LAPORAN AKHIR PROGRAM P2M PENERAPAN IPTEK
PELATIHAN PENGGUNAAN PROGRAM BEBAS PUSTAKA ONLINE BAGI MAHASISWA SEMESTER AKHIR DI PERPUSTAKAAN UNDIKSHA
Oleh Ida Bagus Gede Purwa, S.Kom/Ketua tim pelaksana Ni Putu Pramita Utami,S.Pd/ Anggota tim pelaksana Made Pendra Mahardika,S.Sos /Anggota tim pelaksana
Dibiayai dai daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Universitas Pendidikan Ganesha dengan SPK Nomor:114/UN48.15/LPM/2014 Tanggal 13 Februari 2014
UNIT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA Tahun 2014
i
HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL PROGRAM PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
a
Judul Program
: Pelatihan penggunaan program bebas pustaka online mahasiswa bagi mahasiswa semester akhir di perpustakaan undiksha
b c d
Jenis Program Bidang Kegiatan Identitas Pelaksana 1. Ketua - Nama Lengkap - NIP - Pangkat/Gol. - Alamat kantor - Alamat rumah 2. Anggota 1 - Nama Lengkap - NIP - Pangkat/Gol. - Alamat kantor - Alamat rumah 3. Anggota 2 - Nama Lengkap - NIP - Pangkat/Gol. - Alamat kantor - Alamat rumah Biaya yang diperlukan Lama kegiatan
: Pelatihan : Perpustakaan
e f
: : : : :
Ida Bagus Gede Purwa,S.Kom 198307212005011002 Pengatur Tk.I / IId Jln. Udayana 11, Singaraja Jl. Srikandi Gang Mahkota Dewa
: : : : :
Ni Putu Pramitha Utami,S.Pd 198102252005012001 Penata / IIIc Jln. Udayana, Singaraja Jl. Pulau Komodo, Gg. Rama no 8 Made Pendra Mahardika,S.Sos
: : : : : : :
197707062005011001 Penata Muda Tk.I / IIIb Jln. Udayana, Singaraja Jl. G. Rinjani Barat RT 25 Banjar Tegal Rp. 9.500.000,6 bulan/Bulan 10 Maret- 10 September 2014
Singaraja, 10 September 2014 Mengetahui,
i
TIM PELAKSANA
1. Ketua Pelaksana a. Nama dan gelar
: Ida Bagus Gede Purwa,S.Kom
b. Pangkat/Golongan/NIP
: Pengatur Tk.I/IId/198307212005011002
c. Jabatan Fungsional
: Pustakawan Pertama
d. Bidang Keahlian
: Perpustakaan dan Informatika
2. Anggota Pelaksana 1 a. Nama dan gelar
: Ni Putu Pramitha Utami,S.Pd
b. Pangkat/Golongan/NIP
: Penata Muda/IIIc/198102252005012001
c. Jabatan Fungsional
: Pustakawan Muda
d. Bidang Keahlian
: Perpustakaan dan Bahasa Inggris
3. Anggota Pelaksana 2 a. Nama dan gelar
: Made Pendra Mahardika,S.Sos
b. Pangkat/Golongan/NIP
: Penata Muda/IIIa/197707062005011001
c. Jabatan Fungsional
: Pustakawan Pertama
d. Bidang Keahlian
: Perpustakaan dan Ilmu Sosial
1
KATA PENGANTAR
Atas karunia Ida Sang Hyang Widhi Wasa, Tuhan Yang Maha Esa pengabdian masyarakat dengan judul Pelatihan penggunaan program bebas pustaka online mahasiswa bagi mahasiswa semester akhir di perpustakaan undiksha dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan harapan. Pengabdian ini dilaksanakan dengan tujuan utama mempercepat penguasaan teknologi informasi untuk mendukung layanan bebas pustaka. Universitas Pendidikan Ganesha terus berusaha meningkatkan diri untuk memperbaiki kualitas pendidikan. Berbagai aktifitas telah dilakukan, dan salah satunya adalah pelatihan program bebas pustaka online. Kegiatan tersebut merupakan wujud nyata partisipasi kampus untuk memjukan pendidikan dengan memperbaiki kualitas layanan perpustakaan yang merupakan jantungnya dunia pendidikan. Penyelenggaraan P2M ini tidak terlepas dari kerjasama banyak pihak dan ucapan terimakasih disampaikan kepada beberapa pihak yang telah membantu pelaksanaan pelatihan, antara lain 1. Bapak Rektor, Kepala Perpustakaan dan Kepala Pusat Komputer yang telah memfasilitasi kegiatan ini 2. Lembaga Pengabdian Masyarakat (LPM) Universitas Pendidikan Ganesha yang telah mendanai kegiatan ini. 3. Staf Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha. 4. Mahasiswa dan pustakawan yang terlibat sebagai peserta dalam pengabdian ini. Diharapkan pelatihan ini memberi manfaat kepada kita semua, khususnya mahasiswa dan pustakawan agar dapat mempercepat pelayanan bebas pustaka.
Singaraja, September 2014 Pelaksana
2
ABSTRAK
Pengabdian pada masyarakat ini bertujuan untuk melatih mahasiswa dan pustakawan dalam pemanfaatan program bebas pustaka online. Manfaat yang diharapkan adalah mahasiswa dapat dipermudah dalam pengumpulan tugas akhir dan mengurus bebas pustaka serta pustakawan dipermudah dalam memanajemen tugas akhir. Kegiatan pengabdian terdiri dari dua tahap, yaitu tahap pertama pelatihan dan tahap kedua pendampingan. Pelatihan dan pendampingan diikuti oleh perwakilan mahasiswa dari setiap jurusan, diutamakan mahasiswa yang sedang melaksanakan tugas akhir. Sedangkan untuk pustakawan dilibatkan semua pustakawan karena di perpustakaan sering terjadi pergantian tugas kerja. Pelatihan yang dilaksanakan cukup berhasil, yang mana semua peserta mampu mengoperasikan program dengan baik termasuk mengunduh tugas akhir yang diberikan oleh tim pelatih dan pustakawan sebagian besar sudah bisa mengecek serta merubah status pengguna. Walaupun demikian, masih diperlukan upaya tambahan untuk mencapai hasil yang optimal mengingat tidak semua mahasiswa dilibatkan dalam kegiatan ini. Upaya tersebut yaitu berupa pendampingan yang dilaksanakan di perpustakaan UNDIKSHA.
3
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL
..........................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................
ii
TIM PELAKSANA
..........................................................................................
iii
KATA PENGANTAR ..........................................................................................
iv
ABSTRAK
..........................................................................................
v
DAFTAR ISI
..........................................................................................
vi
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................
1
1.1 Latar Belakang
..........................................................................................
1
1.2 Analisis Situasi
..........................................................................................
3
1.3 Identifikasi dan Perumusan Masalah.................................................................
3
1.4 Tujuan Kegiatan
..........................................................................................
3
1.5 Manfaat Kegiatan ..........................................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................
4
BAB III METODE PELAKSANAAN ...................................................................
9
3.1 Kerangka Pemecahan Masalah .........................................................................
9
3.2 Khalayak Sasaran Strategis ...............................................................................
9
3.3 Metode Pelaksanaan Kegiatan ..........................................................................
10
3.4 Keterkaitan
..........................................................................................
11
3.5 Metode Evaluasi
..........................................................................................
12
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN.................................................................
13
4.1 Hasil
..........................................................................................
13
4.2 Pembahasan
..........................................................................................
14
BAB V PENUTUP
..........................................................................................
18
5.1 Simpulan
..........................................................................................
19
4
5.2 Saran
..........................................................................................
20
DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................
21
LAMPIRAN
22
..........................................................................................
