ORPHEUS. Felhasználói kézikönyv. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 1

ORPHEUS Felhasználói kézikönyv

Copyright: Varga Balázs 2012

Oldal: 1

Tartalomjegyzék Rendszerkövetelmények ......................................................................................................................... 5 Telepítés .................................................................................................................................................. 6 A program célja ..................................................................................................................................... 10 A program indítása ................................................................................................................................ 10 Rendszeradminisztráció ........................................................................................................................ 11 Új cég létrehozása ............................................................................................................................. 11 Felhasználók ...................................................................................................................................... 11 Felhasználói jogok ............................................................................................................................. 12 Modulok ............................................................................................................................................ 12 Alaphelyzet visszaállítása .................................................................................................................. 12 Könyvelések törlése........................................................................................................................... 12 Általános beállítások ............................................................................................................................. 13 Nyelvek .............................................................................................................................................. 13 Cégadatok .......................................................................................................................................... 13 Pénznemek ........................................................................................................................................ 13 Árfolyamok ........................................................................................................................................ 13 Bankok ............................................................................................................................................... 14 Szövegtörzsek .................................................................................................................................... 14 Könyvvezetés ......................................................................................................................................... 14 Üzleti évek/Periódusok ..................................................................................................................... 14 Bizonylatszámok ................................................................................................................................ 15 Adókulcsok ........................................................................................................................................ 16 Számlatükör ....................................................................................................................................... 16 Számlatükör felépítése .................................................................................................................. 17 Egyéb beállítások ............................................................................................................................... 18 Bizonylatok .................................................................................................................................... 18 Költséghely/Profitcenter ............................................................................................................... 18 Partnerkódok ................................................................................................................................. 18 Egyéb beállítások ........................................................................................................................... 19 Általános könyvelési tudnivalók ............................................................................................................ 19 Bank/Pénztárkönyvelés ......................................................................................................................... 20 Kimutatások....................................................................................................................................... 22


Oldal: 2

Főkönyv ................................................................................................................................................. 22 Főkönyvi könyvelés ........................................................................................................................... 22 Főkönyvi számlainformáció ............................................................................................................... 22 Devizás tételek átértékelése ............................................................................................................. 23 Költséghely/Profitcenter átkönyvelés ............................................................................................... 24 Egyeztetés ......................................................................................................................................... 24 Költséghely/Profitcenter tallózás ...................................................................................................... 25 Főkönyvi kimutatások............................................................................................................................ 25 Beszámolók........................................................................................................................................ 25 Főkönyvi kivonat................................................................................................................................ 26 Áfabevallás ........................................................................................................................................ 27 Önellenőrzés .................................................................................................................................. 29 EU összesítő ....................................................................................................................................... 29 Főkönyvi karton ................................................................................................................................. 29 Költség-/Bevételelemzés ................................................................................................................... 30 Főkönyvi napló .................................................................................................................................. 31 Vevői könyvelés ..................................................................................................................................... 31 Kimenő számla/Jóváírás .................................................................................................................... 31 Vevők ................................................................................................................................................. 31 Új vevő és beállításai ..................................................................................................................... 31 Vevői karton és nyitott tétel lista .................................................................................................. 32 Nyitott tétel elszámolás..................................................................................................................... 32 Kintlévőségkezelés ............................................................................................................................ 34 Fizetési felszólítás .......................................................................................................................... 34 Késedelmi kamatszámítás ............................................................................................................. 35 Kimutatások....................................................................................................................................... 35 Nyitott tétel lista............................................................................................................................ 35 Folyószámlaegyenleg..................................................................................................................... 36 Korosított lista ............................................................................................................................... 36 Egyenlegközlő ................................................................................................................................ 36 Folyószámlakarton ........................................................................................................................ 36 Vevői napló .................................................................................................................................... 37 Szállítói könyvelés.................................................................................................................................. 37 Tárgyi eszközök...................................................................................................................................... 37


Oldal: 3

Eszköztípusok .................................................................................................................................... 37 Leltári szám........................................................................................................................................ 38 Eszközmozgások ................................................................................................................................ 38 Értékcsökkenések .............................................................................................................................. 38 Szervezeti csoportok/egységek ......................................................................................................... 39 Eszközök ................................................................................................................................................ 39 Állományváltozások............................................................................................................................... 41 Aktiválás ............................................................................................................................................ 42 Aktiválás visszavétele ........................................................................................................................ 42 Ráaktiválás ......................................................................................................................................... 42 Értékhelyesbítés ................................................................................................................................ 43 Leaktiválás ......................................................................................................................................... 43 Kivezetés............................................................................................................................................ 43 Értékcsökkenés elszámolása ............................................................................................................. 44 Terven felüli értékcsökkenés ............................................................................................................. 45 Visszaírás ........................................................................................................................................... 45 Selejtezés ........................................................................................................................................... 45 Tömeges selejtezés............................................................................................................................ 46 Leírási mód változás .......................................................................................................................... 46 Maradványérték változás .................................................................................................................. 47 Átkönyvelés ....................................................................................................................................... 47 Tárgyi eszköz kimutatások..................................................................................................................... 47 Aktivált eszközök ............................................................................................................................... 47 Leltárfelvételi ív ................................................................................................................................. 48 Tárgyi eszköz karton .......................................................................................................................... 48 Eszköztallózó ................................................................................................................................. 48 Tárgyi eszköz tükör ............................................................................................................................ 48 Törzslista............................................................................................................................................ 49 Értékcsökkenés változása .................................................................................................................. 49 Eszközcsökkenések ............................................................................................................................ 49 Értékhelyesbített eszközök................................................................................................................ 49


Oldal: 4

Rendszerkövetelmények Processzor: Memória: HDD:

Pentium II, 450 MHz (ajánlott: Pentium III, 600 MHz) 256 MB 250 MB + adatbázisfájlok (55 MB – a használat során az elfoglalt terület nőni fog) Operációs rendszer: Windows XP SP3 vagy felette Egyéb: Microsoft Net Framework 3.5 Visual C++ 2008 (32-bit) runtime Technológia:

Visual Basic .Net programfejlesztő eszköz PostgreSQL adatbáziskezelő List & Label 15 jelentéstervező

A program optimális használatához Windows Vista vagy Windows 7 operációs rendszerek ajánlottak és 1024 x 768-nál nagyobb felbontás.


Oldal: 5

Telepítés Indítsuk el az Orpheus.exe-t, adjuk meg, hogy hová szeretnénk telepíteni a programot, és haladjunk tovább. A telepítő először feltelepíti magát a programot, majd az adatbázis-kezelő szoftvert (PostgreSQL). Az adatbázis-kezelő feltelepítése során a telepítő automatikusan létrehoz egy postgres felhasználót a windows-on belül. Ha a windows-ba történő bejelentkezéskor megjelenik ez a felhasználó is, és zavar bennünket, el is távolíthatjuk (xp és vista ill. win7 esetében az eltávolítás menete eltérő lehet). Ügyeljünk azonban arra, hogy a felhasználó fáljait tartsuk meg. A telepítés lépései a következők: Kattintsunk a „Next” gombra.


Oldal: 6

Majd adjuk meg, hová szeretnénk telepíteni az adatbáziskezelő programot.

Aztán adjuk meg, hogy hol tárolja a program az adatokat. Fontos, hogy az útvonalban nem szerepelhetnek ékezetes betűk.

Majd adjuk meg az adatbázisok hozzáféréséhez szükséges jelszavat: orpheus (kisbetűvel).


Oldal: 7

Fontos, hogy ezt adjuk meg, és ne gépeljük el, különben nem tudjuk majd használni a programot, mert a program így nem tud kapcsolódni az adatbázisokhoz. Ha mégis elgépeltük magunkat, akkor folytassuk tovább a telepítést, majd miután mindennel végeztünk, távolítsuk el a PostgreSQL programot. Az eltávolítás után töröljük a telepítési mappában lévő PostgreSQL mappát, valamint töröljük a postgres felhasználót is. Ezek után pedig indítsuk újra az Orpheus mappában található postgresql-8.4.3-1windows.exe fájlt, amivel újra telepíthetjük az adatbázis-kezelőt. Ha ez megvan, akkor pedig kattintsunk duplán ugyanebben a mappában a dbaseimport.bat fájlra, ami betölti az induló adatbázisokat.


Oldal: 8

Haladjunk tovább és hagyjuk változatlanul a megadott portot.

Állítsuk be a locale-t a képnek megfelelően:


Oldal: 9

Majd kattintsunk a „Next” gombra, és várjuk ki a telepítés végét.

Az utolsó képernyőn vegyük ki a pipát (StackBuilder) és kattintsunk a „Finish” gombra. Ezután a program elindítja a dbaseimport.bat fájlt, ami előkészíti a kezdő adatbázisokat a használatra. Ha minden lefutott, akkor a program jelzi, hogy a telepítés befejeződött.

A program célja A program célja, hogy alternatív megoldást nyújtson a piacon ma elérhető könyvelési szoftverek mellett. Használhatja egy cég is, de akár egy könyvelőiroda is több cég egyidejű és hatékony kezelésére. A program támogatja a kliens-szerver alapú megoldásokat is, de telepítés során alapesetben az adatbázis-szerver és a felhasználói program egy számítógépre települ.

A program indítása A program telepítésekor automatikusan kapunk egy teszt céget egy üres adatbázissal és feltöltött számlatörzzsel. Miután elindítottuk a programot, a következők megadásával léphetünk be: felhasználónév: jelszó: cég:

admin admin tesztceg


Oldal: 10

Rendszeradminisztráció Az induláskor kapott felhasználó rendszeradminisztrátori jogosultságokkal bír, ami annyit jelent, hogy: -

új céget hozhat létre új felhasználót hozhat létre beállíthatja a felhasználóhoz tartozó cégeket ill. egyéb jogokat zárolhat modulokat a használat korlátozása érdekében visszaállíthatja a kiválasztott céget a kiindulási helyzetbe (törzsadatok és könyvelések törlése) törölheti az addig könyvelt tételeket (törzsadatok megmaradnak)

Új cég létrehozása Értelemszerűen töltsük ki a beviteli mezőket. Az egész programra érvényes, hogy a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. Erre a program mentéskor figyelmeztet is. Egyetlen kitétel, hogy a cégazonosítóban nem lehet ékezetes betű. Ezek után válasszuk ki a könyvelés pénznemét (jelenleg csak a HUF támogatott) és a tizedesjegyek számát. A tizedesjegyek száma kihatással van a programban minden számadatra, amely vállalati pénznemben van. Használata akkor érdekes, ha pl. az EUR-t választjuk a könyvelés pénznemének. Majd állítsuk be, hogy milyen könyvelést kívánunk alkalmazni. Forgalmi költséges könyvelés esetén a program automatikusan beállítja a költségnem számlákat költséghelyek használatára. Itt módosíthatjuk a már meglévő cégek adatait. A könyvelés pénzneme, a tizedesjegyek száma, és a könyvelés módja értelemszerűen nem módosítható. Céget törölni adatbiztonsági okokból nem lehet.

Felhasználók Itt hozhatunk létre új felhasználókat, módosíthatjuk az adatait, ill. törölhetjük őket. Ha egy felhasználónak rendszeradminisztrátori jogosultsákot adunk, akkor mindazt el tudja végezni, mint ami a Rendszeradminisztráció pontban le van írva.


Oldal: 11

Felhasználói jogok Ebben a menüpontban rendelhetjük hozzá az egyes felhasználókhoz az általuk használni kívánt cégeket. Jelöljük ki a bal oldali listából a céget, és a nyíl megnyomásával rendeljük hozzá a felhasználóhoz. Ezután be kell állítani a felhasználói jogokat is. Ennek két fő fajtája van: -

globális beállítások o létrehozás, törlés, módosítás, megtekintés az ÖSSZES modulban egyéni jogok o létrehozás, törlés, módosítás, megtekintés egy meghatározott cég egy meghatározott moduljában Ennek beállításához válasszuk ki a legördülő listából az adott céget, majd az adott modult, és kattintsunk a plusz jelre. Ha egy cégben az összes modult hozzá akarjuk adni a listához, akkor pipáljuk be az „Összes modul” jelölőnégyzetet, és ezután kattintsunk a plusz jelre. Ha pedg egy modult az összes céghez hozzá akarunk rendelni, akkor válasszuk ki az adott modult, jelöljük be az „Összes cég” opciót, és kattintsunk a plusz jelre.

