DRAFT PEDOMAN PELAKSANAAN FASILITASI INKUBATOR BISNIS TAHUN 2013
ASISTEN DEPUTI KEWIRAUSAHAAN PEMUDA DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN PEMUDA KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA TAHUN 2013
TIM PENYUSUN : Pengarah : - Drs. MB. Zubakhrum Tjenreng, M.Si Deputi Bidang Pengembangan Pemuda Penanggungjawab : - Drs. Ponidjan, M. Pd. Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda Ketua : - Ahyani, S.Pd Kepala Bidang Perintisan, Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda Anggota : -
Ir. Zul Ichsan, M.Si
-
Syamsul Qomar, SE
-
Dr. M. Irsan, M.Pd
-
Drs. Dadang Mulyana, M.Pd
-
Ibnu Wahid, STP, MT
-
Muhammad Hamid Anwar, M.Phil
Sekretariat : Tim Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda Penerbit : Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda Deputi Bidang Pengembangan Pemuda Kementerian Pemuda dan Olahraga Republik Indonesia Jalan Gerbang Pemuda No. 3 Senayan, Jakarta Telp/Faks : (021) 5738158
PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyusun Pedoman Pelaksanaan Fasilitasi Inkubator Bisnis tahun 2013. Inkubator Bisnis adalah lembaga yang melakukan kegiatan memfasilitasi wirausaha pemula untuk diinkubasi hingga sampai akhirnya menjadi pengusaha yang mandiri.Peran inkubator bisnis selama ini banyak dimainkan oleh lembaga-lembaga perguruan tinggi dan lembaga lembaga swadaya masyarakat lainnya.Beberapa diantaranya
berorientasi
laba,
artinya
para
pengusaha/wirausahawan
yang
difasilitasi harus membayar dalam jumlah tertentu hingga sampai akhirnya menjadi pengusaha pemula yang mandiri. Fasilitas pendampingan semacam ini tentu sulit diakses oleh wirausaha muda pemula (WMP) yang notabene baru belajar berwirausaha dengan modal yang terbatas, atau bahkan tanpa modal sama sekali. Melalui fasilitas bantuan dana hibah (block grant) yang diberikan oleh Kementerian Pemuda dan Olahraga kepada inkubator bisnis diharapkan wirausaha muda pemula (WMP) dapat dilayani tanpa dipungut biaya hingga usaha mereka berkembang menjadi usaha mandiri dan tangguh. Semoga Pedoman ini bermanfaat bagi kita dalam mengembangkan kewirausahaan pemuda di Indonesia.Kepada seluruh pihak yang turut membantu tersusunnya panduan ini, kami ucapkan terima kasih. Jakarta,
April 2013
Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda
Drs. Ponidjan, M.Pd
SAMBUTAN
Assalamu’alaikum Wr. Wb Pelayanan kepemudaan mempunyai arah untuk meningkatkan partisipasi dan peran aktif pemuda dalam membangun jati dirinya.Selain itu, pelayanan kepemudaan diarahkan untuk menumbuhkan dinamika, budaya prestasi, dan semangat profesionalitas
dalam
rangka
mencapai
pemuda
maju
yang
berkarakter,
berkapasitas, dan berdaya saing tinggi.Untuk mendorong pengembangan usaha wirausaha muda pemula (WMP) secara efektif, diperlukan peran pendampingan dari lembaga inkubator bisnis yang profesional. Lembaga
inkubator
pendamping/coach
bisnis
profesional
profesional
dengan
keberadaannya
didukung relatif
oleh
sumebrdaya
terbatas.Kapasitas
pembinaannya kepada para pengusaha pemula pun sangat terbatas. Hal ini antara lain disebabkan oleh terbatasnya sumberdaya yang dimiliki, antara lain sumberdaya pendanaan. Sehubungan dengan hal tersebut, kami menyambut baik kegiatan Fasilitasi Inkubator Bisnis tahun 2013 dan mendorong diselenggarakannya kegiatan-kegiatan serupa di masa mendatang agar semakin banyak pemuda kita yang terjun ke dunia wirausaha dan dapat berkembang menjadi wirausaha muda pemula yang mandiri dan berdaya saing. Jakarta,
April 2013
Deputi Bidang Pengembangan Pemuda
Drs. MB. Zubakhrum Tjenreng, M.Si
DAFTAR ISI SAMBUTAN................................................................................ PENGANTAR.............................................................................. DAFTAR ISI............................................................................... BAB I PENDAHLUAN……………………………………………………… A. LATAR BELAKANG…………………………………………………. B. TUJUAN……………………………………………………………….. C. SASARAN……………………………………………………………... D. MANFAAT KEGIATAN………………………………………………. E. PENGERTIAN…………………………………………………………
i ii iii 1 1 2 3 3 4
BAB II PENGEMBANGAN INKUBATOR BISNIS……………………… A. ARAH PENGEMBANGAN………………………………………….. B. PROGRA PENDAPINGAN………………………………………….. C. MATERI PENDUKUNG…………………………………………….. D. BANTUAN TEKNOLOGI PRODUKSI…………………………….
