Pembangunan IT Strategic Planning Sebagai Penunjang Aktivitas Bisnis

Pembangunan IT Strategic Planning sebagai ...

ISSN 2356 - 4393

Pembangunan IT Strategic Planning Sebagai Penunjang Aktivitas Bisnis

Studi Kasus Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta Harya Bima Dirgantara

Informatika, Institut Teknologi dan Bisnis Kalbis Jalan Pulomas Selatan kav.22, Jakarta Timur 13210 Email: [email protected] Abstract: This research discusses the strategic planning of information technology at the Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta ( STTJ ) to support all business activities to optimize all the resources that have been owned and formulate future plans . Currently the business activity on STTJ not computerized. The data of students and faculty and staff are not all stored in a computer, there are documents in the files. The process of preparation of the information technology strategy of using the method developed by John Ward and Joe Peppard . The method involves a process of external and internal analysis of business and IT internal and external analysis . From the results of this analysis will be proposed requirements needed information technology strategy STTJ . With the proposed strategies range from strageti IT and IT management strategies , within the next five years is expected to continue to rise STTJ quality. Keywords: external and internal analysisbusiness, internal and external IT analysis, information technology strategic planning, business activities Abstrak: Penelitian ini membahas perencanaan strategis teknologi informasi pada Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta (STTJ) untuk mendukung seluruh aktivitas bisnis dengan mengoptimalkan seluruh sumber daya yang telah dimiliki dan menyusun rencana masa depan. Saat ini aktivitas bisnis pada STTJ tidak terkomputerisasi. Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua tersimpan dalam komputer, masih berupa dokumen dalam berkas-berkas. Proses perkuliahan juga kurang efektif karena tidak ada fasilitas yang memadai untuk dosen mengajar. Proses penyusunan strategi teknologi informasi ini menggunakan metode yang dikembangkan oleh John Ward dan Joe Peppard. Metode ini meliputi proses analisis eksternal dan internal bisnis serta analisis eksternal dan internal IT. Dari hasil analisis ini akan diusulkan kebutuhan strategi teknologi informasi yang dibutuhkan STTJ. Dengan usulan strategi yang ditawarkan mulai dari strageti IT dan strategi manajemen IT, dalam jangka waktu lima tahun ke depan STTJ diharapkan dapat terus meningkat kualitasnya. Kata kunci: analisis eksternal dan internal bisnis, analisis eksternal dan internal IT, perencanaan strategi teknologi informasi, aktivitas bisnis

I. PENDAHULUAN Sistem teknologi informasi telah berkembang dari masa ke masa. Perkembangan dari teknologi informasi ini mengakibatkan perubahan dari peran efisiensi dan efektivitas menjadi peran strategik.Peran efisiensi menggantikan tugas manusia dengan teknologi informasi yang lebih efisien. Peran efektivitas yaitu menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Sekarang, peran sistem teknologi informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektivitas melainkan juga peran strategik untuk memenangkan persaingan. Beberapa tahun yang lalu banyak organisasi yang membuat keputusan tentang pemanfaatan teknologi informasi hanya berdasarkan apa yang mereka percaya dan rekomendasi dari kolega atau

vendor. Hasil akhir dari pendekatan ini adalah pengambilan keputusan dan kebutuhan anggaran tidak dapat diprediksi [1]. Tujuan dari perencanaan strategis atau jangka panjang adalah untuk membantu organisasi dalam menetapkan prioritas dan untuk melayani kebutuhan pelanggan. Sebuah rencana strategis harus fleksibel dan praktis sehingga berfungsi sebagai panduan untuk melaksanakan program, mengevaluasi program yang berjalan, dan membuat penyesuaian bila diperlukan. Implementasi rencana strategis, pada dasarnya, menarik rencana terpisah dan dilaksanakan di seluruh aspek organisasi. Setiap unit dalam organisasi yang terlibat harus menerima dan menjalankan strategi yang diterapkan pimpinan organisasi. Kunci keberhasilan perencanaan strategis pada tingkat institusional adalah [2]:

13

Kalbiscientia Volume 1, Nomor 1, Agustus 2014

• Kreativitas dan kelangsungan misi, visi dan tujuan dikembangkan untuk masa depan. • Komitmen institusi terhadap rencana strategis. • Ruang lingkup dan kedalaman analisis. • Relasi rencana terhadap anggaran, kapasistas sumber daya manusia, dan lingkungan. • Peduli dengan rencana yang akan dibangun dan diimplementasikan. • Fleksibilitas dengan aspek implementasi. • Komitmen untuk review, evaluasi dan pengaturan rencana secara berkala. Perguruan tinggi, dalam memasuki era globalisasi, dihadapkan pada pelbagai peluang dan tantangan yang bersifat global dengan lingkungan yang tatanannya senantiasa berubah dengan sangat cepat dan penuh dinamika.Perubahan dimaksud dipicu oleh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya teknologi informasi dan komunikasi yang pesat. Pada masa mendatang ilmu pengetahuan akan menjadi penggerak utama produktivitas dan pertumbuhan ekonomi menuju ke satu fokus di mana informasi, teknologi dan pembelajaran memegang peranan penting dalam peningkatan kinerja ekonomi. Dengan demikian, penguasaan dan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi merupakan syarat pokok bagi kemajuan suatu bangsa. Pendidikan tinggi sebagai salah satu institusi bisnis yang bergerak dalam bidang jasa pendidikan tidak terlepas dari jangkauan globalisasi. Perubahan trend pendidikan dan pergerakan bebas ilmu pengetahuan dan teknologi yang merupakan salah satu aspek penting dalam globalisasi akan menyentuh bidang pendidikan [3]. Saat ini banyak perguruan tinggi yang ada di Indonesia, khususnya di wilayah Jakarta. Perguruan tinggi tersebut menawarkan program studi, fasilitas serta tenaga pengajar yang kompeten sehingga menarik minat calon mahasiswa. Pendaftaran calon mahasiswa pun saat ini tidak hanya terbatas dengan pengisian formulir pendaftaran secara manual dan tatap muka, bahkan sudah ada beberapa perguruan tinggi yang menyediakan layanan pendaftaran secara online penerimaan mahasiswa baru. STTJ telah memiliki aplikasi web yang mencantumkan informasi berupa program studi yang disediakan, fasilitas yang dimiliki, dan beasiswa bagi calon mahasiswa berprestasi, serta fitur pendaftaran online. Namun demikian, aplikasi web tersebut tidak berjalan optimal karena tidak pernah di-update dan tidak ada notifikasi apabila ada pendaftar online. Aplikasi web ini telah ada cukup lama, namun tidak dimanfaatkan secara optimal, form pendaftaran

