Laatste wijziging: 13-02-2008
Kassa software
Pagina 2 van 149
Kassa software
Inhoudsopgave Voorwoord............................................................................................................................................. 7 Frontoffice ........................................................................................................................................... 7 Backoffice............................................................................................................................................ 7 Beveiliging........................................................................................................................................... 7 Werking van de Manager ..................................................................................................................... 9 Actie knoppenbalk............................................................................................................................... 9 Menu’s en bijhorende acties ............................................................................................................. 10 Controlebalk .................................................................................................................................. 10 Tabbladen ..................................................................................................................................... 11 Vinkvakjes ..................................................................................................................................... 11 Tekstveld ....................................................................................................................................... 11 Keuzelijst ....................................................................................................................................... 11 Verplichte velden........................................................................................................................... 11 Niet aan te passen velden............................................................................................................. 12 Springen door de velden ............................................................................................................... 12 Verwijderen van gegevens ............................................................................................................ 12 De Manager ......................................................................................................................................... 13 De manager synchroniseren met het Golfpakket ............................................................................. 14 Importeren horeca clubleden ........................................................................................................ 14 Importeren horeca mutaties clubleden.......................................................................................... 18 Jaaroverzicht horeca mutaties clubleden...................................................................................... 21 Advieslijst eindejaarsverwerking ................................................................................................... 22 Eindejaarsverwerking .................................................................................................................... 24 Jaaroverzicht Eindejaarsverwerking ............................................................................................. 26 Aanmaken Artikelen.......................................................................................................................... 27 Onderhoud BTW tarieven ............................................................................................................. 27 Aanmaken meerdere administraties. ............................................................................................ 28 Aanmaken hoofdgroepen .............................................................................................................. 29 Aanmaken van de artikelen........................................................................................................... 30 Artikel prijswijzigingen: .................................................................................................................. 32 Instellen van de barcodescanner .................................................................................................. 34 Werken met barcodes ................................................................................................................... 35 Indelen van de kassa ........................................................................................................................ 37 Touchscreen Indelen..................................................................................................................... 37 Touchscreen betaalwijze............................................................................................................... 42 Kassafuncties indelen ................................................................................................................... 43 Overige inrichtingopties .................................................................................................................... 44 Systeem Algemene systeem instellingen................................................................................. 45 Systeem Algemene systeem instellingen Algemeen en Kassa .......................................... 45 Systeem Algemene systeem instellingen Standaard betaalwijzes ..................................... 48 Systeem Algemene systeem instellingen Kop en Voetregels (Kassabon) ......................... 50 Systeem Lay-outs en Printers .................................................................................................. 51 Systeem Lay-outs en Printers Printers................................................................................ 51 Systeem Lay-outs en Printers Lay-outs .............................................................................. 53 Systeem Nummering................................................................................................................ 62
Pagina 3 van 149
Kassa software Systeem Beveiliging ................................................................................................................. 63 Systeem Beveiliging Tabblad Gebruikers ........................................................................... 63 Systeem Beveiliging Tabblad Groepen ............................................................................... 64 Systeem Beveiliging Tabblad Menu beveiliging .................................................................. 65 Systeem Installetie Licentie...................................................................................................... 68 Tabellen Relaties...................................................................................................................... 69 Tabellen Relaties Tabblad Gegevens ................................................................................. 70 Tabellen Relaties Tabblad Financieel ................................................................................. 71 Tabellen Relaties Tabblad Financiële mutaties .................................................................. 73 Tabellen Relaties Tabblad Opmerkingen ............................................................................ 74 Tabellen Relaties Tabblad Betaalwijzen ............................................................................. 75 Tabellen Kassa’s ...................................................................................................................... 76 Tabellen Betaalwijze ................................................................................................................ 79 Tabellen Bediende ................................................................................................................... 80 Tabellen Tafel........................................................................................................................... 81 Tabellen Acties ......................................................................................................................... 82 Overzichten ....................................................................................................................................... 86 Overzichten Overzichten algemeen Hoofdgroep / Artikel uitdraai ...................................... 87 Overzichten Saldo overzichten Saldo-overzicht van de relaties ......................................... 88 Overzichten Saldo overzichten Relaties met een negatief saldo ........................................ 89 Overzichten Saldo overzichten Opwaarderen vanuit NGP ................................................. 90 Overzichten X-Staten Omzet rapportage ............................................................................ 91 Overzichten Z-Staten Omzet rapportage ............................................................................ 95 Overzichten Overzichten cumulatief Omzet rapportage ................................................... 100 Overzichten Overzichten cumulatief Artikelverbruik.......................................................... 101 De opdrachten ................................................................................................................................ 102 Opdrachten Onderhoud opdrachten ...................................................................................... 102 Opdrachten Onderhoud opdrachten Gegevens ................................................................ 103 Opdrachten Onderhoud opdrachten Artikelen .................................................................. 103 Opdrachten Onderhoud opdrachten Betalingen en BTW ................................................. 104 Jaarprocedure................................................................................................................................... 105 Advieslijst eindejaarsverwerking..................................................................................................... 105 Factureren van de negatieve saldo’s.............................................................................................. 107 Einde jaarsverwerking..................................................................................................................... 109 Jaaroverzicht eindejaarsverwerking ............................................................................................... 110 De Kassa............................................................................................................................................ 113 De Schermopbouw ......................................................................................................................... 114 Bediende inlogscherm................................................................................................................. 114 Werken vanuit het hoofdscherm ..................................................................................................... 115 Gast invoeren.................................................................................................................................. 126 Bestaande opdrachten inzien ......................................................................................................... 128 Lege artikelknoppen........................................................................................................................ 130 Opwaarderen van leden saldo’s ..................................................................................................... 132 Greenfee afrekening MMPOS (optioneel)....................................................................................... 137 Instellingen ...................................................................................................................................... 137 MMPOS manager ........................................................................................................................... 137 Koppeling NGP Baanplanner.......................................................................................................... 138 Registreren greenfee’s voor gasten en introducés via de kassa.................................................... 139 Algemeen .................................................................................................................................... 139 Registreren van een gast ............................................................................................................ 140 Registreren van een introducé .................................................................................................... 141 Veel gestelde vragen; ..................................................................................................................... 142
Pagina 4 van 149
Kassa software Instellen van de paslezer in 11 stappen (Gladius kassa) ............................................................. 143 Stap 1.............................................................................................................................................. 143 Stap 2.............................................................................................................................................. 144 Stap 3.............................................................................................................................................. 144 Stap 4.............................................................................................................................................. 144 Stap 5.............................................................................................................................................. 144 Stap 6.............................................................................................................................................. 145 Stap 7.............................................................................................................................................. 145 Stap 8.............................................................................................................................................. 146 Stap 9.............................................................................................................................................. 146 Stap 10............................................................................................................................................ 147 Stap 11............................................................................................................................................ 147 Aantekeningen .................................................................................................................................. 149
Pagina 5 van 149
Kassa software
Pagina 6 van 149
Kassa software
Voorwoord De MMS POS module is het kassasysteem voor horeca en golfshop. Door de koppeling met de leden en contributie module van het NGP beschikt u in een handomdraai over een compleet en up-to-date ledenbestand. Standaard is de MMS Pos module voorzien van een front- en een back-office.
Frontoffice
De frontoffice wordt gevormd door een zogenaamd Point of Sale systeem dat bestaat uit de gebruikelijke onderdelen als een kassalade, bonprinter, pc met touch screen en eventueel een paslezer voor het gebruik van NGF pasjes. Via de frontoffice vinden alle transacties plaats welke u naar wens contant, via PIN, op rekening, via ledensaldo, of creditcard kunt afrekenen. De frontoffice kan bestaan uit meerdere POS systemen zodat u vanaf verschillende locaties bestellingen kunt invoeren die wanneer gewenst via een aparte printer in de keuken kunnen worden afgedrukt. Uiteraard zijn alle POS systemen in staat betalingen te verwerken waarbij een rekening eventueel opgesplitst kan worden in een aantal deelbetalingen.
Backoffice
De backoffice wordt gevormd door een pc met printer die via een netwerkverbinding in contact staat met de frontoffice. U gebruikt de backoffice voor het onderhouden van u artikelbestand, inrichten van de kassa sjablonen, onderhouden van relaties als leveranciers en klanten die niet uit het ledenbestand komen, sturen van rekeningen, uitraaien van omzet overzichten, verzenden van journalen naar financiële pakketten als FaPak en Exact, enz…..
Beveiliging
Zowel de frontoffice als de backoffice beschikken over een gebruikersbeveiliging. Bij de frontoffice wordt deze gevormd door een kelnersleutel waaraan per sleutel rechten kunnen worden toegekend. Bij de backoffice bestaat de beveiliging uit een gebruikersnaam wachtwoord combinatie waarmee u op menukeuze niveau gebruikersrechten kan toekennen.
