PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI
TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh : VONI RIZKI UTAMI D1513097
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
ii
iii
MOTTO Ilmu pengetahuan tanpa agama lumpuh, agama tanpa ilmu pengetahuan buta . ( Albert Einstain ) Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan maka apabila kamu telah dengan sungguh sungguh selesai ( urusan dunia ), kerjakanlah beribadah dan hanya kepada Allah -lah engkau berharap. ( Q.S Al – Insyiroh : 6 - 8 ) Kesuksesan berawal dari pribadi diri sendiri bukan dari orang lain, yang paling penting untuk memperolehnya berawal dari niat, kemauan dan kemampuan untuk mencapai keberhasilan.
iv
PERSEMBAHAN
1. Terimakasih untuk ayah dan ibuku tercinta yang tidak pernah berhenti memberikan semangat, dukungan, nasehat, doa dan restu, selama penyusunan tugas akhir ini. 2. Kakaku tersayang yang selalu mengingatkanku dan menyemangatiku salama penyusunan tugas akhir ini. 3. Saudara-saudaraku tersayang yang selalu menyemangati aku. 4. Sahabat-sahabatku tersayang yang selalu memberikan motivasi. 5. Semua teman-teman D3 Manajemen Administrasi 2013.
v
vi
KATA PENGANTAR
Allhamdulillahirobbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmad dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan judul “ PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI ”. Tugas Akhir disusun dan diajukan dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan untuk menyelesaikan Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penyusun Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari beberapa pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Selesainya laporan tugas akhir ini tidak terlepas bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada : 1. Bapak Drs. H. Sakur, MS, selaku dosen pembimbing Tugas Akhir ini yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan pengarahan yang sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini. 2. Bapak Irsyadul Ibad, S,AB. M.Ed., M.Si, selaku dosen penguji dan pembimbing akademik yang telah membantu dalam kelancaran pelaksanaan pembuatan Tugas Akhir ini. 3. Bapak Drs. Ali, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III. Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin
untuk melakukan
penyususnan tugas akhir ini. 4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Segenap karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Sebelas Maret Surakarta telah membantu memperlancar administrasi. vii
6. Bapak H Setyo Wibowo, S.Sos. M.Si selaku Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan kuliah kerja atau magang di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali. 7. Ibu Harni, SE selaku sub.bagian umum dan kepegawaian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan data dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini. 8. Bapak Sarengat, SH selaku Kepala bidang ekonomi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini. 9. Seluruh staf Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan dan informasi dalam rangka penyelesaian tugas akhir ini. 10. Kedua orang tua yang sangat saya sayangi, yang telah memberikan dukungan baik
moril maupun materil yang sangat membantu dalam memberikan
semangat dalam Tugas Akhir ini.
Penulisan sangat menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Surakarta, 26 Mei 2016
Penulis, Voni Rizki Utami
viii
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul...............................................................................................
i
Halaman Persetujuan.....................................................................................
ii
Halaman Pengesahan ....................................................................................
iii
Motto .............................................................................................................
iv
Persembahan .................................................................................................
v
Pernyataan .....................................................................................................
vi
Kata Pengantar ..............................................................................................
vii
Daftar Isi........................................................................................................
ix
Daftar Tabel ..................................................................................................
xi
Daftar Bagan .................................................................................................
xii
Abstrak ..........................................................................................................
xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah....................................................................
1
B. Perumusan Masalah ..........................................................................
4
C. Tujuan Pengamatan...........................................................................
4
D. Manfaat Pengamatan.........................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Pengelolaan, Arsip, Jenis Arsip ................................
5
2. Prosedur Pengelolaan Arsip ........................................................
8
a. Penerimaan dan Pencatatan...................................................
8
b. Penyimpanan Arsip ..............................................................
8
1. Sistem Penyimpanan Arsip .............................................
9
2. Prosedur Penyimpanan....................................................
10
3. Asas Penyimpanan ..........................................................
12
c. Pemeliharaan Arsip ...............................................................
14
ix
d. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ......................................
15
e. Fasilitas Kearsipan ................................................................
18
f. Pegawai Kearsipan ................................................................
19
B. METODE PENGAMATAN 1. Lokasi Pengamatan .....................................................................
20
2. Jenis Pengamatan ........................................................................
20
3. Sumber Pengamatan....................................................................
20
4. Teknik Penelitian Data................................................................
22
BAB III DISKRIPSI INSTANSI A. Tugas dan Fungsi Bappeda .........................................................
24
B. Visi dan Misi Bappeda ................................................................
25
C. Struktur Organisasi Bappeda ......................................................
25
D. Karyawan Bappeda .....................................................................
35
BAB IV PEMBAHASAN 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip...............................................
36
a. Pengurusan Surat Masuk .........................................................
36
b. Pengurusan Surat Keluar .........................................................
40
2. Penyimpanan Arsip .....................................................................
41
a. Asas Penyimpanan Arsip.........................................................
41
b. Penyimpanan Arsip .................................................................
42
3. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip .............................................
43
4. Fasilitas Kearsipan ........................................................................
44
5. Pegawai Kearsipan ........................................................................
45
BAB V PENUTUP A. Kesempulan ................................................................................
47
B. Saran...........................................................................................
49
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................
50
LAMPIRAN
x
DAFTAR TABEL Tabel 3.2. Distribusi Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan.............
34
Tabel 3.3. Distribusi Pegawai Menurkut Pangkat atau Golongan ................
35
xi
DAFTAR BAGAN Bagan 3.1 Strukur Organisasi .......................................................................
xii
27
ABSTRAK VONI RIZKI UTAMI, D1513097, PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI, Tugas Akhir, Jurusan DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2016. Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali.Arsip sangat berpengaruh penting dalamkehidupan dan perkembangan disektor organisasi pemerintah maupun organisasi swasta, arsip sangat bermanfaat untuk mengetahui dokumen-dokumen yang terlampau apabila dikelola dengan baik dan benar. Metode pengamatan menggunakan diskripsi kualitatif,yang dituangan dalam bentuk kalimat-kalimat berdasarkan fakta. Sumber data yangyang diperoleh berdasarkan dari informasi, tempat kejadian,dan dokumen.Pengamatan ini mengambil lokasi di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali bahwa pengelolaan arsip meliputi : Pertama, pengendalian dan pencatatan arsip sudah dilakukan sesuai dengan prosedur pengelolaan yang sudah ditetapkan. Kedua, penyimpanan arsip menggunakan asas desentralisasi. Ketiga, pemeliharaan arsip dilakukan dengan pemeliharaan fisik. Keempat, penyusutan dan pemusnahan arsip pernah dilakukan tetapi tidak langsung dimusnahkan oleh kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali melainkan diserahkan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Boyolali untuk ditinjak lanjuti.
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Semakin berkembangnya ilmu teknologi informasi yang sangat pesat akan sangat berpengaruh dalam menunjang pekerjaan di instansi swasta maupun pemerintah. Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin dikejar, teknologi akan selalu terus bergerak maju dengan produk-produk yang slalu up to date dengan perubahan generasi dariwaktu kewaktu. Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutut pada ketaskertas lusuh dan berbau menyengat. Kini tidak ketinggalan dengan memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Kebutuhan informasi dalam suatu organisasi itu sangat penting untuk menunjang kerja dalam suatu organisasi sebagai pendukung proses administratif dalam mencapai suatu
tujuan. Setiap pekerjaan dan kegiatan perkentoran
memerlukan data dan Informasi.Dalam pengambilan keputusan, arsip diolah baik secara manual maupun dengan computer menjadi suatu informasi yang siap dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pengambilan keputusan ( Sulistyo, 2003 ). Peranan kearsipan dalam organisasi sangatlah penting, menurut UndangUndang nomor 43 tahun 2009 bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, mperusahaan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
1
2
Arsip sangat penting dalam organisasi dalam instansi swasta maupun pemerintahan karena arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi dalam rangka kegatan perencanaan, penganalisan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya ( Basir ; 2002 ). Dalam proses administrasi dapat mempermudah mencari bukti tertulis apabila terjadi kesalahan serta lebih mudah mencari dan mnemukan file saat dibutuhkan, pengambilan keputusan tentunya membutuhkan data-data yang diolah menjadi informasi kemudian digunakan sebagai bahan pertimbangan
dalam proses
pengambilan keputusan. Arsip mempunyai peranan penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Mengingat arsip sangat penting dalam organisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personal dalam organisasi. Perhatian diberikan kepada arsip kantor berupa dilakukannya sistem pengelolaan yang baik, sehingga dengan sistem pengelolaan yang baik akan dapat membantu mendukung efesiensi kerja dalam hal penyediaan informasi ( Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ; 2015). Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali adalah salah satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting dalam peningkatan dan pembangunan daerah di kota Boyolali. Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah maka datadata informasi dan arsip sangatlah berpengaruh, karena dari data-data informasi tersebut dapat diketahui mengenai rencana-rencana pembangunan apa saja yang akan dilakukan serta untuk mengetahui besaran anggaran yang akan dibutuhkan.
