3i 4 1 VerseD24
vastçjesteld door DB op 27 rnaart 2014
Jaarstukken 2013 OVER-gemeenten
00STZAAN 1 • WORMERLAND
OVER
0
GEMEENTEN
•
L
-—
F.
Voor identificOeeiflde Behorend bij cj4ioeverkiariflg
d.d
zPL2Oi
OVER-GEMEENTEN
Inleiding Geachte leden van het Aigemeen Bestuur, Hierbij bieden wij u bIj de jaarstukken 2013 aan. Met deze jaarstukken leggen wIj verantwoording af over wat OVER-gemeenten het afgelopen jaar heeft gedaan om haar doelstelilngen, vastgesteld in de begroting 2013, te behaien. Ook geeft dit jaarversiag een Inzlcht in de baten en lasten die met het behalen van de doeisteillng gepaard zIJn gegaan. De jaarstukken zIjn onderverdeeid in het Jaarversiag, waar de verantwoording per programma en de paragrafen zIjn ulteengezet en de jaarrekening, waarin de financlele verantwoording over het jaar 2013 Is opgenomen. BIj het opsteiIen van de begrotlng 2013 Is reeds een taakstelling ultgevoerd van € 100.000,--. Desondanks sluit de Jaarrekening af met een positlef inddenteei resuitaat van € 110.241,--. De voomaamste oorzaken van dit incidentele voordeei zIjn: a. op grond van het belastlngpian 2014 zIjn extra Inkomsten ontvangen van € 34.000,-- Inzake een iagere premie voor de WAO/WIA 2013; b. er is nog een onderzoek gaande Is op welke wijze automatiserlng ai of niet in “the cloud” moet plaatsvlnden. Hierdoor ontstond in 2013 een voordeei in kapltaaiiasten. Tegen over deze lasten staan wel hogere ultgaven maar per saldo Is sprake van voordeei van € 61.000,--; c. het resterende gedeeite groot circa € 15.000,-- heeft ais oorzaak dat een aantai smiley’s op oranje zljn verantwoord en daardoor nlet voliedig zljn ultgevoerd met als resuitaat dlt voordeei. Voor een uitgebreldere analyse van dlt resultaat ten opzichte van de begrotlng 2013 wordt verwezen naar de programmaverantwoordlng (wat heeft het gekost) In het jaarverslag. WIj zIjn voomemens om een bedrag van € 50.000,-- van dIt positleve resultaat te doteren aan de neqrpmminnqreger” soclaai pereoneelsbeield om zo verdere uiWoedng te kunnen geven aan het strategIsch personeelsbeield dat In 2013 Is ingezet. Hoogachtend, Het Dageiijks Bestuur van OVER-gemeenten 2
Voor identific4ëcloelelndefl. Behorend bij cbjroIeverkIaring d.d.
......
OIAPRZO14
...
OVER-GEMEENTEN
\
3
Voor identifi Behorend bij d.d
ti
doeleinden. troleverkiaring
02 APR 201&
•• •
OVER-GEMEENTEN
Inhoudsopgave Inleiding
2
Missie, visie, kernwaarden en ambitie
4
Jaarverslag
5
Programmaverantwoording (wat is er gereaflseerd)
6
Programmaverantwoording (wat heeft het gekost)
13
Paragrafen
Weerstandvermogen
16
Bed rijfsvoering
16
Verbonden partijen
16
Financiering
17
Rechtmatigheid
17
Jaarrekening
18
Grondsagen voor waardering en resultaatbepaUng
19
Programmarekening 2013
21
Toelichting op programmarekening 2013
22
Balans per 31-12—2013
24
Toeiichting balans
25
Wet Normering topinkomens
27
Controleverklaring
30
4
Voor identifi(tiedoeIeinden. bntroIeverkIaring 1 Behorend bi
z1
•...
OVER-GEMEENTEN
Missie Wij ondersteunen gemeentebesturen om innovatief en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en producten te )everen aan inwoners, bedrijven en instelhngen. Gemeenten zijn op deze manier in staat hun doe$en te verwezenlijken.”
Visie In 2020 zijn wij: •
Een vraaggestuurde dienstverlener
•
Een toegangspoort tot de overheid
•
Een aantrekkelijke werkgever
•
Een innovatieve, ‘anders’ denkende organisatie
•
Een aantrekkelijke partner
Kernwaarden •
Plezierig en passievol werkgeverschap
•
Innovatie en flexibiliteit
•
Praktisch en pragmatisch (KISS
•
Betrouwbaar (een partner waarop je kunt bouwen)
•
Samen
=
niet moeiTijker maken dan bet is)
Ambitie •
h.
Klantgerichte bqvIdlghld
dienstverlening •
Bedrijfsvoering
•
Professionaiiteit
•
Aantrekkelijkheid op de
i pl0o1tI1
—
Wnm,.,1,.nd
e. .
kdUki,€d op obooflO
—
2015 ,tt 1—1—0010
arbeidsmarkt
5
Voor identificatdoeieinden. Behorend bii cokroeverkIaring
d.d
o.2.A.2Dfl
...
OVER-GEMEENTEN
JAARVE RSLAG
6
Voor identificdoeIejnden. Behorend bij dktro{everkaring 2 .ARR. 2014 d
d ........Q. .
...