Pagina 7 van 149
Kassa software
Pagina 8 van 149
Kassa software
Werking van de Manager
Actie knoppenbalk In de knoppenbalk bevinden zich een aantal buttons die steeds weer terug komen, te weten: Deze knop start een zoekactie. Via deze knop wordt een zoekvenster geopend, en kunt u zoekcriteria opgeven. De verdere werking wordt later in dit document uitgelegd aan de hand van een zoekopdracht naar een golfclub. Deze knop zorgt voor de positionering aan het begin van een rij gegevens. Een druk op deze knop toont het eerste record van de betreffende functie waar u mee bezig bent. Deze en de volgende drie knoppen komen ook voor bij printlijst functies. Daar is de uitwerking gelijkwaardig, namelijk het positioneren in een hoeveelheid bladzijden in plaats van records. Met deze knop gaat u naar het vorige record. Met behulp van deze knop gaat u naar het volgende record. De functie van deze knop is het verplaatsen naar het einde van de rij. Indien u een record wilt toevoegen dan gebruikt u deze knop. Er zal dan een nieuw record worden gepresenteerd dat verder ingevuld moet worden. Voordat het ook werkelijk wordt toegevoegd zult u moeten aangeven dat u de nieuwe gegevens ook accepteert. Zie verder. Deze knop is voor het verwijderen van het record wat u heeft gekozen. Het record wordt niet verwijderd voordat u een bevestiging hebt gegeven. Deze knop gebruikt u voor het accepteren ofwel bevestigen van de informatie die u hebt ingevoerd of gewijzigd. Deze knop gebruikt u voor het annuleren van de wijzigingen die u heeft aangebracht. Deze knop start de HELP functie. Als het programma extra hulp en informatie heeft dan krijgt u dat hiermee te zien. Deze knop sluit het venster en de functie waar u mee bezig bent. Deze knop is vergelijkbaar met de afsluitknop van de controlebalk van het actieve venster.
Pagina 9 van 149
Kassa software
Menu’s en bijhorende acties U zult tijdens het werken met de programma’s merken dat alle menu hetzelfde zijn opgebouwd. In dit stuk bespreken we deze opbouw. Controlebalk Actieknoppenbalk Tabbladen Tekstveld Keuzelijst (Vast) Vinkvakje aan / uit
Controlebalk In de controlebalk vinden we standaard de titel van het desbetreffende scherm (in dit voorbeeld is deze weggelaten, dit komt in de modules niet voor) Naast deze titel vindt u ook een aantal knoppen die we hieronder bespreken. Wanneer we met de muis op deze knop klikken wordt het betreffende venster tot het minimum wordt verkleind, en links onderin wordt neergezet. Deze zorgt ervoor dat het venster de maximale grootte krijgt Wanneer we met de muis op deze knop klikken wordt het scherm terug gebracht naar de vorige grootte. Deze knop sluit het venster af. Na het gebruik van deze knop is het betreffende venster niet meer bruikbaar. Wilt u nog iets met dezelfde functie doen, dan moet u dit venster, via het menu, opnieuw openen. Als bepaalde activiteiten in het venster niet afdoende zijn afgerond zal een waarschuwing worden gegeven voordat er echt wordt afgesloten.
Pagina 10 van 149
Kassa software
Tabbladen
Wanneer u een keuze uit het menu heeft gemaakt kan het zijn dat het scherm uit één of meerdere tabbladen bestaat. Dit ziet er ongeveer uit zoals hierboven in de afbeelding.
Vinkvakjes of Een zogenaamd vinkvakje is bedoeld om aan te geven of iets aan of uit staat, In het voorbeeld is dit mag er wel (aangevinkt) of geen (uitgevinkt) open prijs worden ingevoerd.
Tekstveld
Dit is een veld dat u zelf kunt invullen, het veld mag elk soort karakter bevatten (a..Z, 0..9, !@#$% enz)
Keuzelijst
Dit veld is een keuzelijst die u een keuze laat maken uit een tabel die u elders in de module heeft aangemaakt. Zo hoeft u niet altijd, in dit geval, Neutrale rekening, handmatig in te typen. U kunt een keuze maken door op het pijltje te klikken.
Verplichte velden
Op het moment dat we op de plus button hebben geklikt om een record toe te voegen kunnen er een aantal velden zijn die in het geel worden weergegeven. Deze velden moeten verplicht worden ingevuld, doen we dir niet kunnen we het record niet opslaan.
Pagina 11 van 149
Kassa software
Niet aan te passen velden
Er zijn ook velden die niet zijn aan te passen deze velden worden in het grijs weergegeven
Springen door de velden D.m.v. de toets en door <SHIFT> kunnen we door de velden wandelen. • (Vooruit) • <SHIFT> (Achteruit)
Verwijderen van gegevens Wanneer u gegevens wilt verwijderen, kan het voorkomen dat MMPos dit weigert. MMPos zal namelijk controleren of de gegevens elders in het programma worden gebruikt. In dat geval zal daar melding van gemaakt worden. Wilt u bijvoorbeeld een debiteur verwijderen, maar er wordt geconstateerd dat van deze debiteur nog facturen heeft, dan zal er een melding verschijnen.
Pagina 12 van 149
Kassa software
De Manager Om te kunnen gaan werken met de kassasystemen moet het systeem worden ingericht. We kunnen via de manager de kassasystemen naar eigen inzicht indelen. We kunnen meerdere groepen aanmaken waaronder we artikelen kunnen plaatsen. Naast het inrichten van de systemen kunnen we met de manager ook management gegevens / rapporten generen, gegevens vanuit het golf pakket importeren, Opdrachten onderhouden, facturen verwerken, enz.
Pagina 13 van 149
Kassa software
De manager synchroniseren met het Golfpakket
We kunnen het de keuzes onder de menukeuze “Golfclub” allerlei handelingen
Importeren horeca clubleden
Wanneer er niet in te lezen is de knop “Start importeren” niet actief. Wanneer we de export hebben gedaan naar de horeca in het golfpakket kunnen we de gegevens importeren.
Vanuit het golfpakket
(Zie vervolg op de volgende pagina)
Pagina 14 van 149
Kassa software
Wanneer we in het golfpakket de keuze hebben gemaakt komen we in het bovenstaande scherm terecht. Wanneer we hier hebben gekozen worden de facturen en de leden die betrekking hebben op de horeca geëxporteerd naar de exportbestanden..Voor deze twee punten wordt gekeken naar de “Contributiecode” in het golfpakket.
Nadat we hebben geëxporteerd wordt de vraag gesteld of de geëxporteerde mutaties moeten worden aangemerkt als zijnde geëxporteerd zodat ze niet tweemaal kunnen worden ingelezen in het horeca systeem.
Pagina 15 van 149
Kassa software
Pagina 16 van 149
Kassa software Voorbeeld van “Verslag export horeca-mutaties”
Nu zijn de bestanden klaar gezet om te worden geïmporteerd. Wanneer we nu kiezen voor “importeren horeca clubleden” is de knop “Start importeren” wel actief.
Wanneer we nu “Start importeren” aanklikken worden de leden opgenomen, wanner deze nog niet opgenomen zijn, in het horeca systeem.
Pagina 17 van 149
Kassa software
Importeren horeca mutaties clubleden
Wanneer we facturen willen importeren gaan we er vanuit de export heeft plaats gevonden naar de Horeca in het Golfpakket. Geef hierboven de datum aan op welke boekingsdatum er geïmporteerd moet gaan worden. Nadat de juiste datum is ingevoerd klikt u op “Start importeren”.
U krijgt nog een melding met de vraag of u het zeker weet.
Nadat u voor “Ja” heeft aangeklikt worden de mutaties ingelezen.
Pagina 18 van 149
Kassa software
De mutaties worden nu ingelezen.
Aan het eind krijgt u een mogelijkheid om een “Verslag” in te zien.
Nu zijn alle mutaties ingelezen. We zien dit terug op het tabblad financiële mutaties in de relaties.
Pagina 19 van 149
Kassa software
Pagina 20 van 149
Kassa software
Jaaroverzicht horeca mutaties clubleden
Met deze keuze kunnen een overzicht genereren van de mutaties van een op te geven jaar. Voorbeeld van “Overzicht opwaardering vanuit NGP in 2006”
Pagina 21 van 149
Kassa software
Advieslijst eindejaarsverwerking Wanneer we een advies willen draaien en er is nog geen Z-Staat gedraaid ziet het scherm als volgt uit.
Is de Z-Staat wel gedraaid krijgen we het volgende scherm.
Pagina 22 van 149
Kassa software Voorbeeld van “Advieslijst eindejaarsverwerking 2006”
Pagina 23 van 149
Kassa software
Eindejaarsverwerking Wanneer nog niet alle saldo boekingen zijn gedaan, d.m.v. van de Z-staat, kan er ook geen eindejaarsverwerking plaatsvinden.
Draaien we nu de Z-Staat, en alle saldo boekingen zijn dus gedaan kunnen we de eindejaarsverwerking wel draaien.
Pagina 24 van 149
Kassa software Wanneer de eindejaarsverweking heeft plaatsgevonden komt de volgende melding op het scherm te staan.
Pagina 25 van 149
Kassa software
Jaaroverzicht Eindejaarsverwerking
Om een overzicht van de eindejaarsverwerking te kunnen afdrukken, kiezen we de menu keuze “Jaaroverzicht Eindelaarsverwerking”. Jaartal Vul hier het jaartal in waarover u het verslag wilt hebben. Voorbeeld van “Overzicht eindejaarsverwerking in 2006”
Pagina 26 van 149
Kassa software
Aanmaken Artikelen Dit hoofdstuk gaat over het aanmaken van de artikelen
Onderhoud BTW tarieven Wanneer een golfclub b.t.w. plichtig is kunnen hier de verschillende b.t.w. categorieën worden aangegeven. Standaard is aanwezig Hoog (17,5%), Laag (6%) en Nul (0%)
Door op de plus te klikken kunnen we nieuwe codes toevoegen. Vul hiervoor de volgende velden in: BTW nr.: Dit is een uniek nummer dat we aan de BTW code hangen. BTW: Dit is de percentage die geldt voor deze BTW code. Omschrijving: Dit is de omschrijving van de BTW code bijvoorbeeld: Hoog, Laag of Null.