5
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perpustakaan merupakan institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian informasi dan rekreasi pemustaka (UU 43 2007 tentang perpustakaan). Untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan secara professional di dalam pasal 14 UU 43 tahun 2007 tentang perpustakaan juga diatur mengenai pemberian layanan yang dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka serta mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Penggunaan teknologi digital bukan hal baru lagi dalam setiap kegiatan masyarakat, karena penggunaan teknologi digital bisa membuat setiap pekerjaan lebih efektif dan efisien. Perkembangan teknologi digital pun kini semakin banyak dan merambah berbagai bidang kehidupan. Seperti laptop dan handphone yang bisa difungsikan untuk berbagai hal didukung dengan kecepatan internet di indonesia yang semakin membaik seperti dilaporkan deliusno(2013) dalam kompas.com kecepatan internet indonesia naik 113 persen dari tahun lalu yang mencapai 1,5 Megabit per detik (Mbps). Untuk terwujudnya sistem layanan perpustakaan berorientasi bagi kepentingan pengguna dengan meningkatkan efektivitas dan efesiensi layanan perpustakaan yang didukung oleh kemajuan teknologi informasi seperti layanan online yang sudah tidak asing lagi pada zaman sekarang ini. Berdasarkan hal itu dikembangkan suatu program layanan bebas pustaka online yang merupakan layanan secara online untuk pendaftaran bebas pinjaman dan simpan karya ilmiah mahasiswa dengan upload softcopy skripsi atau tugas akhir (Pendra:2013). Kajian emperik disinyalir permasalahan yang sering ditemukan pada pelayanan bebas pustaka manual yang berimplikasi pada layanan yang kurang efektif dan efesien terhadap pengguna perpustakaan. Hasil analisis data penelitian Pendra (2013), menyatakan layanan bebas pustaka online sangat efektif dan efesien dalam meningkatkan layanan perustakaan. Dari 100 orang responden, rerata 98,83% pemustaka menyatakan bahwa program bebas pustaka online sangat relevan, efesien, akurat dan memuaskan. Pada indikator relevansi, rata-rata 100% 6
responden setuju bahwa program bebas pustaka online sangat relevan untuk diterapkan. Respon terhadap semua item pada indikator relevansi menunjukkan 100% responden setuju dan 0% yang tidak setuju.Untuk indikator keakuratan, rata-rata 97% responden setuju bahwa program bebas pustaka online sudah akurat dalam penerapannya dan 3% yang tidak setuju. Untuk indikator efesiensi, rata-rata 99,33% responden setuju bahwa program bebas pustaka online efesien dalam penerapannya dan 0,67% yang tidak setuju. Untuk indikator kepuasan , rata-rata 99% responden puas dengan penerapan program bebas pustaka online tersebut dan 1% yang tidak puas. Responden yang digunakan pada penelitian ini hanya pada mahasiswa yang sedang mencari bebas pustaka untuk pendaftaran wisuda. Layanan bebas pustaka merupakan kegiatan yang rutinitas dua kali dalam setahun sesuai dengan acara wisuda yang diselenggarakan di UNDIKSHA biasanya bulan februari dan september tiap tahunnya. Dengan demikian program bebas pustaka online sangat urgent untuk diterapkan. Berhubung program ini sangat baru dan tidak semua mahasiswa apalagi mahasiswa semester terakhir yang akan menyelesaikan studinya dan akhirnya akan mendaftar wisuda maka diharuskan untuk mengurus bebas pustaka. Untuk memperlancar dan memudahkan penggunaan program ini diperlukan sosialisasi terhadap pengguna berupa pelatihan penggunaan program bebas pustaka online bagi mahasiswa semester terakhir. Berdasarkan rasional dan preposisi tersebut diatas, maka P2M ini disinyalir sangat bermanfaat terutama dalam: (1) mendiseminasikan hasil penelitian sebelumnya Pendra (2013) tentang pengembangan program layanan bebas pustaka online untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi layanan perpustakaan khususnya layanan bebas pustaka. (2) menjembatani kajian empiris dari hasil penelitian yang sudah dilakukan agar dapat disumbangkan kepada khalayak sasaran terutama mahasiswa yang mengurus bebas pustaka. (3)memperlancar implementasi program layanan bebas pustaka online sehingga dapat diterapkan secara optimal.
1.2 Analisis Situasi Pelatihan ini sasarannya adalah mahasiswa yang sedang menyusun tugas akhir, skripsi dan tesis dengan pertimbangan mahasiswa ini yang akan sesegera mungkin menggunakan program bebas pustaka online saat mereka sudah menyelesaikan karya ilmiahnya baik berupa tugas akhir, skripsi atau tesis. Sedangkan mahasiswa ini masih terkendala dalam penggunaan program bebas pustaka online ini bisa dilihat dari data hasil angket yang disebarkan dalam
7
penelitian mahardika(2013) serta observasi saat penyebaran kuisioner, dimana mahasiswa masih kebingungan dalam menggunakan program bebas pustaka online. Terlebih lagi menurut mahardika(2013), banyak mahasiswa yang mengurus bebas pustaka menjelang akhir penutupan pendaftaran wisuda sehingga pelatihan ini menjadi urgen dilakukan agar mahasiswa saat mengurus bebas pustaka terutama yang memiliki waktu bersamaan dengan batas akhir pendaftaran wisuda tidak menemui kendala yang merembet ke bagian pendaftaran wisuda di fakultas masing-masing. Melihat situasi penyelenggaraan dilapangan dimana jumlah mahasiswa semester akhir sangat banyak dan tidak sebanding dengan kapasitas ruang pelatihan di perpustakaan undiksha, maka penulis memutuskan untuk melatih perwakilan dari masing-masing jurusan dan program studi. Adapun jurusan dan program studi yang dimaksud adalah : Bimbingan Konseling, Teknologi Pendidikan, Pendidikan Guru Sekolah Dasar, Pendidikan Guru Pendidikan anak usia dini, Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, Pendidikan Bahasa Inggris, Pendidikan Seni Rupa, D3 Bahasa Inggris, Pendidikan Bahasa Jepang, Pendidikan Bahasa Bali, Pendidikan Matematika, Pendidikan Fisika, Pendidikan Kimia, Pendidikan Biologi,
Budidaya
Kelautan,
Analis
Kimia,
Pendidikan
Sejarah,
Pendidikan
Kewarganegaraan, Pendidikan Geografi, Pendidikan Kesejahteraan Keluarga, Manajemen Informatika, Teknik Elektro, Pendidikan Teknik Informatika, Pendidikan Teknik Elektro, Pendidikan Jasmani dan kesehatan, Pendidikan Olahraga dan Pariwisata, Pelatihan Olahraga, Pendidikan Ekonomi, Manajemen, Akuntansi, Perhotelan serta 7 program studi di pascasarjana meliputi pendidikan bahasa, penelitian dan evaluasi pendidikan, administrasi pendidikan, pendidikan dasar, pendidikan sains, pendidikan matematika dan teknologi pembelajaran. Untuk mahasiswa di pendidikan guru sekolah dasar yang kuliah di denpasar juga akan dihadirkan dalam pelatihan ini.
1.3 Identifikasi dan Perumusan Masalah Berdasarkan dengan analisis situasi diatas, maka dapat diformulasikan bahwa mahasiswa belum tahu tentang penggunaan bebas pustaka secara online serta dari hasil mahasiswa masih kesulitan dalam penggunaan program bebas pustaka online. Permasalahn ini muncul karena program ini masih baru dan terdiri dari beberapa tahap. Berdasarkan uraian tersebut maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut apakah pelatihan penggunaan program bebas pustaka online bisa meningkatkan pemahaman mahasiswa dalam menggunakan program bebas pustaka online?
8
1.4 Tujuan Kegiatan Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah 1. Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam penguasaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), khususnya dalam penyusunan tugas akhir 2. Menyediakan layanan yang efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, khususnya internet. 1.5 Manfaat Kegiatan Manfaat yang diharpkan dari pengabdian masyarakat ini adalah sebagai berikut. 1. Bagi pengelola perpustakaan secara tidak langsung kegiatan pengabdian ini akan mengurangi beban kerja untuk melatih dan mensosialisasikan program bebas pustaka online 2. Bagi pemustaka, kegiatan pengabdian ini memberi wawasan tentang cara penggunaan program bebas pustaka online, hal ini akan memperlancar mahasiswa nantinya saat pengurusan bebas pustaka. 3. Bagi perpustakaan, kegiatan pengabdian ini akan meningkatkan layanan perpustakaan kepada pengguna menuju perpustakaan prima
9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi dan Fungsi Perpustakaan Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka (UU no 43 tahun 2007 tentang perpustakaan). Kata perpustakaan berasal dari kata pustaka yang berarti kitab,buku kemudian kata pustaka mendapat awalan per dan akhiran an menjadi perpustakaan. Perpustakaan mengandung arti kumpulan buku-buku bacaan, bibliotek, dan buku-buku kesusastraan (Kamus Besar Bahasa Indonesia-KBBI, 1988).
Bahasa Inggris
perpustakaan perpadanan dengan kata library yang berasal dari kata Latin liber atau libri artinya buku. Asal kata inilah yang kemudian menjadi difinisi awal tentang perpustakaan sebagai kumpulan buku, manuskrips dan bahan pustaka lainnya yang digunakan untuk keperluan studi atau bacaaan, kenyaman atau kesenangan (Webster’s Third Edition International Dictionary , 1961).
