o G E M E ï N T i:
Briefte
Aan burgemeester en wethouders
ingekomen: reg nr :
- - ^A3iOg3^5
Datum: 28juli 2010 Sector/stafafdeling: samenleving Portefeuillehouder: D.A. Verbeek Ontworpen door
MJ. Holtrop
mede-paraaf:
beleid
mbo
par. bor
vrom
ez
par. afd.hfd. fin
po
par. sec. hfd. boa
se
cc t t
Onderwerp: Projectplan Herinrichting Historisch Museum Den Briel 2012.
Gevraagde beslissing: 1. Instemmen met het Projectplan Herinrichting Historisch Museum Den Briel 2012, bestaande uit de beschrijving van het project en de inrichting van de projectorganisatie. 2. De commissie samenleving en de museumcommissie informeren.
vertrouwelijk:
nee
communicatie:
ja
s akkoord:
Z
/ ƒ
'tr-,*'
juridische aspecten: financiële aspecten:
b
w
..' w
w
ja
toezending pers:
ja
ja
organisatorische en/of personele aspecten:
ja
beslissing Ben Wd.d.
-/ i n p nn
...'/
£
bespreken: 13 conform Commissie
datum:
B.Z.M.
n
Samenleving
0
Grondgebied
D
Bijz.projecten
D
Raad
D
Bezw.schr.
D
OR/GO
D
I
23 augustus
advies
Q afwijkend besluit
O aangehouden
1. Inleiding Degemeenteraad van Brielle besloot in zijn vergadering van 29juni 2010 onder meer: ... in te stemmen met de herinrichting van het huidige museum met 1april 1572 als Briels kernmoment in de historische context van deTachtigjarige Oorlog, en met behoud van een Brielse schatkamer.... Daarnaast besloot de gemeenteraad in dezelfde vergadering ermee inte stemmen de erfenisgelden voor het museum te bestemmen voor de herinrichting van het museum en daarvan € 100.000,- alsvoorbereidingskrediet beschikbaar te stellen. Onderhavig Projectplan Herinrichting Historisch Museum Den Briel 2012 (bijlage) bevat de beschrijving (inclusief de uitgangspunten, fasering, planning, besluitvormingsmomenten etc) van het project alsmede een voorstel voor de inrichting van de projectorganisatie. Het projectplan vormt de onderlegger voor de realisatie van de herinrichting van het museum. 2. Beoogd effect Het Projectplan Herinrichting Historisch Museum Den Briel 2012 bevat de beschrijving van het project en een voorstel voor de inrichting van de projectorganisatie. Doelvan het projectplan is de realisatie van de herinrichting van het museum in 2012. 3. Argumenten Zie het Projectplan Herinrichting Historisch Museum Den Briel 2012 waarin de argumenten verwoord zijn. 4. Draagvlak en risico's Het projectplan vormt de onderlegger voor de realisatie van de herinrichting van het museum in 2012 en is nodig om de realisatie daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. 5. Aanpak/uitvoering Nadat bestuurlijke positieve besluitvorming heeft plaatsgevonden kan de conceptfase van het project van start gaan, kunnen de leden van de projectorganisatie worden benaderd en kan worden begonnen met het onderzoek ten behoeve van de storylines voor de herinrichting. Hierbij zij vermeld dat voor de keuze van de projectleider en het aangaan van de overeenkomst met de beoogd projectleider u eenseparaat voorstel wordt gedaan. 6. Communicatie Het Projectplan Herinrichting Historisch Museum Den Briel zal worden gecommuniceerd naar de commissie samenleving, de museumcommissie en overige betrokkenen. 7. Kosten, baten en dekking In het raadsbesluit van 29juni 2010 isvoor de realisatie van de Herinrichting Historisch Museum Den Briel 2012 een budgettair kader gesteld van€ 100.000,- tot en met defase "Uitwerking schetsontwerp naar definitief ontwerp en bijbehorende begroting". Hetgeen in het projectplan wordt beschreven en voorgesteld kan van het beschikbaar gestelde krediet worden bekostigd. Voor de uitvoeringsfase wordt voor de uitvoering voor het definitieve ontwerp, de bijbehorende begroting en het beschikbaar stellen van de financiële middelen apart bestuurlijke besluitvorming gevraagd. 8. Advies Uwordt geadviseerd om