3
Selama masa pengamatan penulis mengetahui bahwa di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali belum terdapat ruangan khusus untuk menyimpan arsip.Di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah terdapat satu ruangan yang kecil dalam penyimpanan arsip, ruangan tersebut ada disetiap unit atau bidang-bidang yang berada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan sudah dipercayakan pengelolaannya pada setiap bidang.Namun masih banyak kekurangan di dalam ruang kearsipan, ruangan yang tidak pernah dibuka jendelanya dan tidak menggunakan AC senantiasa bisa berakibat kerusakan pada data-data yang diarsip dan arsip-arsip tersebut jarang dibersihkan serta tidak tersusun rapi.Selain itu belum terdapat pegawai kearsipan untuk pengelolaan arsip sehingga semua pegawai dapat mengelola arsip, sehingga sistem pengelolaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kurang begitu terurus. Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini penulis mengambil judul “PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTABOYOLALI”
4
B. Perumusann Masalah Berdasarkan uraian yang telah ditemukan latar belakang masalah diatas, makapenulis mencoba merumuskan masalah dalam pengamatan ini yaitu “ Bagaimanakah cara pengelolaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali ? ”
C. Tujuan Pengamatan Berdasarkan penemuan masalah di atas, maka tujuan penulisan ini adalah: 1. Tujuan Operasional Untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Darah Kota Boyolali. 2. Tujuan Fungsional Dapat dijadikan bahan pertimbangan dan masukan bagi Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah
Kota
Boyolali
dalam
meningkatkan
efektifitas
pengelolalaan Arsip. 3. Tujuan Individual Untuk memenuhi syarat Tugas Akhir dan memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan Penulis ini diharapkan mampu memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Untuk memberikan gambaran secara mendalam mengenai pengelolaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kota Boyolali. 2. Sebagai penerapan teori yang sudah diajarkan dosen pada proses pembelajaran dikelas. 3. Apabila dimungkinkan dapat memberikan masukan bagi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyoali untuk melakukan perubahan/perbaikan sesuai dengan hasil temuan.
5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Pengertian Pengelolaan Pengelolaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah: a. Proses atau cara perbuatan mengelola. b. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain. c. Proses
yang
membantu
merumuskan
kebijaksanaan
dan
pencapaiantujuan organisasi. d. Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. Adapun definisi pengelolaan menurut para ahli : a. Pengelolaan adalah soft skill atau keterampilan untuk mencapai suatu hasil tertentu dengan menggunakan tenaga ataubantuan orang lain. ( Sondang P. Siagian, 1997 ) b. Pengelolaan adalah
serangkaian kegiatan untuk mencapai sasaran
tertentu dengan menggunakan orang-orang sebagai pelaksanaannya. ( Purwanto, 2009 ) (http://www.pengertianmenurutparaahli.net/pengertian-pengelolaanmenurut-para-ahli/) Pengelolaan arsip atau disebut manajemen arsip diartikan oleh beberapa ahli didalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern ( Badri Munir Sukoco, 2007:82 ) adalah sebagai berikut : a. Menurut Odgers ( 2005 ) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamatan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
6
b. Charman
(
1998
)
mendefinisikan
sebagai
proses
yang
menitikberatkan pada efesiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.
2. Pengertian Arsip Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuanketentuan pokok kearsipan. Yang dimaksud Undang-Undang ini yang tertera pada pasal 1 bahwa arsip adalah a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lemabga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kegiatan pemerintah. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Surat tersebut harus mempunyai kepentingan ( bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan ) baik untuk masa kini maupun masa yang akan yang datang. b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
7
3. Jenis Arsip Dalam buku manajemen administrasi perkantoran ( Ida Nuraida, 2007: 92- 93) secara umum jenis-jenis arsip adalah : a. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip dinamis terdiri dari 2( dua ) macam, yaitu : 1) Arsip aktif Arsip aktif yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus untuk berbagai
keperluan
perusahaan
atau
arsip
yang
frekuensi
penggunaannya cukup tinggi karena banyak diperlukan untuk kegiatan perusahaan. 2) Arsip In-aktif Arsip in-aktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus menerus dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini atau arsip yang frekuensi penggunaannya sudah jarang. Arsip in-aktif masih perlu disimpan jika suatu saat masih diperlukan karena arsip ini masih berkaitan dengan kegiatan perusahaan atau berguna sebagai referensi. b. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang setiap hari digunakan namun tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional persahaan akan tetapi tetap disimpan dengan alasan historis.
8
4. Pengelolaan Arsip Berikut ini adalah langkah-langkah pengelolaan arsip dari tahap penerimaan dan pencatatan arsip sampai dengan pemusnahan atau penyusutan arsip ( Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2015:23 - 85 ) : a) Penerimaan dan pencatatan arsip Penerimaan adalah kegiatan melakukan penerimaan surat masuk baik dari kurir maupun dari pos ( basir bartos, 1990:6 ). Sedangkan pencatatan adalah kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat mengenai suatu keterangan.Dalam pengelolaan arsip kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan. Sebaiknya penerimaan semua surat masuk ditangani oleh satu unit sendiri, yaitu kearsipan. Sistem penerimaan dinamakan sistem satu pintu atau kebijakan satu pintu.Petugas arsip menerima surat-surat yang masuk baik antara bagian dalam suatu organisasi maupun dari pihak luar organisasi. Sebelum petugas kearsipan menyimpan surat-surat yang masuk, maka kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan adalah memeriksa, mengindeks, menyotir, dan meletakkan surat. b) Penyimpanan arsip Dalam kamus administrasi perkantoran yang dimaksud penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh arsip-arsip dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan, dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan arsip-arsip dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Penyimpanan arsip sangat penting dalam instansi baik pemerintah maupun swasta untuk menunjang melancarkan kegiatan administrasi seharihari disegala bidang kegiatan. Penyimpanan arsip yang tepat dapat memudahkan pegawai dalam mencari berbagai dokumentasi yang diperlukan. Selain itu penempatan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang memadahi sehingga akan menjadi lebih efektif dan efisein ketika dokumen tiba-tiba diperlukan.
9
Dalam pemilihan sistem penyimpanan harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kanor cabang yang dimiliki oleh organisasi, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem paling bagus
memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan
personilnya. ( Badri Munir Sukoco, 2007:96 ) Adapun aturan penyimpanan arsip agar dapat berjalan dengan baik sebagai berikut : 1) Sistem penyimpanan arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudian kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Dalam buku manajemen kearsipan ( Zulkifli Amsyah, 1988: 76-148 ) sistem penyimpanan arsip yaitu : a) Sistem Kronologis Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim ke luar, penyimpanan warkat sistem ini biasanya menggunakan map ordner. b) Sistem Abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap ( nama ) dokumen bersangkutan. Berikut ini adalah beberapa sistem abjad. c) Sistem Nomor Sistem nomor adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
d) Sistem Geografis
10
Sistem geografis adalah sisem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. e) Sistem Subyek Sistem Subyek adalah
sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada isi dari dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. 2) Prosedur penyimpanan Prosedur penyimpanan adalah langkah - langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Dalam buku manajemen kearsipan moderen ( Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2015:30-32 ) Ada 2 ( dua ) macam penyimpanan, yaitu penyimpanan dokumen yang belum selesai diproses ( file pending ) dan penyimpanan dokumen yang sudah diproses, yakni : a) Penyimpanan Sementara ( File Pending ) File pendig atau file tidak lanjut adalah file yang dipergunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu dokumen selesai diproses. File ini terdiri dari map- map yang diberi label tanggal ynag berlaku untuk 3 ( tiga ) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berjalan, 32 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukan dengan penggantian petunjuk ( guide ) bulan yang jumlahnya12. b) Penyimpanan Tetap ( Permanent File ) 1) Pemeriksaan Langkah ini adalah persiapan menyimpan
dengan cara
memeriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. 2) Mengindeks
11
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. 3) Memberi tanda Dengan memberikan tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata-kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. 4) Menyotir Menyotir
adalah
pengelompokan
dokumen-dokumen
untukpersiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan agar dapat mempermudah proses peletakan dokumen berdasarkan klasifikasi dan urutan yang sudah ditentukan. 5) Menyimpan Menyimpan adalah menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. c) Asas penyimpanan arsip Asas penyimpanan arsip dibagi menjadi 3 ( tiga ) sentralisasi,desentralisasi, campuran. Untuk lebih jelasnya maka sebagai berikut : 1) Sentralisasi Penyimpanan arsip dengan menggunakan asas sentralisasidalah penyimpanan arsip yang dipusatkan pada unit tertentu. Unit bawahannya
yang ingin menggunakan dokumen dapat
menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan
keperluan
berdasarkan
asas
yang
sentralisasi
keuntungan dan kelemahan.