14

online pun ala kadarnya, bahkan terkesan asal-asalan. Form tersebut tidak jelas akan tersimpan di mana dan diterima oleh siapa. Aplikasi web pun sering down karena jaringan koneksi internet yang lambat dan manajemen teknologi internalnya tidak optimal. Tidak ada perencanaan strategis IT yang diterapkan agar semua komponen tersebut berjalan optimal. Kualitas teknologi informasi yang ada di STTJ sangat minim, tidak ada penerapan perencanaan strategis IT agar STTJ dapat lebih maju. Oleh karena itu, penulis melakukan penelitian untuk menerapkan rencana strategis IT, terutama mengenai aplikasi web dan teknologi internal yang digunakan di lingkungan STTJ sehingga STTJ dapat meningkatkan jumlah mahasiswa dan kualitas pendidikan. Titik berat Perencanaan Strategi pengembangan STTJ adalah aspek-aspek strategis dalam penyelenggaraan dan pengembangan program studi, meliputi kinerja penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, yang sebenarnya merupakan suatu kesatuan yang saling terkait. Rencana Strategis disusun sebagai pedoman bagi penyelenggaraan dan pengembangan program studi yang merupakan komitmen bersama seluruh elemen penyelenggara program studi. Dari hasil observasi lapangan diperoleh informasi bahwa saat ini perkuliahan tidak menggunakan aplikasi pembelajaran. Dosendosen masih memberikan fotokopi materi kepada mahasiswa. Mahasiswa tidak memiliki sumber lain untuk belajar selain dari fotokopi yang diberikan dosen. Dengan cara seperti ini maka proses belajar mengajar tidak efektif karena mahasiswa tidak mendapat mengakses materi dari mana saja. Dosen juga mengalami masalah apabila mereka tidak membawa materi yang akan diajarkan, maka proses belajar mengajar bisa dibatalkan. Untuk urusan administrasi seperti pendaftaran mahasiswa baru, pengisian KRS, informasi nilai, dan pengumuman terkait kampus juga tidak efektif dan efisien. Karena untuk mendaftar, calon mahasiswa perlu datang untuk mengisi formulir pendaftaran, padahal hampir di seluruh sekolah tinggi lainnya sudah menerapkan pendaftaran online, sehingga calon mahasiswa hanya perlu datang untuk ujian saringan masuk. Pengisian KRS juga masih menggunakan kertas dengan daftar mata kuliah tiap smesternya.Lalu mahasiswa harus antre untuk mengumpulkan KRS ke BAAK. Informasi nilai dan pengumuman seputar kampus juga tidak efektif dan efisien karena masih menggunakan cara menempelkan informasi di papan


pengumuman. Informasi yang diberitakan tidak dapat diakses secara online. Berikut ini adalah inti permasalahan yang terdapat pada STTJ: • Tidak ada aplikasi yang mendukung proses perkuliahan (belajar mengajar, informasi jadwal/ nilai). • Penggunaan IT yang belum efektif dan efisien untuk pengolahan dan penyimpanan data (tidak ada sarana penyalinan data). Data salinan hanya disimpan pada binder yang tidak terorganisir. • Tidak ada sarana aplikasi komunikasi dan sharing antara karyawan dan dosen. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun rencana strategis IT secara bertahap dengan aspek perkuliahan menjadi prioritasnya. Sedangkan manfaat penelitian ini adalah untuk membuat STTJ agar lebih terorganisir untuk setiap proses bisnisnya.

II. METODE PENELITIAN A. IT Strategic Plan IT Strategic Plan pada suatu perusahaan merupakan suatu perencanaan yang menitik beratkan kepada outline visi dari esensi kebutuhan akan informasi dan system yang akan di support oleh teknologi dalam sebuah perusahaan tersebut dengan kata lain lebih kepada “IT Supply” [4]. Perancangan IT Strategic Plan diharapkan dapat memberikan solusi terhadap permasalahan tersebut dikarenakan IT merupakan faktor yang paling penting didalam menjalankan bisnis perusahaan pada era digital ini. Didalam perancangan IT Strategic Plan dibutuhkan suatu framework yang menjadi landasan agar nantinya hasil yang diharapkankan sesuai dengan kebutuhan dan tepat sasaran seperti yang ditampilkan pada Gambar 1. Pada framework ini terdapat bagian bagian penting dalam penyusunan IT Strategic Plan [4] yaitu: 1. Internal business environment Strategi perusahaan pada saat ini, tujuan, sumberdaya. Pada tahap ini dilakukan berbagai analisis untuk memperoleh informasi tentang keadaan lingkungan internal bisnis. Analisis yang digunakan antara lain adalah analisis SWOT, ITBSC, CSF, atau analisis lainnya. 2. External business environment Keadaan ekonomi, industrial dan iklim persaingan bisnis. Pada tahap ini dilakukan

analisis untuk memperoleh informasi tentang keadaan linkgungan eksternal bisnis seperti dengan melakukan analisis Porter. 3. Internal IT environment Sudut pandang IT bisnis pada saat ini, bisnis portfolio. Pada tahap ini dilakukan analisis ITBSC dan portfolio McFarlan untuk mengkategorikan kinerja dan kategori aplikasi yang digunakan pada organisasi 4. External IT environment Trend teknologi dimasa depan, kesempatan dan peluang yang diperoleh. 5. IT management strategy Prosedur dan kebijakan umum yang konsisten bagi perusahaan, Organisasi IT, investasi dan kebijakan prioritas, kebijakan dalam pemilihan vendor, kebijakan yang berdampak kepada sumberdaya manusia, kebijakan IS accounting. 6. Business IS strategy Portofolio aplikasi dan service yang dibutuhkan oleh perusahaan dan bisnis unit untuk mencapai tujuan bisnisnya. 7. IT strategy Kebijakan dan prosedur untuk teknologi informasi dan sumber daya spesial.

Gambar 1 Framework ITSP Gambar 1 Framework ITSP

IT strategic plan memiliki kriteria berikut [4]: • Strategic planning adalah alat yang penting. Perencanaan strategis menentukan hal-hal yang dapat lakukan untuk memenuhi harapan pelanggan. Organisasi secara konstan ditantang untuk mengelola kompleks dan berubah masalah dengan sumber daya yang terbatas. Administrator

15


harus mengatasi baru juga sebagai tanggung jawab yang sedang berlangsung saat mengandung dan bahkan mengurangi biaya. Selanjutnya, organisasi diminta untuk fokus pada pencapaian hasil dan peregangan hasil tersebut setiap tahun sehingga lebih banyak pekerjaan yang dilakukan, pekerjaan dilakukan lebih baik, dan / atau pekerjaan dilakukan lebih cepat. Dengan kata lain, hasil harus fokus pada efisiensi dan efektivitas operasi organisasi. • Strategic planning dapat diadaptasi. Perencanaan strategis mengambil pendekatan jangka panjang, namun dapat menggunakan ulasan dan pembaruan rutin untuk memeriksa kemajuan dan meninjau kembali rencana yang didasarkan pada isu-isu strategis dalam penilaian analisis internal / eksternal. Rencana dapat diperbarui untuk membuat penyesuaian untuk menanggapi perubahan keadaan dan mengambil keuntungan dari peluang yang muncul. Ini menetapkan target kinerja, menggabungkan cara untuk memeriksa kemajuan, dan memberikan bimbingan untuk terus-menerus operasional dan modal rencana dan anggaran. • IT strategic planning menggunakan akal sehat. Perencanaan strategis merupakan hal realistis. Dengan perencanaan ini akan mengantisipasi masa depan yang diharapkan. Perencanaan akan menyediakan struktur untuk menginspirasi, praktis, pengambilan keputusan dan tindak lanjut untuk mendukung proses bisnis organisasi. • IT strategic planning adalah bagian dari manajemen kualitas. Ini membantu eksekutif untuk mengelola resiko di masa depan. Perencanaan strategis memerlukan skala luas pengumpulan informasi dan penekanan pada masa depan. Perencanaan strategis memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi kepentingan berbeda dan nilai-nilai, dan mendorong tertib pengambilan keputusan dan implementasi yang akan sukses.

