PENGATURAN. antara Departemen Luar N egeri Republik Indonesia dan Y ayasan Pertukaran Pendidikan Amerika Indonesia ten tang. Program Beasiswa Bersama

PENGATURAN antara Departemen Luar N egeri Republik Indonesia dan Y ayasan Pertukaran Pendidikan Amerika Indonesia tentang Program Beasiswa Bersama

0

Departemen Luar Negeri Republik Indonesia, yang selanjutnya disebut DEiPLU" dan Yayasan Pertukaran Pendidikan Amerika Indonesia, yang selanjutnya disebut "AMINEF", selanjutnya secara bersama-sama disebut sebagai "Para Pihak"; Berkeinginan mengadakan dan memulai program kerjasama beasiswa antara Para Pihak dalam usaha menyelenggarakan program beasiswa bersama guna memfasilitasi pendidikan dan penelitian di universitas terhormat di Amerika Serikat untuk diplomat Indonesia; Merujuk pada Memorandum Saling Pengertian antara Pemerintah Amerika Serikat dan Pemerintah Republik Indonesia mengenai Pembentukan Yayasan Pertukaran Pendidikan Indonesia Amerika (AMINEF), yang ditandatangani tanggal 16 Februari 2009. Telah menyetujui hal-hal sebagai berikut:

PASAL 1 TU JUAN

Tujuan Pengaturan ini adalah untuk menetapkan ketentuan umum mengenai kerjasama yang akan dilakukan antara Para Pihak mengenai usaha Para Pihak untuk membiayai, memfasilitasi dan membantu program beasiswa Fulbright- DEPLU untuk mengikuti waktu pendidikan penuh. Kedua pihak akan mematuhi persyaratan-persyaratan yang ditetapkan dalam persetujuan ini. Semua beasiswa dalam program ini akan disebut beasiswa Fulbright sesuai kebijakan J. William Fulbright Foreign Scholarship Board, dan kebijakan beasiswa DEPLU. Dalam program ini, beasiswa disebut Beasiswa Fulbright-DEPLU untuk Diplomat dan calon Diplomat Indonesia.

1

PASAL 2 KEGIATAN 1.

J umlah penerima dan kategori beasiswa dalam Pengaturan ini akan ditetapkan setiap tahun pada bulan September melalui kesepakatan bersama berdasarkan anggaran masingmasmg.

2.

DEPLU akan melaksanakan proses seleksi terbuka internal untuk beasiswa FulbrightDEPLU di lingkungan. DEPLU. DEPLU akan membiayai beasiswa untuk mengambil program S2 dan S3 mefalui Fulbright di universitas terhormat di Amerika Serikat dalam jumlah yang akan ditetapkan setiap September sesuai dengan Pasal 2, Alinea l dari Pengaturan ini.

3.

AMINEF juga akan menyertakan dalam seleksi terbuka, kesempatan bagi Calon Diplomat tennasuk yang telah lulus kualifikasi DEPLU tetapi belum menjadi pegawai negeri DEPLU secara penuh. Pendanaan untuk S2 dan S3 yang diberikan bagi mereka yang belum bekerj1a pada diplomasi publik namun berencana akan menggeluti bidang tersebut di masa depan akan menjadi tanggung jawab penuh AMINEF. Jumlah bantuan untuk para diplomat akan ditentukan secara tahunan oleh AMINEF sesuai dengan anggaran tahunan yang tersedia untuk bantuan ini.

4.

AMINEF dan DEPLU akan mengatur ketentuan tentang perjanjfan penetapan dengan para penerima beasiswa yang berkaitan dengan Program.

5.

Bidang yang dipilih akan mencakup bidang yang diserahkan pada kebijakan DEPLU yang akan ditetapkan pada permulaan program dan pada saat penandatangan Pengaturan Im.

I 6. 7.

Pedoman program Fulbright mengenai persyaratan minimum bagi pelamar akan berlaku untuk program ini. Beasiswa untuk program S2 dalam program ini akan didanai untuk jangka waktu maksimum 2 tahun. Beasiswa untuk program S3 dalam program ini akan didanai untuk jangka waktu maksimum 3 tahun.

PASAL3 KEW AJIBAN AMINEF 1.

2.

