PENGADILAN NEGERI WATES

PENGADILAN NEGERI WATES JL. Sugiman No. 19 Wates, Kulon Progo www.pn-wates.go.id email : [email protected]

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh

W13-U3/422/OT.01.3/IV/2014 23 April 2014 23 April 2014 Ketua Pengadilan Negeri Wates

SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK

Dasar Hukum : 143/KMA/SK/VIII/2007

KualifikasiPelaksanaan : SMU / Diploma / S-1 semua Jurusan

Keterkaitan : SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Peralatan/Perlengkapan : Buku Agenda Surat Masuk, Amplop surat

Peringatan : Paling lambat dalam waktu 3 hari menerima surat, petugas harus menindaklanjuti atau menjawab surat

Pencatatan dan Pendataan :

No

Aktivitas Subag Umum

1

2

3

Menerima surat masuk untuk dipisahkan surat surat yang bersifat Penting, memerlukan jawaban, bersifat segera, surat surat yang bersifat rahasia (tidak dibuka) Memberi catatan pada amplop surat, untuk segera ditindaklanjuti, khusus terhadap surat surat yang bersifat penting dan segera. Memerintahkan kepada petugas surat masuk untuk menulis dalam agenda surat masuk;

setelah sudah

Pelaksana Kasubag Pansek, Wapan, Wasek

KPN/ WKPN

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu perlengkapan

3 menit

pena 3 menit

Agenda surat masuk

2 menit

Output

pemisah an surat masuk

Catatan surat masuk

Surat masuk tercatat dalam agenda surat masuk

Ket

4

6

7

8

9

10

11

12

Memprioritaskan surat surat bersifat penting untuk dimintakan disposisi pimpinan Mencopy surat yang bersifat segera/penting dan menyampaikan Copy Surat kepada Pengolah Surat Menulis dalam buku agenda surat masuk,

Lembar disposisi

Menulis dan melampirkan lembar disposisi pada surat; Menyampaikan Surat masuk kepada Ketua atau Wakil Ketua Memberikan disposisi atas surat masuk, membaca, mempelajari dan memberikan perintah untuk tindak lanjut / tidak; Memberikan penjabaran atas disposisi Ketua dengan memberikan arahan / petunjuk untuk proses surat selanjutnya Menerima dan meneliti jumlah Surat yang dikembalikan dari Ketua dan Pansek

3 menit

Mesin foto copy/ printer

5 menit

Buku agenda surat

2 menit

Lembar disposisi, pena

2 menit

Map

pena

Pencatat an lembar disposisi surat

Copy surat

Penulisa n agenda surat masuk Surat siap didisposi sikan

5 menit

5 menit

pena 5 Menit

2 menit

Disposisi surat

Penjabar an/ penjelas an disposisi surat

Kesesua ian jumlah surat yang diterima

13

16

17

14

15

17

Memilah Surat untuk disampaikan kepada Wakil Panitera atau Wakil Sekretaris dengan mengacu pada disposisi Panitera / Sekretaris Menyampaikan surat masuk yang telah didisposisi tersebut kepada Wakil Panitera dan Wakil Sekretaris Menerima dan mempelajari dengan menyesuaikan disposisi pimpinan. Menindaklanjuti permintaan surat yang bisa dijawab oleh Wakil Panitera/ Wakil Sekretaris Memberikan penjelasan atas disposisi Ketua da Petunjuk dari Panitera / Sekretaris Mendelegasikan penyelesaian surat masuk kepada Pengolah surat / masing masing Panitera Muda/ Sub Bagian. Mencatat surat dalam buku ekspedisi untuk masing masing Panmud/ Subbag

5 menit

Map

Pemisah an surat berdasar kan isi disposisi

5 menit

3 menit

Disposisi Wapan/ Wasek

Komputer

1 jam

Menjawa b surat dari disposisi Wasek

pena

2 menit

Pendele gasian surat

Buku ekspedisi

2 menit

Membagikan surat sesuai disposisi ke masing-masing bagian

5 menit

Surat terdistrib usi sesuai disposisi surat




SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Dasar Hukum : 143/KMA/SK/VIII/2007


Keterkaitan : SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK

Peralatan/Perlengkapan : Buku Agenda Surat Keluar, Amplop surat, Stempel Kantor Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan : Setiap surat keluar harus mendapatkan nomor urut dari buku agenda nomor urut surat keluar pada sub bag umum

No

1

2

Aktivitas

Menerima, meneliti dan memberikan nomor urut surat keluar sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar; menuliskan pada buku agenda surat keluar;

Pelaksana Subag Umum

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu perlengkapan buku agenda surat keluar 3 menit

buku agenda surat keluar

3

Mengarsipkan Surat Keluar pada File Surat Keluar ;