2.2 Layanan Bebas Pustaka Menurut buku panduan penggunaan perpustakaan (2012) Undiksha layanan bebas pustaka adalah suatu layanan yang diberikan kepada anggota perpustakaan untuk mengurus surat keterangan bebas pinjam buku atau bersih pinjaman bahwa yang bersangkutan tidak memiliki pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan seperti kewajiban mahasiswa mengumpulkan hasil karya ilmiah berupa tugas akhir atau skripsi yang sudah dijilid dan softcopy atau CD-nya.
Pemberian surat ini untuk keperluan : ujian akhir studi,
yudisium/wisuda,pindah studi keperguruan tinggi lain dan cuti kuliah. Prosedur layanan bebas pustaka selama ini yang berlaku di perpustakaan Undiksha sebagai berikut : 1. Mahasiswa yang mencari bebas pustaka harus datang langsung ke perpustakaan 2. Mahasiswa menyerahkan hardcopy dan softcopy karya ilmiah ke bagian pelayanan karya ilmiah di lantai 3 perpustakaan Undiksha.
10
3. Mahasiswa mengecek pinjaman pada bagian tata usaha perpustakaan Undiksha di bagian pembuatan kartu anggota dan mendapatkan kartu bebas pustaka dan blangko simpanan wajib karya ilmiah. Prosedur pelayanan bebas pustaka yang panjang seperti yang telah dijelaskan di atas dan petugas yang minim serta prasarana yang kurang mencukupi berdampak pelayanan kurang optimal. Berdasarkan observasi peneliti di lapangan dapat diuraikan sebagai berikut : 1.
Jumlah wisudawan yang biasanya menumpuk satu bulan terakhir menjelang penutupan pendaftaran wisuda sehingga menimbulkan ketidakseimbangan antara mahasiswa yang mencari bebas pustaka dengan petugas yang melayani. Wisudawan September 2011 berjumlah 1.484 orang, sedangkan petugas yang menangani berjumlah 3 orang dibagi menjadi 2 bagian, yaitu penerima koleksi karya ilmiah dan petugas yang mengecek jumlah pinjaman. Jumlah wisudawan tersebut tentu akan bertambah ditahun yang akan datang dengan perkembangan jurusan, fakultas serta mahasiswa di universitas pendidikan ganesha yang sangat pesat.
2.
Pembaca CD / CD ROM yang cepat rusak/mengadat karena terlalu banyak melakukan pengecekan karya ilmiah dalam bentuk digital / softcopy, tercatat kurun waktu 1 tahun sudah 4 pembaca CD / CD ROM yang optiknya sudah rusak.
2.3 Teknologi Internet Internet singkatan dari interconnection and networking. Internet adalah jaringan informasi global terbesar yang memungkinkan orang untuk saling berhubungan secara mudah dan cepat melalui teknologi terutama PC. Internet diluncurkan pertama kali oleh J.C.R Licklider dari MIT (Massachusetts Institute Technology) pada bulan Agustus 1962, Yuni (2011:146-152) Pemanfaatan teknologi informasi untuk memasarkan produk perpustakaan telah digunakan secara luas seperti penyediaan katalog talian (0nline) yang dapat diakses bukan saja didalam perpustakaan tetapi juga di luar gedung perpustakaanyang dapat meningkatkan penggunaan sumber daya yang dimiliki oleh perpustakaan . Teknologi informasi telah menciptakan informasi dengan mutu interaktif dan ekspansif menjadikan informasi sebagai komoditi utama yang tidak lagi bersifat statis tetapi secara terus menerus serta kecepatan dan sambungan jaringan telah membuka saluran komunikasi di 11
dalam organisasi dan selanjutnya menyebrangi batas organisasi dan seterusnya menyediakan suatu komunikasi seketika (real time) Creth dikutip oleh Lutriani (2011:38-44). Menurut Corbin (1985) dan Rowley (1980) tujuan utama penerapan sistem automasi perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Meringankan beban pekerjaan rutin dan berulang-ulang 2. Menghemat waktu dan tenaga untuk meningkatkan efesiensi kerja 3. Meningkatkan kerja sama antar layanan/bagian atupun antar perpustakaan 4. Memberikan hasil kerjaan yang konsisten 5. Memberikan layanan yang lebih efektif kepada pemakai. Dengan catatan dalam proses pembangunan sistem automasi di perpustakaan hendaknya
melakukan
tahapan-tahapan
seperti
investigasi,
analisis
sistem,
perancangan, implementasi dan evaluasi.
2.4 Program Layanan Bebas Pustaka Online Online adalah terhubung,terkoneksi, aktif dan siap untuk operasi, dapat berkomunikasi dengan atau dikontrol oleh komputer. Online ini juga bisa diartikan sebagai suatu keadaan dimana sebuah device (komputer) terhubung dengan device lain, biasanya melalui modem. Online adalah sedang menggunakan jaringan, terhubung dalam jaringan, satu perangkat dengan perangkat lainnya yang terhubung sehingga bisa saling berkomunikasi. Menurut Hidayat (2003) online berarti sedang dalam proses,siap untuk digunakan, terhubung ke komputer /jaringan komputer, dapat diakses dari komputer/jaringan komputer. Menurut Irmayati (2011:183-190) informasi dengan sistem online berarti informasi dalam bentuk elektronik yang dapat diakses melalui komputer atau sejenisnya secara bersamaan. Program layanan bebas pustaka online adalah suatu program layanan untuk mendaftar bebas pustaka dan dapat menyimpan wajib karya ilmiah dalam bentuk softcopy karya iliah mahasiswa secara online pada internet di website Undiksha. Pada program ini dapat diakses oleh pengguna atau mahasiswa yang mencari bebas pustaka sebagai berikut : 1. Daftar pinjaman buku 2. Mahasiswa yang telah mendaftar bebas pustaka 3. Mahasiswa yang telah menyimpan softcopy karya ilmiah. Program layanan bebas pustaka online bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi layanan perpustakaan terutama pada layanan bebas pustaka. Hal ini dikarenakan oleh mudahnya melakukan bebas pustaka dan kapan saja karena dapat diakses di internet oleh 12
pengguna baik dari mahasiswa atau dari pegawai fakultas atau panitia wisuda dan pegawai perpustakaan. 2.5 Sistem Informasi Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah dan diverifikasi, memiliki keakuratan, tepat waktu, spesifik dan terorganisir untuk mencapai suatu tujuan. Informasi ini sangat bermanfaat dalam mengambil keputusan baik saat ini maupun mendatang. Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi juga dapat di artikan satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain fleksibel, efektif dan efisien. Hasil dari proses tersebut digunakan pihak manajemen sebagai suatu dasar dalam pembuatan keputusan organisasi. Selain itu, sistem informasi yang baik juga dapat membantu dalam hal penganalisaan dan visualisasi masalah dalam penciptaan produk baru (Jogiyanto, 1999).
2.6 Sistem Informasi Berbasis Web Sebuah situs web (sering pula disingkat menjadi situs saja; web site, site) adalah sebutan bagi sekelompok halaman web (web page), yang umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain (domain name) atau subdomain di World Wide Web (WWW) di Internet. 13
WWW terdiri dari seluruh situs web yang tersedia kepada publik. Halaman-halaman sebuah situs web diakses dari sebuah URL yang menjadi “akar” (root), yang disebut homepage (halaman induk; sering diterjemahkan menjadi “beranda”, “halaman muka”), dan biasanya disimpan dalam server yang sama. Tidak semua situs web dapat diakses dengan gratis. Beberapa situs web memerlukan pembayaran agar dapat menjadi pelanggan, misalnya situssitus yang menampilkan pornografi, situs-situs berita, layanan surat elektronik (e-mail), dan lain-lain. Secara terminologi, website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang biasanya terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tempatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di Internet. Sebuah halaman web adalah dokumen yang ditulis dalam format HTML (Hyper Text Markup Language), yang hampir selalu bisa diakses melalui HTTP, yaitu protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari websitewebsite tersebut dapat membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat besar. Halaman-halaman dari website akan bisa diakses melalui sebuah URL yang biasa disebut Homepage. URL ini mengatur halaman-halaman situs untuk menjadi sebuah hirarki, meskipun, hyperlink-hyperlink yang ada di halaman tersebut mengatur para pembaca dan memberitahu mereka sususan keseluruhan dan bagaimana arus informasi ini berjalan. Beberapa website membutuhkan subskripsi (data masukan) agar para user bisa mengakses sebagian atau keseluruhan isi website tersebut. Contohnya, ada beberapa situs-situs bisnis, situs-situs e-mail gratisan, yang membutuhkan subkripsi agar kita bisa mengakses situs tersebut (Yogianto, 1989).
