OUDE ARCHIEVEN, NIEUWE WEGEN samenwerkingsmogelijkheden voor Oud Archief en Bibliotheek van het Hoogheemraadschap van Delfland

 

                     

OUDE  ARCHIEVEN,  NIEUWE  WEGEN  

samenwerkingsmogelijkheden  voor  Oud  Archief  en  Bibliotheek  van  het  Hoogheemraadschap  van  Delfland                                                       Raamwerk  advies  en  tekst    in  opdracht  van  het  Hoogheemraadschap  van  Delfland   definitief,  5  september  2013        

   

 

 

2  

Managementsamenvatting     Wettelijk  kader  en  actuele  ontwikkelingen   Overheidsarchieven  zijn  onmisbaar  voor  een  goede  bedrijfsvoering  van  de  overheid,  voor  de  democratische   controle  en  voor  bewijsvoering.  Sommige  archieven  zijn  blijvend  van  belang  vanuit  het  oogpunt  van   cultuurhistorische  waarde  en  voor  het  doen  van  historisch  onderzoek.  Om  al  die  belangen  goed  te  borgen,   stelt  de  wet  eisen  aan  de  kwaliteit  van  overheidsarchieven.  Bestuurders  zijn  verantwoordelijk  voor  de   randvoorwaarden  voor  goed  archiefbeheer;  ambtenaren  voor  het  beheer  en  beschikbaarstelling,  de  uitvoering   daarvan  en  het  toezicht  daarop.     Archiefvorming  digitaliseert  razendsnel.  Ook  raadpleging  van  archieven  gebeurt  steeds  meer  via  digitale   kanalen.  Dat  brengt  nieuwe  eisen  met  zich  mee,  die  van  invloed  zijn  op  de  manier  waarop  overheden  invulling   geven  aan  hun  archiefwettelijke  verantwoordelijkheden.     Het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  beweegt  in  hoog  tempo  richting  e-­‐overheid  en  Het  Nieuwe  Werken.   Dat  stelt  hoge  eisen  aan  de  kwaliteit  van  de  informatiehuishouding.  Door  concentratie  van  medewerkers  moet   de  beschikbare  ruimte  in  het  Gemeenlandshuis  door  meer  mensen  gebruikt  worden.   Erfgoed  Delft  e.o.  staat  voor  een  aantal  ingrijpende  beslissingen  en  veranderingen,  die  ook  met  het  oog  op  de   samenwerking  met  het  hoogheemraadschap  van  belang  zijn:  al  dan  niet  verzelfstandigen,  in  de   verzelfstandiging  al  dan  niet  de  uitvoering  van  de  beheertaken  van  de  gemeentearchivaris  meenemen  en  de   verhuizing  naar  de  Harnaschpolder.   Status  quo   De  oude  archieven  van  Delfland  verkeren  in  goede,  geordende  en  toegankelijke  staat.  Gebruikers  zijn   tevreden,  maar  sterk  afhankelijk  van  de  medewerkers  van  Oud  Archief  en  Bibliotheek  (3,5  fte)  en  hun  enorme   kennis  van  de  collectie.  Door  de  vergrijzing  van  de  afdeling  dreigt  binnen  enkele  jaren  een  braindrain.  Oud   Archief  en  Bibliotheek  (OAB)  heeft  weinig  kennis  van  en  affiniteit  met  digitale  ontwikkelingen.  De   bewaarplaats  voldoet  aan  de  wettelijke  eisen.  Het  toezicht  is  formeel  belegd  bij  de  secretaris-­‐directeur  en   wordt  feitelijk  uitgevoerd  door  DIV/OAB.  Dit  is  in  strijd  met  de  Archiefwet,  die  toezicht  voorbehoudt  aan  de   waterschapsarchivaris,  die  bij  Delfland  niet  is  benoemd.   De  actuele  informatiehuishouding  is  sterk  in  beweging  en  digitaliseert  in  hoog  tempo.  Dat  stelt  hoge  eisen  aan   de  kennis  van  team  DIV  en  aan  de  ICT-­‐voorzieningen.  De  technische  voorzieningen  voor  betrouwbaarheid  en   toegankelijkheid  van  de  digitale  archieven  zijn  aanwezig,  maar  met  het  oog  op  langdurige  bewaring  van   digitale  archieven  (‘e-­‐depot’)  moet  er  de  komende  jaren  zowel  technisch  als  organisatorisch  en  procedureel   nog  veel  gebeuren.  Samen  met  de  hoogheemraadschappen  van  Rijnland  en  van  Schieland  en  de   Krimpenerwaard  heeft  Delfland  onlangs  een  zaaksysteem  aangeschaft.  Grootste  zwakte  van  de   informatiehuishouding  is,  dat  de  organisatie  slecht  doordrongen  is  van  het  belang  van  zorgvuldige  vastlegging   van  informatie  in  het  DMS.  Doordat  de  toezichtfunctie  niet  goed  is  belegd    en  team  DIV  niet  goed  is   gepositioneerd,  worden  bestuur  en  organisatie  hier  onvoldoende  op  gewezen.   Delfland  betaalt  momenteel  aan  personeel,  huisvesting  en  ICT-­‐voorzieningen  van  OAB  circa  140  euro  per   meter  per  jaar.     Perspectief  op  samenwerking   Uitgangspunt  bij  het  aangaan  van  archiefsamenwerking  met  Delft  is,  dat  de  sterke  kanten  van  de  huidige   situatie  behouden  blijven  en  de  zwakke  kanten  worden  versterkt.  Samenwerking  met  Erfgoed  Delft  e.o.  kan   inderdaad  een  bijdrage  leveren  de  gewenste  versterking  van  de  archieffunctie  van  Delfland,  met  name  op  het   gebied  van  presentatie  en  (digitale)  publieksdienstverlening.  Verdergaande  samenwerking  met  Erfgoed  Delft   e.o.  ligt  niet  voor  de  hand.  Delft  is    om  te  beginnen  niet  de  meest  geschikte  partner  als  Delfland  de   archiefsamenwerking  ook  wil  gebruiken  om  de  informatiehuishouding  van  het  hoogheemraadschap  te   versterken  en  te  verbeteren.  Met  het  oog  daarop  ligt  samenwerking  met  de  hoogheemraadschappen  van  

 

3  

Rijnland  en  van  Schieland  en  de  Krimpenerwaard  meer  voor  de  hand.  Bovendien  levert  uitbesteding  van  de   OAB-­‐taken  (opslag,  beheer  en  dienstverlening)  aan  Erfgoed  Delft  e.o.  in  financieel  opzicht  geen  voordeel  op.       Het  is  daarom  aan  te  bevelen  de  mogelijkheden  voor  archiefsamenwerking  langs  twee  sporen  verder  te   onderzoeken:   1. samenwerking  met  Erfgoed  Delft  e.o.  op  het  gebied  van  presentatie  en  (digitale)   publieksdienstverlening  en  eventueel  toezicht;   2. samenwerking  met  de  hoogheemraadschappen  van  Rijnland  en  van  Schieland  en  de  Krimpenerwaard   op  het  gebied  van  de  inrichting  van  de  informatiehuishouding  (DMS,  zaaksysteem,  procesinrichting   en  procedures)  en  eventueel  toezicht.     Archiefsamenwerking,  in  welke  vorm  en  met  wie  dan  ook,  zal  voor  Delfland  aan  de  volgende   randvoorwaarden  moeten  voldoen:     • het  hoogheemraadschap  blijft  zorgdrager  en  hevelt  geen  bestuurlijke  verantwoordelijkheden  over  naar   een  partner  of  een  samenwerkingsorganisatie;   • het  verband  tussen  het  oud  archief  en  de  hedendaagse  informatiehuishouding  is  geborgd;   • de  samenwerking  brengt  geen  extra  bestuurlijke  drukte  met  zich  mee;   • de  samenwerking  draagt  bij  aan  de  continuïteit,  de  toekomstbestendigheid  en  de  robuustheid  van  de   archieffunctie  van  het  hoogheemraadschap;   • de  archieven  en  collecties  van  het  hoogheemraadschap  zijn  zichtbaar  en  herkenbaar  te  midden  van  het   grotere  geheel  van  de  archieven  en  collecties  van  het  samenwerkingsverband;   • het  serviceniveau  is  geborgd:  fysieke  raadpleging  van  stukken  is  op  werkdagen  van  8.30  tot  16.00  uur  op   afspraak  mogelijk,  inventarissen  en  gedigitaliseerde  archiefbescheiden  zijn  online  toegankelijk,  huidige   responstijden  blijven  gehandhaafd  en  indien  de  staat  en  de  omvang  van  de  benodigde  stukken  het   toelaten,  worden  ze  op  verzoek  van  een  aanvrager  gescand  en  digitaal  beschikbaar  gesteld.    

 

4  

Inhoudsopgave     Inleiding,  p.  7     1.  Wettelijk  kader,  beleid  en  actuele  ontwikkelingen,  p.  9     1.1  Doel  van  de  archiefwetgeving,  p.  9     1.2  Verantwoordelijkheden,  p.  9     1.3  Voorzieningen,  p.  9     1.4  Actuele  ontwikkelingen  in  wetgeving  en  beleid,  p.  10     1.5  Actuele  ontwikkelingen  bij  het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  en  Erfgoed  Delft  e.o.,  p.  11     2.  Status  quo,  p.  13     2.1  De  huidige  archieven  en  collecties,  p.  13     2.2  De  recente  en  toekomstige  archieven,  p.  13     2.3  Gebruik,  p.  14     2.4  Personeel  en  organisatie,  p.  16     2.5  De  voorzieningen,  p.  17     2.6  Kosten  van  OAB,  p.  19     3.  Perspectieven  op  samenwerking,  p.  21     3.1  Uitgangspunt:  zwakte  versterken  en  sterkte  behouden,  p.  21     3.2  Sterkte-­‐zwakteanalyse,  p.  21     3.3  Randvoorwaarden,  p.  25     3.4  Samenwerkingsmogelijkheden  Erfgoed  Delft  e.o.,  p.  26     4.  Conclusies,  aanbevelingen  en  aandachtspunten,  p.  31     4.1  Conclusies  en  aanbevelingen,  p.  31     4.2  Aandachtspunten,  p.  32     Bijlagen,  p.  35     Bijlage  1.  Gesprekspartners,  p.  35     Bijlage  2.  Geraadpleegde  bronnen,  p.  37  

 

 

 

5  

 

 

 

6  

Inleiding     Het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  heeft  als  eeuwenoud  bestuursorgaan  een  sterk  historisch  bewustzijn   en  heeft  zich  daarom  altijd  ingespannen  om  goed  om  te  gaan  met  zijn  archieven.  In  het  licht  van  de  snel   voortschrijdende  digitalisering  moet  het  hoogheemraadschap  zich  de  komende  jaren  gaan  oriënteren  op  en   stappen  gaan  zetten  richting  duurzaam  beheer  van  blijvend  te  bewaren  digitale  archiefbescheiden  (‘e-­‐Depot’).   Dit  is  een  complex  en  buitengewoon  dynamisch  kennisgebied  dat  voor  organisaties  van  een  bescheiden   omvang  nauwelijks  bij  te  houden  is.  Ook  op  het  gebied  van  (digitale)  publieksvoorzieningen  gaan  de   ontwikkelingen  snel  en  verwachten  burgers  steeds  meer.  Om  deze  ontwikkelingen  en  verwachtingen  het   hoofd  te  kunnen  bieden  en  omwille  van  de  kwaliteit  en  de  continuïteit  van  het  archiefbeheer,  de   beschikbaarstelling    en  het  archieftoezicht,  wordt  archiefsamenwerking  met  andere  overheden  nodig  en   wenselijk  geacht.     Formele  opdracht   In  december  2012  concludeerde  het  college  van  Dijkgraaf  en  Hoogheemraden  naar  aanleiding  van  een  uit  de   Kadernota  2011  voortvloeiende  ambtelijke  verkenning,  dat  Erfgoed  Delft  e.o.  in  deze  de  meest  voor  de  hand   1 liggende  samenwerkingspartner  is.  In  dat  kader  werd  aan  Raamwerk  advies  en  tekst  de  opdracht  verstrekt   om  een  notitie/business  case  op  te  stellen  “waarin  de  keuze  voor  de  meest  optimale  samenwerkingsvorm   tussen  het  hoogheemraadschap  van  Delfland  en  de  gemeente  Delft  op  gebied  van  Cultureel  Erfgoed  Delfland   c.q.  openbaar  archief  en  historische  bibliotheek  wordt  onderbouwd.”     Verruimde  vraagstelling   Tijdens  de  voorbereiding  van  dit  rapport  werden  er  zowel  binnen  Erfgoed  Delft  e.0.  als  binnen  het   hoogheemraadschap  enkele  beslissingen  genomen  en  ontwikkelingen  ingezet  die  deze  opdracht  in  een  ander   daglicht  zetten.  Met  name  de  beslissing  over  de  verhuizing  van  het  Delftse  gemeentearchief,  de  mogelijkheid   voor  Delfland  om  de  panden  van  het  gemeentearchief  en  van  museum  Nusantara  over  te  nemen,  de   gezamenlijke  aanschaf  van  een  zaaksysteem  door  de  hoogheemraadschappen  van  Delfland,  Rijnland  en   Schieland  en  de  Krimpenerwaard  en  de  bredere  samenwerkingsovereenkomst  die  deze   hoogheemraadschappen  op  21  mei  2013  tekenden,  deden  bij  de  opdrachtgever  in  een  laat  stadium  de   behoefte  ontstaan  om  vraagstelling  enigszins  te  verruimen.     Het  rapport  gaat  daarom  niet  alleen  in  op  de  manier  waarop  samenwerking    met  Erfgoed  Delft  e.o.  gestalte   zou  kunnen  krijgen,  maar  besteedt  zijdelings  ook  aandacht  aan  andere  samenwerkingsverbanden  die  mogelijk   en  wenselijk  zouden  kunnen  zijn.  Op  voorhand  leven  er  binnen  Delfland  duidelijke  opvattingen  over  de  criteria   waaraan  partners  voor  archiefsamenwerking  moeten  voldoen.  Samenwerkingspartners  moeten:     1. professioneel  en  toekomstgericht  omgaan  met  archiefbeheer;   2. voldoende  schaalgrootte  hebben;   3. niet  te  groot  zijn:  evenwichtig  en  gelijkwaardig  partnerschap  is  belangrijk;   4. kennis  hebben  van  het  werkterrein  en/of  het  verzorgingsgebied  van  Delfland;   5. niet  te  ver  weg  zitten:  het  archief  mag  niet  ‘uit  het  oog,  uit  het  hart’.     Mogelijke  samenwerkingspartners  die,  in  meerdere  of  mindere  mate,  aan  deze  criteria  voldoen,  zijn  Erfgoed   Delft  e.o.,  het  Stadsarchief  Rotterdam,  het  Haags  Gemeentearchief  en  de  collega-­‐hoogheemraadschappen   van  Rijnland  en  van  Schieland  en  de  Krimpenerwaard.  Het  rapport  besteedt  aandacht  aan  de  meerwaarde  van   samenwerking  met  al  deze  mogelijke  partners.  De  mogelijkheden  en  consequenties  van  de  samenwerking   met  Erfgoed  Delft  e.o.  zijn  het  verst  uitgewerkt,  omdat  daarop  de  oorspronkelijke  opdracht  toegespitst  was.                                                                                                                                                       1

