PANDUAN PROSES PEMBAYARAN PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI PERKOTAAN

PANDUAN PROSES PEMBAYARAN PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI PERKOTAAN SATUAN KERJA PENGEMBANGAN KAWASAN PERMUKIMAN BERBASIS MASYARAKAT (PKPBM)

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR

A.

B

C

PENGERTIAN ...............................................................................................................

1

1. Jenis Pembayaran ................................................................................................

1

1.1. Pembayaran Uang Mukan . ............................................................................ 1.2. Pembayaran Hasil Pelaksanaan Pekerjaan . ...................................................

1 1

2. Jenis Tagihan .......................................................................................................

1

PROSEDUR PEMBAYARAN ......................................................................................

1

1. Pembayaran Uang Muka ..................................................................................... 2. Pembayaran Tagihan Pelaksanaan Pekerjaan ............................................................. 2.1. Umum ........................................................................................................ 2.2. Ketentuan Pembayaran . ............................................................................. 2.3. Prosedur/mekanisme Pembayaran . ............................................................

1 2 2 2 3

KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG ...................................................................

4

1. Biaya Langsung Personil ..................................................................................... 2. Direct Reimbursable Cost ................................................................................... 2.1. Duty Travel . ................................................................................................. 2.1.1 Tingkat Propinsi . ................................................................................. 2.1.1.1 Spot Check (Uji Petik) . ..................................................................... 2.1.1.2 From Province to Regional Workshop & Coordination Meeting ..... 2.1.1.3 For Several Training to Jakarta (by request) ..................................... 2.1.1.4 For EGM to Jakarta ........................................................................... 2.1.1.5 For Coordination Meeting to Jakarta (by request) . ........................... 2.1.2 Kota/Kabupaten . ................................................................................. 2.1.2.1 Spot Check (Uji Petik) . ..................................................................... 2.1.2.2 For CB Activities by Askot to Faskel . .............................................. 2.1.2.3 From Kab/Kota to TL Office to Coordination Meeting . ................... 2.1.2.4 Several Training & Special Event from Kab/Kota . .......................... 2.1.2.5 Special Event by request . .................................................................. 2.2. Office Operational Expenses . ....................................................................... 2.2.1 Provincial . ........................................................................................... 2.2.1.1 Office Running Cost (ceiling cost) . .................................................. 2.2.1.2 Office Supply & Consumable (ceiling cost) . .................................... 2.2.1.3 Communication Cost (fixed cost) . .................................................... 2.2.2 Kota/Kabupaten . ................................................................................. 2.2.2.1 Office Running Cost (fixed cost) . ..................................................... 2.2.2.2 Office Supply & Consumable (fixed cost) ........................................ 2.2.2.3 Communication Cost (fixed cost) . .................................................... 2.3. Office Equipment Expenses .......................................................................... 2.3.1 Tingkat Propinsi . ................................................................................. 2.3.1.1 Desktop (fixed cost) . .........................................................................

4 4 4

1 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

4 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 8

2.3.1.2 Laptop (fixed cost) ............................................................................ 2.3.1.3 Printer Laser Jet (fixed cost) . ............................................................ 2.3.1.4 Printer Colour (fixed cost) . .............................................................. 2.3.1.5 Digital Camera (fixed cost) . .............................................................. 2.3.1.6 GPS Tool (fixed cost) . ...................................................................... 2.3.1.7 LCD Projecttor (fixed cost) . ............................................................. 2.3.1.8 Scanner (fixed cost) . ......................................................................... 2.3.1.9 Equipment Maintenance (fixed cost) . ............................................... 2.3.2 Kota/Kabupaten . ................................................................................... 2.3.2.1 Desktop (fixed cost) . ......................................................................... 2.3.2.2 Laptop (fixed cost) ............................................................................ 2.3.2.3 Printer Laser Jet (fixed cost) . ............................................................ 2.3.2.4 Scanner (fixed cost) . ........................................................................

8 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10

2.4. Rental Expenses . ........................................................................................... 2.4.1 Provincial . ........................................................................................... 2.4.1.1 Office Space (fixed cost) . ................................................................. 2.4.1.2 Vehicle Rental (fixed) . ...................................................................... 2.4.2 Kota/Kabupaten . .................................................................................. 2.4.2.1 Vehicle Rental (fixed) . ...................................................................... 2.4.2.2 Motorcycle Rental (fixed cost) . ........................................................ 2.5. Report . .......................................................................................................... 3. Activities ............................................................................................................ 3.1 Training Activities (ceiling cost) ................................................................... 3.2 Socialization Activities .................................................................................. 3.2.1 Workshop (ceiling cost) . ............................................................................ 3.2.2 TV Talkshop (ceiling cost) . ........................................................................ 3.2.3 Penulisan Artikel/Berita.(ceiling cost) ....................................................... 3.2.4 Exhibition (ceiling cost) . ............................................................................

11 11 11 11 12 12 12 13 13 13 14 14 15 15 16

D

Bagan Alur Proses Penagihan

E

Mekanisme Pengecekan Tim Verifikator PMU

Lampiran: 1. Contoh time sheet di tingkat Propinsi 2. Contoh time sheet di tingkat Kota/Kabupaten 3. Rekapitulasi bukti transfer 4. Rekapitulasi bukti perjalanan dinas 5. Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) 6. Spesifikasi teknis 7. Petunjuk penomoran barang IKMN 8. Contoh surat pernyataan sewa kantor 9. Contoh surat pernyataan sewa kendaraan 10. Detail Kelengkapan Bukti Pendukung 11. Pembukuan Korkot


PANDUAN PROSES PEMBAYARAN PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI PERKOTAAN

A.

