Risico’s binnen een project
Alles loopt op wieltjes… • • • •
Je hebt de zaak vanuit alle hoeken onderzocht. Je hebt het al 1000x gedaan Alles is vanzelfsprekend Je weet perfect wat je aan het doen bent, je bent er immers voor getrained.
• Dus… niks kan nog mis gaan.
Denk toch maar 2x na!
Overzicht • Wat is een project risico? Wat is Risico management? • Risico aanpak: – – – –
Identificatie van risico’s Risico analyse Risico respons planning Risico monitoring en controle
• Risico management tijdens het verloop van een project • Risicoregister • Risico management in de praktijk (Best practices)
Wat is een project risico? Risicomanagement? • Definities project risico: – Een onzeker feit of onzekere omstandigheid die, als deze zich voordoet, gevolgen heeft voor het realiseren van de projectdoelstellingen. (Prince2) – Project risk is an uncertain event or condition, that, if it occurs, has a positive or negative effect on a project objective (PMBoK PMI)
• Risico <> Issue • Project risico management <> Enterprise risico management Geen project management zonder project risico management!
Risico identificatie
Risico identificatie • Consulteer breed – Personen: PM’s, SME’s – Invalshoeken
• • • • •
Risico identificatie is een team activiteit Zero risico is geen optie! Start zo vroeg mogelijk Risico vs. Return Technieken: – – – –
Brainstorming Interview SWOT analyse What if scenario’s
Risico identificatie • Beschouw elke stakeholder van het project • Analyseer de Project Decompositie Structuur: afhankelijkheden, bottlenecks • Elke assumptie is een potentieel risico • Gebruik de ‘lessons learned’ van vorige projecten • Zoek risico’s per domein: – – – – – – – – –
Organisatorisch Contractueel Financieel Technisch Wettelijk Veiligheid & privacy Intellectuele eigendom Onderaannemers Klanten (interne, externe, eindgebruikers, onzichtbare)
• Zoek triggers / ‘early warning’ signalen voor elk risico
Identificatie is de belangrijkste stap. Een risico niet identificeren = het risico nemen!
Risico analyse: Kwalitatief • P-I matrix: – Wat is de kans dat het risico zich voordoet? – Zo goed als onbestaand, klein, matig, groot, zeer groot
– Hoe groot is de impact van het risico? – Verwaarloosbaar, klein, matig, groot, zeer groot
Risico analyse: Kwantitatief Risk exposure =
potentieel verlies (in EUR) x de kans dat het risico zich voordoet. • niet altijd eenvoudig • geen exacte wetenschap • tijdsintensief
Risico respons planning • Mogelijke strategieën: – Vermijden – Transfereren – Reduceren (mitigatie) – Accepteren • Passief • Actief
• Definieer acties • Duid verantwoordelijken aan (owner)
Risico monitoring en controle • • • • • • •
Opvolgen van bekende risico’s Monitoren van ‘early warning’ signalen Identificeren van nieuwe risico’s Opvolgen van de risico respons planning Starten van contingency plannen Communiceren met project stakeholders Escaleer indien nodig
Situering van Risico management tijdens het project
Risicoregister Risicoregister Omschrijving risico Kans ( 1-5) Impact (1-5) Score (K*I) Strategie
Actiebeschrijving datum / planning verantwoordelijke voor uitvoering
Risicoregister R-id.
Owner Date
Risk worst case (prior)
Loss K€
R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 0
Total
R-id. M-id. Measure
R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 0
M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 0
Prob. Risk (%) exposure K€
0 K€ Total risks with mitigation
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 K€ 0 K€
Risk best case (after)
Loss K€
Prob. Risk (%) exposure K€ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 K€
0 K€
Cost of Resp. Planned Actual Extent of Current measure risk risk implement. residual mitigation mitigation date date of measure risk (%) K€ 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0 K€
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 K€
Delta Current Residual Risk
new risk
0 K€
materi disapp delta alized eared expos. risk risk /mitig. effect.
0 K€
0 K€
0 K€
Planned Actual Loss Bubble risk risk incured expiration expiration date date BC + Cost K€
0 K€
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 K€
Risicoregister
Best practices • Doe steeds aan Risico Management, maar gebruik de juiste dosering! • Begin tijdens de Project Opstart • Risico Management is een constante activiteit • RAG-status = Risico status • Escalatie level = f(grootte project, risico status) • Belang van goede communicatie! • Anticiperen is de boodschap
Best practice uit industrie • Standaard risico checklist -> standaard risico score • PM dashboard (grootte project, risico score, RAG status)
