PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN DI SMK ISLAMIYAH CIPUTAT TANGERANG SELATAN
Skripsi Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S. Pd.)
Oleh: Raod Kamaludin 108018200066
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2013 M/1434 H
LEMBAR PENGESAHAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI
PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN DI SMK ISLAMIYAH CIPUTAT TANGERANG SELATAN
Skripsi Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S. Pd.) Oleh: Raod Kamaludin 108018200066
Di bawah Bimbingan
Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd. NIP. 196710202001122001
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2013 M/1434 H
LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING SKRIPSI
Skripsi berjudul Pelaksanaan Sistem Kearsipan Di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan disusun oleh Raod Kamaludin, NIM. 108018200066, Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Telah melalui proses bimbingan dan dinyatakan sah sebagai karya ilmiah yang berhak untuk diujikan pada sidang munaqasah sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh fakultas.
Jakarta, 25 Juli 2013
Yang Mengesahkan
Pembimbing
Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd. NIP. 196710202001122001
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN MUNAQASAH Skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat
Tangerang
Selatan”
disusun
oleh
Raod
Kamaludin,
NIM
108018200066, diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dan telah dinyatakan lulus dalam Ujian Munaqosah hari , tanggal , di hadapan dewan penguji. Karena itu, penulis berhak memperoleh gelar Sarjana S1 (S.Pd) dalam Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam.
Jakarta, 03-09-2013 Panitia Ujian Munaqosah
Ketua Jurusan KI - Manajemen Pendidikan Drs. Rusydy Zakaria, M.Ed. M.Phil.
…………
……………….
…………
……………….
...............
........................
…………
……………….
NIP. 19560530 198503 1 002 Ketua Prodi Manajemen Pendidikan Drs. Mu’arif SAM, M.Pd. NIP. 19650717 199403 1 005 Penguji I Drs. Ali Nurdin, M.Pd. NIP. 19550601 198103 1 005 Penguji II Drs. Mu’arif SAM, M.Pd. NIP. 19650717 199403 1 005
UJI REFERENSI
Seluruh referensi yang digunakan dalam penulisan skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan” yang disusun oleh Raod Kamaludin dengan NIM: 108018200066 Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, telah diuji kebenarannya oleh dosen pembimbing skripsi pada tanggal 25 Juli 2013.
Jakarta, 25 Juli 2013
Pembimbing Skripsi
Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd. NIP. 196710202001122001
LEMBAR PERNYATAAN KARYA SENDIRI
Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
: Raod Kamaludin
Tempat Tanggal Lahir: Bogor, 24 November 1989 NIM
: 108018200066
Jurusan/Prodi
: KI - Manajemen Pendidikan
Fakultas
: Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
Judul Skripsi
: Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan
Pembimbing
: Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd.
Dengan ini saya menyatakan bahwa: 1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar strata satu (S1) di UIN syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Raod Kamaludin NIM: 108018200066
Motto Sukses
“selalu berusaha untuk mencapai bahagia dengan disertai doa dan motivasi kedua orang tua” .
ABSTRAK
Raod Kamaluddin (108018200066). Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Skripsi di bawaah bimbingan Ibu Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd. Jurusan Kependidikan Islam. Prodi Manajemen Pendidikan. Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2013.
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan tentang pelaksanaan sistem kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan. Penelitian ini telah dilaksanakan pada bulan Maret - Juni 2013 di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Tekhnik pengambilan sampel yaitu pirposive sampling atau sampel bertujuan. Instrumen penelitian yang digunakan adalah wawancara dan angket. Hasil yang ditemukan dalam penelitian ini bahwa secara umum pelaksanaan sistem kearsipan yang meliputi proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip sudah baik.
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa Sistem pelaksanaan kearsipan yang dilakukan di SMK Islamiyah dalam proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip sudah baik dan disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, meskipun masih ada yang harus ditingkatkan lagi dalam hal penyimpanan proses pemeliharaan arsip Dengan demikian pelaksanaan sistem kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat sudah baik dan perlu ditingkatkan lagi. Kata kunci : Pelaksanaan Sistem Kearsipan
i
ABSTRACT
Raod Kamaluddin ( 108018200066 ) . Filing System implementation in Chester Islamiyah vocational guidance Thesis under the guidance of Dra . Nurdelima Waruwu, M.Pd. Department of Islamic Education . Management Education Program stud. Faculty of Tarbiyah and Teaching . State Islamic University Syarif Hidayatullah Jakarta 2013.
This study aims to describe the implementation of the archival system in vocational Islamiyah Chester South Tangerang . This study was conducted in March-June 2013 in the Vocational Islamiyah Chester South Tangerang . The method used is descriptive method with qualitative approach . Sampling technique that aims pirposive sampling or sample . Research instruments used were interviews and questionnaires . Results found in this study that the general implementation of archival system which includes the process of recording and distributing mail , storage , recovery , maintenance , depreciation , removal and destruction of records was good .
These results indicate that the system implementation is done in vocational archival Islamiyah in the process of recording and distributing mail , storage and retrieval of records , maintenance , depreciation , removal and destruction of records has been well and adapted to the needs of the school , even though still to be improved further in terms of storage archive maintenance process.
Thus the implementation of the archival system in vocational Islamiyah Chester is good and needs to be increased again.
Keywords : Implementation of Filing Systems
ii
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta taufiq kepada penulis, sehingga dengan tangan ini masih mampu menorehkan kata demi kata untuk menjadi sebuah karya bermakna yang berjudul “Pelaksanaan Seleksi Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangsel”. Tidak lupa pula shalawat beserta salam semoga tercurahkan kepada baginda Rasulullah SAW yang telah membawa kita menuju arah yang insyaallah dimuliakan oleh Allah SWT. Selama penyusunan skripsi ini dan selama penulis belajar di Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, penulis mendapatkan banyak ilmu, pengalaman, motivasi serta bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya dan mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Ibu Dra. Nurlena Rifai, MA, Ph.D, sebagai Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Drs. Rusydy Zakaria, M. Ed, M. Phil. Ketua Jurusan Kependidikan Islam. 3. Bapak Drs. Muarif SAM, M.Pd, Ketua Program Studi Manajemen Pendidikan. 4. Ibu Dra. Nurdelima Waruru MPd, selaku dosen pembimbing, yang telah banyak membantu dan meluangkan waktunya untuk memberikan arahan serta nasihat yang memotivasi penulis, sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. 5. Seluruh dosen dan Staff Jurusan yang telah berjasa memberi ilmu serta bimbingannya kepada penulis selama masa perkuliahan. 6. Segenap pengelola Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiah dan Keguruan, yang telah memberikan pelayanan, fasilitas kepada penulis dalam mencari data-data pustaka. 7. Kepala sekolah SMK Islamiyah Bapak Mulyono, M.Pd, Bapak Rahmat Budianto SE selaku kepala Tata Usaha SMK Islamiyah dan seluruh Guru SMK yang sudah mau memberikan informasi terkait dengan pelaksanaan sistem kearsipan.
iii
8. Ayahanda KH. M. Khoer Effendi dan Ibunda HJ. Dedeh Saadah yang selama hidupnya telah mendidik dan selalu menasehati penulis agar menjadi orang yang berguna bagi keluarga dan negara. 9. Seluruh keluarga besar yang telah memabntu dan memberi dukungan, baik moril maupun materil. 10. Teman-teman angkatan 2008-2009 KI-Manajemen Pendidikan khususnya Kelas B, teman-teman; Rizki Romadon, M. Subki, Heru Purnomo, Bangkit Erlangga, , Gunawan, Andhi Raihan, teh Riska dan Ibu Tini yang telah berpartisipasi dan memotivasi saya untuk menyelesaikan skripsi ini. 11. Teman-teman Alumni 2008 SMAN 1 Jasinga-Bogor. 12. Semua pihak yang telah membantu untuk menyelesaikan skripsi ini, yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu persatu, namun tidak mengurangi rasa hormat penulis. Semoga Allah membalas amal ibadah serta dianugrahi keberkahan. Amin, Skripsi yang sangat sederhana ini tentunya masih belum sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat kontruktif penulis harapkan. Penulis juga berharap semoga karya tulis ini bermanfaat bagi diri pribadi khususnya dan para pembaca umumnya. Akhirnya hanya kepada Allah jua segala sesuatunya penulis kembalikan.
Jakarta, 18 Juli 2013
Penulis
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL LEMBAR PENGESAHAN PERSETUJUAN PEMBIMBING PENGESAHAN PENGUJI ABSTRAK ......................................................................... ....................
i
ABSTRACT ......................................................................................
ii
KATA PENGANTAR .................................................................... .........
iii
DAFTAR ISI ....................................................................................
v
DAFTAR TABEL...............................................................................
vii
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................
viii
BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah....................................................... ..........
1
B. Identifikasi masalah ........................................................................
4
C. Pembatasan Masalah.......................................................................
5
D. Perumusan Masalah ........................................................................
5
E. Manfaat penelitian ..........................................................................
5
BAB II KAJIAN TEORI A. Hakikat Arsip 1. Pengertian Arsip.......................................................... .........
6
2. Jenis Arsip.... ........................................................................
8
3. Peranan Arsip............................................................... ........
10
4. Fungsi Kearsipan ..................................................................
11
B. Pelaksanaan Sistem Kearsipan................................................
12
1) Penciptaan Arsip..............................................................
13
2) Pencatatan dan Pendistribusian Arsip..................................
15
3) Penyimpanan Arsip...........................................................
21
v
4) Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip....................................
26
5) Penyusutan dan Pemusnahan Arsip....................................
30
C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik………….................................
34
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................ ....
39
B. Metodologi Penelitian..................................................................... ....
40
C. Sumber Data/Informan ................................................................... ....
40
D. Teknik Pengumpulan Data ............................................................. ....
40
E. Teknik Analisa data ........................................................................ ....
45
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Latar Belakang SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan ........... ....
47
1. Sejarah Singkat SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan............
47
2. Visi Dan Misi Smk Islamiyah Ciputat.............................................
48
3. Profil Singkat Pegawai Tata Usaha.................................................
53
B. Deskriptif dan Analisis Data............................................................
55
1. Deskriptif Data..................................................................................
55
2. Analisis Data....................................................................................
65
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A.
Kesimpulan ...............................................................................
78
B.
Saran ........................................................................................
79
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................
vi
81
DAFTAR TABEL
No Nama Tabel
Hal
1
Jadwal Penyusunan Skripsi
39
2
Kisi-kisi Instrumen Wawancara Pegawai Tata Usaha
42
3
Kisi-kisi Instrumen Wawancara Pegawai Kepala Sekolah
43
4
Kisi-kisi Angket Guru
44
5
Data Guru
53
6
Pegawai tata usaha mampu mengkonsep surat dengan Pegawai tata usaha membuat catatan yang lengkap
56
7
57
13
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam membuat catatan yang lengkap.. Pegawai tata usaha dapat mengklasifikasi surat dengan rapih Pegawai tata usaha ramah dalam melakukan pelayanan Pegawai tata usaha mampu menyimpan arsip secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali saat di butuhkan. Pegawai tata usaha mampu menata arsip dengan cepat. Pegawai tata usaha menggunakan komputer untuk mempercepat tugas dalam sistem kearsipan Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan arsip
14
Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan
60
15
61
21
Tata usaha mampu memelihara arsip yang ada Tata usaha sering mempunyai kendala dalam menemukan arsip yang hilang. Saya memberi masukan terhadap penilaian arsip penting dan arsip tidak penting Kepala tata usaha selalu memusnahkan arsip sesuai jadwal retensinya Saya mendiskusikan dengan pegawai tata usaha apabila terdapat masalah kearsipan Saya memberi saran kepada pegawai tata usaha dalam proses pemeliharaan arsip Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsiapan
22
Kepala sekolah melakukan pengamatan dalam masalah kearsipan
65
8 9 10 11 12
16 17 18 19 20
vii
57 58 58 59 59 60
61 62 63 63 64 64
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
: Pedoman Wawancara
Lampiran 2
: Hasil Wawancara
Lampiran 3
: Pedoman Angket
Lampiran 4
: Lembar Uji Referensi
Lampiran 5
: Surat Permohonan Bimbingan Skripsi
Lampiran 6
: Surat Bimbingan Skripsi
Lampiran 7
: Surat Permohonan Izin Penelitian
Lampiran 8
: Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian
Lampiran 9
: Contoh Formulir
Lampiran 10
: Contoh Surat
Lampiran 11
: Surat Pernyataan Karya Sendiri
Lampiran 12
: Biodata Penulis
viii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Dalam suatu kegiatan
organisasi
pemerintahan maupun pendidikan
diperlukan adanya sistem kearsipan yang baik agar dapat membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, baik untuk keperluan intern maupun ekstern. Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks.The Liang Gie mempertegas peranan kearsipan sebagai alat pengingat tersebut dengan sebuah motto yang berbunyi “People Forget, Records Remember” (orang bisa lupa, arsip selalu ingat).1Motto tersebut memberikan intisari mengenai betapa pentingnya peranan arsip dalam kehidupan masyarakat sejak dulu sampai sekarang. Pada era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Arsip/dokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan di komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemanfaatan arsip akan lebih 1
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), cet. 7,
hal. 116
1
2
meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya situs/web, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki alamat website, maka penyebaran atau pemanfaatan arsip/dokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka.2 Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya.untuk itu dipandang perlu untuk segera meningkatkan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna dengan cara memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip yang diterima dan dipergunakan kembali.3 Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971tentang: “KEARSIPAN”, bahwa
tujuan
kearsipan
pertanggungjawaban
adalah
nasional
untuk
tentang
menjamin
keselamatan
perencanaan,
pelaksanaan
bahan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.4 Dari penjelasan tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun pendidikan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Idealnya, sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain
2
http://arsip.jogjakarta.go.id/gallery/download/Sistem%20Komputasi%20Kearsipan Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), 4 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hal. 3 3
3
dari keberhasilan suatu Sistem juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak bisa lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia biasanya akan membawa dampak, saat arsip itu akan disimpan/diperlukan kembali. Oleh karena itu, seorang yang memiliki pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi karena mempunyai peranan dalam mencapai tujuan yang diharapkan suatu organisasi. Tanpa arsiparis yang pintar, teliti, tekun, dan bertanggung jawab maka kegiatan arsip tidak dapat berjalan lancar,karena fungsi dari Sistem kerasipan adalah untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali,
pemeliharaan,
penyusutan,
pemindahan
dan
pemusnahan.