PENGERTIAN

1.

JENIS PEMBAYARAN Jenis pembayaran yang dilakukan oleh pihak Proyek kepada pihak Penyedia Jasa adalah pembayaran uang muka dan pembayaran atas hasil pelaksanaan pekerjaan.

1.1

PEMBAYARAN UANG MUKA Pembayaran uang muka kepada penyedia jasa digunakan sebagai modal kerja yang besarannya telah ditentukan dalam dokumen kontrak. Uang muka ini merupakan hak kepada pihak penyedia jasa dengan masa pengembalian maksimum 12 bulan atau ketentuan lain yang diatur dalam dokumen kontrak. Pemberian uang muka dilakukan pada saat pekerjaan akan dilaksanakan, atau setelah SPK ditandatangani dengan mewajibkan bagi penyedia jasa untuk menyerahkan jaminan uang muka yang diterbitkan oleh bank umum dengan nominal sebesar uang muka tersebut.

1.2

PEMBAYARAN HASIL PELAKSANAAN PEKERJAAN Pembayaran hasil Pelaksanaan Pekerjaan kepada penyedia jasa dilakukan setelah adanya surat tagihan yang disebut Invoice. Invoice dapat dibayarkan secara periodic sesuai dengan dokumen kontrak (monthly basis), berdasarkan pembuktian yang akuntabilitasnya dapat dipertangungjawabkan.

2.

JENIS TAGIHAN Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari dua jenis, yaitu Tagihan Uang Muka dan Tagihan untuk Pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan. Tagihan atas hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari tagihan langsung personil (Remuneration), dan tagihan non personil serta kegiatan lainnya yang terdiri dari duty travel, office equipment, office operational, rental expenses, reporting, training dan socialization.

B.

PROSEDUR PEMBAYARAN

1.

PEMBAYARAN UANG MUKA : a. Pihak Proyek akan membayarkan uang muka kepada Penyedia Jasa setelah mengajukan surat permohonan pembayaran dengan melampirkan Jaminan Uang Muka, yang diterbitkan oleh Bank Umum paling lambat 30 hari setelah permohonan diterima. b. Selain Jaminan Uang Muka Penyedia Jasa juga harus melampirkan Faktur dan Surat Setoran Pajak (SSP).


2.

PEMBAYARAN TAGIHAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

2.1

UMUM Pihak Proyek akan melakukan Pembayaran Tagihan pelaksanaan setelah pihak proyek menerima hasil pelaksanaan pekerjaan berupa laporan bulanan, tiga bulanan, tahunan dan laporan akhir penugasan, setelah penyedia jasa mengajukan surat permohonan Pembayaran kepada pihak Proyek paling lambat 15 hari setelah bulan berjalan secara umum dengan melampirkan dokumen pendukung berupa : a. Kwitansi dalam rangkap 5 (lima) bermaterai cukup, bernomor, tanggal, dan ditandatangani oleh Direktur / Pimpinan Perusahaan. b. Laporan Kegiatan (laporan bulanan, triwulan, dll), c. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan telah ditandatangani oleh Panitia Penerima Pekerjaan, d. Bukti-bukti pengeluaran dibuat dalam rangkap 2 dan menyertakan bukti transfer untuk pengeluaran yang mensyaratkan bukti transfer ( 1 asli dan 1 copy), e. Rincian Anggaran Biaya (RAB) invoice / tagihan bersangkutan, dalam bentuk soft file dan hard copy.

2.2

KETENTUAN PEMBAYARAN : Persyaratan sebagaimana tersebut diatas wajib dipenuhi oleh penyedia jasa dengan ketentuan sebagai berikut : a. Jika ada salah satu persyaratan tersebut pada point 2.1 tidak dipenuhi maka, pihak proyek menolak dan mengembalikan permohonan Pembayaran Invoice / Tagihan tersebut, b. Jika seluruh bukti pengeluaran tidak disusun sesuai dengan urutan RAB, maka pihak proyek menolak permohonan Pembayaran Invoice / Tagihan tersebut, c. Bukti-bukti pengeluaran yang dinyatakan tidak valid oleh pihak proyek (seperti : Bukti pengeluaran dalam bentuk scan, bukti pengeluaran yang tidak wajar dll), akan dikembalikan ke pihak penyedia jasa. d. Terhadap bukti-bukti yang dinyatakan tidak valid atau tidak wajar (dalam hal berkaitan dengan volume maupun jumlah) dan telah dinyatakan dalam berita acara antara penyedia jasa dengan team verifikator, tidak dapat di tagihkan kembali pada periode berikutnya. e. Jika pada poin 2.2.a dan 2.2.b dipenuhi oleh penyedia jasa, maka pihak proyek akan memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku. f. Seluruh berkas penagihan disampaikan kepada pihak proyek pada jam kerja. dengan batasan waktu pengajuan berkas penagihan sebelum jam 12.00 WIB dan apabila penyerahan di atas jam tersebut, maka tanda terima akan tertanggal hari berikutnya, bukti tanda terima ditandatangani oleh Asisten Administarasi dan Keuangan. g. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyataan valid apabila pembelian tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah tandatangan kontrak, kecuali pembelian dengan spesifikasi khusus (indent) dan harus mendapat persetujuan dari pemberi pekerjaan. h. Berkas Tagihan disusun dalam satu ordner perbulan yang ditagihkan. i. Staff personel yang ada dalam paket pekerjaan harus sesuai dengan nama, posisi / jabatan yang tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, bilamana terjadi ketidak sesuaian maka tidak dapat ditagihkan.