Ha megtettünk minden szükséges beállítást, kattintsunk a mentés gombra. Az esetleges hibákról a program értesít minket.

Modulok Itt vehetünk fel új modulokat, de csak olyanokat, amelyek már léteznek a képernyő bal oldalán található menüstruktúrában. Ugyancsak itt zárolhatjuk az egyes modulokat, ha azt szeretnénk, hogy az adott modult a felhasználók ne érjék el (pl. fejlesztés, tesztelés céljából).

Alaphelyzet visszaállítása Ide kattintva töröljük az aktuális cégben az összes törzsadatot ÉS az összes könyvelési tételt is. A számlatükör nem kerül törlésre.

Könyvelések törlése CSAK a könyvelési tételeket törli, a törzsadatok megmaradnak.


Oldal: 12

Általános beállítások Nyelvek Itt lehet felvenni azokat a nyelveket, amelyeket aztán a különféle kimutatásokban nyelvi kódként használni tudunk. Jelenleg csak a számláknak és a költséghelyeknek/profitcentereknek lehet megadni idegen elnevezéseket. Csak egy alapértelmezett nyelv lehet.

Cégadatok Ha szükség van valamilyen cég szintű adat módosítására, és a felhasználónak nincs adminisztrátori joga, akkor itt megteheti a módosításokat.

Pénznemek Ebben a menüpontban vehetünk fel új pénznemeket. Fontos a tizedeshely megadása, ugyanis a program a későbbiek folyamán majd ennek megfelelően kerekíti az adott pénznemben könyvelt összegeket. A már felvett pénznemek adatai mindaddig módosíthatók, amíg még nem könyveltek velük. Új cég létrehozása során a program a kiválasztott pénznemet alapértelmezett pénznemként automatikusan letárolja a pénznemek közé. Értelemszerűen csak egy alapértelmezett pénznem lehet.

Árfolyamok Itt a következő lehetőségeink vannak: -

új árfolyam felvitele adott pénznemhez adott napon Adjunk meg egy dátumot, majd nyomjuk meg az Új gombot, írjuk be az árfolyamot, és kattintsunk a Mentés gombra

-

MNB árfolyamok lekérdezése adott évben, adott hónapban Írjuk be az évet, válasszuk ki a hónapot, majd a pénznemet, és kattintsunk az „MNB árfolyamok” gombra


Oldal: 13

-

árfolyamok pénznemenkénti tallózása

Bankok Jelenleg nem bír funkcióval.

Szövegtörzsek Itt vihetjük fel a következő kimutatásokban használt levélszövegeket: -

egyenlegközlő (vevők, szállítók) fizetési értesítő fizetési felszólítás késedelmi kamatértesítő

A mezőket értelemszerűen töltsük ki, és kattintsunk a Mentés gombra. A táblázatos nézetben lehetőségünk van a legördülő lista segítségével a szövegtörzsek szűrésére is.

Könyvvezetés Mielőtt bármit is könyvelne, el kell végezni néhány kulcsfontosságú beállítást, hogy akadálymentesen lehessen a bizonylatokat rögzíteni. Ezek a beállítások fontossági sorrendben a következők: -

üzleti évek/periódusok definiálása bizonylatszám-tartományok definiálása adókulcsok definiálása és végül a számlatükör testre szabása

Üzleti évek/Periódusok Itt kell létrehozni az egyes gazdasági éveket, amelyekben majd a későbbiek folyamán könyvelni fogunk. Megadhatjuk az üzleti év elejét és végét, a periódus hosszát (hónap v. negyedév), valamint hogy hány záró periódust szeretnénk. Ha egy második üzleti évet veszünk fel, akkor értelemszerűen a kezdő időpontja már nem változtatható, igazodik az előző üzleti év záró napjához.


Oldal: 14

Lehetőségünk van még a záró dátum módosítására, de természetesen csak akkor, ha az így „eltűnő” periódusokban még nem könyveltünk semmit. Hasonló módon módosíható a záró periódusok száma is. A fentieken kívül ebben a menüpontban tudjuk lezárni ill. újra megnyitni az egyes könyvelési területeket (vevők, szállítók, bank/pénztár, főkönyv, a teljes periódus). A főkönyvi könyvelés lezárására csak akkor van lehetőség, miután a vevőket, szállítókat, és a bankot/pénztárat lezártuk. A főkönyvi könyvelés lezárásával maga a periódus is lezárásra kerül. Adott periódusban, az adott könyvelési területen így nem könyvelhetünk már, erre a program a könyvelés során figyelmeztet. Egy már teljesen lezárt periódust újra megnyithatunk. Ehhez a főkönyvi könyvelést kell megnyitnunk, így elérhetővé válik az összes többi terület is. Lehetőségünk van az üzleti év törlésére is, természetesen csak akkor, ha még nem tartalmaz könyvelési tételeket.

Bizonylatszámok Itt definiálhatjuk azokat a belső bizonylatszámokat, amelyeket a program a különböző könyvelések során automatikusan létrehoz a bizonylatok egyedi azonosítása érdekében. Ettől függetlenül természetesen élhetünk a belső sorszámozás lehetőségével, de akár választhatjuk ezeket a bizonylatszámokat is az egyedi azonosításra. A bizonylatszámokat üzleti évenként és könyvelési területenként kell meghatározni. A következő könyvelési területekre kell beállítani a paramétereket: főkönyv, banki jóváírás és terhelés, pénztári befizetés és kifizetés, vevői számla és jóváírás, szállítói számla és jóváírás, valamint kiegyenlítés. Ha olyan könyvelést szeretnénk végezni, amelyhez nincs beállított bizonylatszám-definíció az adott üzleti évben, akkor a program erre figyelmeztet minket, és nem engedi a könyvelést befejezni. A bizonylatszámokat az alábbi formában adhatjuk meg: Példa:

FK

00000

1

előtag helyőrzők kezdő sorszám Az így generált belső bizonylatszám a következő lesz: FK00001, FK00002, stb. A táblázatos nézetben, ha rákattintunk egy bizonylatszám-definícióra, láthatjuk a bizonylatszám éppen aktuális értékét.


Oldal: 15

Bizonylatszám-definíciót egészen addig lehet törölni, amíg még nem használták fel könyvelésre.

Adókulcsok Itt kell megadnunk a könyvelés során használt adókulcsokat. A következő adókulcs-típusok közül választhatunk: előzetesen felszámított, fizetendő, EU beszerzés, EU értékesítés, fordított, áfa területi hatályán kívüli, és import áfa. Természetesen az EU beszerzés és a fordított típusú áfák a megszokott „oda-vissza” módon számítják az áfát. Import áfakulcs esetében a vámhatározat szerinti áfaösszeg az import áfa könyvelésekor kerül bele az áfabevallásba. Értéke csak 0% lehet. Lehetőségünk van az áfakulcsok érvényességének korlátozására is. Ez akkor lehet hasznos, ha pl. áfakulcs-változás lép életbe, és már nem akarjuk, hogy használják a régi áfakulcsokat a könyveléskor. Adókulcsot törölni vagy módosítani akkor lehet csak, ha még nem könyveltek vele.

Számlatükör Első lépésként a korábban már felvett adókulcsokhoz kell hozzárendelni azokat a számlaszámokat, amelyekre a program majd az áfaösszegeket könyveli. A program érzékeli azt, hogy milyen típusú áfáról van szó. Pl. előzetesen felszámított áfa esetében a „Fizetendő áfa” mező le van tiltva. Majd meg kell adnunk az „Árfolyamnyereség/veszteség” fülön az egyes pénznemekhez tartozó bevétel és ráfordítás számlákat. A program a kiegyenlítések során keletkező árfolyamkülönbözeteket ide könyveli majd. Az egyéb munkafülön megadhatjuk, hogy hova könyvelje a program a kapott ill. adott skontókat, valamint hogy hova zárja az áfabevallások lezárásakor az egyes áfaszámlák egyenlegeit. Ennek a megadása ajánlott, ha havonta/negyedévente le szeretnénk zárni az áfabevallásokat (ami szintén ajánlott). Költségnem ellenszámla megadására csak forgalmi költséges könyvelés esetén van lehetőség.


Oldal: 16

Számlatükör felépítése

Kattintsunk a „Számlatükör felépítése” ikonra. Ebben a nézetben hierarchiaszerűen van lehetőségünk a már meglévő számlaszámok ill. számlacsoportok tallózására, új felvitelére, módosításra és törlésre. Új felvitel esetén először el kell helyeznünk a létrehozandó csoportot v. számlaszámot a hiearchiában. Pl. ha az 1-es számlaosztályon belül létre szeretnénk hozni a 16-os számlacsoportot, akkor jelöljük ki pl. a 11-es csoportot, és így kattintsunk az „Új” ikonra. Ha pedig új számlaszámot szeretnénk létrehozni (pl. 163000), akkor nyissuk le a 16-os csoportkódot, és így kattintsunk az „Új” ikonra. A számlacsoportok mindig csak egy ill. két karakter hosszúságúak lehetnek. A számlaszámoknak pedig egységesen 6 karakter hosszúnak kell lenniük. Új számlaszám/csoport esetén a következő beállításokat kell megtennünk ill. tehetjük meg: -

számláról v. csoportról van-e szó típus meghatározása (aktív, passzív, ráfordítás, bevétel) kategória meghatározása (tárgyi eszköz, bank, pénztár, fizendő és levonható áfa) Be kell állítani pl. minden pénztárszámlához a pénztár kategóriát, ha a pénztárkönyvelés során könyvelni szeretnénk rá. Az áfakulcsokhoz pedig csak olyan számlaszámot rendelhetünk, aminek kategóriája vagy fizetendő v. levonható áfa. Aktiválni pedig csak tárgyi eszköz kategóriájú számlára lehet.

Ezen kívül beállíthatjuk még: -

-

-

jellemző könyvelési szöveg: ha könyvelünk egy számlára, automatikusan ezt a szöveget ajánlja fel könyvelési szövegként gyűjtőszámla: alapvetően a vevői és szállítói főkönyvi számláknál kell bejelölni ezt az opciót. Gyűjtőszámla, mert a főkönyvben egy számlára (pl. 311000) gyűjti az egyes vevőkre könyvelt számlákat, befizetéseket, stb. Ha egy számla gyűjtőszámla, akkor kötelező a nyitott tétel lista vezetése is. alszámla: pl. ha levonható áfaszámlából csak egyet szeretnénk a főkönyvben látni (pl. 466000), de az egyes áfatípusokat mégis külön számlán szeretnénk nyilvántartani, akkor az adott számlánál (pl 466100) ezt jelöljük be, és adjuk meg gyűjtőszámlának a 466000-t. Természetesen ehhez előbb a 466000-t gyűjtőszámlaként fel kellett venni. Megjegyzés: ez a funkció jelenleg még nem működik. nyitott tétel lista: gyűjtőszámla esetén automatikusan be lesz jelölve. Azonban lehetőségünk van egyéb főkönyvi számlák (pl. beruházás, átvezetési számlák,


Oldal: 17

-

-

adók, stb). könyveléseinek kiegyenlítésére (összepontozására), ha ezt az opciót az adott számlánál megjelöljük. költséghely használata: összköltséges könyvelés esetén a költségek egyedi bontására ad lehetőséget, míg forgalmi költséges könyvelés esetén a 5-ös számlaosztályba tartozó számlaszámokhoz kötelezően be kell jelölni, mert csak így lehet az egyes költséghelyekre könyvelni. Természetesen használható a bevételszámlák esetében is. csak forgalmi költség esetén: be kell jelölni a 6-os és 7-es számlaszámok esetében. zárolt számla: ha egy számlát valamilyen oknál fogva zárolni szeretnénk, itt tehetjük meg. idegen nyelvű megnevezések: itt állíthatjuk be az adott számla idegen nyelvű megnevezéseit (a létrehozott nyelvek számától függően)

A számlatörzset természetesen ki is menthetjük excel fájlba.