Kecendrungan-kecendrungan tersebut, apabila terus berlangsung maka dapat memperburuk keadaan yang pada akhirnya menghambat tercapainya tujuan organisasi yang telah diterapkan, baik secara mikro maupun makro. SMK
Islamiyah
Ciputat
merupakan
salah
satu
lembaga
yang
menyelenggarakan aktifitas pendidikan secara formal bertanggung jawab dalam peningkatan pelayanan administrasi.Namun dalam sistem kearsipannya belum mencapai maksimal, karena masih banyak kelemahan-kelemahan baik dalam hal kurangnya sarana prasarana sistem kearsipan dan kurangnya pengetahuan pegawai tentang bagaimana melaksanaan sistem kearsipannya itu sendiri yang meliputi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Oleh karenanya, Sistem kearsipan sebagai pendukung dalam peningkatan pelayanan tersebut merupakan faktor yang tidak luput dari perhatian. Dalam pelaksanaannya, SMK Islamiyah mempekerjakan beberapa orang pegawai tata usaha yang bertugas sebagai pengelola seluruh kegiatan administrasi perkantoran di SMK Islamiyah’.Latar belakangpegawai tata usaha yang merangkap sebagai pegawai arsiparis yang bukan dari disiplin ilmu kearsipan,
4
tetapi hal ini tidak mempersulit pengelola administrasi karena disekolah ini sering diadakan pelatihan-pelatihan untuk mengembangkan kemampuan para pegawai kearsipan ini. Dari uraian-uraian di atas, maka penulis menyusun skripsi dengan judul “Pelaksanaan Sistem Kearsipan diSMK Islamiyah Ciputat
Tangerang
Selatan”.
B. Identifikasi Masalah Peneliti mengidentifikasi masalah yang sesuai dengan permasalahan di atas tentang: 1. Kurangnya pengetahuan pegawai tata tentang SistemKearsipan. 2. Kurangnya Sarana-prasarana (alat dan tempat) yang menunjang sistem kearsipan. 3. Kurangnya upaya-upaya dalam pemeliharaan arsip 4. Kurangnya perhatian terhadap proses penyusutan arsip 5. Kurangnya perhatian dari pihak sekolah terhadap pemusnahan arsip
C. Pembatasan Masalah. Dalam penelitian ini agar tidak terlalu meluas, maka peneliti membatasi masalah tentang “Pelaksanaan SistemKearsipan di SMK Islamiyah”, yang mencakup pelaksanaan fungsi-fungsi Sistem kearsipan meliputi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip.
5
D. Perumusan Masalah. Dalam penelitian ini, peneliti merumuskan masalah tentang “Bagaimana proses Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan?”.
E. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Secara praktis, hasil penelitian ini bisa dijadikan sebagai bahan masukan atau kontribusi yang berarti bagi lembaga pendidikan khususnya pegawai tata usaha dalam Sistem arsip. 2. Secara teoritis, hasil penelitian ini diharapkan bisa mengembangkan kajian ilmu pendidikan mengenai Sistem arsip.
6
BAB II KAJIAN TEORI DAN KERANGKA BERFIKIR
A. Hakikat Arsip 1. Pengertian Arsip Menurut Hadi Abu Bakar, istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive, berasal dari bahasa Yunani “Arche” yang berarti permulaan.Kemudian dari kata“arche” berkembang menjadi kata “ta archia”yang berarti catatan.5 Lebih lanjut Handi Haryadi menyebutkan bahwa Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang kemudian berubah menjadi ta archia, lalu berubah lagi menjadi Archeon. Arche berarti permulaan, cacatan atau fungsi kekuasaan peradilan dan Archea dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dalam bahasa indonesia, Arsip merupakan tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting.6
5
Hadi Abu Bakar ,Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, (Djambatan: Jakarta, 1996), Cet Ke- 2, hal. 8 6 Haryadi Hendi, Administrasi Perkantoran, (jakarta:Visi media, 2009), hal. 42
6
7
Pengertian Arsip di Negara kita (Indonesia), diatur dalam Undangundang Nomor 7 tahun 1971 tentang: “KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” yang pada BAB 1 Pasal 1 berbunyi sebagai berikut, Arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa.7 Yang dimaksud naskah-naskah yang dibuat dalam bentuk corak apapun dari suatu arsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat atau didengar seperti halnya rekaman, film dan lain sebagainya. Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang di himpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Sedangkan yang dimaksud dengan badan-badan pemerintahan yakni seluruh aparatur pemerintahan, termasuk dalam hal ini perusahaanperusahaan yang modalnya untuk sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah dan badan-badan pemerintah yang akan/sudah dilebur pada waktu undang-undang dikeluarkan.8 Wursanto mengemukakan pengertian arsip adalah kumpulan suratmenyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi tindak-tanduk dokumenter (dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada tiap 7
Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju, 2001), hal. 185 8
Ig. Wursanto, Himpunan Peraturan Perundangan Tentang Kearsipan , (Yogyakarta: Kanisius,1991), Cet-1, hal. 23
8
kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakantindakan selanjutnya. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan9. Dari beberapa teori di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen atau kumpulan warkat, surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya, yang disimpan secara sistematis karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Dengan demikian maka kearsipan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan dokumen(arsip), baik arsip dinas, maupun arsip pribadi yang disimpan secara statis sehingga jika diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Dan kearsipan merupakan kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
2. Jenis Arsip Menurut Zulkifli Amsyah, ditinjau dari segi hukum dan perundang-undangan arsip dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu: a. Arsip otentik Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari
9
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta: Kanisius,1991), Cet ke-1, hal. 17
9
isi surat bersangkutan. Arsip otentik dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. b. Arsip tidak otentik Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotocopy, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.10 Zulkifli Amsyah membedakan arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu: a. Arsip dinamis Yaitu semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya. b. Arsip statis Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun
untuk
penyelenggaraan
sehari-hari
administrasi negara.11 Masih pendapat yang sama, Basir Barthos membagi arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Hanya saja, arsip dinamis diperinci lagi menjadi dua bagian, yaitu:
10
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, hal. 3-4 11 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, hal. 2
10
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. b) Arsip pasif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.12 Berdasarkan di atas, dapat disimpulkan bahwa menurut fungsinya arsip dibagi menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi dalam penyelenggaraan administarsi. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai yang sangat penting bagi suatu instansi akan disimpan selama-lamanya di instansi bersangkutan sebagai arsip pribadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di instansi tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.
3. Peranan Arsip Arsip mempunyai peranan yang sangat penting, yaitu sebagai “pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan
dalam
setiap
organisasi
perencanaan,
penganalisaan,
kebijaksanaan,
pengambilan
dalam
rangka
pengembangan, keputusan,
pembuatan
kegiatan perumusan laporan,
pertanggung jawaban dan pengendalian setepat-tepatnya”.13
12
Barthos Basir, Manajemen KearsipaUntuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hal. 4 13 Barthos Basir, Manajemen KearsipaUntuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hal. 2
11
Begitupun menurut The Liang Gie, arsip merupakan “suatu ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi yang bersangkutan, sebagai penilaian dan penyusunan
program
pengembangan
dari
organisasi
yang
bersangkutan”.14 Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai alat pengingat dan sumber informasi baik bagi perorangan, organisasi maupun bagi pimpinan untuk membuta keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem yang baik di bidang kearsipan.
4. Fungsi Kearsipan Zulkifli Amsyah membedakan arsip berdasarkan fungsinya arsip menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan,
pelaksanaan
kegiatan
pada
umumnya
atau
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan maupun pelayanan ketatausahaan sehari-hari.15 Wiyasa mengatakan arsip dinamis dapat dirinci lagi sebagai berikut: a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari siatu organisasi/kantor. 14
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), cet. 7,
hal. 116 15
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, hal. 2
12
b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. c) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang sudah kurang dipergunakan sehingga penemuannya yang masih cepat masih dapat ditawar atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.16 Dari paparan di atas, dapat dikatakan bahwa pada dasarnya dokumen-dokumen yang telah diarsipkan tidak selamanya digunakan untuk
keperluan
organisasi,
karena
arsip-arsip
yang
sudah
digolongkan menjadi arsip statis tersebut dipindahkan atau bahkan dapat dimusnahkan. Untuk arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di kantor, karena masih sering digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
B. Pelaksanaan Sistem Kearsipan Agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan sistem kearsipan yang baik agar tujuan organisasi itu dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Menurut Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus :kehidupan” arsip sejak lahir sampai mati.17
16
A. W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press, 1986) Cet. 4, hal. 101-102 17 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia, 1989), h. 4
13
Jika arsip adalah himpunan tulisan atau catatan tertulis yang terjadi dalam organisasi, maka pekerjaan atua kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan arsip disebut sebagai Sistem kearsipan. Jika Sistem kearsipan kurang baik, maka akan sulit untuk mendapatkan kembali data-data dan surat-surat yang tersimpan bila diperlukan sehingga pekerjaan akan memakan waktu yang lama, bahkan akan menghambat dalam menentukan keputusan dan membuat laporan. Berdasarkan paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan adalah proses pengurusan yang berhubungan dengan segala bentuk surat atau dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan Sistem kearsipan seorang manajer atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pengurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran mudah dicapai dengan efektif dan efisien. Pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu kegiatan administrasi itu mencakup pelaksanaan fungsi-fungsi sistem kearsipan yang meliputi proses penciptaan arsip, pencatatan dan pendistribusian arsip, penyimpanan dan penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan serta pemusnahan arsip. 1. Penciptaan Arsip Tahap penciptaan yaitu suatu tahap di mana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan
oleh
melaksanakan
suatu
organisasi
fungsinya.
Arsip
atau
perorangan
yang
tercipta
dalam tersebut
mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara dan sebaginya.
14
Penciptaan yang dilakukan dengan cermat akan sangat membantu pengumpulan dan penyimpanan data yang dibutuhkan, sehingga dampaknya kepada pekerjaan kantor secara keseluruhan akan berjalan lancar. Formulir adalah salah satu bagian dari jenis arsip yang penting dan sangat erat kaitannyadengan Sistem kearsipan secara keseluruhan. Sekitar 30% dari seluruh arsip yang tercipta terdiri dari formulir. Salah satu unsur keterkaitan formulir dengan Sistem kearsipan khususnya terletak pada aspek penyimpanannya (filing).
Baik
yang
berkaitan
dengan
kemudahan
untuk
penyimpanannya, ketepatan penggunaan peralatan penyimpanan, maupun yang berkaitan dengan kualitas arsip. Dalam banyak hal masalah yang dihadapi dalam merancang formulir adalah karena kurang diperhatikannya aspek kearsipan dan bagaimana formulir yang dirancang mempengaruhi dalam penyimpanannya. Misalnya dalam penetapan ukuran formulir tidak dikaitkan dengan alat yang digunakan untuk menyimpan. Ukuran formulir yang terlampau besar dari folder atau laci filing cabinet akan menyulitkan dalam penyimpanannya. Formulir dengan ukuran besar ini sering diketemukan pada pengurusan keuangan dan kepegawaian. Tujuan dari merancang formulir adalah : a. Untuk menjamin formulir yang dirancang bermutu dan sesuai dengan kebutuhan. b. Untuk menjamin kesederhanaan formulir. c. Untuk mendesain layout (tata letak) formulir sehingga mudah pengisiannya.
15
d. Untuk menghemat waktu dalam memahami formulir. e. Untuk menjamin kemudahan dan kecepatan dalam pengisian formulir. f. Tercapainya
keseragaman
dan
standarisasi
formulir. g. Penghematan
biaya
dalam
pembuatan
formulir.18
2. Pencatatan dan Pendistribusian Arsip Pencatatan dan pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan arsip. Dalam proses pencatatan dan pendistribusian ini terdapat prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar. 1) Prosedur pengurusan surat masuk Adapun prosedur atau sistem pengurusan surat di kantor tergantung
pada
sistem
administrasi
kearsipan
yang
dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan. Pada dasarnya masih banyak dijumpai sistem yang berbeda dalam berbagai organisasi di kantor. Langkah-langkah pengurusan surat masuk pada umumnya dilakukan sebagai berikut: (a) Penerimaan Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara: 18
Boedi Martono, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hal. 27-29
16
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk. 2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim. 3. Menggolong-golongkan
surat
sesuai
dengan
jenisnya. 4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima. (b) Penyortiran Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas: 1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan lainnya dans urat dinas lainnya. 2. Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia. 3. Memisahkan
surat-surat
yang
memerlukan
penanganan khusus seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebagainya. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang berhak. (c) Pencatatan memiliki tugas-tugas sebagai berikut: 1. Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari
isi
surat
dengan
cara
menggarisbawahi
kata/kalimat yang dianggap penting. 2. Pemeriksaan lampirannya.
17
3. Membubuhkan
cap/stempel
yang
merupakan
stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat. 4. Mengagendakan surat masuk yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebut Buku Agenda Masuk (Daily
mail
record).
Petugasnya
dinamakan
agendaris (Mail Clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. (d) Penyimpanan berkas/arsip surat masuk Penyimpanan
berkas/arsip
surat
dari
pimpinan
dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. Berkas-berkas yang penyimpanannya masih ditangani sekretaris
merupakan
berkas/arsip
yang
bersifat
dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dipergunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan. Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Meneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren), atau menggarisbawahi kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan. 2. Mengindeks. 3. Memberi kode.