2.3

PROSEDUR/MEKANISME PEMBAYARAN Prosedur/Mekanisme Pembayaran Konsultan dapat dilakukan setelah penyedia jasa memenuhi kewajibannya yaitu menyerahkan laporan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam kontrak. Disamping kewajiban menyerahkan laporan tersebut, pihak penyedia jasa juga menyampaikan bukti-bukti pendukung tagihan/invoice dapat dipertenggungjawabkan kepada pemberi pekerjaan. Secara garis besar prosedur dan mekanisme pembayaran sesuai dengan tahapan berikut : 1. Penyedia jasa menyerahkan laporan ke pejabat PPK, KMP dan/atau pihak lain yang terkait secara periodik (laporan bulanan/triwulan) dengan melampirkan buktikan tanda terima distribusi/ pengiriman kepada pihak terkait. Laporan yang diserahkan kepada pihak pemberi pekerjaan sebanyak 5-exsemplar, KMP 2-exsemplar, Bappeda, Satker PBL dan PPK P2KP di Provinsi. 2. Laporan dimaksud di review oleh KMP yang dilampiri dengan Evaluasi Kinerja OSP pada setiap bulannya. Hasil Evaluasi Kinerja tersebut diserahkan kepada panitia penerimaan pekerjaan dan PPK dan kemudian panitia penerima pekerjaan membuat berita acara serah terima hasil pekerjaan. 3. Laporan hasil pekerjaan disampaikan kepada pemberi pekerjaan paling lambat hari ke 10 (sepuluh) setelah bulan berjalan. 4. Dengan dilampiri berita acara serah terima pekerjaan selanjutnya penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada asisten administrasi keuangan paling lambat 15 (lima belas) hari setelah bulan berjalan. Apabila ada item kegiatan bulan berjalan yg tidak ditagihkan maka tagihan tersebut hanya dapat diajukan tidak lebih dari 30 (tiga puluh) hari bulan berikutnya. 5. Berdasarkan hasil review kelengkapan pengajuan berkas pencaiaran dari asisten administrasi keuangan yang selanjutnya diserahkan kepada team verifikator untuk diverifikasi. 6. Verifikasi atas pengajuan berkas tagihan harus dapat diselesaikan paling lambat 7 (tujuh) hari, 1 (satu) hari oleh asisten administrasi keuangan dan 6 (enam) hari oleh team verifikator, apabila dalam proses verifikasi ditemukan adanya bukti-bukti yang meragukan atau sejenisnya dapat dilakukan klarifikasi antara penyedia jasa dengan pemberi pekerjaan. 7. Proses klarifikasi yang dilakukan team verifikator dengan penyedia jasa dituangkan dalam berita acara dengan penjelasan besaran nominal yang dapat atau tidak dapat dibayarkan, dan terhadap bukti-bukti yang telah dinyatakan tidak valid dalam berita acara, makan tidak dapat ditagihkan kembali. 8. Berita acara klarifikasi ditandatangani oleh penyedia jasa dan team verifikator yang disetujui oleh asisten administrasi keuangan. 9. Asisten adminitrasi keuangan membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Berita Acara Pembayaran serta kelengkapannya lainnya dan diserahkan kepada PPK untuk ditandatangani. 10. Setelah SPP, BAP dan kelengkapan lainnya ditandatangani PPK kemudian diajukan kepada pejabat penguji untuk dibuatkan SPM (Surat Perintah Membayar). 11. Setelah SPM (Surat Perintah Membayar) diterbitkan kemudian diajukan ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) untuk diproses lebih lanjut.


C.

KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG Bagian 1 (Biaya langsung personil/remuneration) dan bagian 2 (Direct reimbursable cost) di bawah ini menjelaskan garis besar dari kelengkapan dokumen/bukti pendukung yang dibutuhkan untuk melakukan penagihan. Untuk item yang ada di direct reimbursable cost, setiap angka yang ditagihkan dalam invoice harap merujuk pada nomor kode item di kontrak.

1.

BIAYA LANGSUNG PERSONIL (REMUNERATION) 1.1 Bukti transfer atas pembayaran remunerasi baik secara perorangan atau payroll beserta rekapitulasi bukti transfer, 1.2 Bagi perusahaan yang memotong pajak tenaga ahli harus melampirkan bukti setor pajak pada setiap penagihan, 1.3 Daftar hadir/absensi (time sheet) yang ditandatangani seluruh personel atau finger print.  Pada level provinsi time sheet harus disetujui oleh Project Director (PD) / Team Leader (TL) dan diketahui oleh Satker Provinsi, sedangkan  Pada level Kabupaten / Kota yaitu untuk supporting staf, time sheet harus disetujui oleh Korkot dan diketahui oleh Pejabat yang berwenang. Contoh format time sheet pada Lampiran 1 & 2. Catatan: jika tenaga ahli ditemukan tidak ada dilapangan, maka manajemen harus memberikan surat peringatan (SP 1-3) yang tembusannya disampaikan ke proyek.

