Versie 1.0 ‐ 5 december 2007
Real‐time inzicht in uw boekhouding
KERN Boekhouden (handleiding)
2007
KERN –recreatie & management Groene Specht 20 4356 DB OOSTKAPELLE www.kernrecreatie.nl
Voor vergelijkingen moet in eerste instantie worden gedacht aan de boekhouding. KERN heeft daarom gekozen voor het gezamenlijk boekhouden op één server met een vooraf vastgesteld grootboekschema.
Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3 2. Hoe werkt het rekeningschema? ........................................................................................................ 4 3. Wat als ik nu een rekening verkeerd heb genummerd? ..................................................................... 4 4. Financiële gegevens uit boekhouding (Exact) of reserveringspakket (RCS)? ...................................... 8 5. Maak ook zelf een backup ................................................................................................................. 10 Bijlage: het grootboekschema ............................................................................................................... 11
KERN gezamenlijk boekhouden
2
1. Inleiding De best denkbare financiële benchmark, gaat uit van vergelijking aan de basis, ofwel de boekhouding. Daarvoor dienen boekhoudingen te worden gestandaardiseerd, terwijl elke ondernemer toch zijn eigen specifieke zaken hierin kan onderbrengen. De bedrijven die meedoen aan de meest uitgebreide financiële benchmark van KERN voeren hun boekhouding in Exact op de server van KERN, welke met een beveiligde VPN‐verbinding is te benaderen en welke staat opgesteld in een beveiligde “colo” in Amsterdam.
Nadat is ingelogd met een eigen accountnaam en wachtwoord, is alleen de administratie die bij die accountnaam hoort te openen. De deelnemers aan KERN hebben afgesproken te werken volgens een gestandaardiseerd grootboekschema. Dit dient zowel binnen de boekhouding als binnen het reserveringspakket te worden gebruikt.
KERN gezamenlijk boekhouden
3
2. Hoe werkt het rekeningschema? De rekeningen in het KERN rekeningschema bestaan uit 6 cijfers. Indien u het schema correct gebruikt zijn de eerste 4 cijfers van de grootboekrekening verplicht. De laatste twee cijfers mag u zelf kiezen. Hiermee wordt het mogelijk om binnen een door KERN voorgedefinieerde post een verfijning/specificatie voor uw eigen bedrijf te maken. Voorbeeld In de bijlage is te zien dat telefoonkosten worden geboekt op rekening 444000. Indien u het van belang vindt om deze kosten verder te splitsen naar de kosten van de camping, de horeca en de telefooncellen, dan maakt u bijvoorbeeld aan: 444000 telefoonkosten camping 444010 telefoonkosten horeca 444020 telefoonkosten cellen In de bedrijfsvergelijking worden alle grootboekrekeningen 444000 t/m 444098 bij elkaar geteld. Zo kunnen we komen tot een goede bedrijfsvergelijking, terwijl u het schema toch op uw eigen situatie kunt afstemmen. Het enige dat van belang is, is dat uw grootboekrekeningen die te maken hebben met telefoonkosten, altijd beginnen met 4440. Het is niet de bedoeling dat u zelf grootboekrekeningen aanmaakt waarvan de eerste 4 cijfers niet overeenkomen met een grootboekrekening in het RECRON‐schema. U moet dus elke kosten‐ en opbrengstensoort ergens binnen het hoofdstramien onderbrengen. Om redenen waarop hier niet te diep wordt ingegaan kunnen de grootboekrekeningen binnen de boekhouding niet eindigen op 99. Deze nummers zijn gereserveerd voor bedrijven die meedoen met de bedrijfsvergelijking “basis” van RECRON.
3. Wat als ik nu een rekening verkeerd heb genummerd? Binnen KERN kunt u controleren of uw boekhouding en reserveringsadministratie voldoet aan het KERN‐schema. Binnen het tabblad “rapporten>>interne monitoring” vindt u een tabblad “grootboekschermcontrole”. Als u deze aanklikt kijkt KERN in uw boekhouding en in de reserveringsadministratie of er grootboekrekeningen bestaan die niet passen in het KERN‐schema.
