OTTO WIJNEN HELP! IK MOET SPREKEN

Sprankelend presenteren in 7 stappen

OTTO WIJNEN

HELP! IK MOET SPREKEN Basisgids

inhouds opgave

Help! ik moet spreken Sprankelend presenteren in 7 stappen

Voorwoord door bart van den Belt

5

Stap 04: Repeteren

46

Echtheid, emotie en energie!

6

4.1 Eerste repetitie

49

4.2 Tweede repetitie

51

Stap 01: Waarom, wat en voor wie?! 10

4.3 Derde repetitie

54

1.1 Basisgegevens

13

Stap 05: Uiterlijk

56

1.2 Stem en techniek

16

5.1 Wat trek je aan?

59

1.3 Presenteerwijze

18

5.2 Laatste keer doornemen

61

Stap 02: zeg het met Inhoud

20

5.3 Avond en nacht

61

2.1 Kernboodschap

23

Stap 06: Check-check-dubbelcheck

62

2.2 Structuur

24

6.1 Checklist voor vertrek

65

2.3 Schrijven

33

6.2 Energieke uitstraling

68

Stap 03: Geluid en beeld

36

Stap 07: De vloer op en daarna

70

3.1 Geluid

39

7.1 Echtheid, emotie en energie

73

3.2 Beeld

39

7.2 Feedback

74

3.3 Video

45

7.3 Evaluatiewiel

76

‘bloemetjeswijn’

81

Bijlage 1: Formulier basisgegevens

84

Bijlage 2: Spreekangst

88

Bijlage 3: Video in de presentatie

90

Bijlage 4: Bromgeluid

92

Bijlage 5: Checklist

93

3

‘Yes, ik mag spreken!’


voorwoord Otto is een presentatiecoach en spreker in hart en nieren. Hij noemt zichzelf ‘de kleinste energieleverancier van Nederland’ en dat is absoluut waar… Wat een energie weet hij telkens weer los te maken in de zaal. Toen Otto mij vroeg om een voorwoord te schrijven v oor dit boekje was ik vereerd. Jaren terug, tijdens de start van mijn sprekerscarrière, keek ik enorm op tegen Otto. Op het podium staan en spreken voor grote groepen mensen. Iets mooiers dan dat was er in mijn ogen niet. En Otto deed dat wekelijks. Enkele jaren geleden zijn we samen naar een training geweest van Brendon Burchard, in Amerika. Twee nuchtere Hollandse jongens vier intensieve dagen tussen honderden enthousiaste Amerikanen. Geïnspireerd door de training praatten we toen over onze dromen en doelen. ‘Een boek schrijven’. Dat wilden we allebei. En nu mag ik het voorwoord van zijn boek schrijven. Het leven kan wonderlijk lopen. Ik zou willen dat ik dit boekje jaren eerder in handen had gehad. Dat had me een lange leerweg bespaard. Wanneer je voor het eerst voor de groep staat kan het zweet je uitbreken. Dan is het handig om een duidelijk en overzichtelijk stappenplan te hebben waarmee je zeker weet dat je de spijker op zijn kop slaat. Dit boekje is p recies dat. Maar het is meer dan een stappenplan. Ook voor iemand die beroepsmatig spreekt geeft dit boekje nieuwe ideeën, inzichten en tools om je presentatie nog professioneler te maken. Kort en krachtig, to the point en opgefrist door allerlei leuke voorbeelden. Handig om bij de hand te hebben en geweldig om cadeau te krijgen. Dankzij deze basisgids wordt de gedachte ‘Help, ik moet spreken’ langzaam maar zeker omgezet in de gedachte ‘Yes, ik mag spreken’. En dat is volgens mij exact de bedoeling. Met een glimlach, Bart van den Belt Auteur, Spreker & Businesscoach Freelancer of the Year 2014