2.

DIRECT REIMBURSABLE COST. Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada persyaratan kontrak (ceiling cost/ fixed cost). 



2.1

Untuk persyaratan ceiling cost (biaya dengan plafon) : wajib disertai bukti pendukung asli disertai dengan rekapitulasi sesuai dengan RAB, yang disiapkan oleh Office Manager, disertai dengan bukti transfer asli dari Office Manager ke rekening penerima masing2 Propinsi, Korkot atau Askot, disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager. Untuk persyaratan fixed cost (biaya yang bersifat tetap) wajib disertai bukti transfer asli dari Office Manager ke rekening penerima masing-masing Propinsi, Korkot atau Askot, disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager.

DUTY TRAVEL / PERJALANAN DINAS Perjalanan dinas sesuai dengan kontrak dibagi menjadi kategori berikut:

2.1.1 Tingkat Propinsi 2.1.1.1 Spot check (uji petik) a. Transport (fixed cost): rekapitulasi bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas (jadwal spot check harus disediakan)


b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan, rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas c. OSA (fixed cost): rekapitulasi bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.1.2 From province to regional workshop & coordination meeting at OSP and OC a. Air transport (fixed/ceiling cost): tiket pesawat-boarding pass, bukti transfer penyerahan uang jalan, b. In land transport/local transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.1.3 For several training to Jakarta, by request a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat-boarding pass, airport; b. Inland/local transport/transport (fixed cost): 1) tiket bis/travel/nota bensin/tiket kapal laut; 2) transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.1.4 For EGM (Expert Group Meeting) to Jakarta a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat-boarding pass; b. Inland transport/local transport/transport (ceiling/fixed cost): 1) tiket bis/travel/nota bensin/tiket kapal laut; 2) rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas c. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan, bukti transfer atau pembayaran lain seperti debit atau kartu kredit yang dilakukan oleh pihak konsultan ke hotel/penginapan (bukti transfer harus dilengkapi untuk transaksi dengan nilai di atas IDR 5,000,000), rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas, d. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas. 2.1.1.5 For coordination meeting to Jakarta, by request a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax; b. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas c. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan, bukti transfer atau pembayaran lain seperti debit atau kartu kredit yang dilakukan oleh pihak konsultan ke hotel/penginapan (bukti transfer harus dilengkapi untuk transaksi dengan nilai di atas IDR 5,000,000), rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas d. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas. 5 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.1.2 Kota/Kabupaten 2.1.2.1 Spot check (uji petik) a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas b. Accomodation (ceiling): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan, rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas. c. OSA (fixed cost cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.2.2 For CB Activity by Askot to Faskel a.

Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan oleh hotel/penginapan yang bersangkutan, rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas, c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.2.3 From Kab/Kota to TL office for coordination meeting a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas b. Accomodation (ceiling cost/fixed cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan; rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas, c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.2.4 Several training & special event from Kab/Kota a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas, b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang bersangkutan; rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas, c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas 2.1.2.5 Special event by request a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel/penginapan yang bersangkutan, bukti transfer atau pembayaran lain seperti debit atau kartu kredit yang 6 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

dilakukan oleh pihak konsultan ke hotel/penginapan (bukti transfer harus dilengkapi untuk transaksi dengan nilai di atas IDR 5,000,000), rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas, c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas Untuk semua perjalanan dinas harus disertai :  Bukti konfirmasi kedatangan dan kepulangan ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan (tingkat kab/kota oleh PPK, tingkat kelurahan oleh Lurah dan tingkat provinsi oleh kepala satker)  Untuk perjalanan dinas ke Jakarta (by request) atau lintas regional dalam rangka kegiatan koordinasi, pelatihan harus didukung dengan undangan.  Laporan perjalanan dinas khusus untuk perjalanan udara, wajib menyertai boarding pass.  Untuk mendukung bukti perjalanan dinas harus dilampirkan format rekapitulasi sebagaimana dalam lampiran 4.  Bagi Tenaga Ahli yang memiliki sertifikasi Pemandu Nasional yang bertugas sebagai nara sumber di level kota / kab, perjalanan dinasnya dibebankan pada pos spot check di tingkat propinsi.  Surat Perintah Tugas (SPT) harus sesuai dengan tiket penerbangan sesuai dengan SPT. untuk Spot Check dilakukan per-3bulanan. 2.2

OFFICE OPERATIONAL EXPENSES Pertanggungjawaban penggunaan dana Office Operational Expenses dibagi menjadi kategori berikut

2.2.1 Provincial 2.2.1.1 Office running cost (ceiling cost): Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti kwitansi pembayaran listrik, air, pembelian peralatan kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi). Untuk transaksi dengan nominal lebih di atas IDR 5,000,000 harus dilakukan via transfer dan bukti transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen pendukung. 2.2.1.2 Office supply & consumable (ceiling cost): Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan penggunaan yang wajar; Untuk transaksi dengan nominal lebih di atas IDR 5,000,000 harus dilakukan via transfer dan bukti transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen pendukung. 2.2.1.3 Communication cost (fixed cost): Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti transfer dari Office Manager ke masing-masing kantor propinsi.