B. Alat Analisis 1. IT Balanced Scorecard Pada tahun 1997, Van Grembergen dan Van Bruggen mengadopsi Balanced Scorecard (BSC) untuk digunakan pada Departemen Teknologi Informasi Organisasi [5]. Dalam pandangan mereka karena Departemen Teknologi Informasi merupakan penyedia layanan internal maka perspektif yang

16

digunakan harus diubah dan disesuaikan. Dengan melihat bahwa pengguna mereka adalah pegawai internal dan kontribusi mereka dinilai berdasarkan pandangan Gambar pihak 1 Framework manajemen mereka ITSP maka mengajukan perubahan seperti pada Gambar 2.

Gambar 4 M

Gambar ITBalance Balance score Gambar 22IT score card card

2. SWOT

Gambar 1 Framework ITSP

SWOT adalah sebuah alat untuk mendefinisikan Kekuatan, Kelemahan, Kesempatan dan Ancaman sebuah perusahaan. Hubungannya adalah dengan factor External dan Internal perusahaan dimana dapat menganalisa faktor internal (Strenght and Weakness) sehingga dapat di maksimalkan kekuatannya dan meminimalkan kelemahannya. Dari faktor External (Opportunity dan Threat) dimana dapat Gambar 3 Analisis SWOT memaksimalkan peluang pasar, dan memitigasi Ancaman-ancaman dari luar [6]. Ditampilkan seperti Gambar 2 IT Balance score card pada Gambar 3.

G

Gambar 5 Val

Gambar 6 Knowled

Gambar 3 Analisis SWOT Gambar 3 Analisis SWOT

3. Analisis Portofolio Aplikasi Aplikasi portfolio McFarlan digunakan untuk memetakan aplikasi yang sedang berjalan di suatu perusahaan/organisasi dan juga kebutuhan aplikasi yang diperlukan di masa mendatang dalam mendukung bisnis perusahaan/organisasi. Pemetaan aplikasi ini dibagi menjadi empat kuadran yaitu strategic, high potential, key operation, dan support. Pemetaan ini dilakukan sesuai dengan kategori penilaian dampak suatu aplikasi terhadap bisnis yang ada seperti digambarkan pada Gambar 4. Dari hasil pemetaan diperoleh gambaran mengenai kontribusi


sistem informasi terhadap bisnis. Sehingga hasil yang ada dapat menjadi masukkan bagi kegiatan perumusan strategi IT dan pengembangan di masa yang mendatang [7].

Gambar 4 McFarlan’s grid

Gambar 4 McFarlan’s grid

Berdasarkan aplikasi portfolio tersebut, maka suatu aplikasi dapat dikategorikan sebagai berikut: • Strategic Aplikasi disebut strategic apabila memiliki pengaruh kritis terhadap keberhasilan bisnis organisasi di masa mendatang dengan memberikan keuntungan yang kompetitif bagi organisasi. • Turnaround Aplikasi turnaround apabila dapat menciptakan peluang keuntungan yang kompetitif di masa mendatang, namun belum terealisasikan. • Factory Apabila aplikasi tersebut dapat menunjang kelangsungan bisnis organisas. • Support Gambar 5 Value shop diagram Aplikasi disebut support jika aplikasi tersebut Gambar 1 Framework ITSP mendukung organisasi dalam meningkatkan bisnis yang efisien dan manajemen yang efektif, namun tidak memberikan keuntungan yang kompetitif.

• Kekuatan pembeli Kekuatan pembeli adalah dampak pelanggan terhadap industri yang ada. Ketika kekuasaan pembeli kuat, dapat digambarkan bahwa terdapat banyak pemasok namun hanya terdapat 1 pembeli, maka pembeli dapat menetapkan harga. • Kekuatan pemasok Jika jumlah pemasok sedikit, maka produk tersebut semakin penting dan semakin kuat posisi produk tersebut di pangsa pasar. • Ancaman pendatang baru Hal ini dipengaruhi dari besar kecilnya hambatan yang masuk, yang dapat menimbulkan ancaman bag perusahaan dalam suatu industri. Jika industri meningkat, maka akan banyak perusahaan yang ingin memulai industri sejenis. 5. Value Shop Value shop adalah sebuah organisasi yang dirancang untuk memecahkan masalah pelanggan atau klien dengan menciptakan nilai dengan menghasilkan output dari input bahan baku [9]. Value shop memiliki aktivitas utama dan 4aktivitas seperti yang Gambar McFarlan’s pendukung, grid terlihat pada Gambar 5.

4. Porter’s Five Forces Industri saat ini dipengaruhi oleh lima faktor. Faktor-faktor ini berguna untuk mengembangkan Gambar 6 Knowledge management flow keunggulan atas persaingan industri untuk lebih memahami operasionalnya. Kelima faktor tersebut adalah [8]: • Pesaing industri Dalam mengejar keuntungan lebih dari para Gambar 2 IT Balance score card pesaing, organisasi memiliki langkah yang kompetitif seperti perubahan harga, meningkatkan diferensiasi produk, dan penambahan fitur • Ancaman produk pengganti Sebuah produk dipengaruhi oleh produk pengganti sebagai produk yang lebih tersedia, harga lebih murah dan permintaan lebih mudah untuk diupayakan. Gambar 3 Analisis SWOT

Gambar 5 Value shop diagram Gambar 5 Value shop diagram

Pendekatan value shop dibedakan menjadi dua tipe aktivitas bisnis [4]. • Aktivitas Utama 1. Business acquisition Merupakan aktivitas yang berkaitan dengan identifikasi mengenai peluang, ancaman dan potensi yang berasal dari pelanggan ataupun calon pelanggan. Indikator terpenting dari aktivitas adalah bagaimana perusahaan Gambarini 6 Knowledge management flow mampu menyelaraskan antara kemampuan bisnis perusahaan dengan keinginan dan keluhan