 Brief  van  het  college  van  Dijkgraaf  en  Hoogheemraden  aan  de  leden  van  de  verenigde  vergadering,  dd.  11  december   2012,  kenmerk  1037000  

 

7  

  Inhoud  en  opbouw   Het  rapport  brengt  in  kaart  hoe  archiefvorming,  archiefbeheer,  beschikbaarstelling  en  archieftoezicht  er  nu   voor  staan,  op  welke  punten  samenwerking  een  wezenlijke  bijdrage  zou  kunnen  leveren  aan  de  kwaliteit  en  de   continuïteit  van  deze  taken,  welke  afwegingen  bij  de  keuze  voor  een  samenwerkingspartner  een  rol  zouden   moeten  spelen  en  welke  randvoorwaarden  aan  samenwerking  gesteld  moeten  worden.  Op  basis  hiervan  kan   hoogheemraadschap  richting  kiezen  t.a.v.  van  beheer  en  beschikbaarstelling  van  de  overgebrachte  archieven   en  de  historische  bibliotheek  en  het  toezicht  op  de  niet-­‐overgebrachte  archieven.     Hoewel  de  oorspronkelijke  opdracht  vooral  betrekking  heeft  op  de  overgebrachte  archieven  van  20  jaar  en   ouder  en  op  de  historische  bibliotheek,  komen  de  recente  archieven  in  deze  notitie  ook  veelvuldig  ter  sprake.   Gisteren  is  vandaag  immers  al  verleden  tijd.  De  hedendaagse  archieven  zijn  de  historische  bronnen  van  de   jongere  en  komende  generaties.  Bovendien  is  de  staat  van  de  recente  archieven  voor  de  bedrijfs-­‐  en   bewijsvoering  van  het  hoogheemraadschap  zelf  van  nog  groter  belang  dan  de  staat  van  het  oudere  materiaal.     Hoofdstuk  1  beschrijft  het  wettelijk  kader,  het  archiefbeleid  en  de  relevante  lokale  ontwikkelingen.     In  hoofdstuk  2  wordt  de  status  quo  van  het  archiefbeheer  bij  Delfland  onder  de  loep  genomen.  Hoofdstuk  3   schetst,  uitgaande  van  een  sterkte-­‐zwakte  analyse  van  de  huidige  situatie,  de  perspectieven  voor   samenwerking.  Hoofdstuk  4  ten  slotte  bevat  de  conclusies  en  aanbevelingen.        

 

 

8  

1.  Wettelijk  kader,  beleid  en  actuele  ontwikkelingen    

1.1  Doel  van  de  archiefwetgeving   Archieven  moeten  inzicht  geven  in  het  reilen  en  zeilen  van  de  overheid.  De  recht-­‐  en  bewijszoekende  burger   moet  een  beroep  kunnen  doen  op  overheidsarchieven,  bijvoorbeeld  om  inzicht  te  krijgen  in  de  besluitvorming   binnen  het  hoogheemraadschap  waarvan  hij  ingelande  is.  De  overheidsverantwoordelijkheid  voor  archieven   dient  ook  een  cultureel-­‐wetenschappelijk  doel:  omwille  hun  waarde  als  cultureel  erfgoed  en  als  historische   bronnen  blijven  sommige  archieven  eeuwig  bewaard.  Overheden  moeten  de  burgers  in  staat  stellen  hun   archieven  te  gebruiken.  Iedere  burger  heeft  recht  op  kosteloze  toegang  tot  de  overheidsarchieven  die,  na  het   verstrijken  van  de  wettelijke  termijn  van  20  jaar,  zijn  overgebracht  naar  een  archiefbewaarplaats  en  daarmee   openbaar  zijn  geworden.  Al  deze  verplichtingen  liggen  vast  in  de  Archiefwet  1995.  

  1.2  Verantwoordelijkheden   Zorg   Zorg  is  de  bij  wet  aan  het  bestuursorgaan  opgedragen  verantwoordelijkheid  voor  overheidsarchieven.  De   zorgdrager  moet  de  voorwaarden  scheppen  voor  adequaat  archiefbeheer  conform  de  wettelijke  eisen:      goede,  geordende  en  toegankelijke  staat  van  de    onder  hen  berustende  archiefbescheiden;    voldoende  financiële  middelen;    geschikte  huisvesting  (archiefruimte  c.q.  archiefbewaarplaats  die  voldoet  aan  de  wettelijke  eisen);    voldoende  en  voldoende  gekwalificeerd  personeel;    heldere  interne  voorschriften  over  de  omgang  met  de  archieven;    adequaat  intern  toezicht  op  de  niet-­‐overgebrachte  archieven;    tijdige  overbrenging  van  te  bewaren  archieven  naar  de  daartoe  aangewezen  archiefbewaarplaats.   Beheer   Het  beheer  van  de  overgebrachte  archieven  is  een  publiekrechtelijke  taak  die  bij  wet  is  belegd  bij  de   waterschapsarchivaris  of,  als  deze  niet  is  benoemd,  bij  de  secretaris-­‐directeur  van  het  hoogheemraadschap.   Het  behelst  de  verantwoordelijkheid  voor  de  feitelijke  werkzaamheden  om  de  archieven  in  goede,  geordende   en  toegankelijke  staat  te  houden  en  deze  aan  het  publiek  beschikbaar  te  stellen.  De  beheerder  kan  de   uitvoering  van  de  feitelijke  werkzaamheden  desgewenst  uitbesteden  aan  een  andere,  publieke  of  private,   partij.       Toezicht   Het  interne  toezicht  op  de  naleving  van  de  wetgeving  met  betrekking  tot  het  beheer  van  de  nog  niet   overgebrachte  archieven  van  de  overheid,  is  voor  waterschappen  belegd  bij  de  waterschapsarchivaris,  ‘onder   2 bevelen  van  het  dagelijks  bestuur’ .  Hij  ziet  erop  toe  dat  het  bestuursorgaan  een  kwaliteitssysteem  hanteert,   metagegevens  vastlegt  en  beschikt  over  een  overzicht  van  en  een  ordeningsstructuur  voor   3 archiefbescheiden.      

1.3  Voorzieningen   Bewaarplaats  

                                                                                                                                                    2 3

 

 Artikel  37  tweede  lid  van  de  Archiefwet  1995.    Archiefregeling,  hoofdstuk  3.  

9  

Om  de  duurzame  toegankelijkheid  en  betrouwbaarheid  van  blijvend  te  bewaren  archieven  te  kunnen   garanderen,  moeten  ze  veilig  worden  opgeborgen.  Daarom  zijn  overheden  verplicht  een  archiefbewaarplaats   4 aan  te  wijzen  en  stelt  de  wetgever  strenge  eisen  aan  bouw  en  inrichting  daarvan.     Naarmate  er  meer  archief  in  digitale  vorm  wordt  geproduceerd,  groeit  de  behoefte  aan  een  digitale   5 bewaarplaats  of  e-­‐Depot.  Het  Nationaal  Archief  en  de  stadsarchieven  van  Amsterdam  en  Rotterdam  zijn  ver   gevorderd  met  de  ontwikkeling  van  e-­‐Depots.  Interbestuurlijk  wordt  nagedacht  over  gemeenschappelijke   6 voorzieningen  en  services  waar  overheden  een  beroep  op  zouden  kunnen  doen.     De  wetgever  stelt  nog  geen  eisen  aan  voorzieningen  voor  de  duurzame  bewaring  van  digitale   archiefbescheiden.  Op  basis  van  de  ervaringen  bij  de  bovengenoemde  overheidsorganisaties  is  wel  een   7 toetsingskader  opgesteld  dat  ook  voor  zorgdragers  en  beheerders  bruikbaar  is.     Archiefruimte   Een  archiefruimte  is  een  voorziening  die  aangewezen  is  voor  de  bewaring  van  archiefbescheiden  van   overheidsorganen  in  afwachting  van  hun  overbrenging  naar  een  archiefbewaarplaats.  De  eisen  hiervoor  zijn   8 iets  minder  streng  dan  die  welke  aan  een  archiefbewaarplaats  gesteld  worden.     Publieksvoorzieningen   Bewaren  is  geen  doel  op  zich,  maar  dient  om  te  benutten,  iets  teweeg  te  brengen,  kennis  te  vermeerderen  en   inzicht  te  verwerven.  De  overheid  maakt  de  te  bewaren  archieven  daarom  openbaar  en  kosteloos  toegankelijk.   Om  te  zorgen  dat  geïnteresseerden  er  daadwerkelijk  informatie  in  kunnen  vinden,  maken  archiefinstellingen   de  archieven  doorzoekbaar  en  kan  het  publiek  de  archieven  in  studiezalen  raadplegen.  Digitale   publieksvoorzieningen  worden  steeds  belangrijker  om  de  archiefgebruiker  goed  te  kunnen  bedienen:  online   zoeken  in  toegangen  en  in  de  meest  geraadpleegde  bronnen  en  online  dienstverlening  zoals  scannen  op   verzoek,  digitaal  aanvragen  van  stukken  en  chatsessies  met  archiefmedewerkers.    

1.4  Actuele  ontwikkelingen  in  wetgeving  en  beleid   Interbestuurlijk  convenant   Eind  2012  sloot  de  minister  van  OCW  een  convenant  met  het  Interprovinciaal  Overleg,  de  Vereniging   Nederlandse  Gemeenten  en  de  Unie  van  Waterschappen  om  innovatie  in  de  archiefsector  te  bevorderen.  In  dit   kader  wordt  de  komende  jaren  gewerkt  aan  gemeenschappelijke  e-­‐Depotvoorzieningen,  aan  het  bevorderen   van  actieve  openbaarheid  van  overheidsinformatie,  aan  nieuwe  methodieken  om  digitale  informatie   vroegtijdig  te  selecteren  voor  bewaring  of  vernietiging,  aan  de  online  toegankelijkheid  van  de  totale   Archiefcollectie  Nederland  en  aan  verbetering  van  de  kwaliteit  en  de  professionaliteit  van  archiefbeheer,  met   9 name  op  het  snijvlak  van  archivistiek  en  ICT.  Dit  convenant  biedt  alle  overheden  de  gelegenheid  om   noodzakelijk  verbeteringen  in  het  archiefbeheer  te  bewerkstelligen.       Revitalisering  interbestuurlijk  toezicht   10 Per  1  oktober  2012  geldt  de  Wet  revitalisering  generiek  toezicht.  Deze  wet  legt  de  nadruk  op  de  eigen   verantwoordelijkheid  van  overheden  voor  de  borging  van  de  kwaliteit  van  hun  taakuitvoering.  Ook  de                                                                                                                                                         4

 Archiefregeling,  hoofdstukken  4  en  6.    “Een  geheel  van  organisatie,  beleid,  processen  en  procedures,  financieel  beheer,  personeel,  databeheer,  databeveiliging   en  aanwezige  hard-­‐  en  software,  dat  het  duurzaam  beheren  van  te  bewaren  digitale  archiefbescheiden  mogelijk  maakt”,   zo  luidt  de  definitie  cf.  het  Open  Archival  Information  System  reference  model,  ISO  standaard  14721.   6  Het  rapport  Archiefcoalitie  Digitale  Duurzaamheid,  e-­‐Depot.  Duurzame  digitale  toegang  tot  overheidsinformatie  (2010)   deed  daartoe  een  aanzet.  Dit  idee  wordt  verder  uitgewerkt  in  het  interbestuurlijk  convenant  en  de  bijbehorende   Innovatieagenda  Archieven  waarmee  OCW,  IPO,  VNG  en  UvW  vanaf  2013  aan  de  slag  gaan.  Zie  ook  paragraaf  1.4.   7  ED3,  Eisen  Duurzaam  Digitaal  Depot,  zie  http://www.lopai.nl.   8  Archiefregeling,  hoofdstukken  4  en  5.   9  Het  programma  Archief  2020  dat  uitvoering  geeft  aan  dit  convenant  is  in  juni  2013  van  start  gegaan,  zie   http://www.nationaalarchief.nl/archief2020/programma-­‐archief-­‐2020   10  https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-­‐2012-­‐276.html.   5

 

10  

11

Archiefwet  1995  is  op  dit  punt  aangepast, met  als  gevolg  verzwaring  en  versterking  van  het  interne   archieftoezicht  (‘horizontale  verantwoording’)  van  gemeenten  en  waterschappen.     Het  interbestuurlijke  toezicht  van  de  provincie  wordt  omgebogen  naar  generiek  toezicht.  De  provincie   beoordeelt  voortaan  op  basis  van  door  gemeenten  en  waterschappen  aangeleverde  gegevens  (het   zogenoemde  informatiearrangement)  en  eventueel  op  basis  van  eigen  reality  checks  of  de  andere  overheden   aan  de  wet-­‐  en  regelgeving  voldoen.      

1.5.  Actuele  ontwikkelingen  bij  het  Hoogheemraadschap  en  bij  Erfgoed  Delft  e.o.   Het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  werkt  hard  aan  de  modernisering  van  zijn  organisatie,  werkwijze  en   e informatiehuishouding.  Waterbeheer  in  de  21  eeuw  is  in  toenemende  mate  een  kwestie  van  goed   informatiebeheer.  Informatie  is  bij  Delfland  vooral  digitale  informatie.  Op  basis  van  het  Strategisch   Informatieplan  2010-­‐2015  maakt  Delfland  momenteel  de  omslag  naar  de  e-­‐overheid  en  het  Nieuwe  Werken.   Dat  stelt  hoge  eisen  aan  de  kwaliteit  van  de  informatiehuishouding.  Delfland  zoekt  op  dit  gebied  in   toenemende  mate  samenwerking  met  de  hoogheemraadschappen  van  Rijnland  en  van  Schieland  en  de   Krimpenerwaard.   Delfland  gaat  zijn  medewerkers  de  komende  jaren  concentreren.  Een  aantal  locaties  wordt  afgestoten  en  de   druk  op  de  beschikbare  ruimte  in  het  Gemeenlandshuis  neemt  toe.     Erfgoed  Delft  e.o.  verkeert  momenteel  in  onzekerheid.  Museum  Lambert  van  Meerten  en  Museum  Nusantara   zijn  gesloten.  De  voorgenomen  verzelfstandiging  wordt  al  enige  tijd  aangehouden  omdat  er  onduidelijkheden   zijn  over  de  financiële  positie  van  de  organisatie.  Het  is  niet  zeker  of  het  gemeentearchief  in  deze   verzelfstandiging  mee  gaat.  Verzelfstandiging  van  een  gemeentelijke  archiefdienst  is  vanwege  de  wettelijke   taken  van  de  archivaris  een  ingewikkelde  operatie.  De  weinige  voorbeelden  van  verzelfstandigde   12 archiefdiensten  functioneren  niet  naar  volle  tevredenheid.  De  scheiding  van  verantwoordelijkheden  tussen   de  gemeentearchivaris  die  formeel  de  archieven  beheert  en  de  verzelfstandigde  instelling  die  het  beheer   uitvoert,  is  gekunsteld  en  omslachtig.   Belangrijk  voor  zowel  de  toekomst  van  het  gemeentearchief  Delft  als  voor  de  eventuele  samenwerking  tussen   het  gemeentearchief  en  het  hoogheemraadschap,  is  de  verhuizing  naar  de  Harnaschpolder.  Het  college  van   B&W  van  Delft  heeft  daartoe  eind  mei  2013  besloten.  Nu  is  de  gemeenteraad  aan  zet,  die  het  benodigde   krediet  moet  vrijgeven.  Oplevering  van  de  nieuwbouw  moet  in  2016  plaatsvinden.  