2.2.2 Kota/Kabupaten 2.2.2.1 Office running (fixed cost) : Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) bukti pembayaran listrik, air, pembelian peralatan kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi ); 2) Rekap bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke rekening Korkot/Askot. Untuk transaksi dengan nominal lebih di atas IDR 5,000,000 harus dilakukan via transfer dan bukti transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen pendukung. 2.2.2.2 Office supply & consumable (fixed cost) : Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan penggunaan yang wajar; 2) Rekap bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke rekeing Korkot/Askot. Untuk transaksi dengan nominal lebih di atas IDR 5,000,000 harus dilakukan via transfer dan bukti transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen pendukung.

2.2.2.3 Communication cost (fixed cost) : Bukti pertanggungjawaban berupa: rekap bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke rekening Korkot/Askot. Korkot wajib membuat pembukuan (standar pembukuan sesuai dengan format pembukuan Korkot) yang akan menjadi objek audit oleh pihak yang berwenang. Contoh format pembukuan Korkot ada di lampiran 11.

2.3

OFFICE EQUIPMENT EXPENSES

2.3.1 Provincial 2.3.1.1 Desktop (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.2 Laptop (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 8 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.3.1.3 Printer laser jet (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6.

2.3.1.4 Printer color A3 (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.5 Digital Camera (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.6 GPS Tool (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.7 LCD Projector (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.1.8 Scanner (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 9 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.3.1.9 Equipment maintenance (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. Seluruh pembelian office equipment segera diberi penomoran/registrasi kode barang, yang dibuat dalam pembukuan inventarisasi sebagaimana (format Lampiran 7). 2.3.2 Kota/Kabupaten 2.3.2.1 Desktop (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice apabila dilakukan pembelian, bukti transfer pembayaran bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.2.2 Laptop (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6. 2.3.2.3 Printer Laser jet (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6.

2.3.2.4 Scanner (fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist) sesuai lampiran 6.


Note:    

2.4

Seluruh pembelian office equipment segera diberi penomoran / registrasi kode barang, yang dibuat dalam pembukuan inventarisasi sebagaimana (format Lampiran 7). Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU Office Manager wajib membuat rekapitulasi sesuai dengan urutan RAB Jika Spesikasi barang tidak sesuai, maka tagihan yang sudah terbayarkan akan dilakukan pemotongan sampai dengan manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai

RENTAL EXPENSES

2.4.1 Provincial\ 2.4.1.1 Office Space (Fixed cost) Bukti Pertanggungjawaban berupa: 1) Asli surat perjanjian sewa kantor & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak pemilik rumah/bangunan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas tanah dan bangunan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 8) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (NPWP, Asuransi Rumah, PBB, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan rumah); 2) No telp & KTP Pemilik kantor; 3) Fotocopy PBB Kantor; 4) Fotocopy rekening listrik; 5) Fotocopy rekening telepon 6) Bukti Transfer dan kwitansi pembayaran sewa bangunan kantor Note : Apabila volume kurang dari yang tercantum dalam kontrak, maka akan dibayarkan sesuai dengan Volume dikali Rate dalam Kontrak, dan apabila volume melebihi yang tercantum dalam kontrak maka akan dibayar sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak. 2.4.1.2 Vehicle rental (Fixed) Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 9) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan); 2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6; 3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan; 4) No telp dan alamat pemilik kendaraan 5) Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa kendaraan 11 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

Note :  Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak (lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan dan harus dilakukan penggantian sesuai dengan spesifikasi dalam kontrak.  Kendaraan operasional harus berada dalam kantor wilayah OSP  Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operational kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan.  Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU 2.4.2 Kota/Kabupaten 2.4.2.1 Vehicle rental (Fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 9) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan); 2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6; 3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan; 4) No telp dan alamat pemilik kendaraan 5) Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa kendaraan Note: 

   

Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak (lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai dalam kontrak. Kendaraan operasional harus berada dalam kantor Koordinator Kota Bila ditemukan pembayaran gaji Pengemudi dibawah UMR, maka pihak penyedia jasa wajib membayarkan kekurangan gaji dibulan sebelumnya Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operasional kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU

2.4.2.2 Motorcycle rental (Fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Perjanjian sewa dan kuitansi pembayaran sesuai spesifikasi dalam lampiran 5 dalam kontrak serta bukti asuransi (apabila tidak sesuai dengan spesifikasi diminta kepada penyedia jasa untuk mengganti kendaraan lainnya); 2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6; 3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan; 4) No telp dan alamat pemilik kendaraan 5) Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa kendaraan


Note: 

  

Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak (lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan manajemen mengganti dengan spesifikasi yang sesuai dalam kontrak. Sewa Sepeda Motor peruntukannya bagi kelancaran mobilitas / operasional kegiatan kantor bagi Asisten CD Mandiri; Kendaraan operational hanya digunakan untuk kegiatan operational kantor bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan; Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) pada lampiran 6 dapat diisi oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang dilakukan oleh tim verifikasi PMU.

2.5. REPORT (Fixed cost) Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Bukti pendistribusian / pengiriman dan atau tanda terima report kepada pihak-pihak terkait 2) Kwintansi dan nota pembayaran terlampir: nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp, tandatangan dan nama jelas penerima 3.

