KERN bureau informatie. Real time inzicht in in management informatie. Versie december 2007

Versie 1.0 ‐ 10 december 2007

Real‐time inzicht in in management informatie

KERN bureau informatie

2007

KERN –recreatie & management Groene Specht 20 4356 DB OOSTKAPELLE www.kernrecreatie.nl

Veel recreatieondernemers hebben behoefte aan goede managementinformatie. De boekhouding en reserveringssystemen zijn over het algemeen geautomatiseerd en bieden de mogelijkheden om overzichten uit te draaien die de gewenste informatie leveren. In dit document vind u wat KERN allemaal voor u kan realiseren.

Inhoud 1. KERN Recreatiemanagement .............................................................................................................. 3 1.1 Probleemstelling ............................................................................................................................ 3 1.2 Doelstelling .................................................................................................................................... 4 1.3 Uitwerking van het systeem .......................................................................................................... 5 2. KERN gezamenlijk boekhouden ........................................................................................................... 6 3. KERN Vergelijkingen ............................................................................................................................ 7 3.1. Interne monitoring ....................................................................................................................... 7 3.3 Externe vergelijking ....................................................................................................................... 8 3.3 Externe vergelijking ....................................................................................................................... 8 3.2 Externe vergelijking basis .............................................................................................................. 9 4. KERN uren registratie ........................................................................................................................ 10 5. KERN gasten enquête ........................................................................................................................ 11 Enquête resultaten: Grafieken .......................................................................................................... 12 Filters ................................................................................................................................................. 13 Opbouw grafieken/diagrammen ....................................................................................................... 13 Enquête resultaten: Opmerkingen .................................................................................................... 13 6. Bijlagen .............................................................................................................................................. 14


2

1. KERN Recreatiemanagement 1.1 Probleemstelling Veel recreatieondernemers hebben behoefte aan goede managementinformatie. De boekhouding en reserveringssystemen zijn over het algemeen geautomatiseerd en bieden de mogelijkheden om overzichten uit te draaien die de gewenste informatie leveren. In de praktijk constateren we echter een aantal problemen: veel ondernemers weten niet welke overzichten ze moeten uitdraaien om te voorzien in hun informatiebehoefte; “het komt er niet van”, waardoor het niet structureel en op gezette tijden gebeurt; de gegevens komen uit verschillende systemen en zijn daarom alleen indirect in relatie tot elkaar te brengen (bijvoorbeeld de horecaomzet per overnachting of de nutskosten per overnachting; hiervoor moet zowel de boekhouding als het reserveringssysteem worden geraadpleegd); gegevens zijn niet te vergelijken met die van collega’s en als dat wel; wordt gedaan zijn de gegevens meestal gedateerd (denk aan de bedrijfsmonitor van het NRIT); als gegevens met die van collega’s worden vergeleken, dan moet de ondernemer hiervoor zelf de gegevens aanleveren; dit is veel werk en hierdoor vinden vergelijkingen hooguit incidenteel plaats. Een goed managementinformatiesysteem: maakt gebruik van gegevens aan de bron (bijvoorbeeld de boekhouding of de reserveringsadministratie); hierdoor zijn de gegevens 100% up tot date en wordt voorkomen dat het systeem afhankelijk is van het aanleveren van gegevens door de ondernemer; dwingt uniformiteit af in het vastleggen van de gegevens (bijvoorbeeld een gestandaardiseerd grootboekschema); maakt optimaal gebruik van de beschikbare ICT. Geeft ook bruikbare informatie tijdens het proces zelf (gedurende het seizoen)


3

1.2 Doelstelling Begin 2006 is KERN‐recreatiemanagement opgericht. KERN staat voor Kennis en Efficiëncy in Recreatief Nederland. Doel van KERN is te komen tot substantiële verbetering van de managementinformatie in de recreatiesector. KERN heeft de ambitie om via een nieuw benchmark‐systeem op de volgende onderdelen managementinformatie aan te leveren. boekhouding (kosten en opbrengsten vergelijken aan de basis); reserveringen ten opzichte van andere jaren en ten opzichte van het panel; urenregistratie voor zowel intern gebruik als ten behoeve van benchmark; klanttevredenheid. KERN ontwikkelt een systeem dat: altijd up to date is; mogelijkheden biedt voor vergelijking in de tijd, vergelijking met doelstellingen en vergelijking met collegae; gebruik maakt van de gegevens die de ondernemer toch al digitaal vast legt; volledig web‐based is en daarmee optimaal gebruik maakt van de technische mogelijkheden om digitale informatie van verschillende campings automatisch op één plaats te verzamelen.


