dana dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel tidak langsung diberikan secara khusus melainkan digabungkan dengan kesekretariatan yang ada pada bagian umum di sana. tetapi adanya anggaran khusus untuk kearsipan akan mempengeruhi kinerja dalam pengelolaan arsip dinamis pada suatu lembaga/organisasi, misalnya jika bagian arsip membutuhkan perlengkapan atau akan memperbaiki peralatan kearsipan untuk menunjang pengelolaan arsip pasti akan membutuhkan anggaran khusus. Sumber daya manusia (SDM), kurangnya pelatihan khusus atau diklat yang diberikan kepada pegawai di bagian arsip di BP2T Kota Tangsel menjadi kurangnya ilmu yang dimiliki oleh pegawai dalam pengelolaan arsip 129
Ibid, h. 29
103
dan juga lebih cenderung belajar otodidak atau sendiri, dan juga kurangnya pegawai yang memiliki background khusus arsip aris. Belum ada Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan arsip dinamis. Karena Standar Operasional Prosedur (SOP) perlu ada pada setiap bidang pekerjaan agar pekerjaan yang dilakukan sejalan dan sesuai dengan prosedur yang ada tidak keluar dari aturan yang telah dibuat. Namun dalam hal ini pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum membuat standar operasional prosedur atau aturan yang jelas secara tertulis, sehingga pekerjaan mengenai pengelolaan arsip kurang dihargai dan cenderung di sepelekan. Terakhir belum melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis. BP2T Kota Tangsel sebuah lembaga yang memiliki kegiatan yang cukup banyak menghasilkan arsip dan pastinya arsip selalu bertambah, hal itu perlu penyusutan dan pemusnahan untuk mengurangi volume arsip dan tidak memakan ruang/tempat untuk penyimpanan. Namun sampai saat BP2T Kota Tangsel ini belum melakukan penyusutan dan pemusnahan fisik arsipnya.
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut: 1.
Pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum sepenuhnya berjalan dengan baik. Karena hanya menjalankan empat aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu: penciptaan dan penerimaan arsip dinamis, penggunaan arsip dinamis oleh pegawai sebagai bahan rujukan,
penyimpanan arsip
dinamis dengan menggunakan Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER) dan pemeliharaan arsip. 2.
Pengelolaan arsip dinamis secara komputerisasi di BP2T Kota Tangsel yang menggunakan SISUMAKER dapat menunjang efisiensi kerja yang ada di BP2T Kota Tangsel. Salah satunya adalah temu kembali arsip dinamis dengan adanya sistem SISUMAKER pengelola arsip dapat menemukan arsip dengan cara yang cepat dan tepat, termasuk mudah dalam penerimaan dan pengiriman arsip.
3.
Pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan BP2T Kota Tangsel terdapat beberapa kendala yang dihadapi, yaitu: tidak adanya anggaran khusus untuk pengelolaan arsip dinamis; sumber daya manusia (SDM), kurangnya pelatihan/diklat untuk pegawai dan juga kurang pegawai dari background
104
105
arsiparis; belum ada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang dibuat dan belum melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis. B.
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan di atas penulis akan memberikan beberapa saran untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam meningkatkan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan BP2T Kota Tangsel. Adapun saran yang diberikan penulis yaitu sebagai berikut: 1.
Pemeliharaan arsip dinamis yang baru melakukan beberapa kegiatan, sangat disarankan bidang kearsipan melaksanakan kegiatan fumigasi terhadap arsiparsip fisik yang disimpan dengan tujuan fisik arsip tersebut dapat terhindar dari kerusakan secara berkelanjutan. Penyusutan dan pemusnahan perlu dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel, dengan membuat prosedur mengenai penyusutan dan pemusnahan arsip karena untuk menghidari penumpukan fisik arsip akibat selalu bertambahnya volume arsip.
2.
Pengelolaan arsip dinamis secara otomatis/komputerisasi juga perlu didukung oleh pegawai yang cakap dalam menggunakan teknologi untuk pengelolaan arsip dinamis, sebaiknya pegawai yang dimiliki BP2T Kota Tangsel untuk mengelola arsip dinamis perlu diberikan pelatihan ataupun diklat mengenai pengelolaan arsip berbasis komputer agar pegawai tersebut dapat mengembangkan kompetensi dalam mengelola arsip dinamis sehingga dapat lebih membantu efisiensi kerja.
3.
Sebaiknya dalam waktu dekat dibuat Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai pengelolaan arsip dinamis sehingga pegawai menjadi jelas dan ada
106
aturan/standar yang dijadikan acuan. Sehingga pekerjaan pengelolaan arsip dinamis tidak dianggap remeh dan dikesampingkan. Perlu adanya anggaran khusus terhadap pengelolaan arsip dinamis agar pengelolaan arsip lebih maksimal terutama untuk memenuhi kebutuhan peralatan dan perlengkapan pengelolaan arsip dinamis. Sebaiknya pegawai kearsipan lebih diberikan pelatihan/diklat mengenai kearsipan agar lebih mengerti pengolahan arsip dinamis yang benar.
DAFTAR PUSTAKA Amirullah. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004. Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia, 1989. Barthos, Bashir. Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara, 2012. Chowdurry, G.G. Introduction to Modern Information Retrieval. London: Facet Publishing, 2004. Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitati. Jakarta: Rajawali Pers, 2011. Hafidzhahullahu, Marwan bin Musa. ―Tafsir Al Quran Al Karim‖. 05 April 2013. Diakses pada 02 Februari 2017 dari www.tafsir.web.id/2013/04/-al-hujuraatayat-1-11.html Holverstott, Lyle J. ―Records Management.‖ The American Archivist, v.3, no.14, (Juli 1951): h. 261-264. Ira A, Penn. Records Management Handbook. England: Gower House, 1992. ISO 15489-1: 2001. ―Information and documentation — Records management‖. First edition. Diakses pada 20 Maret 2016 dari https://www.iso.org/standard/62542.html. Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999. Hasugian, Jonner. ―Pengantar Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 20 Juli 2016 dari http//usu.ac.id. Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Records Keeping.2nd ed. Sydney: Longman Australia, 1998. Krihanta. ―Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan Layanan Kepada Masyarakat.‖ Jurnal Kersipan ANRI, vol.3 No. 1,Desember 2008. Lembaga Administrasi Negara (LAN). ―Pedoman Tata Surat-Menyurat dan Kearsipan‖.www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembagaadministrasi-negara.html/ di akses pada tanggal 13 September 2016. Mahmoed, Effendy, dkk. ―Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan Universitas Gajah Mada‖. http://arsip.ugm.ac.id/download1904112050PANDUANRINGKASTTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf
107
108
Martono, Boedi. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta: Pustaka Sinar, 1992. Martono, E. Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama. 1997. Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2006. Muljono, Pudji. ―Pengelolaan Arsip Secara Modern.‖ Pelatihan Otomasi Arsip Berbasis Teks Lengkap dalam Menyongsong Otonomi Daerah/Lembaga Angkatan V. Bogor: Perpustakaan IPB, 2001. Mayesti, Nina. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. Tesis S2 Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia, 2003. Republik Indonesia. ―Udang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 22 Maret 2016 dari www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf
Robek, Mary F dkk. Information and Record Management. California: Glencoe, 1987. Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002. Sedarmayanti. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 2001. ___________. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju, 2008 Smith, Read, dkk. Record Management. USA: South Western, 2002. Stepherd, Elizabeth and Geoffery Yeo. Managing Records: A Handbook Principles and Practice. London: Facet Publishing, 2003. Stoner. Manajemen. Jakarta: Prenhallindo, 1996. Subana, M. Dasar-Dasar Penelitian Ilmiah. Bandung: Pustaka Setia, 2005. Sue, Myburgh. ―Records Management and Archives: Finding Common Ground,‖ The Information Management Journal. Maret/April 2005. Diakses pada 25 Mei 2016 dari https://pdfs.semanticscholar.org/bafb/f7b21da07f08a4 6684d70d2 da4d1c5839a1e.pdf
109
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama, 2003. _____________. Materi Pokok Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996. Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma, 2006. Syakuro, Abdan, ―Cara Menangani Surat atau Dokumen Kantor.‖ Artikel diakses pada 15 Mei 2017 dari http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumenkantor.html?m+1
Tagbotor, Dzifa Peggy. dkk. ―Analysis of Reecords Mangement and Organizzational Performance‖, International Journal of Academic Research in Accounting, Finance and Management Sciences, vol 5 No. 2, Ghana 2015. Artikel diakses pada 20 Juni 2016 dari http://hrmars.com/hrmars_papers/Article_01_Analysis_of_Records_Manageme nt_and_Organizational_Performance1.pdf UIN Syarif Hidayatullah. Pedoman Akademik Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta 2012/2013.Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UIN Syarif Hidayatullah. Jakarta, 2012. Widjaja, A.W . Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja Grafindo, 1993. Wursanto, Ig. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 1991. __________. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991. Zaka, Rudi Abu, ―Tafsir Ibnu Katsir: tafsir surat Al-‗Asr ayat 1-3‖. 10 Oktober 2015. Diakses pada 20 Juni 2017 dari http://www.ibnukatsironline.com/2015/10/tafsir-surat-al-asr-ayat-1-3.html
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1 1. Arsip-arsip dinamis BP2T Kota Tangsel
2. Buku Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah dan Klasifikasi Arsip Peraturan Walikota Tangerang Selatan
3. Perlengkapan Penyimpanan Arsip
4. Peralatan Pengelolaan Arsip
Lampiran 2 Wawancara
Lampiran 3
TRANSKRIP WAWANCARA Nama Informan
: Helmi Kamaludin M.Si
Jabatan
: Kepala Sub Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Tempat Wawancara
: Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Waktu Wawancara
: 25 November 2016
No 1
2.