ACTIVITIES

3.1. TRAINING ACTIVITIES (Ceiling cost) Detail bukti pertanggungjawaban berupa: 1) Untuk paket full-board/full-day/half-day, dokumen pendukung berupa Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma/Hotel/Balai, bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran di atas IDR 5,000,000, kwitansi penerimaan pembayaran dari pihak hotel atas kegiatan paket full board, berita acara penerimaan pekerjaan, apabila ada tambahan rental peralatan workshop seperti proyektor harus disertai dengan jadwal acara dan kwitansi penerimaan pembayaran dari penyedia jasa 2) Untuk bahan pelatihan (material training and kit), dokumen pendukung berupa SPK dengan penyedia barang, berita acara serah terima barang, tagihan (invoice) dari pihak ketiga, serta kwitansi pembayaran atau bukti transfer jika nominal transaksi melebihi IDR 5,000,000 3) Untuk honorarium narasumber, dokumen pendukung berupa surat undangan kepada narasumber, bukti pembayaran formal atau bukti transfer (jika nilai nominal melebihi IDR 5,000,000) kepada individu sesuai dengan nama di dalam surat undangan, serta surat tugas dari instansi terkait. 4) Untuk perlengkapan seperti sewa kamera/video, sewa kendaraan, atau sewa komputer/printer, dokumen pendukung berupa SPK, tagihan (invoice), serta kwitansi penerimaan pembayaran dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila nominal transaksi di atas IDR 5,000,000.


Spesifikasi merujuk pada lampiran 5. Pada bukti ini harus dilampirkan pula:  TOR Kegiatan  Undangan Kegiatan  Agenda Kegiatan  Absensi peserta (daftar hadir asli)  Bukti Penggandaan Materi  Bukti Dokumentasi  Proceeding  Rekomendasi KMP  Nota pengeluaran kegiatan Notes :  Jenis – jenis training (Training tingkat Regional / Tingkat Provinsi dan Tingkat Kabupaten). Pelaksanaan kegiatan training dan atau kegiatan lain untuk tingkat kabupaten yang masuk dalam kategori training tidak dapat digabungkan pelaksanaanya di satu tempat, dan harus dilaksanakan di masing-masing Kota/kabupaten. Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut di atas harus sesuai dengan rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang telah ditetapkan bersama, dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah pengendalian Program Director (PD) dan Asisten Program Director.  Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara Bukti pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7 (tujuh) hari . 3.2. SOCIALIZATION ACTIVITIES 3.2.1 Workshop (Ceiling cost) Bukti kegiatan berupa: 1) Untuk paket full-board/full-day/half-day, dokumen pendukung berupa Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma/Hotel/Balai, bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran di atas IDR 5,000,000, kwitansi penerimaan pembayaran dari pihak hotel atas kegiatan paket full board, berita acara penerimaan pekerjaan, apabila ada tambahan rental peralatan workshop seperti proyektor harus disertai dengan jadwal acara dan kwitansi penerimaan pembayaran dari penyedia jasa 2) Untuk bahan pelatihan (material training and kit), dokumen pendukung berupa SPK dengan penyedia barang, berita acara serah terima barang, tagihan (invoice) dari pihak ketiga, serta kwitansi pembayaran atau bukti transfer jika nominal transaksi melebihi IDR 5,000,000 3) Untuk honorarium narasumber, dokumen pendukung berupa surat undangan kepada narasumber, bukti pembayaran formal atau bukti transfer (jika nilai nominal melebihi IDR 5,000,000) kepada individu sesuai dengan nama di dalam surat undangan, serta surat tugas dari instansi terkait. 4) Untuk perlengkapan seperti sewa kamera/video, sewa kendaraan, atau sewa komputer/printer, dokumen pendukung berupa SPK, tagihan (invoice), serta kwitansi penerimaan pembayaran dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila nominal transaksi di atas IDR 5,000,000.


Notes: Apabila kegiatan dilaksanakan di Kantor Pemerintahan, maka bukti pendukung berupa : kwitansi / tanda sewa ruangan, pembayaran konsumsi, penggandaan materi / kits (kelengkapan penunjang seperti tas, atk dll) serta kwitansi tanda terima honorarium dari Nara Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing). Pada bukti ini harus dilampirkan pula:  TOR Kegiatan  Undangan Kegiatan  Agenda Kegiatan  Daftar Hadir (Peserta, Pemandu, Panitia)  Bukti Penggandaan Materi  Bukti Dokumentasi  Proceeding Notes: 



Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut diatas harus sesuai dengan rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang telah ditetapkan bersama, dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah pengendalian Team Leader. Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara Bukti pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7 (tujuh) hari .