OVER-GEMEENTEN
Wat is er gerealiseerd in 2013 Deze rapportage is ingedeeld op basis van de vier speerpunten van OVER gemeenten en in de vorm van een stoptichtenmodel weergegeven, met de volgende definities: GROEN: conform planning ORANJE: wijkt af van planning, ROOD: wijkt
maar is gedeeltelijk gerealiseerd
0
af van planning, is niet gerealiseerd —
In het geval van oranje of rood is een toe!ichting bijgevoegd.
Dienstverlening Dienstverlening
Beoogd resultaat
Zaakgericht werken
Procesherontwerp
KCC ontwikkeling
Gerealiseerd’
Toelichting afwijkingen
Een werkwijze waarmee we een efficiënte en tijdige afhandeling organiseren en de burger zeif inzicht heeft in de status van de afhandeling van zijn aanvraag.
Q
Op 12 november 2013 is de businesscase zaakgericht werken besproken in het DB van OVER-gemeenten. Het DB is akkoord gegaan met een pilot zaakgericht werken in samenwerking met de gemeente Zaanstad. Deze gaat van start vanaf 1 januari 2014. De pilot zaakgericht werken maakt onderdeel uit van de nog op te stellen samenwerki ngsover eenkomst met de gemeente Zaanstad in het kader van ‘Slim samenwerken in de reglo’.
Samen met de professionals herontwerpen van de werkprocessen met als dod de kwaliteit van de dienstveriening te vergroten en de doorlooptijden te verkorten. Hiermee zijn de processen efficiënter en klantgerichter jingericht. Medewerkers zijn bij verschiliende loketten inzetbaar; overbrengen van eenvoudige producten en de informatievoorziening naar de le lijn; zoveel mogelijk producten klaar terwiji u wacht.
©
7
©
‘/oor identifiedoeIeinden. F3chorend bi bntroIeverkIaring d.d
...
OVER-GEM EENTEN
Dienstverlening Dienstverlening op afspraa k
Uitbreiden digitale producten
Basis reg istratie Grootschalige Topog rafie
Beoogd resultaat Bij klantgerichte dienstverlening hoort tegenwoordig ook dat de kiant zeif bepaait wanneer hij naar de gemeente komt. Bovendien is het inzetten van het werken op afspraak een mooi instrument om de wachttijden te verminderen. Voor de bedrijfsvoering betekent werken op afspraak een verbetering voor het inroosteren van medewerkers. Dienstverlening op afspraak betekent ook meer huisbezoeken. Om kianten de mogelijkheid te bieden om aitijd antwoord te kunnen vinden op vragen die zij hebben over gemeentehjke producten wordt de informatievoorziening op onze websites verder verbeterd, en de vindbaarheid van producten vergemakkelijkt. Uitbreiding aental digitale producten > 10. Fysieke vormgeving van ons KCC— dienstverieningsconcept een beianrijk punt van aandacht. De BGT is een beiangrijk onderdeel van het steisel van basisregistraties. Basisregistraties maken eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik mogelijk. Door de gegevens in de BGT eenduidig op te slaan, zijn ze herbruikbaar voor aWe overheidsorganisaties die deze gegevens nodig hebben. Opnieuw inwinnen of intekenen van dezelfde gegevens is dus niet meer nodig.
Gerealiseerd?
Toelichting afwijki ngen
©
0
Orndat de pilot zaakgericht werken in 2014 van start gaat (in piaats van het 4 kwartaai van 2013) is de verdere digitalisering van producten beperkter geweest dan voorzien. In 2013 zijn vijftal formulieren op het gebied van de Drank- en horecawet en de APV gedigitaliseerd.
0
In 2013 zijn de noodzakelijke onderzoeken uitçjevoerd op welke wijze invulhng kan worden gegeven aan de BGT. In de jaren 2014 en 2015 zal i m pie men tati e plaatsvinden, zodat in 2016 de applicatie operationeel is.
Voor identificedoeIeinden.
8
Behorend bij d.d
tro1everkaring
OVER-GEMEENTEN
Bed rijfsvoeri ng Bedrijfsvoering P&C cycius ICT Certificaten
ICT Printerpark
ICT “in the cloud” werken
Beoogd resultaat
Gerealiseerd?
Opleveren van de P&Cdocumenten Certificaten zijn nodg om te kunnen waarborgen dat het internetverkeer veilig loopt. In 2013 zullen we zeif ook toetsen of onze veiligheid in orde is door ondermeer het laten uitvoeren van een penetratietest *hacken* Ondertussen is er ook wetgeving in de maak die een dergelijke periodieke test verplicht gaat steflen. Medlo 2012 is de huidige printer/scanner/plotter apparatuur vervangen door nieuwe modernere apparatuur die beter aansluit op de wensen en eisen vanuit OVER-gemeenten. In 2013 maken we regelmatig de balans op om na te gaan of we de gehanteerde uitgangspunten realiseren. In 2012 heeft het onderzoek zich gericht naar het verkennen van verschillende aanbieders, de verschillende vormen van cloud oplossingen en het uitzoeken van de juridische voorwaarden. Gelet op de gewenste ontwikkelingen op het gebied van zaakgericht werken en de leeftijdsopbouw bij het team ICT wordt in 2013 een strategie opgesteld voor OVERgemeenten.
Toelichting afwijki ngen
© Onze elgen Internetverbindingen zijn nog niet getest op een veilig Internet verkeer. Wel zijn testen uitgevoerd op onze websites in het kader van DIgID
©
0
I
Het overstappen naar een cloud omgeving blijkt ingewikkelder dan vooraf bedacht. Met name de verbindingen die er liggen tussen de diverse (kern) applicaties zijn een struikelblok. Het bleek niet moge!ijk te zijn orn een goed beeld te krijgen van de consequenties. Vooralsnog hebben we in 2013 bij iedere investering op ICT gebied verkend of decloud voordelen biedt.
identiatiedoeienden. Behorend 1jcontroeverkfaring
Voor
d. d .......fl .2PR. 1014
...