2.7 PHP (Hypertext Preprocessor)
14
Awalnya PHP digunakan untuk mencatat jumlah serta untuk mengetahui siapa saja pengunjung homepage-nya. Rasmus Lesdorf adalah pendukung open source. Dalam pembuatan sekarang script atau kode, sistem informasi berbasis web yang bisa diakses secara online diperlukan script atau kode pemrograman web dengan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor). Tidak terlepas dari itu, PHP memiliki script salah satunya adalah HTML (Hypertext Marque Language) yang merupakan dasar dari pemrograman berbasis web. HTML merupakan dokumen teks biasa yang penulisannya mudah dimengerti dibandingkan dengan pemrograman lainnya. PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP bernama FI (Form Interpreted). Pada saat tersebut PHP adalah sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data form dari web (Heri, 2012). PHP dikembangkan khususnya untuk mengakses dan memanipulasi data yang ada di database server open-surce seperti MySQL. Dengan demikian tingkat kompatibilitasnya terhadap database server gratis seperti MySQL sangat baik. PHP dan MySQL adalah salah satu kombinasi yang baik untuk aplikasi database berbasis web yang banyak digunakan pada web developer. PHP dan MySQL yang dipadukan dengan apache web server menjadikan aplikasi yang dibangun menjadi lebih efektif. Script PHP dapat disisipkan dengan mudah pada dokumen HTML dan lebih mudah dimengerti serta dipahami pola sintaknya sehingga lebih memudahkan dalam membuat program.
2.8 Pergeseran Paradigma Informasi Sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka perpustakaan clan pusat informasi juga mengalami pergeseran paradigma dalam sumber-sumber informasinya, layanannya, dan pada orientasi penggunanya, dan tanggung jawab staf/pekerja dalam layanan dan system di dalamnya. Menurut Stuert (2002), saat ini 15
pergeseran paradigma informasi yang berakibat pada perubahan pola kerja dan orientasi institusi yang bergerak dalam bidang ilmu pengetahuan.:
Kendala-kendala Berbagai kendala pengembangan perpustakaan perguruan tinggi secara umum antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lain di Indonesia khususnya memiliki banyak persamaan (Sulistyo-Basuki, 1994), diantaranya adalah: a) Masalah sentralisasi dan desentralisasi Masalah sentralisasi dan desentralisasi seakan menjadikan momok bagi Perpustakaan perguruan tinggi untuk berkembang. Para "penganut" sentralisasi menganggap
bahwa
sentralisasi
memungkinkan
kemudahan
dalam
kontrol
pengadaan, perlengkapan, pengolahan, dan peminjaman, sedangkan pelaku "desentralisasi" menganggap bahwa desentralisasi memberikan keuntungan akan penempatan koleksi/informasi yang lebih seseuai dengan kebutuhan pemakai dan memudahkan dalam pengelompokkan koleksi yang akan membawa dampak kemudahan pada pemakai. Permasalahan ini tidak akan pernah selesai untuk dijadikan kendala dalam perpustakaan. Menurut hemat penulis, jalan keluarnya adalah mengkolaborasikan dan mensinergikan antara kelemahan clan kelebihan kedua konsep tersebut sehingga pilihan desentralisasi atau sentralisasi tidak lagi dijadikan isu penting dalam menentukan pengembangan perpustakaan perguruan tinggi. b) Masalah tenaga pengelola Masalah ini adalah masalah yang banyak dihadapi oleh perpustakaan perguruan tinggi. Keterbatasan tenaga pengelola terutama yang ahli dan mempunyai pendidikan khusus bidang perpustakaan menjadi kendala tersendiri. Bahkan tidak sedikit yang "hanya" memanfaatkan tenaga lulusan sekolah menengah, sehingga ada keterbatasan dalam penguasaan permasalahan-permasalahan di perpustakaan. Bersyukur saat ini pendidikan bidang perpustakaan cukup menjamur di berbagai perguruan tinggi di Indonesia. Ke depan perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menyediakan tenaga pengelola yang professional dan mempunyai pendidikan yang cukup dalam bidang perpustakaan. Paling tidak secara rutin harus dipikirkan untuk selalu memberikan semacam bimbingan, pendidikan dan pelatihan bagi tenaga pengelola perpustakaan. 16
c) Anggaran Anggaran adalah permasalahan yang sampai saat ini selalu menjadi alasan tidak dapat berkembangnya sebuah perpustakaan perguruan tinggi. Memang pada kenyataannya anggaran perpustakaaan perguruan tinggi saat ini masih ditopang oleh universitas sebagai lembaga induknya. Namun yang jadi permasalahan adalah masih minimnya perhatian universitas terhadap anggaran perpustakaan, bahkan masih banyak terdapat perpustakaan yang mempunyai alokasi dana jauh dari 510% anggaran universitas sesuai dengan standard yang seharusnya ada. Sudah saatnya ke depan, anggaran perpustakaan menjadi syarat mutlak bagi para calon pemimpin universitas dalam menyampaikan visi kepemimpinannya. Tentu hal ini tidaklah mudah, perlu perjuangan keras dari para pengelola perpustakaan. Disisi lain, usaha inovatif dari pengelola perpustakaan dalam mendapatkan dana juga perlu dipertimbangkan. d) Koleksi Koleksi adalah salah satu hal yang selalu menjadi sorotan pengguna perpustakaan di perguruan tinggi. Tidak sedikit pengguna yang selalu mengeluh bahwa koleksi perpustakaan tidak pernah berkembang dan koleksi sudah ketinggalan jaman. Sebenarnya ini adalah salah satu akibat dari seretnya anggaran dana yang diberikan universitas kepada perpustakaan. Salah satu solusi yang mungkin adalah melakukan usaha-usaha kerjasama dengan perpustakaan lain, sehingga ada usaha saling menguntungkan antara perpustakaan perguruan tinggi. Hal lain yang perlu dilakukan adalah mengadakan survey dan seleksi pengadaan koleksi yang lebih baik, sehingga anggaran dana yang minim dapat digunakan semaksimal mungkin. Hal ini untuk menghindari pemborosan, karena pembelian koleksi yang asal-asalan akan mengakibatkan ketidakmanfaatan pada koleksi yang ada. Pada berbagai perpustakaan sering kita temui koleksi yang tidak pernah digunakan sama sekali oleh pengguna selama bertahun-tahun. Tentu hal-hal semacam ini ke depan harus dapat dihilangkan. e) Sikap para pemakai Pemakai atau pengguna perpustakaan sering menjadi permasalahan tersendiri. Banyaknya pemakai yang tidak tahu cara memakai fasilitas perpustakaan, pemakai tidak tahu cara menelusur informasi, pemakai yang melakukan perusakan terhadap buku, dan seterusnya merupakan serentetan sikap pemakai yang menjadikan perpustakaan semakin terpuruk. Disini perlu ada kerjasama antara pemakai dan 17
petugas
perpustakaan,
perlu
adanya
pendidikan
pemakai
dan
promosi
perpustakaan yang baik. Hal ini penting karena dengan begitu pemakai akan lebih bisa menghargai keberadaan perpustakaan dan juga bagaimana cara menggunakan atau memanfaatkan perpustakaan yang benar.
BAB III METODE PELAKSANAAN
3.1 Kerangka Pemecahan Masalah
Analisis kebutuhan dan permasalahan
Pelatihan penggunaan bebas pustaka online
Evaluasi P2M
Rekomendasi dan tindak lanjut
Diagram 1
Berdasarkan diagram 1 tersebut, pemecahan masalah diawali dengan mengidentifikasi kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi mahasiswa saat menggunakan program bebas pustaka online, berdasarkan observasi awal yang dilakukan saat penyebaran angket banyak mahasiswa yang masih kesulitan menggunakan program bebas pustaka online, karena program ini yang teridiri dari beberapa tahap. Setelah mengidentifikasi masalah tersebut sehingga perlu dilakukan pelatihan penggunaan bebas pustaka online kepada mahasiswa, dari hasil pelatihan tersebut kemudian dilakukan evaluasi P2M yang akan menghasilkan sebuah rekomendasi.
2.2 Khalayak Sasaran Strategis Khalayak sasaran strategis dalam kegiatan pengabdian pada masyarakat ini adalah mahasiswa undiksha dengan mengambil perwakilan masing-masing 1 orang pada setiap 18
jurusan, terkecuali jurusan baru yang belum memiliki mahasiswa yang menyusun karya ilmiah. Sedangkan untuk mahasiswa pendidikan guru dan sekolah dasar akan diwakilkan 2 orang terdiri dari 1 orang mahasiswa yang tempat kuliahnya di denpasar dan 1 orang yang tempat kuliahnya di singaraja. Setelah mahasiswa bisa menggunakan program bebas pustaka online ini, diharapkan dapat membantu atau mensosialisasikan kepada teman-teman di jurusannya.