1. inte stemmen met het Projectplan Herinrichting Historisch Museum Den Briel 2012, bestaande uit de beschrijving van het project en de inrichting van de projectorganisatie; 2. de commissie samenleving en de museumcommissie te informeren,
Overzicht bijlagen t.b.v. behandeling in commissie: • meezenden en op extranet/website D ter inzage
Ad I . Beschrijving project Herinrichting Historisch Museum Den Briel 2012 (hierna Herinrichting Museum 2012) Onderdelen van het project Herinrichting Museum 2012 Het project omvat het volgende: 1. De herinrichting van het huidige museum met de historische context van de Tachtigjarige Oorlog met 1april 1572 als Briels kernmoment. 2. De inrichting van een Brielse schatkamer. 3. Indien na onderzoek de inhoudelijke relevantie hiervoor blijkt, het betrekken van de presentaties in Zwartewaal (voormalige nettenpakhuis) en de Stenen Baak bij de herinrichting van het museum. 4. Het betrekken van de depotcollecties bij de museale herinrichting (zijnde niet de uitbreiding en de herschikking van de depots). Onderdelen die geen onderdeel uitmaken van het project Herinrichting Museum 2012 1. De herinrichting van de museumdepots (in het rapport van Time benoemd als "back office activiteiten") zal als apart project gerealiseerd worden en zal tevens bekostigd worden uit de erfenisgelden (de raad stelde op 8 april 2008 de bestuurlijke samenvatting museumbeleidsplan vast waarin onder meer werd geadviseerd de erfenis te besteden aan de uitbreiding van ruimten voor het museum ten behoeve van, onder meer, verantwoorde bewaaromstandigheden voor de collectiestukken in depot). 2. De realisatie van een keten (bestaande uit culturele instellingen, deVVV, ondernemers etc waardoor aan bezoekers van de stad Brielle gezamenlijk een programma kan worden aangeboden zodat zij eenTotaal Brielle Experience ondergaan) zal worden ondergebracht bij het project citymarketing Brielle olv de citymarketeer a.L; het museum is immers onderdeel van dezelfde keten. 3. De inventarisatie en de uitvoering van de zeven aanbevelingen die de voorwaarden vormen voor het beter functioneren van het museum worden ondergebracht bij de staande organisatie van het museum. 4. Deaanbeveling met betrekking tot de doelgroepenbenadering en de nieuwe product-marktcombinaties zal mede worden meegenomen in het Plan van Aanpak Citymarketing Brielle. Randvoorwaarden 1. Van belang is in een tijdig, dwz vroeg, stadium te besluiten of de stadsgalerie buiten het stadhuis geplaatst kan worden. De eventuele herhuisvesting van de stadsgalerie zal worden meegenomen in de inventarisatie/ontwikkeling van het gemeentelijke accomodatieonderzoek. 2. Decitymarketing Brielle moet zodanig functioneren dat tijdig de activiteiten worden gerealiseerd die voor de uitvoering van de museale doelstellingen (lees: de organisatie van de keten) van belang zijn. Uitgangspunten 1. De herinrichting van het museum wordt niet aanbodgericht bepaald, maar zal plaatsvinden op basis van en aansluiten op de wensen van de doelgroepen, te weten: Brielse inwoners, onderwijsgroepen en toeristen. De kennis over de