Sysbox

4

Memasukkan surat kedalam amplop surat dengan menuliskan alamat sesuai dengan tujuan surat dan mengirimkan via pos atau diantar langsung

Amplop, stempel, prangko

3 menit

2 menit

3 menit

Output Nomor surat keluar

Penulis an buku agenda surat keluar Surat keluar terarsip kan Surat terkirim ke alamat tujuan

Ket




SOP PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA

Dasar Hukum : 1. Per.Dirjend Perbendaharaan 38/PB/2006 2. Permenkeu 102/PMK.05/2009 3. Perpres 70 tahun 2012 Keterkaitan : SOP PENGELOLAAN ATK PERSEDIAAN


Peringatan :


No

Aktivitas Kasubag

1

2

3

4

Pejabat Penerima barang menerima Berita Acara Serah terima Barang Milik Negara dari Panitia Pengadaan atau Pejabat Pengadaan yang telah dilengkapi dengan berita acara serah terima barang dan melaporkan kepada KPA; Menerima Barang Milik Negara dan menempatkan sesuai dengan rencana penempatan Barang Milik Negara tersebut pada masing masing ruangan; Berita Acara diserahkan untuk dimasukkkan Aplikasi SIMAK - BMN disertai dengan SP2D dan SPM ; Memberikan label pada Barang Milik Negara yang baru;

Peralatan/Perlengkapan : Komputer, aplikasi BMN, printer

Pelaksana Staff Operator subag BMN umum

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu perlengkapan BA serah terima BMN

Barang perolehan

SP2D, SPM

Output

3 menit

Barang sudah sah diterima

3 menit

Penemp atan barang

2 menit

3 menit

Input barang ke aplikasi

Barang terlebel

Ket

5

6

7

8

Petugas Aplikasi SIMAK BMN menginput data pengadan dalam aplikasi SIMK - BMN Petugas Aplikasi SIMAK-BMN melakukan Rekonsiliasi kepada petugas Pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulan; Petugas Aplikasi SIMAK-BMN melakukan Rekonsiliasi dengan KPKNL minimal 2 ( dua ) kali setahun, setiap bulan Juli dan Januari pada minggu pertama dan kedua Mendata dan memberi label pada barang Inventaris ruangan yang baru

Komputer, aplikasi BMN

Komputer

5 menit

Data terinput

2 menit

Data terinput

2 menit

Data terekons iliasi

2 menit

Barang terlebel




SOP PERAWATAN GEDUNG DAN HALAMAN

Dasar Hukum : 1. SK KMA 143/KMA/SK/VIII/2007 2. Perpres 70 tahun 2012

KualifikasiPelaksanaan : Diploma / S-1 semua Jurusan diutamakan IT

Keterkaitan : SOP PENELOLAAN BARANG MILIK NEGARA

Peralatan/Perlengkapan : Buku Tulis, Kamera,Komputer

Peringatan :


No

Aktivitas Subag Umum

1

2

3

4

Petugas melakukan pengecekan rutin terhadap Gedung kantor setiap bulan sekali; melaksanakan perbaikan dengan mencarikan tukang apabila bersifat perbaikan ringan ; Mengajukan kebutuhan untuk perbaikan yang bersifat berat kepada KPA melalui PPK; Pelaksanaan Pekerjaan

Pelaksana Kasubag

Persyaratan/ perlengkapan Kamera, buku tulis

Tukang bangunan

Mutu Baku Waktu

Output

1 hari

Catatan dan foto

1 hari

RAB 4 jam

Kontrak kerja

15 hari

Perbaikan kerusakan

Persetujuan KPA dan PPK

Kenyamanan dan keindahan kantor

Ket




SOP PENGELOLAAN ATK PERSEDIAAN

Dasar Hukum : PERATURAN DIRJEND PERBENDAHARAAN NO 40/PB/2006


Keterkaitan : SOP PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA

Peralatan/Perlengkapan : Buku opname, komputer, aplikasi persediaan

Peringatan :


No

1

2

3

4

5

6

Aktivitas

Setiap bulan menyampaikan kepada masing masing sub bag / kepaniteraan buku permintan barang ; Merekap formulir tersebut dan menyiapkan pembelanjaan yang terbagi dalam ATK Kantor, ATK Perkara dan keperluan kantor; Mengusulkan pembelanjaan pertama kepada PPK setelah merekap; Menerima meneliti barang, pembelian sesuai antara permintaan belanja dari kantor dengan surat jalan ; Memasukkan barang ke dalam almari / gudang barang Membuat Surat perintah mengeluarkan barang ( SPMB ) ditandatangani oleh Ka Sub Bag Umum, Pegelola Barang dan Ka Sub Bag / Pan Mud yang mengajukan permintaan Barang

