PENERAPAN MANAJEMEN LEAN DALAM TOYOTA
Priscilla Uning STIE Wijaya Mulya Surakarta
ABSTRAK
Dari pabrik-pabriknya diseluruh dunia, Toyota secara konsisten meningkatkan standar kualitas untuk manufactur, pengembangan produk, dan keunggulan proses. Hasilnya adalah cerita sukses bisnis yang luar biasa : secara konsisten mengambil pangsa pasar dari para pesaing yang memotong harga, memperoleh lebih banyak laba dari pada produsen mobil lain, dan memperoleh pujian dari para pemimpin bisnis diseluruh dunia. Disamping produsen mobil, Toyota juga merupakan suatu pola pikir, yang menjelaskan pendekatan unik Toyota dalam manajemen lean yang menjiwai kualitas dan budaya Toyota yang sangat mendewakan efisiensi. Model 4 P dalam pola pikir Toyota adalah : Philosophy, Process, People And Partners, Problem Solving. Keyword : lean, philosophy, process, people and partners, problem solving.
PENDAHULUAN Manajemen berasal dari kata bahasa Inggris to manage, artinya mengatur atau mengelola. Manajemen dapat didefinisikan antara lain sebagai kegiatan mengatur atau mengelola suatu pekerjaan yang menghasilkan. Yang diatur adalah manusia yang mengerjakan, benda yang dikerjakan semisal modal : mesin, tanah, gedung dan bahan baku: kulit dipabrik sepatu, solar diperusahaan listrik dan lain sebagainya, kemudian yang diatur juga imbalan : gaji bagi manusia yang mengerjakan, dimana imbalan tidak saja berbentuk uang tetapi juga pujian, kenaikan pangkat dan sebagainya, dan termasuk yang diatur atau dikelola juga system/cara mengerjakan serta waktu untuk mengerjakan.
Adapun didalam mengatur tentunya harus memiliki sasaran agar hasil yang didapat bermanfaat dan biaya pengerjaan murah sehingga bila dijual harganya dapat bersaing. Sasaran tersebut bisa dicapai jika seluruh proses kegiatan untuk mengatur atau mengelola input melalui transformasi secara terarah dan sistematis sedemikian rupa sehingga menjadi hasil/output. Tulisan ini bertema “Dalam 4 P, lean menjiwai kualitas produk dan budaya Toyota”, sehingga persoalan yang muncul adalah bagaimanakah mengoperasikan sistem produksi yang dipilih dan disiapkan. Sistem Just – In – Time (Sistem Produksi Tepat Waktu) merupakan usaha untuk meniadakan
60
FORUM AKADEMIKA pemborosan dalam segala bidang produksi seperti produk cacat, bahan baku, komponen, waktu produksi dll sehingga dapat mengirimkan produk tepat waktu. Sedang falsafah JIT /Just In Time akan mengurangi waktu tunggu dari pemasok, mengurangi waktu produksi sehingga produk dapat cepat sampai di konsumen. Sistem JIT dikembangkan pada Toyota Motor Company di Jepang. Dewasa ini perusahaan diseluruh dunia berupaya mengimplementasikan system radikal Toyota untuk mempercepat proses, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kualitas. Melalui pendekatan unik TOYOTA dalam Manajemen LEAN akan menjiwai kualitas dan budaya TOYOTA yang sangat mendewakan efisiensi. Hasil atau produk mobil dengan merk TOYOTA dihasilkan oleh sebuah perusahaan manufaktur terhebat didunia.
KERANGKA KERJA TEORI Manajemen Lean dari bagian Toyota Production System. Bagian ini mengurangi waktu antara pesanan pelanggan dan pengiriman barang dengan menghilangkan pemborosan yang tidak member nilai tambah. Hasilnya adalah sebuah proses lean yang memberikan kualitas tinggi kepada pelanggan dengan biaya rendah, tepat waktu, dan memungkinkan Toyota memperoleh bayaran tanpa menimbun sejumlah besar persediaan. Proses lean serupa dapat ditemukan dalam pengembangan produk, dimana Toyota memilki waktu pengembangan tercepat di industrinya, menawarkan gaya dan fitur terkini
kepada pelanggan dengan lebih cepat, dengan kualitas yang lebih tinggi, dan dengan biaya yang lebih rendah dari pesaing. Dan proses internal lean bahkan menyebar diseluruh fungsi pendukung bisnis Toyota, hingga penjualan, pembelian teknik produksi dan perencanaan, walau proses lean disini tidak diformalkan seperti di manufaktur dan pengembangan produk. Yang sering kali kurang dipahami adalah bahwa sistem lean tidak hanya terkait dengan alat dan teknik, tapi berkaitan dengan filosofi. Sebagai contoh, mudah dipahami bahwa menghilangkan pemborosan dengan memakai alat lean dengan segera menghasilkan pengembalian secara financial. Namun bagaimana dengan kebutuhan untuk menciptakan sejumlah pemborosan jangka pendek guna menghilangkan pemborosan jangka panjang? Skenarionya sebagai berikut : 1.