Pagina 27 van 149
Kassa software
Aanmaken meerdere administraties.
Wanneer we meerdere administratie gebruiken kunnen we deze hier aanmaken door op de plus button te klikken. De volgende velden moeten we gaan invullen: Administratie nr.: Dit is het unieke nummer dat we aan deze administratie geven. Omschrijving: Dit is de omschrijving van de betreffende administratie.
Pagina 28 van 149
Kassa software
Aanmaken hoofdgroepen Wanneer we op de kassa hoofdgroepen gaan gebruiken dan kunnen we deze hier aanmaken.
Door op de plus button te klikken kunnen we een nieuwe hoofdgroep aanmaken. Hiervoor moeten we de volgende velden invoeren. Hoofdgroep nr.: Het unieke nummer dat we aan een hoofdgroep meegegeven. Omschrijving: Dit is de omschrijving die we aan de hoofdgroep geven. Deze tekst komt ook in de kassa naar voren . Administratie: Wanneer u meerdere administraties heeft aangemaakt kunt u hier een de juiste administratie kiezen.
Pagina 29 van 149
Kassa software
Aanmaken van de artikelen Voor we het scherm kunnen gaan delen moeten we eerst zorgen dat we artikelen hebben aangemaakt om deze in het scherm te kunnen plaatsen. Om een artikel aan te maken gaan we naar Tabellen Artikelen
Wanneer we op de plus button ver schijnt een legen artikel kaart. Om een artikel aan te maken moet u de volgende velden in vullen: Artikel nr.: Dit is het unieke nummer dat u aan het artikel meegeeft. Omschrijving verkort (Kassabon): Dit is de omschrijving zoals deze op de kassabon wordt afgedrukt. Omschrijving: Hier kunt u een langere omschrijving aan het artikel meegeven. Vullen we hier niets in wordt de verkorte omschrijving ook hier ingevuld. BTW: Kies hier het BTW tarief dat geldt voor dit artikel. Hoofdgroep: Kies hier uit de keuzelijst de hoofdgroep waaronder dit artikel gaat vallen op de kassa. Voorbeeld
Pagina 30 van 149
Kassa software Prijs (incl.): Geef hier de prijs van het artikel op. Bij aanslaan van dit artikel wordt dit bedrag weergegeven.
Open prijs: Wanneer we gebruik maken van deze keuze zal de kassa bij het aanslaan om een prijs vragen.
D.m.v. het cijferblok onderin het scherm kan de prijs worden ingegeven. Let op ! ! ! •
Wanneer u gebruik maakt van een touchscreen monitor kunt u prijzen invoeren door op deze knoppen te drukken.
•
Gebruikt u de muis kunt u op de buttons klikken.
•
Via het toetsenbord kunt u geen prijs inveoeren.
Pagina 31 van 149
Kassa software
Artikel prijswijzigingen: Via de knop prijswijzigen kunnen we op verschillende manieren een prijswijziging doorvoeren.
Nadat we op de knop hebben geklikt komen we in het scherm “Nieuwe prijzen voor de artikelen”.
Het bovenstaande scherm bestaat uit twee tabbladen Artikelen en Afrondingstabel. We bespreken als eerste het tabblad “Artikelen”. Tabblad
Artikelen:
De eerste manier die we kunnen gebruiken om een prijswijziging door te voeren is dat we in het kader “Prijs_nieuw” handmatig een nieuwe prijs kunnen toevoegen.
Pagina 32 van 149
Kassa software De tweede manier is een procentuele prijs stijging voor een hele hoofdgroep. Dit doen we door een hoofdgroep te kiezen en een percentage op te te geven.
Door nu op de knop “Prijswijziging berekenen” te klikken worden de nieuwe prijzen berekend. Klikken we nu op “Prijswijziging doorvoeren” worden de nieuwe prijzen verwerkt. Klikken op de knop “Prijswijziging annuleren” worden de nieuwe prijzen uit de kolom “Prijs_nieuw” verwijderd. Tabblad
Afrondingstabel:
Via dit tabblad kunne we een afrondings tabel aanmaken. Pagina 33 van 149
Kassa software
Instellen van de barcodescanner
Wanneer we met de barcodescanner willen gaan werken in de kassa moeten we in de manager aangeven op welke seriële poort deze scannet is aangesloten. Dit doen we onder [Menu]Tabellen [Menu]Kassa’s.
Wanneer u gebruik maakt van meerdere kassa systemen kan deze instelling per kassa afwijken.
Pagina 34 van 149
Kassa software
Werken met barcodes In de kassa kan ook met een seriële barcode scanner worden gewerkt. Wanneer we een artikel aanmaken kunnen we meteen het artikel scannen, waardoor de waarde van de barcode wordt opgeslagen.
Wanneer we in de kassa een artikel met deze barcode scannen wordt deze automatisch opgezocht.
Pagina 35 van 149
Kassa software Wanneer we in de kassa een artikel scannen die niet in de database staat krijgt u hier een melding van.
Pagina 36 van 149
Kassa software
Indelen van de kassa
Onder de menukeuze “Kassa” staan drie keuzes die betrekking hebben op het inrichten van de kassasystemen.
Touchscreen Indelen Bij de keuze “Touchscreen Indelen” maken we de hoofdgroepen aan met de daaronder horende knoppen. In dit stuk van de handleiding zullen we de werking van dit scherm uitleggen.
Pagina 37 van 149
Kassa software
Om een hoofdgroep te kunnen aanmaken klikken we als eerst op één van de knoppen links in het scherm
Wanneer we op een lege knop hebben gedrukt veranderd de rechterkant van het scherm. Het ziet dan zo uit als hiernaast. Hierbij moeten een aantal zaken worden ingevoerd. • • • • • • •
Tekst Kleur Nivo Eventueel een plaatje voor op de toets Het aantal buttons horizontaal (Standaard 6) Het aantal buttons vertikaal (Standaard 6) Het aantal lagen (Standaard 6)
Pagina 38 van 149
Kassa software
Voet de naam van d button in Druk op de knop onder kleur om een kleur te kiezen Geef het nivo aan Voeg eventueel plaatje toe
Bij wijziging kunt u met het vinkje opslaan, de kruis is annuleren Geef het aantal buttons op horizontaal Geef het aantal buttons op vertikaal Geef het aantal lagen op
Hieronder ziet u een voorbeeld:
Pagina 39 van 149
Kassa software Wanneer we op deze laag een artikel willen toevoegen op deze laag. Klikken we een van de lege buttons aan in het middelste gedeelte van het scherm.
Wanneer we op één van de buttons hebben geklikt veranderd het scherm rechts wederom. Hierbij moeten we een aantal gegevens invoeren of aangegeven. • • • •
Soort toets Tekst Kleur (Standaard hetzelfde als de hoofdgroep Eventueel een plaatje voor op de toets
Pagina 40 van 149
Kassa software
Het soort toets voor een artikel is “PLU”, Geef daarnaast de naam van de button op.
Hierboven zien we een voorbeeld.
Pagina 41 van 149
Kassa software
Touchscreen betaalwijze Bij deze menu keuze kunnen we de verschillende betaalwijzes
Om een betaalwijze toe te voegen klikt u op een van de lege buttons. Wanneer u dit hebt gedaan kiest u als soort toets “Betaalwijze”. Geeft bij de tekst de naam van de knop aan. Klik op de kleur om een eigen kleur aa te geven. Vervolgens geeft u bij functiecode de functie van de toets aan.
Sla als laatst altijd het toetsenbord op. Pagina 42 van 149
Kassa software
Kassafuncties indelen Via deze keuze uit het menu kunnen we de speciale kassa functies zelf indelen. De meest voorkomende knoppen zijn al voor gedefinieerd. U kunt van deze standaard afwijken en de functies op andere plaatsen neerzetten.
De functie van de toets kunnen we aangeven via de knop “Soort toets”.
Pagina 43 van 149
Kassa software
Overige inrichtingopties Onder de optie “Systeem” en “Tabellen” in het menu vinden we nog een aantal keuzes die betrekking hebben op de inrichting van het systeem.
In dit gedeelte bespreken we de volgenden onderdelen uit het menu “Systeem”: • Systeem Algemene Systeem instellingen • Systeem Lay-outs en Printers • Systeem Nummering • Systeem Beveiliging • Systeem Installatie beveiliging
De opties die we uit deze lijst nog niet hebben besproken zijn: • Relaties • Kassa’s • Betaalwijze • Bediende • Tafel • Acties
Pagina 44 van 149
Kassa software
Systeem
Algemene systeem instellingen
Het scherm “Systeem instellingen” bestaat uit drie tabbladen: • Algemeen en Kassa • Standaard betaalwijzen • Kop en Voetregels (Kassabon)
Systeem
Algemene systeem instellingen
Algemeen en Kassa
Bedrijfsnaam Voer hier de naam van uw bedrijf in. Golf ledengegevens import directory In deze directory moet de manager zoeken naar de door het golfpakket geëxporteerde gegevens. Bestanden en Lay-outs In deze directory staan de database bestanden en de lay-outs. Kopieën lay-outs Je kunt bij het afdrukken de kopieën door de printer of door het programma laten maken.