17

Gambar 1 Framework ITSP Kalbiscientia Volume 1, Nomor 1, Agustus 2014

permasalahan menyangkut produk dan pelayanan oleh pelanggan dan calon pelanggan secara umum. 2. Problem specification Merupakan kelanjutan dari aktivitas sebelumnya, informasi mengenai laporan spesifik dari masukan pelanggan yang telah diidentifikasi tersebut akan dibuat pemecahan masalahnya sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sesuai. 3. Knowledge application Gambar 2 IT Balance score card Merupakan aktivitas formulasi dari konsep alternatif solusi yang ditawarkan dengan mensinkronisasikan dengan data-data serta pengetahuan yang relevan terkait dengan alternatif solusi yang ditawarkan. Dari aktivitas ini akan menghasilkan sebuah rancangan mengenai inovasi produk dan konsep pemecahan masalah yang akan ditawarkan. 4. Allocation resources Aktivitas yang berkaitan dengan pengalokasian Gambar 3 Analisis SWOTyang dibutuhkan, seperti kebutuhan sumber daya kebutuhan anggaran, perangkat lunak serta perangkat keras. 5. Marketing of capability Aktivitas yang berisi mengenai perencanaan pemasaran dan penjualan produk serta layanan perusahaan kepada masyarakat. Aktivitas pemasaran akan berjalan dengan baik apabila memperhatikan keberhasilan dari aktivitas execute solution. 6. Configure solution Aktivitas perencanaan konsep, rancangan dan desain mengenai usulan aplikasi ataupun sistem yang akan dikembangkan sesuai dengan problem solving yang akan ditawarkan. 7. Execute solution Aktivitas pengimplementasian dari aktivitas sebelumnya sesuai dengan perencanaan yang telah dikembangkan. Aktivitas ini telah menghasilkan problem solving yang diharapkan telah sesuai dengan keinginan pelanggan dan calon pelanggan. • Aktivitas pendukung 1. Teknologi Mencakup teknologi apa yang akan digunakan. 2. Manajemen SDM Cara perusahaan dalam mengorganisir SDM. 3. Infrastruktur Perusahaan Sarana dan prasarana perusahaan.

18

6. Knowledge Management Knowledge management merupakan sebuah aktivitas menemukan, mendapatkan, sharing, dan menggunakan pengetahuan untuk meningkatkan (cost effective) dampak dari pengetahuan terhadap pencapaian tujuan organisasi [10] seperti digambarkan Gambar 5 Value shop diagram pada Gambar 6.

Gambar 6 Knowledge management flow

Gambar 6 Knowledge management flow

Tahapan knowledge management: 1. Penciptaan pengetahuan Aktivitas yang berhubungan dengan masuknya pengetahuan baru ke dalam sistem, dan termasuk pengembangan pengetahuan, penemuan dan penangkapan gambar. 2. Retensi pengetahuan Kegiatan yang melestarikan pengetahuan dan memungkinkan untuk tetap ada dalam sistem setelah diperkenalkan. Ini juga mencakup kegiatan-kegiatan yang menjaga viabilitas pengetahuan dalam sistem. 3. Transfer pengetahuan Kegiatan yang berhubungan dengan aliran pengetahuan dari satu pihak kepada pihak lain. Ini termasuk komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan rendering. 4. Pemanfaatan pengetahuan Kegiatan dan acara yang berhubungan dengan penerapan pengetahuan untuk proses bisnis. C. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan tahapan-tahapan berikut: 1. Tahapan input Tahapan ini berguna untuk mengenali proses bisnis utama dan latar belakang yang ada dalam organisasi. Pada tahap ini akan dirumuskan strategi yang ada saat ini beserta visi, misi, dan nilai budaya dalam organisasi. 2. Tahapan proses Dalam tahap ini terdiri dari 4 analisa yang perlu


dilakukan, yaitu: • Analisis lingkungan eksternal bisnis Pada tahapan ini akan dilakukan analisa persaingan dengan analisis Porter. • Analisis lingkungan internal bisnis Pada tahapan ini akan dilakukan analisa keadaan internal organisasi dengan analisis SWOT dan ITBSC. • Analisis lingkungan eksternal IT Menganalisa faktor-faktor eksternal IT yang dapat mempengaruhi strategic planning, misalnya perkembangan teknologi saat ini. • Analisis lingkungan internal IT Menggunakan TI secara optimal pada internal organisasi STTJ. 3. Tahapan Output Tahapan ini memiliki tujuan untuk menghasilkan analisa dan penentuan prioritas atas portfolio dan tujuan strategis yang akan dicapai. Untuk pencapaian tahap strategi ini terdapat beberapa strategi IT yang harus dilakukan: • Future Business Berdasarkan hasil analisis pada tahapan proses di atas, maka akan dihasilkan future business dari hasil analisis tersebut. • Strategi IT Pada tahapan ini akan diketahu bagaimana IT dimanfaatkan dalam mendukung pencapaian visi, misi dan proses bisnis utama. Strategi ini berupa software, hardware, platform, dan topologi jaringan. • Strategi manajemen IT Berguna untuk menetapkan kebijakan yang telah dibuat oleh pihak berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan diimplementasikan organisasi. • Rekomendasi Portfolio Aplikasi Merupakan hasil dari perencanaan strategis teknologi informasi, berupa portfolio aplikasi yang telah diusulkan.

III. PEMBAHASAN A. Analisis Lingkungan Internal Bisnis 1. Analisis Porter Dalam menganalisis keadaan industri, menggunakan Analisis Lima Faktor Bisnis Porter dari sisi persaingan dalam industri, pendatang baru, barang substitusi, pemasok, dan pelanggan. Berikut ini penggambaran analisis lima faktor pesaing Porter

pada Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta pada yang dapat dilihat Gambar 7.

Perspektif Kontribusi S

Perspektif Orientasi Pengguna

Gambar 7 Analisis Porter Gambar 7 Analisis Porter

• Pesaing industri Pesaing industri bagi STTJ adalah perguruan tinggi yang menyediakan jasa serupa dengan STTJ yaitu jasa pendidikan program sarjana, banyak sekali perguruan tinggi yang menjadi pesaing STTJ, namun pesaing STTJ yang utama adalah Universitas Asyafi’iyah. Lokasinya tidak berjauhan dari STTJ sehingga target calon mahasiswa kemungkinan besar memiliki kesamaan. Saat ini Universitas Asyafi’iyah memiliki fakultas yang lebih banyak daripada STTJ. Dalam persaingan biaya pendidikan tidak jauh berbeda dan sesuai dengan fasilitas yang ditawarkan. 8 Kuadran SWOT STTJ Hal yang Gambar diterapkan STTJ dalam menghadapi ancaman seperti ini adalah dengan meningkatkan teknologi informasi yang digunakan untuk menjadi daya tarik calon mahasiswa. • Pemasok Pemasok adalah dosen-dosen yang memberikan jasa berupa pengajaran, pemasok IT untuk jaringan internet, yayasan, dan kerjasama dengan perguruan tinggi lain. Kekuatan pemasok IT tidak terlalu besar karena saat ini banyak sekali penyedia internet dan penjual hardware/software untuk kebutuhan kampus. Yayasan memiliki kekuatan yang besar karena tanpa ada yayasan, maka STTJ tidak dapat menjalankan proses bisnis. Saat ini STTJ sedang bekerja sama dengan perguruan tinggi lain, yaitu Management and Science University (MSU) dari Malaysia. MSU memiliki kekuatan lebih besar karena MSU melakukan investasi dengan merombak dan Tabel 3 Analisis strategi IT balance score card renovasi gedung dan fasilitas STTJ. IT Balanced Strategi Tujuan Strategi ScoreOrang Card tua mahasiswa juga merupakan pemasok mahasiswa sebagai “bahan baku” STTJ untuk