KERN gezamenlijk boekhouden
4
De grootboekrekeningen in Exact spreken voor zich. De grootboekrekeningen binnen Stratech RCS zijn te vinden bij “instellingen > tabellen > rekeningen”. Bij iedere daar vast te leggen grootboekrekening is ook aan te geven dat bedragen die horen bij overeenkomsten met een aankomstdatum vanaf … moeten worden geboekt naar een andere grootboekrekening. Dat wordt in bovenstaand scherm bedoeld met Grootboeknummers “vanaf” Stratech. Omnummeren binnen Exact Als nu blijkt dat er binnen Exact grootboekrekeningen zijn gevonden die niet passen binnen het KERN schema, dan kunnen die daar heel eenvoudig worden omgenummerd. Ga via “Financieel > Grootboek > Grootboekrekeningschema” naar de grootboekrekening die u wilt omnummeren. U klikt onder in het scherm op “vernummer” en geeft vervolgens aan wat het nieuwe nummer wordt. Exact zal vervolgens alle boekingen die op de oude grootboekkaart stonden overboeken naar de nieuwe grootboekkaart. Op deze manier kunnen we binnen KERN zaken met terugwerkende kracht vergelijkbaar maken en houden.
KERN gezamenlijk boekhouden
5
Kies de rekening die u wilt omnummeren en klik op “vernummer”
Geef een nieuw grootboeknummer op en kies “vernummer”
KERN gezamenlijk boekhouden
6
Omnummeren in Stratech RCS Als KERN ook binnen RCS rekeningen heeft gevonden die niet passen in het grootboekschema, dan kunnen ook die worden omgenummerd. Binnen het menu instellingen>tabellen is in RCS te kiezen voor rekeningen. De rekeningen zijn daar eenvoudig te veranderen.
Het is aan te bevelen om de oude nummering ergens te bewaren (bijv. dmv een screen shot). De omnummering binnen RCS heeft wel consequenties voor de journaalpost die in de toekomst door RCS wordt aangeleverd. In het voorbeeld op de volgende pagina is te zien dat er op twee grootboekrekeningen “pallets” wordt geboekt. Rekening 890600 wordt voor € 58,49 gedebiteerd, maar dat is een rekening die in RCS helemaal niet meer bestaat, omdat deze is omgenummerd in nummer 890320. Hoe kan dat? Voor reserveringen waarop betalingen binnen komen, kijkt RCS niet alleen naar de huidige stand van zaken, maar ook naar journaalposten die al eerder voor deze reservering zijn gemaakt. RCS ziet dus niet alleen dat het artikel pallets moet worden geboekt op grootboekrekening 890320, maar ook dat deze in het verleden is geboekt op 890600. Het kan dus zijn dat RCS deze gaat tegen boeken. Als u de rekening echter al in Exact heeft omgenummerd dan zijn de boekingen al van de oude naar de nieuwe rekening overgezet. Als RCS oude nummers in de journaalpost heeft staan, moet u daarom toch gewoon het nieuwe nummer gebruiken. In het voorbeeld boekt u de € 58,49 dus ook op 890320.
KERN gezamenlijk boekhouden
7
4. Financiële gegevens uit boekhouding (Exact) of reserveringspakket (RCS)? Het reserveringspakket is een subadministratie die gegevens aan kan leveren voor de boekhouding. Zo worden de meeste kampeergelden in Exact vaak eerst op een tussenrekening geboekt en later op basis van gegevens uit RCS verdeeld over de verschillende opbrengstrekeningen (toeristische plaatsen, seizoenplaatsen, toeristenbelasting, BTW, etc.) Het moment dat deze omzet in de boekhouding wordt “gerealiseerd” is afhankelijk van het moment van boekhouden en van het stelsel dat wordt gebruikt (kasstelsel, factuurstelsel of realisatie bij vertrekdatum). Binnen de kampeersector worden verschillende systemen gebruikt en zijn er grote verschillen in de frequentie van het boekhouden. Hierdoor zijn de omzetten die in de boekhouding terecht komen niet meer bruikbaar in de bedrijfsvergelijking. Daarom kijkt KERN voor omzetten die door RCS aan de boekhouding worden aangeleverd, niet in Exact, maar in RCS. Hierbij realiseren we de omzet op de vertrekdatum. Binnen het KERN ‐ tabblad “rapporten>>interne monitoring” vindt u een tabblad “bron grootboeknummers instellen”. KERN stelt hier voor om voor de grootboekrekeningen die hij in RCS is tegen gekomen de omzet uit RCS te halen. Voor die rekeningen die hij in RCS niet tegen komt wordt voorgesteld de gegevens uit Exact te halen. Deze instellingen kunnen worden aangepast. Het beste kunt u dat in overleg met KERN doen.
