Laatste wijziging: 13-02-2008
Kassa software
Pagina 2 van 96
Kassa software
Inhoudsopgave De Manager ........................................................................................................................................... 5 De manager synchroniseren met het Golfpakket ............................................................................... 6 Importeren horeca clubleden .......................................................................................................... 6 Importeren horeca mutaties clubleden.......................................................................................... 10 Jaaroverzicht horeca mutaties clubleden...................................................................................... 13 Advieslijst eindejaarsverwerking ................................................................................................... 14 Eindejaarsverwerking .................................................................................................................... 16 Jaaroverzicht Eindejaarsverwerking ............................................................................................. 18 Aanmaken Artikelen.......................................................................................................................... 19 Onderhoud BTW tarieven ............................................................................................................. 19 Aanmaken meerdere administraties. ............................................................................................ 20 Aanmaken hoofdgroepen .............................................................................................................. 21 Aanmaken van de artikelen........................................................................................................... 22 Artikel prijswijzigingen: .................................................................................................................. 24 Instellen van de barcodescanner .................................................................................................. 26 Werken met barcodes ................................................................................................................... 27 Indelen van de kassa ........................................................................................................................ 29 Touchscreen Indelen..................................................................................................................... 29 Touchscreen betaalwijze............................................................................................................... 34 Kassafuncties indelen ................................................................................................................... 35 Overige inrichtingopties .................................................................................................................... 36 Systeem Algemene systeem instellingen................................................................................. 37 Systeem Algemene systeem instellingen Algemeen en Kassa .......................................... 37 Systeem Algemene systeem instellingen Standaard betaalwijzes ..................................... 40 Systeem Algemene systeem instellingen Kop en Voetregels (Kassabon) ......................... 42 Systeem Lay-outs en Printers .................................................................................................. 43 Systeem Lay-outs en Printers Printers................................................................................ 43 Systeem Lay-outs en Printers Lay-outs .............................................................................. 45 Systeem Nummering................................................................................................................ 54 Systeem Beveiliging ................................................................................................................. 55 Systeem Beveiliging Tabblad Gebruikers ........................................................................... 55 Systeem Beveiliging Tabblad Groepen ............................................................................... 56 Systeem Beveiliging Tabblad Menu beveiliging .................................................................. 57 Systeem Installetie Licentie...................................................................................................... 60 Tabellen Relaties...................................................................................................................... 61 Tabellen Relaties Tabblad Gegevens ................................................................................. 62 Tabellen Relaties Tabblad Financieel ................................................................................. 63 Tabellen Relaties Tabblad Financiële mutaties .................................................................. 65 Tabellen Relaties Tabblad Opmerkingen ............................................................................ 66 Tabellen Relaties Tabblad Betaalwijzen ............................................................................. 67 Tabellen Kassa’s ...................................................................................................................... 68 Tabellen Betaalwijze ................................................................................................................ 71 Tabellen Bediende ................................................................................................................... 72 Tabellen Tafel........................................................................................................................... 73 Tabellen Acties ......................................................................................................................... 74
Pagina 3 van 96
Kassa software Overzichten ....................................................................................................................................... 78 Overzichten Overzichten algemeen Hoofdgroep / Artikel uitdraai ...................................... 79 Overzichten Saldo overzichten Saldo-overzicht van de relaties ......................................... 80 Overzichten Saldo overzichten Relaties met een negatief saldo ........................................ 81 Overzichten Saldo overzichten Opwaarderen vanuit NGP ................................................. 82 Overzichten X-Staten Omzet rapportage ............................................................................ 83 Overzichten Z-Staten Omzet rapportage ............................................................................ 87 Overzichten Overzichten cumulatief Omzet rapportage ..................................................... 92 Overzichten Overzichten cumulatief Artikelverbruik............................................................ 93 De opdrachten .................................................................................................................................. 94 Opdrachten Onderhoud opdrachten ........................................................................................ 94 Opdrachten Onderhoud opdrachten Gegevens .................................................................. 95 Opdrachten Onderhoud opdrachten Artikelen .................................................................... 95 Opdrachten Onderhoud opdrachten Betalingen en BTW ................................................... 96
Pagina 4 van 96
Kassa software
De Manager Om te kunnen gaan werken met de kassasystemen moet het systeem worden ingericht. We kunnen via de manager de kassasystemen naar eigen inzicht indelen. We kunnen meerdere groepen aanmaken waaronder we artikelen kunnen plaatsen. Naast het inrichten van de systemen kunnen we met de manager ook management gegevens / rapporten generen, gegevens vanuit het golf pakket importeren, Opdrachten onderhouden, facturen verwerken, enz.
Pagina 5 van 96
Kassa software
De manager synchroniseren met het Golfpakket
We kunnen het de keuzes onder de menukeuze “Golfclub” allerlei handelingen
Importeren horeca clubleden
Wanneer er niet in te lezen is de knop “Start importeren” niet actief. Wanneer we de export hebben gedaan naar de horeca in het golfpakket kunnen we de gegevens importeren.
Vanuit het golfpakket
(Zie vervolg op de volgende pagina)
Pagina 6 van 96
Kassa software
Wanneer we in het golfpakket de keuze hebben gemaakt komen we in het bovenstaande scherm terecht. Wanneer we hier
hebben gekozen worden de facturen en de leden die betrekking hebben op de horeca geëxporteerd naar de exportbestanden..Voor deze twee punten wordt gekeken naar de “Contributiecode” in het golfpakket.
Nadat we hebben geëxporteerd wordt de vraag gesteld of de geëxporteerde mutaties moeten worden aangemerkt als zijnde geëxporteerd zodat ze niet tweemaal kunnen worden ingelezen in het horeca systeem.