19

Perpektif Penyempurn Operasional

Perspektif Orientasi Ma Depan

T

B 0 2 4 6 8

Tabel 5 Ha

Perspekti


menghasilkan sarjana. Orang tua memiliki kekuatan untuk memilih perguruan tinggi yang akan dijadikan sebagai tempat anaknya meneruskan pendidikan. • Pembeli Pembeli dalam hal ini adalah perusahaan pengguna lulusan STTJ. Saat ini sering dijumpai bahwa ada perusahaan yang mencari karyawan dari perguruan tinggi tertentu. STTJ harus dapat bersaing untuk dapat memenuhi kualifikasi tersebut karena perusahaan memiliki kekuatan tawar-menawar lebih besar. Untuk itu, STTJ harus terus mengikuti perkembangan teknologi dan kurikulum yang berlaku. • Ancaman bendatang baru Salah satu pendatang baru yang sedang gencar melakukan promosi adalah STMIK Mercusuar, yang tempatnya tidak terlalu jauh dari STTJ. Saat ini STMIK Mercusuar sudah memiliki 5 program studi. Hal ini harus diterapkan di STTJ untuk dapat menyaingi STMIK Mercusuar. • Ancaman produk pengganti Selain jenjang S1, ada jenjang D3 dengan masa belajar yang lebih singkat. Banyak calon mahasiswa yang juga berminat pada program D3. D3 menawarkan biaya yang lebih murah dan masa studi yang lebih singkat, namun tidak mendapatkan gelar. Jika dibandingkan dengan program S1, maka perbedaan yang ada adalah tidak adanya gelar yang didapat seusai menempuh D3. Pilihan calon mahasiswa untuk mengambil D3 masih lebih sedikit dibanding S1, namun tidak menutup kemungkinan di masa mendatang akan terjadi hal sebaliknya. B. Analisis Lingkungan Internal Bisnis 1. Analisis SWOT Analisis SWOT pada STTJ dijabarkan sebagai berikut : a. Kekuatan • Pimpinan cepat tanggap terhadap perkembangan teknologi. • Program studi sudah terakreditasi. • Sigap dalam perbaikan fasilitas yang rusak/ kurang baik. • Tersedia komputer dan jaringan internet dan intranet. • Memiliki ruang kelas yang memadai. • Kondisi lingkungan yang kondusif. • Biaya kuliah lebih murah dari tempat lain.

20

b. Kelemahan • Sistem belum digunakan secara maksimal • Pemanfaatan IT untuk promosi masih kurang • Sumber daya manusia yang belum sesuai kompetensinya • Beberapa ruang laboratorium tidak terawat • Kurangnya koleksi buku di perpustakaan • Pilihan program studi yang terbatas c. Peluang • Masyarakat makin menyadari pentingnya kuliah sebelum kerja. • Memiliki peluang dan implementasi sistem teknologi yang baru. • Banyak lulusan sekolah menengah atas setiap tahunnya yang akan melanjutkan pendidikan. • Program promosi dan bantuan dana dari DIKTI. d. Ancaman • Makin banyak institusi lain dengan fasilitas yang lebih baik. • Tidak ada calon mahasiswa yang tertarik dengan jurusan yang ditawarkan STTJ. • Serangan virus yang dapat merusak sistem yang telah diterapkan. • Perubahan eksternal (pemerintah, politik, pajak, dan lain-lain). Dari alternatif strategi SWOT yang, maka akan ditentukan posisi perusahaan dalam persaingan bisnis saat ini. Dengan mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan bisnis, dapat ditentukan jenis strategi bisnis apa yang sesuai dan tepat untuk diterapkan. Cara menentukan posisi perusahaan dalam persaingan bisnis dapat menggunakan analisa SWOT. Koordinat Titik X (IFAS) : Total Kekuatan : 2,06 Total Kelemahan : -1,05 Letak Titik X : 1,01 Koordinat Titik Y (EFAS) : Total Peluang : 1,67 Total Ancaman : -1,3 Letak Titik Y : 0,3 Berdasarkan hasil analisis posisi strategi organisasi dalam peta persaingan bisnis dengan kompetitor lainnya, maka dapat dilihat bahwa STTJ berada dalam kuadran Strategi Agresif seperti terlihat pada gambar 9. Dalam kuadran ini berarti STTJ memiliki peluang yang sangat besar dan dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin dengan dukungan kekuatan yang ada.

fasilitas memadai keterlibatan bagi mahasiswa dan pengguna dalam karyawan pengembangan Pembangunan IT Strategic Planning sebagai ... aplikasi

Gambar 7 Analisis Porter

Gambar 8 Kuadran STTJ Gambar 8 KuadranSWOT SWOT STTJ

2. Usulan Strategi Agresif Berdasarkan hasil perhitungan analisis SWOT, STTJ memerlukan strategi agresif untuk meningkatkan produktivitas aktivitas bisnis dan perkuliahan. Strategi yang dapat diterapkan antara lain adalah: • Mengembangkan teknologi informasi sebagai media promosi. • Mengikuti perkembangan teknologi agar lebih baik. • Memberikan penawaran beasiswa menarik untuk lulusan sekolah menengah atas. • Memaksimalkan penggunaan memberikan pelatihan.

IT

dengan

• Tabel Memberikan pelatihan kompetensi kepada 3 Analisis strategi IT balance score card IT Balanced secara Strategi Tujuan Strategi karyawan berkala. Score Card

• Menerapkan rencana keamanan IT. • Membangun knowledge management system.

Perpektif -Mengoptimalkan -Efisiensi Penyempurnaan penggunaan sarana operasional dan Operasional IT yang telah ada discore aplikasi Tabel 1 Analisis strategi IT balance card Tabel 1 AnalisisSTTJ strategi IT balance score card -Memaksimalkan IT Balanced Strategi Tujuan Strategi -Meningkatkan penggunaan IT Score Card kualitas proses Perspektif -Menyediakan internal organisasi -Kontribusi fungsi Kontribusi infrastruktur seluruh Perspektif -Meningkatkan IT agar -Peningkatan STTJ jaringan dan sistem sudah Orientasi Masa kemampuan kualitas IT sistem informasi Depan karyawan dengan terkomputerisasi -Peningkatan sarana dan pelatihan kemampuan prasarana STTJ -Mengembangkan karyawan yang dansesuai memelihara IT -Mengembangkan -Mengembangkan yang sesuai dengan sistem dan dansistem memelihara operasi STTJ infrastruktur IT ITsesuai yang sesuai -Melakukan dengan sistem perkembangan penelitian operasi STTJ teknologi teknologi baru Perspektif -Memastikan data -Meningkatkan Orientasi dan informasi kepuasan Pengguna yang dibutuhkan pengguna Tabel 4 dapat Kategori bobot diakses -Meningkatkan dengan mudah, produktivitas Bobot Kategori Bobot cepat dan akurat pengguna 0%-20% Kurang -Memberikan Sangat -Meningkatkan 21%-40% Kurang fasilitas memadai keterlibatan 41%-60% bagi mahasiswa Cukup pengguna dalam 61%-80% dan karyawan Baikpengembangan 81%-100% Sangat Baik aplikasi Perpektif -Mengoptimalkan -Efisiensi Penyempurnaan penggunaan operasional dan Operasional sarana IT yang aplikasi telah ada di STTJ -Memaksimalkan -Meningkatkan penggunaan IT kualitas proses internal organisasi Perspektif -Meningkatkan -Peningkatan Orientasi Masa kemampuan kualitas IT Depan karyawan dengan -Peningkatan pelatihan kemampuan -Mengembangkan karyawan dan memelihara -Mengembangkan IT yang sesuai sistem dan dengan sistem infrastruktur IT Tabel 5 Hasil Pengukuran Kinerja IT Balance Score Card operasi STTJ -Melakukan sesuai penelitian Perspektif Tujuan Strategis Hasil Bobot perkembangan teknologi baru teknologi