KERN gezamenlijk boekhouden
8
Hier wordt onderscheid gemaakt tussen de maandcijfers en de jaarcijfers. De maandcijfers komen soms uit RCS en soms uit Exact. Omdat we er vanuit gaan dat u aan het eind van het jaar alles goed in de boekhouding wilt hebben staan en van daaruit uw jaarrekening laat opmaken gaan we er vanuit dat de jaarcijfers uit Exact komen. Ook dit is echter wel aan te passen als daarvoor goede redenen zijn. KERN haalt gegevens van een bepaalde grootboekrekening dus òf uit RCS of uit Exact, maar niet uit beide. Als u dus heeft aangegeven dat de omzetten van een bepaalde grootboekrekening uit RCS moeten komen, dan kijkt KERN voor die grootboekrekening dus niet meer naar Exact. Als u deze grootboekrekening ook direct in Exact voedt via een dagboek in Exact, dus niet alleen met omzetten uit RCS maar ook rechtstreeks, dan gaat het mis. Deze laatste omzet ziet KERN dan niet. Daarom moeten we met elkaar afspreken dat grootboekrekeningen die u in RCS gebruikt in Exact alleen worden “gevoed” door omzet die uit RCS komt. Voor bijvoorbeeld de rekening overige omzetten kunt u daarom het beste twee grootboekrekeningen aanmaken. De ene noemt u “RCS overige omzet 19%” (grootboekrekening 890310) en de andere “overige omzet 19%” (890300). Als u een bepaalde overige omzet niet via RCS wilt laten lopen maar rechtstreeks in Exact wil boeken, dan boekt u deze op laatst genoemde rekening. Omdat KERN in de overzichten die u kunt opvragen niet naar de laatste twee cijfers kijkt, worden de omzetten hier bij elkaar opgeteld.
KERN gezamenlijk boekhouden
9
5. Maak ook zelf een backup Uiteraard wordt de server van KERN dagelijks gebackupt. Toch raden we u aan om ook zelf regelmatig een backup te maken binnen Exact en deze weg te schrijven naar de voor u gereserveerde directory onder D:data. Van daaruit kunt u de backup naar uw lokale computer halen en zelf bewaren.
KERN gezamenlijk boekhouden
10
Bijlage: het grootboekschema Hieronder is het grootboekrekeningschema weergegeven, met daarbij de aanduiding of het een balans of een verlies en winstrekening betreft. Matertiële vaste activa 000000 000100 000200 000300 000400 000500 010000 020000 030000 040000 050000 Financiële vaste activa 060000 061000 Liquide middelen 100000 100100 110000 111000 Debiteuren 130000
Onroerend goed Terreinen en beplanting Wegen en parkeerplaatsen Nutsvoorzieningen Gebouwen Terreininrichting Afschrijving Vaste Activa Inventaris Afschrijving inventaris Transportmiddelen/werktuigen Afschrijving transportmiddelen/werktuigen aandelen in andere BV's Langlopende leningen aan anderen Kas overige kassen Rekening Courant bank Rekening Courant binnen Ond. structuur Debiteuren
B B B B B B B B B B B B B B B B B B
KERN gezamenlijk boekhouden
11
Voorraad 300000 Voorraden 701500 Emballage horeca 709900 Emballage diversen Privé 150000 Priveopnames Eigen vermogen 070000 Geplaatst aandelen kapitaal 071000 algemene reserve 072000 Onverdeelde winst Vreemd vermogen 090000 Vreemd vermogen lange termijn 080000 Voorzieningen 160000 Crediteuren Tussenrekeningen lonen 201000 Netto loon 201100 Levensloopregeling werknemers 201200 Spaarloon 202000 Afgedragen loonheffingen 203000 Betaald aan bedrijfsvereniging 204000 Betaald aan sociaal fonds 205000 Overige betaalde soc. zekerh./pensioenpremie Tussenrekeningen BTW 211000 Te vorderen BTW hoog 212000 Te vorderen BTW laag 212001 Te vorderen BTW nul 213000 Af te dragen BTW hoog 214000 Af te dragen BTW laag 214001 Af te dragen BTW nul 215000 Betaalde/ontvangen BTW Kruisposten 220000 Kruisposten algemeen 220100 Kruispost bank‐kas 220200 Kruispost Nederlandse pin/chip 220210 Kruispost Duitse pin 220300 Kruispost creditcards 220400 Kruispost Nederlandse‐Buitenlandse bank Tussenrekeningen kamperen 231000 Overschotrekening reserveringspakket 232000 Waarborgen 233000 Ontvangen en betaalde toeristenbelasting 234000 Overige verschillen