18
4. Menyimpan ke dalam folder (map) tertentu. 5. Menata arsip. 2) Prosedur pengurusan surat keluar a) Penggunaan Kartu Kendali Sebagai Buku Agenda 1. Semua surat penting yang akan dikirimkan kepada pihak di luar organisasi, pembuatan konsepnya dilakukan oleh satuan kerja pengolah, berdasarkan persetujuan pimpinan. 2. Surat yang telah siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan. 3. Petugas pengarah melampirkan kartu kendali yang telah diisi, lembar pertama disimpan pada bagian pengarah, lembar kedua dan ketiga dikembalikan ke unit pengolah. 4. Apabila penerima telah menadatangani, maka lembar kedua kembali ke unit pengarah untuk disimpan di bagian arsip. 5. Surat asli disimpan/dikirim oleh unit pengarah, sesuai alamat yang dituju oleh surat tersebut. b) Penggunaan Buku Agenda Surat Keluar Pengurusan surat keluar, baik surat tindak lanjut (follow up) dari surat masuk ataupun surat keluar yang bersifat intern pada umumnya menempuh prosedur yang sama, yaitu: (a) Pembuatan konsep surat (draft)
19
Pembuatan konsep adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat keluar. Kegiatankegiatannya adalah sebagai berikut: 1. Konsep dibuat oleh sekretaris/ kepala tata usaha dengan menggunakan blanko lembar konsep yang biasanya berbentuk folio ganda. 2. Konsep surat harus memenuhi syarat yaitu bersifat formal
(dinas),
objektif,
ringkas
dan
jelas
maksudnya, sopan dan ramah bahasanya, seragam dalam bentuknya, serta rapi dalam pengetikannya. 3. Setelah dipenuhi persyaratan tersebut konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Sebagai
persetujuan
atas
konsep
surat
itu,
pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blanko isian lembar konsep. 4. Setelah surat disetujui, kemudian diregistrasikan untuk memberi kode/nomor surat. (b) Pengetikan 1. Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan telah memperoleh kode/nomor surat, diserahkan kepada unit pengetikan/penggandaan. 2. Kepala unit pengetikan harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi kesalahan. (c) Penandatanganan
20
Surat jadi itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatanganinya. (d) Pencatatan 1. Surat jadi yang telah ditandatangani, dicap, dan disertai kelengkapan lainnya (lampiran, amplop) menjadi surat dinas resmi. 2. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis. Buku verbal ialah buku buku agenda yang khusus dipakai untuk mencatat surat dinas resmi keluar. 3. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap untuk dikirim. Dengan mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman(ekspedisi). (e) Pengiriman surat Urusan
pengiriman/ekspedisi
melaksanakan
tugas
pengiriman surat keluar. Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu pengiriman surat intern dan ekstern. Pengiriman surat keluar intern dalam sistem tradisional ini (agenda) dipergunakan buku ekspedisi intern, sedangkan pengiriman surat keluar mempergunakan buku ekspedisi ekstern. (f) Penyimpanan berkas/arsip surat Surat yang telah diproses atau ditanggapi dan pertinggal surat keluar yang telah dikirimkan untuk
21
sementara disimpan oleh sekretaris (urusan arsip), karena berkas tersebut masih bersifat dinamis.19
3. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip a. Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip(Filing System) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Dan karena orang biasanya tidak mungkin dapat mengingat selalu segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, maka filing merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Ada banyak sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filing agar dia dapat melakukan tugasnya dengan efektif dan efisien. Untuk itu sifat yang harus dimilliki adalah ketelitian, kerapihan, serta menguasai bidangnya. Ada 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraanfiling yang dapat dipergunakan, yaitu : 1) Sistem abjad Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang. Baik perihal dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun subjek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat 19
Irra Chrisyanti Dewi, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Prestasi Pustaka 2011), hal. 37-
45
22
menyusunnya itu maka nama-nama atau kata-kata dibagi menjadi
4
golongan
yaitu
nama
perorangan,
nama
perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial
atau
perhimpunan-perhimpunan.
Untuk
dapat
menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar peraturanperaturan ini dapat ditentuakan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan.Dalam sistem pengarsipan secara alfabetis (menurut abjad), umumnya diberi judul nama orang atau nama organisasi/perusahaan. 2) Sistem subjek Untuk dapat melaksanakan sistem subjek ini, maka seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu masalahmasalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat
setiap
harinya.
Masalah-masalah
itu
dikelompokkan menjadi satu subjek, umpamanya maslahmasalah di bawah “Kepegawaian”, maslah-masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu maslah pokok (subjek) di bawah “keuangan”, dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah (subjek), misalnya : Kepegawaian, Cuti, Kenaikan pangkat, Lamaran, Dsb. Demikian
seterusnya
semua
pokok
masalah
dijadikan subjek dan semua masalah-masalah yang berkenaan dengan satu pokok masalah dijadikan sub subjek. 3) Sistem geografis
23
Untuk melaksanakan filing sistem geografis ini seorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada didalam wilayah itu, dan selanjutnya baru dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari pelanggan atau nasabah-nasabah yang ada disetiap kota di daerah wilayah itu. Umpamanya : Indramayu
Malang
Jakarta
Ahmad
Parno
Irwan
Bahrun
Rahman
Karina
4) Sistem nomor Sistem nomor ini merupakan sistem filing yang tidak langsung, karena sebelummenentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompokkelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya. Umpamanya: Kepegawaian
12
Cuti
12,1
Kenaikan pangkat
12,2
Lamaran
12,3
5) Sistem kronologi Sistem ini pergunakan untuk filing bahan-bahan yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Surat-surat atau bahan-bahan yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa
24
melihat masalah atau perhal surat atau bahan. Selanjutnya juru arsip hanya akan perlu mengelompokkan surat-surat atau bahan-bahan yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahunnya. Juru arsip dapat mempergunakan sistem ini untuk menyelenggarakan filing apabila kegiatan surat-menyurat dalam organisasi masih belum berjumlah banyak, sehingga masih dapat disatukan segala persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan atau usaha dari organisasi itu sudah berkembang dan menyangkut banyak masalah, maka sebaliknya juru arsip mempergunakan sistem yang lain yang akan lebih sesuai20. Dari kelima sistem penyimpanan arsip tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, tergantung tepat atau tidaknya penggunaan arsip tersebut, dan harus sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan organisasi atau instansi yang bersangkutan. Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat menentukan
dalam
penemuan
kembali
dari
tempat
penyimpanannya secara mudah dan cepat. Fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung keberhasilan Sistem arsip. Dapat disimpulkan bahwa setiap petugas kearsipan hendaknya memperhatikan sistem kearsipan yang ada dikantornya. Sistem kearsipan tersebut hendaknya sesuai dengan ciri-ciri yang telah disebutkan di atas. Apabila sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri tersebut, maka pastinya Sistem kearsipan tersebut dapat berjalan dengan lancar. 20
Barthos Basir, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, hal. 43-48
25
2.
Penemuan kembali arsip Menurut
Wijaya
untuk
menemukan
kembali
dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat dan tepat sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemuan kembali dokumen atau arsip sangatlah erat hubungan dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen atau arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanannya, maka penemuan kembali suatu dokumen atau arsip akan mengalami kesulitan.21 Menurut Abu Bakar Hadi tujuan utama dalam menemukan kembali atau sistem penemuan kembali arsip (retrival system) adalah “menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut”. Penerimaan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan (filing system) yang kita pergunakan, sedangkan jika sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip itu akan sulit.22 Supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dapat terlaksana, maka syarat-syarat yang harus ditaati, yaitu: a) Kebutuhan si pemakai arsip harus teliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. b) Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maak disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal. 21
Wijaya, A.W. Administrasi Kearsipan: suatu pengantar, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, Cet. 4, hal. 172 22 Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Djambatan, 1996), Cet. 4, hal. 74
26
c) Kemudian sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat. d) Harus di dukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya yang tinggi, cepat, tekun, suka kerja, senang bekerja details tentang informasi. Dari uraian di atas dapat diketahui, bahwa sistem penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat tergantung dari sistem penyimpanan arsip. Hal ini juga harus di dukung oleh pegawai yang professional dan perlengkapan yang memadai, maka dengan itu arsip akan dapat mudah ditemukan kembali. 4. Pemeliharaan dan PenjagaanArsip Supaya pemeliharaan dan penjagaan arsip dapat efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya diberikan pengetahuan mengenai hal tersebut.Dengan demikian mereka selalu menjaga dan mengamankan arsip dari kehancuran. Untuk melaksanakan pemeliharaan dan penjagaan arsip tersebut terdapat beberapa syarat, yakni: a) Ruang arsip harus bebas dari kesibukan industri, maka ruangan perlu diberi filter untuk menyaring udara. b) Ruang penyimpanan arsip perlu terpisah dari ruang kantor Unit Kerja lainnya. c) Ruang penyimpanan arsip harus diberi AC, alat pengukur suhu udara dan kelembaban. d) Dalam mencegah atau membasmi serangga perlu diadakan fumigasi.23.
23
Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Djambatan, 1996), Cet. 4, hal. 78-87.
27
Sedangkan Penjagaan Arsip menurut Barthos Basir, dapat dilakukan dengan beberapa macam cara, yaitu: 1. Membersihkan ruangan Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya sehingga sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner. Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu dari satu tempat ke tempat lain. 2. Pemeriksaaan ruangan dan sekitarnya Sedikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan sekitarnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya. 3. Penggunaan racun serangga Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga , Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. 4. Mengawasi serangga anai-anai Untuk
menghindari
serangga
anai-anai
dapat
dipergunakan sodium arsenite. Sodium ini letakkanlah di celah-celah lantai. Rak almari yang dibuat daripada kayu, hendaknya di oles dengan Dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada kayu. 5. Rak penyimpanan arsip
28
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lanati sekitar 6 inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai dibawah rak. 6. Meletakkan arsip Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya daripada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalu yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas. 7. Membersihkan arsip Arsip-arsip
hendaknya
dibersihkan
dengan
menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenisnya hendaknya dipisahkan. 8. Mengeringkan arsip yang basah Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan
jalan
menjemur
dibawah
teriknya
sinar
matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada bukalah jendela dan pintu lebar-lebar.
29
Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut. 9. Arsip-arsip yang tidak terpakai Untuk
arsip-arsip
yang
tidak
terpakai
lagi,
hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak betaburan disana-sini. Susunlah sama seperti ketika arsip itu dipergunakan. 10. Arsip-arsip yang rusak atau sobek Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini dapat merusak kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan menggunkan perekat kanji. 11. Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal ini serahkanlah kepada Arsip Nasional R.I. akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah dengan kertas tisue secara lepas.24
24
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, Cet. 6, hal. 50-60.
30
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan dan penjagaan arsip mencakup dua aspek, yaitu: 1) Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh arsip. 2) Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, oleh karena tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Untuk itu, tidak semua arsip disimpan terus menerus melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan bahkan dimusnahkan. Jumlah arsip akan selalu berkembang menjadi banyak, semakin tinggi kegiatan dalam suatu organisasi semakin cepat pertmbahan jumlah arsip. Untuk menghadapi masalah tersebut, diperlukan adanya
penyusutan,
pemindahan
dan
pemusnahan
arsip.
Penyusutan arsip dilakukan menurut jadwal retensi yaitu daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. a. Penilaian Arsip Penilaian
arsip
penting
untuk
menentukan
dasar
kebijaksanaan dalam melaksanakan penyusutan arsip. Arsip dapat diberi nilai dari berbagai segi, yaitu: a. Dilihat dari segi umum dan kepentingan bagi organisasi, maka arsip dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
31
b. Dilihat dari segi kepentingan administrasi perkantoran, ada arsip aktif dan arsip pasif. c. Dillihat dari segi informasi, arsip mempunyai nilai guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai guna pemeriksaan, nilai guna penunjang, atau nilai guna penelitian/ilmiah.25 Dengan demikian suatu arsip dapat mempunyai sebuah nilai atau lebih dari kegunaannya, dan tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar arsip akan berakhir kegunaannya setelah jangka waktu penyimpanannya atau retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. b. Jadwal Retensi Arsip Arsip Nasional memberikan penjelasan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang seberapa
jauh
sekelompok
arsip
dapat
disimpan
atau
dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan: a) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif) b) Jangka
waktu
lamanya
penyimpanan
masing-
masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI. Peraturan pemerintah RI Nomor 30 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip memberikan penjelasan bahwa Jadwal Retensi Arsip, adalah daftar tentang jangka waktu penyimpanan arsip.
25
Suparjati, Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 1999), hal 34
32
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas.26 Patokan menentukan waktu retensi sebaiknya berdasarkan golongan arsip, yaitu Vital, penting, berguna, dan tidak berguna. Waktu retensi masing-masing golongan tersebut, baik di file aktif maupun di file inaktif, hendaklah sesuai dengan kebutuhan kantor
masing-masing.
Sesudah
terdapat
kesepakatan,
seyogianya Jadwal Retensi dikukuhkan dalam bentuk peraturan atau surat keputusan. Ada 4 (empat) golongan arsip, yaitu: a) Arsip Vital (persentase nilai 90-100). Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Contohnya Akte Pendirian perusahaan. b) Arsip penting (persentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif dua puluh lima tahun. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan. c) Arsip berguna (persentase nilai 10-49). Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di file inaktif selama sepuluh tahun. Contohnya surat pesanan. d) Arsip tidak berguna, yaitu surat-surat yang habis kegunaannya setelah selesai dibaca.27
26
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta: Kanisius, 2006), Cet. 6, hal. 210
33
Kebanyakan kantor membentuk tim tertentu untuk menyusun pedoman Jadwal Retensi dan masalah-masalah kearsipan lainnya. Dengan adanya Jadwal Retensi maka petugas dapat melaksanakan seleksi arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Menurut Boedi
Martono, penyusutan arsip berarti
pengurangan arsip dengan cara: a) Memindahkan arsip In-aktif dari unit kerja ke unit kearsipan atau dari file aktif ke file In-aktif. b) Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku. c) Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional R.I.28 Berdasarkan
kegiatan
pemusnahan
hendaklah
dilakukan secara periodik dengan berpatokan pada jadwal retensi, arsip-arsip aktif akan dimusnahkan, kecuali untuk arsip In-aktif yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Lembaga Arsip Nasional untuk disimpan dan dilestarikan sebagai asset bangsa. Prosedur pemusnahan pada umumnya melalui langkah-langkah sebagai berikut: “(1) Seleksi, (2) Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (daftar peralatan), (3) Pembuatan berita acara pemusnahan, (4) Pelaksanaan pemusnahan.29
27
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, hal. 212-213. 28 Boedi Martono, Penyusutan Penanganan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), Cet Ke-1, hal. 40 29 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama), hal. 218
34
Kesimpulan yang didapat dari uraian di atas bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara: 1) Pemindahan arsip In-aktif ke pusat arsip 2) Pemusnahan arsip yang dilakukan unit kerja dan di pusat arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip. 3) Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional.