5

Echtheid, emotie en energie


inleiding Gefeliciteerd, je mag spreken! Spreken is het leukste wat er is. Tenminste, dat vind ik. Maar ik weet dat er mensen zijn die daar héél anders over denken... Dale Carnegie schreef al in 1965 dat wij ons onderscheiden van de dieren door ons spraakvermogen. Maar zodra sommigen van ons het podium op gaan, lijken we dat vermogen opeens kwijt te zijn. Ken je dat? Je bent je enorm bewust van je lijf, angst bekruipt je, je kunt niet meer helder denken en je bent op slag je tekst vergeten. Geloof me: ik ken het. En iedereen die zegt dat hij dat niet herkent, die liegt! Dat is ook één van de redenen waarom veel mensen het voorbereiden van hun presentatie tot het laatste moment uitstellen. Hierdoor bezorgen ze zichzelf opnieuw een akelige ervaring. Hun overtuiging (“zie je wel!”) wordt bevestigd en de volgende keer stellen ze het voorbereiden nóg langer uit. Een neerwaartse spiraal, die ook om te draaien is. Het feit dat je deze gids leest, geeft al aan dat je de intentie hebt je spreekvaardigheid te verbeteren. Als je wilt, gaan we intensief met elkaar aan de slag, jij en ik. Met als resultaat een presentatie waar je tevreden over bent. Zo echt mogelijk, met oprechte emotie en met zoveel mogelijk energie als bij jou past. Zodat je waardevolle reacties gaat krijgen. Zodat jouw presentatie professioneel uitgevoerd wordt en rendement heeft. Zodat je na afloop denkt: “Hé, dat was eigenlijk best wel kicken!” Waardoor je de volgende keer met enthousiasme aan de voorbereiding begint; een opwaartse spiraal! Deze basisgids is geschreven voor iedereen die een groep gaat toespreken. Op een congres, conferentie of seminar, tijdens een hei-dag, wekelijkse vergadering of bij de algemene ledenvergadering van de voetbalvereniging. Ik gebruik in deze basisgids de mannelijke aanspreektitel, maar ik doel natuurlijk net zo goed op vrouwelijke sprekers. Op de vele congressen waar ik sinds 2005 presentaties mag geven, ben ik me gaan verbazen over het twijfelachtige niveau van veel sprekers. Hoe is het mogelijk dat het publiek het accepteert dat hun kostbare tijd door dodelijk saaie, slecht voorbereide speeches wordt verspild? Sindsdien ben ik gefascineerd door de vraag waarom de ene spreker zoveel boeiender is dan de andere.

7


Om het antwoord op die vraag te vinden lees ik alle boeken die ik kan vinden, laat ik me coachen en volg ik trainingen tot in Californië aan toe. Uit dat alles is mij duidelijk geworden dat er 3 ingrediënten zijn waardoor elk publiek gegarandeerd geboeid zal luisteren. Dit recept-voor-succes is: 1. Echtheid 2. Emotie 3. Energie Dit recept heb ik verwerkt in het MILOE-model. MILOE staat voor: • Mentale voorbereiding • Inhoudelijke voorbereiding • Lichamelijke voorbereiding • Opvoering • Evaluatie

Vanuit dit model kom ik tot de 7 stappen die de basis vormen van deze gids: 1. Basisgegevens verzamelen Mentale voorbereiding 2. Inhoud opstellen Inhoudelijke voorbereiding 3. Geluid en beeld produceren 4. Repeteren 5. Kleding uitzoeken Lichamelijke voorbereiding 6. Voorbereiding 7. Opvoeren, evalueren en opvolgen Opvoering en Evaluatie Als je de eerste 6 stappen met aandacht doorloopt, is de laatste een fluitje van een cent. Wil je snel door de stof heen, lees dan alleen de hoofdteksten. Heb je behoefte aan verdieping, dan bieden de kaders en het online materiaal extra informatie. Om je goed te concentreren is het ideaal als je je agenda leegmaakt en iedere afleiding (telefoon, social media, e-mail, etc.) beperkt. We gaan aan de slag! Otto Wijnen 8


Wat heb je nodig? • Enkele dagdelen de tijd • Post-its • Pen • Computer met internettoegang • Printer • Videocamera met statief • Spreekkaartjes

Vraag en reageer via Twitter en Facebook Zit je met een vraag? Heb je een leuke ervaring die je wilt delen? Of misschien juist een heerlijke misser? Aarzel niet en deel ze via social media onder de hashtag #spreken. Via social media plaats ik regelmatig praktische tips, relevante voorbeelden en interessante aanbiedingen. Volg me daarom op Twitter via @ottowijnen en op Facebook via https://www.facebook.com/ottowijnenspeakercoach/. Op de materiaalpagina krijg je toegang tot achtergrondinformatie en bonusmateriaal. Ik stuur je na aanmelding updates, tips en exclusieve aanbiedingen.