Egyéb beállítások Bizonylatok

Itt definiálhatunk különféle egyedi bizonylattípusokat, amelyekre a későbbiek során bármikor szűrhetünk. Feltéve, ha könyveléskor megadtuk őket. Pl. van egy szállító, akitől rendszerint három féle alapanyagot vásárol a cég. Ezeket a számlákat külön is le szeretné kérdezni. Ekkor létrehoz három egyedi bizonylattípust, a számlák könyvelésekor megadja a megfelelőt, és a különféle lekérdezések megtekintésekor máris szűrhet az adott számlákra. Költséghely/Profitcenter

Itt vehetők fel a költségek ill. a bevételek egyedi bontása érdekében a különféle költséghelyek és profitcenterek, valamint azok idegen megnevezései. Partnerkódok

Ebben a menüpontban állíthatjuk be, hogy a program új szállító ill. új vevő felvételekor hogyan generálja a partnerszámot. Lehetőség van arra is, hogy külön vevői és szállítói csoportokat hozzunk létre, és mindegyiket másképp „kódoljuk”. Ugyanis amikor majd új szállítót vagy új vevőt hozunk létre, akkor ki lehet választani, hogy melyik partnerkóddefiníció szerint szeretnénk generálni az új partnerszámot. A partnerkód generálásának módja megegyezik a bizonylatszámok generálásának módjával. A program szándékosan nem támogatja azt az esetet, hogy azt a partnert, aki vevő is és szállító is, ugyanazon partnerszámmal lássa el a felhasználó.


Oldal: 18

Lehetőség van még arra is, hogy mind a vevők, mind pedig a szállítók ugyanazon a parnerkód-definíció alatt fussanak. Ilyenkor a vevők és a szállítók jelölőnégyzetet is be kell jelölni. Egyéb beállítások

Az „Általános beállítások” fül egyelőre nem bír funkcióval. A „Zárási műveletek” fülön végezhetjük el az egyes gazdasági évek automatikus zárását. Igény esetén az automatikusan könyvelt zárási tételeket vissza is vonhatjuk. Az erre kijelölt táblázatban meg kell adni, hogy az egyes ráfordítás ill. bevételi számlaszotályokat milyen könyvelési tétellel szeretnénk lezárni. Ezeket a beállításokat el is menthetjük a „Mentés” gombra történő kattintással, hogy később ne kelljen újra felvinni őket. Miután felvittük a számlákat, meg kell adni azt a számlaszámot, amire az eredményszámlákat zárni szeretnénk (jellemzően 493000), majd az üzleti évet és a zárási periódust, és ezután kigyűjthetjük az egyes számlaosztályok egyenlegeit. A „Zárás” gomb ezután aktív lesz, és így elvégezhetjük a zárási tételek automatikus könyvelését. Az alábbi kép egy lehetséges beállítást ajánl összköltséges könyvelés esetén:

Általános könyvelési tudnivalók A könyvelés során majd látni fogjuk, hogy vannak bizonyos dolgok, amelyek minden könyvelési művelet (bank, pénztár, vevő, szállító, főkönyv) tekintetében azonosan működnek. Most ezeket tekintsük át. A program könyveléskor minden könyvelési bizonylathoz generál egy belső sorszámot. Erről már korábban volt szó. A könyvelés rögzítése után ez a sorszám az eszköztáron jelenik meg. Így könnyedén lejegyezhetjük az adott bizonylatra. A navigáció alapvetően a Tab billentyűvel történik.


Oldal: 19

Másik fontos dolog, hogy ha bekönyveltünk egy tételt, az még nem kerül be véglegesen a könyvelésbe. Ez azt jelenti, hogy a számlaegyenlegek módosulnak, és a kartonokon a tételek megjelennek, de ezeket a tételeket még módosíthatjuk, sőt törölhetjük is, mindenféle következmény nélkül. A könyvelt tételeket a program gyűjti, és ha megnyomjuk a „Vissza” gombot, akkor egy táblázatos összegzést kapunk az addig könyvelt tételekről. Ha ebben a nézetben kattintunk a „Tételek naplózása” (mentés) ikonra, akkor a tételek véglegesen bekerülnek a könyvelésbe, ami azt jelenti, hogy módosítani csak bizonyos adatokat lehet (pl. szöveg, bizonylatszám, referencia, stb), és a tételt már csak stornózással tudjuk feloldani. Ha egy tételt még a naplózás előtt módosítani szeretnénk, akkor csak kattintsunk duplán az adott tételre, tegyük meg a módosításokat, és mentsük el őket. Ilyenkor a program az eredetileg rögzített tételt törli, és lementi az új tételt. Ami viszont azt is jelenti, hogy a belső sorszámozásban előfordulhatnak kihagyások. A „Keresés” ikonra kattintva tudunk a már könyvelt tételek között keresni különféle szűrési feltételek alapján („Frissítés” gomb). Az így megtalált bizonylatot dupla kattintás után módosíthatjuk, vagy stornózhatjuk. Stornózás esetén meg kell adni a stornózás dátumát és máris stornózható a tétel. Ilyenkor a program ugyanazt a tételt negatív előjellel könyveli le. Ha újra megnyomjuk a „Frissítés” gombot, máris láthatjuk a stornó tételt is (ha minden más feltételt változatlanul hagytunk).

Bank/Pénztárkönyvelés Miután megtettünk minden szükséges beállítást, elkezdhetünk könyvelni. Ahhoz, hogy bankot, vagy pénztárat könyveljünk, először is be kell állítanunk a számlatörzsben a kívánt számla kategóriáját pénztárra vagy bankra. Majd ezután a Bank/Pénztárszámlák menüpontban kell még felvenni az adott számlát, mint pénztár- vagy bankszámla. Itt állíthatjuk be többek között a számla pénznemét, ami kötelező beállítás. Így könyveléskor a program automatikusan ezt a pénznemet fogja felajánlani. Pénztárszámlák esetén itt lehet beállítani, hogy szeretnénk-e, hogy az egyes könyvelésekhez pénztárbizonylatot is tudjunk majd nyomtatni. Miután ezt megtettük, értelemszerűen töltsük ki a beviteli mezőket. Bankkönyvelés esetén az ellenszámla háromféle lehet: főkönyv, vevő, szállító. Értelemszerűen főkönyv esetén főkönyvi számlát, vevő esetén vevői partnerszámot, szállító esetén pedig szállítói partnerszámot kell megadni. Ha felvittük az adatokat, lehetőségünk van vevői ill. szállítói ellenszámla esetén az esetleges nyitott tételek összepontozására. Erről a későbbiek során lesz szó.


Oldal: 20

A pénztárkönyvelés hasonlóan működik, mint a banki könyvelés, egy kivétellel: itt találkozhatunk először a programban több helyen használt könyvelési táblázattal. Valamint itt már lehetőségünk van adókulcsok kiválasztására is. A könyvelési táblában lehetőségünk van megadni egyszerre több tételt is, amelyek lehetnek áfásak (bruttó vagy nettó értéken) és áfa nélküliek. Íme egy példa:

A pénztár számlára könyvelt összeg értelmeszerűen mindig bruttó, így itt áfakulcsot nem lehet választani. De az összes többi tételnél szabadon választható az áfakulcs. Miután kiválasztottunk egy áfakulcsot, a program megjelenít egy másik táblázatot (áfatabló), ahol láthatjuk, hogy mely összegek kerülnek majd bele az áfatablóba. Természetesen több áfakulcs esetén itt is több sor lesz látható. A bruttó pipa ki- és bekapcsolásával az a funkció valósult meg, hogy a pénztári bizonylatot könyvelhetjük bruttó módon, és így a program a bruttó összegből számítja vissza az áfát, vagy pedig nettó módon, és erre kerül felszámításra az áfa. A könyvelési táblázat tartalomérzékeny, ami azt jelenti, hogy ha akármilyen összeget módosítunk, akkor vele együtt változik a bizonylat egyenlege is (jobb felső sarok), valamint ha az adott tételsorhoz áfa is volt rendelve, akkor az áfatabló szerinti összeg is változik. Ha olyan költség- vagy bevételszámlát adunk meg, amely költséghelyet ill. profitcentert kér, akkor a számlaszám után megjelenik egy plusz oszlop, ahova ezek az adatok beírhatók. Ezzel a táblázattal találkozhatunk még a főkönyvi, a szállítói, és a vevői könyvelés során is. Működésére ott már nem térünk ki. Fontos megjegyezni, hogyha egy pénztárszámlát úgy állítottunk be, hogy ahhoz szeretnénk majd pénztárbizonylatot nyomtatni, akkor a „Referencia 2” mező kitöltése kötelező. Ebbe a mezőbe kell beírni a befizető nevét.


Oldal: 21

Kimutatások A következő kimutatások állnak rendelkezésünkre: bank/pénztár napló, pénztárbizonylatok, és pénztárjelentés. A bank/pénztár napló tartalmazza a könyvelt tételek listáját áttekinthető formátumban. A dátumok a rögzítés dátumát jelentik, ezért van lehetőség akár perc megadására is. A pénztárbizonylatok menüpont alatt lehetőségünk van kinyomtatni adott időszakon belül egy pénztárszámlára könyvelt összes tételt (bevételi és kiadási bizonylatok külön-külön), vagy egy meghatározott pénztárbizonylatot. A pénztárjelentés funkció segítségével pedig egy adott időszakra vonatkozó pénztárjelentés nyomtathatjuk ki. A „Tételes jelentés” opció bejelölésével azt érjük el, hogy a pénztárjelentésben azok a bevételek vagy kiadások, amelyek mögött több tétel áll, kibontva (tételesen) jelennek meg, nem pedig egy összegben. A kimutatások a pénztárbizonylatok kivételével excel fájlba is kimenthetők.

Főkönyv Főkönyvi könyvelés Itt vihetjük fel a főkönyvi könyvelési tételeket. Funkcionalitásában nincs sok különbség a pénztárkönyvelésnél leírtaktól. Annyit fontos megjegyezni, hogy a tartozik és követel oldalon egyszerre több számla nem állhat. Pl. a következő könyvelés helytelen:

Miután kitöltöttünk minden adatot, rögzíthetjük a tételt.

Főkönyvi számlainformáció Ebben a menüpontban tudjuk megjeleníteni az egyes főkönyvi számlákra könyvelt tételeket. Gyűjtőszámlák (pl. 311000, 454000, stb) tételeit itt nem kérhetjük le.


Oldal: 22

Írjuk be a kívánt számlaszámot (vagy csak egy részét), és kattintsunk a „Keresés” gombra. Ekkor megjelenik a keresett számlaszám, vagy azok a számlaszámok, amelyek a megadott számokkal kezdődnek. Az „Egyenleg mutatása” bejelölésével a kiválasztott számlák éppen aktuális egyenlegét is láthatjuk. Ha kikerestük a számlánkat, kattintsunk duplán rá, és egy újabb táblázat jelenik meg. Attól függően, hogy hova kattintunk duplán a táblázatban, a kiválasztott számla más-más könyveléseit kapjuk meg. Pl. ha a február sor tartozik oszlopába kattintunk, akkor a februárban könyvelt tartozik tételeket kapjuk meg. Ha pedig az összesen sor periódus egyenlege oszlopában kattintunk, akkor az adott gazdasági évben könyvelt összes tételt kapjuk meg. A megjelenő ablakban tovább szűrhetjük a tételeket, rendezhetjük őket, és kimenthetjük a könyveléseket excel-be.

