PANDUAN PELAKSANAAN LABORATORIUM INOVASI ADMINISTRASI NEGARA

PANDUAN PELAKSANAAN LABORATORIUM INOVASI ADMINISTRASI NEGARA

Penerbit : Gedung B. Lt 5 – Jl. Veteran No. 10 – Jakarta Pusat 10110 Telp. 021-3455021 – 25 Ext. 147 – 151 Fax : 0213668207

Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

i

ii


KATA PENGANTAR

Inovasi

merupakan

pertumbuhan

kunci

ekonomi,

untuk

daya saing

meningkatkan nasional,

dan

meningkatkan kesejahteraan bangsa. Namun, posisi dan keadaan

inovasi

menggembirakan.

di Dalam

Indonesia Global

tidaklah

terlalu

Innovation

Index,

Indonesia menempati peringkat 87 dengan skor 31,8, turun dari peringkat 85 dengan skor 31,95 pada tahun 2013. Peringkat ini berada di bawah negara-negara tetangga lain di kawasan ASEAN seperti Vietnam (peringkat 71), Thailand (peringkat 48), Malaysia (peringkat 33), dan Singapura (peringkat 7). Sementara itu, Laporan Daya Saing Global yang dirilis World Economic Forum (2014) yang mensurvei 148 negara mennjukkan bahwa Indonesia berada pada peringkat 38 dengan skor 4,53. Lagi-lagi, peringkat ini berada di bawah negara tetangga seperti Thailand (peringkat 37), Brunei (peringkat 26), Malaysia (peringkat 24), dan Singapura (peringkat 2). Jika Indonesia tidak berbenah secara cepat, maka kesulitan yang akan dialami Indonesia akan semakin menghebat mengingat pada tahun 2015 sudah mulai akan diberlakukan Masyarakat Ekonomi ASEAN, di mana barang, jasa, dan tenaga kerja akan bersirkulasi bebas di antara negara-negara ASEAN. Inovasi yang rendah akan berimplikasi pada daya saing yang rendah dan pada akhirnya Indonesia akan kalah bersaing dengan negara-negara ASEAN. Di antara sektor-sektor yang dituntut untuk melakukan inovasi secara akseleratif, sektor publik merupakan salah satu sektor yang paling diharapkan, khususnya sektor publik di daerah yakni pemerintah daerah provinsi, kabupaten, dan kota. Ini karena titik berat pembangunan dan pelayanan publik kini berada di daerah seiring dengan diberlakukannya otonomi daerah. Dengan sektor publik yang inovatif, maka pelayanan publik menjadi semakin baik, masyarakat semakin berdaya, pertumbuhan ekonomi semakin tinggi. Pada akhirnya, daya saing daerah dan kesejahteraan warga pun semakin meningkat. Hal ini semakin diperkuat dengan Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

iii

ketentuan dalam UU No. 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah yang menyatakan

bahwa dalam

rangka peningkatan

kinerja

penyelenggaraan

pemerintahan daerah, pemerintah daerah dapat melakukan inovasi, yang dipahami sebagai semua bentuk pembaharuan dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah (lihat Pasal 386). Sesungguhnya, telah terdapat beberapa pemerintah daerah yang dipimpin oleh kepala daerah inovatif dan menghasilkan kebijakan-kebijakan inovatif, terbukti dengan adanya beberapa best practices inovasi pemerintah daerah yang telah didokumentasikan (lihat misalnya 99 Inovasi Pelayanan Publik terbitan KemenpanRB). Namun, jika dibandingkan dengan total instansi di seluruh pemerintah daerah, yakni terdapat 34 propinsi, 390 kabupaten dan 97 kota, jumlahnya masih terbilang minor. Atas dasar itulah, maka dirasakan

perlunya peningkatan dan pengembangan

inovasi di lingkungan pemerintah daerah. Lembaga Administrasi Negara (LAN) pada tahun 2015 dan tahun 2016 telah menjalin kerjasama dengan beberapa pemerintah daerah untuk melakukan pendampingan, asistensi, dan fasilitasi inovasi melalui program yang disebut dengan Laboratorium Inovasi. Laboratorium Inovasi merupakan inovasi pada tataran kolektif dan organisasional, tercatat sampai dengan tahun 2016 ini terdapat 12 daerah kabupaten dan Kota yang telah dijadikan Laboratorium inovasi, dari 12 daerah tersebut telah dihasilkan 1.637 ide inovasi, namun jika dibandingkan dengan jumlah daerah secara keseluruhan (521 daerah) yang meliputi 34 Propinsi, 390 Kabupaten dan 97 Kota, maka jumlah daerah yang menjadi Laboratorium Inovasi tersebut masih tergolong kecil (2 %), oleh sebab itu untuk mengakselerasi perkembangan inovasi di lingkungan pemerintah daerah

dipandang

perlu

menyusun

panduan-panduan

dalam

rangka

Pengembangan Manajemen Laboratorium Inovasi Pemerintahan Daerah yang meliputi : a) Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara; b) Panduan Pelaksanaan Workshop Champion Innovation Pemerintah Daerah; c) Manual Sistem Informasi Laboratorium Inovasi Administrasi Negara (SINOLA); d)

iv


Aplikasi Sistem Informasi Laboratorium Inovasi Administrasi Negara; dan e) Panduan Penilaian Innovation Readiness Level. Diharapkan Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Adminstrasi Negara ini dapat dijadikan acuan bagi instansi pemerintah daerah untuk melakukan kegiatan Laboratorium Inovasi di daerahnya. Kami menyadari, panduan ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu masukan dari berbagai pihak guna penyempurnaan Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara, dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada para Narasumber yang selama ini telah berkontribusi dalam penyusunan panduan ini.

Jakarta,

Juli 2016

Deputi Inovasi Administrasi Negara

Dr. Tri Widodo Wahyu Utomo, SH. MA


v

vi


Kata Pengantar

iii

Daftar Isi

vi

Pendahuluan

1

Latar Belakang

1

Tujuan

3

Metode

4

Satu : Drum Up

6

Pengantar

6

Tujuan

8

Metode

8

Dua : Diagnose

9

Pengantar

9

Tujuan

11

Metode

12

Tiga : Design

14

Pengantar

14

Tujuan

16

Metode

17

Empat : Deliver

18

Pengantar

18

Tujuan

20

Metode

20


vii

Lima : Display

21

Pengantar

21

Tujuan

22

Metode

22

Enam : Penutup

23

Lampiran Lampiran 1 – Persiapan Pra Laboratorium Inovasi

2

Lampiran 2 – Drum-Up

39

Lampiran 3 - Instrumen Penilaian Innovation Readiness Level (IRL)

viii

42

Lampiran 4 – Diagnose

66

Lampiran 5 – Design

75

Lampiran 6 – Deliver

85

Lampiran 7 – Display

89


Latar Belakang

INOVASI JALAN UTAMA

Inovasi

merupakan

daya

yang harus ditempuh untuk meningkatkan

menggembirakan.

nasional, dan meningkatkan

kesejahteraan bangsa

untuk

meningkatkan pertumbuhan ekonomi,

Inovasi bukan lagi alternatif tetapi menjadi jalan utama pertumbuhan ekonomi, daya saing

kunci

saing

nasional,

dan

meningkatkan kesejahteraan bangsa. Namun, posisi dan keadaan inovasi di Indonesia

tidaklah

terlalu

Dalam

Global

Innovation Index (GII) tahun 2015, Indonesia menempati peringkat 97 dengan

skor

29,79,

turun

dari

peringkat 87 dengan skor 31,8 pada tahun 2014. Peringkat ini berada di bawah negara-negara tetangga lain di

kawasan ASEAN seperti Vietnam (peringkat 52), Thailand (peringkat 55), Malaysia (peringkat 32), dan Singapura (peringkat 7). Seiring dengan GII, Laporan Daya Saing Global yang dirilis World Economic Forum (2015) yang mensurvei 148 negara menunjukkan bahwa Indonesia berada pada peringkat 34 dengan skor 4,52. Lagilagi, peringkat ini berada di bawah negara tetangga seperti Thailand (peringkat 31), Brunei (peringkat 26), Malaysia (peringkat 20), dan Singapura (peringkat 2). Jika Indonesia tidak mengakselerasi diri, maka tantangan dan hambatan Indonesia semakin berat. Hal ini tentunya tidak terlepas dari menghadapi perdagangan bebas yang telah dimulai sejak akhir tahun 2015, khususnya Masyarakat Ekonomi ASEAN, Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

1

di mana barang, jasa, dan tenaga kerja akan bersirkulasi bebas di antara negaranegara ASEAN. Inovasi menjadi salah satu tool dalam mengakselerasi peningkatan daya saing Indonesia. Setiap elemen negara yang meliputi pemerintah, swasta, dan masyarakat sipil harus melakukan inovasi. Inovasi pada lingkungan instansi pemerintah meliputi antara lain kementerian, lembaga pemerintah non kementerian (LPNK), pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kota sangat penting karena dapat mengakselerasi inovasi swasta dan masyarakat dalam meningkatkan pelayanan publik. Pemerintah daerah menjadi salah satu ujung tombak pelayanan publik yang wajib melakukan inovasi. Pelayanan publik yang inovatif akan meningkatkan pelayanan, pemberdayaan masyarakat, pertumbuhan ekonomi, dan daya saing yang semakin tinggi. Kemampuan daya saing daerah yang tinggi pada gilirannya akan meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Inovasi, selain diperlukan untuk meningkatkan daya saing daerah dan meningkatkan kualitas kesejahteraan masyarakat, pada dasarnya juga merupakan bagian yang tak terpisahkan dari reformasi birokrasi. Reformasi birokrasi dicanangkan untuk memperbaiki penyakit-penyakit di sektor publik melalui pembaruan di 8 area sasaran (organisasi, tata laksana, peraturan perundangundangan, SDM aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, dan mindset serta cultural set aparatur). Inovasi menjadi katalisator untuk mempercepat pelaksanaan reformasi birokrasi, di mana banyak program inovasi merupakan pengejawantahan dari upaya perubahan di area-area tersebut. Lebih jauh lagi, inovasi sesungguhnya dapat dimaknai sebagai reformasi birokrasi kontekstual, artinya pelaksanaan reformasi birokrasi yang disesuaikan dengan kebutuhan dan tantangan daerah setempat. Kesadaran pentingnya inovasi saat ini ditandai dengan telah diterbitkannya UndangUndang No. 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah yang memberikan peluang pemerintah daerah untuk melakukan inovasi. Tepatnya pada pasal 386 yang menyatakan bahwa ”dalam rangka peningkatan kinerja penyelenggaraan 2


Pemerintahan Daerah, Pemerintah Daerah dapat melakukan inovasi”. Inovasi yang dimaksud

adalah

semua

bentuk

pembaharuan

dalam

penyelenggaraan

Pemerintahan Daerah yang berpedoman pada prinsip sebagai berikut: peningkatan efisiensi, perbaikan efektivitas, perbaikan kualitas pelayanan, tidak ada konflik kepentingan, berorientasi kepada kepentingan umum, dilakukan secara terbuka, memenuhi nilai-nilai kepatutan, dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya tidak untuk

Tujuan Champion Innovation

kepentingan

diri

sendiri. Inovasi bukan lagi alternatif

Mengispirasi, Menggalang Dukungan, Menggali Ide, Merancang Inovasi, Deliver dan Display Inovasi

tetapi menjadi jalan utama yang

harus

ditempuh

meningkatkan daya saing. Dengan pentingnya inovasi

tersebut, Pusat Inovasi Tata Pemerintahan (Pusat INTAN)-Deputi Inovasi Administrasi Negara (DIAN)-Lembaga Administrasi Negara (LAN) menerbitkan buku panduan yang dapat digunakan sebagai referensi oleh para fasilitator laboratorium inovasi

(champion

innovation)

dalam

melakukan

fasilitasi

pelaksanaan

laboratorium inovasi di lingkungan pemerintah baik di pusat maupun di daerah.

Tujuan Inovasi di sektor publik pada prinsipnya berisikan dimensi sikap (soft) dan dimensi teknis (hard). Dimensi sikap berurusan dengan bagaimana menggugah pengambil kebijakan untuk berinovasi, sedangkan dimensi teknis berurusan dengan penguasaan pengetahuan teknis (manajerial dan substantif) yang dibutuhkan oleh suatu inovasi. Oleh karena itu, buku panduan ini dimaksudkan untuk membekali setiap fasilitator laboratorium inovasi (champion innovation) untuk mengelola kedua dimensi ini dengan baik, yang ditunjukkan dengan kemampuan dalam: •

Menginspirasi pengambil kebijakan untuk mau berinovasi dan mau menggalang dukungan untuk berinovasi (drum up support) Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

3

•

Mengukur Innovation Readiness Level atau tingkat kesiapan instansi pemerintah dalam berinovasi dan menggali ide-ide inovasi baik yang berangkat dari permasalahan yang dihadapinya maupun untuk mewujudkan visi atau impiannya (diagnose)

•

Merancang rencana aksi inovasi yang komprehensif (design)

•

Melaksanakan inovasi secara fokus dan konsisten hingga tuntas (deliver)

•

Menyampaikan progres dan manfaat inovasi kepada stakeholder atau lingkungannya (display)

Metode Untuk mewujudkan kedua dimensi (soft dan hard) yang disebutkan di atas, maka model laboratorium inovasi dibagi ke dalam lima tahap yaitu Drum Up, Diagnose, Design, Deliver dan Display atau disingkat 5D. Seperti pada Gambar 1.

Pada gambar sebelumnya, dimensi soft (mindset) yang berorientasi sikap lebih terkonsentrasi pada tahap drum up, sedangkan dimensi hard (teknokratis) berada pada diagnose, design, deliver dan display. Meskipun demikian, dalam praktek dimensi soft tersebut perlu terus diikutkan agar keseluruhan proses inovasi terlaksana dengan penuh semangat sehingga tujuan inovasi dapat dicapai dengan baik.