Pagina 7 van 96
Kassa software
Pagina 8 van 96
Kassa software Voorbeeld van “Verslag export horeca-mutaties”
Nu zijn de bestanden klaar gezet om te worden geïmporteerd. Wanneer we nu kiezen voor “importeren horeca clubleden” is de knop “Start importeren” wel actief.
Wanneer we nu “Start importeren” aanklikken worden de leden opgenomen, wanner deze nog niet opgenomen zijn, in het horeca systeem.
Pagina 9 van 96
Kassa software
Importeren horeca mutaties clubleden
Wanneer we facturen willen importeren gaan we er vanuit de export heeft plaats gevonden naar de Horeca in het Golfpakket. Geef hierboven de datum aan op welke boekingsdatum er geïmporteerd moet gaan worden. Nadat de juiste datum is ingevoerd klikt u op “Start importeren”.
U krijgt nog een melding met de vraag of u het zeker weet.
Nadat u voor “Ja” heeft aangeklikt worden de mutaties ingelezen.
Pagina 10 van 96
Kassa software
De mutaties worden nu ingelezen.
Aan het eind krijgt u een mogelijkheid om een “Verslag” in te zien.
Nu zijn alle mutaties ingelezen. We zien dit terug op het tabblad financiële mutaties in de relaties.
Pagina 11 van 96
Kassa software
Pagina 12 van 96
Kassa software
Jaaroverzicht horeca mutaties clubleden
Met deze keuze kunnen een overzicht genereren van de mutaties van een op te geven jaar. Voorbeeld van “Overzicht opwaardering vanuit NGP in 2006”
Pagina 13 van 96
Kassa software
Advieslijst eindejaarsverwerking Wanneer we een advies willen draaien en er is nog geen Z-Staat gedraaid ziet het scherm als volgt uit.
Is de Z-Staat wel gedraaid krijgen we het volgende scherm.
Pagina 14 van 96
Kassa software Voorbeeld van “Advieslijst eindejaarsverwerking 2006”
Pagina 15 van 96
Kassa software
Eindejaarsverwerking Wanneer nog niet alle saldo boekingen zijn gedaan, d.m.v. van de Z-staat, kan er ook geen eindejaarsverwerking plaatsvinden.
Draaien we nu de Z-Staat, en alle saldo boekingen zijn dus gedaan kunnen we de eindejaarsverwerking wel draaien.
Pagina 16 van 96
Kassa software Wanneer de eindejaarsverweking heeft plaatsgevonden komt de volgende melding op het scherm te staan.
Pagina 17 van 96
Kassa software
Jaaroverzicht Eindejaarsverwerking
Om een overzicht van de eindejaarsverwerking te kunnen afdrukken, kiezen we de menu keuze “Jaaroverzicht Eindelaarsverwerking”. Jaartal Vul hier het jaartal in waarover u het verslag wilt hebben. Voorbeeld van “Overzicht eindejaarsverwerking in 2006”
Pagina 18 van 96
Kassa software
Aanmaken Artikelen Dit hoofdstuk gaat over het aanmaken van de artikelen
Onderhoud BTW tarieven Wanneer een golfclub b.t.w. plichtig is kunnen hier de verschillende b.t.w. categorieën worden aangegeven. Standaard is aanwezig Hoog (17,5%), Laag (6%) en Nul (0%)
Door op de plus te klikken kunnen we nieuwe codes toevoegen. Vul hiervoor de volgende velden in: BTW nr.: Dit is een uniek nummer dat we aan de BTW code hangen. BTW: Dit is de percentage die geldt voor deze BTW code. Omschrijving: Dit is de omschrijving van de BTW code bijvoorbeeld: Hoog, Laag of Null.
Pagina 19 van 96
Kassa software
Aanmaken meerdere administraties.
Wanneer we meerdere administratie gebruiken kunnen we deze hier aanmaken door op de plus button te klikken. De volgende velden moeten we gaan invullen: Administratie nr.: Dit is het unieke nummer dat we aan deze administratie geven. Omschrijving: Dit is de omschrijving van de betreffende administratie.
Pagina 20 van 96
Kassa software
Aanmaken hoofdgroepen Wanneer we op de kassa hoofdgroepen gaan gebruiken dan kunnen we deze hier aanmaken.
Door op de plus button te klikken kunnen we een nieuwe hoofdgroep aanmaken. Hiervoor moeten we de volgende velden invoeren. Hoofdgroep nr.: Het unieke nummer dat we aan een hoofdgroep meegegeven. Omschrijving: Dit is de omschrijving die we aan de hoofdgroep geven. Deze tekst komt ook in de kassa naar voren . Administratie: Wanneer u meerdere administraties heeft aangemaakt kunt u hier een de juiste administratie kiezen.
Pagina 21 van 96
Kassa software
Aanmaken van de artikelen Voor we het scherm kunnen gaan delen moeten we eerst zorgen dat we artikelen hebben aangemaakt om deze in het scherm te kunnen plaatsen. Om een artikel aan te maken gaan we naar Tabellen Artikelen
Wanneer we op de plus button ver schijnt een legen artikel kaart. Om een artikel aan te maken moet u de volgende velden in vullen: Artikel nr.: Dit is het unieke nummer dat u aan het artikel meegeeft. Omschrijving verkort (Kassabon): Dit is de omschrijving zoals deze op de kassabon wordt afgedrukt. Omschrijving: Hier kunt u een langere omschrijving aan het artikel meegeven. Vullen we hier niets in wordt de verkorte omschrijving ook hier ingevuld. BTW: Kies hier het BTW tarief dat geldt voor dit artikel. Hoofdgroep: Kies hier uit de keuzelijst de hoofdgroep waaronder dit artikel gaat vallen op de kassa. Voorbeeld
Pagina 22 van 96
Kassa software Prijs (incl.): Geef hier de prijs van het artikel op. Bij aanslaan van dit artikel wordt dit bedrag weergegeven.