Dit betekend als het programma de kopieën maakt dat het geen geprint moet worden een x aantal maal als opdracht wordt verstuurt naar de printer. Maakt de printer de kopieën dan wordt er maar één opdracht verzonden.
Pagina 45 van 149
Kassa software Jaar waarover eindejaarsverwerking is gedaan Hier staat het jaartal waarover de laatste eindejaarsverwerking is gedaan. Bediende aanmelden verplicht Wanneer deze keuze is aangevinkt moet de bediende die de kassa wil gaan gebruiken zich zelf aanmelden. Bij het opstarten van de kassa ziet het scherm er als volgt uit.
Naam vragen bij tafel openen Wanneer we deze keuze hebben aangevinkt dan wordt er bij het openen van een tafel naar een naam gevraagd. Numeriek 1 toets links onder Met deze keuze aan wordt de 1 toets links onderin geplaatst. Staat deze uit wordt de 1 links bovenin geplaatst.
of Maak ook gebruik van Paslezer Hier wordt aangegeven of de kassa in het bezit is van een paslezer. Jaar controle NGF pas Wanneer deze keuze aan staat wordt gecontroleerd van welk jaar de pas is. Positie, Lengte Jaar op NGF pas Dit is de positie waar het jaartal zich bevindt op de magneetstrip en de lengte van het jaartal.
Pagina 46 van 149
Kassa software Zoek op veld via pas Dit is het veld waarop gezocht wordt wanneer we de pas door de lezer heen halen. We kunnen hier uit twee velden kiezen: NGF nummer en Lidnummer.
Positie, Lengte NGF nummer op NGF pas Dit is de positie waar het NGF nummer zich bevindt op de magneetstrip en de lengte van dit nummer Kelner sleutel aanwezig Wanneer men gebruik maakt van een kelner sleutel dan moet deze keuze worden aangevinkt. Kelner Time-out in seconden Dit is de time-out in seconden, wanneer het systeem niet reageert. Kassa Lettertype De toetsen zoals ze in de kassa worden weergegeven kunnen we voorzien van een standaard lettertype, naar keuze. Dit ziet u als voorbeeld in de voorbeeldknop.
Door middel van de knop “Lettertype instellen” kunt u het lettertype aanpassen.
Zo kunt u het kleur, lettertype, tekenstijl en de grootte naar eigen smaak aanpassen.
Pagina 47 van 149
Kassa software
Systeem
Algemene systeem instellingen
Standaard betaalwijzes
Op dit tweede tabblad worden de verschillende standaard betaalwijzen ingevoerd. Contant betaalwijze Dit is de standaard betaalwijze die wordt gebruikt bij het contant afrekenen.
. Clubsaldo betaalwijze Dit is de standaard betaalwijze die wordt gebruikt bij het afrekenen met clubsaldo.
Pagina 48 van 149
Kassa software Op rekening betaalwijze Dit is de standaard betaalwijze die wordt gebruikt bij het afrekenen op rekenen.
Pagina 49 van 149
Kassa software
Systeem
Algemene systeem instellingen
Kop en Voetregels (Kassabon)
Op het derde tabblad hebben we voor zowel de kop als de voettekst 3 regels vrije tekst. Deze regels worden op de kassabon geplaatst.
Pagina 50 van 149
Kassa software
Systeem
Lay-outs en Printers
Het scherm “Printers en Lay-outs instellen” bestaat uit twee tabbladen welke we apart van elkaar zullen bespreken.
Systeem
Lay-outs en Printers
Printers
Overzichten Hier kiezen we de printer waarop we de overzichten willen afdrukken.
Naast de printer kiezen we ook de bak waaruit het papier voor de overzicht uit gehaald moet worden.
Pagina 51 van 149
Kassa software Factuur Hier kiezen we de printer waarop we de facturen willen afdrukken.
Naast de printer kiezen we ook de bak waaruit het papier voor de factuur uit gehaald moet worden. We kunnen het eerste blad en het volg papier uit aparte bakken laten halen.
Pagina 52 van 149
Kassa software
Systeem
Lay-outs en Printers
Lay-outs
Wanneer we naar het tabblad “Lay-outs” gaan hebben we daar de mogelijkheid om een aantal layouts aan te passen. • Factuur • Factuur Relatie
Pagina 53 van 149
Kassa software Om een makkelijkere keuze te kunnen maken uit de beschikbare velden kunnen we in keuzelijst laten tonen op het scherm. (Bekijk Datavelden)
Zoals u ziet staat er voor elke tabel een [+] teken staan. Door hier op te klikken vouwt de lijst uit.
Pagina 54 van 149
Kassa software
Het invoegen van een plaatje Door op dit icoon te klikken krijgt u het schermpje “Image” te zien.
Door op de button met de drie puntjes te klikken kunnen we een foto bestand selecteren.
Pagina 55 van 149
Kassa software Zoals u in het figuur hierboven ziet kunnen bestanden importeren die eindigen op : • • • • •
.BMP .WMF .EMF .ICO .JPG
Dit zijn de meest gangbare bestandsformaten.
Wanneer u het bestand heeft geselecteerd en op hebt geklikt wordt het in het scherm ingevuld We kunnen nog een aantal optie aanklikken in het scherm die betrekking hebben op het plaatje wat u in wilt vullen.
•
Stretch picture (Plaatje past zich aan het formaat dat u aangeeft) Resultaat
•
Center picture (Plaatje centreren) Resultaat
Pagina 56 van 149
Kassa software •
Autosize report element to fit picture (Plaatje wordt in het originele formaat gezet ongeacht het formaat van u kader) Resultaat
Voorbeeld
In het bovenstaande figuur zien we hoe de muiscursor eruit ziet als we een figuur willen vergroten of verkleinen dit werkt op alle hoek en middenpunten.
Pagina 57 van 149
Kassa software
Het invoeren van een tekstlabel Deze knop zorgt ervoor dat we een eigen tekst regel kunnen opnemen in een rapport. Door een klik op deze knop komen we in het scherm waar we de inhoud in kunnen zetten van het label wat we in de lay-out willen plaatsen.
De inhoud van het veld wat u toe wilt voegen Lettertype en kleur aanpassen Instelling hoe een veld zich moet gedragen
Door op te klikken wordt het veld toegevoegd. Voorbeeld
Pagina 58 van 149
Kassa software
Een veld veranderen We kunnen een veld wat we hebben geplaatst veranderen door met de rechter muistoets op het vel te klikken. Voorbeeld
In dit submenu kunnen we kiezen uit vier menu opties: • • • •
Bewerk Instellingen Breng naar voor Zend naar achteren
Bewerk:
Het aantal graden dat de tekst moet draaien.
Naast de rotatie zijn er nog een aantal dingen die we kunnen instellen maar deze zijn al in dit hoofdstuk besproken. Let Op ! ! ! ! ! Dit geldt ook voor velden uit de database. De database velden kunnen we ook slepen vanuit het overzicht. (Menu Bekijk
Pagina 59 van 149
Database velden)
Kassa software
Het invoegen van velden uit de database: Met deze button kunnen we een veld uit het MMPos invoegen in de lay-out.
In het eerste selectievakje kiezen we een onderdeel uit MMPos.
Het veld ernaast geeft de velden aan die op dit onderdeel betrekking hebben.
Pagina 60 van 149
Kassa software
We hebben in het voorbeeld hierboven Het onderdeel “Query_Factuur” gekozen. Daarnaast ziet een lijst met de velden die we kunnen selecteren om in het lay-out op te nemen.
Lettertype en kleur aanpassen Instelling hoe een veld zich moet gedragen
De optie om een aantal zaken uit het lay-out te onderdrukken
Door op te klikken wordt het veld in het lay-out geplaatst. Is heeft net als bij een figuur hoek en middenpunten, zodat we de veldlengte groter of kleiner kunnen maken. Voorbeeld
Pagina 61 van 149
Kassa software
Systeem
Nummering
In het scherm “Onderhoud nummering” worden de interne nummers bijgehouden van de volgende items: • Boekkoppeling • Factuur • Opdracht • Verwerkingsnr. Deze nummering mogen we niet zondermeer veranderen. Is dit toch noodzakelijk doe dot dan altijd in overleg met de helpdesk van MMS.
Pagina 62 van 149
Kassa software
Systeem
Beveiliging
Via de beveiligingsoptie in het menu kunnen we aangeven wie er wat mag in de manager. Dit kan op een aantal niveaus worden ingesteld.
Systeem
Beveiliging
Tabblad Gebruikers
We voegen een nieuwe gebruiker toe, door op de onderste regel te gaan staan en op de pijltoets naar beneden te drukken. Wanneer we dit hebben gedaan dan verschijnt er een lege regel. Hier moeten een aantal velden worden ingevoerd. Gebruikersnaam Hier vullen we de gebruikersnaam in welke we willen aanmaken Volledige naam Hier komt de volledige naam te staan van de gebruiker Wachtwoord Vul hier het bijhorende wachtwoord in. Deze wordt weergegeven door sterretjes.