9

01 Stap

“ Kennis van je doelgroep is belangrijker dan kennis van je vakgebied.” - Rob Janssen -

Rob Janssen (1957) is presentatietrainer, dagvoorzitter en schrijver. Bij hem volgde ik mijn eerste presentatietraining waarbij hij de nadruk legde op de behoeftes van het publiek. Zij willen weten: “What’s in it for me?” Als je kunt aansluiten bij hun behoeftes, wordt er simpelweg veel beter naar je geluisterd.

10

Waarom, wat en voor wie? 11


“Een mens lijdt het meest…” Als scholier van 15 jaar werd ik gevraagd om te spreken op het huwelijk van mijn mentrix met mijn docent Engels. De directeur van de school was mijn eerste presentatiecoach. Hij liet me woorden overdreven uitspreken, hij leerde me stiltes te laten vallen en hij liet me van mijn papier opkijken. Ondanks zijn intensieve training was ik zenuwachtig en ik kon bijna niet slapen van de spreekangst.

7 december 1983: eerste keer dat ik sprak voor groot publiek, tijdens de bruiloft van mijn mentrix en docent Engels.

Op 7 december 1983 sprak ik voor een menigte van 500 mensen in de Heikese Kerk in Tilburg. In mijn hoofd had ik honderden dingen bedacht die fout konden gaan: stotteren, de hik krijgen, afgaan voor de hele school, klotsende oksels, flauw vallen of in mijn broek plassen. Maar alle angst vooraf was nergens voor nodig. Het ging namelijk prima. En het was eigenlijk wel kicken! Voor mij het bewijs dat de tegeltjeswijsheid van mijn vader klopt: “Een mens lijdt het meest door het lijden dat hij vreest, maar wat nooit op komt dagen”. Die directeur heeft nooit geweten dat zijn begeleiding de basis heeft gelegd voor mijn latere carrière als spreker en presentatiecoach. Met deze basisgids wens ik je toe dat jij straks met een gezonde kriebel in je buik aan jouw presentatie begint. 12


1.1 Basisgegevens Laten we beginnen met een simpele vraag: waarom geef je een presentatie? Het meest eenvoudige antwoord is: om toehoorders te overtuigen, zodat ze iets gaan kopen of instemmen met een idee of concept. Maar dat is een te algemeen uitgangspunt. Voor je begint, moet je helder hebben waarom jij de presentatie gaat geven. En ben jij eigenlijk wel de beste persoon om dit te doen? Als er iemand is die eigenlijk meer bevlogen en beter gekwalificeerd is dan jij, dan kun je overwegen om die persoon te vragen. Daar doe je jouw publiek waarschijnlijk een plezier mee. Maar je ontneemt jezelf dan wel de kans om spreekervaring op te doen.

Stel jezelf deze vragen: • Waarom houd ik deze presentatie? • Wat weet ik van mijn toehoorders? • Wat boeit mijzelf in dit onderwerp? • Welke kernboodschap wil ik overbrengen?

Heb je dit helder voor ogen? De beste en snelste manier voor een goede presentatie is om nu alle basisgegevens van je presentatie in kaart te brengen. Om je daarbij te helpen heb ik een formulier gemaakt. Dit formulier vind je op de pagina: www.helpikmoetspreken.nl/materiaal Je maakt daar eenvoudig een account aan, zodat je voortaan toegang hebt tot de beschikbare formulieren en de bonusvideo’s. Download het formulier ‘Basisgegevens’. Het formulier is ook als bijlage opgenomen achterin deze gids. Je hebt ongeveer 20 minuten nodig om het in te vullen. Op de volgende bladzijde staat een toelichting om je daarbij te helpen. Mocht je een antwoord niet direct paraat hebben, vraag het op bij de opdrachtgever of contactpersoon en laat het toesturen. Spreek daarvoor een uiterst tijdstip af en check of je het ook inderdaad ontvangen hebt.