4


Drum Up merupakan tahapan pertama untuk menginspirasi dan menggugah semangat berinovasi. Kesadaran dan kemauan untuk berinovasi ini menjadi kondisi prasyarat sebelum inovasi dilakukan. Diagnose merupakan tahapan kedua untuk mengukur

tingkat

kesiapan

instansi

pemerintah

dalam

berinovasi

dan

mengidentifikasi serta menemukan ide inovasi. Tahap ini bertujuan untuk memetakan tingkat kesiapan beinovasi masing-masing instansi pemerintah serta memampukan untuk mendiagnosa masalah yang ada di organisasi, menentukan prioritas masalah, dan menemukan ide untuk mengatasi masalah tersebut. Design merupakan langkah ketiga untuk merancang desain/prototype inovasi secara lebih detail dan siap untuk diimplementasikan. Pada tahap ini akan diberikan pemahaman mengenai cara mendesain rencana kegiatan pelaksanaan inovasi, identifikasi stakeholders, dan strategi komunikasi. Deliver adalah langkah keempat yakni mengimplementasikan, memonitoring, dan mengevaluasi implementasi inovasi. Pada tahap ini akan dilakukan proses monitoring terhadap inovasi yang sedang dilaksanakan. Display merupakan tahap kelima untuk melakukan festival dan promosi inovasi. Tahap ini bertujuan untuk menyebarluaskan kegiatan inovasi yang telah dilakukan kepada stakeholder terkait termasuk kepada masyarakat luas.


5

Pengantar Kata Drum Up dalam bahasa Inggris berarti menabuh genderang. Jika kata ini digabung

dengan

kata

support

sehingga menjadi Drum Up Support maka

akan

berarti

menggalang

dukungan. Dalam pedoman ini, kata ini sengaja dipergunakan

Drum Up

............ membangun

kesadaran kolektif untuk berinovasi

untuk

menunjukkan

bahwa inovasi di sektor publik berawal

dari

adanya

perubahan mindset, adanya kemauan

dan

kesadaran

untuk berinovasi. Tahap drum up ini merupakan tahapan awal yang sangat penting dalam menentukan

keberhasilan pengelolaan laboratorium inovasi. Tingkat kemauan dan motivasi untuk berinovasi pada setiap orang dan atau organsiasi sangat berbeda. Untuk itu, drum up dibutuhkan untuk membangun kesadaran kolektif untuk berinovasi. Tanpa kesadaran kolektif, gagasan inovasi yang secara teknis bagus dan memiliki manfaat yang luas tidak akan berarti. Gagasan tersebut pada akhirnya hanya tertuang dalam rencana tanpa pernah dilaksanakan dengan baik, karena kesadaran kolektif belum muncul untuk menerapkannya secara sungguh-sungguh. 6


Untuk membangun kesadaran kolektif tersebut, maka peranan pimpinan puncak (Bupati, Walikota, Gubernur, Pejabat Pimpinan Tinggi) adalah sangat strategis karena kewenangan formal yang dimilikinya. Dengan kewenangan tersebut, pimpinan puncak dapat menggerakkan bawahannya secara kolektif untuk mendukung pelaksanaan inovasi selanjutnya. Oleh karena itu, dalam rangka membangun kesadaran kolektif untuk berinovasi ini, maka seorang champion innovation perlu memastikan bahwa kesadaran, kemauan, dan motivasi untuk berinovasi harus lahir dari pimpinan puncak terlebih dahulu. Jika belum, maka sudah menjadi tugas seorang champion innovation untuk terus menyusun strategi untuk mengubah sikap atau mindset mereka. Dalam tahap drum up, champion innovation pada dasarnya bekerja dalam ranah afektif atau sikap perilaku. Bahan-bahan yang dipergunakan lebih banyak diarahkan untuk menginspirasi atau menggugah kesadaran untuk berinovasi. Contoh-contoh best practice atau success story seseorang menjadi bahan yang sangat penting untuk digunakan. Apalagi jika bahan tersebut mengandung efek dramatis yang dapat menggugah perasaan. Untuk meningkatkan penerimaan audience dalam suatu acara drum-up, seorang champion innovation perlu mengontekstualkan bahan-bahan yang dimiliki. Misalnya, jika akan melakukan drum up di kabupaten X, maka diupayakan menggali informasi-informasi kontekstual dari Kabupaten X. Bahan-bahan drum up yang mengandung prinsip-prinsip yang diuraikan di atas, dapat dilihat pada Lampiran 2. Untuk dapat menginspirasi, kepada para practicioner innovation (calon inovator) dalam suatu forum drum up, dapat diberikan beberapa pertanyaan yang mampu mengungkit semangat inovasi seperti: Bagaimana perasaan Anda/instansi jika menjadi model RB Nasional? Menjadi daerah termaju dan pusat pertumbuhan ekonomi indonesia? Menjadi benchmark dan barometer pembangunan daerah? Dan

menjadi daerah yang menghasilkan inovasi terbanyak dan terbaik di

indonesia? Dan, selanjutnya diteruskan dengan pertanyaan inginkah, mungkinkah, mampukah, maukah? Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

7

Jawaban dari pertanyaan di atas sangat mungkin terbentur oleh adanya blockset (hambatan/sumbatan) di antara para practicioner innovation dengan mitos inovasi yakni bahwa inovasi itu mahal, inovasi itu sulit, tidak memiliki ide, dan tidak tahu caranya berinovasi. Dalam menghancurkan blockset tersebut perlu ditunjukan dengan menyajikan antonim mitos dengan menyajikan berbagai evidence bahwa inovasi itu mudah, inovasi itu murah, banyak ide berinovasi, dan caranya sangat sederhana untuk berinovasi seperti kreatif, berpikir berbeda, berbuat berbeda, dan melakukan pembaharuan.

Tujuan Tahapan drum up ini

bertujuan untuk menginspirasi dan mengembangkan

semangat inovasi para practicioner innovation baik secara individu mapun kolektif. Dengan demikian, willingness to innovate atau kemauan berinovasi terbentuk dan merupakan modal awal untuk melanjutkan ke tahap-tahap pengelolaan laboratorium inovasi berikutnya.

Metode Mengingat fungsinya sebagai instrumen untuk menggugah semangat berinovasi, maka drum up dapat dilakukan dengan berbagai metode seperti sosialisasi, kuliah umum, visitasi ke instansi yang telah berhasil berinovasi, dan lain sebagainya. Selain berbagai metode tersebut, practicioner innovation dapat menggunakan aplikasi SINOLA guna meningkatkan semangat berinovasinya secara swadaya. Metode atau kombinasi metode apapun yang dipilih, pada gilirannya kompetensi champion innovation memainkan peranan yang sangat signifikan.

8


Pengantar Esensi inovasi administrasi negara adalah adanya kebaruan dalam pelaksanaan suatu tugas di sektor publik. Kebaruan sering dimaknai sebagai sesuai yang bersifat out of the box atau di luar kotak yang berarti sesuatu yang selama ini tidak pernah dipraktekkan. Tentu saja kebaruan-kebaruan tersebut muncul dari ide-ide kreatif dan proses berpikir kreatif, sehingga mampu meng-create, yaitu menciptakan sesuatu yang baru. Kemampuan suatu instansi

Diagnose

............ memunculkan

gagasan inovasi

ide /

untuk

menciptakan

gagasan oleh

suatu

baru

ditentukan

tingkat

kesiapan

instansi ini dalam berinovasi. Hubungan kesiapan

antara

tingkat

organisasi

berinovasi dengan kualitas

gagasan inovasi yang dihasilkan sangat erat. Instansi pemerintah yang kurang siap berinovasi dapat diprediksi bahwa kualitas gagasan inovasinya akan rendah. Mengacu pada keterkaitan kedua hal di atas, maka penting bagi champion innovation untuk terlebih dahulu mengetahui tingkat kesiapan suatu instansi pemerintah dalam berinovasi. Untuk mengetahui tingkat kesiapan berinovasi ini, terdapat 4 aspek yang perlu diukur secara akurat yaitu; (a) kepemimpinan, organisasi, sumberdaya manusia, dan implementasi kegiatan. Indikator masingmasing aspek ini dan tata cara mengukurnya dapat dilihat pada lampiran 3.


9

Oleh karena itu, tahap diagnose perlu dimaknai sebagai proses memfasilitasi caloncalon inovator (innovation practicioner) dari instansi pemerintah yang siap untuk berinovasi, untuk memunculkan ide-ide inovasi mereka. Pada tahap diagnose ini, terdapat dua cara yang dapat ditempuh untuk membantu champion innovation memunculkan potensi mereka dalam melahirkan ide-ide inovasi, yaitu berbasis masalah dan berbasis non-masalah. Pada cara yang berbasis masalah, seorang practicioner innovation menemukan ide inovasi dengan berangkat dari adanya permasalahan yang ditemukan dalam organisasinya. Cara ini dapat dianalogkan dengan seorang dokter yang melakukan diagnose terhadap seorang pasien. Tentu dia terlebih dahulu harus menentukan jenis penyakit dan kemudian menentukan tindakan yang harus dilakukan. Kesalahan dalam mendiagnosa organisasi dapat mengakibatkan kesalahan dalam menentukan penyakit organisasi yang berujung pada tindakan yang diambil juga keliru sehingga membahayakan organisasi. Cara mendiagnosa organisasi berbasis masalah ini dilakukan dengan tiga tahapan kegiatan yang berurut, yaitu inovator terlebih dahulu harus mengendalikan dirinya, atau menata niatnya bahwa ide inovasi yang akan dimunculkan sesungguhnya untuk kepentingan publik dan bukan kepentingan dirinya atau kelompok tertentu, kemudian menentukan tingkat kinerja organisasi, dan terakhir menentukan intervensi atau tindakan yang akan diambil. Intervensi atau tindakan inilah yang harus mengandung ide-ide kreatif yang memiliki unsur kebaruan. Dalam menentukan tingkat kinerja organisasi diagnosa ini, practicioner innovation perlu menentukan kesenjangan dengan mendeskripsikan kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan. Kesenjangan-kesenjangan tersebut bisa ditemukan pada unsur-unsur organisasi seperti output, proses, dan input organisasi. Berangkat dari kesenjangan tersebutlah, dapat dimunculkan ide-ide kreatif untuk menutup kesenjangan tersebut. Selain itu terdapat tools lain dalam mendiagnosa permasalahan organisasi seperti; (a) Pohon Masalah, (b) SWOT and TOWS Analysis, (c) Fishbone Diagram, (d) 5 Whys Analysis dan Force Field Analysis. Bahan-bahan

10


tentang cara mendiagnosa organisasi berbasis masalah ini dapat dilihat pada Lampiran 4 bagian Substansi Paparan Diagnose. Kedua adalah cara mendiagnosa organisasi yang berbasis non-masalah. Ide inovasi dengan cara ini dimunculkan dengan menggunakan teknik atau template berpikir kreatif. Dengan teknik ini, seorang practicioner innovation dapat menemukan ide kreatif secara langsung. Oleh karena itu, seorang practicioner innovation perlu menguasai teknik atau template tersebut. Beberapa template yang dapat dipergunakan adalah innovation shopping, analisis morfologi, berpikir terbalik, dan lain-lain. Pada Lampiran 4 bagian Substansi Paparan Diagnose, memperlihatkan berbagai teknik dan template berpikir kreatif. Ide-ide inovasi yang dihasilkan baik melalui teknik mendiagnosa organisasi maupun melalui teknik template berpikir kreatif perlu dikomunikasikan dengan kepala daerah atau pimpinan puncak tempat laboratorium inovasi dilaksanakan. Persetujuan mereka terhadap ide-ide inovasi dibutuhkan untuk melanjutkan proses inovasi ke tahap berikutnya yaitu tahap design. Seorang practicioner innovation wajib menjadikan persetujuan pimpinan puncak sebagai persyaratan ke tahap design.

Tujuan Tahap diagnose ini bertujuan untuk mengukur tingkat kesiapan instansi berinovasi dan memfasilitasi practicioner innovation untuk menemukan ide inovasi, yaitu gagasan-gagasan yang mengandung unsur kebaruan. Oleh practicioner innovation, ide inovasi ini diyakini dapat meningkatkan kinerja organisasinya.


11

Metode Untuk mencapai tujuan tahap diagnose, maka metode yang dipergunakan adalah workshop. Dengan metode ini, practicioner innovation akan bekerja, menggali potensi yang dimilikinya, dan mengerahkan segala kompetensinya untuk menemukan ide-ide inovasi. Dalam workshop ini berbagai tool diperkenalkan untuk dipergunakan. Pertama adalah beberapa tools dalam mendiagnosa permasalahan dan yakni : •

Pohon Masalah

•

SWOT and TOWS Analysis

•

Fishbone Diagram

•

5 Whys Analysis dan Force Field Analysis

Selain itu terdapat beberapa teknik atau template berfikir kreatif yaitu: •

Organizational diagnosis

•

Morphology analysis

•

Template/Fast idea generation

•

Innovation shopping

Setelah dilakukan workshop Diagnose oleh seorang champion innovation kepada innovation practicioner, maka akan dilanjutkan dengan proses validasi ide inovasi. Terdapat 2 pilihan metode validasi ide inovasi yakni; 1. Metode pertama adalah berupa kegiatan presentasi dan review ide inovasi yang telah dibuat oleh practicioner innovation di hadapan champion innovation, master innovation dan pejabat daerah terkait. Pada metode pertama ini, seorang champion dapat menilai dan memberikan saran atas ide inovasi yang dihasilkan oleh practicioner. 2. Metode kedua adalah berupa proses konsultasi (desk consultation) antara practicioner innovation kepada para champion innovation dan master innovation. Pada metode kedua ini, seorang practicioner innovation dapat

12


menerima masukan dari champion dan master secara tatap muka dan lebih mendalam atas ide inovasi yang dihasilkannya. Pada pelaksanaannya, seorang champion harus memilih salah satu metode tersebut guna menilai dan memperbaiki kualitas ide-ide inovasi yang digagas oleh practicioner innovation . Selain workshop, terdapat metode lain yang dapat digunakan practicioner innovation untuk meningkatkan kompetensinya dalam menciptakan ide inovasi. Metode tersebut adalah dengan menggunakan aplikasi SINOLA. Melalui aplikasi SINOLA, practicioner dapat mempelajari teknik mendiagnosa secara mandiri melalui bahan-bahan yang disediakan. Selain itu, practicioner innovation dapat menginput data ide inovasi sekaligus berkonsultasi dengan master dan champion innovation terkait pembuatan ide inovasi.