C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik Untuk membantu kelancaran dalam Sistem kearsipan, terutama dalam hal penemuan kembali arsip, maka perlu diperhatikan faktor-faktor kearsipan yang baik. Dikatakan di awal bahwa pelaksanaan Sistem kearsipan merupakan siklus kehidupan suatu arsip. Untuk pelaksanaan arsip harus baik dan benar. Faktor-faktor kearsipan yang dimaksud adalah: a. Pegawai kearsipan yang memenuhi syarat Seorang pegawai, untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memnuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk pegawai tata usaha, umumnya yaitu: 1) Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip. 2) Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya, yaitu organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya. 3) Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan. 4) Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.
35
5) Berkepribadian,
yaitu:
memiliki
ketekunan,
kesabaran,
ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasian organisasi.30 Menurut Ig. Wursanto, formasi kearsipan meliputi: 1) Agendaris adalah pegawai yang bertugas membukukan semua surat. 2) Arsiparis
adalah
pegawai
yang
bertugas
menerima,
menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi dan melayani arsip apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan. 3) Ekspeditor
adalah
pegawai
yang
bertugas
mengatur
pengiriman surat-surat yang akan dikirim dan dicatat dalam suatu buku pengiriman yang disebut buku ekspedisi. 4) Kurir
adalah
pegawai
yang
bertugas
mengirim
atau
mengantarkan surat-surat sesuai dengan alamat surat. 5) Petugas dokumen adalah pegawai yang bertugas dalam hal pemeliharaan, penyimpanan, pengaturan, dan pengawasan terhadap benda-benda berharga. 6) Petugas pengganda terdiri dari juru ketik, juru stensil dan juru fotocopy.31 Berdasarkan teori di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan Sistem kearsipan harus ditopang dengan adanya pegawai kearsipan yang cakap, agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai harapan. Untuk itu, pegawai kearsipan pun perlu
30
A. W Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press, 1986), hal. 103-104 31 Ig. Wursanto, Dasar-dasar Ilmu Tata Usaha, (Jakarta: Pustaka Dian, 1988), Cet. Ke-3, hal. 191
36
pelatihan dan penataran agar lebih menyempurnakan lagi sebagai fungsinya. b. Fasilitas kearsipan yang memadai Fasilitas kearsipan mendukung keberhasilan Sistem suatu arsip. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi empat golongan, yaitu: 1) Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, Komputer,/ Laptop, mesin stensil, stempel, karbon dan sebagainya. 2) Alat-alat penerimaan surat seperti: Bisa lewat online/ email, bak/kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya. 3) Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan), seperti: file, map ordner, folder, lemari, filing cabine dan sebagainya. 4) Alat-alat lainnya, ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.32 Folder adalah tempat arsip, sekat merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, filing cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal, box untuk tempat arsip inaktif dan lain-lain. Dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa setiap organisasi niscaya menyediakan fasilitas tersebut bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada saat diperlukan dengan cepat dan tepat. Selain itu dengan adanya fasilitas
yang
memadai
maka
arsip-arsip
akan
terjaga
kebersihannya.
32
A. W Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press, 1986), hal. 103
37
Selain itu, fasilitas kearsipan yang baik dan modern juga dapat mendukung keberhasilan Sistem suatu arsip atau Sistem kearsipan. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin tik, komputer, mesin stensil, stempel, map, folder, lemari, filing cabinet, dan pencahayaan yang baik. Ruang atau tempat penyimpanan arsip juga mengambil peranan penting dalam kegiatan kearsipan. Ruang penyimpanan arsip hendaknya selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis kerusakan arsip.33 Salah satu pekerjaan kantor yang utama adalah mengelola arsip. Arsip dapat diartikan sebagai segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas
tujuan
kebijaksanaan,
organisasi,
fungsi-fungsi,
keputusan-keputusan,
kebijaksanaanprosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan suatu organisasi, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Jadi, kalau hendak dirumuskan secara singkat, arsip adalah segala dokumen yang mempunyai mnafaat bagi organisasi sehingga perlu disimpan. Begitupun dalam organisasi yang berbentuk sekolah, agar pencapaian tujuan sekolah dan upaya peningkatan kualitas pendidikan dapat berjalan dengan baik, maka sekolah perlu menyelenggarakan Sistem sekolah dengan baik. Karena kegiatan operasional sekolah sehari-hari pasti berkaitan dengan dokumen dan data yang nantinya akan menjadi arsip, maka sekolah juga 33
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama), hal.
196
38
perlu melaksanakan Sistem kearsipan beserta proses-prosesnya seperti proses perencanaan kearsipan, peralatan penataan arsip, proses penemuan kembali arsip, proses penyusutan dan pemusnahan arsip dan proses pengawasan dan penjagaan arsip. Demikian proses Sistem arsip yang baik yang dilaksanakan dalam upaya peningkatan kualitas pendidikan.
39
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakn di SMK Islamiyah yang terletak Jl. Kihajar
Dewantara
No.23
Ciputat,
Tangerang
Selatan-Banten
Tel.(021)7409814 - 7471649. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2012 hingga Juni 2013.
Tabel 1 Jadwal Penyusunan Skripsi No Penulisan skripsi
Des
Jan
1 Proposal Skripsi 2 Seminar Proposal 3 Revisi Proposal 4 Bimbingan Skripsi 5 Penelitian
39
Feb
Maret April
Mei
Juni
40
B. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif yaitu untuk menggambarkan, memaparkan, dan mengungkapkan hasil penelitian mengenai Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah, mulai dari proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip, secara gamblang sehingga penelitian dapat tergambar secara jelas. Penelitian deskriptif biasanya tidak diarahkan untuk menguji hipotesis, melainkan untuk mencari informasi untuk mengambil keputusan atau kesimpulan. Berdasarkan proses sifat dan analisis datanya, penelitian ini bersifat ekpolaratif bertujuan untuk menggambarkan keadaan atau status fenomena. Karena penelitian ini mendeskripsikan suatu gejala nyata yang ada dilapangan maka tidak ada intervensi dari peneliti.
C. Sumber Data (Informan) Adapun sumber data dalam penelitian ini adalah semua pihak yang terlibat langsung dalam pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah, yaitu: 1. Kepala Sekolah 2. Kepala Tata Usaha 3. Guru
D. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang akurat dalam menyusun laporan penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa tekhnik pengambilan data primer (data asli) antara lain:
1.
Wawancara.
41
Wawancara adalah cara menghimpun bahan-bahan keterangan yang dilaksanakan dengan melakukan tanya jawab lisan secara sepihak, berhadapan muka, dan dengan arah serta tujuan yang telah ditentukan.34 Berkaitan dengan hal ini, wawancara yang akan dilakukan penulis kepada Kepala Tata usaha/ Pegawai Tata Usaha dan Kepala Sekolah untuk memperoleh data-data dan fakta empiris mengenai objek penelitian tentang proses pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah, mulai dari proses pencatatan dan pendistribusian
surat,
penyimpanan,
penemuan
kembali,
pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip, dengan melakukan sejumlah wawancara kepada pihak-pihak terkait yang mengetahui secara jelas bagaimana Pelaksanaan Sistem Kearsipan yang selama ini telah dilakukan di SMK Islamiyah.
2. Angket (questioner) Angket serangkain
adalah suatu alat pengumpulan data yangberupa pertanyaan
tertulis
yang diajukan kepada subjek
penelitian(responden) untuk mendapatkan jawaban secara tertulis. Dalam hal ini penulis mengajukan sejumlah pertanyaan secara sistematis yang ditujukan kepada guru-guru SMK Islamiyah dengan menyediakan alternative jawaban yang harus dijawab. Angket yang digunakan dalam penelitian ini berbentuk angket tertutup menggunakan Persentasi (%). 1) Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering 76%100%= Sangat Baik. 2) Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering -51%75%= Baik. 3) Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering diatas 26%-50%= Kurang Baik.
34
Anas Sudijono, Pengantar Evaluasi Pendidikan, (Jakarta:PT RajaGrafindo, 2006), hal.8
42
4) Jika akumulasi alternatif jawaban Selalu dan Sering diatas 0%25%= Sangat Kuarang Baik.
3.
Studi Dokumentasi. Menurut Suharsimi Arikanto Metode Dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasati, notulen rapat, ledger, agenda, dan sebagainya.35 Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan pada subjek penelitian, tetapi melalui dokumen.36
kelengkapan terhadap data-data penunjang
karya ilmiah, peneliti menampung sumber-sumber informasi non manusia dengan harapan dapat memperoleh informasi yang lebih luas mengenai
pokok
penelitian.
Dokumentasi
digunakan
untuk
memperoleh data nyata yang dijadikan sebagai objek penelitian ini yaitu tentang Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan, misalnya profil sekolah, berkas-berkas yang berkaitan dengan Arsip, dan lain-lain. Tabel 2 Kisi-kisi Instrumen Wawancara Pegawai Tata Usaha Variabel
Dimensi
Pelaksanaan Penciptaan Arsip
Indikator 1.
Sistem
Menciptakan arsip yang 1,2,3 dan 4 baik dan benar.
Kearsipan Pendistribusian
2.
Mendesain formulir
4,5,6 dan 8
1.
Mendistribusikan arsip
9, 10
Arsip
dengan cepat dan teliti. 2.
3. 35
Item
Mencatat surat masuk 11, 12 dan surat keluar. 13, 14, 15 penyortiran surat.
Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (Yogyakarta: Rineka Cipta, 2002), hal. 109 36 Mahmud, Metode Penelitian Pendidikan, (Bandung: CV Pustaka Setia, 2011), hal. 183
43
Penyimpanan
1.
arsip
Penyimpanan
arsip 16, 17
yang baik dan benar. 2.
Pemeliharaan
Menemukan
kembali 18, 19 arsip yang disimpan.
1. Memelihara arsip yang 20, 21
arsip
baik dan benar. 2. Ruang yang digunakan 22, 23, 24, untuk menyimpan arsip. 25, 26
Penyusutan dan
6.
pemusnahan arsip
Melakukan
penilaian 27, 28
arsip. 7.
Menyusutkan
arsip 29, 30 sesuai jadwal retensi arsip.
8.
31, 32
Memusnahkan arsip.
Tabel 3 Kisi-kisi Instrumen Wawancara Kepala Sekolah Variabel
Dimensi
Pelaksanaan
Pengarahan
Sistem Kearsipan
Kearsipan
Indikator
Item
1. Keterlibatan Kepala Sekolah 33, 34, dalam Sistem arsip. 2. Kebijakan arsip.
dalam
35,42 Sistem 36, 37, 38
44
Pegawai Kearsipan
1. Merekrut pegawai kearsipan. 2. Pembinaan
atau
39, 40
pelatihan
untuk para pegawai kearsipan 41 guna meningkatkan kualitas kerja.
Tabel 4 Kisi-Kisi Angket Guru Dimensi
Indicator
No item
Pelaksanaan
1. Penciptaan arsip dengan baik dan benar
1,2,3
Sistem
2. Pendistribusian arsip dengan cepat
5
kearsipan
3. Penyimpanan arsip secara sistematis
4,6,7,8,11
4. Penemuan kembali dan Pemeliharaan
12,13
arsip yang baik 5. Penilaian dan pemusnahan arsip sesuai
14,15
jadwal retensinya Pengawasan
1. Evaluasi program kearsipan
9,10,16
kearsipan
2. Program pengawasan pelaksanaan
17
kegiatan kearsipan.
E. Teknik Analisis Data Tekhnik Analisa data yang digunakan dalam penelitian ini mengikuti konsep yang diberikan oleh Miles dan Huberman. Miles dan Huberman (1984) mengemukakan bahwa aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus ada setiap tahapan penelitian sehingga sampai tuntas, dan datanya sampai jenuh. Aktivitas dalam analisis data yaitu: a.
Pengumpulan Data
45
Peneliti membuat catatan data yang dikumpulkan, dalam penilaian kualitatif, data dapat diperoleh dari berbagai sumber dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang bermacam-macam (observasi, wawancara, studi dokumentasi dan angket), dan dilakukan secara terus menerus sampai datanya jenuh. Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak sebelum memasuki lapangan, selama dilapangan, dan setelah selesai dilapangan. b.
Reduksi Data (Data Reduction) Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data
yang telah direduksi akan
memberikan gambaran yang lebih jelas, dan memudahkan peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencari bila diperlukan.37 Peneliti mereduksi data yang diperoleh pada waktu penelitian dengan cara memilah, menyederhanakan dan memfokuskan data tersebut sehingga diperoleh data penting yang diperlukan saja. Data yang direduksi memberikan gambaran yang lebih dalam tentang hasil pengamatan dan mempermudah peneliti untuk menemukan kembali data jika yang diperlukan.
c.
Penyajian Data (Data Display) Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah mendisplaykan data. Melalui penyajian data tersebut, maka peneliti berusaha menyajikan data hasil
observasi, hasil wawancara,
dokumentasi dan angket secara deskriptif sehingga dapat dilihat adanya keterkaitan secara keseluruhan dengan teori-teori kearsipan. Dalam penelitian ini tekhnik pengolahan data dilakukan dengan cara sebagai berikut; memeriksa angket-angket tentang kebenaran dan 37
Sugiono, Memahami Penelitian Kualitatif, (Bandung:CV Alfabeta, 2005), hal. 92-99
46
kelengkapannya kemudian membuat tabel-tabel untuk memasukan jawaban-jawaban responden, selanjutnya menganalisa data yang telah diolah secara verbal sehingga hasil penelitian ilmiah dipahami dan mengmabil sebuah kesimpulan akhir yang bersifat deskriptif. Tekhnik yang digunakan adalah tekhnik analisa statistik persentase, artinya setiap data dipresentasikan setelah ditabulasikan dalam jumlah frekuensi jawan responden untuk setiap alternatif jawaban. Pedoman yang digunakan penulis dalam mencari persentase data adalah; P= F N
100
Keterangan: P= angka persentase yang hendak dicari F=frekuensi yang dicari persentasenya N=Nmber of cases (jumlah populasi yang ada) 100%=bilangan tetap. Dengan kategori sebagai berikut: 76%-100% =sangat baik 51%-75% =baik 26%-50% =Kurang baik 0%-25% d.
=Sangat kurang baik
Penarikan Kesimpuan Penarikan kesimpulan dilakukan sejak penelitian ini dimulai. Hal ini karena penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pada awal penelitian, kesimpulan yang diperoleh masih bersifat sementara dan masih diragukan. Seiring dengan berjalanya penelitian maka data yang diperoleh akan semakin bertambah, sehingga dapat ditarik kesimpulan yang lebih objektif dan jelas.