2.3 Metode Pelaksanaan Kegiatan a. Ceramah Kegiatan ceramah dilakukan bertujuan untuk memberikan pemahaman mengenai program bebas pustaka online. Kegiatan ceramah ini juga berisi sesi tanya jawab untuk lebih memperdalam pemahaman mahasiswa dengan program bebas pustaka online, serta bisa juga sebagai masukan untuk memperbaiki sistem bebas pustaka online. b. Praktek Kegiatan berikutnya adalah praktek menggunakan program bebas pustaka secara online disertai dengan unduh beberapa contoh karya ilmiah mahasiswa dalam format digital, hal ini dilakukan agar sesuai dengan kenyataan yang akan dihadapi mahasiswa nantinya saat mereka mengurus bebas pustaka secara online serta untuk pustakawan mengecek file yang diunduh mahasiswa dan memberikan status pengguna.
2.4 Keterkaitan Kegiatan P2M ini melibatkan mahasiswa semester akhir karena mahasiswa ini yang akan sesegera mungkin mengurus bebas pustaka di perpustakaan undiksha menggunakan program bebas pustaka online agar mahasiswa tidak mengalami permasalahan pada saat mengurus bebas pustaka yang merupakan syarat pendaftaran wisuda.
2.5 Metode Evaluasi Evaluasi dilakukan dengan mengamati kinerja dari mahasiswa. Indikator keberhasilan dari pelaksanaan pengabdian ini adalah mahasiswa mampu mengunduh file karya ilmiah yang diberikan tim pelaksana. Untuk pustakawan, indikator keberhasilan adalah pustakawan mampu mengecek serta memberi status pengguna.
19
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Pelatihan bebas pustaka online sudah dilaksanakan di Pusat Komputer Universitas Pendidikan Ganesha dengan dihadiri mahasiswa dan pustakawan, adapun pelatihan ini dilakukan dalam 2 sesi. Sesi pertama pelatihan diberikan kepada mahasiswa perwakilan dari masing-masing jurusan sedangkan sesi kedua diberikan kepada pustakawan di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha. Pada akhir pelatihan sesi pertama mahasiswa sudah mampu mengunggah karya ilmiah yang diberikan oleh tim pelaksana dan akhir sesi kedua pustakawan sudah mampu mengecek karya yang diunggah serta memberikan status terhadap pengguna. Pelatihan ini ditambahkan dengan pendampingan mengingat mahasiswa yang hadir hanya perwakilan saja dari masing-masing jurusan. Berikut tampilan program bebas pustaka online. 1) Tampilan Halaman Depan
Gambar 3.1 Halaman depan bebas pustaka 20
Pada tampilan depan akan terdapat textbox yang berfungsi untuk memasukan nim yang digunakan mengecek jumlah pinjaman buku, bila tidak ada pinjaman maka akan dilanjutkan ke proses berikutnya yaitu pengunduhan file tugas akhir/skripsi/thesis. Jika mahasiswa sudah selesai mengunduh bisa melakukan pengecekan berdasarkan asal fakultas. 2) Tampilan Mengunduh Karya Ilmiah Setelah pengguna dinyatakan bebas pinjaman buku, maka mahasiswa bisa mengisi form berikut dan selanjutnya dilanjutkan dengan mengunduh file tugas akhir/skripsi/thesis
Gambar 3.2 Halaman Unduh File
3) Tampilan Pustakawan Mengecek Karya Ilmiah
21
Gambar 3.3 Halaman Administrator
Pada halaman administrator pustakawan bisa melakukan beberapa aksi yaitu edit untuk memberikan status dan subjek tugas akhir, cetak label dan buka file tugas akhir/skripsi/thesis.
4.2 Pembahasan Pelatihan bebas pustaka online sudah dilaksanakan, adapun pelatihan ini berguna memperbaiki layanan bebas pustaka yang ada diperpustakaan UNDIKSHA. Pelatihan ini juga memberikan manfaat kepada pengguna yang dalam hal ini mahasiswa dalam membuat format tugas akhir yang baik dan dijadikan satu sehingga nantinya tidak mengalami kendala dalam hal pengumpulan softcopy tugas akhir. Pelatihan ini juga mengurai tumpukan yang sering terlihat di perpustakaan menjelang penutupan pendaftaran wisuda. Kondisi ini akan mendukung pengelola perpustakaan/pustakawan untuk mewujudkan perpustakaan dengan pelayanan yang prima yang berorientasi kepada pengguna.
22
BAB V PENUTUP
5.1 Simpulan Pelatihan program bebas pustaka online telah dilaksanakan untuk mahasiswa semester akhir di lingkungan UNDIKSHA. Program ini sebagai pembantu untuk memperlancar kegiatan bebas pustaka dan simpan karya ilmiah di perpustakaan. Karakteristik program bebas pustaka online yang mampu melewati batas waktu dan tempat diharapkan dapat membantu meningkatkan layanan bebas pustaka sehingga tidak membuat perpustakaan menjadi sesak untuk urusan yang bersifat administratif. Dengan demikian, perpustakaan bisa lebih meninjolkan peran utamanya sebagai penyedia informasi untuk meningkatkan kualitas pendidikan di UNDIKSHA.
5.2 Saran Program bebas pustaka online sudah menunjukkan kebermanfaatanya dalam upaya meningkatkan layanan di perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha. Disarankan kepada kepala perpustakaan UNDIKSHA untuk memanfaatkan program ini semaksimal mungkin untuk meningkatkan pelayanan di perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha, khususnya dalam administrasi pengurusan bebas pustaka dan simpan karya ilmiah. Selain manfaat program ini masih memiliki kekurangan karena hanya bisa melayani simpan karya ilmiah mahasiswa, sehingga bagi pihak yang memiliki kemampuan di bidang teknologi informasi untuk menambahkan simpan karya ilmiah dosen dan tentunya itu akan mempermudah dosen dalam pengumpulan karya ilmiah sebagai prasyarat untuk kenaikan golongan/pangkat.
23
DAFTAR PUSTAKA
Buku panduan penggunaan perpustakaan universitas pendidikan ganesha. 2012. Singaraja : Perpustakaa Undiksha Corbin, J.1985.Managing The Library Automation Project.Canada:Oryx Press. Hamad, I. 2010.Transformasi Kultural Menuju Masyarakat Informasi. Jurnal dialog Kebijakan Publik. 10(35) Heri.
2012. “Sejarah dan Pengertian PHP”. Tersedia pada http://artikelheri09.com/2012/sejarah-dan-pengertian-php.html. Diakses tanggal 10 April 2013.
Hidayat, Taufik Surya. 2003.Analisa dan Perancangan Sistem Pengisian Formulir Rencana Studi Secara Online di STIMIK Perbanas. Jakarta:STMIK Perbanas Http://digilib.its.ac.id/ Irmayati. 2011. Pengembangan Perpustakaan Digital Puslata UT dalam Mendukung Sistem Belajar Jarak Jauh. Jurnal Teknodik. Vol. XV No. 2(183) Jogiyanto, H. 1999. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi. Kamus Besar Bahasa Indonesia Lutriani. 2011. Digital Library : Penerapan Teknologi Informasi (TI) Di Perpustakaan. Media Pustakawan. Vol. 18 No. 3 & 4(38) Pramita Utami,Ni Putu. 2011.Pengembangan Program Notifikasi Berbasis Komputer Untuk Memperlancar Proses Pengembalian Buku Pinjaman Pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha. Laporan Penelitian DIPA. Lembaga Penelitian Undiksha RAB Perpustakaan 2012 Rowley, JE. 1980.Computers Libraries. London:Clive Bingley Sugiarti, Yuni.2011. Peranan Teknologi Internet dalam Membangun Pendidikan Karakter Anak.Jurnal Teknodik. Vol. XXV No.2(145) Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung:Alfabeta Sutrisna Jaya,I Nengah.2008. Pengembangan Sistem Informasi Layanan Sirkulasi dengan Penggunaan Teknologi Barcode pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha. 24
UU RI 43 Tahun 2007.Jakarta: Perpustakaan Nasional RI Webster’s, New Worlds Dictionary.1994.New York:Prentice Hall Welnadi.2010.Dinamika Informasi dan Hukum di Dunia Maya.Jurnal Dialog Kebijaka Publik.10(8) Wisuda IX Periode September 2011 Universitas Pendidikan Ganesha Yogianto. 1989. Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta: Andi.
25
LAMPIRAN
MAKALAH P2M
PELATIHAN PENGGUNAAN PROGRAM BEBAS PUSTAKA ONLINE BAGI MAHASISWA SEMSTER AKHIR DI PERPUSTAKAAN UNDIKSHA
Dipresentasikan pada Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat Dari Dana DIPA 2014 oleh Putu Tika Parmawati, S.Pd.
