Optimalisatie van onderhoud binnen een openbaar vervoerbedrijf
Door: V. Gabriëls Datum: 18-03-2011
Agenda Introductie RET
Reden voor verandering
Project beschrijving
Opmaken van de balans
Successen en leerpunten
Agenda Introductie RET
Reden voor verandering
Project beschrijving
Opmaken van de balans
Successen en leerpunten
RET in een notendop • RET vervoert elke dag ruim 600.000 reizigers (185,7 miljoen per jaar!) • Circa 3000 medewerkers • Ontstaan in 1878 • Sinds 2007 (weer) zelfstandig
Techniek organisatie • • • • •
Beheer van tram, metro, bus, infrastructuur Veel (technische) kennis Gemiddelde leeftijd relatief hoog “Ambtelijke” metaliteit RET in ‘hart en nieren’
Agenda Introductie RET
Reden voor verandering
Project beschrijving
Opmaken van de balans
Successen en leerpunten
Waarom veranderen? • Organisatie is verwaarloosd na een eerdere bezuinigingsronde • Nieuwe rol: regiehouder SRR* • Direkte pressie vanuit SRR om budgetten te verlagen • Openbare aanbesteding concessies
*SRR = Stads Regio Rotterdam
Probleemstelling • Er moet balans gecreerd worden in de organisatie – Bij vroegere reorganisaties is de tactische laag verdwenen en is de ‘kaasschaaf methode’ toegepast
• Techniek moet op gelijke voet komen met exploitatie & financien • Techniek moet bijdragen aan waardecreatie voor de gehele organisatie • Techniek moet meegroeien met de RET naar een regiefunctie voor stadsregio Rotterdam
el ne tio era Op
Ontwikkeling
Op era
tio
ne el
Ta cti
sch
Ta ctis ch
Str
ate
Str ate gis ch
gis ch
Realisatie door balans
Door balans te brengen in de organisatie kunnen de doelstellingen worden behaald. Dit vraagt veranderingen de organisatie, nieuwe processen om in de organisatie te werken, en verdere IT inrichting om deze processen te ondersteunen
Agenda Introductie RET
Reden voor verandering
Project beschrijving
Opmaken van de balans
Successen en leerpunten
Stappen in de vorming van een verbeterproject
2007: Traduco introucdeert ‘Asset Management’ binnen de RET
2009: RET & Mainnovation ontwerpen de nieuwe organisatie, processen en IT
2011: implementatie in volle gang, fijnslijpen en volhouden
tijd 2006: DHV adviseert RET om techniek in 1 afdeling te bundelen
2008: Mainnovation voert een audit uit om het verbeterpotentieel te kwantificeren
2010: Reorganisatie wordt in gang gezet
Project elementen Ontwerp
Tools
Implementatie
Verandering
Resultaat
Ontwerp
Ontwerp 1.
Inzicht en richting door: – – –
2. 3.
VDM Audit Benchmark Business Case calculatie
Opstellen van een verbeteragenda Inrichten van een project organisatie
Ontwerp
Beoogde resultaten • Besparingen: – 6% bij vloot – 5% bij Infra
• Organisatie: – Effectiever, efficienter Ontwikkeling omvang Techniek 140,0% 136% 135%
130,0% 128% 120,0% 119% `
110,0% 100%
106,0%
103%
102,0% 106,4%
100,0%
100,7%
101,9%
100,3%
92,4%
90,0% 2007
2009
Fte's Materieel
2010
Exploitatie kms
2011
Fte's Techniek
2012
Herstel van tactisch niveau Door ‘instandhouding’ en ‘vervanging’ te beheren op tactisch niveau, ipv operationeel zoals eerst het geval is geweest, worden er gefundeerde beslissingen genomen en besparingen in de onderhoudsactiviteiten gerealiseerd. Bijvoorbeeld:
el Op era tio ne
O pe ra tio ne el
Ta
ctis ch
Tac
tis c h
Str
Str
ate gis ch
a te gis ch
– Verantwoord oprekken van intervallen, – optimaliseren onderhoudstaken per beurt, – toepassen levensduurverlengend onderhoud
Project elementen Ontwerp
Tools
Implementatie
Verandering
Resultaat
Tools
Project tools • • • •
VDM Control Panel AMprover Prestatie overleggen VDM procesmap
Tools
VDM Control Panel
Het control panel helpt bij het vinden van onregelmatigheden en het beheren van resultaten
Op een gemakkelijke manier worden achterliggende oorzaken gevonden en inzichtelijk gemaakt
Tools
AMprover Act
AMProver
Plan RCM tool
AMProver was slechts 1 element, en komt pas goed tot recht zodra de regelkring volledig is gesloten
Check
Do
Tools
Prestatie overleggen
Plan; van strategisch naar operationeel niveau
1.
Maak een agenda gebaseerd op doelstelling en KPI’s
2.
Stuur documenten 3 dagen voor de vergadering
3.
Begin op tijd
4.
Alleen de juiste mensen aanwezig als in de meeting structure
5.
Voorzitter bewaakt tijd en agenda
6.
Geen telefoons! Geen laptops! Geen uitzonderingen!
7.
Focus - geen technische inhoudelijk discussies -
8.
Stuur actielijst en notulen ASAP!
Check; van operationeel naar strategisch niveau
Tools
VDM proces map
Project elementen Ontwerp
Tools
Implementatie
Verandering
Resultaat
Implementatie
Implementatie • Implementatie geborgd door: – Spoorboekje – Mijlpalenplanning – Proces audits – Proces workshops (om het bij de mensen tussen de oren te krijgen) – Interne implementatie manager
Implementatie
Project elementen Ontwerp
Tools
Implementatie
Verandering
Resultaat
Verandering
Zorgen voor verandering • Verandering is een proces: – – – –
Voorbereidingsfase Adoptiefase Realisatie Succes
• In alle stappen is er uitgebreid nagedacht over de nodige communicatie • Medewerking van de OR in the gehele traject • Het opstellen, valideren en implementeren van een nieuw organisatie diagram • Maintenance Business Experience om de medewerkers zelf te laten ervaren wat de oorzaakeffecten mechanismen zijn
Verandering
Verandering vraagt doorzettingsvermogen! RET is nu hier, en moet nog doorzetten, daarna wordt het makkelijker, maar gaat het nog niet vanzelf
Project elementen Ontwerp
Tools
Implementatie
Verandering
Resultaat
Resultaat
Resultaat tot nu toe • Alle posities gevuld, nu werken aan rolvastheid • ISO certificering, obv nieuwe processen • Reeds uitgewerkte* besparingen – Infra: 1,5% op totaal budget – Vloot: 3% op totaal budget
Agenda Introductie RET
Reden voor verandering
Project beschrijving
Opmaken van de balans
Successen en leerpunten
Succes? Uitgangspunten: •Organisatie versterken •Besparingen •Klaar voor de toekomst
Resultaten: •Organisatie invulling •ISO certificering •Besparingen
Ja, maar er is nog veel te doen
Agenda Introductie RET
Reden voor verandering
Project beschrijving
Opmaken van de balans
Successen en leerpunten
Wat moet er nog gebeuren? • Zelfstandigheid verhogen • Onderhoudsconcepten (PO/CO balans) verbeteren • PDCA cirkels sluitend maken • Rol- en koersvastheid • Elkaar (blijven) aanspreken op verantwoordelijkheden
Vragen?