3.
4.
Penulis (p)
Informan (i)
Jenis arsip apa saja yang di Kalau disebut jenis arsip apa saja paling kelola di BP2T? utama sih sebetulnya berkas untuk perijinan, arsip-arsip tentang perijinan yang terdiri dari arsip eeehh eee berkas perijinan pembangunan maupun yang ekonomi kesra, ada pun yang surat-surat dinas itupun ya menjadi satu bagian juga sih di dalam pengelolaan kearsipan di kita mungkin ya itu tapi yang lebih dominan diutamakan tentang arsip berkas-berkas perijinan, suratsurat kedinasan lah seperti itu surat masuk surat keluar dan sebagainya. Apakah ada pedoman yang Kalau di kita ini pedomannya sih eeeh tata digunakan dalam naskah arsip gak semuanya kita gunakan pengklasifikasian arsip yaa, jadi seperti untuk pengelolaan berkas dinamis di BP2T? arsip perijinan pembangunan itu biasanya kita kasih kode ada kode tertentu gitu seperti untuk perijinan eeh komersil, untuk perijinan pembangunan pemerintahan, perijinan perumahan, perijinan perumahan tidak teratur itu ada kode-kodenya dan kita bikin sendiri sebetulnya. Kalau untuk surat dinas kita masih menggunakan kode klasifikasi yaah yang menggunakan buku panduan tata naskah yang dikeluarkan oleh walikota tangerang selatan mengenai tata klasifikasi arsip. Apakah pengelolaan arsip Saya juga gak apal ya standar itu seperti apa dinamis disini sudah ya, kita punya prinsip bahwa arsip kita memenuhi standar yang ada? simpan kita kelola terus bagaimana dengan cepat kita bisa menemukan kembali itu aja, jadi kita membuat satu sistem yang memudahkan kita untuk temukan lagi. Apakah disini menggunakan Yaa kita ada yang namanya sistem surat
sistem dalam arsip dinamis ?
5.
6.
7.
8.
pengelolaan masuk keluar (SISUMAKER) untuk pengelolaan arsip kedinasan dan digitalisasi arsip yang khusus untuk berkas perijinan. Yaa jadi eeh berkas perijinan itu kita bedakan ke dalam sistem yang nama programnya itu digitalisasi arsip. Untuk digitalisasi arsip kita menggunakan aplikasi microsoft office untuk mendata berkas arsip perijinan yang diterima eeh atau masuk dan yang dikeluarkan. Kalau untuk sistem sisumaker sendiri sudah digunakan 3 tahun, eehh tapi baru maksimal digunakan 2 tahun terakhir. Apakah dengan sistem Yaa sangat sangat efisien sekali ya, yang tersebut menunjang efisiensi pertama kita bisa banyak menghemat kertas, kerja BP2T? yang kedua informasi terkait dengan surat kedinasan itu lebih cepat dari pengolahannya maupun pengirimannya, karena kita berbasis pada aplikasi. Untuk arsip fisiknya saat ini kita ehh masih menyimpan fisiknya walaupun sebetulnya surat yang sudah kita kelola menggunakan sisumaker itu ter eh tersimpan dalam harddisk sebenernya. Siapa yang bertanggung Itu ada tupoksinya di kasubbag umum dan jawab dengan surat masuk kepegawaian, yang jelas staff yang dan surat keluar apakah ada? mengelola yang bertanggung jawab dan untuk yang memberikan paraf untuk ke valid nya surat itu akan dikeluarkan saya sendiri sebagai kasubbag umum yang kemudian akan dikirim ke kaban untuk di tandatangani. Fasilitas dan perlengkapan Kalau fasilitas yang digunakan itu yaa apa saja yang digunakan komputer, scanner, printer, terus aplikasinya dalam pengelolahan dan seperti itu, sama kalau untuk fisiknya ada penyimpanan arsip dinamis? filling kabinet, box file, roll O‘pac, lemari besi tahan api. Bagaimana prosedur dalam Kalau untuk saat ini sih kita lebih fokus penyimpanan arsip dinamis? kepada yang digital sih eee yang sifatnya yang tersimpan pada database sisumaker tadi jadi ketika ada yang butuh kita tinggal carikan kita panggil perihalnya di pencarian keluar yaa langsung kita print, jadi sudah tidak lagi terlampau memikirkan ruang
9.
Bagaimana dalam pencarian arsip dinamis yang dibutuhkan di BP2T?
10. Apakah ada SOP dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T?
11. Bagaimana pengolahan arsip berkas perijinan di BP2T?
12. Bagaimana dengan proses penyusutan arsip dinamis yang dilakukan di BP2T?
13. Bagaimana perawatan yang dilakukan arsip dinamis oleh
untuk penyimpanan fisiknya itu. Kecuali yang masih arsip yang tentang perijinan itu yang fisik kita kelola dan kita simpan gitu. Eehhh biasanya kalau yang untuk surat keluar dan masuk sih sekarang sudah lebih mudah menggunakan sistem sisumaker pencariannya juga mudah tinggal mengetikan perihal di pencarian nanti muncul langsung ketemu gitu, jadi kita sekarang udah jarang mencari fisiknya langsung ke database sisumakernya, kalau yang berkas perijinan sendiri juga sama kita menggunakan digitalisasi arsip. Belum sih saat ini belum membuat SOP nya, yaa kita sesuaikan saja dengan pengelolaannya secara umum saja dan yang mengolah arsip surat dinas pun juga cara yang dilakukan menurutnya mudah itu yang digunakannya. Yaaa jadi untuk sementara ini yaa belum ada hanya saja mungkin eehh staff yang mengolah arsip dinamis buat catatan sendiri dalam mengolah arsip seperti itu sih. Begitu eeehh ars ee ee satu berkas perijinan atau SK perijinan itu keluar maka arsipya yaa langsung kita simpan kita kelompokkan dengan yang sudah kita bikinkan kodenya tadi, dari kodenya tadi dia akan terkelompok dalam peruntukkannya, ijin apa, keluarnya tahun berapa seperti itu. Kalau itu sudah berbasis pada pada sistem ya jadi eeehhh untuk fisik kita 2 tahun lebih lah itu sudah kita tidak hiarukan, yaa jadi kita percaya sama penyimpanan database itu karena dikelola dengan baik gitu. Kalau untuk yang arsip perijinan itu sih kita tidak berani menyusuti gak ada penyusutan malah, karena kan yaa arsip itu terkait perijinan dan juga kantor arsip daerah belum punya tempat untuk menampungnya terkecuali yang surat-surat kedinasan atau arsip dinamis itu. Eehhmm untuk selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa adanya
BP2T?