5 6 7 7 7
BAB III FASILITASI INKUBATOR BISNIS………………………………. A. PESERTA PROGRAM………………………………………… B. PERSYARATAN CALON PENERIMA BANTUAN……… C. PERSYARATAN PROPOSAL ……………………………… D. TAHAPAN-TAHAPAN KEGIATAN…………………………… E. PENGGUNAAN DANA………………………………………
8 8 8 9 10 10
BAB IV MEKANISME PELAKSANAAN PROGRAM........................... A. SOSIALISASI………………………………………………………….. B. TIM VERIFIKASI……………………………………………………… C. PELAKSANAAN VERIFIKASI………………………………..,,,…… D. PENETAPAN…………………………………………………………… E. PERJANJIAN KERJASAMA………………………………………… F. PENCAIRAN DANA…………………………………………………… G. PENERBITAN SPM…………………………………………………… H. PEMANFAATAN DAN PEMBELANJAAN………………………… I. PELAPORAN DAN AUDIT……………………………………………
12 12 12 12 13 13 13 14 14 15
BAB V PENUTUP……………………………………………………………..
16
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penciptaan wurausaha muda yang tangguh memerlukan sinergi dari seluruh pihak, baik kalangan pemerintah sebagai pembentuk kebijakan, kalangan perguruan tinggi sebagai center for excellence, dan lembaga-lembaga masyarakat sebagai motor penggerak pengembangan kewirausahaan pemuda. Para pemuda harus diberikan motivasi agar para calon wirausahawan pemula yang memiliki potensi besar terpendam dapat diberdayakan dan memberdayakan diri mereka sendiri.Setelah diberikan motivasi, mereka dibina untuk menyusun studi kelayakan dan perencanaan bisnis dengan mengacu pada identifikasi kompetensi, perumusan konsep bisnis, pengoptimalan jejaring, dan penguatan komitmen. Setelah usaha berjalan, berikutnya dilakukan penguatan pada fungsi-fungsi manajemen, seperti standarisasi operasional dan produk, mengefektifkan bauran pemasaran, mengatur arus kas, mengefisienkan pengelolaan keuangan, menyusun laporan keuangan, serta mengelola sumber daya manusia. Pada banyak program pemerintah atau perguruan tinggi yang ada saat ini baru sampai pada tahapan tersebut, yaitu membentuk wirausaha baru. Akan tetapi justru dalam perjalanannya, hal yang membuat program berjalan berkesinambungan adalah perlunya pembentukan pendamping yang memiliki ketrampilan pendampingan dan wawasan bisnis. Pendamping ini akan memberikan efek massif pada keberhasilan program pembentukan wirausaha pemuda, di mana pada sisi inilah sebenarnya fungsi inkubator bisnis sangat diperlukan. Inkubator Bisnis adalah suatu fasilitas yang menyediakan berbagai kegiatan di mana para calon pengusaha dapat menerima informasi dan berbagai bantuan yang penting berupa jasa pelayanan yang bernilai tambah dan peralatan yang tidak mungkin dimiliki, dapat diakses atau diketahui oleh para calon pengusaha tersebut (Barbara Harley, International Business Incubator – Silicon Valley). Definisi lain adalah sebuah lembaga yang berorientasi laba atau non-laba yang memfasilitasi pengusaha untuk diinkubasi hingga sampai akhirnya menjadi pengusaha pemula (start-up company) yang mandiri. Jadi, Inkubator bisnis ibarat inkubator bagi bayi prematur yang bertugas mendampingi dan memberikan sumberdaya agar tumbuh menjadi manusia dewasa yang tangguh.
Peran inkubator bisnis selama ini banyak dimainkan oleh lembaga-lembaga perguruan tinggi dan lembaga lembaga keswadayaan masyarakat lainnya.Beberapa diantaranya berorientasi laba, artinya para pengusaha/wirausahawan yang difasilitasi harus membayar dalam jumlah tertentu hingga sampai akhirnya menjadi pengusaha pemula yang mandiri. Fasilitasi pendampingan semacam ini tentu sulit diakses oleh wirausaha muda pemula (WMP) yang notabene baru belajar berwirausaha dengan modal yang terbatas, atau bahkan tanpa modal sama sekali. Bagi lembaga inkubator yang tidak berorientasi laba biasanya berupaya mencari pendanaan dari berbagai sumber yang tidak mengikat dalam bentuk hibah atau block grant. Namun, dana berbentuk hibah juga sulit diperoleh dalam jumlah yang memadai dan berkesinambungan. Akibatnya, sebagian besar WMP dapat dipastikan sulit untuk terlayani oleh berbagai lembaga inkubasi yang ada.
Biaya yang cukup besar
dikeluarkan oleh lembaga inkubasi antara lain adalah biaya jasa keahlian bagi pendamping/choach.
Seorang choach profesional perlu membekali diri mereka dengan
training khusus hingga memiliki standar kompetensi tertentu dan mendapat sertifikat keahlian dari lembaga sertifikasi yang kompeten. Menyadari hal tersebut, Kementerian Pemuda dan Olahraga melalui Asdep Kewirausahaan Pemuda pada tahun 2013 memiliki program untuk memfasilitasi WMP agar mendapatkan pendampingan dari lembaga inkubator bisnis secara “gratis”. Mekanismenya adalah dengan memberikan fasilitasi kepada lembaga inkubator bisnis yang tidak berorientasi laba (bukan perusahaan), sehingga mereka dapat memberikan layanan inkubasi/pendampingan bagi WMP di sekitra wilayah operasinya. Guna mencapai tujuan tersebut, maka perlu disusun pedoman penyelenggaraan program bantuan sosial
kepada inkubator bisnis guna penyelenggaraan inkubasi bisnis kepada
Wirausaha Muda Pemula (WMP) dan Kelompok Kewirausahaan Pemuda (KWP) . B. Tujuan Tujuan penyusunan pedoman ini adalah: 1. Sebagai acuan bagi inkubator bisnis yang akan mengakses kegiatan kewirausahaan pemuda dari Kemenpora. 2. Sebagai sarana pendampingan (coaching), sumber informasi, dan komunikasi dalam rangka meningkatkan kinerja bagi unit-unit usaha pemuda.