13

Pengantar Seperti halnya tahap diagnose, tahap design ini juga bersifat teknis, yaitu bagaimana menuangkan ide inovasi ke dalam suatu rancangan rencana aksi yang

DESAIN

............ MENYUSUN

RENCANA AKSI INOVASI

detail. Oleh karena itu, desain inovasi sangat penting karena akan

mendetailkan

langkah-

langkah mewujudkan ide inovasi yang sudah diperoleh. Penyusunan sebuah rencana aksi diperlukan dalam merencanakan

inovasi yang yang ingin diimplementasikan. Rencana aksi inovasi mengandung beberapa unsur yang kami rangkum dalam akronim ASKABB (Apa, Siapa, Kapan, Apa, Bagaimana, dan Berapa sebagai berikut: a) Apa saja langkah/kegiatan yang harus dilakukan untuk mewujudkan kondisi yang diharapkan; b) Siapa dan/atau dengan siapa langkah/kegiatan tersebut dilaksanakan; c) Kapan langkah/kegiatan tersebut dilaksanakan; d) Apa produk atau output pada setiap langkah/kegiatan tersebut; e) Bagaimana cara atau metode yang digunakan untuk menghasilkan output suatu kegiatan; f)

Berapa biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan/langkah tersebut dan dari manakah sumbernya

Tabel 1 di bawah ini dapat dipergunakan sebagai instrumen untuk menyusun rencana aksi inovasi. 14


Tabel 1 Rencana Aksi Inovasi NO

TAHAP

1

Perancangan

2

Pembuatan

3

Ujicoba

4

Implementasi

5

Monev

KEGIATAN

PELAKSANA

WAKTU

OUTPUT

METODE

BIAYA

Terdapat 5 tahap dalam pengelompokkan kegiatan/ aktivitas dalam pelaksanaan ide inovasi yakni (a) Perancangan Inovasi, (b) Pembuatan Inovasi, (c) Ujicoba Inovasi, (d) Implementasi Inovasi hingga (e) Monitoring dan Evaluasi Inovasi. Kegiatan yang masuk pada tahap Perancangan berisi berbagai kegiatan/ aktivitas administratif dan perencanaan awal sebelum inovasi tersebut dibuat. Selanjutnya, kegiatan yang masuk tahap Pembuatan Inovasi berisikan kegiatan/ aktivitas guna membentuk produk, sistem atau mekanisme kerja inovasi. Kemudian pada tahap Ujicoba dipaparkan segala kegiatan/aktivitas terkait pengujicobaan inovasi terbatas pada beberapa lokus atau daerah terpilih. Tahap Implementasi berisikan kegiatan/aktivitas dalam mengimplementasikan produk inovasi pada seluruh area atau masyarakat penerima layanan. Sedangkan pada tahap monitoring dan evaluasi

berisikan

kegiatan/aktivitas

yang

berfungsi

memonitoring

dan

mengevaluasi pelaksanaan inovasi. Contoh rencana aksi yang telah berisi kegiatan/ aktivitasnya dapat dilihat pada Lampiran 5 bagian Output Design. Perlu diketahui oleh setiap champion innovation bahwa rencana aksi inovasi sarat dengan pengetahuan teknis baik yang bersifat administratif atau manajerial maupun yang bersifat substantif. Oleh karena itu, untuk memastikan keakuratan dari rencana aksi ini, seorang practicioner innovation perlu didampingi oleh pihak atau lembaga yang memiliki keahlian (expertise) di bidang substantif tersebut. Misalnya, seorang practicioner innovation yang akan berinovasi di sektor pertanian Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

15

maka rencana aksinya perlu divalidasi oleh pihak atau lembaga yang memiliki keahlian di bidang pertanian. Di samping rencana aksi inovasi, seorang practicioner innovation perlu memetakan stakeholder dan menyusun strategi komunikasi untuk stakeholder. Hal ini tidak berlaku umum, namun hanya pada inovasi tertentu terutama yang memiliki stakeholder eksternal atau yang di luar jangkauan kewenangan practicioner innovation . Tujuan utama pemetaan stakeholder ini adalah sebagai alat bantu bagi practicioner innovation dalam menyusun strategi komunikasi terutama kepada stakeholder yang tidak diuntungkan oleh suatu inovasi. Stakeholder seperti ini memiliki kecenderungan resistensi yang tinggi terhadap inovasi dan karena itu kemungkinan besar akan menolak inovasi tersebut. Oleh karena itu, seorang champion innovation perlu menguasai teknik membangun koalisi yaitu kemampuan menyusun strategi komunikasi yang tepat untuk menggiring (framing) stakeholder tertentu yang menolak inovasi menjadi menerima inovasi. Metode pemetaan stakeholder dapat dilihat pada Lampiran 5. Rencana aksi inovasi dan pemetaan stakeholder (jika dibutuhkan) juga perlu terus dikomunikasikan dengan pimpinan puncak (Bupati, Walikota, Gubernur, Jabatan Pimpinan Tinggi) untuk mendapat persetujuan. Jika sudah disetujui, maka proses inovasi dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu tahap deliver atau pelaksanaan inovasi.

Tujuan Tahap design inovasi bertujuan untuk menghasilkan rencana aksi inovasi, termasuk pemetaan stakeholder berikut strategi komunikasinya jika diperlukan.

16


Metode Untuk menghasilkan rencana aksi dan/atau pemetaan stakeholder, maka tahap design inovasi ini menggunakan metode workshop. Dengan metode ini, practicioner innovation lah yang akan bekerja membuat rencana aksi tersebut. Champion innovation bertugas memfasilitasi mereka dengan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menghasilkan rencana aksi dan/atau pemetaan stakeholder. Setelah dilakukan workshop Design oleh seorang champion innovation kepada practicioner innovation, maka akan dilanjutkan dengan proses validasi rencana aksi inovasi. Terdapat 2 pilihan metode validasi rencana aksi inovasi yakni; 1. Metode pertama adalah berupa kegiatan presentasi dan review ide inovasi yang telah dibuat oleh practicioner innovation

di hadapan champion

innovation dan pejabat daerah terkait. Pada metode pertama ini, seorang champion dapat menilai dan memberikan saran atas ide inovasi yang dihasilkan oleh practicioner innovation . 2. Metode kedua adalah berupa proses konsultasi (desk consultation) antara practicioner innovation kepada para champion innovation. Pada metode kedua ini, seorang practicioner innovation dapat menerima masukan dari champion secra tatap muka dan lebih mendalam atas ide inovasi yang dihasilkannya. Pada pelaksanaannya, seorang champion harus memilih salah satu metode tersebut guna menilai dan memperbaiki kualitas rencana aksi inovasi yang dirancang oleh practicioner innovation. Selain workshop, terdapat metode lain yang dapat digunakan practicioner innovation untuk meningkatkan kompetensinya dalam menciptakan rencana aksi inovasi. Metode tersebut adalah dengan menggunakan aplikasi SINOLA. Melalui aplikasi SINOLA, practicioner dapat mempelajari teknik membuat rencana aksi secara mandiri melalui bahan-bahan yang disediakan. Selain itu, practicioner innovation dapat menginput data rencana aksi inovasi sekaligus berkonsultasi dengan master dan champion innovation terkait pembuatan rencana aksi tersebut.


17

Pengantar Tahap deliver atau tahap pelaksanaan inovasi merupakan tahap yang memiliki waktu yang cukup panjang. Jumlah kegiatan/langkah dan lamanya waktu pelaksanaan setiap kegiatan/langkah berkontribusi terhadap jangka waktu pelaksanaan suatu inovasi. Mungkin ada inovasi yang membutuhkan waktu beberapa bulan, satu tahun, bahkan beberapa tahun. Seorang champion innovation perlu memahami bahwa waktu pelaksanaan suatu inovasi tidak menjadi masalah. Practicioner innovation perlu diberi kebebasan untuk menentukan waktu

DELIVER

............ menginformasikan kepada berbagai pihak bahwa inovasi sudah mulai dilaksanakan

penyelesaian rencana

pelaksanaan aksi

kebutuhan

waktu

sesuai yang

diperlukan. Tahap deliver ini diawali dengan

pelaksanaan

launching atau peluncuran pelaksanaan inovasi. Bentuk

kegiatannya bisa bersifat formal seremonial namun bisa juga bersifat informal. Jika berbentuk formal seremonial, seorang champion innovation perlu memastikan penanda apa yang dipergunakan untuk menyatakan bahwa inovasi sudah mulai diluncurkan.

Penandanya

bisa

bervariasi

mulai

dari

pemukulan

gong,

penandatanganan rencana aksi, pengetukan palu, dan lain-lain. Intinya adalah

18


acara tersebut menginformasikan kepada berbagai pihak bahwa inovasi sudah mulai dilaksanakan. Peluncuran inovasi ini dikaitkan dengan kinerja practicioner innovation sehingga menjadi kontrak kinerja antara pimpinan puncak dengan practicioner innovation . Dengan demikian, acara peluncuran inovasi berupa acara penandatangan kontrak kinerja. Format kontrak kinerja yang dipergunakan hendaknya diserahkan kepada pihak yang melaksanakan inovasi. Namun, apabila ingin mengetahui contoh format kontrak kinerja dapat dilihat Lampiran 6. Selain peluncuran inovasi, dalam masa deliver ini, seorang champion innovation juga perlu melakukan monitoring terhadap pelaksanaan setiap langkah/kegiatan. Dengan menggunakan rencana aksi, seorang champion innovation perlu memantau progres pelaksanaan dari masing-masing langkah/kegiatan. Tujuan utama kegiatan monitoring ini adalah untuk memastikan inovator tetap disiplin melaksanakan langkah-langkah yang sudah direncanakan. Instrumen monitoring menggunakan instrumen rencana aksi yang sudah terisi lengkap sebagaimana terlihat pada Tabel 1 sehingga champion innovation cukup melakukan check dan recheck terhadap implementasi rencana aksi tersebut. Cara kedua dalam melakukan monitoring adalah dengan menggunakan form monitoring laboratorium inovasi. Seorang champion dapat mengecek progress dari pelaksanaan masing-masing langkah/kegiatan menggunakan form tersebut. Cara ketiga dalam melakukan monitoring secara virtual melalui Sistem Informasi Laboratorium Inovasi (SINOLA). Pada portal SINOLA ini, seorang champion dapat mengecek progress dari pelaksanaan masing-masing langkah/kegiatan inovasi melalui akun champion innovation yang mereka miliki. Segera setelah champion masuk menggunakan akun mereka, mereka dapat melihat bukti-bukti rencana aksi yang telah dikirim pada dalam panel history delivery1. Pada panel delivery tersebut akan nampak berapa kegiatan yang telah diunggah evidence pelaksanaannya oleh

1

Penjelasan terkait penggunaan SINOLA dapat diihat pada Manual Penggunaan SINOLA Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

19

practicioner innovation. Evidence tersebut bisa berupa dokumen, foto kegiatan dan foto produk output inovasi. Setiap permasalahan yang menyebabkan perlambatan atau bahkan kemandekan pelaksanaan inovasi perlu diatasi oleh champion innovation. Champion inovation perlu menyadari bahwa pada umumnya permasalahan dapat bersumber dari dimensi soft inovasi, yaitu willingness to innovate mengendor, sehingga semangat untuk mengerjakan inovasi menjadi menurun. Di samping itu, permasalahan juga bersumber dari ability to innovate yaitu inovator tidak memiliki pengetahuan (manajerial atau substantif) yang cukup untuk melaksanakan inovasi. Melalui kegiatan monitoring, champion innovation seyogianya dapat memahami sumber permasalahan dan memberikan solusi yang tepat. Kegiatan monitoring dapat dilakukan melalui pemantauan jarak jauh dengan menggunakan teknologi informasi melalui situs inovasi Lembaga Administrasi Negara. Jika diperlukan, pemantauan juga dapat dilakukan dengan memonitor pelaksanaan inovasi secara langsung di lapangan.

Tujuan Tahapan deliver bertujuan untuk melaksanankan inovasi sesuai dengan rencana aksi yang telah didesain. Pelaksanaan inovasi diawali dengan peluncuran inovasi dan dilanjutkan dengan monitoring untuk mengetahui berbagai kendala dan hambatan dalam implementasi inovasi serta memastikan pelaksanaan inovasi tetap berjalan hingga inovasi selesai.

Metode Selama deliver terdapat dua kegiatan utama yaitu peluncuran pelaksanaan inovasi dan monitoring inovasi. Peluncuran pelaksanaan inovasi dilakukan dengan acara seremonial yang dapat bersifat formal maupun informal. Sedangkan monitoring dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Secara langsung dilakukan antara lain dengan observasi dan survei lapangan. Sedangkan monitoring secara tidak langsung dengan menggunakan SINOLA atau berbagai media komunikasi online lainnya. 20


Pengantar

DISPLAY

ajang show off, blow your own trumpet, pengumuman .....

Untuk

mengumumkan stakeholder

kepada termasuk

kepada

masyarakat,

seorang

inovator perlu melaporkan kegiatan inovasi yang telah dilakukan.

Kegiatan

ini

disebut display dan merupakan salah satu bentuk akuntabilitas inovator kepada publik. Di samping itu, kegiatan display dimaksudkan sebagai ajang show off, blow your own trumpet, pengumuman kepada dunia luar bahwa Anda sebagai practicioner innovation sudah berbuat sesuatu untuk kepentingan publik. Dalam kegiatan ini, inovator memamerkan proses inovasi yang dilakukan. Jika memungkinkan, kegiatan ini juga memamerkan hasil inovasi apabila inovasi telah selesai dilaksanakan. Kegiatan display dapat dilakukan dalam berbagai bentuk kegiatan seperti pameran, talkshow, maupun seminar. Lalu apa saja yang dipamerkan atau ditampilkan dan bagaimana cara melakukannya?

Seorang champion innovation perlu

memastikan

bahwa

practicioner innovation melakukan pendokumentasian yang lengkap terutama dalam bentuk gambar atau foto. Inovator perlu memamerkan bagaimana kondisi awal sebelum inovasi dilakukan, kondisi setelah inovasi dilakukan atau kondisi Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

21

akhir setelah inovasi, dan milestones atau langkah yang ditempuh untuk mewujudkan inovasi. Semua informasi tersebut dapat ditampilkan oleh practicioner innovation dengan berbagai macam bentuk display yang informatif dan komunikatif, misalnya; (a) brosur, (b) pamflet, (c) banner atau x-banner, (d) penayangan video tentang inovasi, dan (e) bentuk media display lainnya. Tata-cara dan bentuk pendokumentasian inovasi untuk kebutuhan display dapat dilihat pada Lampiran 7. Untuk membuat kegiatan display lebih semarak, champion innovation dapat menambahkan kegiatan penilaian hasil inovasi dengan menghadirkan juri yang akan menentukan practicioner innovation mana yang menjadi pemenang. Dalam penjurian ini, dua kriteria perlu dipertimbangkan yaitu kebaruan yang terkandung dalam suatu inovasi dan keluasaan manfaat yang ditimbulkannya. Efektivitas kegiatan display tentu ditentukan oleh banyak jumlah pengunjung dan luasnya kegiatan tersebut diekspose di media. Oleh karena itu, inovator perlu mengundang sebanyak mungkin stakeholder untuk mengunjungi kegiatan Display ini, dan menghadirkan sebanyak mungkin media untuk meliputnya.