14. Bagaimana penyimpanan arsip dinamis yang dilakukan di BP2T apakah secara onsite, offsite atu komersil?
15. Asas apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis di BP2T?
16. Berapa jumlah SDM yang dimiliki oleh BP2T pada bagian pengelolaan arsip apakah dari basic ilmu kearsipan? 17. Apakah ada anggaran khusus yang diberikan untuk bagian pengelolaan arsip dinamis di BP2T?
18. Kendala apa aja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T? 19. Upaya apa yang dilakukan dalam menghadapi kendala
aja dulu nih, hanya pake kamper aja yaa untuk menghindari serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih apa adanya lah. Ooh iya kita sekarang karena eee keterbasan tempat jadi kita nyewa untuk yang arsip perijinan menyewa gedung tersendiri kita simpan dalam gedung tersendiri jadi seperti record centre lah, oooh kalau yang untuk arsip dinamis kita gak simpan di gedung itu, ee ee kita hanya simpan dalam database itu aja. Ee ee kalau disini sih berkas yang masih suka disimpan di setiap bagian bagiannya atau bidangnya tersendiri karena kan masih suka digunain, terus kita juga nyimpen arsip softcopy di sistem kita ya secara umum lebih disimpen di bagian arsip, karena kan arsip dinamis itu kan yaa ee ee arsip yang masih sering digunakan. Yang pengelolaan arsip itu ada 4 orang. Ehh itu gak ada yang dari lulusan arsip aris, ya beda-beda aja lulusnnya tapi ya bukan dari ilmu kearsipan semuanya. Saat ini sih belum belum kita anggarkan untuk ee insentifnya belum ada untuk bagian arsip, ya paling kalau ada butuh keperluan langsung mintanya ke bagian umum karena kan anggaran dana masuknya ke bagian umum. Hanya saja sarana dan prasarana aja yang kita siapkan seperti ee untuk sewa gedung penyimpanan arsip, terus ee apa itu untuk service peralatan untuk kebutuhan arsip itu aja. Ooh itu juga penyediaan untuk penyimpanannya yang sudah saya sebutkan tadi semacem filling kabinet, box file, roll page apa ya sebutnya ee ee lemari anti api yang besar. Yang pasti sih ee eeh keterbatasan SDM dari sisi jumlah pengelolaan dengan keilmuannya SDM itu. Yaa paling kita mengikutkan petugas di kegiatan kearsipan yang dilaksanakan oleh
yang ada di BP2T?
apa ee ee bimtek arsip yang dilakukan kalau kita dulu eeeh sekarang ini oleh kantor arsip daerah kota Tangsel.
Nama Informan
: Sapruddin
Jabatan
: Kepala Bagian Pengelolaan Arsip BP2T Kota Tangsel
Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel Waktu Wawancara
: 15 Desember 2016
No
Penulis (p)
Informan (i)
1.
Apakah pengelolaan arsip dinamis di BP2T sudah sesuai dengan standar pengelolaan arsip yang ada? Arsip dinamis apa saja yang diterima oleh BP2T? Apakah ada SOP tertulis dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T?
Sesuai sih, yaa kita mengikuti pengelompokan agar sesuai aja jadi pada saat dicari mudah ditemukannya.
2. 3.
4.
Apakah pengelolaan arsip dinamis di BP2T menunjang efisiensi kerja di BP2T?
5.
Sistem apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T?
6.
Apakah berkas arsip-arsip perijinan juga masuk ke sistem sisumaker?
7.
Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dinamis di BP2T? Apa saja yang dilakukan
8.
Arsip dinamis ya kaya surat menyurat kedinasan, kepegawaian, termasuk perijinan. Kalau SOP nya sih belum ada mas, yaa sesuai dengan panduan yang ada aja gitu kalau saya yaa tiap berkas yang masuk aja di arsipin di kelompokin. Yaa memudahkan berpengaruh, terutama dalam pencarian arsip nya menjadi mudah dan cepat ditemukannya jadi sangat efisiensi ya. Karena kan disini sudah menggunakan sistem jadi pengolahnnya juga lebih gampang. Ya itu disini namanya digitalisasi arsip untuk pengelolaan arsipnya sudah berjalan dan juga apa ya kalau untuk surat-surat ke dinasan itu kita ee ee menggunakan sistem namanya Sisumaker. Eehmm kalau berkas perijinan itu kan agak penting jadi arsipnya itu gak masuk ke Sisumaker, hanya disimpan di komputer arsip yang menggunakan aplikasi digitalisasi arsip. Jadi saya mengarsipkan sesuai dengan nomor urut aja kalau masalah berkas perijinan ya, jadi sesuai dengan nomor ijinnya. Yaa itu penyimpanannya sesuai dengan nomor urut, iya sesuai dengan nomor urut ijin, terus sesuai dengan perihal masing-masing perijinan. Kalau untuk perawatan ya ehhmm belum ada
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
untuk merawat arsip yang di ya paling cuman di kasih kapur barus yaa biar miliki BP2T? gak ada kaya hewan-hewan sama serangga aja. Yaa sama dengan cara penyimpanan aja yang rapih dengan lemari kaya gini ehhh rool O‘pac, kan kalau ditaro diluar kan jadi lembab bahaya aja sama berkasnya. Palingan ya untuk serangga gak dateng paling dikasih ehh apa tuh kamper aja biar gak dirayapin sama gak ada serangga aja sih, ya masih segitulah perawatannya hahaa. Bagaimana dengan Kalau penyusutan yaa belum, karena kantor penyusutan arsip dinamis arsip kota belum bisa menampung ya. yang dilakukan di BP2T? Bagaimana dengan Iya karena kan kalau yang sudah tahun-tahun penyimpanan arsip fisik lama kepenuhan jadi kita pindah ke gudang yang dilakukan oleh BP2T? yang satunya, kan ada dua gudang arsip disini. Yaa disini ada gudang penyimpanan arsip tersendiri dibelakang di perumahan karena kan kantor arsip belum belum bisa menampung. Bagaimana proses Yaa sesuai dengan tahunnya aja saya sih kalau penyeleksian dan penilaian memang udah tahun lama baru di pindah, jadi arsip dinamis di BP2T? ya sekiranya disini udah gak mampu nampung yang tahun lamanya kita pindahin ke gudang arsip yang di belakang. Ee eehh kalau ada yang butuhin ya disana juga ada sistem komputer juga dan sesuai dengan nomor urut juga di data lagi dicatet lagi disana, dari sini di oper disana tetep dicatet disana gak dipindahin doang. Apakah lebih efisien Yaa manual bisa sistem juga apa lagi, yaa bisa menggunakan manual atau dibilang lebih efisien menggunakan sistem sistem yang dilakukan komputer jadinya lebih cepat dan mudah. dalam pengelolaan arsip Lebih cepat kalau pake sistem pada saat dinamis di BP2T? penomorannya, ee ee kan urutannya sesuai dengan penomorannya terus juga pencariannya juga lebih cepet. Apakah sistem yang Jadi lebih mudah menemukan arsip yang dicari digunakan sudah memenuhi terus juga lebih cepet nemuinnya, gak kaya dalam pencarian arsip manual cari satu-satu dulu jadinya lebih lama. dinamis di BP2T? Apakah SDM yang ada Sudah cukup lah, disini kan ada 4 orang dalam sudah memenuhi kebutuhan pengelolaan arsipnya yaa walaupun bukan dari dalam pengelolaan arsip keilmuan arsip ee ee tapi sudah cukup lah. dinamis di BP2T? Arsip dinamis apa saja yang ehhm yaa arsip perijinan jelas, terus
termasuk kategori arsip yang dimusnahkan atau disimpan permanen di BP2T? 16. Fasilitas apa saja yang dimiliki dalam pengelolaan arsip di BP2T? 17.