3. Sebagai acuan bagi pelaksana dan elemen yang berkepentingan dalam proses perencanaan program, seleksi, penetapan penyelenggaraan program, penyaluran dana, pengawasan, monitoring, evaluasi dan pelaporan. Tujuan Kegiatan inkubasi bisnis adalah: 1. Meningkatkan kemampuan berwirausaha bagi Wirausaha Muda Pemula (WMP), Kelompok Wirausaha Pemuda (KWP) dan Sentra Kewirausahan Pemuda (SKP) dalam mengembangkan usahanya. 2. Meningkatkan kinerja peserta inkubasi secara terstruktur dan memiliki kinerja yang terukur. 3. Meningkatkan dan memperluas jaringan usaha dan jaringan pemasaran. B. Sasaran Sasaran Kegiatan ini adalah Inkubator Bisnis yang memenuhi syarat yang ditetapkan dalam pedoman ini yang akan mendapatkan Bantuan Sosial untuk memberikan pendampingan (coaching) kepada Wirausaha Muda Pemula (WMP), Kelompok Wirausaha Pemuda (KWP) dan Sentra Kewirausahan Pemuda (SKP) D. Manfaat Kegiatan Manfaat yang diharapkan diperoleh dari kegiatan ini adalah 1. Berkembangnya peran lembaga inkubator binsis di tanah air yang memberikan pendampingan kepada wirausaha muda pemula sehingga WMP memdapatkan pembinaan dari para pendamping/coach yang profesional, 2. Lahirnya wirausaha muda pemula yang memiliki landasan pengetahuan yang kuat dalam menjalankan usahanya sehingga mampu berkembang menjadi wirausaha muda pemula yang tangguh dan berdayasaing, 3. Terbangunnya budaya baru dalam mengembangkan usaha dengan landasan pengetahuan yang memadai.
E.
Pengertian 1. Inkubator Bisnis adalah lembaga yang berorientasi laba atau non-laba yang memfasilitasi pengusaha untuk diinkubasi hingga sampai akhirnya menjadi pengusaha pemula (start-up company) yang mandiri. 2. Wirausaha Muda Pemula (WMP) adalah pemuda Indonesia berusia antara 16 s.d. 30 tahun yang baru memulai usaha (start-up) hingga jangka waktu 42 bulan, 3. Kelompok Wirausaha Pemuda (KWP) adalah unit usaha produktif (bisnis) yang memenuhi kriteria usaha mikro dan kecil milik kelompok yang beranggota 3-5 orang pemuda; 4. Sentra Kewirausahan Pemuda (SKP) adalah pusat kegiatan kewirausahaan pemuda yang dilakukan oleh dan untuk pemuda dalam rangka pengembangan kewirausahaan pemuda melalui proses pembelajaran dan pemandirian. 5. Pendamping (coach) adalah seseorang yang memiliki keahian dalam melakukan peran pendampingan bagi wirausaha.
BAB II PENGEMBANGAN INKUBATOR BISNIS A. Arah Pengembangan Inkubator Bisnis Inkubator Bisnis adalah suatu fasilitas yang menyediakan berbagai kegiatan di mana para calon pengusaha dapat menerima informasi dan berbagai bantuan yang penting berupa jasa pelayanan yang bernilai tambah dan peralatan yang tidak mungkin dimiliki, dapat diakses atau diketahui oleh para calon pengusaha tersebut (Barbara Harley, International Business Incubator – Silicon Valley). Definisi lain adalah sebuah lembaga yang berorientasi laba atau non-laba yang memfasilitasi pengusaha untuk diinkubasi hingga sampai akhirnya menjadi pengusaha pemula (start-up company) yang mandiri. Jadi, Inkubator bisnis ibarat inkubator bagi bayi prematur yang bertugas mendampingi dan memberikan sumberdaya agar tumbuh menjadi manusia dewasa yang tangguh. Model Pengembangan yang paling efisien adalah model pendampingan berbasis coaching.Coaching memegang prinsip bahwa coachee (orang yang di-coach) secara alamiah kreatif, penuh sumber daya, dan merupakan manusia yang utuh. Karena pada dasarnya setiap manusia memiliki kemampuan untuk
mengetahui jawaban paling tepat terhadap semua
permasalahannya sendiri. Diperlukan seorang pendamping yang akan membukakan keberanian atau sumber daya untuk menyelesaikan masalahnya melalui serangkaian pertanyaan yang menggugah. Dengan pendekatan ini, coach tidak dilihat selalu sebagai expert (serba tahu dan mempunyai jawaban terhadap semua masalah) dalam kehidupan coachee. Tugasnya adalah mengajukan pertanyaan yang tepat di saat yang tepat agar coachee bisa memulai suatu perjalanan menuju self discovery dan awareness (pemahaman dan kesadaran mengenai keadaan diri sendiri) dari perspektif baru yang berbeda. Atau dengan kata lain coaching adalah kegiatan kemitraan dengan klien melalui proses memprovokasi pikiran secara kreatif sehingga menginspirasi mereka untuk memaksimalkan potensi pribadi dan profesional mereka” Menurut data dari ICF (International Coach Federation) apabila para coachee melaksanakan prinsip-prinsip hasil proses coaching mereka, maka akan menghantarkan kesuksesan mencapai target sebesar 88% artinya sangat bermanfaat bagi pelaksanaan peningkatan kinerja
bisnis. Model ini sangat efisien untuk meningkatkan kinerja bisnis bagi Wirausaha Muda Pemula (WMP). Oleh karena ini, Kementerian Pemuda dan Olahraga pada tahun 2013 ini berupaya untuk dapat memperluas model pengembangan wirausaha muda pemula ini melalui coaching yang dilakukan dalam sebuah lembaga inkubasi bisnis. B. Program Pendampingan (Coaching) Model pendampingan harus melaui model pengembangan dengan Materi utama yang akan disampaikan dalam pendampingan UMKM adalah sebagai berikut: 1.