   

   

 

                                                                                                                                                    11

 https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-­‐32389-­‐A.html.        Apeldoorn  en  Tilburg.  De  nadelen  van  de  daar  gekozen  constructies  zijn  bescheven  in  mijn  artikel  Hoe  positioneer  je  een   archief.  De  casus  Eemland  in:  Archievenblad,  jg.  116,  2012,  nr.  3,  p.  19.  

12

 

11  

 

 

 

12  

2.  Status  quo      

2.1.  De  huidige  archieven  en  collecties   Het  Oud  Archief  en  Bibliotheek  (OAB)  van  het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  omvat  circa  1.200   strekkende  meter  archiefmateriaal,  bestaande  uit  ruim  130  verschillende  archieven  uit  de  periode  1319-­‐1989.   De  bibliotheek  telt  ongeveer  10.000  catalogusnummers.  Daarnaast  bevatten  de  collecties  van  OAB  nog  enkele   duizenden  foto’s  en  een  rijke  kaartenverzameling.  Het  totaal  van  de  archieven  en  collecties  beslaat  circa  1.600   strekkende  meter  plankruimte.     Het  materiaal  verkeert  fysiek  in  goede  staat.  Een  klein  deel  vertoont  tekenen  van  schade  en  verval.  Er  is  een   schade-­‐inventarisatie  beschikbaar.  De  archieven  en  collecties  zijn  goed  toegankelijk.  Van  veruit  de  meeste   archieven  is  een  inventaris  beschikbaar  die  inzicht  geeft  in  de  aard,  taak  en  positie  van  de  archiefvormer  en  in   de  opbouw  en  inhoud  van  het  archief.  Deze  toegangen  zijn  grotendeels  digitaal  raadpleegbaar  en   doorzoekbaar  via  de  website  archieven.nl.     Zoals  voor  alle  archiefbeherende  instellingen  geldt,  is  het  werk  aan  de  collecties  nooit  klaar.  Een  klein  aantal   archieven,  met  in  totaal  een  omvang  van  zo’n  300  strekkende  meter,  is  nog  niet  voorzien  van  toegangen.   Enkele  honderden  historische  kaarten  en  tekeningen  uit  de  polderarchieven  moeten  nog  nauwkeuriger   geïnventariseerd  worden.    Ook  is  er  een  werkvoorraad  wat  betreft  het  voor  internet  geschikt  maken  van  de   nog  niet  digitaal  beschikbare  inventarissen,  historische  kaarten,  tekeningen  en  perkamenten  akten.  De  twee   OAB-­‐medewerkers  die  in  2015  en  2016  met  pensioen  gaan,  zullen  de  aan  hen  toebedeelde  werkzaamheden   dan  opgeleverd  hebben.  De  overige  OAB-­‐medewerkers  kunnen  de  resterende  werkzaamheden  t.b.v.  de   basistoegankelijkheid  naar  verwachting  voor  hun  pensionering  (vooralsnog  in  2019  en  2025)  afronden.  Het   noodzakelijke  restauratie-­‐  en  conserveringswerk  moet  worden  uitbesteed  aan  een  gespecialiseerd  bedrijf.   De  bibliotheekcatalogus  en  de  foto’s  zijn  momenteel  niet  op  afstand  raadpleegbaar.  Digitalisering  van  de   fotocollectie  vergt  veel  werk  om  de  beelden  toegankelijk  te  maken,  maar  ook  om  zaken  als  beeld-­‐  en   portretrecht  goed  te  regelen.  Gebruikers  geven  te  kennen  behoefte  te  hebben  aan  een  via  intranet   raadpleegbare  bibliotheekcatalogus  en  fotocollectie.      

2.2  De  recente  en  toekomstige  archieven     Het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  werkt  hard  aan  de  modernisering  van  zijn  organisatie,  werkwijze  en   e informatiehuishouding.  Waterbeheer  in  de  21  eeuw  is  in  toenemende  mate  een  kwestie  van  goed   informatiebeheer.  Informatie  is  bij  Delfland  vooral  digitale  informatie.  Op  basis  van  het  Strategisch   Informatieplan  2010-­‐2015  maakt  Delfland  momenteel  de  omslag  naar  de  e-­‐overheid  en  het  Nieuwe  Werken.   Dat  stelt  hoge  eisen  aan  de  kwaliteit  van  de  informatiehuishouding.     Vanaf  2005  is  de  informatiehuishouding  van  Delfland  in  hoge  mate  gedigitaliseerd.  Er  is  een  Document   Management  Systeem  (DMS)  in  gebruik  genomen  waarin  in  principe  alle  interne,  inkomende  en  uitgaande   stukken  zijn  opgenomen.  Inkomende  post  wordt  gescand;  interne  en  uitgaande  stukken  moeten  door  de   medewerkers  in  het  DMS  worden  geregistreerd  en  opgeslagen.  De  scans  zijn  van  goede  kwaliteit;  alleen  van   oudere  documenten  (van  voor  de  invoering  van  het  DMS)  laat  de  kwaliteit  van  de  scans  soms  te  wensen  over.     13 Gekoppeld  aan  het  DMS  gebruikt  Team  DIV  een  gecertificeerde  Record  Management  Applicatie  (RMA)  om   de  dossiers  te  beheren  conform  de  archiefwettelijke  vereisten  van  betrouwbaarheid,  authenticiteit,   vindbaarheid  en  duurzaamheid.  De  RMA  dient  om  documenten  te  kunnen  identificeren  en  classificeren,   vernietigingstermijnen  toe  te  voegen  en  toe  te  passen,  kortom:  om  van  een  massa  digitale  documenten  een   gestructureerd  en  betrouwbaar  archief  te  maken.  De  medewerkers  die  het  OAB  beheren,  maken  echter  geen                                                                                                                                                       13

 Voldoet  aan  de  Electronic  Records  Management  Software  Applications  Design  Criteria  Standard  van  het  Amerikaanse   Department  of  Defense,  DoD  5015.2.  

 

13  

gebruik  van  de  RMA,  terwijl  deze  applicatie  uit  de  aard  van  de  zaak  (langetermijnbeheer)  bij  uitstek  door  hen   gebruikt  en  beheerd  zou  moeten  worden.  Reden  daarvoor  is  volgens  de  OAB-­‐medewerkers  dat  het  systeem   slecht  aansluit  op  het  archiefbeheersysteem  Mais-­‐Flexis.     Onlangs  heeft  Delfland  in  samenwerking  met  de  naburige  hoogheemraadschappen  Rijnland  en  Schieland  en   Krimpenerwaard  een  zaaksysteem  aangeschaft,  waarbij  ook  voorzien  is  in  RMA-­‐faciliteiten  voor   langetermijnbewaring.   De  technische  voorzieningen  voor  betrouwbaarheid  en  toegankelijkheid  van  de  digitale  archieven  zijn   derhalve  aanwezig.  Team  DIV  signaleert  echter  een  gering  bewustzijn  in  de  organisatie  ten  aanzien  van  het   belang  van  zorgvuldige  vastlegging  van  hun  handelen  in  het  DMS.  Bijgevolg  wordt  er  slordig  geregistreerd  en   wordt  het  DMS  zelfs  veelvuldig  genegeerd.  Doordat  bij  de  invoering  van  het  DMS  niet  is  besloten  de  lokale   opslagmogelijkheden  op  g-­‐  en  k-­‐schijven  af  te  sluiten,  slaan  veel  medewerkers,  met  name  in  projectteams,   nog  informatie  op  buiten  het  DMS  om.  Deze  informatie  is  daarmee  buiten  bereik  van  de  DIV.  Het  zijn  de   archiefvormers  zelf  die  hier    naar  believen  een  eigen  ordeningssystematiek  in  aanbrengen.  Daardoor  passen   deze  archieven  niet  of  nauwelijks  in  de  reguliere  ordening  van  de  DIV.  Na  afsluiting  van  het  project  in  kwestie   wordt  de  DIV  echter  wel  eigenaar  gemaakt  van  het  afgesloten  projectarchief.  Het  kost  Team  DIV  veel  tijd  en   geld  om  deze  archieven  vervolgens  goed  te  ordenen  en  volgens  de  wettelijke  regels  te  schonen.     Team  DIV  bereidt  momenteel  de  overbrenging  voor  van  het  archief  over  de  periode  1990-­‐2005.  Daarbij   worden  de  te  bewaren  stukken  gescheiden  van  het  vernietigbare  materiaal  en  wordt  het  archief  voorzien  van   een  toegang  die  (ook)  voor  het  algemene  publiek  bruikbaar  is.  Hierbij  loopt  Team  DIV  aan  tegen  de   vrijblijvendheid  waarmee  het  DMS  is  ingevoerd.  De  voorbereiding  van  de  overbrenging  is  daardoor  tijdrovend   en  complex.  Bijkomend  probleem  is  dat  er  verschillen  van  inzicht  bestaan  tussen  de  medewerkers  die  de  oude   archieven  en  de  bibliotheek  beheren  enerzijds  en  de  rest  van  Team  DIV  anderzijds  over  de  eisen  waaraan  het   archief  bij  overbrenging  moet  voldoen.  Dat  houdt  mede  verband  met  de  uiteenlopende  opvattingen  over  de   geschiktheid  van  de  RMA  en  de  manier  waarop  deze  aansluit  op  de  archiefapplicatie  Mais-­‐Flexis.     Delfland  beschikt  nog  niet  over  adequate  voorzieningen  voor  duurzame  bewaring  van  digitale   archiefbescheiden  op  lange  termijn  (e-­‐depot).  Datzelfde  geldt  overigens  voor  vrijwel  alle  overheden.  Omdat   het  hoogheemraadschap  al  sinds  2005  een  verregaand  digitale  informatiehuishouding  heeft,  is  het  wel   noodzakelijk  om  deze  voorzieningen  te  realiseren.  Deze  opgave  lijkt  misschien  niet  dringend:  bij  een   overbrengingstermijn  van    20  jaar  is  het  eerste  volledig  digitale  archief  van  Delfland  pas  in  2028  aan   overbrenging  toe  .  De  heersende  opvatting  is  echter  dat  de  noodzaak  om  de  duurzame  toegankelijkheid  en   betrouwbaarheid  van  digitale  archieven  te  borgen  zich  slecht  verdraagt  met  een  lange  overbrengingstermijn   en  een  afwachtende  houding.  Om  digitale  archieven  langdurig  te  kunnen  bewaren,  is  het  nodig  om  vanaf  het   ontstaan  van  informatie  actief  beheer  te  voeren  aan  de  hand  van  goede  procedures  en  afspraken,  met   gedegen  kennis  en  met  de  juiste  technische  voorzieningen.      

  2.3  Gebruik  

De  overgebrachte  archieven  en  openbare  collecties  van  het  hoogheemraadschap  hebben  zowel  waarde  voor   de  eigen  organisatie  als  voor  onderzoekers  en  geïnteresseerden  van  buiten  het  waterschap.    De  belangstelling   van  buiten  is  vergelijkbaar  met  de  interne  vraag,  zoals  blijkt  uit  onderstaande  cijfers.     Aard  gebruik  

2012  

2011  

2010  

Vragen  interne  gebruikers  

499  

605  

407  

Vragen  externe  gebruikers  (per  mail)  

392  

500    

263  

Bezoeken  studiezaal  extern  +  intern  

67    

95  

112  

Bezoek  internetpagina’s  OAB  

159.875  

193.000  

222.763  

 

 

14  

Intern  gebruik   Het  intern  gebruik  is  divers  van  aard.  Desondanks  zijn  er  wel  dominante  vraagpatronen  waarneembaar.   Relatief  vaak  worden  de  volgende  soorten  stukken  geraadpleegd:     • keuren  en  leggers;   • overeenkomsten;   • vergunningen;   • eigendomsbewijzen  (met  name  van  vastgoed  en  land);   • vergaderbundels  van  besluitvormende  gremia;   • (technische)  tekeningen  van  werken,  installaties  en  dergelijke.     De  interne  gebruikers  zijn  lovend  over  de  dienstverlening  van  Team  DIV  op  het  gebied  van  de  oude  archieven   en  de  historische  bibliotheek.  Het  dienstverleningsniveau  ligt  hoog.  Te  hoog  misschien  wel:  de   zelfwerkzaamheid  en  zelfredzaamheid  van  de  interne  aanvragers  is  uitermate  beperkt.  Zij  zijn  gewend  direct   met  hun  vragen  naar  de  OAB-­‐medewerkers  te  gaan.  Van  de  vijf  geïnterviewde  gebruikers,  zoekt  er  slechts  een   in  eerste  instantie  zelf  via  de  beschikbare  digitale  toegangen.  De  anderen  zijn  niet  bekend  met  de   mogelijkheid  om  zelf  via  archieven.nl  te  zoeken.   De  toegangen  weerspiegelen  de  structuur  en  de  werkwijze  van  de  archiefvormers  en  leiden  de  vragenstellers   niet  direct  naar  de  gezochte  stukken.  Dat  is  inherent  aan  de  archivistische  principes  op  basis  waarvan  de  OAB-­‐ medewerkers  werken.  Ook  medewerkers  die  op  de  hoogte  zijn  van  de  beschikbare  toegangen,  kunnen   daarom  meestal  niet  buiten  de  hulp  van  de  OAB-­‐medewerkers.  Nadere  toegangen  op  persoons-­‐  object-­‐  en   geografische  namen  worden  gemist.  Alleen  voor  de  keurvergunningen  uit  de  periode  1884-­‐1989  is  een  digitale   index  op  internet  beschikbaar.  Dergelijke  hulpmiddelen  verbeteren  de  toegankelijkheid  in  hoge  mate,  maar   feit  blijft  dat  archiefonderzoek  ervaring  en  kennis  vergt  die  de  meeste  medewerkers  van  Delfland  niet  hebben.   Deskundige  hulp  van  de  kant  van  de  beheerder  is  en  blijft  in  veel  gevallen  noodzakelijk.   Zoeken  in  het  DMS  doen  medewerkers  wel  zelf.  In  aansluiting  op  hetgeen  hierover  in  paragraaf  2.2  is   geconstateerd,  uiten  zij  hierover  klachten  en  zorgen:     • het  traceren  van  stukken  in  het  DMS  kost  veel  tijd;   • zoeken  in  het  DMS  levert  zonder  het  goede  documentnummer  vaak  geen  resultaten  op;   • veel  documenten  staan  niet  in  het  DMS;   • het  zoeken  naar  samenhangende  stukken  over  een  bepaalde  zaak  of  kwestie  is  lastig  en  tijdrovend.     Extern  gebruik   Het  externe  bezoek  fluctueert  over  de  jaren  en  geeft  geen  duidelijk  beeld.  Landelijk  is  over  de  laatste  jaren  een   geleidelijke  daling  van  archiefbezoekers  zichtbaar,  die  in  2011  weer  tot  staan  lijkt  te  zijn  gekomen.  Door  de   sterk  toegenomen  en  nog  steeds  toenemende  digitalisering  van  toegangen  en  archieven,  kunnen   archiefgebruikers  steeds  vaker  volstaan  met  een  bezoek  aan  een  website.  Het  digitale  gebruik  van  de   archieftoegangen  van  Delfland  is  omvangrijk.  Dit  is  geheel  in  lijn  met  het  landelijke  beeld.     Feit  is  wel  dat  archiefgebruikers  die  tegenwoordig  naar  de  studiezaal  komen  voor  raadpleging  van  fysieke   stukken,  veelal  meer  stukken  aanvragen  en  diepgravender  onderzoek  doen  dan  bezoekers  van  enkele  jaren   geleden.   De  medewerkers  die  de  OAB-­‐taken  uitvoeren,  beantwoorden  eenvoudige  en  niet  al  te  tijdrovende  vragen  die   per  mail  aan  hen  gericht  worden  zonder  daarvoor  kosten  in  rekening  te  brengen.  Achterliggende  gedachte   daarbij  is  dat  het  helpen  van  mensen  met  dergelijke  vragen  op  de  studiezaal  ook,  en  misschien  nog  wel  meer,   tijd  kost.  Bij  ingewikkelder  vragen  wordt  de  steller  aanbevolen  de  studiezaal  te  bezoeken.    