Memperlakukan pekerja memberi nilai tambah
yang
2.
Mengurangi ukuran batch dan memperbaiki aliran suku cadang yang melalui system
3.
Meningkatkan kualitas mengurangi lead time pengembangan produk
4.
Meningkatkan kualitas peluncuran produk
dan proses
Dengan kata lain, mungkin perlu menginvestasikan uang dalam jangka pendek untuk memperoleh proses lean yang berkualitas tinggi yang diperlukan untuk menghemat uang dalam jangka panjang. Dan lebih parahnya, mungkin tidak menghitung dengan tepat penghematan yang dihasilkan oleh suatu tindakan tertentu yang menentukan sejumlah uang.
Priscilla Uning Toyota pertama kali menjadi perhatian dunia pada tahun 1980 an ketika tampak jelas bahwa ada sesuatu yang istimewa mengenai kualitas dan efisiensi Jepang. Mobil-mobil Jepang bertahan lebih lama dibanding mobil-mobil Amerika, serta memerlukan jauh lebih sedikit reparasi. Dan pada tahun 1990 an tampak semakin jelas bahwa ada sesuatu yang sangat istimewa dengan Toyota jika dibandingkan dengan para pembuat mobil lainnya di Jepang. (Womack,Jones, dan Roos, 1991). Keistimewaan itu bukanlah desain atau kinerja mobil yang memukau walau mobil Toyota meluncur mulus dan desainnya seringkali tampak berselera tinggi. Keistimewaannya adalah cara Toyota merancang dan membuat mobil-mobilnya yang memiliki konsistensi pada proses dan produk yang luar biasa. Toyota merancang mobilnya lebih cepat, dengan tingkat kehandalan yang lebih tinggi, tetapi dengan biaya yang kompetitif, meskipun mereka harus membayar upah pekerja Jepang yang relatif tinggi. Hal yang sama mengesankannya adalah setiap kali Toyota menunjukkan suatu kelemahan dan tampak rentan dalam persaingan, secara menakjubkan Toyota berhasil menyelesaikan masalah tersebut selain produsen mobil, Toyota juga merupakan suatu pola pikir”(USA TODAY). Dipabrik-pabriknya diseluruh dunia, Toyota secara konsisten meningkatkan standar kualitas untuk manufaktur, pengembangan produk, dan keunggulan proses. Hasilnya adalah cerita sukses bisnis yang luar biasa secara konsisten mengambil pangsa pasar dari para pesaing yang memotong harga, memperoleh lebih banyak laba dari pada produsen mobil lain, dan memperolah pujian dari para pemimpin bisnis seluruh dunia.
61
Profesor Jeffrey Likern telah mempelajari Toyota selama 20 tahun, dan mendapat akses istimewa ke para eksekutif, karyawan, dan pabrik Toyota, di Jepang maupun di AS untuk bukunya yang berjudul THE TOYOTA WAY. Sebuah model “4P” dari Toyota Way : 1. PHILOSOPHY : CHALLENGE (istilah Pemikiran Jangka Panjang Toyota)Membuat Keputusan manajemen berdasarkan filosofi jangka panjang bahkan dengan mengorbankan tujuan keuangan jangka pendek. 2. PROCESS : KAIZEN (istilah Toyota) Hilangkan Pemborosan Menciptakan process yang mengalir untuk mengungkapkan masalah – Menggunakan sistem tarik untuk menghindari produksi yang berlebih – Ratakan beban kerja (Herjunka) – Hentikan jika terjadi masalah kualitas (Jidoka) – Lakukan standarisasi pekerjaan untuk peningkatan berkelanjutan – Gunakan alat kendali visual sehingga tidak ada masalah yang tersembunyi – Gunakan hanya teknologi yang handal dan benar-benar teruji 3. PEOPLE AND PARTNERS : KAIZEN (istilah Toyota) Respect and Team Work : - Kembangkan pemimpin yang menjiwai dan menjalankan filosofi – Hormati, kembangkan dan tantang orang-orang tim dan tim anda – Hormati , tantang dan bantu para pemasok anda 4. PROBLEM SOLVING : GENCHIGENBUTSU(istilah Toyota) Pembelajaran organisasi secara terus menerus melalui Kaizen – Lihatlah dengan mata kepala sendiri agar lebih memahami situasi dengan benar (Genchi-Genbutsu) – Buatlah keputusan secara perlahan
62
FORUM AKADEMIKA melalui konsensus dengan hati-hati mempertimbangkan semua kemungkinan, implementasikan dengan cepat(Jeffrey K.Liker, 2002: p.6)
Apa keberhasilan Toyota? Konsistensi kinerja Toyota yang luar biasa adalah hasil langsung dari keunggulan operasional (operational exelence). Toyota telah mengubah keunggulan operasional menjadi senjata strategis. Keungulan operasional ini sebagian didasarkan pada alat-alat dan metode peningkatan kualitas yang diperkenalkan Toyota pada dunia manufactur, seperti just in time, kaizen, one-piece flows, jidoka dan heijunka. Teknik-teknik tersebut telah membantu melahirkan revolusi “lean manufacturing”. Namun alat-alat dan teknk-teknik bukan senjata rahasianya untuk mentransformasi perusahaan. Keberhasilan Toyota yang terus menerus dalam mengimplementasikan alat-alat tersebut berasal dari filosofi bisnis yang lebih mendalam yang didasarkan pada pemahaman karyawan dan bagaimana memotivasi mereka. Keberhasilannya terutama didasarkan pada kemampuannya untuk menumbuhkembangkan kepemimpinan, tim, dan budaya, untuk mencetuskan strategi, guna membangun hubungan dengan pemasok, dan untuk mempertahankan organisasi yang selalu belajar (learning organization).