47
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Latar Belakang SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan 1. Sejarah Singkat SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan SMK Islamiyah Ciputat Tangerang-Selatan merupakan lembaga pendidikan yang saat ini berkembang dengan sangat cepat. Itu terbukti dengan semakin banyaknya siswa yang berminat untuk belajar di sekolah tersebut. SMK Islamiyah merupakan salah satu Unit kerja Yayasan Islamiyah Ciputat yang saat ini memiliki 5 unit kerja, diantaranya adalah SMK, MA, MTs, SMP dan STAI yang semuanya berjalan dengan baik. SMK Islamiyah ini berdiri pada tahun 1980 yang di prakarsai oleh H. Jarkasih, Ajis Saepul Milah, H. M Anwar Noor, dan Hj. Muniroh noor.
47
48
SMK Islamiyah yang terletak di Jl. Kihajar dewantara no. 23 ciputat ini, mempunyai berbagai Jurusan dan bidang studi keahlian, diantaranya adalah Bisnis dan manajemen, Teknologi informasi dan komunikasi serta Tata boga. Untuk jurusan bisnis dan manajemen sendiri mempunyai program keahlian
yaitu kelas admistrasi
perkantoran, akuntansi dan pemasaran. Menurut
bapak
Mulyono,
Drs.
A.
Basyari,
BA
(1980-
1981)merupakan kepala SMK pertama dan hanya satu tahun menjabat yang kemudian digantikan oleh Drs. A. Nasuhi (1981-1982). Setelah setahun menjabat kemudian beliau digantikan oleh Drs. Ismail A (1982-1985) yang merupakan kepala SMK yang ketiga, dan beliau menjabat selama kurun waktu tiga tahun.Kepala Sekolah yang keempat adalah Drs. Maman S (1985-1987) menggantikan Drs. Ismail A. yang juga menjabat selama tiga tahun.Selanjutnya kepala sekolah yang kelima adalah Drs. Uun ma’sun (1987-1999).Beliau menjabat selama dua tahun yang kemudian digantikan oleh kepala sekolah yang keenam yaitu Drs. Hilmudin (1999-2005).Drs. Hilmudin menjabat sebagai kepala sekolah selama enam tahun yang kemudian digantikan oleh Drs. Mas’ud (2005-2011).Beliau
menjabat
sebagai
kepala
sekolah selama enam tahun yang kemudian digantikan oleh Drs. Mulyono (2011-Sekarang).Itulah nama-nama yang pernah menjabat sebagai kepala SMK Islamiyah Ciputat.38
2. Visi Dan Misi SMK Islamiyah Ciputat SMK Islamiyah yang dikepalai oleh bapak Mulyono M.Pd ini, mempunayi visi dan misi yang berarah pada penjaminan mutu dan kualitas lulusan yang baik, yaitu:
38
Wawancara dengan Bapak Mulyono MPd (Kepala SMK Islamiyah)
49
a. Visi “Membangun
Sumber
Daya
Manusia
(SDM)
Yang
Berkualitas Dan Terampil Dalam Keimanan Dan Ketaqwaan Serta Mampu Bersaing Pada Tingkat Nasional” b. Misi 1) Menyiapkan calon tenaga kerja tingkat menengah mempunyai daya juang tinggi, kreatif, inovatif dan produktif serta mempunyai landasan iman dan taqwa yang kuat. 2) Meningkatkan kualitas sdm dengan kemampuan professional sesuai dengan tuntutan dunia usaha dan dunia industri (du/di). 3) Menjadikan SMKIslamiyah ciputat sebagai tempat untuk mengembangkan kemampuan dengan tingkat keterampilan yang tinggi, sehingga mampu bersaing baik di tingkat daerah maupun nasional. Tabel 5 Data Guru No
Nama
1
Drs. Oding
2 3
Drs. Hilmudin Drs. Junaedi Drs. Mukhtar Faridi Dra. Hj. Iin Kusnaeni Syarif Hidayat, S.Pd
4 5 6
Jabatan
Guru/Wali Kelas X AP 2
Guru Guru Guru/Wali Kelas XII AK 3 Guru/Wali Kelas XI AP 2
Keahlian Mengelola Sistem Kearsipan. Menerapkan Prinsipprinsip Kerja Sama Dengan Kolega Pelanggan. Membuat Dokumen PKN IPS PAI Matematika PKN
50
7
Dra. Hernayati
Guru/Wali Kelas XI PM1
8
Drs. H. Iskandar
Guru
9
Dra. Endang S.
Guru/Wali Kelas X AP 1
10
Dra. Maryanah
Guru/Wali Kelas XI AP 3
11
Dra. Sunanih
Guru
12
Drs. Ismail Amin Tatang Sudrajat, S.Pdi Rahmat, S.Pd. Drs. Dedi Nurjamil Fuad Faisal, M.Si Drs. Mukija. M.M. Drs. Ardilla
Guru Guru/Wali Kelas X TKJ 1 Guru Guru/Wali Kelas X PM 1
13 14 15 16 17 18
Guru Guru/Wali Kelas XII PM 1 Guru
Tata Boga Menata Produk Melaksanakan Pelayanan Prima Melaksanakan Negoisasi Melaksanakn Penagihan Pembayaran Menerapkan Prinsip Profesional Bekerja Menerapkan Praktikprakti Kesehatan dan Keselamatan Tempat Kerja. Melaksanakan Komunikasi Bisnis. Matematika Melaksanakan Komfirmasi Pelanggan Mengelola Peralatan Kantor Memproses Perjalanan Bisnis (Smtr 1) Mengelola Pertemuan/rapat (Smtr 2) Melakukan Prosedur Administrasi Mengelola Dana Kas Kecil Kewirausahaan Bahasa Indonesia Bahasa Indonesia PKN B. Inggris KKPI Matematika Kewirausahaan
51
Guru/Wali Kelas XII AK 1 Guru/wali Kelas XII AP 3
21
Alwi Sujatna, M.Pd Dra. Yuyun Yuliani M. Indra M, SE
22
Amrullah, SE
Guru
23
Nurmaely, SEI
Guru/Wali Kelas XI AK 1
19 20
24 25
Teguh Martono, BA. Elia Julliawati, S.Pd
26
Oom Rahamawati, SE
27
Romli, SS
28
Rahmah Rahim,
B. Indonesia IPA Fisika B. Inggris KKPI Melaksanakan Pemasaran Barang dan Jasa. Ekonomi Syari'ah Hitung Dagang Akuntansi Perbankan Syariah Produktif Akuntansi
Guru
Kimia
Guru
Produktif Akuntansi
Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja Menangani Pengadaan Dokumen Memahami Prinsipprinsip Penyelengaraan AP(Smtr 1) Mengaplikasikan Kemampuan Dasar Mengatur perjalanan Guru bisnis Komunikasi Mengaplikasikan AP di Tempat Kerja (Smtr 1) Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan (Smtr 2) Menangani Surat/Dokumen Kantor Mengoperasikan Aplikasi Presentase Penjaskor Guru/Wali Kelas XI AP 1 Bahasa Inggris Guru/Wali Kelas BTQ ( Baca Tulis
52
S.Sos.i
29
Mulyadi, S.Pd.
30
Abdul Muslim, S.Pd.i
31
Muhammad Arafi Azis, SE
32
Gilang Nugraha, S.Pd
33
Ahmadi, S.Kom
X AK 2
Que'an ) Kewirausahaan IPA dan Produktif AP Guru Melakukan Usaha Riteil Baca Tulis Al Qur'an Guru PAI Mengoperasikan Prangkat Lunak Mengoperasikan Guru/Wali Kelas Aplikasi mMayobi XI AK 2 Mengoperasikan Paket Program Pengolahan Angka/Spredsheet Bahasa Indonesia Guru/Wali Kelas Baca Tulis dan XII AP 2 Alqur'an Merancang Bangun dan Menganalisa Wide Area Network Melakukan Instalasi Sistem Operasi Jaringan Berbasis GUI (Grafhical User Interfance) Melakukan Instalasi Prangkat Jaringan Lokal (Local Area Work) Mengadministrasi Guru Server dalam Jaringan Melakukan Perawatan PC Melakukan Perbaikan Priperial (Smter 2) Menerapkan Prosedur Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja Melakukan Instalasi Sistem Operasi Jaringan Berbasis Grafhical Use Interface (GUI)
53
Command Line Interface (Smter 2) 34 35 36
Usep Ajat Sudrajat, S.Pd. Nurdini Tilova, S.Pd. Nuraini Safitri, S.Pd
37
Meulana Malahayati, S.Pd
38
Wahyu Tri Utami, S.Pd
39 40
Parjuangan, S.Pd.I Mas’ud SPd
Guru/Wali Kelas XII PM 2 Guru/Wali Kelas X TKJ 2 Guru/Wali Kelas Tata Boga
Penjaskos Bahasa Inggris Bahasa Jepang
Produktif Tata Boga Ilmu Gizi Sanitasi Melakukan Proses Administrasi Transaksi Kewirausahaan Menerapkan Prinsip Guru Profesional Bekerja (Smtr 1) Kesehatan dan Keselamatan di Tempat Kerja (Smtr 2) Guru/Wali Kelas Baca Tulis Alqur'an X PM 2 BTQ Guru Matematika Guru
Tabel diatas merupakan daftar nama guru dan mata pelajaran yang diampu oleh guru tersebut, dimana setiap guru memiliki peran besar dalam kegiatan kearsipan. Karena setiap guru pasti memiliki dokumen atau arsip yang harus disimpan disekolah, contohnya RPP, silabus, soal-soal ujian dan lain-lain. 3. Profil Singkat Pegawai Tata Usaha Profil pegawai tata usaha di SMK Islamiyah ini adalah sebagai berikut: Rahmat Budianto, laki-laki, usia 38 tahun, kewarganegaraan Indonesia, beralamat di Jl. TK Bunga Mawar RT 01/02 Desa Cipayung - Ciputat, pendidikan formalnya di tempuh sampai dengan tingkat S1 Jurusan ekonomi. Beliau telah bekerja sebagai pegawai tata usaha selama 8 tahun, dan tahun ini beliau menjabat sebagai kepala
54
tata usaha di SMK Islamiyah Ciputat menggantikan Ibu Wiwi Tarwiyah yang sebelumnya menjabat Kepala tata usaha di SMK Islamiyah.39 Dari deskripsi profil
pegawai tata usaha tersebut dapat
disimpulkan bahwa secara umum kompetensinya sudah terpenuhi tetapi kualifikasinya belum terpenuhi. Di lihat dari pengalaman kerja memang sudah terpenuhi akan tetapi dari latar belakang pendidikan pegawai tata usaha yang masih belum sesuai. Seharusnya dilihat dari latar pendidikannya pegawai tata usaha tersebut lebih cocok menjadi seorang guru atau sebagai akuntan.Pengelolaan arsip di SMK Islamiyah ini tidak ditangani langsung oleh pegawai arsip (arsiparis) tetapi oleh pegawai tata usaha juga. Dalam pelaksanaan sistem kearsipan harus ditopang dengan adanya pegawai kearsipan yang cakap, agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai harapan.Untuk itu, pegawai kearsipan pun perlu pelatihan dan penataran agar lebih menyempurnakan lagi sebagai fungsinya. Adapun syarat-syarat yang diberlakukan SMK Islamiyah untuk merekrut pegawai kearsipan merupakan persyaratan untuk pegawai Tata Usaha, yaitu: a) Minimal lulusan D3 dan memiliki pengetahuan umum tentang administrasi dan surat-menyurat. b) Bisa membaca dan menulis dengan baik dan terampil. c) Mepunyai skill, Cekatan dan mau bekerja keras. d) Dapat mengoperasikan komputer. Syarat di atas merupakan syarat umum yang harus dimiliki oleh Pegawai Tata Usaha.Karena pegawai Tata Usaha di SMK Islamiyah merangkap sebagai pegawai arsip/arsiparis, maka tentunya tidak
39
Wawancara dengan Rahmat Budianto SE (Kepala Tata Usaha SMK Islamiyah)
55
mudah melaksanakan tugas-tugas kearsipan yang ada.Untuk itu SMK Islamiyahperlu melakukan upaya untuk kendala tersebut dengan memberikan pelatihan dan penataran untuk pegawai Tata Usaha dalam rangka pemahaman lebih dalam mengenai sistem kearsipan dan administrasi,
namun
sifatnya
belum
optimal
(kadang-kadang).
Walaupun sifatnya belum optimal, pelaksanaan kegiatan tersebut tentunya tidak akan sia-sia karena melihat kondisi dari pegawai tata usaha yang sudah biasa menjalankan tugas ganda tersebut. Dalam perekrutan pegawai tata usaha ini pihak yayasan dilibatkan langsung, tidak hanya kepala sekolah saja yang berperan mengambil keputusan. Dari paparan di atas dapat disimpulkan bahwa secara teoritis pegawai tata usaha di SMK Islamiyah belum memenuhi syarat sebagai pegawai tata usaha. Tetapi dalam prakteknya pegawai tata usaha tersebut
mampu
untuk
menjalani
tugasnya.Sejalan
dengan
pelaksanaannya pegawai tata usaha ini banyak belajar dari pegawai tata usaha sebelumnya.Hal ini tidak mempersulit pengelola administrasi karena disekolah atau pihak yayasan sering diadakan pelatihanpelatihan untuk mengembangkan kemampuan para pegawai tata usaha ini. Hal ini tentunya merupakan kebijakan yang harus dilakukan agar pelaksanaan sistem kearsipan maupun administrasi bisa berjalan secara optimal, tentunya agarlebih terampil dan memudahkan pelaksanaan kegiatan kearsipan.
B. Deskriptif dan Analisis Data 1. Deskriptif Data Dalam menggunakan
pengumpulan metode
data
wawancara,
dan
penelitian,
angket
dan
penulis observasi.
Wawancara dilakukan penulis dengan kepala Tata Usaha dan
56
Kepala Sekolah. Angket yang penulis sebarkan sebanyak 22 angket, yang di bagikan kepada Sebagian Guru SMK Islamiyah. Angket-angket tersebut mencakup pernyataan perihal Pelaksanaan Sistem kearsipan. Seluruh pernyataan itu dijawab oleh responden dengan memberikan cheklist (√) padasalah satu pilihan jawaban yang tersedia. Agar hasil penelitian ini dapat dimengerti oleh penulis khususnya dan oleh pembaca pada umumnya menjadi nilai angka, kemudian dianalisis sebagai berikut: a. Penciptaan arsip dengan baik dan benar. Dalam pelaksanaan sistem kearsipan, yang pertama dilakukan adalah proses penciptaan arsip. Penciptaan arsip dilakukan agar sistem distribusi arsip bisa berjalan dengan baik, begitupun dengan SMK Islamiyah yang melakukan proses penciptaan arsip seperti tabel dibawah ini: Pegawai tata usaha mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik Tabel 6 No. Item 1
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
8
40%
Sering
4
20%
Kadang-kadang
8
40%
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik.
