& overzicht inzicht
inleiding Geautoriseerde gebruikers kunnen Inzicht & Overzicht bereiken vanuit hun Persoonlijk menu. Met Inzicht & Overzicht – afgekort I&O – kunt u overzichten en selecties maken van uw instellingsfuncties. Met deze overzichten krijgt u bijvoorbeeld zicht op: hoe consistent zijn functies in de instelling op gezichtspunten (en onderdelen Overige functie-eisen en Inconveniënten) gewaardeerd? hoe is de ordening van functies binnen de gehele organisatie of per afdeling? hoe is de voortgang in het indelingsproces? Dit hoofdstuk gaat in op het werken met Inzicht & Overzicht en begint met een toelichting op de standaardschema’s. Daarna volgt een algemene gebruiksinstructie voor dataselectie, -sortering en –weergave waarmee u geheel naar eigen wensen overzichten kunt maken.
informatie in inzicht & overzicht Elke rij in Inzicht & Overzicht correspondeert met een functie-indeling. Het betreft zowel nieuwe indelingen als indelingsontwerpen, -concepten, -adviezen, -voorstellen en –besluiten. Afhankelijk van gemaakte keuzes kan de volgende informatie in overzichten worden weergegeven: Functienaam De naam van de functie die ingedeeld is/wordt. Afdeling De dienst/afdeling of locatie waartoe de in te delen functie behoort. De benamingen zijn ontleend aan de gegevens in FWG Beheer en die bij het aanmaken van een nieuw in te delen functie zijn gekozen. Deze informatie kan in I&O gewijzigd worden. Indeler De functionaris die verantwoordelijk is voor het indelingsontwerp. Toetser De functionaris die het ontwerp toetst. Startdatum De datum waarop het indelingstraject is gestart met een nieuw in te delen functie en verzonden naar een Indeler voor een ontwerp.
inzicht & overzicht
1
Status De fase van indeling. Onderscheiden worden Nieuw, Ontwerp, Concept, Advies, Voorstel en Besluit. Functie-eisenpatroon De door de Indeler bij een ontwerpindeling gekozen niveaus per FWG-gezichtspunt: Ke (kennis), Ze (zelfstandigheid), So (sociale vaardigheden), Ri (Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed), Uv (uitdrukkingsvaardigheid), Bv (bewegingsvaardigheid), Op (Oplettendheid), Ov (overige functie-eisen) en In (inconveniënten). O1 t/m O5. Onderdelen van het gezichtspunt Overige functie-eisen. Deze staan voor Volharding, geduld en doorzettingsvermogen (O1), Systematiek, ordelijkheid en hygiëne (O2), Integriteit en betrouwbaarheid (O3), Voorkomen en gedrag (O4) en Gevoel voor het menselijk lichaam, materiaal en apparatuur (O5); I1 t/m I4. Onderdelen van het gezichtspunt Inconveniënten. Deze staan voor Fysieke belasting (I1), Psychische belasting (I2), Bezwarende werkomstandigheden (I3) en Risico persoonlijk letsel (I4). Functiegroep De functiegroep waarin de functie is ingedeeld. Nieuwe indelingen zijn nog niet ingedeeld en dit kan ook gelden voor indelingen in de ontwerpfase. Het betreffende vakje is dan leeg. Categorie De functiecategorie waartoe de functie behoort. Dit wordt bij het aanmaken van een nieuw in te delen functie gekozen.
Kernfunctie De FWG-kernfunctie waaraan de betreffende indeling is gekoppeld. Dit kan in de conceptfase door de Toetser worden gedaan in FWG 3.0, maar ook in Inzicht & Overzicht.
Code Aanvullende informatie die eventueel per indeling is toegevoegd om bijvoorbeeld een relatie te leggen met andere informatiesystemen. Documentnaam Het functiebeschrijvingbestand waaraan een indeling gekoppeld is. De bestanden kunnen ook worden geopend, zodat u bijvoorbeeld kunt nagaan waarom bepaalde keuzes in functie-eisenpatronen gemaakt zijn. Als het vakje in het overzicht leeg is dan is er geen bestand gekoppeld.