Open prijs: Wanneer we gebruik maken van deze keuze zal de kassa bij het aanslaan om een prijs vragen.
D.m.v. het cijferblok onderin het scherm kan de prijs worden ingegeven. Let op ! ! ! •
Wanneer u gebruik maakt van een touchscreen monitor kunt u prijzen invoeren door op deze knoppen te drukken.
•
Gebruikt u de muis kunt u op de buttons klikken.
•
Via het toetsenbord kunt u geen prijs inveoeren.
Pagina 23 van 96
Kassa software
Artikel prijswijzigingen: Via de knop prijswijzigen kunnen we op verschillende manieren een prijswijziging doorvoeren.
Nadat we op de knop hebben geklikt komen we in het scherm “Nieuwe prijzen voor de artikelen”.
Het bovenstaande scherm bestaat uit twee tabbladen Artikelen en Afrondingstabel. We bespreken als eerste het tabblad “Artikelen”. Tabblad
Artikelen:
De eerste manier die we kunnen gebruiken om een prijswijziging door te voeren is dat we in het kader “Prijs_nieuw” handmatig een nieuwe prijs kunnen toevoegen.
Pagina 24 van 96
Kassa software De tweede manier is een procentuele prijs stijging voor een hele hoofdgroep. Dit doen we door een hoofdgroep te kiezen en een percentage op te te geven.
Door nu op de knop “Prijswijziging berekenen” te klikken worden de nieuwe prijzen berekend. Klikken we nu op “Prijswijziging doorvoeren” worden de nieuwe prijzen verwerkt. Klikken op de knop “Prijswijziging annuleren” worden de nieuwe prijzen uit de kolom “Prijs_nieuw” verwijderd. Tabblad
Afrondingstabel:
Via dit tabblad kunne we een afrondings tabel aanmaken. Pagina 25 van 96
Kassa software
Instellen van de barcodescanner
Wanneer we met de barcodescanner willen gaan werken in de kassa moeten we in de manager aangeven op welke seriële poort deze scannet is aangesloten. Dit doen we onder [Menu]Tabellen [Menu]Kassa’s.
Wanneer u gebruik maakt van meerdere kassa systemen kan deze instelling per kassa afwijken.
Pagina 26 van 96
Kassa software
Werken met barcodes In de kassa kan ook met een seriële barcode scanner worden gewerkt. Wanneer we een artikel aanmaken kunnen we meteen het artikel scannen, waardoor de waarde van de barcode wordt opgeslagen.
Wanneer we in de kassa een artikel met deze barcode scannen wordt deze automatisch opgezocht.
Pagina 27 van 96
Kassa software Wanneer we in de kassa een artikel scannen die niet in de database staat krijgt u hier een melding van.
Pagina 28 van 96
Kassa software
Indelen van de kassa
Onder de menukeuze “Kassa” staan drie keuzes die betrekking hebben op het inrichten van de kassasystemen.
Touchscreen Indelen Bij de keuze “Touchscreen Indelen” maken we de hoofdgroepen aan met de daaronder horende knoppen. In dit stuk van de handleiding zullen we de werking van dit scherm uitleggen.
Pagina 29 van 96
Kassa software
Om een hoofdgroep te kunnen aanmaken klikken we als eerst op één van de knoppen links in het scherm
Wanneer we op een lege knop hebben gedrukt veranderd de rechterkant van het scherm. Het ziet dan zo uit als hiernaast. Hierbij moeten een aantal zaken worden ingevoerd. • • • • • • •
Tekst Kleur Nivo Eventueel een plaatje voor op de toets Het aantal buttons horizontaal (Standaard 6) Het aantal buttons vertikaal (Standaard 6) Het aantal lagen (Standaard 6)
Pagina 30 van 96
Kassa software
Voet de naam van d button in Druk op de knop onder kleur om een kleur te kiezen Geef het nivo aan Voeg eventueel plaatje toe
Bij wijziging kunt u met het vinkje opslaan, de kruis is annuleren Geef het aantal buttons op horizontaal Geef het aantal buttons op vertikaal Geef het aantal lagen op
Hieronder ziet u een voorbeeld:
Pagina 31 van 96
Kassa software Wanneer we op deze laag een artikel willen toevoegen op deze laag. Klikken we een van de lege buttons aan in het middelste gedeelte van het scherm.
Wanneer we op één van de buttons hebben geklikt veranderd het scherm rechts wederom. Hierbij moeten we een aantal gegevens invoeren of aangegeven. • • • •
Soort toets Tekst Kleur (Standaard hetzelfde als de hoofdgroep Eventueel een plaatje voor op de toets
Pagina 32 van 96
Kassa software
Het soort toets voor een artikel is “PLU”, Geef daarnaast de naam van de button op.
Hierboven zien we een voorbeeld.
Pagina 33 van 96
Kassa software
Touchscreen betaalwijze Bij deze menu keuze kunnen we de verschillende betaalwijzes
Om een betaalwijze toe te voegen klikt u op een van de lege buttons. Wanneer u dit hebt gedaan kiest u als soort toets “Betaalwijze”. Geeft bij de tekst de naam van de knop aan. Klik op de kleur om een eigen kleur aa te geven. Vervolgens geeft u bij functiecode de functie van de toets aan.
Sla als laatst altijd het toetsenbord op. Pagina 34 van 96
Kassa software
Kassafuncties indelen Via deze keuze uit het menu kunnen we de speciale kassa functies zelf indelen. De meest voorkomende knoppen zijn al voor gedefinieerd. U kunt van deze standaard afwijken en de functies op andere plaatsen neerzetten.
De functie van de toets kunnen we aangeven via de knop “Soort toets”.
