PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SMP DUA MEI CIPUTAT

PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SMP DUA MEI CIPUTAT

Disusun Oleh: SITI MUSYAROFAH NIM: 105018200736

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1431 H/ 2010 M

ABSTRAK Siti Musyarofah Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di SMP Dua Mei Ciputat. Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, Februari 2010. Penelitian ini didasarkan pada fenomena yang sering terjadi di lapangan bahwa manajemen kearsipan di sekolah pada umumnya belum dilaksanakan dengan baik. Padahal pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik dapat menjadikan ketatausahaan di sekolah berjalan dengan lebih tertib dan rapi. Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik juga berfungsi untuk memudahkan pegawai tata usaha dalam mengelola ketatausahaan di sekolah. Pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan disekolah dapat dilihat melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan yang akan berdampak pada baik-tidaknya penyelenggaraan ketatausahaan di sekolah. Fungsi-fungsi manajemen kearsipan yang harus dilaksanakan meliputi fungsi perencanaan kearsipan, fungsi pengorganisasian kearsipan, fungsi penyusunan staf kearsipan, fungsi pengarahan kearsipan, dan fungsi pengawasan kearsipan. Semua fungsi-fungsi manajemen kearsipan tersebut harus dilaksanakan secara optimal oleh pihak sekolah agar dapat menciptakan manajemen kearsipan yang baik di sekolah. Dalam penelitian ini, metode yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif yang menggambarkan objek penelitian secara verbal melalui data yang telah terkumpul melalui wawancara dengan kepala sekolah dan penyebaran angket kepada seluruh guru dan pegawai tata usaha di SMP Dua Mei dengan menggunakan Skala Likert. Hasil yang diperoleh dari penelitian di SMP Dua Mei menunjukkan bahwa secara umum sekolah ini telah melaksanakan fungsi-fungsi manajemen kearsipan meskipun belum optimal. Berdasarkan hal itu maka hendaknya pihak sekolah mengundang ahli kearsipan untuk memberi saran dan masukan tentang bagaimana melaksanakan kearsipan yang baik. Selain itu, akan lebih baik lagi jika sekolah mengadakan pelatihan dan pengembangan untuk pegawai tata usaha sebagai orang yang langsung menangani masalah arsip di sekolah, agar mampu menciptakan ketatausahaan yang lebih baik.

i

KATA PENGANTAR 2lµƒoG¡‹+݉ƒo ¯  2Ù{´­ Assalamualaikum, Wr.Wb. Alhamdulillahhirabbil‘alamin, segala puji dan puja serta rasa syukur yang teramat dalam penulis haturkan kehadirat Allah SWT, yang selalu memberikan nikmat dan karunia kepada hambaNya. Salawat beserta salam semoga tercurah kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta sahabat dan para pengikutnya. Skripsi

yang

berjudul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dalam

Ketatausahaan di SMP Dua Mei Ciputat”, yang disusun sebagai salah satu tugas akhir akademis sebagai persyaratan untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd) dari Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan di Universitas Islam Negeri Jakarta. Sebelumnya penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang teramat dalam kepada orang tua penulis, H. Alawi, Abah tercinta, terima kasih banyak atas kasih sayang, do’a, motivasi, dan jerih payah yang telah diberikan tanpa pamrih kepada penulis selama ini dan Ibu terkasih Almh. Hj. Yayah Hamdiyah semoga ini bisa membuat ibu tersenyum disana. Skripsi ini dibuat dengan kesungguhan pikiran dan tenaga, serta kerja keras yang penulis miliki, walau demikian penulis sepenuhnya menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kata sempurna, akan tetapi mudah-mudahan skripsi ini bisa memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan pembaca pada umumnya. Untuk itu sebagai rasa hormat dan penghargan penulis menyampaikan banyak terima kasih kepada: 1. Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah mengizinkan penulis untuk menuntut ilmu di Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Rusdy Zakaria, M.Ed, M.Phil, Ketua Jurusan Kependidikan Islam, yang telah mengizinkan penulis untuk menuntut ilmu di KI- Manajemen Pendidikan.

ii

3. Drs.H. Muarif Syam, Ketua Program Studi Manajemen Pendidikan yang telah membantu penulis khususnya dalam hal administrasi di Manajemen Pendidikan, sehingga memudahkan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 4. Drs. Syauki, M.Pd, Dosen Pembimbing Akademik, yang telah memberikan motivasi kepada penulis. 5. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, Dosen Pembimbing Skripsi, yang telah meluangkan banyak waktunya untuk meberikan bimbingan serta motivasi kepada penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi ini. Semoga ilmu yang telah ibu berikan dapat bermanfaat bagi penulis. 6. Drs. Enjang Supyan, S.Pd, Kepala Sekolah beserta seluruh dewan guru dan staff Tata Usaha SMP Dua Mei Ciputat yang telah meluangkan waktunya dan membantu penulis dalam mengumpulkan data. 7. Teruntuk keluarga tersayang (para teteh dan aa, serta iie dan uwie) terimakasih atas dorongan moril dan materil yang telah diberikan selama ini. Dan ponakanponakanku yang lucu-lucu (Echa, Iwank, Nayla, Iqi, Alfa, Mia) yang selalu menjadi penghibur bagi penulis. 8. Teman-teman seperjuangan KI-Manajemen Pendidikan angkatan 2005 dan teman se’kosan khususnya Ummi, Lely, Solhah, Eti, Hikmah, Nana, Uni, Iyen, Qiqi dan teman-teman lain yang tidak bisa disebutkan satu-persatu, terimakasih banyak atas bantuan dan motivasi yang telah kalian berikan, semoga persahabatan kita bisa kekal dan tidak terputus sampai disini.

Jakarta 02 Februari 2010

Penulis

iii

DAFTAR ISI

ABSTRAK …………………………………………………………………

i

KATA PENGANTAR …………………………………………………….

ii

DAFTAR ISI ………………………………………………………………

iv

DAFTAR TABEL …………………………………………………………

vi

BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1 B. Identififkasi Masalah ............................................................... 4 C. Pembatasan Masalah ............................................................... 5 D. Perumusan Masalah ................................................................ 5

BAB II

KAJIAN TEORI A. Ketatausahaan ......................................................................... 6 1. Pengertian Ketatausahaan ................................................. 6 2. Ruang Lingkup Ketatausahaan ......................................... 7 B. Kearsipan ................................................................................ 8 1. Pengertian Kearsipan ....................................................... 8 2. Fungsi Kearsipan ............................................................... 12 C. Manajemen Kearsipan ............................................................. 13 1. Pengertian Manajemen Kearsipan ..................................... 13 2. Fungsi Manajemen Kearsipan .......................................... 14 3. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan ............................. 20 4. Efektifitas Manajemen Kearsipan ..................................... 33 5. Kriteria Manajemen Kearsipan yang Efektif dan Efisien . 33 6. Kendala-kendala dalam Manajemen Kearsipan ............... 35 7. Faktor-faktor Manajemen Kearsipan yang Baik ............... 37 D. Kerangka Berfikir ................................................................... 39

iv

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN A. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................... 41 B. Waktu dan Tempat Penelitian ................................................. 42 C. Metodologi Penelitian ............................................................. 42 D. Sumber Data ............................................................................ 43 E. Teknik Pengolahan Data ......................................................... 43 F. Instrumen Penelitian ............................................................... 44

BAB VI

HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Data ........................................................................ 47 B. Analisis Data .......................................................................... 68

BAB V

PENUTUP A. Kesimpulan ............................................................................. 70 B. Saran ........................................................................................ 71

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

v

DAFTAR TABEL

01 Daur Hidup Arsip .................................................................................... 20 02 Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Pegawai Tata Usaha .................. 44 03 Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Guru .......................................... 45 04 Kisi Kisi Instrumen Pedoman Wawancara ............................................. 46 05 Angket Pegawai Tata Usaha .................................................................... 47 06 Angket Guru ............................................................................................. 58

vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini setiap kegiatan organisasi baik pemerintah, maupun lembaga pendidikan memerlukan adanya ketatausahaan yang tertib dan baik agar tujuan organisasi bisa dicapai. Setiap kantor, baik yang berukuran besar maupun kecil harus dikelola dan ditata dengan baik agar mampu menciptakan pelayanan yang baik terhadap informasi/keterangan yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional suatu organisasi maupun lembaga pendidikan. Tata usaha merupakan proses penyelenggaraan seluruh kegiatan administrasi perkantoran di sekolah. Menurut Liang Gie, di Indonesia salah satu kegiatan pokok dalam tata usaha adalah pekerjaan menyimpan warkatwarkat pada tempat yang aman, yang dikenal dengan istilah kearsipan. Tugastugas tata usaha selalu mencakup kegiatan kearsipan yang berisi pelayanan data dan informasi hasil proses pengaturan arsip sehingga dapat memberikan pelayanan yang cepat dan tepat bagi yang membutuhkannya. Untuk dapat merealisasikannya sangat membutuhkan sistem kearsipan yang baik. Pegawai kearsipan yang cakap dan pengadaan fasilitas kearsipan yang memadai merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk mewujudkan sistem kearsipan yang baik.

1

2

Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena seseorang tidak mungkin mengingat semua dokumen penting dan catatan yang kompleks. Hal ini senada dengan pernyataan Liang Gie yang menyebutkan bahwa “People Forget, Records Remember” (orang bisa lupa, arsip selalu ingat). 1 Sesuai dengan Undang Undang no 7 tahun 1971 pasal 1 dan 3 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan bahwa tujuan kersipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah maupun swasta 2 , maka wajar kiranya jika sebuah lembaga pendidikan sebagai tempat mencetak generasi penerus bangsa yang akan membangun Indonesia juga ikut menyelenggarakan pengaturan kearsipan dengan baik sebagai bentuk pertanggung jawaban nasional terhadap Undang Undang yang telah ditetapkan. Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik, mutlak diperlukan oleh sebuah lembaga pendidikan, karena kegiatan kearsipan mencakup proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat atau dokumen mulai dari sekolah itu didirikan, pencatatan dan penerimaan siswa baru sampai siswa itu keluar atau lulus, maupun pencatatan seluruh data personel tenaga pendidik dan kependidikan di sekolah itu. Oleh karena itu manajemen kearsipan menjadi hal yang sangat penting dan menjadi keharusan untuk terus ditingkatkan dalam pelayanannya. Penyelenggaraan kearsipan yang baik dan benar, selain merupakan asset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi itu, karena dengan arsip atau dokumen yang teratur dan benar pengambilan

keputusan

dapat

dilakukan

secara

cepat

dan

tepat.

Terselenggaranya kearsipan yang baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen terhadap tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh internal 1

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,

h.116 2

Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 192-193

3

organisasi personel sekolah maupun mitra sekolah yang memerlukan informasi. Tetapi dalam kenyataannya, sering kali kita mendapati bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang mendalam, untuk itu sekolah sebagai salah satu bentuk organisasi perlu untuk dapat meningkatkan dan menyempurnakan pengelolaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik serta dapat berguna dalam pencapaian tujuan organisasi. Sebagai sekolah yang bernaung di bawah Yayasan, SMP DUA MEI diberi kewenangan untuk melaksanakan dan mengelola kegiatan adaministrasinya secara mandiri. Hal ini tentunya menuntut semua masyarakat sekolah (khususnya kepala sekolah, guru dan staff administrasi) agar mampu mengelola kegiatan administrasinya dengan baik. SMP DUA MEI merupakan salah satu sekolah yang diminati oleh banyak orang. Banyaknya siswa yang belajar di sekolah ini menyebabkan pekerjaan ketatausahaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran bertambah banyak dan kompleks. Hal ini tentu saja menyebabkan sekolah harus memiliki tenaga administrasi yang profesional serta sarana dan prasarana yang lengkap untuk mendukung terciptanya sistem manajemen kearsipan yang baik. Dalam pelaksanaannya SMP DUA MEI mempekerjakan dua orang pegawai tata usaha yang bertugas sebagai pengelola seluruh kegiatan administrasi perkantoran di SMP DUA MEI. Latar belakang kedua pegawai tata usaha yang bukan dari disiplin ilmu administrasi dan ketidakfahaman mereka mengenai manajeman kearsipan membuat pelaksanaan administrasi perkantoran di SMP DUA MEI berjalan dengan kurang tertib. Hal ini terbukti dengan sulitnya mencari file yang berhubungan dengan data kesiswaan. Padahal data kesiswaan merupakan file yang sangat penting untuk dirawat karena akan berguna dalam jangka panjang. Kelengkapan sarana prasarana penunjang administrasi perkantoran juga mempengaruhi pelaksanaan administrasi perkantoran yang berhubungan dengan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI. Karena sarana dan prasarana yang minim, maka sebagian file SMP disimpan di sarana penyimpanan file di

4

kantor Yayasan sehingga menyebabkan kesulitan pencarian data SMP karena tidak jarang data dan dokumen SMP tercampur dengan dokumen Yayasan DUA MEI. Tidak adanya pemberian pelatihan dan motivasi dari pimpinan juga menyebabkan pelaksanaan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI berjalan dengan tidak tertib. Dari hasil pengamatan di lapangan, penulis juga menemukan bahwa tidak ada orang yang bertanggung jawab dalam mengurusi dokumen administrasi perkantoran di SMP DUA MEI. Masalah ini bukan sepenuhnya kesalahan pegawai kearsipan saja, karena manajemen kearsipan bertujuan untuk menyediakan data bila dibutuhkan dan sebagai bahan akuntabilitas dan pertanggungjawaban lembaga terhadap Negara maka menejemen kearsipan juga harus mendapat perhatian khusus dari pimpinan lembaga. Untuk mengetahui peranan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI, maka penulis akan menyusun laporan penelitian ini dengan judul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan Di SMP DUA MEI Ciputat”.