AMINEF dalam kerjasama yang erat dengan DEPLU menyelenggarakan Program Beasiswa Fulbright-DEPLU. AMINEF wajib menyediakan jadwal kegiatan Program dan berkoordinasi dengan DEPLU dalam hal rincian pelaksanaan Program.

2

3.

AMINEF, setelah mempromosikan Program Beasiswa Fu1bright yang reguler 1 wajib mempromosikan juga Program Beasiswa Fulbright-DEPLU melalui situs web mereka dan pada kegiatan promosi lain, yang khusus dipenmtukkan bagi pejahat DEPLU.

4.

AMINEF wajib mengusahakan dalam sega•a hal untuk memperoleh pengurangan biaya kuliah dan penghematan dalam jumlah yang lebih besar dari lembaga Amerika Serikat daripada yang dapat diperoleh calon bilamana melamar sendiri, dengan bantuan lembaga yang bekerjasama dengan AMINEF, yaitu Institute of International Education (HE), untuk semua penempatan dan permohonan pembebasan uang kuliah, AMINEF akan menagih DEPLU biaya yang sesungguhnya dikeluarkan saja. DEPLU dapat menyetujui atau menolak biaya beasiswa yang jumlahnya lebih tinggi dari nilai batas atas beasiswa yang diberikan Fulbright.

5.

AMINEF akan membantu para cal on untuk mendaftar ke universitas.

6.

AMINEF akan membantu penerima beasiswa dalam proses mengurns visa Amerika Serikat.

7.

AMINEF akan memberi penerima beasiswa asuransi kesehatan dan kecelakan program Fulbright yang baku.

8.

Dana beasiswa yang disediakan o1eh DEPLU dan AMINEF dinyatakan di Pasal 8, alinea 3.

9.

AMINEF akan memantau kemajuan studi penerima beasiswa melalui IIE di New York dan melaporkan secara teratur kepada DEPLU status para penerima beasiswa selama masa berjalannya beasiswa.

10. AMINEF akan menyediakan tes. TOEFUTest of English as Foreign Language dan GRE/

Graduate Record Examinations para calon penerima beasiswa yang terpiHh sebagai calon utama atau cadangan. 11. Pelaksanaan Program Beasiswa Fulbright-DEPLU ini tidak dalam bentuk apapun menghalangi pejabat DEPLU untuk mengambil bagian dalam Program Beasiswa Fulbright regular yang diselenggarakan oleh AMINEF. 12. AMINEF akan menyelenggarakan serangkaian lokakarya di sore hari dan akhir pekan sebelum tenggat waktu pendaftaran ditutup untuk para diplomat Indonesia. Lokakarya ini khusus untuk persiapan penulisan esai sasaran studi dan strategi untuk meningkatkan nilai TOEFL internet.

3

PASAL4 KEW AJIBAN DEPLU 1. DEPLU melalui Pusat Pendidikan dan Pelatihan/Pusdiklat wajib mengurus pelaksanaan Program Beasiswa Fulbright-DEPLU bekerjasama dengan AMINEF. 2. DEPLU akan mempromosikan Program melalui situs web mereka dan kegiatan promosi lainnya. 3. DEPLU akan melaksanakan proses seleksi internal, sebelum tahap seleksi bersama AMINEF-DEPLU untuk memastikan terpenuhinya persyaratan pelamar. Setiap calon yang diajukan untuk program beasiswa Fulbright-DEPLU hams memenuhi persyaratan minimum program yang dilamar dan juga akan melalui proses seleksi yang sama seperti penerima beasiswa lain dalam program itu.

PASALS SELEKSI PENERIMA BEASISWA 1. Kedua Pihak akan membentuk Komite seleksi independen bersama (yang selanjutnya disebut "Komite"). Komite ini terdiri dari 4 (empat) anggota yang berkompeten, 2 (dua) dari Indonesia, salah seorang di antaranya adalah wakil DEPLU dan 2 (dua) orang dari Amerika Serikat, salah seorang di antaranya adalah anggota Komite Pertukaran Pendidikan AMINEF yang akan menilai semua pelamar yang diwawancarai. Tidak ada quota dalam proses seleksi tersebut. Semua pelamar akan dinilai secara obyektif dan penilaiannya akan sepenuhnya didasarkan pada asas kelayakan dan kesetaraan melalui persaingan terbuka. 2. Kedua Pihak akan secara bersama menyelenggarakan tahap seleksi. Paling tidak satu orang wakil dari Para Pihak akan ikut serta dalam kedudukan setara dalam tim penilai pada proses wawancara. 3. Kebijakan J. William Fulbright Foreign Scholarship Board (FSB) akan dipatuhi dalam hal peraturan mengenai seleksi dan proses persetujuan oleh FSB.