3.2.2 TV Talkshow (Ceiling cost) Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa perjanjian kerjasama antara stasiun televisi yang dipilih dengan penyedia jasa di lapangan, jadwal tayang, waktu dan durasi serta biaya per penayangan selama kontrak berlangsung diatur dalam perjanjian kerjasama kedua belah pihak, tagihan (invoice) dari pihak stasiun televisi, serta bukti pembayaran berupa transfer apabila nilai transaksi melebihi IDR 5,000,000. Pada bukti ini harus dilampirkan pula:  TOR Kegiatan  Agenda Kegiatan  Bukti Dokumentasi / VCD Bentuk penayangan media sosialisasi lewat televisi adalah salah satu alternatif lain program sosialisasi PNPM-MP P2KP dengan target pemirsa wilayah desa/kelurahan diperkotaan. Indikator keberhasilan media televisi ini sangat dipengaruhi oleh jumlah pemirsa pada televisi yang mereka putar. 3.2.3 Penulisan artikel/berita (Ceiling Cost) Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas penayangan / cetak pada surat kabar yang dimuat dan kwitansi tanda terima pembayaran dari surat kabar atau bukti transfer apabila transaksi melebihi IDR 5,000,000 15 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

3.2.4 Exhibition (Ceiling cost) Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas sewa booth/tempat kegiatan, penggandaan brosur, pembuatan spanduk, dokumentasi, laporan/berita acara serah terima, invoice, kwitansi penerimaan pembayaraan dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila transaksi melebihi nominal IDR 5,000,000. Sebelum pelaksanaan kegiatan tersebut diperlukan pesetujuan dari Pemberi Pekerjaan (Project).


D.

BAGAN ALUR PROSES PENAGIHAN



Lampiran 1 ‐ Contoh Time Sheet di Level Propinsi

Time Sheet Non Consultant Services for Oversight Service Provider (OSP) Package … No Kontrak: Tanggal Kontrak: Periode: No Nama Posisi Professional Staff OSP x

1

A

2

B

3

C

4

D

1

2 3 4

Program Direktur Team Leader Prov Z TA Training Prov Z Sub TA Training Prov Z

Sub Professional Staff OSP x

dst

Tanggal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Keterangan: H: Hadir bubuhkan paraf A: Absent S: Sakit DT: Duty Trip CT: Cuti L: Libur / Hari besar Mengetahui Kepala SNVT Penataan Bangunan dan Lingkungan

OSP ….

Provinsi ….

PNPM Mandiri Perkotaan

(Nama Satker)

(Nama Program Direktur)

NIP: ………………

Jabatan: Program Direktur


Lampiran 2 ‐ Contoh Time Sheet di Level Kab/Kota Time Sheet Non Consultant Services for Oversight Service Provider (OSP) Package … No Kontrak: Tanggal Kontrak: Periode: No Nama Posisi

1 2 3 4

Professional Staff OSP x E Operator F Secretary G Office Boy H

1 2 3 4 5 6 7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Tanggal 17 18 19 20

21

22

23

24

25

26

Keterangan: H: Hadir bubuhkan paraf A: Absent S: Sakit DT: Duty Trip CT: Cuti L: Libur / Hari besar

Mengetahui Korkot

Mengetahui Pejabat Pembuat Komitmen

Kab/Kota …. Provinsi …

Kab/Kota …. Provinsi …

PNPM Mandiri Perkotaan

(Nama PPK)

(Nama Office Manager)

NIP: ………………

Jabatan: Office Manager

(Nama Korkot)


OSP ….

Lampiran 3 – Rekapitulasi Bukti Transfer No

Bukti Transfer

No Bukti Transfer

Tanggal

Nama Penerima

Jabatan

Bank penerima

No rekening penerima

Jumlah (IDR)

Keterangan (duty travel cost/office operational/rental)

Item # di kontrak

Periode

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(1)

5‐Jan‐13

Korkot Surabaya

2

1.2

Irma

Korkot Balikpapan

1,150,000

26‐Jan‐13

BNI

0840185626

1,000,000 Biaya operasional

1.1

BCA

1

Rifki

0815465265


Total

150,000 Duty travel cost

2.2

Jan‐13

2.1

Jan‐13

Lampiran 4 – Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas

No

Tanggal

Nama Penerima

Posisi

Jumlah (IDR)

Keterangan

Item # di kontrak

Periode

(2)

(3)

(4)

(5)

(7)

(8)

(9)

(10)

(1)

Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas

No Bukti Transfer

1

1.2

3‐Jan‐13

Irma

Korkot Balikpapan

50,000

Transport ‐ spot check Kota Balikpapan

2.1

Jan‐13


2.1

Jan‐13


2.1

Jan‐13

13‐Jan‐13

Irma

Korkot Balikpapan

50,000

15‐Jan‐13

Irma

Korkot Balikpapan

50,000

2

3

Total

150,000


Lampiran 5 ‐ Spesifikasi dan Persyaratan Teknis



Lampiran 6 ‐ Rekapitulasi Pengecekan Fisik (Physical Count Checklist) Pemeriksaan dilakukan oleh: Nama / jabatan: Tanggal pemeriksaan: No

Objek Pemeriksaan

Spesifikasi sesuai kontrak

Spesifikasi sesuai pemeriksaan

(1) 1

(2) Desktop

(3) HK.0x.0x/OSP‐ x/IBRD/SATKER‐ PKP/00x/2012

(4) International branded, personal computer (PC) with minimum specification: Pentium Core 2 Duo, 500 GB, HDD, 2GB, DDR3, 512 MB VGA card, DVD RW, Original Operating system (OS), windows 7 with antii virus tool kit, LCD Monitor 17", 21" LED, 1 year warranty (service & spareparts)

(5)

2

Kontrak number dan tanggal

*: apabila tidak sesuai diberi keterangan Kesimpulan: ……………………………. …………………………….