 

15  

De  klanttevredenheid  van  archiefbezoekers  wordt  in  hoge  mate  bepaald  door  het  zoekresultaat.  Als  mensen   niet  vinden  wat  ze  zoeken,  zijn  ze  zo  teleurgesteld  dat  ze  geneigd  zijn  een  instelling  laag  te  waarderen,  ook  al   scoort  deze  op  andere  aspecten  goed.  Het  zoekresultaat  hangt  ten  dele  af  van  de  kwaliteit  van  de  website,  van   (online)  beschikbaarheid  van  bronnen  en  van  (online)  de  bruikbaarheid  en  hanteerbaarheid  van  toegangen,   indexen  en  andere  hulpmiddelen.  Deels  is  dit  ook  een  kwestie  van  verwachtingenmanagement.  Als  bezoekers   van  tevoren  goed  weten  wat  ze  wel  en  niet  kunnen  verwachten,  worden  ze  minder  snel  teleurgesteld.     Andere  factoren  die  de  klanttevredenheid  bepalen  zijn:  de  kwaliteit  van  de  website  (zoekgemak,  navigatie,   duidelijkheid,  actualiteit),  de  kwaliteit  van  de  dienstverlening  (deskundigheid,  vriendelijkheid,  hulpvaardigheid,   snelheid  van  afhandeling)  en  de  transparantie  van  (de  noodzaak  van)  procedures  rondom  aanvragen,    14 openbaarheid  en  de  behandeling  van  klachten  en  klantwensen.  

  2.4  Personeel  en  organisatie   Team  DIV  bestaat  uit  twee  geledingen:  de  medewerkers  met  OAB-­‐taken  en  de  registratuurmedewerkers.       OAB   Team  DIV  heeft  3,5  fte  beschikbaar  voor  de  uitvoering  van  OAB-­‐taken.  De  gemiddelde  leeftijd  van  dit  deel  van   het  team  is  met  56,8  jaar  hoog.  Hetzelfde  geldt  voor  het  gemiddeld  aantal  dienstjaren:  dat  bedraagt  26,5.    Alle   medewerkers  hebben  een  diploma  Archivistiek.     Deze  feitelijke  gegevens  leggen  zowel  de  sterkte  als  de  zwakte  van  de  huidige  bezetting  bloot.  De   medewerkers  beschikken  over  een  niet  te  evenaren  hoeveelheid  kennis  en  ervaring  t.a.v.  de  geschiedenis  van   Delfland  en  de  samenstelling,  structuur  en  inhoud  van  de  archieven  en  de  collecties.  De  komende  jaren    loopt   veel  van  die  kennis  de  deur  uit  door  pensionering  van  medewerkers:  de  drie  meest  ervaren  krachten  zijn  in   2020  allemaal  met  pensioen.  Qua  werklast  hoeft  dat  niet  problematisch  te  zijn,  omdat  tegen  die  tijd  vrijwel  de   totale  werkvoorraad  wat  betreft  toegankelijk  maken  is  weggewerkt.  De  braindrain  is  echter  groot.  Het  zal   nodig  zijn  daar  de  komende  jaren  op  te  anticiperen.  Dat  gebeurt  nu  al:  een  medewerker  die  voorheen  vooral   DIV-­‐taken  deed,  bereidt  nu  de  overbrenging  van  het  archiefblok  1990-­‐2005  voor  en  maakt  zo  kennis  met  (de   eisen  aan)  het  beheer  van  overgebrachte  archieven.  Anderzijds  zullen  de  medewerkers  OAB  die  nog  niet  aan   hun  pensioen  toe  zijn,  zich  moeten  voorbereiden  op  taakverbreding:  als  de  overgebrachte  archieven  en   collecties  toegankelijk  zijn,  zullen  zij  ook  ingezet  worden  op  registratuurtaken.   De  hoge  gemiddelde  leeftijd  en  het  lange  aantal  dienstjaren  staan  niet  alleen  voor  rijkdom  aan  kennis,  maar   ook  voor  het  gebrek  daaraan.  Op  het  gebied  van  digitalisering  scoort  Delfland  als  early  adaptor  van  het   archiefsysteem  Mais-­‐Flexis  helemaal  niet  slecht.  Dat  is  voor  een  belangrijk  deel  te  danken  aan  de   registratuurmedewerkers  van  team  DIV,  die  de  digitale  voorzieningen  beheren  en  ondersteunen.  De   medewerkers  oud-­‐  archief  en  bibliotheek  ontberen  deze  kennis.  Bovendien  is  bij  hen  noch    kennis  noch   affiniteit  aanwezig  om  de  digitale  dienstverlening  uit  te  bouwen  en  vanuit  het  langetermijnbelang  mee  te   denken  over  en  toezicht  te  houden  op  de  kwaliteit  van  de  hedendaagse  informatiehuishouding  van  het   hoogheemraadschap.  Op  dat  punt  is  de  huidige  bezetting  van  dit  deel  van  Team  DIV  dan  ook  zwak  te  noemen.     De  positionering  van  OAB  als  onderdeel  van  team  DIV  is  vanuit  de  inhoud  van  het  werk  heel  logisch.  De   potentiële  meerwaarde  van  deze  organisatorische  ophanging  wordt  echter  nog  nauwelijks  verzilverd:  de   DIV’ers  en  de  OAB’ers  functioneren  tamelijk  los  van  elkaar.     De  positionering  van  de  OAB-­‐medewerkers  binnen  Team  DIV  heeft  als  nadeel,  dat  de  toezichtstaak  die  de   15 secretaris-­‐directeur  volgens  de  Archiefverordening  uitoefent  moeilijk  aan  een  van  de  medewerkers  oud-­‐                                                                                                                                                     14

 De  gegevens  en  analyse  in  deze  paragraaf  zijn  ontleend  aan  de  rapportages  van  de  Kwaliteitsmonitor  Dienstverlening   Archieven  2007,  2009,  2011  (Branchevereniging  Archiefinstellingen  in  Nederland,  www.archiefbrain.nl)   15  Artikel  14  van  de  Archiefverordening  Delfland  2011  (vastgesteld  dd.  27  oktober  2011  door  de  verenigde  vergadering)   luidt:  “De  secretaris-­‐directeur  is  belast  met  het  toezicht  op  de  naleving  van  het  bij  of  krachtens  de  wet  bepaalde  ten   aanzien  van  het  beheer  van  de  archiefbescheiden  die  niet  zijn  overgebracht  naar  de  archiefbewaarplaats.”  Artikel  15   vervolgt:  “De  secretaris-­‐directeur  is  bevoegd  zich  onder  handhaving  van  zijn  verantwoordelijkheid  te  doen  vervangen  door   aan  hem  ondergeschikte  ambtenaren  die  in  het  bezit  zijn  van  een  diploma  archivistiek  zoals  bedoeld  in  artikel  22  van  de   wet.”  

 

16  

archief  en  bibliotheek  kan  worden  gedelegeerd,  omdat  deze  dan  onder  andere  toezicht  moet  houden  op  het   werk  van  het  eigen  team.     In  de  praktijk  komt  er  van  intern  toezicht  op  de  kwaliteit  van  de  archiefvorming  weinig  terecht.  Dit  is  in  het   licht  van  de  aard  en  omvang  van  de  geconstateerde  problemen  en  tekortkomingen  zeer  zorgelijk.     Registratuur     Team  DIV  beschikt  over  7,4  fte  voor  de  registratuurtaken.  De  gemiddelde  leeftijd  is  hier  weliswaar  iets  lager,   maar  nog  steeds  aanzienlijk:  52,3  jaar.  Dat  geldt  eveneens  voor  het  gemiddelde  van  17  dienstjaren.  Alle   medewerkers  op  een  na  beschikken  over  een  of  meer  vakgerichte  diploma’s  en  kunnen  goed  omgaan  met  het   DMS.  De  opleidingen  die  de  medewerkers  hebben  gevolgd  zijn  in  hoge  mate  praktijk-­‐  en  uitvoeringsgericht.  In   een  moderne  informatiehuishouding,  waarin  het  uitvoerende  registratuurwerk  steeds  meer  bij  medewerkers   zelf  komt  te  liggen,  verschuift  de  rol  van  de  registratuur  echter  steeds  meer  naar  kwaliteitsbewaking,   advisering  en  voorlichting.  Dat  vergt  deels  andere  kennis  en  vaardigheden.    Deze  zijn  bij  de  registratuur-­‐ medewerkers  nog  onvoldoende  aanwezig.    Dat,  gevoegd  bij  gebrek  aan  tijd  en  sturing,  maakt  het  voor   medewerkers  van  het  team  DIV  moeilijk  om  een  volwaardige  gesprekspartner  te  zijn  voor  bestuur  en   ambtelijke  organisatie  als  het  gaat  over  de  inrichting  van  de  informatiehuishouding  en  de  kwaliteitsborging   die  daarbij  vanuit  het  oogpunt  van  bedrijfsvoering,  bewijsvoering,  verantwoording  en  historisch  belang   noodzakelijk  is.   Dat  is  des  te  moeilijker  omdat  DIV  en  ICT  (IGIS)  binnen  het  hoogheemraadschap  gescheiden  werelden  zijn,   zoals  bijvoorbeeld  blijkt  uit  het  Strategisch  Informatieplan  2010-­‐2015.  Daarin  gaat  het  uitsluitend  over   systemen,  infrastructuur  en  architectuur.  Aan  de  inhoudelijke  waarde  van  de  informatie  in  de  systemen  en  de   manier  waarop  die  geborgd  moet  worden,  gaat  het  plan  geheel  voorbij.  Voor  wijzigingen  in  de   informatievoorziening  is  het  fiat  nodig  van  IGIS  en  ICT-­‐services,  aldus  het  Informatieplan.  Van  DIV  is  in  dit   verband  geen  sprake,  terwijl  zij  ook  een  stem  zouden  moeten  hebben  omwille  van  compliance  aan  de   archiefwettelijke  en  aanverwante  eisen  en  omwille  van  de  borging  van  de  waarde  en  de  betrouwbaarheid  van   informatie.  De  kennislacunes    en  de  zwakke  positionering  van  Team  DIV    verklaren  waarom  het  Strategisch   Informatieplan  2010-­‐2015  het  kennisniveau  en  het  ontbreken  van  gezag  aanmerkt  als  probleem.     Door  de  recent  ingezette  reorganisatie  drijven  DIV  en  IGIS  nog  verder  uiteen.  Team  DIV  gaat  onderdeel   uitmaken  van  het  facilitair  domein;  IGIS  blijft  binnen  het  I&A  domein.      

2.5  De  voorzieningen  

Regelgeving   Om  alle  verantwoordelijkheden  en  bevoegdheden  ten  aanzien  van  de  moderne  informatiehuishouding  en  de   historische  archieven  goed  te  beleggen,  heeft  het  hoogheemraadschap  in  2011  een  nieuwe   Archiefverordening  vastgesteld  en  op  basis  daarvan  een  Regeling  Informatiebeheer.  Hoogheemraadschap   Delfland  heeft  geen  waterschapsarchivaris  aangesteld.  De  Archiefverordening  belegt  de  formele   archiefwettelijke  verantwoordelijkheid  voor  het  beheer  bij  de  secretaris  –directeur.  Een  van  de  senior-­‐ 16 medewerkers  OAB  is  aangesteld  als  chartermeester  en  geeft  feitelijk  uitvoering  aan  het  beheer.  Die   constructie  is  toegestaan  volgens  de  Archiefwet  1995.   De  Archiefverordening  belegt  ook  het  interne  toezicht  op  de  nog  niet  naar  de  bewaarplaats  overgebrachte   archieven  bij  de  secretaris-­‐directeur.    Dat  is  in  strijd  met  de  Archiefwet  1995.  Naar  de  letter  van  de  wet   (Archiefwet  1995,  artikel  37,  tweede  lid,  zie  ook  paragraaf  1.2  van  dit  rapport)  is  het  interne  toezicht                                                                                                                                                       16

 In  diens  functiebeschrijving  staat  o.a.:  de  functionaris  legt  verantwoording  af  aan  de  teamleider  over  het  vormgeving,   het  beheer  en  de  ontsluiting  van  archieven  en  collecties,  over  het  voorbereiden  en  realiseren  van  tentoonstellingen  en   exposities  en  over  de  kwaliteit  van  de  analyse  van  bronnen  voor  publicaties;  de  functionaris  legt  voor  het  beheer  van  de   archiefbewaarplaats  verantwoording  aan  aan  de  secretaris  (wettelijk  beheerder);  de  functionaris  valt  onder  het  toezicht   van  de  provinciale  archiefinspecteur  en  doet  eens  in  de  twee  jaar  verslag  in  de  Verenigde  Vergadering.  