Instelling Als in Beheer een scheiding is aangebracht in functies (instelling), staat hier het onderdeel waartoe de functie behoort. Vrije velden Beheer biedt de mogelijkheid om functies op verschillende wijzen te clusteren, bijvoorbeeld per locatie of naar ‘functiefamilie’. Als in Beheer hier gebruik van gemaakt wordt, kunt u in Inzicht & Overzicht op vrije velden selecteren, groeperen en sorteren. U kunt essentiële informatie met betrekking tot functie-indelingen, zoals functienaam, functie-eisen, functiegroep, indeler en toetser niet verwijderen of wijzigen. Wel is het mogelijk om afdelingsnaam en code desgewenst aan te passen en kunt u extra informatie toevoegen door een indeling te koppelen aan een kernfunctie en/of aan een functiebeschrijvingbestand.
fwg
2
afbeelding 1
afbeelding 2
inzicht & overzicht
3
afbeelding 3
afbeelding 4
fwg
4
De informatie in de kolommen en rijen kunt u op diverse wijze sorteren, selecteren en weergeven. Allereerst kiest u welke informatie uit de database u wilt zien. Vervolgens kiest u hoe u deze informatie weergegeven wilt hebben. De resultaten van de door u gemaakte keuzes worden direct getoond in het scherm en kunt u desgewenst afdrukken en als schema opslaan. Welke keuzes u ook maakt ten aanzien van de weergave, de informatie in de database blijft ongewijzigd.
welke gegevens wilt u in uw overzicht? Als u Inzicht & Overzicht opent verschijnt een scherm waar u uit schema’s kunt kiezen (afbeelding 1). Er is een viertal standaardschema’s opgenomen die voor diverse doeleinden te gebruiken zijn. U kunt deze naar behoefte aanpassen of nieuwe schema’s maken en opslaan afhankelijk van over welke informatie u wilt beschikken. Om u direct een beeld te geven van de mogelijkheden van Inzicht & Overzicht lichten we de standaardschema’s kort toe. Daarna volgen praktische aanwijzingen waarmee u zelf overzichten maakt.
Overzicht 1: kernfunctie/toets consistentie Worden functies in uw organisatie op dezelfde uniforme wijze gewaardeerd met FWG 3.0? Inzicht & Overzicht biedt diverse mogelijkheden om een antwoord op deze vraag te verkrijgen. Het realiseren van een consistente toepassing van FWG is een van de belangrijkste opgaven voor de FWG-procesverantwoordelijke. Het is ook een lastige opgave, omdat in het indelingsproces doorgaans verschillende Toetsers en Indelers betrokken zijn. Inzicht & Overzicht biedt de mogelijkheid om functies die inhoudelijk overeenkomen te groeperen, waardoor indelingen beter met elkaar vergeleken kunnen worden. Dit groeperen gebeurt door middel van een koppeling van elke inzicht & overzicht
indeling aan een kernfunctie. Denk bijvoorbeeld aan de functies junior secretaresse, secretaresse PZ en directie-secretaresse. Door ordening op functienaam zullen deze verspreid in een overzicht komen te staan. Als deze functies echter gekoppeld zijn aan de kernfunctie Secretaresse, kunt u hierop selecteren of sorteren. Het koppelen van een instellingsfunctie aan een kernfunctie kan door de Toetser in stap 5. U kunt dat ook doen via Inzicht & Overzicht. De werkwijze wordt op pagina 12 toegelicht. Afbeelding 2 geeft een voorbeeld als u kiest voor het standaardschema Overzicht 1. De instellingsfuncties zijn gegroepeerd naar kernfunctie waaraan ze gekoppeld zijn, de secretaresse in dit geval. Per kernfunctie zijn de functies oplopend gesorteerd naar functiegroep. Daarnaast ziet u het functie-eisenpatroon en de status van de indelingen. In dit overzicht is het vervolgens gemakkelijk om na te gaan of de functies consistent zijn ingedeeld. Door naar functienamen en functie-eisen te kijken kunnen al bepaalde zaken worden gesignaleerd. Bijvoorbeeld dat een van de functies op een bepaald gezichtspunt een veel hogere of lagere waarde heeft dan andere functies binnen dezelfde functiegroep. Om na te gaan of er mogelijk fouten zijn gemaakt, is het altijd nodig om de betreffende functiebeschrijving te lezen. Mogelijk dat bij een bepaalde functie bijzondere functie-eisen gelden zoals vreemde talen beheersen, een bijzondere bewegingsvaardigheid is vereist of afwijkende werkomstandigheden gelden. Als dit echter niet blijkt uit de functiebeschrijving kan dit erop wijzen dat niet het juiste niveau is toegekend bij functie-eisen en is aanpassing wellicht nodig.