Projectplan Herinrichting Historisch Museum Den Brie! 2012 Inleiding In het museumbeleidsplan 2008-2012, door de gemeenteraad vastgesteld op 8 april 2008, is het voornemen voor de herinrichting van het museum in 2012 vastgelegd. Aan de herinrichting diende, mede op advies van de museumcommissie, een Masterplan ten grondslag te liggen. Op 15 j u n i 2009 besloot het gemeentebestuur van Brielle aan TiMe Amsterdam opdracht te verstrekken tot het schrijven van een Masterplan Museum. Dit heeft geleid tot het rapport Masterplan Herinrichting Museum: Focus 2012, hetgeen door het college van B&W werd vastgesteld op 9 maart 2010; een aanvullend voorstel werd door het college vastgesteld op 9juni j . l . De commissie samenleving adviseerde in haar vergadering van 21juni 2010 de raad unaniem positief; de gemeenteraad besloot op 29 juni 2010 onder meer het volgende: "...In te stemmen met deherinrichting vanhet huidige museum met 1april 1572 alsBriels kernmoment in dehistorische context vande Tachtigjarige Oorlog, enmet behoud vaneen Brielseschatkamer endaarnaastdeorganisatie en versterking vande keten; Deerfenisgelden bestemmen voor deonder a genoemde herinrichting endaarvan € 100.000,— als voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen ene.e.a. te verwerken in de voorjaarsnota 2010 ...". De uitvoering van de herinrichting van het museum 2012 wordt aldus gedekt uit de erfenisgelden voor het museum en de nog te verwachten erfenisgelden.
Doelstelling projectplan Doelstelling van het projectplan is de omschrijving van de realisatie van het project Herinrichting Historisch Museum Den Briel 2012 en de beschrijving van de projectorganisatie die dit moet realiseren.
Onderdelen projectplan Het hiernavolgende projectplan bevat de volgende onderdelen: I, Beschrijving van het project. I I . Inrichting van de projectorganisatie
wensen vanuit de doelgroepen wordt verkregen via de resultaten van het museumpublieksonderzoek 2007-2010 en de behoeften vanuit het (landelijke) onderwijs POenVO. 2. Voor wat betreft de herinrichting van het huidige museum met 1april als Briels kernmoment in de historische context van deTachtigjarige Oorlog zal de Canon van Nederland leidend zijn: de Canon van Nederland is een lijst van vijftig thema's die chronologisch een samenvatting geeft van de Geschiedenis van Nederland. Daarnaast zal -voor zover mogelijk- gebruik worden gemaakt van de Canon Voome-Putten Rozenburg. 3. Erzal worden gezocht naar links om vanuit de historische gebeurtenissen relaties te leggen met het heden,bij voorkeur over te dragen via educatieve programma's. 4. Voor wat betreft de inrichting van een Brielse schatkamer zullen die Brielse hoogtepunten worden gekozen die geen relatie hebben met Tachtigjarige Oorlog. Financiële dekking Defasen ontwikkeling inhoudelijke storyline voor de herinrichting van het huidige museum met de historische context van deTachtigjarige Oorlog met 1april 1572 als Briels kernmoment, de storyline van de Brielse schatkamer, de vertaalslag van beide storylines naar een definitief ontwerp en de inrichting van de projectorganisatie worden gedekt door het voorbereidingskrediet van Euro 100.000,-. Voor de daadwerkelijke uitvoering van de herinrichting (verbouwing en inrichting, materialen, overdrachtsmiddelen, beteksting, communicatiemiddelen etc) wordt een taakstellende begroting opgesteld, waarvoor vooraf bestuurlijke besluitvorming zal worden gevraagd. Fasering en besluitvorming conceptfase 1. Startdocument + bestuurlijke besluitvorming juni juli 2. Projectplan op basis van startdocument j u l i - oktober 3. Ontwikkeling inhoud storylines september 4. Opdracht aan drie schetsontwerpers 5. Presentatie van drie schetsontwerpen aan gemeentebestuur estuur oktober oktober 6. Bestuurlijke besluitvorming welke ontwerper oktober november 7. Bestuurlijke besluitvorming storylines 8. Verdere uitwerking storylines november)er - december 9. Presentatie schetsontwerp aan gemeentebestuur maart ontwerpfase 10. Uitwerking schetsontwerp naar definitief ontwerp en bijbehorende begroting april 11. Bestuurlijk besluit voor definitief ontwerp en bijbehorende begroting juni uitvoeringsfase 12. Start technische uitvoering september 13. Museum dicht december 14. Oplevering en opening zomer