Tujuan Tujuan dari display inovasi adalah untuk memperkenalkan, menyosialisasikan, dan mendapatkan masukan stakeholders mengenai inovasi yang telah dilakukan sehingga ke depannya, inovasi dapat dilanjutkan dan dikembangkan menjadi lebih baik.

Metode Kegiatan Display dilakukan dalam beragam bentuk misalnya melalui (a) pameran inovasi, (b) talkshow inovasi, (c) seminar inovasi, atau gabungan dua atau ketiga hal ini.

22


Model berinovasi 5D yang berisi lima langkah dalam melaksanakan laboratorium inovasi administrasi yaitu drum up, diagnose, design, deliver, dan display merupakan model yang diperkenalkan oleh Lembaga Administrasi Negara dalam berinovasi di sektor publik. Seorang champion innovation perlu menguasai model ini terlebih dahulu sebelum turun ke lapangan melakukan fasilitasi atau pendampingan ke instansi pemerintah (pusat dan daerah) untuk melaksanakan kegiatan laboratorium inovasi. Model berinovasi 5D ini adalah jawaban konkret untuk memecahkan dua tantangan utama dalam berinovasi di sektor publik yaitu willingnes to inovate dan ability to innovate. Model berinovasi 5D diyakini dapat membuat pejabat instansi pemerintah dari tidak menyukai inovasi menjadi menyukai inovasi, melakukan inovasi, dan memiliki inovasi di instansi yang dipimpinnya. Untuk menjangkau pelaksanaan laboratorium inovasi ke seluruh instansi pemerintah mulai dari kementerian, lembaga, provinsi, kota dan kabupaten, kecamatan, bahkan kelurahan dan desa, Lembaga Administrasi Negara saat ini sedang membangun sistem pengelolaan laboratorium inovasi dengan menjadikan model berinovasi 5D sebagai inti yang akan menggerakkan sistem tersebut. Dimulai dari Lembaga Administrasi Negara di mana para innovation master bekerja akan membentuk tim champion inovation di setiap Pemerintah Provinsi, Kementerian, dan Lembaga. Para champion innovation inilah yang akan menggunakan model berinovasi 5D untuk membimbing para inovator (innovation practitioner) melakukan inovasi di kabupaten/kota dan unit organisasinya masing-masing. Selain itu, Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

23

Lembaga Administrasi Negara tengah mengembangkan sebuah Laboratorium Inovasi Virtual atau yang disebut dengan Sistem Informasi Laboratorium Inovasi Administrasi Negara (SINOLA). Melalui penggunaan SINOLA, penyelenggaraan laboratorium inovasi mampu diakselerasi ke lebih banyak daerah secara online. Dengan demikian, arus inovasi diharapkan akan lebih masif menjangkau seluruh instansi pemerintah pusat dan daerah di Indonesia. Tentu saja model berinovasi 5D beserta sistem pengelolaan laboratorium inovasi tersebut perlu diperlakukan sebagai model berinovasi yang dinamis. Pandangan kritis perlu terus diberikan agar kinerja model berinovasi ini dapat lebih di tingkatkan lagi dimasa-masa mendatang. Oleh karena itu, segala jenis kritikan konstruktif yang disampaikan akan kami apresiasi setinggi-tingginya.

24


Lampiran 1 PERSIAPAN PRA-LABORATORIUM INOVASI

Sebagaimana lazimnya penyelenggaraan suatu acara, laboratorium inovasi juga membutuhkan beberapa langkah persiapan sebelum dimulai pelaksanaannya. Persiapan ini cukup penting guna memastikan keberhasilan dalam pelaksanaan acara pada tiap tahap Laboratorium Inovasi. Persiapan laboratorium inovasi terdiri atas 2 aspek yakni legal dan teknis. Persiapan dari sisi legalitas ini berupa penyiapan dokumen yang bersifat legal-administratif sebagai basis kerjasama antara lembaga pembina Laboratorium Inovasi dengan pemerintah daerah sebagai penyelenggara Laboratorium Inovasi. Sedangkan persiapan secara teknis, berupa pembentukan struktur tim pelaksana pada pemerintah daerah yang menjadi mitra dalam penyelenggaraan Laboratorium Inovasi. Persiapan Legalitas Pada persiapan legalitas, perlu dibuat dokumen legal-administratif yang berfungsi sebagai landasan hukum kerjasama penyelenggaraan laboratorium inovasi oleh pemerintah daerah dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Dokumen yang dimaksud adalah Memorandum of Understanding (MoU) dan Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) antara Pemerintah Daerah dengan LAN. Dokumen MoU menjadi dasar yang legitimate bagi dua institusi, dalam hal ini LAN dan Pemerintah Daerah, untuk melakukan kerjasama dalam berbagai core business yang ditangani LAN, di antaranya diklat aparatur, kajian kebijakan, inovasi administrasi negara, dan penyelenggaraan pendidikan tinggi ilmu administrasi. Namun, pembuatan MoU ini tidak diperlukan apabila pemerintah daerah telah membuat MoU dengan LAN sebelumnya dan masih berlaku hingga tercapai kesepakatan pelaksanaan laboratorium inovasi.


25

Contoh MoU Kabupaten Kutai Kartanegara

26



27

28


Dokumen kedua yang diperlukan sebagai landasan hukum pelaksanaan laboratorium inovasi adalah Surat Perjanjian Kerjasama (SPK). SPK merupakan turunan dari MoU yang mengatur mengenai hal-ihwal mekanisme dan aturan main kerjasama di antara dua institusi untuk suatu bidang atau program tertentu, yang dalam hal ini laboratorium inovasi. Pembuatan SPK harus menyesuaikan dengan rancang bangun kemitraan laboratorium inovasi yang akan dilakukan oleh Pemerintah Daerah dengan LAN. Rancang bangun kemitraan tersebut sangat dipengaruhi oleh mekanisme penganggaran dan pembagian tugas pada masingmasing pihak dalam penyelenggaraan laboratorium inovasi. Sehingga dalam pembuatan SPK perlu komunikasi intensif antara kedua belah pihak terkait kontennya.

Komunikasi

ini

dapat

dibangun

secara

efektif

sepanjang

penyelenggaraan laboratorium inovasi apabila telah dibangun sebuah tim pelaksana laboratorium inovasi di daerah yang akan dijelaskan pada bagian selanjutnya.


29

Contoh Format Surat Perjanjian Kerjasama Lab Inovasi

30



31

32



33

34



35

Persiapan Teknis Aspek kedua yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan laboratorium inovasi adalah pembuatan tim pelaksana laboratorium inovasi di daerah yang disebut dengan Tim Daerah. Tim ini berperan sebagai sekretariat atau koordinator dalam pelaksanaan laboratorium inovasi pemerintah daerah. Beberapa tugas yang dilaksanakan oleh Tim Daerah antara lain; 1. Panitia penyelenggara acara setiap kali tim fasilitator LAN melakukan Workshop laboratorium inovasi pada tahap Drum-Up, Diagnose, dan Design, termasuk mengkoordinasikan peserta SKPD yang menjadi peserta laboratorium inovasi 2. Tim Daerah juga bertugas mempersiapkan segala sesuatunya ketika tim fasilitator LAN berkunjung ke lapangan dalam rangka Monitoring, atau Display Inovasi, termasuk mengkoordinasikan peserta SKPD yang menjadi peserta laboratorium inovasi; 3. Mengkoordinasikan pengumpulan semua dokumen yang diperlukan sepanjang proses pelaksanaan laboratorium inovasi (termasuk MoU dan SPK) ; 4. Sebagai Admin Daerah dalam portal Laboratorium Inovasi Virtual (SINOLA) 2; 5. Sebagai pihak penghubung yang menjembatani SKPD peserta laboratorium inovasi dengan LAN untuk segala urusan terkait penyelenggaraan laboratorium inovasi Tim Daerah sebaiknya dipilih berdasarkan unit atau SKPD pemerintah daerah yang memiliki

posisi

cukup

strategis

dalam

mengkoordinasikan

pelaksanaan

laboratorium inovasi. Bagian Organisasi Sekertariat Daerah merupakan salah satu contoh unit pemerintah daerah yang cukup strategis dalam mengontrol pelaksanaan laboratorium inovasi, terutama fungsi koordinasi peserta. Hal ini dapat

2

Penjelasan terkait peran Tim Teknis Daerah sebagai Admin Daerah SINOLA dapat dilihat pada manual penggunaan SINOLA

36


dilihat pada laboratorium inovasi Pemerintah Kota Yogyakarta pada tahun 2015, di mana pihak yang berperan sebagai Tim Daerah adalah Bagian Organisasi, Setda Kota Yogyakarta. Begitu pula dengan contoh pelaksanaan laboratorium inovasi di kabupaten Majalengka tahun 2015 di mana bagian organisasi juga berperan sebagai Tim Daerah. Tim Daerah juga sebaiknya unit atau SKPD pemerintah daerah yang berisikan individu-individu yang memiliki komitmen kuat dalam melaksanakan inovasi. Hal ini terlihat pada laboratorium inovasi Kabupaten Muara Enim tahun 2015, di mana BAPPEDA yang bertindak sebagai Tim Daerah. BAPPEDA merupakan unit yang cukup bersemangat dalam berinovasi sehingga mereka yang berperan sebagai leading sector dalam pelaksanan laboratorium inovasi Muara Enim. Selain itu, disarankan bahwa individu dalam Tim Daerah mengikuti Workshop Champion Innovation atau pelatihan fasilitator laboratorium inovasi yang diadakan LAN, sehingga dapat mendukung pelaksanaan laboratorium inovasi di daerahnya dengan lebih optimal. Unit atau SKPD yang menjadi Tim Daerah juga ikut serta sebagai peserta laboratorium inovasi. Pada semua daerah laboratorium inovasi di tahun 2015 dan 2016, Tim Daerah mereka juga ikut sebagai peserta laboratorium inovasi daerah. Posisi sebagai koordinator tidak lantas menghilangkan kesempatan unit atau SKPD tersebut sebagai peserta laboratorium inovasi. Tim Daerah juga sebaiknya mengandung cross-sector team berisikan individuindividu lintas SKPD/ unit di pemerintah daerah tersebut. Hal ini dapat dilihat pada penyelenggaraan Laboratorium Inovasi Kebumen, Kupang, dan Tarakan di tahun 2016 di mana Tim Daerah berisikan individu lintas instansi. Penggunaan individu lintas SKPD/ unit ini bertujuan untuk mempermudah koordinasi Tim Daerah dalam (a) mengundang SKPD/ unit peserta, (b) mengumpulkan dokumen, (c) membantu fasilitator (champion) laboratorium inovasi dalam memvalidasi ide atau rencana


37

aksi inovasi, (d) membantu fasilitator memonitoring implementasi inovasi, serta (e) kegiatan-kegiatan lainnya yang mungkin dbutuhkan. Persiapan teknis lainnya yang dibutuhkan dalam persiapan laboratorium inovasi adalah pertemuan awal antara pemerintah daerah yang ingin melaksanakan laboratorium inovasi dengan LAN sebagai champion innovation (fasilitator). Pertemuan ini dilakukan sebelum pelaksanaan laboratorium inovasi. Pertemuan awal ini diperlukan guna membahas kerangka kerja pelaksanaan antara lain; (a) pemahaman terkait penyelenggaraan laboratorium inovasi (b) skema anggaran, (c) pembagian tugas antara fasilitator Laboratorium Inovasi dengan Tim Daerah, (d) milestone jadwal pelaksanaan pada tiap tahap, (e) perancangan draft MoU dan SPK, dan (f) persiapan teknis lainnya yang dibutuhkan.

38


Lampiran 2 DRUM-UP

Persiapan Teknis Penyelenggaraan Tahap Drum-Up merupakan tahapan yang cukup penting dalam laboratorium inovasi. Pada tahap ini diharapkan dapat memacu semangat berinovasi dari SKPD peserta Laboratorium Inovasi. Pada tahap Drum-Up inilah biasanya dilaksanakan penandatanganan MoU antara Kepala LAN 3 dengan Kepala Daerah penyelenggara Laboratorium Inovasi. Kehadiran Kepala Daerah sangat penting dalam tahapan ini guna mendapatkan suntikan semangat berinovasi sekaligus mampu mengikat komitmen jajaran SKPD di bawahnya sebagai calon inovator. Selain itu, pada tahap ini juga dapat dilakukan penandatanganan komitmen berinovasi oleh Kepala Daerah dan SKPD Peserta Laboratorium Inovasi. Terdapat beberapa metode dalam Drum-Up antara lain sosialisasi, kuliah umum, visitasi ke instansi yang telah berhasil berinovasi, dan lain sebagainya. Pemilihan metode Drum-Up dapat didiskusikan terlebih dahulu antara Tim Daerah dengan fasilitator LAN. Tim Daerah harus mempersiapkan segala sesuatunya terkait dengan metode Drum-Up yang dipilih. Misalnya, apabila memilih metode visitasi ke perusahaan swasta maka Tim Daerah harus mempersiapkan segala sesuatu terkait visitasi baik biaya perjalanan peserta, surat-menyurat, dsb. Penyelenggaraan tahap Drum-Up biasanya digabung dengan tahap Diagnose dengan waktu pelaksanaan minimal 3 hari 4. Pada rentang waktu tersebut, hari pertama digunakan untuk workshop Drum-Up dan Diagnose, sedangkan hari berikutnya digunakan untuk penyajian atau konsultasi ide inovasi yang telah dibuat oleh peserta kepada fasilitator LAN.

3

Atau yang dapat menggantikannya seperti salah satu Deputi LAN Waktu penyelenggaraan tersebut dengan catatan belum memperhitungkan waktu perjalanan fasilitator LAN ke daerah 4


39

Substansi Paparan Drum-Up Apabila menggunakan metode kuliah umum, maka pada Fase Drum-Up Champion Innovation (fasilitator LAN) perlu mengontekstualkan bahan-bahan yang dimiliki. Misalnya, jika akan melakukan drum up di kabupaten X, maka diupayakan menggali informasi-informasi kontekstual terkait prestasi dan potensi berinovasi dari Kabupaten X. Berikut ini adalah beberapa slide contoh pemaparan informasi kontekstual lokus laboratorium inovasi.