OVER-GEMEENTEN
Profess ion all se ri n g Professionalisering Beoogd resultaat
GereaToelichting afwijkingen liseerd?
Kwaliteits management
Door binnen de bestaande formatie een kwahteitsregisseur aan te steflen menen wij hier een impuls aan te kunnen geven. De kwaliteitsregisseur is verantwoordelijk voor het opstellen van het kwaliteitshandvest. Dc kwaliteitsregisseur heeft een onafhankelijke positie in de organisatie. Vanuit die rol is de kwaliteitsregisseur ook verantwoordelijk voor het monitoren van de behaalde resultaten en de kiach ten afha nd eli no. Relatie bestuur Over In de voorbereiding van de Gemeenschappelijke Regeling is gemeenten een raadswerkgroep samengesteld uit de fractievoorzitters van de beide gemeenten. Voor 2013 willen we in samenspraak met de raadswerkgroep een programma voor de gezamenlijke raadsavonden ontwikkelen,
10
©
©
In 2013 hebben wij drie bijeenkomsten van de gezamenlijke raadswerkgroep van Oostzaan en Wormerland georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomsten zijn onder meer de bestemming van het positieve exploitatieresultaat 2012, de zienswijze van de raden op de begroting 2014 en de opzet en inhoud van de evaluatie van OVER gemeenten besproken. De evaluatie van OVER gemeenten is in november 2013 door de beide raden vastgesteld.
Voor identifiedoeleifldefl. Behorend bijjcntroeVerkiariflg
d.d
O.APR.ZtU4
•...
OVER-GEM EENTEN
Goed werkgeverschap Goed werkgeverschap Resultaat gericht werken
Beoogd resultaat
GereaToelichting afwijkingen liseerd?
De medewerker kan in toenemende mate zeif bepalen waar, hoe, wanneer en met wie hij werkt. Tegelijkertijd maken we op individueel niveau met medewerkers competentie ontwikkelafspraken. Door de eigen kennis en vaardigheden te verbeteren steflen medewerkers zichzelf in staan orn de beoogde resultaten te halen. We trekken er drie jaar voor uit om deze werkwijze goed in de vingers te
©
krijgen.
Talentontwikkeling
Strategische personeelsplanning
Arbeidsrelaties in beweging
Het ontwikkelen van talent is de vervolgstap. Jezelf als professional verbreden of verdiepen kan veel voldoening en rendement geven. Het nvoeren van talentmanagement is niet eenvoudig. Aan de slag gaan met je persoonlijke talenten geeft energie; deze medewerkers mogen klussen oppakken die ze leuk vinden en waar ze goed in ziin. Het gaat over kennis, vaardigheden en attitudes van mensen in relatie tot de verantwoordelijkheden die ze in hun werk hebben. tedere twee jaar worden de inzichten en gegevens geactualiseerd. Het vaste contract als basis van de vormgeving van de arbeidsrelatie komt steeds meer ter discussie te staan. Het is de vraag of het vaste contract over enkele jaren nog de meest voorkomende vorm is. Daar is onlangs op kielne schaal de ZPP variant (zelfstandig publiek professional) bijgekomen. Om invulling te geven aan aantrekkelijke werkgeverschap anticiperen we ons op deze ontwikkeling. Wij realiseren ons dat wij een aantrekkelijk werkgever kunnen zijn als we 11
De voorbereiding van het proces van talentmanagement heeft plaatsgevonden. In 2014 zal verder de uitvoering ter hand worden genomen.
In 2013 zijn we er onvoldoende in geslaagd om de principes van SPP te vertalen in borging in het reguliere HRM werk.
©
Voor identifijedOeIefldefl. Behorend bij(’ntro1eVerkariflg
d .d
.......
.‘APR. zai
•...
OVER-GEMEENTEN
Goed werkgeverschap
Beoogd resultaat
Gerealiseerd?
Toelichting afwijkingen
toekomstige medewerkers de ruimte bieden ook andere vormen van arbeidsrelaties aan te bieden.
Het Nieuwe Werken
Persooniijk arbeids voorwaardenbudget
Introductie nieuwe medewerkers
Inmiddels is Het Nieuwe Werken (HNW) een containerbegrip dat in vrijwel elke organisatie op de agenda staat. Hierbij verwachten we dat medewerkers hun verantwoordeUjkheid nemen en werken we met resultaatafspraken. De salariswens biijkt bij dergelijke kandidaten secundair aan de uitdaging en ontpooiing die OVER-gemeenten te bieden heeft. Reden te meer om de ingesagen weg te vervolgen en tegefljkertijd de medewerkers die bij ons werkzaam zijn in hun eigen tempo in deze ontwikkeflng mee te nemen. Het ICT PGB is daar een voorbeeld van. Bij aantrekkelijk werkgeverschap past een werkgever die medewerkers voldoende vrijheid biedt bij de keuze van werkmiddelen. Door medewerkers (binnen grenzen) zeif te laten bepalen welke middelen ze nodig hebben, zijn ze over het algemeen veel efficiënter. In OVER-gemeenten onderzoeken we de mogehjkheden op dit gebied. We doen dit in samenhang met de toetreding tot de (fiscale) werkkostenregeflng (2013). Denk bijvoorbe&d aan reiskosten, vitaliteit, opleidingen en ICT middelen. Bij goed werkgeverschap hoorde altijd al een gedegen introductie van nieuwe medewerkers. Nieuwe vastigheid wordt geboden door een nieuwe medewerker een tijdje met een directe coflega mee te laten flexen. De kernwaarden van OVER-gemeenten worden in toenemende mate het sturingsinstrument van het 12
©
©
Tn 2013 hebben we een persoonlijk arbeidsvoorwaardenbudget voor medewerkers ingevoerd. Hier is door een grote groep medewerkers gebruik van gemaakt.