B. Identififkasi Masalah Identifikasi masalah yang sesuai dengan permasalahan di atas adalah: 1. Apa latar belakang pendidikan pegawai tata usaha di SMP DUA MEI? 2. Bagaimana pemahaman pegawai tata usaha mengenai manajemen kearsipan? 3. Bagaimana proses perencanaan kearsipan di SMP DUA MEI? 4. Bagaimana proses pengorganisasian kearsipan di SMP DUA MEI? 5. Bagaimana pengawasan kearsipan di SMP DUA MEI? 6. Bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI?

5

C. Pembatasan Masalah Penelitian ini akan dibatasi pada bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI yang mencakup pelaksanaan

fungsi-fungsi

manajemen

kearsipan

antara

lain

proses

perencanaan kearsipan, pengorganisasian kearsipan, penempatan pegawai kearsipan, dan proses pengawasan kearsipan.

D. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI Ciputat?

BAB II KAJIAN TEORI

A. Ketatausahaan 1. Pengertian Tata usaha Menurut Liang Gie, tata usaha merupakan segenap aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. 1 Pengertian diatas menjelaskan bahwa kegiatan tata usaha merupakan kegiatan mengelola administratif perkantoran yang berhubungan dengan berkas-berkas atau dokumen kantor. Warsidi memberikan pengertian tata usaha sebagai berikut: Bila diambil perumusan tata usaha atau office work menurut George R. Terry, maka yang dimaksud adalah berupa pekerjaan kantor, meliputi penyimpanan keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan menyediakan laporanlaporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat dan menyampaikan berbagai fakta yang mendasar yang amat diperlukan untuk tindakan pengawasan (terhadap bawahan/pekerjaan) oleh pimpinan. 2 Tata usaha menurut pengertian di atas merupakan kegiatan kantor yang kegiatannya mencakup pengelolaan berbagai macam warkat kantor yang 1

The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,

h.16 2

Adi Warsidi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999) Cet.2, h. 1.23

6

7

nantinya warkat tersebut akan di laporkan kepada pimpinan sebagai bahan pertanggungjawaban kegiatan operasional kantor.

Jadi dapat disimpulkan bahwa tata usaha adalah pekerjaan perkantoran yang berkaitan dengan pengelolaan warkat atau dokumen yang bertujuan untuk memberikan keterangan bagi yang membutuhkan informasi yang berhubungan dengan administrasi kantor, serta dapat digunakan oleh pimpinan sebagai bahan pengawasan terhadap kinerja bawahan.

2. Ruang Lingkup Tata Usaha Liang Gie menyebutkan bahwa ruang lingkup kegiatan tata usaha pada intinya adalah tugas pelayanan yang berwujud 6 pola perbuatan: 1) Menghimpun. Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan. 2) Mencatat. Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. 3) Mengolah. Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya, dalam bentuk yang lebih berguna. 4) Mengganda. Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 5) Mengirim. Yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.

8

6) Menyimpan. Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. 3

Adapun menurut Warsidi, bentuk kegiatan tata usaha ialah menerima tamu, melayani telpon, menerima dikte, mengadakan korespondensi, menyusun laporan, membimbing bawahan dalam pelaksanaan tugas administratif/teknis, mengelola arsip, menyederhanakan sistem atau metode kerja, merawat alat-alat atau perlengkapan kantor, memelihara gedung dengan isi dan kelengkapannya, dan mengadakan perhitungan keuangan serta penyampaian informasi kepada atasan. 4

Berdasarkan teori di atas, dapat disimpulkan bahwa salah satu kegiatan dalam

ketatausahaan

adalah

kegiatan

kearsipan

yang

berbentuk

melaksanakan korespondensi dan mengelola arsip. Oleh karena itu untuk menciptakan sistem ketatausahaan yang baik maka harus menjalankan pengelolaan kearsipan yang baik pula, karena

kegiatan ketatausahaan

tidak bisa terlepas dari kegiatan kearsipan.

B. Kearsipan 1. Pengertian Kearsipan Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. 5

Dalam pembahasan kearsipan, sering kita mendengar istilah warkat. Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan 3

The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern…, h. 16 Adi Warsidi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran…, h. 1.23 5 Dian Anggraeni, Arsip dan Manajemen Kearsipan, http://dian4nggraeni.wordpress.com, 2/1/2010. 4

dalam

9

mengenai sesuatu hal atau perstiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya. 6 Pengertian serupa dikemukakan oleh Suraja, warkat adalah catatan atau rekaman mengenai suatu hal, barang, kondisi, peristiwa yang terjadi dalam kehidupan perseorangan maupun kelompok yang dibuat dengan maksud untuk membantu ingatan manusia. 7

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa warkat adalah segala bertuk catatan atau rekaman yang berisi kegiatan manusia sehari-hari yang bertujun untuk membantu ingatan manusia. Warkat bisa berbentuk bon penjualan, kuitansi, surat izin, ijazah, akta tanah, dan lain sebagainya.

Anjuran terhadap pemeliharaan catatan juga tertulis dalam Al-Qur’an Surat Al-Baqarah Ayat 282, yaitu:

⌧ ☺

☺

”Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah tidak secara tunai untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. dan janganlah

penulis

enggan

menuliskannya

sebagaimana

Allah

mengajarkannya,... 8 .” Terlalu banyak kegiatan dan masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari, maka manusia mempunyai kecenderungan lupa, oleh sebab itu manusia membutuhkan catatan dalam setiap transaksi yang mereka lakukan.

6

The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern…, h. 115 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006) h. 32 8 Yayasan Penyelenggara Penterjemah Al-Qur’an Departemen Agama, (Surabaya: Surya Cipta Aksara: 1989) h.70 7

10

Selanjutnya, warkat-warkat yang sudah tercipta harus disimpan dengan rapi agar bila warkat itu dibutuhkan bisa segera ditemukan kembali. Kegiatan penyimpanan warkat itu biasa dikenal dengan istilah arsip. Menurut Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. 9 Pengertian ini sejalan dengan pengertian arsip yang dijelaskan oleh Wiyasa yang menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali. 10 Widjaja menjelaskan bahwa arsip adalah tulisan yang memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud surat menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat. 11

Selain pengertian arsip menurut para tokoh diatas, pengertian arsip di Indonesia juga diatur dalam Undang Undang. Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, Bab I Pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: a. Naskah-nasakah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 12 9

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,

h.118 10

Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 79 11 A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press, 1986) Cet.3, h.92. 12 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989) h.2

11

Kearsipan

memegang

peranan

penting

bagi

kelancaran

jalannya

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi 13 . Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional

tentang

perencanaan,

pelaksanaan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah 14 , maka arsip harus disimpan secara sistematis agar apabila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali. Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu agar saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan kembali, dan bila arsip-arsip tersebut tidak berguna lagi, maka harus dimusnahkan 15 . Menurut Suradja, waktu penyimpanan arsip tidak dapat ditentukan secara pasti (mutlak). Penentuannya didasarkan atas perkiraan yang logis dengan memperhatikan beberapa penilaian arsip. Dengan demikian dalam melakukan penilaian dan analisis harus melibatkan tenaga ahli dan menguasai seluruh kegiatan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, tata kerja, kebijaksanaan administratif, organisasi, dan pengetahuan lainnya diluar kebutuhan-kebutuhan organisasi. Suradja juga mengemukakan mengenai jangka waktu penyimpanan arsip yang dapat dijadikan pedoman, yaitu jangka waktu 4-5 minggu untuk warkat biasa, 5-6 tahun untuk warkat penting. Tetapi jika ada surat perjanjian misalnya sewa rumah untuk untuk sepuluh tahun maka warkat ini harus disimpan minimum sepuluh tahun. 16

13

Artikel Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan, dalam http://www.arrowairglobal.com, 2/1/2010 14 A.W. Wijaya, Administrasi Kearsipan..., h.102-103 15 Artikel Pengertian kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan, dalam http://www.g-excess.com, 2/1/2010 16 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan..., h.145-146

12

Jadi bisa diartikan arsip adalah segala bentuk warkat, berkas maupun naskah yang disimpan secara sistematis yang bila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali. Arsip tercipta seiring dengan perkembangan kegiatan organisasi. Semakin besar suatu organisasi maupun institusi, maka semakin banyak dan kompleks juga arsip yang tercipta dalam organisasi itu. Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan atau manfaat tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum, keuangan, dan pembuktian (dokumenter). Jika suatu arsip mempunyai nilai guna atau manfaat tertentu, maka arsip tersebut harus disimpan sacara sistematis, agar apabila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali.

2. Fungsi Kearsipan Menurut Amsyah fungsi arsip terbagi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip stastis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan maupun pelayanan ketatausahaan sehari-hari. 17 Wiyasa mengatakan arsip dinamis dapat dirinci lagi sebagai berikut: a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor. b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. c) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang sudah kuang dipergunakan sehingga penemuannya yang cepat masih dapat ditawar atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. 18 Dari paparan di atas, dapat dikatakan bahwa pada dasarnya dokumendokumen yang telah diarsipkan tidak selamanya digunakan untuk 17

Zulkifly Amsyah, Manajemen Kerasipan ,(Jakarta: Gramedia, 1989) h.2 A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Pers, 1986) Cet.4, h.101-102 18

13

keperluan organisasi, karena arsip-arsip yang sudah digolongkan menjadi arsip statis tersebut dipindahkan atau bahkan dapat dimusnahkan. Untuk arsip dinamis yang sudah digolongkan kedalam arsip in-aktif, maka arsip ini hanya berfungsi sebagai referensi karena sudah tidak digunakan secara terus-menerus, sedangkan untuk arsip yang digolongkan ke dalam arsip aktif berfungsi sebagai alat untuk melancarkan dan memudahkan organisasi atau instansi dalam menjalankan kegiatannya secara terus-menerus. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di kantor, karena masih sering digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

C. Manajemen Kearsipan 1. Pengertian Manajemen Kearsipan Agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan pengelolaan sistem kearsipan agar tujuan organisasi itu dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pengelolaan sistem kearsipan dikenal dengan istilah manajemen kearsipan. Menurut Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” arsip sejak lahir sampai mati. 19 Jika arsip adalah himpunan tulisan atau catatan tertulis yang terjadi dalam organisasi, maka pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan. Jika manajemen kearsipan kurang baik, maka akan sulit untuk mendapatkan kembali data-data dan suratsurat yang tersimpan bila diperlukan sehingga pekerjaan akan memakan waktu

19

Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia, 1989) h.4

14

yang lama, bahkan akan menghambat dalam menentukan keputusan dan membuat laporan.

Berdasarkan definisi para ahli di atas, penulis menyimpulkan manajemen kearsipan adalah proses pengaturan perkantoran yang berhubungan dengan segala bentuk surat atau dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pngurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran mudah dicapai dengan efektif dan efisien.

2. Fungsi Manajemen Kearsipan Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen

yang

bentuknya

yaitu

aktivitas-aktivitas

perencanaan

kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia (staf) bagian kearsipan, pengarahan kerja pegawai kearsipan dan pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kearsipan. 20

Menurut teori di atas, fungsi-fungsi manajemen kearsipan antara lain: 1) Fungsi Perencanaan. Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak untuk dapat melaksanakan manajemen yang baik, dan apabila kita tidak mengadakan perencanaan dengan baik, maka hal ini berarti kemungkinan tindakan-tindakan yang kita lakukan benyak terjadi kekeliruan sehingga akan menimbulkan pengorbanan yang besar atau malahan tujuan yang telah kita tetapkan tidak akan tercapai. 21 Oleh karena itu dalam melakukan perencanaan, kita harus benar-benar memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang mungkin terjadi dalam 20

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan..., h.62-63 Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 1989) Cet. 3, h. 31-32 21

15

pelaksanaan kegiatan yang di rencanakan, serta memikirkan alternatif yang bisa di lakukan untuk menghadapi kendala yang terjadi. Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan menyusun pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman pemrosesan surat masuk dan keluar; menyusun jadwal retensi arsip; dan perencanaan fasilitas atau perbekalan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas kearsipan. 22 Alex Nitisemito menyimpulkan bahwa hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan perencanaan adalah: •

Terlebih

dahulu

harus

ditetapkan

alternatif-alternatif

perencanaannya. •

Harus realistis dan ekonomis.