13


“Zo’n formulier is niets voor mij” Ik kan me voorstellen dat het invullen van zo’n formulier je tegenstaat. Ik hou ook niet van droogstoppelige, saaie formulieren. Maar door nú deze gegevens boven water te krijgen, haal je meer dan de helft van alle mogelijke sprekersfouten eruit! Bovendien ben je straks een stuk minder zenuwachtig doordat je alle info op dat papiertje hebt staan. Want je weet wie je voor je hebt. Want je weet wat je te wachten staat. Want jij hebt deze presentatie voorbereid. En die voorbereiding, dat werk, dat begint hier. Ga er dus voor zitten en vul het formulier zo volledig mogelijk in.

1.1.1 Basisgegevens: Betrokkenen en financiën Hoe word je geïntroduceerd? Door wie? Is er een dagvoorzitter? Welke gage en welke reiskostenvergoeding zijn overeengekomen? Zijn de bedragen inclusief of exclusief BTW? Vraag naar e-mailadressen en stuur vooraf de benodigde informatie toe, zodat je correct geïntroduceerd wordt. Noteer namen en contactgegevens van alle personen die bij jouw presentatie betrokken zijn. Zoals:

• de organisator van het evenement • de eventverantwoordelijke • de beheerder van de locatie • de verantwoordelijke technicus van de ruimte waar je in spreekt • de dagvoorzitter

Door deze gegevens bij de hand te hebben als je op locatie bent, kun je sneller de laatste voorbereidingen treffen.

1.1.2 Basisgegevens: locatie Ben je wel eens (bijna) te laat gekomen voor je presentatie? Niets heeft meer invloed op jouw presentatie dan reisstress. Plan zoek-, parkeer- en looptijd in. Bij sommige locaties (bijvoorbeeld de Jaarbeurs in Utrecht) duurt parkeren en lopen naar de juiste zaal ruim 20 minuten! Moet je jezelf legitimeren, zoals bij een overheidsinstelling of moet je je inschrijven of inchecken? Tel 15 minuten bij je reistijd op. Door vooraf na te gaan hoe je er komt en 14


hoe laat je het beste kunt vertrekken, creëer je rust. Rust die je toehoorders terugzien in jouw presentatie. Informeer naar de setting. Als je vooraf al bekend bent met de zaal, geeft je dat zelfvertrouwen op de dag van de opvoering. Je kunt foto’s en plattegronden opvragen, ze online opzoeken of zelfs vooraf op locatiebezoek gaan. Check wie jou op de dag van het event opvangt wanneer je daar aankomt.

1.1.3 Basisgegevens: doelen Wat is het doel van jouw opdrachtgever? Waarom houd jij deze presentatie? Noteer doelstellingen zo meetbaar mogelijk. Bijvoorbeeld: “Na deze presentatie ontvang ik 10 uitnodigingen tot linken via LinkedIn.”

1.1.4 Basisgegevens: programma Zijn er nog meer sprekers en zo ja: wie? Wie spreekt er voor je en wie spreekt na je? Hoe laat spreek je? Zijn er nog andere programmaonderdelen? Is er een pauze voor of na jouw bijdrage?

1.1.5 Basisgegevens: doelgroep Als je veel weet over jouw toehoorders kun je straks je verhaal afstemmen op hun situatie, angsten, ambities en behoeftes. Bijvoorbeeld: wat is hun werk- en denkniveau? Wat is hun leeftijd? Is jouw publiek van dezelfde generatie of liggen de leeftijden enorm uiteen? Hoe is die verhouding dan? Iedere generatie heeft zijn eigen wensen, ambities, voorkeuren en taalgebruik. Door daarop af te stemmen zal je boodschap beter overkomen. Wat weten ze al? Is je onderwerp voor hen totaal nieuw of kun je aansluiten bij hun basiskennis? Dit bepaalt of je vaktaal kunt gebruiken of niet. En ook hoe snel je tot jouw einddoel kunt komen.