18.
19.
20.
21.
pembangunan arsip IMB yang permanen sih.
ini tempat penyimpanannya lemari roll O‘pac, filling kabinet, ya paling sama komputer, printer, scanner kita ada yang besar yang itu untuk kertas ukuran besar. Apakah ada anggaran Gak ada anggaran khususnya, yaa paling ada khusus untuk pengelolaan hanya untuk seperti box file itu arsip dinamis di BP2T? Kendala apa saja yang Ya paling tadi yang saya bilang gak adanya dihadapi dalam pengelolaan anggaran khusus untuk pengelolaan arsip arsip di BP2T? disini, untuk SDM paling butuh pelatihanpelatihan khusus aja terkait pengelolaan arsipnya, terus sama ya itu dalam peminjaman arsip yang dibutuhkan belum adanya SOP tertulis. Upaya apa yang dilakukan Yaa paling untuk kedepannya ada SOP tertulis untuk menghadapi kendala ya terkait pengelolaan arsip disini ee eeh jadi yang ada? biar lebih jelas aja, karena kan kadang-kadang ada aja gitu yang minjem cuma nyebutin perihalnya abis itu dicariin. Yaa kalau yang tanggung jawab arsipnya itu ya paling kita bagian arsip kan kita catet namanya sama eeh eeh dari bidangnya apa kalau dia lupa balikin ya kita tegor. Haa jadi ada buku induk eehm peminjaman sendiri di bagain arsip, hee kita juga serba salah juga gak ngasih jangka waktu peminjaman juga, ee ee itu gara-gara gak ada SOPnya. Apakah ada copynya dari Ngga, karena kan tebel kalau arsip perijinan arsip dinamis tersebut ketika ini. Tapi kita sudah menscan arsip perijinan ini arsip dinamis itu di pinjam? secara digital sudah berjalan sih sejak 20112012 arsip-arsip perijinan itu di scan ee eeh jadi dalam bentuk PDF. Kecuali kalau arsip surat-surat kedinasan itu sedikit jadi gampang copynya, hee tapi sekarang kan udah pake sistem jadi kalau butuh arsip kedinasan ya tinggal di download aja arsipnya abis itu di print yaa gak perlu nyimpen copyannya. Sejak kapan sistem Sudah 2 tahunan lebih lah, dari tahun 2013digitalisasi arsip ini 2014 seinget saya ma. Ya kan di gudang yang dilakukan? nyewa tempat kan dibagi juga petugasnya buat
22. Bagaimana proses penyimpanan arsip dari unit kerja ke pusat arsip di BP2T?
23. Lalu dengan arsip yang fisiknya ini dengan cara apa pengelompokkannya untuk lebih mudahkan lagi?
24. Apakah dalam pengelompokkan arsip perjinan di BP2T ada buku panduannya?
digitalisasi arsip yang disana gitu. Ya gitu aja paling contoh arsip yang dibuat di bidang terus dikirim kesini, bagian arsip paling tinggal data aja perihalnya apa, nomor ijinnya berapa abis itu kita kelola dan disimpen dah, yaa kalau ada yang pinjem tinggal nyebutin perihalnya aja sama nomor perijinannya gitu aja disini. Karena ya saya ini tanggung jawabnya lebih besar ya keliatannya sepele mas, tapi kalau ada masalah bagian arsip yang kena mas, yaa begitulah mas. Makannya mas perlu adanya sistem komputer ee eeh karena kalau arsip itu udah ada di ee eeh datanya di komputer berarti arsipnya udah disini, yaa nilai plus sendiri lah mas menggunakan sistem komputer sangat membantu sekali. Yaa paling sama kita dengan dikasih map berwarna gitu ee eehh yang warna merah itu sudah tahun lama, terus ada kuning ada hijau ya biar memudahkan aja sih mas pengelompokkannya haa jadi mudah nyari sama nyimpen arsipnya lagi. Eehh sama ada juga buku panduannya cuma ya khusus perijinan aja gitu. Itu ada buku panduannya ee ee sama yang di keluarkan dari walikota itu nomornya masing-masing contoh tempat tinggal itu nomornya kan 648, kalau buat IMB itu kan ipr 658
Nama Informan
: Sabur S.E
Jabatan
: Staff Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel Waktu Wawancara No 1.
2.
3.
: 23 November 2016
Penulis (p)
Informan (i)
Arsip dinamis apa saja yang Kalau di BP2T setau saya untuk arsip yang diciptakan dan diterima dibuat BP2T semua berkas yang diproduksi oleh BP2T? atau yang dikelola BP2T saat ini ada 19 Ijin yang di keluarkan oleh BP2T. Jadi setiap arsip yang dikeluarkan oleh BP2T pasti ada arsipnya, antara lain IMB, SIUP, TDP, Izin Usaha, izin usaha industri, terus IPPT, gudang, reklame, dll. Salah satunya tambahan arsip dinamis itu ada ijin-ijin yang kita keluarkan, terus ditambah dengan berkasberkas yang kita keluarkan untuk pihak lain contoh surat SK, surat ee surat dinas, surat tugas, surat undangan, surat teguran, surat tagihan yang ditujukan dari BP2T ke pihak lain, baik itu ke perorangan maupun e instansi, yang ada kaitannya dengan badan pelayanan perijinan terpadu kota tangerang selatan. Dalam periode setahun ini Kalau untuk pastinya sih kita lihat di data berapa jumlah arsip dinamis kearsipan kita itu kan pasti berbeda-beda yang diterima? antara bidang pembangunan, bidang ekonomi kesra maupun yang ada di skretariat jadi harus dilahat dulu berapa jumlahnya sih dalam 1 tahun itu, kalau un yang setau saya yang ada disini itu dalam 1 tahun aja bisa sampe 2000 an ya untuk surat masuk aja, eeh jadi hanya item surat masuk aja, surat masuk dari pihak lain baik itu dari dinas lain maupun dari perorangan. Bagaimana prosedur Untuk penerimaan arsip dinamis disini, jadi penerimaan arsip dinamis di kan begini ada 2 mekanisme surat itu kita BP2T? terima. Jadi pertama itu surat fisik yang dari pihak lain baik itu instansi atau perorangan yang ditujukan ke BP2T itu kita terima lalu diberikan tanda terima (kalau yang ngirim tidak membawa lembar tanda terima), terus
kita ee ee ee kita input di dalam suatu sistem, namanya SISUMAKER setelah di input di sisumaker itu, surat fisik dilampirkan lembar disposisi yang kemudian akan kita kirim ke kepala badan setelah ee dari kepala badan nanti didisposisikan surat itu ke bidang yang harus menghendelnya, setelah di disposisi nanti surat fisik tersebut akan dikembalikan ke sekretariat umum untuk di arsipkan sebagai surat berkas surat masuk atau arsip surat masuk seperti itu. Terus yang kedua itu ada surat masuk yang dari sistem atau Sisumaker namanya (Sisterm Surat Masuk Keluar)yang dimiliki atau di operasikan diwilayah pemerintah kota tangerang selatan namanya SISUMAKER. Itu surat yang dari yang yang masuk di dalam sistem sisumaker itu sebenarnya tidak diperlukan lagi harus dicetak sih sebenernya sih tidak harus. Jadi surat itu sudah berbentuk digital jadi kita bisa baca, bisa download gitu. Jadi surat itu akan akan secara otomatis terinput, terinput di dalam sistem itu, surat masuk jadi ada inbox nanti dari dinas Setda misalkan lewat sisumaker nanti kan dia masuk di sistem nanti di dalam komputer ku di sisumaker ku ada pesan yang kita bisa klik pesan bisa kita lihat surat apa, apakah itu undangan atau pemberitahuan, atau SK, atau apalah pokoknya, atau himbauan, atau pengumuman dari walikota nanti kita bisa terima di sitem tersebut yang nanti akan bisa langsung didisposisikan secara digital didalam sistem tersebut kepada kepala maupun dari kepala ke staff-staffnya. Jadi yang mendisposisikan itu kepala badan itu sendiri? Iya iya jadi kita input terus kita disposisi ke kepala badan setelah di input nanti terserah kepala badan mau disposisi ke bidang mana, setelah di disposisi kan dikembalikan setelah di disposisi ya disistem itu ya secara otomatis dari bidang yang didisposisikan itu akan menerima notifikasi atau pemberitahuan ooh ada notifikasi nih disposisi dari kepala
4.