5
U constateert mogelijk dat er binnen uw organisatie zeer veel secretaressefuncties zijn met wellicht uiteenlopende benamingen. Dit biedt al aanknopingspunten om op een later moment na te gaan of reductie van het aantal functies en een consistent gebruik van functienamen gewenst is. In het standaardschema ziet u het functie-eisenpatroon zonder de onderdelen van Overige functie-eisen (O1 t/m O5) en Inconveniënten (I1 t/m I4). Deze kunt u via de knop Aanpassen desgewenst toevoegen zodat u ook hier kunt nagaan of de keuzes consistent zijn gemaakt. De werkwijze hiervoor vindt u op pagina 9.
Overzicht 3: functies per afdeling Een totaaloverzicht van de ordening in FWGgroepen van alle functies binnen de instelling is belangrijk voor zowel een procesverantwoordelijke als voor het management. Daardoor wordt een goed beeld van de opbouw van uw functiegebouw verkregen. Om die reden is als standaardschema Overzicht 3: functies per afdeling opgenomen (afbeelding 4). De afdelingsnamen zoals ingevoerd in Beheer worden hiervoor gebruikt. In het schema zijn de indelingen gerubriceerd op afdelingsnaam en vervolgens oplopend gesorteerd op functiegroep. U kunt desgewenst een selectie per afdeling maken en deze afdrukken.
Overzicht 4: koppelen functiebeschrijving Tip Als u verschillende functies tegelijk wilt koppelen aan een kernfunctie dan kunt u ze in het overzicht markeren met Shiftlinkermuisknop (opeenvolgende functies in een overzicht) of met Ctrl-linkermuisknop (willekeurige functies in een overzicht).
Bij het starten van een nieuwe indeling kan bij stap 1 een functiebeschrijvingbestand gekoppeld worden aan de indeling. Als dat niet gebeurd is zijn de indelingen vanaf papier gedaan. In FWG 3.0 is het mogelijk om een functiebeschrijving bestand alsnog aan een indeling te koppelen via Inzicht & Overzicht. (afbeelding 5).
Overzicht 2: voortgang indelingsproces
Met dit doel is standaardschema 4 opgenomen.
Een tweede standaardschema biedt informatie om de voortgang te bewaken. Het is mogelijk dat er diverse Indelers en Toetsers met FWG 3.0 werken. Met het schema Overzicht 2: voortgang indelingsproces ziet u wie Indeler en Toetser zijn bij functie-indelingen. Het overzicht is al gegroepeerd op Status. Dit maakt direct duidelijk in welke fase van het indelingsproces een indeling zich bevindt (zie afbeelding 3). U kunt ook groeperen op bijvoorbeeld Indeler of Toetser en per persoon zien wat de werklast is en hoe ver men gevorderd is in het proces.
In het overzicht is de kolom documentnaam opgenomen. Als dit leeg is dan is er nog geen bestand aan de indeling gekoppeld. Het koppelen gaat als volgt: klik op een rij waar het veld Documentnaam leeg is; klik op de knop Functiebeschrijving klik op de optie Functiebeschrijving koppelen; zoek het bestand in de verkenner; wanneer u de gewenste kernfunctie heeft gevonden, klikt u op de knop Koppelen. Bestanden met de extensie .DOC, .DOCX, RTF of PDF kunnen gekoppeld worden.
fwg
6
afbeelding 5
afbeelding 6
inzicht & overzicht
7
afbeelding 7
afbeelding 8
fwg
8
selecteren, sorteren en weergave De eerste keer dat u Inzicht & Overzicht opent in FWG 3.0 kunt u,zoals is toegelicht, standaardschema’s kiezen. Wilt u een eigen overzicht maken dan klikt u in het scherm met schema’s op de knop Toevoegen. U komt dan in een overzicht met de kolommen Functienaam en Functiegroep. Met de knop Aanpassen kunt u aangeven welke informatie u verder in het overzicht wilt zien en in welke volgorde. De werkwijze bij het toevoegen van kolommen met instellingsgegevens: klik op de knop Aanpassen (links onderaan). Een venster met de titel I&O aanpassen (afbeelding 6) wordt geopend; vink de kolommen aan die u wilt toevoegen of vink eventueel kolommen uit; gebruik de pijltoetsen omhoog en omlaag om eventueel de plaats van de kolom aan te passen. Hoog of laag in de reeks betekent in de weergave links of rechts in een overzicht; klik op de knop Toepassen (rechts onderaan) en u komt terug in het aangepaste scherm van I&O.