• Beradaptasi dengan lingkungan TI/bisnis. 3. Analisis IT Balance Scorecard Tujuan dari strategi IT yang merupakan perumusan dari setiap strategi IT pada masing-masing perspektif IT Balanced Score Card dijelaskan seperti pada Tabel 1. C. Analisis Lingkungan Eksternal IT Dalam pengembangan bisnis ke depan, diperlukan suatu analisis eksternal yang sangat jelas yang mudah digunakan dan diterapkan yaitu saat ini. Menurut Analisis Gartner [11] terdapat 10 tren teknologi yang memiliki potensi yang dapat mempengaruhi individu, bisnis, dan organisasi TI seperti pada Gambar 9.

Gambar 9 Tren teknologi 2013

Tren teknologi pada 2013 adalah sebagai berikut: • Mobile devices battles Pada tahun 2013, perangkat handpone/mobile akan melewati PC sebagai alat pengakses web. Mobile devices akan lebih menjamur

21

Tabel 2

St Aplikas

Cloud s Express

Aplikas academ


dibandingkan PC yang tidak fleksibel (tidak bisa dibawa-bawa). Perangkat tersebut tentunya berkaitan dengan sistem operasi yang diusung yang akan ikut bersaing seperti OS keluaran Apple, Android, Microsoft, dan Blackbery. • Mobile applications & HTML5 Tabel 1 Analisis strategi IT balance score card Melalui performa JavaScript IT Balanced 2014, Strategi Tujuan Strategiakan Score Card HTML5 dan browsernya menjadi mendorong Perspektif -Menyediakan -Kontribusi fungsi platform pembangun aplikasi. IT agar seluruh Kontribusi infrastruktur jaringan dan sistem sudah • STTJ Internet of things sistem informasi terkomputerisasi Internet menyediakan sarana dan segala hal telah semakin dekat. Selain prasarana internetSTTJ menyediakan berbagai yang sesuai macam kebutuhan manusia yang dulu tersedia -Mengembangkan secara konvensional sekarang sudah bisa tersedia dan memelihara IT yang sesuai secara digital. Adapun teknologi yang sudah hadir dengan sistem dan akan terus berkembang dalam memudahkan operasi STTJ layanan internet adalahdatahadirnya teknologi Perspektif -Memastikan -Meningkatkan Orientasi dan informasi sensor, pengenal gambar dan kepuasan NFC (Near field Pengguna yang dibutuhkan pengguna communication). dapat diakses -Meningkatkan • Hybrid IT & cloud dengancomputing mudah, produktivitas cepat dan akurat penggunaIT harus Perubahan peran IT. Departemen -Memberikan -Meningkatkan memainkan peran lebih dalam mengkoordinasikan fasilitas memadai keterlibatan bagi mahasiswa pengguna dalam kegiatan IT terkait. dan karyawan pengembangan • Strategic big data aplikasi -Mengoptimalkan Perpektif Perusahaan harus fokus untuk-Efisiensi pengembangan Penyempurnaan penggunaan operasional dan data non-tradisional dan data eksternal. Karena Operasional sarana IT yang aplikasi kebutuhan penyimpanan data akan makin sangat telah ada di STTJ -Memaksimalkan -Meningkatkan IT besar ditahun-tahun mendatangpenggunaan dan dibutuhkan kualitas proses kemudahan akses dari berbagai perangkat untuk internal organisasi kemudahan penunjang kinerja perusahaan Perspektif -Meningkatkan -Peningkatan Masa analytics kemampuan kualitas IT • Orientasi Actionable Depan karyawan dengan -Peningkatan Layanan analisis yang disediakan termasuk pelatihan kemampuan -Mengembangkan karyawan dari paket layanan awan akan memudahkan dan memelihara -Mengembangkan tindakan sesuai hasil analisis/prediksi. Dengan IT yang sesuai sistem dan menghadirkandengan simulasi-simulasi setiap tindakan sistem infrastruktur IT operasi STTJ -Melakukan dalam bisnis. Analisis tersebut bisa diakses oleh sesuai penelitian perangkat mobile dan sangat mudah digunakan perkembangan teknologi baru untuk pengambilan keputusan bisnis. teknologi • Mainstream in-memory computing Perubahan harapan, desain dan arsitektur. Dapat meningkatkan kinerja dan waktu respon. Mengaktifkan layanan bisnis mandiri secara real-time. SAP dan lain-lain akan mempercepat pengiriman aplikasi di 2012/2013 untuk meningkatkan kemampuan memori. • Integrated ecosystems Bukan hanya tahun 2013 akan tetapi 5 tahun kedepan akan dibutuhkan layanan terpadu, saat ini sudah ada layanan terpadu termasuk layanan virtual. Layanan terpadu ini untuk mengatasi

22

beban kerja yang ada diaplikasi dan keterbatasan dalam infrastruktur. • Enterprise app stores Pada 2014, akan ada lebih dari 70 miliar download aplikasi mobile dari toko app setiap tahun. Juga pada tahun 2014, sebagian besar organisasi akan memberikan aplikasi mobile untuk para pekerja melalui toko aplikasi pribadi. 1. Usulan Strategi Berdasarkan Tren Teknologi STTJ juga harus mengikuti perkembangan teknologi seperti dengan visi STTJ yaitu menjadi perguruan tinggi yang cepat merespon perubahan teknologi, usulan strategi IT yang diusulkan ditampilkan pada Tabel 2. Tabel 2 Usulan strategi trenteknologi teknologi Tabel 2 Usulan strategiberdasarkan berdasarkan tren 2013 2013 Strategi IT Aplikasi web mobile

Keterangan Aplikasi ini sesuai dengan tren teknologi 2013, aplikasi ini difungsikan sebagai pendukung perkuliahan agar dosen dan mahasiswa lebih mudah dalam belajar mengajar. Mahasiswa dapat mengakses materi yang diberikan dosen, nilai, serta informasi lainnya. Dosen juga menjadi lebih mudah dalam pengolahan nilai Cloud storage Media Aplikasi cloud ini Express digunakan untuk menyimpan data sebagai salinan/backup data utama STTJ. apabila terjadi suatu musibah, maka data masih tetap dapat diakses Aplikasi Aplikasi ini berguna bagi academia.edu dosen yang melakukan penelitian untuk mempublikasikan hasil penelitiannya dan dapat memperoleh referensi dari jurnal penulis lain.