Fundamental, dengan membahas tentang aspek fundamental bisnis seperti : bagaimana menyusun visi dan misi, menentukan dan membangun budaya perusahaan, penguasaan business process, pemahaman dan penguasaan aspek finansial
2.
Productivity, membahas tentang bagaimana meningkatkan produktifitas dan profitabilitas usaha, antara lain tentang : bagaimana melakukan Targeting dan Positioning, bagaimana menyusun Unique Selling Propositions, bagaimana menyusun Marketing Tools yang berkualitas dan efektif, bagaimana strategi mendapatkan New Customers, bagaimana strategi mengelola Existing Customers, bagaimana menghitung Acquisition Cost dan Lifetime Value, dan sebagainya.
3.
Simplicity, membahas tentang bagaimana membuat bisnis menjadi tersistemasi dengan baik. Temasuk dalam pembahasan ini antara lain : bagaimana membuat flowchart, bagaimana menyusun sebuah SOP dan manual bisnis, bagaimana menyusun Key Performance Indicator, bagaimana merancang Balance Score Cards dan lain-lain
4.
Multiply membahas elemen pengali dalam bisnis. Setelah kuat secara fundamental, kemudian bisnis lebih produktif dan menguntungkan, sistem telah dibangun dan bisnis menjadi lebih simple, maka bisnis telah siap untuk dilipat gandakan. Termasuk dalam pembahasan ini antara lain tentang leadership, recruitment, people development, communication dan assesment.
5.
Freedom, Dalam menjalankan roda usaha, tak banyak pengusaha yang berani berpikir untuk mencoba menerapkan exit strategy atau meninggalkan kerajaan bisnisnya ketika perusahaannya dirasa cukup mampu untuk dilepas atau berjalan mandiri tanpa peran kemempinannya. Exit strategy bukan berarti menyerah dalam menjalankan roda usaha.
Namun yang dimaksud dengan exit strategy yaitu langkah yang dipilih para pelaku usaha untuk sengaja meninggalkan bisnisnya guna merencanakan bidang usaha baru atau menyerahkan kendali usaha kepada generasi penerusnya. C. Materi Pendukung Materi pendukung akan menjelaskan secara detail tentang aspek materi bisnis yang merupakan teknik-teknik pencapaian tujuan dan pengelolaan bisnis. Salah satu materi pendukung yang dibutuhkan oleh pengusaha pemula adalah tentang pengetahuan keuangan.Materi ini sebaiknya memang disampaikan untuk para pemilik bisnis.Namun sebagai pendamping bisnis yang tidak menguasai hal keuangan adalah suatu kelemahan yang menghambat.Sehingga banyak pendamping bisnis melakukan pendampingan bisnis tanpa merasa perlu tahu tentang ilmu keuangan.Beberapa bahkan cukup alergi dengan keuangan. Apabila pendamping bisnis tidak menjalankan bagaimana pola berfikir dan strategi keuangan yang tepat, maka mereka akan cenderung mendampingi peserta sehingga mereka terjebak pada aktivitas bisnis (work hard) tanpa pernah berfikir ke arah yang lebih strategis. Peserta diharapkan mampu memahami tentang bagaimana menyusun laporan keuangan serta konsep-konsepnya, kemudian peserta akan dbelajar tentang bagaimana menganalisa laporan keuangan yang merupakan proses penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi usaha pada masa sekarang dan masa lalu. Analisa ini bertujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja pada masa mendatang serta kemungkinan risiko yang ada sehingga pemilik bisnis dapat merencanakan hal-hal yang dipandang akan menaikkan performance keuangan serta perbaikan atas hal-hal yang dapat menimbulkan kerugian bagi bisnis. D. Kerangka Kerja Logis Pendampingan (Coaching) Appraisal
Implementation
Exit Strategy
Business Check Up
Coaching
Monitoring
Survey
Training
Evaluasi
Wawancara
Pendampingan
Permodalan
Desk Evaluation
Konsultasi
Akses Pasar
E. Bantuan Teknologi Produksi Bantuan teknologi produksi dilakukan untuk membantu unit-unit usaha pemuda dalam meningkatkan produksi usahanya baik dari segi kualitas maupun kunatitas sehingga mampu bersaing di pasaran baik lokal maupun nasional.