Hoe wilt u de gegevens groeperen? klik in het venster I&O aanpassen op een van de namen bij Kolommen instellen; klik vervolgens op de dubbele pijl naar rechts; de naam waarop gegroepeerd wordt komt in de rechterkolom te staan; kies vervolgens Toepassen waarmee u in het venster Inzicht & Overzicht komt.
Hoe maakt u een selectie uit de gegevens? klik in het venster Inzicht & Overzicht op de knop Filteren. Een scherm met Indeling filteren wordt geopend; klik op Toevoegen en een scherm met I&O-filter verschijnt; geef via pijltjes bij Veld en Voorwaarde aan waarop u wilt selecteren. Wilt u bijvoorbeeld alle indelingen met functiegroep 40 zien, dan klikt u bij Veld op het pijltje en kiest u voor functiegroep. Daarna klikt u bij Voorwaarde op het pijltje en kiest u voor Gelijk aan en vult u het vakje daaronder 40 in (afbeelding 7). Als u nu op Toepassen klikt komt u terug in Inzicht & Overzicht en treft u het gevraagde overzicht aan (afbeelding 8).
Weergave onderdelen OFE en Inconveniënten Naast de afzonderlijke FWG-gezichtspunten kunt u ook de onderdelen van Overige functie-eisen en Inconveniënten in het overzicht plaatsen (zie afbeelding 9). De aanduidingen van de onderdelen van de twee gezichtspunten hebben de volgende betekenis. Onderdelen Overige functie-eisen: eisen gesteld aan: O1 Volharding, geduld en doorzettingsvermogen; O2 Systematiek, ordelijkheid en/of hygiëne; O3 Integriteit en betrouwbaarheid; O4 Voorkomen en gedrag; O5 Gevoel voor het menselijk lichaam, materiaal en/of apparatuur.
Hoe wilt u de gegevens sorteren? klik eenmaal op de kolomnaam in het venster Inzicht & Overzicht om de gegevens oplopend te sorteren; klik nogmaals op de kolomnaam om de gegevens aflopend te sorteren.
inzicht & overzicht
Onderdelen Inconveniënten: In1 Fysieke belasting; In2 Psychische belasting; In3 Bezwarende werkomstandigheden; In4 Risico persoonlijk letsel.
9
i&o-weergaven opslaan Als u zelf een overzicht hebt samengesteld dat u wilt bewaren, dan kunt u deze weergave opslaan. U klikt dan links bovenin het I&O scherm op Schema en daarna op Opslaan of Opslaan als… indien u vanuit een reeds bestaand schema werkt. In het vervolgvenster voert u een herkenbare naam voor de weergave in en klikt op de knop Kiezen (afbeelding 10). Op deze manier kunt u meerdere weergaven opslaan en gebruiken.
afdeling en code van een functie wijzigen Het is mogelijk om vanuit I&O de afdeling en code van functies te wijzigen, ongeacht of de functie in bewerking of al een indelingsbesluit is. Selecteer de functie en klik onderin het I&Oscherm op de knop Wijzigen. In het nieuw geopende venster kunt u op de eerste twee regels de afdeling en de code van de functie wijzigen (afbeelding 11). Wanneer u gereed bent klikt u op de knop Opslaan en zal de wijziging worden doorgevoerd.
Wanneer u een volgende keer de module Inzicht & Overzicht opent, dan treft u deze naam in het overzicht I&O-schema’s. U kunt dan eventueel weer voor dit schema kiezen. Alleen de weergave wordt opgeslagen. Indien er in de tussentijd wijzigen zijn aangebracht bijvoorbeeld nieuwe indelingen zijn gemaakt of de indeling zijn in een andere fase beland, dan wordt bij het openen van een opgeslagen schema de actuele informatie getoond.
overzichten afdrukken Overzichten kunt u afdrukken. Klik daarvoor op de knop Afdrukken. Vervolgens geeft u een titel voor de afdruk. Klik daarna op de knop Afdrukken. Er zal eerst een afdrukvoorbeeld in uw scherm getoond worden. Als u daarna linksboven op de printer klikt, wordt het afgedrukt.