Devizás tételek átértékelése Itt értékelhetjük át a vevői és szállítói nyitott devizás tételeket. Ehhez meg kell adnunk az átértékelési főkönyvi számlát (pl. 368700), az árfolyamnyereség és veszteség számláját, az üzleti évet, és a periódust. Továbbá meg kell adni az összes pénznemhez a könyvelési


Oldal: 23

dátumnak megfelelő árfolyamot is, amihez majd a program viszonyítja a nyitott tételek értékeit. Átértékelni jelenleg csak az utolsó periódusban lehet. Ha több záró periódus van, akkor természetesen választható, hogy melyikben szeretnénk átértékelni. Majd ezután nyomjuk meg az „Adatok kigyűjtése” gombot, és a program elvégzi a könyvelendő tételek kigyűjtését. Az átértékelés egyenlegéről tájékoztat minket. Ha mindent rendben találtunk, akkor indíthatjuk az automatikus könyvelést. Ha szükség van rá, ezt később visszavonhatjuk. Az átértékelési könyvelésekről listát is nyomtathatunk, és ki is menthetjük őket egy excel táblába. A „Beállítások mentése” gombbal pedig elmenthetjük a beállításokat, hogy később ne kelljen újra megadni őket. Az automatikusan könyvelt tételek az alábbi módon kerülnek tárolásra:

Esetünkben a 0 euró letárolására azért volt szükség, hogy majd kiegyenlítéskor a 15.000 Ft-ot is össze lehessen pontozni (ugyanis különböző pénznemű tételeket nem lehet összepontozni).

Költséghely/Profitcenter átkönyvelés Ugyanúgy működik, mint a főkönyvi könyvelés. Összköltséges könyvelés esetén a költségek és/vagy bevételek egyedi bontása miatt létrehozott költséghelyek és profitcenterek közötti átkönyveléseket végezhetjük el itt. Forgalmi költséges könyvelés esetén pedig az egyes költséghelyek (6, 7) közötti átkönyveléseket ejthetjük meg itt.

Egyeztetés Amennyiben egy főkönyvi szám esetében a számlatörzsben a nyitott tétel lista vezetése opciót bejelöltük (pl. 161000, 389000), akkor a számlaszámra való könyveléskor a program egyfajta nyitott tétel listát is vezet a számláról. Így lehetőségünk van rá, hogy az azon szereplő tartozik és követel tételeket összepontozzuk, egyeztessük. Ez akkor lehet fontos, hogyha pl. a 389000-es számlán rengeteg könyvelési tétel van, és a főkönyvi kivonat egyenleget mutat, akkor könnyedén a végére járhatunk, hogy melyik tételnek nincs párja.


Oldal: 24

Az egyeztetés menete a következő: adjuk meg az egyeztetni kívánt főkönyvi számot, majd nyomjuk meg a „Nyitott tételek betöltése” gombot és adjunk meg egy dátumot. Majd jelöljük ki az összepontozni kívánt tételeket, és kattintsunk a „Mentés” gombra. Amennyiben az összepontozás egyenlege nem nulla, akkor azt ki kell könyvelnünk. Kerekítés, árfolyamkülönbözet a legjellemzőbb, ami ilyenkor keletkezhet. A kikönyvelés elvégzéséhez egyszerűen csak kattintsunk a „Kikönyvelés” jelölőnégyzetre, és máris megadhatjuk a könyvelés másik lábát, és a bizonylatszámot, valamint a könyvelési szöveget is. Az összepontozás mindig vállalati pénznemben történik. Így lehetővé téve a nem azonos pénznemben könyvelt tételek összepontozását is.

Költséghely/Profitcenter tallózás Itt tekinthetjük meg, hogy az egyes költséghelyekre ill. profitcenterekre mit könyveltünk. A lista excel fájlba is kimenthető.

Főkönyvi kimutatások Beszámolók Itt hozhatunk létre tetszőleges tartalmú mérleget ill. eredménykimutatást valamint egyéb más bontású jelentést. Először kattintsunk az „Új” gombra, adjuk meg a kimutatás nevét, típusát, és az időszakot, majd kattintsunk a „Mentés” gombra. Ekkor aktívvá válik a „Struktúra módosítása” gomb. Kattintsunk rá. A megjelenő ablakban adhatjuk meg azokat a sorokat, amelyeket majd a kimutatás tartalmazni fog. Háromféle sortípus létezik: számla, szöveg, összeg. Számla esetén a „Hozzárendelt” oszlopban kattintsunk egy cellán, és válasszuk ki azokat a számlákat, amelyeknek az egyenlegeit az adott sorhoz hozzá szeretnénk rendelni. A szöveg sortípus önmagáért beszél: olyan sor, amely csak szöveget tartalmaz, nincs hozzárendelve sem számlaszám, sem összegpozíció. Összegek létrehozása előtt először mentsük a kimutatást. Akármelyik sorból képezhetünk összegeket. Ehhez kattintsunk az „Össz.” oszlopban egy cellán, és ekkor a program felkínálja azokat a sorokat, amelyekből összeget szeretnénk képezni. Előfordulhat, hogy hierarchikus kimutatást szeretnénk készíteni, ekkor az egyes szinteket a „Szint” oszlopba beírva határozhatjuk meg. Három szintmélységig van lehetőségünk tagolni a kimutatást. A szintek meghatározása az összesítő sorok helyes számításához fontos. Lássunk egy rövid példát:


Oldal: 25

Legfelsőbb szint a bevételek, ami a belföldi bevételekből és az export bevételekből áll. Az export bevételeket pedig tovább bontottuk külföldi bevételekre és külföldi fuvarköltségekre. Ha a szinteket elhagynánk, a következő eredményt kapnánk:

Tehát láthatjuk, hogy a szintek helyes meghatározása nagyon fontos. Miután felépítettük a kimutatásunkat, kattintsunk a „Kiszámít” gombra. Ekkor a program lekérdezi az egyes sorokhoz rendelt számlaszámok egyenlegeit, és szükség szerint összegzi is őket. Az „Újraszámol” gomb viszont nem kérdezi le újra a számlák egyenlegeit, hanem arra szolgál, hogyha módosítottunk a kimutatás szerkezetén, akkor újra számolja azt. Az így létrehozott kimutatásokat ki is nyomtathatjuk, vagy pedig excel fájlba menthetjük. Ezek alapján már könnyen elkészíthetjük saját mérlegünket is.

Főkönyvi kivonat Főkönyvi kivonat lekérdezéséhez kattintsunk az „Új” gombra. Adjuk meg az időszakot, majd szükség szerint állítsunk be egyéb beállításokat, úgymint nyitóegyenlegek, csoportösszegek számlatükör szerint, stb. A főkönyvi kivonathoz protokollt is nyomtathatunk, ami rögzíti, hogy milyen beállításokkal kértük le a kivonatot. Főkönyvi kivonatot akár egy napra is kérhetünk le. A főkönyvi kivonat formátuma lehet álló vagy fekvő is. Ezenkívül szűrhetünk még számlaszámokra is, ha csak bizonyos számlaszámokat szeretnénk látni a főkönyvi kivonaton.


Oldal: 26

Ha gyakran kérünk le ugyanazon beállításokkal főkönyvi kivonatot, akkor lehetőségünk van, hogy elmentsük a kimutatást, amit majd később az „Előre definiált listák”-ra kattintva hívhatunk elő. Természetesen excelbe is exportálhatjuk a főkönyvi kivonatot.

Áfabevallás Mielőtt létrehoznánk első áfabevallásunkat, szükségünk van egy áfabevallás-sablonra. Ezt a sablon saját igényünk szerint alakíthatjuk ki. Ehhez kattintsunk a „Struktúra módosítása” ikonra. A megjelenő ablakban kattintsunk az „Új” ikonra, és a plusz ill. mínusz gombokkal adhatunk hozzá vagy éppen távolíthatunk el sorokat az áfabevallás-sablonból. A fel és a le nyilakkal a sorok sorrendjén lehet változtatni. Miután hozzáadtunk egy új sort, meg kell határoznunk, hogy milyen adótípusról van szó (hagyhatjuk üresen is, ekkor viszont nem tudunk majd az adott sorhoz adókulcsokat hozzárendelni). Ezután beírhatjuk, hogy az alap és az áfa melyik mezőben található az adóhatóság által közzétett nyomtatványon, majd a ceruza ikonra kattintva kiválaszthatjuk, hogy melyik adókulcsokat szeretnénk hozzárendelni az egyes sorokhoz. Ha az „Össz.” oszlop kattintunk, akkor megadhatjuk, hogy mely sorokat szeretnék egy külön összegző sorban látni. A „Részl.” oszlop pedig arra szolgál, hogy ha egy áfakulcsot ki szeretnénk emelni a többi közül (pl. a levonhatók közül a tárgyi eszköz beszerzésre jutó áfát vagy az EVA alanyoktól levont áfát), akkor ezt be kell pipálni, és így az ide gyűjtött áfaösszegek nem számítanak majd bele a végleges egyenlegbe, hiszen csak részletező sorok. Íme egy egyszerű példa:

Miután ez megvan, elmenthetjük a bevallási sablont (természetesen közben is menthetünk). Sablont törölni csak akkor lehet, ha még nem használták fel egyetlen egy áfabevallás készítésére sem.


Oldal: 27

Ezek után van lehetőségünk az áfabevallás elkészítésére. Kattintsunk az „Új” gombra, adjuk meg az áfabevallás gyakoriságát (havi, negyedéves, éves, egyéb), az üzleti évet, majd az időszakot (attól függően, hogy gyakoriságnak mit választottunk). Lehetőségünk van annak meghatározására is, hogy a program melyik dátum alapján készítse el az áfabevallást: könyvelési dátum, bizonylat dátuma, teljesítés dátuma. Magyarországon a teljesítés dátuma a mérvadó. Ha mindent beállítottunk, nyomjuk meg a „Mentés” gombot. Ekkor a program a korábban definiált áfabevallás-sablonnak megfelelően elkészíti az áfabevallást. Ezt az „Aktuális bevallás” fülön tekinthetjük meg. A fenti sablonhoz az alábbi bevallás készült:

Az így elkészített bevallást ki is nyomtathatjuk, ami alapján az áfabevallást már könnyedén elkészíthetjük. A programba szándékosan nem került bele az áfabevallás ABEV programba történő exportálásának a lehetősége. Ennek oka az, hogy exportálás után úgyis átnézzük a bevallást, hogy mindent jó helyre tett-e a program. Ez alatt az idő alatt könnyedén ki is tölthetjük azt. Előnyként értékelhető az is, hogy olyan áfabevallást hozunk létre a programban, amilyet csak akarunk. Ha ráállunk az áfabevallás egy sorára, és a „Könyvelési tételek mutatása” be van jelölve, akkor a „Könyvelések” fülön megtekinthetjük, hogy milyen könyvelések rejtőznek az egyes áfasorok mögött. Ezekt akár ki is menthetjük egy excel fájlba. Az „Egyéb adatok” fülön megadhatjuk, hogy ki készítette az áfabevallást. Ez majd szerepelni fog a nyomtatási képen. Az „Áfatabló” fülön pedig lehetőségünk van az áfatabló kinyomtatására. Itt további szűrési és rendezési feltételeket is adhatunk meg. Az áfabevallást az „Áfabevallás lezárása” gomb megnyomásával zárhatjuk le. Áfabevallást nem kötelező lezárni, de ajánlott. Ekkor a program az áfaszámlák egyenlegeit összevezeti a számlatükörben megadott áfaátvezetési számlára.