Pagina 35 van 96
Kassa software
Overige inrichtingopties Onder de optie “Systeem” en “Tabellen” in het menu vinden we nog een aantal keuzes die betrekking hebben op de inrichting van het systeem.
In dit gedeelte bespreken we de volgenden onderdelen uit het menu “Systeem”: • Systeem Algemene Systeem instellingen • Systeem Lay-outs en Printers • Systeem Nummering • Systeem Beveiliging • Systeem Installatie beveiliging
De opties die we uit deze lijst nog niet hebben besproken zijn: • Relaties • Kassa’s • Betaalwijze • Bediende • Tafel • Acties
Pagina 36 van 96
Kassa software
Systeem
Algemene systeem instellingen
Het scherm “Systeem instellingen” bestaat uit drie tabbladen: • Algemeen en Kassa • Standaard betaalwijzen • Kop en Voetregels (Kassabon)
Systeem
Algemene systeem instellingen
Algemeen en Kassa
Bedrijfsnaam Voer hier de naam van uw bedrijf in. Golf ledengegevens import directory In deze directory moet de manager zoeken naar de door het golfpakket geëxporteerde gegevens. Bestanden en Lay-outs In deze directory staan de database bestanden en de lay-outs. Kopieën lay-outs Je kunt bij het afdrukken de kopieën door de printer of door het programma laten maken.
Dit betekend als het programma de kopieën maakt dat het geen geprint moet worden een x aantal maal als opdracht wordt verstuurt naar de printer. Maakt de printer de kopieën dan wordt er maar één opdracht verzonden.
Pagina 37 van 96
Kassa software Jaar waarover eindejaarsverwerking is gedaan Hier staat het jaartal waarover de laatste eindejaarsverwerking is gedaan. Bediende aanmelden verplicht Wanneer deze keuze is aangevinkt moet de bediende die de kassa wil gaan gebruiken zich zelf aanmelden. Bij het opstarten van de kassa ziet het scherm er als volgt uit.
Naam vragen bij tafel openen Wanneer we deze keuze hebben aangevinkt dan wordt er bij het openen van een tafel naar een naam gevraagd. Numeriek 1 toets links onder Met deze keuze aan wordt de 1 toets links onderin geplaatst. Staat deze uit wordt de 1 links bovenin geplaatst.
of Maak ook gebruik van Paslezer Hier wordt aangegeven of de kassa in het bezit is van een paslezer. Jaar controle NGF pas Wanneer deze keuze aan staat wordt gecontroleerd van welk jaar de pas is. Positie, Lengte Jaar op NGF pas Dit is de positie waar het jaartal zich bevindt op de magneetstrip en de lengte van het jaartal.
Pagina 38 van 96
Kassa software Zoek op veld via pas Dit is het veld waarop gezocht wordt wanneer we de pas door de lezer heen halen. We kunnen hier uit twee velden kiezen: NGF nummer en Lidnummer.
Positie, Lengte NGF nummer op NGF pas Dit is de positie waar het NGF nummer zich bevindt op de magneetstrip en de lengte van dit nummer Kelner sleutel aanwezig Wanneer men gebruik maakt van een kelner sleutel dan moet deze keuze worden aangevinkt. Kelner Time-out in seconden Dit is de time-out in seconden, wanneer het systeem niet reageert. Kassa Lettertype De toetsen zoals ze in de kassa worden weergegeven kunnen we voorzien van een standaard lettertype, naar keuze. Dit ziet u als voorbeeld in de voorbeeldknop.
Door middel van de knop “Lettertype instellen” kunt u het lettertype aanpassen.
Zo kunt u het kleur, lettertype, tekenstijl en de grootte naar eigen smaak aanpassen.
Pagina 39 van 96
Kassa software
Systeem
Algemene systeem instellingen
Standaard betaalwijzes
Op dit tweede tabblad worden de verschillende standaard betaalwijzen ingevoerd. Contant betaalwijze Dit is de standaard betaalwijze die wordt gebruikt bij het contant afrekenen.
. Clubsaldo betaalwijze Dit is de standaard betaalwijze die wordt gebruikt bij het afrekenen met clubsaldo.
Pagina 40 van 96
Kassa software Op rekening betaalwijze Dit is de standaard betaalwijze die wordt gebruikt bij het afrekenen op rekenen.
Pagina 41 van 96
Kassa software
Systeem
Algemene systeem instellingen
Kop en Voetregels (Kassabon)
Op het derde tabblad hebben we voor zowel de kop als de voettekst 3 regels vrije tekst. Deze regels worden op de kassabon geplaatst.
Pagina 42 van 96
Kassa software
Systeem
Lay-outs en Printers
Het scherm “Printers en Lay-outs instellen” bestaat uit twee tabbladen welke we apart van elkaar zullen bespreken.
Systeem
Lay-outs en Printers
Printers
Overzichten Hier kiezen we de printer waarop we de overzichten willen afdrukken.
Naast de printer kiezen we ook de bak waaruit het papier voor de overzicht uit gehaald moet worden.
Pagina 43 van 96
Kassa software Factuur Hier kiezen we de printer waarop we de facturen willen afdrukken.
Naast de printer kiezen we ook de bak waaruit het papier voor de factuur uit gehaald moet worden. We kunnen het eerste blad en het volg papier uit aparte bakken laten halen.
Pagina 44 van 96
Kassa software
Systeem
Lay-outs en Printers
Lay-outs
Wanneer we naar het tabblad “Lay-outs” gaan hebben we daar de mogelijkheid om een aantal layouts aan te passen. • Factuur • Factuur Relatie
Pagina 45 van 96
Kassa software Om een makkelijkere keuze te kunnen maken uit de beschikbare velden kunnen we in keuzelijst laten tonen op het scherm. (Bekijk Datavelden)
Zoals u ziet staat er voor elke tabel een [+] teken staan. Door hier op te klikken vouwt de lijst uit.