D. Analisis Lingkungan Internal Aplikasi yang digunakan di STTJ untuk mendukung proses bisnis sehari-hari adalah program SIAK (Sistem Informasi Akademis). Aplikasi ini digunakan untuk mengolah data mahasiswa mulai dari nama, nomor induk mahasiswa (NIM), mata kuliah, nilai mahasiswa, jumlah mahasiswa, dan status mahasiswa. STTJ juga memiliki web, namun saat ini web tersebut tidak pernah diupdate sehingga


ke internet yang sudah dilindungi dengan firewall. Kedua router ini berasal dari dua Internet Service Provider (ISP) yang berbeda dengan kecepatan E. Perancangan Strategi IT hingga 30 Mbps, dengan pertimbangan apabila salah Dari hasil analisis SWOT, Porter, pemetaan satu koneksi sedang mengalami masalah, maka dapat aplikasi dalam setiap fungsi, IT BSC dan tren dihubungkan menggunakan koneksi lainnya. Koneksi teknologi pada tahun 2013, maka diusulkan ini terbagai menjadi dua, yaitu dengan LAN melalui perencanaan strategi IT pada Tabel 3. accesss point untuk koneksi internal dan penyambung 3 Usulan perencanaan strategi Tabeldan 5 Keuntungan aplikasi Tabel 3Tabel Usulan perencanaan strategi ITIT database jaringan penerapan wireless yang dapat diakses No Permasalahan Deskripsi Solusi Aplikasi oleh seluruh orang yang Keuntungan ada pada area STTJ. 1 Pemanfaatan Meningkatkan Aplikasi web Aplikasi Setelah Web  Mahasiswa dapat materi,aplikasi tersambung ke mengakses internet, maka sarana IT dan fungsi dari mobile Mobile serta jadwal kuliah dengan web mobile,nilai, aplikasi knowledge management sistem yang sistem dan mudah, kapan saja dan di mana system, aplikasi backup dapat diakses dansaja. dirasakan belum efektif sarana IT  Proses input nilai mahasiswa oleh fungsinya. Aplikasi web mobile dan aplikasi dan efisien yang ada. dosen dapat langsung selesai tanpa 2 Pengetahuan Memberikan Knowledge knowledge management system dapat diakses harus melalui perantara BAAK dan keahlian pengetahuan Management menggunakan komputer, laptop, ataupun smartphone. karyawan & baru kepada System  Mahasiswa lebih mudah dalam Sedangkan aplikasi lainnya hanya dapat diakses dosen yang setiap sebagai mencari buku melalui aplikasi web menggunakan komputer atau laptop. stagnan karyawan dan sarana pengunjung web tidak mendapatkan informasi yang terbaru bahkan informasi yang sudah lama..

dosen transfer Tabel 3 Usulan perencanaan strategi IT pengetahuan & aplikasi N Permasalahan Deskripsi Solusi academia.edu o 3 Meningkatkan Seiring Aplikasi web 1 Pemanfaatan Meningkatka Aplikasi web pemanfaatan dengan mobile sarana IT dan n fungsi dari mobile IT yang perkembangan sistem yang sistem dan sedang teknologi belum efektif sarana IT berkembang informasi saat dan efisien yang ada. ini, STTJ 2 Pengetahuan Memberikan Knowledge harus dan keahlian pengetahuan Management mengikuti tren karyawan & baru kepada System teknologi dosen yang setiap sebagai 4 Penyimpanan Penyimpanan Cloud stagnan karyawan dan sarana data belum data storage dosen transfer aman mahasiswa, pengetahuan karyawan, dan & aplikasi dosen yang academia.ed belum aman u karena hanya 3 Meningkatka Seiring Aplikasi web terdapat di n dengan mobile server dan pemanfaatan perkembanga tidak ada IT yang n teknologi backup-nya sedang informasi saat berkembang ini, STTJ 1. Portofolio usulan Aplikasi harus 4 Portfolio usulan aplikasi Pada Tabel usulan aplikasi yang telah dirancang mengikuti Strategicmaka tahap High Potential tren teknologi sebelumnya, selanjutnya adalah (+)Academia.edu Website STTJ 4 Penyimpanan Penyimpanan Cloud melakukan pemetaan berdasarkan kriteria potensi (+)Aplikasi Mobile datalingkungan belum data storage dari analisis internal IT Web dalam mencapai aman mahasiswa, Key Operational Support visi Sistem dan misi organisasi karyawan, seperti pada Tabel Informasi Microsoft Office4. dan dosen Management Akademis (+)Knowledge 2. Usulan Infrastruktur Jaringan yang belum System Dari usulan strategi teknologi yang aman karena informasi (+)Aplikasi Cloud hanya Mediafire Express akan diterapkan, Maka dibutuhkan infrastruktur terdapat di jaringan untuk STTJ. Jaringan yang baru membutuhkan server dan tiga server, yaitu servertidak aplikasi ada web mobile, server knowledge managementbackup-nya system. Ketiga server ini

akan terhubung dengan router yang telah tersambung

mobile  Menghemat biaya penggunaan Tabel 4 Portfolio aplikasi Tabel 4usulan Portfolio usulan aplikasi kertas untuk penempelan pengumuman dan Strategic High Potential fotokopi materi kuliah. (+)Academia.edu Website STTJ (+)Aplikasi Web Mobile Knowledge  Tips atau pengetahuan baru yang Key Operational Support Management telah diberikan dapat diakses kapan Microsoft Office System Sistem Informasi saja dan di mana saja, sertaManagement dapat Akademis (+)Knowledge bertukar pendapat dengan dosen lain System walaupun tidak ada di tempatCloud (+)Aplikasi Mediafire Express Aplikasi  Dosen mendapat umpan balik Tabel 5 Keuntungan penerapan aplikasi academia.edu terhadap jurnal/karya ilmiahnya. 3.Aplikasi Rencana Keamanan ITKeuntungan Dapat menjadi referensi bagi orang Aplikasi Web lain  Mahasiswa dapat mengakses materi, yang memulai penelitian baru perencanaan strategis MobileDengan diterapakannya nilai, serta jadwal kuliah dengan teknologi informasi pada STTJ, maka perlu dilakukan Cloud  Data dapatkapan tetap diakses mudah, saja danwalaupun di mana saja. juga strategi terjadi pengamanan teknologi informasi yang Storage musibah yangmahasiswa merusakkan  Proses input nilai oleh Media akan digunakan sebagai sarana perencanaan tersebut. komputer tempat penyimpanan dosen dapat langsung selesai data tanpa Express Daftar usulan kebijakan yang mudah perlu dilakukan STTJ  Data dapat dengan harus melalui perantara diakses BAAK untuk menerapkan IT Security Plan adalah: oleh karyawan lain yang berhak  Mahasiswa lebih mudah dalam mengaksesnya a. Aspek information mencari buku melalui aplikasi web • Desain dan menu rancangan layar berfungsi mobile sesuai fungsinya.  Menghemat biaya penggunaan kertas untuk penempelan pengumuman • Setiap informasi hanya bisa diubah olehdan divisi fotokopi materi kuliah. yang tertentu.