4

1.3 Uitwerking van het systeem Webbased oplossingen Libelnet, de automatiseringspoot van KERN, beschikt over een internetserver, waarop de site en achterliggende software van KERN draait. Op deze server staat een urenregistratiesysteem en een enquêtesysteem (zie verder) welke in eigen beheer zijn ontwikkeld. Daarnaast staan hier de rapporten welke worden gevuld door gegevens uit deze twee systemen, maar ook door de boekhouding en de reserveringsadministratie. Er wordt geprogrammeerd in PHP en gebruik gemaakt van SQL‐databases. Ondernemers kunnen via internet inloggen op een site waar de rapporten staan. Op het moment dat de ondernemer deze pagina opvraagt worden de rapporten real‐time gevuld met de gegevens uit de verschillende softwarepakketten. Boekhouding Voor wat betreft de boekhouding wordt van de deelnemers verwacht dat gewerkt wordt met de software van Exact. De boekhouding wordt gevoerd op de Windows‐server van KERN welke staat in een zwaar beveiligd datacentrum in Amsterdam. De server is in onderhoud bij en wordt gebackuped door I Buildings uit Vlissingen. KERN beschikt over een accountantslicentie, waarmee meerdere administraties op de server mogen worden gevoerd. De deelnemers hebben dus geen eigen software meer nodig, maar maken via een zogenaamde terminal‐server verbinding met de computer. Deelnemers hoeven alleen te beschikken over een internetverbinding. De recreatiebedrijven verplichten zich om te boekhouden volgens het door KERN opgestelde grootboekschema. Door deze manier van werken kan KERN gegevens uit de verschillende administraties halen en deze vergelijken met andere jaren, met de doelstellingen die zijn geformuleerd en met gegevens uit het panel van collega‐bedrijven. Reserveringsadministratie Uitgangspunt is dat wordt gewerkt met het reserveringssysteem RCS van Stratech. De internetserver van Libelnet maakt contact met de locale databases op de campings om reserverings‐ en omzetgegevens uit RCS te halen. Urenregistratie en enquête Voor het vastleggen van een deel van de informatiebehoefte van de moderne recreatieondernemer kon KERN geen aansluiting vinden bij bestaande software. Hiervoor is daarom in eigen beheer software ontwikkeld. Het betreft een pakket voor urenregistratie en software voor online‐ consumentenonderzoek. Ook gegevens uit deze applicaties zullen worden gebruikt voor de managementrapporten. Omdat de urenregistratie en het enquêtesysteem tot volwassen producten zijn doorontwikkeld, zullen deze ook los van het totale benchmark‐systeem van KERN op de markt worden gebracht.


5

2. KERN gezamenlijk boekhouden Het meest vergaande systeem van financiële bedrijfsvergelijking bestaat uit vergelijking aan de basis. Hierbij moet in eerste instantie worden gedacht aan de boekhouding. KERN heeft daarom gekozen voor het gezamenlijk boekhouden op één server met een vooraf vastgesteld grootboekschema. De rekeningen in het KERN rekeningschema bestaan uit 6 cijfers. Indien het schema correct wordt gebruikt zijn de eerste 4 cijfers van de grootboekrekening verplicht. De laatste twee cijfers mogen zelf worden gekozen. Hiermee wordt het mogelijk om binnen een door KERN voorgedefinieerde post een verfijning voor het eigen bedrijf te maken. Voor uitgebreide informatie zie: 5.1. KERN gezamenlijk boekhouden


6

3. KERN Vergelijkingen KERN heeft een aantal voorgedefinieerde rapporten gemaakt welke gebruik maken van de gegevens uit de reserveringspakketten en boekhoudingen. Hierdoor zijn de actuele prestaties van een bedrijf zonder veel moeite te vergelijken met: dezelfde periode vorig jaar; een door de ondernemer zelf geformuleerde doelstelling; een panel van gelijksoortige bedrijven. 3.1. Interne monitoring Hoe staat het bedrijf ervoor, welke omzetten/reserveringen blijven achter bij vorig jaar of bij de doelstellingen die je zelf gesteld hebt, of welke kosten rijzen de pan uit? Allemaal wezenlijke vragen om het bedrijf te sturen en om risico's zoveel mogelijk te vermijden. De module van KERN geeft u online inzicht, waarbij u op detail kunt inzoomen. De kracht van het systeem is dat het de gegevens hiervoor automatisch verzamelt. Zo worden de kosten uit het boekhoudprogramma "Exact" en de reserveringsomzetten uit het reserveringsprogramma gecombineerd. Kortom een uitstekende thermometer om te zien hoe uw bedrijf er maandelijks voorstaat. Korte samenvatting mogelijkheden interne monitoring

• • • •

Bruto Winsten en kosten vergelijken per maand en per jaar Alle cijfers per maand en cumulatief Mogelijkheden om bedrijfsdoelen in te stellen Alle gegevens kunnen elke nacht uit uw boekhouding en reserveringspakket worden gehaald.