Bagaimana penggunaan arsip dinamis di BP2T?
5.
Apakah pengelolan arsip dinamis di BP2T itu sudah menggunakan sistem komputerisasi?
6.
Apakah sistem ini sudah saling terkait di SKPD yang ada di Kota Tangsel? Apakah berkas-berkas perizinan seperti SIUP, TDUP, Ijin Pembangunan masuk sistem SISUMAKER?
7.
8.
Apa nama sistem yang digunakan untuk menyimpan berkas perijinan tersebut?
9.
Apakah
sistem
perihalnya apa nih? Apakah itu pengaduan pembangunan atau pengaduan reklame tidak berizin atau apa seperti itu. Penggunaan arsip ya, ya disini penggunaan arsip yang ngegunain ya pegawai yang ada disini, kan buat rujukan kalau ada pengaduan terus juga kalau ada pegawai yang dinas luar harus melampirkan suratnya, dan sebagainya. Lebih umumnya sih pegawai disini yang ngegunainnya. Pengelolaan arsip dinamis disini sih kita sudah menerapkan pengelolaan secara komputerisasi ya, jadi surat yang masuk ataupun keluar akan kita input ke dalam sistem, yang sudah ku sebutkan namanya Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER) Ya Sistem ini saling terhubung antar SKPD yang ada di tangsel. Ada ee sistemnya sendiri jadi di simpan di dalam PC ya yang memuat informasi mengenai jenis ijin, tahun, terus pemiliknya, terus peruntukannya, lokasinya semuanya tuh sudah disimpan didalam satu ee sistem komputer kita, sistem komputerisasi jadi pada saat ee nanti orang butuh arsip misalkan dia butuh arsip untuk setplane misalkan eejadi bisa di lihat arsipnya ooh blok ini alamatnya jalan apa blok ini kecamatan ini RT ini ini tuh nanti bisa dilihat di dalam sistem tersebut yang nanti akan ketahuan nomor berapa sih arsipnya, jadi bisa dilihat fisiknya maupun secara ee komputerisasinya. Disini sih masih manual sih kaya semacam dia berbentuk Ms. Excel sih, Ms. Excel yang memuat semua informasi perihal rekapitulasi ijin apa dari bulan apa, dari awal tahun sampai akhir tahun, terus ijin rekap ijin ee reklame misalkan dari tahun sekian sampe tahun sekian, rekap TDUP misalkan dari tahun sekian sampe tahun sekian itu ada semuanya. Jadi sangat membantu, memudahkan ee staffstaff arsip untuk mengelola arsip tersebut. Sampai saat ini untuk SISUMAKER tersebut
SISUMAKER itu sih sebenernya ee sangat sangat membantu memudahkan proses sekali, artinya sangat bagus lah sangat baik pengelolaan arsip dinamis sekali kalau diterapkan secara secara apa di BP2T? namanya kalau diterapkan secara baik ya di setiap instansi, karena itu akan memudahkan dan memperpendek jarak waktu tempuh pengiriman maupun pencarian kembali jadi lebih cepat dan apa ya tidak memerlukan kertas, tidak memerlukan kertas lagi menghemat kertas jadi yang akan kita disposisikan itu suratnya berbentuk digital jadi semua bisa baca gak cuma dari komputer dari handphone pun kita bisa. Jadi kalau ada surat masuk ada, bisa kita aplikasikan di handphone kita, jadi kalau ada surat masuk dari SISUMAKER akan ada pemberitahuannya di handphone kita. Misalkan ada surat masuk dari dinas mana perihalnya apa kapan dimana berapa lama itu bisa dilihat. 10. Siapa saja yang dapat Yang bisa mengakses SISUMAKER tersebut mengakses SISUMAKER? yang pastinya ee agent atau ee staff yang diberikan akses baik itu login ataupun password ee SISUMAKER dia yang bisa menghendle, orang lain pun tidak akan bisa masuk ke dalam sistem tersebut karena pada saat dia mengakses login dan password tersebut pasti akan ada notifikasi ee nomor kode verifikasi yang harus di input di sistem tersebut dan notifikasi tersebut nomornya itu pasti akan dikirimkan melalui nomor telefon atau handphone yang diinput didalam sistem tersebut. Jadi orang lain pun tidak akan bisa terkecuali user yang diberikan atau yang diregistre kan nomornya ke dalam sistem tersebut. 11. Bagaimana pengelolaan Kalau arsip itu dibuat pertama dari ee bidang arsip dinamis di BP2T misalkan dari bidang yang ee yang membuat mulai dari arsip tersebut surat tersebut misalkan bidang sekretariat mau diciptakan dan diterima, mengundang ee dari bidang lain sesama penyimpanan, penggunaan, instansi BP2T ataupun mengundang peserta pemeliharaan hingga dari luar ee BP2T tangsel misalkan instansi penyusutan atau dari Setda ataupun dari BLHD, Tata Kota pemusnahan? misalkan ada undangan bimtek itu kita bisa
membuat surat tersebut nah yang membuat dari bidang yang ee yang mengadakan acara tersebut, nah surat itu nanti akan dibuat ee, surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu secara fisik jadi dibuat secara fisik misalkan undangan akan dibuat secara tertulis fisik, ditulis, diketik, di print 2-3 lembar ya yang salah satunya untuk arsipnya kita kemudian dimintakan tandatangan kepada kepala badan untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan dikirim secara fisik ke bidang-bidang lain, eee ataupun dikirim ke instansi lain itu yang pertama. Ya ngirimnya kadang pake jasa pengiriman atau ada yang mengantar yang saat ini masih diberlakukan, terus yang kedua dikirim melalui SISUMAKER jadi surat itu tidak dicetak secara fisik tetapi dibuat secara digital nanti surat itu akan dibuat oleh Kasubag, kalau disini kasubag ya atau kepala bidangnya yang setelah dibuat dikirim ke kepala badan atau kepala BP2T untuk dimintakan keabsahannya atau diminta validasi untuk di validasi atau ditandatangani, stemple dan diberikan QR Code itu secara digital. Jadi nanti akan dikirim didalam sistem sisumaker tersebut surat keluar dari kepala bidang ke kepala badan setelah kepala badan setuju dicek dia akan memberikan tandatangan secara digital dan memberikan keabsahan lain namanya itu QR Code itu, itu menjadi satu keunggulan dari sisumaker bahwa satu berkas atau arsip itu valid karena bisa di cek didalam sistem dengan QR Code tersebut. Untuk penerimaan arsip ada 2 cara yang berdasarkan fisik dan yang dari sisumaker itu, kalau yang fisik misalkan ada surat masuk dari dinas lain surat kita terima lalu dicopy dan diberikan lembar tanda terima, lalu arsip tersebut kita scan dan input kedalam sistem sisumaker ee yang kemudian di isi data surat tersebut dari mana, perihalnya apa, tanggal berapa, jadi informasi surat di ketik berdasarkan data penyimpanan pada sistem, nah kemudian surat itu diberikan