KERN gezamenlijk boekhouden
B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B B
12
Overlopende activa en passiva 241000 Vooruit ontvangen inkomsten 242000 Nog te ontvangen inkomsten 243000 Vooruitbetaalde kosten/inkopen 244000 Nog te betalen kosten/inkopen Personeelskosten 400000 Bruto salarissen 401000 Uitkeringen ziektegeld 402000 Overhevelingstoeslag 403000 Werkgeversdeel bedrijfsvereniging 403100 werkgeversdeel soc. fonds verblijfrecreatie 403200 Werkgeversdeel ov. soc. verz. en pensioenen 403300 Verzuimverzekering 405000 Uitzendkrachten 406000 Overige personeelskosten 406200 Studiekosten 406600 Personeelskleding 406800 Reiskosten 407000 Management fee Onderhoud en schoonmaak 410000 Onderhoud onroerende zaken 410100 Onderhoud terreinen en beplanting 410200 Onderhoud wegen en parkeerplaatsen 410300 Onderhoud gebouwen 410400 Onderhoud nutsvoorzieningen 410500 Onderhoud recreatievoorzieningen (tennis e.d.) 410600 Onderhoud sanitairgebouw 410700 Onderhoud bungalows 410800 Onderhoud overige onroerende goederen 411000 Onderhoud roerende zaken en inventarissen 411100 Onderhoud inventaris recr.voorz. (tennis,midget) 411200 Onderhoud inventaris huuraccommodatie 411300 Onderhoud speeltoestellen 411400 Onderhoud overige inventarissen 411500 Onderhoud huurobjecten 412000 Onderhoud auto, werktuigen, gereedschap 412100 Onderhoud tractoren 412200 Onderhoud grasmaaier 412300 kosten overige transportmiddelen 413000 Exploitatiekosten horeca 414000 Exploitatiekosten winkel 415000 Schoonmaakbedrijf 416000 Schoonmaakartikelen 416100 Toiletpapier e.d. 416200 Wasmiddelen wasserette 416300 Lakenpakket/wasserijkosten 416400 Servicepakketten 417000 Vuilafvoer
KERN gezamenlijk boekhouden
B B B B V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W
13
Nutskosten 421000 Aardgas 422000 Propaan 423000 Water 424000 Elektra Assurantie 430100 Assurantie algemeen 430200 Verzekering Caravans 430300 Verzekering bedrijfsschade 430400 Verzekering Gebouwen 430500 WA‐Verzekering 430600 Verzekering Inventaris 430700 Verzekering Transportmiddelen Kantoor en administratie 440000 Kantoorbenodigdheden 441000 Drukwerk 442000 Vergaderkosten 443000 Portokosten 444000 Telefoonkosten 445000 Automatiseringskosten 446000 Adm. en acc. kosten/overige adviseurs 447000 Contributies/abonnementen 448000 Boetes 449000 Diverse kantoor‐ en administratiekosten Overheidsheffingen (geen tb) 452000 Gemeentelijke belastingen en heffingen 453000 Waterschapslasten 454000 Overige overheidsheffingen 454100 Buma, Sena, Videma 454200 Kamer van Koophandel 454300 Overige overheidsheffingen recreatiekosten 461000 Recreatiekosten algemeen 461100 Recreatieteam 461200 Recreatiemateriaal en prijzen 462000 Kinderboerderij Autokosten 470000 Autokosten 470100 Brandstof 470200 Reparaties auto’s 470300 Wegenbelasting
KERN gezamenlijk boekhouden
V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W
14