0
In het derde kwartaal van 2013 hebben de nieuwe medewerkers een workshop ‘integriteit’ gedaan en de ambtseed afgelegd. Daarnaast hebben we een document opgesteld over ‘Onze man ievan werken’ dat nieu4e nedewerkers
Voor identticapdOe!eflaefl. Behorend bij crtroeverkIaring
d.d
.........
2.APR.2OU
•...
OVER-GEMEENTEN
Goed werkgeverschap
Beoogd resultaat
management. Bij de ontwikkeling van een nieuw introductieprogramma wordt daarorn naast de praktische informatie ook aandacht geschonken aan het ntroduceren van de OVER-gemeenten ‘clubkleuren en -identiteit’. Arbeidsmarkt concept Als we onze ambities willen waarmaken, hebben we juiste mensen nodig. Om te bepalen
Gerealiseerd?
kunnen gebruiken als naslagwerk. Aan bet afronden van het I ntroductieprog ramma wordt nog gewerkt.
©
wat voor OVER-gemeenten de juiste menser zijn, hebben we
Kennis delen
MODI, het generieke profiel ontwikkeld. Op basis hiervan hebben we in 2012 een nieuw arbeidsmarktconcept ontwikkeld: Voeg jezeif toe. Vanaf 2013 gaan we in onze arbeidsma rktcommunicatie anders te werk zodat we aanshiiting met onze doelgroep houden. Het wederzijdse leren is begonnen voordat je het door hebt. Externe contacten vergroten het vermogen van medewerkers om buiten
Toelichting afwijkingen
In november 2013 is het arbeidsmarktconcept ‘Voeg jezelf toe’ gelanceerd.
©
bestaande kaders te denken; een vaardigheid die veet toevoegt in een tijd waarin taken groeien en budgetten sUnken. Naast het interne rendement sorteert het kennis delen ook effect op de arbeidsrnarkt. Wanneer we op verschillende niveau’s (online) kennis delen maken potentiele sollicitanten op een laagdrempelige en betrouwbare wijze kennis met onze organisatie. Mensen zien dan dat het werken voor een gemeente er toe doet en dat wij op een open en transparante wijze werken.
13
Voor identifiqiedoeIeinden. Behorend bj ntroeverkIaring d.d
•...
OVER-GEMEENTEN
Wat heeft het gekost?
581 Personeelslasten 8.426.613 583 Automatisering 820.190 584 Kantoorkosten 162.693 585 1-luisvestingslasten 762.001 586 Communicatie 12.669 589 WerkorgpnisatletotaalO 980 Mutaties in reserves Totaal lasten 10.184.166
581 Personeelslasten 583 Automa1sering
171.953
8.351.486 821.660 146.965 821.669 10.000 0
8.349.486 8.451.988 821.660 770.903 146.965 152.598 821.669 810.838 10.000 5.216 00 60.000 60.000 10.209.780 10.251.543
10.151.780
8.100 0
66.100 0
-
-102.5q2 50.757 -5.633 10.831 4.784 0 0 41.763
163.914
97.814 10.091 4
JJYL9st0_ 589 WerkogsatietpaaL g8oMutauesin reserves
Saldo programma
•
2I .1o8[___ 108 10O4.824
10151780
-26.658
0
I 0
-110.241
-110.24 1
Verschillenanalyse
Het netto voordehg resultaat (€ 110.000,--) kan op hoofdlijnen als volgt worden verklaard: •
Het netto resultaat op personeelsiasten is circa € 5.000,-- positief. De oorzaken van dit voordeel zijn enerzijds gelegen in het feit dat hogere uitgaven zijn ontstaan doordat tijdelijk personeel werd ingehuurd i.v,m. een aantal zwangerschapsverloven. Tevens werd in het kader van het belastingp{an 2014 een incidenteel bedrag van circa € 34.000,-- ontvangen als prernie bijdrage WAO/WIA 2013. Daarnaast is gestart met strategische personeelsplannrng die tot extra incidentele lasten heeft geleid. Deze extra lasten waren reeds voorzien in de nieuw gevormde bestemmingsreserve sociaal personeelsbeleid.
14
Voor identfitiedoeieinden. Behorend bij\ntroieverkfaring
d.d
4.ZPR. .7.Oi.ê
•...