57
Pegawai tata usaha membuat catatan yang lengkap Tabel 7 No. Item 2
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
7
35%
Sering
5
25%
Kadang-kadang
9
45%
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam membuat catatan yang lengkap.. Pegawai tata usaha dapat mengklasifikasi surat dengan rapih Tabel 8 No. Item 3
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
6
30%
Sering
8
40%
Kadang-kadang
6
30%
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam mengklasifikasi surat dengan rapih.
58
b. Pendistribusian arsip dengan cepat Setelah
melaksanakan
proses
pencatatan
arsip,
selanjutnya adalah proses pendistribusian arsip yang dibuat oleh staff Tata usaha. Pegawai tata usaha ramah dalam melakukan pelayanan Tabel 9 No. Item 5
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
2
10%
Sering
11
55%
Kadang-kadang
7
35%
Tidak pernah
0%
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam melakukan pelayanan. c. Penyimpanan arsip secara sistematis Tahap selanjutnya yang dilakukan oleh staff tata usaha adalah proses penyimpanan arsip. Arsip yang telah dibuat disimpan dengan sebaik-baiknya agar dapat ditemaukan kembali jika arsip tersebut akan digunakan kembali. Pegawai tata usaha mampu menyimpan arsip secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali saat di butuhkan. Tabel 10 No. Item 4
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
4
20%
59
Sering
7
35%
Kadang-kadang
9
45%
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha menyimpan arsip secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali saat di butuhkan. Pegawai tata usaha mampu menata arsip dengan cepat. Tabel 11 No. Item 6
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
0
0%
Sering
13
65%
Kadang-kadang
7
35%
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam menata arsip dengan cepat. Pegawai tata usaha menggunakan komputer untuk mempercepat tugas dalam sistem kearsipan Tabel 12 No. Item 7
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
14
70%
Sering
6
30%
Kadang-kadang
0
0%
60
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha selalu menggunakan komputer untuk mempercepat tugas dalam sistem kearsipan. Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan arsip Tabel 13 No. Item 8
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
0
0%
Sering
7
35%
Kadang-kadang
13
65%
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Ruangan penyimpanan arsip tidak menjamin keamanan arsip. Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan Tabel 14 No. Item 11
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
0
0%
Sering
8
40%
Kadang-kadang
12
60%
Tidak pernah
0
0%
61
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Rak penyimpanan arsip kurang tersedia sesuai dengan kebutuhan. d. Penemuan kembali dan Pemeliharaan arsip yang baik Tahap selanjutnya yang dilakukan oleh staff tata usaha adalah memelihara arsip dengan baik agar arsip tersebut tidak hilang atau rusak, dan harus disimpan di ruangan atau ditempat khusus agar arsip tersebut mudah untuk ditemukan kembali. Tata usaha mampu memelihara arsip yang ada Tabel 15 No. Item 12
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
3
13%
Sering
9
45%
Kadang-kadang
8
40%
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam memelihara arsip yang ada. Tata usaha sering mempunyai kendala dalam menemukan arsip yang hilang. Tabel 16 No. Item 13
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
0
0%
62
Sering
0
0%
Kadang-kadang
8
40%
Tidak pernah
12
60%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha tidak mempunyai kendala dalam menemukan arsip yang hilang. e. Penilaian dan pemusnahan arsip sesuai jadwal retensinya Proses penilaian arsip ini dilakukan oleh pihak tata usaha dengan cara arsip tersebut dipilih berdasarkan nilai guna. Jika arsip sudah tidak mempunyai nilai guna, pihak tata usaha akan memusnahkan arsip tersebut sesuai waktu yang telah ditentukan. Saya memberi masukan terhadap penilaian arsip penting dan arsip tidak penting Tabel 17 No. Item 14
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
0
0%
Sering
4
20%
Kadang-kadang
7
35%
Tidak pernah
9
45%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Guru Tidak pernah memberi masukan terhadap penilaian arsip penting dan arsip tidak penting.
63
Kepala tata usaha selalu memusnahkan arsip sesuai jadwal retensinya Tabel 18 No. Item 2
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
0
0%
Sering
6
30%
Kadang-kadang
14
70%
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha Jarang memusnahkan arsip sesuai jadwal retensinya. f. Evaluasi program kearsipan Evaluasi program kearsipan harus dilakukan oleh kepala sekolah agar sistem pelaksanaan arsip yang dilakukan oleh sekolah bisa berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan. Saya mendiskusikan dengan pegawai tata usaha apabila terdapat masalah kearsipan Tabel 19 No. Item 9
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
2
10%
Sering
5
25%
Kadang-kadang
8
40%
64
Tidak pernah
5
25%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Guru jarang mendiskusikan dengan pegawai tata usaha apabila terdapat masalah kearsipan. Saya memberi saran kepada pegawai tata usaha dalam proses pemeliharaan arsip Tabel 20 No. Item 10
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
2
10%
Sering
5
25%
Kadang-kadang
8
40%
Tidak pernah
5
25%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Guru jarang memberi saran kepada pegawai tata usaha dalam proses pemeliharaan arsip. Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsiapan Tabel 21 No. Item 16
Alternatif Jawaban
F
Skala
Selalu
0
0%
Sering
3
15%
Kadang-kadang
9
45%
Tidak pernah
8
40%
65
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Kepala sekolah Tidak pernah memberikan kesempatan bagi Guru untuk menyampaikan pendapat tentang kearsiapan. g. Program pengawasan pelaksanaan kegiatan kearsipan Program pengawasan ini adalah tindak lanjut dari hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh kepala sekolah guna lebih meningkatkan lagi kinerja dalam pelaksanaan sistem kearsipan di sekolah. Kepala sekolah melakukan pengamatan dalam masalah kearsipan. Tabel 22 No. Item 17
Alternatif Jawaban
F
P
Selalu
5
25%
Sering
8
40%
Kadang-kadang
7
35%
Tidak pernah
0
0%
Jumlah
20
100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Kepala sekolah sering
melakukan
pengamatan
dalam
masalah
kearsipan. 2. Analisis Data a. Dari Hasil Wawancara Kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah Secara umum dijabarkan sebagai berikut:
66
1) Penciptaan arsip di SMK Islamiyah terlebih dahulu di konsep datanya atau arsipnya serta dalam mendesain formulir yang dilakukan langsung oleh sekolah bentuknya meliputi formulir penerimaan siswa baru, formulir beasiswa sekolah, formulir NUPTK dan lainlain serta penggolongan surat yang dilakukan di sekolah ini Ada 2 yaitu Surat Khusus (yayasan), Surat Umum (Sekolah). Sedangkan proses penciptaan arsip yang umum dilaksanakan adalah : a) Membuat konsep b) Melakukan pengetikan c) Pemberian nomor dengan melihat jenis klasifikasi arsip d) Persetujuan ketikan e) Tanda tangan yayasan atau kepala sekolah Penciptaan arsip di SMK Islamiyah dapat disimpulkan bahwa secara teoritik sistem penciptaan arsip di SMK Islamiyah sudah baik. Ini terlihat dari proses penciptaan arsip yang terlebih dahulu di konsep datanya atau arsipnya serta dalam mendesain formulir yang dilakukan langsung oleh sekolah. 2) Pencatatan
dan
Pendistribusian
arsip
di
SMK
Islamiyah menggunakan beberapa jenis buku di antaranya adalah Buku Agenda surat masuk dan surat keluar. Buku Agenda digunakan untuk mencatat suratsurat yang masuk dan surat keluar serta sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file.
67
Dalam pendistribusian surat, prosedur penerimaan surat masuk adalah Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda dengan keterangan atau kolom sebagai berikut: a) Nomor urut b) Tanggal surat diterima c) Nomor surat d) Nama perusahaan/instansi e) Perihal Pencatatan
surat
mempermudah
sangat
pengendalian
diperlukan surat-surat
untuk tersebut.
Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan
padasetiap
terjadi
pemindahan
dan
penyimpanan.. Untuk prosedur pengurusan surat keluarpada dasarnya harus ditandatangani oleh kepala sekolah SMK Islamiyah. Namun, sebelum penandatanganan perlu dibuat konsep isi surat. Konsep dibuat oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah.Setelah konsep selesai dibuat, maka wajib diperiksa kembali oleh pegawai tata usaha untuk diteliti dan diperiksa kembali, agar
terhindar
dari
kesalahan
baik
dari
segi
penulisannya maupun pada segi isinya.Setelah konsep dinilai bagus dan disetujui, maka konsep tersebut diketik oleh pegawai tata usaha. Setelah konsep surat selesai diketik, langkah selanjutnya adalah meminta
68
tandatangan kepada kepala sekolah. Surat keluar yang sudah ditandatangani oleh kepala sekolah kemudian digandakan
(dicopy)
untuk
dijadikan
arsip
dan
disimpan dikomputer juga dalam bentuk soft file. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang akan dikirim (keluar) dicatat kembali di buku agenda surat keluar, surat tersebut diberi nomor oleh pegawai tata usaha. Kemudian surat keluar yang sudah diproses diberikan kepada pegawai tata usaha untuk dikirim ke alamat terkait. Kegiatan pencatatan dan pendistribusian surat merupakan pengelolaan arsip untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Penyortiran surat sendiri adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilh berdasarkan : a) Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan. b) Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dan lain-lain. Pelaksanaan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar di SMK Islamiyah dapat disimpulkan
bahwa
secara
teoritik
sudah
baik,
walaupun masih terdapat kelemahan dan kekurangan,
69
dimana dalam pencatatan dan pendistribusian masih menggunakan buku agenda atau sering disebut dengan buku besar dan menggunakan sistem komputerisasi juga sebagai arsip berbentuk soft file. 3) Pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di SMK Islamiyah adalah sebagai berikut: Langkah sistem penyimpanan arsip berbentuk paper yaitu: a) Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. b) Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem Tanggal/Urutan
Waktu
(Chronological
Filing
System). Dalam penataan arsip, sekolah ini menggunakan Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System) Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Langkah sistem penyimpanan arsip berbentuk File yaitu:
70
a) Data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. b) Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan
dan
diolah
oleh
sistem
operasi.
Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. c) Media
penyimpanan
yang
bisa
dijadikan
alternative pemilihan yaitu menggunakan flasdisk, ataupun kaset CD. Adapun tahapan-tahapan petugas arsip untuk Penemuan kembali arsip yang diminta yaitu : a) Tahap pertama mencari lokasi dimana tempat arsip dari suatu unit pengolah dapat disimpan. b) Tahap kedua menemukan kode klasifikasi atas dasar waktu arsip disimpan, Contoh kode tanggal bulan dan tahun arsip tersebut disimpan. c) Tahap ketiga mencari indeks yang diminta (terdapat didalam boks file) Kesimpulan yang dapat diambil dari Pelaksanaan penyimpanan arsip yang diterapkan SMK Islamiyah sudah cukup baik, walaupun terdapat kekurangan dan kelemahan, karena menggunakan sistem kronologis akan memperlambat penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
Sistem
penyimpanan
kronologi didasarkan pada urutan waktu-waktu surat diterima atau waktu keluar dan dicatat pada buku agenda/buku besar. Akan tetapi arsip berbentuk File
71
disimpan dalam CD atau Flashdisk dan dibuat sebuah masing-masing folder berdasarkan nama arsip tersebut. Contohnya: folder data guru, folder data siswa, folder surat masuk, folder surat keluar dan lain-lain. 4) Proses pemeliharaan arsip di SMK Islamiyah meliputi: a) Membersihkan secara manual arsip arsip dengan cara menghilangkan debu, sawang dan kotoran lain dengan menggunakan sapu dan kemoceng oleh petugas. b) Memberi kapur barus dan semprotan pembunuh serangga ( baygon dll ) ke arsip secara rutin dan berkala. c) Memilah, mengindentifikasi serta memisahkan arsip yang dianggap rusak untuk dapat diperbaiki dengan cara menyambung arsip dengan isolasi, maupun laminating arsip. Di sekolah ini tidak ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Ruang tata usaha disini merupakan tempat arsip-arsip sekolah. Arsip-arsip yang ada hanya disimpan dilemari tata usaha, agar arsip yang ada tidak hilang dan agar mudah untuk ditemukan kembali. Apabila terdapat arsip yang rusak, sobek ataupun lembab dan arsip tersebut merupakan arsip tertutup dan petugas tidak dapat memperbaikinya karena sarana dan prasarana serta sdm yang belum memadai ( seperti alat, bahan dan tenaga profesional restorasi arsip). Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa Pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMK Islamiyah ini
72
masih kurang baik, ini terlihat
pada penataan arsip
yang belum terata dengan rapi, ruangan khusus penyimpanan arsip yang belum tersedia, kurangnya fasilitas penunjang pengelolaan arsip seperti sarana dan prasarana serta sdm yang belum memadai ( seperti alat, bahan dan tenaga profesional restorasi arsip), dan lemari
khusus
arsip
sehingga
menyebabkan
penumpukan arsip-arsip. Untuk pemeliharaan arsip di SMK
Islamiyah
tidak
ada
penanganan
khusus,
seharusnya ada usaha-usaha untuk melindungi arsiparsip dari serangan musuh-musuh arsip, seperti debu, anai-anai, jamur, serangga, rayap dan lain-lain. Meskipun pada saat ini keadaan arsip di SMK Islamiyah ini masih terlindungi dari musuh-musuh arsip tersebut,
akan
tetapi
seharusnya
pihak
sekolah
khususnya pegawai tata usaha lebih memperhatikan pemeliharaan arsip ini karena pihak tata usaha sering mengalami masalah memelihara arsip yaitu rusak, basah karena udara yang lembab. 5) Proses
pelaksanaan
penilaian,
penyusutan
dan
pemusnahan arsip di SMK Islamiyah ini dilakukan oleh pihak tata usaha dan kepala sekolah, sedangkan guru maupun staff ahli kearsipan tidak dilibatkan dalam proses ini. Seperti halnya proses diatas, dalam proses pembuatan jadwal retensi pun dilakukan oleh pihak tata usaha dan kepala sekolah, sedangkan guru maupun staff ahli kearsipan tidak dilibatkan dalam proses ini.