40



41

Lampiran 3 Instrumen Penilaian Innovation Readiness Level (IRL)

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Dalam percaturan global, posisi Indonesia belum menggembirakan. Pada berbagai indeks internasional seperti daya saing, efektifitas pemerintahan, inovasi, kemudahan berusaha, dan sebagainya, Indonesia masih menempati urutan yang rendah, bahkan di tingkat negara-negara Asia Tenggara sekalipun. Kinerja pemerintahan yang rendah ini menimbulkan permasalahan sosial yang memprihatinkan seperti jumlah penduduk miskin, pengangguran, kekurangan gizi, kematian ibu dan anak yang masih signifikan. Kondisi di atas ironis dengan potensi yang dimiliki oleh bangsa Indonesia untuk sejahtera, yang ditandai dengan kekayaan alam yang melimpah, potensi sumber daya manusia, peluang pasar yang besar dan proses demokrasi yang relatif stabil. Namun prakondisi yang sudah terpenuhi itu belum mampu dikelola secara inovatif oleh pemerintah. Instansi pemerintah belum mampu menghasilkan cara kerja dan produk yang inovatif yang mampu membawa kesejahteraan bagi masyarakat bangsa Indonesia. Untuk mengejar ketertinggalan ini, Indonesia tidak bisa lagi mengandalkan cara-cara kerja yang sifatnya business as usual, melainkan harus diganti dengan cara kerja yang inovatif, yaitu suatu cara kerja baru yang akan menghasilkan produk baru yang membawa manfaat yang dapat dirasakan secara lebih luas dan lebih cepat. Oleh karena itu, inovasi adalah satusatunya pilihan untuk menjawab permasalahan ini. Pemerintah Indonesia menyadari sepenuhnya urgensi inovasi di sektor publik. Pada Tahun 2013, Presiden menyetujui kelembagaan Lembaga Administrasi Negara yang mengusung inovasi dengan membentuk satu kedeputian baru yaitu Deputi Inovasi Administrasi Negara melalui Peraturan Presiden Nomor 57 Tahun 2013. Kemudian pada Tahun 2014, UndangUndang 23 Tahun tentang Pemerintahan Daerah diterbitkan dengan salah satu fokusnya adalah inovasi daerah. Selanjutnya, di Buku RPJMN yang terbit 42


di Tahun 2015, inovasi merupakan esensi yang kerapkali disebut ketika dibutuhkan proses akselarasi dalam membangun sektor tertentu. Tentu semua pihak perlu menyadari bahwa inovasi yang unggul di sektor publik tentu tidak muncul begitu saja. Ibarat inovasi itu sebagai sebuah tanaman tentulah dibutuhkan lahan yang subur. Bibit inovasi tentulah sulit tumbuh dan berkembang di lahan tandus yang gersang dan berbatu-batu. Tingkat kesiapan instansi pemerintah dalam berinovasi perlu diketahui lebih terlebih dahulu sebelum organisasi ini diajak berinovasi di sektor publik. Oleh karena itu, pengukuran Innovation Readiness Level, yang selanjutnya disingkat IRL, atau pengukuran tingkat kesiapan instansi pemerintah dalam berinovasi menjadi sebuah kebutuhan. Pengukuran dilakukan dengan cara menilai kesiapan aspek organisasi seperti visi kepemimpinan, kemampuan organisasi berkolaborasi, budaya kerja sumberdaya manusia, dan keterukuran implementasi pelaksanaan kegiatan . Dengan memahami peta kesiapan masing-masing aspek ini, maka akan memudahkan instansi pemerintah tersebut dalam melaksanakan pembenahan-pembenahan internal menuju instansi pemerintah yang inovatif. B. Tujuan Panduan IRL ini bertujuan untuk: 1. mengukur dan menentukan tingkat kesiapan suatu instansi pemerintah dalam berinovasi; 2. mengidentifikasi aspek-aspek organisasi yang masih memerlukan penguatan agar instansi pemerintah tersebut dapat lebih siap dalam berinovasi; 3. membantu instansi pemerintah dalam menyusun strategi peningkatan kapasitas internalnya menuju instansi pemerintah yang siap berinovasi.


43

C. Manfaat

Dengan tuntutan masyarakat yang begitu tinggi akan peningkatan kesejahteraan dan peningkatan kualitas pelayanan publik, setiap instansi pemerintah dituntut untuk menjadi instansi pemerintah yang inovatif. Kehadiran Panduan IRL ini dapat membantu setiap instansi pemerintah untuk menyusun strategi pengembangan kapasitas menuju instansi pemerintah yang siap berinovasi, dan selanjutnya menjadi instansi pemerintah yang inovatif. Dengan demikian, Panduan ini berkontribusi dalam menjawab kebutuhan masyarakat.

BAB II TINGKAT KESIAPAN BERINOVASI A. Tingkat Kesiapan IRL adalah sebuah sistem pengukuran yang bertujuan untuk menentukan tingkat kesiapan suatu instansi pemerintah dalam melaksanakan inovasi administrasi negara. Panduan IRL ini menetapkan tingkat kesiapan suatu instansi pemerintah dalam berinovasi ke dalam empat tingkat atau level, yaitu: Level 4, yaitu Sangat Siap, dengan rentang nilai 84 ≤ 100 Level 3, yaitu Siap, dengan rentang nilai 68 – 84 Level 2, yaitu Cukup Siap, dengan rentang nilai 51 – 67 Level 1, yaitu Kurang Siap, dengan rentang nilai ≤ 50 Instansi pemerintah yang IRL-nya berada pada level I dan 2 tidak kondusif untuk melaksanakan inovasi. Oleh karena itu, instansi pemerintah ini terlebih dahulu perlu mengembangkan kapasitas internalnya.

44


B. Deskripsi Tingkat Kesiapan Panduan IRL ini mengukur tingkat kesiapan instansi pemerintah dalam berinovasi dengan melakukan penilaian terhadap empat aspek yaitu: a) kepemimpinan dengan parameter visi kepemimpinan; b) organisasi dengan parameter kolaborasi organisasi dengan organisasi eksternal; c) sumber daya manusia dengan parameter budaya kerja; dan implementasi dengan parameter pengukuran kinerja. Dengan mengacu pada empat aspek tersebut, masing-masing level dapat dideskripsikan sebagai berikut: INNOVATION READINESS LEVEL

Level 4: Sangat Siap

Level 3: Siap

Level 2: Cukup Siap

Level 1: Kurang Siap

DESKRIPSI Organisasi sangat siap untuk berinovasi yang ditandai dengan adanya ambisi pemimpin untuk memberi manfaat kepada stakholder, kerjasama secara luas hingga internasional, adanya budaya kerja inovatif dalam pengelolaan sumberdaya manusia, dan pengukuran kinerja hingga outcome. Organisasi siap untuk berinovasi yang ditandai dengan adanya ambisi pemimpin untuk memberi manfaat kepada organisasi, kerjasama secara luas hingga regional, adanya budaya kerja inovatif dalam pengelolaan sumberdaya manusia pada sebagian besar unit kerja, dan pengukuran kinerja hingga output. Organisasi cukup siap untuk berinovasi yang ditandai dengan adanya kemauan pemimpin untuk memberi manfaat kepada sebagian besar unit kerja, kerjasama yang terbatas pada tingkat nasional, budaya kerja inovatif dalam pengelolaan sumberdaya manusia hanya pada sebagian kecil unit kerja, dan pengukuran kinerja hanya sampai proses. Organisasi tidak siap untuk berinovasi karena pemimpin tidak memiliki visi; tidak ada kerjasama dengan organisasi lain, tidak ada budaya kerja inovatif, dan tidak ada pengukuran kinerja sama sekali.


45

BAB III ASPEK DAN INDIKATOR A. Aspek Kesiapan Instansi Pemerintah Untuk mengukur tingkat kesiapan instansi pemerintah dalam berinovasi, terdapat empat aspek atau unsur organisasi yang dinilai. Keempat aspek tersebut adalah: 1. Kepemimpinan, 2. Organisasi, 3. Sumberdaya Manusia, dan 4. Implementasi. Untuk efektivitas penilaian, maka ditetapkan parameter untuk masing-masing aspek, yaitu: 1. Aspek kepemimpinan dengan fokus parameter pada visi, 2. Aspek organisasi dengan fokus parameter pada kolaborasi eksternal, 3. Aspek sumber daya manusia dengan fokus parameter pada budaya kerja, dan 4. Aspek implementasi dengan fokus parameter pada keterukuran kinerja. Dengan mengacu pada parameter tersebut, Panduan IRL ini menurunkan masingmasing aspek ke dalam empat level secara berjenjang mulai dari level sangat siap, siap, cukup siap, sampai pada level kurang siap. Keempat level ini mengikuti sistem level yang telah ditetapkan, sebagaimana diuraikan pada Bab II sebelumnya. Keterkaitan antara aspek dengan keempat level turunannya dapat dilihat pada tabel berikut:

Aspek/Level

Kepemimpinan dan Visi Organisasi dan Kolaborasi Sumberdaya Manusia dan Budaya Kerja Implementasi dan Pengukuran B. Indikator 46


Level 4: Level 3: Sangat Siap Siap

Level 2: Level 1: Cukup Kurang Siap Siap

Dari setiap aspek, panduan IRL ini menurunkan sejumlah indikator. Indikator masing-masing aspek adalah sebagai berikut: 1. Indikator dari aspek kepemimpinan adalah: a. Visi Indikator visi ini menilai sejauh mana ambisi pemimpin untuk membawa manfaat kepada stakeholder dan organisasinya. b. Sinergi Internal Indikator sinergi internal menilai kemampuan pemimpin dalam mensinergikan unit-unit kerja dalam organisasinya. c. Pelaku Inovasi Indikator pelaku inovasi ini menilai kemampuan pemimpin memfasilitasi lahirnya innovator-inovator di organisasinya. 2. Indikator dari aspek organisasi adalah: a. Kolaborasi dengan instansi pemerintah Indikator ini menilai kemampuan organisasi dalam membangun kerjasama eksternal dengan instansi pemerintah. b. Kolaborasi dengan swasta Indikator ini menilai kemampuan organisasi dalam membangun kerjasama eksternal dengan swasta. c. Kolaborasi dengan perguruan tinggi Indikator ini menilai kemampuan organisasi dalam membangun kerjasama eksternal dengan perguruan tinggi. d. Kolaborasi dengan masyarakat sipil Indikator ini menilai kemampuan organisasi dalam membangun kerjasama eksternal dengan masyarakat sipil. 3. Indikator dari aspek sumberdaya manusia adalah a. Keragaman sumber daya manusia Indikator ini menilai keragaman sumber daya manusia dilihat dari disiplin ilmu, suku, agama, gender. b. Kompetensi sumber daya manusia Indikator minilai intensitas pengembangan kompetensi yang dialami oleh sumberdaya manusia. c. Pemberian reward Indikator ini menilai adanya reward yang diberikan kepada sumber daya manusia yang inovatif. d. Komitmen sumber daya manusia Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

47

Indikator ini menilai tingkat komitmen sumberdaya manusia terhadap pemecahan masalah organisasi. 4. Indikator dari aspek implementasi, adalah: a. Ketersediaan anggaran Indikator ini menilai ketersediaan anggaran dalam suatu instansi pemerintah. b. Ketersediaan fasilitas Indikator ini menilai ketersediaan sarana dan prasarana dalam pelaksanaan kegiatan organisasi. c. Jadwal pelaksanaan kegiatan Indikator ini menilai adanya perencanaan yang komprehensif sebelum suatu kegiatan dilaksanakan. d. Pengukuran kinerja Indikator ini menilai adanya sistem manajemen kinerja pada suatu instansi pemerintah. Setiap indikator di atas juga diturunkan ke dalam empat level, mulai dari deskripsi indikator untuk level sangat siap (Level 4), siap (Level 3) , cukup siap (Level 2) sampai dengan deskripsi indikator untuk level kurang siap (Level 1). Keterkaitan antara masing-masing indikator dengan ke empat level turunannya dapat dilihat pada tabel berikut

1. Aspek Kepemimpinan Indikator/ Level

48

Level 4

Level 3

Level 2

Level 1

1. Visi

Terdapat visi yang membawa manfaat bagi stakehol der

Terdapat visi yang membawa manfaat bagi organisasi

Terdapat visi yang membawa manfaat bagi sebagian kecil unit organisasi nya

2. Sinergi internal

Terdapat sinergi

Terdapat sinergi

Terdapat visi yang membawa manfaat bagi sebagian besar unit organisasi nya Terdapat sinergi


Tidak terdapat

internal pada semua unit kerja. 3. Pelaku Inovasi

Inovasi dilakukan oleh semua unit kerja.

internal pada sebagian besar unit kerja. Inovasi dilakukan oleh sebagian besar unit kerja

internal pada sebagian unit kerja.

sinergi internal.

Inovasi dilakukan oleh sebagian kecil unit kerja

Inovasi dilakukan individu.

2. Aspek Organisasi

Indikator/ Level 1. Kolaborasi dengan instansi pemerin tah

Level 4

Level 3

Level 2

Level 1

Terdapat kerjasama dengan instansi pemerintah dalam negara, regional, internasio

Terdapat kerjasama dengan instansi pemerintah dalam negara, regional,

Terdapat kerjasama dengan instansi pemerintah dalam negara,

Tidak terdapat kerjasama dengan organisasi eksternal

Terdapat kerjasama dengan pihak swasta dalam negara, regional/

Terdapat kerjasama dengan pihak swasta dalam negara.

Tidak terdapat kerjasama dengan pihak swasta.

nal 2. Kolaborasi Terdapat dengan kerjasama pihak dengan swasta pihak swasta dalam negara, regional, & internasio


49

nal

Internasio nal.

3. Kolaborasi Terdapat dengan kerjasama perguruan dengan tinggi perguruan tinggi dalam negara, regional,int ernasional

Terdapat kerjasama dengan perguruan tinggi dalam negara, regional.

Terdapat kerjasama dengan perguruan tinggi dalam negara.

Tidak terdapat kerjasama dengan perguru

4. Kolaborasi Terdapat dengan kerjasama masyaraka dengan t sipil masyarakat sipil dalam negara, regional, internasio

Terdapat kerjasama dengan masyarakat sipil dalam negara, regional.

Terdapat kerjasama dengan masyarakat sipil dalam negara.

Tidak terdapat kerjasama dengan masyara

an tinggi.

kat sipil .

nal

3. Aspek Sumber Daya Manusia

50

Indikator/ Level

Level 4

Level 3

Level 2

Level 1

1. Keraga man sumber daya manusia

Terdapat keragaman discipline ilmu, suku, agama, gender, usia.

Terdapat keragaman discipline ilmu, suku, agama.