   

17  

voorbehouden  aan  een  door  de  zorgdrager  benoemde  waterschapsarchivaris.  Als  deze  ontbreekt,  zoals  in   Delfland  het  geval  is,  kan  het  interne  toezicht  niet  bij  een  andere  functionaris  worden  belegd.     De  Regeling  Informatiebeheer  legt  de  verantwoordelijkheid  voor  het  documentbeheer  geheel  bij  ‘de   verantwoordelijke  afdeling’.  Daarmee  worden  de  proceseigenaren  bedoeld.  Team  DIV  heeft  in  deze   nauwelijks  verantwoordelijkheden  en  bevoegdheden.  Pas  als  een  stuk  ter  archivering  wordt  aangeboden  of   een  (project)archief  wordt  afgesloten,  is  Team  DIV  verantwoordelijk.  Team  DIV  heeft  evenmin  bevoegdheden   als  het  gaat  om  de  inrichting  van  de  informatiehuishouding:  daarvoor  is  IGIS/I&A  de  aangewezen  afdeling,   zoals  hierboven  beschreven.       Huisvesting     Delfland  gaat  zijn  medewerkers  de  komende  jaren  concentreren.  Een  aantal  locaties  wordt  afgestoten  en  de   druk  op  de  beschikbare  ruimte  in  het  Gemeenlandshuis  neemt  toe.     OAB  beschikt  over  twee  werkplekken  voor  (externe)  bezoekers  die  de  archieven  en  collecties  komen   raadplegen.  Dat  is,  gezien  het  aantal  bezoeken  per  jaar,  voldoende.  OAB  heeft  geen  eigen  entree.  De   publieksfunctie  die  het  hoogheemraadschap  in  deze  vervult,  is  niet  zichtbaar  en  vrij  onbekend.  Vanuit  het   bestuur  zijn  wensen  geuit  om  daarin  verbetering  te  brengen.  Delfland  zou  zijn  rijke  archieven  beter  voor  het   voetlicht  willen  brengen  en  een  representatievere  en  kwalitatief  betere  publieksvoorziening  (leeszaal)  willen   hebben.       Internet   Het  viel  niet  mee  om  de  pagina  van  OAB  te  vinden  op  de  website  van  Delfland.  Deze  was  ondergebracht  onder   ‘bestuur  en  organisatie’,  subkop  ‘organisatie’.  Onder  de  noemer  ‘historie’  was  daar  een  verwijzing  naar  het   archief  te  vinden.  Inmiddels  is  naar  aanleiding  van  deze  constatering  op  de  homepage  van  Delfland  een   directe  verwijzing  naar  OAB  geplaatst,  zodat  de  vindbaarheid  van  het  archief  op  de  site  sterk  is  verbeterd.   De  google-­‐vindbaarheid  is  goed:  wie  ‘archief  Delfland’  intikt,  krijgt  direct  de  juiste  verwijzingen  te  zien.  Via   hyperlinks  wordt  de  bezoeker  naar  archieven.nl  geleid,  waar  alle  digitale  toegangen  en  digitale  bronnen  van   het  hoogheemraadschap  staan.  De  bezoeker  krijgt  daar  weinig  houvast  wat  hij  waar  zou  kunnen  vinden:  hij   krijgt  maar  liefst  128  toegangen  voorgeschoteld  op  allerlei  archieven  en  collecties.  Een  introductie  op  de   geschiedenis  van  het  hoogheemraadschap,  de  manier  waarop  het  archieven  heeft  gevormd,  de  samenhang   tussen  en  de  rijkdom  van  de  verschillende  archieven  en  collecties  ontbreekt.     De  OAB-­‐pagina  suggereert  dat  er  een  webwinkel  is  waar  publicaties  kunnen  worden  gekocht.  Dat  is  echter   niet  meer  dan  een  lijstje  met  een  tiental  titels,  die  ter  plaatse  moeten  worden  gehaald  en  betaald.          

 

18  

2.6  Kosten  van  OAB   Kostenpost  

Toelichting  

Kosten  per  jaar  

Huisvesting  

Huisvestingskosten  incl.  alle  bijkomende  kosten  liggen  bij  Delfland  op   413,70  per  m2.  De  bewaarplaats,  kantoren,  scanruimte  en  studiezaal   beslaan  samen  215,5  m2   17 2fte  x  schaal  9,  1x  schaal  11,  0,548  fte    x  schaal  12   Hosting,  broncodeovereenkomst,  licenties,  abonnement,  archieven.nl,   ftp-­‐service,  onderhoud  (De  Ree  en  Adlib)    

 89.000  

Personeel   ICT  

120.000          9.000  

totaal   218.000     Omgeslagen  over  de  1.575  strekkende  meter  archieven  en  collecties  die  OAB  beheert,  bedragen  de  kosten  per   18 meter  per  jaar  circa  140  euro.    

                                                                                                                                                    17

 Genoemde  functieschalen  zijn  werkelijke  schalen.  De  organieke  schalen  zijn:  1fte  schaal  10  en  2,548  fte  schaal  9.    Ter  vergelijking:  uit  de  tariefgegevens  van  tien  archiefdiensten  die  Raamwerk  advies  en  tekst  in  2011,  2012  en  2013   verzameld  heeft,  komt  een  gemiddelde  van  circa  150  euro  per  meter  per  jaar.  Daarbij  moet  worden  aangetekend  dat  de   tarieven  van  archiefdiensten  kostprijstarieven  zijn  die  al  naar  gelang  het  lokale  kostenniveau  (huur,  personeelskosten)  zeer   uiteen  kunnen  lopen.  De  prijzen  van  de  genoemde  tien  diensten  varieerden  van  65  tot  206  euro  per  meter  per  jaar.  

18

 

19  

 

 

 

20  

3.  Perspectieven  op  samenwerking  

  3.1  Uitgangspunt:  zwakte  versterken  en  sterkte  behouden   Het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  wil  zijn  archiefbeheer  toekomstbestendiger  organiseren  en  is  daarom   geïnteresseerd  in  het  aangaan  van  samenwerking  op  archiefgebied.  Voor  zover  er  aarzelingen  zijn  over  het   aangaan  van  een  structurele  samenwerking,  komen  deze  voort  uit  de  constatering  dat  Team  DIV  een  aantal   sterke  kanten  heeft  die  de  organisatie  niet  wil  verliezen.  Leidend  bij  de  keuze  voor  een  samenwerkingspartner   en  een  samenwerkingsvorm  is  daarom  het  uitgangspunt  dat  de  samenwerking  de  zwakke  punten  moet   versterken  zonder  de  sterke  kanten  te  verzwakken.    

3.2  Sterkte-­‐zwakteanalyse  

De  beschrijving  van  de  status  quo  en  de  recente  ontwikkelingen  laat  zich  als  volgt  vertalen  in  een  SWOT-­‐ matrix:         STERKTE   ZWAKTE   • Papieren  archieven  en  collecties  in  goede,   o Kwetsbaarheid  en  geringe  toekomstvastheid;   geordende  en  toegankelijke  staat;   o Team  DIV  is  geen  eenheid;   • Goed  kennisniveau  op  het  gebied  van   o Intern  toezicht  niet  belegd  cf.  Archiefwet;   archivistiek,  geschiedenis,  inhoud  archieven  en   o Gezag  Team  DIV  lijdt  onder  slechte  positionering   registratuur;   en  geringe  bevoegdheden;   • Meeste  toegangen  digitaal  beschikbaar  via   o Weinig  publieksgericht;  (waarde  van  het)  archief   archieven.nl;   onvoldoende  zichtbaar,  zowel  digitaal  als  op   • Klantvriendelijk;   locatie;     • DMS/RM  dat  aan  hoge  eisen  voldoet;  nieuw   o Klanten  weinig  zelfredzaam.   zaaksysteem  idem.             KANSEN   BEDREIGINGEN   • Interbestuurlijk  convenant  geeft  mogelijkheid   o Unie  van  Waterschappen  is  geen  stevige  partner   ‘mee  te  liften’  met  innovatieve  ontwikkelingen;   in  convenant;  samenwerkingsinitiatieven   • Natuurlijk  moment  voor  verandering  door   Waterschapshuis  t.a.v.  informatievoorziening   wegwerken  werkvoorraad  in  2016  en  door   weinig  succesvol;     pensionering  van  een  deel  van  de  medewerkers;   o Weerstand  tegen  veranderingen  bij  de  betrokken   • Behoefte  van  gemeente  Delft  om  van   medewerkers  van  Delfland;   gemeentearchief  een  stevige  regionale   o Nieuwbouw,  verhuizing  en  positie  in  Erfgoed   voorziening  te  maken  voor  heel  Delfland;   Delft  e.o.  vragen  veel  tijd  en  aandacht  van  GA   • Samenwerking  met  Rijnland  en  Schieland  en   Delft;   Krimpenerwaard  t.a.v.  zaaksysteem  kan  begin   o Tunnelvisie:  te  snel  in  1  oplossingsrichting  denken   zijn  van  meer.   terwijl  alternatieven  niet  zijn  onderzocht          

 

21  

Sterkte  en  zwakte  in  relatie  tot  samenwerking   toekomstvastheid   Om  de  toekomstbestendigheid  van  de  archieffunctie  van  Delfland  te  vergroten  is  het  van  belang  dat   samenwerking  bijdraagt  aan  betere  digitale  archiefvorming  en  borging  van  de  duurzame  betrouwbaarheid  en   toegankelijkheid  van  digitale  archieven.   Op  dit  gebied  is  ook  het  gemeentearchief  Delft  nog  zoekend  en  lerend.  Delft  is  weliswaar  goed  aangehaakt  bij   samenwerkingsverbanden  in  de  branche  waar  kennisuitwisseling  en  –deling  plaatsvindt,  maar  zoekt  net  als  de   meeste  andere  archiefinstellingen  nog  naar  manieren  om  archiefoverdracht,  -­‐beheer  en  -­‐toezicht  in  het   digitale  tijdperk  vorm  te  kunnen  geven.  En  ook  bij  Delft  is  de  personele  bezetting  krap  in  verhouding  tot  het   brede  en  uitdagende  takenpakket  waar  een  archiefinstelling  voor  staat.  In  de  grotere  gemeenten  in  de   omgeving  van  Delft,  vooral  in  Rotterdam  en  in  mindere  mate  in  Den  Haag,  is  meer  kennis  en  mankracht   aanwezig  met  betrekking  tot  archiefoverdracht  en  -­‐beheer  in  het  digitale  tijdperk  dan  in  Delft.  Zo  bezien  is   Delft  niet  de  samenwerkingspartner  die  het  beste  geschikt  is  om  deze  zwakke  plekken  van  het  archiefbeheer   van  Delfland  te  versterken.  Anderzijds  investeert  het  gemeentearchief  Delft  wel  in  versterking  van  de  kennis   en  bezetting  op  het  punt  van  digitale  archiefvorming.  Het  aangaan  van  samenwerking  met  Delft  geeft   Hoogheemraadschap  van  Delfland  hoe  dan  ook  meer  kans  en  armslag  om  de  aanwezige  uitdagingen  het   hoofd  te  bieden  dan  doorgaan  op  de  oude  weg.     Het  is  echter  ook  even  goed  denkbaar  dat  samenwerking  tussen  de  drie  Zuid-­‐Hollandse   hoogheemraadschappen  Delfland  op  dit  gebied  zou  kunnen  helpen.  De  samenwerking  die  recent  is  ontstaan   bij  de  gezamenlijke  aanschaf  van  een  nieuw  zaaksysteem  zou  uitgebreid  kunnen  worden  naar  de   informatiehuishouding  in  bredere  zin.  De  organisaties  zijn  immers  sterk  vergelijkbaar  qua  processen  en   organisatie,  werken  al  met  hetzelfde  archiefbeheerssysteem  (Mais-­‐Flexis)  en  gaan  allemaal  werken  met  de   RMA  dat  gekoppeld  is  aan  het  nieuwe  zaaksysteem.  Voor  deze  partners  geldt,  net  als  voor  Delft  en  voor   Delfland  zelf,  dat  zij  nog  zoekend  en  lerend  zijn.  Door  de  vele  overeenkomsten  en  gemeenschappelijke   belangen  met  de  andere  hoogheemraadschappen,  biedt  deze  samenwerking  voor  de  registratuur  wel  meer   synergiemogelijkheden  dan  de  samenwerking  met  gemeenten.     inhoudelijke  kennis  bijna  onvervangbaar   OAB  levert  dienstverlening  van  hoge  kwaliteit  doordat  de  medewerkers  beschikken  over  grote  en  specifieke   kennis  van  de  geschiedenis  van  Delfland  en  van  de  structuur  en  inhoud  van  de  archieven  van  het   hoogheemraadschap.  Het  is  zaak  deze  sterke  kant  te  behouden.  Hoe  de  formatie  van  Team  DIV  zich  de   komende  jaren  zal  ontwikkelen  is  onzeker.  Als  de  twee  OAB-­‐medewerkers  die  binnen  afzienbare  tijd  met   pensioen  gaan  niet  worden  vervangen,  neemt  de  kwetsbaarheid  van  OAB  snel  toe  en  komt  de  continuïteit  van   (de  kwaliteit  van)  dienstverlening  makkelijk  in  gevaar.  Het  aangaan  van  een  samenwerkingsverband  kan  die   kwetsbaarheid  in  kwantitatieve  zin  verminderen:  in  een  groter  geheel  is  er  meer  achterwacht  aanwezig.  Het   gemis  van  gedegen  kennis  is  echter  niet  zo  makkelijk  te  voorkomen  of  op  te  vangen.     Delft  heeft  wat  dat  betreft  als  potentiële  samenwerkingspartner  het  nodige  voor  op  andere  mogelijke   kandidaten,  zoals  de  hierboven  genoemde  gemeenten  Rotterdam  en  Den  Haag.  De  geschiedenissen  van  het   hoogheemraadschap  en  stad  en  ommelanden  van  Delft  hebben  veel  overlap  en  raakvlakken.  De  kennis  van   die  lokale  geschiedenis  is  aanwezig  bij  het  Delftse  gemeentearchief  en  is  ook  noodzakelijk  voor  een  kwalitatief   goede  dienstverlening  voor  archiefbezoekers  van  het  hoogheemraadschap.  Kennis  van  de  inhoud  archieven   en  collecties  ontbreekt  op  voorhand  bij  iedere  potentiële  samenwerkingspartner.  Dat  is  iets  dat  verworven   moet  worden.  De  nabijheid  van  archief  Delft  maakt  het  in  ieder  geval  in  praktische  zin  goed  mogelijk  om  daar   de  komende  jaren  aan  te  werken.   Een  bredere  samenwerking  met  de  andere  twee  Zuid-­‐Hollandse  hoogheemraadschappen  zou  evengoed  mank   gaan  aan  gebrek  aan  inhoudelijke  kennis  van  de  Delflandse  archieven  als  de  samenwerking  met  Delft  of   andere  archiefinstellingen.  Omdat  de  organisatie  en  processen,  en  daarmee  ook  de  archiefvorming,  van   hoogheemraadschappen  wel  vergelijkbaar  zijn,  zullen  archiefbeheerders  van  hoogheemraadschappen  wel  in   staat  zijn  om  elkaars  archieven  redelijk  snel  te  doorgronden.  Of  er,  uitgaande  van  een  tri-­‐locatie  van  

 