Oldal: 28

Ha a „Vissza” gombra kattintunk, akkor az eddig elkészített áfabevallásokról kapunk egy összesítő táblázatot. Önellenőrzés

Áfabevallást csak akkor önellenőrizhetünk, ha azt korábban már lezártuk. Menete a következő: könyveljük be azokat a számlákat, amelyek kimaradtak egy adott időszakból (a könyvelést az adott időszakra tegyük meg), majd az áfabevallások közül válasszuk ki a megfelelő időszakú áfabevallást. Duplán kattintsunk rá, jelöljük be az „Önellenőrzés” jelölőnégyzetet, és nyomjuk meg a „Mentés” gombot. Ekkor lehetőségünk van megtekinteni az eredeti bevallást az „Eredeti bevallás” fülön, és az önellenőrzött bevallást az „Önellenőrzött bevallás” fülön. A „Könyvelések” fülön pedig egy zászló ikon jelzi azokat a tételeket, amelyek miatt önellenőrizni kellett. Az áfatabló nyomtatási képén is ki vannak emelve ezek a tételek. Az így elkészített önellenőrzött bevallást szintén ajánlott lezárni. Ezek után ha még mindig szeretnénk az adott periódust önellenőrizni, akkor azt korlátlan számban megtehetjük az „Ismételt önellenőrzés” jelölőnégyzet segítségével.

EU összesítő Ennek a funkciónak a segítésével készíthetjük el az ún. EU összesítőt. Ehhez adjuk meg az időszakot, az összesítő alapját (milyen dátum alapján számítsa a program az egyenlegeket), és végül az egyes kategóriákhoz (értékesítés, beszerzés, szolgáltatás értékesítés és beszerzés) tartozó áfakulcsokat. A program innét tudja majd, hogy milyen áfakulccsal könyvelt tételeket gyűjtse ki. Ezeket az áfakulcsokat az „Áfakódok mentése” gombra kattintva el is menthetjük, hogy ne kelljen később ismét megadni. Minden egyes kategóriához legalább egy adókódot meg kell adni. Figyeljünk oda a helyes áfakódok kiválasztására, ugyanis pl. a szolgáltatás beszerzése kategóriához az áfakódokat kiválasztó ablakban megjelennek a termékbeszerzéshez kapcsolódó adókulcsok is. Ha mindent beállítottunk, kattintsunk a „Nyomtatás” gombra, és már kész is a bevallás, amit ki is menthetünk egy excel fájlba.

Főkönyvi karton Ebben a menüpontban nyomtathatjuk ki a főkönyvi számlák kartonjait ill. menthetjük ki azokat excel fájlba. Először kattintsunk az „Új” gombra, majd adjuk meg az időszakot, a tételszűrőt, és egyéb beállításokat, és végül kattintsunk a „Nyomtatás” ikonra.


Oldal: 29

A tételszűrővel lehetőségünk van szabályozni, hogy milyen tételek jelenjenek meg a kartonon. A következő lehetőségeink vannak: -

-

minden tétel csak VP-ben: ekkor minden tétel listázásra kerül a vállalati pénznemben minden tétel VP-ben és BP-ben: ekkor szintén minden tétel listázásra kerül, de azoknál a tételeknél, amelyek idegen pénznemben lettek rögzítve, megjelenik az idegen pénznem is, a hozzá tartozó árfolyammal együtt tételek csak BP-ben: ekkor csak egy adott pénznemben könyvelt tételek jelennek meg; a pénznem megadása kötelező. Ilyenkor aktívvá válik a „Vállalati pénznemben” jelölőnégyzet is. Ha ezt bejelöljük, akkor az idegen pénznemben könyvelt tételek mellé megjelennek azok vállalati pénzemnek megfelelő értékei is.

Ha bejelöljük a „Bővített” jelölőnégyzetet, akkor a kartonon további plusz mezők jelennek meg: bizonylat típusa, egyéni bizonylattípus, referencia 1, referencia 2, periódus, költséghely. Lehetőségünk van protokoll nyomtatására is, ami azt rögzíti, hogy egy adott kartont milyen beállításokkal nyomtattunk ki. Ezen kívül még megadhatunk különféle számlatartományokat vagy egyedi számlákat a „Számlakiválasztás” fülön. Ha pl. az összes kartont ki szeretnénk nyomtatni, akkor az 1 – 999999 tartományt kell begépelnünk. A „Rendezés/Csoportosítás” fülön könnyedén rendezhetjük ill. csoportosíthatjuk az adatokat. A főkönyvi kartonokat excel-be is kimenthetjük. Ha csak egy számlaszámot választunk ki, akkor az excel fájl azonnal megjelenik, de ha egy intervallumot vagy egyedileg több számlaszámot, akkor a program rákérdez, hogy hova mentheti a fájlokat. Ekkor a program minden egyes kartonnak külön excel fájlt hoz létre. Az excel fájlok ezután megtekinthetők az adott helyen. Itt is lehetőségünk van, hogyha egy adott kartont vagy kartonokat valamilyen meghatározott beállításokkal gyakran kérünk le, akkor a „Mentés” gomb segítségével elmenthetjük a kimutatást.

Költség-/Bevételelemzés Itt azt kérhetjük le, hogy mit könyveltünk az egyes költséghelyekre ill. profitcenterekre. Az „Új” gomb megnyomása után, az időszak megadásával, majd végül a „Nyomtatás” gomb megnyomásával kérhetjük le a könyvelési tételeket. Lehetőségünk van megadni egyedi költséghelyeket ill. profitcentereket, valamint rendezni és csoportosítani is tudunk.


Oldal: 30

A kimutatást excel fájlba is kimenthetjük és magát a kimutatást pedig el is menthetjük.

Főkönyvi napló Ebben a menüpontban nyomtathatjuk ki két időintervallum között könyvelt tételeket.

Vevői könyvelés Kimenő számla/Jóváírás Itt rögzíthetjük a kiállított számlákat ill. jóváírásokat. A beviteli mezőknek hasonló a felépítése mint pl. a pénztárkönyvelés esetén. A vevői könyvelésre is minden igaz, amit az általános könyvelési tudnivalók alatt leírtunk (naplózás, módosítás, mentés, keresés, stornózás, stb.). Attól függően, hogy mit rögzítünk, mindig meg kell adni, hogy kimenő számláról, vagy jóváírásról van-e szó. Miután kiválasztottuk a vevőt, a könyvelési táblában automatikusan megjelenik a vevőhöz rendelt főkönyvi számlaszám (pl 311000, 316000). Ezek után adjuk meg az egyéb paramétereket, majd az ellenszámlát (vagy ellenszámlákat), és rögzíthetjük is a számlát vagy éppen a jóváírást.

Vevők Itt a következőkre van lehetőségünk: -

új vevők felvitele vevők beállításainak módosítása vevői karton megjelenítése nyitott tétel lista megjelenítése

Vegyük sorba őket. Új vevő és beállításai

Kattintsunk az „Új vevő” gombra, majd a megjelen ablakban adjuk meg a szükséges beállításokat. Itt van jelentősége a már korábban létrehozott partnerkód-definícióknak. Ugyanis ha kiválasztunk egyet, akkor a program automatikusan generálja a következő (vagy éppen első) partnerkódot. Az „Egyéb beállítások” fülön további beállításokat adhatunk meg. A gyűjtőszámla megadása kötelező (pl. 311000), mert innét tudja a program, hogy az adott partnerkódra könyvelt tételt melyik főkönyvi számra könyvelje.


Oldal: 31

Ezen kívül beállíthatjuk még, hogy az adott vevőn keletkező árfolyamnyereséget ill. veszteséget, valamint az adott skontót hova könyvelje a program. A fizetési feltétel, a felszólítási csoport, a hitellimit, és az árbevétel számla jelenleg nem bírnak funkcióval. A kapcsolatok táblában tetszőleges számú kapcsolatot adhatunk meg, a „Feljegyzések” fülön pedig az adott vevővel kapcsolatos feljegyzésekinket tárolhatjuk. Így mindig minden egy helyen lehet. Vevői karton és nyitott tétel lista

Keressük ki a kívánt vevőt, majd kattintsunk duplán rá. Ekkor megjelennek a vevő adatai, ahol egyébként a beállításait is módosíthatjuk, feljegyzéseket írhatunk hozzá, stb. Kattintsunk a „Karton megjelenítése” ikonra. Ekkor megjelenik egy újabb ablak, ahol láthatjuk, hogy mely tételeket könyveltünk az adott vevőre. Ezeket a tételeket kedvünk szerint szűrhetjük. A „Frissítés” gomb megnyomásával aktualizáljuk a szűrési feltételeket. Ha a „Nyitott tétel lista” gombra kattintunk, akkor pedig megjelennek az adott vevőhöz tartozó nyitott tételek. Fontos megjegyezni, hogy ezek a nyitott tételek azokat a nyitott tételeket tartalmazzák, amelyek határnaptól függetlenül nyitottak (tehát az éppen aktuális nyitott tételek jelennek meg itt). A szűrési lehetőség itt is fennáll. A könyvelési és a nyitott tételeket ki is menthetjük egy excel fájlba.

Nyitott tétel elszámolás Ebben a menüpontban van lehetőségünk összepontozni egy adott vevőre könyvelt nyitott tételeket, ha a bank- vagy pénztárkönyvelés során még nem tettük volna meg. Először is meg kell adnunk egy vevői partnerszámot. Nyomjuk meg a „Tab”-ot, vagy egyszerűen kattintsunk valahová máshová, és ekkor megjelennek azok a tételek, amelyek az adott vevőre eddig könyvelve lettek, és amelyek még nyitottak. Az összepontozás úgy kezdődik, hogy választunk egy tételt, amely a kiegyenlítési bizonylat lesz. Ez a legtöbb esetben egy banki vagy pénztári befizetés, hiszen ezzel egyenlítjük ki a számlákat, de akár választhatunk egy számlát is erre a célra. Ha kiválasztottunk pl. egy befizetést, kattintsunk rá duplán. Ha korábban nem állítottunk be a kiegyenlítési bizonylatokhoz bizonylatszám-definíciót, akkor erre a program figyelmeztet, és nem enged tovább haladni.


Oldal: 32

Ha viszont állítottunk be ilyet, akkor egy újabb ablak jelenik meg, ahol a felső táblázatban láthatjuk az általunk választott kiegyenlítési bizonylatot. Kattintsunk a „Nyitott tételek betöltése” gombra, hogy az alsó táblázatban pedig megjelenjenek a nyitott tételek. Ezek után adjuk meg, hogy a kiegyenlítési bizonylatból mennyit szeretnénk elszámolni: ha az egészet, akkor egyszerűen kattintsunk az „OK” oszlopba, ha pedig csak egy részét, akkor írjuk be a megfelelő oszlopba. Hasonlóan járjunk el a kiegyenlítendő bizonylatok esetében. Itt lehetőségünk van skontó elszámolására is, amit megadhatunk összegszerűen, vagy százalékosan is. Fontos megemlíteni, hogy csak azonos pénznemű tételek egyenlíthetők ki. Kiegyenlítéskor az esetleges árfolyamkülönbözetek automatikusan kerülnek elszámolásra. Már tudjuk azt, hogy egy adott pénznemnek kötelező megadni árfolyamkülönbözeti számlákat, valamint vevőknek is állíthatunk be ilyeneket. Ha adott vevőnek nincsenek ilyen számlái beállítva, akkor az árfolyamkülönbözetek az adott pénznemhez tartozó árfolyamkülönbözeti számlákra kerülnek. Ha pedig adtunk meg ilyen számlákat a vevői beállításoknál, akkor a különbözetek ide könyvelődnek. Ha skontót is számolunk el, akkor a program szintén megvizsgálja, hogy adtunk-e meg az adott vevőnél skontó számlát. Ha nem, akkor ellenőrzi, hogy a számlatükör beállításainál adtunk-e meg ilyet. Ha ott sem, akkor nem engedi az összepontozást elvégezni, és erre figyelmeztet is. A program az összepontozandó tételek során automatikusan frissíti az összepontozás egyenlegét, és számolja a háttérben a keletkezendő árfolyamkülönbözeteket. Ezért van az, hogyha pl. euróban az összepontozás egyenlege nulla, akkor forintban is az lesz. De ettől még a program számol el árfolyamkülönbözetet. Példa egy összepontozásra:

Lehetőségünk van, hogy megjegyzést írjunk az egyes összepontozásokhoz. Ehhez kattintsunk a „Megjegyzés” gombra. Ha mindent rendben találunk, kattintsunk a „Mentés” gombra, és készen is vagyunk.