• Setiap informasi harus disertai dengan header

Knowledge  Tips atau pengetahuan baru yang logo STTJ. Management telah diberikan dapat diakses kapan System b. Aspek personnel saja dan di mana saja, serta dapat pendapat lain • Setiap bertukar karyawan STTJdengan akandosen diberikan walaupun tidak ada di tempat username dan password.

• Setiap karyawan diberikan level/tingkat akses Aplikasi  Dosen mendapat umpan balik yang tertentu. academia.edu terhadap jurnal/karya ilmiahnya. • Pelatihan tentang keamanan IT bagi kepada seluruh  Dapat menjadi referensi orang karyawanlain yang ada. yang memulai penelitian baru

Cloud Storage Media Express

 Data dapat tetap diakses walaupun terjadi musibah yang merusakkan komputer tempat penyimpanan data

23


c. Aspek operations • Menggunakan firewall, antivirus dan internet security pada setiap komputer karyawan. • Memback-up data secara berkala. • Menyediakan UPS. • Menggunakan aplikasi cloud. d. Aspek Physical • Menempatkan server pada ruangan yang hanya boleh dimasuki divisi IT. • Selalu menjaga suhu ruangan server agar selalu dingin. • Menempatkan pelindung berupa sekat untuk penempatan server. • Menempatkan setiap server di gedung yang berbeda.

egi IT Solusi Aplikasi web mobile

Knowledge Management System sebagai sarana transfer pengetahuan & aplikasi academia.edu Aplikasi web mobile

Cloud storage

kasi

Tabel 5 Keuntungan penerapan aplikasi Tabel 5 Keuntungan penerapan aplikasi Aplikasi Keuntungan Aplikasi Web  Mahasiswa dapat mengakses materi, Mobile nilai, serta jadwal kuliah dengan mudah, kapan saja dan di mana saja.  Proses input nilai mahasiswa oleh dosen dapat langsung selesai tanpa harus melalui perantara BAAK  Mahasiswa lebih mudah dalam mencari buku melalui aplikasi web mobile  Menghemat biaya penggunaan kertas untuk penempelan pengumuman dan fotokopi materi kuliah. Knowledge Management System

 Tips atau pengetahuan baru yang telah diberikan dapat diakses kapan saja dan di mana saja, serta dapat bertukar pendapat dengan dosen lain walaupun tidak ada di tempat

Aplikasi  Dosen mendapat umpan balik academia.edu terhadap jurnal/karya ilmiahnya.  Dapat menjadi referensi bagi orang lain yang memulai penelitian baru Cloud Storage Media Express

 Data dapat tetap diakses walaupun terjadi musibah yang merusakkan komputer tempat penyimpanan data  Data dapat dengan mudah diakses oleh karyawan lain yang berhak mengaksesnya

4. Keuntungan Penerapan Aplikasi

otential e STTJ Dengan diterapkannya strategi teknologi Web Mobile informasi melalui penggunaan aplikasi yang telah port ft Office Management 24 em asi Cloud Express

disebutkan di atas, maka akan ada perubahan proses bisnis yang berjalan. Tingkat efektivitas dan efisienitas dapat diukur setelah penerapan selama beberapa bulan. Tabel 5 adalah penjelasan keuntungan dari masing-masing penggunaan aplikasi yang diusulkan.

IV. SIMPULAN Dari hasil analisis perencanaan strategis teknologi informasi pada STTJ, dapat diambil simpulan sebagai berikut : • Telah dihasilkan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi pada STTJ yang mencakup : strategi IT, strategi manajemen IT yang menghasilkan usulan portfolio aplikasi , usulan teknologi (hardware, software, dan jaringan) serta usulan struktur organisasi yang baru untuk mendukung perkembangan proses bisnis pada STTJ. Strategi yang dihasilkan menggunakan analisis SWOT, ITBSC, McFarlan, dan Porter. • Berdasarkan hasil analisis faktor lingkungan eskternal dan lingkungan internal yang ada pada matriks SWOT, STTJ berada pada kuadran WO dengan koordinat (1.01 , 0.37). Strategi yang sebaiknya digunakan adalah strategi agresif dengan memanfaatkan segala peluang yang ada dengan memanfaatkan kekuatan organisasi semaksimal mungkin. • Berikut adalah usulan portfolio aplikasi yang baru : 1. Aplikasi Web Mobile untuk sebagai sarana pembelajaran dan perkuliahan. Dengan aplikasi ini mahasiswa bisa mendapatkan kemudahan informasi jadwal, nilai dan berita terkini di lingkungan STTJ. Serta memudahkan karyawan dan dosen untuk memberikan materi perkuliahan. 2. Knowledge Management System, berupa portal khusus dengan terbagi menjadi forum dan sejumlah FAQ sehingga seluruh karyawan STTJ dapat meningkatkan pengetahuan dan produktivitas proses bisnis. 3. Aplikasi cloud Mediafire Express untuk sarana penyimpanan data sekaligus backup data STTJ. 4. Aplikasi dosen pada academia.edu untuk sarana publikasi jurnal atau paper ilmiah dosen agar lebih aktif di dunia pendidikan.

V. DAFTAR RUJUKAN [1] T. A. Pollack, Strategic Information System Planning. Duquesne University, Pittsburgh, 2010, 102.


[2] F. M. Hayward et al. “A Guide for African Higher Education Institutions,” Centre for Higher Education Transformation (CHET), 2003, 34. [3] E. Indrajit, Strategi Pembangunan dan Pengembangan Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Digital. Jakarta, 2006, 87. [4] J. Ward & J. Peppard, Strategic Planning for Information System. New York. Wiley, 2002, 214. [5] W. W. K. Nurjaya, “Model Strategic Planning for Information System Menggunakan Balance Scorecard pada Universitas Komputer Indonesia Bandung,” Majalah Ilmiah UNIKOM Vol.7 No.1, 2010, 45-59. [6] F. Rangkuti, SWOT Balance Scorecard. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2012, 80. [7] L. Mancini-Newell & Richard Hutsell, “Information Technology Strategic Planning: Art or Science?,”

Journal of Healthcare Information Management – Vol 19, No 3, 10-19. [8] M. Porter, Competitive Strategy: Techniques for Analyzing Industries and Competitors. New York, 2008, 45 [9] H. A. Smith et al. “Developing Information Technology Strategy for Business Value,” Journal of Information Technology Management. ISSN #1042-1319. A Publication of the Association of Management, 2007, 20-36 [10] B. Newman et al. A Framework for Characterizing Knowledge Management Methods, Practices, and Technologies. New York, 2000, 78. [10] Gartner, Top 10 Trend Technology 2013, 2013, Referensi dari [online], http//www.itbusinessedge. com diakses pada 25 Agustus 2012.

25

Pembangunan IT Strategic Planning Sebagai Penunjang Aktivitas Bisnis

Recommend Documents