ee lembar disposisi yang berisi deskripsi surat tersebut yang sama pada sistem, yang ditujukan kepada kepala badan atau kepala BP2T nah nanti kepala badan yang menunjukan surat itu di disposisikan kepada bidang atau staff-staff. Kemudia cara yang kedua yang kita terima dari sistem sisumaker, ee jadi surat yang masuk ke sistem akan muncul notifikasi yang kemudian eeh kita cek terus di terima yang kemudian kita baca surat dari mana, perihalnya apa, dan kita sudah tidak perlu mengisi informasi deskripsi suratnya pada sisumaker, ee jadi deskripsi informasi suratnya itu yang dari dinas atau instansi lain sudah diisi oleh yang punya akses melalui sistem, yang kemudian di disposisikan ke kepala badan melalui sistem sisumaker. Penyimpanannya seperti biasa jadi pada saat ada kita membuat arsip surat keluar, surat keluar kita buat 3, yang satu untuk bidangnya yang buat mereka simpan sendiri, terus dinas lain atau orang lain atau pihak lain yang copyannya yang satunya, kita pengelola arsip juga nyimpan arsipnya. Jadi kita buat tuh 3 yang satu untuk kesana copyannya lalu yang arsip satunya di simpan di bidangnya yang buat, lalu yang kita simpan di sistem arsip kita, lebih banyak bagian arsip sih yang simpan. Pertama arsip itu akan kita scan surat keluar, ee ditaro di folder surat keluar didalam komputer terus setelah discan nanti kita berikan nomornya, nomor urutnya, terus kita berikan informasi tambahan surat undangan apa atau bimtek perihal apa, tanggal berapa, dimana seperti itu. Terus untuk yang fisiknya arsip yang sudah kita scan kan fisiknya kita eeh arsipkan juga didalam satu arsip kita ditaro didalam bindex eeh boxfile nah sesuai dengan urutan nomor surat keluar tersebut dibuat seperti itu. Eeh mengenai penyusutan dan pemusnahan ya itu ya setau saya sih kalau untuk berkas fisik kan ee kita sih belum melakukan pemusnahan yaa kan kita juga udah simpan yang softcopy di sistem, terus
12. Apakah pengelolaan arsip dinamis di BP2T ada SOP tertulis?
13. Kalau untuk pedoman pengelolaan arsip sendiri ada yang digunakan?
14. Fasilitas apa saja sih yang digunakan dalam menunjang sistem tersebut dalam pengelolaan arsip dinamis?
15. Bagaimana proses pengiriman atau distribusi arsip dinamis tersebut yang dilakukan ke antar SKPD?
juga untuk penyusutan paling hanya berkas perijinan karena kan tempat kita kan spacenya terbatas jadi surat yang perijinan semua arsip yang ada di BP2T itu pasti akan ditempatkan ditempat yang special lah khusus untuk ee menyimpan arsip tersebut jadi salah satunya kita nyewa tempat atau sewa rumah atau gudang yang dijadikan tempat arsip BP2T. Arsip itu dipindahkan tergantung spacenya misalkan 2 tahun eeh 2 tahun tempat kita sudah tidak memungkinkan akan kita pindahkan ke gudang arsip tersebut. SOP tertulis ya, kalau untuk SOPnya sampai hari ini ya belum pernah melihat SOP tertulis ya untuk pengelolaan arsip. Jadi pengelolaan arsip itu masih sifatnya eeh apanamanya ya manual maksudnya tidak ditulis secara eeeh SOP gitu, karena pertama eeh SOTK nya itu sampai saat ini ya belum pernah saya temuin ya untuk SOP pengelolaan arsip belum ada ya. Ada jadi buku tata aturan arsip ya. Ooh ya jadi untuk pedomannya kita ada 1 buku dari walikota tangerang selatan dari kantor arsip daerah yang tertulisnya peraturan walikota tangerang selatan nomor 41 tahun 2013 tentang klasifikasi arsip, itu perwal yang dikeluarkan walikota tangerang selatan yang berisi informasi tentang klasifikasi arsip baik itu penomoran maupun tata aturan eeh penomoran surat ya seperti itu. Jadi ya ehh buku ini jadi acuan kita untuk penomoran dan pengelolaan arsip. Fasilitas yang digunakan untuk menunjang sistem tersebut sih yang pertama ada man powernya juga pertama, ada orang yang memiliki pengetahuan di bidang sistem tersebut ya disisumaker tersebut, yang ke dua harus ada sarananya sarana dan prasarananya seperti ee ee komputer, scanner, terus printer ya kurang lebih itu. Pengiriman arsip ya, jadi pada saat arsip itu telah dibuat oleh bidang tertentu dalam 1 instansi itu akan dibuat surat itu pastinya, dibuat oleh bidang terus dikirim ke kepala
16. Apakah ada prosedur secara tertulis peminjaman arsip ketika ada yang membutuhkan?
17. Apakah ada buku agenda arsip keluar dan arsip masuk yang dimiliki oleh BP2T?
profile dengan diberikan tandatangan digital nanti akan dikirimkan kembali ke bagian umum ataupun sekretariat yang mengelola surat menyurat nah akan diberikan stemple dan QR Code secara digital dari bagian umum lalu surat itu akan dikirimkan ke tujuan surat itu akan diberikan baik itu ke instansi maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru SKPD saja SKPD kota tangerang selatan yang bisa mengakses Sisumaker tersebut jadi untuk perorangan paling akan dicetak berbentuk fisik yang akan kita kirimkan melalui POS ataupun jasa pengiriman surat yang lain. Kalau di BP2T ya saat ini belum ada belum ada prosedur peminjaman arsip secara tertulis, jadi pada saat bidang lain membutuhkan arsip tersebut dia langsung datang keee ruang arsip untuk meminjam arsip tersebut terus di fotocopy seperti itu. Contohnya misalkan ada permasalahan eeh pengaduan, pengaduan bangunan yang berujung sampe ke pengadilan misalkan itu pada saat dibutuhkan itu berkasberkas yang dibutukan itu kan salah satunya surat-suratnya itu surat masuk, surat aduannya, surat tegorannya itu pasti dia akan eeh mengambil dari arsip tersebut, jadi saat ini kalau mereka butuh misalkan untuk pihak ketiga baik untuk kepolisian untuk pengadilan itu paling mereka akan meminta arsipnya tapi ya gitu aja langsung datang keruang arsip dan meminta arsipnya untuk di fotocopy, bahkan aslinya pun jika dibutuhkan di pengadilan pasti dibawa aslinya. Jadi agar menjamin arsip yang asli tidak hilang pasti akan kita catat deskripsi surat yang dipinjam eeh namanya yang meminjam juga, nama dan bagiannya, bidangnya supaya pada saat dia selesai mengambil arsip tersebut supaya mengembalikan lagi arsip yang dipinjam. Ada kalau buku agenda secara fisik yaa, itu kita punya baik buku agenda surat masuk maupun buku agenda surat keluar. Jadi setiap surat yang masuk pasti akan kita catat secara manual, maupun secara elektronik atau
18. Apakah ada buku pedoman dalam pengkategorian arsip dinamis di BP2T?
19. Fasilitas dan perlengkapan apa saja yang dimiliki oleh BP2T dalam penyimpanan arsip dinamis?
20. Apakah dalam penyimpanan arsip dinamis ada perawatan khusus yang dilakukan oleh BP2T? 21. Bagaimana proses temu kembali/pencarian arsip dinamis dalam sistem SISUMAKER?