Pagina 63 van 149
Kassa software
Systeem
Beveiliging
Tabblad Groepen
De tweede stap die we moeten doen is het aanmaken van groepen waar de gebruikers van deel gaan uitmaken. Het aanmaken gaat weer hetzelfde als bij het aanmaken van gebruikers, door op de onderste regel te gaan staan en op de pijltoets naar beneden te drukken verschijnt een nieuwe regel.
Door nu een groep te selecteren met de muis, kunt u gebruikers in het onderste gedeelte van het scherm toevoegen aan deze groep.
Gebruikers kunnen we in de groep zetten door een gebruiker te selecteren en op de enkele verplaatsbutton te klikken of met de dubbele verplaatsbutton iedereen in de groep te zetten.
Pagina 64 van 149
Kassa software
Systeem
Beveiliging
Tabblad Menu beveiliging
Het is mogelijk om het menu op verschillende manieren te beveiligen. Hier onder staan de mogelijkheden opgesomd, daarna zullen we ze gaan behandelen. • • • •
Vrij toegankelijk Niet toegankelijk Wachtwoord Specifieke groepen
Deze beveiliging kunnen we zowel op de menukeuze als op de sub-menukeuze zetten.
Pagina 65 van 149
Kassa software
Klik op een menu item dat u beveiligen wilt, daarna op één van de beveiligingsmogelijkheden.
Vrij toegankelijk Deze keuze is toegankelijk van alle gebruikers. Niet toegankelijk De keuze is voor niemand toegankelijk. Wachtwoord Met deze optie wordt een wachtwoord gevraagd wanneer u er gebruik van wilt maken.
Pagina 66 van 149
Kassa software Specifieke groepen
Met deze optie kunnen we de groepen koppelen (M.b.v. de verplaatsknoppen) die gebruik mogen maken van de menu optie.
Als laatst kunnen we ook in één keer alle beveiligingen opheffen.
Pagina 67 van 149
Kassa software
Systeem
Installetie Licentie
Om de door u aangeschafte pakketen te kunnen gebruiken dient u een licentie diskette in te lezen. Hieronder vindt u de beschrijving waarop u dit dient te doen : Installatie van een licentie 1. Start het golfpakket.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Ga via de menukeuze ‘Systeem’ naar de optie ‘Installatie Licentie’. In het scherm dat nu verschijnt kiezen we voor ‘Selecteren’ U kunt het bestand op twee manieren hebben ontvangen: via de E-Mail of via internet. Sla het bestand op, op een plaats waar u het bestand kunt terugvinden. Klik op “Selecteer” Geef hier de locatie in waar u het bestand heeft opgeslagen. Klik op “Openen” Selecteer het “licentiebestand. Klik op “Openen” Nu ziet u een overzicht met daarin alle licenties die met dit bestand worden geactiveerd. Klik op “Akkoord” Nu is het programma klaar voor gebruik.
Pagina 68 van 149
Kassa software
Tabellen
Relaties
Het scherm “Relaties muteren” bestaat uit een vijftal tabbladen. • Gegevens • Financieel • Financiële mutaties • Opmerkingen • Betaalwijzen Velden die hier in het geel worden weergegeven zijn de verplichte velden.
Pagina 69 van 149
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Gegevens
Het eerste tabblad dat we tegen komen in het tabblad “Gegevens” op dit tabblad moeten een aantal velden worden ingevoerd
1
De velden die we moeten invullen zijn: Bedrijf Is de relatie die u invoert een bedrijf? Clublid Wanneer het lid is overgeheveld uit het golfpakket dan is dit een club lid. NGF nummer Wanneer we handmatig de relatie aanmaken dan kunnen we hier het NGF nummer invullen. Aanhef Hier kunnen we een eigen aanhef invoeren. De velden omcirkeld met een 1 erin. Dit zij de N.A.W. gegevens van de relatie. De knop “Correspondentie” Met een druk op de knop “Correspondentie” wordt automatisch het veld correspondentie samengesteld. Vaste percentage korting In dit veld kunnen we de vaste kortingspercentage opgeven voor deze relatie. Uitgeschreven Hier kunnen we aangeven of deze relatie is uitgeschreven. Pagina 70 van 149
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Financieel
Op het tabblad “Financieel” geven we aan of de relatie een hoofd- of een sublid is. Wanneer we hebben gekozen voor hoofdlid zal het scherm er vergelijkbaar als hierboven uitzien. Kiezen we voor sublid veranderd het één en ander op het scherm.
Pagina 71 van 149
Kassa software Saldo via hoofdlid Wanneer we deze keuze aanvinken gaat het programma er vanuit dat dit sublid gebruik maakt van het saldo van het hoofdlid. Hoofdlid Met behulp van het boekje kunnen we het betreffende hoofdlid erbij zoeken.
Pagina 72 van 149
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Financiële mutaties
Het tabblad “Financiële mutaties” geeft een overzicht van alle mutaties van deze relatie op financieel gebied. In dit veld kunnen we niet veranderen of verwijderen.
Pagina 73 van 149
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Opmerkingen
Bij elke relatie hebben we de mogelijkheid om een aantal opmerkingen te plaatsen. Het veld waar we dit in doen is een memo veld. Dit betekent dat we heel wat A4-tjes vol kunnen typen. Wanneer we de opmerkingen hebben opgeslagen wordt er een sterretje op het tabblad geplaatst.
Pagina 74 van 149
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Betaalwijzen
Op het tabblad “Betaalwijzen” geven we aan op welke manier een relatie wel en niet mag betalen. We kunnen de items van links naar rechts en van rechts naar links verplaatsen met de verplaats buttons.
Met behulp van deze knop kunnen we de op dit moment geselecteerde item van links naar rechts verplaatsen.
Met behulp van deze knop worden alle items die aan de linker kant staan in één keer verplaatst naar de rechterkant.
Met behulp van deze knop kunnen we de op dit moment geselecteerde item van rechts naar links verplaatsen.
Met behulp van deze knop worden alle items die aan de rechter kant staan in één keer verplaatst naar de linkerkant.
Pagina 75 van 149
Kassa software
Tabellen
Kassa’s
In de manager kunnen we het aantal kassa aanmaken waarmee gewerkt wordt. Per kassa moeten een aantal velden worden aangegeven. Kassa nr. Dit is het nummer van de kassa. Het nummer moet uniek zijn. Geven we een nummer aan de kassa die al in gebruik is wordt er een foutmelding weergegeven.
Omschrijving Dit is de omschrijving die u aan de kassa wilt geven. (Bijvoorbeeld: Kassa 1) Bonprinter aangesloten Hier wordt aangegeven of we een bonprinter hebben aangesloten op de kassa.
Pagina 76 van 149
Kassa software Bonprinter model Hier kiezen we het type bonprinter dat is aangesloten. Standaard leveren we vanuit MMS de TSP600. Dit is ook de enige printer die standaard is toegevoegd.
Bonprinter poort Hier kiezen we de seriële poort waarop we de bonprinter hebben aangesloten.
Klanten display aanwezig Wanneer we een klanten display hebben moeten we deze keuze aanvinken. Standaard wordt er vanuit gegaan dat deze display niet aanwezig is. Hebben we deze keuze aangevinkt, veranderd het scherm
We moeten nu het model aangeven, standaard wordt de “DigiPos CD5220” als keuze meegeleverd.
Naast het model moet ook de poort worden aangegeven.
Pagina 77 van 149
Kassa software Paslezer poort Ook geven de poort op waarop de paslezer is aangesloten.
Start kassa panel laag nr. Hier wordt aangegeven met welke laag de kassa op moet starten. We kunnen in de lagen een algemene laag aanmaken met de meest gebruikte kassa items en deze hier gebruiken.
Pagina 78 van 149
Kassa software
Tabellen
Betaalwijze
Met behulp van de tabel “Betaalwijze” kunnen we meerdere betaalwijzen toevoegen. Een aantal voorbeelden hiervan zijn: • Contant • Ledenkaart • Pin • Chip • Mastercard • Visacard • Op rekening • Enz. De velden die we hier moeten vullen zijn: Betaalwijze id Dit is het nummer dat we aan deze betaalwijze geven. Het nummer moet uniek zijn. Omschrijving Dit is de omschrijving die u geeft aan deze betaalwijze. (Bijvoorbeeld: Contant) Lid kan hier automatisch gebruik van maken Wanner een lid automatisch van deze betaalwijze gebruik kan maken, bijvoorbeeld contant dat iedereen mag, dan vinken we deze keuze aan.
Pagina 79 van 149
Kassa software
Tabellen
Bediende
Het is mogelijk om via de manager een aantal bediende aan te maken. Aan deze bediende wordt dan en nivo gekoppeld. Dit nivo geeft aan wat een bediende wel en niet op een kassa mag doen. We moeten, om een bediende aan te maken, wel een aantal velden invoeren. Bediende id. Dit is het nummer dat we aan een bediende geven. Dit nummer moet uniek zijn. Naam Dit is de naam van de bediende Wachtwoord Dit is het wachtwoord waarmee de bediende op de kassa kan inloggen. Lep op ! ! Het wachtwoord is in dit scherm zichtbaar. Autorisatie Hier wordt het nivo van de bediende aangegeven.