Pelaksana Petugas Kasubag Pengelola Persedian

Persyaratan/ perlengkapan

Mutu Baku Waktu

Output

Buku tulis

15 menit

Daftar permintaan barang

Buku tulis, komputer

4 jam

Rencana belanja

Daftar rencana belanja

1 jam

Daftar belanja barang

1 jam

Lemari/ gudang

3 jam

Kuitansi belanja barang dan uang belanja Barang ATK dan keperluan kantor Barang tersimpan

komputer

10 menit

SPMB

Ket

7

Menandatangani SPMB

8

Memintakan tandatangan SPMB kepada Pengelola Barang, Ka Sub Bag/ Pan Mud sekaligus mendistribusikan barang Merekap / Opnam phisik tiap bulan barang masuk dan keluar ;

9

10

pena

2 menit

SPMB

pena

10 menit

Barang terdistribusi

Buku opname, komputer

3 jam

Membuat Berita Acara Opnam Phisik Barang komputer Persediaan stiap bulan;

2 jam

Rekapan barang masuk dan keluar BA persediaan

11

Memasukkan barang barang masuk dalam Aplikasi persediaan keluar;

Komputer, aplikasi persediaan

2 jam

Persediaan terinput

12

Merekon ke Aplikasi BMN dari aplikasi Persediaan setiap 6 bulan sekali;


4 jam

Persediaan terekonsilia si

13

Membuat Berita Acara Opname fisik barang setiap 6 bulan sekali untuk kelengkapan laporan keuangan; Menyampaikan ATK kepada sub /bag yang mengajukan permintaaan / pendistribusian barang


30 menit

BA opname fisik barang

Buku tulis

1 jam

Barang terdistribusi

14




SOP PENGHAPUSAN BARANG MILIK NEGARA

Dasar Hukum : Permenkeu Nomor 50/PMK.06/2014

KualifikasiPelaksanaan : Diploma / S-1 semua Jurusan diutamakan IT


Peralatan/Perlengkapan Komputer, aplikasi BMN

Peringatan :


No

Aktivitas Ka Subag Umum

1

2

3

4

Mengusulkan kepada Ketua Pengadilan Negeri Sleman untuk diterbitkan Surat Keputusan panitia penghapusan barang; Menetapkan panitia penghapusan

Panitia mengumpulkan dokumen barang barang yang akan dihapus dan berkonsultasi dengan KPKNL; Panitia mengajukan Rekomendasi / Permohonan Penghapusan kepada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara

Pelaksana Panitia Pengha pusan

KPN


:

Mutu Baku Waktu

komputer 10 menit

pena

Data barang

Dokumen barang yang akan dihapus

Output

Daftar usulan panitia penghap usan

SK penetap an panitia penghap usan Dokume 6 hari kerja n barang yang akan dihapus 10 menit

Permo1 hari kerja honan rekomen dasi KPKNL dan Dinas Perhubu ngan

Ket

5

6

7

dan Lelang ( KPKNL ) untuk penghapusan barang non kendaraan dan kepada Dinas Perhubungan untuk penghapusan kendaraan ; Panitia mengajukan persetujuan penghapusan kepada Mahkamah Agung R.I melalui Ketua Pengadilan Tinggi untuk diteruskan kepada Kepala Badan Urusan Administrasi, setelah diterima rekomendasi dari KPKNL; Mengajukan permohonan jadwal pelelangan kepada KPKNL setelah diterima persetujuan dari Mahkamah Agung; Melaksanakan pelelangan ;

Dokumen penghapusan barang

Surat persetujuan pelelangan MARI

Dokumen pelelangan

2 jam

2 jam

Sesuai jadwal

Persetujuan MARI dan rekomen dasi KPKNL

Jadwal lelang

Pelaksa naan lelang




SOP KEAMANAN KANTOR

Dasar Hukum : SK KMA 143/KMA/SK/VIII/2007


Keterkaitan :

Peralatan/Perlengkapan Buku tamu

Peringatan :


No

1

2

3

4

5

Aktivitas

Mengatur jadwal Piket untuk jaga malam dan siang kantor selain Satpam; Melakukan koordinasi dengan aparat keamanan terkait ( POLSEK ) apabila diperlukan Mengarahkan tamu untuk melapor pada piket

Melakukan Kontrol semua ruangan kerja setelah jam kerja, mematikan listrik, AC, dan computer yang masih menyala, serta mengunci pintu; Menyalakan lampu luar kantor pada malam hari seperlunya;

Pelaksana Honorer, Kasubag staff sub bag umum


:

Mutu Baku Waktu

30 menit

Output

Jadwal piket honorer

Surat permohonan

4 jam

Pengamanan dari kepolisian

Buku tamu

20 menit

20 menit

Menghindari tamu tidak bertanggung jawab Menghindari kebakaran

20 menit

penerangan

Ket




SOP PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN




Peralatan/Perlengkapan : Komputer, aplikasi perpustakaan, buku peminjaman

Peringatan :