73
Dalam proses pemusnahan arsip di SMK Islamiyah, Arsip yang biasa di musnahkan adalah arsip yang sudah tidak layak simpan, seperti: a) Tidak mempunyai nilai guna b) Arsip lama (sudah berumur lima tahun) Pelaksanaan
penilaian,
penyusutan
dan
pemusnahan arsip masih kurang baik. Ini terlihat dari proses penilaian dan penyusutan arsip yang dilakukan dengan perkiraan sendiri oleh pegawai tata usaha dan kepala sekolah. Penyusutan arsip yang baik seharusnya dilakukan dengan penilaian arsip terlebih dahulu sesuai dengan nilai guna arsip dan jadwal retensi arsip. Hal ini disebabkan karena sekolah tidak mengikutsertakan ahli kearsipan dalam pembuatan jadwal retensi arsip yang akan digunakan di SMK Islamiyah ini. Proses pemusnahan arsip yang dilakukan belum secara maksimal. Seharusnya arsip-arsip yang sudah tidak terpakai dimusnahkan dengan cara-cara tertentu sesuai dengan aturan yang berlaku. 6) Pengarahan Kearsipan yang dilakukan kepala sekolah adalah sebagai berikut: a) Proses pengawasan Proses ini sangat penting, karena arsip adalah sesuatu yang sangat vital. Setiap ada surat masuk ataupun keluar, harus dalam pengawasan. Hal ini di lakukan agar staf tata usaha teliti dalam melakukan pekerjaannya.
74
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: Sebagai alat pengingat. Dapat dijadikan bahan dokumentasi. Sebagai alat penyimpanan surat. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi. b) Evaluasi kinerja Evakuasi kinerja tata usaha dilaksanakan setiap tahun sebagai acuan ke tahun berikutnya. Untuk sistem kearsipan di sekolah ini, kepala sekolah memberikan wewenang kepada kepala Tata usaha yaitu bapak Rahmat Budianto, SE sebagai penanggung jawab dalam kegiatan kearsipan. Adapun strukturnya sebagai berikut:
75
No
Nama
Jabatan
1 Rahmat Budianto, SE
Kepala Tata Usaha
2 Dede Suryadi, SE
Staff Tata Usaha
3 Ida Farida, SE
Staff Tata Usaha
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pengarahan yang dilakukan oleh kepala sekolah sudah cukup baik. Ini terlihat dari proses pengawasan dan evaluasi kinerja tata usaha yang dilakukan kepala sekolah terhadap sistem kearsipan yang ada. 7) Perekrutan pegawai tata usaha yang dilakukan di sekolah ini adalah tergantung keputusan dari puhak yayasan. Adapun Syarat-syarat yang diberlakukan untuk merekrut pegawai Tata Usaha, yaitu: a) Minimal lulusan D3 dan memiliki pengetahuan umum tentang administrasi dan surat-menyurat. b) Bisa membaca dan menulis dengan baik dan terampil. c) Mepunyai skill, Cekatan dan mau bekerja keras. d) Dapat mengoperasikan komputer Di sekolah ini juga sering dilaksanakan pembinaan dan pelatihan untuk para pegawai tata usaha namun sifatnya masih belum optimal. Karena sekolah ini merupakan salah
satu
unit
yayasan,
jadi
untuk
masalah
kepegawaian termasuk pegawai tata usaha, baik tempat atau waktunya pihak yayasanlah yang mempunyai kebijakan untuk mengadakan pembinaan atau pelatihan tersebut.
76
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa syarat-syarat yang diberlakukan oleh pihak sekolah sudah baik. Namun kembali lagi bahwa SMK Islamiyah ini merupakan salah satu unit kerja yayasan, jadi untuk masalah kepegawaian dan pelatihannya dilakukan oleh pihak yayasan dan sekolah pun ikut berpartisipasi dalam kegiatan tersebut. Secara teoritis pegawai tata usaha di SMK Islamiyah belum memenuhi syarat sebagai pegawai tata usaha karena jarang ada pembinaan atau pelatihan khusus dari sekolah mengenai sistem kearsipan, Tetapi dalam prakteknya pegawai tata usaha tersebut mampu untuk menjalani tugasnya dalam melaksanakan sistem kearsipan di sekolah. b. Dari Hasil Akumulasi Persentase (%) Angket Guru Secara umum dijabarkan sebagai berikut: 1) Proses penciptaan arsip dinyatakan baik karena pegawai
tata usaha mampu melakukan tugasnya dengan baik pula, yang meliputi: a) Mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik, b) Mampu membuat catatan yang lengkap, dan c) Mampu mengklasifikasi surat dengan rapih.
2) Proses pendistribusian arsip dinyatakan baik karena pegawai tata usaha ramah dalam melakukan pelayanan. 3) Proses penyimpanan arsip dapat dinyatakan baik karena pegawai tata usaha mampu menyimpan arsip secara sistematis dan mampu menata arsip dengan cepat, sehingga mudah ditemukan kembali saat di butuhkan. Pegawai tata usaha juga menggunakan komputer untuk mempercepat tugas dalam sistem kearsipan. Namun ruangan khusus untuk menyimpan arsip belum tersedia
77
dan masih kurangnya rak penyimpanan arsip, sehingga terjadi penumpukan arsip. 4) Proses Penemuan kembali dan Pemeliharaan arsip dapat dinyatakan baik karena pegawai tata usaha mampu memelihara arsip yang ada dan tidak mempunyai kendala dalam menemukan kembali arsip jika sedang dibutuhkan. 5) Proses penilaian dan pemusnahan arsip di sekolah ini
masih kurang baik karena proses penilaian arsip dilakukan hanya melalui perkiraan saja dan tidak menyertakan staf ahli dalam melakukan pemusnahan arsip, sehingga proses pemusnahan arsip tidak sesuai dengan jadwal retensinya. 6) Proses evaluasi program kearsipan yang dilakukan di
sekolah ini masih kurang baik karena guru jarang di ikut sertakan dalam proses kearsipan dan guru juga jarang di mintai pendapat jika terjadi masalah mengenai kearsipan. Program
pengawasan
pelaksanaan
kegiatan
kearsipan di sekolah ini cukup baik karena kepala sekolah sering melakukan pengamatan dalam masalah kearsipan.
78
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dapat dipaparkan sebuah temuan sebagai berikut: 1. Sistem pelaksanaan kearsipan yang dilakukan oleh staff tata usaha di SMK Islamiyah yang bertujuan agar arsip/dokumen dapat tertata dengan rapih sehingga mudah untuk ditemukan kembali, ini telah dilakukan sesuai fungsi-fungsi kearsipan itu sendiri yang meliputi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip.
78
79
2. Sistem pelaksanaan kearsipan yang dilakukan di SMK Islamiyah dalam proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip sudah baik dan disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, meskipun masih ada yang harus ditingkatkan lagi dalam hal penyimpanan arsip harus memiliki ruangan khusus dan lemari-lemari yang tertata rapih. Serta dalam proses pemeliharaan arsip, perlu di tingkatkan lagi karena tidak ada staff khusus untuk memelihara arsip yang ada.
B. Saran Dari hasil penelitian yang dilakukan, penulis ingin memberikan saransaran yang membangun demi terciptanya pengelolaan arsip yang lebih baik lagi. Adapun saran-saran penulis adalah sebagai berikut: 1. Untuk penyimpanan arsip, sebaiknya diusahakan agar mempunyai ruangan tersendiri dan terpisah dari ruang Tata Usaha agar kebersihan ruangan lebih terjaga dan penyimpanan arsip tidak dilakukan secara bertumpuk lagi. 2. Untuk pemeliharaan arsip, pihak sekolah perlu menambahkan fasilitas penunjang kearsipan seperti lemari khusus arsip agar penataan arsip lebih tertata dengan rapi. 3. Dalam menerima Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu staf tata usaha hendaknya sesuai dengan latar belakang pendidikan yang dimiliki khususnya bidang administrasi kearsipan. 4. Pelaksanaan pelatihan dan penataran kearsipan untuk pegawai tata usaha SMK Islamiyahagar dapat dilakukan secara optimal,agar pegawai tata usaha lebih paham lagi mengenai kearsipan.
80
5. Proses penilaian dan pemusnahan arsip di sekolah ini baiknya menyertakan staf ahli kearsipan, sehingga proses pemusnahan arsip sesuai dengan jadwal retensinya.
DAFTAR PUSTAKA
Abu Bakar, Hadi, Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, Djambatan: Jakarta, Cet Ke- 2, 1996. Amsyah, Zulkifli, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, Cet. 7, 2005. Anas Sudijono, Pengantar Evaluasi Pendidikan, Jakarta:PT Raja Grafindo, 2006. Arikunto, Suharsimi,. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, Yogyakarta: Rineka Cipta, 2002. Barthos , Basir, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 1989. Chrisyanti Dewi, Irra, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Prestasi Pustaka 2011. \ Gie, The Liang, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty, Cet. 7, 2000. Hendi, Haryadi, Administrasi Perkantoran, jakarta:Visi media, 2009. http://arsip.jogjakarta.go.id/gallery/download/Sistem%20Komputasi%20Kearsipa n Mahmud, Metode Penelitian Pendidikan, Bandung: CV Pustaka Setia, 2011. Martono, Boedi, Penyusutan Penanganan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, Cet Ke-1, 1994. Martono, Boedi, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997.
81
Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Bandung: Mandar Maju, 2001 Sugiono, Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung:CV Alfabeta, 2005.Wursanto, Ig, Himpunan Peraturan Perundangan Tentang Kearsipan , Yogyakarta: Kanisius , Cet-1, 1991. Suparjati, Tata Usaha dan Kearsipan, Yogyakarta: Kanisius, 1999. Widjaja, A. W, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Jakarta: Rajawali Press, Cet. 4,1986. Wursanto, Ig, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius, Cet. 6, 2006. Wursanto, Ig, Dasar-dasar Ilmu Tata Usaha, Jakarta: Pustaka Dian, Cet. Ke-3, 1988.
82
Lampiran 1
Pedoman Wawancara Kepala Tata Usaha Nama
: Rahmat Budianto SE
Jabatan
: Kepala Tata Usaha
Tempat Wawancara : Ruang Tata Usaha Penelitian : “Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan” 1. Apakah di sekolah ini dilaksanakan sistem kearsipan? 2. Apakah fungsi dari sistem kearsipan tersebut? 3. Seperti apakah bentuk fisikdari kearsipan tersebut? 4. Bagaimana pola klasifikasi penciptaan Arsip yang dilakukan di sekolah ini? 5. Sebagai tahap awal penciptaan Arsip, Apakah di sekolah ini menggunakan formulir? 6. Apakah tujuannya menggunakan formulir tersebut? 7. Bagaimana bentuk formulir yang ada di sekolah ini? 8. Bagaimana contoh formulir tersebut? 9. Apakah di sekolah ini dilakukan proses pencatatan dan pendistribusian arsip? 10. Bagaimana proses dalam pencatatan dan pendistribusian arsip tersebut? 11. Dalam pendistribusian surat, bagaimana prosedur penerimaan surat masuk? 12. Bagaimana prosedur pengurusan surat keluar? 13. Apakah di sekolah ini dilakukan penyortiran surat? 14. Bagaimana proses dalam penyortiran surat tersebut? 15. Ada berapa jenis surat yang ada di sekolah ini? 16. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di sekolah ini? 17. Bagaimana langkah penataan tata usaha dalam penyimpanan arsip yang baik? 18. Selama bapak bertugas, apakah pernah ada arsip yang hilang?
Lampiran 2
HASIL WAWANCARA Hasil wawancara dengan Kepala Tata Usaha adalah sebagai berikut: 1) Apakah di sekolah ini dilaksanakan sistem kearsipan? Di sekolah ini dilaksanakan Sistem Kearsipan. 2) Apakah fungsi dari sistem kearsipan tersebut? Adapun Fungsinya yaitu: a) Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman. b) Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. c) Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga. d) Penghematan tempat penyimpanan. e) Menjaga rahasia arsip. f) Menjaga kelestarian arsip. g) pertanggung jawaban
perencanaan,
pelaksanaan
dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan. 3) Seperti apakah bentuk fisik dari kearsipan tersebut? Apabila dilihat dari bentuk fisiknya berupa : a) Arsip kertas atau tekstual (paper based records), Surat, naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya. b) Arsip bentuk File (data komputer) dan Flasdisk c) Arsip audio visual (voice and video media) 4) Bagaimana pola klasifikasi penciptaan Arsip yang dilakukan di sekolah ini? Proses penciptaan arsip yang umum dilaksanakan adalah : a) Membuat konsep b) Melakukan pengetikan c) Pemberian nomor dengan melihat jenis klasifikasi arsip
Lampiran 2
d) Persetujuan ketikan e) Tanda tangan yayasan atau kepala sekolah 5) Sebagai
tahap awal penciptaan Arsip, Apakah di sekolah ini
menggunakan formulir? Di sekolah ini menggunakan formulir. 6) Apakah tujuannya menggunakan formulir tersebut? Ada beberapa alasan penting mengapa formulir – formulir digunakan : a) untuk keseragaman atau pembakuan. b) untuk mempermudah dalam penggolongan data. c) untuk mempermudah pemberkasan ( filling ) baik sistem maupun tempatnya. d) untuk mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja. e) sebagai alat pemberian instruksi f) sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data dan fakta baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif. g) sebagai alat untuk kontrol dan evaluasi baik kualitatif maupun kuantitatif. 7) Bagaimana bentuk formulir yang ada di sekolah ini? Bentuknya meliputi formulir penerimaan siswa baru, formulir beasiswa sekolah, formulir NUPTK dan lain-lain. 8) Bagaimana contoh formulir tersebut? Contoh formulir terlampir. 9) Apakah di sekolah ini dilakukan proses pencatatan dan pendistribusian arsip?
Lampiran 2
Di sekolah ini dilakukan proses pencatatan dan pendistribusian arsip. 10) Bagaimana proses dalam pencatatan dan pendistribusian arsip tersebut? Pencatatan dan Pendistribusian arsip di SMK Islamiyah menggunakan beberapa jenis buku di antaranya adalah Buku Agenda surat masuk dan surat keluar. Buku Agenda digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dan surat keluar serta sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. 11) Dalam pendistribusian surat, bagaimana prosedur penerimaan surat masuk? Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda dengan keterangan atau kolom sebagai berikut: a.