Pagina 46 van 96
Kassa software
Het invoegen van een plaatje Door op dit icoon te klikken krijgt u het schermpje “Image” te zien.
Door op de button met de drie puntjes te klikken kunnen we een foto bestand selecteren.
Pagina 47 van 96
Kassa software Zoals u in het figuur hierboven ziet kunnen bestanden importeren die eindigen op : • • • • •
.BMP .WMF .EMF .ICO .JPG
Dit zijn de meest gangbare bestandsformaten.
Wanneer u het bestand heeft geselecteerd en op hebt geklikt wordt het in het scherm ingevuld We kunnen nog een aantal optie aanklikken in het scherm die betrekking hebben op het plaatje wat u in wilt vullen.
•
Stretch picture (Plaatje past zich aan het formaat dat u aangeeft) Resultaat
•
Center picture (Plaatje centreren) Resultaat
Pagina 48 van 96
Kassa software •
Autosize report element to fit picture (Plaatje wordt in het originele formaat gezet ongeacht het formaat van u kader) Resultaat
Voorbeeld
In het bovenstaande figuur zien we hoe de muiscursor eruit ziet als we een figuur willen vergroten of verkleinen dit werkt op alle hoek en middenpunten.
Pagina 49 van 96
Kassa software
Het invoeren van een tekstlabel Deze knop zorgt ervoor dat we een eigen tekst regel kunnen opnemen in een rapport. Door een klik op deze knop komen we in het scherm waar we de inhoud in kunnen zetten van het label wat we in de lay-out willen plaatsen.
De inhoud van het veld wat u toe wilt voegen Lettertype en kleur aanpassen Instelling hoe een veld zich moet gedragen
Door op te klikken wordt het veld toegevoegd. Voorbeeld
Pagina 50 van 96
Kassa software
Een veld veranderen We kunnen een veld wat we hebben geplaatst veranderen door met de rechter muistoets op het vel te klikken. Voorbeeld
In dit submenu kunnen we kiezen uit vier menu opties: • • • •
Bewerk Instellingen Breng naar voor Zend naar achteren
Bewerk:
Het aantal graden dat de tekst moet draaien.
Naast de rotatie zijn er nog een aantal dingen die we kunnen instellen maar deze zijn al in dit hoofdstuk besproken. Let Op ! ! ! ! ! Dit geldt ook voor velden uit de database. De database velden kunnen we ook slepen vanuit het overzicht. (Menu Bekijk
Pagina 51 van 96
Database velden)
Kassa software
Het invoegen van velden uit de database: Met deze button kunnen we een veld uit het MMPos invoegen in de lay-out.
In het eerste selectievakje kiezen we een onderdeel uit MMPos.
Het veld ernaast geeft de velden aan die op dit onderdeel betrekking hebben.
Pagina 52 van 96
Kassa software
We hebben in het voorbeeld hierboven Het onderdeel “Query_Factuur” gekozen. Daarnaast ziet een lijst met de velden die we kunnen selecteren om in het lay-out op te nemen.
Lettertype en kleur aanpassen Instelling hoe een veld zich moet gedragen
De optie om een aantal zaken uit het lay-out te onderdrukken
Door op te klikken wordt het veld in het lay-out geplaatst. Is heeft net als bij een figuur hoek en middenpunten, zodat we de veldlengte groter of kleiner kunnen maken. Voorbeeld
Pagina 53 van 96
Kassa software
Systeem
Nummering
In het scherm “Onderhoud nummering” worden de interne nummers bijgehouden van de volgende items: • Boekkoppeling • Factuur • Opdracht • Verwerkingsnr. Deze nummering mogen we niet zondermeer veranderen. Is dit toch noodzakelijk doe dot dan altijd in overleg met de helpdesk van MMS.
Pagina 54 van 96
Kassa software
Systeem
Beveiliging
Via de beveiligingsoptie in het menu kunnen we aangeven wie er wat mag in de manager. Dit kan op een aantal niveaus worden ingesteld.
Systeem
Beveiliging
Tabblad Gebruikers
We voegen een nieuwe gebruiker toe, door op de onderste regel te gaan staan en op de pijltoets naar beneden te drukken. Wanneer we dit hebben gedaan dan verschijnt er een lege regel. Hier moeten een aantal velden worden ingevoerd. Gebruikersnaam Hier vullen we de gebruikersnaam in welke we willen aanmaken Volledige naam Hier komt de volledige naam te staan van de gebruiker Wachtwoord Vul hier het bijhorende wachtwoord in. Deze wordt weergegeven door sterretjes.
Pagina 55 van 96
Kassa software
Systeem
Beveiliging
Tabblad Groepen
De tweede stap die we moeten doen is het aanmaken van groepen waar de gebruikers van deel gaan uitmaken. Het aanmaken gaat weer hetzelfde als bij het aanmaken van gebruikers, door op de onderste regel te gaan staan en op de pijltoets naar beneden te drukken verschijnt een nieuwe regel.
Door nu een groep te selecteren met de muis, kunt u gebruikers in het onderste gedeelte van het scherm toevoegen aan deze groep.
Gebruikers kunnen we in de groep zetten door een gebruiker te selecteren en op de enkele verplaatsbutton te klikken of met de dubbele verplaatsbutton iedereen in de groep te zetten.
Pagina 56 van 96
Kassa software
Systeem
Beveiliging
Tabblad Menu beveiliging
Het is mogelijk om het menu op verschillende manieren te beveiligen. Hier onder staan de mogelijkheden opgesomd, daarna zullen we ze gaan behandelen. • • • •
Vrij toegankelijk Niet toegankelijk Wachtwoord Specifieke groepen
Deze beveiliging kunnen we zowel op de menukeuze als op de sub-menukeuze zetten.