Keuntungan :
dimaksud.Penyimpanan mengandung
arsip
beberapa
12
a) Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan pada manajer dokumen. b) Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu. c) Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. Kelemahan : a) Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen, karena tidakadaduplikasi bila dokumen dipusat dokumen hilang atau terbakar, maka dokumen akan hilang selama-lamanya. b) Kebocoran
informasi,
karena
beberapa
berkas
ditempatkandiruang pusat, akan terjadi kekhawatiran adanya publisitasterhadap masalah yang dianggap penting antara berbagai bagian yang berbeda. 2) Asas Desentralisasi Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Sistem penyimpanan arsip yang dipergunkan
masing-masing unit kerja sesuai dengan
ketentuan kantor yang bersangkutan. Keuntungan : a) Sistem
ini
sangat
cocok
bila
informasi
rahasia
yangberkaitan dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan. b) Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen didalam organisasi dapat langsung di awasi. c) Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutanberkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan dibagian yang bersangkutan.
Kerugian :
13
a) Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda. b) Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar diberbagai tempat. c) Akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. 3) Asas Campuran Asas campuran merupakan asas kombinasi antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Dalam asas campuran ini tiaptiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelnggaraan penyimpanan arsipnya untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri disentralisasikan. Tujuan warkat dengan asas campuran ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan desentralisasi. Keuntungan : a) Adanya sistem penyimpanan dan temu bali yang seragam. b) Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. c) Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efesiensi biaya yang lebih baik. Kerugian : a) Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum mau atau tidak ada.
14
b) Dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud. c) Masalah
yang
berasal
dari
asas
sentralisasidan
desentralisasi akan dibawake asas kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat. 5)Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlunya diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2 ( dua ) : a) Faktor intrinsik, penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, dan lem perekat b) Faktor Ekstrensik, penyebab kerusakan yang bersal dari luar benda arsip, yakni lingkungana fisik, kelembaban udara, dan kelalaian manusia. Misalnya, kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan arsip bisa rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan atau percikan minuman. Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan akibat faktor-faktor penyebab seperti yang sudah dijelaskan diatas. Usaha-usaha tersebut antara lain : a) Ruangan harus selalu dibersihkan dari debu, kertas bekas, putung rokkok, maupun sisa makanan. b) Ruangan sebaiknya dilengkapi dengan penerangan, pengatur temperature ruangan, dan air conditioner ( AC ). c) Setiap 6 ( enam bulan ) ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti DDT, Dieldrin, Prythrum, tetapi jangan sampai mengenai barang-barang arsip.
15
6) Penyusutan dan pemusnahan arsip Berikut ini adalah cara penyusutan dan pemusnahan arsip ( Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2015: 85 ) : a. Penyusutan Dalam melakukan peyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan
arsipyang
meliputi
pemindahan,
penyerahan
atau
pemusnahan. Hal tersebut juga telah diatur dalam peraturan Pemerintah No 87 Tahun 1999 bahwa kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan merupakan suatu sarana yang penting untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti resmi yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional dan untuk mengatur dokumen perusahaan yang tidak berguna, mengurangi beban penyimpanan dan menghemat ruangan serta memungkinkan selektif.Penyusutan
terkumpulnya arsip
dokumen
merupakan
perusahaan
pemusnahan
arsip
yang pada
pelaksanaannya didasarkan pada pasal 49 UU No 43 Tahun 2009, tentang kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengelolaan ke unit kearsipan. b) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. c) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
b. Pemusnahan Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna.UndangUndang menetapkan syarat tentang obyek yang dapat dimusnahakan dan syarat formil perusahaan.Mengenai obyek yang dapat dimusnahkan dan
16
syarat formil perusahaan. Mengenai obyek, pasal 10 ayat 1 PP nomor 87 tahun 1999 mengklafisikasikan dokumen tersebut berupa : Telah melampaui jangka waktu simpan. a) Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan. b) Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional. c) Tidak dilarang oleh peraturan perundang-undangan. Berikut ini adalah pemusnahan arsip pada umumnya terdiri darilangkahlangkah sebagai berikut : a) Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan. b) Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahan. c) Pembuatan berita acara emusnahan arsip. d) Pelaksanaan pemusnahan denga saksi-saksi. Daftar pemusnahan berisikan jenis arsip yang dimusnahkandan jumlah lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan. Pemusnahan dilaksanakana oleh penanggung jawab kearsipan dan 2 ( dua) orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka berita acara dan daftar pretelan ditandatangani oleh penanggung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi ( 2 orang ). Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara : a) Pembakaran, pembakaran merupakan cara yang paling dikenal untukmemusnahkan arsip. Cara pembakaran dianggap kurang ramah lingkungan dan cara ini tidak mungkin dilakukan didalam gedung. b) Pencacahan, cara pencacahan dokumen ini menggunakan alat pencacah, baik manual atau mesin penghancur kertas. Dengan menggunakan mesin pencacah kertas, dokumen akan terpotongpotong sehingga tidak dapat dikenali lagi.
17
c) Proses kimiawi, merupakan pemusnahan dokumen dengan menggunakan
bahan
kimia
guna
melunakan
kertas
dan
pelenyapkan tulisan. d) Pembuburan atau pupling, merupakan metode pemusnahan yang ekonomis, aman, nyaman dan tak terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air dan dicacah kemudihan disaring yang akan menghasilkan bubur kertas. Dengan menjadi bubur kertas maka wujud asli dokumen dan isi dokumen tidak akan dapat dikenali lagi.
7) Fasilitas Kearsipan Fasilitas adalah segala sesuatu yang dapat mempermudah upaya dan memperlancar kerja dalam rangka mencapai suatu tujuan serta dapat memudahkan dan memperlancar pelaksanaan suatu usaha dapat berupa benda - benda.Menurut sedarmayanti (2003:44-64) peralatan dan perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip adalah: a) Filing cabinet, ialah lemari arsip yang terdiri dari laci - laci besar untuk menyimpan arsip secara vertical pada umumnya filing cabinet mempunyai dua sampai lima laci. b) Hang map ( map gantung ) adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasannya guna menggantungkan arsip didalam laci filing cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab. c) Folder ( sampul arsip ), adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi dengan tab atau tonjolan untuk menempatkan kode arsip. d) Lemari arsip, adalah lemari yang terbuat dari kayu ataupun dari bahan alumunium yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam arsip. e) Computer, adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
18
pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. f) Brankas, adalah lemari buku dengan bermacam - macam ukuran dan dilengkapi dengan kunci pengaman. g) Rak buku, adalah rak untuk menyimpan buku - buku atau menyimpan ordner.
8) Pegawai Kearsipan Pegawai arsip ialah pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima,menyimpan, mengurus, memeli, mengawasi, memelihara serta melayani
apabila
sewaktu-waktu
arsip-arsip
dikeluarkan
dan
diperlukandidalam suatu organisasi arsip mempunyai peran yang sangat penting yaitu sebagai bahan-bahan informasi dalam pengambilan keputusan. Karena peran arsip yang sangat penting bagi perusahaan, maka keberadaan pegawai kearsipan sangat berperan dalam kelangsungan hidup organisasi. Meskipun dalam suatu organisasi memiliki fasilitas dan ruangan yang memadai namun jika tidak disertai adanya pegawai kearsipan yang baik maka arsip tidak akan dapat dikelola secara efektif dan efisien. Tenaga-tenaga dibidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga-tenaga yang terlatih,tekun, dan suka bekerja secara detail tentang kearsipan.