PASAL 6 PEMANTAUAN DAN EVALUASI AMINEF akan menyampaikan kepada DEPLU laporan kemajuan secara berkala para penerima beasiswa. Laporan tersebut akan dikirimkan kepada:

4

Kepala Pusat dan Pendidikan Departemen Luar Negeri Republik Indonesia Jalan Sisingamangaraja, No. 73 Telp : 7250008 ext 122 Email : [email protected]

PASAL 7 LOGO Setiap Pihak akan menggunakan logo Pihak yang lain untuk keperluan pemasaran dan publikasi Program.

PASAL8 PENGATURAN FINANSIAL 1. AMINEF akan mengirim tagihan

ke, DEPLU pada periode-periode yang ditetapkan di

pasal Ketentuan Pembayaran. Pembayaran untuk program ini akan dilakukan setelah tagihan dari IIE diterima.

2. AMINEF akan menanggung biaya program yang tidak disediakan oleh DEPLU. Beasiswa yang disediakan oleh DEPLU dan AMINEF tercantum di ayat 3 1 Pasal 8 3. DEPLU akan menanggung biaya yang berhubungan dengan biaya kuliah, tiket pergipulang penerbangan intemasional, tunjangan biaya hidup yang sesuai dengan pedoman program Fulbright untuk Biaya Hidup Perbulan, serta tunjangan uang buku. 4. Batas atas beasiswa ini adalah $30.000 per tahun untuk program S2 dan $40.500 per tahun untuk program S3. Jumlah ini mencakup keselumhan biaya yang disebut di atas kecuali biaya tiket pesawat. 5. Seluruh pembayaran beasiswa kepada AMINEF dilakukan dalam mata uang dollar Amerika Serikat dan ditransfer ke alamat dan Referensi Bank berikut: Penerima Nama Bank Nomor Rekening

: Yayasan AMINEF : Citibank : 0-102765-575

Alamat

: Plaza Bapindo, Jakarta : + 62 21 529 08888 or+ 62 21 529 68888

Telpon

5

Jika terjadi perubahan, AMINEF akan memberitahu DEPLU melalui pejabat yang berwenang berikut: Michael E. McCoy Direktur Eksekutif a tau P. Hendrardjo Pejabat Program Senior Pejabat Program Senior dari AMINEF akan menyerahkan tagihan yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sebelum pernbayaran bantuan. 6. Pembayaran semua biaya akan dilakukan 30 (tiga puluh) hari kerja setelah tagihan diterima, yang disertai dengan fotokopi perjanjian, kwitansi resmi dan laporan kemajuan. 7. Biaya transfer bank akan ditanggung oleh AMINEF.

PASAL9 AMANDEMEN Pengaturan ini dapat ditinjau ulang atau diubah setiap waktu dengan kesepakatan tertulis Para Pihak. Revisi dan perubahan akan mulai berlaku pada tangga] yang dapat ditentukan oleh Para Pihak dan akan menjadi bagian tak terpisahkan dari Pengaturan ini.

PASAL 10 PENYELESAIAN PERSELISIHAN Perselisihan antara Para Pihak mengenai interpretasi dan/a,tau pelaksanaan Pengaturan ini wajib diselesaikan secara bersahabat melalui konsultasi dan negosiasi.

PASAL 11 MULAI BERLAKU, PENGAKHIRAN DAN MASA BERLAKU 1. Pengaturan ini wajib mulai pada tanggal penandatanganannya. 2. Pengaturan ini wajib tetap berlaku selama 3 (tiga) tahun, dan dapat diperpanjang sesuai dengan kesepakatan tertulis antara Para Pihak, kecuali kalau salah satu Pihak bermaksud menghentikannya dengan pemberitahuan tertulis kepada Pihak lain dalam waktu 60 (enam puluh) hari sebelumnya.