Pagina 57 van 96
Kassa software
Klik op een menu item dat u beveiligen wilt, daarna op één van de beveiligingsmogelijkheden.
Vrij toegankelijk Deze keuze is toegankelijk van alle gebruikers. Niet toegankelijk De keuze is voor niemand toegankelijk. Wachtwoord Met deze optie wordt een wachtwoord gevraagd wanneer u er gebruik van wilt maken.
Pagina 58 van 96
Kassa software Specifieke groepen
Met deze optie kunnen we de groepen koppelen (M.b.v. de verplaatsknoppen) die gebruik mogen maken van de menu optie.
Als laatst kunnen we ook in één keer alle beveiligingen opheffen.
Pagina 59 van 96
Kassa software
Systeem
Installetie Licentie
Om de door u aangeschafte pakketen te kunnen gebruiken dient u een licentie diskette in te lezen. Hieronder vindt u de beschrijving waarop u dit dient te doen : Installatie van een licentie 1. Start het golfpakket.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Ga via de menukeuze ‘Systeem’ naar de optie ‘Installatie Licentie’. In het scherm dat nu verschijnt kiezen we voor ‘Selecteren’ U kunt het bestand op twee manieren hebben ontvangen: via de E-Mail of via internet. Sla het bestand op, op een plaats waar u het bestand kunt terugvinden. Klik op “Selecteer” Geef hier de locatie in waar u het bestand heeft opgeslagen. Klik op “Openen” Selecteer het “licentiebestand. Klik op “Openen” Nu ziet u een overzicht met daarin alle licenties die met dit bestand worden geactiveerd. Klik op “Akkoord” Nu is het programma klaar voor gebruik.
Pagina 60 van 96
Kassa software
Tabellen
Relaties
Het scherm “Relaties muteren” bestaat uit een vijftal tabbladen. • Gegevens • Financieel • Financiële mutaties • Opmerkingen • Betaalwijzen Velden die hier in het geel worden weergegeven zijn de verplichte velden.
Pagina 61 van 96
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Gegevens
Het eerste tabblad dat we tegen komen in het tabblad “Gegevens” op dit tabblad moeten een aantal velden worden ingevoerd
1
De velden die we moeten invullen zijn: Bedrijf Is de relatie die u invoert een bedrijf? Clublid Wanneer het lid is overgeheveld uit het golfpakket dan is dit een club lid. NGF nummer Wanneer we handmatig de relatie aanmaken dan kunnen we hier het NGF nummer invullen. Aanhef Hier kunnen we een eigen aanhef invoeren. De velden omcirkeld met een 1 erin. Dit zij de N.A.W. gegevens van de relatie. De knop “Correspondentie” Met een druk op de knop “Correspondentie” wordt automatisch het veld correspondentie samengesteld. Vaste percentage korting In dit veld kunnen we de vaste kortingspercentage opgeven voor deze relatie. Uitgeschreven Hier kunnen we aangeven of deze relatie is uitgeschreven. Pagina 62 van 96
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Financieel
Op het tabblad “Financieel” geven we aan of de relatie een hoofd- of een sublid is. Wanneer we hebben gekozen voor hoofdlid zal het scherm er vergelijkbaar als hierboven uitzien. Kiezen we voor sublid veranderd het één en ander op het scherm.
Pagina 63 van 96
Kassa software Saldo via hoofdlid Wanneer we deze keuze aanvinken gaat het programma er vanuit dat dit sublid gebruik maakt van het saldo van het hoofdlid. Hoofdlid Met behulp van het boekje kunnen we het betreffende hoofdlid erbij zoeken.
Pagina 64 van 96
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Financiële mutaties
Het tabblad “Financiële mutaties” geeft een overzicht van alle mutaties van deze relatie op financieel gebied. In dit veld kunnen we niet veranderen of verwijderen.
Pagina 65 van 96
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Opmerkingen
Bij elke relatie hebben we de mogelijkheid om een aantal opmerkingen te plaatsen. Het veld waar we dit in doen is een memo veld. Dit betekent dat we heel wat A4-tjes vol kunnen typen. Wanneer we de opmerkingen hebben opgeslagen wordt er een sterretje op het tabblad geplaatst.
Pagina 66 van 96
Kassa software
Tabellen
Relaties
Tabblad Betaalwijzen
Op het tabblad “Betaalwijzen” geven we aan op welke manier een relatie wel en niet mag betalen. We kunnen de items van links naar rechts en van rechts naar links verplaatsen met de verplaats buttons.
Met behulp van deze knop kunnen we de op dit moment geselecteerde item van links naar rechts verplaatsen.
Met behulp van deze knop worden alle items die aan de linker kant staan in één keer verplaatst naar de rechterkant.
Met behulp van deze knop kunnen we de op dit moment geselecteerde item van rechts naar links verplaatsen.
Met behulp van deze knop worden alle items die aan de rechter kant staan in één keer verplaatst naar de linkerkant.
Pagina 67 van 96
Kassa software
Tabellen
Kassa’s
In de manager kunnen we het aantal kassa aanmaken waarmee gewerkt wordt. Per kassa moeten een aantal velden worden aangegeven. Kassa nr. Dit is het nummer van de kassa. Het nummer moet uniek zijn. Geven we een nummer aan de kassa die al in gebruik is wordt er een foutmelding weergegeven.
Omschrijving Dit is de omschrijving die u aan de kassa wilt geven. (Bijvoorbeeld: Kassa 1) Bonprinter aangesloten Hier wordt aangegeven of we een bonprinter hebben aangesloten op de kassa.
Pagina 68 van 96
Kassa software Bonprinter model Hier kiezen we het type bonprinter dat is aangesloten. Standaard leveren we vanuit MMS de TSP600. Dit is ook de enige printer die standaard is toegevoegd.