OVER-GEMEENTEN
•
Gelet op onderstaande tabel wordt bij de opbouw van uren van de medewerkers wel rekening gehouden met ziekte maar niet met zwangerschapsverloven. Omschrijving
Aanta uren
Totaal aantal uren per medewerker
(
fufl time)
L872
100%
Vakantieuren
179
9,5%
Ziekte
90
4,8%
Overleg
75
4,0%
Opleiding
75
4,0%
Diversen (bijzonder verof)
78
4,2%
L375
73,5%
Totaal aantai productieve uren per medewerker
•
percentage
Hiertegenover staan inkomsten, die niet in de begroting waren opgenornen. Daarnaast is ook inhuur gepleegd om een aant& noodzakelijke activiteiten uit te voeren, waarvoor de expertise in de organisatie ontbreekt (vb. verbijzonderde nterne controe). De kosten van inhuur bedroegen Jaar
Bedrag aan inhuur
Percentage van de uitgaven begroting
•
2010
€
778000,—-
8,00%
2011
€
296000,-
2,96%
2012
€
160.000,--
1,57%
2013
€
145000,--
1,42%
Tevens is een hogere vergoeding ontvangen voor detachering van ons eigen persone& en een bijdrage van een andere gemeente voor de piaatsing van personeel binnen OVER gemeenten. Dit geheel had tot gevoig dat dit netto positieve incidentefe resultaat kon worden behaald.
•
Ten aanzien van de kantoorkosten is sprake van een overschrijding op abonnementen en vakliteratuur van circa € 20000,--, Helaas kon de voorgenomen bezuiniging nog niet worden gereafiseerd. Tevens was er sprake van hogere portikosten voor een bedrag van circa € 6.000,--. Daartegenover staat een onderschrijding van € 6000,-- op aanschaf kantoorbenodigdheden een onderschrijding van € 10.000,-- op de koffie/theevoorziening en verblijfskosten.
15
Voor identifi,açiedoeeinden. Behorend bii(co”ntro)everklaring
d.d
• ••
OVER-GEMEENTEN
De netto lasten van automatisering vallen € 61.000 lager uit, Dit wordt voor € 10.000,-- as voordeel verklaard door nieuw afgesloten contracten telefonie. Daarnaast zijn de kapitaatlasten achter gebleven bij de raming i.v.m uitstel van investeringen. Het gaat hierbij om een bedrag van circa C 108.000,--. Dit betekent dat we de bestaande infra-struktuur langer benutten. Voor het onderhoud en beheer van de ICT is incidenteel een hoger bedrag uitgegeven van circa € 59.000,--, dit vloeide voort uit het felt dat nvesteringen zijn uitgesteld. Tn 2013 is een start gemaakt om een plan te vervaardigen op welke wijze een adequate automatisering in 2014 uiteindelijke gestalte dient te krijgen, •
Door en aanbesteding inzake de schoonmaakkosten is een structurele onderschrijding in de huisvestingslasten opgetreden van € 11.000,--.
•
Tn 2013 is een onderschrijding van de communicatie aan de orde geweest ter grootte van circa € 5.000,--, wegens lagere communicatieactiviteiten.
Onvoorzien en incident&e baten en lasten In de begroting is geen bedrag voor onvoorzien geraamd. Wet heeft een eenmalige dotatie plaatsgevonden ter grootte van € 60.000,-- als toevoeging aan de bestemmingsreserve sociaal personee!sbeleid. Daarnaast heeft ook een onvoorziene onttrekking plaatsgevonden aan deze reserve voor een bedrag van € 44.108,--. Qok is verantwoord als incidentele bate de inkomsten uit het be(astingplan 2014 zijnde een teruggave van een deel van de WAO/WIA premies 2013. Als incidentele inkomsten valt ook aan te merken de uitkeringen die zijn ontvangen in het kader van levensloop en zwangerschap.
16
Voor identfiiedoeeinden. Behorend bj\cntroIeverkaring
d.d
a.2.PR.z4n4
0...
OVER-GEMEENTEN
Paragrafen Paragraaf Weerstandvermogen Het weerstandvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandcapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen getroffen zijn en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie van OVER-gemeenten. Onder weerstandscapaciteit verstaan we de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om onvoorziene tegenvallers in de bedrijfsvoering op te kunnen vangen. Het huidige weerstandsvermogen bestaat uit het positieve saldo van de jaarrekening 2010 en 2012 (in totaliteit groot € 28.969,--), die in de Algemene Reserve aanwezig is. In 2012 is een notitie aangenomen over een mogelijk nut en noodzaak van een weerstandsvermogen binnen OVER gemeenten en de eventuele hoogte daarvan. Het huidige maximale weerstandsvermogen is in de gerneenschappelijke regeling vastgesteld op 2,5% van de jaarfljkse lasten
(
zijnde € 250.000,-- op
grond van 10 miljoen euro aan jaarlijkse lasten). In procedurele zin is de afspraak gemaakt dat de raadswerkgroep een advies zal geven omtrent de bestemming van het jaarrekeningresultaat 2013,
Paragraaf Bedrijfsvoering Voor de verantwoording van de zaken die betrekking hebben op de bedrijfsvoering, verwijzen we hierbij naar de tekst in de programmaverantwoording wat is er gerealiseerd en wat heeft het gekost.
Paragraaf Verbonden partijen De gemeente Oostzaan en de gerneente Wormerland zijn in de vastgestelde gemeenschappelijke regeling in 2009 overeengekomen een werkorganisatie op te richten, zijnde OVER-gemeenten om de ambtelijke organisaties hierin onder te brengen. OVER-gemeenten heeft zeif als verbonden partij de Stichting Rijk (St. Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland). Deze stichting heeft als doe! het creëren van voordelen op zowel financiee!, kwa!itatief als procesmatig gebied
17
Voor dentificidoeeinden. troeverkaring Behorend bij
d.d
O.2.R.2O14
OVER-GEMEENTEN voor gemeenten, onder andere door het faciliteren van een regionaal inkoopbureau. Een directiehd van OVER-gemeenten heeft zitting in het bestuur van deze stichting.