2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2011
2011 2011 2011 2011 2012
Ad I I . Inrichting projectorganisatie Partijen Historisch Museum Den Briel en Gemeente Brielle (het Historisch Museum Den Briel als onderdeel van de gemeente Brielle) Organisatie
Comité van aanbeveling
klankbordgroep
Werkgroep inhoud en onderzoek
Notabene: voor de benoeming van de projectleider wordt een apart voorstel gemaakt. Opdrachtgever De gemeente Brielle is opdrachtgever. Gedelegeerd opdrachtgever is de gemeentesecretaris. Namens degemeentesecretaris onderhoudt het hoofd museum de contacten met de projectleider. Hoofd museum isverantwoordelijk voor de juiste opdrachtomschrijving aan de projectgroep. Stuurgroep Taak: - de stuurgroep stelt de opdrachtformulering voor de projectgroep vast. - de stuurgroep stelt de doelstellingen, aangedragen door de projectgroep, vast. - de stuurgroep adviseert het college omtrent voorstellen die door de projectgroep worden aangedragen. Het betreft hier de advisering op hoofdlijnen aangaande de storyline(s), de keuze van de schetsontwerpers, de schetsontwerpen, de keuze voor het definitieve ontwerp/de definitieve ontwerper en de begroting voor de daadwerkelijke uitvoering.
De samenstelling van de stuurgroep wordt als volgt voorgesteld en met de volgende rolverdeling: Voorzitter: Lidcollege, portefeuillehouder museum, D. Verbeek Verantwoordelijk voor de communicatie over het project naar het college. Verantwoordelijk voor inbreng in de stuurgroep van de wensen van het college. Leden:
Gemeentesecretaris, W. van Noord Gedelegeerd opdrachtgever. Budgethouder stadhuis. Secretaris CMB/citymarketing Brielle. Sectorhoofd samenleving,3.Knol Verantwoordelijk voorjuiste afstemming binnen de sector samenleving. Vertegenwoordiger museumcommissie voor werkveld museumkunde Adviseert vanuit het werkveld museumkunde. Verantwoordelijk voor de communicatie over dit project naar de museumcommissie. Verantwoordelijk voor inbreng in de stuurgroep van de wensen van de museumcommissie. Afdelingshoofd museum, M. Holtrop Content leverancier, verantwoordelijk voor museuminhoudelijke input. Verantwoordelijk voor draagvlak binnen het museum voor het project Herinrichting Museum 2012. Verantwoordelijk voor aanboren subsidies. Secretaris stuurgroep
Adviseur:
Projectleider, A. Vollenweider
Projectgroep Taak: De projectgroep heeft tot taak een integraal voorstel te leveren aan de stuurgroep. De projectgroep draagt onder leiding van de projectleider zorg voor een programma van eisen en een plan van aanpak waarin de benodigde onderdelen inhoudelijk, organisatorisch en financieel worden ingevuld en met elkaar worden verbonden cq.afgestemd. De projectgroep levert derhalve projectplannen, begrotingen, planningen, prioriteitsstellingen en het externe communicatieplan. De projectgroep verdeelt definanciën binnen het projectbudget. De samenstelling van de projectgroep wordt als volgt voorgesteld en met de volgende rolverdeling: Voorzitter:
projectleider, A. Vollenweider Verantwoordelijk voor bewaking inhoudelijke doelstellingen, planning, projectdraaiboek, budget en aansturing uitvoerenden, tr