BAB III FASILITASI INKUBATOR BISNIS Fasilitasi lembaga Inkubator Bisnis merupakan sebuah kegiatan memfasilitasi peran lembaga inkubator bisnis dalam melakukan pendampingan kepada wirausaha muda pemula (WMP), Kelompok Wirausaha Pemuda (KWP) dan Sentra Kewirausahan Pemuda (SKP) agar semakin banyak yang memperoleh pendampingan dari para pendamping/coach profesional dalam menjalankan usahanya. Inkubator Bisnis dapat menjalankan fungsi inkubasi bisnis dalam bentuk kegiatan pendidikan, pelatihan, pembiayaan, pendampingan, dan mentoring. Tujuan pemberian bantuan kepada inkubator bisnis adalah untuk mendukung dan meningkatkan peran inkubator dalam melakukan fungsinya membina WMP. Dana stimulus bagi inkubator bisnis berjumlah Rp. 6.750.000.000,- (enam milyar tujuh ratus lima puluh juta rupiah), yang terbagi dalam 27 paket @ Rp.250.000.000,A. Peserta Program Peserta program fasilitasi inkubator bisnis adalah lembaga yang mempunyai kemampuan untuk menyelenggarakan fungsi inkubasi yang berbentuk yayasan, perkumpulan, dan bentuk badan hukum lainnya yang bukan berorientasi keuntungan. B. Persyaratan Calon Penerima Bantuan Persyaratan Umum Inkubator Bisnis yang dapat dicalonkan sebagai calon penerima dana bantuan ini harus memenuhi Persyaratan Umum sebagai berikut: a. Memiliki AD/ART dan akte pendirian lembaga (bukan berbentuk badan usaha) b. Memiliki SK Kepengurusan yang masih berlaku, c. Memiliki NPWP atas nama lembaga, d. Memiliki Rekening Bank atas nama lembaga. Persyaratan Khusus Inkubator Bisnis yang memenuhi kriteria umum di atas dapat diusulkan sebagai calon penerima dana bantuan dengan persyaratan usulan sebagai berikut: a.
Inkubator Bisnis memiliki minimal 5 tenaga pelaksana yang telah sesuai memiliki kemampuan pendampingan dan pelatihan kewirausahaan pemuda.
b.
Inkubator Bisnis wajib mengikutsertakan Wirausaha Muda Pemula (WMP), Kelompok Wirausaha Pemuda (KWP) dan Sentra Kewirausahaan Pemuda (SKP) yang menerima dana bantuan (bansos) dari Kementerian Pemuda dan Olahraga di wilayah kerjanya, dan dapat mengikutsertakan WMP, KWP dan SKP lainnya.
c.
Usulan diketahui oleh Dinas Pemuda dan Olahraga/Badan Pemuda dan Olahraga atau Dinas/Badan Lain yang menangani kepemudaan di tingkat propinsi. Jika usulan yang masuk langsung dari unit usaha yang bersangkutan, perorangan, atau dari unit kerja lain tidak akan diproses,
d.
Inkubator Bisnis yang bersangkutan membuat Surat Permohonan untuk memperoleh Fasilitasi Dana Stimulus Bagi Inkubator Bisnis tahun 2013, ditujukan kepada De
e.
Menyertakan Proposal Kegiatan Model Inkubasi Bisnis sesuai dengan format terlampir,
f.
Lulus Seleksi.
C. Persyaratan Proposal Kegiatan Inkubator Bisnis Penerima Bantuan Fasilitasi Dana bansos wajib membuat proposal kegiatan yang dibuat sesuai dengan outline yang telah ditetapkan (Lampiran 1) dalam rangkap tiga (3), terdiri dari: satu (1) Asli dan dua (2) copy dan dilengkapi dengan: a. Surat Pengantar dari Dinas Pemuda dan Olahraga atau Dinas/ Badan/Instansi lain yang menangani urusan kepemudaan di tingkat Provinsi, b. Biodata pelaksana Inkubator Bisnis sebagaimana contoh terlampir, c. Surat Permohonan mengikuti seleksi penyelenggaraan kegiatan Inkubator Bisnis Penerima Bantuan Fasilitasi Dana Bansos di atas Kop Surat dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Usaha yang bersangkutan dan di stempel (format terlampir), d. Surat Pernyataan kesanggupan melaksanakan kegiatan inkubasi bisnis yang dibuat di atas Kop Surat dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Usaha yang bersangkutan di atas meterai Rp. 6.000 dan di stempel (format terlampir).
e. Fotocopy KTP/SIM ketua Inkubator bisnis.
D.
Tahapan Pelaksanaan Kegiatan 1.
Sosialisasi dan penyebaran Buku Pedoman oleh Tim Pusat ke 33 Provinsi
2.
Sosisalisasi dan penyebaran buku Pedoman oleh Provinsi ke Kabupaten/Kota
3.
Penyusunan Proposal Kelayakan oleh lembaga/unit usaha
4.
Pengajuan Proposal Kelayakan oleh lembaga ke Pusat dengan rekomendasi
Kabupaten/kota dan Provinsi 5.