Oldal: 33

Előfordulhat, hogy kiegyenlítéskor marad fenn összeg vállalati pénznemben, holott a bizonylat pénznemében a kiegyenlítés egyenlege nulla. Ekkor a „Kikönyvelés” jelölőnégyzet bejelölésével könyvelhetjük ki az esetlegesen fennmaradt összeget. Előfordulhat az az eset, hogy a kiegyenlítendő bizonylatok között olyan bizonylat van, aminek a dátuma későbbi, mint a kiegyenlítési bizonylaté. Ekkor a program felhívja a figyelmünket arra, hogy ez egyes kimutatásoknál eltéréshez vezethet (pl. nyitott tétel lista). Ha mégis szeretnénk folytatni a kiegyenlítést, akkor kattintsunk az „Igen”-re. A „Kiegyenlített tételek keresése” gombra kattintva lehetőségünk van a már korábban kiegyenlített tételek keresésére is. Adjuk meg az esetleges szűrési feltételeket, és kattintsunka a „Frissítés” gombra. Ha egy kiegyenlítést vissza szeretnénk vonni, akkor jelöljünk ki egy bizonylatot, ami része a kiegyenlítésnek, és kattintsunk a „Törlés” gombra. Ekkor a program feloldja a kiegyenlítést, és törli az esetlegesen elszámolt árfolyamkülönbözeteket és skontókat is. Fontos még megjegyezni, hogy minden egyes kiegyenlítés egy egyedi sorszámot is kap.

Kintlévőségkezelés Fizetési felszólítás

Ennek a funkciónak a segítségével küldhetünk ki vevőinknek fizetési felszólításokat. Kattintsunk az „Új” gombra, majd válasszuk ki azt a szövegtörzset, amit szeretnénk látni a fizetési felszólításokon. Természetesen ehhez fel kell vinni egyet a szövegtörzsek közé. Ezután adjuk meg a fizetési határidőt, ez lesz az a dátum, amely határnappal a program kilistázza a még ki nem fizetett tételeket. A „Befizetések figyelembe véve” dátummal pedig azt adjuk meg, hogy a befizetések meddig lettek figyelembe véve a fizetési felszólítás nyomtatásakor. Esetlegesen megadhatunk pénznemet is. Ezen kívül más egyéb opciókat is beállíthatunk még. A „Partnerkiválasztás” fülön kell megadnunk azokat a partnereket, amelyeknek fizetési felszólítást szeretnénk küldeni. Valamilyen feltételt kötelező megadni, különben a program nem nyomtat semmit. Ha pl. az összes belföldi vevőnek szeretnénk küldeni, akkor csak elég megadnunk főkönyvi számlaszámként a 311000-t. A kinyomtatott fizetési felszólításokat rendezhetjük is. Természetesen ezt a kimutatástípust is elmenthetjük a későbbi használat miatt.


Oldal: 34

Késedelmi kamatszámítás

Ebben a menüpontban küldhetünk a vevőnek a késedelmesen teljesített fizetéseiről késedelmi kamatértesítőt. Kattintsunk az „Új” gombra, adjuk meg a kívánt szövegtörzset (feltétele, hogy korábban már létrehoztunk ilyet), az üzelti évet, a kiegyenlítési dátumot (az eddig a napig kiegyenlített tételekhez számol a program késedelmi kamatot), a pénznemet (az ilyen pénznemű tételeket gyűjti ki), majd a késedelmi kamat százalékát. A „Partnerkiválasztás” fülön választhatjuk ki, hogy mely partnerekre szeretnénk elvégezni a számítást. Valamilyen feltétel megadása kötelező, hasonlóan mint a fizetési felszólításnál. Rendezésre is van lehetőségünk a „Rendezés” fülön. A „Késedelmi kamatszámítás véglegesítése” opció azt jelenti, hogyha ezt bejelöljük, és kinyomtatjuk a kamatértesítőket, akkor a kigyűjtött tételek egy következő nyomtatáskor már nem kerülnek kigyűjtésre, elkerülve ezzel, hogy egy vevőnek kétszer küldjük ki ugyanarról a késedelmes fizetésről a kamatértesítőt. A „Késedelmi kamatok” fülön pedig lehetőségünk van a kiszámított késedelmi kamatok könyvelésére, de csak akkor, ha a késedelmi kamatszámítást véglegesítjük. Az egyes késedelmi kamatszámításokat pedig elmenthetjük a későbbi használhatóság érdekében.

Kimutatások Nyitott tétel lista

Itt kérdezhetjük le a vevőkről a nyitott tétel listát. Kattintsunk az „Új” gombra, adjuk meg az üzleti évet és a határnapot, majd a tételszűrőt (részletesebben lásd: főkönyvi karton), és végül kattintsunk a „Nyomtatás” ikonra. A „Partnerkiválasztás” fülön lehetőségünk van a vevők szűrésére, a „Nyitott tételek szűrése” fülön pedig azt állíthatjuk be, hogy mely nyitott tételek jelenjenek meg a listán. A „Rendezés/Csoportosítás” fülön a partnereket és a nyitott tételeket is rendezhetjük ill. csoportosíthatjuk. Hasonlóan mint a főkönyvi karton esetébne, itt is rendelkezésünkre állnak a „Bővített”, a „Vállalati pénznemben is” és a „Protokoll nyomtatása” funkciók. Ezen kívül ezeket a kimutatásokat is elmenthetjük a későbbi használat érdekében. Természetesen excelben történő exportálásra is van lehetőség.


Oldal: 35

Folyószámlaegyenleg

Ebben a menüpontban kérdezhetjük le a vevők egyenlegeit. Kattintsunk az „Új” gombra, adjuk meg a szükséges paramétereket, majd kattintsunk a „Nyomtatás” ikonra, és készen is vagyunk. Itt is van lehetőség a partnerek kiválasztására, valamint rendezésre és csoportosításra. Ezeket a kimutatásokat is kimenthetjük excelbe, és el is menthetjük őket. Korosított lista

Ezzel a funkcióval kérhetjük le a vevői nyitott tételeket esedékesség szerint. Kattintsunk az „Új” gombra, adjuk meg a szokásos beállításokat, valamint adjuk meg az esedékességek felosztását, és kattintsunk a „Nyomtatás” ikonra. Rendezési, csoportosítási, és partnerkiválasztási lehetőségek itt is rendelkezésre állnak, úgymint az excelbe történő exportálás és a kimutatás mentése is. Egyenlegközlő

Itt nyomtathatjuk ki a vevői egyenlegközlőket. Töltsük ki a már ismert mezőket, és kattintsunk a „Nyomtatás” gombra. Valamilyen partnerszelekciót kötelező megadni, különben a kimutatás nem fog adatot szolgáltatni. Rendezésre és a kimutatás mentésére itt is lehetőségünk van. Folyószámlakarton

Ez a menüpont ugyanazokkal a funkcionalitásokkal bír, mint a főkönyvi karton, csak itt a vevőkre könyvelt tételeket jeleníti meg a program. Kattintsunk az „Új” gombra, adjuk meg a kívánt beállításokat (valamilyen partnerszelekció megadása itt is kötelező), végül lehet nyomtatni. A „Részletes” jelölőnégyzet bejelölésével azt érjük el, hogy a megjelenő vevői kartonokon minden tétel szerepelni fog. Tehát ha pl. egy számla összegét több bevételszámlára osztottuk fel (vagy csak egyre, de a számla egy áfás számla), akkor ezek a tételek is megjelennek a kartonokon. Ha ezt nem pipáljuk be, akkor csak az első ellenszámla jelenik meg, mögötte egy csillaggal, ami jelzi, hogy az adott számla mögött több tétel húzódik meg. Rendezés, csoportosítás, excel export és a kimutatás mentése itt is rendelkezésünkre áll.


Oldal: 36

Vevői napló

Itt nyomtathatjuk ki egy adott időszak alatt könyvelt tételeket.

Szállítói könyvelés Ebben a modulban ugyanazok a funkciók állnak rendelkezésünkre, mint a vevői könyvelés területén (kivéve a kintlévőség-kezeléssel kapcsolatos funkciókat), ezért ezek ismételt leírását mellőzzük.

Tárgyi eszközök Ennek a modulnak a segítségével lehetőségünk nyílik arra, hogy a cégek működésük során üzembe helyezett tárgyi eszközöket nyilvántartsuk, azokról különféle kimutatásokat készítsünk, valamint hogy elszámoljuk az esetleges állománybeli változásokat. A modul teljes mértékben össze van kötve a könyvelési modullal, tehát bármilyen állományváltozás azonnal belekerül a főkönyvi könyvelésbe is. A tárgyi eszköz könyvelés megkezdése előtt el kell végeznünk néhány beállítást annak érdekében, hogy a modult zavartalanul és problémamentesen tudjuk használni. Vegyük sorra ezeket.

Eszköztípusok Minden eszközt kötelezően be kell sorolnunk egy eszköztípusba (eszközosztályba). A későbbiek során ennek nagy jelentősége lesz, többek között a kimutatások területén is, ezért helyes létrehozásuk kulcsfontosságú. Javasoljuk a már jól ismert főkönyvi bontásnak megfelelő eszköztípusok létrehozását. Eszközkódként azt adunk meg, amit szeretnénk. Pl.

1100 – alapítás átszervezés aktivált értéke 1200 – kísérleti fejlesztés aktivált értéke 1300 – vagyoni értékű jogok, stb.

Természetesen olyan eszköztípus nem módosítható (csak a leírás), és nem törölhető, amely már legalább egy eszköz aktiválásakor meg lett adva.


Oldal: 37

Leltári szám Itt kell megadnunk, hogy az új eszközök felvitelekor kiosztandó leltári szám hogyan fog felépülni. Felépítése megegyezik a már korábban taglalt bizonylatszámok felépítésével. Természetesen ha már felvittük az első eszközt, akkor a definíció nem módosítható.

Eszközmozgások Ebben a menüpontban eszközmozgásokat.

vihetjük

fel

az

állományváltozások

során

előforduló

Kettőt mindenképp rögzítenünk kell: egyet az aktiválás miatt (pl. „beszerzés”), egyet pedig a kivezetés miatt (pl. „eladás” v. „selejtezés”). Ezen kívül számos más mozgáskódot is rögzíthetünk, amelyeket majd az egyes állományváltozások során adhatunk meg, és amelyekre a kimutatások során szűrhetünk is. Így pl. könnyedén meg tudjuk állapítani, hogy mely eszközöket szereztünk be a fejlesztési tartalék terhére, vagy hogy mely eszközöket selejteztünk le egy adott időszakban, stb. Természetesen törölni és módosítani csak akkor lehet, ha az adott eszközmozgást még sehol sem használták fel.

Értékcsökkenések Ebben a menüpontban fehetjük fel az egyes értékcsökkenés-típusokat. Alapvetően az értékcsökkenéseket kétfelé kell osztanunk: számviteli és adótörvény szerinti értékcsökkenések. Számviteli értékcsökkenésként az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésünkre: lineáris (százalék), lienáris (évek alapján), évenként azonos összegű, nettó érték alapján, degresszív (évek száma módszer), teljesítményarányos, és azonnali (kis értékű). Adótörvény szerinti értékcsökkenésként csak a lineáris (százalék) és az azonnali (kis értékű) értékcsökkenési típusok állnak a rendelkezésünkre. Attól függően, hogy mit választottunk ki, válnak aktívvá az év, százalék, ill. az éves összeg mezők. Törölni vagy módosítani itt is csak akkor lehet, ha az adott értékcsökkenési típust még nem használták fel egyetlen eszköznél sem.


Oldal: 38

Szervezeti csoportok/egységek Itt vihetünk fel különféle szervezeti csoportokat és egységeket. Fontos megjegyezni, hogy az egység minősül magasabb kategóriának. Ez akkor lehet hasznos, ha az egyes vásárolt vagy előállított eszközök esetében el szeretnénk tárolni azt az információt is, hogy pontosan hol vannak használatban. Törölni és módosítani itt is csak akkor lehet, ha még nincs olyan eszköz, amelynél az adott csoportot vagy egységet még nem használtuk fel.