projectteamleden en externe leveranciers. Verantwoordelijk voor de communicatie van het project naar de projectgroep. Stelt samen met afdelingshoofd museum de agenda van de vergadering van de stuurgroepvergaderingen vast. Taak: - realiseren van de ontwikkeling en uitvoering van het project, binnen de gestelde kaders van budget en planning, en in samenwerking met de betrokkenen in het proces, - laten functioneren van het totaal van de groepen binnen de projectorganisatie inclusief de (werk)groepen daarbinnen, functioneren als voorzitter van de projectgroep, als adviseur van de stuurgroep Is adviseur, - aansturing van aannemers, elektriciens, schilders, installatiebedrijven etc. - advies mbt het aanboren van aanvullende subsidies/fondsenwerving Beslissingsbevoegdheid op: - deadlines alle projectteamleden en andere betrokkenen - vergaderstructuur en schema Controleur op: -facturen -alle zakelijke afspraken mbt het project -inhoudelijke doelstellingen Leden:
projectsecretaris, medewerker collectiebeheer J. de Lange afd. hfd. Museum, M. Holtrop Verantwoordelijk voor de storylines en communicatie namens de werkgroep onderzoek en inhoud.Vertegenwoordigt de werkgroep onderzoek en inhoud,verantwoordelijk voor inhoudelijk input. Maakt opdrachtbevestigingen voor externe leveranciers. financieel ambtenaar (controller) Controleert de financiële stromen van het project Herinrichting Museum 2012.
Adviseur:
extern communicatieadviseur nader te bepalen Verantwoordelijk voor het communicatieplan en alle communicatie uitingen (m.u.v. de woordvoering) naar buiten (zowel betaald als free-publicity) naar de doelgroepen en intermediairs. Dit geldt voor zowel de vaste presentatie als de georganiseerde publieksactiviteiten. Verantwoordelijk voor de drukwerkbegeleiding.
NB. Het interne communicatieplan wordt geschreven door de ambtenaar communicatie van de gemeente. Voor de woordvoering mbt het museum naar buiten worden de geldende afspraken van de gemeente Briellegehanteerd.
Werkgroep onderzoek en inhoud Verantwoordelijk voor inhoudelijk plan, onderzoek en visuele vertaling van de inhoud naar tentoonstelling, totale inrichtingsplan en teksten. Beslissingsbevoegdheid op inhoudelijk vlekkenplan en keuze subthema's. Heeft geregeld contact over met de vormgever. Desamenstelling van de werkgroep inhoud en onderzoek wordt als volgt voorgesteld en met de volgende rolverdeling: Voorzitter:
afdelingshoofd museum, M. Holtrop Verantwoordelijk voor storylines en inhoudelijk plan, onderzoek vertaling van de inhoud naar een vaste presentatie, totale inrichtingsplan en teksten. Beslissingsbevoegdheid op inhoudelijk vlekkenplan en keuze subthema's. Verantwoordelijk voor de juiste vertaling van de inhoud naar een begrijpelijk verhaal voor de omschreven doelgroepen met de omschreven look and feel. Publieksparticipatie.Verantwoordelijk voor research en objectkeuze aansluitend op het concept. Verantwoordelijk voor bruikleenaanvragen. Onderhoudt contact met projectleider over de voortgang van de werkgroep.
Leden:
secretaris werkgroep, educator museum, M. Visser Verantwoordelijk voor de aansluiting met het onderwijs POenVO op landelijk niveau qua presentatie en educatieve programma's. Verantwoordelijk voor het educatieve programma voor onderwijs bij detentoonstelling engroepsbegeleiding in de tentoonstelling. Verantwoordelijk voor juiste informatie naar museumdocenten. Bewaakt gebruiksvriendelijkheid en begrijpelijk van het tentoonstellingsconcept, zowel inhoudelijk als ruimtelijk. Verantwoordelijk voor voorstellen van invulling/vertaling van tentoonstelling naar educatief aanbod. Publieksparticipatie. stadsarchivaris Brielle,A. van der Houwen Dearchivaris heeft kennis van en toegang tot het historisch archief van de stad Brielle. Verantwoordelijk voor inhoudelijke input, met name wat betreft de storyline voor de Brielse schatkamer, met name bronnen en mogelijke bruikbare collectiestukken uit het archief. historicus Tachtigjarige Oorlog Specialist in het onderwerp tachtigjarige Oorlog.Advies over details verhaallijn en verdiepingen. Controle van inhoudelijkejuistheid. Advies over mogelijke bruiklenen.