6

3. Penghentian Pengaturan ini tidak akan mempengaruhi program-program yang sedang berjalan sampai selesainya program tersebut.

PASAL 12 BAHASA Pengaturan ini ditulis dan dibuat dalam dua bahasa, Indonesia dan Inggris, keduanya memiliki kekuatan hukum yang sama. Dalam hal terjadi perbedaan, perjanjian dalam bahasa Inggrislah yang berlaku.

PASAL 13 KORESPONDENSI Semua pemberitahuan, surat, e-mail, fax, permintaan dan bentuk komunikasi lain, yang hams diserahkan atau ditulis sesuai atau berhubungan dengan perjanjian ini harus ditulis dalam bahasa Inggris, dan dikirim dengan pos tercatat atau bilamana konfinnasi diterima melalui pos atau fax oleh pihak penerima di bawah ini: AMINEF Executive Director AMINEF Gedung Balai Pustaka, Lantai 6 Jalan Gunung Sahari Raya No.4 JAKARTA 10720 Telp: +62 21 345 2016 Fax: +62 21 345 2050 E-mail: mike [email protected]

Pusat Pendidikan dan Pelatihan Departemen Luar Negeri Republik Indonesia Kepala Jalan Sisingamangaraja No. 73 Kebayoran Baru, JAKARTA 12120 Telp: 7250008 ext 122 Email: [email protected]

7

PASAL 14

KETENTUAN UMUM Pengaturan ini harus diatur dan ditafsirkan menurut hukum Republik Indonesia. SEBAGAI BUKTI, yang bertandatangan di bawah ini, telah menandatangani Pengaturan ini. Pengaturan ini dibuat dalam 2 (dua) rangkap di Jakarta pada tujuh belas Desember tahun dua ribu sembilan dalam bahasa Indonesia dan lnggris, kedua naskah memiliki keabsahan yang sama.

Untuk Departemen Luar Negeri Republik Indonesia

Untuk Yayasan Pertukaran Pendidikan Amerika Indonesia

Darmansjah Djumala Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Michae E. McCoy Direktur Eksekutif

8

ARRANGEMENT Between The Department of Foreign Affairs of the Republic of Indonesia and The American-Indonesian Exchange Foundation on A Joint Scholarship Program

The Department of Foreign Affairs of the Republic of Indonesia hereinafter referred to as "DEPLU" and The American-Indonesian Exchange Foundation, hereinafter referred to as "AMINEF", hereinafter collectively referred to as the "Parties"; Desiring to establish and initiate scholarship cooperation program between the Parties to promote a joint scholarship program to facilitate study and research at respected U.S. universities for Indonesian diplomats ; Referring to the Memorandum of Understanding Between The Government of The United States of America and The Government of The Republic of Indonesia Concerning The Establishment of the American-Indonesian Exchange Foundation (AMINEF), signed in Jakarta on the 16th of February 2009; Have agreed as follows:

ARTICLE 1 PURPOSE The purpose of this Arrangement is to set out the general terms of the prospective collaboration between the Parties regarding the Parties' effort to fund, facilitate and assist the Fulbright - DEPLU scholarship program for pursuing full time graduate study. Both parties will adhere to the terms set forth in this agreement. All scholarships under this program will be considered Fulbright scholarships per J. William Fulbright Foreign Scholarship Board Policy, and the DEPLU scholarship policy. For this program, the scholarships will be named DEPLU-Fulbright Scholarships for Indonesian Diplomats and Future Diplomats.