Bonprinter poort Hier kiezen we de seriële poort waarop we de bonprinter hebben aangesloten.
Klanten display aanwezig Wanneer we een klanten display hebben moeten we deze keuze aanvinken. Standaard wordt er vanuit gegaan dat deze display niet aanwezig is. Hebben we deze keuze aangevinkt, veranderd het scherm
We moeten nu het model aangeven, standaard wordt de “DigiPos CD5220” als keuze meegeleverd.
Naast het model moet ook de poort worden aangegeven.
Pagina 69 van 96
Kassa software Paslezer poort Ook geven de poort op waarop de paslezer is aangesloten.
Start kassa panel laag nr. Hier wordt aangegeven met welke laag de kassa op moet starten. We kunnen in de lagen een algemene laag aanmaken met de meest gebruikte kassa items en deze hier gebruiken.
Pagina 70 van 96
Kassa software
Tabellen
Betaalwijze
Met behulp van de tabel “Betaalwijze” kunnen we meerdere betaalwijzen toevoegen. Een aantal voorbeelden hiervan zijn: • Contant • Ledenkaart • Pin • Chip • Mastercard • Visacard • Op rekening • Enz. De velden die we hier moeten vullen zijn: Betaalwijze id Dit is het nummer dat we aan deze betaalwijze geven. Het nummer moet uniek zijn. Omschrijving Dit is de omschrijving die u geeft aan deze betaalwijze. (Bijvoorbeeld: Contant) Lid kan hier automatisch gebruik van maken Wanner een lid automatisch van deze betaalwijze gebruik kan maken, bijvoorbeeld contant dat iedereen mag, dan vinken we deze keuze aan.
Pagina 71 van 96
Kassa software
Tabellen
Bediende
Het is mogelijk om via de manager een aantal bediende aan te maken. Aan deze bediende wordt dan en nivo gekoppeld. Dit nivo geeft aan wat een bediende wel en niet op een kassa mag doen. We moeten, om een bediende aan te maken, wel een aantal velden invoeren. Bediende id. Dit is het nummer dat we aan een bediende geven. Dit nummer moet uniek zijn. Naam Dit is de naam van de bediende Wachtwoord Dit is het wachtwoord waarmee de bediende op de kassa kan inloggen. Lep op ! ! Het wachtwoord is in dit scherm zichtbaar. Autorisatie Hier wordt het nivo van de bediende aangegeven.
Pagina 72 van 96
Kassa software
Tabellen
Tafel
Wanneer in de horeca gelegenheid gebruikt wordt gemaakt van verschillende tafels kunnen deze hier worden aangemaakt. Hiervoor moet de we de volgende velde vullen. Tafel nr. Dit is het nummer dat we aan de tafel geven. Dit nummer moet wel uniek zijn. Omschrijving Geef hier de omschrijving van de tafel. (Bijvoorbeeld: Tafel 1)
Pagina 73 van 96
Kassa software
Tabellen
Acties
De menukeuze “Acties” geeft u de gelegenheid om op bepaalde hoofdgroepen een korting gegeven in een bepaalde periode. Denk hier bijvoorbeeld aan happy hour (bijv. 10% korting op alle drank op dinsdagavond tussen 6 en 7 in de maanden augustus en september). Door op de “Plus” te klikken kunnen we een nieuwe actie invoeren.
Pagina 74 van 96
Kassa software De volgende velden moeten we invullen. Actie id. Dit is het unieke nummer dat we toekennen aan deze actie. Startdatum Hier geven we de datum op wanneer de actie moet starten.
Einddatum Hier geven we de datum op wanneer de actie moet eindigen.
Starttijd Geeft de starttijd op wanneer de actie moet starten.
Eindtijd Geeft de starttijd op wanneer de actie moet stoppen.
Omschrijving Dit is de omschrijving van de actie. Percentage Dit is de kortingspercentage die voor deze periode geldt.
Pagina 75 van 96
Kassa software Kleur Door middel van de knop kunnen we een kleur selecteren.
Geldende dagen van de week Klik in dit scherm de dagen van de week aan wanneer deze actie geldt.
Nadat we de actie hebben opgeslagen kunnen we de juiste hoofdgroepen toekennen.
Pagina 76 van 96
Kassa software
We kunnen de hoofdgroepen toevoegen d.m.v. de verplaatsknoppen.
Pagina 77 van 96
Kassa software
Overzichten
Het is mogelijk om via de manager verschillende overzichten uit te draaien. Deze overzichten zijn opgesplitst in twee type: • Algemene overzichten • Financiële overzichten
Pagina 78 van 96
Kassa software
Overzichten
Overzichten algemeen
Hoofdgroep / Artikel uitdraai
Met de volgende keuze kunnen we een lijst genereren met artikelen per hoofdgroep. Voorbeeld van “Hoofdgroep / Artikel Overzicht”
Pagina 79 van 96
Kassa software
Overzichten
Saldo overzichten
Saldo-overzicht van de relaties
Wanner we een sado overzicht willen genereren moeten we het veld “Saldo vanaf” invoeren. Saldo vanaf Dit is het bedrag vanaf wanneer het programma de lijst gaat genereren. Voorbeeld van “Saldo overzicht van de relaties”
Pagina 80 van 96
Kassa software
Overzichten
Saldo overzichten
Relaties met een negatief saldo
We kunnen via de manager 2 soorten lijsten uitdraaien met negatieve saldo’s van de relaties. • Alleen de clubleden • Alle relaties Voorbeeld van “Overzicht van relaties met een negatief saldo”
Pagina 81 van 96
Kassa software
Overzichten
Saldo overzichten
Opwaarderen vanuit NGP
Wanneer we willen weten wie er allemaal heeft opgewaardeerd van uit het Nationaal Golfpakket kunnen we hier een lijst voor uitdraaien.