vrije velden koppelen aan functies In het systeem kunnen gebruikers zelf variabelen aanmaken en daardoor instellingsfuncties onderbrengen in een zelf te kiezen structuur. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een functiefamiliestructuur waarin bijvoorbeeld alle paramedische functies, alle middenmanagers en staffuncties zijn gekoppeld aan respectievelijk de functiefamilie. U kunt dit ook gebruiken om functies per bedrijfsonderdeel met elkaar te verbinden. Om deze functionaliteit te gebruiken dient u als eerste de variabelen met hun waarden in te voeren in Beheer. In paragraaf 2.9 staat beschreven hoe u dit kunt doen. Wanneer deze variabelen zijn aangemaakt worden in I&O automatisch kolommen aangemaakt waarin de variabelen zijn opgenomen. Om een functie te voorzien van een waarde voor een desbetreffende variabele, selecteert u de functie en klikt u onderin op de knop Wijzigen. Er verschijnt hetzelfde venster waarmee u de afdeling en code kunt wijzigen. Het vrije veld in deze afbeelding is Functiefamilie (afbeelding 12). U kunt nu per functie een variabele toekennen voor de categorie Functiefamilie.
fwg
10
afbeelding 9
afbeelding 10
afbeelding 11
afbeelding 12
inzicht & overzicht
11
kernfuncties koppelen aan functies Tijdens het indelingsproces kunt u functies koppelen aan kernfuncties. U kunt dat ook in Inzicht & Overzicht doen. Daarbij kunt u gebruik maken van het standaardschema Overzicht 1: kernfunctie/toetst consistentie. De werkwijze is als volgt: klik in het overzicht een functie aan waarbij het vakje Kernfunctie leeg is. De knop Kernfunctie koppelen wordt nu actief; klik op de knop Kernfunctie koppelen; typ een woord in waarop u op kernfunctie (=kadertekst) wilt zoeken en klik op Zoeken. Dit kan bijvoorbeeld de functienaam zijn of een deel van een woord. U krijgt dan een scherm in beeld dat u ongetwijfeld herkent uit FWG 3.0 als u kaderteksten zoekt. De werkwijze is hetzelfde. In afbeelding 13 wordt ‘secret’ ingevuld en er wordt een aantal kernfuncties gevonden waarin dit woord voorkomt in de omschrijving van de kern van de functie of in de referentiefuncties. Door deze onderdelen te beoordelen komt u tot de conclusie met welke kernfunctie de indeling gekoppeld moet worden. In veel gevallen biedt de functienaam en uw kennis van de functie-inhoud voldoende informatie om te beoordelen binnen welke kernfunctie functies passen. Als de functieindelingen aan functiebeschrijvingbestanden zijn gekoppeld, kunt u via Functiebeschrijving (bovenaan in het scherm) het betreffende document openen en daarop uw keuze baseren.
Wat te doen als geen koppeling kan worden gemaakt? De meeste functies in uw organisatie passen in één van de FWG-kernfuncties. Deze kernfuncties zijn namelijk een ordening van zeer uiteenlopende functies die in landelijk functieonderzoek zijn aangetroffen. Ze omvatten echter niet alle voorkomende functies. Daarnaast komen er in de praktijk tal van combinatiefuncties voor die niet goed aansluiten bij een afzonderlijke kernfunctie. U kunt bij het koppelen van kernfuncties dan de optie Overig kiezen.
Verwijderde gekoppelde kernfuncties Indien er een rode lijn staat in I&O, betekent dit dat er in de kernfunctie waar de instellingsfunctie aan gekoppeld is, in een nieuwe editie van FWG 3.0 een wijziging heeft plaatsgevonden. Hierdoor is de koppeling komen te vervallen. We raden u aan de instellingsfunctie aan een actuele kernfunctie te koppelen.
exporteren Het is mogelijk om het overzicht dat u bij Inzicht & Overzicht in beeld heeft te exporteren naar Excel. Voordeel is dat u momentopnamen kunt vastleggen bijvoorbeeld de functies en indelingen op een gegeven moment. Ook is het mogelijk in Excel om aanvullende informatie in kolommen op te nemen. De werkwijze is als volgt: selecteer de functies die u wilt exporteren; klik op Exporteren; klik op Openen in het scherm dat dan verschijnt; het scherm wordt in Excel geopend. U kunt dit zoals u in Excel gewend bent opslaan op een door u gewenste plek.
fwg
12
afbeelding 13
inzicht & overzicht
13