26
PERPUSTAKAAN UNDIKSHA 2014
A. PENGANTAR Perpustakaan merupakan lembaga atau pusat informasi yang tugasnya tidak hanya sekadar mengumpulkan dan mengorganisasi informasi tersebut, tetapi yang lebih penting adalah bagaimana menyebarluaskan informasi itu kepada penggunanya. Penyebaran informasi tersebut hanya akan terjadi bila perpustakaan mengadakan berbagai kegiatan atau layanan yang memungkinkan pemustaka memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Oleh karena itu layanan menjadi ujung tombak dari suatu perpustakaan. Layanan di perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) menurut buku panduan penggunaan perpustakaan (2012) ada 10 layanan, yaitu layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan koleksi karya ilmiah, layanan koleksi audio visual, layanan fotocopy, layanan penelusuran informasi, layanan koleksi terbitan berseri, layanan keanggotaan dan layanan antar perpustakaan dan layanan bebas pustaka. Setiap layanan yang ada di perpustakaan Undiksha berhubungan dengan pemustaka sebagai pengguna informasi perpustakaan. Oleh karena itu, setiap layanan harus memberikan kepuasan kepada penggunanya. Layanan bebas pustaka merupakan salah satu layanan yang penting dan berhubungan dengan seluruh mahasiswa Undiksha. Menurut buku panduan penggunaan perpustakaan Undiksha (2012) layanan bebas pustaka adalah suatu layanan yang diberikan kepada anggota perpustakaan untuk mengurus surat keterangan bebas pinjam buku atau bersih pinjaman bahwa yang bersangkutan tidak memiliki pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan seperti kewajiban mahasiswa mengumpulkan hasil karya ilmiah berupa tugas akhir atau skripsi yang sudah dijilid dan softcopy atau CD-nya. Pemberian surat ini untuk keperluan : ujian akhir studi, yudisium/wisuda, pindah studi ke perguruan tinggi lain dan cuti kuliah. Layanan bebas pustaka terdiri dari pengumpulan karya ilmiah mahasiswa dan pengecekan pinjaman pemustaka di perpustakaan Undiksha. Karya ilmiah mahasiwa yang diserahkan ke perpustakaan berupa karya digital /softcopy dan karya tercetak. Layanan bebas pustaka merupakan salah satu layanan yang berhubungan dengan seluruh mahasiswa. Sistem layanan bebas pustaka yang dilakukan di perpustakaan Undiksha yang masih konvensional (offline) masih memiliki beberapa kendala dalam penerapannya di lapangan, hal dapat 27
berimplikasi pada layanan yang kurang efektif dan efesien. Fenomena ini tidak sesuai dengan sistem layanan perpustakaan yang berorientasi pada kepuasan pengguna. Pemanfaatan teknologi informasi yang berkembang pesat dan menyentuh hampir setiap bidang tidak terkecuali perpustakaan dapat dijadikan solusi dalam mengoptimalkan layanan kepada pemustaka. Penerapan teknologi sebagai solusi digunakan mengingat adanya proses transformasi kultural menuju masyarakat informasi, Hamad (2010:35-43). Hal serupa juga diungkapkan oleh Welnadi (2010:8-15), bahwa budaya informasi terus berkembang mengikuti perkembangan teknologi informasi. Ini bisa terlihat dari paradigma perkembangan penyampaian informasi dari budaya informasi konvensional menuju budaya informasi virtual /maya melalui internet. Sekarang ini lembaga Undiksha telah menyediakan koneksi internet. Hal ini merupakan suatu potensi yang harus dimanfaatkan secara optimal untuk kemajuan perpustakaan dalam meningkatkan efektifitas dan efesiensi layanan perpustakaan. Berdasarkan hasil penelitian Mahardika (2013) tentang layanan bebas pustaka online, penulis tergerak mengimplementasikan program layanan bebas pustaka online kepada mahasiswa dan petugas perpustakaan. Mengapa perpustakaan diharapkan menerapkan layanan bebas pustaka online? Ada beberapa alasan penting yang menyebabkan perpustakaan menerapkan layanan bebas pustaka online, antara lain : (1) layanan bebas pustaka online akan mengurangi tumpukan antrean mahasiswa karena layanan ini bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja selama terhubung internet; (2) mahasiswa tidak perlu datang langsung ke perpustakaan untuk mengecek pinjaman serta mengumpulkan koleksi karya ilmiah mahasiswa digital, cukup melalui internet; (3) dukungan koneksi internet yang diberikan lembaga sangat besar sehingga sayang untuk tidak dimanfaatkan. Sehingga, melalui program bebas pustaka online tercipta efektifitas dan efisiensi layanan.
B. LAYANAN PERPUSTAKAAN Layanan perpustakaan adalah pemberian batuan, fasilitas dan penunjukan untu mempermudah pemustaka dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan secara cepat dan mudah. Tugas dan fungsi utama perpustakaan adalah menyediakan dan mengelola informasi serta menyebarluaskan informasi tersebut seluas-luasnya kepada pemutaka. Penyebaran informasi hanya bisa tercapai melalui berbagai layanan yang diberikan perpustakaan kepada para pemustakanya. Penampilan dan kinerja sebuah perpustakaan akan tercermin dalam layanan informasi kepada pemustakanya. Jika layanan yang diberikan kepada pemustaka memuaskan maka kinerja perpustakaan akan dianggap baik, sebaliknya jika layanan yang
28
diberikan kepada pemustaka tidak memuaskan maka kinerja perpustakaan akan dianggap buruk. Pemberdayaan sumber informasi yang dimiliki perpustakaan dilakukan dengan cara pemberian layanan kepada pemustakanya. Oleh karena itu, bagian layanan berhubungan dengan pemustakanya dan menjadi ujung tombak dari setiap kegiatan di perpustakaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi kepada pemustakanya, perpustakaan harus menyediakan bahan pustaka sesuai yang diperlukan. Keberhasilan perpustakaan bergantung pula pada kemampuan menyediakan bahan pustaka secara cepat dan akurat. Cepat artinya layanan yang diberikan dilaksanakan dalam waktu singkat, sedangkat tepat maksudnya layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. 1. Tujuan Layanan Tujuan perpustakaan memberikan layanan kepada para pemustaka adalah agar bahan pustaka yang telah dikumpulkan dan diolah oleh pustakawan dapat sampai ke tangan pemustaka, sehingga informasi yang terkadung dalam bahan pustaka dapat dimanfaatkan oleh pemustaka. 2. Fungsi Layanan Fungsi layanan perpustakaan adalah mempertemukan antara pemustaka dengan bahan pustaka yang mereka minati. Fungsi layanan perpustakaan tidak boleh menyimpang dari tujuan perpustakaan itu sendiri. Fungsi yang diemban perpustakaan Undiksha dalah sebagai berikut. a. Penyediaan dan pengolahan bahan pustaka. b. Pemberian layanan dan pendayagunaan bahan pustaka. c. Pemeliharaan bahan pustaka. d. Pelaksanaan urusan tata usaha. 3. Hakikat Layanan Hakikat layanan perpustakaan adalah pemberian informasi kepada pemustaka tentang hal-hal berikut : a. Segala bentuk informasi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan baik untuk dimanfaatkan di tempat maupun untuk dibawa pulang atau digunakan di luar ruang perpustakaan. b. Berbagai sarana penelusuran informasi yang tersedia di perpustakaan yang merujuk pada keberadaan sebuah informasi. Hakikat layanan perpustakaan tersebut berimplikasi pada kegiatan perpustakaan, yaitu perpustakaan perlu menyediakan berbagai bentuk informasi yang dibutuhkan pemustaka 29
tanpa melihat apakah informasi itu benar-benar digunakan. Selain itu, perpustakaan perlu melakukan pengolahan dan pengorganisasian koleksi dengan baik sampai pada penyiapan segala sarana temu balik informasi yang telah dimilikinya, baik berupa katalog maupun sarana penelusuran lainnya.