Pagina 80 van 149
Kassa software
Tabellen
Tafel
Wanneer in de horeca gelegenheid gebruikt wordt gemaakt van verschillende tafels kunnen deze hier worden aangemaakt. Hiervoor moet de we de volgende velde vullen. Tafel nr. Dit is het nummer dat we aan de tafel geven. Dit nummer moet wel uniek zijn. Omschrijving Geef hier de omschrijving van de tafel. (Bijvoorbeeld: Tafel 1)
Pagina 81 van 149
Kassa software
Tabellen
Acties
De menukeuze “Acties” geeft u de gelegenheid om op bepaalde hoofdgroepen een korting gegeven in een bepaalde periode. Denk hier bijvoorbeeld aan happy hour (bijv. 10% korting op alle drank op dinsdagavond tussen 6 en 7 in de maanden augustus en september). Door op de “Plus” te klikken kunnen we een nieuwe actie invoeren.
Pagina 82 van 149
Kassa software De volgende velden moeten we invullen. Actie id. Dit is het unieke nummer dat we toekennen aan deze actie. Startdatum Hier geven we de datum op wanneer de actie moet starten.
Einddatum Hier geven we de datum op wanneer de actie moet eindigen.
Starttijd Geeft de starttijd op wanneer de actie moet starten.
Eindtijd Geeft de starttijd op wanneer de actie moet stoppen.
Omschrijving Dit is de omschrijving van de actie. Percentage Dit is de kortingspercentage die voor deze periode geldt.
Pagina 83 van 149
Kassa software Kleur Door middel van de knop kunnen we een kleur selecteren.
Geldende dagen van de week Klik in dit scherm de dagen van de week aan wanneer deze actie geldt.
Nadat we de actie hebben opgeslagen kunnen we de juiste hoofdgroepen toekennen.
Pagina 84 van 149
Kassa software
We kunnen de hoofdgroepen toevoegen d.m.v. de verplaatsknoppen.
Pagina 85 van 149
Kassa software
Overzichten
Het is mogelijk om via de manager verschillende overzichten uit te draaien. Deze overzichten zijn opgesplitst in twee type: • Algemene overzichten • Financiële overzichten
Pagina 86 van 149
Kassa software
Overzichten
Overzichten algemeen
Hoofdgroep / Artikel uitdraai
Met de volgende keuze kunnen we een lijst genereren met artikelen per hoofdgroep. Voorbeeld van “Hoofdgroep / Artikel Overzicht”
Pagina 87 van 149
Kassa software
Overzichten
Saldo overzichten
Saldo-overzicht van de relaties
Wanner we een sado overzicht willen genereren moeten we het veld “Saldo vanaf” invoeren. Saldo vanaf Dit is het bedrag vanaf wanneer het programma de lijst gaat genereren. Voorbeeld van “Saldo overzicht van de relaties”
Pagina 88 van 149
Kassa software
Overzichten
Saldo overzichten
Relaties met een negatief saldo
We kunnen via de manager 2 soorten lijsten uitdraaien met negatieve saldo’s van de relaties. • Alleen de clubleden • Alle relaties Voorbeeld van “Overzicht van relaties met een negatief saldo”
Pagina 89 van 149
Kassa software
Overzichten
Saldo overzichten
Opwaarderen vanuit NGP
Wanneer we willen weten wie er allemaal heeft opgewaardeerd van uit het Nationaal Golfpakket kunnen we hier een lijst voor uitdraaien.
Pagina 90 van 149
Kassa software
Overzichten
X-Staten
Omzet rapportage
Om de omzet rapportage af te drukken kunnen we aangeven wat op deze rapportage moet komen te staan. Opdrachten Wanneer we “Opdrachten” aanvinken krijgen we op de rapportage de omzet per opdracht te zien.
Pagina 91 van 149
Kassa software Artikelen Wanneer we “Artikelen” hebben aangeklikt wordt op de rapportage de omzet per artikel getoont.
Retour boekingen Als “Retour boekingen” is aangevinkt wordt het aantal retour boekingen per bediende op de rapportage weergegeven.
Hoofdgroepen Als “Hoofdgroepen” is aangevinkt wordt de omzet per hoofdgroep op de rapportage gezet.
BTW De omzet per BTW wordt opde rapportage geplaatst op het moment dat “BTW” staat aangevinkt.
Pagina 92 van 149
Kassa software Totaal per kassa Als we de omzet per kassa willen weten moeten in het scherm “Totaal per Kassa” aanvinken.
Kas In/Uit Door “Kas In/Uit” aan te vinken worden de mutaties van de Kas In/Uit en de Ledensaldo’s op de rapportage geplaatst.
Ledensaldo mutaties Mutaties in de ledensaldi kunnen op de rapportage krijgen door het veld “Ledensaldo mutaties” aan te vinken.
Pagina 93 van 149
Kassa software Totaal ontvangen per betaalwijze We kunne op de rapportage terug vinden wat er per betaalwijze ontvangen is wanneer de keuze “Totaal ontvangen per betaalwijze” is aangevinkt.
Ladesaldo Wanneer we de kassalade mutaties willen inzien kunnen we de keuze “Ladesaldo” aanvinken.
Openstaande opdrachten We kunnen de openstaande opdrachten ook inzien door de keuze “Openstaande opdrachten” aan te vinken.
Bezoekers statistiek Als laatste kunnen we ook nog aan geven of we de bezoekers statistiek willen inzien. Dit doen we door het vinkje bij “Bezoekers statistiek” aan te vinken.
Pagina 94 van 149
Kassa software
Overzichten
Z-Staten
Omzet rapportage
Wanneer we de Z-Staten willen gaan draaien moeten we ervoor zorgen dat alle kassa’s zijn op gemaakt. Zo niet wordt het volgende scherm weergegeven.
Wanneer de kassa’s wel zij opgemaakt ziet het scherm er als volgt uit.
Pagina 95 van 149
Kassa software Opdrachten Wanneer we “Opdrachten” aanvinken krijgen we op de rapportage de omzet per opdracht te zien.
Artikelen Wanneer we “Artikelen” hebben aangeklikt wordt op de rapportage de omzet per artikel getoont.
Retour boekingen Als “Retour boekingen” is aangevinkt wordt het aantal retour boekingen per bediende op de rapportage weergegeven.
Hoofdgroepen Als “Hoofdgroepen” is aangevinkt wordt de omzet per hoofdgroep op de rapportage gezet.
Pagina 96 van 149
Kassa software BTW De omzet per BTW wordt opde rapportage geplaatst op het moment dat “BTW” staat aangevinkt.
Totaal per kassa Als we de omzet per kassa willen weten moeten in het scherm “Totaal per Kassa” aanvinken.
Kas In/Uit Door “Kas In/Uit” aan te vinken worden de mutaties van de Kas In/Uit en de Ledensaldo’s op de rapportage geplaatst.
Pagina 97 van 149
Kassa software Ledensaldo mutaties Mutaties in de ledensaldi kunnen op de rapportage krijgen door het veld “Ledensaldo mutaties” aan te vinken.
Totaal ontvangen per betaalwijze We kunne op de rapportage terug vinden wat er per betaalwijze ontvangen is wanneer de keuze “Totaal ontvangen per betaalwijze” is aangevinkt.
Ladesaldo Wanneer we de kassalade mutaties willen inzien kunnen we de keuze “Ladesaldo” aanvinken.
Openstaande opdrachten We kunnen de openstaande opdrachten ook inzien door de keuze “Openstaande opdrachten” aan te vinken.
Pagina 98 van 149
Kassa software Bezoekers statistiek Als laatste kunnen we ook nog aan geven of we de bezoekers statistiek willen inzien. Dit doen we door het vinkje bij “Bezoekers statistiek” aan te vinken.
Pagina 99 van 149
Kassa software
Overzichten
Overzichten cumulatief
Omzet rapportage
Pagina 100 van 149
Kassa software
Overzichten
Overzichten cumulatief
Artikelverbruik
Pagina 101 van 149
Kassa software
De opdrachten Vanuit de manager kunnen we onderhoud plegen op de bestaande opdrachten.
Opdrachten
Onderhoud opdrachten
In het onderstaande scherm zien we een voorbeeld van een opdracht . Omdat deze opdracht al is verwerkt kunnen we de opdracht niet meer verwijderen.
Is de opdracht nog niet verwerkt kunnen we de opdracht wel verwijderen.
Pagina 102 van 149
Kassa software
Opdrachten
Onderhoud opdrachten
Gegevens
Zoals u in het scherm hierboven zit staan op dit tabblad de n.a.w. gegeven van de relatie. Deze gegevens zijn niet aan te passen.
Opdrachten
Onderhoud opdrachten
Artikelen
Pagina 103 van 149
Kassa software Op het tabblad “Artikelen” staan de artikelen die via de kassa op deze opdracht gezet zijn. In het grijze balk eronder ziet u de optelling van de Stuksprijzen, de kortingen en de Totaalprijzen.
Opdrachten
Onderhoud opdrachten
Betalingen en BTW
Op dit tabblad wordt aangegeven hoe is betaald en welke BTW is berekend.