•

Cijfers altijd actueel


7

3.3 Externe vergelijking In het verlengde van de voornoemde interne monitoring geeft deze module u antwoorden zoals: hoe verhoudt mijn opbrengst per plaats zich t.o.v. de markt (lees een panel van vergelijkbare bedrijven (of zelfs heel Nederland), of hoeveel % van mijn bruto omzet geef ik uit aan PR en ook dat weer afgezet tegen de markt. Met deze "tool" kunt u precies zien waar uw bedrijf beter of juist minder presteert dan de vergelijkbare bedrijven. Dit geeft inzicht waar mogelijke verbeterpunten liggen om daarmee het resultaat van het bedrijf te verbeteren. Voor uitgebreide informatie zie: 5.2. KERN vergelijkingen


8

3.2 Externe vergelijking basis Indien de externe vergelijking wordt gebaseerd op de boekhouding en de reserveringsadministratie, dienen vergaande afspraken te worden gemaakt tussen de deelnemers om te voorkomen dat appels met peren worden vergeleken. Het levert zeer hoogwaardige informatie op, maar anderzijds kan het voor sommige bedrijven een drempel opwerpen. Daarom heef RECRON aan KERN gevraagd een laagdrempeliger variant voor de financiële bedrijfsvergelijking te ontwikkelen. U kunt via internet uw gegevens uit de jaarrekening invoeren. Daarbij beperken we ons tot de hoofdlijnen. De uitgebreide vergelijkingsmodule en de “basismodule” zijn helemaal op elkaar afgestemd. De uitgebreide module kan worden gezien als een verfijning van de basismodule Huidige mogelijkheden Externe vergelijking

• • • •

Kosten en omzetten als % van de bruto winst met panels vergelijken Kosten en omzet per eenheid met panel vergelijken Diverse kengetallen In uitgebreide versie per maand te vergelijken met panels


9

4. KERN uren registratie Het urenregistratie systeem zorgt ervoor dat er geen misstanden meer ontstaan over de werktijden. Desgewenst kunnen medewerkers inloggen met hun vingerafdruk, deze is helemaal uniek op deze manier kunnen medewerkers alleen zelf hun uren invullen. Hierdoor kunnen medewerkers alleen hun eigen uren schrijven. U heeft daarbij als werknemer het voordeel dat u ten alle tijden kunt zien wie er allemaal aanwezig zijn op uw bedrijf.

• Uren registreren • Klokken met vingerafdruk • Roosteren • Diverse uitgebreide rapporten • Diverse koppelingen mogelijk

(payrollers, uitzendbureaus, salaris administratie’s)

Het systeem bespaart u verder heel veel tijd. U kunt in een handomdraai diverse rapporten uitdraaien, zoals kosten van projecten en activiteiten, urenoverzichten voor de boekhouder en voor uw werknemers en nog veel meer. Hieronder volgt een kort overzicht van een aantal mogelijkheden van het Urenregistratie & Urenadministratie systeem van Libelnet. Kort overzicht van enkele mogelijkheden: ▪ Kosten overzicht afdeling / activiteiten ▪ Urenoverzicht voor de boekhouding ▪ Urenoverzicht voor de werknemers

▪ Specificaties uren/kosten werkzaamheden ▪ Specificaties uren/kosten werknemers

▪ Vakantiedagen overzicht ▪ Min en Plus uren overzicht ▪ Verlofaanvragen bekijken en goedkeuren

▪ Rooster programma voor managers ▪ Controle van gewerkte tijden met het rooster ▪ Rooster overzicht voor medewerkers

▪ Ingebouwde CAO pauze regels ▪ NAW gegevens van medewerkers beheren ▪ In en uit ‐checken met vingerafdruk

▪ Ondersteuning van diverse buitenlandse talen Nederlands, Engels, Duits, Pools ▪ Aanwezigheid van medewerkers bekijken Voor uitgebreide informatie zie: 5.3. KERN uren registratie