EMPIRICAL/PRACTIC
Berikut adalah sejumlah statistic yang diperoleh dari Consumer Reports edisi tahun 2003 :
Dalam kategori mobil kecil (Toyota Corolla , Ford Focus/Escotr, GM Cavalier, dan Chrysler Neon), Toyota selalu menang selama tiga tahun terakhir dalam hal kehandalan secara keseluruhan, begitu juga untuk tiga tahun sebelumnya lagi, dan diramalkan juga akan menang dalam hal kehandalan yang untuk model tahun 2003 ini.
Untuk kelas sedan keluarga, Toyota Camry mengalahkan Ford Taurus, GM Malibu, dan Dodge Intrepid, dalam waktu tiga tahun terakhir, demikian juga tiga tahun sebelumnya, dan diramalkan juga akan menang dalam kehandalan yang untuk tahun 2003.
Lebih dari setengah dari semua mobil bekas Toyota “direkomendasikan untuk dibeli”, dibandingkan dengan mobil bekas keluaran Ford yang hanya kurang dari 10%, dan mobil bekas GM yang hanya sebesar 5%, dan sama sekali tidak ada mobil Chrysler.
Toyota/Lexus juga telah mendominasi peringkat “kualitas awal dan ketahanan jangka panjang dari J.D.Powers selama bertahun-tahun. Lexus buatan Toyota berada diurutan pertama kategori mobil yang paling handal BMW dan Honda.
KESIMPULAN
Toyota menciptakan “Lean Production “ (juga dikenal dengan “Toyota Production System” atau “TPS”), yang telah memicu transformasi global dihampir segala jenis industry untuk mengikuti filosofi dan metode supply chain serta produksi Toyota selama beberapa dasawarsa terakhir.
Priscilla Uning
Toyota Production System menjadi dasar dari System Lean, sehingga karyawankaryawan Toyota diincar oleh berbagai perusahaan dari hampir semua jenis industri diseluruh dunia karena keahlian mereka.
Selama beberapa dasawarsa, Toyota adalah produsen mobil nomer satu di Jepang dan berada diposisi keempat dibelakang perusahaan pembuat mobil tiga besar di Amerika Utara, yang akhirnya dapat menjadi salah satu anggota permanen dari perusahaan pembuat mobil Tiga Besar di Amerika Serikat.
Toyota dikenal sebagai perusahaan mobil yang membuat kendaraan transport sederhana dan kecil’ tetapi dalam kurun waktu sepuluh tahun telah melakukan lompatan besar menjadi pemimpin dalam mobil mewah.
Toyota memiliki proses pengembangan
63
produk tercepat didunia. Perancangan mobil-mobil dan truk-truk baru hanya memerlukan waktu 12 bulan, atau kurang dari setahun, sementara para pesaingnya biasanya memerlukan waktu dua sampai tiga tahun.
Toyota dijadikan acuan sebagai perusahaan yang terbaik dikelasnya oleh semua perusahaan lain maupun pesaingnya diseluruh dunia karena kualitas yang tinggi, produktivitas yang tinggi, kecepatan berproduksi, dan fleksibilitas. Mobil-mobil Toyota secara konsisten memperoleh peringkat kualitas tertinggi dari J.D.Powers and Associates, Consumers Reports dan pihak-pihak lain nya selama bertahuntahun.
FORUM AKADEMIKA
64
DAFTAR PUSTAKA
Liker, Jeffrey (1997).(Ed.).Booming Lean: Inside of US. Manufacturers. Portland OR : Productivity Press.
Jeffreey K.Liker dan David Meir (2002) Technical Concultant dan Editor Ahli. DR.Sonny Irawan (POM Consultants), 2002
Monden, Yasuhiro(1998), The Toyota Management System. Portland, OR : Productivity Press.
Monden, Yasuhiro (1998), Toyota Production System : An Integrated Approach to Just _ In – Time, Third Edition(1998), Norcross, GA : Enginerring and Management Press.
Sobek, Durward K.,II, Jeffrey K.Liker, and Allen C. Ward, “Another Look at How Toyota Integrates Product Development.” Havard Bisnis Review, Vol.76, No.4, JulyAugust 1998, pp.36-50
Womack, James P.,Daniel T.Jones (2003), Lean Thinking Banish Waste and Create Wealth in Your Corporations, Revised and Updated, Second Edition. New York :Simon & Schuster, 2003