19
B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan Pengamatan ini dilakukan di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali, yang beralamat Jl. Dr. Soepomo, Kemiri,Boyolali. Pengamatan mengenai pengelolaan arisip
ini mengambil tempat Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali yang merupakan
instansi
pemerintahan untuk melaksanakan penyusunan dan kebijakan daerah dibidang perencanaan pembangunan di kota Boyolali. Penulis memilih lokasi ini sebagai lokasi pengamatan dengan memperhatikan kegiatan administrasi kearipan mulai dari penerimaan surat sampai dengan pengarsipan.
2. Jenis Pengamatan Jenis pendekatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu penelitian yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara rincidan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan.Penggunaan pendekatan ini dimaksudkan untuk mengambarkan secara lengkap tentang bagaiman kondisi pengelolaan arsip yang berada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali.Adapun metode pengamatan yang digunakan oleh penulis adalah metode observasi berperan dimana penulis mendatangi peristiwanya dan mengamati dalam bidang kearsipan yang berada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali.
3. Sumber Data Pemahaman mengenai berbagai sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data atau informasi yang diperoleh. Data tidak akan bisa diperoleh tanpa adanya sumber data. (H.B. Sutopo, 2002; 49).
20
Adapun sumber data yang dipilih penulis adalah: a. Narasumber Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data narasumbersangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasinya.Peneliti dan narasumber di sini memiliki peran yang sama, dan narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki (H. B. Sutopo, 2002: 50). Dalam hal ini penulis memilih informan yang mengetahui tentang kearsipan di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten
kepegawaian
Boyolali.
Informan
tersebut
adalah
bagian
karena beliau memiliki tanggung jawab dalam surat
menyusurat terutama dalam pengarsipan. Selain bagian kepegawaian , ada jajaran staf lain baik yang berada dalam Bidang Informasi maupun dalam Bidang lain yang penulis jadikan informan untuk menanyakan hal-hal tertentu yang berkaitan dengan objek pengamatan. b. Tempat atau Kejadian Tempat atau lokasi merupakan salah satu sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh peneliti dengan cara mengamati kondisi dari peristiwa atau aktivitas dari lokasi itu. Menurut H. B. Sutopo (2002: 51), dari pengamatan pada peristiwa atau aktivitas, peneliti bisa mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Tempat pengamatan kejadian untuk menyelesaikan penulisan ini yaitu Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali Jl. Dr. Soepomo, Kemiri Boyolai.Aktivitas yang berlangsung di kantor juga dapat dijadikan sumber data. Aktivitas tersebut seperti persiapan peninjauan lokasi dimana ruang kantor akan dihadiri oleh perwakilan SKPD terkait dan rapat intern dalam mengkaji permasalahan yang diadukan masarakat.
21
c. Dokumen Dokumen merupakan bahan tertulis yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu.Merupakan rekaman tertulis tetapi juga berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktifitas atau peristiwa tertentu. Dalam pengamatanini diperoleh dari surat, laporan, dan dokumen yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.
4. Teknik Pengumpulan data Dalam pengamatan ini, teknik pengumpulan data yang digunakan adalah metode atau teknik pengumpulan data yang bersifat interaktif yang terdiri dari: Sumber data yang digunakan oleh penulis terdiri dari beragam jenis, bisa berupa orang, aktivitas, gambar, serta dokumen atau arsip. Beragam sumber data tersebut menuntut cara atau teknik pengumpulan data tertentu yang sesuai guna mendapatkan data yang diperlukan untuk menjawab permasalahannya. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah: a. Wawancara Yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab secara lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh penjelasan dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. b. Observasi Dalam hal ini penulis mengamati dan mengkaji aktivitas yang berlangsung pada Bidang Kesekertariatan yang menangani penanganan surat masuk sampai dengan pengarsipan. c. Mengkaji dokumen dan arsip Dari berbagi dokumen dan arsip yang diperoleh, penulis mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen atau arsip dan juga tentang maknanya yang tersirat.
22
d. Perekaman Teknik perekaman ini menggunakan alat perekam suara (tape recorder) pada saat melakukan sesi wawancara dengan narasumber.Langkah ini dimaksudkan sebagai penguat informasi dari hasil wawancara.Maksudnya bahwa ketika wawancara, penulis hanya mencatat poin-poin pentingnya saja dan penjabaran secara luas telah terekam dalam perekam suara. e. Riset Pustaka Penulis telah membaca buku-buku yang berada di UPT Perpustakaan UNS yang memiliki kaitan dengan judul tugas akhir ini.
5. Teknik Analisis Data Dalam proses analisis terdapat tiga komponen utama yang harusbenar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga komponen utama tersebut adalah reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan serta verifikasinya (Miles& Huber dalam H. B. Sutopo, 2002: 91). Adapun tiga komponen tersebut adalah : a. Reduksi Data Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan penelitian. Untuk lebih jelasnya reduksi data adalah bagian dari proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan. b. Sajian Data Sajian data merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang tejadi dan memungkinkan peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut.Dalam tahap ini sajian data
23
dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan. c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar bisa dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan proses pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran kedua yang timbul melintas pada peneliti pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan.(H.B Sutopo, 2002: 91-93)
24
BAB III Deskripsi Instansi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali dibentuk berdasarka peraturan Daerah Kabupaten yang memiliki peran
sebagai penyusunan rencana,
pengendalian dan pelaksanaan rencana, dan evaluasi pelaksanakan rencana. Berikut ini penulis akan menjelaskan berbagai tugas dan fungsi di Badan Perencanan Pembangunan Daerah Kota Boyolali, yaitu : 1. Tugas dan Fungsi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sesuai peraturan Bupati Boyolali No 16 Tahun 2011 tentang penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan tata kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Boyolali. Adapun tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan dengan sebak baiknya antara lain : a. Tugas BAPPEDA Sesuai dengan pasal 3 Badan Perencanaan Pembangunan Daerah mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan penyusunan dan kebijakan daerah dibidang perenanaan pembangunan. b. Fungsi BAPPEDA Sesuai dengan pasal 3 Badan Perencanaan pembanguan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut : 1)
Perumusan
kebijakan
teknis
perencanaan
pembangunan
daerah,
penelitian dan pengembangan serta statistik. 2)
Pengoordinasian penyusunan dan pemaduan rencana pembangunan daerah.
3)
Pelaksanaan pengendalian dan evaluasi perencanaan pembangunan daerah.
4)
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah.
25
5)
Pengoordianasian dan pelaksanaan tugas di bidang penelitian dan pengembangan serta statistik.
2. Visi dan Misi BAPPEDA a. VISI Visi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Boyolali adalah Terwujudnya Perencanaan Pembangunan Daerah Yang Paartisipatif , Professional , Demokratis, Sinergis, Transparan, Akuntababel dan Berkeadilan yang terarah pada peninkatan kesejahteraan masyarakat, daya saing daerah dan investasi. b. MISI Misi yang dirumuskan BAPPEDA Boyolali adalah sebagai berikut : 1)
Menyusun sistem perencanaan pembangunan daerah yang terpadu dan partisipatif .
2)
Membangun penyediaan data dan dokumenperencanaan pembangunan daerah.
3)
Meningkatkan kapasitasinstitusi perencanaan pembangunan daerah dalam rangka mewujudkan kelembagaan perencanaan yang kredibel.
4)
Meningkatkankeserasian rencana pembangunan daerah secara vertikal ( nasional , propinsi ) dan horizontal ( lintas wilayah, sector dan antara lembaga melalui kerjasama dan partisipasi masyarakat.
3. Struktur Organisasi Setruktur Organisasi Bappeda terdiri dari : 1.
Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
2.
Sekretariat terdiri dari : a. Subbagian Umum dan Kepegawaian b. Subbagian Keuangan; dan c. Subbagian Perencanaan dan Pelaporan
3.
