PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN PELALAWAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Nomor SOP
1/SOP/LPSE/2014
Tanggal Pembuatan
04-Agust-14
Tanggal Revisi
-
Nomor Revisi
-
Tanggal Efektif
01-Okt-14
Disahkan Oleh
TENGKU MUKHLIS
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID POKJA ULP
Dasar Hukum : 1 2 3 4 5
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Perbup No. 25 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik Pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Kualifikasi Pelaksana : 1 2
Panitia Pengadaan/Pokja ULP Admin Agency
Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :
1. 2
Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP sehingga Panitia Pengadaan/Pokja ULP dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya
Peringatan : 1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.
Definisi : 1.
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK
Keterkaitan : 1
SOP Pengarsipan Dokumen
44
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP Pelaksana Panitia No Aktivitas Admin Agency Pengadaan/Pokja Front Office ULP 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Mulai Dan Info User ID
2
Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap?
Tidak
Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP (Apabila disampaikan langsung membawa asli Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP)
N/A
Berkas permohonan
5 Menit
hasil pengecekan berkas pemberitahuan untuk melengkapi berkas
Ya
3
Meminta Panitia Pengadaan/Pokja ULP untuk melengkapi berkas permohonan
berkas permohonan tidak lengkap
5 Menit
4
Melengkapai kekurangan berkas permohonan
pemberitahuan untuk melengkapi berkas
N/A
5
Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?
1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan 15 menit data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal
Tidak
Ya
Output
Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail Panitia Pengadaan/Pokja ULP (softcopy)
hasil pengecekan berkas
2. Melakukan konfirmasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 6
7
Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin Agency melakukan reset password atau mencari informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP pada aplikasi SPSE tidak lengkap dan tidak benar/tidak Apabila berkas valid, Admin Agency Memberitahu Panitia Pengadaan/Pokja ULP bahwa permohonan ditolak
8
Memberitahukan password baru atau informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP
9
Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas
Selesai
Selesai
hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid
15 menit
hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid
5 menit
hasil reset password/informasi user id
10 menit
hasil reset password/informasi user id dan 5 menit pemberitahuan password baru/informasi user id
hasil reset password/infor masi user id pemberitahuan permohonan di tolak pemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh Panitia Pengadaan/Pokj a ULP
Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password
Arsip berkas permohonan
45
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP
LAMPIRAN
PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN PELALAWAN
46
Template Surat Permohonan Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User Id Pokja ULP
Kop Surat instansi Tempat, Tanggal No
:
Kepada
Lampiran
:
Yth : Ketua LPSE .....
Perihal
: Permohonan Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User Id Pokja ULP
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama
:
Jabatan
:
e-mail
:
Untuk dan atas nama Nama instansi
:
Alamat instansi
:
Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula
:
e-mail baru
:
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai (………………………………)
47
Form Tanda Terima Berkas
TANDA TERIMA BERKAS Tanggal
:
Telah kami terima dari
:
Berkas Berupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/ Jabatan
48