Evaluasi Administratif
6.
Penetapan inkubator bisnis yang lulus seleksi administrasi
7.
Pemberitahuan rencana survey lapangan dalam rangka fact finding
8.
Tim Verifikasi melakukan verifikasi ke lapangan dan melakukan need
asssment terhadap potensi dan rencana pengembangan sentra, termasuk rencana program/kegiatan yang dapat dikembangkan 9.
Tim Verifikasi melakukan rapat dan menentukan inkubator bisnis yang lulus
dan dianggap layak menerima bansos, 10. Tim Verifikasi mengajukan hasil seleksi ke Deputi Bidang Pengembangan Pemuda untuk selanjutnya disampaikan ke Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) untuk diterbitkan SK Penetapan penerima bansos, 11. Setelah penetapan SK dari KPA, selanjutnya dilakukan pemberkasan, dan penandatangan Akad Kerjasama antara Kementerian Pemuda dan Olahraga dengan Inkubator Bisnis Terpilih, 12. Penyaluran Dana Bansos langsung ke rekening lembaga terpilih Penyelenggaraan program Inkubator Bisnis
E.
Penggunaan Dana
Penggunaan dana penyelenggaraan kegiatan Inkubator Bisnis Penerima Bantuan Fasilitasi Dana Stimulus untuk program pendampingan berbasis coaching disesuaikan dengan jumlah peserta program, dengan perincian sebagai berikut: 1.
Biaya pendidikan dan pelatihan (maksimal 30%), dipergunakan untuk pendidikan dan
pelatihan meliputi rekrutmen Peserta Program, honorarium pengelola dan pendidik, bahan dan peralatan praktek, biaya sertifikasi lulusan, laporan dan success story, bahan habis pakai termasuk ATK, dan biaya operasional tidak langsung seperti biaya daya dan jasa, pemeliharaan peralatan serta biaya operasional lainnya yang menunjang proses pembelajaran. 2.
Pembentukan kelompok usaha dan pemberian modal awal(minimal 30%), dipergunakan untuk kepentingan peserta program yaitu untuk kepentingan peningkatan usaha, misalnya pembenahan sistem, penambahan modal, jejaring pasar, jejaring uaha dan sebagainya..
3.
Pendampingan dan mentoring (maksimal 40%), dipergunakan untuk keperluan pendampingan dan mentoring; meliputi honorarium, pelaksanaan, dan penunjang lainnya.
F. Tugas Inkubator Bisnis Inkubator Bisnis bertugas untuk: 1.
Membuat proposal pelaksanaan kegiatan pendampingan berbasis coaching tahun 2013.
2.
Mengikuti sosialisasi dan menandatangani perjanjian kerjasama antara Deputi Bidang pengembangan Pemuda Kementerian Negara Pemuda dan Olahraga dan inkubator bisnis calon penerima bantuan.
3.
Menggunakan dana bantuan sesuai dengan pedoman yang ada.
4.
Membuat laporan pertanggungjawaban secara tertulis pelaksanaan fasilitasi inkubator bisnis merujuk pada format terlampir sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5.
Menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan, ke Deputi Bidang Pengembangan Pemuda, serta tembusan ke Dinas Pemuda dan Olahraga/Dinas Kepemudaan di Tingkat Provinsi
BAB IV MEKANISME PELAKSANAAN PROGRAM A. Sosialisasi Sosialisasi merupakan
penyebarluasan informasi berkaitan dengan pelaksanaan program
bantuan sosial fasilitasi inkubator bisnis. Sosialisasi ditujukan kepada Dinas Pemuda dan Olahraga atau Dinas/Badan yang menangani Kepemudaan di Propinsi/Kabupaten/Kota, Organisasi Kepemudaan, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) Kepemudaan, Perguruan Tinggi, SKP, dan Kelompok-kelompok pemuda lainnya. Sosialisasi dapat dilakukan melalui penyebaran surat edaran, poster, booklet, atau pelaksanaan orientasi/diskusi. B. Tim Verifikasi Tim Verifikasi dibentuk dengan keputusan pejabat pembuat komitmen pada Deputi Bidang Pengembangan Pemuda atas usulan Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda, dengan tugas pokok sebagai berikut : 1.
Melakukan verifikasi administrasi
2.
Melakukan verifikasi lapangan
3.
Mengadakan rapat tentang hasil verifiksasi
4.
Mengusulkan proposal yang layak dinilai mendapat bantuan.
C. Pelaksanaan Verifikasi Metode yang digunakan dalam memverifikasi lembaga calon penerima dana Inkubator Bisnis ini adalah metode verifikasi kualitatif. Artinya, dari seluruh calon inkubator yang mengajukan proposal fasilitasi Inkubator Bisnis,
yang terpilih adalah 27 inkubator
terbaik setelah dilakukan penilaian dengan teknik dan indikator yang ditentukan. 1. Verifikasi Administrasi Setelah proposal diterima di kantor Kementerian Pemuda dan Olahraga serta mendapat disposisi dari pimpinan (menteri/sekretaris kementerian/Deputi/ Asdep) maka asdep meneruskan kepada tim/penilai untuk melakukan verifikasi administrasi. Verivikasi Administratif, menggunakan sistem gugur.