Ondersteuning:assistent conservator museum Ondersteunt de werkgroep, aanvragen van beeldmateriaal, gericht bronnenonderzoek, research,assistentie bruikleenaanvragen etc.
Klankbordgroep Taak: De klankbordgroep heeft tot taak om op een aantal momenten binnen het proces de projectgroep op hoofdlijnen gevraagd en ongevraagd te adviseren omtrent de storylines en de vertaalslagen ervan en deze te toetsen aan de wensen vanuit de doelgroepen, De klankbordgroep heeft geen operationele of uitvoerende taken. Deprojectleider en de projectsecretaris zijn bij de bijeenkomsten van de klanbordgroep aanwezig ten behoeve van de communicatie en informatieuitwisseling. Voorgesteld wordt de klankbordgroep in ieder geval te laten bestaan uit: - onafhankelijk voorzitter - leden: - vertegenwoordiger namens museumcommissie werkveld onderwijs p.o./v.o. - vertegenwoordiger namens deVereniging Vrienden - vertegenwoordiger namens 1 aprilvereniging - vertegenwoordigers namens ondernemers - vertegenwoordiger namensVVV - ondersteuning: - overig: projectleider, A. Vollenweider Comité van aanbeveling Taak: Het CvA bestaat uit een aantal prominente personen uit het culturele cq museale veld die hebben verklaard het concept en de doelstelingen en activiteiten van het nieuwe museum te ondersteunen. Gelieerde projecten aan het project Herinrichting Museum 2012 1. Werkgroep herinrichting depots/etalages Taak: Deze werkgroep bereidt de verhuizing cq herindeling cq verbouwing van de museumdepots voor. Maar daarnaast ook de presentatie van objecten in de etalages van ondernemers alsmede de depotkijkjes. Deze werkgroep zal op gezette tijden worden gekoppeld aan de werkgroep inhoud/onderzoek en de fase van vormgeving. De werkgroep bestaat uit: Voorzitter: medewerker collectiebeheer, J.de Lange Leden: ambtenaar monumentenzorg extern deskundigen collectiebeheer/depotbeheer Dewerkgroep herinrichting valt onder de verantwoordelijkheid van het hoofd museum. Zij zorgt voor een koppeling tussen de werkgroep en het project Herinrichting Museum2012. 2. Citymarketing Brielle Decitymarketing van Brielle valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Citymarketing Brielle heeft, olv de citymarketeer ad interim, tot taak Brielle als totaalproduct in de markt te zetten Gemeentesecretaris en hoofd museum zorgen voor de koppeling tussen de citymarketing van Brielle en het project Herinrichting museum 2012
3. Intern Communicatieplan Het interne communicatieplan voor bestuurders, ambtenaren en stakeholders wordt geschreven door de ambtenaar communicatie van de gemeente Brielle. Hierin worden de communicatielijnen uitgezet en alle groepen die geïnformeerd moeten benoemd en ingevuld. Overlegcycli Bilateraal projectleider-afdelingshoofd museum Stuurgroep Projectgroep Werkgroep I&O klanbordgroep
elke twee weken 1x per maand 1x per maand ntb ntb
Communicatie Intern door medewerker communicatie gemeente Brielle Extern door middel van tijdelijk aan te trekken communicatieadviseur.
M. Holtrop hoofd afdeling Historisch Museum Den Briel Brielle, 28juli 2010