•

Harus memperhatikan koordinasi yang baik, agar tidak terjadi kesimpangsiuran informasi antara pegawai.

•

Perencanaan yang baik perlu dilandasi pengalaman yang cukup, pengetahuan yang luas dan mendalam serta intuisi yang tajam.

•

Agar perencanaan dapat direalisasi oleh para pegawai dengan baik, maka dalam membuat perencanaan perlu ada partisipasi dari pegawai.

•

Perlu memperhitungkan segala kemungkinan yang baik dan yang buruk.

•

Perlu memperhatikan fleksibilitas agar dapat menyesuaikan dengan perubahan-perubahan yang mungkin timbul.

•

Perencanaan harus dapat menjadi landasan dari fungsi-fungsi manajemen yang lain, terutama fungsi pengawasan.

•

Setiap perencanaan harus dapat mendayagunakan secara maksimal fasilitas-fasilitas yang tersedia.

22

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.65

16

•

Agar perencanaan yang dibuat dapat lebih baik dari perencanaan sebelumnya, maka kedinamisan perencanaan harus diperhatikan.

•

Agar perencanaan yang dibuat dapat dipertanggung jawabkan, maka perlu waktu yang cukup untuk memikirkan dan mempertimbangkannya.

•

Agar perencanaan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, maka perlu didasarkan atas hasil penelitian. 23

Dengan perencanaan segala sesuatu dapat dikoordinasi, diarahkan, dan dikontrol dengan mudah. 24 Dengan dasar teori itu, maka proses perencanaan adalah hal yang harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.

2) Fungsi Pengorganisasian. Secara umum pengorganisasian (organizing) diartikan sebagai penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahan dan bagianbagiannya, pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok aktivitas-aktivitas kepada manajer-manajer, pendelegasian wewenang untuk

melaksanakannya,

pengkoordinasian

hubungan-hubungan

wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi. 25 Adapun fungsi pengorganisasian kearsipan dilakukan dengan melaksanakan pembagian kerja, menentukan hubungan kerja intern unit kearsipan, dan antara unit kearsipan dengan unit pengolah di dalam organisasi. 26

3) Fungsi Penyusunan Staf. 23 24

Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…, h. 55-56 Nur Kholis, Kiat Sukses Jadi Praktisi Pendidikan, (Jogjakarta: Palem, 2004) Cet.1,

h.33 25

A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993) Cet.3, h.63 26 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.65

17

Fungsi manajemen dalam pengisian jabatan (staffing) didefinisikan sebagai pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan, dan melatih orang yang diperlukan. 27 Proses staffing dapat dipandang sebagai sebuah prosedur langkah demi langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar organisasi selalu memperoleh orang-orang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Langkah-langkah tersebut adalah: 1. Perencanaan sumber daya manusia 2. Rekruitmen 3. Seleksi dan penempatan 4. Induksi dan orientasi 5. Pemindahan dan pemisahan 6. Latihan dan pengembangan 7. Penilaian prestasi. 28 Jadi bisa disimpulkan bahwa penyusunan staf berfungsi untuk menjamin bahwa perusahaan atau organisasi mendapatkan pegawai yang tepat dan memiliki keahlian dibidang tertentu, untuk mengisi jabatan atau pekerjaan tertentu. Fungsi penyusunan staf dalam bidang kearsipan mencakup pelaksanaan penentuan kebutuhan tenaga kerja dibidang kearsipan, rekruitmen, seleksi, orientasi, penempatan, penggajian, penjaminan kesejahteraan, pengembangan pegawai dan pemberhentian pegawai. 29

4) Fungsi Pengarahan. Fungsi pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan mempengaruhi petugas

27

A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.87 A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.88 29 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.66 28

18

arsip agar mau bekerja menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai tujuan kearsipan. 30 Berdasarkan teori di atas, dapat dikatakan fungsi pengarahan dalam kearsipan diberikan oleh pimpinan kepada pegawai kerasipan dengan cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik, serta menggerakkan pegawai kearsipan agar mau dan mampu bekerja dengan baik demi terciptanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah organisasi atau lembaga.

5) Fungsi Pengawasan. Pengawasan (controlling) adalah suatu upaya yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi,membandingkan prestasi yang terjadi dengan standar yang telah ditetapkan, kemudian menentukan apakah terjadi penyimpangan dan mengukur signifikansi tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan. Sedangkan fungsi pengawasan adalah mengukur dan mengkoreksi prestasi kerja bawahan guna memastikan, bahwa tujuan organisasi sedang dilaksanakan. 31

Menurut Kadarman. langkah-langkah pengawasan adalah: 1. Menetapkan standar 2. Mengukur prestasi kerja 3. Membetulkan penyimpangan. 32

Yohannes

Suradja

menjelaskan

fungsi

pengawasan

dalam

kearsipan dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan sebelum pelaksanaan

pekerjaan

(precontrol),

pengawasan

pada

waktu

pelaksanaan pekerjaan (concurrent control), dan pengawasan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control) kearsipan. Semua fungsi 30

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.66 A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.132 32 A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.134 31

19

manajemen kearsipan tersebut merupakan tanggung jawab manajer kearsipan dan kepala kantor suatu organisasi. 33 Hal ini sejalan dengan penjelasan Chuck Wiliams yang menyatakan bahwa dasar-dasar proses pengontrolan atau pengawasan adalah: 1. Menentukan standar pelaksanaan yang jelas. 2. Membandingkan prestasi nyata dan prestasi yang diinginkan. 3. Mengambil tindakan perbaikan, jika diperlukan. 4. Merupakan proses yang dinamis dan berkesinambungan. 5. Terdiri dari tiga metode dasar, yaitu pengontrolan berdasarkan umpan

balik,

pengontrolan

yang

terjadi

bersamaan,

dan

pengontrolan sebelum terjadi. 34

Apabila pengawasan dilakukan dengan cara yang kurang baik, maka kemungkinan terjadi penyimpangan dan kerugian akan semakin besar, hal ini tentu

akan mengakibatkan tidak tercapainya tujuan

organisasi. Oleh karena itu, pengawasan yang baik mutlak diperlukan bagi setiap perusahaan/instansi yang menginginkan tercapainya tujuan secara efektif dan efisien. 35

Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan berguna untuk menunjang terciptanya sistem kearsipan yang baik. Oleh karena itu orang yang mengelola sebuah sistem kearsipan haruslah orang yang memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan sehingga ia mampu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen kearsipan dengan optimal demi tercapainya tujuan organisasi.

33

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.66 M. Sabarudin Napitupulu, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari Management First Edition oleh Chuck Williams, (Jakarta: Salemba Empat, 2001) h. 274 35 Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…, h. 107 34

20

3. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan. Manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records) 36 . Oleh karena itu ruang lingkup kearsipan merupakan segala

kegiatan yang

terjadi dalam pengelolaan kearsipan. Menurut Ricks & Gow, Daur Hidup Arsip terdiri dari: 37 Tabel 1 Daur Hidup Arsip

Penyusutan Pemindahan Penghancuran Pembuangan

Penyimpanan Aktif Inaktif Permanen Temporal

Penciptaan Korespondensi Memo Petunjuk Formulir Laporan Gambar Kopian Output k

Pemeliharaan Penyimpanan Pengambilan/ Penyediaan kembali Menjaga kebersihan Memberi Pesitida Perbaikan Tabel 1

Distribusi Antar perusahaan Internal perusahaan Eksternal perusahaan

Penggunaan Pengambilan keputasan Dokumentasi Respons/tanggapan Keperluan hukum

Tabel 1

36

Artikel dan bahan Kuliah: Record http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.htm, 2/1/2010 37 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.22

Management,

dalam

21

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (record creation), yaitu penulisan surat, memo, laporan, gambar, film, rekaman dan sebagainya yang kemudian didistribusikan atau disampaikan kepada seseorang ataupun organisasi yang membutuhkan. Oleh penerima, warkat (yang akan menjadi arsip) digunakan untuk keperluan tertentu diantaranya untuk keperluan operasional

maupun dasar tindakan tertentu seperti

sebagai bahan pertimbangan untuk memecahkan permasalahan yang terjadi dalam organisasi. Setelah digunakan, warkat dipelihara, disimpan dan disediakan kembali bila diperlukan. Kemudian warkat disimpan menurut klasifikasinya. Lamanya penyimpanan arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Akhirnya, ketika masa penyimpanan arsip telah lewat, maka dilakukan penyusutan arsip yang berupa penyimpanan dan pemusnahan arsip. Dari siklus daur hidup arsip seperti yang disampaikan di atas, maka ruang lingkup manajemen kearsipan adalah sebagai berikut: a. Penciptaan Arsip Penciptaan arsip adalah segala aktivitas membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi. 38 Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penciptaan arsip, antara lain: 1) Penggunaan bahasa yang baik dan benar. Maksudnya menggunakan pilihan kata dan bahasa yang tepat dan sesuai, sehingga mampu mendeskripsikan peristiwa yang terkandung dalam arsip itu. 2) Jika data dan informasinya menggunakan simbol-simbol atau gambar tertentu, maka maksud dari simbol-simbol atau gambar itu harus dideskripsikan dengan penjelasan yang jelas.

38

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.101

22

3) Jika data dan informasi yang disampaikan dalam bentuk rekaman, maka pengambilan data dan informasinya harus menggunakan media rekaman yang baik. 39

b. Distribusi Arsip Pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan arsip dalam daur hidup arsip. Pendistribusian arsip adalah rangkaian kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan terhadap warkat (surat, naskah, gambar, rekaman, dan lain-lain). 40 Seiring dengan beroperasinya suatu organisasi atau lembaga, maka akan semakin banyak jenis surat yang didistribusikan dalam organisasi atau lembaga itu. Agar pendistribusian surat masuk dan keluar berjalan dengan rapi, Suraja menjelaskan prosedur surat masuk dan keluar menurut pola sederhana, pola lama dan pola baru. 41 1) Prosedur Pengurusan Surat Masuk a) Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Lama/Pola Sederhana a. Penerimaan oleh petugas dari pengirim atau pengantar surat. b. Pemeriksaan kebenaran alamat dan sifat surat yang mungkin tercantum pada amplop. Apabila alamatnya keliru harus diserahkan kembali kepada pengirim. Surat yang bersifat rahasia tidak dibuka. Surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau 39

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.101 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.114 41 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.117-143 40

23

stempel agenda, ditentukan pokok soalnya dan diberi kode. c. Pencatatan pada buku arsip atau pada buku agenda surat masuk. d. Pembubuhan nomor urut simpan pada surat. e. Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha. f. Penyerahan surat kepada pengolah untuk diproses paling lama dua hari. g. Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh Petugas Tata Arsip. b) Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru Pengurusan surat masuk terjadi di unit Kearsipan dan atau Tata Usaha Pengolah. Pengurusan surat masuk di unit Kearsipan terdiri dari: a. Penerimaan surat, bertugas: •

Menerima surat yang disampaikan baik oleh pengantar, petugas pos, telekom maupun oleh perorangan.

•

Meneliti kebenaran alamat surat.

•

Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.

•

Meyortir surat.

•

Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari amplop, meneliti kelengkapan lampiran surat.

•

Menyampaikan surat kepada pengarah.

•

Menyampaikan surat rahasia (tertutup) pencatat.

b. Pengarahan surat, adalah kegiatan menentukan unit pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya. Kegiatannya adalah: •

Membaca naskah surat dan menentukan surat itu tergolong penting atau biasa.

24

•

Menuliskan isi disposisi atau pengarahan pada lembar disposisi.

•

Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah surat penting.

•

Menyampaikan naskah surat penting dan biasa kepada pencatat.

c. Pencatatan surat, adalah penulisan keterangan unsurunsur yang tercantum didalam naskah surat dan naskah lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau Lembar Pengantar. Tugasnya adalah: •

Mencantumkan nomor urut pada naskah surat.

•

Mencatat naskah surat didalam kartu kendali rangkap tiga atau lembar pengantar rangkap dua.

•

Menyampaikan naskah surat

kepada pengendali

beserta kartu kendali atau lembar pengantar. d. Pengendalian surat, tugasnya adalah: •

Menerima

surat

beserta

kartu

kendali/lembar

pengantar dari pencatat. •

Meneliti

kebenaran

nomor

kode

surat

dan

kelengkapan lampiran. •

Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II dan III kepada tata usaha dan unit pengolah.

•

Menyampaikan naskah surat rahasia (tertutup) dan surat biasa beserta lembar pengantar rangkap dua kepada tata usaha pengolah.

•

Menyusun (menyimpan) kartu kendali I

dalam

almari katalog berdasarkan urutan nomor kode. e. Penyimpanan,

bertugas menyimpan kartu kendali II

dan lembar pengantar yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam laci sebagai pengganti arsip

25

selama surat dan naskahya beserta kartu kendali III masih disimpan di unit pengolah.