1

ARTICL E 2 ACTIVITIES 1. The numbers of grantees and categories under this arrangement will be decided annually in September by mutual consent based on respective budgets. 2. DEPLU will hold an open competition for DEPLU-Fulbright Scholarships within DEPLU. DEPLU would fund MA and/or PhD scholarships through Fulbright at respected U.S. universities in numbers to be decided each September per Article 2, Paragraph 1 of this Arrangement. 3. AMINEF and DEPLU would include in the open competition opportunities for Future Diplomats including those individuals who have passed Deplu qualifications, but have not yet became full fledged civil servants of DEPLU. Funding for MA or PhD grants for candidates who do not currently work in public diplomacy, but anticipate. doing so in the future, will be the sole responsibility of AMINEF. The numbers of these grants for future diplomats would be decided annuaHy by AMINEF based on annual budget allocation available for these grants. 4. AMINEF and DEPLU will set up terms of appointment agreement with the awardees related with the Program. 5. The eligible fields would include any fields at the discretion of DEPLU to be dedded at the inception of the program and the signing of this Arrangement. 6. Fulbright individual program guidelines for minimum qualifications of applicants will prevail for this program.

wm

7. MA scholarships under this program be funded for a maximum of 2 years. PhD scholarships under this program will be funded for a maximum of 3 years.

ARTICLE 3 AMINEF'S OBLIGATION 1. AMINEF in close cooperation with DEPLU administers the DEPLU-Fulbright Scholarship Program.

2. AMINEF shall provide the appropriate timetable for the Program and coordinate with DEPLU for the details of the Program's implementation.

2

3. AMINEF, after promoting the regular Fulbright Scholarship Program, shall promote the DEPLU-Fulbright Scholarship Program through their website and other promotional activities, solely intended for DEPLU officials. 4. AMINEF shall attempt in all cases to obtain reduced tuition and cost savings from U.S. institutions, to significantly lower figures than ,candidates could receive on their own, using the AMINEF cooperative, Institute of International Education (IIE), for all placements and requests for tuition waivers. AMINEF will charge DEPLU actual costs incurred only. DEPLU may approve or disapprove the final gtant-costs that are above the normal Fulbright ceiling limit for the scholarship. 5. AMINEF will assist the candidates to apply to the universities. 6. AMINEF will assist the scholarship recipients with the process of applying for their U.S. Visas. 7. AMINEF will provide the awardees the standard Fulbright health and accident msurance. 8. The grant momes that are provided by DEPLU and AMINEF are as stated in ARTICLE 8, paragraph 3. 9. AMINEF will monitor progress of grantees through its cooperative IIE in New York and report regularly to DEPLU on status of grantees throughout the scholarship period. 10. AMINEF will provide Test of English as Foreign Language/TOEFL and Graduate Record Examinations/GRE tests for potential scholarships candidates selected as primary or alternative candidates.

an

11. The implementation of the DEPLU-Fulbright Scholarship Program shall not, in anyway, limit DEPLU officials from taking part in the regular Fulbright Scholarship Program administered by AMINEF. 12. AMINEF will provide a series of evening and weekend workshops prior to the application deadline for Indonesian diplomats. These workshops will focus on writing study objective preparation and strategies to improve Internet Based TOEFL scores.

3

ARTICLE. 4 DEPLU OBLIGATION 1. DEPLU through the Centre for Education and Training/CET shall administer in dose cooperation with AMINEF the implementation of the DEPLU-Fulbright Scholarship Program. 2. DEPLU shall promote the Program through its website and other promotional activities. 3. DEPLU will administer the internal screening process, prior to the AMINEF-DEPLU joint selection stage to determine eligibility. Any candidate referred to the DEPLUFulbright scholarship program must meet the minimum requirement of the program applied for and also go through the same selection process as other grantees in that program.

ARTICLE 5 SELECTION OF SCHOLARSHIP RECIPIENTS 1. Both Parties will appoint a joint independent selection committee (hereinafter referred to as the "Committee"). The Committee will be comprised of 4 (four) competent individuals, 2 (two) from Indonesia, one of which is a representative from DEPLU and 2 (two) from United States of America, one of which is a representative from AMINEF Educational Exchange Committee who will assess all applicants who are interviewed. No quota is applied to the selection process. All applicants will be treated objectively and the assessment will be based entirely on the principles of merit and equity through an open competition. 2. Both Parties will jointly administer the selection stage. At least one representative of both parties will be involved equally in the panel interview process. 3. The J. William Fulbright Foreign Scholarship Board (FSB) Policy will be adhered to in regards to the rules regarding selection and approval by the FSB.