Bagi lembaga yang
mengajukan proposal dan setelah dievaluasi ternyata dokumen yang diajukan tidak lengkap, atau persyaratan umum tidak terpenuhi maka lembaga tersebut dinyatakan gugur. Bagi lembaga yang lulus dalam seleksi administrasi akan dilanjutkan dengan seleksi teknis. 2. Verifikasi Teknis Verifikasi Teknis, menggunakan sistem penilaian kualitas, dimana terdapat empat aspek yang akan dinilai dengan bobot masing-masing sebagai berikut: No.
Aspek Penilaian
Bobot (%)
1.
Kapasitas Lembaga
10
2.
Kelayakan Program/Usaha
20
3.
Manajemen Penyelenggaraan Program
20
4.
Rencana Penyelenggaraan kegiatan Inkubasi Bisnis
50
kepada WMP,KWP dan SKP Jumlah
100
Inkubator yang memperoleh nilai teknis terbaik akan dilanjutkan dengan verifikasi lapangan, dan bagi yang tidak masuk dalam peringkat terbaik dinyatakan gugur. 3. Verifikasi Lapangan Verifikasi lapangan akan dilakukan terhadap lembaga yang telah lolos dalam verifikasi teknis, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam verifikasi lapangan adalah : a. Keberadaan lembaga yang mengajukan proposal b. Kelayakan lembaga yang akan menyelenggarakan program c. Kemampuan SDM lembaga dalam penyelenggaraan program d. Ketersedian prsarana dan sarana yang dapat menunjang penyelengaraan program e. Kesesuaian antara proposal dengan kenyataan yang ada dilapangan f. Komitmen pengelola lembaga dalam penyelenggaraan program yang akan dilaksanakan.
Verifikasi Lapangan, tidak mempengaruhi nilai (penambahan atau pengurangan), melainkan hanya dimaksudkan untuk mendapatkan jaminan bahwa data dan informasi yang disampaikan dalam proposal adalah benar. Apabila dari hasil verifikasi ke lapangan ternyata ditemukan data yang tidak sesuai dengan data dan informasi yang dicantumkan dalam proposal, maka lembaga tersebut dinyatakan gugur dalam proses seleksi. Bagi inkubator bisnis yang dinyatakan lulus dalam proses verifikasi, maka akan diajukan sebagai Inkubator Bisnis Penerima Bantuan Fasilitasi Dana Stimulus. Apabila jumlah lembaga yang lulus verifikasi lapangan berjumlah lebih dari 27 (dua puluh tujuh) Inkubator Bisnis maka yang akan ditetapkan sebagai lembaga calon penyelenggara Inkubasi Bisnis adalah 27 (duapuluh tujuh) inkubator dengan nilai teknis terbaik, sedangkan sisanya adalah cadangan. Inkubator cadangan akan ditetapkan sebagai penyelenggara Inkubasi Bisnis apabila hingga batas waktu tertentu terdapat calon penerima yang telah ditetapkan sebagai calon penyelenggara Inkubasi Bisnis mengundurkan diri. 4. Laporan Hasil Verifikasi Petugas Verifikasi lapangan wajib membuat laporan tertulis yang disampaikan dalam rapat tim verifikasi, rapat verifikasi membahas seluruh hasil laporan yang disampaikan oleh petugas verifikasi. Rapat verifikasi menilai dan merekomendasikan kandidat calon penerima bantuan sosial fasilitasi Inkubator Bisnis. Rekomendasi dari tim verifikasi disampaikan kepada Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda, Deputi Bidang Pengembangan Pemuda. 5. Usulan penetapan penerima Bantuan Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda dengan diketahui oleh Deputi Bidang Pengembangan Pemuda mengusulkan kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) untuk menetapkan Surat Keputusan tentang penetapan penerima bantuan sosial. D. Penetapan Setelah Ada usulan dari Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda dengan diketahui oleh Deputi Bidang Pengembangan Pemuda, KPA menetapkan penerima bantuan sosial dalam bentuk Surat Keputusan (SK) tentang penetapan penerima bantuan soaial fasilitasi Inkubator
Bisnis. E. Perjanjian Kerjasama Sebelum dana disalurkan kepada yang berhak menerima sebagaimana yang sebutkan dalam SK KPA, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) wajib mengadakan perjanjian kerjasama (MOU) dengan penerima bantuan sosial fasilitasi Inkubator Bisnis Dalam surat perjanjian tersebut Sekurang-kurangnya memuat : 1.
Dasar pembuatan perjanjian kersama
2.
Nomor dan tanggal DIPA
3.
Kode Kegiatan/Sub Kegiatan/Kode Akun
4.
Nomor dan tanggal surat perjanjian
5.
Nama para pihak yang terlibat dalam perjanjian kerjasama
6.
Rekening Penerima Bantuan
7.
Tata cara dan syarat yang diperjanjikan
8.
jangka waktu penyaluran bantuan dan penyelesaian pekerjaan
9.
Ketentuan sanksi
10.