Bidang Penyusunan Perencanaan, Evaluasi, Penelitian dan Pengembangan terdiri dari :
26
a. Subbidang Pendataan dan Evaluasi; dan b. Sub.bidang
Penyusunan
Perencanaan,
Penelitian
dan
Pengembangan. 4. Bidang Ekonomi, terdiri dari : a. Sub.bidang Pertanian; dan b. Subbidang Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Jasa 5. Bidang Pemerintahan dan Sosial Budaya terdiri dari : a. Subbidang Pemerintahan; dan b. Subbidang Sosial Budaya. 6. Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah terdiri dari : a. Subbidang Infrastruktur; dan b. Subbidang Pengembangan Wilayah 7. Kelompok Jabatan Fungsional
Berikut ini adalah struktur organisasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, yakni
27
Bagan 3.1 Struktur Organisasi
KEPALA
SEKRETARIAT KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Subbagian Umum Dan Kepegawaian
BIDANG PENYUSUNAN PERENCANAAN, EVALUASI, PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
BIDANG EKONOMI
BIDANG PEMERINTAHAN DAN SOSIAL BUDAYA
Subbidang Pertanian Subbidang Pendataan Dan Evaluasi
Subbidang Penyusunan Perencanaan, Penelitian Dan Pengembangan
Subbidang Pemerintahan
Subbidang Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Dan Jasa
Subbidang Sosial Budaya
Subbagian Keuangan
Subbagian Perencanaan Dan Pelaporan
BIDANG INFRASTRUKTUR DAN PENGEMBANGAN WILAYAH
Subbidang Infrastruktur
Subbidang Pengembangan Wilayah
UPTB
(Sumber : Bagan Susunan Organisasi, Peraturan Daerah Kabupaten Boyolali Nomor 16 Tahun 2011 )
28
Dari gambar diatas, nampak bahwa struktur organisasi terdapat beberapa bidang yang pekerjaan atau tugas pokok masing - masing bidang sebagai berikut a. Kepala Bappeda Kepala Bappeda mempunyai tugas pokok memimpin pelaksanaan tugas membantu Kepala Daerah dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan daerah. Untuk melaksanakan tugas pokok kepala bappeda mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Merumuskan kebijakan teknis di bidang perencanaan pembangunan daerah, penelitian dan pengembangan serta statistik; 2) Menyusun rencana, program kerja, kegiatan, laporan kinerja, dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; 3) Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas Bappeda; 4) Memberi saran, pendapat dan pertimbangan kepada atasan; 5) Mendistribusikan tugas, memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan; 6) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.
b. Sekretariat Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksankan urusan suratmenyurat, kerumahtanggan, hubungan masyarakat, keprotokolan, pengelolaan barang, urusan umum dan kepegawaian, keuangan, perencanaan dan pelaporan. Sekretariat mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Pengelolaan urusan umum dan kepegawaian; 2) Pengelolaan keuangan; dan 3) Pengelolaan perencanaan dan pelaporan. Penjabaran tugas pokok sekretariat sebagai berikut :
29
1) Mengoordinasikan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pada Bappeda; 2) Menyusun rencana, program kerja, kegiatan, laporan kinerja dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; 3) Memimpin dan menggoordinaksikan pelaksanaan tugas kesekretariatan dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas bidang; 4) Memberikan saran, pendapat dan pertimbangan kepada atasan;
c. Sub.bagian umum dan kepegawaian Sub.bagian umum dan kepegawaian mempunyai tugas pokok memimpin penyelenggaraan pengelolaan dan pengolahan administrasi umum meliputi surat-menyurat,
kearsipan,
kerumahtanggaan,
hubungan
masyarakat,
keprotokolan, administrasi kepegawaian dan pengelolaan barang. Untuk melaksanakan tugas pokok sub.bagian umum dan kepegawaian mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Membantu Sekretaris mengoordinasikan menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis. 2) Menyusun rencana, program kerja, kegiatan, laporan kinerja dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. 3) Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas. 4) Mendistribusikan tugas, memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan. 5) Melaksanakan
administrasi
umum,
surat
menyurat,
kearsipan,
dokumentasi. 6) Melaksanakan kegiatan kerumahtanggan dan menyiapkan pelaksanaan perjalanan dinas.
30
d. Sub.Bagian Keuangan Sub.bagian Keuangan mempunyai tugas administrasi
penatausahaan
keuangan,
pokok melaksanakan
pengelolaan
keuangan
dan
pertanggungjawaban administrasi keuangan. Untuk melaksanakan tugas pokok bagian keuangan bappeda mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Membantu menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis. 2) Menyusun rencana, program kerja, kegiatan, laporan kinerja dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. 3) Menghimpun dan mengoordinasikan pengelolaan administrasi keuangan dan akuntasi. 4) Menyusun laporan perhitungan dan pertanggungjawaban keuangan. 5) Melakukan monitoring dan evaluasi kinerja subbagian keuangan.
e. Sub.bagian Perencanaan dan Pelaporan Sub.bagian
perencanaan
dan
pembangunan
mempunyai
tugas
melaksanakan pengumpulan data penyusunan dokumen satuan kerja dan rencana anggaran, serta menyusun laporan. Untuk melaksanakan tugas pokok bagian perencanaan dan pelaporan bappeda mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Membantu Sekretaris mengoordinasikan penyiapanbahan perumusan kebijakan teknis. 2) Menghimpun data dan informasi perencanaan pembangunan di lingkup tugasnya. 3) Menyiapkan bahan dan pelaksanaan pengoordinasian penyusunan dokumen perencanaan meliputi Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Rencana Kerja (RK), Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA), serta Penetapan Kinerja (PK);
31
f. Sub.bidang bidang penyusunan perencanaan, evaluasi, penelitian dan pengembangan Bidang penyusunan perencanaan penyusunan, evaluasi, penelitian dan pengembangan mempunyai tugas pokok menghimpun data, menyerasikan, mengintegrasikan rencana satuan kerja perangkat daerah (SKPD) dan regional guna penyusunan dokumen perencanaan pembangunan daerah, melakukan evaluasi terhadap rencana dan kinerja pembangunan daerah, penyusunan laporan pelaksanaan pembangunan, melakukan penelitian dan pengembangan serta penyusunan statistik Untuk melaksanakan tugas pokok bidang penyusunan perencanaan penyusunan, evaluasi, penelitian dan pengembangan bappeda mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Penyusunan konsep dokumen rencana pembangunan daerah; 2) Pengendalian perencanaan pembangunan daerah; 3) Penyusunan monitoring, evaluasi, dan laporan pelaksanaan pembangunan daerah. 4) Menyiapkan rumusan kebijakan hasil penelitian dan pengembangan serta statistik daerah.
g. Sub.bidang ekonomi Sub.bidang ekonomi mempunyai tugas pokok memimpin pelaksanaan penyusunan rencana kebijakan daerah di bidang ekonomi yang meliputi pertanian, pengairan, ketahanan pangan, kehutanan, perikanan, industri, perdagangan, pariwisata, usaha mikro kecil dan menengah (UMKM), koperasi,
badan
usaha
milik
daerah
(BUMD),
penanaman
modal,
perhubungan, komunikasi dan informatika. Untuk melaksanakan tugas pokok bidang ekonomi bappeda mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Menyusun konsep perumusan kebijakan teknis di bidang ekonomi. 2) Membina, mengawasi dan menilai kinerja bawahannya termasuk memberikan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3); dan
32
3) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.
h. Sub.bidang Pemerintahan dan Sosial Budaya Sub,bidang pemerintahan dan sosial budaya mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan rencana kebijakan daerah di bidang pemerintahan dan sosial budaya yang meliputi aparatur, hukum, perundang-undangan, kesatuan bangsa, politik, perlindungan masyarakat, Hak Asasi Manusia (HAM), ilmu pengetahuan tehnologi, aset, perpustakaan dan arsip, agama, kependudukan,
kesejahteraan
masyarakat,
pemberdayaan
masyarakat,
penanggulangan kemiskinan, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, kesehatan dan gizi masyarakat, ketenagakerjaan dan transmigrasi, pendidikan, dan kebudayaan. Untuk melaksanakan tugas pokok bidang pemerintahan dan sosial budaya bappeda mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Perumusan kebijakan teknis perencanaan pembangunan pemerintahan dan sosial budaya yang meliputi aparatur, hukum, perundang-undangan, kesatuan bangsa, politik, perlindungan masyarakat, Hak Asasi Manusia (HAM), ilmu pengetahuan tehnologi, aset, perpustakaan dan arsip, agama, kependudukan, kesejahteraan masyarakat, pemberdayaan masyarakat, penanggulangan kemiskinan, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, kesehatan dan gizi masyarakat, ketenagakerjaan dan transmigrasi, pendidikan, dan kebudayaan. 2) Penyiapan bahan pengoordinasian penyusunan dan pemanduan rencana pembangunan di bidang pemerintahan dan sosial budaya yang meliputi aparatur,
hukum,
perundang-undangan,
kesatuan
bangsa,
politik,
perlindungan masyarakat, Hak Asasi Manusia (HAM), ilmu pengetahuan tehnologi,
aset,
perpustakaan
dan
arsip,
agama,
kependudukan,
kesejahteraan masyarakat, pemberdayaan masyarakat, penanggulangan kemiskinan, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, kesehatan
33
dan gizi masyarakat, ketenagakerjaan dan transmigrasi, pendidikan, dan kebudayaan; dan
i. Bidang Infrastuktur dan Pengembangan Wilayah Sub.bidang Infrastruktur dan pengembangan wilayah mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengoordinasikan kegiatan perencanaan pembangunan di bidang bina marga, sumber daya air, cipta karya, perumahan rakyat, penataan ruang, pertanahan, energi dan sumber daya mineral, lingkungan hidup, dan penanggulangan bencana. Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah mempunyai Fungsi sebagai berikut : 1) Pelaksanaan kegiatan infrastruktur dan pengembangan wilayah; 2) Penyiapan bahan pengoordinasian penyusunan dan pemaduan rencana pembangunan daerah dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di bidang bina marga, sumber daya air, cipta karya, perumahan rakyat, penataan ruang, pertanahan, energi dan sumber daya mineral, lingkungan hidup, dan penanggulangan bencana; dan 3) Penyiapan bahan dan pelaksanaan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di bidang bina marga, sumber daya air, cipta karya, perumahan rakyat, penataan ruang, pertanahan, energi dan sumber daya mineral, lingkungan hidup, dan penanggulangan bencana.