International branded, personal computer (PC) with minimum specification: Pentium Core 2 Duo, 500 GB, HDD, 2GB, DDR3, 512 MB VGA card, DVD RW, Original Operating system (OS), windows 7 with antii virus tool kit, LCD Monitor 17", 21" LED, 1 year warranty (service & spareparts)

Keterangan (Sesuai / Tidak Sesuai*)

Lokasi

(6)

(7)

Sesuai

Kantor OSP 6

Lampiran 7 – Petunjuk Penomoran Barang IKMN

PETUNJUK PEMBUATAN NOMOR IKMN Contoh No. Urut Barang : ‘0001 INV

No. Urut Barang

INVENTARIS

SCANNER

OSP ‐ XXX

2012

JENIS BARANG

AREA WILAYAH

TAHUN PENGADAAN


Lampiran 8 ‐ Contoh Surat Pernyataan Sewa Kantor

SURAT PERNYATAAN Jakarta , 15 Desember 2011 Bertanda tangan di bawah ini : Nama

:

Yudhistira / Laki – laki

Jabatan

:

Office Manager PT XXX

Alamat Kantor

:

Jl. Palem XI No. 17 Blok F7 RT 004 ‐ RW 012 Perumahan Taman

Cempaka ‐ Cimanggis (Depok) 16416

Menyatakan bahwa benar PT XXX (OSP Package XXX) telah menyewa sebuah kantor secara bulanan dengan penyewa sebagai berikut : Nama Pemilik

:

Nakula

No. Telepon / HP

:

021‐574XXXX / 0812807XXXX

Alamat

:

Jl. Penjernihan IV No.2 RT.05/RW 12 Pejompongan Jakarta Pusat

Luas Tanah

:

500 m2

Luas Bangunan

:

800 m2 (2 lantai)

NPWP

:

32.79.007.001.042‐751

Kelengkapan dokumen terlampir: 1) NPWP, Asuransi Rumah, PBB, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan rumah; 2) Foto copy PBB Kantor; 3) Foto Copy Rekening Listrik; 4) Foto copy rekening telepon. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar‐benarnya untuk dapat dipergunakan dengan sebagaimana mestinya.

Mengetahui,

Yang Menyatakan

Yudhistira

Pemilik Kantor

Penyewa

Nakula


Lampiran 9 ‐ Contoh Surat Pernyataan Sewa Kendaraan

SURAT PERNYATAAN Jakarta , 15 Desember 2011 Bertanda tangan di bawah ini : Nama Jabatan Alamat Kantor

: : :

Yudhistira / Laki – laki Office Manager PT XXX Jl. Palem XI No. 17 Blok F7 RT 004 ‐ RW 012 Perumahan Taman Cempaka ‐ Cimanggis (Depok) 16416

Menyatakan bahwa benar PT XXX (OSP Package XXX) telah menyewa sebuah kendaraan secara bulanan dengan penyewa sebagai berikut : Nama Pemilik : Nakula No. Polisi : B 6246 EAL No. Telepon / HP : 021‐574XXXX / 0812807XXXX Alamat : Jl. Penjernihan IV No.2 Pejompongan Jakarta Pusat Merk/Type : Xenia Xi jenis/Model : Kendaraan Roda Empat/Minibus Tahun Pembuatan : 2010 Tahun Perakitan : 2010 Isi Silinder : 1.300 cc Warna : Hitam No. Rangka : MH1JB21144K494562 No. Mesin : JB21E1489898 Termasuk supir dan bensin : Ya Termasuk biaya perawatan & : Ya asuransi Kelengkapan dokumen terlampir: 1) STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainnya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan) 2) Physical count check list sesuai dengan spesifikasi dalam kontrak 3) Fotocopy KTP Pemilik Kendaraan / yang dikuasakan Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar‐benarnya untuk dapat dipergunakan dengan sebagaimana mestinya. Mengetahui, Yang Menyatakan Nakula

Yudhistira

Pemilik Kantor


Penyewa

Lampiran 10 ‐ Format pembukuan Korkot

Korkot

:

BUKU KAS 20 Bulan:……………..

Tanggal

Uraian

No Bukti

1

2

3

Korkot

Transaksi Debet Kredit 4 5

Saldo Debet 6

BUKU BANK 20 Bulan:……………..

Tanggal

Uraian

No Bukti

1

2

3

Transaksi Debet Kredit 4 5


Saldo Debet 6

Lampiran 11 ‐ Format pembukuan Korkot (continued)

Korkot

:

LAPORAN REKONSILIASI ‐ KAS 20 Bulan:……………..

Ditambah: Dikurang:

Saldo kas awal bulan Penerimaan bulan:

………………… …………………

(sesuai dengan total penerimaan dari buku Kas no 4)

(…………………)

Total Pengeluaran Kas (sesuai dengan total pengeluaran dari buku kas no 5)

…………………

Saldo kas akhir bulan

Korkot

:

LAPORAN REKONSILIASI ‐ BANK 20 Bulan:……………..

Saldo Bank awal bulan Ditambah: Penerimaan bulan: (sesuai dengan total penerimaan dari buku Bank no 4) Dikurang: Total Pengeluaran Bank: (sesuai dengan total pengeluaran dari buku Bank no 5) Saldo kas akhir bulan

………………… …………………

(…………………)

…………………


PANDUAN PROSES PEMBAYARAN PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI PERKOTAAN

Recommend Documents