C. JENIS LAYANAN PERPUSTAKAAN Dalam memberikan layanan informasi, perpustakaan UNDIKSHA menyediakan berbagai jenis layanan yang dapat dimanfaatkan secara optimal. Adapun layanan yang dimkasud yaitu sebagai berikut. a. Layanan Sirkulasi Layanan
ini
menangani
layanan
keanggotaan
perpustakaan,
peminjaman,
perpanjangan masa pinjam, pengembalian, denda pengunjung perpustakaan, petipan buku, tagihan buku dan tata tertib perpustakaan. b. Layanan Referensi Layanan ini memberikan bimbingan dan konsultasi menggunakan koleksi buku referensi, apapun pelaksanaan layanan referensi (Sumardji, 2000) sebagai berikut : kamus, direktori, almanak, biografi, ensiklopedi, kliping dan terbitan pemeritah (UU Peraturan Pemerintah Keterangan Resmi). c. Layanan Penelusur Informasi Layanan ini memberikan jasa penelusuran informasi berbasis Teknologi Informasi (TI) seperti OPAC (Online Public Access Catalog) untuk buku dan karya ilmiah, ejurnal (Elektronik Jurnal) dan layanan internet. d. Layanan Audio Visual Layanan ini memberikan layanan penyediaan koleksi audio-visual yang berupa kaset, disket dan compact disk yang dapat dimanfaatkan pemustaka di perpustakaan. e. Layanan Terbitan Berseri Layanan ini memberikan layanan untuk koleksi terbitan berseri berupa jurnal, majalah, bulletin, brosur dan koran. f. Layanan Karya Ilmiah Layanan ini memberikan layanan untuk koleksi karya ilmiah yang berupa karya ilmiah dosen dan karya ilmiah mahasiswa. g. Layanan Fotocopy Layanan ini memberikan jasa penggandaan dokumen/koleksi perpustakaan. h. Layanan Antar Perpustakaan 30
Layanan ini memberikan bantuan untuk menggunakan perpustakaan lain (di luar UNDIKSHA) dengan mengikuti peraturan perpustakaan. i.
Layanan pendidikan pemakai Layanan ini memberikan bantuan bimbingan, petunjuk dan pendidikan tentang pemanfaatan perpustakaan secara optimal.
j.
Layanan Bebas Pustaka Layanan bebas pustaka adalah layanan yang diberikan kepada mahasiswa untuk keperluan wisuda atau yudisium. Bebas pustaka diberikan apabila yang bersangkutan telah menyerahkan naskah karya akhir dan terbukti tidak memiliki pinjaman buku perpustakaan.
D. LAYANAN BEBAS PUSTAKA Menurut buku panduan penggunaan perpustakaan Undiksha (2012) layanan bebas pustaka adalah suatu layanan yang diberikan kepada anggota perpustakaan untuk mengurus surat keterangan bebas pinjam buku atau bersih pinjaman bahwa yang bersangkutan tidak memiliki pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan seperti kewajiban mahasiswa mengumpulkan hasil karya ilmiah berupa tugas akhir atau skripsi yang sudah dijilid dan softcopy atau CD-nya.
Pemberian surat ini untuk keperluan : ujian akhir studi,
yudisium/wisuda,pindah studi keperguruan tinggi lain dan cuti kuliah. Prosedur layanan bebas pustaka selama ini yang berlaku di perpustakaan Undiksha sebagai berikut : 1. Mahasiswa yang mencari bebas pustaka harus datang langsung ke perpustakaan 2. Mahasiswa menyerahkan hardcopy dan softcopy karya ilmiah ke bagian pelayanan karya ilmiah di lantai 3 perpustakaan Undiksha. 3. Mahasiswa mengecek pinjaman pada bagian ruang TI perpustakaan Undiksha, mahasiswa bisa mengecek pinjaman dan mendapatkan kartu bebas pustaka dan blangko simpanan wajib karya ilmiah. Prosedur pelayanan bebas pustaka yang panjang seperti yang telah dijelaskan di atas dan petugas yang minim serta prasarana yang kurang mencukupi berdampak pelayanan kurang optimal. Kendala yang dihadapi petugas dilapangan saat memberikan layanan bebas pustaka adalah : 3.
Jumlah wisudawan yang biasanya menumpuk satu bulan terakhir menjelang penutupan pendaftaran wisuda sehingga menimbulkan ketidakseimbangan antara mahasiswa yang mencari bebas pustaka dengan petugas yang melayani. Petugas harus melayani penerimaan koleksi karya ilmiah dan mengecek jumlah pinjaman. Jumlah wisudawan 31
tersebut tentu akan bertambah ditahun yang akan datang dengan perkembangan jurusan, fakultas serta mahasiswa di Universitas pendidikan ganesha yang sangat pesat. 4.
Pembaca CD /CD ROM yang cepat rusak /mengadat karena terlalu banyak melakukan pengecekan karya ilmiah dalam bentuk digital /softcopy, tercatat kurun waktu 1 tahun sudah 4 pembaca CD / CD ROM yang optiknya sudah rusak. Hasil penelitian Mahardika (2013), yang mengembangkan Program Layanan Bebas
Pustaka Online diharapkan menjadi alternatif pemberian layanan bebas pustaka kepada mahasiswa. Program layanan bebas pustaka online adalah suatu program layanan untuk mendaftar bebas pustaka dan dapat menyimpan wajib simpan karya ilmiah mahasiswa dalam bentuk softcopy secara online pada internet di website Undiksha. Program ini menyediakan beberapa fasilitas yang dapat diakses oleh pengguna atau mahasiswa yang mencari bebas pustaka, sebagai berikut : 4. Daftar pinjaman buku 5. Mahasiswa yang telah mendaftar bebas pustaka 6. Mahasiswa yang telah menyimpan softcopy karya ilmiah. Penerapan program layanan bebas pustaka online bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi layanan perpustakaan terutama pada layanan bebas pustaka. Hal ini dikarenakan oleh mudahnya melakukan bebas pustaka dan kapan saja karena dapat diakses di internet oleh pengguna baik dari mahasiswa atau dari pegawai fakultas atau panitia wisuda dan pegawai perpustakaan. Secara rinci tujuan yang ingin dicapai dengan penerapan program layanan bebas pustaka online adalah : 1. Layanan bebas pustaka online akan mengurangi tumpukan antrean mahasiswa dan penggunaan pembaca CD /CD ROM di perpustakaan karena layanan ini bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja selama terhubung internet; 2. Mahasiswa tidak perlu datang langsung ke perpustakaan untuk mengecek pinjaman serta mengumpulkan koleksi karya ilmiah mahasiswa digital, cukup melalui internet; 3. Dukungan koneksi internet yang diberikan lembaga sangat besar sehingga sayang untuk tidak dimanfaatkan. Sehingga, melalui program bebas pustaka online tercipta efektifitas dan efisiensi layanan.
E. PENUTUP Perpustakaan sebagai sebuah sistem informasi yang didalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, penyajian, dan penyebaran informasi. Penyebaran informasi
hanya bisa tercapai melalui berbagai layanan yang diberikan 32
perpustakaan kepada para pemustakanya. Penampilan dan kinerja sebuah perpustakaan akan tercermin dalam layanan informasi kepada pemustakanya. Pemanfaatan perkembangan teknologi yang berkembang saat ini memberikan kemudahan dan optimalisasi dalam pemberian layanan kepada pemustaka. Sebagian besar layanan yang diberikan di perpustakaan Undiksha didukung dengan penerapan teknologi informasi. Upaya peningkatan kualitas layanan terus dilaksanakan oleh pustakawan salah satunya dengan pengimplementasian program bebas pustaka online. Melalui penerapan layanan bebas pustaka online bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi layanan perpustakaan terutama pada layanan bebas pustaka, serta memberikan kemudahan melakukan bebas pustaka dan kapan saja karena dapat diakses di internet oleh pengguna baik dari mahasiswa atau dari pegawai fakultas atau panitia wisuda dan pegawai perpustakaan
33
MAKALAH P2M PELATIHAN PENGGUNAAN PROGRAM BEBAS PUSTAKA ONLINE BAGI MAHASISWA SEMSTER AKHIR DI PERPUSTAKAAN UNDIKSHA DARI SISI OPERATOR
Dipresentasikan pada Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat Dari Dana DIPA 2014 oleh Putu Tika Parmawati, S.Pd.
34
PERPUSTAKAAN UNDIKSHA 2014
A. OPERATOR LAYANAN BEBAS PUSTAKA ONLINE Layanan bebas pustaka online memiliki beberapa fasilitas pada tingkat operator. Pustakawan Undiksha sebagai operator dari layanan bebas pustaka online dituntut mampu dalam memanfaatkan mampu menjalankan fasilitas-fasilitas yang tersedia pada sistem. Langkah-langkah dalam operator sebagai pengguna layanan bebas pustaka online yaitu : 1. Pada
halaman
browser
ketik
www.perpustakaan.undiksha.ac.id/perpustakaan/bebas/adminperpus/, maka akan muncul
halaman website seperti dibawah ini. 2. Selanjurnya operator memasukkan user name dan password lalu klik submit, maka akan muncul halaman berikut.
Beberapa pasilitas yang disediakan sistem antara lain manajemen user, jurusan, skripsi, label, dan logout.