34
4. Karyawan Bappeda Badan Perencanaan Pembangunan Daerah mempunyai arti yang sangat strategis karena mempunyai tugas dan fungsi berperan menyusun strategi perencanaan pembangunan daerah. Adapun jumlah pegawai BAPPEDA Boyolali per Maret 2016 dapat dilihat pada table 3.2
Tabel 3.2. Distribusi Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan Kualifikasi Pendidikan
Jumlah
S2
7
S1
23
Diploma
2
SEMEA
2
SLTA
1
SD
1
Jumlah
36
Sumber BAPPEDA Boyolali
Berdasarkan kualifikasi pendidikan diatas nampak terlihat bahwa lulusan S2 berjumlah 7, S1 berjumlah 23, Diploma berjumlah 2, SEMEA berjumlah 2, SLTA berjumlah 1 dan SD berjumlah 1.Jadi jumlah keseluruhan pegawai BAPPEDA adalah 36 orang.Dari jumlah tersebut dapat dibagi lagi menurut pangkat atau golongan sebagaimana pada table berikut.
35
Tabel 3.3. Distribusi Pegawai Menurkut Pangkat atau Golongan Pembina / Golongan
Jumlah
Pembina Utama Muda ( IV/c )
1
Pembina Tingkat I ( IV / b )
1
Pembina ( IV /a )
7
Penata Tingkat I ( III / d )
4
Penata ( III / c )
6
Penata Muda Tingkat I ( III / b)
11
Penata Muda ( III / a )
2
Pengatur Tingkat I ( II / d )
2
Pengatur Muda Tingkat I ( II / b )
1
Pengatur Muda ( II / a )
1
Jumlah
36
Sumber : BAPPEDA Boyolali
36
BAB IV PEMBAHASAN
Hasil pengamatan di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali. Dalam pengurusan kearsipan pada sub.bidang umum dan salah satunya adalah bidang kesekertariatan yang mempunyai tugas mengurusi suratmasuk dan keluar serta dokumen-dokumen penting.
Berikut ini penulis akan menjelaskan
tentang pengelolaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah. 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip a. Pengurusan surat masuk Pengurusan surat masuk pada Bappeda Boyolali melalui proses kegiatan mencatat surat-surat ( masuk dan keluar ). Kartu kendali dibuat rangkap tiga dengan warna berbeda, yaitu lembar pertama warna putih, lembar kedua warna hijau dan lembarketiga warna merah.Berikut ini susunan pengurusan masuk yang berada di Badan Perancanaan Pembangunan Daerah Boyolali.Yakni : 1) Penerimaan Surat Bappeda Boyolali merupakan badan pemerintahan yang mengurusi rencana pembangunan kususnya di wilayah kabupaten boyolali. Dalam melaksanakan program-program pembangunan, Bappeda bekerjasama dengan SKPD ( Satuan Kerja Perangkat Daerah ). Dalam penanganan surat baik surat masuk dan surat keluar menganut kebijakan satu pintu, yaitu melalui unit kearsipan, akan tetapi ada juga surat diterima sendiri secara langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau unit kerja atau bidang yang bersangkutan. Semua surat masuk yang diterima harus segera diteruskan kepada unit pengolah yakni di bidang kesekertariatan
dan petugas penerima surat tidak boleh
menyimpan atau membiarkan sampai menumpuk diatas meja.
37
2) Pembukaan surat Pembukaan surat adalah kegiatan mengeluarkan surat dari amplop untuk diproses lebih lanjut. Proses pembukaan ini dilakukan jika suratnya memakai sampul ( tertutup, tetapi bukan rahasia ). Pada surat masuk, dibaca isi surat, kemudian menemukan pokok permaslahan, yaitu termasuk surat undangan atau bukan. Untuk surat undangan dicatat dalam kartu kendali dan buku agenda acara, sedangkan selain surat undangan hanya dicatat di kartu kendali kemudian di distribusikan ke bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi,
bidang
pemerintahan
sosial
dan
budaya,
bidang
infrastruktur dan pengembangan wilayah..
3) Penyotiran surat Pada tahap penyotiran surat masuk, kegiatan yang dilakukan di Bappeda adalah memisahkan surat-surat yang diterima, seperti surat yang bersifat pribadi, biasa, umum, rahasia dari luar kantor atau instansi lain kedalam kelompok atau golongan. “Surat pribadi yang diterima, dikelompokan menurut unit kerja atau bidang sesuaidengan alamat yang ada disetempel surat, kemudian langsung diberikan kepada yang bersngkutan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Namun surat pribadi jarang sekali diterima.” ( sumber data : wawancara dengan bidang kesekertariatan )
4) Pencatatan dan penyampaian surat masuk Setelah tahap penerimaan surat, pembukaan dan penyotiran sebelum surat diserahkan oleh Kepala Bappeda, sebelum diserahkan ke Kepala Bappeda maka dilakukan pencatatan di buku agenda surat masuk. Setelah itu langsung diserahkan kepada Kepala Bappeda untuk segera ditindak lanjuti dan diberi paraf. Setelah surat turun, barulah
38
diedarkan ke bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintahan
sosial
dan
budaya,
bidang
infrastruktur
dan
pengembangan wilayah berdasarkan jenis klafikasinya dan akan segera ditinjak lanjuti pada bidang yang menerimanya. Di dalam pencatatan
dan
penyampaian
surat
masuk
menurut
bagian
kesekertariatan adalah : “Surat - surat dicatat pada kartu kendali rangkap tida dan lembar deposisi.Kartu kendali I berwarna merah, kartu kendali II warna kuning, kartu kendali III warna putih. Kartu kendali warna putih disimpan oleh petugas pengarah surat. Sedangkan surat, lembar deposisi serta kartu kendali warna merah dan kuning diserahkan kepada kepala Bappeda untuk diolah. Oleh bapak kepala, lembar deposisi diparaf sebagai tanda bukti bahwa surat sudah diterima kemudian didistribusikan kepada bidang yang bersangkutan.” (wawancara, 26 Februari 2016) Berikut ini adalah langkah-langkah dalam mengelola surat masuk sebelum melakukan pengarsipan yang berada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, yaitu : 1) Surat datang dari petugas dinas yang bersangkutan ataupun datangsecara pribadi. 2) Kemudian surat diterima oleh bagian kesekertariatan sub.bagian umum. 3) Disotir sesuai dengan jenis surat, apakah bersifat rahasia atau tidak. 4) Apabila surat bersifat rahasia maka tidak dibuka dan dibaca, langsung diserahkan ke kepala bagian atau yang bersangkutan. 5) Jika surat berisi tidak rahasia maka langsung dibuka dan dibaca. 6) Setelah dibaca perihal isi surat, jika berupa undangan maka dicatat dalam buku acara dan jika surat tersebut selain undangan maka tidak perlu dicatat dalam buku acara. 7) Setelah itu baru dicatat dalam kartu kendali dan lembar deposisi untuk di tandatangani oleh Kepala Bappeda.