Paragraaf Financiering In 2010 is door het algemeen bestuur van OVER-gemeenten een treasurystatuut vastgesteld. Dit statuut voldoet aan de Wet Financiering Decentrale Overheden en schept een duidelijk kader voor de treasuryfunctie.
Tevens is in 2010 een overeenkomst gesloten met de Bank voor Nederlandsche Gemeenten waarin het bancaire verkeer geregeld is, het aantrekken van kortlopende middelen en eventueel anglopende middelen.
OVER-gemeenten verkrijgt zijn financiering door de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Op grond hiervan heeft OVER—gemeenten in 2013 geen langlopende leningen hoeven aan te trekken, Ook het aantrekken van korte leningen is niet nodig gebieken.
Paragraaf Rechtmatigheid Begrotingsrechtmatig heid De werkefljke totale lasten van het programma Bedrijfsvoering zijn € 41.763 hoger dan de geraamde totale lasten. De hogere lasten worden hoofdzakelijk veroorzaakt door hogere personeelsiasten. Het netto resultaat op personeelsiasten is echter circa € 5.000,-- positief. De oorzaken van dit voordeel zijn enerzijds gelegen in het feit dat hogere uitgaven zijn ontstaan doordat tijdelijk personeel werd ingehuurd i,v.m. een aantal zwangerschapsverloven. Tevens werd in het kader van het belastingplan 2014 een incidenteel bedrag van circa € 34.000,-- ontvangen als premie bijdrage WAO/WIA 2013. Daarnaast is gestart met strategische personeelsp{anning die tot extra incidentele lasten heeft geleid. Deze extra lasten waren reeds voorzien in de nieuw gevormde bestemmingsreserve sociaal personeelsbeleid.
Interne controle Bij de controle op de rechtmatigheid zijn er geen bijzonderheden geconstateerd. Voor identifica 18
doeeindefl.
...
OVER-GEMEENTEN
19
Voor identific i oe!einden. Behorend bI o -oIeverkIaring
...
OVER-GEM EENTEN
Jaarrekening
voor
20
‘>oeend
OVER-GEMEENTEN
Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschrIften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondsiagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van
historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.
De baten en asten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verflezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
Personeelsiasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben, Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verphchtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling pfaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoas ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke.
Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vierjaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden. Materiële vaste activa met economisch nut De materiële vaste activa met economisch nut zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of
vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden afgeschreven vanaf het jaar ná ingebruikname. Alleen investeringsbedragen groter of getijk aan € 10.000 worden geactiveerd, De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen, cf. de financiële verordening, in jaren: -
Machines, apparaten, installaties en software: 3 tot 5 jaar (automatisering)
Voor 21
doee
•...
OVER-GEMEENTEN
Vorderingen en overlopende activa De vorderngen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Bij verwachte oninbaarheid wordt een voorziening in mindering gebracht. De voorzienng wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten Deze activa warden tegen nominale waarde opgenomen. Viottende passiva De viottende passiva warden gewaardeerd tegen de nominale waarde,
\oOr
d.
22
• ••
OVER-GEMEENTEN
Programmarekening 2013 (bedragen in euro s) Primaire Begroting 2013 Lasten Programma Bedrijfsvoerng Totaal van de lasten
Begroting na wijziging 2013
Rekening 2013
10.151780
10.149.780
10.191.543
10.151780
10.149.780
10.191.543
10.151.780
10209.780
10.317676
10.151.780
10.209.780
10.317.676
0
60.000
126.133
-/-60.000 0
-/-60000 44.108
0
110.241
Baten Programma Bedrijfsvoering
Totaal van de baten Resultaat voor bestemming Mutaties in reserves Dotate Onttrekkng Resultaat na bestemming
0
or 0 ,J o.
23
...
OVER-GEMEENTEN
Toelichting op de programmarekening 2013 Lasten/Ba ten Het netto voordelig resultaat na bestemming bedraagt € 110.241,--. De verschiHen tussen de begroting en de rekening zijn toegeflcht in de programmaverantwoording.
Analyse begrotJngsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid De werkelijke totale tasten van het programma Bedrijfsvoering zijn € 41.763 hoger dan de geraamde totale asten. De hogere lasten worden hoofdzakelijk veroorzaakt door hogere personeelslasten. Het netto resultaat op personeelsiasten is echter circa € 5.000,-- positief. De
oorzaken van dit voordeel zjn enerzijds gelegen in het feit dat hogere uitgaven zijn ontstaan doordat tijdelijk personeel werd ingehuurd i.v.m. een aantal zwangerschapsvertoven. Tevens werd in het kader van het belastingplan 2014 een incidenteet bedrag van circa € 34.000,-- ontvangen als premie bijdrage WAO/WIA 2013. Daarnaast is gestart met strategische personeetsptanning die tot extra incidentele lasten heeft geteid. Deze extra lasten waren reeds voorzien in de nieuw gevormde bestemmingsreserve sociaat personeelsbeleid.
Interne controle Bij de controle op de rechtmatigheid zijn er geen bijzonderheden geconstateerd.
Onvoorzien en incidentele baten en fasten In de begroting is geen bedrag voor onvoorzien geraamd. Wet heeft een eenmalige dotatie plaatsgevonden ter grootte van € 60.000,-- als toevoeging aan de reserve sociaat personeelsbeleid. Naast deze toevoeging is ook verantwoord als incidentete bate de inkomsten uit het betastingplan 2014 zijnde een teruggave van een deel van de WAO/WIA premies
(€ 34.000) 2013. Ats incidentele inkomsten valt ook aan te merken de uitkeringen die zijn ontvangen in het kader van levenstoop en zwangerschap. Ats incidentele baat is verwerkt, door middel van een onttrekking aan de reserve sociaat personeelsbeleid, een bedrag van € 44.108,-- dit in het kader van het strategisch personeelsbeleid.
d.d.