22  

bewaarplaatsen,  effectieve  samenwerking  mogelijk  is  op  het  gebied  van  beheer  en  beschikbaarstelling  tussen   de  hoogheemraadschappen  van  Delfland,  van  Rijnland  en  van  Schieland  en  de  Krimpenerwaard,  is  echter  zeer   de  vraag.     kwalitatief  hoogstaande  publieksvoorzieningen  van  belang   Voor  een  goede  online  dienstverlening  zijn  bij  Delfland  de  randvoorwaarden  aanwezig.  De  beschikbare   toegangen  zijn  digitaal  beschikbaar  en  online  doorzoekbaar  via  het  portal  Archieven.nl.  Er  is  echter  geen   sprake  van  een  actieve  en  passende  publieksbenadering,  noch  online,  noch  offline.  Delfland  heeft  daarvoor   geen  kennis  en  mankracht  in  huis;  de  organisatie  heeft  hieraan  ook  nooit  enige  prioriteit  gegeven.   Archiefinstellingen  zijn  de  afgelopen  jaren  steeds  publieksgerichter  gaan  werken,  met  veel  aandacht  voor   presentatie  en  educatie.  Samenwerking  met  een  archiefinstelling  kan  de  archieffunctie  van  Delfland  op  dit   punt  dan  ook  zeker  versterken.  Een  lokale  erfgoedpartner  zoals  het  gemeentearchief  Delft  heeft  daarbij,   gezien  het  relevante  relatienetwerk  en  de  aanwezigheid  in  Delft,  grote  voordelen  boven  partners  die  op   grotere  afstand  staan  of  die,  zoals  de  collega-­‐hoogheemraadschappen,  niet  primair  gericht  zijn  op   publieksdienstverlening.   Over  de  vraag  of  samenwerking  met  Erfgoed  Delft  e.o.  tegemoet  kan  komen  aan  de  wens  van  het  bestuur  om   te  komen  tot  een  representatievere  publieksvoorziening  (leeszaal)  kan  verschillend  worden  gedacht.  Het   nieuwe  archiefgebouw  dat  Delft  gaat  bouwen  zal  ongetwijfeld  goede  voorzieningen  bieden  en   publieksvriendelijk  en  representatief  worden  ingericht.  De  representativiteit  en  de  bereikbaarheid  van  de   locatie,  ver  buiten  de  binnenstad,  is  echter  minder  dan  die  van  het  Gemeenlandshuis.     lokaal  netwerk  inzetbaar  t.b.v.  toegankelijkheid   Het  nader  toegankelijk  maken  van  veel  geraadpleegde  archieven  op  bijvoorbeeld  persoons-­‐  of  geografische   namen,  zou  de  toegankelijkheid  van  de  archieven  en  de  zelfredzaamheid  van  de  gebruikers  aanzienlijk  doen   toenemen.  Dat  is  niet  alleen  prettig  voor  de  gebruikers,  maar  maakt  het  vraagstuk  van  de  braindrain  en  de   kwetsbaarheid  van  OAB  ook  hanteerbaarder.  Nader  toegankelijk  maken  is  tijdrovend  en  kostbaar.   Archiefdiensten  zetten  daarvoor  veelvuldig  vrijwilligers  in.  Hun  inzet  kan  met  digitale  middelen  steeds  beter   19 worden  ondersteund  zodat  de  omvang  en  de  effectiviteit  van  die  inzet  de  laatste  jaren  sterk  groeit.   Samenwerking  met  de  lokale  archiefdienst  biedt  op  dat  vlak  mogelijkheden  die  andere,  verder  weg  gelegen   samenwerkingspartners  zonder  lokaal  netwerk,  niet  zo  makkelijk  kunnen  verzilveren.  Overigens  werd  de  inzet   van  vrijwilligers  in  het  verleden  bij  Delfland  wel  overwogen,  maar  door  personeelszaken  afgeraden  in  verband   met  aansprakelijkheden  en  verzekeringen.     effectief  toezicht  door  een  waterschapsarchivaris   De  eventuele  benoeming  van  de  archivaris  van  een  ander  overheidsorgaan  tot  waterschapsarchivaris  van   Delfland  lost  het  probleem  van  de  positionering  van  de  toezichtsfunctie  op.  Een  waterschapsarchivaris  heeft,   een  onafhankelijke  positie  ten  opzichte  van  de  secretaris-­‐directeur  in  diens  hoedanigheid  van  beheerder  van   de  archieven  en  ten  opzichte  van  het  bestuur  als  zorgdrager.  Dat  is  een  gezonde  uitgangspositie  voor  effectief   toezicht.  De  nabijheid  van  de  gemeentearchivaris  van  Delft  biedt  in  deze  wellicht  kleine  praktische  voordelen,   maar  is  anderszins  niet  relevant.  Andere  potentiële  partners  zouden  deze  functie  ook  goed  kunnen  invullen.   Doordat  het  Stadsarchief  Rotterdam  voorop  loopt  in  de  aanpak  van  duurzame  digitale  bewaring,  is  het   kennisniveau  van  de  inspectieafdeling  van  dit  archief  op  dit  punt  hoog.  Het  Haags  Gemeentearchief  heeft  het   DMS  van  de  gemeente  Den  Haag  in  beheer  en  is  ook  goed  ingevoerd  in  de  problematiek  van  de  digitale   archiefvorming.  Delft  is  op  die  punten  minder  ver.  Wel  is  Delft  actief  bezig  met  vernieuwing  en  de  (formatieve)   versterking  van  de  toezichtsfunctie.  Als  een  van  de  eerste  gemeenten  in  Nederland  heeft  het  gemeentearchief   een  pilot  gedaan  met  het  gebruik  van  de  Key  Performance  Indicators  voor  archiefbeheer,  zoals  ontwikkeld   door  de  VNG.     De  hoogheemraadschappen  van  Rijnland  en  van  Schieland  en  de  Krimpenerwaard  hebben  een  eigen                                                                                                                                                       19

 

 Veel  werk  wordt  de  laatste  jaren  online  door  vrijwilligers  gedaan  via  het  crowdsourcingplatform  Velehanden.nl.  

23  

waterschapsarchivaris,  die  ook  belast  is  met  intern  toezicht.  Delfland  zou  er  voor  kunnen  kiezen  om  een  van   hen  als  waterschapsarchivaris  aan  te  stellen,  zodat  het  toezicht  belegd  is.  Omdat  dit  buiten  de  aanvankelijke   reikwijdte  van  de  opdracht  viel,  is  niet  onderzocht  hoe  de  toezichtsfunctie  bij  deze  hoogheemraadschappen   wordt  ingevuld  en  hoe  dit  samenwerkingsverband  t.a.v.  toezicht  zou  scoren  tegenover  andere  mogelijke   samenwerkingspartners.         Kansen  en  bedreigingen  in  relatie  tot  samenwerking   digitale  duurzaamheid   Het  interbestuurlijk  archiefconvenant  kan  zeer  bevorderlijk  zijn  voor  het  bestuurlijk  en  ambtelijk  bewustzijn   t.a.v.  het  belang  van  digitale  duurzaamheid  en  voor  de  totstandkoming  van  gemeenschappelijke  e-­‐ Depotvoorzieningen  voor  overheden.  Daarmee  biedt  het  ook  Delfland  een  kans  om  op  dit  punt  tijdig  en   doelmatig  tot  adequate  voorzieningen  te  komen.  Van  meet  af  aan  zijn  de  gemeenten,  vertegenwoordigd  door   de  VNG,  veel  sterker  en  actiever  bij  dit  convenant  betrokken  dan  de  Unie  van  Waterschappen.  Het  is  echter   ook  voor  waterschappen  cruciaal  om  aan  te  haken  bij  de  ontwikkelingen  die  in  het  kader  van  dit  convenant   worden  ingezet.  Op  eigen  kracht  is  het  complexe,  kennis-­‐  en  kapitaalsintensieve  vraagstuk  van  de   duurzaamheid  en  de  betrouwbaarheid  van  digitale  archieven  voor  decentrale  overheden  niet  oplosbaar.     De  meeste  gemeentearchieven,  zo  ook  die  van  Delft,  Rotterdam  en  Den  Haag,  participeren  actief  in  de  op  dit   gebied  relevante  vakmatige  netwerken  en  zijn  zodoende  goed  op  de  hoogte  van  de  mogelijkheden  en   ontwikkelingen  in  en  rondom  het  convenant.  Zij  kunnen  Delfland  daarover  informeren  en  ervoor  zorgen  dat   het  hoogheemraadschap  gebruik  maakt  van  de  mogelijkheden  die  het  convenant  biedt.     Anderzijds  zou  het  onverstandig  zijn  als  Delfland  zich  op  dit  punt  al  te  afhankelijk  maakt  van  een  partner.  Het   vraagstuk  van  de  digitale  duurzaamheid  is  te  belangrijk  om  er  zelf  voor  weg  te  lopen.  Zo  beschouwd  ligt  er  in   een  eventuele  archiefsamenwerking  met  de  andere  Zuid-­‐Hollandse  hoogheemraadschappen  een  kans  om   gezamenlijk  te  verkennen  wat  er,  in  aansluiting  op  het  gedeelde  zaaksysteem,  nodig  en  mogelijk  is  met  het   oog  op  langdurige  bewaring.  De  Hoogheemraadschappen  van  Rijnland  en  van  Schieland  en  de   Krimpenerwaard  zijn,  in  tegenstelling  tot  Delfland,  lid  van  de  Branchevereniging  Archiefinstellingen  in   Nederland  en  worden  via  dat  kanaal  op  de  hoogte  gehouden  van  ontwikkelingen  die  op  dit  gebied  gaande  zijn.       weerstand   Het  idee  van  archiefsamenwerking  is  binnen  het  bestuur  van  Delfland  al  redelijk  geaccepteerd,  zoals  moge   blijken  uit  de  Kadernota  2011  en  de  formulering  van  de  opdracht  tot  dit  rapport.  Door  de  ontwikkelingen  bij   Delfland  (reorganisatie  en  centralisatie,  vergrijzing,  afronding  inventarisatiewerkzaamheden  binnen   afzienbare  tijd)  is  er  sprake  van  een  soort  natuurlijk  moment.  Dat  is  te  beschouwen  als  een  kans.  De   samenwerking  in  het  algemeen  en  de  van  meet  af  aan  sterke  focus  op  Delft  als  potentiële  partner  in  het   bijzonder,  stuiten  echter  binnen  team  DIV,  en  dan  met  name  bij  OAB,  op  veel  vragen.  In  het  groepsgesprek   dat  in  het  kader  van  dit  onderzoek  met  de  medewerkers  van  team  DIV  werd  gevoerd,  gaven  alle  medewerkers   van  OAB  bovendien  te  kennen  zorgen  te  hebben  over  hun  toekomst:  is  er  straks  nog  wel  werk,  is  dat  hetzelfde   werk  of  verandert  de  aard  en  inhoud  van  de  taken,  kunnen  ze  het  werk  blijven  doen  op  dezelfde  manier  als  ze   altijd  al  deden  en  is  Delft  echt  de  best  denkbare  partner?  In  deze  onzekerheden  en  de  vrees  voor  een   verkeerde  partnerkeuze  schuilt  een  bedreiging.  Die  constatering  heeft  er  mede  toe  geleid  de  scope  van  dit   rapport  te  verbreden  en  daarin  ook  andere  mogelijke  samenwerkingspartners  te  betrekken.     gedeelde  bewaarplaats,  of  niet?   Voor  de  gemeente  Delft  is  er  juist  nu  behoefte  aan  het  concreet  maken  van  het  voornemen  tot  samenwerking   door  Delfland.  Delft  heeft  net  de  ingrijpende  keuze  gemaakt  het  gemeentearchief  te  verhuizen  naar  de   Harnaschpolder.  Om  de  exploitatie  van  deze  voorziening  een  gezonde  basis  te  geven,  zijn   samenwerkingspartners  meer  dan  welkom.  De  depotcapaciteit  in  de  Harnaschpolder  is  toereikend  om  de   archieven  van  Delfland  te  kunnen  bergen,  maar  de  onmiddellijke  overkomst  van  Delfland  betekent  wel  dat  het   nieuwe  depot  direct  zo  goed  als  vol  is.  Bijbouwen  in  een  later  stadium  is  duurder  dan  nu  al  besluiten  tot  de  

 

24  

bouw  van  extra  depotruimte.  Zowel  Delfland  als  Delft  zijn  daarom  gebaat  bij  snelle  besluitvorming  op  dit  punt.   Samenwerking  zonder  gedeelde  bewaarplaats  is  voor  Delft  echter  veel  minder  interessant.  De   gemeentearchivaris  heeft  al  aangegeven  daar  niet  veel  voor  te  voelen.  Nu  gaandeweg  dit  onderzoek  gebleken   is  dat  de  bewaarplaats  van  Delfland  nog  steeds  aan  de  eisen  voldoet,  heeft  Delfland  echter  niet  zo  veel  meer   te  winnen  bij  de  verhuizing  van  de  archieven  en  collecties.  Zo  beschouwd  is  het  de  vraag  of  Delfland  en   Erfgoed  Delft  e.o.  het  eens  kunnen  worden  over  samenwerking.   Of  samenwerking  zonder  verhuizing  van  de  archieven  en  collecties  voor  de  andere  mogelijke  partners   bespreekbaar  is,  is  niet  onderzocht  omdat  dat  buiten  de  reikwijdte  van  de  oorspronkelijke  opdracht  viel.  Van   Rotterdam  is  bekend  dat  zij  tot  veel  verschillende  vormen  van  samenwerking  bereid  zijn.  Het  Stadsarchief   verhuurt  regelmatig  depotruimte  aan  andere  overheden,  heeft  dienstverleningsovereenkomsten  met   omringende  gemeenten  en  detacheerden  recent  een  van  de  medewerkers  als  archiefinspecteur  bij  Erfgoed   Delft  e.o.  Het  Haags  Gemeentearchief  werkt  tot  dusver  uitsluitend  voor  de  gemeente  Den  Haag,  maar  is   momenteel  wel  in  gesprek  met  omringende  gemeenten  en  staat  open  voor  samenwerking  in  de  regio.     investeren  in  elkaar   Samenwerken,  met  wie  en  op  welk  gebied  dan  ook,  gaat  nooit  vanzelf.  Het  is  van  belang  daar  van  beide   kanten  veel  in  te  investeren  en  heldere  afspraken  over  te  maken.  De  geplande  nieuwbouw  en  verhuizing  van   het  gemeentearchief  Delft  is  in  die  zin  zowel  kans  als  risico.  Het  risico  is,  dat  de  voorbereiding  van  de  bouw  en   verhuizing  alle  aandacht  van  het  gemeentearchief  opslokt.  Als  Delft  zijn  partners  in  de  archiefsamenwerking   echter  op  een  goede  manier  betrekt  bij  de  planvorming  en  de  voorbereidingen,  kan  het  echter  ook  een  goede   start  van  een  constructieve  samenwerking  zijn  en  kan  er  bij  alle  betrokkenen  een  gevoel  van  eigenaarschap   ten  aanzien  van  het  samenwerkingsverband  ontstaan.   Voor  Rotterdam  en  Den  Haag  geldt,  dat  ze  niet  zoveel  te  winnen  hebben  bij  een  samenwerking  met  Delfland.   Het  kan  financieel  interessant  zijn  en  (daardoor)  bijdragen  aan  de  stevigheid  en  professionaliteit  van  de   archiefinstellingen  in  kwestie,  maar  verder  is  het  vooral  Delfland  die  hier  belang  bij  heeft.  Dat  is  geen  optimaal   uitgangspunt  voor  een  stevige  samenwerking.   In  de  eventuele  samenwerking  met  de  andere  hoogheemraadschappen  ligt  dat  anders.  Die  hebben,  vanuit  het   gemeenschappelijke  zaaksysteem,  een  gezamenlijk  belang  om  dit  systeem  en  het  beheer  ervan  goed  in  te   richten  en  de  daarvoor  beschikbare  mankracht  en  kennis  zo  effectief  en  efficiënt  mogelijk  in  te  zetten.    