39
8) Setelah dicatat dalam kartu kendali dan lembar deposisi, lalu diserahkan Kepala Bappeda.Setelah Kepala Bappeda membaca dan memahi isi surat, Kepala Bappeda member tanda tangan pada lembar deposisi untuk diteruskan pada bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintahan sosial dan budaya, bidang infrastruktur dan pengembangan wilayahsesuai dengan bidang yang ditunjuk atau yang bersangkutan. 9) Setelah
ditandatangani
oleh
Kepala
Bappeda,
kemudian
bagian
kesekertariatan mengambilnya kembali dan diserahkan pada bagian yang ditunjuk. 10) Lembar deposisi yang sudah ditanda tangani Kepala Bappeda, kemudian diterima oleh bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintahan sosial dan budaya, bidang infrastruktur dan pengembangan wilayah yang ditunjuk oleh Kepala Bappeda. 11) Kemudian isi surat dicatat dalam buku agenda dan kartu kendali warna kuning setelah itu dikembalikan lagi ke sub bagian umum kesekertariatan sebagai tanda bahwa surat sudah diteruskan. 12) Setelah diserahkan di masing - masing bidang pegawai bidang juga mencatat isi surat dalam buku agenda, kemudian harus diserahkan ke kepala bidang. 13) Setelah kepala bidang membaca surat, kemudian surat, kartu kendali merah dan lembar deposisi dikembalikan ke staffnya kembali untuk diarsip. Maka staff bidang tersebut juga mengarsip atau menyimpan dalam sneil box surat masuk.
40
b. Pengurusan surat keluar Pengurusan surat keluar dimulai dari pembuatan konsep surat oleh unit pengolah ( bidang tertentu ) dan konsep surat rahasia oleh pimpinan. Untuk mendapatkan persetujuan harus mencantumkan paraf atau tanda tangan dari Kepala Bidang dan diajukan lagi kepada Kepala Bappeda untuk diteliti.Konsep surat diketik oleh bidang tertentu yang sebelumnya diperiksa dulu oleh kepala bidang tersebut. kemudian minta tanda tangan kepimpinan atau kepala dan minta nomor surat kegaian umum keskertariat serta dicatat dikartu kendali. Kartu kendali surat keluar berwarna putih dan merah, putih ditinggal disekertariat untuk disimpan, sednagkan kartu kendali merah untuk arsip bidang yang menciotakan surat tersebut. sebelum minta cap dinas, surat perlu diperbanyak sesuai kebutuhan baru kemudian dikirim sesuai alamat yang dituju oleh petugas kesekertariat bagian umum. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam mengelola surat keluar sebelum melakukan pengarsipan yang berada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, yaitu : 1) Kepala sub bagian ( Kasubbag ) bidang tertentu membuat konsep surat dengan ditulis tangan. 2) Kemudian Kepala sub bagian tersebut diserahkan ke kepala bidangnya untuk diberi pesetujuan. Setelah disetujui baru diserahkan ke sub bagian untuk diketik. 3) Surat diketik oleh salah satu staff sub bagian yang bersangkutan. 4) Setelah selesai diketik dan dicetak, kemudian diserahkan kepada Kepala Bappeda untuk dimintai tandatangan. 5) Setelah ditandatangani oleh Kepala Bappeda, lalu diserahkan kepada bagian kesekertariatan untuk diberi nomor surat. 6) Bagian kesekertariatan memberikan nomor surat sesuai urutan surat keluar dan menncatat pada kartu kendali .
41
7) Setelah surat ditandatangani oleh Kepala Bappeda dan diberi nomor surat oleh bagian kesekertariatan, maka surat diperbanyakdengan cara di foto copy.
2. Penyimpanan Arsip a. Asas Penyimpanan Arsip Di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah asas yang digunakan adalah dengan menggunakan asas desentralisasi, penyimpanan arsip yang dikelola oleh masing-masing unit agar ketika penemuan kembali arsip dan cepat ditemukan. Dalam asas ini semua surat masuk diterima oleh kesekertariatan dan langsung dikelola. Surat-surat tersebut dicatat terlebih dahulu didalam buku agenda surat masuk berdasarkan pola klafikasi yang ada. Setelah surat diperiksa, lalu diserahkan kepada Kepala Bappeda untuk ditinjak lanjuti. Setelah itu kemudian langsung diseraahkan atau diedarkan ke bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintahan sosial dan budaya, bidang infrastruktur dan pengembangan wilayah dan kemudian dikelola.Kemudian didistribusikan ke bidang bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintahan sosial dan budaya, bidang infrastruktur dan pengembangan wilayah untuk ditindak lanjuti kemudian diarsipkan. Peyimpanan arsip aktif
yang masih digunakan
disimpan di map warna merah dan diberi tanda di bagian depan map sesuai dengan jenis klafikasi surat. Arsip-arsip yang sudah tidak aktif yang tidak digunakan lagi disimpan di filing cabinet. Selama magang di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah penulis mengetahui jumlah arsip yang masih aktif bulan januari maret sebanyak 700 dokumendan arsip yang sudah tidak aktif sudah melebihi 1000 dokumen.
42
b. Penyimpanan Arsip Berikut ini adalah berbagai carapenyimpanan arsip yang dilakukan di kantor Bappeda kota Boyolali. 1) Pemeriksaan Sebelum melakukan penyimpanan, harus terlebih dahulu diperiksa mengenai kelengkapan dokumen kemudianditeliti kelengkapannya. 2) Mengindeks Setelah arsip diteliti maka proses selanjutnya adalah mengindeks, hal yang dilakukan oleh petugas arsip di Bappeda Boyolali adalah memilih kata petunjuk pada label map dan kata petunjuk ini sesuai dengan jenis data. 3) Member tanda Setelah kegiatan mengindeks selesai maka kegiatan selanjutnya adalah member tanda.Dalam kegiatan ini biasanya pegawai Bappeda memberikan
nomor
disebelah
sisi
kanan
atas
data
dengan
menggunakan sepidol merah dan nomor ini adalah merupakan nomor urut yang ada didalam tanda terima.Dalam pemebrian tanda ini memudahkan ketika pencarian arsip, sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut siap dibutuhkan maka petugas tinggal mengambilnya. 4) Menyotir Dalam kegiatan menyotir, petugas arsip di Bappeda Boyolali melakukan pemesihan arsip sesuai dengan subjek masing-masin, hal ini dilakukan agar petugas tidak melakuan kesalahan dalam memasukan ke map yang bukan tempatnya. Data-data tersebutjuga dipisahkan sesuai bidang-bidang. 3) Menyimpan Langkah terakhir yang dilakukan oleh petugas arsip Bappeda Boyolali adalah menyimpan atau meletakkan. Dalam proses ini petugas harus sangat berhati-hati, jika petugas kurang teliti makan akan menyulitkan
43
mencari arsip. Data yang sekiranya arsip-arsip tersebut mulai tidak digunakan maka akan dipindahkan ke dalam folder. Folder tersebut diberi nama sesuai dengan pokok permasalahan. Setelah itu folder dimasukkan ke dalam almari arsip atau filing cabinet.
3. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Pemeliharaan adalah usaha menjaga arsip agar arsip-arsip agar tetap terjaga dengan baik.Pemeliharaan arsip di Bappeda Boyolali hanya sebatas membersihkan dokumen-dokumen jika ingin di gunakan. Arsip-arsip di Bappeda Boyolali kurang terawat karena ruangan yang jarang dibersihkan dan sangat tidak tertata rapi sehingga arsip banyak yang kotor dan terbengkalai. Dalam setiap organisasi seharusnya selalu dilakukan penyusutan arsip pada waktu tertentu. Di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali memiliki masa aktip 5 tahun. Setelah 5 tahun atau lebih berarti arsip tersebut sudah tidak aktif atau sudah menjadi arsip inaktif . Setelah arsip yang sudah tidak aktif tersebut akan segera dilakukan penyusutan atau pemusnahkan, tetapi tidak dilakukan oleh kantor Bappeda tetapi diserahkan ke Badan Perpustakaan dan Arsip daerah untuk ditintaklanjuti kembali untuk dilakukan penyusutan atau pemusnahan. Didalam pemeliharaan dan penyusutan arsip menurut sub. Bagian umum dan kepegawaian adalah : “Penyusutan atau pemusnahan arsip di Bappeda Kota Boyolali Sudah pernah dilakukan, tetapi tidak langsung dimusnahkan oleh kantor Bappeda Kota Boyolali melainkan diserahkan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Darah Kota Boyolali untuk ditinjak lanjuti dengan menggunakan berita acara ”. (wawancaraa, 26 Februari 2016 )
44
4. Fasilitas Kearsipan Fasilitas Arsip merupakan suatu perlengkapan yang mendukung kelancaran dalam proses pengarsipan agar dapat mempermudah atau memperlancar pekerjaan. Berikut ini adalah fasilitas kearsipan yang berapa di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali . a. Alat-alat kearsipan Menurut
sub.bidang ekonomi alat-alat kearsipan yang digunakan di
Bappeda Kota Boyolali antara lain : a) Bolpoin. b) Map. c) Filling cabinet. d) Lemari arsip. e) Computer ( 45 buah ). f) Klip. g) Steples. h) Sepidol. i) Mesin foto copy ( 1 buah ). j) Klip.
b. Ruang Arsip Bappeda Kota Boyolali belum terdapat ruangan kusus untuk pengarsipan, dikarena berhubungan kantor Bappeda tidak begitu luas, maka ruangan kearsipan ditempatkan di setiap bidang masingmasing. Pada ruangankearsipan sangat kecil dan tidak terawat. Luas ruang kearsipan Panjang 5 cm lebar 4 cm dan tidak adanya AC serta jendela yang tidak pernah dibuka didalam ruangan kearsipan, sehingga sangat pengap dan berdebu saat didalam ruangan tersebut. penyimpanan arsip yang masih aktif diletakan di dalam almari.