Eszközök Ebben a menüpontban vehetjük fel az új eszközöket. Számos beállítást kell elvégeznünk, hogy sikeresen felvigyünk egy eszközt. Ezen kívül itt lehet még keresni, módosítani, törölni, és állománybavételi bizonylatot nyomtatni. Most pedig nézzük meg, hogy milyen adatokat kell felvinnünk egy új eszköz esetében. Először is a beszerzés keltét kell megadnunk. Szorosan hozzá kapcsolódik a beszerzési bizonylat sorszáma is. Ezután meg kell adnunk az előre definiált beszerzési módok közül egyet, majd a kívánt eszközosztályt. A programban lehetőség van arra, hogy egy eszköznek ún. aleszközei legyenek. Az aleszközök minden tekintetben felveszik a főeszköz tulajdonságait (főkönyvi számok, leírási kulcsok, eszközosztály, stb). Ez akkor lehet hasznos, ha van egy nagyobb értékű eszköz (pl. gyártócsarnok), aminek egyes meghatározott elemeit külön szeretnénk aktiválni (pl. nyílászárók, fűtési és hűtési rendszer, stb). Így a kimutatásokban a főeszköz összesítve hozza a saját és aleszközei értékeit (ha így kérjük), és az aleszközöket is kezelhetjük úgy, mintha önálló eszközök lennének. Ha tehát egy aleszközt szeretnénk létrehozni, meg kell adnunk a főeszköz leltári számát. A leltári számot automatikusan generálja a program a beállított leltári szám definíció alapján. Haladjunk tovább, és adjuk meg a megnevezést, a főkönyvi számot, ahova aktiválni szeretnénk az eszközt, és az aktiválás keltét. Figyeljünk arra, hogy az azonos eszközosztályba tartozó eszközök azonos főkönyvi számlán legyenek, különben az egyes kimutatások készítésekor eltéréseket tapasztalhatunk a főkönyv és a kimutatások között. Lehetőségünk van megadni azt a partnert is, akitől vettük az eszközt.


Oldal: 39

Ezek után adjuk meg a mennyiséget. Ha több darabról van szó, akkor dönthetünk, hogy egyben aktiváljuk őket, vagy darabonként. Ha darabonként szeretnénk, akkor jelöljük be a „Külön aktiválás” jelölőnégyzetet. Adjuk meg az egységárat, a bruttó értéket a program automatikusan kiszámítja. A maradványértéket ismét nekünk kell meghatározni (összegszerűen). Megadhatjuk azt is, hogy az adott eszközt mikor lehet legkorábban értékesíteni. Ez akkor lehet hasznos, ha pl. pályázati eszközről van szó. Felvihetjük az eszköz tervezett teljesítményét is (teljesítményarányos leírású eszközöknél kötelező megadni), és megadhatunk egyéb megjegyzéseket is. Az „Értékcsökkenés” fülön állíthatjuk be az eszköz értékcsökkenési paramétereit. Először is meg kell adnunk a számviteli és adótörvény szerinti értékcsökkenési kódokat. Ezeket már korábban definiáltuk. Majd az értékcsökkenés elszámolásához szükséges főkönyvi számokat kell beállítanunk. Ha az eszközt fejlesztési tartalék terhére kívánjuk üzembe helyezni, akkor azt is ezen a fülön kell megadni. Ezenkívül be kell még állítanunk a terven felüli értékcsökkenés és az értékhelyesbítés főkönyvi számlaszámait. Ha minden megvan, megnézhetjük, hogy hogy is néz majd ki az eszköz leírási terve (nem kötelező). Az „Egyéb adatok” fülön adhatjuk meg a már korábban említett szervezeti egységet és csoportot, valamint amennyiben idegen pénznemben beszerzett eszközről van szó, akkor annak pénznemét és egységárát. Az aktiválási számlaszámot kötelező megadni. Ha mindent jól beállítottunk, akkor elmenthetjük az adott eszközt a „Mentés” gomb megnyomásával. Ezzel az eszköz még nem került aktiválásra, azt majd az állományváltozások menüpont alatt tehetjük meg. Ha korábban más könyvelőprogramot használtunk, akkor a korábbról áthozott eszközöket a fent ismertetett módon kell felvenni, azzal az eltéréssel, hogy az „Értékcsökkenés” fülön be kell jelölni a „Nyitó adatok” jelölőnégyzetet, és meg kell adni az eszköz nyitó értékcsökkenését (számviteli és adótörvény szerintit is). Beszerzés keltének és az aktiválás dátumának az eredeti beszerzési és aktiválási dátumot kell megadni. A nyitó értékcsökkenés dátumaként az ebben a programban könyvelt üzleti év első napját kell megadni (pl. 2012.01.01). Ha az eszköz aktiválásakor fejlesztési tartalékot is igénybe vettünk, akkor azt is meg kell adni.


Oldal: 40

Ha valamilyen oknál fogva nyitó értékcsökkenésként többet vagy éppen kevesebbet adunk meg, akkor a különbözet az utolsó értékcsökkenési periódusban korrigálásra kerül.

Ebben az esetben a helyes nyitó értékcsökkenés 3.646.590 lett volna, de mi 3.700.000-t adtunk meg. Így a különbözet (53.410) az utolsó értékcsökkenési periódusban mínusz előjellel kerül könyvelésre, helyreállítva így az eszköz nettó- v. maradványértékét. Ezek után nézzük az állományváltozásokat.

Állományváltozások A tárgyi eszköz modul helyes működtetése a következőképpen néz ki: miután lekönyveltük a beruházási szállítói számlákat, és meghatároztuk, hogy mely eszközöket szeretnénk aktiválni, felvisszük ezeket az eszközök közé. Ezután pedig aktiváljuk őket. Ha már vannak meglévő eszközök, akkor azokon különféle állományváltoztatásokat hajthatunk végre (pl. selejtezés, maradványérték változás, leírási kulcs változás, átkönyvelés, stb). Ha végeztünk az adott hónapra minden eseménnyel, akkor elszámolhatjuk az értékcsökkenést. Természetesen előfordulhat, hogy valamilyen eseményt utólag teszünk meg (mert pl. elfelejtettük), akkor sincs gond, ugyanis lehetőség van egy adott periódusban a többszöri értékcsökkenés elszámolására. Ilyenkor a program csak a változtatás miatt keletkező értékcsökkenési különbözeteket könyveli le. De ha elszámoljuk a következő időszaki értékcsökkenést, akkor is ugyanezt érjük el.


Oldal: 41

Az egyes állományváltozásoknál erre külön kitérünk. Ezen kívül fontos még megemlíteni, hogy néhány korlátozás is beépítésre került a programba. Ezekről is majd az adott állományváltozásnál lesz szó.

Aktiválás Itt aktiválhatjuk a korábban felvitt eszközöket. Ehhez adjuk meg a könyvelési dátumot (ez lesz majd az aktiválási dátum), majd válasszuk ki az aktiválni kívánt eszközt. A program csak olyan eszközöket listáz ki, amelyek még nem lettek aktiválva. A könyvelési dátumnak és az aktiválás dátumának meg kell egyeznie. Kisértékű tárgyi eszköz esetén a program már az aktiváláskor elszámolja az értékcsökkenést. Amennyiben pl. az értékcsökkenést már márciusig elszámoltuk, de visszamenőleg januárban aktiválunk egy eszközt, akkor a következő értékcsökkenés elszámolásakor az új eszköz január-március periódusokban elszámolandó értékcsökkenése is könyvelésre kerül.

Aktiválás visszavétele Ha egy eszközről a későbbiek során kiderül, hogy mégsem kellett/lehetett volna aktiválni, akkor lehetőségünk van, hogy az aktiválást stornózzuk. Ilyenkor a program visszakönyveli az adott beruházási számlára az eszközt, és stornózza az értékcsökkenési elszámolásokat is (terven felüli értékcsökkenést ist). Az eszköz a törzsadatokból is törlésre kerül. Aktiválást stornózni csak üzleti éven belül lehet. Tehát nem stornózhatjuk olyan eszköz aktiválását 2012-ben, amit pl. 2011-ben aktiváltunk.

Ráaktiválás Ha egy eszközön értéknövelő beruházást hajtunk végre, akkor annak az összegét ezzel a funkcióval tudjuk ráaktiválni az adott eszközre. Ehhez adjuk meg a könyvelési dátumot, azt az eszközt, amelyre rá szeretnénk aktiválni az összeget, majd pedig magát az összeget, és kattintsunk a „Ráaktiválás” gombra. Fontos tudnivalók: -

Ha a megadott könyvelési dátum után már ráaktiváltunk egy bizonyos összeget a kiválasztott eszközre, akkor az újabb ráaktiválás csak ezután lehetséges. A ráaktiválás időpontjáról az eszköztallózóban vagy a tárgyi eszköz kartonon tájékozódhatunk.


Oldal: 42

-

-

-

Ha az eszköznek a ráaktiválás utáni időpontban megváltoztatták a leírási módját, akkor a ráaktiválás csak ezután az időpont után lehetséges. Ha egy eszköz már elérte a maradványértékét vagy teljesen leírásra került, akkor a ráaktiválás nem lehetséges. Helyette érdemes felvenni a ráaktiválandó értéket mint külön aleszközt. Teljesítményarányos értékcsökkenésű eszköz esetében ráaktiválásra csak akkor van mód, ha az adott időszakra már elszámoltuk az értékcsökkenést. Az így keletkező értékcsökkenési többlet a következő értékcsökkenés elszámolásakor könyvelésre kerül. Ha kisértékű eszközre aktiválunk rá, a ráaktivált összeg azonnal elszámolásra kerül mint értékcsökkenés. Ha a ráaktiválás dátuma után már számoltunk el értékcsökkenést, akkor a keletkező értékcsökkenési többlet a következő értékcsökkenés elszámolásakor könyvelésre kerül.

Értékhelyesbítés Itt élhetünk a számviteli törvény által biztosított értékhelyesbítési lehetőséggel. Ehhez adjuk meg a könyvelési dátumot, az eszközt, amely értékét helyesbíteni szeretnénk, az értékhelyesbítés összegét, és az ellenszámlát (pl. 417000). Ezek után pedig kattintsunk az „Értékhelyesbítés mentése” gombra. Értékhelyesbítést bármikor könyvelhetünk adott üzleti éven belül, mivel nem érinti az értékcsökkenés elszámolását.

Leaktiválás A korábban ráaktivált értékeket itt vonhatjuk vissza. Csak olyan értékeket könyvelhetünk itt, amelyeket korábban az adott eszközre ráaktiváltunk. A könyvelési dátum nem módosítható, mivel a leaktiválás dátuma meg kell hogy egyezzen a korábban megtett ráaktiválás dátumával. Így a leaktiválásnak és a hozzá tartozó ráaktiválásnak egyazon üzleti évben kell lennie. Adjuk meg a leltári számot, majd az „Összeg” mezőben válasszuk ki a korábban ráaktivált eszközök közül a legutóbbit (mindig csak az utolsót tudjuk visszavenni). Ekkor a program kiegészíti a könyvelési dátum mezőt. Ezután nyomjuk meg a „Leaktiválás” gombot.

Kivezetés Ebben az ablakban van lehetőségünk a tárgyi eszközök állományának csökkentésére.