22. Apakah sistem aplikasi tersebut sudah memenuhi kebutuhan dalam temu kembali arsip dinamis di BP2T?
dengan otomatis di sistem SISUMAKER yaa. Terus surat keluar surat keluar saat ini sih masih menggunakan manual, jadi surat yang dibuat dari kita untuk pihak lain itu kita eee eeee arsipkan kita tulis didalam satu buku surat keluar sendiri dan surat keluar itu kita scan dan softcopynya kita simpan didalam folder surat keluar dalam bentuk format PDF supaya kita punya hardcopy dan softcopy dari surat yang pernah kita buat untuk pihak lain seperti itu, jadi kita punya softcopy maupun hardcopy. Buku pedomannya salah satunya itu darii buku yang dari arsip daerah yang memuat informasi mengenai perwal, perwal perihal arsip daerah tentang klasifikasi arsip seperti itu he‘e. Fasilitas dan perlengkapan karena udah pake sistem juga ya ada komputer, scanner, fasilitasnya itu adaa bindex eeehh boxfile, untuk surat-surat keluar, filling kabinet, kalau diruang arsip sini ada lemari yang dikhususkan untuk menyimpan arsip anti api dan bisa di geser sih rollpack. Perawatannya ada cuman tidak terlalu serius sih hanya membersihkan sewaktu-waktu saja eehh kalau sudah banyak debu, sama itu dikasih kamper biar gak ada serangga. Cuman itu aja sih perawatannya setau saya. Yang pasti pencarian di sistem bisa di search by perihal, dilihat by tanggal, eehh maupun nama, maksudnya ituu yaa nama asal suratnya, nomor suratnya, tanggal suratnya, maupun perihal isinya. Tapi saya sih lebih sering menggunakan perihal dalam pencariannya ya jadi gampang aja nyarinya. Selama ini sih, 2 tahun ini sih yaa sesuai sih, memudahkan, sesuai dengan kebutuhan, eeh jadi kan mengurangi penggunaan kertas coba kalau semua instansi menggunakan sistem SISUMAKER ini. Sangat membantu sekali sih ya, jadi kaya pencarian kita gak perlu lagi nyari satu-satu arsip kalau kita butuh, kalau pake sistem kan cepet gampang lagi, tinggal
23. Apakah dengan sistem SISUMAKER yang digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis menunjang kerja di BP2T, di dalam kebutuhan surat menyurat itu terpenuhi dalam pencarian ataupun temu kembalinya?
24. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T?
25. Upaya dan langkah apa aja yang dilakukan untuk menghadapi kendala yang ada?
klik search bisa nyari berdasarkan perihal, tanggal, nama dan sebagainya arsip langsung ketemu tinggal di print dah jadi temu kembalinya arsip cepetlah kalau pake sistem sisumaker itu. Iya sangat membantu sih efisien sekali, iya jadi eeeh pengelolaan arsip yang saat ini ada sih sebenernya memudahkan sekali ya untuk menemukan, baik itu mengurutkan mulai dari jenis arsip itu, jenis arsip apa, baik itu arsip surat-surat masuk maupun surat-surat keluar atau jenis-jenis ijin apa yang dikeluarkan, kapan ehhh, terus itu bisa dengan mudah untuk kita temukan pada saat kita mencari arsip yang kita butuhkan tersebut. Dan juga eehh sistem SISUMAKER ini juga membantu pengelolaan arsip juga sih kaya menginput surat sudah ada ee kolom-kolom untuk mengisi informasi surat, sangat membantu sekali lah jadi lebih cepat dan hemat yaa. Kendala disini untuk arsip, pertama sih yang kita alami yaa pertama dari Men Power, men power itu belum terakomodir dalam artian belum ada eehhh staff yang khusus untuk menghendle arsip. Selama ini men power yang ada untuk menghendle arsip yaa eehh banyak menghendle ataupun eehh memanage pekerjaan yang lain, jadi itu kendala pertama Men Power, terus juga anggaran tetap untuk bagian arsip tuh gak ada, kan anggarannya langsung di jadikan satu ke bagian umum jadi gak ada lah khusus buat pengelolaan arsip. Terus juga kurangnya orang yaa SDMnya yaa kurang dari jumlah maupun keilmuannya ya paling kaya saya lebih sering untuk belajar sendiri dari pada diklat mengenai pengelolaan arsip, dan tidak ada SOP yang dibuat khusus untuk pengelolaan arsip disini ya belum ada SOP nya tertulis lah seperti itu. Upayanya ya pertama kita buatkan SOPnya, SOP supaya teratur aturan-aturan yaa alur kerjanya sesuai laah di dalam bidang arsip tersebut, yang kedua akomodasinya kaya perlengkapan, peralatan tuh harus memadai
baik itu boxfile, lemari arsip, ituu harus di utamakan. Karena selama ini kurang ya, kaya boxfile itu ditaronya diatas meja dibawah meja itu yang masih terkendala, jadi perlengkapan peralatan masih kurang terpenuhi lah, terus tempat aripnya masih kurang memadai. Nama Informan
: Sri Laksmi Handayani
Jabatan
: Staf Bidang Data, Informasi, Regulasi BP2T Kota Tangsel
Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel Waktu Wawancara No 1.
2.
3.
4.
: 07 Juli 2017
Penulis (p)
Informan (i)
Apakah dengan adanya pengelolaan arsip dinamis di BP2T membantu kerja dalam kegiatan sehari hari?
Pengelolaan arsip emang perlu ada ya, karena kan disini tempatnya pelayanan dan perijinan pembangunan kalau tidak adanya bidang yang mengelola arsip nanti berantakan arsip yang ada. Eeeh menurut saya sangat membantu ya dengan adanya pengelolaan arsip di BP2T ini. Bagaimana pelayanan yang Ya seperti itu sih peminjamannya, kita hanya diberikan dalam meminta surat dengan menyebutkan eeh atau peminjaman arsip di BP2T? mencatat di kertas seperti judul surat, nama pengirim surat, dan tanggal pengirimannya seperti itu aja sih peminjamannya. Apakah ada form peminjaman yang harus diisi ketika meminjam arsip? Apakah penyimpanan arsip di bagian pengelolaan arsip sudah baik?
5.
Apakah dengan adanya Sisumaker yang digunakan dalam pengelolaan arsip sangat membantu?
6.