2) Prosedur Pengurusan Surat Keluar a) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Lama/Pola Sederhana a. Pembuatan konsep surat oleh ketua, sekretaris, kepala seksi atau petugas tata usaha. b. Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik

segi

kebenaran isi maupun bentuknya. c. Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas tata usaha. d. Pembacaan hasil pengetikan, pemeriksaan kelengkapan surat, pengesahan dan penandatanganan oleh ketua atau sekretaris, pembubuhan cap tanggal kirim, pelipatan surat dan pemasukan kedalam amplop, pembubuhan perangko, pemberian perekat pada amplop oleh petugas tata usaha. e. Pencatatan pada kartu arsip atau buku agenda surat keluar. f. Pencatatan pada karu ekspedisi dan diberikan kepada petugas pengantar (ekspeditur) untuk dikirimkan. g. Penyimpanan arsip. b) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Baru. Pengurusan surat beserta

naskah keluar meliputi

kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan Unit Kearsipan. Tata Usaha tugasnya yaitu:

26

a. Mencatat naskah keluar pada kartu kendali rangkap tiga. b. Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pengendali unit kearsipan. c. Menyimpan kartu kendali lembar III menurut urutan nomor kode. d. Mengendalikan

surat

yang

belum

selesai

pengolahannya dan menyampaikan surat yang sudah selesai pengolahannya kepada penyimpan.

Unit kearsipan tugasnya adalah: 1. Pengendali: a. Memberikan nomor urut surat pada kartu kendali. b. Menyimpan kartu kendali lembar I menurut urutan nomor kode. c. Menyampaikan kartu kendali lembar II

kepada

penyimpan. d. Pengembalian kartu kendali lembar III

kepada

Tata Usaha Pengolah. e. Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada Tata Usaha Pengolah. 2. Penyimpan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar II menurut urutan nomor kode

sebagai

pengganti arsip selama naskah atau surat masih berada di Unit Pengolah. 3. Pengirim: a. Mengirim surat kepada sasaran sesuai alamat. b. Menyampaikan konsep kepada Pegendali.

c. Penggunaan Arsip

27

Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau naskah yang telah diarsipkan, yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Agar

efektifitas

pengelolaan

kearsipan

dapat

tecapai,

penggunaan surat (arsip) harus diperhatikan waktunya. Untuk surat harus ditindaklanjuti paling lama tiga hari setelah penerimaan, sedangkan untuk arsip yang dipinjam untuk pelaksanaan operasional lembaga harus segera dikembalikan setelah selesai digunakan. 42

d. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana dibutuhkan sewaktu-waktu arsip dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang dibutuhkan. Pemeliharan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk

mengusahakan

keselamatan

arsip

dengan

cara

menyimpan,merawat, dan melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkan arsip. Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya

menyangkut tiga

aspek, yaitu: 1. Pemeliharaan terhadap wujud fisik arsip. Agar arsip tidak rusak maka bentuk pemeliharaan yang harus diusahakan yaitu dengan menyimpan arsip dengan baik: tidak berdesak-desakan, tidak disimpan ditempat yang lebih kecil serta menjaga kebersihan arsip. 2. Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama dengan memberi kapur barus/kamper, melakukan

42

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.70-71

28

penyemprotan zat anti serangga dan fumigasi untuk membasmi kuman yang dapat merusak arsip. 3. pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara membersihkan

ruangan

dengan

peyedot

debu

(vacuum

cleaner), menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada kesempatan bagi serangga untuk berkembang biak,

serta

mencegah dan mengawasi kemungkinan terjadinya kebocoran saluran air. 43 Berdasarkan penjelasan diatas, pemeliharaan arip mutlak harus dilaksanakan

untuk

menjamin

kelestarian

infomasi

yang

terkandung dalam arsip tersebut. Oleh karena itu dapat di simpulkan bahwa pemeliharaan arsip adalah hal yang penting dilakukan, karena jika arsip tidak dipelihara dengan baik akan berakibat pada tidak terjaminnya kelestarian suatu arsip sehingga akan menyulitkan pekerjaan selanjutnya. Dan supaya pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat terlaksana dengan efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya diberikan pengetahuan mengenai bagaimana cara memelihara dan menjaga arsip, agar mereka bisa menjaga dan memelihara arsip dari kehancuran. Untuk melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan arsip dari segi ruangan yang harus dilakukan adalah: 1. Lokasi gudang atau ruangan arsip harus bebas dari kesibukan industri, sebab kotoran udara (sulphur dioxide) sebagai hasil pembakaran minyak dan arang batu, sangat berbahaya untuk kertas, maka dari itu, ruangan penyimpanan arsip perlu diberi filter untuk menyaring udara. 2. Ruangan penyimpanan arsip perlu terpisah dari ruangan kantor Unit Kerja lainnya, dengan tujuan dalam rangka petimbangan security karena arsip bersifat rahasia dan pertimbangan efisiensi 43

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.178

29

karena ruangan penyimpanan arsip harus tahan api, air, dan serangan serangga, jadi membutuhkan penanganan yang lebih ekstra.

e. Penyimpanan Arsip Untuk menjaga agar kearsipan di dalam organisasi dapat mencapai tujuannya, yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan, maka petugas kearsipan harus melakukan penyimpanan arsip secara tertib dan sistematis. Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. 44 Metode penyimpanan arsip dasar yang dikenal adalah: 1) Metode penyimpanan arsip menurut pokok masalah. 2) Metode penyimpanan arsip menurut urutan nama (orang, wilayah, organisasi, barang) 3) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan abjad. 4) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal. 5) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan nomor. 45 Lebih lanjut Suraja juga menjelaskan prosedur penyimpanan arsip, yaitu: 1) Mengindeks 2) Memberi kode 3) Mensortir 4) Mengurutkan arsip yang telah disortir dan dikelompokkan 44 45

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.154 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.157

30

5) Menyimpan arsip pada map/folder yang ada dalam laci filing cabinet. 46

Selain itu yang perlu diperhatikan juga ialah ruangan tempat penyimpanan arsip. Nilai guna yang terkandung dalam arsip tidak boleh berkurang, maka menyimpan arsip tidak boleh disembarang tempat. Tempat penyimpanan arsip harus dalam kondisi yang baik, sehingga dapat menjamin keselamatan arsip, di mana arsip-arsip akan terhindar dari bahaya kerusakan dan gangguna keamanan, dan dengan demikian arsip-arsip organisasi akan cenderung awet dan tidak rusak. Oleh karena itu, ruangan penyimpanan arsip haruslah terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan tikus atau serangga, jamur, kebakaran, kebanjiran, kelembaban ataupun kekeringan udara yang dapat merusak arsip.

f. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan

dengan

memusnahkan arsip.

cara

memindahkan,

menyerahkan

atau

47

Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi bertumpuknya arsip yang sudah tidak terpakai agar menyediakan tempat bagi arsip baru. Penyusutan arsip menghindarkan pencampuradukkan antara arsip-arsip aktif dan arsip-arsip inaktif, serta arsip-arsip penting dan arsip-arsip biasa dan tidak penting. Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus daur hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip, yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan arsip penting dilakukan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi program kearsipan. Untuk menentukan kelayakan sebuah arsip 46 47

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.155-156 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.193

31

harus dipindahkan atau dimusnahkan harus melalui penilaian terhadap nilai guna suatu arsip atau sesuai jadwal retensi arsip. Menurut Basuki nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.48 Lebih lanjut Basuki menjelaskan bahwa ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dibagi menjadi dua jenis, yaitu nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Nilai guna Primer terdiri dari: 1) Nilai guna adminstratif, adalah nilai guna arsip tersebut bagi badan korporasi pencipta dalam melakukan tugasnya. Arsip semacam ini meliputi bagan organisasi sebuah badan korporasi, pernyataan garis haluan, dan pedoman pelaksanaan. Dari sini akan diketahui perkembangan organisatoris sebuah badan korporasi yang berguna pada pemakai dimasa mendatang. 2) Nilai guna fiskal, adalah nilai guna menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit, atau operasional, data yang diperlukan

untuk

menyusun

laporan

tahunan

atau

menyelesaikan pajak, laporan keuangan dan ringkasan transaksi finansial. 3) Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip bagi badan korporasi menyangkut kepentingan hukum. 4) Nilai guna historis, adalah nilai guna berdasarkan kualitas isi arsip yang merekam sebuah peristiwa yang berkaitan dengan sebuah kegiatan yang terjadi dalam organisasi. 48

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003) h. 314-316

32

Sedangkan nilai guna Sekunder terdiri dari: 1) Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya. 2) Nilai guna informasional, menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan badan korporasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. Contohnya arsip toko buku berisi penjualan buku untuk seorang tokoh dalam pengasingan, di sini informasinya yang diutamakan menyangkut tokoh tersebut bukannya tentang toko buku.

Selain dilihat dari nilai guna arsip, proses pemusnahan arsip juga harus dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip yang berlaku dalam organisasi itu. Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. 49 Sedangkan menurut Sedarmayanti jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah atau disimpan permanen arsip tersebut. 50 Dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip perlu mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional terlebih dahulu sebelum Jadwal Retensi Arsip itu diberlakukan dalam kegiatan pemusnahan organisasi. 49

Basir Barthos, Manajemen Kerasipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: PT Bumi Aksara: 2003) Cet. 4, h.103 50 Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar Edisi Revisi, (Bandung: Mandar Maju, 2001) Cet.2, h.203

33

Arsip-arsip yang sudah tidak bernilai guna menurut yang tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip kemudian dipindahkan atau dimusnahkan. Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari suatu tempat penyimpanan arsip aktif (Unit Pengolah) ke tempat penyimpanan arsip inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis (Pusat Penyimpanan Arsip). 51 Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip. 52 Hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan pemindahan dan pemusnahan arsip adalah kegiatan ini harus selalu melalui persetujuan dari pimpinan untuk menghindari kesalahan dalam penyusutan arsip. Selain itu dalam kegiatan pemusnahan arsip harus disaksikan oleh notaris dan pejabat yang terkait agar bisa di pertanggungjawabkan.

4. Efektifitas Manajemen Kearsipan Efektif dalam manajemen kearsipan berarti bahwa tujuan kerasipan yaitu agar terjaminnya keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip bila dibutuhkan, dapat tercapai, sedangkan efisien dalam hal ini berarti bahwa arsip sebagai output dari sistem kearsipan dapat dipenuhi,yaitu menjadi arsip yang memiliki nilai guna dan bila dibutuhkan dapat segera ditemukan dengan cepat dan mudah, dan semua ini dapat dicapai dengan biaya dan tenaga yang sesedikit mungkin. 53 Jadi efektif dalam manajemen kearsipan adalah upaya untuk meyelenggarakan sistem kearsipan agar berjalan dengan baik, ciri-cirinya

51

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.193-194 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.196 53 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.62 52

34

adalah jika arsip itu dibutuhkan dapat segera disediakan dengan cepat dan menggunakan tenaga dan biaya yang tidak banyak.

5. Kriteria Manajemen Kearsipan yang Baik. Banyak kita temui situasi pelayanan administratif yang masih lamban di tengah era modern seperti sekarang ini. Oleh karena itu, kantor-kantor yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan masyarakat diharapkan mempunyai sistem kearsipan yang dapat berjalan efisien dan efektif, jika tidak, pelayanan masyarakat yang diberikan niscaya akan lamban dan tidak memuaskan. Sistem kearsipan yang baik mempunyai kriteria tertentu, yaitu: 1) Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang, sehingga arsip yang benar dapat disediakan pada orang yang membutuhkannya pada waktu yang cepat dan dengan biaya yang serendah-rendahnya. 2) Dari aspek unsur-unsur input, sistem kearsipan dalam keadaan baik apabila: a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar, lengkap, tepat dan relevan. b. Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan harus cerdas, teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan kerja dibidang kearsipan. c. Peralatan yang ada harus lengkap macamnya, jumlahnya mencukupi, keadaannya baik, dan mengikuti perkembangan teknologi kearsipan. d. Uang atau anggaran yang ada cukup untuk membiayai semua unsur input, proses kerja kearsipan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyisunan arsip. 3) Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan,

35

distribusi,

penggunaan,

pemeliharaan,

penyimpanan

dan

penyusutan naskah dapat berjalan dengan sesuai prosedur dan metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang benar. 4) Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri arsip sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai

nilai-guna

dan

disimpan

secara

sistematis,

sehingga bila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali. 54

Sedangkan menurut Wiyasa, ciri-ciri penyelenggaraan manajemen kearsipan yang efektif dan efisien adalah:

• Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu. • Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui selektif yang cermat.

• Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.55 Dari beberapa penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen kearsipan yang efektif memiliki beberapa ciri diantaranya: arsipnya merupakan arsip yang memiliki nilai guna yang bermanfaat untuk operasional organisasi; mudah ditemukan kembali apabila arsip tersebut dibutuhkan; dalam pemeliharaannya tidak membutuhkan biaya yang besar.

6. Kendala-kendala dalam Manajemen Kearsipan Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegitan yang telah berlangsung dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu organisasi, maka arsip harus diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya. Karena jika tidak, akan menimbulkan banyak kendala dan masalah dalam kegiatan kearsipan organisasi itu.