Pagina 104 van 149
Kassa software
Jaarprocedure
Wanneer w aan het eind van het jaar het jaar willen afsluiten. Zijn er een aantal punten waar we rekening mee moeten houden. Eerst draaien we een advieslijst daarna factureren we de personen met negatieven saldi vervolgens maken we een back-up en draaien de eindejaarsverwerking. Aan het eind kunnen we het overzicht “Jaaroverzicht eindejaarsverwerking” draaien, hierin wordt weergegeven welke bedragen zijn weg geboekt.
Advieslijst eindejaarsverwerking Voor we de eindejaarsverwerking kunnen doorvoeren is het belangrijk eerst een advieslijst uit te draaien. Op deze lijst vinden we de personen die te veel hebben geconsumeerd en de personen die nog een clubsaldo hebben staan. Deze optie vinden we onder [Menu]Golfclub
[Menu]Advieslijst eindejaarsverwerking.
. Wanneer we voor deze optie hebben gekozen wordt in het scherm het jaar getoond waarover de eindejaarsverwerking plaats vindt. Let op ! ! Pagina 105 van 149
Kassa software Wanneer het jaartal lager is dan het huidige jaar dient u contact op te nemen met MMS.
Pagina 106 van 149
Kassa software Nadat de verwerking is uitgevoerd kunnen er geen saldoboekingen meer gedaan worden totdat het nieuwe jaar begonnen is. Wanneer we het overzicht hebben afgedrukt, moet deze worden gecontroleerd. Op deze lijst vinden we de personen die een negatief of nog een stukje niet consumeert saldo hebben.
De saldo’s die via de club worden gestort worden weg geboekt en de negatieven saldo’s worden van te voren gefactureerd.
Factureren van de negatieve saldo’s
Voor we de facturen kunnen uidraaien van de personen die een negatief saldo hebben kunnen we een advieslijst uitdraaien. Op de laatste pagina van dit overzicht ziet u welk bedrag gefactureerd gaat worden. Om deze lijst te kunne afdrukken kunt u gaan naar [Menu]Overzichten [Menu]Saldo overzichten [Relaties met een negatief saldo.
Pagina 107 van 149
Kassa software Wanneer we de lijst hebben gecontroleerd kunnen we facturen uitdraaien.
De optie vindt u onder [Menu]Facturen
[Menu]Afdrukken facturen relaties met negatief saldo.
Pagina 108 van 149
Kassa software
Einde jaarsverwerking
Let op ! ! Het belangrijk om een kopie van de database te maken alvorens u de eindejaarsverwerking gaat doorvoeren Wanneer we alles hebben gecontroleerd kunnen we de eindejaarsverwerking doorvoeren. Deze optie kunt u vinden onder [Menu]Golfclub [Menu]Eindejaarsverwerking.
In het informatiescherm worden eventuele fouten weergegeven. Zoals u hierboven kunt zien zijn in onze database nog een aantal onverwerkte saldoboekingen die moeten worden verwerkt.
Pagina 109 van 149
Kassa software Wanneer we alle netje hebben verwerkt kunt u de verwerking door voeren.
Nadat de verwerking heeft plaatsgevonden krijgen we een melding.
Jaaroverzicht eindejaarsverwerking
Nadat we de eindejaarverweking hebben gedraaid kunnen we een lijst met mutaties uitdraaien. We kunnen geen saldoboekingen meer doen voor het afgesloten jaar.
Pagina 110 van 149
Kassa software
Aan het eind van het overzicht wordt een optelling weergegeven van de overgeboekte saldi.
Pagina 111 van 149
Kassa software
Pagina 112 van 149
Kassa software
De Kassa
In ons voorbeeld hierboven maken we gebruik van 3 Lagen. • Algemeen • Dranken • Menu’s Onder de laag Dranken en Menu’s hebben we een aantal artikelen geplaatst. Op het algemene tabblad hebben we de goed lopende artikelen neergezet.
Pagina 113 van 149
Kassa software
De Schermopbouw In dit gedeelte zullen we de verschillende onderdelen van het kassa programma behandelen.
Bediende inlogscherm Wanneer we bediende hebben aangemaakt in de manager wordt er bij het starten van de kassa gevraagd om in te loggen. Bediende Dit is het nummer wat aan de bediende is gegeven Wachtwoord Dit is het wachtwoord dat bij het nummer van de bediende hoort.
Nadat we het nummer met wachtwoord hebben ingevuld klikken we met de muis (Wanneer we hier gebruik van maken) op , of wanneer u een touch screen gebruikt raakt u de toets aan op het scherm.
Pagina 114 van 149
Kassa software
Werken vanuit het hoofdscherm
Afrekenen gedeelte (Punt 1) In het afreken gedeelte worden alle door u aangeslagen artikelen bij elkaar opgeteld.
Pagina 115 van 149
Kassa software Wanneer er een artikel met een open prijs wordt gekozen, kan er door middel van het onderste gedeelte van het scherm (Keypad) een prijs worden opgegeven.
De mogelijkheid om een open prijs in te voeren kunnen we herkennen door een rood vak waar met witte letter Prijs in staat. Standaard staat de prijs op 0,00.
Pagina 116 van 149
Kassa software De keypad of numerieke toetsenbordje (Punt 2) Door middel van het klikken met de muis op de toetsen of door middel van het aanraken van de toetsen op het scherm (alleen bij touch screen) kunnen prijzen worden ingevoerd.
In het scherm hierboven staan naast de cijfer toetsen nog een aantal factie toetsen hier onder staan ze op een rijtje met hun functie. 1. Afsluiten kassa Met deze knop wordt de kassa afgesloten. Er wordt na indrukken van deze knop nog een bevestiging gevraagd
2. Lade open Met deze knop kunnen we de kassalade openen
Pagina 117 van 149
Kassa software 3. Open gast Met deze knop kunnen we een nieuwe gast aanmaken of een bestaande gast selecteren. 4. Retour Wanneer we een artikel retour nemen kunnen we deze m.b.v. deze knop retour boeken. Klik in eerste instantie op de knop daarna op de knop van het artikel dat retour genomen wordt. Deze regel wordt op de kassa als een rode regel met het woordje retour op genomen in het afreken gedeelte.
5. Naam op bon Wanneer we op deze knop drukken hebben we de mogelijkheid om een naam op te nemen op de kassabon.
Pagina 118 van 149
Kassa software Door middel van het toetsenbord dat verschijnt op het scherm kunnen we een lid zoeken of een willekeurige naam intoetsen. Wanneer we een willekeurige naam intoetsen wordt deze automatisch opgenomen in de lijst met gasten. 6. In / Uit Kas Met behulp van deze knop kunnen we op een verantwoorde manier geld uit de kas halen of in de kas stoppen. Ook kunnen we leden saldo’s opwaarderen. Uit kas kan bij voorbeeld zijn wanneer een pakje wordt afgeleverd en dit is onder rembours. Zo zijn er ook mutaties waardoor geld in kas kan komen.
7. Kas Opmaak Met deze knop kunnen we aan het einde van de dag de kas opmaken. Wanneer we op de knop drukken wordt een melding op het scherm weergegeven waarin wordt gevraagd of u zeker weet dat u de kas wilt opmaken.
Beantwoorden we deze vraag met “Ja” Komen e in het scherm waarin u aan kunt geven wat er in de kas zit.
Pagina 119 van 149
Kassa software
U kunt met de cijfer toetsen het aantal aangeven en nadat u het aantal heeft ingevoerd kunt u op het soort klikken. Gaat het om het aantal 1 hoeft u niet eerst het aantal in te geven. 8. Clr Wanneer we een open prijs of een aantal hebben aangegeven en drukken daarna op deze toets wordt het veld weer leeg gemaakt.
9. Correctie Wanneer we een fout artikel hebben ingevoerd kunnen we deze door de correctie toets te gebruiken verwijderen. We kunnen ook één van de regel van de bon selecteren en daarna op de correctie toets drukken, nu zal de geselecteerde regel van de bon verwijderd worden. 10. Afrekenen Wanneer alle artikelen op de bon staan kunnen we op de knop afrekenen klikken
Pagina 120 van 149
Kassa software
Het afrekenscherm ziet er uit zoals in de bovenstaande afbeelding. Wanneer we willen gaan afrekenen moeten we eerst aangeven op welke manier wordt betaald.
Hiermee wordt aangegeven dat er contant wordt betaald
Hiermee wordt aangegeven dat het bedrag van het leden saldo gehaald wordt
Hiermee wordt aangegeven dat het bedrag wordt gepind
Hiermee wordt aangegeven dat het bedrag met de chip betaald wordt
Pagina 121 van 149
Kassa software
Hiermee geven we aan dat men met de mastercard betaald
Hiermee geven we aan dat men met de visacard betaald
Hiermee geven we aan dat het bedrag op rekening wordt gezet
Met deze toets bevestigen we de betaling
Met deze toets annuleren we de betaling
Wanneer we bijvoorbeeld contact hebben gekozen kunnen we dit corrigeren .
Pagina 122 van 149
Kassa software Het artikelenpaneel (Punt 3) Onder punt 3 in het hoofdscherm vinden we het artikelenpaneel. We kunnen hier de artikelen met de muis, wanneer aanwezig, kiezen of kiezen door het aanraken van de toetsen, indien u in het bezit bent van een touch screen. Het scherm wordt weergegeven zoals u het heeft ingedeeld in de manager. Standaard begint het scherm in niveau 0.