35
3. Operator dapat memanfaatkan fasilitas Jurusan untuk melakukan proses edit terhadap kode jurusan.
4. Operator dapat memanfaatkan fasilitas Skripsi seperti gambar dibawah ini.
36
Fasilitas yang tersedia pada halaman skripsi adalah : a. Melihat data skripsi yang diunggah mahasiswa
b. Melakukan pencarian data skripsi mahasiswa berdasarkan NIM
c. Operator dapat melakukan proses edit untuk mengisi Subjek dan mengedit status.
37
d. Melakukan proses cetak label skripsi
Sistem akan memberikan verifikasi apakah label akan dicetak atau tidak. Jika OK maka akan muncul halaman berikut
38
e. Membuka file skripsi yang diunggah mahasiswa, untuk mengecek kebenaran file yang diunggah mahasiswa.
5. Fasilitas Logout digunakan untuk keluar dari sistem.
39
MAKALAH P2M
PELATIHAN PENGGUNAAN PROGRAM BEBAS PUSTAKA ONLINE BAGI MAHASISWA SEMSTER AKHIR DI PERPUSTAKAAN UNDIKSHA DARI SISI USER
Dipresentasikan pada Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat Dari Dana DIPA 2014 oleh Putu Tika Parmawati, S.Pd.
PERPUSTAKAAN UNDIKSHA 2014 40
F. CARA MENGUNDUH FILE SKRIPSI KE HALAMAN LAYANAN BEBAS PUSTAKA ONLINE Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh mahasiswa yang ingin mengunggah file skripsi ke halaman web perpustakaan Undiksha adalah : 1. Pada halaman browser ketik www.undiksha.ac.id, maka akan muncul website Undiksha. Selanjutnya pada kanan bawah pilih perpustakaan.
2. Selanjutnya akan muncul halaman web perpustakaan, kemudian pilih bebas pustaka.
3. Maka akan muncul halaman bebas pustaka online, maka akan muncul halaman dibawah ini.
41
Mahasiswa memasukkan Nim untuk mengecek pinjaman, sistem akan memberikan verifikasi atas masukan mahasiswa.
4. Jika mahasiswa masih memiliki pinjaman maka mahasiswa tidak bisa mengunggah file skripsinya. Jika mahasiswa tidak memiliki pinjaman maka mahasiswa akan bisa mengakses halaman unggah skripsi.
42
Selanjutnya sistem akan memberikan verifikasi terhadap masukan mahasiswa.
Gambar 4. Jika Data Sudah masuk
Setelah operator memvalidasi unduhan skripsi mahasiswa, maka mahasiswa dapat mengecek hasil unggah skripsi di halaman bebas pustaka online, maka langkah-langkah yang harus dilakukan mahasiswa adalah : 1. Setelah membuka website perpustakaan, mahasiswa memilih bebas pustaka maka akan muncul halaman berikut ini.
43
2. Mahasiswa selanjutnya memilih Fakultas, maka akan muncul jurusan. selanjutnya pilih jurusan.
Selanjutnya akan ditampilkan daftar mahasiswa yang file skripsinya sudah di verifikasi oleh operator.
44
G. PENOMORAN SKRIPSI Karya ilmiah mahasiswa baik berupa Tugas Akhir, Skripsi dan Thesis yang dikumpulkan dalam bentuk softcopy ke perpustakaan diharapkan dikumpulkan menurut format yang sudah dirtentukan oleh perpustakaan. Format karya ilmiah yang dikumpulkan adalah menjadi 1 dokumen /file lengkap dari cover sampai pada bagian akhir dari sebuah karya ilmiah. Untuk memberikan penomoran yang berbeda jenisnya pada suatu karya ilmiah (tugas akhir, Skripsi dan Thesis), misalnya untuk halaman pengantar/pengesahan/daftar isi menggunakan i, ii, iii, dst, sedangkan untuk halaman isi dst menggunakan 1, 2, 3, dst. Berikut ini merupakan tahapan untuk memberikan nomor berbeda namun dalam 1 dokumen/ file. 1.
Dari file yang sudah disatukan baik daftar isi ataupun BAB 1 anda arahkan kursor dan klik mouse di halaman paling atas dari lembar kerja anda. Kembalikan kursor ke halaman 1, kemudian a. Pilih Ribbon Insert b. Klik Page Number c. Klik Format Page Numbers
45
2.
Akan muncul jendela baru untuk mengatur format penomoran. (seperti gambar dibawah ini) a. Pilih Number Format romawi, kemudian klik OK Setelah tahap ini penomoran belum muncul pada lembar kerja anda.
3.
Setelah itu kembalikan kursor dihalaman pertama kemudian a. Klik Ribbon Insert b. Klik Page Number Kemudian pilih posisi penomoran sesuai dengan kebutuhan anda. Pada contoh ini penomoran berada tengah bawah. c. Klik Bottom of Page
46
4.
Sampai dengan tahap ini penomoran masih tidak teratur, dimana pada semua halaman bernomor romawi.
5.
Langkah selanjutnya adalah letakkan kursor anda di halaman yang ingin anda beri penomoran angka, kemudian lakukan tahap ini. a. Klik Ribbon Page Layout b. Pilih Break c. Klik Next Page
Selanjutnya, a.
Pilih Ribbon Insert
b.
Klik Page Number
c.
Klik Format Page Numbers
d.
Pilih Number Format angka, kemudian pada Page Numbering pada menu start at pilih 1, selanjutnya klik OK
47
6.
Maka perubahan baru dapat terlihat dihalaman Bab 1 yang tadinya bernomorkan romawi kini berubah menjadi (1).
Sedangkan cara untuk menghilangkan penomoran pada cover dan daftar pustaka dapat dilakukan dengan langkah langkah berikut ini : Langkah Menghilangkan Penomoran pada Cover Aktifkan footer atau klik 2x pada bagian nomor halaman. Contoh kali ini adalah menghilangkan no halaman cover jadi klik 2x pada nomor I, maka footer menjadi aktif sehingga tab Design juga aktif. Untuk menghilangkan nomor halaman cover beri centang pada Different First Page pada tab Design, seperti terlihat pada gambar dibawah.
Maka otomatis nomor halaman pada halaman cover akan hilang.
H. MERUBAH FILE WORD KE PDF Ada banyak aplikasi gratis yang bisa diunduh di internet untuk merubah file word ke PDF. Salah satu cara yang bisa dijadikan alternatif untuk mengubah atau menyimpan file Word di convert menjadi PDF dengan mudah dan cepat terbaru dengan menggunakan Add in 48
Microfost. Namun Add in ini tidak ada pada CD installer Microsoft office dan Anda harus mendownload terlebih dahulu di situs resmi microsoft. Silakan Anda download Add in Save As PDF or XPS melalui link di bawah ini: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=7 Setelah mendownload add in, install di komputer Anda, setelah Add in berhasil terinstall di komputer Anda, ikuti panduan berikut ini untuk menyimpan word ke pdf. 1. Siapkan file document word dengan membuat document baru atau membuka document Anda yang sudah ada di komputer anda. 2. Kemudian simpan file Anda ke PDF dengan memilih menu Office pada bagian kiri atas 3. Kemudian pilih Save AS > PDF or XPS.
4. Pilih lokasi penyimpanan Anda.
49
5. Setelah selesai memilih penyimpanan file, klik Publish. Dan file pdf sudah muncul di lokasi penyimpanan yang anda pilih.
6. Buka file pdf untuk melihat hasil penyimpanan word ke pdf yang Anda lakukan.
50
DAFTAR ABSENSI PESERTA
51
52
53
54
SUSUNAN KEGIATAN
SUSUNAN ACARA PELATIHAN TEKNIS PERPUSTAKAAN “Pelatihan Penggunaan Program bebas Pustaka Online Bagi mahasiswa Semester Akhir di Perpustakaan UNDIKSHA”
Selasa, 26 Agustus 2014 Hari/Tanggal
Waktu
Materi
Keterangan
Selasa, 26-08-2014 09.00-09.30
Registrasi Peserta
Panitia
09.30-09.45
Laporan Kegiatan
Ketua Pelaksana
09.45-10.00
Pembukaan dan Sambutan
Ketua LPM UNDIKSHA
10.00-10.15
Sambutan
Ketua Perpustakaan UNDIKSHA
10.15-10.30
Sambutan
Koordinator Tim TI Perpustakaan UNDIKSHA
10.30-11.30
Penyampaian Materi dan
Putu Tika Parmawati, S.Pd
pelatihan untuk pemustaka 11.30-12.30
Penyampaian Materi dan
Putu Tika Parmawati, S.Pd
pelatihan untuk Operator 12.30-13.00
Penutupan
55
Ketua Pelaksana
FOTO KEGIATAN
56
57