Verkoop en representatie 472000 Algemene verkoopkosten 472100 Advertenties 472200 Folders en andere reclamedrukwerk 472300 Internetsite 472400 Beurzen 472500 Commissie touroperators 472600 Promotioneel samenwerkingsverband 474000 Representatie 474100 Relatiegeschenken/donaties/sponsoring 474200 Verblijfskosten 474300 Horecabesteding 474400 Overige representatie (incl. welkomstpakketten) Rente/pacht 480100 Rente en kosten lang vreemd vermogen 480200 Rente en kosten rekening courant 480900 Rente diversen 481000 Pacht grond 482000 Leasing Afschrijvingskosten 490000 Afschrijvingskosten onroerende zaken 490100 Afschrijvingskosten terreinen en beplanting 490200 Afschrijvingskosten wegen en parkeerplaatsen 490300 Afschrijvingskosten gebouwen algemeen 490500 Afschrijvingskosten nutsvoorzieningen 490600 Afschrijvingskosten sanitairgebouw 490700 Afschrijvingskosten bungalows 490800 Afschrijvingskosten huurcaravans 490900 Afschrijvingskosten overige onroerende goederen 495000 Afs. kosten roerende zaken en inventarissen 495100 Afs. kosten inventaris recreatievoorzieningen 495200 Afs. kosten inventaris caravans en tenten 495300 Afs. kosten speeltoestellen 495400 Afs. kosten overige inventarissen 498000 Afs. kosten transportmiddelen/voertuigen Inkopen winkel 702100 Inkoop winkel laag 702200 Inkoop winkel laag 702300 Inkoop winkel hoog Inkopen horeca 700100 Inkoop snacks, ijs en snoep 700300 Inkoop eten restaurant 700500 Inkoop drank laag 700600 Inkoop drank hoog 700700 Inkoop tabak
KERN gezamenlijk boekhouden
V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W
15
Inkopen overig 705000 Inkoop caravans 709100 Inkoop diversen geen BTW 709200 Inkoop diversen laag BTW 709300 Inkoop diversen hoog BTW Omzet verblijfsrecreatie 800000 Opbrengst toeristische plaatsen 800100 Kampeergeld 800300 Annuleringsverzekering 801000 Opbrengst seizoenplaatsen 803000 Opbrengst jaarplaatsen 803100 Overheidsheffingen vaste plaatsen (geen tb) 803200 Omzet gas‐water‐elektra 804100 opbrengst verhuur bungalows 804200 Opbrengst huurcaravans en tenten 805000 omzet groepsaccommodatie Omzet overige recreatie 806000 Omzet waterrecreatie 807000 Opbrengst dagbezoek 808000 Opbrengst buitenlandse werknemers/zakelijke markt 810000 Dagrecreatie Caravanverkoop 820000 Opbrengst caravanverkoop 821000 Provisies Horeca 860100 Verkoop horeca 0% 860200 Verkoop horeca laag 860300 Verkoop horeca hoog 860400 Verkoop horeca gemiddeld 861000 Pacht kantine Winkel 870100 Verkoop winkel 0% 870200 Verkoop winkel laag 870300 Verkoop winkel hoog 870400 Verkoop winkel gemiddeld 871000 Pacht winkel
KERN gezamenlijk boekhouden
V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W
16
Overige omzet 881000 882000 883000 884000 885000 886000 887000 887100 887200 887400 890000 890100 890200 890300 892000 Bijzondere resultaten 900100 900400 950100 950200 951500 999000
Opbrengst technische dienst Opbrengst wasserette Opbrengst fietsen/bolderkarverhuur Douches Opbrengst speelautomaten Opbrengst telefoon Opbrengst recreatie Opbrengst recreatiewerk Opbrengst bingo Opbrengst tennisbanen Overige opbrengst Overige opbrengst geen BTW Overige opbrengst 6% Overige opbrengst 19% Rente opbrengst Resultaat verkoop bedrijfsmiddelen Resultaat deelnemingen Bijzondere baten Bijzondere lasten Kasverschillen Overige verschillen
V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W V&W
KERN gezamenlijk boekhouden
17