Tanda tangan dan nama para pihakyang terlibat dalam perjanjian kerjasama
F. Pencairan Dana Bantuan Sosial Mekanisme pencairan dana bantuan sosial adalah transfer kepada lembaga/yayasan/organisasi penerima bantuan sosial sesuai dengan SK KPA tentang pemberian bantuan sosial. Pencairan dilakukan sekaligus (100%) dari pagu dana bantuan sosial dengan melampirkan berkasberkas sebagai berikut : 1. Surat permohonan dan Proposal dari lembaga/yayasan/organisasi penerima bantuan sosial sesuai dengan SK KPA pemberian bantuan sosial 2. Surat penetapan Tim Verifikasi bantua sosial 3. Berita Acara Tim Verifikasi bantuan sosial 4. SK KPA tentang penerima bantuan sosial 5. Surat Perjanjian Kerjasama antara Kementerian Pemuda dan Olahraga yang dalam hal ini dilakukan oleh PPK dengan lembaga/yayasan/organisasi penerima bantuan sosial. 6. Surat pernyataan Tanggungjawab mutlak
7. Surat Permintaan pembayaran (SPP) 8.
Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja.
Setelah berkas tersebut lengkap PPK menyerahkan kepada Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PP SPM) untuk diterbitkan SPM. G. Penerbitan SPM Berkas
yang
telah
disampaikan
PPK
selanjutnya
digunakan
sebagai
dasar
pembuatan/penerbitan SPM. Mekanisme penerbitan SPM adalah sebagai berikut : 1. PPK mengajukan surat perintah pembayaran (SPP) kepada pejabat penandatangan SPM untuk diterbitkan SPM 2. Pejabat penandatangan SPM akan melakukan pengujian terhadap berkas yang disampaikan oleh PPK. Jika sudah dinyatakan benar dan lengkap, maka akan diterbitkan SPM. Jika masih terdapat kekurangan, dokumen dikembalikan kepada PPK untuk diperbaiki. Setelah diperbaiki kemudian diserahkan kembali kepada PP SPM untuk diterbitkan SPM 3. Selanjutnya dokumen SPM diajukan ke KPPN guna penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). 4. SP2D tersebut sebagai dasar transfer dana kepada lembaga/yayasan/organisasi penerima bantuan sosial. H.Pemanfaatan dan Pembelanjaan Pemanfaatan dan pembelanjaan dana bantuan sosial fasilitasi Inkubator Bisnis dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Dana bantuan sosial yang telah dicairkan agar sesegera mungkin dibelanjakan sesuai dengan peruntukannya. 2. Pemanfaatan dana disesuaikan dengan proposal yang telah dibuat dengan prinsip transparan, efisien dan efektif. 3. Pembelanjaan dana bantuan sosial mutlak harus dilengkapi dengan bukti-bukti pengeluaran berupa kwitansi/bon pembelanjaan. 4. Kwitansi/bon pembelanjaan untuk selanjutnya dicatat/dibukukan dan bukti-bukti tersebut diarsipkan dengan baik dan digunakan untuk keperluan pertanggungjawaban
I.
PELAPORAN DAN AUDIT KEUANGAN Lembaga
penerima
bantuan
sosial
fasilitasi
Inkubator
Bisnis
berkewajiban
menyampaikan laporan penggunaan dana bantuan secara periodik kepada Deputi Bidang Pengembangan Pemuda, Kementerian Pemuda dan Olahraga. Laporan penggunaan dana terdiri dari rincian penggunaan dana yang menunjukkan penerimaan dan pengeluaran, dilengkapi dengan bukti pendukung (fotocopy). Laporan penggunaan dana ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari laporan kegiatan secara keseluruhan. Laporan kegiatan minimal memuat hal-hal pokok dari pelaksanaan kegiatan, antara lain: 1) Latar belakang, 2) bidang Usaha yang dilaksanakan, 3) Langkah-langkah pelaksanaan usaha, 4) hasil yang dicapai, 5) waktu dan tempat pelasanaan usaha, 6) realisasi anggaran, 7) pelaksanaan usaha, 8) lampiran-lampiran. Terkait dengan penerimaan dan penggunaan dana bantuan sosial, lembaga penerima wajib dan harus siap jika sewaktuwaktu diperiksa oleh petugas berwenang. Laporan disampaikan ke Deputi Bidang pengembangan Pemuda, Kementerian Negara Pemuda dan Olahraga Republik Indonesia, Jalan Gerbang Pemuda No. 3 Senayan, Jakarta Telp/Faks: (021) 5738592.Tembusan disampaikan kepada Dinas Pemuda dan Olahraga/Badan Pemuda dan Olahraga atau Dinas/Badan Lain yang menangani masalah kepemudaan di Tingkat Provinsi dan Dinas Pemuda dan Olahraga/Badan Pemuda dan Olahraga
atau
Kabupaten/kota.
Dinas/Badan
Lain
yang
menangani
kepemudaan
di
tingkat
BAB V PENUTUP
Panduan ini diharapkan menjadi acuan penyelenggaraan kegiatan Pengembangan Sentra Kewirausahaan dan Wirausaha Muda Pemula melalui Fasilitasi bantuan sosial inkubator bisnis Tahun 2013, sehingga dapat berjalan secara efektif dan efisien serta memperoleh hasil yang optimal dalam rangka menunjang tercapainya tujuan pengembangan kewirausahaan pemuda. Hal ini dapat ditempuh melalui persamaan persepsi dan gerak langkah mencari solusi atas berbagai kendala di lapangan. Demikian isi pedoman ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Halhal lain yang belum tercantum dalam petunjuk teknis ini, akan ditetapkan menyusul berdasarkan ketentuan yang berlaku.