24
...
OVER-GEM EENTEN
deri ‘Joor 1
25
OVER-GEMEENTEN
Balans per 31-12-2013 (in euro’s) ACTIVA
31-12-2013
31-12-2012
Vaste activa MaterëIe vaste activa Investeringen met een economisch nut -
Totaal vaste activa
88.375
84.858
88.375
84.858
509.921 3.409
451.535 6.480
24.777
0
242.550
228.991
780.657
687.006
869.032
771.864
Viottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptild <1 jaar vorderingen op openbare Ucharnen overige vorderingen Overloiende acUva overige nog te ontvangen en vooruitbetaade bedragen Liguide middelen Banksado -
Totaal viottende activa TOTAALACTIVA PASSIVA Vaste passiva vermoen Algemene Reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal eigen vermogen Totaal vaste passiva
28.969 15,892 110.241
8.311 0 20.658
155.102
28.969
155.102
28.969
0 669.222
0 742.746
44.708
149
713.930
742.895
869.032
771.864
Viottende passiva Netto-viottende schulden met een rentetyoische Iooitijd <1 iaar -
-
banksaldo overige schulden
Overtopende passiva nog te betalen bedragen -
Totaal viottende passiva TOTAAL PASSIVA
26
Voor eh-
atieoe’
2O1
OVER-GEMEENTEN
Toelichting ba!ans Vaste activa frlateriëte vaste act/va In de ioop van 2013 is er een ICT-investering gedaan. De vaste activa bestaan de volgende zaken: Machines, apparatuur en installaties: Boekwaarde per 01-01-2013 Investeringen: Vervanging Unix configuratie Afschrijvingen
€ 84.858 € 28.232 €113.090 € 24715
Boekwaarde 31-12-2013
€ 88375
Vlottende act/va Uitzettingen met een rentetypische Iooptijd van I jaar of minder Dc in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen as voigt gespecificeerd worden:
Vorderingen op openbare ichamen Overige vorderingen Lyooruitbetaade_kosten
Liptaa
Boekwaarde 31-12-2013 € 509.921
J€
3.409 € 24.777 €538.107
Voorziening Oninbaarheid € 0
Balanswaarde 31-12-2013 € 509.921
€0 € 0 €0
Balanswaarde 31-12-2012 € 451.535
€3.4091 € 24.777 €538.107j
€ 6.48 € 0 €458.O15j
De vorderingen op openbare lichamen bestaan bijna volledig uit vorderingen op de Gemeenten Wormerand en Oostzaan, Deze komen voort uit onderlinge verrekeningen die aan het eind van het jaar plaats hebben gevonden. Eveneens is hierin een vordering op de beastingdienst opgenomen inzake de WAO/WIA premies 2013. Liquide middelen Het betreft hier het sado van de BNG-rekening per 31/12/2013 groot € 242,550,--. Vaste passiva Agemene reserve De reserve heeft as doe om t9nanciëe risico’s op te kunnen vangen. Deze reserve wordt gevoed door midde van positieve rekeningsresutaten. Het piafond van deze reserve is vastgesteld op € 250.000,-- (2,5% van de jaarlijkse lasten van € 10.000.000). In procedurele zin is de afspraak dat de raadswerkgroep een advies zal geven omtrent de bestemming van het jaarrekeningresultaat 2013. Het verloop van de algemene reserve was in 2013 als volgt: Omschrijving Boekwaarde 1-1-2013 Toevoeging, rekeningsresultaat 2012 Vermindering Boekwaarde 31-12-2013
Bedrag 8.311 20.658 0 28.969
\Joor 27
-
.-r’
CO Behrer Dij
d.d
• ••
OVER-GEMEENTEN
Bestemmingsreserve Sociaal personeelsbeleid De bestemmingsreserve heeft als doel flexibeler te kunnen opereren in het kader van het voeren van actief personeefsbeieid. Deze reserve wordt gevoed op basis van financië(e overschotten op personee$skosten. Bij de vorming van deze reserve is geen minimum danwel maximum bedrag afgesproken waarover de reserve moet beschikken. Jaarlijks wordt bij de resultaatbestemming van bet jaarrekeningresultaat door bet Algemeen Bestuur bepaald wetk bedrag aan deze reserve wordt gedoteerd. Omschrijving Boekwaarde 1-1-2013 Toevoeging, rekeningsresultaat 2012 Vermindering Boekwaarde 31-12-2013
Bedrag 0 60.000 44.108 15.892
Viottende passiva Netto-viottende schulden met een rentetypische looptijd van 1 jaar of minder De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden:
Boekwaarde 31-12-2013 Banks&do LQLchulden Totaal
Boekwaarde 31-12-2012
€669,222 € 669.222
€742.74j € 742.746J
De overige schulden bestaan hoofdzakelijk ult: Afdracht BTW over 2013 € Afdracht Loonbelasting dec. 2013 Crediteuren 2013 -
-
Totaal
€
126.785 361.218 181.219 669.222
Overlopende passiva Het bedrag van € 44.708,-- dient in 2014 afgewikkeld te worden.