10

5. KERN gasten enquête Het programma voor de gastenenquêtes is door twee bekende recreatieondernemers, Frank van Gerven en Twan Vermeulen (KERN recreatiemanagement) zonder winstoogmerk ontwikkeld. Het systeem biedt de mogelijkheid om uitkomsten van het eigen bedrijf te vergelijken met regionale of nationale gemiddelden. Het programma is bovendien vriendelijk voor jezelf en voor je klanten. Holiday Media is partner van KERN en verzorgt de support op dit product. Korte omschrijving

• •

E-mail adressen kunnen automatisch uit reserveringsysteem gehaald worden. Na vertrek van gasten word er automatisch een e-mail met uitnodiging voor het invullen van Enquête verstuurd.

• • • • • •

Uitnodiging E-mail kan helemaal naar wens in eigen huisstijl opgemaakt worden. Enquête bestaat uit 8 Pagina’s, waarvan 5 pagina’s met 4 keuze vragen. Duur van Enquête 5 – 10 min. Na elke groep vragen is er ruimte voor opmerkingen. Enquête is 5 talig (Nederlands, Duits, Engels, Deens, Frans) Het Enquête systeem werkt op elke computer en elk besturing systeem zoals Windows, Mac, Linux, als deze maar een web browser hebben.

•

De ondernemer heeft een inlog op de server en kan de uitkomsten op ieder gewenst moment bekijken en (dat is uniek) zijn eigen selecties uitvoeren. De resultaten (of een geselecteerd deel daarvan) worden afgezet tegen een vooraf gedefinieerde groep.

Online bekijken demo gastenenquête

Ga naar: http://www.libelnet.nl/questionnaire/index.php?sid=1&token=0000001&cid=238 Alle ingevulde opmerkingen zullen bij de resultaten verschijnen. De antwoorden op de meerkeuze vragen zullen bij de resultaten random gegenereerd worden. Online bekijken enquête resultaten

Ga naar: http://www.kernrecreatie.nl/rapporten/ Login met: demoenquete Wachtwoord: demoenquete Vervolgens kunt u in het menu kiezen voor welke resultaten u wilt zien.


11

Enquête resultaten: Grafieken De weergaven van de enquête resultaten is in de vorm van grafieken. Hieronder 2 voorbeelden.

Op dit moment wordt dit met staafdiagrammen en radar/spinnenweb grafieken weergegeven, er zijn echter meerdere grafieken/diagrammen mogelijk. De resultaten van Uw bedrijf zijn te vergelijken met het panel, dit is het gemiddelde van alle bedrijven die gebruik maken van ons systeem, of van een samenwerkingverband waarin u deelneemt. Gegevens van bedrijven behalve dat van U zelf zijn op deze niet te achterhalen. Op deze manier is het mogelijk om objectief met ‘andere bedrijven’ te vergelijken.


12

Filters Filters zijn hulpmiddelen om bepaalde selecties uit de resultaten te maken, zodat u een bepaalde groep uit de resultaten kunt filteren. Opbouw grafieken/diagrammen Om nog meer informatie uit uw grafieken te halen is het mogelijk om filters toe te passen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om binnen uw eigen bedrijf mensen met kleine kinderen te vergelijken met de andere gasten.

De koppeling aan reserveringsgegevens geeft de mogelijkheid om enquête resultaten te filteren op deze reserveringsgegevens. Zo zijn resultaten te onderscheiden naar objectsoort (kampeerplaats versus huuraccommodatie), naar periode (voor‐, hoog‐, naseizoen) en zelfs op datum (alle enquêtes tussen 1/7 en 15/8) Maar ook kunt u filters toepassen op externe vergelijkingen (vergelijkingen met het panel). De filters worden dan toegepast op uw bedrijf en op het panel. Bijvoorbeeld ‘volwassenen zonder kinderen’ binnen uw bedrijf vergelijken met de ‘volwassenen zonder kinderen’ van het panel. Enquête resultaten: Opmerkingen Ook de opmerkingen die de gasten tijdens de enquête geven kunnen gefilterd worden. Zo kunt u bijvoorbeeld een keer per week alle opmerkingen van de afgelopen week doornemen en alle anderen niet laten zien. Voor uitgebreide informatie zie: 5.4. KERN gasten enquête


13

6. Bijlagen 5.1 5.2 5.3 5.4

KERN gezamenlijk boekhouden KERN vergelijkingen KERN uren registratie KERN gasten enquête


14

KERN bureau informatie. Real time inzicht in in management informatie. Versie december 2007

Recommend Documents