Pagina 82 van 96
Kassa software
Overzichten
X-Staten
Omzet rapportage
Om de omzet rapportage af te drukken kunnen we aangeven wat op deze rapportage moet komen te staan. Opdrachten Wanneer we “Opdrachten” aanvinken krijgen we op de rapportage de omzet per opdracht te zien.
Pagina 83 van 96
Kassa software Artikelen Wanneer we “Artikelen” hebben aangeklikt wordt op de rapportage de omzet per artikel getoont.
Retour boekingen Als “Retour boekingen” is aangevinkt wordt het aantal retour boekingen per bediende op de rapportage weergegeven.
Hoofdgroepen Als “Hoofdgroepen” is aangevinkt wordt de omzet per hoofdgroep op de rapportage gezet.
BTW De omzet per BTW wordt opde rapportage geplaatst op het moment dat “BTW” staat aangevinkt.
Pagina 84 van 96
Kassa software Totaal per kassa Als we de omzet per kassa willen weten moeten in het scherm “Totaal per Kassa” aanvinken.
Kas In/Uit Door “Kas In/Uit” aan te vinken worden de mutaties van de Kas In/Uit en de Ledensaldo’s op de rapportage geplaatst.
Ledensaldo mutaties Mutaties in de ledensaldi kunnen op de rapportage krijgen door het veld “Ledensaldo mutaties” aan te vinken.
Pagina 85 van 96
Kassa software Totaal ontvangen per betaalwijze We kunne op de rapportage terug vinden wat er per betaalwijze ontvangen is wanneer de keuze “Totaal ontvangen per betaalwijze” is aangevinkt.
Ladesaldo Wanneer we de kassalade mutaties willen inzien kunnen we de keuze “Ladesaldo” aanvinken.
Openstaande opdrachten We kunnen de openstaande opdrachten ook inzien door de keuze “Openstaande opdrachten” aan te vinken.
Bezoekers statistiek Als laatste kunnen we ook nog aan geven of we de bezoekers statistiek willen inzien. Dit doen we door het vinkje bij “Bezoekers statistiek” aan te vinken.
Pagina 86 van 96
Kassa software
Overzichten
Z-Staten
Omzet rapportage
Wanneer we de Z-Staten willen gaan draaien moeten we ervoor zorgen dat alle kassa’s zijn op gemaakt. Zo niet wordt het volgende scherm weergegeven.
Wanneer de kassa’s wel zij opgemaakt ziet het scherm er als volgt uit.
Pagina 87 van 96
Kassa software Opdrachten Wanneer we “Opdrachten” aanvinken krijgen we op de rapportage de omzet per opdracht te zien.
Artikelen Wanneer we “Artikelen” hebben aangeklikt wordt op de rapportage de omzet per artikel getoont.
Retour boekingen Als “Retour boekingen” is aangevinkt wordt het aantal retour boekingen per bediende op de rapportage weergegeven.
Hoofdgroepen Als “Hoofdgroepen” is aangevinkt wordt de omzet per hoofdgroep op de rapportage gezet.
Pagina 88 van 96
Kassa software BTW De omzet per BTW wordt opde rapportage geplaatst op het moment dat “BTW” staat aangevinkt.
Totaal per kassa Als we de omzet per kassa willen weten moeten in het scherm “Totaal per Kassa” aanvinken.
Kas In/Uit Door “Kas In/Uit” aan te vinken worden de mutaties van de Kas In/Uit en de Ledensaldo’s op de rapportage geplaatst.
Pagina 89 van 96
Kassa software Ledensaldo mutaties Mutaties in de ledensaldi kunnen op de rapportage krijgen door het veld “Ledensaldo mutaties” aan te vinken.
Totaal ontvangen per betaalwijze We kunne op de rapportage terug vinden wat er per betaalwijze ontvangen is wanneer de keuze “Totaal ontvangen per betaalwijze” is aangevinkt.
Ladesaldo Wanneer we de kassalade mutaties willen inzien kunnen we de keuze “Ladesaldo” aanvinken.
Openstaande opdrachten We kunnen de openstaande opdrachten ook inzien door de keuze “Openstaande opdrachten” aan te vinken.
Pagina 90 van 96
Kassa software Bezoekers statistiek Als laatste kunnen we ook nog aan geven of we de bezoekers statistiek willen inzien. Dit doen we door het vinkje bij “Bezoekers statistiek” aan te vinken.
Pagina 91 van 96
Kassa software
Overzichten
Overzichten cumulatief
Omzet rapportage
Pagina 92 van 96
Kassa software
Overzichten
Overzichten cumulatief
Artikelverbruik
Pagina 93 van 96
Kassa software
De opdrachten Vanuit de manager kunnen we onderhoud plegen op de bestaande opdrachten.
Opdrachten
Onderhoud opdrachten
In het onderstaande scherm zien we een voorbeeld van een opdracht . Omdat deze opdracht al is verwerkt kunnen we de opdracht niet meer verwijderen.
Is de opdracht nog niet verwerkt kunnen we de opdracht wel verwijderen.
Pagina 94 van 96
Kassa software
Opdrachten
Onderhoud opdrachten
Gegevens
Zoals u in het scherm hierboven zit staan op dit tabblad de n.a.w. gegeven van de relatie. Deze gegevens zijn niet aan te passen.
Opdrachten
Onderhoud opdrachten
Artikelen
Pagina 95 van 96
Kassa software Op het tabblad “Artikelen” staan de artikelen die via de kassa op deze opdracht gezet zijn. In het grijze balk eronder ziet u de optelling van de Stuksprijzen, de kortingen en de Totaalprijzen.
Opdrachten
Onderhoud opdrachten
Betalingen en BTW
Op dit tabblad wordt aangegeven hoe is betaald en welke BTW is berekend.
Pagina 96 van 96