15


Wordt het chocolade of een Ferrari? Ondernemer en trainer Olivier Oostelbos van trainingsbureau Jelloo heeft veel mooie voorbeelden over het verbeteren van klantbeleving. Om aan te sluiten bij zijn doelgroep spreekt hij bij een vooral vrouwelijk publiek over de beleving bij een chocolatier. En bij publiek dat voornamelijk uit mannen bestaat vertelt hij het verhaal over zijn rit in een Ferrari.

1.1.6 Basisgegevens: techniek Door nu al te weten hoe de zaal is ingedeeld en wat voor type microfoon je krijgt, kom je straks niet voor verrassingen te staan. Zie je de zaalindeling liever anders? Wil je liever een headset in plaats van een handmicrofoon? Nu is het moment om dat aan te geven. Informeer naar de belichting: sta je in het donker of juist vol in de schijnwerpers waardoor je het publiek nauwelijks ziet? Ervaren sprekers die veel interactie met de zaal hebben, zullen om zaallicht vragen. Als jij dat ook wil, kun je dat nu nog eenvoudig regelen. Bij groepen groter dan 40 personen is stemversterking gewenst. Daarbij is een technicus erg plezierig om op terug te kunnen vallen. Mocht je projectiebeeld willen gebruiken, vraag dan naar de resolutie van de beamer en de gebruikte aansluiting: HDMI, VGA of DVI? Stel het formaat van jouw presentatiesoftware precies in op deze waarden om het mooiste beeld te krijgen.

1.2 Stem en techniek Als spreker vraag je nogal wat van het publiek. Je wilt hun tijd én hun aandacht om te zorgen dat ze voortaan iets laten, iets gaan doen of iets nooit meer vergeten. Daarvoor maak je gebruik van je stem. Dus heb je allereerst opgewarmde, vochtige stembanden nodig. Gelukkig wordt je stem meestal versterkt door een microfoon. Je bent het aan jouw publiek verplicht te zorgen dat ze je goed kunnen verstaan. Zorg dus dat je weet hoe het allemaal werkt. In het basisformulier heb je genoteerd welk type microfoon gebruikt wordt en wie de techniek verzorgt. Door vooraf bij die persoon instructie te vragen kom je niet voor verrassingen te staan. Ga je projecteren? Dan komt er een extra zorg bij. Reserveer tijd om de hardware (laptop, kabels, beamer, scherm) en de slideware (PowerPoint, Keynote, Prezi of andere beeldsoftware) goed te laten functioneren. Zorg dat alles soepeltjes werkt. Jouw publiek verwacht een vloeiende, goed verstaanbare presentatie; excuses voor storingen zijn onaanvaardbaar. Dan had je het maar beter moeten voorbereiden. 16


Lekker innemen Droge keel? Dan heeft water drinken gek genoeg geen zin: water gaat rechtstreeks je slokdarm in en komt nauwelijks in de buurt van je stembanden. De enige manier om straks prettig vochtige stembanden te hebben, is in de dagen vooraf al meer dan gewoonlijk water te drinken. Alcohol bezorgt je een droge keel. Om alcohol uit je lichaam te krijgen is namelijk vocht nodig. Ook cafeïne onttrekt vocht, dus drink bij elk glas alcohol en bij elke kop koffie een glas water. Of probeer koffie en alcohol te beperken in de aanloop naar je presentatie.

1.2.1 Powerpoint als spiekbriefje Uiteraard ga je bij jouw presentatie Powerpoint gebruiken. Euh, wacht eens even! Waarom eigenlijk? Wat is het doel ervan? Doe je dat omdat iedereen dat doet? Is het eigenlijk jouw spiekbriefje? Of wil je met beelden bepaalde emotie oproepen? Wat je reden ook is; kies je hulpmiddelen bewust. ‘Slideware’ zoals PowerPoint is een optie, maar visualiseren kan ook met een voorwerp of een flip-over. En je kunt ook andere zintuigen prikkelen: gehoor (muziek), tast (voorwerp ronddelen) en geur (wierook). Zelfs smaak is mogelijk, zolang het de boodschap versterkt. Omdat beelden krachtig zijn en de meeste zalen voorzien zijn van projectors of beeldschermen, ligt de keuze voor slideware voor de hand. Kies in dat geval de software waar je je vertrouwd mee voelt; ga, als je weinig tijd hebt, niet aan de slag met iets dat je niet eerder gebruikt hebt. Ken je beperkingen. Als je geen gevoel hebt voor grafische vormgeving, zou ik dat nu ook niet gaan proberen. In het volgende hoofdstuk komen we nog terug op het maken van fraaie, effectieve slides.