45
Arsip-arsip yang memiliki spesifikasi khusus disimpan masingmasing bidang yaitu, bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintahan sosial dan budaya, bidang infrastruktur dan pengembangan wilayah agar ketika penemuan kembali arsip akan lebih cepat ditemukan. Seharusnya pada kantor Bappeda terdapat ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip agar arsiparsip mudah ditemukan serta dapat diawasi dan dibersihkan agar selalu terawat dengan baik.
5. Pegawai Kearsipan Pegawai kearsipan adalah seseorang yang bertugas menangani, melayani, memelihara, dan menemukan file-file yang telah terpakai. Dalam suatu pekerjaan dapat membuahkan hasil yang baik maka harus dikerjakan oleh tenaga kerja yang sesuai dalam bidangnya. Sama juga halnya pada pegawai kearsipan harus memiliki keterampilan dan kecekatan dalam bidang kearsipan. Pegawaian kearsipan sangat penting diperlukan karena arsip akan dapat dikelola dengan baik dan ketika mencari data-data yang dibutuhkan dapat dengan mudah didapatkan. Menurut Littlefield dan Peraon, seorang asiparis harus memenuhi enam syarat pokok mutlak dan harus dimiliki, yaitu : a. Memiliki kecermatan memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil. b. Memiliki sifat yang terampil dalam bekerja. c. Memahami susunan abjad dengan baik dan memilikipenglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka warkat. Namun selama masa magang di BAPPEDA Kota Boyolali, penulis mengetahui belum ada pegawai khusus kearsipan, pengelolaan arsip hanya dikelola pada perbidangyaitu bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintahan sosial dan budaya, bidang infrastruktur dan
46
pengembangan wilayah.Dalam mengelola arsip terkesan kurang terawat dan perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga ruangan kearsipan dan dokumen-dokumen sangat kotor.Syarat untuk menjadi pegawai kearsipan di Bappeda Kota Boyolali adalah pegawai yang sudah terdidik sebagai arsiparis. Menurut bagian umum dan kepegawaian di Bappeda Kota Boyolali Boyolali hal-hal yang belum adanya pegawai khusus yang menangani arsip-arsip di Bappeda Kota Boyolali. Didalam pegawai kearsipan menurut sub. Bidang umum dan kepegawaian adalah : “Belum adanya ruangan khusus untuk arsip sehingga belum diperlukan pegawai arsip dan ketidak adanya pegawai arsip, maka pengelolaan arsip diserahkan pada perbidang yaitu bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintahan sosial dan budaya, bidang infrastruktur dan pengembangan wilayah”. ( wawancara, 26 Februari 2016)
47
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Hasil pengamatan dan pembahasan yang telah penulis lakukan, maka penulis mengetahui bahwa pengelolaan arsip
di Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kota Boyolali penulis simpulkan sebagai berikut : 1. Pengelolaan arsip yang berada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sudah sesuai prosedur pengarsipan mulai dari penerimaan surat masuk dengan cara dipisah-pisahkan terlebih dahulu antara surat rahasia, umum, segera,
kemudianpencatatan dilakukan di buku agenda surat,
kartu kendali dan lembar deposisi, setelah proses penerimaan dan pencatatan selesai baru di ajukan ke Kepala Bappeda untuk dimintakan tanda tangan persetujuan, setelah semuanya tahap akhir selesai kemudian didistribusikan oleh bagian kesekertariatan ke bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintahan dan sosial budaya, infrastruktur dan pengembangan wilayah. 2. Penyimpanan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali menggunakan asas desentralisasi yaitu, pengelolan dan penyimpanan arsip dilakukan pada masing-masing unit bidang yaitu bidang evaluasi dan pelaporan, bidang ekonomi, bidang pemerintah dan sosial budaya, bidang pengembangan dan infrastruktur wilayah, sudah diberi tanggung jawab dan kepercayaan oleh Kepala Bappeda untuk merawat dan mengelola arsip. 3. Pemeliharaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali masih sangat sederhana hanya sekedar membersihkan arsip yang kotor sebelum menggunakannya dan jarang sekali melakukan penyemprotan anti serangga, arsip-arsip banyak yang tidak terawat dan ruangan kearsipan yang sangat sempit dan jendela tidak pernah
48
dibukasehingga ruangan sangat pengap maka dalam jangkau waktu lama akan mengakibatkan kerusakan dokumen. 4. Di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali masa aktif arsip selama 5 tahun setelahnya akan menjadi arsip inaktif. Di Bappeda sudah pernah dilakukan penyusutan atau pemusnahan arsip, hanya saja tidak dilakukan dikantor tetapi langsung
diserahkan di Dinas
Perpustakaan dan Arsip Kota Boyolali dan tidak langsung dimusnahkan melainkan di survai kembali.
49
B. Saran Setelah
mengetahui
kearsipan
di
kantor
Badan
Perencanaan
Pembangunan Daerah Kota Boyolali dan beberapa kekuranan, penulis mencoba memberikan saran : 1. Mengingat
pentingnya
Pembangunan
Daerah
pengelolaan Kabupaten
arsip Boyolali
di
Badan
khususnya
Perencanaan di
bagian
pemeliharaan arsip yang jarang dibersihkan dan banyak arsip-arsip yang hilang, alangkah baiknya jika arsip didigitalkan dengan menggunakan aplikasi arsip, contohnya aplikasi Simardi untuk mengantisipasi terjadinya kehilangan atau kerusakan arsip. 2. Tidak adanya pegawai kearsipan di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten
Boyolali
mengakibatkan
terbengkalainya
suatu
pengelolaan arsip yang tidak tepat, alangkah baiknya jika ditambahkan pegawai kearsipan agar dalam mengelola arsip agar dapat terkendali dengan baik dan tepat.
50
DAFTAR PUSTAKA Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Moderen. Gava Media :Yogyakarta Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Moderen. Jakarta: Erlangga. Basir Banrthos.1990. Manajemen Kearsipan.Jakarta : Bumi Aksara. H.B Sutopo. 2002. Metedologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret University Press. Ida Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran.Kanisius. Sugiono, Dendi (ed). 2008. Kamus Bahasa Indonesia. Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta. Sudarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Moderen. Mandar Maju : Bandung. Zulkilfi Amsyah. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka : Jakarta.
SUMBER - SUMBER LAIN http://www.pengertianmenurutparaahli.net/pengertian-pengelolaan-menurut para-ahli/( Diakses pada tanggal 25 Maret 2016 jam 20.00 ). Bappeda.boyolalikab.go.id ( Diakses pada tangggal 10 Maret 2016 Jam 19.00 ). https://prezi.com/m/unpjmhiomvby/petugaskearsipan( Diakses pada tanggal 10 Maret jam 20.00 ).
LAMPIRAN
PEDOMAN WAWANCARA
1. Bagaimanakah cara menangani surat masuk di Bappeda ? 2. Bagaimanakah cara menangani surat keluar di Bappeda ? 3. Bagaimanakah cara pengelolaan arsip di Bappeda ? 4. Apakah di Bappeda sudah pernah melakukan pemusnahan arsip ? 5. Bagaimana cara membedakan arsip aktif dan tidak aktif ? 6. Kenapa di Bappeda tidak ada pegawai kearsipan ? 7. Berapa jumlah arsip aktif dan arsip yang sudah tidak aktif di Bappeda ?