Terdapat keragaman discipline ilmu.

Tidak terdapat keragaman discipline ilmu, suku, agama,


gender, usia. 2. Kompe tensi sumber daya manusia

Pengemba ngan kompetensi pegawai 80 jam per tahun



Pengemba ngan kompetensi pegawai kurang dari 20 jam per tahun

3. Pemberian Terdapat reward reward bagi innovator berupa sertifikat, kenaikan pangkat, dan insentif.

Terdapat reward bagi innovator berupa sertiifikat, kenaikan pangkat.

Terdapat reward bagi innovator berupa kenaikan pangkat.

Terdapat reward bagi innovator berupa sertifikat.

4. Komitmen Terdapat sumber pegawai daya pada manusia seluruh unit kerja yang memberi

Terdapat pegawai pada sebagian besar unit kerja yang memberi

Terdapat pegawai pada sebagian kecil yang memberi

Tidak terdapat pegawai yang memberi

kan alternative solusi terhadap masalahan organisasi





51

4. Aspek Implementasi Indikator/ Level

52

Level 4

Level 3

Level 2

1. Ketersedi aan anggaran

Terdapat anggaran pelaksnaan kegiatan pada kesemua unit kerja Terdapat teknologi informasi pada kesemua unit kerja

3. Jadwal pelaksa naan kegiatan

Terdapat jadwal pelaksana an kegiatan pada semua unit kerja.

Terdapat anggaran pelaksaan kegiatan pada sebagian kecil unit kerja Terdapat teknologi informasi pada sebagian kecil unit kerja Terdapat jadwal pelaksana an kegiatan pada sebagian kecil unit kerja

Tidak terdapat anggaran pelaksana an kegiatan.

2. Ketersedi aan Teknologi informasi

Terdapat anggaran pelaksana an kegiatan pada sebagian besar unit kerja Terdpat teknologi informasi pada sebagian besar unit kerja Terdapat jadwal pelaksana an kegiatan pada sebagian besar unit kerja.

4. Penguku ran kinerja

Terdapat penguku ran kinerja Input, proses, output, outcome.

Terdapat penguku ran kinerja Input, proses, output.

Terdapat penguku ran kinerja Input, proses.

Tidak terdapat penguku ran kinerja.


Level 1

Tidak terdapat teknologi informasi

Tidak terdapat jadwal pelaksana an kegiatan.

BAB IV MEKANISME PENILAIAN A. Tim Penilai Penilaian IRL dilaksanakan oleh sebuah Tim Penilai. Untuk menjaga obyektivitas, Tim Penilai IRL berasal dari Lembaga Administrasi Negara dan Instansi Pemerintah yang akan diukur IRL-nya. Pelibatan kedua unsur dalam Tim Penilai ini dapat menghadirkan mekanis check and balance. Tim Penilai dari instansi pemerintah yang akan dinilai IRL-nya bertugas untuk mengumpulkan data dan evidence untuk masing-masing indikator aspek dan memberikan penilaian yang bersifat self-assesment. Sedangkan Tim Penilai dari Lembaga Administrasi Negara, bertugas menilai keabsahan data dan evidence, memperhatikan nilai self-assesment, dan memberikan nilai final. B. Tata Cara Penilaian Penilaian IRL dilaksanakan secara berjenjang mulai dari penilaian indikator, penilaian aspek, sampai kepada penilaian akhir atau penilaian IRL. 1. Penilaian Indikator

Penilaian setiap indikator didasarkan pada evidence atau bukti . Bukti yang kuat adalah dokumen. Oleh karena itu, pernyataan-pernyataan lisan dari responden pada akhirnya tetap harus dibuktikan dengan dokumen. Berikut adalah dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk menilai setiap indikator:


53

a. Aspek Kepemimpinan dan Visi Indikator

54

Bukti

1. Visi

1. Dokumen Renstra 2. Naskah Pidato 3. Transkrip Rekaman

2. Sinergi internal

1. Dokumen pelaksanaan kegiatan 2. Notulen Rapat 3. Foto pelaksanaan kegiatan 4. Video pelaksanaan kegiatan 5. Daftar hadir rapat 6. Transkrip rekaman


Tata Cara Penilaian 1. Organisasi berada pada level 4, apabila • terdapat visi yang secara tegas menyatakan untuk peningkatan pelayanan kepada stakeholder/masyarakat 2. Organisasi berada pada level 3, apabila • terdapat visi secara tegas menyatakan untuk pembenahan internal unit organisasi. 3. Organisasi berada pada level 2, apabila • Terdapat visi secara tegas menyatakan untuk pembenahan internal sebagian besar unit kerja. 4. Organisasi berada pada level 1, apabila • Terdapat visi yang secara tegas menyatakan untuk pembenahan internal sebagian kecil unit kerja. 1. Organisasi berada pada level 4, apabila • Terdapat kegiatan yang melibatkan seluruh unit kerja. 2. Organisasi berada pada level 3, apabila • Terdapat kegiatan yang melibatkan sebagian besar unit kerja. 3. Organisasi berada pada level 2, apabila • Terdapat kegiatan yang melibatkan sebagian kecil unit kerja 4. Organisasi berada pada level 1, apabila • Setiap unit kerja melaksanakan tugasnya sendiri-sendiri tanpa sinergi dengan unit kerja lain.

3. Pelaku Inovasi

Dokumentasi inovasi

1. Organisasi berada pada level 4, apabila • Terdapat pelaku inovasi pada seluruh unit kerja 2. Organisasi berada pada level 3, apabila • Terdapat pelaku inovasi pada sebagian besar unit kerja 3. Organisasi berada pada level 2, apabila • Terdapat pelaku inovasi pada sebagian kecil unit kerja 4. Organisasi berada pada level 1, apabila • Tidak ada pelaku inovasi.

b. Aspek Organisasi dan Kolaborasi Indikator 1. Kolabora si dengan instansi pemerin tah

Bukti 1. Memorandum Of Understan ding 2. Surat Perjanjian Kerjasama 3. Undangan untuk Kerjasama 4. Foto kegiatan 5. Video kegiatan

Tata Cara Penilaian 1. Organisasi berada pada level 4, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional • Regional • Internasional 2. Organisasi berada pada level 3, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional • Regional 3. Organisasi berada pada level 2, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional 4. Organisasi berada pada level 1, apabila tidak terdapat kerjasama.


55

56

2. Kolabora si dengan pihak swasta

1. Memorandum Of Understan ding 2. Surat Perjanjian Kerjasama 3. Undangan untuk Kerjasama 4. Foto kegiatan 5. Video kegiatan

1. Organisasi berada pada level 4, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional • Regional • Internasional 2. Organisasi berada pada level 3, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional • Regional 3. Organisasi berada pada level 2, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional 4. Organisasi berada pada level 1, apabila tidak terdapat kerjasama.

3. Kolabora si dengan perguru an tinggi

1. Memorandum Of Understan ding 2. Surat Perjanjian Kerjasama 3. Undangan untuk Kerjasama 4. Foto kegiatan 5. Video kegiatan

1. Organisasi berada pada level 4, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional • Regional • Internasional 2. Organisasi berada pada level 3, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional • Regional 3. Organisasi berada pada level 2, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional 4. Organisasi berada pada level 1, apabila tidak terdapat kerjasama.

4. Kolabora si dengan masyara kat sipil

1. Memorandum Of Understan ding 2. Surat Perjanjian Kerjasama

1. Organisasi berada pada level 4, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional • Regional • Internasional


3. Undangan untuk Kerjasama 4. Foto kegiatan 5. Video kegiatan

2. Organisasi berada pada level 3, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional • Regional 3. Organisasi berada pada level 2, apabila terdapat kerjasama dalam skala: • Nasional 4. Organisasi berada pada level 1, apabila terdapat kerjasama dalam skala:

c. Aspek Sumber Daya Manusia dan Budaya Kerja Indikator 1. Keraga man sumber daya manusia

Bukti 1. Data kepegawaian 2. Biodata pegawai

Tata Cara Penilaian 1. Organisasi berada pada level 4, apabila terdapat keragaman: • Discipline ilmu, • Suku, • Agama, • Gender, • Usia 2. Organisasi berada pada level 3, apabila terdapat keragaman: • Discipline ilmu, • Suku, • Agama, 3. Organisasi berada pada level 2, apabila terdapat keragaman • Discipline ilmu, 4. Organisasi berada pada level 1, apabila tidak terdapat keragaman: • Discipline ilmu, • Suku, • Agama, • Gender, • Usia Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

57

58

2. Kompe tensi sumber daya manusia

1. Surat penugasan mengikuti pelatihan; 2. Surat penugasan mengikuti rapat 3. Surat penugasan melaksanaka n tugas pada instansi lain 4. Foto kegiatan rapat/berbagi pengetahuan

3. Pemberi an reward

1. Surat Keputusan; 2. Sertifikat 3. Bukti Insentif 4. Foto 5. Video

4. Komit men sumber

1. Telaahan staf 2. Notulen 3. Video


1. Organisasi berada pada level 4, apabila rata-rata alokasi waktu pengembangan kompetensi pegawai: • Sebanyak 80 jam pelajaran atau lebih per tahun. 2. Organisasi berada pada level 3, apabila rata-rata alokasi waktu pengembangan kompetensi pegawai: • Sebanyak 40 jam pelajaran per tahun. 3. Organisasi berada pada level 2, apabila rata-rata alokasi waktu pengembangan kompetensi pegawai: • Sebanyak 20 jam pelajaranper tahun. 4. Organisasi berada pada level 1, apabila rata-rata alokasi waktu pengembangan kompetensi pegawai: • Kurang dari 20 jam pelajaran per tahun. 1. Organisasi berada pada level 4, apabila terdapat reward bagi innovator berupa: • Sertifikat • Kenaikan pangkat • Insentif finansial 2. Organisasi berada pada level 3, apabila terdapat reward bagi innovator berupa: • Sertifikat • Kenaikan pangkat 3. Organisasi berada pada level 2, apabila terdapat reward bagi innovator berupa: • Sertifikat 4. Organisasi berada pada level 1, apabila tidak terdapat reward sama sekali bagi innovator. 1. Organisasi berada pada level 4, apabila • Terdapat pegawai yang aktif mengidentifikasi masalah dan/atau

daya manusia

memberikan solusi. Pegawai seperti ini terdapat pada semua unit kerja. 2. Organisasi berada pada level 3, apabila • Terdapat pegawai yang aktif mengidentifikasi masalah dan/atau memberikan solusi. Pegawai seperti ini terdapat pada sebagian besar unit kerja. 3. Organisasi berada pada level 2, apabila • Terdapat pegawai yang aktif mengidentifikasi masalah dan/atau memberikan solusi. Pegawai seperti ini terdapat pada sebagian kecil unit kerja 4. Organisasi berada pada level 1, apabila • tidak ada pegawai yang peduli terhadap masalah organisasi.

d. Aspek Implementasi dan Pengukuran Indikator 1. Keterse diaan anggaran

Bukti

Tata Cara Penilaian

Alokasi Anggaran

1. Organisasi berada pada level 4, apabila • Terdapat anggaran pelaksanan kegiatan pada semua unit kerja. 2. Organisasi berada pada level 3, apabila • Terdapat anggaran kegiatan pada sebagian besar unit kerja. 3. Organisasi berada pada level 2, apabila • Terdapat anggaran pelaksanaan kegiatan pada sebagian kecil unit kerja. Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

59

4. Organisasi berada pada level 1, apabila • Tidak ada alokasi anggaran pelaksanaan kegiatan sama sekali.

60

2. Keterse diaan Fasilitas

Daftar Inventaris Kantor

1. Organisasi berada pada level 4, apabila • Terdapat teknologi informasi pada semua unit kerja. 2. Organisasi berada pada level 3, apabila • Terdapat teknologi informasi pada sebagian besar unit kerja. 3. Organisasi berada pada level 2, apabila • Terdapat teknologi informasi pada sebagian kecil unit kerja 4. Organisasi berada pada level 1, apabila • Tidak terdapat teknologi informasi sama sekali.

3. Jadwal pelaksan aan kegiatan

Jadwal pelaksanaan kegiatan.

1. Organisasi berada pada level 4, apabila • Terdapat jadwal pelaksanaan kegiatan pada semua unit kerja. 2. Organisasi berada pada level 3, apabila • Terdapat jadwal pelaksanaan kegiatan pada sebagian besar unit kerja. 3. Organisasi berada pada level 2, apabila • Terdapat jadwal pelaksanaan kegiatan pada sebagian kecil unit kerja 4. Organisasi berada pada level 1, apabila • Tidak terdapat jadwal pelaksanaan kegiatan sama sekali.


4. Penguku ran kinerja

1. Hasil pengumpulan data 2. Hasil pengolahan data 3. Hasil pengukuran

1. Organisasi berada pada level 4, apabila terdapat pengukuran kinerja: • Input • proses • output • outcome. 2. Organisasi berada pada level 3, apabila terdapat pengukuran kinerja: • Input • proses • output 3. Organisasi berada pada level 2, apabila terdapat pengukuran kinerja: • Input • proses 4. Organisasi berada pada level 1, tidak terdapat pengukuran kinerja sama sekali.

2. Rekapitulasi Nilai Akhir Untuk mendapatkan nilai akhir guna menentukan tingkat IRL, maka terlebih dahulu nilai aspek ditentukan sebagai berikut:

a. Jumlah nilai akhir aspek kepemimpinan dihitung berdasarkan nilai total atau keseluruhan indikator dibagi dengan jumlah indikator, dengan menggunakan formulir berikut: No

Indikator

1.

Visi

2.

Sinergi Internal

3.

Pelaku Inovasi

Nilai

Total nilai indikator Nilai akhir aspek


61

b. Jumlah nilai akhir aspek organisasi dihitung berdasarkan nilai total atau keseluruhan indikator dibagi dengan jumlah indikator, dengan menggunakan formulir berikut: No

Indikator

Nilai

1.

Kolaborasi dengan instansi pemerintah

2.

Kolaborasi dengan pihak swasta

3.

Kolaborasi dengan perguruan tinggi

4.

Kolaborasi dengan masyarakat sipil Total nilai indikator Nilai akhir aspek

c. Jumlah nilai akhir aspek sumber daya manusia dihitung berdasarkan nilai total atau keseluruhan indikator dibagi dengan jumlah indikator, dengan menggunakan formulir berikut: No

Nilai

Indikator

1.

Keragaman sumberdaya manusia

2.

Kompetensi sumberdaya manusia

3.

Pemberian reward

4.