No

1

2

Aktivitas

Menerima buku dari Sub Bag umum bagian penerima Surat masuk Memasukkan buku baru dalam Perpustakaan dan melaporkan kepada operator BMN

Pelaksana Petugas Kasubag perpusta kaan

Buku

Induk

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu perlengkapan 5 menit

Buku diterima

Komputer,Apl ikasi perpustakaan

5 menit

Buku terinput di BMN

10 menit Buku terinput aplikasi perpustak aan 5 menit Buku tertata

3

Mengklasifikasi buku baru dan menginput ke dalam aplikasi;

Komputer,Apl ikasi perpustakaan

4

Menata buku buku perpustakaan pada almri / rak sesuai dengan Klasifikasi Membuat Daftar buku peminjam disertai dengan aturan peminjaman buku; Mencatat dengan baik peminjam buku perpustakaan;

Rak buku

5

6

7

Membuat laporan untuk di laporkan kepada Kasubag Umum

8

Menandatangani laporan petugas perpustakaan

Output

Komputer,Apl ikasi perpustakaan Komputer,Apl ikasi perpustakaan Komputer,Apl ikasi perpustakaan

5 menit Otomatis terdaftar

pena

5 menit

5 menit

Otomatis tercatat

5 menit laporan

Kontrol dan pengawas an

Ket




SOP LAPORAN BULANAN

. Dasar Hukum : SK KMA 143/KMA/SK/VIII/2007


Keterkaitan : SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Peralatan/Perlengkapan Komputer

Peringatan :


No

1

2

3

4

5

6

Aktivitas

Meminta data tentang seluruh kegiatan kepada masing masing Sub / Kepaniteraan pada tanggal 2 setiap bulan Merekap seluruh data dari masing masing Sub Bag / Kepaniteraan untuk disusun dalam suatu laporan sesuai dengan format yang telah ada; Pembuatan Laporan bulanan yang mencakup seluruh kegiatan kantor yang meliputi seluruh Sub Bag atau Kepaniteraan; Menyampaikan hasil penyusunan kepada pimpinan untuk dimintakan persetujuan; Menandatangani laporan bulanan Pengiriman laporan bulanan

Pelaksana Subag KPN Umum

Persyaratan/ perlengkapan formulir

:

Mutu Baku Waktu

Output

Data dari masing30 menit masing sub/kepaniteraan

komputer 4 jam

Rekapan data

1 jam

Laporan bulanan

komputer

laporan

persetujuan 3 jam

3 menit

Amplop, stempel

Laporan bulanan

20 menit LABUL terkirim ke PT

Ket




SOP LAPORAN SEMESTERAN



Keterkaitan :


Peringatan :

No

1

2

3

4

5

6

Aktivitas

Meminta data tentang seluruh kegiatan kepada masing masing Sub / Kepaniteraan pada awal bulan ketujuh Merekap seluruh data dari masing masing Sub Bag / Kepaniteraan untuk disusun dalam suatu laporan sesuai dengan format yang telah ada; Pembuatan Laporan semsteran yang mencakup seluruh kegiatan kantor yang meliputi seluruh Sub Bag atau Kepaniteraan; Menyampaikan hasil penyusunan kepada pimpinan untuk dimintakan persetujuan; Menandatangani laporan bulanan Pengiriman laporan semesteran



Mutu Baku Waktu

Output


komputer 4 jam

Rekapan data

1 jam

Laporan semesteran

komputer

laporan

persetujuan 3 jam

3 menit

Amplop, stempel

Laporan semesteran

20 menit Laporan semesteran terkirim ke PT

Ket




SOP LAPORAN TAHUNAN



Keterkaitan :


Peringatan :

No

1

2

3

4

5

6

Aktivitas

Meminta data tentang seluruh kegiatan kepada masing masing Sub / Kepaniteraan pada minggu pertama setiap awal tahun Merekap seluruh data dari masing masing Sub Bag / Kepaniteraan untuk disusun dalam suatu laporan sesuai dengan format yang telah ada Pembuatan Laporan tahunan yang mencakup seluruh kegiatan kantor yang meliputi seluruh Sub Bag atau Kepaniteraan; Menyampaikan hasil penyusunan kepada pimpinan untuk dimintakan persetujuan; Menandatangani laporan bulanan Pengiriman laporan semesteran



Mutu Baku Waktu

Output


komputer 4 jam

Rekapan data

1 jam

Laporan semesteran

komputer

laporan

persetujuan 3 jam

3 menit

Amplop, stempel

Laporan semesteran

20 menit Laporan semesteran terkirim ke PT

Ket

PENGADILAN NEGERI WATES

Recommend Documents