Nomor urut
b.
Tanggal surat diterima
c.
Nomor surat
d.
Nama perusahaan/instansi
e.
Perihal
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.. 12) Bagaimana prosedur pengurusan surat keluar? Pada dasarnya semua surat keluar harus ditandatangani oleh kepala
sekolah
SMK
Islamiyah.
Namun,
sebelum
penandatanganan perlu dibuat konsep isi surat. Konsep dibuat oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah. Setelah konsep selesai dibuat, maka wajib diperiksa kembali oleh pegawai tata
Lampiran 2
usaha untuk diteliti dan diperiksa kembali, agar terhindar dari kesalahan baik dari segi penulisannya maupun pada segi isinya. Setelah konsep dinilai bagus dan disetujui, maka konsep tersebut diketik oleh pegawai tata usaha. Setelah konsep surat selesai diketik, langkah selanjutnya adalah meminta tandatangan kepada kepala sekolah. Surat keluar yang sudah ditandatangani oleh kepala sekolah kemudian digandakan (dicopy) untuk dijadikan arsip dan disimpan dikomputer juga dalam bentuk soft file. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang akan dikirim (keluar) dicatat kembali di buku agenda surat keluar, surat tersebut diberi nomor oleh pegawai tata usaha. Kemudian surat keluar yang sudah diproses diberikan kepada pegawai tata usaha untuk dikirim ke alamat terkait. Kegiatan pencatatan dan pendistribusian surat merupakan pengelolaan arsip untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. 13) Apakah di sekolah ini dilakukan penyortiran surat? Di sekolah ini dilakukan penyortiran surat. 14) Bagaimana proses dalam penyortiran surat tersebut? Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilh berdasarkan : a) Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan. b) Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb.
Lampiran 2
15) Ada berapa jenis surat yang ada di sekolah ini? Ada 2 jenis surat yang ada di sekolah ini yaitu: a) Surat Khusus (yayasan) b) Surat Umum (Sekolah) 16) Bagaimana pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di sekolah ini? Langkah sistem penyimpanan arsip berbentuk paper yaitu: a) Penyimpanan
surat
ke
dalam
map/
folder
dapat
menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. b) Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Langkah sistem penyimpanan arsip berbentuk File yaitu: a) Data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. b) Media penyimpanan yang bisa dijadikan alternative pemilihan yaitu menggunakan flasdisk, ataupun kaset CD. 17) Bagaimana langkah penataan tata usaha dalam penyimpanan arsip yang baik? Dalam penataan arsip, sekolah ini menggunakan Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System) Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan
Lampiran 2
tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. 18) Selama bapak bertugas, apakah pernah ada arsip yang hilang? Iya pernah ada arsip yang hilang. 19) Langkah apa yang bapak ambil Agar proses penemuan kembali arsip bisa dilakukan secara cepat? Adapun tahapan-tahapan petugas arsip untuk Penemuan kembali arsip yang diminta yaitu : a) Tahap pertama mencari lokasi dimana tempat arsip dari suatu unit pengolah dapat disimpan. b) Tahap kedua menemukan kode klasifikasi atas dasar waktu arsip disimpan, Contoh kode tanggal bulan dan tahun arsip tersebut disimpan. c) Tahap ketiga mencari indeks yang diminta (terdapat didalam boks file) 20) Bagaimana cara tata usaha dalam memelihara arsip yang ada? Proses pemeliharaan arsip meliputi: a) Membersihkan secara manual arsip arsip dengan cara menghilangkan debu, sawang dan kotoran lain dengan menggunakan sapu dan kemoceng oleh petugas. b) Memberi kapur barus dan semprotan pembunuh serangga ( baygon dll ) ke arsip secara rutin dan berkala. c) Memilah, mengindentifikasi serta memisahkan arsip yang dianggap rusak untuk dapat diperbaiki dengan cara menyambung arsip dengan isolasi, maupun laminating arsip.
Lampiran 2
21) Apakah selama ini ada kendala dalam proses memelihara arsip? Kendala dalam proses memelihara arsip yaitu rusak, basah karena udara yang lembab. 22) Apakah di sekolah ini ada ruang khusus untuk penyimpanan arsip? Tidak ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Ruang tata usaha disini merupakan tempat arsip-arsip sekolah. Arsip-arsip yang ada hanya disimpan dilemari tata usaha, agar arsip yang ada tidak hilang dan agar mudah untuk ditemukan kembali. 23) Apakah ruangan tersebut bersih dari hama dan kotoran? _ 24) Apakah ruangan tersebut selalu dikontrol atau dibersihkan? _ 25) Bagaimana pengaturan arsip-arsip diruangan tersebut? _ 26) Apakah yang dilakukan jika ada arsip-arsip yang rusak atau sobek? Apabila terdapat arsip yang rusak dan arsip tersebut merupakan arsip tertutup dan petugas tidak dapat memperbaikinya karena sarana dan prasarana serta sdm yang belum memadai ( seperti alat, bahan dan tenaga profesional restorasi arsip). 27) Dalam proses penilaian arsip, apakah dilakukan oleh staf ahli? Proses penilaian arsip tidak dilakukan oleh staf ahli. 28) Apakah bapak/ pihak tata usaha atau kepala sekolah dilibatkan dalam proses penilaian arsip?
Lampiran 2
Pihak tata usaha dan kepala sekolah dilibatkan dalam proses penilaian arsip. 29) Apakah dalam proses pembuatan jadwal retensi arsip melibatkan ahli kearsipan? Proses pembuatan jadwal retensi arsip tidak melibatkan ahli kearsipan. 30) Apakah bapak/ pihak tata usaha atau kepala sekolah dilibatkan dalam proses penyusutan arsip? Pihak tata usaha dan kepala sekolah dilibatkan dalam proses penyusutan arsip. 31) Arsip yang seperti apakah yang biasanya dimusnahkan? Arsip yang biasa di musnahkan adalah arsip yang sudah tidak layak simpan, seperti: a) Tidak mempunyai nilai guna b) Arsip lama (sudah berumur lima tahun) 32) Apakah bapak/ pihak tata usaha atau kepala sekolah dilibatkan dalam proses penyusutan arsip? Pihak tata usaha dan kepala sekolah dilibatkan dalam proses penyusutan arsip.1
Hasil wawancara dengan Kepala Sekolah 33) Apakah di sekolah ini dilakukan sistem kearsipan? Iya di sekolah ini dilakukan sistem kearsipan. 34) Bagaimana struktur kepengurusan arsip atau tata usaha sekolah ini? 1
Wawancara dengan Rahmat Budianto SE (Kepala Tata Usaha SMK Islamiyah)
di
Lampiran 2
No
Nama
1 Rahmat Budianto, SE
Jabatan Kepala Tata Usaha
2 Dede Suryadi, SE
Staff Tata Usaha
3 Ida Farida, SE
Staff Tata Usaha
35) Menurut bapak, seberapa penting pelaksanaan sistem kearsipan di sekolah? Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: a) Sebagai alat pengingat. b) Dapat dijadikan bahan dokumentasi. c) Sebagai alat penyimpanan surat. d) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. e) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. f) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis. g) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya. h) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi. i) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi. 36) Apakah bapak selalu mengawasi atau menilai kinerja tata usaha dalam kearsipan? Proses pengawasan sangat penting, karena arsip adalah sesuatu yang sangat vital. Setiap ada surat masuk ataupun keluar, harus dalam pengawasan. Hal ini di lakukan agar staff tata usaha teliti dalam melakukan pekerjaannya. 37) Apakah bapak mengevaluasi hasil kinerja bagian tata usaha dalam proses kearsipan? Evaluasi kinerja tata usaha dilaksanakan setiap tahun sebagai acuan ke tahun berikutnya. 38) Bagaimana kebijakan bapak dalam sistem kearsipan di sekolah?
Lampiran 2
Untuk sistem kearsipan di sekolah ini, kepala sekolah memberikan wewenang kepada kepala Tata usaha yaitu bapak Rahmat Budianto, SE sebagai penanggung jawab dalam kegiatan kearsipan. 39) Bagaimana dalam perekrutan pegawai tata usaha? Syarat-syarat yang diberlakukan untuk merekrut pegawai Tata Usaha, yaitu: a) Minimal lulusan D3 dan memiliki pengetahuan umum tentang administrasi dan surat-menyurat. b) Bisa membaca dan menulis dengan baik dan terampil. c) Mepunyai skill, Cekatan dan mau bekerja keras. d) Dapat mengoperasikan komputer. 40) Ada berapa personel dalam kepengurusan tata usaha? Ada 3 orang, 1 kepala Tata Usaha dan 2 Staff Tata Usaha. 41) Apakah ada program pembinaan dan pelatihan dari sekolah untuk para pegawai kearsipan guna meningkatkan kualitas kerja? Iya, di sekolah ini sering dilaksanakan pembinaan dan pelatihan untuk para pegawai tata usaha namun sifatnya masih belum optimal. Karena sekolah ini merupakan salah satu unit yayasan, jadi untuk masalah kepegawaian termasuk pegawai tata usaha, baik tempat atau waktunya pihak yayasanlah yang mempunyai kebijakan untuk mengadakan pembinaan atau pelatihan tersebut. 42) Siapakah yang bertanggung jawab dalam sistem kearsipan? Tentunya pihak yang terkait yaitu pihak Tata Usaha dan Kepala Sekolah. Karena arsip merupakan hal yang vital dan sebagai alat untuk laporan pertanggung jawaban kepada yayasan islamiyah.2
2
Wawncara dengan Bapak Mulyono MPd (Kepala SMK Islamiyah)
Lampiran 3
Pedoman Angket Guru Angket ini di ajukan untuk penelitian Skripsi mengenai “Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan”. Isilah pernyataan dibawah dengan memberi tanda (√) pada kolom pilihan. Keterangan: Selalu(SL), Sering(SR), Kadang-kadang(KD), dan Tidak Pernah(TP).
No
Pernyataan
1 Pegawai tata usaha mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik 2 Pegawai tata usaha membuat catatan yang lengkap 3 Pegawai tata usaha dapat mengklasifikasi surat dengan rapih 4 Pegawai tata usaha mampu menyimpan arsip secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali saat di butuhkan 5 Pegawai tata usaha ramah dalam melakukan pelayanan 6 Pegawai tata usaha mampu menata arsip dengan cepat 7 Pegawai tata usaha menggunakan komputer untuk mempercepat tugas dalam sistem kearsipan 8 Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan arsip 9 Saya mendiskusikan dengan pegawai tata usaha apabila terdapat masalah kearsipan 10 Saya memberi saran kepada pegawai tata usaha dalam proses pemeliharaan arsip
Pilihan SL
SR
KD TP
Lampiran 3
11 Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan. 12 Tata usaha mampu memelihara arsip yang ada 13 Tata usaha sering mempunyai kendala dalam menemukan arsip yang hilang 14 Saya memberi masukan terhadap penilaian arsip penting dan arsip tidak penting 15 Kepala tata usaha selalu memusnahkan arsip sesuai jadwal retensinya 16 Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsiapan 17 Kepala sekolah melakukan pengamatan dalam masalah kearsipan
Tangerang,
Juni 2013
(_______________________) Tanda tangan
Lampiran 9
FORMULIR PENDAFTARAN EKSRAKURIKULER SMK ISLAMIYAH CIPUTAT TAHUN 2012/2013 Nama Lengkap Alamat Rumah
Kelas dan Kejuruan Cita – Cita Penyakit yang diderita
:…………………....................................jenis kelamin: (L / P ) :……………………………………………………………………...... :……………………………………………………………………...... Telp Rumah/Hp :………………………………………………… :……………………………………………….… E-mail :……………………………………………………………………...... :……………………………………………………………………...... :……………………………………………………………………......
Anda Ingin Masuk dalam bagian apa? A.Drama Musikal / Theater B.Tari Tradisional C.Kabaret D.Modern Dance F.Paduan suara Alasan :……………………………………………………………………...... :……………………………………………………………………...... :……………………………………………………………………......
Tangerang Selatan,…………………
( Orang Tua / Wali )
(…………………………………….)
( Calon Peserta)
(…………………………………….)
Lampiran 10
SURAT KETERANGAN PINDAH SEKOLAH No : 388/D.1/SMK-YIC/VI/2012
Diberikan kepada : 1. Nama Siswa
: Khotibul Umam
2. Tempat dan Tanggal Lahir
: Jepara, 22 Nopember 1996
3. Nama Orang Tua/Wali
: Kosim
4. Pekerjaan Orang Tua/Wali
: Wiraswasta
5. Alamat Orang Tua/Wali
: Masjid Darussalam Gg. Langgar 4 RT 05/03 Ciputat
6. Asal Sekolah
: SMK Islamiyah Ciputat
7. Nomor Induk Sekolah (NIS)
: 1.11. 0228
8. NISN
:
9. Pindah ke
: SMK Jepara
10. Pada Tanggal
: 25 Juni 2012
11. Dari kelas/Prog. Keahlian
: XI (Sebelas)/Akuntansi
12. Alasan Pindah
: Permintaan Orang Tua/Wali
Catatan :
a. Siswa tersebut telah pindah/keluar, tidak dapat diterima kembali pada SMK Islamiyah Ciputat. b. Surat Keterangan Pindah ini berlaku sejak sesudah ditanda tangani.
Ciputat 25 Juni 2012 Kepala SMK Islamiyah
Mulyono, S.Pd. NIP : 19750615 200801 1005
BIODATA PENULIS
Nama
: Raod Kamal
Tempat/Tgl.Lahir
: Bogor, 24 November 1989
Alamat
: Jl. Letnan Sayuti Km.8 No. 35 Maribaya, Desa Pangaur Kecamatan Jasinga, Kabupaten Bogor
No. Telepon
: 085782546046
NIM
: 108018200066
Jurusan / Prodi
: Kependidikan Islam-Manajemen Pendidikan
Fakultas
: Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
Universitas
: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Judul Skripsi
: Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan
Moto Sukses
: Hidup adalah sejarah, jadikan sejarah sebagai pengalaman, karena pengalaman merupakan guru yang paling berharga.
Jakarta,
Raod Kamal NIM. 108018200066