Komitmen sumberdaya manusia Total nilai indikator Nilai akhir aspek

62


d. Jumlah nilai akhir aspek implementasi dihitung berdasarkan nilai total atau keseluruhan indikator dibagi dengan jumlah indikator, dengan menggunakan formulir berikut: No

Indikator

1.

Ketersediaan anggaran

2.

Ketersediaan Fasilitas

3.

Jadwal pelaksanaan kegiatan

4.

Pengukuran kinerja

Nilai

Total nilai aspek Nilai akhir aspek

Dengan mengacu pada nilai akhir aspek di atas, maka nilai akhir IRL dapat dihitung. Nilai akhir IRL dihitung berdasarkan nilai total atau keseluruhan aspek dibagi dengan jumlah aspek, dengan menggunakan formulir berikut: No 1.

Aspek Kepemimpinan

2.

Organisasi

3.

Sumberdaya Manusia

4.

Implementasi

Nilai

Total nilai IRL Nilai akhir IRL


63

3. Penetapan Nilai Akhir

Berdasarkan Nilai Akhir IRL di atas, maka tingkat IRL suatu instansi pemerintah dapat ditentukan, sesuai tingkatan level kesiapan berinovasi berikut ini: Level 4 - Sangat Siap

: 84 ≤ 100

Level 3 - Siap

: 68 - 84

Level 2 - Cukup Siap

: 51 – 67

Level 1 - Kurang Siap

: ≤ 50

BAB V PENUTUP Hasil IRL yang memperlihatkan tingkat IRL menunjukkan tingkat kesiapan organisasi dalam berinovasi. Organisasi yang IRL nya berada pada level rendah ( level 1 atau 2) hendaknya memaknai hasil IRL tersebut sebagai peringatan bahwa organisasinya belum siap berinovasi. Oleh karena itu, organisasi seperti tersebut di atas memerlukan pengembangan kapasitas internal yang maksimal. Sebaliknya, organisasi yang tingkat IRL nya tinggi (Level 4 atau 3) berarti organisasi ini sudah siap berinovasi. Terdapat jaminan bahwa ide inovasi yang digagasnya dapat dilaksanakan hingga inovasi menghasilkan manfaat bagi stakeholdernya. Namun demikian, organisasi tetap perlu melaksanakan pengembangan kapasitas internal, guna mengantisipasi perkembangan lingkungan strategis yang sangat dinamis. Akan tetapi organisasi membutuhkan pengembangan kapasitas yang relative lebih minimal.

64


Skema pemanfaatan hasil IRL dapat disimpulkan pada diagram berikut:

Untuk meningkatkan IRL, setiap organisasi perlu memfokuskan pengembangan kapasitasnya pada empat aspek IRL yaitu kepemimpinan, organisasi, sumberdaya manusia, dan impelementasi. Pengembangan kapasitas hendaknya memperhatikan parameter yang terkandung pada masing-masing indikator.


65

Lampiran 4 DIAGNOSE

Persiapan Teknis Penyelenggaraan Tahap Diagnose merupakan tahapan yang berbentuk workshop yang akan mengajarkan peserta Laboratorium Inovasi bagaimana menciptakan ide inovasi melalui penggunaan berbagai metode berfikir kreatif. Pada tahap Diagnose akan diberikan kesempatan bagi peserta Laboratorium Inovasi untuk kembali ke SKPDnya masing-masing, guna mendiskusikan Ide Inovasi yang telah coba dibuatnya pada saat workshop, dengan atasan dan rekan kerja organisasinya. Diskusi ini sangat diperlukan guna kelancaran pelaksanaan inovasi dan legitimasi inovasi dari atasan. Diskusi ini dilakukan sebelum ide inovasi dipresentasikan atau dikonsultasikan kepada fasilitator laboratorium inovasi. Pada tahap ini Tim Daerah harus mempersiapkan apa saja kelengkapan yang dibutuhkan dalam workshop Diagnose. Kedua, Tim Daerah harus mempersiapkan dan mengkoordinasi acara presentasi atau konsultasi rancangan ide inovasi peserta Laboratorium Inovasi. Ketiga, Tim Daerah harus mengumpulkan rancangan Ide Inovasi yang telah disusun dan dipresentasikan/ dikonsultasikan oleh SKPD peserta Laboratorium Inovasi. Ide-Ide inovasi inilah yang akan menjadi dasar pembuatan Rencana Aksi yang akan disusun pada tahap Design. Satu hal yang perlu diperhatikan yakni, apabila tim fasilitator memilih metode presentasi guna penilaian ide inovasi peserta Laboratorium Inovasi maka tidak diperlukan banyak personil dalam mengawal workshop Diagnose. Namun, Tim Fasilitator dan Tim Daerah memilih metode konsultasi dalam menilai ide inovasi peserta, maka diperlukan cukup banyak personil yang datang ke daerah5

5

Berdasarkan pengalaman Laboratorium Inovasi Daerah yang diselenggarakan oleh LAN bekerjasama dengan beberapa daerah pada tahun 2016, diperlukan minimal 5 orang fasilitator guna menilai ratusan ide inovasi.

66


Penyelenggaraan tahap Drum-Up digabung dengan tahap Diagnose dengan waktu pelaksanaan minimal 3 hari 6. Pada rentang waktu tersebut, hari pertama digunakan untuk workshop Drum-Up dan Diagnose, sedangkan hari berikutnya digunakan untuk penyajian atau konsultasi ide inovasi yang telah dibuat oleh peserta kepada fasilitator LAN. Waktu penyelenggaraan tersebut dengan catatan belum memperhitungkan waktu perjalanan fasilitator LAN ke daerah.

Substansi Paparan Workshop Diagnose Berikut ini terdapat beberapa Tools yang dapat digunakan practicioner innovation (Innovation Practicioner) dalam mendiagnosa permasalahan dalam organisasinya. 1. Mendiagnosa berbasis Masalah

6

Waktu penyelenggaraan tersebut dengan catatan belum memperhitungkan waktu perjalanan fasilitator LAN ke daerah Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

67

68


2. Pohon Masalah

3. SWOT dan TOWS Analysis


69

4. Fishbone Diagramme

5. Five Why`s Analysis

70


6. Force Field Analysis


71

Kemudian terdapat beberapa teknik atau template berpikir kreatif yang berfungsi mempermudah practicioner innovation dalam membuat ide inovasi. Berikut ini dipaparkan beberapa Tools yang dapat digunakan practicioner innovation dalam menciptakan ide inovasi .

1. Morphology Analysis

72


2. Template/Fast Idea Generation


73

3. Innovation Shopping

74


Lampiran 5 DESIGN

Persiapan Teknis Penyelenggaraan Tahap Design merupakan tahapan yang berbentuk workshop, yang akan mengajarkan peserta Laboratorium Inovasi bagaimana membuat secara detail rencana kegiatan pelaksanaan dari ide inovasi yang telah dibuat sebelumnya. Rencana kegiatan pelaksanaan ini disebut dengan Rencana Aksi Inovasi. Pada tahap Design juga akan diajarkan bagaimana membuat pemetaan stakeholder inovasi tersebut dan strategi komunikasinya. Pada tahap Design akan diberikan kesempatan bagi peserta Laboratorium Inovasi untuk kembali ke SKPD-nya masingmasing, guna mendiskusikan Rencana Aksi Inovasi yang telah coba dibuatnya pada saat workshop, dengan atasan dan rekan kerja organisasinya. Diskusi ini dilakukan sebelum ide inovasi dipresentasikan atau dikonsultasikan kepada fasilitator laboratorium inovasi. Pada tahap ini Tim Daerah harus mempersiapkan apa saja kelengkapan yang dibutuhkan dalam workshop Design. Kedua, Tim Daerah harus mempersiapkan dan mengkoordinasi acara presentasi atau konsultasi rancangan Rencana Aksi Inovasi peserta Laboratorium Inovasi. Ketiga, Tim Daerah harus mengumpulkan rancangan Rencana Aksi Inovasi yang telah disusun dan dipresentasikan/ dikonsultasikan oleh SKPD peserta Laboratorium Inovasi. Rencana Aksi Inovasi inilah yang akan menjadi dasar monitoring inovasi yang dilakukan oleh fasilitator Laboratorium Inovasi pada tahap Deliver. Baik dokumen Rencana Aksi Inovasi maupun Ide Inovasi merupakan berkas yang akan dilampirkan dalam Komitmen Kinerja SKPD dengan Kepala Daerah pada saat acara Launching Inovasi atau titik awal pelaksanaan tahap Deliver.


75

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh tim fasilitator. Pertama apabila tim fasilitator memilih metode presentasi guna penilaian rencana aksi inovasi peserta Laboratorium Inovasi maka tidak diperlukan banyak personil dalam mengawal workshop Design. Namun, jika Tim Fasilitator dan Tim Daerah memilih metode konsultasi dalam menilai rencana aksi inovasi peserta, maka diperlukan cukup banyak personil yang datang ke daerah 7. Kedua tahap Design tidak terlalu membutuhkan kehadiran Kepala Daerah namun akan lebih baik jika beliau dapat hadir. Penyelenggaraan tahap Design dilaksanakan dalam waktu minimal 3 hari 8. Pada rentang waktu tersebut, hari pertama digunakan untuk workshop Design, sedangkan hari berikutnya digunakan untuk penyajian atau konsultasi rencana aksi inovasi yang telah dibuat oleh peserta kepada fasilitator LAN. Waktu penyelenggaraan tersebut dengan catatan belum memperhitungkan waktu perjalanan fasilitator LAN ke daerah.

7

Berdasarkan pengalaman Laboratorium Inovasi Daerah yang diselenggarakan oleh LAN bekerjasama dengan beberapa daerah pada tahun 2016, diperlukan minimal 5 orang fasilitator guna menilai ratusan rencana aksi inovasi. 8 Waktu penyelenggaraan tersebut dengan catatan belum memperhitungkan waktu perjalanan fasilitator LAN ke daerah

76


Output Design a. Rencana Aksi Pada tahap Design, para inovator akan membuat sebuah rencana aksi dari setiap ide inovasi yang mereka gagas pada tahap Diagnose. Rencana aksi inovasi mengandung 6 poin utama yang disingkat menjadi ASKABB. Keenam poin tersebut merupakan kolom pada tabel rencana aksi inovasi. Pada poin pertama yakni APA berisikan

step

by

step

kegiatan/

aktivitas

yang

dilakukan

dalam

mengimplementasikan ide inovasi sejak awal hingga evaluasi. Kegiatan tersebut bisa berupa kegiatan dalam ranah administratif maupun teknis substantif. Kegiatan tersebut bisa berbentuk diskusi dan perancangan sistem, koordinasi, konsultasi, ujicoba, dan lain sebagainya.


77

Poin kedua yakni SIAPA, yang berisikan keterangan mengenai aktor atau stakeholder yang ikut melaksanakan tiap kegiatan atau langkah yang telah dibuat sebelumnya. Pada poin kedua ini aktor pelaksana bisa berupa tim inovasi atau SKPD yang bersangkutan, bisa juga pegawai atau pejabat tertentu, dan pihak eksternal atau menggandeng kerjasama dengan pihak ketiga. Pada kolom SIAPA ini apabila terdapat lebih dari 1 pihak pelaksana, maka harus dituliskan semuanya beserta perannya masing-masing dalam kegiatan tersebut. Poin ketiga adalah KAPAN, yang berisikan keterangan mengenai jadwal tiap-tiap kegiatan tersebut dilakukan. Pada kolom ini diisikan rentang waktu pelaksanaan kegiatan (misal: Minggu I Februari – Minggu II Februari) atau waktu pasti kegiatan tersebut dilakukan (misal: 1 Januari 2016). Pengisian rentang waktu pelaksaanaan ini disesuaikan dengan 1 tahun pelaksanaan kegiatan. Poin keempat adalah APA, yang berisikan keterangan mengenai output dari masingmasing kegiatan/ aktivitas. Output dari tiap-tiap kegiatan ini bisa berupa draft kebijakan, konsep/ prototype sistem, SOP baru, Surat Keputusan, Notulensi Rapat, dan berbagai bentuk produk (output) kegiatan lainnya. Poin kelima adalah BAGAIMANA yang berisikan keterangan mengenai cara atau metode yang digunakan dalam melaksanakan tiap-tiap kegiatan/ aktivitas. Pada kolom ini diisi secara kongkrit metode teknis yang dilakukan dalam melaksanakan suatu kegiatan/ aktivitas (misal : Komposting Sampah). Pada kolom ini juga dapat diisi metode-metode lain pelaksanaan kegiatan seperti; Focus Group Discussion (FGD), Penyuluhan, Rapat Teknis, dan bentuk teknis pelaksanaan kegiatan lainnya. Poin keenam adalah BERAPA yang berisikan keterangan mengenai berapa besaran biaya dan sumber anggaran pada masing-masing kegiatan/ aktivitas. Besaran biaya dan sumbernya harus dituliskan apabila memang membutuhkan biaya dari anggaran SKPD tersebut. Sementara apabila menggunakan anggaran dari SKPD lain atau pihak ketiga maka tidak diwajibkan mencantumkan besaran biaya namun tetap mencantumkan keterangan dari manakah sumber dananya.

78


Keenam poin utama tersebut dapat dilihat pada gambar tabel rencana aksi di bawah ini : Gambar Tabel Rencana Aksi

Terdapat 5 tahap dalam pengelompokkan kegiatan/ aktivitas dalam pelaksanaan ide inovasi yakni (a) Perancangan Inovasi, (b) Pembuatan Inovasi, (c) Ujicoba Inovasi, (d) Implementasi Inovasi hingga (e) Monitoring dan Evaluasi Inovasi. Pada tahap Perancangan berisi berbagai segala kegiatan/ aktivitas administratif dan perencanaan awal sebelum inovasi tersebut dibuat. Kegiatan yang masuk pada tahap ini biasanya adalah; (a) identifikasi permasalahan dan gagasan inovasi, (c) pembentukan tim, (d) rapat atau koordinasi awal tim, (e) penganggaran, dan (f) kegiatan-kegiatan lain yang sekiranya dilaksanakan sebelum inovasi tersebut dibuat, baik produk, sistem atau mekanisme kerjanya. Lalu, pada tahap Pembuatan Inovasi berisikan kegiatan/ aktivitas guna membentuk produk, sistem atau mekanisme kerja inovasi. Kegiatan/ aktivitas yang termasuk pada tahapan ini adalah; (a) penciptaan inovasi atau mekanisme pelaksanaan inovasi, (b) pembuatan pedoman (SOP) pelaksanaan inovasi, (c) penciptaan prototype inovasi (apabila inovasi berbentuk produk IT), dan (d) kegiatan lain yang termasuk pembentukan inovasi sebelum diujicobakan. Kemudian pada tahap Ujicoba dipaparkan segala kegiatan/aktivitas terkait pengujicobaan inovasi terbatas pada beberapa lokus atau daerah terpilih. Kegiatan/ aktivitas yang pada tahap ini biasanya berupa; (a) Sosialisasi, (b) Review atas

ujicoba

inovasi.