Met uit de balans blijkende verplichtingen OVER-gemeenten is voor een aantal toekomstige jaren verbonden ean verschil!ende, niet uit de balans blijkende, financiëfe verplichtingen. De belangrijkste verplichting betreft: Contract met Deloitte ten behoeve van de jaarlijkse controle van de jaarrekening van OVER-gemeenten, ad € 10.000 per jaar. Contract met Xerox over de periode 1 juni 2012 tot en met 31 mel 2016 ad C 20.000 per jaar. Contract met Daywize over de periode 1 juni 2012 tot en met 31 mel 2015 ad € 10.000 per jaar. Contract met Centric in 2010 voor de duur van 5 jaar. Kosten zijn ongeveer € 100.000 per jaar. -
-
28
• ••
OVER-GEMEENTEN
Wet normering topinkomens Per 1-1-2013 is de Wet normering bezoidiging topunctionarissen pubheke en semipublieke sector (WNT) van kracht. Deze wet verplicht onder meer tot jaarfljkse publicatie van de daarin genoemde financiële arbeidsvoorwaarden van topfunctionarissen van de gemeenten.
Leden dagelijks bestuur Naam
Functie
P. Möhlmann
P. Tange
R. Monen
A. Buskens
R. Hendriks
Bestuurslid
Bestuurslid
Bestuurslid
Bestuurshd
Bestuurslid
voorzitter Duur van de dienstbetrekking
1-1-2013 t/m
1-1-2013 t/m
23-4-2013
1-1-2013
1-1-2013
31-12-2013
31-12-2013
t/m
tim
t/m
31-12-2013
22-4-2013
31/12/2013
Omvang van
n.v.t.
n.vt.
n.vt.
n.v.t.
n.vt.
dienstbetrekki ng Beloning
n.vt.
nv.t.
n.v.t.
nv.t.
n.v.t
Door werkgever
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
nv.t.
nvt.
n.v.t.
n.v.t.
nvt.
n.v.t.
n.vt.
n.vt.
n.v.t.
n.vt,
n.v.t.
nvt.
n.vt.
n.v.t.
n.v.t.
nv.t.
n.v.t.
Jaar beeindiging
n.v.t.
nvt.
n.vt.
2013
n.v.t.
Motivering
n.v.t.
nv.t.
n.v.t,
Gestopt als
n.vt.
betaalde SV premies Belastbare kostenvergoeding Voorzieningen betaalbaar op termijn Beëindiginguitkeringen
collegelid
Leden algemeen bestuur Naam
A. de Groot
M. OIij
P. Möhkmann
P. Tange
Functie
Bestuurslid
Bestuursiid
Bestuurslid
Bestuurslid
voorzitter Duur van de
1-1-2013 t/m
23-4-2013 t/m
1-1-2013 t/m
1-1-2013 t/m
dienstbetrekking
31-12-2013
31-12-2013
31-12-2013
31-12-2013
Omvang van
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
nv.t.
dienstbetrekking
I 2
I
qoor dentificatI0e° Behorend b dd ””” 14 oz’PR
•...
OVER-GEMEENTEN
Beloning
n.v.t.
n.v.t.
fl.v.t.
n.v.t.
Door werkgever
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
nv.t.
nvt.
nv.t.
n.vt.
n.vt.
n.v.t.
n.vt.
nvt.
Jaar beeindiging
n,v.t.
n.v.t,
n.vt.
nv.t.
Motivering
nv.t.
nvt.
n.v.t,
n.vt.
betaalde SV premies Beiastbare kostenvergoeding Voorzieningen beta&baar op termijn Beëindigingu tke ri n ge n
Leden algemeen bestuur P. Visser
R. Monen
R, Hendriks
A. Buskens
J.C. de Dood
Bestuurslid
Bestuurslid
Bestuurslid
Bestuurslid
Bestuurstid
Naam Functie
Duur van de
23-4-2013
23-4-2013
dienstbetrekking
/m
t/m
31-12-2013 Omvang van
1-1-2013 t/m
1-1-2013
1-1-2013 t/m
31-12-2013
t/m 22-4-
22-4-2013
31-12-2013
2013
n.vt.
nv.t.
n.vt.
nv.t
nv.t.
Beloning
n.v.t,
n.v.t.
nv.t.
n.v.t.
n.v.t.
Door werkgever
nv.t.
nv.t.
n.v,t.
nvt.
n.v.t.
nv.t.
n.vt.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.vt.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.vt.
n.vt.
n.v.t.
nv.t.
nv.t.
n.v.t.
Jaar beeindiging
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
2013
2013
Motivering
nvt.
n.v.t.
nv.t.
Gestopt as
Gestopt als
collegetid
coflegelid
die n stbetrekk I ng
betaaide SV p rem les Beastbare kostenvergoeding Voorzieningen beta&baar op termijn Beeindiging-
uitkeringen
Voor 30
Behorend bij d.d
OVER-GEMEENTEN
Directie
Naam
M. van den Hende
Functie Duur van de dienstbetrekking
R. Schaatsbergen
Directeur
Directeur
1-1-2013 t/m 31-12-2013
Omvang van dienstbetrekking
1-1-2013 t/m 31-12-2013
0,5 fte
Beloning
0,5 fte 48467,--
40.042,--
0
0
Belastbare kostenvergoeding
163,--
197,--
Voorzieningen betaatbaar op
8.775,--
7285,--
Beeindiginguitkeringen
Niet van toepassing
Niet van toepassing
Jaar beëindiging
Niet van toepassing
Niet van toepassing
Motivering
Niet van toepassing
Niet van toepassing
Door werkg ever betaalde SVp rem i es
termijn
Joor
Be
d.d 31
-
iLL.