54

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.25-26 Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 44. 55

36

Kendala dan masalah yang dimaksud adalah: 1) Hambatan dari unsur-unsur input kearsipan seperti data dan informasi yang tidak berkualitas, bahan intrinsik warkat seperti kertas, film, disket, tinta yang tidak standar, peralatan yang tidak lengkap, jumlahnya kurang, keadaannya tidak baik (rusak); keuangan organisasi yang minim untuk belanja bidang kearsipan; dan sumber daya manusia yang tidak kompeten. 2) Hambatan proses kearsipan yaitu penciptaan naskah, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan penyimpanan dan penyusutan arsip tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tertib; serta tdak sesuai prosedur kearsipan yang benar. 3) Output sistem kearsipan yaitu arsipnya tidak memenuhi ciri-ciri arsip yang baik, dimana arsipnya tidak tersimpan secara sistematis, sehingga menyulitkan upaya penyimpanan dan penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan. 4) Kelemahan fungsi-fungsi manajemen kearsipan dan pelaksanaannya seperti perencanaan kearsipan yang salah; pembagian kerja yang tidak adil; serta tidak ada hubungan kerja yang efektif secara horizontal dan vertikal antar pegawai dan pejabat yang bertanggung jawab terhadap sistem kearsipan; rencana dan pelaksanaan manajemen sumber daya manusia di bidang kearsipan yang buruk; lemahnya pemberian motivasi dan pembinaan terhadap pegawai arsip; dan pengawasan kearsipan yang tidak efektif. 56

Kendala-kendala seperti yang tersebut diatas merupakan permasalahan yang akan menghambat tercapainya efektifitas manajemen kearsipan. Oleh karena itu sebisa mungkin seorang manajer kearsipan atau pegawai kearsipan harus tanggap dan cepat mengidentifikasi masalah yang terjadi dalam bidang kearsipan di organisasinya agar lebih cepat ditangani dan diselesaikan. 56

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.27-28

37

Liang Gie memberikan beberapa cara yang bisa dipelajari dan kemudian dipraktekkan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dalam bidang kearsipan, yaitu: a) Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. b) Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat. c) Penyusutan arsip secara teratur. d) Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien. 57 7. Faktor-Faktor Manajemen Kearsipan yang Baik Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka perlu diperhatikan berbagai faktor kearsipan yang baik. Widjaja menyebutkan beberapa faktor kearsipan yang baik yaitu: a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat Sistem pemberkasan (Filying system) adalah suatu rangkaia tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan

warkat-warkat

sehingga

apabila

diperlukan

dapat

ditemukan kembali secara tepat. Cepat atau lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip. b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat Dalam kamus administrasi, fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pkerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerjasama manusia. c. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat. Syarat-syarat petugas tata usaha umumnya adalah : Memiliki pegetahuan di bidang pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip.

57

h.120

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,

38

Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni, organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan. Berkpribadian, yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi. 58

Teori di atas, menjelaskan bahwa faktor keberhasilan manajemen kearsipan yang baik diantaranya ditentukan oleh sistem penyimpanan arsip yang tepat, hal ini menjadi penting karena akan membantu dalam penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya secara mudah dan cepat. Selain itu, fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung keberhasilan pengelolaan suatu arsip atau manajemen kearsipan. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin tik, komputer, mesin stensil, stempel, map, folder, lemari, filing cabinet, dan pencahayaan yang baik. Ruang/tempat penyimpanan arsip juga mengambil peranan penting dalam kegiatan kearsipan. Ruang penyimpanan arsip hendaknya selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman berbagai jenis akibat kerusakan. 59 Di samping itu, yang tak kalah pentingnya adalah petugas arsip itu sendiri. Seseorang yang diberi tugas mengelola kearsipan harus memiliki syarat-syarat tertentu agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Suparjati menyebutkan secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut: a. Syarat Pengetahuan.

58

A.W. Widjaja, Adminisrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Pers, 1986), Cet.4, h.103-104. 59 Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 1989) h. 196

39

Personel

kantor

harus

dapat

melakukan

penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. Ia perlu mengetahui matematika sederhana, tata bahasa indonesia, dan sebaiknya bahasa inggris secukupnya, serta memiliki latar belakang pendidikan formal. b. Syarat Keterampilan. Selain harus dapat membaca dan menulis dengan baik, dengan berkembangnya teknologi dewasa ini, kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat dan teliti. c. Syarat Kepribadian. Kepribadian yang harus dimiliki personel kantor, yakni (1) loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; (2) dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia; (3) ketekunan dan kerajinan; (4) kerapian 60

Berdasarkan teori diatas, dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan manajemen kearsipan harus ditopang dengan adanya sistem kearsipan yang tepat, fasilitas kearsipan yang memadai, serta ruang penyimpanan arsip yang baik. Selain itu faktor penunjang manajemen kearsipan yang paling penting adalah pegawai kearsipan yang cakap. Agar dapat memberikan pelayanan kearsipan yang baik, maka pegawai kearsipan perlu mendapatkan pelatihan dan penataran tentang manajemen kearsipan.

60

Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 2004) Cet.1, h. 7-8

40

D. Kerangka Berfikir Dalam suatu organisasi baik yang ruang lingkupnya besar maupun kecil pasti memiliki data. Data tersebut digandakan dan diarsipkan agar tidak hilang dan memudahkan dalam pencarian bila dibutuhkan. Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seseorang maupun bagi suatu organisasi. Arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan dokumen asli sebagai bahan bukti resmi yang otentik yang bisa dipergunakan dipengadilan atau keperluan-keperluan pembuktian lainnya menurut undang-undang. Peranan arsip yang sangat urgen itu, maka arsip perlu dikelola agar tidak rusak atau bahkan hilang. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip dinamakan manajemen kearsipan, yaitu pekerjaan yang meliputi

pencatatan,

pengendalian,

pendistribusian,

penyimpanan,

pemeliharaan, pengawasan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Kegiatan kearsipan tersebut merupakan siklus kehidupan (daur hidup) suatu arsip. Kearsipan sangat penting peranannya karena apapun alasannya arsip adalah hasil dari suatu proses komunikasi internal dan eksternal serta adanya transaksi kegiatan administrasi. Namun, untuk menerapkan manajemen kearsipan yang baik tidaklah mudah, dibutuhkan beberapa faktor pendukung yang harus diperhatikan, diantaranya: sistem penyimpanan yang tepat, ruang penyimpanan arsip yang baik, fasilitas kerasipan yang memadai, serta pegawai kearsipan yang cakap. Begitupun dalam organisasi yang berbentuk sekolah. Agar pencapaian tujuan

sekolah

dapat

berjalan

dengan

baik,

maka

sekolah

perlu

menyelenggarakan manajemen sekolah dengan baik. Karena kegiatan operasional sekolah sehari-hari pasti berkaitan dengan dokumen dan data yang nantinya akan menjadi arsip, maka sekolah juga perlu melaksanakan manajemen kearsipan beserta fungsi-fungsinya. Fungsi-fungsi itu diantaranya adalah fungsi perencanaan kearsipan, fungsi pengorganisasian kearsipan, serta fungsi pengarahan dan fungsi pengawasan kearsipan. Jika manajemen kearsipan dapat terlaksana dengan baik, hal ini akan sangat membantu dalam

41

keagiatan ketatausahaan. Dengan begitu maka kegiatan ketatausahaan dalam suatu sekolah akan berjalan lancar.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk: 1. Mengetahui pelaksanaan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI Ciputat. 2. Mengetahui SDM yang bekerja sebagai arsiparis di SMP DUA MEI Ciputat. 3. Mendapatkan data dan kesimpulan tentang pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI Ciputat

Adapun manfaat penelitian ini adalah: 1. Secara teoritis, hasil penelitian ini diharapkan bisa mengembangkan kajian ilmu pendidikan mengenai pelaksanaan manajemen kearsipan di sekolah. 2. Secara praktis, hasil penelitian ini bisa dijadikan sebagai bahan masukan/kontribusi yang berarti bagi lembaga pendidikan khususnya peagawai tata usaha dalam melaksanakan manajeman kearsipan di sekolah.

41

42

B. Waktu dan Tempat Penelitian Sekolah yang dijadikan tempat penelitian adalah SMP DUA MEI yang terletak di Jl. H. Abdul Gani No.135 Ciputat, Jakarta Selatan. Penelitian ini dilaksanakan mulai bulan Oktober 2009 sampai selesai.

C. Metodologi Penelitian Penelitian

ini

menggunakan

metode

deskriptif

kualitatif

yang

menggambarkan objek penelitian secara verbal melalui data yang telah terkumpul dengan penyebaran angket kepada responden. Pengumpulan data dilakukan dengan cara penelitian lapangan, yaitu peneliti terjun langsung ke lokasi penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan. Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian ini adalah: 1. Teknik Angket. Teknik ini diberlakukan bertujuan untuk memperoleh data dari dua orang pegawai tata usaha dan empat belas orang guru SMP tentang pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan di SMP DUA MEI. Angket yang digunakan dalam penelitian ini berbentuk angket tertutup menggunakan Skala Likert, dengan alternatif jawaban: Selalu (SL) = 4, Sering (SR) = 3, Kadang-Kadang (KD) = 2 dan Tidak Pernah (TP) = 1. 2. Teknik Wawancara. Teknik

ini

digunakan

untuk

mewawancarai

kepala

sekolah.

Wawancara ini bertujuan untuk menanyakan perihal pengelolaan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI. 3. Teknik Dokumentasi Teknik ini bertujuan untuk mendapatkan beberapa data yang dibutuhkan untuk penyusunan skripsi ini.

43

D. Sumber Data Sumber data dalam penelitian ini adalah seluruh personel sekolah, terdiri dari empat belas orang guru mata pelajaran dan dua orang pegawai tata usaha, serta kepala sekolah SMP DUA MEI Ciputat.

E. Teknik Pengolahan Data Setelah data terkumpul, selanjutnya penulis melakukan analisis data untuk mengambil sebuah kesimpulan akhir yang bersifat kualitatif. Proses analisis data dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari hasil angket pegawai tata usaha dan angket guru, serta hasil wawancara dengan kepala sekolah. Kemudian penulis mendeskripsikan hasil angket dan wawancara dengan menghubungkan dengan teori-teori kearsipan. Dalam penelitian ini teknik pengolahan data dilakukan dengan cara sebagai

berikut:

memeriksa

angket-angket

tentang

kebenaran

dan

kelengkapannya kemudian membuat tabel-tabel untuk memasukkan jawabanjawaban responden, selanjutnya menganalisa data yang telah diolah secara verbal sehingga hasil penelitian mudah difahami dan mengambil sebuah kesimpulan akhir yang bersifat deskriptif. Teknik yang digunakan adalah teknik analisis statistik persentase, artinya setiap data dipersentasekan setelah ditabulasikan dalam jumlah frekuensi jawaban responden untuk setiap aletrnatif jawaban.

Pedoman yang digunakan penulis dalam mencari persentase data adalah: P=

f x100 n Keterangan:

P

= Angka persentase yang hendak dicari.

F

= Frekuensi yang dicari persentasenya.

N

= Number of cases (jumlah populasi yang ada).

100% = Bilangan tetap.

44

Dengan kategori persentase sebagai berikut: 76% - 100%

= Sangat baik

51% - 75%

= Baik

26% - 50%

= Cukup Baik

0% - 25%

= Kurang 1

F. Instrumen Penelitian Tabel 2 Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Pegawai Tata Usaha Variabel Manajemen Kearsipan Dimensi •

No. Item

Perencanaan

1. Penyusunan pola klasifikasi arsip.

1

penyelenggaraan

2. Penyusunan

2

kearsipan

•

Indikator

Pengorganisasian kearsipan

pedoman

pemrosesan

surat. 3. Penyusunan jadwal retensi arsip.

3

4. Perencanaan pengadaan fasilitas.

4, 13, 19, 20, 21

1. Penciptaan arsip dengan baik dan

5

benar. 2. Pendistribusian arsip dengan cepat

6

dan teliti. 3. Penyimpanan arsip secara sistematis. 4. Penyusutan

arsip

sesuai

jadwal

7, 8, 9, 10, 22 11, 12

retensi arsip. •

•

Penyusunan

1. Proses seleksi.

personalia

2. Pelatihan

kearsipan

pegawai.

Pengarahan

15

dan

pengembangan

14, 16, 23

1. Menjaga komunikasi yang baik.

18

1. Pengarahan

17

kearsipan •

Pengawasan 1

terhadap

tugas-tugas

Anas Sudijono, Pengantar Statistik Pendidikan, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2005) Cet. 15, h.43

45

kearsipan

kearsipan. 24

2. Program evaluasi kearsipan 3. Program

pengawasan

setelah

25

pelaksanaan kegiatan kearsipan.