3.3  Randvoorwaarden  

Uit  de  gesprekken  met  betrokkenen  binnen  Delfland  komen  de  volgende  randvoorwaarden  naar  voren   waaraan  een  eventuele  archiefsamenwerking  tussen  het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  en  een   (gemeentelijke)  partner  zal  moeten  voldoen:     • het  hoogheemraadschap  blijft  zorgdrager  en  hevelt  dus  geen  bestuurlijke  verantwoordelijkheden  over   naar  een  verlengd  lokaal  bestuur  (gemeenschappelijke  regeling);   • het  verband  tussen  het  oud  archief  en  de  hedendaagse  informatiehuishouding  is  geborgd;   • er  zijn  duidelijke  afspraken  en  randvoorwaarden  met  betrekking  tot  overbrenging  van  archieven;   • de  ondersteuning  van  team  DIV  aan  OAB  t.a.v.  digitalisering  wordt  op  verantwoorde  wijze  afgebouwd   en/of  overgedragen;   • de  samenwerking  brengt  geen  extra  bestuurlijke  drukte  met  zich  mee;   • de  samenwerking  draagt  bij  aan  de  continuïteit,  de  toekomstbestendigheid  en  de  robuustheid  van  de   archieffunctie  van  het  hoogheemraadschap  (‘kritische  massa’  zoals  de  dijkgraaf  en  de  secretaris  directeur   het  verwoordden);   • de  samenwerking  schept  mogelijkheden  voor  aansluiting  op  termijn  van  het  hoogheemraadschap  op  een   e-­‐depotvoorziening  die  aan  de  wettelijke  eisen  en  aan  de  behoeften  van  het  hoogheemraadschap  voldoet;   • de  archieven  en  collecties  van  het  hoogheemraadschap  zijn  zichtbaar  en  herkenbaar  te  midden  van  het   grotere  geheel  van  de  archieven  en  collecties  van  het  samenwerkingsverband;  

 

25  

• het  serviceniveau  is  geborgd:  fysieke  raadpleging  van  stukken  is  op  werkdagen  van  8.30  tot  16.00  uur  op   afspraak  mogelijk,  inventarissen  en  gedigitaliseerde  archiefbescheiden  zijn  online  toegankelijk,  huidige   responstijden  blijven  gehandhaafd  en  indien  de  staat  en  de  omvang  van  de  benodigde  stukken  het   toelaten,  worden  ze  op  verzoek  van  een  aanvrager  gescand  en  digitaal  beschikbaar  gesteld.  

  3.4  Samenwerkingsmogelijkheden  Erfgoed  Delft  e.o.   Uit  paragraaf  3.1  blijkt  dat  het  hoogheemraadschap  van  Delfland  inderdaad  wat  te  winnen  heeft  bij   archiefsamenwerking  om  zwaktes  te  versterken  en  kansen  te  kunnen  pakken.  De  opdracht  die  aan  dit  rapport   ten  grondslag  ligt,  beperkt  zich  tot  het  beschrijven  van  de  mogelijkheden  en  de  vormgeving  van   samenwerking  met  de  gemeente  Delft.  Dat  is  met  name  waar  het  gaat  om  de  vormgeving  van  een  eigentijdse   publieksfunctie  een  redelijk  voor  de  hand  liggende  keuze.  Uit  de  probleemanalyse  in  dit  rapport  komt  echter   duidelijk  naar  voren  dat  de  duurzame  bewaring  en  toegankelijkheid  van  digitale  informatie  bij  het   hoogheemraadschap  niet  goed  geborgd  is.  De  keuze  voor  Delft  als  samenwerkingspartner  biedt  weliswaar   kansen  om  ook  op  dat  punt  verbeteringen  te  realiseren,  maar  is  daarvoor  wellicht  niet  de  beste  en  zeker  niet   de  enige  optie.       Dat  gezegd  zijnde,  worden  in  deze  paragraaf  conform  de  opdracht  alleen  de  mogelijkheden  voor  de   samenwerking  met  Delft  nader  uitgewerkt.     Korte  termijn  (2013-­‐2016)   Samenwerking  met  Erfgoed  Delft  e.o.  kan  op  elk  gewenst  moment  starten,  maar  de  mogelijkheden  op  korte   termijn  zijn  beperkter  dan  de  mogelijkheden  op  lange  termijn.  Van  verhuizing  van  de  archieven  en  collecties   van  Delfland  kan,  nog  los  van  de  vraag  of  dat  nog  wel  gewenst  is,  op  korte  termijn  nog  geen  sprake  zijn.  Delft   heeft  immers  een  bewaarplaats  die  vol  is  en  niet  aan  de  wettelijke  eisen  voldoet.  Ook  het  inkopen  van   publieksdienstverlening  lijkt  op  korte  termijn  geen  optie,  omdat  de  huidige  studiezaal  van  het   gemeentearchief  nu  al  te  krap  is  en  hiermee  bovendien  in  de  huidige  situatie  weinig  mee  te  winnen  lijkt  qua   tijd  en  kwaliteit.  Het  bezoekersaantal  is  immers  klein  en  de  medewerkers  van  het  gemeentearchief  weten  nog   niets  van  de  inhoud  van  de  archieven  van  Delfland.  Het  lijkt  daarom  raadzaam  om  toe  te  werken  naar  een   gefaseerde  besluitvorming  over  inhoud  en  vorm  van  samenwerking  met  Erfgoed  Delft  e.o.     De  stappen  die  daartoe  op  korte  termijn  gezet  kunnen  worden  zijn:  het  laten  uitvoeren  van  een  nulmeting,  het   afsluiten  van  een  (beperkte)  dienstverleningsovereenkomst  en  het  afsluiten  van  een  intentieovereenkomst   met  het  oog  op  de  langere  termijn.     I.  Nulmeting       Inhoud  

Vorm  

Financiële  gevolgen   Personele  gevolgen  

Nulmeting  laten  uitvoeren  van  de  staat  van  de  informatiehuishouding  aan  de  hand   van  de  Key  Performance  Indicators  (KPI’s)  die  de  VNG  voor  archiefbeheer  heeft   opgesteld  en  aan  de  hand  van  het  Referentiekader  Opbouw  Digitaal   Informatiebeheer  (RODIN)   Eenmalige  opdracht,  nader  te  bepalen  aan  wie  (commerciële  partij,  eigen  mensen,   al  dan  niet  in  samenspraak  met  provincie  Z-­‐H,  gemeentearchivaris  Delft  of   waterschapsarchivaris  van  het  Hoogheemraadschap  van  Rijnland  en  van  Schieland   en  de  Krimpenerwaard)   Eventueel  inhuur   Geen  

 

 

26  

II.  Dienstverleningsovereenkomst  afsluiten  met  Erfgoed  Delft  e.o.  (gemeentearchief  Delft)     Inhoud   Vorm   Financiële  gevolgen  

• toezicht  (hoeveelheid  uren  te  bepalen  op  basis  van  nulmeting)   • advisering  t.a.v.  verbeteren  online  publiekspresentatie  OAB   DVO   Nader  te  bepalen;  een  grove  inschatting  van  de  GA  Delft  o.b.v.  de  omvang  van  de   organisatie  en  het  takenpakket  is,  dat  het  toezicht  voor  het  hoogheemraadschap   0,36  fte  vergt,  schaal  10,  dat  is  circa  26.000  euro  per  jaar.   Geen  

Personele  gevolgen     III.  Intentieverklaring  opstellen  voor  verdergaande  samenwerking  op  termijn     Inhoud  

Vorm   Financiële  gevolgen   Personele  gevolgen  

Mede  afhankelijk  van  de  uitkomsten  van  de  stappen  I  en  II  leggen  Delfland  en   Erfgoed  Delft  e.o.  vast  wat  de  reikwijdte  van  hun  samenwerking  wordt,  wanneer  die   ten  volle  gerealiseerd  is  en  welke  stappen  genomen  moeten  worden  op  weg  daar   naar  toe.  Die  stappen  kunnen  resulteren  in  een  geleidelijke  uitbreiding  van  de  DVO   in  de  periode  2013-­‐2016.  Aandachtspunten  daarbij  zijn:   • de  benoeming  van  de  gemeentearchivaris  van  Delft  tot  waterschapsarchivaris     • het  al  dan  niet  over  gaan  van  de  archieven  en  collecties  van  Delfland  naar  de   nieuwbouw  van  GA  Delft;   • de  pensionering  van  2  medewerkers  (1,5  fte)  in  resp.  2015  en  2016;   • de  digitale  publiekspresentatie  van  de  archieven  en  collecties  van  Delfland;   • de  noodzakelijke  voorbereidingen  ten  behoeve  van  aansluiting  op  een  e-­‐ Depotvoorziening  in  de  toekomst  ;   • de  taken,  positionering  en  rechtspositie  van  de  OAB-­‐medewerkers.   Intentieverklaring   n.v.t.   Als  waterschapsarchivaris  wordt  benoemd,  is  deze  verantwoordelijk  voor  de   uitvoering  van  de  beheertaken  en  daarmee  tot  op  zekere  hoogte  ook  voor  de   aansturing  en  werkplanning  van  de  medewerkers.    

  Middellange  termijn  (2016-­‐2025)     Hoe  de  samenwerking  er  op  middellange  termijn  uit  zal  zien,  is  afhankelijk  van  de  keuzes  die  in  de   intentieverklaring  worden  gemaakt.  De  meest  bepalende  keuze  is  die  voor  het  al  dan  niet  in  het   Gemeenlandshuis  handhaven  van  de  eigen  bewaarplaats.  Als  de  archieven  en  collecties  van  Delfland   meeverhuizen  met  GA  Delft,  is  er  als  vanzelf  sprake  van  een  verdergaande  vorm  van  samenwerking.       Inhoud  bij   • toezicht     handhaving  eigen   • beheer  (alleen  als  waterschapsarchivaris  is  benoemd,  anders  blijft  de  secretaris-­‐   bewaarplaats   directeur  hiervoor  verantwoordelijk)   • online  publiekspresentatie  en  dienstverlening  (publiek  kan  online  stukken   Delfland  reserveren  voor  inzage  bij  zowel  GA  Delft  als  bij  Delfland)   Extra  inhoud  bij   • opslag   verhuizing  archieven   • uitvoering  beheertaken   en  collecties     • nader  toegankelijk  maken  van  veel  geraadpleegde  archieven     • studiezaaldienstverlening   Vorm  bij  handhaving   DVO   eigen  bewaarplaats   Vorm  bij  verhuizing   Hoewel  het  vermijden  van  bestuurlijke  drukte  een  randvoorwaarde  is  voor  de   archieven  en   samenwerking,  is  het  in  geval  van  het  meest  vergaande  samenwerkingsscenario   collecties   een  overweging  waard  om  te  besluiten  tot  deelname  in  een  gemeenschappelijke  

 

27  

Financiële  gevolgen   bij  handhaving  eigen   bewaarplaats   Financiële  gevolgen   bij  verhuizing  

Personele  gevolgen   bij  handhaving  eigen   bewaarplaats  

Personele  gevolgen   bij  verhuizing   Opmerkingen  

regeling  met  de  gemeente  Delft  en  mogelijk  andere  partners.  Voordeel  van  een  GR   boven  een  DVO  is  dat  het  bestuur  van  Delfland  dan  medezeggenschap  heeft  over   begroting  en  beleid  en  daardoor  beter  gestalte  kan  geven  aan  de  eigen   verantwoordelijkheid  voor  het  erfgoed  waaraan  Delfland  zoveel  waarde  hecht.   Nader  te  bepalen,  alleen  kosten  voor  ureninzet  GA  Delft  

Voor  opslag  en  beheer  gaat  GA  Delft  vooralsnog  uit  van  een  vaste  prijs  van  100  euro   per  meter  per  jaar  voor  overgebrachte  archieven.  Voor  Delfland  komt  dit  neer  op   160.000  euro.  Of  deze  prijs  ook  na  de  verhuizing  naar  de  Harnaschpolder   gehandhaafd  kan  blijven,  is  op  dit  moment  nog  niet  te  zeggen.  Wellicht  zal  de   gemeente  Delft  zich  met  het  oog  op  een  gezonde  exploitatie  van  de  nieuwbouw   t.z.t.  genoodzaakt  zien  de  prijs  te  verhogen.  Overigens  is  elke  prijsstelling  de   uitkomst  van  onderhandelingen.  Van  een  bijdrage  in  de  bouwkosten  van  het  nieuwe   gemeentearchief  zal  in  geval  van  een  DVO  geen  sprake  zijn.  Als  Delfland  zou   besluiten  om  volwaardig  partner  in  de  gemeenschappelijke  regeling  te  worden,  ligt   dat  mogelijk  anders.  Daarover  heeft  het  gemeentearchief  Delft  in  dit  stadium  nog   geen  uitspraken  kunnen  en  willen  doen.   Voor  studiezaaldienstverlening  rekent  Delft  voor  gemeenten  met  een  omslag  van   o,55  euro  per  inwoner  per  jaar.  Voor  het  HHD  zou  die  omslag  .i.p.v.  per  inwoner  per   ha.  gerekend  kunnen  worden,  aldus  GA  Delft.  Uitgaande  van  41.000  ha.  komt  dat   neer  op  circa  22.500  euro  per  jaar.  Daarbij  komt  dan  nog  het  toezicht,  zie  boven:  ca.   26.000  euro.     Totale  kosten  voor  dit  basispakket  dus  circa  210.000  euro.  Digitalisering,   presentatietaken,  conservering  etc.  worden  niet  tot  dit  basispakket  gerekend.   Prijs  is  uiteraard  in  absolute  termen  hoger  dan  die  voor  een  beperkte  DVO.  Relatief   zal  deze  optie  gunstiger  kunnen  uitvallen  omdat  de  onderhandelingspositie  van   Delfland  beter  is.  Delft  heeft  immers  veel  belang  bij  een  gezonde  exploitatie  van  de   nieuwbouw.     Ook  al  stoot  Delfland  de  bewaarplaats  af,  de  vierkante  meters  in  het   Gemeenlandshuis  moeten  nog  steeds  betaald  worden.  Voordeel  kan  wel  zijn  dat  de   ruimte  die  vrij  komt  gebruikt  kan  worden  voor  andere  doeleinden.  Ook  de   personeelskosten  lopen  door.  In  die  zin  levert  verregaande  samenwerking  en   uitbesteding  van  een  groot  deel  van  het  takenpakket  geen  geldelijk  voordeel  op.     Het  werk  aan  de  basistoegankelijkheid  is  in  2016  afgerond.  De  taken  van  OAB   worden  daardoor  aanzienlijk  kleiner.  OAB  zal  de  aangevraagde  stukken  voor  extern   gebruik  blijven  ophalen,  interne  bezoekers  blijven  bedienen  en  eventueel  GA  Delft   ondersteunen  bij  het  beantwoorden  van  inhoudelijke  vragen.  Het  is  zaak  uren  te   reserveren  worden  voor  kennisoverdracht  en  het  vervaardigen  van  hulpmiddelen/   nadere  toegangen  om  het  gebruik  van  de  archieven  te  vergemakkelijken  en  de   gevolgen  van  de  braindrain  te  verkleinen.  Voor  de  resterende  uren  moet  een  keuze   worden  gemaakt  of  deze  ingezet  worden  voor  Team  DIV  of  voor  GA  Delft.  In  het   laatste  geval  ligt  gedeeltelijke  detachering  voor  de  hand.  Daarover  kunnen  binnen   de  DVO  afspraken  worden  gemaakt.   Als  alle  archieven  en  collecties  verhuizen,  ligt  het  voor  de  hand  de  medewerkers  ook   over  te  laten  gaan.  In  welke  vorm  (detachering  naar  of  indiensttreding  bij  GA  Delft)   valt  nader  te  bezien.  De  medewerkers  hebben  uiteraard  hun  rechtspositie.     Handhaving  van  een  fysieke  publiekspresentatie  in  de  binnenstad  (expositieruimte   en  historisch  informatiepunt)  is  een  wens  van  Erfgoed  Delft  e.o.  en  ook  van   Delfland.  Ook  op  dit  punt  kan  samenwerking  lonend  zijn.  