Bagaimana kesan setelah
Gak ada form peminjaman, ya paling sih cuma menyebutkan atau kita yang menulis di kertas kecil data surat yang dibutuhkan. Eehhh yang saya liat ketika meminjam arsip sih sudah dilengkapi dengan lemari penyimpanan arsip sih dan juga begitu rapih. Tetapi saya gak begitu tau karena bukan bagian pengelolaan arsip. Sampai saat ini sih sangat membantu ya dengan adanya Sisumaker terutama dalam pengiriman surat jadi lebih cepat tidak butuh waktu yang lama, dan juga saya pernah meminjam surat, peminjaman suratnya juga cepat. Sangat membantu sekali lah. Wah sebelum pengelolaan arsip menggunakan
7.
penggunaan sisumaker dan Sisumaker pekerjaan agak lambat ehh sebelum adanya sisumaker pengiriman surat juga membutuhkan waktu, dalam peminjaman arsip? karena kan harus dikirim melalui kurir pengirim surat. Bagaimana pengaruh dari Eeh menurut saya sih pengelolaan arsip pengelolaan arsip dinamis dinamis yang telah dilakukan oleh BP2T di BP2T hingga saat ini sangat membantu sekali ya dalam kegiatan yang telah anda rasakan? sehari hari yang ada di BP2T karena ketika saya membutuhkan surat menjadi lebih mudah meminjamnya dan lebih cepat ditemukannya sehingga memberikan pelayanan ke masyarakat juga lebih baik.
Nama Informan
: Eri Setiawan, S.E
Jabatan
: Staf Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan BP2T Kota Tangsel
Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel Waktu Wawancara
: 07 Juli 2017
No
Penulis (p)
Informan (i)
1.
Apakah dengan adanya pengelolaan arsip dinamis di BP2T membantu kerja dalam kegiatan sehari hari? Bagaimana pelayanan yang diberikan dalam peminjaman arsip di BP2T?
Eehhm ya selama ini sih sangat terbantu ya dengan adanya bagian pengelolaan arsip.
2.
3.
4.
Apakah ada form peminjaman yang harus diisi ketika meminjam arsip? Apakah penyimpanan arsip di bagian pengelolaan arsip sudah baik?
Peminjaman surat ketika meminjam sih gak ribet ya, kita tinggal minjam saja ke bagian arsip tinggal bilang ehh surat apa yang dibutuhkan yaa terus nanti mereka yang mencarikan ehh dengan bentuk hasil fotocopy atau hasil print. Kalau form peminjaman surat sih gak ada ya kayanya belum dibuat, soalnya kita tinggal menyebutkan perihal, nama, atau tanggal surat aja ketika minjam. Yang saya tau ehh penyimpanan arsip sudah menggunakan Sistem namanya Sisumaker kalau tidak salah. Jadi ketika arsip yang pegawai butuhkan oleh bagian arsip dicari akan dicari di sistem kemudian di print suratnya. Jadi penyimpanan surat setau saya sudah tersistem, dan juga yang saya tau itu surat dalam bentuk fisik juga disimpan
5.
Apakah dengan adanya Sisumaker yang digunakan dalam pengelolaan arsip sangat membantu?
6.
Bagaimana kesan setelah penggunaan sisumaker dan sebelum adanya sisumaker dalam peminjaman arsip?
7.
Bagaimana pengaruh dari pengelolaan arsip dinamis di BP2T hingga saat ini yang telah anda rasakan?
dilemari anti baja dan loker gitu. Ehh sangat membantu sekali ya terutama pegawai yang membutuhkan surat tidak membutuhkan waktu lama dalam pencariannya ataupun yang akan mengirimkan surat kepada antar SKPD menjadi lebih cepat pengirimannya. Kalau sebelum adanya Sisumaker yang digunakan untuk pengelolaan arsip di BP2T yang saya ketahui sih lebih lama ya dalam pencarian surat, jadi pencarian secara manual dengan mencek satu persatu jadi waktu yang dibutuhkan juga lebih lama, berbeda setelah penggunaan Sisumaker pencariannya lebih cepat dan tidak membuang waktu menunggu surat ketika saat meminjam. Menurut saya sih sudah lebih baik sekarang dengan adanya Sisumaker ya. Yaa seperti yang saya katakan tadi sangat membantu terutama dalam pencarian surat yang dibutuhkan oleh pegawai lebih cepat pencarian suratnya. Ehhh menurut saya sangat berpengaruh ya terhadap kerja yang ada di BP2T terutama dalam melayani masyarakat.
LEMBAR OBSERVASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA BADAN PELAYANAN DAN PERIJINAN TERPADU (BP2T) KOTA TANGERANG SELATAN No.
Tanggal
Lokasi Pengamatan
1
15 Maret 2016
Kantor Arsip BP2T Kota Tangsel
Hasil Pengamatan 1. Penulis arsip
mengamati dinamis
pengelolaan
terutama
dalam
penciptaan dan penerimaan arsip dinamis, diketahui penciptaan dan penerimaan
arsip
dinamis
menggunakan 2 cara yaitu secara manual dan SISUMAKER (Sistem Surat Masuk dan Keluar). 2. Penulis
melakukan
pengamatan
dalam penyimpanan arsip dinamis, penulis
dapat
menyimpulkan
penyimpanan arsip dinamis yang dilakukan sistem
yaitu
sentralisasi
menggunakan atau
secara
terpusat. 2
05 Juli 2016
Kantor Arsip BP2T Kota Tangsel
1. Penulis
melakukan
pengamatan
terhadap peralatan yang menunjang pengelolaan arsip dinamis, penulis melihat peralatan yang digunakan dalam pengelolaan tergolong baik, yang
terdiri
dari
:
komputer,
scanner, printer, filing cabinet, box file, lemari besi tahan api, bindex, dan roll o‘pac. 3
29 Oktober 2017
Kantor Arsip BP2T Kota Tangsel
1. Penulis terhadap
melakukan SOP
yang
pengamatan digunakan
dalam pengelolaan arsip, di ketahui belum adanya SOP secara tertulis yang digunakan untuk pengelolaan arsip
dinamis
di
BP2T
Kota
Tangsel. 2. Penulis
melakukan
pengamatan
terhadap SDM pengelolaan arsip dinamis, di ketahui bahwa SDM yang ada berlatarbelakang bukan dari bidang kearsipan yaitu arsiparis, tetapi pada dasarnya SDM memiliki pengalaman yang cukup mumpuni dalam pengelolaana arsip dinamis.
BIODATA PENULIS
PANGGIH NURAPRIYANTO. Lahir di Rawa Buaya,
Jakarta Barat pada tanggal 29 April 1994. Anak pertama dari dua bersaudara dari pasangan Siyam dan Wagiyah Tuti. Penulis beralamat di Griya Asri Blok F3 No. 10 RT /RW 54/07, Kelurahan Jelupang, Kecamatan Serpong Utara, Kota Tangerang Selatan. Pendidikan yang telah ditempuh oleh penulis, antara lain: TK
Nurul Hidayah,
kemudian penulis melanjutkan pendidikan di SD Negeri Pelita Dua Jelupang (2000-2006). Setelah lulus, penulis melanjutkan pendidikan di SMP Negeri 1 Serpong (2006-2009) dan dibarengi dengan pendidikan agama di TPA Al-Ikhlas. Kemudian setelah tamat dari pendidikan di SMP, penulis melanjutkan pendidikan di SMK Pustek Serpong (2009-2012) mengambil Jurusan Teknik Komputer Jaringan. Pada tahun 2012 penulis melanjutkan pendidikan S1 dengan mengambil Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan Humaniora (FAH) Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, dan menulis skripsi yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan dan Perizinan Terpadu (BP2T) di Kota Tangerang Selatan. Selama menempuh pendidikan, penulis menjadi Ketua Pelaksana Lomba Futsal acara JIPDAY (2014), anggota Dema Fakultas Adab dan Humaniora (2015), Ketua kelompok KKN KEBINGS (2015). Pada tahun 2015 penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Perpustakaan Pascasarjana UHAMKA, melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Batok, Kabupaten Bogor (2015) dan melaksanakan magang di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (2016).