Tabel 3 Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Guru Variabel Manajemen Kearsipan Dimensi •

•

Indikator

No. Item

Perencanaan

1. Kelengkapan peralatan arsip

8

penyelenggaraan

2. Ruang penyimpanan arsip

11

kearsipan

3. Rak penyimpanan arsip

14

Pengorganisasian

1. Penciptaan arsip dengan baik dan

kearsipan

1, 2, 6, 9, 10

benar. 2. Pendistribusian arsip dengan cepat

3

dan teliti. 3. Penyimpanan

arsip

secara

4, 7

sistematis. • •

13

Pengarahan

1. Pemberian motivasi.

kearsipan

2. Menjaga komunikasi yang baik.

Pengawasan

1. Evaluasi program kearsipan

12

kearsipan

2. Program pengawasan pelaksanaan

17

kegiatan kearsipan.

5, 15, 16

46

Tabel 4 Kisi Kisi Instrumen Penelitian Pedoman Wawancara Variabel Manajemen Kearsipan Dimensi •

•

Indikator

No. Item

Perencanaan

1. Penyusunan pola klasifikasi arsip.

4

penyelenggaraan

2. Penyusunan jadwal retensi arsip.

5

kearsipan

3. Perencanaan pengadaan fasilitas.

3

Pengorganisasian

1. Penyimpanan arsip secara sistematis.

9

Penyusunan

1. Pelaksanaan rekruitmen.

1

personalia

2. Pelatihan

2

kearsipan

pegawai.

kearsipan •

• •

dan

pengembangan

Pengarahan

1. Menggerakkan pegawai

6

kearsipan

2. Pemberian motivasi.

7

Pengawasan

1. Pengarahan

kearsipan

terhadap

tugas-tugas

8

kearsipan. 9

2. Program evaluasi kearsipan 3. Program

pengawasan

setelah

pelaksanaan kegiatan kearsipan.

10

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Data Dalam pengumpulan data dan penelitian, penulis menggunakan metode angket, wawancara dan observasi. Angket yang penulis sebarkan sebanyak 14 angket, yang di bagikan kepada seluruh guru SMP DUA MEI dan 2 angket yang disebarkan kepada dua orang pegawai tata usaha SMP DUA MEI. Angket-angket

tersebut

mencakup

pernyataan

perihal

fungsi-fungsi

manajemen kearsipan. Seluruh pernyataan itu dijawab oleh responden dengan memberikan cheklist (√ ) pada salah satu pilihan jawaban yang tersedia. Agar hasil penelitian ini dapat dimengerti oleh penulis khususnya dan oleh pembaca pada umumnya seluruh angket yang sudah ditabulasi menjadi nilai angka, kemudian dianalisis sebagai berikut:

Tabel 5 Istrumen Penelitian Angket Pegawai Tata Usaha 1. Saya dilibatkan dalam perencanaan penyusunan pola klasifikasi surat. No. Item 1

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

1

50%

Sering

-

0%

47

48

Kadang-Kadang

1

50%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu, dan 50% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata usaha yang selalu dilibatkan dalam perencanaan penyusunan pola klasifikasi surat. 2. Saya dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat masuk dan keluar. No. Item 2

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

1

50%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

1

50%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden yng menjawab selalu dan 50% responden yang menjawabkadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata usaha yang dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat masuk dan surat keluar. 3. Saya dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip. No. Item 3

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

1

50%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

1

50%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

49

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata usaha yang selalu dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip. 4. Saya memberikan saran dalam perencanaan pengadaan fasilitas kearsipan. No. Item 4

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

1

50%

Kadang-Kadang

1

50%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab sering dan 50% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian seorang pegawai tata usaha sering memberikan saran dalam pengadaan fasilitas kearsipan, sedangkan pegawai tata usaha yang lain mengaku hanya kadang-kadang saja memberikan saran tentang pengadaan fasilitas kearsipan. 5. Saya merasakan kemudahan dalam proses penciptaan warkat/surat. No. Item 5

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

1

50%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

1

50%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden menjawab sering merasakan kemudahan dalam penciptaan warkat/surat, sedangkan 50% menjawab tidak pernah merasakan kemudahan dalam penciptaan warkat/surat. 6. Saya merasakan kemudahan dalam pendistribusian arsip.

50

No. Item 6

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

1

50%

Sering

1

50%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50% responden menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha selalu merasakan kemudahan dalam pendistribusian arsip. 7. Saya merasakan kemudahan dalam proses penyimpanan arsip. No. Item 7

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

2

100%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha sering merasakan kemudahan dalam proses penyimpanan arsip. 8. Sebelum menyimpan surat, saya mensortirnya terlebih dahulu. No. Item 8

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

2

100%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

51

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha sering mensortir surat terlebih dahulu sebelum surat itu disimpan. 9. Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat, saya melakukan pemberian kode pada arsip. No. Item 9

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

2

100%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab sering. Dengan demikian, semua pegawai tata usaha sering memberikan kode pada arsip, untuk memudahkan penemuan kembali arsip. 10. Surat yang masuk dan keluar dipisahkan menurut kepentingannya, kemudian diberikan kode dan nomor surat untuk memudahkan penemuan kembali. No. Item 10

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

1

50%

Kadang-Kadang

1

50%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata usaha yang memisahkan surat menurut kepantingannya, sedangkan pegawai

52

tata

usaha

yang

lain

kadang-kadang

memisahkan

surat

menurut

kepentingannya. 11. Saya melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. No. Item 11

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

1

50%

Kadang-Kadang

1

50%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata usaha yang melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, sedangkan pegawai tata usaha yang lain kadang-kadang melakukan penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. 12. Arsip yang sudah tidak berguna dimusnahkan dengan cara di bakar. No. Item 12

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

1

50%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

1

50%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50% menjawab tidak pernah. Dengan demikian hanya seorang pegawai tata usaha yang selalu membakar arsip yang sudah tidak berguna. Sedangkan pegawai tata usaha yang lain tidak pernah membakar arsip yang sudah tidak berguna.

53

13. Saya menyimpan arsip pada tempat yang tersedia. No. Item 13

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

1

50%

Sering

1

50%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden menjawab selalu, dan 50% menjawab sering. Dengan demikian, semua pegawai tata usaha mengaku bahwa telah menyimpan arsip pada tempat yang tersedia. 14. Saya belajar tentang manajemen keasipan. No. Item 14

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

2

100%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab tidak pernah. Dengan demikian semua pegawai tata usaha mengaku tidak pernah belajar tentang manajemen kearsipan. 15. Sekolah mengadakan seleksi dalam penerimaan pegawai tata usaha. No. Item 15

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

1

50%

Kadang-Kadang

-

0%

54

Tidak Pernah

1

50%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50% menjawab tidak pernah. Dengan demikian hanya satu orang pegawi tata usaha yang bekerja melalui proses seleksi, sedangkan pegawai tata usaha yang lain tidak melalui proses seleksi. 16. Saya diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan secara berkala. No. Item 16

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

1

50%

Tidak Pernah

1

50%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab kadang-kadang, dan 50% menjawab tidak pernah. Dengan demikian satu orang pegawai tata usaha mengaku kadang-kadang diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan, sedangkan pegawai tata usaha tidak pernah diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan. 17. Kepala Sekolah memberikan pengawasan mengenai tugas kearsipan. No. Item 17

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

1

50%

Sering

1

50%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu, dan 50% menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha mengaku

55

bahwa kepala sekolah selalu memberikan pengawasan mengenai tugas kearsipan. 18. Saya berkonsultasi dengan kepala sekolah jika terjadi masalah dalam kearsipan. No. Item 18

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

1

50%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

1

50%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% menjawab selalu, dan 50% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian seorang pegawai kearsipan mengaku selalu berkonsultasi tentang masalah kerasipan dengan keapala sekolah. Sedangkan pegawai kearsipan yang lain mengaku kadang-kadang berkonsultasi dengan kepala sekolah tentang masalah kearsipan. 19. Alat tulis kantor yang dibutuhkan untuk pembuatan arsip tersedia. No. Item 19

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

2

100%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 100% responden menjawab selalu. Dengan demikian semua pegawai kearsipan mengaku bahwa sekolah memiliki peralatan kearsipan yang memadai sesuai dengan kebutuhan.

56

20. Lemari arsip di sekolah dalam keadaan baik. No. Item 20

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

2

100%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 100% responden menjawab selalu. Dengan demikian semua pegawai tata usaha mengakui bahwa lemari arsip yang ada masih baik. 21. Saya dapat mengoperasikan komputer dengan baik. No. Item 21

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

2

100%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, 100% responden menjawab selalu. Dengan demikain semua pegawai kearsipan mampu mengoperasikan komputer dengan baik. 22. Saya memberikan anti serangga/jamur untuk merawat arsip. No. Item 22

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

1

50%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

1

50%

Jumlah

2

100%

57

Dari tabel di atas, sebanyak 50% menjawab sering, dan 50% menjawab tidak pernah. Dengan demikian, hanya satu orang pegawai tata usaha yang sering memberikan anti serangga untuk merawat arsip, sedangkan pegawai tata usaha yang lain tidak pernah memberikan anti serangga untuk merawat arsip. 23. Saya mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan sekolah. No. Item 23

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

2

100%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab kadang-kadang. Dengan demikain semua pegawai tata usaha mengaku kadang-kadang mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan sekolah. 24. Evaluasi kegiatan kearsipan dilakukan setiap satu semester. No. Item 24

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

-

0%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

2

100%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab kadang-kadang. Dengan demikian, semua pegawai tata usaha mengaku bahwa evaluasi kegiatan kearsipan kadang-kadang dilakukan setiap satu semester.

58

25. Kepala sekolah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan kearsipan. No. Item 25

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

2

100%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

Jumlah

2

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab selalu. Dengan demikian, semua pegawai tata usaha mengaku bahwa kepala sekolah selalu melalukan pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan.

Tabel 6 Istrumen Penelitian Angket Guru 1. Pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik dan benar. No. Item 1

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

11

78,6%

Sering

3

21,4%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 78,6% responden yang menjawab selalu, sedangkan 21,4% menjawab sering. Dengan demikian, menurut semua guru, pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik dan benar.

59

2. Pegawai arsip bisa membuat catatan yang lengkap dan teliti. No. Item 2

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

7

50%

Sering

7

50%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 50% reponden menjawab selalu dan 50% menjawab sering. Ini berarti semua guru mengakui bahwa pegawai kearsipan bisa membuat catatan yang lengkap dan teliti. 3. Pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi surat dengan cepat dan rapi. No. Item 3

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

7

50%

Sering

6

42,9%

Kadang-Kadang

1

7,1%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab selalu, 42,9% menjawab sering dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian besar guru mengakui bahwa pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi surat dengan cepat dan rapi. 4. Pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan. No. Item 4

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

10

71,4%

Sering

4

28,6%

60

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 71,4% menjawab selalu, dan 28,4% menjawab sering. Dengan demikian, sebagian besar guru mengakui bahwa pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip secara sistematis. 5. Pegawai kearsipan ramah dalam melakukan pelayanan. No. Item 5

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

11

78,6%

Sering

3

21,4%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 78,6% menjawab selalu, dan 21,4% menjawab sering. Dengan demikian, sebagian besar guru berpendapat bahwa pegawai kearsipan bersikap ramah dalam melakukan pelayanan. 6. Pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya. No. Item 6

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

6

42,9%

Sering

8

57,1%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 42,9% responden menjawab selalu, dan 57,1% menjawab sering. Dengan demikian sebagian besar guru beranggapan bahwa pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya.

61

7. Pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan cepat dan sedikit kesalahan. No. Item 7

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

6

42,9%

Sering

6

42,9%

Kadang-Kadang

2

14,2%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 42,9% menjawab selalu, 42,9% menjawab sering, dan 14,2% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian besar guru berpendapat bahwa pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan cepat dan sedikit kesalahan. 8. Ketersediaan alat tulis kantor di sekolah lengkap. No. Item 8

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

7

50%

Sering

6

42,9%

Kadang-Kadang

1

7,1%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab selalu, 42,9% responden menjawab sering, dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian, sebagian beasar guru berpendapat bahwa sarana dan prasarana kearsipan yang ada di sekolah sudah lengkap.

62

9. Pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk mempercepat tugas kearsipan. No. Item 9

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

12

85,7%

Sering

2

14,3%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 85,7% responden menjawab selalu, dan 14,3% responden menjawab sering. Dengan demikian sebagian besar guru berpendapat bahwa pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk mempercepat tugasnya. 10. Saya merasa puas terhadap pelayanan pegawai kearsipan. No. Item 10

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

7

50%

Sering

6

42,9%

Kadang-Kadang

1

7,1%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab selalu, 42,9% menjawab sering, dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Ini berarti sebagian besar guru merasa puas terhadap pelayanan pegawai kearsipan. 11. Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan keutuhan arsip. No. Item 11

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

9

64,3%

63

Sering

4

28,6%

Kadang-Kadang

1

7,1%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 64,3% responden menjawab selalu, 28,6% menjawab sering dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian besar guru berpendapat bahwa ruang penyimpanan arsip yang tersedia, dapat menjamin keamanan dan keutuhan arsip. 12. Jika ada masalah kearsipan, saya mendiskusikannya dengan pegawai kearsipan. No. Item 12

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

6

42,9%

Sering

3

21,4%

Kadang-Kadang

5

35,7%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 42,9% responden menjawab selalu, 21,4% menjawab sering, dan 35,7% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian, sebagian besar guru berpendapat bahwa mereka tidak segan berdiskusi dengan pegawai kearsipan jika ada masalah tentang kearsipan.