Vitaliteit Jouw publiek kijkt het liefst naar een fitte en vitale spreker. Mocht je niet dagelijks in de sportschool aan de ijzers hangen en aan hippe groenteshakes lurken, dan kan het zomaar zijn dat je hierop wat minder scoort. Dat neemt niet weg dat je kunt zorgen voor een frisse verschijning. Leg dus alvast de juiste kleding klaar (zie stap 5), zorg voor genoeg uren slaap en voed jezelf deze dagen met de best mogelijke voeding. En natuurlijk; als je wel al beweegt, ga dan deze dagen ook lekker sporten!

17


1.3 Presenteerwijze Je hebt als spreker 6 mogelijkheden om de structuur vast te houden: 1. Uit je hoofd leren Voordeel: Makkelijk oogcontact maken Nadeel: Moeilijk bij lange presentaties, kans op fouten 2. Voorlezen van papier Voordeel: Gegarandeerd de correcte tekst Nadeel: Klinkt vaak onnatuurlijk, geen ruimte voor improvisatie, lastiger oogcontact, saai 3. Improviseren Voordeel: Komt natuurlijk over, publiek houdt aandacht Nadeel: Kans op fouten, niet iedereen kan het 4. Lezen vanaf scherm Voordeel: Gestructureerd Nadeel: Spreker staat met rug naar het publiek, saai 5. Spreekkaartjes Voordeel: Makkelijk oogcontact maken, gestructureerd, staat interactie toe Nadeel:

productietijd, kan onhandig zijn als je ook een afstandsbediening

en een handmicrofoon vast wilt houden

6. Presentatorweergave (als je slides gebruikt) Door de laptop vooraf correct in te stellen kun je de slides op de beamer tonen, terwijl je op de laptop de huidige slide, de volgende slide en notities kunt zien. Voordeel: Makkelijker oogcontact, gestructureerd, staat interactie toe, zicht op komende slide Nadeel: Soms moeilijk in te stellen, kost meer tijd dan alleen spreekkaartjes omdat je ook

slides moet maken

Bij weinig voorbereidingstijd stel ik voor gebruik te maken van mogelijkheid 5 en 6: spreekkaartjes of als je slides gebruikt, de presentatorweergave van je laptop.

Op de pagina www.helpikmoetspreken.nl/materiaal lees je hoe je jouw laptop zo kunt instellen dat je hiervan gebruik kunt maken.

18


Spreken kost geld Je staat er misschien niet bij stil, maar in de meeste gevallen is elke minuut die je staat te praten kostbaar. Je ‘krijgt’ de aandacht, maar vaak worden de uren van jouw toehoorders uiteindelijk door een organisatie betaald. Het gemiddeld uurloon in 2014 in Nederland begint bij € 12,- (sociaal dienstverlener) en loopt op tot meer dan € 70,- (hoger kader). Een praatje van 30 minuten voor 100 sociaal werkers kost dus feitelijk € 600,(afgezien van alle facilitaire kosten). Praat je een half uur voor 100 directeuren, dan staat de teller op € 3.500,-. Reden te meer om jouw verhaal goed voor te bereiden.

1.4 Samenvatting stap 1 • Zet vooraf alle gegevens over doelstellingen, doelgroep locatie en techniek op een rijtje • Noteer de namen en rollen van iedereen die bij jouw presentatie betrokken is • Achterhaal de doelstellingen van jouw opdrachtgever van het publiek en van jezelf • Zorg dat je fit en vitaal bent

19

OTTO WIJNEN HELP! IK MOET SPREKEN

Recommend Documents