  Lange  termijn  (2025  en  verder)   In  2025  zijn  alle  huidige  medewerkers  van  OAB  met  pensioen.  Daardoor  ontstaat  weer  een  nieuwe  situatie  die   noopt  tot  heroverweging  en/of  aanpassing  van  de  samenwerkingsafspraken  tussen  Hoogheemraadschap  van   Delfland  en  de  gemeente  Delft,  met  name  op  het  punt  van  de  (verdeling  van)  personele  inzet.      

28  

Als  Delfland  in  2025  de  eigen  bewaarplaats  nog  in  gebruik  heeft  en  nog  steeds  wenst  te  houden,  zal   overwogen  moeten  worden  (een)  medewerker(s)  van  GA  Delft  te  stationeren  in  het  Gemeenlandshuis.  Of   samenwerking  op  die  termijn  en  onder  dergelijke  condities  voor  beide  partijen  lonend  is,    is  nog  te   onvoorspelbaar  om  er  een  beschrijving  van  te  kunnen  geven.        

 

29  

 

 

 

30  

4.  Conclusies,  aanbevelingen  en  aandachtspunten     4.1  Conclusies  en  aanbevelingen  

a. De  archieven  en  collecties  van  Oud  Archief  en  Bibliotheek  van  het  Hoogheemraadschap  van  Delfland   verkeren  over  het  algemeen  in  goede,  geordende  en  toegankelijke  staat.       b. De  presentatie  van  de  archieven  en  collecties  behoeft  verbetering,  zowel  off-­‐  als  online.  Ook  is  het   wenselijk  de  zelfredzaamheid  van  archiefgebruikers  te  vergroten  door  meer  informatie  beschikbaar  te   stellen  over  de  geschiedenis  van  de  archiefvorming  en  de  manier  waarop  de  archieven  zijn  gestructureerd   en  door  meer  nadere  toegangen  te  maken  (bijvoorbeeld  indexen  op  persoons-­‐  en  geografische  namen).     c. De  hedendaagse  (digitale)  informatiehuishouding  is  technisch  goed  geëquipeerd.  Adequate  voorzieningen   voor  duurzame  betrouwbaarheid  en  toegankelijkheid  van  de  archieven  (samen  te  betitelen  als  e-­‐Depot)   moeten  nog  worden  opgebouwd.  Met  name  organisatorisch,  personeel  en  procedureel  vergt  dit  veel   aanpassingen  en  verbeteringen.       d. Team  DIV  moet  in  staat  gesteld  worden  om  verantwoordelijkheid  te  dragen  voor  de  compliance  van  de   informatiehuishouding  van  het  hoogheemraadschap.  Dat  vergt  een  gelijkwaardige  relatie  met  IGIS  en  ICT   Services,  aanpassing  van  de  Archiefverordening  en  het  Besluit  Informatiebeheer  en  scholing  van  de   medewerkers  in  met  name  informatiemanagement,  advies-­‐  en  communicatievaardigheden  en   kwaliteitszorg.  Het  gebrek  aan  eenheid  in  Team  DIV  vergt  managementaandacht,  coaching  en  stevige   sturing.     e. De  wettelijk  voorgeschreven  taak  van  toezicht  op  het  beheer  is  bij  Delfland  niet  goed  belegd.  Dat  is   zorgelijk  omdat  de  kwaliteit  van  de  informatiehuishouding  juist  in  deze  tijden  van  verregaande  en   ingrijpende  digitalisering  goed  geborgd  moet  zijn.  De  Archiefverordening  van  Delfland  belegt  het  toezicht   bij  de  secretaris-­‐directeur  (feitelijke  uitvoering  bij  team  DIV/OAB),  maar  dit  strookt  niet  met  de  Archiefwet.       f. Kostentechnisch  is  verregaande  samenwerking  met  Erfgoed  Delft  e.o.  voor  Delfland  niet  bijster   interessant.  In  de  huidige  situatie  kost  OAB  (huisvesting,  personeel,  ICT)  ca.  218.000  euro  op  jaarbasis,  dat   is  ca.  140  euro  per  meter  archief  per  jaar  (zie  daarvoor  paragraaf  2.6).  Uitbesteding  van  opslag,  beheer,   dienstverlening  en  toezicht  aan  Erfgoed  Delft  e.o.  zal  naar  schatting  210.000  euro  per  jaar  kosten,  d.w.z.   per  meter  per  jaar  ca.  135  euro  (100  euro  beheer  en  opslag,  35  euro  toezicht  en  dienstverlening,  zie   daarvoor  paragraaf  3.3).     De  kosten  in  de  huidige  situatie  bestaan  echter  voornamelijk  uit  personeelskosten  (ca.  200.000  euro)  en   huisvestingskosten  (ca.  89.000  euro).  Deze  kosten  zullen,  ook  bij  uitbesteding,  grotendeels  blijven  drukken   op  het  hoogheemraadschap.    Zo  beschouwd  zal  Delfland  bij  uitbesteding  per  saldo  meer  kwijt  zijn  dan  in   de  huidige  situatie.  In  de  periode  tot  2025  zullen  de  personeelskosten  door  natuurlijk  verloop  wel  gestaag   afnemen.       g. Erfgoed  Delft  e.o.  is  niet  de  meest  geschikte  partner  om  Delfland  te  helpen  zijn  informatiehuishouding   toekomstbestendiger  in  te  richten.  Andere  overheden,  zoals  de  gemeente  Rotterdam,  zijn  op  dit  gebied   veel  verder  en  sterker.  De  collega-­‐hoogheemraadschappen  zijn  net  zo  zoekend  en  lerend  als  Delfland  en   Delft.  Omdat  Delfland  qua  taken  en  organisatie  veel  overeenkomsten  heeft  met  Rijnland  en  Schieland  en   de  Krimpenerwaard  en  bovendien  een  zaaksysteem  deelt  met  deze  organisaties,  kan  samen  werken  en   samen  leren  op  het  gebied  van  de  informatiehuishouding  deze  organisaties  naar  verwachting  veel   meerwaarde  opleveren.      

 

31  

h. Erfgoed  Delft  e.o.  is  wel  de  meest  geschikte  partner  om  Delfland  te  helpen  met  het  verbeteren  van  de   presentatie  en  de  publieksgerichtheid.  Daarbij  kan  gedacht  worden  aan  het  samen  realiseren  van  een   historisch  informatiepunt  en/of  expositieruimte  in  de  binnenstad.  Dat  komt  tegemoet  aan  de  wens  van  het   bestuur  van  Delfland  om  het  erfgoed  van  de  organisatie  beter  voor  het  voetlicht  te  brengen  en  biedt  het   gemeentearchief  van  Delft  de  kans  om  ook  na  de  verhuizing  naar  de  Harnaschpolder  zichtbaar  te  blijven  in   de  stad.  Juist  door  die  verhuizing  van  het  gemeentearchief  naar  een  locatie  die  minder  representatief  en   minder  goed  bereikbaar  is,  ligt  verdergaande  samenwerking  op  het  gebied  van  opslag  en  beheer  van  de   collecties  en  studiezaalvoorzieningen  niet  voor  de  hand.     i. Een  combinatie  van  een  samenwerkingsverband  met  de  collega-­‐hoogheemraadschappen  enerzijds  (voor   de  digitale  informatiehuishouding  en  de  duurzame  betrouwbaarheid  en  toegankelijkheid  daarvan)  en   Erfgoed  Delft  e.0.  anderzijds  (v00r  presentatie  en  publieksgerichtheid)  komt  het  beste  tegemoet  aan  de   behoeften  van  het  hoogheemraadschap  van  Delfland.       j. Nader  onderzoek  is  nodig  om;   • vast  te  stellen  of  en  hoe  verdergaande  samenwerking  met  Rijnland  en  Schieland  en  de   Krimpenerwaard  gestalte  kan  krijgen;   • vast  te  stellen  of  en  hoe  samenwerking  met  Erfgoed  Delft  e.o.  op  het  gebied  van  presentatie  en  de   publieksgerichtheid  gestalte  kan  krijgen;   • te  bezien  hoe  het  beste  kan  worden  voorzien  in  (de  toezichtsfunctie  van)  de  waterschapsarchivaris;   • (gedetailleerder)  inzicht  te  krijgen  in  de  financiële  consequenties  van  de  verschillende  opties.      

4.2    Aandachtspunten     Uit  het  onderzoek  ter  voorbereiding  op  dit  rapport  kwamen  veel  aandachtspunten  naar  voren  die  bij  de  nadere   uitwerking  van  tempo,  vorm  en  inhoud  van  de  samenwerking  in  ogenschouw  genomen  moeten  worden.  Niet   al  deze  punten  zijn  in  het  voorafgaande  aan  bod  gekomen.  De  nog  niet  genoemde  aandachtspunten  worden   hieronder  kort  en  in  willekeurige  volgorde  aangestipt.     a. Wie  is  samenwerkingspartner?  Als  Delfland  daadwerkelijk  wil  gaan  samenwerken  met  Erfgoed  Delft  e.o.,  is   de  positie  van  deze  organisatie  van  belang.  Zoals  in  paragraaf  1.5  is  aangegeven,  is  de  toekomst  van  deze   organisatie  ongewis.  Verzelfstandiging  is  een  optie.  Of  het  gemeentearchief  Delft  aangesloten  blijft  bij   Erfgoed  Delft  e.o.  is  niet  zeker.  Helderheid  in  deze  is  voor  Delfland  van  groot  belang  alvorens  er  besluiten   genomen  worden  over  de  middellange  termijn.  Als  Delfland  besluit  om  de  gemeentearchivaris  van  Delft  te   benoemen  als  waterschapsarchivaris,  staat  vast  dat  voor  dat  stuk  de  gemeente  Delft  de   samenwerkingspartner  is.  Conform  de  Archiefwet  blijft  de  gemeentearchivaris  namelijk  ongeacht  de   toekomstige  positie  van  het  gemeentearchief  Delft  in  Erfgoed  Delft  e.o.  in  dienst  van  de  gemeente  Delft.     b. Relatie  met  overige  (keten)partners.  Het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  participeert  in  diverse   samenwerkingsverbanden,  waaronder  gemeenschappelijke  regelingen  op  het  gebied  van   belastingsamenwerking,  afvalverwerking  en  grondwateronttrekking.  Of  en  zo  ja  wat  voor  consequenties   archiefsamenwerking  met  andere  overheden  heeft,  kan  hebben  of  moet  hebben  voor  deze  overige   samenwerkingsrelaties,  moet  tijdig  worden  uitgezocht.     c. De  Archiefverordening  Delfland  2011  en  de  Regeling  Informatiebeheer  Delfland  2011.  Deze  zullen  naar   aanleiding  van  het  aangaan  van  samenwerking  moeten  worden  aangepast.      

 

32  

  d. Kunst-­‐  en  antiekcollectie.  Tot  de  archieven  en  collecties  van  Delfland  behoren  ook  kunst-­‐  en  antieke   voorwerpen  die  verbonden  zijn  met  de  rijke  geschiedenis  van  het  hoogheemraadschap.  Deze  vallen  nu   onder  verantwoordelijkheid  van  OAB.  Als  (een  deel  van)  de  taak  van  OAB  bij  een  samenwerkingspartner   belegd  wordt,  moet  nadrukkelijk  bekeken  worden  wat  de  consequenties  daarvan  zijn  voor  dit  deel  van  de   collectie.    

 

 

33  

 

 

 

34  

Bijlage  1.  Gesprekspartners       H.  van  Adrichem,  financieel  medewerker   B.  Blom,  gemeentearchivaris,  gemeente  Delft   T.  Choté,  ondersteunend  medewerker  registratuur   P.  Diebels,  interbestuurlijk  toezichthouder,  provincie  Zuid-­‐Holland   G.J.  Geels,  beleidsadviseur  regulering  en  planvorming   M.  van  Haersma  Buma,  dijkgraaf   E.  Hendrik,  medewerker  registratuur   J.  Hunck,  medewerker  registratuur   A.  Jadoenath,  senior  medewerker  registratuur   G.J.  Klapwijk,  senior  medewerker  oud  archief  en  bibliotheek   C.  Koppers,  medewerker  registratuur   C.  Lourens,  sectorhoofd  middelen   M.  van  Luijk,  senior  vastgoedadviseur   A.  van  Meurs,  functioneel  beheerder  DMS   M.  Siepman,  medewerker  registratuur   A.  Slingerland,  senior  adviseur  economische  en  financiële  zaken   J.  van  Tuyl,  medewerker  oud  archief  en  bibliotheek   K.  van  Vugt,  teamleider  DIV   M.  Warmerdam,  juridisch  adviseur   P.  van  den  Wijngaart,  secretaris-­‐directeur     C.  de  Wilt,  medewerker  oud  archief  en  bibliotheek    

 

 

35  

 

 

 

36  

Bijlage  2.  Geraadpleegde  bronnen     − Aanvullend  beleidskader  interbestuurlijk  archieftoezicht  (IPO,  mei  2012)   − Archiefbeheer  in  de  praktijk  (losbladige  uitgave  Kluwer)   − Archiefverordening  Delfland  2011   − Archiefwet  1995,  Stb.  1995/276,  en  recente  wijzigingen,  Stb.  2012/233  en  Stb.  2012/243   − Archiefbesluit  1995,  en  recente  wijziging,  Stb.  2012/244   − Archiefregeling,  Stcrt.  2010/70  en  2010/17967   − Archiefvisie,  minister  van  OCW,  30  juni  2011,  TK  26643/187   − Bedrijfsplan  Archief  Delft  2011-­‐2015  (Delft,  juli  2011)   − Bedrijfsplan  Erfgoed  Delft  en  omstreken  2012-­‐2015  (juli  2012)   − e-­‐Depot.  Duurzame  digitale  toegang  tot  overheidsinformatie,  rapport  Archiefcoalitie  Digitale   Duurzaamheid,  (mei  2010)   − ED3:  Eisen  duurzaam  digitaal  depot,  LOPAI,  herziene  versie  december  2012,   http://www.lopai.nl/pdf/ED3_v1.pdf   − Interbestuurlijk  convenant  2013-­‐2017  bij  Archiefvisie  2011,  december  2012   − Kwaliteitsmonitor  Dienstverlening  Archieven  2007,  2009,  2011,  www.archiefbrain.nl   − Ledenbrief  VNG  Lbr12/099,  dd.  12/11/2012   − Ontwikkeling  Cultureel  Erfgoed  Delfland  (notitie  voor  College  van  Dijkgraaf  en  Hoogheemraden,  11   december  2012,  zaaknr.  26086)   − Programmaplan  Organisatie  2012:  Delfland  durft  en  doet  (oktober  2011)   − Referentiekader  Opbouw  Digitaal  Informatiebeheer  (2010),   www.lopai.nl/pdf/Brochure_RODIN_dubbelzijdig.pdf   − Regeling  Informatiebeheer  Hoogheemraadschap  van  Delfland  2011     − Rekennorm  formatie  (gemeentelijke)  archiefinspecties,  www.lopai.nl/nieuws.nieuwsbericht20100409.php   − Strategisch  Informatieplan  Hoogheemraadschap  van  Delfland  2010-­‐2015:  visie  en  strategie  voor  de   ontwikkeling  van  de  informatievoorziening  (december  2009)   − Verkenning  tot  samenwerking  van  gemeente  Delft  en  het  Hoogheemraadschap  van  Delfland  op  het   gebied  van  archiefbeheer  (Gemeente  Delft,  Bennie  Blom,  juli  2012)   − Wet  Revitalisering  generiek  toezicht,  Stb.  2012/233    

 

 

37