13. Saya memberi saran/masukan kepada pegawai kearsipan. No. Item 13

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

4

28,6%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

9

64,3%

64

Tidak Pernah

1

7,1%

Jumlah

14

100%

Dari tabel di atas, 28,6% responden menjawab selalu, 64,3% responden menjawab kadang-kadang, dan 7,1% menjawab tidak pernah. Dengan demikian, sebagian besar guru kadang-kadang memberikan saran kepada pegawai kearsipan. 14. Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan. No. Item 14

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

5

35,7%

Sering

7

50%

Kadang-Kadang

2

14,3%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebanyak 35,7% menjawab selalu, 50% menjawab sering, dan 14,3% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian besar guru menganggap bahwa rak penyimpanan arsip yang tersedia sudah sesuai dengan kebutuhan. 15. Kerja sama antara kepala sekolah dengan seluruh pegawai tata usaha berjalan dengan baik. No. Item 15

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

11

78,6%

Sering

3

21,4%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

65

Dari tabel di atas, sebesar 78,6% menjawab selalu, dan 21,4% menjawab sering. Dengan demikian kebanyakan guru berpendapat bahwa kerjasama antara kepala sekolah dengan pegawai kearsipan berjalan dengan lancar. 16. Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsipan. No. Item 16

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

14

100%

Sering

-

0%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, seluruh responden menjawab selalu (100%). Dengan demikian semua guru berpendapat bahwa kepala sekolah selalu memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsipan. 17. Kepala sekolah memberikan pengawasan dalam masalah kearsipan. No. Item 17

Alternatif Jawaban

F

P

Selalu

13

92,9%

Sering

1

7,1%

Kadang-Kadang

-

0%

Tidak Pernah

-

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 92,9% responden menjawab selalu, dan 7,1% menjawab sering. Dengan demikian sebagian besar guru berpendapat bahwa kepala sekolah selalu memberikan pengawasan kepada seluruh personel sekolah.

66

Adapun hasil wawancara dengan kepala sekolah adalah sebagai berikut: 1. Berapa orang pegawai tata usaha yang bekerja di sekolah ini, dan apakah syarat/prosedur yang diberlakukan dalam merekrut pegawai kearsipan? Pegawai tata usaha yang ada di SMP DUA MEI berjumlah dua orang, yaitu Ahmad Murtarsyidin dan Esti Wijayanti. Esti Wijayanti bertugas sebagai tenaga tata usaha bagian keuangan yang menangani masalah pemasukan dan pengeluaran keuangan sekolah, sedangkan Ahmad Murtarsyidin bertugas untuk menangani tugas ketatausahaan secara umum, termasuk menangani kegaitan kearsipan di SMP DUA MEI. Dalam proses seleksi, persyaratan yang harus dimiliki jika ingin bekerja sebagai pegawai tata usaha di sekolah ini adalah minimal harus berpendidikan SMK dengan jurusan sekretaris atau akuntansi, dan harus berpengalaman di bidang tata usaha. 2. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan pengembangan dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan? Baru-baru ini Yayasan DUA MEI telah menyelenggarakan pelatihan untuk seluruh pegawai tata usaha di DUA MEI. Pelatihan itu merupakan pelatihan yang diselenggarakan oleh Yayasan DUA MEI bekerja

sama

dengan

mitra

sekolah,

yang

bertujuan

untuk

memudahkan penyelenggaraan sistem ketatausahaan di Yayasan SMP DUA MEI melalui Online System. 3. Dalam pemilihan fasilitas kearsipan, apakah sudah disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan sekolah?

67

Kepala sekolah mengakui bahwa pengadaan fasilitas kearsipan di SMP DUA MEI sudah disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran yang tersedia. 4. Siapa saja yang terlibat dalam proses pembuatan pola klasifikasi arsip dan pedoman pemrosesan surat? Dalam pembuatan pola klasifikasi dan pedoman pemrosesan surat, kepala sekolah melibatkan pegawai tata usaha. Caranya adalah kepala sekolah memberikan arahan kepada pegawai tata usaha tentang apa saja yang harus dikerjakan kaitannya dengan klasifikasi dan pemrosesan surat. 5. Apakah dalam proses pembuatan Jadwal Retensi Arsip melibatkan ahli kearsipan? Sekolah ini tidak melibatkan ahli kearsipan dalam penyusunan Jawal Retensi Arsip. Semua kegiatan penyusutan dilakukan dengan pertimbangan berdasarkan kira-kira. 6. Apakah kepala sekolah memberikan pembinaan terhadap kinerja pegawai kearsipan? Pembinaan terhadap kinerja pegawai tata usaha hanya dilakukan oleh pembina dari rayon yang datang ke sekolah setiap enam bulan sekali. 7. Apakah kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai kearsipan? Kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai tata usaha dalam bentuk diskusi dengan wakil kepala sekolah bidang kurikulum. Diskusi ini dilakukan untuk mensukseskan proses Akreditasi sekolah yang beberapa waktu lagi akan dilaksanakan di SMP DUA MEI.

68

8. Siapakah yang bertanggung jawab dalam terhadap kelancaran kegiatan kearsipan? Kepala sekolah memberikan wewenang sepenuhnya tentang masalah kearsipan pada pegawai tata usaha. Jadi yang bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan kearsipan di SMP DUA MEI adalah pegawai tata usaha umum, yaitu Ahmad Murtarsyidin. 9. Apakah kepala sekolah juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan kearsipan? Kepala sekolah ikut bertanggung jawab terhadap pemeliharaan kearsipan yang baik. Karena beliau berpendapat bahwa arsip adalah dokumen penting untuk bahan pertanggungjawaban kepada Yayasan DUA MEI. 10. Bagaimanakah bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap pelaksanaan kearsipan? Bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap pelaksanaan

kearsipan

adalah

dengan

menginventarisir

dan

mengurutkan surat masuk dan keluar dalam jangka satu bulan sekali.

B. Analisis Data. Dari data-data yang telah dikumpulkan, dapat dilihat bahwa fungsi perencanaan kearsipan sudah dilaksanakan di SMP DUA MEI, hal ini dapat dilihat dari data pegawai tata usaha maupun data guru yang berpendapat bahwa perencanaan kearsipan yang terdiri dari perencanaan sarana prasarana kearsipan dan perencanaan fasilitas kearsipan sudah baik dan disesuaikan dengan kebutuhan sekolah. Hanya saja dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang akan akan digunakan, sekolah ini menyusunnya hanya berdasarkan perkiraan saja, hal ini disebabkan karena sekolah ini tidak mengikutsertakan ahli kearsipan dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip yang akan digunakan di SMP DUA MEI.

69

Menurut data yang terkumpul, SMP DUA MEI telah mampu melaksanakan fungsi pengorganisasian arsip dengan baik. Hal ini terbukti dari data pegawai tata usaha yang mampu mengorganisir arsip dengan baik dan data guru yang memperlihatkan hampir semua guru berpendapat bahwa pegawai tata usaha telah mampu mengorganisir arsip dengan baik. Berdasarkan data di atas juga diketahui bahwa pegawai tata usaha di SMP DUA MEI belum mendapatkan pelatihan tentang kearsipan secara berkala. Padahal pelatihan dan pengembangan kearsipan merupakan salah satu indikator dari fungsi penempatan staf dalam manajemen kearsipan. Fungsi pengawasan kearsipan juga belum dilaksanakan dengan maksimal. Kepala sekolah sebagai manajer tertinggi di sekolah belum dapat memberikan pengawasan yang maksimal terhadap pelaksanaan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI. Hal ini dapat dilihat dari data pegawai tata usaha, yaitu sebesar 100% mengatakan bahwa pengawasan terhadap kegiatan kearsipan dilaksanakan kadang-kadang. Evaluasi program kearsipan juga tidak rutin dilaksanakan. Selain itu pembinaan kearsipan juga hanya dilakukan oleh rayon yang datang setiap enam bulan sekali.

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan analisis data yang telah dilakukan, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan, sebagai berikut: 1. Fungsi perencanaan kearsipan sudah dilaksanakan di SMP DUA MEI, hanya saja belum menyeluruh seperti dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang disusun hanya berdasarkan perkiraan saja. 2. SMP DUA MEI telah mampu melaksanakan fungsi pengorganisasian arsip dengan baik. 3. SMP DUA MEI belum mampu melaksanakan salah satu fungsi dalam manajemen kearsipan yaitu fungsi penetapan staf kearsipan. Hal ini disebabkan karena SMP DUA MEI belum pernah mengikutsertakan pegawai tata usahanya dalam program pelatihan dan pengembangan kearsipan, selain itu sekolah ini juga tidak menyelenggarakan kegiatan pelatihan kearsipan secara berkala. 4. Fungsi pengawasan kearsipan di SMP DU MEI juga belum dilaksanakan dengan maksimal. Hal ini terbukti karena pelaksanaan evaluasi program kearsipan tidak rutin dilaksanakan, selain itu kepala sekolah juga belum dapat memberikan pengawasan dan pembinaan terhadap kegiatan klearsipan.

70

71

B. Saran Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan berkenaan dengan kearsipan adalah sebagai berikut: 1. Pihak sekolah diharapkan mengundang ahli kearsipan dalam perencanaan pelaksanaan kearsipan dan penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang akan digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip. 2. Ruangan penyimpanan arsip di SMP DUA MEI masih menyatu dengan ruangan tata usaha Yayasan. Mengingat arsip berisikan dokumendokumen penting bagi sekolah, maka sebaiknya ruangan arsip terpisah dari ruangan lain agar terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan, selain itu akan lebih baik lagi jika dilengkapi AC dan alat pengukur suhu dan kelembaban udara, agar terhindar dari hal-hal yang dapat merusak arsip. 3. Pihak sekolah mengadakan pelatihan dan pengembangan tentang kearsipan, agar pelaksanan manajemen kearsipan dapat berjalan lebih maksimal demi terciptanya ketatausahaan yang baik. 4. Fungsi

arsip

menurut

UU

no.7

th.1971

adalah

sebagai

bukti

pertanggungjawaban nasional akuntabilitas kinerja suatu instansi, maka hendaknya kepala sekolah memberikan pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap kegiatan kearsipan secara rutin.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifly, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989 Anggraeni, Dian, “Arsip dan Manajemen http://dian4nggraeni.wordpress.com, 2/1/2010

Kearsipan”,

dari

Artikel “Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan”, dari http://www.arrowairglobal.com, 2/1/2010 Artikel “Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan”, dari http://www.g-excess.com, 2/1/2010 Artikel dan Bahan Kuliah: “Record http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.htm, 2/1/2010

Management”,

dari

Barthos, Basir, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, Cet.4, 2003 Basuki, Sulistyo, Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003. Gie, The Liang, Administrasi Perkantoran Modern, Cet.7,2000

Yogyakarta: Liberty,

Kadarman, A.M., dkk., Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993 Cet.3,1993 Kholis, Nur, Kiat Sukses Jadi Praktisi Pendidikan, Jogjakarta: Palem, Cet.1, 2004 Napitupulu, M. Sabarudin, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari Management First Edition oleh Chuck Williams, Jakarta: Salemba Empat, 2001. Nitisemito, Alex Soemadji, Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar, Jakarta: Ghalia Indonesia, Cet.3, 1989 Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar Edisi Revisi, Bandung: Mandar Maju, Cet.2, 2001 Sudijono, Anas, Pengantar Statistik Pendidikan, Jakarta: Raja Grafindo Persada, Cet. 15, 2005

Suraja, Yohannes, Manajemen Kearsipan, Malang: Dioma, 2006. Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan, Yogyakarta: Kanisius, Cet.1, 2000 Warsidi, Adi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran, Jakarta: Universitas Terbuka, Cet. 2, 1999 Widjaja, A.W., Adminisrasi Kearsipan Suatu Pengantar Jakarta: Rajawali Pers, Cet. 4, 1986 Wiyasa, Thomas, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, Jakarta: Pradnya Paramita, Cet.1, 2003 Yayasan Penyelenggara Penterjemah Al-Qur’an Departemen Agama, (Surabaya: Surya Cipta Aksara, 1989.

UJI REFERENSI DAFTAR REFERENSI SKRIPSI PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SMP DUA MEI CIPUTAT

SITI MUSYAROFAH NIM: 105018200736

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2010

DAFTAR REFERENSI No

No.