Sedangkan

pada

tahap

Implementasi

berisikan


79

kegiatan/aktivitas dalam melaksanakan inovasi pada seluruh area atau masyarakat penerima layanan. Kemudian pada tahap monitoring dan evaluasi berisikan kegiatan yang berfungsi memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan inovasi. Berikut ini adalah contoh Rencana Aksi Inovasi dari sebuah inovasi berbentuk sistem informasi yang tengah dikembangkan Pusat Inovasi Tata Pemerintahan LAN bernama Sistem Informasi Laboratorium Inovasi (SINOLA). Inovasi ini berupaya memberikan alternatif kedua dalam penyelenggaraan Laboratorium Inovasi dari pelaksanaan secara konvensional menjadi secara virtual.

80



81

b. Pemetaan Stakeholder Selain pembuatan rencana aksi, pada tahap Design, para inovator juga membuat

matriks pemetaan stakeholder pelaksana inovasi yang telah digagas..

Setelah dilakukan pemetaan dukungan stakeholder maka dirancang strategi komunikasi kepada tiap stakeholder menggunakan matriks berikut.

82



83

Lampiran 6 DELIVER

Launching Pada tahap Deliver, para inovator akan mulai mengimplementasikan ide inovasi yang telah mereka buat rencana aksinya. Sebelum menjalankan ide inovasinya, para inovator yang merupakan SKPD atau unit pemerintah daerah akan melalui apa yang disebut dengan launching inovasi. Acara yang menjadi penanda awal dimulainya pelaksanaan ide inovasi tersebut, berisikan kegiatan penandatangan kontrak kinerja inovasi atau komitmen berinovasi antara inovator dengan Kepala Daerah. Kehadiran Kepala Daerah sangat diperlukan pada acara launching guna mengikat komitmen berinovasi para

peserta

Laboratorium

Inovasi. Kontrak Kinerja merupakan lembar

komitmen

seorang

dengan

atasan

inovator puncaknya

melaksanakan

guna ide

inovasi

yang telah digagasnya hingga mencapai

output

dan

outcomenya. Kontrak kinerja ini akan ditandatangani oleh seluruh peserta Laboratorium Inovasi pada acara launching inovasi di hadapan Kepala Daerah. Berikut ini adalah contoh dari format Kontrak Kinerja. 84


Acara launching merupakan sebuah acara yang bersifat seremonial yang diselenggarakan cukup dalam waktu 1 hari 9. Pada acara ini, tim fasilitator diharapkan membawa pejabat struktural yang bersama-sama Kepala Daerah dapat menyaksikan proses penandatangan Komitmen Berinovasi. Selain itu, pada Launching tidak diperlukan banyak personil dari fasilitator Laboratorium Inovasi 10. Suasana Acara Launching Inovasi di Kota Yogyakarta dan Kabupaten Muara Enim

9

Waktu penyelenggaraan tersebut dengan catatan belum memperhitungkan waktu perjalanan fasilitator LAN ke daerah 10 Berdasarkan pengalaman acara Launching pada Laboratorium Inovasi kerjasama LAN dengan beberapa pemerintah daerah di tahun 2016, cukup 3 orang fasilitator yang dibutuhkan termasuk pejabat strukturalnya. Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

85

Monitoring Segera setelah launching inovasi dilaksanakan, maka secara resmi dimulai pelaksanaan dari masing-masing ide inovasi yang telah digagas para inovator. Pada titik waktu tertentu dalam implementasi inovasi tersebut, akan dilakukan monitoring oleh fasilitator laboratorium inovasi. Proses monitoring bisa dilakukan sepenuhnya oleh fasilitator laboratorium inovasi atau dengan bantuan Tim Daerah. Penyelenggaraan monitoring inovasi biasanya dilakukan dalam rentang waktu yang cukup lama minimal 4 hari kerja 11. Rentang waktu yang cukup lama tersebut diperlukan, dengan memperhitungkan banyak waktu yang dibutuhkan oleh fasilitator dalam memonitoring ratusan inovasi yang telah diimplementasikan SKPD peserta Laboratorium Inovasi. Sehingga juga diperlukan cukup banyak fasilitator pada acara monitoring tersebut 12. Pada acara monitoring, kehadiran Kepala Daerah tidak begitu diperlukan. Tim Daerah bertugas mempersiapkan segala sesuatu terkait dengan proses monitoring oleh fasilitator dan Tim Daerah sendiri. Berbagai kesiapan tersebut misalnya penyiapan transportasi ke instansi yang akan dimonitoring, proses penjadwalan monitoring dan pengkoordinasian instansi yang akan dimonitor. Terdapat beberapa metode dalam memonitor pelaksanaan ide inovasi. Metode pertama adalah dengan menggunakan rencana aksi dari tiap-tiap ide inovasi untuk mengecek seberapa jauh pelaksanaan ide inovasinya. Selain itu juga digali apa saja faktor pendukung dan penghambat (permasalahan) yang dihadapi dalam implementasi ide inovasi. Metode kedua adalah penggunaan lembar monitoring inovasi. Champion Innovation akan mengecek sejauh mana pelaksanaan ide

11

Waktu penyelenggaraan tersebut dengan catatan belum memperhitungkan waktu perjalanan fasilitator LAN ke daerah 12 Berdasarkan pengalaman Laboratorium Inovasi Daerah yang diselenggarakan oleh LAN bekerjasama dengan beberapa daerah pada tahun 2015 dan 2016, diperlukan minimal 5 orang fasilitator guna memonitoring ratusan inovasi.

86


inovasi dan apa saja faktor pendukung dan penghambatnya dengan menggunakan lembar monitoring. Pada

lembar

monitoring

terdapat beberapa tabel yang harus diisi oleh Champion. Kolom

Pertama

berisikan

identitas inovasi mulai dari; (a)

tempat

dilaksanakan

laboratorium

inovasi,

(b)

nama instansi pengusung ide inovasi, (c) judul inovasi, dan (d)

deskripsi

singkat

ide

inovasi. Tabel kedua diisi dengan indikator

keberhasilan

pelaksanaan inovasi. Pada tabel ini diisikan setidaknya 1 indikator menjadi keberhasilan

yang

mampu

tolok

ukur

pelaksanaan

inovasi. Perlu juga dijabarkan kondisi indikator yang dimaksud pada kondisi sebelum dilaksanakan dan setelah dilaksanakan inovasi yang digagas. Apabila terdapat penjelasan lain terkait indikator tersebut, dapat dituliskan pada kolom keterangan Tabel ketiga merupakan tabel utama dari lembar monitoring. Tabel ini dibagi menjadi 5 baris kotak sesuai dengan 5 tahapan kegiatan mulai dari perancangan hingga monitoring dan evaluasi inovasi. Pada tiap tahap terdapat satu atau beberapa kegiatan yang nantinya akan ditulis perkembangannya pada kolom Aktivitas. Sedangkan pada kolom Keterangan diisi informasi tambahan seperti Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

87

faktor pendukung atau penghambat pelaksanaan kegiatan. Apabila kegiatan yang dituliskan pada kolom keterangan sudah dilaksanakan, maka bisa diberi tanda ceklist pada kolom Ceklist. Tabel keempat merupakan isian daftar bukti dari pelaksanaan inovasi. Pada tabel ini, akan diisi terkait bentuk-bentuk evidence apakah yang dimiliki oleh inovator sebagai bukti telah dilaksanakannya kegiatan-kegiatan inovasi. Sementara tabel kelima adalah tabel yang berisikan nama pemonitor, contact person inovator baik berupa telpon dan email instansi, serta nomor halaman lembar monitoring. Kelima tabel dalam form monitoring perlu diisi secara keseluruhan guna mempermudah pemantauan Champion Innovation di kemudian hari. Selain itu, pengisian form monitoring ini juga berfungsi sebagai data dasar bagi inovator untuk pembuatan sebuah deskripsi atau storyline inovasi yang telah mereka laksanakan. Metode ketiga monitoring inovasi, dilakukan dengan cara penggunaan Sistem Informasi Laboratorium Inovasi (SINOLA). Para inovator yang dalam SINOLA disebut dengan peserta SKPD/ Unit Lab Inovasi, menginput data yang menjadi evidence pelaksanaan tiap kegiatan yang telah dilaksanakan. Data tersebut diinput dalam panel Deliver. Data yang diinput bisa berupa dokumen, atau gambar pelaksanaan kegiatan. Terkait teknis pengisian data secara lebih rinci pada tahap deliver bisa dilihat pada manual penggunaan SINOLA.

88


Lampiran 7 DISPLAY

Pada tahap terakhir laboratorium inovasi ini, para inovator akan memamerkan proses inovasi yang dilakukan pada sebuah Pameran Inovasi. Jika memungkinkan, kegiatan ini sebaiknya memamerkan hasil inovasi yang telah selesai dilaksanakan. Namun tidak menutup kemungkinan inovasi yang sedang berjalan dapat dipamerkan pada acara Display Inovasi tersebut. Beberapa hal perlu diperhatikan terkait Display antara lain; (a) kesiapan media promosi inovasi oleh inovator atau instansi pengusung inovasi, (b) persiapan teknis penyelenggaraan pameran inovasi, (c) kepanitian pameran inovasi, dan (d) jenis acara serta aktivitas dalam Pameran Inovasi tersebut. Poin Pertama, sang inovator harus mampu menampilkan sebuah media visual atau audio-visual yang setidaknya memuat; (a) latar belakang munculnya inovasi atau kondisi sebelum dan sesudah dilaksanakan inovasi, (b) milestones atau strategi yang ditempuh untuk mewujudkan inovasi, (c) apa dan bagaimana mekanisme inovasinya (d) siapa stakholder pelaksana inovasi, (e) sumberdaya apa saja yang diperlukan guna melaksanakan inovasi, (e) apa output inovasinya. Selain itu juga dapat ditambahkan beberapa hal terkait; (f) apa kendala dalam pelaksanaan inovasi, (g) apa dampak inovasi, dan (h) bagaimana kemungkinan replikasinya. Semua informasi tersebut dapat ditampilkan oleh inovator dengan berbagai macam bentuk media display yang informatif dan komunikatif, misal; (a) buku, (b) brosur, dan pamflet, (c) banner atau x-banner, (d) penayangan video tentang inovasi, dan (e) bentuk media display lainnya. Secara garis besar, bentuk media display dapat dikategorikan menjadi 4 yakni; (a) printed information, (b) eletronic & digital display, (c) printed product, dan (d) installationn and gimmick. Keempat kategori media display tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini.


89

Jenis-jenis media display

90


Poin kedua adalah terkait persiapan penyelenggaraan Pameran Inovasi. Tempat penyelenggaraan pameran sebaiknya luas dan cukup familiar di masyarakat. Pemilihan tempat yang luas dan familiar akan menyedot pengunjung masyarakat umum untuk melihat pameran inovasi tersebut. Berkaca pada pengalaman Labinov Jogja 2015, mereka menggunakan lokasi Eduwisata Taman Pintar guna melaksanakan Pameran Inovasi. Selain itu, pemilihan waktu penyelenggaraan yang disesuaikan dengan peringatan hari khusus daerah tersebut akan semakin Panduan Pelaksanaan Laboratorium Inovasi Administrasi Negara

91

meningkatkan jumlah pengunjung. Hari khusus tersebut bisa berupa hari Ulang Tahun Daerah, atau hari-hari penting lainnya. Penyelenggaraan Pameran Inovasi ini juga bisa dibarengkan dengan momen acara kemasyarakatan lainnya. Pada pengalaman Labinov Muara Enim 2015, mereka mengadakan Pameran Inovasi ketika ada acara Gebyar Pasar Tradisional yang lokasinya berdekatan. Sehingga banyak masyarakat yang sebenarnya berkunjung ke Pasar Tradisional tertarik juga untuk mengunjungi Pameran Inovasi Pemkab Muara Enim. Suasana Display Inovasi di Laboratorium Inovasi Yogyakarta dan Majalengka

92


Hal ketiga terkait dengan Kepanitiaan Pameran Inovasi. Tim Daerah akan berperan sebagai panitia dalam Pameran Inovasi pemerintah daerah yang menjadi penyelenggara Laboratorium Inovasi. Tugas Tim Daerah terkait dengan persiapan penyelenggaraan Pameran Inovasi antara lain; a. Pemilihan lokasi pameran inovasi dan waktu penyelenggaraan b. Pembuatan rancangan acara pameran inovasi dan persiapan loading media display inovasi. c. Pengaturan lokasi pameran inovasi baik terkait tata letak booth pameran maupun hal lainnya d. Mengkoordinasi dan memantau para SKPD/ unit inovator dalam penyediaan media display inovasi dalam pameran inovasi. e. Mengundang stakeholder terkait sebagai pengunjung pameran inovasi. f.

Mengundang media massa sebanyak-banyaknya guna memperluas publikasi Pameran Inovasi.

g. Mengundang Kepala Daerah untuk membuka dan menghadiri acara Pameran Inovasi. Hal keempat terkait dengan jenis acara dan aktivitas dalam Pameran Inovasi itu sendiri. Tim Daerah dapat membuat sekreatif mungkin acara Pameran Inovasi tersebut. Pengalaman Display Labinov Jogja 2015, selain menyediakan booth pameran bagi SKPD/unit inovator, pemkot Yogyakarta juga membuat sebuah acara Talkshow berjudul “Ngobras Inovasi Daerah” yang disiarkan oleh media televisi lokal. Pemkot Yogyakarta juga mengundang para pelaku UMKM guna mengisi booth-booth yang disediakan untuk display produk-produk kreatif mereka. Selain itu, pemkot Yogyakarta juga mempertontonkan tari tradisional pada acara Talkshow tersebut. Acara penjurian dan pemberian penghargaan kepada instansi dengan inovasi terbaik juga dapat dilakukan pada acara tersebut. Kombinasi antara pameran dan kegiatan-kegiatan lain yang cukup inovatif akan semakin menyemarakkan penyelenggaraan Pameran Inovasi.


93

PANDUAN PELAKSANAAN LABORATORIUM INOVASI ADMINISTRASI NEGARA

Recommend Documents