4

ARTICLE 6 MONITORING AND EVALUATION AMINEF will provide DEPLU periodic progress reports on the grantees. The report will be addressed to: Head of the Centre for Education and Training Department of Foreign Affairs of the Republic of Indonesia Jalan Sisingamangaraja No. 73 Kebayoran Baru, JAKARTA 12120 Telp: 7250008 ext 122 Email: [email protected]

ARTICLE 7 LOGO Each Party will use the other Party's logo for the Program's publication and public outreach purposes.

ARTICLE 8 FINANCIAL ARRANGEMENT 1. AMINEF will bill DEPLU in periods as specified in the Payment Terms. Payment for this program will be done after submission of invoice from IIE. 2. AMINEF will cover the costs of the program not provided by DEPLU. The grant monies that are provided by DEPLU and AMINEF are stated below in paragraph 3, Article 8. 3. DEPLU will cover the costs associated with tuition fees, round trip international airfare, living allowances under Fulbright guidelines for Monthly Maintenance Rate (MMR), and book allowances. 4:--The Program ceiling limit on scholarships under this program will be $30,500 per year per MA awarded and $40,500 per year per Ph.D. awarded. This amount includes all of the above except airfare.

5

5; All grant payments to AMINEF are to be in USO and transforred to the following address and Bank Reference : Beneficiary: Y ayasan AMINEF Citibank Name of Bank: 0-102765-575 Account Number: Address: Plaza Bapindo, Jakarta Phone: + 62 21 529 08888 or + 62 21 529 68888

Should there be a change, AMINEF will inform DEPLU via authorized personnel as follows: Michael E. McCoy Executive Director Or P. Hendrardjo Senior Program Officer The Senior Program Officer of AMINEF shall present an invoice prior ro the grant payment, signed by the authorized personnel. 6. The payment for all costs incurred will be effected within 30 {thirty) working days after receiving the invoice, accompanied by a copy of the agreement, legal receipt and progress report. 7. The bank transfer cost shall be the responsibility of AMINEF.

ARTICLE 9 AMENDMENT This Arrangement may be reviewed or amended at any time by mutual written consent of the Parties. Such revisions or amendments sha11 come· into effect on such date as may be determined by the Parties and shaU co:nstitute an integra1 part of this Arrangement.

ARTICLE 10 SETTLEMENT OF DISPUTES Any disputes between the Parties concerning the interpretation and/or implementation of this Arrangement shall be settled amicab1y through consultations and negotiations.

6

ARTICLE 11 ENTRY INTO FORCE, TERMINATION AND DURATION 1. This Arrangement shall enter into force on the date of its signing. 2. This Arrangement shall remain in force for a period of 3 (three) years, and may be extended by written mutual consent of the Parties, unless either Party wishes to terminate it with 60 (sixty) days advance written notice to the other. 3. The termination of this Arrangement shall not affect the on-going programs until the completion of such programs.

ARTICLE 12 LANGUAGE This Arrangement is written and executed in two languages, Indonesian and English, both having legal force. In case of conflict the agreement in English shall prevail.

ARTICLE 13 CORRESPONDENCE All notification, letters, e-mails, faxes, requests and other communications, required to be submitted or drawn up in accordance or in connection with this agreement shall be made in writing in English, and shall be sent by registered mail, or if confirmation is received by letter or facsimile to the receiving party as stated hereunder: AMINEF Executive Director AMINEF Gedung Balai Pustaka, Lantai 6 Jalan Gunung Sahari Raya No.4 Telp: Fax:

JAKARTA 10720 +62213452016 +62 21 345 2050

E-mail: mike [email protected]

7

Centre for Education and Training Department of Foreign Affairs of the Republic of Indonesia HEAD Jalan Sisingamangaraja No. 73 Kebayoran Baru, JAKARTA 12120 Telp:. 7250008 ext 122 Email: [email protected]

ARTICLE 14 GENERAL PROVISIONS This Arrangement shall be governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Indonesia.

IN WITNESS WHEREOF, the t.mdersigned, have signed this Arrangement. Done in duplicate at Jakarta on 17 December 2009, in Indonesian and English languages, all texts being equally authentic.

For The Department of Foreign Affairs of the Republic Indo:- , 1ia

. r

'r

'

For The American-Indonesian Exchange Foundation

'• r

Signed Darmansjah Djumala Head Centre for Education and Training

Signed Micnael E. McCoy Executive Director