Pagina 123 van 149
Kassa software Wanneer er in het artikelenpaneel een knop staat die gebruikt kan worden, maar waar geen artikel aanhangt dan wordt er bij het aanklikken een keuze scherm getoont.
Pagina 124 van 149
Kassa software De verschillende niveaus (Punt 4) We kunnen met deze knoppen de verschillende niveaus (Lagen) kiezen die we hebben aangemaakt in de manager.
Pagina 125 van 149
Kassa software
Gast invoeren We kunnen via de kassa nieuwe gasten invoeren die iets willen afrekenen.
Na een druk op deze knop wordt een nieuw scherm geopend waarin we een gast kunnen kiezen of waarin we een nieuwe gast kunnen aanmaken.
Wanneer we een naam kiezen uit de lijst en klikken op de toets dan wordt deze persoon als gast geopend. Alle artikelen die we nu kiezen worden op naam van deze gast gezet. Wanneer we een nieuwe gast willen aanmaken kiezen we niemand en klikken op .
Pagina 126 van 149
Kassa software
Wanneer een gast gaan invoeren vullen we alleen de n.a.w. gegevens in en het eventuele NGF nummer. Het veld “Zoekcode/Lidnummer” Wordt alleen gebruikt bij leden van de club. Wanneer we een gast hebben aangemaakt wordt deze opgeslagen in een soort adressenboek. Openen we het gasten scherm zien we in eerste instantie altijd iedereen. Dit wordt beperkt als we op de letters drukken, dan zien we alleen de namen beginnend met die letter.
Pagina 127 van 149
Kassa software
Bestaande opdrachten inzien Wanneer we reeds gemaakte opdrachten willen terug zien doen we dit door te dubbel klikken in het afrekenscherm.
De buttons in het scherm
Één opdracht terug
Één opdracht vooruit
Pagina 128 van 149
Kassa software
Zoeken naar een opdracht
De opdracht printen
Het opzoeken van een lid
Pagina 129 van 149
Kassa software
Lege artikelknoppen Het kan voorkomen dat we een knop hebben neergezet in het scherm zonder er een artikel aan te koppelen.
Drukken we nu op zo’n knop wordt er een lijst met artikelen weergegeven.
Door op de titels in de titelbalk te klikken veranderd de sortering van de lijst.
Kies uit de lijst het juiste artikel en druk op .
Pagina 130 van 149
Kassa software
Het gekozen “Artikel” wordt in het afrekenscherm gezet.
Pagina 131 van 149
Kassa software
Opwaarderen van leden saldo’s We kunnen via de kas de leden saldo’s opwaarderen.
Klik op “In / Uit Kas”.
Klik vervolgens op “Leden Saldo” Pagina 132 van 149
Kassa software
Haal de pas door de lezer, of klik op de knop “Zoek clublid”.
Zoek het lid op en klik op . Pagina 133 van 149
Kassa software
Het lid verschijnt in het scherm, als dit het juiste lid is dan klikken we op .
Klik het veld “Bedrag” aan om op te gaan waarderen. Pagina 134 van 149
Kassa software
Vul het bedrag in en klik op .
We komen nu terug in het hoofdscherm, het saldo is nu opgewaardeerd. Pagina 135 van 149
Kassa software
Pagina 136 van 149
Kassa software
Greenfee afrekening MMPOS (optioneel) Instellingen
Voordat we het systeem in gebruik kunnen nemen zijn er een aantal basis instellingen benodigd.
MMPOS manager
1. Greenfee artikel aanmaken; Dit artikel zonder prijs is het artikel dat door de baanmanager gebruikt wordt om de tarieven in de omzet van het kassasysteem te plaatsen. Het artikel kan worden aangemaakt via menukeuze Tabellen Artikelen.
2. Systeem instellingen; Hier kan t.b.v. Baanmanager het artikelnummer worden aangegeven en de gebruikersnaam waaronder de greenfee’s in de manager moeten worden geboekt. Menukeuze Systeem Algemeen Greenfee
**
Wellicht is het ook noodzakelijk een extra hoofd-, sub- & omzetgroepen aan te maken.
Pagina 137 van 149
Kassa software 3. Button aanmaken op touchscreen; Deze toets heeft maakt de koppeling naar de baanmanager. De knop kan worden aangemaakt via menukeuze: Kassa touchscreen indelen.
Koppeling NGP Baanplanner
Het configuratie bestand om de kopp. Te maken naar de baanplanner staat in de directory MMS\MMPOS\Bin
Pagina 138 van 149
Kassa software
Registreren greenfee’s voor gasten en introducés via de kassa Algemeen
Wanneer alle instellingen zijn aangebracht kan het systeem in gebruik genomen worden. In het scherm hieronder is 1 button opgenomen om greenfee te registreren en 2 extra buttons tbv verkoop van overige artikelen. De overige artikelen zullen niet worden geregistreerd in de baanmanager maar alléén verwerkt worden in de X- en Z-staten van het kassasysteem.
Pagina 139 van 149
Kassa software
Registreren van een gast 1. Druk op de button ‘Greenfee’ en het volgende scherm verschijnt.
a. b.
Geef aan of er een greenfee voor 9 of 18 holes worden benodigd is. Druk op de knop 1bal 2bal 3bal of 4bal om aan te geven hoeveel personen er worden geregistreerd. c. Klik vervolgens op doorgaan. 2. In dit voorbeeld gaan we van een 18 holes greenfee uit voor 1 gast. De gast kan opgezocht worden door de NGF-pas door de paslezer te halen of op te zoeken door de eerste letters van de naam in te voeren. Indien deze persoon voor de eerste keer komt spelen en geen NGF pas heeft kunt u op ‘nieuw’ drukken om handmatig een nieuwe gast aan te maken. 3. Vervolgens verschijnt het voor deze gast bestemde tarief en klikt u akkoord. 4. Het systeem komt teru in het kassasysteem waarna u de greenfee kunt afrekenen.
Pagina 140 van 149
Kassa software
Registreren van een introducé 1. Druk op de button ‘Greenfee’ en het volgende scherm verschijnt. a. Geef aan of er een greenfee voor 9 of 18 holes worden benodigd is. b. Druk op de knop 2bal 3bal of 4bal om aan te geven hoeveel personen er worden geregistreerd. c. Klik vervolgens op doorgaan. 2. In dit voorbeeld gaan we van een 18 holes greenfee uit voor 1 introducé. a. Zoek het lid op dat een persoon gaat introduceren. b. De intro kan opgezocht worden door de NGF-pas door de paslezer te halen of op te zoeken door de eerste letters van de naam in te voeren. Indien deze persoon voor de eerste keer komt spelen en geen NGF pas heeft kunt u op ‘nieuw’ drukken om handmatig een nieuwe gast aan te maken. 3. Vervolgens verschijnt het voor deze intro bestemde tarief en klikt u akkoord. 4. Het systeem komt terug in het kassasysteem waarna u de greenfee kunt afrekenen.
Pagina 141 van 149
Kassa software
Veel gestelde vragen;
1. Hoe kan ik het tarief dat is geselecteerd wijzigen voordar ik deze ga afrekenen. Wanneer u voordat er afgerekend wordt nogmaals op de button greenfee te drukken, krijgt u
onderstaand scherm te zien waarin u de registratie kunt aanpassen. Wanneer de greenfee éénmaal is afgerekend dient deze vanuit de baanmanager te worden gecorrigeerd. 2. Ik registreer 2 leden en 1 introducé, namens welk lid wordt deze persoon geïntroduceerd? Deze wordt geregistreerd op de naam van het lid dat als eerste is in de registratie is opgenomen. U kunt dit aanpassen door het tarief aan te passen van de introducee en nadat u hier opnieuw een introducé van maakt zal het systeem vragen namens welk lid deze persoon moet worden geïntroduceerd.
Pagina 142 van 149
Kassa software
Instellen van de paslezer in 11 stappen (Gladius kassa)
(Aanpassen MCR voor gebruik kassa)
In dit gedeelte wordt besproken hoe we de paslezer van een Gladius kassa in moeten stellen om te kunnen werken met het MMPos systeem.
Stap 1 Start de “KS64 decoder”.
Pagina 143 van 149
Kassa software
Stap 2 Klik vervolgens op de button met de blauwe “M”.
Stap 3 Klik op het icoontje met de pijl naar “links en rechts” om in het “Download and Upload Configuration Data” scherm te komen.
Stap 4 Kies voor “Upload To PC” om de gegevens uit de MCR in de pc te laden.
Stap 5 Kies “OK”
Pagina 144 van 149
Kassa software
Stap 6 Kies voor “Communication Parameters”
Stap 7 “Disable” op het tabblad “Keyboard” de optie “Send Characters by ALT Method”
Pagina 145 van 149
Kassa software
Stap 8 Kies op het tabblad “Output Characters” voor “CR”
Stap 9 Kies op het tabblad “Magnetic Reader” voor de optie “Track 1 Only”
Pagina 146 van 149
Kassa software
Stap 10 Kies de knop met de blauwe “M”.
Klik op “Download to Decoder”
Stap 11 Als onderstaande melding verschijnt als de update goed is gegaan. Klik vervolgens op “OK”
Pagina 147 van 149
Kassa software
Pagina 148 van 149
Kassa software
Aantekeningen
Pagina 149 van 149