Halaman

Halaman

Paraf

Footnote

Skripsi

Referensi

Pembimbing

BAB I 1

1. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), Cet.7

2

116

2

2. Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003) Cet.1

2

192-193

BAB II 3

1. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), Cet.7

6

16

4

2. Adi Warsidi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), Cet.2

6

1.23

5

3. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern…,

8

16

6

4. Adi Warsidi, Buku Materi Pokok

8

1.23

Administrasi Perkantoran…, 7

5. Dian Anggraeni, “Arsip dan Manajemen kearsipan” dalam http://dian4nggraeni.wordpress.com

8

8

6. The Liang Gie, Administrasi

9

115

9

32

9

70

Perkantoran Modern…, 9 10

7. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006) 8. Yayasan Penyelenggara Penterjemah Al-Qur’an Departemen Agama, (Surabaya, Surya Cipta Aksara: 1989)

11

9. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), Cet.7

10

118

12

10. Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003), Cet.1

10

79

13

11. A.W. Widjaja, Administrasi

10

92

2

Kearsipan

Suatu

Pengantar,

(Jakarta: Rajawali Press, 1986) Cet.3 14

12. Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989)

10

15

13. Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan dalam http://www.arrowairglobal.com

11

16

14. A.W. Wijaya, Administrasi Kearsipan...,

11

17

15. Pengertian Kearsipan dan beberapa Peranan Penting dari Kearsipan dalam http://www.gexcess.com

11

18

16. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan...,

11

145-146

19

17. Zulkifly Amsyah, Manajemen Kerasipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989)

12

2

20

18. A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar,

12

101-102

102-103

(Jakarta: Cet.4

Rajawali

Pers,

1986),

21

19. Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia, 1989)

13

4

22

20. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006)

14

62-63

23

21. Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar Dan Pengantar, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 1989) Cet.3

14

31-32

24

22. Yohannes Suraja, Manajemen

15

65

Kearsipan…, 25

23. Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…,

16

55-56

26

24. Nur Kholis, Kiat Sukses Jadi

16

33

16

63

Praktisi Pendidikan, (Jogjakarta: Palem, 2004) Cet.1 27

25.

A.M.

Kadarman,

dkk.,

Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan

Mahasiswa,

(Jakarta:

Gramedia Pustaka Utama, 1993) Cet.3 28

26. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…,

16

65

29

27.A.M.

dkk.,

17

87

28. A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…,

17

88

Kadarman,

Pengantar Ilmu Manajemen…, 30

31

29. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…,

17

66

32

30. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…,

17

66

33

31. A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…,

18

132

34

32. A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…,

18

134

35

33. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…,

18

66

36

34. M. Sabarudin Napitupulu, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari Management First Edition oleh Chuck Williams, (Jakarta: Salemba Empat, 2001)

19

274

37

35. Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…,

19

107

38

36. Artikel dan bahan Kuliah:

20

Record

Management

dalam

http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.h tm 39

37. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan...,

20

22

40

38. Yohannes Suraja, Manajemen

21

101

21

101

22

114

Karsipan…, 41

39. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.101

42

40. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…,

43

41. Yohannes Suraja, Manajemen

22

117-143

27

70-71

28

178

29

154

29

157

29

155-156

30

193

30

314-316

32

103

32

203

32

193-194

33

196

33

62

Karsipan…, 44

42. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…,

45

43. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…,

46

44. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…,

47

45. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…,

48

46. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…,

49

47. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…,

50

48. Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003)

51

49.

Basir

Barthos,

Manajemen

Kerasipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara: 2003) Cet. 4 52

50.

Sedarmayanti,

Perkantoran:

Suatu

Manajemen Pengantar

Edisi Revisi, (Bandung: Mandar Maju, 2001) Cet. 2 53

51. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…,

54

52. Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…,

55

53. Yohannes Suraja, Manajemen

Karsipan…, 56

54. Yohannes Suraja, Manajemen

35

25-26

35

44

36

27-28

37

120

38

103-104

38

196

39

7-8

Karsipan…, 57

55.

Thomas

Wiyasa,

Tugas

Sekretaris dalam Mengelola Surat dan

Arsip

Dinamis,

(Jakarta:

Pradnya Paramita, 2003), Cet.1 58

56. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…,

59

57. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet. 7

60

58. A.W. Widjaja, Adminisrasi Kearsipan

Suatu

Pengantar

(Jakarta: Rajawali Pers, 1986), Cet. 4 61

59. Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia, 1989)

62

60. Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 2004), Cet.I

BAB III 64

1. Anas Sudijono, Pengantar Statistik Pendidikan, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2005), Cet.15

44

43

Gambaran Umum SMP DUA MEI SMP DUA MEI berdiri sejak tanggal 2 Mei pada tahun 1986 dengan SK Pendirian: SK Kakanwil Depdikbud Provinsi Jabar No. 1516/I.02/07/R.86 Tgl.27 Oktober 1986. Secara geografis sekolah ini terletak di Jl. H. Abdul Gani No.135 Ciputat, Jakarta Selatan. Kepala sekolah yang pernah menjabat di sekolah ini antara lain: a. Dra. Hj. Hanik Chalawati (1986-1992) b. Drs. Syahrudin Ahmad (1992-1998) c. Usep Fanji, S.Pd (1998-2000) d. Enjang Supyan, S.Pd (2000-Sekarang).

Struktur organisasi SMP DUA MEI adalah sebagai berikut: Pembina Yayasan Drs. H. Enggus Subarman Ketua Umum Drs. H. Hendi Subarman, MM. Kepala Sekolah Enjang Supyan, S.Pd Tata Usaha

Wakil Kepala Sekolah Bagian Kurikulum

Wakil Kepala Sekolah Bagian Kesiswaan

Pembina Osis

Wali Kelas

Siswa

1. Visi, Misi dan Tujuan SMP DUA MEI a) DUA MEI memiliki Visi “Bermutu, Berakhlak dan Berbudi Pekerti Luhur”. Visi tersebut mencerminkan cita-cita sekolah yang: a. Berorientasi kedepan dengan memperhatikan potensi kekinian. b. Sesuai dengan harapan masyarakat. c. Ingin mencapai mutu. d. Mendorong semangat dan komitmen seluruh warga sekolah. e. Mendorong adanya perubahan yang lebih baik. f. Mengarahkan langkah-langkah misi sekolah. b) Misi SMP DUA MEI a. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan pendidikan yang berdasarkan akhlak mulia. b. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan pendidikan dan tenaga pendidik yang berbudi pekerti luhur, jujur, profesional, terampil, tangguh dan kompeten di bidangnya. c. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan standar proses pembelajaran yang aktif, kreatif, dan menyenangkan. d. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan fasilitas pendidikan yang lengkap up to date dan canggih. e. Bermutu dalam mewujudkan peningkatan standar kelulusan dan prestasi non akademik. f. Bermutu dalam peningkatan kelembagaan serta manajemen. g. Bermutu dalam mewujudkan standar pembiayaan. h. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan standar penilaian pendidikan. i. Mendorong lulusan yang bermutu, berprestai, berakhlak mulia, dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

c) Tujuan SMP DUA MEI. Adapun tujuan SMP DUA MEI adalah: a. Mempersiapkan peserta didik dalam melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi. b. Mempersiapkan peserta didik sebagai bagian dari anggota masyarakat yang mandiri dan berguna. c. Meningkatkan perilaku akhlak mulia bagi peserta didik. d. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan minat dan bakat peserta didik. Tujuan sekolah ini secara bertahap akan dimonitoring, dievaluasi dan dikendalikan dalam kurun waktu tertentu untuk mencapai Standar Kompetensi Lulusan Sekolah Menenganh Pertama yang dibakukan secara Nasional. Berdasarkan SKL Nasional yang telah di tetapkan, maka SMP DUA MEI merinci SKL tersebut sebagai profil siswa/siswinya sebagai berikut: a. Mampu menampilkan kebiasaan sopan santun dan berbudi pekerti luhur sebagai cerminan akhlak mulia dan iman taqwa. b. Mampu mengaktualisasikan diri dalam berbagai seni olah raga, sesuai dengan pilihannya. c. Mampu mendalami cabangpengetahuan yang dipilihnya. d. Mampu melanjutkan ke jenjang SMA/SMK terbaik sesuai dengan pilihannya. e. Mampu bersaing dalam mengikuti berbagai kompetensi akademik maupun non akademik di tingkat gugus, kota, provinsi dan nasional. f. Mampu memiliki kecakapan hidup nasional, social, environmental dan pravocasional.

ANGKET PEGAWAI TATA USAHA Petunjuk Pengisian: Mohon bacalah setiap pernyataan dibawah ini dengan seksama, kemudian berikan jawaban anda dengan cara memberi tanda cheklist (√ ) pada kolom yang tersedia, dengan pilihan jawaban: SL : Selalu SR : Sering KD : Kadang-kadang TP : Tidak Pernah Setiap orang dapat mempunyai jawaban yang berbeda. Tidak ada jawaban yang dianggap salah karena itu adalah pilihan yang paling sesuai dengan diri anda. Atas perhatian dan partisipasi anda, saya ucapkan terima kasih.

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14

Pernyataan Saya dilibatkan dalam perencanaan penyusunan pola klasifikasi surat. Saya dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat masuk dan keluar. Saya dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip. Saya memberikan saran/masukan dalam perencanaan pengadaan fasilitas kearsipan. Saya merasakan kemudahan dalam proses penciptaan warkat/surat. Saya merasakan kemudahan dalam pendistribusian arsip. Saya merasakan kemudahan proses penyimpanan arsip. Sebelum menyimpan surat, saya mensortirnya terlebih dahulu. Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat, saya melakukan pemberian kode pada arsip. Surat yang masuk dan keluar dipisahkan menurut kepentingannya, kemudian diberikan kode dan nomor surat untuk memudahkan penemuan kembali. Saya melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Arsip yang sudah tidak berguna dimusnahkan dengan cara di bakar. Saya menyimpan arsip pada tempat yang tersedia. Saya belajar tentang manajemen keasipan.

SL

SR

KD

TP

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Sekolah mengadakan seleksi dalam penerimaan pegawai tata usaha. Saya diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan secara berkala. Kepala Sekolah memberikan pengarahan mengenai tugas kearsipan. Saya berkonsultasi dengan kepala sekolah jika terjadi masalah dalam kearsipan. Alat tulis kantor yang dibutuhkan untuk pembuatan arsip tersedia. Lemari arsip di sekolah dalam keadaan baik. Saya dapat mengoperasikan komputer dengan baik. Saya memberikan anti serangga/jamur untuk merawat arsip. Saya mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan sekolah. Evaluasi kegiatan kearsipan dilakukan setiap satu semester. Kepala sekolah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan kearsipan.

ANGKET GURU Petunjuk Pengisian: Mohon bacalah setiap pernyataan dibawah ini dengan seksama, kemudian berikan jawaban Bapak/Ibu guru dengan cara memberi tanda cheklist (√ ) pada kolom yang tersedia, dengan pilihan jawaban: S : Selalu SR : Sering KD : Kadang-kadang TP : Tidak Pernah Setiap orang dapat mempunyai jawaban yang berbeda. Tidak ada jawaban yang dianggap salah karena itu adalah pilihan yang paling sesuai dengan diri anda. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu guru, saya ucapkan terima kasih.

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Pernyataan Pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik dan benar. Pegawai arsip bisa membuat catatan yang lengkap dan teliti. Pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi surat dengan cepat dan rapi. Pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan. Pegawai kearsipan ramah dalam melakukan pelayanan. Pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya. Pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan cepat dan sedikit kesalahan. Ketersediaan alat tulis kantor di sekolah lengkap. Pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk mempercepat tugas kearsipan. Saya merasa puas terhadap pelayanan pegawai kearsipan. Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan keutuhan arsip. Jika ada masalah kearsipan, saya mendiskusikannya dengan pegawai kearsipan. Saya memberi saran/masukan kepada pegawai kearsipan. Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan. Kerja sama antara kepala sekolah dengan

SL

SR

KD

TP

16 17

seluruh pegawai kearsipan berjalan dengan baik. Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsipan. Kepala sekolah melakukan pengawasan dalam masalah kearsipan.

Pedoman Wawancara Kepala Sekolah: 1. Berapa orang pegawai tata usaha yang bekerja di sekolah ini, dan apakah syarat/prosedur yang diberlakukan dalam merekrut pegawai kearsipan? 2. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan pengembangan dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan? 3. Dalam pemilihan fasilitas kearsipan, apakah sudah disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan sekolah? 4. Siapa saja yang terlibat dalam proses pembuatan pola klasifikasi arsip dan pedoman pemrosesan surat? 5. Apakah dalam proses pembuatan Jadwal Retensi Arsip melibatkan ahli kearsipan? 6. Apakah kepala sekolah memberikan pembinaan terhadap kinerja pegawai kearsipan? 7. Apakah kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai kearsipan? 8. Siapakah yang bertanggung jawab dalam terhadap kelancaran kegiatan kearsipan? 9. Apakah kepala sekolah juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan kearsipan? 10. Bagaimanakah bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap pelaksanaan kearsipan?