Oldal: 43

Először adjuk meg az eszközcsökkenés módját. Korlátlan számú eszközcsökkenési módot vihetünk fel a törzsadatokba, így sokféle címen vezethetünk ki eszközt. Ezekre a csökkenési módokra a kimutatások lehívásakor szűrhetünk is. Ezután adjuk meg a csökkenés dátumát, a kivezetendő eszköz leltári számát, az ellenszámlát, amelyre a program könyvelni fogja majd a bruttó értéket ill. az értékcsökkenést, végül adjuk meg a mennyiséget. Végül kattintsunk a „Kivezetés” gombra. Fontos tudnivalók: -

a kivezetés csak utolsó esemény lehet, tehát nem kerülhet az időben pl. ráaktiválás, maradványérték-változtatás, leírási kulcs változtatás, stb. elé adott periódusban (hónap) egy eszközön belül csak egyszer lehet kivezetést végrehajtani főeszközt kivezetni csak akkor lehet, ha már nincs aleszköze (tehát először az aleszközöket kell kivezetni) az eszközhöz esetlegesen kapcsolódó értékhelyesbítés nem kerül visszaírásra, ezt manuálisan kell megtenni (a terven felüli értékcsökkenés viszont igen) ha korábbi időszakra könyveljük a kivezetést (értékcsökkenés már el van számolva), akkor a keletkező különbözetek a következő értékcsökkenés elszámolásakor kerülnek könyvelésre

Értékcsökkenés elszámolása Itt számolhatjuk el az egyes periódusokban (hónapok) az értékcsökkenést. Ehhez válasszuk ki az üzleti évet, a kívánt periódust, és adjuk meg a könyveléskor használt bizonylatszámot. Ezek után kattintsunk az „Elszámolás” gombra. A program jelzi, ha végzett az értékcsökkenések elszámolásával, és rögzíti az alsó táblázatban annak megtörténtét. Ha vannak teljesítményarányos leírású eszközök, akkor egy újabb ablakban megjelennek ezek, és meg kell adnunk az adott periódusban elszámolandó teljesítmények értékét. Természetesen a már elszámolt és az elszámolandó teljesítmények nem lehetnek nagyobbak az összteljesítménynél. Ha olyan periódusra végeztünk módosítást, ahol az értékcsökkenés már el lett számolva, akkor az így keletkezendő értékcsökkenési különbözetek könyvelésére két lehetőségünk van: -

vagy elszámoljuk a következő havi értékcsökkenést vagy pedig ismételt elszámolást végzünk az adott hónapra (ekkor az „Ismételt elszámolás” jelölőnégyzetet be kell jelölni

Az ismételt elszámolást elég arra a hónapra elvégezni, amelyikben utoljára számoltuk el az értékcsökkenést. De természetesen az érintett hónapokban külön-külön is újra elszámoltathatjuk az értékcsökkenést.


Oldal: 44

Ezeket az utólagos értékcsökkenési változásokat mindig abban a hónapban könyveli le a program, amelyikbe tartoznak. Pl. az értékcsökkenés októberig már el van számolva, de januárban elfelejtettünk egy ráaktiválást megtenni. Ekkor az értékcsökkenési tervben keletkező, január és október közötti módosulásokat a program a január-október hónapokra könyveli. Az értékcsökkenések elszámolásának folytonosnak kell lennie, tehát ilyen nem lehet: január, […..], március, április, [….], június . Egy már elszámolt periódusra az értékcsökkenést az „Ismételt elszámolás” lehetőségével tudjuk újra elszámolni. Az értékcsökkenések főkönyvi számonként, költségnemenként, és ha van, akkor költséghelyenként kerülnek könyvelésre. Tehát nem eszközönként egy-egy könyvelési tétel.

Terven felüli értékcsökkenés Itt számolhatunk el egy eszközre terven felüli értékcsökkenést. Értelemszerűen töltsük ki a megjelent űrlapot, és kattintsunk a „Terven felüli értékcsökkenés elszámolása” gombra. Fontos megjegyezni, hogy terven felüli értékcsökkenést az eszköz tervezett leírási időtartamán kívül könyvelni nem lehet.

Visszaírás Ebben a menüpontban írhatjuk vissza a korábban elszámolt terven felüli értékcsökkenést vagy értékhelyesbítést (ehhez a jelölőnégyzetet be kell jelölni). Töltsük ki megfelelően az űrlapot, és kattintsunk a „Visszaírás” gombra. Készen is vagyunk.

Selejtezés A megjelenő ablakban lehetőségünk van az eszközök selejtezésére. Először adjuk meg az eszközcsökkenés módját, majd töltsük ki a többi adatot is. Az ellenszámla arra szolgál, hogy a program majd erre fogja könyvelni az eszköz bruttó értékét ill. a selejtezésig elszámolt értékcsökkenést. Majd adjuk meg a selejtezni kívánt mennyiséget is. Ha mindez megvan, nyomjuk meg a „Selejtezés” gombot. Fontos tudnivalók: -

a selejtezés csak az utolsó esemény lehet az eszköz életében


Oldal: 45

-

egy periódusban egy eszközön belül csak egyszer lehet selejtezést végrehajtani főeszközt csak akkor lehet selejtezni, ha nincs már több aleszköze (tehát először azokat kell selejtezni) visszamenőleges selejtezésre van lehetőség

Tömeges selejtezés Ezzel a funkcióval tudunk egyszerre több eszközt leselejtezni. Működése hasonló, mint a selejtezés esetében, csak itt annyi eszközt adunk hozzá a megjelnő táblához, amennyit akarunk. A táblázatban a hozzáadás után megjelenik az eszköz aktuális bruttó értéke, a selejtezésig elszámolandó halmozott értékcsökkenése, és az eddig elszámolt terven felüli értékcsökkenés. Fontos tudnivalók: -

-

a táblázatban egy eszköz csak egyszer szerepelhet tömeges selejtezés esetén nincs lehetőségünk részmennyiség megadására, az eszköz összes darabszáma selejtezésre kerül a selejtezés csak utolsó esemény lehet egy adott eszközön belül egy adott periódusban (hónap) adott eszköznél csak egyszer lehet selejtezést végrehajtani visszamenőleges selejtezésre tömeges selejtezés esetén nincs lehetőség, tehát csak olyan hónapban selejtezhetünk így, amelyben még nem számoltuk el az értékcsökkenést főeszközt csak akkor selejtezhetünk, ha már nincs aleszköze

Leírási mód változás Itt tudjuk megváltoztatni egy eszköz értékcsökkenési leírásának a módját. A változtatás mindig egy adott hónap első napjától kezdődik. Töltsük ki értelemszerűen az űrlapot, majd nyomjuk meg a „Mentés” gombot. Fontos tudnivalók: -

a leírási mód változtatásának dátuma nem eshet az eszköz tervezett leírási időtartamán kívülre a változtatás csak utolsó esemény lehet adott periódusban (hónap) egy eszközön belül csak egyszer lehet változtatást végrehajtani visszamenőleges változtatásra nincs lehetőség, tehát csak olyan hónapban tehetjük meg a változtatást, amelyben még nem számoltuk el az értékcsökkenést kis értékű tárgyi eszköz leírási módját nem lehet megváltoztatni


Oldal: 46

-

teljesítményarányos leírású eszköz esetében kötelező megadni tervezett teljesítmény értéket

Maradványérték változás Lehetőségünk van megváltoztatni egy már aktivált eszköz maradványértékét. Ehhez értelemszerűen töltsük ki az űrlapot, és kattintsunk a „Mentés” gombra. A változtatás időpontja mindig egy adott hónap első napja lehet. Fontos tudnivalók: -

a változtatás csak utolsó esemény lehet visszamenőleges változtatásra nincs lehetőség, tehát csak olyan hónapban tehetjük meg a változtatást, amelyben még nem számoltuk el az értékcsökkenést a maradványérték változtatásának dátuma nem eshet az eszköz tervezett leírási időtartamán kívülre

Átkönyvelés Ebben a menüpontban tudunk egy eszközt átkönyvelni egy másik főkönyvi számra. Vigyük fel az adatokat, majd adjuk meg az új eszközosztályt. Ekkor a program automatikusan betölti a hozzá tartozó főkönyvi számokat, amelyekre a régi főkönyvi számokról az értékek átkönyvelésre kerülnek. Ha mindent rendben találunk, nyomjuk meg az „Átkönyvelés” gombot. Fontos megjegyezni, hogy aleszközt nem könyvelhetünk át.

Tárgyi eszköz kimutatások A program ebben a részében számos kimutatást nyomtathatunk ki képernyőre vagy exportálhatunk excel fájlba. A tárgyi eszköz analitika és a főkönyvi könyvelés egyeztetésekor bírnak nagy jelentőséggel.

Aktivált eszközök Itt nyomtathatjuk ki az általunk meghatározott szűrési feltételeknek megfelelő aktivált eszközöket.


Oldal: 47

Leltárfelvételi ív Ha leltározni szeretnénk, és szükségünk van leltárfelvételi ívekre, akkor azokat itt nyomtathatjuk ki. Ehhez adjuk meg a leltár fordulónapját, és a program kilistázza azokat az eszközöket, amelyek az adott napon még állományban vannak. Nyomtatáskor a program a következőképpen jár el: -

ha egyetlen eszköznél sem adtunk meg szervezeti egységet, akkor minden eszközt egy listába tesz ha akár csak egy eszköznél is állítottunk be szervezeti egységet, akkor előre kerülnek azok az eszközök, amelyeket nem rendeltünk egyetlen szervezeti egységhez sem (ha vannak ilyenek), máskülönben az eszközök szervezeti egységenként csoportosítva jelennek meg

Tárgyi eszköz karton Itt nyomtathatjuk ki az egyes eszközök kartonjait. A karton tartalmazza az eszköz leírási időtartamán belül bekövetkezett minde eseményt és egyéb más hasznos értékeket is. Lehetőségünk van egyetlen eszköz vagy több eszköz kartonját lekérdezni számviteli törvény vagy adótörvény szerint, vagy akár mindkettő szerint egyszerre is. Eszköztallózó

Itt ugyanazokat az adatokat tekinthetjük meg, mint a tárgyi eszköz kartonon, csak éppen táblázatos formátumban.

Tárgyi eszköz tükör Itt nyomtathatjuk ki az eszközök bruttó és nettó értékeinek, valamint a halmozott és tárgyévi értékcsökkenéseinek eszközosztályonkénti (főkönyvi számonkénti) változását. Ezenkívül az értékhelyesbítések változásáról is kapunk információt (ha volt). Adjuk meg a kívánt időszakot, állítsuk be, hogy milyen definíció szerint szeretnénk a listát, és kattintsunk a „Nyomtatás” gombra. A listában megjelenő nyitó adatok mindig az aktuális időszak nyitó adatai. Tehát ha a tárgyi eszköz tükröt márciustól kérjük le év végéig, akkor a nyitó adatok a február végi állapotot mutatják. A lista excel fájlba is exportálható.


Oldal: 48

Törzslista Ennek a funkciónak a segítségével nyomtathatunk ki az állományban lévő eszközökről egy olyan kimutatást, amely minden fontosabb adatot, valamint az eszköz bruttó értékének és értékcsökkenésének változását mutatja. A lista lekérhető számviteli és adótörvény szerint, tételesen, főeszközre, vagy főkönyvre összesítve, ill. ha bejelöljük a „Tervezett értékek mutatása” jelölőnégyzetet, akkor a program kigyűjti a még nem könyvelt értékcsökkenéseket is. A lista ezenkívül sokféleképpen rendezhető és csoportosítható is, valamint excelbe is exportálható.

Értékcsökkenés változása Itt kérhetjük le az állományban lévő eszközök értékcsökkenéseinek (számviteli és adótörvény szerinti) változásait. A beállítások hasonlóak, mint a törzslista esetében.

Eszközcsökkenések Ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy egy adott időszakban milyen eszközcsökkenések voltak, és azok hogyan befolyásolták a vállalat tárgyi eszközeinek az értékét, akkor ezekről az információkról az itt lekérhető lista ad felvilágosítást. Adjuk meg az időszakot, állítsunk be esetleges szűrési, rendezési, vagy csoportosítási feltételeket, és kattintsunk a „Nyomtatás” gombra.

Értékhelyesbített eszközök Itt kérhetünk le egy olyan listát, ahol részletesen látjuk, hogy az egyes értékhelyesbített eszközök esetében mikor mennyi értékhelyesbítés lett elszámolva ill. hogy mennyi lett visszaírva.


Oldal: 49

ORPHEUS. Felhasználói kézikönyv. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 1

Recommend Documents